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LAS AUDITORÍAS DEL CONOCIMIENTO COMO HERRAMIENTAS DE APOYO A LA ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO: UN ESTUDIO DE CASO

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LAS AUDITORÍAS DEL CONOCIMIENTO COMO HERRAMIENTAS DE

APOYO A LA ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO: UN

ESTUDIO DE CASO

AUDITS OF KNOWLEDGE AS TOOLS TO SUPPORT THE ORGANIZATION

AND KNOWLEDGE MANAGEMENT: A CASE STUDY

Rodríguez-Bárcenas Gustavo, Marín Diana, Cevallos Alex, Rubio Jorge, Tapia Verónica

Universidad Técnica de Cotopaxi, UTC, Ecuador.

Resumen

En la Sociedad del Conocimiento la velocidad de los cambios que se producen en torno a las organizaciones es acelerada. Ante esta realidad, las entidades en su proceso de gestión apuntan a adoptar nuevos paradigmas, donde el conocimiento se convierte en un importante recurso a gestionar. Las auditorías en este ámbito son herramientas útiles para descubrir patrones en cuanto a los conocimientos necesarios para el logro de los objetivos y las metas en las organizaciones. En la presente investigación, a través de un enfoque hibrido se realiza el estudio de la auditoria del conocimiento en el CEETAM (Centro de Estudio de la Energía y Tecnología de Avanzada de Moa) con el objetivo de identificar el estado actual y comportamiento del conocimiento en este entorno. Como resultado, ha sido posible identificar elementos que contribuyen a la organización y gestión del conocimiento. Se pudieron trasladar estos resultados a formatos tales como mapas, sociogramas, fuentes de conocimientos y actores por líneas de investigación. Se detectaron debilidades y fortalezas, lo que ha permitido tener una importante base instrumental para la Gestión del Conocimiento en este Centro de Estudio.

Palabras claves

Auditorías de conocimiento, organización del conocimiento, mapas de conocimiento, gestión de conocimiento, información en organizaciones.

Abstract

(2)

CEETAM (Center for the Study of Energy and Advanced Technology Moa) is performed in order to identify the current status and behavior of knowledge this environment. As a result, it has been possible to identify elements that contribute to the organization and knowledge management. We were able to translate these results into formats such as maps, sociograms, sources of knowledge and research actors. strengths and weaknesses were detected, which allowed to have an important instrumental basis for Knowledge Management in this Study Center.

Keywork

Knowledge audit, knowledge organization, knowledge maps, knowledge management, organizational information.

1.

Introdución

En las instituciones hoy en día, se observa falta de información y de conocimiento y muchas veces exceso de los mismos. Con bastante frecuencia, no se es consciente del valor que tienen estos para toda la organización y más si no tienen la calidad o validez necesarias. Todo ello apunta a la exigencia de planificar y ejecutar un proceso de auditoría de conocimiento para descubrirlos, almacenarlos y diseminarlos, convirtiéndolo así en patrimonio de la institución o empresa.

La auditoría de conocimiento constituye una de las primeras etapas críticas para la introducción de la gestión del conocimiento en las organizaciones [1-3].

a) Definiciones de Auditoría de Conocimiento (AC):

Muchos autores han emitido criterios que evidencian el rol de las AC en las organizaciones. Una completa AC debe evaluar, en orden ascendente de dificultad, el estado de la tecnología en la empresa, así como la posibilidad de soportar los procesos para que se comparta el conocimiento, el estilo de trabajo y la cultura de las personas en la organización [4].

Una AC está identificada por un documento de planificación que permite visualizar estructuralmente una señalada sección de este activo dentro de una organización o institución [5]. Ponjuán Dante plantea que una AC es más cualitativa y tiende a conocer el estado de salud de la organización principalmente en lo referido a las necesidades organizacionales en términos de conocimiento que debe ser adquirido para anclarlo en la organización [6].

