CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

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CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS                      

MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN SACATEPÉQUEZ DEPARTAMENTO DE GUATEMALA

AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA

PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014

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Guatemala, 25 de mayo de 2015     Perito Contador Oscar Fernando Bracamonte Márquez Alcalde Municipal Municipalidad de San Juan Sacatepéquez Departamento de Guatemala     Señor (a)  Alcalde Municipal:     En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Público y en cumplimiento de lo  regulado  en  la  literal  k)  del  artículo  13  de  la  Ley  Orgánica  de  la  Contraloría General  de  Cuentas,  conforme  la  delegación  que  oportunamente  me  fuera otorgada,  hago  de  su  conocimiento  de  manera  oficial  el  informe  de  auditoría realizado por los auditores gubernamentales; que fueron nombrados para el efecto y  quienes,  de  conformidad  con  el  artículo  29  de  la  precitada  Ley  Orgánica,  son responsables del contenido y efectos legales del mismo.

 

Sin otro particular, atentamente.  

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CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS                      

MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN SACATEPÉQUEZ DEPARTAMENTO DE GUATEMALA

AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA

PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014

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10 8 8 8 8 8 8 7 7 6 5 4 4 4 3 3 2 2 2 2 2 1 1 1

 

1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal 1.2 Función

2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera 3.1.1 Generales 3.1.2 Específicos 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera

5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria 5.1.1 Balance General 5.1.2 Estado de Resultados 5.1.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos 5.2 Otros Aspectos 5.2.1 Plan Operativo Anual 5.2.2 Plan Anual de Auditoría 5.2.3 Convenios 5.2.4 Donaciones 5.2.5 Préstamos 5.2.6 Transferencias 5.2.7 Sistemas Informáticos Utilizados por la Entidad 5.3 Estados Financieros

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63 62 61 61 41 30 30 13 Egresos 5.3.4 Notas a los Estados Financieros 6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA Hallazgos Relacionados con el Control Interno Hallazgos Relacionados con el Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables

7. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR

8. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODO AUDITADO

9. COMISIÓN DE AUDITORÍA

INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS) Visión (Anexo 1) Misión (Anexo 2) Estructura Orgánica (Anexo 3) Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato por Fuente de Financiamiento (Anexo 4) Reporte de Ejecución de Obras realizadas por Administración (Anexo 5) Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (Activo Intangible) (Anexo 6) Nombramiento Forma Única de Estadística Formulario SR1

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Guatemala, 25 de mayo de 2015   Perito Contador Oscar Fernando Bracamonte Márquez Alcalde Municipal Municipalidad de San Juan Sacatepéquez Departamento de Guatemala   Señor (a) Alcalde Municipal:   El (Los) Auditor (es) Gubernamental (es) designado (s) de conformidad con el (los) Nombramiento (s) No. (s) DAM-0261-2014 de fecha 17 de septiembre de 2014, he (hemos)  efectuado  auditoría  financiera  y  presupuestaria  en  la  Municipalidad  de San  Juan  Sacatepéquez,  del  Departamento  de    Guatemala,  con  el  objetivo  de evaluar  la  razonabilidad  de  la  información  financiera,  resultados  y  la  ejecución presupuestaria  de  ingresos  y  egresos,  correspondientes  al  período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2014.

 

Nuestro  examen  incluyó  la  evaluación  de  la  estructura  de  control  interno  de  la Municipalidad  de  San  Juan  Sacatepéquez,  del  Departamento  de  Guatemala,  la ejecución presupuestaria de ingresos en sus diferentes conceptos y de egresos a nivel de programas, actividades, proyectos, grupos y renglones presupuestarios de gastos, cuentas de activo, pasivo, patrimonio y resultados, mediante la aplicación de  pruebas  selectivas,  de  acuerdo  a  las  áreas  críticas,  considerando  la materialidad  e  importancia  relativa  de  las  mismas,  y  como  resultado  del  trabajo realizado, se detectaron aspectos importantes a revelar, los cuales se describen a continuación:

     

HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO  

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4.   5.   1.   2.   3.   4.   5.   6.   7.   8.   Expedientes incompletos en la contratación de personal Aplicación incorrecta de renglones presupuestarios

HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO A LEYES Y REGULACIONES APLICABLES Área Financiera Falta de actualización en el Sistema Nacional de Inversión Pública -SNIP-Contratos suscritos con deficiencias Incumplimiento de las recomendaciones de auditoría anterior Falta de suscripción de contratos de arrendamiento Personal sin caucionar Fianza de Fidelidad Contratos aprobados enviados extemporáneamente a la Contraloría General de Cuentas

Los  informes  de  Auditoría  Interna  no  se  elaboran  de  acuerdo  a  guías gubernamentales

Deficiencia en la carga inicial del presupuesto

La  comisión  de  auditoría  nombrada  se  integra  por  el  (los)  auditor  (es):  Lic.  Elvin Giovanni Garcia Higueros, Lic. Carlos Felipe Juarez Bautista (Coordinador) y Lic. Byron Eliseo Oliva Salguero (Supervisor).

El (Los) hallazgo (s) que contiene (n) el presente informe, fue (fueron) discutido(s) por la comisión de auditoria con las personas responsables.

Los  comentarios  y  recomendaciones  que  se  determinaron  se  encuentran  en detalle en el informe de auditoría adjunto.

   

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ÁREA FINANCIERA     Lic. ELVIN GIOVANNI GARCIA HIGUEROS Auditor Independiente         Lic. CARLOS FELIPE JUAREZ BAUTISTA Coordinador Gubernamental Lic. BYRON ELISEO OLIVA SALGUERO Supervisor Gubernamental        

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1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal

El municipio es una institución autónoma del derecho público, tiene personalidad jurídica y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, para el cumplimiento de sus fines en los términos legalmente establecidos y de conformidad con sus características multiétnicas, pluriculturales y multilingües. La autoridad del municipio, en representación de sus habitantes, es ejercida mediante el Concejo Municipal, el cual está integrado con el Alcalde, Síndicos y Concejales, electos directamente por sufragio universal y secreto para un período de cuatro años, pudiendo ser reelectos.

El Alcalde es el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las políticas, planes, programas y proyectos autorizados por el Concejo Municipal.

La municipalidad con sus dependencias administrativas, es el ente encargado de prestar y administrar los servicios públicos municipales.

Su ámbito jurídico se encuentra regulado en la Constitución Política de la República, artículos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto 12-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal.

1.2 Función

El municipio, para la gestión de sus intereses, en el ámbito de sus competencias, puede promover toda clase de actividades económicas, sociales, culturales, ambientales y prestar cuantos servicios contribuyan a mejorar la calidad de vida, a satisfacer las necesidades y aspiraciones de la población del municipio.

Entre las competencias propias del municipio se citan las siguientes:

Formular y coordinar políticas, planes y programas relativos a: abastecimiento domiciliario de agua, alcantarillado, alumbrado público, mercados, rastros, administración y autorización de cementerios, limpieza y ornato, tratamiento de desechos y residuos sólidos, pavimentación de vías urbanas y su mantenimiento, regulación del transporte, gestión de biblioteca, parques y farmacias municipales, servicio de policía municipal, generación de energía eléctrica, delimitación de áreas para el funcionamiento de ciertos establecimientos comerciales, reforestación para la protección de la vida, salud, biodiversidad, recursos naturales, fuentes de agua y luchar contra el calentamiento global y otras que le sean trasladadas por el Organismo Ejecutivo.

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2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en:

La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido en sus artículos 232 y 241.

El Decreto Número 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas y sus reformas, artículos 2 Ámbito de competencia y 4 Atribuciones.

Los Acuerdos Gubernativos Números 318-2003 y 192-2014 Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas.

Las Normas Internacionales de Auditoría y Normas de Auditoría del Sector Gubernamental.

