Manual de Organización para la Empresa

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Proyecto

Manual de Organización para la Empresa

“FRANCISCO MORFÍN CÁRDENAS”

Alma Lorena Morfín Martínez

No. Control: 10460422

Lic. En Administración

Asesor:

Lic. Francisco Javier Ventura Cisneros

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ÍNDICE

INTRODUCCIÓN CAPITULO I.

ANTECEDENTES GENERALES

1.1 Historia de la empresa……….2

1.2 Justificación……….3-4 1.3 Objetivos 1.3.1 Objetivos generales………..5

1.3.2 Objetivos específicos ………..5

1.4 Problemas a resolver………...6

1.5 Alcances………...7

1.6 Limitaciones………..7

CAPITULO II. MARCO TEORICO 2.1 Generalidades de los Manuales de organización……….8-12 CAPITULO III. ACTIVIDADES REALIZADAS 3.1 Implementación “Manual de Organización”………....13-33 CAPITULO IV. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 4.1 Conclusiones………34

4.2 Recomendaciones………...35

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INTRODUCCIÓN

El manual de organización que se realizó en la empresa “FRANCISCO MORFIN CARDENAS” fue con la finalidad de desarrollar y culminar el proyecto de residencia profesional y a su vez poder brindar un documento a la empresa donde se plasme la estructura organizacional, objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos que integran la empresa.

El manual de organización, es un instrumento de trabajo necesario para normar y precisar las funciones del personal que conforma la estructura organizativa, delimitando a su vez, sus responsabilidades y logrando mediante su adecuada implementación la correspondencia funcional entre puestos y estructura.

La actualización del presente manual deberá ser constante o cuando se presente algún cambio en la estructura organizacional para mantener su utilidad dentro de la organización.

El manual administrativo es una fuente permanente de información, pues permite conocer la estructuración de las organizaciones. Cada empresa cuenta con sus propios manuales, esto debido a que en cada una de ellas se trabaja de manera distinta y por lo tanto sus procedimientos, organización, políticas, etc., son diferentes.

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Página 2 HISTORIA DE LA EMPRESA

La Empresa “FRANCISCO MORFÍN CÁRDENAS” es una empresa pequeña dedicada a prestar servicios mediante contratos dentro de la empresa Ternium. Se dio inicio en el año 1991 con la visión de que sea un negocio rentable.

Actualmente cuenta con 15 trabajadores, ubicados en 4 puestos diferentes, son trabajadores contratados de manera eventual, de acuerdo al tamaño de la obra que realicen y a la fecha de término del contrato.

Dentro de la organización un despacho Contable lleva a cabo las actividades relacionadas con recursos humanos, como el registro del personal ante las dependencias oficiales que les corresponden (IMSS, INFONAVIT), el control de los empleados y la elaboración de nómina, pero no se cuenta con un Departamento de Recursos Humanos ni con procedimientos y controles del personal que ayuden a la administración efectiva del capital humano.

Los principales servicios que presta dentro de la comunidad Ternium son los siguientes:

 Servicio de transporte de personal a diferentes rutas.

 Servicio de limpieza de oficinas en mina encino y ángulo.

 Servicio de apoyo en laboratorio de muestreo y análisis en mina encino.

 Servicio de barderos en mina encino.

Domicilio: Conocido S/N C.P. 49870 El Agostadero, Pihuamo, Jal

Teléfono:(312) 307 1190

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Página 3 JUSTIFICACIÓN

La razón principal de realizar este documento es contribuir a la profesionalización de la administración dentro de esta empresa. Los manuales administrativos son herramientas muy útiles para fomentar el trabajo de cualquier organización.

La empresa “FRANCISCO MORFIN CARDENAS”, carece de los manuales administrativos, y son necesarios para el correcto funcionamiento de la organización. Sea una pequeña, mediana o gran empresa, todas sin excepción necesitan algún tipo de pauta organizativa. Definir los valores, la visión y misión, los cuales son elementos esenciales que orientan a la empresa hacia el logro de un objetivo; sin embargo, hay algo también importante; los organigramas y el manual de organización, sobre todo si hay empleados se debe de contar con estos elementos. Como se puede ver es muy indispensable contar con un instrumento como el manual de organización en la empresa.

