CAPÍTULO 6. INCORPORACIÓN Y ACOGIDA. 6.1 El plan de acogida
Su denominación puede ser plan de acogida, plan de inducción, plan de incorporación o plan de integración, o sencillamente preparación inicial, y socialización. Sea cual sea, nos enfrentamos ante una de las herramientas más importantes de los Recursos Humanos. La puesta en marcha de esta fase favorece la adaptación e integración del candidato, que como es normal ante cualquier situación desconocida, se encuentra extraño ante su nuevo puesto, sus nuevos compañeros y su nueva cultura empresarial. Además conlleva un entrenamiento y un seguimiento de las funciones de su trabajo.
Previo a su puesta en marcha el plan debe estar organizado y revisado por el superior inmediato el cual debe estar completamente convencido de la utilidad de dicha herramienta. Pocas empresas prestan atención a este paso, sin tener en cuenta los numerosos beneficios que pueden aportar, como son:
• Conseguir una mayor adaptación empleado-empresa, empleado-puesto de trabajo
• Hacer menos traumático el cambio o la adaptación al nuevo puesto o cultura de la empresa
• Comulgar desde el inicio y sin desconocimiento, con la cultura de su nueva empresa
• Facilitar la adaptación el candidato ante un entorno y compañeros nuevos • Elevar la imagen de la empresa con respecto a su organización, seriedad y
valoración del aspecto humano • Favorecer la comunicación interna
• Disminuir la posiblerotacióndebido al “factor sorpresa”, encontrarse con algo que no esperaba a pesar que en la fase de reclutamiento debe quedar explícita toda esa información teórica que luego coincidirá en la práctica con el plan de Acogida
• Transmitir por parte de la empresa, atención personal, dedicación y preocupación hacia el candidato, por su adaptación a la organización, es decir,
que no es un elemento más de la empresa, sino una persona importante para el desarrollo y expansión de la misma
• El tamaño de la empresa no debe condicionar a la utilización del plan de acogida, nos dedicará más tiempo o menos, pero siempre debe realizarse
6.2 Pasos y objetivos de un plan de acogida
Un plan de acogida, incorporación, integración o inducción debe contemplar varios pasos. • Debe estar guiado por el jefe directo bajo el asesoramiento del representante
de Recursos Humanos de la empresa
• Debe dar pie a un pequeño intercambio comunicativo a través de reunión o entrevista con sus compañeros inmediatos superiores
• Ofrecer un conocimiento de la misión, políticas y estrategia de la empresa y en especial de su área
• Transmitirle un mayor conocimiento de su puesto de trabajo, funciones y responsabilidades para su mejor adaptación
• Visión puntualizada de los diferentes aspectos de la empresa, ya sea, política de empresa, Plan de Recursos Humanos, plantilla, objetivo y medios
• Debe incluir la presentación de los clientes externos e internos con los cuales mantendrá un contacto directo o indirecto ya sea comercial o en política de franquicia
• Formación necesaria del candidato para su total adaptación al puesto • Como se diría vulgarmente “hacerle sentir como en casa”
• Darle a conocer el análisis y diseño del puesto de trabajo que desempeñará y las expectativas que se esperan de él
No hemos de olvidar que el plan de acogida no finaliza con la incorporación del candidato, todavía hemos de realizar la formación necesaria para su adaptación al puesto de trabajo y seguimiento correspondiente para confirmar su bienestar y adaptación a la empresa y lugar de trabajo. Tan importante es esto último como corroborar lasaptitudesy
formación y prácticas a desarrollar. Todo ello expresado en un tiempo para una mejor organización y transmisión de datos.
La colaboración del departamento de Recursos Humanos en la creación y seguimiento del plan de acogida, es de vital importancia aunque es el superior inmediato del candidato el que realiza y ejecuta su implantación y éxito.
Una de las causas reales de rotación, según cuestionarios de finalización de contrato realizados a diferentes categorías de empleados en una importante empresa de Fast Food, es la ausencia de Plan de Inducción o acogida en la empresa.