Nombramiento DAM-0261-2014 de fecha 17 de septiembre de 2014. 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

3.1 Área Financiera 3.1.1 Generales

Evaluar la razonabilidad de la información financiera y presupuestaria contenida en los Estados Financieros siguientes: Balance General, Estado de Resultados, Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos y sus respectivas Notas, correspondientes al ejercicio fiscal 2014; asi como el estudio y evaluación de la estructura del control interno y la verificación del cumplimiento de leyes, reglamentos, normas y otros aspectos aplicables.

3.1.2 Específicos

Evaluar la estructura de control interno establecida por la municipalidad aplicable al proceso contable, presupuestario y de tesorería.

Verificar la razonabilidad de los saldos que presenta el Balance General en las cuentas de activo, pasivo y patrimonio.

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Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado de acuerdo al Plan Operativo Anual -POA- y de conformidad con los clasificadores presupuestarios establecidos, cumpliendo con las leyes, reglamentos, normas y metodologías aplicables.

Comprobar que los registros presupuestarios de ingresos y egresos, transacciones administrativas y financieras sean confiables, oportunos y verificables de acuerdo a las normas presupuestarias y contables aplicables y se encuentren debidamente soportados con la documentación legal correspondiente.

Verificar que las modificaciones presupuestarias se hayan sometido al proceso legal establecido y contribuyan al cumplimiento de los objetivos y metas de la entidad.

Verificar que las obras de inversión en infraestructura física ejecutadas cumplan con los aspectos legales, administrativos y financieros que las rigen.

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera

El examen comprendió la evaluación de la estructura de control interno y la revisión selectiva de las operaciones, registros y documentación de respaldo presentada por los funcionarios y empleados de la entidad, correspondientes al período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2014, con énfasis en las áreas y cuentas consideradas significativas cuantitativamente y de acuerdo a su naturaleza, determinadas como áreas críticas, incluidas en el Balance General, Estado de Resultados y Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos, como se describe a continuación:

Del Balance General las cuentas siguientes: Bancos (Fondo Común), Anticipos a contratistas a Corto Plazo, Construcciones en Proceso, Gastos de Personal a Pagar, Transferencias y Contribuciones de Capital Recibidas.

Del Estado de Resultados, en el área de Ingresos, las siguientes cuentas: Tasas, y del área de gastos, las cuentas: Remuneraciones y Transferencias Corrientes Otorgadas.

Del Estado de Liquidación de la Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos, del área de Ingresos, los siguientes rubros: Transferencias Corrientes del Sector Público de la Administración Central y Transferencias de Capital del Sector Público de la Administración Central.

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Del área de Egresos, los Programas siguientes: 01 Actividades Centrales, 11 Mejoramiento de las Condiciones de Salud y el Medio Ambiente y 15 Desarrollo Urbano y Rural, considerando los eventos relevantes de los Proyectos, Obras y Actividades, así como de los Grupos de Gasto siguientes: 00 Servicios Personales, 01 Servicios no Personales, 02 Materiales y Suministros, 03 Propiedad, Planta y Equipo e Intangibles, 04 Transferencias Corrientes y 05 Transferencias de Capital.

Se verificaron los documentos legales que respaldan las modificaciones presupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado para los programas presupuestarios y se verificó el Plan Operativo Anual así como el Plan Anual de Auditoría.

5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS

5.1 Información Financiera y Presupuestaria 5.1.1 Balance General

De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Balance General que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes:

ACTIVO Bancos

Al 31 de diciembre de 2014, la cuenta 1112 Bancos, presenta disponibilidades por un valor de Q. 16,336,485.41, integrado por dos cuentas bancarias como se resume a continuación: 1 Cuenta Única del Tesoro (Pagadora) en el Banco de Desarrollo Rural, S.A. y 1 cuenta (Receptora) en el Banco Crédito Hipotecario Nacional.

Los saldos individuales de las cuentas bancarias según los registros contables de la Municipalidad, fueron conciliados con los estados de cuenta emitidos por los bancos Banrural y Crédito Hipotecario Nacional al 31 de diciembre de 2014.

Anticipos a Contratistas a Corto Plazo

Al 31 de diciembre de 2014, la cuenta 1133 de Anticipos, registra un saldo de Q.3,926,500.03. Saldo integrado por anticipos del 20% sobre el valor de los

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realicen según las estimaciones. Se estableció que en libro mayor auxiliar de cuentas se tiene deficiencia en registros contables. (Ver Hallazgo Relacionado con el Control Interno No. 1).

Construcciones en Proceso

Al 31 de diciembre de 2014, la cuenta 1234 Construcciones en Proceso, presenta un saldo de Q.32,318,729.85, se evaluaron las subcuentas 1234.01 Construcciones en Proceso de Bienes de Uso Común por Q.21,291,161.66 y la 1234.02 Construcciones en Proceso de Bienes de Uso No Común por Q.11,027,568.19. De este saldo se incluyen 16 proyectos, por la cantidad de Q.4,322,132.06, que corresponden a proyectos ejecutados en años anteriores pendientes de regularizar, debido a la falta de expedientes y documentación de soporte en los archivos municipales. (Ver Hallazgo Relacionado al Control Interno No. 2).

PASIVO

Gastos de Personal a Pagar

Al 31 de diciembre de 2014, la cuenta 2113 Gastos de Personal a Pagar, presenta un saldo de Q.94,958.32, integrada por las siguientes subcuentas: 102 Amortización Banco de los Trabajadores Q.17,371.32; 115 Cuota Cooperativa Q.2,406.25; 118 Plan de Prestaciones del Empleado Municipal Q.17,313.04; 122 Timbre y Papel Sellado Q.4,927.11; 201 Cuota IGSS Q,11,629.29; 202 Prima de Fianza Q.392.71; 203 Impuesto Sobre la Renta Q.19,349.62; 205 ISR Sobre Dietas Q.15,835.02; 206 ISR Sobre Relación de Dependencia Q.5,081.13; 211 Retenciones Judiciales Q.60.00; 212 Retenciones Varias Q.592.83.. Las cuales se tiene pendiente trasladar a las Instituciones a quienes les corresponde recibir estas retenciones efectuadas a personal municipal.

PATRIMONIO

Transferencias y Contribuciones de Capital Recibidas

Al 31 de diciembre de 2014, la cuenta 3111 Transferencias y Contribuciones de Capital Recibidas, presentan un saldo acumulado de Q215,990,625.71.

5.1.2 Estado de Resultados

De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Estado de Resultados que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes:

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Ingresos y Gastos Tasas

Las tasas percibidas durante el ejercicio fiscal 2014, ascendieron a la cantidad de Q9,340,241.93

Gastos

Remuneraciones

Las Remuneraciones del ejercicio fiscal 2014, cuenta 6111, ascendieron a la cantidad de Q.15.326,566.68, que representa el 30.39% del total de gastos, en los cuales se evidenciaron deficiencias en las contrataciones de personal. (Ver Hallazgo Relacionado con el Control Interno No.4). Personal sin caucionar fianza se fidelidad. (Ver Hallazgo Relacionado con el Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables Nos. 5). Contratos aprobados enviados extemporáneamente a la Contraloría General de Cuentas. (Ver Hallazgo Relacionado con el Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables No.6).

Transferencias Corrientes Otorgadas

La Cuenta 6150 Transferencias Corrientes Otorgadas, presenta un saldo por la cantidad de Q.378,820.49, se integra por las cuentas: 6151 Transferencias Otorgadas al Sector Privado, por la cantidad de Q.115,627.42 y 6152 Transferencias Otorgadas al Sector Público, por la cantidad de Q.263,193.07. 5.1.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos

El presupuesto de ingresos y egresos de la Municipalidad, para el ejercicio fiscal 2014, fue aprobado mediante Acuerdo del Concejo Municipal, de fecha 05/12/2013, según Acta No. 105-2013.