Es muy frecuente encontrar en las pequeñas empresas trabajadores que no saben lo que deben hacer, sobre todo los que recién ingresan, pasan dos o tres días adivinando cuáles son sus roles. Lo anterior se debe a la falta de organización. El trabajador debe conocer desde el ingreso en la compañía las declaraciones estratégicas (visión, misión, valores y objetivos), el organigrama funcional de toda la empresa, el área donde va a desempeñarse y el Manual de Organización.

El manual de organización es un documento que contiene información detallada referente al directorio administrativo, antecedentes, legislación, atribuciones, estructuras y Funciones de las unidades administrativas que integran la institución, señalando los niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, canales de comunicación y coordinación, asimismo, contiene organigramas que describen en forma gráfica la estructura de organización.

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Página 4 Los objetivos del manual de organización serán:

 El manual de organización facilitara el proceso de inducción del personal y permitirá el perfeccionamiento y orientación de las funciones y responsabilidades del cargo al que han sido asignados.

 Se determinaran las funciones específicas, responsabilidad y autoridad de los cargos dentro de la estructura orgánica.

 Se proporcionara información a los funcionarios y servidores sobre sus funciones específicas.

 Implementar la estructura organizacional de la empresa.

Los manuales administrativos son medios valiosos para la comunicación, y sirven para registrar y transmitir la información, respecto a la organización, y funcionamiento de la dependencia; es decir, entenderemos por manual de organización en general el documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, la información y/o las instrucciones sobre historia, organización, política y/o procedimientos de una institución, que se consideren necesarios para la mejor ejecución del trabajo.

El manual de organización es un documento oficial que describe claramente la estructura orgánica y las funciones asignadas a cada elemento de una organización, así como las tareas específicas y la autoridad asignada a cada miembro del organismo.

En nuestro ámbito de acción se define como una herramienta o instrumento de trabajo, y consulta en el que se registra y actualiza la información detallada, referente a los antecedentes históricos, el marco jurídico-administrativo, objetivo, estructura orgánica, organigrama que representa en forma esquemática la estructura de la organización, las funciones de los órganos que integran una unidad administrativa, los niveles jerárquicos, los grados de autoridad, responsabilidad, así como las líneas de comunicación y coordinación existentes, que esquematiza y resume la organización de una unidad responsable.

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Página 5 OBJETIVO GENERAL Y OBJETIVOS ESPECÍFICOS

a).- OBJETIVO GENERAL:

Elaborar un manual de organización para proporcionar, en forma ordenada, la información básica de la empresa y funcionamiento de la unidad responsable como una referencia obligada para lograr el aprovechamiento de los recursos y el desarrollo de las funciones encomendadas.

b).- OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

 Que la empresa cuente con un manual de organización de su funcionamiento que sea fácil de entender para los empleados y más para la gente ajena a la organización.

 Fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la organización.

 Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa.

 Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios.

 Delimitar claramente las responsabilidades y obligaciones de cada área de trabajo.

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Página 6 PROBLEMAS A RESOLVER

 La empresa “FRANCISCO MORFÍN CÁRDENAS” en muchas de las áreas no están bien definidas las funciones que se deben de realizar para cumplir con el objetivo en cada una de ellas.

 Esta situación origina que en algunos casos se presente la duplicidad de funciones y, en otros casos, no se precise la responsabilidad de cada área en la ejecución de tareas específicas.

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Página 7 ALCANCES Y LIMITACIONES

Alcances:

 Lograr que el 100% de la empresa esté integrado en el manual de organización, con la finalidad de que sea utilizado en el mejor desempeño de sus funciones.

Limitaciones:

 El manual constituye una herramienta, pero no la solución para todos los problemas administrativos que se puedan presentar.