Siguiendo estos planteamientos se resume que con las AC es posible la identificación del capital intelectual dentro de las organizaciones, convirtiéndose así en un método muy efectivo que tributa en gran medida a la mejora de los distintos procesos, permite identificar a los poseedores de conocimientos e identificar las amenazas que actúan como barreras para su proliferación.

b) Metodologías para llevar a cabo la AC:

(3)

la organización, pero independientemente de la que se escoja, es muy útil la aplicación de técnicas como entrevistas, talleres, cuestionarios y la observación directa, entre otros. González-Guitián (2009) expone la revisión de algunas metodologías (tabla 1):

Tabla 1. Algunas metodologías para desvelar conocimientos (González-Guitian, 2009).

Metodologías Descripción

Metodología de Liebowitz [2]

Su mayor aporte es la utilización de un set de preguntas para identificar y localizar el conocimiento que requieren los miembros de la organización pero además identifica y localiza el conocimiento perdido en la organización.

Modelo de Auditoría del conocimiento de Hylton

[7]

Identifica y realiza el inventario de los activos de conocimiento, contiene un estudio de las necesidades de la información y el conocimiento.

Metodología de Lazzolino y Pietrantonio

[8]

Está dirigida hacia dos elementos fundamentales, el conocimiento organizacional (implícito y explícito) y las capacidades de gestión (relacionadas con cualquier sistema de gestión del conocimiento que exista en la organización y que sea capaz de crear, registrar, distribuir y aplicar el conocimiento organizacional).

Metodología de auditoría de Lauer & Tanniru [9]

Identifica y localiza el conocimiento que requieren los miembros de la organización.

Metodología de auditoría del conocimiento con énfasis en los procesos claves de Pérez Soltero [10]

Se enfoca a los procesos claves incluye una etapa para obtener el inventario de conocimientos, mediante la aplicación de cuestionarios o la realización de entrevistas en profundidad, pero no ofrece detalles sobre tipos de conocimientos.

Modelo de Auditoria de Conocimiento de Roberts

[11]

Plantea que la Auditoría del Conocimiento debe ser vista como una investigación flexible y técnica, que ayuda a revelar el conocimiento a través de su propio proceso de aplicación.

Metodología de 8 etapas de Burnett [12]

(4)

individual y organizacional relacionado con los 6 pasos del proceso de gestión del conocimiento; establecer un punto de referencia para las mejores prácticas; desarrollar una estrategia de gestión del conocimiento; y establecer un plan de implementación.

c) La AC y la Organización del Conocimiento:

Los sistemas de organización del conocimiento son propuestas para la representación y organización del conocimiento en una determinada disciplina o temática, con la finalidad de recuperar la información de un determinado sistema [13, 14]. En el tema que ocupa la presente investigación, la Organización del Conocimiento constituye un esencial campo interdisciplinar dirigido a estudiar distintos procesos, que guardan relación con la información y el conocimiento, de carácter tangible e intangible, de manera que estos sean convertidos en nuevos conocimientos a partir de su procesamiento (clasificación, indización, referenciado, comunicación, documentación, almacenamiento y recuperación).

La AC estudia los procesos anteriormente mencionados, pero desde una perspectiva socio humanista de las prácticas del capital humano; por tanto, las AC guardan una relación muy estrecha con los procesos vinculados a la Organización del Conocimiento, debido a que éste no sólo se encuentra explícito en los documentos sino también en el propio desarrollo de los procesos llevados a cabo en las organizaciones y en quienes interactúan con los procesos.

En las instituciones universitarias, existe un adecuado escenario para este tipo de estudio, es por ello que se ha elegido el CEETAM, adjunto al Instituto Superior Minero Metalúrgico de Moa (ISMMM) Cuba para la presente investigación. El objetivo como se ha planteado es el de identificar el estado actual y comportamiento del conocimiento en el proceso de investigación científica y tecnológica en el centro de estudio.

2.