Ingresos

El Presupuesto de Ingresos asignado para el ejercicio fiscal 2014, asciende a la cantidad de Q.69.456,401.00, el cual tuvo una ampliación de Q.50.897,027.84, para un presupuesto vigente de Q.120.353,428.84, ejecutándose la cantidad de Q,79.117,236.31 (66%en relación al presupuesto vigente), en las diferentes

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Q.2.237,422.87; 14 Ingresos de Operación, la cantidad de Q.3.097,305.15; 15 Rentas de la Propiedad, la cantidad de Q.429,000.52; 16 Trasferencias Corrientes, la cantidad de Q.6.395,318.87; y 17 Transferencias de Capital, la cantidad de Q.50.031,683.68;siendo la Clase 17 la más significativa, en virtud que representa un 63%del total de ingresos percibidos.

Egresos

El Presupuesto de Egresos asignado para el ejercicio fiscal 2014, asciende a la cantidad de Q.69.456,401.00, el cual tuvo una ampliación de Q.50.897,027.84, para un presupuesto vigente de Q.120.353,428.84, ejecutándose la cantidad de Q.79.317,237.73 (66% en relación al presupuesto vigente) a través de los programas específicos siguientes: 01 Actividades Centrales, la cantidad de Q11.674,075.15; 11 Mejoramiento de las Condiciones de Salud y El Medio Ambiente, la cantidad de Q.36.478,515.91; 12 Educación, la cantidad de Q.8.041,605.61; 13 Red Vial, la cantidad de Q.11.169,967.63; 15 Desarrollo Urbano y Rural, la cantidad de Q.11.953,073.43; de los cuales el programa 11 es el más importante con respecto al total ejecutado en virtud que representa 46% de la misma.

La liquidación de la ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos del ejercicio fiscal 2014, fue aprobada conforme Acuerdo del Concejo Municipal, de fecha 07/01/2015, según Acta No. 01-2015.

Modificaciones Presupuestarias

La Municipalidad realizo ampliaciones presupuestarias por un valor de Q. 50,897,027.84 y transferencias por un valor de Q. 17,710,939.60 verificándose que las mismas fueron autorizadas por el Concejo Municipal y registradas adecuadamente en Modulo de Presupuesto del Sistema Contable.

5.2 Otros Aspectos

5.2.1 Plan Operativo Anual

Se comprobó que el Plan Operativo Anual, fue actualizado por las ampliaciones y transferencias presupuestarias realizadas en el periodo auditado, así mismo se verificó que se cumplió con presentarlo a la Contraloría General de Cuentas, en el plazo establecido para el efecto.

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5.2.2 Plan Anual de Auditoría

El Plan Anual de Auditoria Interna, fue autorizado por la máxima autoridad de la Municipalidad y trasladado a la Contraloría General de Cuentas, (Ver Hallazgo Relacionado con el Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables No. 8).

5.2.3 Convenios

La Municipalidad de San Juan Sacatepéquez, departamento de Guatemala, reportó que al 31 de diciembre de 2014 no tiene convenios vigentes, con entidades diferentes al Consejo Departamental de Desarrollo.

5.2.4 Donaciones

La Municipalidad de San Juan Sacatepéquez, departamento de Guatemala, reportó que durante el ejercicio fiscal de 2014, no recibió donaciones.

5.2.5 Préstamos

La Municipalidad de San Juan Sacatepéquez, departamento de Guatemala, reportó que durante el ejercicio 2014, no recibió préstamos.

5.2.6 Transferencias

La Municipalidad reportó transferencias o traslados de fondos a diversas entidades u organismos, efectuadas durante el período 2014, por la cantidad de Q. 456,000.00.

5.2.7 Sistemas Informáticos Utilizados por la Entidad Sistema de Contabilidad Integrada

La Municipalidad utiliza el Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN GL. Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones

Se verificó que la Municipalidad publicó y gestionó en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS, adjudicó 26 concursos, finalizados anulados 0 y finalizados desiertos 0, según

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Sistema Nacional de Inversión Pública

La municipalidad no cumplió en su totalidad con registrar mensualmente, en el Módulo de Seguimiento Físico y Financiero del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP), el avance físico y financiero de los proyectos a su cargo. (Ver Hallazgo Relacionado con el Cumplimiento a de Leyes y Regulaciones Aplicables No. 1).

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5.3 Estados Financieros 5.3.1 Balance General

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5.3.2 Estado de Resultados

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5.3.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos

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5.3.4 Notas a los Estados Financieros

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6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera

Hallazgo No. 1

Deficiencia en registros contables Condición

En el Balance General al 31 de diciembre de 2014, en la revisión de la cuenta 1133 Anticipos, se estableció que en el libro mayor auxiliar de cuentas el Anticipo del proyecto “Ampliación Calle Aldea Comunidad de Zet, San Juan Sacatepéquez”, por un monto de Q. 174,600.00 que representa el 20% del valor total del proyecto financiado por CODEDE de Q. 873,000.00 según convenio No. 115-2014 y contrato 03-2014, hay inconsistencia en el registro del anticipo ya que aparece en el libro mayor con fecha 01 de septiembre de 2014 incrementando el Activo, pero realmente el Anticipo fue pagado con cheque No. 9013 de fecha 29 de diciembre de 2014 por un monto de Q. 174,600.00 a nombre del contratista, fecha en la cual debió haber quedado el registro contable. El cheque del Consejo Departamental de Desarrollo Guatemala CODEDE fue recibido por la municipalidad el 23 de diciembre de 2014.

Criterio

El Acuerdo Número 09-03, de fecha 08 de julio de 2003, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, aprueba las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, 5 Normas Aplicables al Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental Norma 5.5 Registro de las Operaciones Contables establece: “La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Publicas, a través de la Dirección de Contabilidad del Estado, debe normar y emitir políticas y procedimientos, para el adecuado y oportuno registro de las operaciones contables. La Dirección de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad, deben velar porque en el proceso de registro de las etapas de devengado, pagado y consumido, en sus respectivos sistemas, corresponda únicamente a aquellas operaciones que previa verificación de las fases anteriores, hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y cuenten con la documentación de soporte, para garantizar la generación de información contable, presupuestaria (física y financiera) y de Tesorería, confiable y oportuna. Todo registro contable

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Causa

El Director de Administración Financiera Integrada Municipal y Encargado de Contabilidad, no observan las leyes, normas y manuales establecidas para la contabilización de los registros, no verifican que los anticipos registrados tengan los documentos de soporte necesarios para hacer una operación en el libro mayor auxiliar y que va incrementar sus activos.

Efecto

Se presenta información inexacta, incrementando la cuenta de Anticipos que forma parte del Activo en una fecha que no corresponde anterior a su ejecución. Recomendación

El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Director de Administración Financiera Integrada Municipal, y este a la vez al Encargado de Contabilidad, para que cumplan con lo que establece las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, especialmente en lo que respecta al proceso de las etapas de lo devengado, pagado y consumido. Verificando que todo pago sea registrado contablemente en la fecha que corresponde a efecto de eliminar las deficiencias en la presentación de información contable.

Comentario de los Responsables

En oficio sin número de fecha 09 de abril de 2015, recepcionado a través del Acta No. 128-2015 de fecha 14 de abril de 2015 del Libro L2 26,894 de la Dirección de Auditoría de Municipalidades de la Contraloría General de Cuentas, el Director de Administración Financiera Integrada Municipal, manifestó lo siguiente: "Se establece que no existe deficiencia en registros contable (es Automático) ya que según el procedimiento de registro de proyectos, se inicia en el modulo de proyectos del sistema SICOINGL de la DMP por medio del encargado de registrar los contratos y en la fecha indicada ( 01 de septiembre de 2014) se procedió al registro del proyecto denominado Ampliación de calle Aldea Comunidad de Zet, en lo que corresponde solo registrar el contrato no así, la aplicación del Anticipo ya que no se contaba aun con los fondos del CODEDE, generando un registro contable AUTOMATICO (EIA) en la cuenta de anticipos (1133) con un monto de Q174,600.00..y posteriormente se procedió a dicho pago cuando se obtuvieron los fondos que fue en Diciembre del mismo año Por lo que solicitamos se desvanezca el presente hallazgo."