El empleado entra con unas horas de formación introductorias y rápidamente ocupa su puesto de trabajo con las mismas responsabilidades que si llevara un año trabajando. Esto le genera incertidumbre, inseguridad, malestar y tensión en su jornada, por lo que deciden abandonar la empresa. Realmente valorando los costes de selección y contratación, ¿No sería más rentable reducir esa causa localizada de rotación y establecer un plan de acogida?. Lo realmente peligroso es que en el sector servicios, el cliente suele darse cuenta antes que el empresario y a veces, ya es tarde.
Tal y como hemos recalcado anteriormente, el objetivo de un plan de acogida es favorecer la adaptación e integración del candidato a su puesto de trabajo y a la cultura de la nueva empresa a la que se incorpora.
La contratación de dicho candidato debe ir siempre en línea con las condiciones explicadas a éste con las condiciones del puesto, aunque siempre está abierto la posibilidad de una negociación con respecto a la cuestión retributiva.
¿Realmente el empleado percibe el Plan de Acogida? ¿Vale la pena que el empresario invierta tiempo y dinero en la realización del Plan?
Una vez producida y notificada la admisión del candidato con fecha de incorporación prevista, el jefe inmediato del nuevo miembro de la empresa debe confeccionar el plan de acogida de dicho candidato.
6.3 Ejemplo de un caso
A modo de ejemplo, podíamos explicar un caso real dentro de un restaurante:
El Sr. Juan Martínez se incorpora con fecha X a un restaurante que lleva en funcionamiento un año, sustituyendo a un jefe de partida de cocina el cual ha causado baja en la empresa.
El jefe de cocina como responsable directo de todos los miembros de cocina elabora un plan de inducción con el apoyo y asesoramiento de un miembro de recursos humanos.
Citado Juan Martínez a una última entrevista con recursos humanos y su jefe directo, se acaban de matizar los aspectos retributivos y beneficios sociales incluidos en su retribución en concreto.
Dicho candidato aceptó entrar en la empresa como jefe de partida por el salario estipulado según convenio más unos beneficios sociales como son parking, manutención y plan de pensiones.
El día de su incorporación se le hizo entrega de una copia del plan de acogida realizado y supervisado por su Jefe inmediato y se le asignó un tutor, en este caso, el segundo jefe de cocina considerado como el formador ideal ya que es con quien va a trabajar de una forma más directa y cercana dentro de su área de trabajo que es la Cocina.
El jefe de cocina junto con el 2º de cocina y Juan Martínez realizan la correspondiente visita al restaurante en su totalidad con la presentación de las diferentes áreas funcionales y personas implicadas en las mismas.
A continuación, el plan se centra en el área de trabajo en concreto (cocina) donde se muestra y explica al candidato el funcionamiento y mantenimiento de las diferentes herramientas, cámaras, áreas internas de la cocina y compañeros de trabajo con sus diferentes puestos y responsabilidades con los que tendrá relación diaria.
Iniciamos, entonces la fase de seguimiento en la que se comprueba la adaptación de Juan Martínez al equipo de trabajo y de la cultura establecida. A su vez, el 2º de cocina corrobora el perfil aptitudinal y actitudinal de Juan Martínez con la realidad obtenida por la observación de éste en su puesto de trabajo.
La dirección de Recursos humanos mantiene un contacto continuo con el jefe de cocina para informarse de la evolución de Juan Martínez y corregir problemas en caso de acontecerse.
Transcurridos quince días de la incorporación de Juan Martínez al puesto de trabajo, la dirección de Recursos Humanos se entrevista con él para conocer su situación, opinión e interés por el puesto.
Transcurrido un mes desde su incorporación en el puesto de trabajo, el mismo departamento de Recursos humanos solicita al jefe de cocina un informe final escrito referente a la adaptación de Juan Martínez al puesto y su actitud con respecto al entorno. Si el informe es positivo se da por finalizado el plan de acogida.
En caso contrario deberán observarse los motivos y puntos negativos que no han permitido finalizarlo correctamente. En esta situación deberá revisarse y comprobar que no ha sido provocado por la definición y seguimiento del plan de acogida sino por causas que involucran directamente al candidato.
LISTADO DE TÉRMINOS Actitudes
Adaptación Aptitudes
Cuestionarios de finalización de contrato. Cultura empresarial
Integración Plan de Acogida Rotación
