Celia Dalila Caal Poou
Módulo de Actualización Sobre la Elaboración y Manejo de Inventarios
Asesor: Lic. Adolfo Antonio Valdez Pineda
Universidad de San Carlos de Guatemala
Facultad de Humanidades
Departamento de Pedagogía
Este informe fue presentado por la autora como trabajo de Ejercicio Profesional Supervisado –EPS- previo a optar al grado de Licenciada en Pedagogía y Administración Educativa.
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN i
CAPÍTULO I. 1 DIAGNÓSTICO 1.1. Datos generales de la institución 1
1.1.1. Nombre de la institución. 1
1.1.2. Tipo de institución 1
1.1.3. Ubicación geográfica 1
1.1.4. Visión 1 1.1.5. Misión 1 1.1.6. Objetivos 2 1.1.7. Metas 2 1.1.8. Políticas 3 1.1.9. Estructura organizacional 4-5 1.1.10. Recursos (humanos, físicos y financieros 6 1.2. Técnicas utilizadas para efectuar el diagnostico 7
1.3. Lista de carencias 8
1.4. Cuadro de análisis y priorización de problemas 10
1.5. Datos de la institución beneficiada. 11
1.5.1. Nombre de la institución 11
1.5.2. Tipo de institución 11
1.5.3. Ubicación geográfica 11
1.5.4. Visión 11 1.5.5. Misión 11 1.5.6. Políticas 11 1.5.7. Objetivos 12 1.5.8. Metas. 12 1.5.9. Estructura organizacional 13
1.5.10. Recursos (humanos, materiales, financieros). 14
1.6. Lista de carencias. 14
1.7. Cuadro de análisis y priorización de problemas 15
1.8. Análisis de viabilidad y factibilidad. 18
1.9. El problema seleccionado 20
1.10. Solución propuesta como viable y factible 20 CAPÍTULO II PERFIL DEL PROYECTO 2.1. Aspectos generales. 21
2.1.1. Nombre del proyecto. 21
2.1.2. Problema. 21
2.1.3. Localización. 21
2.1.4. Unidad Ejecutora 21
2.2. Descripción del proyecto 21
2.3. Justificación 22
2.4. Objetivos del proyecto 23
2.4.1. Generales 23
2.4.2. Específicos 23
2.5. Metas. 23
2.6. Beneficiarios 24
2.7. Fuentes de financiamiento y presupuesto. 24
2.8. Cronograma de actividades de ejecución del proyecto 24 2.9. Recursos (humanos, materiales, físicos, financieros) 25
CAPÍTULO III.
PROCESO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO
3.1. Actividades y resultados 28
3.2. Productos y logros 29-79
CAPITULO IV
PROCESO DE EVALUACIÓN.
4.1. Evaluación del diagnóstico 80
4.2. Evaluación del perfil 81
4.3. Evaluación de la ejecución 82
4.4. Evaluación final 83
CONCLUSIONES 85
RECOMENDACIONES 86
BIBLIOGRAFIA 87
APENDICE
INTRODUCCION
El presente informe es parte del Ejercicio Profesional Supervisado –EPS- de la
Universidad de San Carlos de Guatemala, en la carrera de Licenciatura en
Pedagogía y Administración Educativa, de la Facultad de Humanidades, en el cual se
integra la socialización y aplicación de las experiencias de aprendizaje obtenidas,
además de permitir en el estudiante la posibilidad de convertirse en agente de
cambio dentro del ámbito de la administración educativa. El Ejercicio Profesional
Supervisado -EPS- fue realizado en la Dirección Departamental de Educación de la
ciudad de Cobán, Alta Verapaz en este caso como Institución patrocinante y como
Institución Beneficiada se apoyo a la Supervisión Educativa del Distrito Escolar
16-01-01 del municipio de Cobán, departamento de Alta Verapaz.
La primera etapa del –EPS- consistió en un Diagnóstico institucional que se inicia con la recopilación de información sobre la Dirección Departamental de Educación,
ciudad de Cobán, Alta Verapaz, con el objeto de identificar y priorizar las
necesidades y problemáticas con el fin definir un problema. Asimismo, el análisis de
viabilidad y factibilidad a las alternativas de solución identificadas, para el problema
priorizado, de la misma manera se realizó en la institución beneficiada siendo la
Supervisión Educativa del Distrito Escolar 16-01-01 del municipio de Cobán, donde
se constató que existe deficiencia en el manejo de bienes con que cuentan los
establecimientos educativos.
Por lo que para poder brindar respuesta a la necesidad se continua con la segunda
etapa que es la Formulación del perfil de proyecto en el cual se definen claramente los elementos que caracterizan el proyecto seleccionado,
estableciéndose el nombre del proyecto, el área geográfica a desarrollarse, la
institución, los beneficiarios y responsables, asimismo las fuentes de financiamiento
para el presente caso se le dio énfasis a un documento que permitirá la actualización
en la elaboración y manejo de inventarios de acuerdo a los lineamientos que
establece el Ministerio de Educación.
Durante la tercera etapa de Ejecución se detallan las actividades previstas, entre las cuales se contemplan la elaboración de un módulo de actualización sobre la
elaboración y manejo de inventarios así como talleres de socialización teniendo en
cuenta un margen de flexibilidad debido a que en el desarrollo de las mismas surjan
acontecimientos imprevistos.
La última etapa de Evaluación permite verificar los logros alcanzados durante cada una de las etapas del –EPS- y una evaluación general, que comprende los
resultados obtenidos de forma general.
Luego de la ejecución de cada una de estas etapas, se procedió al análisis de los
resultados obtenidos en cada una, deduciendo así las conclusiones y
recomendaciones.
Al final del informe, aparecen las conclusiones, recomendaciones, bibliografía y los
apéndices y anexos que contiene todas las herramientas utilizadas en el -EPS-, para
recopilar la información que sirvió de base para la estructura del presente informe.
En síntesis los resultados del trabajo de -EPS- se reflejan en la aceptación y en el
interés que muestran El Supervisor Educativo y los Directores en actualizarse sobre
el tema de la elaboración y manejo de Inventarios del Ministerio de Educación
1 CAPITULO I
DIAGNOSTICO
1.1 Datos generales de la institución
1.1.1 Nombre de la institución:
Dirección Departamental de Educación, Sede Departamental de Cobán, Alta
Verapaz
1.1.2 Tipo de institución:
Semiautónoma porque tiene derechos y responsabilidades en la toma de
decisiones para equilibrar en el las contrataciones de Técnicos Auxiliar 1 y
2, bajo el reglón 011, 021, Reubicaciones de personal docente y
administrativo, postulaciones, creaciones, cierre y traslado de
establecimientos.
1.1.3. Ubicación geográfica:
La Dirección Departamental de Educación, esta ubicada en la 1ra. Calle
5-19 zona 1, del municipio de Cobán, Departamento de Alta Verapaz.
1.1.4 . Visión de la institución:
“Ciudadanos con carácter, capaces de aprender por sí mismos,
orgullosos de ser guatemaltecos, empeñados en conseguir su
desarrollo integral, con principios, valores y convicciones que
fundamentan su conducta.”1
1.1.5 Misión de la institución:
“Somos una Institución evolutiva, organizada, eficiente y eficaz,
generadora de oportunidades de enseñanza-aprendizaje,
orientada a resultados, que aprovecha diligentemente las
2
oportunidades que el siglo XXI le brinda y comprometida con una
Guatemala mejor.”2
1.1.6 Objetivos.
“Asegurar que las herramientas, documentos e instrumentos curriculares respondan a las características, necesidades y aspiraciones de cada uno de los pueblos que conformannuestro país.