En oficio No. DMP-E/059 de fecha 14 de abril de 2015, recepcionado a través del Acta No. 128-2015 de fecha 14 de abril de 2015 del Libro L2 26,894 de la Dirección de Auditoría de Municipalidades de la Contraloría General de Cuentas, el Director Municipal de Planificación, solicitó prórroga de tiempo para entrega de informe de la discusión de hallazgos, la comisión de auditoría no aceptó dicha solicitud, para la entrega de descargo de los hallazgos formulados. Toda vez que

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tuvieron el tiempo suficiente para preparar sus comentarios y la documentación de descargo y no lo hizo en el transcurso del mismo.

Comentario de Auditoría

Se confirma el hallazgo, en virtud que los comentarios de los responsables no justifica la deficiencia señalada.

Acciones Legales y Administrativas

Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto 13-2013, Numeral 18, para:

Cargo Nombre Valor en Quetzales

DIRECTOR AFIM ERICK RANDOLFO SAZO CASTELLANOS 30,000.00 DIRECTOR DMP CARLOS ENRIQUE CASTILLO DE PAZ 30,000.00

Total Q. 60,000.00

Hallazgo No. 2

Cuentas de Balance General sin depurar Condición

Al evaluar las cuentas de los Estados Financieros, de acuerdo a la muestra determinada del Balance General, se verifico que la cuenta de Activo 1234 Construcciones en Proceso al 31 de diciembre de 2014, con un saldo de Q. 32,318,729.85, saldo que incluye 16 proyectos, los cuales la Dirección Municipal de Planificación, en oficio/DMP-1/046-2015, indica que fueron ejecutados y planificados en su momento por la ONG, estos proyectos corresponden a años anteriores 2008 y 2009, que hacen un total de Q. 4,322,132.06, los cuales no se han trasladado a las cuentas de activo que les corresponde. A continuación se detallan los proyectos:

No. PROYECTO VALOR SMIP

1 Construcción y Equipamiento pozo mecánico aldea Cruz

Blanca Q 46,005.00 39

2 Ampliación Escuela Caserío Estancia El Rosario San Juan

Sacatepéquez Q 53,917.20 44

3

Construcción Escuela Aldea Comunidad de Zet Q 35,495.00 45

4 Construcción Escuela Caserío Pasajoc, Aldea cerro Alto Q 40,000.00 46

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San Juan Sacatepéquez Q 403,780.20 53

8 Ampliación Escuela San Francisco Las Lomas Aldea

Estancia Grande San Juan Sacatepéquez Q 20,633.00 54

9 Construcción pozo Mecánico, Caserío lo de Carranza,

Aldea lo de Mejía Q1,114,434.48 56

10 Construcción Sistema de Aguas Residuales Fase III Aldea

Cruz Blanca Q 392,473.78 57

11 Proyecto perforación y Equipamiento pozo mecánico

Aldea Concepción EL Pilar I Q 27,516.00 58

12 Sistema de Drenaje y Planta de Tratamiento de aguas

servidas de la aldea Sajcavilla Q 350,000.00 74

13 Construcción Drenaje Aldea Comunidad de Zet Q 849,399.77 6

14 Pavimentación sector Chitun Q 326,775.00 26

15 Ampliación Cunetas Carretera Cruz Blanca, Cabera

Municipal San Juan Sacatepéquez Q 209,084.97 82

16 Construcción Equipamiento pozo mecánico cabecera

municipal Q 141,400.00 83

Q.4,322,132.06

Criterio

El Acuerdo Número 09-03, de fecha 08 de julio de 2003, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, aprueba las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, 5 Normas Aplicables al Sistema de Contabilidad Integrada, Norma 5.5 Registro de las Operaciones Contables, establece: “La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Publicas, a través de la Dirección de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad, deben velar porque en el proceso de registro de las etapas de devengado, pagado y consumido, en sus respectivos sistemas, corresponda únicamente a aquellas operaciones que previa verificación de las fases anteriores, hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y cuenten con la documentación de soporte, para garantizar la generación de información contable presupuestaria (física y financiera) y de tesorería, confiable y oportuna. Todo registro contable que se realice y la documentación de soporte, deben permitir aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditoría, y en general el seguimiento y evaluación interna de la calidad de los registros contables”. Norma 5.7 Conciliación de Saldos establece: “La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Publicas, a través de la Dirección de Contabilidad del Estado, debe normar y emitir políticas y procedimientos para la adecuada y oportuna conciliación de saldos. Las unidades especializadas deben realizar las conciliaciones de saldos de acuerdo a la normatividad emitida por la Dirección de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad, quienes velaran, en su respectivo ámbito, porque se apliquen los procedimientos de conciliación de saldos de una manera técnica, adecuada y oportuna”.

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Causa

Incumplimiento de la normativa legal vigente, de parte del Director de Administración Financiera Integrada Municipal, Encargado de Contabilidad y Director Municipal de Planificación, en relación a la no depuración y regularización de la cuenta 1234 Construcciones en Proceso.

Efecto

La cuenta 1234 Construcciones en Proceso al 31 de diciembre de 2014, no refleja el saldo razonable que le corresponde, al incluir en el mismo proyectos ya finalizados en años anteriores y que no han sido registrados en la cuenta de activo correspondiente.

Recomendación

El Alcalde Municipal debe girar instrucciones, al Director de Administración Financiera Integrada Municipal para que en coordinación con el Director Municipal de Planificación y Encargado de Contabilidad, realicen la depuración de la cuenta 1234 Construcciones en Proceso y así en esta cuenta figuren únicamente aquellos proyectos y obras que no han sido concluidas, recepcionadas y liquidadas.

Comentario de los Responsables

En oficio sin número de fecha 09 de abril 2015, recepcionado a través del Acta No. 128-2015 de fecha 14 de abril de 2015 del Libro L2 26,894 de la Dirección de Auditoría de Municipalidades de la Contraloría General de Cuentas, el Director de

Administración Financiera Integrada Municipal, manifestó lo

siguiente: Actualmente se lleva un proceso de cotejo y solicitud realizada a la DIRECCION MUNICIPAL DE PLANIFICACION de los expedientes de proyectos

de años anteriores, según la DIRECCION MUNICIPAL

DE PLANIFICACION (DMP) en el oficio DMP/046-2015 notifican la inexistencia de expedientes de los proyectos en mención, y por tal razón no se ha podido realizar las regularizaciones correspondientes sin tener la documentación de soporte necesaria.