Materiales y métodos

2.1. Materiales

Se estudiaron una serie de documentos referentes a dicho centro para conocer su dinámica y sus procesos más relevantes, tales como: la planificación estratégica del CEETAM, la política científica, las principales líneas de trabajo y otros documentos relevantes, tales como los objetivos de trabajo, el programa de superación de posgrado, las actas del Consejo Científico de la institución, el plan de resultados de los miembros y colaboradores del CEETAM, los documentos relacionados con proyectos de investigación y los informes de la evaluación institucional.

(5)

procesos que son llevados a cabo en el CEETAM. Estos representan a los miembros (actores claves) y colaboradores del centro de estudio.

2.2. Métodos

Se tomó como referencia la metodología de Burnett, Illingworth, y Webster [12] porque, al tener un enfoque híbrido, no sólo se centra en los procesos claves de la organización, en la gestión de sus recursos de información y de conocimiento, sino que permite combinarlos. Esta metodología además de su enfoque híbrido, desarrolla una representación gráfica de los procesos basados en el conocimiento. Se compone de las siguientes etapas:

Etapa 1. Configuración del escenario para la AC: a) desarrollar reuniones preliminares; b) dirigir el estudio e c) identificar los procesos actuales basados en el conocimiento.

Se realizaron reuniones preliminares con el responsable de la institución, área o departamento a auditar a fin de lograr una mejor comprensión de su situación, objetivos estratégicos, y clientes, para conocer qué tipo de conocimiento utilizan diariamente en la realización de cada uno de los procesos de trabajo.

Etapa 2. El Día del Aprendizaje: a) realización de talleres para promover la colaboración en el proyecto de auditoría del conocimiento y b) dar opiniones sobre el estudio.

El día del aprendizaje tiene la intención de ser un acontecimiento interactivo, diseñado para permitir al personal, dentro del área a auditar, desarrollar una común comprensión de la gestión del conocimiento y sus beneficios potenciales e individuales para la organización como un todo.

Etapa 3. Criterios de Medición: a) obtener una tabla completa con los criterios medidos a los actores del CEETAM; b) recolección y análisis de los resultados y c) identificar las áreas principales para el mejoramiento.

El proceso de medición del conocimiento ayuda a obtener una comprensión de cómo los individuos perciben su propia actuación lo que ayuda a establecer las mejores prácticas. El objetivo de esta etapa es introducir e implementar un proceso de cambio que ayude a establecer una cultura de compartir el conocimiento para la implementación y/o el mejoramiento de los procesos basados en el conocimiento.

Etapa 4. Las entrevistas de la AC en las que se identifican dos momentos:

(6)

conocimiento y cómo se relacionan con las áreas principales, qué barreras o problemas existen y cuáles son las mejoras o sugerencias futuras.

b) Iniciación del análisis de los procesos. En este momento, los resultados de las etapas previas son discutidos y se toman decisiones sobre dónde deberán ser focalizados con relación a los procesos del conocimiento, además el contenido de los datos de las etapas previas son discutidos y algunas cuestiones son preguntadas como por ejemplo, cómo es el flujo de conocimiento dentro del área auditada y qué tipo de problemas existen.

Etapa 5. Desarrollo del mapa de conocimiento: a) desarrollo del mapa temático de conocimiento. Para conformarlo, se utilizan los datos obtenidos en las entrevistas realizadas a cada miembro y colaborador y b) suministro del paquete de información personal. Después de completar el mapa, cada individuo proporciona un paquete con su información personal que contiene la transcripción de la entrevista, un diagrama de relación con las distintas líneas de investigación a las que tributa y se realiza una representación gráfica de cada activo de conocimiento y sus acciones.