Incrementar la cobertura educativa en todos los niveles del sistema, con equidad, pertinencia cultural y lingüística.
Implementar programas y mecanismos con énfasis en la niñez en situación de pobreza
Fomentar la cultura y cosmovisión de los pueblos indígenas por medio del fortalecimiento de una educación pertinente, bilingüe y multicultural que se incorpore a un mundo global.
Fortalecer el sistema educativo nacional para garantizar la calidad y pertinencia del servicio en todos los niveles educativos y sectores; y que permita a los egresados del sistema incorporarse al diálogo en contextos multiculturales y globalizados.
Estimular la participación social en la transformación educativa, con procesos claros, democráticos y descentralizados, que incorporen el proceso educativo al quehacer comunitario.
Promover el aumento de la inversión del sistema escolar, que permita financiar las intervenciones educativas necesarias para alcanzar las metas comprometidas a nivel nacional e internacional.
Avanzar sobre la base del marco normativo existente hacia la realización de un proceso de descentralización del sistema educativo. Un elemento fundamental en este proceso es el fortalecimiento de los consejos municipales de educación, lo cual contribuirá a la transparencia de la política educativa. Fortalecer el sistema educativo nacional para garantizar la calidad y
pertinencia del servicio en todos los niveles, con visión de largo plazo.”3
1.1.7 Metas de la institución:
• “Capacitar a los alumnos, docentes y supervisores en diferentes áreas de la educación.
• Dotar a los alumnos y docentes de materiales y equipos educativos
• Verificación de la calidad de visitas y monitoreo a establecimientos educativos
• Emitir nombramientos del renglón 011 y contratos del renglón 021
• Implementación de carreras técnicas (Informática, turismo, diseño gráfico, etc.)
• Homologación y certificación de carreras
2 Ministerio de Educación. Manual de Operaciones de las Direcciones Departamentales. Guatemala. Octubre de 2008 3 WWW.mineduc,gob.gt
3
• Certificación del PEI
• Docentes beneficiados con el programa de Bienestar Magisterial
• Alumnos beneficiados con el programa de Becas y Subvenciones
• Docentes beneficiados con e programa de Bono por Ruralidad
• Alumnos beneficiados con el programa de Gratuidad Educativa
• Personal capacitado en Educación Bilingüe
• Población beneficiada mediante la implementación del Modelo EBI y Currículo por pueblos
• Implementar el proceso de Reestructuración en la Dirección Departamental
• Procesos sustantivos transferidos a la Dirección Departamental (Recursos Humanos, Programas de apoyo, Adquisiciones, supervisión y planificación Educativa).
• Implementación del Modelo de apoyo a la Gestión Escolar T4
1.1.8 Políticas de la Institución:
1.1.8.1 Políticas Generales
¾ “Avanzar hacia una educación de Calidad
¾ Ampliar la cobertura educativa incorporando especialmente a los Niños y
niñas de extrema pobreza y de segmentos vulnerables.
¾ Justicia social a través de equidad educativa y permanencia escolar. ¾ Fortalecer la educación bilingüe intercultural.
¾
I
mplementar un modelo de gestión transparente que responda a las necesidades de la comunidad educativa.
1.1.8.2 Políticas Transversales
¾ Aumento de la inversión educativa ¾ Descentralización educativa
¾ Fortalecimiento de la institucionalidad del sistema educativo Nacional ¨.5
________________
4 Dirección Departamental de Educación. Informe de Avances de la Agenda Educativa de la Dirección Departamental. Cobán Alta Verapaz, Guatemala. 2009
4
1.1.9 Estructura Organizacional.
• “Director Departamental de Educación
• Asesoría Jurídica
• Secretaría
• Oficina de Servicio a la Comunidad (OSC)
• Unidad de Desarrollo Educativo (UDE)
• Unidad de Desarrollo Administrativo (UDA)
• Unidad de Planificación y Administración Financiera “6
____________________________
5 Fuente: Dirección Departamental de Educación, Departamento de Recursos Humano
D IR E C T O R D E P A R T A M E N T A L D E E D U C A C IÓ N
A s e s o r ía J u r íd ic a
P la n ific a c ió n E d u c a tiv a
A u d ito r ía In te r n a
C o m u n ic a c ió n S o c ia l
S u b - D ir e c c ió n A d m in is tr a tiv a F in a n c ie r a
D e p a r ta m e n to d e R e c u r s o s H u m a n o s D e p a r ta m e n to
A d m in is tr a tiv o
S u b - D ir e c c ió n d e F o r ta le c im ie n to a la C o m u n id a d E d u c a tiv a
D e p a r ta m e n to d e C o o r d in a c ió n d e
P r o g r a m a s d e A p o y o D e p a r ta m e n to d e
O r g a n iz a c ió n E s c o la r
S u b - D ir e c c ió n T é c n ic o P e d a g ó g ic a
A n á lis is D o c u m e n ta l
In v e n ta r io O p e r a c io n e s d e C a ja
R e g is tr o y S e g u im ie n to p r e s u p u e s ta r io
R e c lu ta m ie n to y S e le c c ió n d e
P e r s o n a l G e s tió n y D e s a r r o llo
d e P e r s o n a l
J A D O A d q u is ic io n e s
A te n c ió n a l P ú b lic o
D e p a r ta m e n to F in a n c ie r o
D e te r m in a c ió n d e la D e m a n d a
In fr a e s tr u c tu r a E s c o la r
A lm a c é n
S e r v ic io s G e n e r a le s
D e p a r ta m e n to d e A s is te n c ia P e d a g ó g ic a y D ir e c c ió n E s c o la r D e p a r ta m e n to
A s e g u r a m ie n to d e la C a lid a d D e p a r ta m e n to d e
E n tr e g a E d u c a tiv a
In v e s tig a c ió n y E v a lu a c ió n P e d a g ó g ic a
A c r e d ita c ió n y C e r tific a c ió n P r o y e c to s
E d u c a tiv o s In s titu c io n a le s
E d u c a c ió n E s c o la r
E d u c a c ió n E x tr a e s c o la r
C a p a c ita c ió n D o c e n te
J C P D e s a r r o llo M a g is te r ia l
P á g in a 1
E s t r u c t u r a O r g a n iz a t iv a P r o p u e s t a D ir e c c ió n D e p a r t a m e n t a l T ip o C
ju e v e s , 0 3 d e ju lio d e 2 0 0 8
E la b o r a d o p o r : C o o r d in a c ió n d e D ir e c c io n e s D e p a r ta m e n ta le s In fo r m á tic a
D e s a r r o llo In s titu c io n a l
6 1.1.10 Recursos (Humanos, Físicos, Financieros)
Humanos
Personal Administrativo: 107 servidores públicos administrativos distribuido en las distintas dependencias internas de la Dirección Departamental
Usuarios: Todos los docentes y administradores de los sectores públicos y privados de los niveles preprimario, primario y medio
Personal Operativo: 10 conserjes
Físicos:
La Dirección Departamental de Educación, esta ubicada en la 1ra. Calle 5-19 zona 1,
del municipio de Cobán, Departamento de Alta Verapaz y de acuerdo con la
información brindada por el encargado de la sección de inventarios se cuenta con
edificio propio, teniendo los siguientes ambientes
No. Ambientes Cantidad
1. Oficinas 15
2. Salón para reuniones 01
3. Sanitarios ( femenino, masculino) 04
4 Parqueo para vehículos 01
No. Descripción del mobiliario y equipo Cantidad
1. Escritorios de oficina 107
2. Sillas 150
4. Computadoras 20
5. Pizarrón 20
7. Archivadores 42
8. Teléfonos/ fax 02
9 Extensiones telefónicas 57
7 Financieros:
La asignación económica la Proporciona el Ministerio de Educación de acuerdo a las
necesidades del departamento, plasmadas en el Plan Operativo Anual que Presenta
la Dirección Departamental de Educación y alcanza un aproximado anual de
Q.3231000,000 distribuido entre proyectos y programas, además de aportes que brindan las diferentes ONGs.