La administración anterior no dejó copias de los expedientes físicos. Se adjunta copias de la solicitud realizada y listado de proyectos

En oficio No. DMP-E/059 de fecha 14 de abril de 2015, recepcionado a través del Acta No. 128-2015 de fecha 14 de abril de 2015 del Libro L2 26,894 de la Dirección de Auditoría de Municipalidades de la Contraloría General de Cuentas,el Director Municipal de Planificación, solicitó prórroga de tiempo para entrega de informe de la discusión de hallazgos, la comisión de auditoría no aceptó dicha

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Comentario de Auditoría

Se confirma el hallazgo, en virtud que los comentarios de los responsables no lo desvanecen, prevalece la deficiencia establecida por la comisión de auditoría. Acciones Legales y Administrativas

Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto 13-2013, Numeral 20, para:

Cargo Nombre Valor en Quetzales

DIRECTOR AFIM ERICK RANDOLFO SAZO CASTELLANOS 30,000.00 DIRECTOR DMP CARLOS ENRIQUE CASTILLO DE PAZ 30,000.00

Total Q. 60,000.00

Hallazgo No. 3

Pérdida de formas oficiales Condición

Al efectuar la revisión de las formas oficiales, autorizadas por la Contraloría General de Cuentas, se comprobó el extravió de los Recibos 7-B números 506520, 506521, 506522 y 506523 por parte de Mayra Vásquez Cajera I en la Agencia Municipal de Ciudad Quetzal, como se hizo constar en Acta 25-2014 de fecha 05 de septiembre de 2014, en punto primero del folio 149 del libro de actas de la Dirección Financiera Municipal, así mismo se presentaron las denuncias siguientes: a) la Denuncia presentada por Mayra Alejandra Vásquez Zamora, con fecha 05 de septiembre de 2014, ante la Subestación 16-72 Ciudad Quetzal Comisaria 16ª Policía Nacional Civil y b) la Denuncia del señor Marcial Chitay Top, en su calidad de Mandatario Judicial con Representación de la Municipalidad de San Juan Sacatepéquez del departamento de Guatemala, con número de Causa 111-2015/Oficial Primero Juzgado de Paz del Municipio de San Juan Sacatepéquez, del Departamento de Guatemala, de fecha 21 de enero de 2015. Criterio

El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal, -MAFIM-, Primera Versión, II Módulo de Tesorería, 1. Principios Generales. Numeral 1.12 Control de Formularios Oficiales, establece: “Cuando se reporte el extravío de formularios fiscales, el Tesorero Municipal suscribirá las actas que estime necesario, a fin de comprobar los motivos y responsables del extravió y procederá, conforme oficio y certificación de las actas a informar a la autoridad superior de la institución y a la Delegación Departamental de la Contraloría General de Cuentas que corresponda.”

El Acuerdo Número 09-03, de fecha 08 de julio de 2003, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, aprueba las Normas Generales de Control

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Interno Municipal, 2. Normas Aplicables a los Sistemas de Administración General. Norma 2.7 Control y Uso de Formularios Numerados, establece: “Cada ente público debe aplicar procedimientos internos o regulados por los entes rectores de los sistemas para el control y uso de formularios numerados, independientemente del medio que se utilice para su producción, sea por imprenta o por medios informáticos. Todo diseño de formularios debe ser autorizado previamente por los respectivos entes rectores de los sistemas. Los procedimientos de control y uso de los formularios autorizados para sustentar su operación financiera o administrativa deben contener, cuando sea aplicable, la referencia al número de copias, al destino de cada una de ellas y las firmas de autorización necesarias……”

Causa

La entrega de las formas oficiales, las lleva a cabo el Encargado del Almacén Municipal, sin la intervención de la Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal, en el resguardo adecuado de las formas oficiales autorizadas por la Contraloría General de Cuentas.

Efecto

Riesgo de la mala utilización de las formas oficiales, por los procedimientos deficientes, en la entrega, y recepción de las mismas una vez utilizadas.

Recomendación

El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Director de Administración Financiera Integrada Municipal, para establecer controles internos adecuados en la en la entrega y utilización de las formas oficiales y custodia de los mismos y cuando se den casos como el planteado en el presente hallazgo, cumpla con los procedimientos establecidos en el MAFIM y Normas de Control Interno, vigentes. Comentario de los Responsables

En oficio sin número de fecha 09 de abril de 2015, recepcionado a través del Acta No. 128-2015 de fecha 14 de abril de 2015 del Libro L2 26,894 de la Dirección de Auditoría de Municipalidades de la Contraloría General de Cuentas, el Director de Administración Financiera Integrada Municipal, manifestó lo siguiente: "Actualmente ya se estableció un mejor control interno en la entrega y Custodia de Formas oficiales Para no volver a incurrir en el extravío de los mismos como lo sucedió en el caso en mención, por lo cual se adjunta copia sugerida de auditoría interna Se Adjunta copia de la denuncia hecha en el caso, y también fotocopia de las recomendaciones de control girada en su momento, a las diferentes agencias y almacén de la Municipalidad de San Juan Sacatepéquez."

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responsable reconoce la deficiencia señalada. Acciones Legales y Administrativas

Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto 13-2013, Numeral 15, para:

Cargo Nombre Valor en Quetzales

DIRECTOR AFIM ERICK RANDOLFO SAZO CASTELLANOS 30,000.00

Total Q. 30,000.00

Hallazgo No. 4

Expedientes incompletos en la contratación de personal Condición

Durante la revisión efectuada al programa 01 Actividades Centrales, en los renglones 022 Personal por contrato y 029 Otras remuneraciones al personal temporal, reflejan un gasto total del primero de Q2,307,902.52 y del segundo de Q670,622.60, se observó que no se han conformado los expedientes del personal siguiente:

Orden Nombre Contrato/Renglón presupuestario

Cargo

1 Francisco Javier Pineda Reyes 059-022-2014 Asesor Administrativo 2 Sandra Patricia Leonardo López

de Orellana

001-029-2014 Asesora Jurídica

3 Cristóbal Rene Rojas Trujillo 003-029-2014 Jefe de Servicios Generales

4 Carlos Humberto Meléndez Pepio 004-029-2014 Asistente de Alcaldía

5 Blaz Chajón Car 005-029-2014 Auxiliar de Alcaldía

6 Carlos Humberto Búcaro Rosales 007-029-2014 Asesor Específico de Seguridad Municipal 7 Sergio David Martínez Saravia 011-029-2014 Asesor Técnico

Administrativo

Los cuales carecen de historial laboral, hojas de vida, ficha individual de trabajo, fotocopia de Documento Personal de Identificación -DPI-, carnet de NIT e IGSS, antecedentes penales y policiacos.

Criterio

El Decreto Número 1-87 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Servicio Municipal, Artículo 35 Otros Registros, establece: “Además de los registros referidos en el artículo anterior, la Oficina Asesora de Recursos Humanos de las Municipalidades llevará en forma actualizada los registros de: Traslados,

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permutas, ascensos temporales, destituciones, separaciones del cargo dentro del período de prueba, separación del cargo por supresión del puesto, abandono de puesto, licencias con y sin goce de salario, becas, suspensiones por enfermedad, accidentes, disciplinarias, pre y post natales, altas y por ausencias temporales, promociones salariales, evaluaciones, pensiones por clases pasivas, muerte de servidores municipales y, otros que en el futuro sean necesarios.”

El Acuerdo Número 09-03, de fecha 08 de julio de 2003, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, aprueba las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, 3 Normas Aplicables a la Administración de Personal, establecen: “Se refieren a los criterios legales, Técnicos y Metodológicos aplicables a cualquier Institución Pública, para que el sistema de Administración de personal se defina y ajuste en función de los objetivos Institucionales, para alcanzar eficacia, efectividad, economía y equidad en las operaciones…”

Causa

Inadecuado control de la administración municipal. Efecto

Expedientes del personal sin soporte suficiente, limita evaluar las aptitudes y garantizar la transparencia y eficacia de la contratación.

Recomendación

El Alcalde Municipal, debe supervisar periódicamente la oficina del Personal Municipal y que esta mantenga los archivos ordenados y actualizados del personal de la municipalidad en cumplimiento a la normativa vigente.

Comentario de los Responsables

En oficio No. MSJS/sealcaldia-023-2015 de fecha 10 de abril de 2015, recepcionado a través del Acta No. 128-2015 de fecha 14 de abril de 2015 del Libro L2 26,894 de la Dirección de Auditoría de Municipalidades de la Contraloría General de Cuentas, el Alcalde Municipal manifestó lo siguiente: "De acuerdo a Recomendaciones de Auditoría Interna de la Municipalidad, el departamento de Recursos Humanos ha ido completando toda la información que se requiere para casi todos y cada uno de los empleados fijos y empleados temporales, creemos que para el siguiente ejercicio ya estaremos completando todos los expedientes.