 Si no se actualiza permanentemente, pierde vigencia con rapidez.

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Página 8 MARCO TEÓRICO

El manual de organización es un documento oficial cuyo propósito es describir la estructura de funciones y departamentos de una organización, así como las tareas específicas y la autoridad asignada a cada miembro del organismo.

Un manual de organización complementa con más detalles la información que bosqueja el organigrama. Contiene información detallada referente al directorio administrativo, antecedentes, legislación, atribuciones, estructuras y funciones de las unidades administrativas que integran la empresa, señalando los niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, canales de comunicación y coordinación, asimismo, contiene organigramas que describen en forma gráfica la estructura de organización.

El Manual de Organización y Funciones, más conocido como (MOF) por sus siglas, es un documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la organización que han adoptado, y que sirve como guía para todo el personal.

El MOF contiene esencialmente la estructura organizacional, comúnmente llamada Organigrama, y la descripción de las funciones de todos los puestos en la empresa. También se suele incluir en la descripción de cada puesto el perfil y los indicadores de evaluación.

Hoy en día se hace mucho más necesario tener este tipo de documentos, no solo porque todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, etc), lo requieran, sino porque su uso interno y diario, minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc.

Además, es la piedra angular para implantar otros sistemas organizacionales muy efectivos como: evaluación de desempeño, escalas salariales, desarrollo de carrera y otros.

Como ven, la existencia del MOF en una organización es de vital importancia y por ello se debe cuidar el proceso de su elaboración. Aquí algunas recomendaciones para este proceso:

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Página 9

 Se necesita que los líderes que toman las decisiones separen unas horas (3 a 4) semanales para la decisiones referentes a estos temas.

 Se necesita formar un equipo técnico que lidere el proceso (no es necesario la exclusividad) y puede ser interno o externo a la organización.

 Se necesita que la organización tenga su plan estratégico vigente, pues sin esto no se podrá realizar el MOF.

 Se necesita finalmente hacer un plan de implantación de este manual, especialmente con los cambios fuertes.

 Finalmente, poner el manual a plena disponibilidad para el personal, por ejemplo colgarlo en la intranet institucional. En nuestra experiencia en Perfil con diversas consultorías en estos temas, las empresas al inicio, no conocen el verdadero valor e impacto de esta herramienta, pero a medida que se elabora el manual, también se van resolviendo algunos grandes problemas que se tenían y que en algunos casos los ha llevado a sufrir algunos golpes fuertes, afectando la rentabilidad del negocio (descoordinaciones con el cliente, fallas en las operaciones, demoras, etc.).

Lo ideal administrativamente es que toda organización pequeña, mediana o grande cuente con alguna forma de descripción de su funcionamiento, que sea fácil de entender tanto para un directivo como para los empleados menos y aun para la gente ajena a la organización.

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.

"Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa". (Ponce., 1983)

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Página 10 ya que en esencia detalla lo que la organización representas como tal, su funcionamiento y hacia dónde va”. (Ponce., 1983)

Es recomendable que el manual de organización se complemente con otros manuales administrativos, incluyendo el manual de procedimientos y políticas.

Estos últimos complementan al manual en su tarea de aclarar estructuras, estandarizar procedimientos y respaldar las decisiones que se toman.

(Krauss, 1977)Lo define al manual de organización como: " Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo".

(Krauss, 1977) Manifiesta que los manuales de organización exponen con detalle la estructura de la compañía y señalan los puestos y la relación que existe entre ellos. Explica la jerarquía, los grados de autoridad, responsabilidad, las funciones y actividades de los órganos de la empresa. Generalmente contiene graficas de organización, descripción de trabajo, cartas límite de autoridad, etc.