1.2. Técnica utilizada para el diagnóstico
Durante la etapa del diagnóstico se utilizaron varias técnicas, aplicadas al personal
de las distintas secciones para identificar los problemas existentes dentro de la
institución, paso al que se le llama detección, para lo cual se aplicaron las técnicas:
Lluvia de ideas que se utiliza en la metodología del marco lógico, teniendo como
instrumento tarjetas que se le brindan a los participantes.
Interrogatorio, se realizó preguntas a los miembros de las instituciones así como a
los usuarios
Discriminación a través de tarjetas que formaron el árbol de problemas con las
causas y efectos
Observación se aplicó con las fichas como instrumento
Con la técnica de los números se priorizó detectando los problemas que ameritan
mayor atención, a los cuales se les aplico la técnica de priorización por objetivos
En la definición se aplicó el árbol de problemas y el árbol de objetivos.
La identificación de alternativas de solución se realizó a través de la lluvia de
ideas.
El análisis de viabilidad y factibilidad se llevó a cabo empleando una ficha técnica
por cada una de las alternativas de solución planteadas, aplicando la técnica de
11 Retroproyectores 5
12 Televisores 3
13 Equipo de amplificación 1
14 Maquinas de escribir 12
8
Análisis de Viabilidad y Factibilidad en función de las opciones del árbol de
objetivos.
Dichas técnicas aplicadas se pueden observar en el área de apéndice.
1.3 Lista de carencias
Con las técnicas mencionadas se logró identificar las siguientes carencias:
1. Falta de control sobre los bienes con que cuenta los establecimientos
2. Desactualización sobre la elaboración de inventarios
3. No existe material de apoyo específico en la elaboración de Inventarios
4. Falta de aplicación de Relaciones Humanas en la atención al público
5. Faltas de eficacia en los trámites al personal
6. Falta de agilización en los trámites administrativos
7. No existe un área específica de información y orientación al público
8. Falta información masiva a los usuarios sobre los nuevos programas que
implementa
9. No existen textos educativos para distribuir en los establecimientos
10. No se cuentan con recursos económicos para reproducir textos
11. No se distribuyen los textos a inicios del ciclo escolar
12. Falta de apoyo a la orientación vocacional de nivel medio en los
establecimientos del municipio de Cobán, Alta Verapaz.
13. Falta de divulgación de los valores morales, sociales y normas de cortesía en los
establecimientos
14. No existe sala de espera equipada de atención al público
15. No se cuenta con sanitarios al servicio de los usuarios
Del listado anterior los númerales del 1 al 3 se refieren a Deficiencia en el manejo de
bienes con que cuentan los establecimientos educativos. Del 4 al 8 a Insuficiente
cumplimiento de las funciones administrativas del personal. Del 9 al 11 a Deficiencia en la
calidad educativa de los establecimientos. Del 12 y 13 a Indiferencia de los educandos hacia
la superación profesional. Del 14 y 15 a Inadecuadas instalaciones al servicio de los
usuarios.
Definidos los problemas y factores que lo provocan que se indican las posibles soluciones
9
No. Problemas Factores que lo producen Soluciones
1 Deficiencia en el
manejo de bienes con que cuentan los
establecimientos educativos.
1. Sobrecarga de funciones a los supervisores
2. No existe material de apoyo específico para directores en la elaboración de inventarios
3. Des actualización sobre la elaboración de inventarios que maneja el Ministerio de Educación
1. Creación de una comisión de apoyo entre directores al supervisor
2. Fortalecimiento en el manejo de inventarios dentro del sistema educativo del distrito escolar. 3. Implementación de un taller de
sensibilización en la elaboración y manejo de inventarios a directores del distrito 2 Insuficiente cumplimiento de las funciones administrativas del personal
1. Desinterés en el conocimiento de las funciones del personal.
2. No hay orientación sobre una buena administración al personal.
3. Falta de concientización sobre la labor administrativa que deben realizar
1. Elaboración de un manual de funciones bien definidas
2. Elaborar un plan de inducción hacia las actividades específicas de cada área de la administración
3. Implementar un taller de sensibilización entre el personal
3 Indiferencia de los
educandos hacia la superación
profesional
1. Inadecuada orientación vocacional
2. Escasa motivación hacia la superación profesional
3. Falta de interés de los padres de familia en la educación de sus hijos
1. Promover un taller de sensibilización sobre relaciones humanas dirigido al personal del distrito
2. implementación de un taller de concientización en relación a la ética profesional al personal del distrito
3. Definir labores en el orden jerárquico de la institución a través de un manual de funciones al personal del distrito
4 Deficiencia en la
calidad educativa
de los establecimientos
1. Falta de textos
2. Carecen de materiales y recursos didáctico
3. No se cumple con la entrega insumos a inicios del ciclo escolar de por parte del Ministerio de Educación
1. Gestionar la impresión de textos ante instituciones no gubernamentales que apoyan la educación
2. Concientizar al docente en la aplicación de su creatividad para la elaboración de material didáctico 3. Elaborar solicitudes para que se
cumplan los compromiso que
adquirió el Gobierno ante el Ministerio de Educación
5 Inadecuadas
instalaciones al servicio de los usuarios
1. No se cuentan con recursos económicos para ampliarla
2. Desinteres por parte de las autoridades
3. No existe sala de espera de atención al público equipada
1. Gestionar ante instituciones que brindan apoyo y recursos económicos
2. Concientizar a las autoridades de la necesidad de ampliar las instalaciones
3. Crear un salón de espera a los usuarios equipada
10
1.4 cuadro de análisis y priorización de problemas
A continuación se presentan los cinco problemas o necesidades priorizados del listado de carencias.
No. Problemas
1 Insuficiente cumplimiento de las funciones administrativas del personal
2 Inadecuadas instalaciones al servicio de los usuarios
3 Deficiencia en el manejo de bienes con que cuentan los establecimientos
4 Deficiencia en la calidad educativa en los establecimientos
5 Indiferencia de los educandos hacia la superación profesional
Después de aplicada la Técnica de Priorización por Funciones, los problemas
según el conteo, por prioridad quedaron de la siguiente manera:
PROBLEMAS PUNTEO
1. Deficiencia en el manejo de bienes con que cuentan los
establecimientos educativos
7
2. Insuficiente cumplimiento de las funciones administrativas del
personal
6
3. Indiferencia de los educandos hacia la superación profesional 5
4. Deficiencia en la calidad educativa en los establecimientos 4
5. Inadecuadas instalaciones al servicio de los usuarios 3
Como se puede observar el problema número uno obtuvo el mayor punteo lo cual
11 1.5. Datos de la institución beneficiada.