Asimismo el Departamento de Recursos Humanos ha hecho todo lo que está de su parte para completar la información, sin embargo existen algunos empleados que no han podido completar la misma, por lo cual en el Consejo Municipal ya

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Sandra Patricia Leonardo López de Orellana Cristóbal René Rojas Trujillo

Carlos Humberto Meléndez Pepio

Por este motivo los expedientes de estas tres personas no se completaran." Comentario de Auditoría

Se confirma el hallazgo, debido a que el comentario presentado por el responsable no desvanece el mismo, toda vez que se estableció la deficiencia en los expedientes de personal contratado.

Acciones Legales y Administrativas

Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto 13-2013, Numeral 4, para:

Cargo Nombre Valor en Quetzales

ALCALDE MUNICIPAL OSCAR FERNANDO BRACAMONTE MARQUEZ 5,000.00

Total Q. 5,000.00

Hallazgo No. 5

Aplicación incorrecta de renglones presupuestarios Condición

Al revisar el programa 01 Actividades Centrales, en el renglón 051 Aporte Patronal IGSS, en el mes de noviembre de 2014, se determinó que se realizaron pagos en concepto de cuota patronal IGSS, por el un monto de Q.37,034.16 utilizando en forma incorrecta el renglón 453 Transferencias a entidades descentralizadas y autónomas no financieras, correspondiendo el renglón 051. Así mismo, se registraron en el programa 01 Actividades Centrales, el 18 de agosto de 2014 y el 02 de diciembre de 2014 las cifras de Q. 2,750.00 y Q. 78.61 respectivamente bajo el renglón 051 Aporte Patronal al IGSS y correspondían al renglón 029 Otras remuneraciones de personal temporal siendo estos valores por prestación de servicios técnicos en la agencia Ciudad Quetzal, San Juan Sacatepéquez, departamento de Guatemala.

En ambos casos se utilizaron incorrectamente los renglones presupuestarios al 31 de diciembre de 2014.

Criterio

El Acuerdo Ministerial Número 215-2014, del Ministerio de Finanzas Publicas, Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Publico de Guatemala, articulo 2. “Para que las Entidades de la Administración Central, Entidades Descentralizadas y Entidades Autónomas incluyendo las Municipalidades,

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apliquen en el proceso presupuestario un ordenamiento homogéneo en las finanzas públicas, deberá observarse el uso y aplicación del Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Publico de Guatemala, cuyos clasificadores adicionalmente forman parte del Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN WEB-.” En su capítulo VII, Clasificaciones por objeto del gasto, detalla una ordenación sistemática y homogénea de los bienes y servicios, las transferencias y variaciones de activos y pasivos que el Sector Publico aplica en el desarrollo de sus procesos productivos. GRUPO 0: Servicios Personales, Comprende la retribución de los servicios personales prestados en relación de dependencia o sin ella y a los miembros de comisiones, juntas, consejos, etc. Incluye aportes patronales, servicios extraordinarios, dietas, gastos de representación, asistencia socioeconómica y otras prestaciones relacionadas con salarios. Se incluye además, otras retribuciones por servicios personales. Se divide en los siguientes subgrupos y renglones: 02 Personal Temporal. Este subgrupo comprende las erogaciones, que por concepto de retribuciones al puesto, se haga al personal que ocupa puestos temporales en el sector público, para trabajos especiales y transitorios. Se subdivide en los siguientes renglones: 029 Otras Remuneraciones de Personal Temporal. En este renglón se incluyen honorarios por servicios técnicos y profesionales prestados por personal sin relación de dependencia, asignados al servicio de una unidad ejecutora del Estado, y que podrán ser dotados de los enseres y/o equipos para la realización de sus actividades, en periodos que no excedan un ejercicio fiscal. Subgrupo 05 Aportes Patronales. Comprende las erogaciones que deben efectuar los organismos y entidades del sector público, en concepto de aportes en su carácter de empleador, de acuerdo con las normas legales dictadas y que se dicten en tal sentido. Se subdivide en los siguientes renglones: 051 Aporte Patronal al IGSS. Pagos en concepto de contribución del Estado y de sus instituciones descentralizadas y autónomas al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, que les corresponde en su calidad de patrono. GRUPO 4: Transferencias Corrientes, Comprende los gastos correspondientes a transferencias corrientes que no representan la contraprestación de bienes o servicios y cuyos importes no son reintegrados por los beneficiarios. Incluye aportes de carácter institucional y otros para financiar gastos corrientes de instituciones públicas y del sector externo. Se divide en los siguientes subgrupos y renglones: 45 Transferencias al Sector Publico no Empresarial. Comprende egresos en concepto de transferencias que se efectúan entre entidades del sector público distintas a las específicas. Se subdivide en los siguientes renglones: 453 Transferencias a entidades descentralizadas y autónomas no financieras. Transferencias para contribuir al funcionamiento de entidades descentralizadas y autónomas del Estado que no realicen actividades empresariales ni financieras.

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Presupuesto, no aplicaron los renglones presupuestarios específicos de cada uno de los gastos efectuados.

Efecto

Se afectan renglones presupuestarias, incorrectamente disminuyendo los mismos, lo que da como resultado tener que realizar transferencias presupuestarias por los gastos que se realizan, siendo estos innecesarios. Todo debido al no destinar el gasto a un renglón acorde a su naturaleza.

Recomendación

El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Director de Administración Financiera Integrada Municipal y este a su vez a la Encargada de Presupuesto, a efecto que se efectúen los registros de los egresos atendiendo lo que para el efecto establece el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala.

Comentario de los Responsables

En oficio sin número de fecha 09 de abril de 2015, recepcionado a través del Acta No. 128-2015 de fecha 14 de abril de 2015 del Libro L2 26,894 de la Dirección de Auditoría de Municipalidades de la Contraloría General de Cuentas, el Director de Administración Financiera Integrada Municipal, manifestó lo siguiente: "Se considera que fue un error involuntario por parte del área de presupuestos, en la aplicación de reglones presupuestarios."

Comentario de Auditoría

Se confirma el hallazgo, en virtud que el responsable en su comentario, acepta la deficiencia detectada por la comisión de auditoría, en función de la Aplicación incorrecta de renglones presupuestarios.

Acciones Legales y Administrativas

Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto 13-2013, Numeral 9, para:

Cargo Nombre Valor en Quetzales

DIRECTOR AFIM ERICK RANDOLFO SAZO CASTELLANOS 3,750.00

Total Q. 3,750.00

Lineas en Blanco Luego de Acción Legal

HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO A LEYES Y REGULACIONES APLICABLES

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Área Financiera Hallazgo No. 1

Falta de actualización en el Sistema Nacional de Inversión Pública -SNIP-Condición

No se cumplió con registrar mensualmente el avance físico y financiero en el Sistema Nacional de Inversión Pública –SNIP-, la información de los siguientes proyectos:

Dichos proyectos no coinciden con los montos ejecutados al 31 de diciembre de 2014, tampoco coinciden los valores que se establecen en los contratos con lo ingresado en el SNIP especialmente los proyectos según códigos de SNIP No. 0118297 y 0138854 y por ende no se reflejan los porcentajes de avance físico y financiero que corresponde.

Código SNIP

Nombre del Proyecto No. de

Contrato

Fecha de Contrato

Monto

0127293 Ampliación Escuela Primaria Urbana para varones Filadelfo Ortiz García, San Juan Sacatepéquez. (Fondos Municipalidad).

04-2013 20/08/2013 Q. 982,072.94

0118297 Ampliación Escuela Primaria Caserío la Fuente, Aldea Estancia Grande, San Juan Sacatepéquez. (Fondos CODEDE).

08-2013 15/10/2013 Q. 874,975.00

0138854 Mejoramiento Salón Municipal (Servicios Sanitarios) Casco Urbano, San Juan Sacatepéquez. (Fondos Municipalidad).

01-2014 03/02/2014 Q. 593,415.08

Totales Q.2,450,463.02

.