“De acuerdo como se señala este manual explica con detalle la estructura organizacional de la empresa y señala los puestos y la relación que existe entre ejecutivos y departamentos. Las gráficas de organización las de descripción de trabajo generalmente constituyen el contenido de este manual.” (Krauss, 1977)

“Estos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura, organigrama, misión y funciones organizacionales” (Krauss, 1977)

De lo anterior se puede concluir que el propósito principal del manual de organización es dar a conocer sistemáticamente y por escrito a los empleados las actividades, procedimientos y como está estructurada la organización, recurriendo a tablas, gráficas y diagramas parapara facilitar el entendimiento del usuario.

Representan de manera expresiva una forma de comunicación entre la gerencia y los empleados. Además evita la duplicidad de funciones y que se deslinden responsabilidades en el trabajo.

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Página 11 ellos. Explican la jerarquía, los grados de responsabilidad, las funciones y actividades de las unidades orgánicas de la empresa. Generalmente contiene graficas de organización y descripción de puesto.

Objetivos del manual de organización:

El manual de organización es un documento oficial cuyo propósito es describir la estructura de funciones y departamentos de una organización, así como tareas específicas y la autoridad asignada a cada miembro del organismo.

(Valencia, 2002) Señala los siguientes objetivos:

 Presentar una visión de conjunto de la organización.

 Precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgánica para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

 Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

 Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecución del trabajo, evitando repetición de instrucciones.

 Facilitar el reclutamiento y selección de personal.

 Servir como orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas unidades orgánicas.

 Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales. Importancia

La organización de la mayor parte de las empresas de nuestro país se ha realizado conforme a la práctica diaria y la aplicación más o menos correcta del criterio de los jefes, basándose la mayoría de las veces en la experiencia laboral, que aunque llegue a ser correcta, no está escrita por lo que no tiene un carácter permanente y resulta difícil transmitir esa experiencia.

(Diamond, 1983) Hace un análisis en el que presenta los inconvenientes de que el personal de la empresa no tenga presentes y bien definidas sus atribuciones y funciones:

No habiendo reglas precisas o escritas, frecuentemente se dará el caso de alteraciones, por olvido en los trámites.

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Página 12 No pueden exigirse las responsabilidades en que se incurra, debido a lo impreciso de las funciones que a cada empleado se le asignan.

No se metodiza el trabajo, como sería si se tomara como base las prevenciones del manual.

Algunos empleados indolentes, estorban la labor de los activos, cuando las labores debieran estar encadenadas y sujetas a horarios como se debe.

Un nuevo director o nuevo empleado, tropiezan con el desconocimiento absoluto del mecanismo administrativo, y necesita pasar algún tiempo para que se ponga al tanto de él, toda vez que no cuentan con una guía precisa que lo ilustre. De aquí viene el que todas las empresas tengan empleados necesarios.

Los nuevos directores, careciendo del conocimiento completo de la forma de administrar, se sienten inclinados a promover reorganizaciones que no son necesarias, originando la confusión y el descontento en el trabajo del personal.

Un manual de organización no es el producto final de la planeación de la organización. En la medida que el manual contenga los aspectos anteriormente indicados la dirección superior manifiesta su responsabilidad para organizar los recursos humanos e indicar dónde y quien debe hacer el trabajo.

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Página 13 “IMPLEMENTACION MANUAL DE ORGANIZACIÓN”

1.- INTRODUCCIÓN:

Objetivo del manual de organización:

Formalizar las actividades para llegar al logro de las metas u objetivos planeados por la empresa, y de esta manera los empleados estén bien informados sobre las actividades y funciones que deben realizar evitando sobre esfuerzo o malentendidos al momento de recibir una orden al realizar sus actividades.

Como usar el Manual de Organización:

Este manual será utilizado cada vez que sea necesario, es decir, cuando ingrese un nuevo empleado a la empresa, o cada vez que se realicen actualizaciones al manual.

Las actualizaciones de este manual se realizarán en el momento que se presente algún cambio en la estructura organizacional, en los puestos en general y jerarquía, o en los objetivos de la organización.

Por motivos de seguridad al manual no debe salir de la empresa, debido a que la información contenida en él es confidencial. Todo empleado de la empresa tiene acceso a utilizar este manual, si así lo requiere.