1.5.1. Nombre de la institución
Supervisión Educativa, Distrito Escolar No. 16-01-01
1.5.2. Tipo de institución
Educativo a nivel superior 1.5.3. Ubicación geográfica
Actualmente ubicado en el Centro Educativo Municipal “CEM” Km. 211, Colonia Sachamach, zona 12, Cobán, Alta Verapaz
1.5.4. Visión
“Ser una Supervisión Administrativa que contribuya al desarrollo de una educación científica y democrática al servicio de la población educativa como factor de desarrollo social y económico de nuestra nación”.7
1.5.5. Misión.
“Una Supervisión Administrativa creada por la finalidad de mejorar la calidad Educativa y Promover actitudes de compromiso con el desarrollo de una educación científica y democrática al servicio de la Comunidad Educativa.”8
1.5.6. Políticas
o Manejar de manera eficiente la administración del personal.
o Orientar y capacitar al personal en programas y actividades eventuales y poniendo en marcha procedimientos de evaluación
o Aplicar la legislación educativa vigente en los casos administrativos
o Justificar la creación y ampliación de plazas en su jurisdicción a fin de ofrecer mayor cobertura en los servicios educativos
o Velar por el uso y aprovechamiento de todos los recursos físicos con que se cuenten en los establecimientos
o Contribuir a la orientación para el buen funcionamiento de proyectos y actividades que enriquezcan el presupuesto de los establecimientos”.9
_______________________
7 Dirección Departamental de Educación. Manual de Supervisión. Ministerio de Educación. Guatemala. Octubre de 1998. Pag. 15.
8 IBID pag. 16 9 IBID pag. 20
12
1.5.7. Objetivos.
1.5.7.1 Objetivos General:
“Coadyuvar a elevar la eficiencia interna y externa del sistema y del proceso educativo, con calidad y equidad.
1.5.7.2 Objetivos Específicos:
¾ Propiciar la permanente vinculación de la oferta educativa con el mercado de trabajo en los ámbitos nacional, regional y local.
¾ Cobertura de la población dispersa y marginadas de los servicios.
¾ Atención a los grupos indígenas monolingües.
¾ Promover la creación de modalidades alternativas no tradicionales, destinadas a satisfacer necesidades de formación, cobertura de población y divulgación del conocimiento.
¾ Impulsar la realización cooperativa, integrada y coordinada de las acciones de investigación, ejecución y evaluación educativa de los aspectos técnicos-pedagógicos en los ámbitos nacional, regional y local.
¾ Autonomía para adecuar el trabajo docente y administrativo a los requerimientos específicos del medio.”10
1.5.8. Metas.
a) “Contribuir a elevar la calidad de la educación, para que responda a las necesidades y expectativas de los diversos grupos de la población y a los requerimientos del desarrollo económico y social, tanto regional como nacional.
b) Coadyuvar en la aplicación de la filosofía de la educación nacional y en la ejecución de las políticas, planes y programas del sector de
educación.
c) Hacer efectiva la democratización proporcionando la igualdad de oportunidades regionales, locales y étnicas para una educación
permanente y promoviendo la interacción y participación de individuos y grupos en el proceso educativo.
d) Facilitar la interacción y correlación interna del Sector Educativo escolar, extraescolar en sus aspectos sociales y culturales.
e) Promover actitudes de compromiso con el desarrollo de una educación científica y democrática al servicio de todos los grupos de la población y que participe como factor del desarrollo social.”11
______________________________________
10 Dirección Departamental de Educación. Manual de Supervisión. Ministerio de Educación. Guatemala. Octubre de 1998. Pag. 23
13 1.5.9 Estructura Organizacional:
La autoridad máxima del distrito es el Ministerio de Educación, Dirección Departamental de Educación, Supervisión Educativa, Coordinación Técnico Administrativo y directores. La Relación que tiene de cada instancia es lo que llamamos lineal.
Fuente: Supervisión Educativa. Distrito Escolar 16-01-01
1.5.9. Recursos (humanos, materiales, financieros) 1.5.10.1 Recursos Humanos
Personal administrativo:
Supervisor Educativo: Walter Geovany Macz 2 Secretarias: Helen Alejandrina Ba Pacay
Indira Maaz Sumalé
Usuarios:
44 Directores de las Escuelas del Nivel Preprimaria y Primaria 407 Docentes de las Escuelas del nivel Preprimaria y Primaria
Ministerio de Educación
Dirección Departamental de Educación.
Supervisión Educativa
Directores del nivel Preprimario y Preprimario
Secretaría
14
1.5.10.2 Recursos Físicos
De acuerdo a la información brindada por la secretaria de la Supervisión Educativa del Distrito Escolar, se cuentan con los siguientes recursos:
No. Ambientes Cantidad
1. Oficinas 1
2. Salón para bodega 1
3. Sanitarios 2
1.5.10.3 Recursos Materiales
No. Descripción del equipo, mobiliario y materiales Cantidad
1 Escritorios de oficina 2
2 Sillas 6
3 Computadora 1
4 Archivadores 3
5 Teléfono 1
6 Máquina de escribir 1
7 Librera 1
1.5.10.4 Recursos Financieros
La Supervisión educativa no tiene un fondo económico específico para cubrir las necesidades que se tienen pues La Dirección Departamental de Educación asigna mobiliario y equipo también otorga vales para papelería o materiales de oficinas y suministros varios requeridos.
1.6 Lista de carencias.
Para obtener el listado de carencias de la Coordinación Técnica
Administrativa del distrito escolar 16-01-01 fue necesario realizar una reunión con el
personal para que a través de una lluvia de ideas se pudiera apoyar de acuerdo a lo
priorizado por la Dirección Departamental de Educación, sede Cobán, Alta Verapaz,
15
No. Carencias
1 Falta de actualización administrativa en los establecimientos educativos 2 Escaso material informativo sobre el cumplimiento de las funciones
administrativas
3 Falta conocimiento sobre legislación educativa
4 Poca agilización de los trámites administrativos en los distritos
5 No se cuentan con recursos tecnológicos adecuados en la supervisión 6 Poco apoyo en el fortalecimiento a la labor de las supervisión
educativa
7 Inadecuado presupuesto para cubrir las necesidades en la supervisión educativa
8 Desvió de la comunicación entre personal
9 Poca aplicación de valores morales de los usuarios al solicitar información
10 Falta de información actualizada y constante hacia los directores
11 Descontrol en el manejo de los bienes en los establecimientos del distrito 12 No se cuenta con un documento específico de orientación en la
elaboración de inventarios
13 Falta de control sobre los bienes con que cuenta los establecimientos 14 Poco apoyo a directores en el conocimiento de inventarios
15 Conflictos que generan las actividades programadas por las autoridades
16 Inconformidad por traslape de actividades entre la comunidad educativa 17 No se respeta lo plasmado en el Plan operativo Anual
Del listado de carencias se procedió a definir los problemas que se encentran en la Supervisión Educativa, constatando que los numerales del 1 al 4 corresponde a la desorganización administrativa en los establecimientos. Del 5 al 7 a Inadecuados programas de apoyo y fortalecimiento a la labor de las supervisiones educativas. Del 8 al 10 Inadecuadas relaciones humanas entre
personal del distrito. Del 11 al 14 a Deficiencia en el manejo de bienes con que
cuentan los establecimientos educativos. Del 15 al 17 a Inconvenientes en cuanto al calendario escolar que se maneja en el distrito
1.7. Cuadro de análisis y priorización de problemas
Para realizar el análisis de los problemas identificados en la institución se elaboro el siguiente cuadro, en donde se determinaron sus causas y posibles soluciones.