Etapa 6. Evento o proceso de Retroalimentación: a) su objetivo es informar al personal sobre el progreso de la auditoría y mantener la confianza de los empleados en el proyecto. El primer proceso de la auditoría y del mapa del conocimiento es presentado, luego se le entrega al departamento un resumen de las conclusiones y por último las recomendaciones son dirigidas y discutidas con el personal. La participación de los actores es importante para considerar qué tipo de iniciativas deberán ser implementadas para solucionar las cuestiones discutidas en el proceso de retroalimentación; b) informe al personal del proceso de la auditoría; c) presentar un informe de las conclusiones de la auditoría y d) orientar las recomendaciones.

En la investigación solo fueron llevadas a cabo las 6 primeras etapas de la metodología, debido a que las dos últimas etapas están implícitas en el propio desempeño estratégico del CEETAM, tomando en consideración por este centro de estudio los resultados obtenidos en la investigación.

3.

Resultados

Los actores involucrados finalmente en el proceso fueron 20, después de identificar a los miembros (actores claves) y colaboradores del centro de estudio. Asimismo, se muestran los resultados por cada una de las etapas desarrolladas a continuación:

Etapa 1.

Los procedimientos metodológicos aplicados en esta etapa arrojaron como resultados la identificación no sólo de los actores claves (miembros permanentes del CEETAM) sino también de los principales clientes que obtienen beneficios del Centro de Estudio, como son el ISMMM, las Industrias del Níquel y otras empresas del territorio. Los procesos claves están enmarcados en Proyectos, Posgrados y Servicios Científicos Técnicos.

(7)

resistencia al cambio, la falta de comunicación adecuada, la existencia de una cultura organizacional inadecuada y la falta de cultura de trabajo en equipo.

El 75 % de los investigadores son doctores en ciencias técnicas y el 15 % son Máster. En cuanto a la temática principal en la que incursionan se obtuvo que el 50% de los actores participan en investigación, asesoría y colaboración de proyectos en temáticas relacionadas con el dominio de la Eficiencia Energética y Uso Racional de la Energía (EEURE).

Otro de los resultados fue la afinidad del grupo de actores con el Especialista en Modelación Matemática y Simulación de Procesos, para dirigir tareas encaminadas a la solución de problemas en el campo científico, así como la dirección de proyectos, por lo cual se identifica como líder.

Etapa 2.

Se celebró un taller de carácter participativo obteniéndose los siguientes resultados:  Existe cierta resistencia para compartir el conocimiento y trabajar en equipo.

 A partir del debate de los participantes se conoce que estos no le dan mucha importancia a los procesos vinculados al conocimiento.

 El debate de los miembros y colaboradores del CEETAM arroja que es de vital importancia fortalecer las proyecciones de estudios y posgrados en aras de tener una activa participación en el ámbito energético en su radio de acción.

 Se logra trazar la idea de establecer un escenario adecuado para potenciar la inteligencia colectiva, con el objetivo de situar al centro de estudio en niveles superiores de gestión y competencia.

 Los participantes consideran que existe un bajo nivel de información y se deben trazar estrategias para mejorar la cultura informacional, de manera que ésta revierta en un mejor desempeño de sus actividades.

Etapa 3.

En esta etapa se procedió a la recolección de los datos en relación a los colaboradores y miembros del CEETAM como se muestran en la tabla 2 y 3.

Tabla 2. Información recolectada de los colaboradores y miembros del CEETAM, en cuanto a posgrados impartidos, publicación y forma de comunicación científicas.

Total de encuestados

(20)

Posgrados Publicación Formas de comunicación

Imparten posgrados

Publicación (Fuentes

Persona a Persona

Intranet Email Reuniones

Sesiones científicas,

(8)

internas y externas)

personales, eventos y talleres

Respuestas 14 19 16 10 15 9 4

% 70% 95% 80% 50% 75% 45% 20%

Tabla 3. Información recolectada para la generación de conocimientos.

Generación de conocimientos

A través de publicaciones

Proyectos y tutorías

Intercambio y seminarios

Investigaciones propias

Eventos y posgrados

5 2 1 10 2

25% 10% 5% 50% 10%

 El 70% de los actores participan en impartición de Posgrados.