Criterio

El Decreto Número 30-2012 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el ejercicio fiscal 2014, artículo 57. Información del Sistema Nacional de Inversión Pública e informes de calidad del gasto y rendición de cuentas. Establece: “La Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia pondrá a disposición de los ciudadanos guatemaltecos, a través de su sitio de internet, la información de los

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tiempos establecidos. Las Entidades de la Administración Central, Descentralizadas y Autónomas, incluyendo las Municipalidades y sus empresas, deberán registrar mensualmente en el módulo de seguimiento del Sistema Nacional de Inversión Pública, el avance físico y financiero de los proyectos a su cargo”.

Causa

Incumplimiento a la normativa legal por parte del Director Municipal de Planificación, en lo referente a la actualización de la información mensual en el Sistema Nacional de Inversión Pública.

Efecto

El Sistema Nacional de Inversión Pública, se encuentra desactualizado por falta de información, confiable y oportuna, para los ciudadanos guatemaltecos, con relación al avance físico y financiero de las obras municipales.

Recomendación

El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director Municipal de Planificación, para que actualice mensualmente en el Sistema Nacional de Inversión Pública de SEGEPLAN, la información sobre el avance físico y financiero de todo proyecto ejecutado por la Municipalidad y que los montos de los contratos coincidan con los que se publican.

Comentario de los Responsables

En oficio No. DMP-E/059-2015 de fecha 14 de abril de 2015, recepcionado a través del Acta No. 128-2015 de fecha 14 de abril del año 2015 del Libro No L2 26,894, de la Dirección de Auditoría de Municipalidades de la Contraloría General de Cuentas, el Director Municipal de Planificación, solicitó prórroga de tiempo para entrega de informe de la discusión de hallazgos, la comisión de auditoría no aceptó dicha solicitud, para la entrega de descargo de los hallazgos formulados. Toda vez que tuvieron el tiempo suficiente para preparar sus comentarios y la documentación de descargo y no lo hizo en el transcurso del mismo.

Comentario de Auditoría

Se confirma el hallazgo, debido a que el responsable no se manifestó, únicamente solicito prórroga de tiempo para la entrega del informe de discusión de hallazgos, el cual no procedía.

Acciones Legales y Administrativas

Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto

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13-2013, Numeral 18, para:

Cargo Nombre Valor en Quetzales

DIRECTOR DMP CARLOS ENRIQUE CASTILLO DE PAZ 30,000.00

Total Q. 30,000.00

Hallazgo No. 2

Contratos suscritos con deficiencias Condición

De conformidad con la muestra seleccionada de la cuenta 1234 Construcciones en Proceso se estableció una deficiencia en algunos contratos y convenios, donde se determinó que tienen una fecha anterior a la fecha de los convenios de CODEDE con la Municipalidad. A continuación se detallan los siguientes convenios y contratos:

No. Proyecto Convenio CODEDE Fecha de Convenio Contrato Municipalidad Fecha de Contrato

Valor sin IVA Valor 1 Ampliación

Calle Aldea Comunidad de Zet, San Juan Sacatepéquez, Guatemala. 115-2014 14/09/2014 03-2014-CT 27/06/2014 Q779,464.29 Q873,000.00 2 Ampliación Sistema de Agua Potable C a s e r í o Candelaria, Aldea Montufar, S a n J u a n Sacatepéquez, Guatemala. 121-2014 12/09/2014 08-2014-CT 10/07/2014 Q736,314.29 Q824,672.00 3 Construcción Sistema de Alcantarillado Sanitario, Aldea Comunidad Ruiz, San Juan Sacatepéquez, Guatemala.

38-2014 12/09/2014 09-2014-CT 10/07/2014 Q780,790.63 Q874,485.50

Totales Q2,296,569.20 Q2,572,157.50

Así mismo se encontraron varios proyectos de obras en los cuales en la suscripción del contrato no se consideró el número de cuentadancia de la Municipalidad de San Juan Sacatepéquez, Departamento de Guatemala. A

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No. No. DE CONTRATO

PROYECTO FECHA DE

CONTRATO

CONTRATISTA VALOR SIN IVA VALOR

1 05-2014-LC CONSTRUCCION SISTEMA DE AGUAS PLUVIALES COLONIA SAN JOSÉ LOS PLANES, ALDEA LO DE MEJÍA, SAN JUAN SACATEPÉQUEZ

18/07/2014 CONSTRUCCIONES INTERNACIONALES

Q1,347,669.70 Q1,509,390.06

2 03-2014-CT AMPLIACION CALLE ALDEA COMUNIDAD DE ZET, SAN JUAN SACATEPEQUEZ

27/06/2014 S E R V I C I O S PROFESIONALES

Q779,464.29 Q873,000.00 3 09-2014-CT CONSTRUCCION SISTEMA DE

ALCANTARILLADO SANITARIO, ALDEA COMUNIDAD DE RUIZ, SAN JUAN SACATEPEQUEZ, GUATEMALA

10/07/2014 CONSTRUCTORA Y PROVEEDORA EL PENSAMIENTO, S.A.

Q780,790.63 Q874,485.50

4 08-2014-CT AMPLIACION SISTEMA DE AGUA POTABLE CASERIO CANDELARIA, ALDEA MONTUFAR, SAN JUAN SACATEPEQUEZ

10/07/2014 CONSTRUCTORA Y PROVEEDORA OLIVO

Q736,314.29 Q824,672.00

5 01-2014-CT MEJORAMIENTO SALÓN MUNICIPAL (SERVICIOS SANITARIOS) CASCO URBANO, SAN JUAN SACATEPEQUEZ

03/02/2014 INNOVACION EN CONSTRUCCIONES

Q529,834.89 Q593,415.08

TOTALES Q4,174,073.79 Q4,674,962.64

Criterio

El Decreto Ley Número 106 del Jefe de Gobierno de la República, Código Civil, Artículo 1594. Establece: “Por muy generales que sean los términos en que aparezca redactado un contrato, no deberán entenderse comprendidos en él, cosas distintas y casos diferentes de aquellos sobre los que los interesados se propusieron contratar.”

El Acuerdo Número 09-03, de fecha 08 de julio de 2003, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, aprueba las Normas Generales de Control Interno Gubernamental. 1, Normas de Aplicación General. Norma 1.2 Estructura de Control Interno. Establece: “Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, diseñar e implantar una estructura efectiva de control interno, que

promueva un ambiente óptimo de trabajo para alcanzar los

objetivos institucionales. Una efectiva estructura de control interno debe incluir criterios específicos relacionados con: a) controles generales; b) controles específicos; c) controles preventivos; d) controles de detección; e) controles prácticos; f) controles funcionales; g) controles de legalidad; y, h) controles de oportunidad, aplicados en cada etapa del proceso administrativo, de tal manera que se alcance la simplificación administrativa y operativa, eliminando o agregando controles, sin que se lesione la calidad del servicio.” Norma 1.6 Tipos de Controles. Establece: “Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, establecer e implementar con claridad los diferentes tipos de control que se relacionan con los sistemas administrativos y financieros. En el Marco Conceptual de Control Interno Gubernamental, se establecen los distintos tipos de control interno que se refiere a: Control Interno Administrativo y Control Interno Financiero, y de estos, el control previo, concurrente y posterior.”

(54)

El Acuerdo No. A-110-2013 de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 1: REQUERIMIENTO DE IDENTIFICACION DE CUENTADANCIA. Establece: “En todo contrato de adquisición de bienes, suministros, obras y de prestación de servicios que suscriban los organismos del Estado, sus entidades descentralizadas y autónomas, unidades ejecutoras, las municipalidades y las empresas públicas estatales o municipales sujetas a la aplicación del Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento, deberá consignarse el número de registro de cuentadancia de la entidad o entidades otorgantes.