16
No. Problemas Factores que lo producen Soluciones
1 Desorganización administrativa en los
establecimientos
1. Desactualización
administrativa
2. Inexistencia de inducción al puesto de directores
3. Falta de habilidad en el uso de tecnología adecuada
1. Elaboración de un manual de funciones para directores
2. Implementación de un diplomado de inducción al puesto de directores
3. Implementación de talleres en el ámbito de actualización tecnológica a directores
2 Inadecuados
programas de apoyo y fortalecimiento a la labor de las supervisiones
educativas
4. Desinterés en las autoridades educativas
5. No se cuentan con recursos económicos
6. Centralización de funciones administrativas
4. Promover talleres de socialización entre supervisores educativos
5. Elaboración de una propuesta de presupuesto conforme a las necesidades del distrito
6. Implementar un taller de sensibilización a los supervisores
3 Inadecuadas relaciones
humanas entre personal del distrito
4. Deficiencia de comunicación entre personal del distrito
5. Incumplimiento de práctica de valores entre personal del distrito
6. Usurpación de cargo entre personal del distrito
4. Promover un taller de sensibilización sobre relaciones humanas dirigido al personal del distrito
5. implementación de un taller de concientización en relación a la ética profesional al personal del distrito
6. Definir labores en el orden jerárquico de la institución a través de un manual de funciones al personal del distrito
4 Deficiencia en el
manejo de bienes con que cuentan los
establecimientos educativos
4. Sobrecarga de funciones a los supervisores
5. No existe material de apoyo específico para directores en la elaboración de inventarios
6. Des actualización sobre la elaboración de inventarios que maneja el Ministerio de Educación
4. Creación de una comisión de apoyo entre directores al supervisor
5. Fortalecimiento en el manejo de inventarios dentro del sistema educativo del distrito escolar No.
6. Implementación de un taller de sensibilización en la elaboración y manejo de inventarios a directores del distrito
5 Inconvenientes en
cuanto al calendario escolar
que se maneja en el distrito
4. Desviación de información de parte de las autoridades educativas
5. Imposición de actividades por parte de las autoridades
6. No se realiza en base a las necesidades específicas de cada región
1. Elaboración de una Propuesta de un programa radial en determinado horario para directores
2. Creación de una comisión para elaborar propuestas ante las autoridades educativas
3. Readecuación de actividades calendarizadas cada región educativa
17
a) Definición
La definición del problema consistió en establecer las causas y los efectos del
problema priorizado, para ello fue necesario plantearse dos preguntas, para las
causas ¿Por qué se da el Poco apoyo al director en el conocimiento de inventarios?,
y para los efectos ¿En que afecta el Poco apoyo al director en el conocimiento de
inventarios?, las respuesta para cada aspecto se dio a través de la lluvia de ideas,
luego se eliminaron las ideas que no son posibles considerarlas dentro de la
capacidad de respuesta por parte del proyectista. El árbol de problemas es
información en forma negativa y el árbol de objetivos es en forma positiva.
El proceso consiste en transformar el arbol de problemas en un arbol de objetivos.
La ficha técnica
Permitió concretizar la idea del proyecto, pues en ella se incluyen una estimación
aproximada de costos y beneficios del proyecto y se tiene la información acerca de:
beneficiarios, localización de beneficiarios, monto aproximado de la inversión, fuente
probable de financiamiento, etc.
1.8 Análisis de viabilidad y factibilidad.
Para el llenado de la siguiente herramienta se sigue el siguiente proceso:
@ En la columna de opción, deben considerarse las alternativas identificadas.
@ En la primera columna aparecen los criterios que servirán para realizar el análisis.
@ Se formula la pregunta ¿Este criterio tiene relación con la opción.
@ Al final, la alternativa que tenga mas relación con los criterios es la que mejor se ajusta para resolver el problema identificado.
No. Idea proyecto
1 Implementación de un programa de Inducción en la elaboración y manejo de inventarios a directores del Distrito Escolar 16-01-01
2 Fortalecimiento en el manejo de inventarios dentro del sistema educativo del distrito escolar No. 16-01-01
3 Creación de una pagina web sobre información general de inventarios que se deben realizar en el Distrito 16-01-01
18 Análisis de viabilidad y factibilidad en función de las opciones del árbol de objetivos.
Para emplear esta herramienta es necesario identificar en el árbol de objetivos las
causas, y a estas sus causas como alternativa de solución, luego se procede a
unirlas hasta dejar dos o tres alternativas.
Se debe acordar los criterios a utilizar para evaluar la viabilidad de las diferentes
opciones, se deben colocar los conceptos de Bajo, Alto, Corto y largo.
Opción1 Implementación de un programa de Inducción en la elaboración y manejo de inventarios a directores del Distrito Escolar 16-01-01
Opción 2
Fortalecimiento en el manejo de inventarios dentro del sistema educativo del distrito escolar No. 16-01-01
Opción 3
Creación de una pagina web sobre información general de inventarios que se deben realizar en el Distrito 16-01-01
Coste Alto Bajo Bajo
Posibilidad
es de éxito Bajo Alto Alto
Costo beneficio
Bajo
Alto Alto
Horizonte
de tiempo Largo Corto Corto
Riesgo
social Alto Bajo Alto
INTERPRETACION: La opción dos es la que más se ajusta para resolver el
problema identificado ya que el costo económico para ejecutarlo es bajo, tendrá
éxito ya que será de mucha utilidad y beneficio a los Directores en un tiempo mínimo
19 Viabilidad y Factibilidad del Proyecto
No. Idea proyecto
1 Implementación de un programa de Inducción en la elaboración y manejo de inventarios a directores del Distrito Escolar 16-01-01
2 Fortalecimiento en el manejo de inventarios dentro del sistema educativo del distrito escolar No. 16-01-01
3 Creación de una pagina web sobre información general de inventarios que se deben realizar en el Distrito 16-01-01
LISTA DE COTEJO Opción 1 Opción 2 Opción 3
No. INDICADORES SI NO SI NO SI NO
Financieros
1 Se cuenta con suficiente recursos financieros? X X X
2 Se cuenta con financiamiento externo? X X X
3 El proyecto se ejecutara con recursos propios? X X X
4 Se cuenta con fondos extras para imprevistos? X X X
Administrativo legal X
5 Se tiene la autorización legal para la realización del proyecto? X X X
6 Existen leyes que amparen la ejecución del proyecto? X X X
Técnico X
7 Se tiene bien definida la cobertura del proyecto? X X X
8 Se tienen los insumos necesarios para el proyecto? X X X
9 Se tiene la tecnología apropiada para el proyecto? X X X
10 El tiempo programado es suficiente para elaborar el proyecto? X X X
11 Se han definido claramente las metas? X X X
12 Se cuenta con personal capacitado para la ejecución del
proyecto?
X X X
Político
13 La institución será responsable del proyecto? X X X
14 El proyecto es de vital importancia dentro de la institución? X X X
Social
15 El proyecto genera conflicto entre los grupos sociales? X X X
16 El proyecto beneficia a la población educativa? X X X
17 El proyecto esta de acuerdo al nivel académico de los
beneficiados?