El empleado que requiera del manual debe dirigirse hacia el gerente de la sucursal para que el mismo lo proporcione.

2.- Misión de la empresa “FRANCISCO MORFIN CARDENAS”

Proporcionar personal a la empresa TERNIUM con las características y equipo necesario para la realización de actividades que se soliciten.

3.-Visión de la empresa “FRANCISCO MORFIN CARDENAS”

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Página 14 4.-Valores de la empresa “FRANCISCO MORFIN CARDENAS”

1) Honestidad: sinceridad, decencia y buen comportamiento en el cual nuestro equipo de trabajo labora.

2) Integridad: cualidad del personal que los faculta para tomar decisiones sobre su comportamiento por sí mismos.

3) Respeto: reconocemos los derechos y la dignidad de un ser y a abstenerse de ofenderlos (tratar bien a las personas, saber escuchar y aceptar diferencias).

4) Ética: valores morales que permiten a nuestro equipo de trabajo adoptar decisiones y determinar un comportamiento apropiado, esos valores deben estar basados en lo que es correcto, lo cual puede ir más allá de lo que es legal.

5) Lealtad: ser fiel a los principios de la empresa y tener amor a la empresa.

6) Compromiso: actitud positiva y responsable por parte del equipo de trabajo para el logro de los objetivos, fines y metas.

7) Calidad: en todos los ámbitos en cada una de las actividades que realizamos.

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Página 15 5.- ORGANIGRAMA

Dirección general

Recursos Humanos

Coordinacion de Servicios externos

Supervisor de Servicos externos

Empleados

Finanzas

Auxiliar Contable

Administración

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Página 16 6.-ESTRUCTURA FUNCIONAL: “DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS”

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE GERENTE GENERAL

OBJETIVO DEL PUESTO: Desarrollar un Organismo eficiente, que permita ser autosuficiente brindando un servicio de calidad a nuestros usuarios y canalizar los recursos y los esfuerzos de la organización, hacia aquellas oportunidades que le permitan alcanzar resultados económicos significativos, haciendo de la compañía una empresa socialmente comprometida.

FUNCIONES BASICAS:

• coordinar los recursos internos (recursos humanos, financieros, etc)

• representar a la compañía frente a terceros.

• Definir las metas y objetivos y darles seguimiento.

• Se encarga de que los integrantes del grupo subordinen sus deseos individuales para alcanzar los objetivos comunes. Para eso, la gerencia debe aportar su liderazgo, conducción y capacidad de coordinación.

• Planificar: determinar los pasos a seguir para alcanzar el objetivo.

• Organizar: dotar de medios humanos, técnicos, financieros, etc... Para dotar las funciones.

• Controlar: vigilar que las funciones estén orientadas a conseguir los objetivos.

• Gestión: El gerente se encarga de que las funciones se realicen correctamente.

PUESTO AL QUE REPORTA:

Reporta a las Gerencias de recursos humanos, finanzas y administración.

RELACIÓN- COMUNICACIÓN:

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PERFIL DEL PUESTO DE GERENTE GENERAL

Nombre del Puesto Gerente General

PERFIL POR COMPETENCIAS

Escolaridad Mínima Deseable

Licenciatura en Administración o

carreras afines. _Titulado

Actitudes

Buena presentación Facilidad de palabra

Uso adecuado del vocabulario Poder de convencimiento

Idioma requerido _{Ingles 80%}

Edad _{23-35 años}

Sexo _{Hombre o Mujer}

Experiencia Mínima en Años, meses

Experiencia en el área

administrativa 6 meses a 1 año

Requiere disponibilidad para viajar

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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE GERENTE DE RECURSOS HUMANOS

OBJETIVO DEL PUESTO: Establecer las normas aplicables a las actividades de selección y contratación del recurso humano que permitan escoger personas idóneas, que se ajusten a los requerimientos de la Compañía y a los perfiles establecidos para alcanzar sus objetivos estratégicos y asegurar su futuro desarrollo.