 Alrededor del 95 % de los actores han publicado en fuentes nacionales e internacionales.  El 80% utiliza como mecanísmo para transferir el conocimiento la comunicación de persona

a persona, el 50% por medio de la intranet, el 75% mediante Email, el 45% lo hace mediante reuniones y el 20% utiliza otras alternativas que son mediante sesiones científicas, contactos personales, eventos y talleres.

 El 25% de los investigadores generan conocimiento a traves de publicaciones, el 10% mediante proyectos y tutorías de tesis, el 5% lo hace a través de intercambio y de seminarios, el 50% a través de investigaciones propias y el otro 10% lo hace a través de eventos y Posgrados.

Etapa 4.

(9)

Etapa 5.

Confección de un mapa que representa un sociograma de conocimiento:

Tras la realización de entrevistas a los actores de Centro de Estudio, las respuestas suministradas y el apoyo de la información obtenida de sus Hojas de Vida fue posible la confección de un mapa que representa un sociograma de conocimiento (figura 1), donde se observa que existe una interrelación social fluida, en cuanto a quienes consultan y quienes son consultados en cuanto a investigación científica y labor académica. En las zonas representadas por (A) se aprecian las personas que mayoritariamente son consultadas por los demás actores, dentro de ellas se encuentran el especialista en procesos energéticos industriales, el especialista en transporte industrial y el especialista en mantenimiento y análisis de fluidos. Por otro lado, los que están representados por (B) son aquellos actores que no consultan a ningún actor, y tampoco los consultan a ellos. Estos son el especialista en procesos eléctricos y energía eólica, el especialista en telecomunicaciones y el especialista en modelación matemática a procesos mineros.

Figura 1. Sociograma del conocimiento de los actores.

Confección del mapa que representa las fuentes de conocimiento:

(10)

conocimiento del CEETAM, por donde los investigadores pueden tomarlo en consideración para para ser consultada.

Figura 2. Mapa de fuentes de conocimientos.

Mapa temático de conocimiento:

(11)
(12)

Figura 4. Mapa que representa las líneas de investigación y sus investigadores.

Etapa 6.

Como resultados se detectaron insuficiencias en los actores tales como: conocimiento disperso, no se cuenta con una política que propicie una cultura para crear y compartir conocimiento en la organización, la gestión del conocimiento no está enfocada principalmente a la función de los procesos claves del centro, la cultura informacional que presentan es insuficiente; no cuentan con un lugar disponible para almacenar los conocimientos adquiridos y generados por los miembros y colaboradores del CEETAM; se determinó que no existe un sistema de gestión de conocimiento organizado estructuralmente, aunque hay que resaltar que cuentan con un gran dominio en las temáticas que investigan, no se cuentan con políticas bien estructuradas para atraer a los clientes, existe cierta resistencia para compartir el conocimiento y la cultura del trabajo en equipo, entre otras.

Como resultado de todo el proceso fueron identificadas una amplia gama de áreas de conocimientos, taxonomías, terminologías, conocimientos necesarios, relaciones conceptuales, entre otros, que tributan en gran medida a la Organización del Conocimiento en el dominio de la EEURE.

4.

Conclusiones

1) Se detectaron las principales aristas de trabajo de los miembros y colaboradores del CEETAM, así como las relaciones sociales existentes entre los mismos.

2) Se identificó al actor líder para llevar a cabo proyectos vinculados a las investigaciones científicas y tecnológicas.

3) Se constató que no existía un Sistema de Gestión de Conocimiento bien estructurado, que permitiera dar respuesta en función de los procesos claves de este Centro de Estudio.

4) Se pudo descubrir, verificar, validar y desvelar las necesidades de conocimiento del CEETAM, sus tipologías y estructuras conceptuales, lo que ha permitido tener una base instrumental para asegurar e implementar:

 El cumplimiento de los objetivos del Centro de Estudio en relación con el dominio de la Eficiencia Energética y Uso Racional de la Energía.