X X X
18 El proyecto responde a las expectativas de los beneficiarios? X X X
Después de aplicar la lista de cotejo se puede observar que es viable y factible la opción 2 por lo que
20
1.9 El problema seleccionado
De acuerdo al proceso de priorización el problema seleccionado es:
Deficiencia en el manejo de bienes con que cuentan los establecimientos educativos
1.10 Solución propuesta como viable y factible
Después de haber realizado el análisis de viabilidad y factibilidad por medio de la técnica ANALISIS DE VIABILIDAD Y FACTIBILIDAD EN FUNCION DE LAS OPCIONES DEL ARBOL DE OBJETIVOS. Se llego a la conclusión que la mejor alternativa de proyecto es:
Fortalecimiento en el manejo de inventarios dentro del sistema educativo del distrito escolar No. 16-01-01
21 CAPITULO II
PERFIL DEL PROYECTO
2.1. Aspectos generales.
2.1.1. Nombre del proyecto
Fortalecimiento en el manejo de Inventarios dentro del Sistema Educativo del Distrito Escolar No.16-01-01
2.1.2. Problema
Deficiencia en el manejo de bienes con que cuentan los establecimientos educativos
2.1.3. Localización
Supervisión Educativa Distrito Escolar 16-01-01, actualmente ubicado en el Centro Educativo Municipal “CEM”, Km. 211, Colonia Sachamach, zona 12, Cobán, Alta Verapaz
2.1.4. Unidad Ejecutora Supervisión Educativa
Epesista: Celia Dalila Caal Poou
2.1.5. Tipo de proyecto
Administrativo, consistente en un Módulo de Actualización para la elaboración y manejo de Inventarios del Ministerio de Educación, para Directores de las Escuelas Primarias
2.2. Descripción del proyecto
El proyecto consiste en el desarrollo de un Módulo de Actualización para la elaboración y el manejo de Inventarios del Ministerio de Educación, dirigido a Directores de las Escuelas de Educación Primaria y al Supervisor Educativo, ejecutado por un técnico con conocimiento en el tema y la epesista, el cual dará inicio con la adquisición de la información que se debe manejar en los inventarios de la Dirección Departamental de Educación, recopilando información bibliográfica y sobre la base legal, seleccionando los contenidos necesarios para la elaboración, entre los que se encuentran los principales conceptos y fundamentos legales, tales como:
El inventario y su importancia: se refiere a las definiciones y su aplicación dentro de la administración de bienes de una institución.
Instrucciones para el manejo de inventarios: donde se exponen los motivos para elabora los inventarios, la situación general de los inventarios en la actualidad así como la base legal, la autorización de libros, rendición de copias,
22
tiempo para formarse y presentarse, de las adiciones y alzas al inventario, de las disminuciones o bajas, de la clasificación de los bienes, de los bienes inmuebles, de la toma de posesión y entrega de cargos, requisitos que deben llevar los documentos principales de un expediente de la baja en inventario.
Nomenclatura de cuentas: donde se encuentran clasificados cada uno de los bienes muebles e inmuebles debidamente valorizados y separados por las secciones o departamentos que componen el establecimiento, considerando que hay bienes a los que se le debe agregar para mejor especificación la información sobre marcas, modelos, números de registro, etc.
Instrucciones adicionales sobre inventarios de las escuelas primarias de la república: sobre loas nomenclaturas más usuales en las escuelas primarias, útiles que deben incluirse y su exactitud, por lo que se adjunta un modelo de Aviso de adquisición, certificaciones de actas, certificaciones de ingresos al inventario, solicitud de bajas de inventarios, traslados de bienes muebles.
2.3. Justificación
El Fortalecimiento en el manejo de Inventarios dentro del Sistema Educativo del Distrito Escolar No.16-01-01 se realizará con la elaboración de un Módulo de Actualización para la elaboración y el manejo de Inventarios del Ministerio de Educación, dirigido a Directores de las Escuelas de Educación Primaria, ya que no se cuenta con algún tipo de documento específico en la orientación del tema, con el cual se pretende disminuir las funciones que se sobrecargan a los supervisores no siendo saturada la oficina con la revisión de inventarios, además de lograr que las autoridades tomen interés de actualizar a los directores en el tema para que puedan manejar los bienes con que cuentan así como la elaboración de inventarios con eficacia y eficiencia aprovechando las facilidades que brinda la tecnología, aunque también se va estimular la iniciativa por parte de los directores a que se organicen para requerir y demandar información a las autoridades respectivas sobre la elaboración y manejo de inventarios ya que con los avances tecnológicos han incrementado los bienes con que se cuentan en los establecimientos educativos y requieren de un control y registro que cumpla con los lineamientos que establece el Ministerio de Educación, brindándole a los directores las instrucciones a seguir con el fin mantener de forma ordenada los bienes así como sus registros y recuento físico total en forma adecuada y sectorizada para mantener mejores efectos en su control.
23
2.4. Objetivos del proyecto
2.4.1 General
Al finalizar el proyecto en tres meses se habrá apoyado a los directores fortaleciendo su labor en el manejo y elaboración de inventarios dentro del sistema educativo del distrito escolar No.16-01-01 del municipio de Cobán, Departamento de Alta Verapaz.
2.4.2. Específicos.
2.4.2.1 Crear un Modulo de Actualización para la elaboración y el
manejo de Inventarios
2.4.2.2 Socializar el Modulo para la elaboración y el manejo de Inventarios con los Directores del Distrito Escolar
2.4.2.3 Actualizar a los Directores en el tema manejo y elaboración de inventarios
2.4.2.4 Digitalizar la información
2.2.1. Metas.
2.5.1 Proporcionar a los 46 Directores de los Establecimientos que se
encuentran en el Distrito Escolar 16-01-01 un Modulo de Actualización para la elaboración y el manejo de Inventarios
2.5.2 Reunir a los 46 Directores en un taller de socialización sobre el contenido del Módulo de Actualización sobre la elaboración y manejo de Inventarios del Ministerio de Educación adaptándolo al contexto de los establecimientos
2.5.3 Elaborar el inventario de cada establecimiento siguiendo los lineamientos que maneja el Ministerio de Educación
2.5.4 Implementar en la Supervisión Educativa material digitalizado que se entregará a nuevos directores al tomar el puesto en un establecimiento
24
2.6 Beneficiarios
Directos: 26 Directores Indirectos: 450 docentes
2.7. Fuentes de financiamiento y presupuesto Gestión por parte del Estudiante
2.8. Cronograma de actividades de ejecución del proyecto
Año 2008
No ACTIVIDADES MES 1 MES 2 MES 3
1 Preparacion de condiciones
para contar con los recursos previo a iniciar con las siguientes actividades.
P E
2 Recopilacion de informacion
bibliografica
P E
3 Elaboracion de la primera
version del documento
P E
4 Validacion del documentos de
herramientas tecnicas
P E
5 Correccion del documento P
E
6 Levantado de texto del
documento
P E
7 Reproduccion del documento P
E
8 Elaboracion de un plan del
taller de socialización
P E
9 Convocatoria P
E
10 Realizacion del taller de
socialización
P E
11 Evaluacion del proyecto P
E
12 Elaboracion del informe final
del proyecto
P E
25
2.9. Recursos (humanos, materiales, tecnológicos)
2.9.1. Humanos
• Asesor
• Epesistas
• Profesionales
• Estudiantes
2.9.2 Materiales
• Hojas de papel bond
• Lápiz
• Lapicero
• Regla
• Libreta
2.9.3 Tecnológicos
• Computadora
• Impresora
• Cds
26
Administración financiera perfil
No. de Activid
ad
LISTADO DE INSUMOS
CANTID AD DESCRIPCIÓN DEL ARTICULO COSTO UNITARIO COSTO TOTAL 150 10 10 2 20 20 50 15 50 1 1 Fotocopias
Lapiceros de colo negro Lipces
Correcotres de botecito Folders Fastener Hojas impresas Refacciones Documentos empastados impresos Local alquilado Cañonera alquilada .20 2.00 1.00 15.00 5.00 .50 2.00 15.00 50.00 200.00 200.00 Q.30.00 Q.20.00 Q.10..0 Q.30.00 Q.100.00 Q10.00 Q.100.00 Q.225.00 Q.5,000.00 Q.200.00 Q.400.00
Aporte Solicitado: Q.6, 000.00 Aporte del Proyecto: Q.3, 800.00 Imprevistos Q. 490.00 Costo Total del Proyecto: Q.10, 290.00
27
COMPONENTE MES 1 MES 2 MES 3
Administración del Proyecto
Q.200.00 Q.200.00 Q.200.00
Asistencia Técnica
Q.500.00 Q.500.00 Q.500.00
Alquiler de Local
Q.200.00
Capacitación
Q.500.00
Equipo y Mobiliario
Q.400.00
Materiales
Q.525.00 Q.5,000.00
Personal Beneficiado
Q.1,500.00
Imprevistos
Q.75.00
TOTALES
Q.1,850.0 0
Q.700.00 Q.7,800.00
Aporte Solicitado: Q.6, 000.00 Aporte del Proyecto: Q.3, 800.00 Imprevistos Q. 490.00 Costo Total del Proyecto: Q.10, 290.00
28
CAPÍTULO III.