• Reclutar personal de 18 a 43 años de edad

• Se dará seguro al empleado desde antes de empezar a laborar • Llevar a cabo el procedimiento de reclutamiento:

• Realizar examen médico al candidato al trabajo.

• Realizar al aspirante al puesto, el antidoping antes de ingresar a la empresa, si no lo pasa, queda eliminado a adquirir el puesto.

• Tomar el curso de seguridad industrial e inducción (el examen se debe pasar con un 80% acreditándolo si no es así no se puede continuar con los demás pasos)

• El solicitante de empleo debe llevar la solicitud de empleo elaborada y contar con sus documentos personales oficiales (curp, ife, escolaridad) y de ser así se recopilan sus papeles.

• Si es apto, o apto-condicionado(realizar examen C/6 meses) ;si la enfermedad del empleado avanza, se liquida

• Enviar el perfil del trabajador a la empresa que recibirá el servicio para que se revise y se le dé el llamado “VISTO BUENO”.

• Llevar el visto bueno y al trabajador a la oficina de legalidad, para la credencialización (si no pasa la credencial, no pasa el trabajador a la planta)

• Renovar cada año los estudios médicos en los trabajadores, la salud del empleado es lo primordial.

• Portar el equipo de seguridad antes de entrar a laborar.

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PERFIL DEL PUESTO DE GERENTE DE RECURSOS HUMANOS

Nombre del Puesto Gerente de Recursos Humanos

• PERFIL POR COMPETENCIAS Escolaridad Mínima Deseable

Licenciatura en Administración o carreras afines.

Titulado

Actitudes

Buena presentación Relación con su entorno Tolerante

Flexible Liderazgo

Edad _{23-35 años}

Experiencia en el área

administrativa 1 año

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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE GERENTE DE FINANZAS

OBJETIVO DEL PUESTO: Administrar un sistema contable óptimo para la empresa y en conformidad organizar la contabilidad de la empresa con las normas establecidas que se ajusten a las políticas, principios y normas generalmente aceptadas.

 Desarrollar la contabilidad de la empresa según el sistema contable.

 Presentar balances mensuales.

 Realizar las transacciones oportunas de tal forma que haya una fluidez en las cuentas bancarias.

 Realizar los pagos mensuales y beneficios de nómina de la empresa.

 Estudiar los valores que constituyen capital o que intervendrán en las operaciones diarias.

 Fijar el sistema adecuado para calcular los precios de costos, reposición y venta, según corresponda.

 Estudiar e interpretar los resultados obtenidos.

 Depuración de cuentas.

 Facturación

-Emitir albaranes y facturas a clientes/deudores (y envío a destinatarios) -Recibir albaranes/facturas de proveedores/acreedores

-Recibir extractos bancarios y otros documentos

 Contabilidad financiera

-Registro contable de las operaciones de la empresa -Elaboración y presentación de Cuentas Anuales -Orden y conservación documentos legales

 Cobros y Pagos

-Cobros a clientes y deudores -Pagos a proveedores y acreedores -Pagos a personal

-Pagos impuestos

-Comprobación importes correctos

-Control de movimientos de cuentas corrientes de la empresa y sus saldos PUESTO AL QUE REPORTA:

RELACIÓN- COMUNICACIÓN: Reporta a gerencia general

Reporta a gerencia general

La comunicación será internamente con todas las áreas de trabajo

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Página 21 PERFIL DEL PUESTO DE GERENTE DE FINANZAS

Nombre del Puesto Gerente de Finanzas

Licenciatura en Contaduría Pública o carreras afines

Titulado

Actitudes

Responsable Ético

Capacidad de dialogo

Comunicarse de manera clara y precisa

Contabilidad general, Elaboración de análisis y control de

presupuestos.

2 años

Edad _{23-35 años}

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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE GERENTE DE ADMINISTRACION

OBJETIVO DEL PUESTO: proveer los materiales e instalaciones necesarias para crear un ambiente de trabajo idóneo para la realización de actividades

dichas del área.