 El desarrollo de la capacidad intelectual y del conocimiento organizacional.

 La transferencia del conocimiento científico y tecnológico, así como su uso a través de la comunicación y la socialización entre los actores del CEETAM.

(13)

 El proceso para inventariar los activos del conocimiento en el CEETAM vinculados con el dominio de la Eficiencia Energética y Uso Racional de la Energía (EEURE).

6.

Referencias bibliográficas

1. González-Guitián, M.V., Auditorías de información y auditorías de conocimiento, sus nexos y relaciones, in Facultad de Comunicación. 2009, Universidad de la Habana - Universidad de Granada: La Habana.

2. Liebowitz, J., et al., The knowledge audit. Knowledge and Process Management, 2000. 7(1): p. p3-10.

3. Leung, Z., et al., Assessing Knowledge Assets: Knowledge Audit of a Social Service Organization in Hong Kong. Administration in Social Work, 2010. 34: p. pp. 361-383.

4. Stevens, L. Knowing what your company knows: a knowledge audit is a necessary precursor to a new KM initiative. 2000 10/09/2011]; Available from: http://www.destinationcrm.com/km/dcrm_km_article.asp?id=475.

5. Debenham, J. and J. Clark, The Knowledge Audit. Robotics and Computer Integrated Manufacturing Journal, 1994. 11(3): p. 201-211.

6. Ponjuán Dante, G., Gestión de información: dimensiones e implementación para el éxito organizacional., in Rosario: Nuevo Paradigma. 2004.

7. Hylton, A. A KM initiative is Unlikely to Succeed without a Knowledge Audit”. Knowledge Board. 2002 12/12/2011]; Available from: http:// www. knowledgeboard.com/library/the_need_for_knowledge_audits.pdf.

8. Iazzolino, G. and R. Pietrantonio, An innovative knowledge audit. Methodology: some first results from an ongoing research in Southern Italy, in Accettato alla KMAP International Conference on Knowledge Management. 2005: University of New Zeland.

9. Lauer, T.W. and M. Tanniru. Knowledge Management Audit – A Methodology and Case Study. Australian Journal of Information Systems 2001 23/11/2011]; (Special Issue on Knowledge Management):[Available from: http://dl.acs.org.au/index.php/ajis/article/view/212/184

10. Pérez-Soltero, A., Knowledge Audit Methodology with emphasis on Core Processes, in European and Mediterranean Conference on Information Systems (EMCIS). 2006: Costa Blanca, Alicante, Spain.

11. Roberts, S.A., Recording knowledge-related activities in practice. Methodological bases and a method of knowledge auditing. New Information Perspectives, 2008. 60(6): p. 583-599.

(14)

13. López-Huerta, M.J. Representación y organización conceptuales del conocimiento para la recuperación de la información in Doctorado: Biblioteconomía y Documentación Científica. 2009. La Habana.

14. López-Huertas, M.J., Some Current Research Questions in the Field of Knowledge Organization. Knowledge Organization, 2008. 35(2): p. pp.113-136.

7.

Correspondencia

Gustavo Rodríguez Bárcenas, Universidad Técnica de Cotopaxi, Ingeniería en Informática y Sistemas Computacionales, Ecuador. wgrbarcenas@gmail.com.

Diana Marín, Universidad Técnica de Cotopaxi, Coordinadora de Planificación Académica de la Unidad Ciencias de la Ingeniería y Aplicadas, Ecuador. diana.marin@utc.edu.ec.

Alex Santiago Cevallos Culqui, Universidad Técnica de Cotopaxi, Ingeniería en Informática y Sistemas Computacionales, Ecuador. alex.cevallos@utc.edu.ec

Jorge Bladimir Rubio Peñaherrera, Universidad Técnica de Cotopaxi, Ingeniería en Informática y Sistemas Computacionales, Ecuador. jorge.rubio@utc.edu.ec.

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