PROCESO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO.
3.1. Actividades y resultados.
Para determinar las actividades y sus respectivos resultados fue necesario
hacerle una revisión a cada una de las acciones realizadas dentro del desarrollo
de la etapas del Ejercicio Profesional Supervisado, inicialmente se reviso el Plan
de trabajo del Ejercicio Profesional Supervisado, luego el Plan de Diagnostico
Institucional, seguido los perfiles de proyectos formulados y el documento de
evaluación del EPS.
No Actividades Resultados
1 Preparación de condiciones
Contar con los recursos económicos para iniciar la elaboración del documento de apoyo.
2 Recopilacion de informacion
bibliografica
Consulta a diferentes referencias bibliográficas
3 Elaboracion de la primera version del documento
Se elaboro Un Módulo de actualización sobre elaboración y el manejo de Inventarios del Ministerio de Educación, para Directores de las Escuelas Primarias, del Distrito Escolar 16-01-01 del municipio de Cobán, Departamento de Alta Verapaz
4 Validacion del
documentos de herramientas tecnicas
Se valido Un Módulo de actualización sobre sobre la elaboración y el manejo de Inventarios del Ministerio de Educación basado en la investigación como apoyo a las labores administrativas de los Directores de las escuelas primarias del distrito escolar 16-01-01 del municipio de Cobán
5 Correccion del
documento
Se corrigió Un Módulo de actualización sobre la elaboración y el manejo de Inventarios del Ministerio de Educación basado en la investigación como apoyo a las labores administrativas de los Directores de las escuelas primarias del distrito escolar 16-01-01 del municipio de Cobán
6 Levantado de texto del documento
Se realizó el levantado de texto del Módulo sobre el manejo de Inventarios del Ministerio de Educación basado en la investigación como apoyo a las labores administrativas de los Directores de las escuelas primarias del distrito escolar 16-01-01 del municipio de Cobán
7 Reproduccion del documento
Una reproducción de 44 ejemplares
8 Elaboracion de un plan de Socialización
Un plan de socialización elaborado con actividades para dar a conocer el módulo
9 Convocatoria Se convoco al supervisor y a Directores de las escuelas primarias del distrito escolar 16-01-01 del municipio de Cobán
10 Realizacion del taller de Socialización
42 Directores participantes.
1 supervisor Técnico Administrativo
11 Evaluacion del proyecto
Se les aplico una encuesta de opinión sobre el documento de apoyo.
12 Elaboracion del informe final del proyecto
29 3.2. Productos y logros
No. Productos Logros
1 Elaboración de Un
Módulo de actualización en la elaboración y manejo de Inventarios del Ministerio de Educación como documento de apoyo
técnico administrativo
• Que el supervisor técnico administrativo tanto como directores que se encuentran bajo su distrito educativo cuenten con Un Módulo de actualización sobre la elaboración el manejo de Inventarios del Ministerio de Educación como documento de apoyo técnico administrativo, el cual están dispuestos a utilizar
• Actualizar la información que se maneja en la elaboración de inventarios de bienes del ministerio de Educación.
• Ampliar los conocimientos técnicos,
administrativos de los Directores de los establecimientos de escuelas primarias
• Que el presente documento sea una herramienta para orientar a nuevos directores que asumen cargo administrativo en las escuelas primarias
• El Supervisor Educativo y Directores del Distrito utilizan y aplican el Módulo de Actualización de información para el manejo de inventario del Distrito Escolar 16-01-01, que será herramienta de utilidad
2 Elaboración de un plan de taller de socialización
• Dirigir el taller de socialización
• Organizar las actividades para lograr los objetivos esperados del taller de socialización
• Definir los responsables de las actividades
2 Socialización del
documento de apoyo a través de un taller
• Se le entrego a cada Director y al supervisor un ejemplar del documento para que emitieran sus puntos de vista
• Se intercambiaron opiniones de Directores sobre la información contenida en el módulo.
• Se elabora un modelo de inventarios en base a las conclusiones propuestas y siguiendo los lineamientos que maneja el Ministerio de Educación
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
ELABORADO POR:
CELIA DALILA CAAL POOU
SUPERVISOR EDUCTIVO: WALTER GEOVANY MACZ DISTRITO ESCOLAR 16‐01‐01
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE HUMANIDADES,
SECCIÓN COBAN, ALTA VERAPAZ
2008
Libro de Inventario Supervisión Educativa
Libro de Inventario Supervisión Educativa
Distrito Escolar 16-01-01
MINEDUC
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA
ELABORACIÓN Y MANEJO DE INVENTARIOS
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE HUMANIDADES SECCIÓN COBAN A.V.
LICENCIATURA EN PEDAGOGIA Y ADMINISTRACION EDUCATIVA
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACIÓN Y MANEJO DE
INVENTARIOS
Celia Dalila Caal Poou Carné 200450611
Cobán Alta Verapaz
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
i
PRESENTACION
De acuerdo con la situación indeterminada e insegura en que actualmente se
mantiene los bienes del MINEDUC, así como sus registros es necesario llevar a
cabo un recuento físico total de los mismos que deberá practicarse en forma
ordenada y sectorizada para los mejores efectos en su control. Juntamente a la
verificación física se deben ir marcando los bienes de manera que se pueden
establecer con seguridad con que bienes pueden contarse todavía y cuales es
necesario rebajar según la situación que presenten, depurando además los
inventarios auxiliares y por consiguiente el inventario general. Debido a la
situación confusa antes citada se han generado notables pérdidas que constituyen
obviamente faltantes de bienes inventariados de los cuales debe determinarse el
paradero o en su defecto al confirmarse la perdida proceder contra los
responsables de conformidad con la ley de la materia.
Se ha podido comprobar que en las mayor parte de las dependencias no existe un
adecuado control de los bienes de tal forma que los registros no coinciden con las
existencias por evidentes diferencias, lo cual hace necesaria una eliminación de
los mismos para determinar las existencias reales e iniciar un adecuado manejo
del inventario. Considerando que los bienes del estado están enmarcados bajo
ciertas nomenclaturas de las cuales se aplican en el Ministerio de Educación y por
ende en los Establecimientos Educativos por lo cual se necesita tener bases para
la elaboración y manejo de Inventarios a fin de eficientar esta labor.