FUNCONES BASICAS:

• La oficina administrativa deberá de recibir mantenimiento para mantener su buen estado en presentación y conservación.

• Utilizar materiales e insumos de calidad que reduzcan los costos.

• Es el deber del administrador prever la renovación del mobiliario, e. de computo, instalaciones y transporte; en un periodo máximo de 7 días hábiles.

• Cuando el contrato está a punto de vencerse se procede a renovar o recontratar

• Cuando la empresa es candidata a ganar la licitación se avisa con 20 días de anticipación para que prepare al personal y equipo de seguridad.

PUESTO AL QUE REPORTA: Reporta a la Gerencia general

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Actitudes

Sentido de compromiso Ética

Trabajo en equipo Responsable

Buena comunicación

Orientado al logro de metas

Edad _{23-38 años}

PERFIL DEL PUESTO DE GERENTE DE ADMINISTRACION

Nombre del Puesto Gerente de administración

Conocimientos en el área

administrativa 1 año

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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE COORDINACION DE SERVICIOS EXTERNOS

OBJETIVO DEL PUESTO: Tener el control de personal y proveer de los materiales necesarios para la ejecución de las tareas dentro del área de trabajo.

 Asignar puestos de trabajo

 Definir tareas

 Revisar que se cumplan en tiempo y en forma las tareas asignadas

 Llevar el control de asistencia del personal

 Designar la jornada laboral de los empleados

 Definir turnos de trabajo

 Resolver problemas

 Planear

 Organizar

 Dirigir

 Controlar

Reporta a la gerencia de recursos humanos

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Página 25 PERFIL DEL PUESTO DE COORDINACION DE SERVICIOS EXTERNOS

Nombre del Puesto Coordinación de Servicios externos

Actitudes

Capacidad para trabajar en equipo Sentido de compromiso

Ética

Responsable

Buena comunicación Orientado al logro de metas

Conocimiento en las áreas de administración y de recursos

humanos

1 año

Edad _{23-35 años}

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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE AUXILIAR CONTABLE

OBJETIVO DEL PUESTO: Efectuar la actualización de movimientos contables institucionales, para facilitar la emisión de reportes financieros y garantizar el

cumplimiento fiscal para un ejercicio financiero, fiscal y legal transparente.

• Efectuar el cierre contable mensual.

• Realizar las conciliaciones bancarias y contables.

• Elaboración de papeles de trabajo básicos para la elaboración de impuestos. • Presentación de declaraciones.

• Emisión de Comprobantes Fiscales.

Reporta a la Gerencia de finanzas y Administración.

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Página 27 PERFIL DEL PUESTO DE AUXILIAR CONTABLE

Nombre del Puesto Auxiliar contable

Carrera técnica en contabilidad Licenciatura en contabilidad

Actitudes

expresión oral y escrita trabajo en equipo trabajo bajo presión

trabajo individual con orden, disciplina e iniciativa

Manejo de Microsoft Office y bases de datos para seguimiento financiero y portal del SAT.

Conocimientos básicos en

contabilidad general. 1 año

Edad _{23-35 años}

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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE SECRETARIA

OBJETIVO DEL PUESTO: Controlar y organizar toda la documentación de la Dirección General, además de coordinar las actividades que se presenten en la agenda del Director General.

 Recepción de documentos Recepción de documentos.

 Atender llamadas telefónicas.

 Atender visitas.

 Archivo de documentos.

 Cálculos elementales.

 Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende.

 Estar al día de la tramitación de expedientes.

 Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y de reuniones.