Causa

Incumplimiento a la normativa legal por parte del Alcalde Municipal y el Secretario Municipal, en lo referente a la firma de contratos de obras, ya que no se están revisando los contratos previos a firmarlos. Se firmaron contratos sin aun tener la garantía de que CODEDE proporcionara el financiamiento para la ejecución de las obras y no se incorporó en el contrato la cuentadancia No. T3-1-10, en cada uno de los contratos.

Efecto

Los contratos se suscribieron antes de la suscripción del convenio, lo cual constituye un riesgo, por anticipar obligaciones, sin tener asegurado primero el financiamiento, y los contratos permanecieron sin identificar el número de cuentadancia, lo que dificulta la labor de registro y control que ejerce la Contraloría General de Cuentas.

Recomendación

El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Secretario Municipal, para que todo contrato de obra que se tenga que suscribir, previo a su firma se cuente con el convenio firmado con el Consejo Departamental de Desarrollo Urbano y Rural, asegurando así el financiamiento para la ejecución de los proyectos, así mismo se observe y cumpla, con incluir en los contratos que se suscriban, el número de cuentadancia, y así cumplir con la normativa legal vigente.

Comentario de los Responsables

En oficio/MSJS/sealcaldía-023-2015 de fecha 10 de abril 2015, recepcionado a través del Acta No. 128-2015 de fecha 14 de abril de 2015 del Libro L2 26,894 de la Dirección de Auditoría de Municipalidades de la Contraloría General de Cuentas, el Alcalde Municipal, manifestó lo siguiente:

"De acuerdo a lo establecido con el CODEDE, Los proyectos se pueden comenzar media vez ya esté aprobada en Acta de Aprobación de los Proyectos a Ejecutar en

(55)

REQUERIMIENTO DE IDENTIFICACION DE CUENTADANCIA. En ningún momento la Contraloría General de Cuentas notifico a la Municipalidad del establecimiento, entrada en vigor y Decreto de este Acuerdo, de tal forma que para nosotros era totalmente desconocido.

Sin embargo y de acuerdo al Hallazgo a partir de la presente fecha, El consejo Municipal a través del Alcalde Municipal, ya solicito al encargado de la elaboración de los Contratos que incluyan el Número de Cuentadancia. De tal forma que tomaremos en cuenta esta recomendación, y siempre incluiremos en los Contratos el número de Cuentadancia."

Comentario de Auditoría

Se confirma el hallazgo, debido a que los comentaros presentados por el responsable, no desvanece el mismo, tomando en cuenta que se incumplió con la legislación y normativa legal correspondiente, en la suscripción de contratos convenios, además no se consignó el número de cuentadancia de la Municipalidad en los contratos suscritos, en el transcurso del ejercicio fiscal 2014.

Acciones Legales y Administrativas

Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto 13-2013, Numeral 18, para:

Cargo Nombre Valor en Quetzales

ALCALDE MUNICIPAL OSCAR FERNANDO BRACAMONTE MARQUEZ 40,000.00

Total Q. 40,000.00

Hallazgo No. 3

Incumplimiento de las recomendaciones de auditoría anterior Condición

Se determinó que los funcionarios y empleados municipales, no le dieron cumplimiento a las recomendaciones descritas en el informe de Auditoría Financiera y Presupuestaria del período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2013, siendo el siguiente; de Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables, Hallazgo 3. Falta de protección y salvaguarda de los activos. Recomendación: El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Director de Administración Financiera Municipal, para que contraten las pólizas de seguros que sean necesarias para el resguardo de los bienes municipales.

Criterio

El Acuerdo Número A-006-2012 de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 2. Seguimiento a Informes Emitidos por las demás Direcciones de Auditoría:

(56)

establece: “Cada una de las Direcciones y Subdirectores de la Contraloría General de Cuentas que emita nombramientos para realizar auditorías, deberá darle seguimiento a las recomendaciones que consten en cada uno de los informes resultantes de los procesos de fiscalización llevados a cabo directamente por los auditores gubernamentales a su cargo, a fin de aplicar las sanciones correspondientes en caso la entidad sujeta a fiscalización no las hubiere observado y cumplido.”

Causa

El Director de Administración Financiera Integrada Municipal, no atendió las recomendaciones dejadas por la comisión de auditoría, de la Contraloría General de Cuentas, en el sentido de contratar un seguro, para resguardar los bienes municipales..

Efecto

Los bienes municipales, continúan sin la cobertura del seguro, se corre el riesgo de pérdida, robo, destrucción, incendio, lo cual viene a afectar el erario municipal. Recomendación

El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Director de Administración Financiera Integrada Municipal, a efecto que se contrate un seguro, para que los bienes propiedad de la municipalidad, cuenten con esta cobertura y así poder evitar cualquier situación que afecte los mismos, al contar con este servicio. Reiterando una vez más, la recomendación dejada por la comisión de auditoría, de la Contraloría General de Cuentas.

Comentario de los Responsables

En oficio sin número de fecha 09 de abril de 2015, del Director de Administración Financiera Integrada Municipal y oficio/MSJS/sealcaldía-023-2015 de fecha 10 de abril de 2015, del Alcalde Municipal, recepcionados a través del Acta No. 128-2015 de fecha 14 de abril de 2015 del Libro L2 26,894 de la Dirección de

Auditoría de Municipalidades de la Contraloría General de

Cuentas, manifestarón lo siguiente: "No se contempló la adquisición de seguros para los bienes en el periodo 2014, debido a que los fondos no son suficientes y actualmente se están tramitando las cotizaciones para la adquisición de los mismos. Correspondiente al periodo 2015.

(57)

responsables con sus comentarios no desvanecen el mismo. Acciones Legales y Administrativas

Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto 13-2013, Numeral 2, para:

Cargo Nombre Valor en Quetzales

ALCALDE MUNICIPAL OSCAR FERNANDO BRACAMONTE MARQUEZ 5,000.00 DIRECTOR AFIM ERICK RANDOLFO SAZO CASTELLANOS 3,750.00

Total Q. 8,750.00

Hallazgo No. 4

Falta de suscripción de contratos de arrendamiento Condición

Mediante Oficio No. 02 DAM-0261-2014 de fecha 15 de octubre de 2014, se solicitó información a las autoridades municipales de los contratos suscritos por concepto de arrendamiento de locales y edificios municipales, y en oficio número 10 –ADMON-2015 de fecha 19 de febrero de 2015 el Administrador del Mercado Municipal indica que los inquilinos registrados son un total de 737 y que no existe ningún tipo de documento donde conste los compromisos entre municipalidad y arrendatarios, por lo que se presentan los ingresos percibidos mayores de Q500.00, el período de pago, recibos 7-B y el nombre del inquilino por concepto de pago por arrendamiento de los locales siguientes:

ARRENDAMIENTO INGRESO Recibo 7-B Fecha Recibo 7-B

Emitido a

LOCAL 173 MES DE ENERO A DICIEMBRE 2014

1,344.00 416045 03/01/2014 FRANCISCO MENDEZ

LOCAL 172 MES DE ENERO A DICIEMBRE 2013

1,152.00 416047 03/01/2014 CELESTINA GUIT CHOGUAJ

LOCAL 9 5a AVENIDA FEBRERO A DICIEMBRE 2013

1,436.00 421113 08/01/2014 BLANCA ARACELY JOCOP

LOCAL 14 PORTALES FEBRERO A DICIEMBRE 2013

2,539.00 421114 08/01/2014 BLANCA ESTELA GARCÍA

LOCAL 12 GRADAS JULIO A DICIEMBRE 2013

534.00 421898 09/01/2014 FRANCISCO SAPON

LOCAL 21 MES DE ABRIL A DICIEMBRE 2013

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