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
ii
JUSTIFICACIÓN
El Presente Módulo de Actualización para la elaboración y el manejo de
Inventarios del Ministerio de Educación, está dirigido a Directores de las
Escuelas de Educación Primaria, con el objeto de fortalecer el manejo de
Inventarios dentro del Sistema Educativo del Distrito Escolar No.16-01-01,
ya que no se cuenta con algún tipo de documento específico en la
orientación del tema, con el cual se pretende reducir errores en la
elaboración de los inventarios, además de actualizar a los directores en el
tema para que puedan manejar los bienes con que cuentan así como la
elaboración de inventarios con eficacia y eficiencia aprovechando las
facilidades que brinda la tecnología, aunque también se estimula la
iniciativa de los directores a que se organicen en la demanda de
información a las autoridades respectivas sobre la elaboración y manejo de
inventarios ya que con los avances tecnológicos han incrementado los
bienes con que se cuentan en los establecimientos educativos y requieren
de un control y registro que cumpla con los lineamientos que establece el
Ministerio de Educación, brindándole a los directores las instrucciones a
seguir con el fin mantener de forma ordenada los bienes así como sus
registros y recuento físico total en forma adecuada y sectorizada para
mantener mejores efectos en su control.
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
iii
OBJETIVOS
General
Apoyar a los directores de Escuelas Primarias, en el fortalecimiento y
manejo de inventarios dentro del sistema educativo del distrito escolar
No.16-01-01 del municipio de Cobán, Departamento de Alta Verapaz,
satisfaciendo una de las necesidades administrativas, para lograr
agilización en la elaboración de inventarios, de esta manera en la eficacia
del trabajo administrativo de directores.
Específicos
Minimizar labores administrativas al supervisor
Manejar correctamente los bienes del Ministerio de Educación, en los
establecimientos de Educación Primaria.
Elaborar inventarios siguiendo los lineamientos que maneja el
Ministerio de Educación
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
INDICE
Presentación i
Justificación ii
Objetivos iii
1. Que es un inventario 1
2. Para que se elaboran los inventarios 1
3. Importancia de los inventarios 1
4. Tipos de inventario 2
4.1 Inventario perpetuo 2
4.2 Inventario Intermitente 2
4.3 Inventario Final 2
4.4 Inventario Inicial 3
4.5 Inventario Físico 3
5. Objetivos que persiguen la contabilización 3
6. Ventajas para el control de inventarios 3
7. Objetivos para el rubro de inventarios 4
8. Autorización de libros de inventarios 4
9. Manejo de un inventario 5
10. Rendición de copias de inventario 5
11. Tiempo para formar el inventario 6
12. Forma de practicarse el inventario 6
13. Que no debe incluirse en el inventario 8
14. Alzas de inventarios 9
14.1 Adquisiciones por compra 9
14.2 Adquisición por donación 9
14.3 Adquisiciones por traslado entre dependencias 9
15. Valuaciones de bienes en el inventario 10
16. Porque se dan las bajas de bienes en el inventario 10
16.2 Por pérdida 11
16.3 Por hurto o robo 11
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
16.5 Por desuso, venta o permuta 12
16.6 Por traslado de bienes metálicos o ferrosos 13
16.7 Destrucción por fenómenos naturales y siniestros 13
16.8 Provocados por hechos o actos delictivos 14
16.9 Por destrucción de bienes en accidentes 14
16.9.1 Caso fortuito 14
16.10 Provocado por imprudencia o negligencia 15
16.11 Provocado por personas particulares 16
17. Clasificación de los bienes 16
17.1 Fungibles 16
17.2 No fungibles 16
17.3 Baja de bienes fungibles 17
18. Bienes inmuebles 17
19. Toma de posesión y entrega de cargo 17
20. Documentos a adjuntar a un expediente de baja de un inventario 18
21. Tarjetas de responsabilidad 18
22. Certificación de Ingreso al Inventario 18
23. Nomenclaturas de cuentas 19
24. Modelos de los documentos que se utilizan en los inventarios 24
24.1 Aviso de adquisición 24
24.2 Adquisición por donación 24
24.3 Certificación de actas 25
24.4 Certificación de ingreso al inventario 27
24.5 Solicitud de baja de inventarios 28
25. Base legal que respaldan el manejo y elaboración de inventarios 29
26. Actividades sugeridas 31
27. Evaluación 32
Conclusión 33
Bibliografía 34
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
“Control de los bienes y demás cosas pertenecientes a una institución que se
encuentra registrado en un documento, por lo general, el activo mayor en sus
balances contables y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías,
son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados” 1
Los sistemas de contabilidad para los inventarios forman parte muy importante, en
establecimientos o instituciones. Este manejo contable permitirá a los
establecimientos educativos en este caso mantener el control oportunamente, así
como también conocer al final del Ciclo Escolar un estado confiable de la
situación de bienes muebles e inmuebles con que se cuenta.
Los inventarios permiten mantener de manera organizada y lógica los bienes con
que se cuentan en los establecimientos educativos para evitar irregularidades que
pasen desapercibidos, así como para verificar la cantidad de bienes con que se
cuenta para no almacenar sin darles uso a bienes, que puedan ser faltantes en
otros establecimientos.
“El rubro de inventario es de mayor significación dentro del
activo porque de acuerdo al manejo puede conocerse los
bienes que tiene a cargo cada institución” 2
Siendo complicado el control de los activos o bienes con que
se cuentan por la gran diversidad de artículos que se
manejan, grandes volúmenes en
_____________________________
1
JOHNSON Robert W. Administración financiera. Madrid. Capitulo I. Administración de inventarios. Inicio, 1996. 75 p .p.
2 HOLMES, W. Arthur. Presupuestos planificación y control de las utilidades . Inicio. 110 p.p
37
Libro introductorio sobre la
Estadística y sus métodos
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
LIBROS DE INVENTARIOS existencia, numerosas operaciones efectuadas como entradas y salidas, rapidez
en su cambio, diferentes costos unitarios verificación periódica de la existencia,
determinación de faltantes físicos, corrección de errores, aunque también se dan
problemas en el mantenimiento adquisición y destino final, tales como:
oportunidad en la compra,
p Surtido o entrega,
p Cantidades y calidades a un costo eficiente,
p Facilidades financieras,
p Disposición de recursos financieros a ser requeridos,
p Prevención de daños por causas físicas o económicas,
p Como el que queden obsoletos o caduquen,
p Por inadecuación en su uso.
4.1 Inventario perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el establecimiento, por medio de un
registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar,
donde se llevan los importes en unidades monetarias y las
cantidades físicas.
4.2 Inventario Intermitente: Es un inventario que se efectúa varias veces al año. Se recurre a el, por razones diversas, no se
puede introducir en la contabilidad del inventario contable
permanente, al que se trata de suplir en parte.
4.3 Inventario Final: Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una
nueva situación patrimonial en ese sentido, después de efectuadas todas las
operaciones mercantiles de dicho periodo.
38
Manual de Contabilidad
MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS
4.4 Inventario Inicial: Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones.
4.5 Inventario Físico: “Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha
del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas”3
Es el inventario real. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias.
Control de la cantidad y valor de bienes existentes
Prevención de pérdidas, así como desperdicios o malos usos de los bienes
Evitar robos así como fijar responsabilidad
Prevenir excesos insuficiencia o defectos en las existencias
Establecer normas para el consumo y compras de bienes
Registro correcto del costo de los bienes conforme documentos
Mantener el mínimo de capital invertido
Reducir altos costos financieros generados por existencias excesivas
Reducir riesgos por fraudes y robos, daños físicos o deterioro y obsolencia
Reducir costo en tiempo y esfuerzos para la toma de inventarios físicos.
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3 CORDERA
Martin José, Gestión de Contabilidad. Ediciones Pirámides, Madrid, 1994. 83 p.p.
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