PUESTO AL QUE REPORTA: Reporta a la gerencia general

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Página 29 PERFIL DEL PUESTO DE SECRETARIA

Nombre del Puesto Secretaria

Técnica en administración

Licenciatura en administración

Actitudes

Autoestima positiva

Habilidades comunicativas y escucha activa Disposición para trabajar en equipo

Capacidad de observación, concentración y amplitud de memoria Espíritu de superación

Flexibilidad Sentido de humor

Resistencia física y nerviosa Agudeza visual

Mecanografía, Manejo y Organización de la agenda·

1 año

Edad _{23-35 años}

Sexo _Mujer

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Página 30

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE SUPERVISOR DE SERVICIOS EXTERNOS

OBJETIVO DEL PUESTO: Supervisar que los empleados cumplan con sus funciones adecuadamente dentro de sus puestos de trabajo.

 Llevar el control de asistencia del personal

 Revisar que el personal porte su equipo de seguridad

 Vigilar que el personal cumpla con su horario de trabajo

Reporta a la coordinación de servicios externos

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Página 31 PERFIL DEL PUESTO DE SUPERVISOR DE SERVICIOS EXTERNOS

Nombre del Puesto Supervisor de servicios externos

Técnico en administración

Licenciado en administración

Actitudes

Capacidad para trabajar en equipo Sentido de compromiso

Ética

Responsable

Buena comunicación Orientado al logro de metas

Conocimientos generales en el

área de recursos humanos 1 año

Edad _{23-35 años}

Sexo _Hombre

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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE EMPLEADOS

OBJETIVO DEL PUESTO: Realizar las tareas asignadas en tiempo y forma en sus puestos de trabajo.

 Realizar las tareas encomendadas

 Ejecución de diferentes tareas en los puestos de trabajo

 Cumplir con los lineamientos del contrato de trabajo

Reporta al supervisor de servicios externos

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Página 33 PERFIL DEL PUESTO DE EMPLEADOS

Nombre del Puesto Empleados

Primaria

Bachillerato técnico terminado

Actitudes

Ética

Responsable Trabajo en equipo Trabajo bajo presión

Trabajo individual con orden, disciplina e iniciativa

Manejo de herramienta y maquinaria pesada, limpieza de oficinas administrativas.

1 año

Edad _{18-35 años}

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Página 34 CONCLUSIONES

El haber realizado este proyecto de residencia profesional me permitió aplicar los conocimientos adquiridos a lo largo de la carrera de Licenciatura en Administración en el Instituto Tecnológico de Colima. Estos conocimientos fueron la base para realizar la elaboración del manual de organización en la empresa “FRANCISCO MORFIN CARDENAS”.

La elaboración del Manual de organización me permitió observar la importancia que llega a tener este tipo de manuales en la empresa, con el fin de acelerar los tiempos mediante la descripción de cada puesto, es decir que cada uno hace sus labores sin interrumpir a los demás y con ello se facilita la organización de los puestos, así como también elaborar una estructura organizacional adecuada para la empresa.

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Página 35 RECOMENDACIONES

 Actualizar el manual como mínimo una vez por año, o en su caso cuando exista alguna modificación en la estructura organizacional o en el perfil de puestos.

 Dar a conocer al personal la importancia del manual y los objetivo por lo cual fue realizado.

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Página 36 BIBLIOGRAFÍA

Diamond, S. Z. (1983). Como preparar Manuales Administrativos. En S. Z. Diamond, Como preparar Manuales Administrativos. MEXICO: Nueva editorial interamericana.

Krauss, M. D. (1977). Los manuales de procedimientos en las oficinas. En M. D. Krauss, Los manuales de procedimientos en las oficinas (pág. 235). Mexico: Universidad Nacional Autonoma de Mexico.

Ponce., A. R. (1983). En A. R. Ponce., Administracion del personal (pág. 245). Limusa.

Valencia, J. R. (2002). Administracion Moderna del Personal. En J. R. Valencia,

Administracion Moderna del Personal. MEXICO: Thomson.

WEBGRAFÍA

 http://www.cgeson.gob.mx/downloads/Guia%20MO%202004.pdf

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Página 39 FORMATOS

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

OBJETIVO DEL PUESTO:



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Página 40 PERFIL DEL PUESTO

Nombre del Puesto

Actitudes

Idioma requerido

Edad

Sexo