Guía para creación de piezas comunicativas:
Correos Masivos
El objetivo de los correos masivos que circularán dede la Facultad de Ingenie-ría es difundir información de interés general a los distintos grupos que la con-forman, dependiendo de su rol en la institución (estudiantes, docentes, emplea-dos de planta, dependencias y contratistas).
Esto se llevará a cabo mediante el envío de mensajes de carácter urgente, soli-citados por las distintas dependencias de la Facultad, limitando su uso a informa-ciones que deban ser transmitidas de manera inmediata.
01. Solicitudes de envío
de correos masivos
Toda solicitud de envío de correo masivo, debe realizarse a las cuentas de co-rreo institucional [email protected] ó [email protected]. So-licitudes de envío masivo que no se realicen a alguna de estas dos cuentas serán ignoradas.
En caso de que estas solicitudes involucren contenido normativo institucional, deberá remitirse al correo [email protected], con el fin de ser ava -luada por la Secretaría de Facultad. Una vez aprobada, la Secretaría de Facultad se encargará de tramitar la solicitud de envío masivo a los miembros de la Uni-dad de TIC de la Facultad.
Según la temática de la solicitud, el asunto del correo electrónico debe enviar-se de la siguiente manera:
Noticias Asunto: NOTICIA: <Título de la noticia> Eventos y Oferta de Servicios Asunto: EVENTO: <Nombre del evento>
Comunicados Asunto: COMUNICADO <Título del asunto>
Convocatoria Estudiantil Asunto: CONVOCATORIA <Nombre de la convocatoria>
Oferta de Prácticas y
Las solicitudes de envío de correo masivo deben realizarse desde una cuenta de correo institucional, perteneciente a alguna dependencia de la Facultad o gru-po académico adscrito a la misma (representantes estudiantiles, grugru-pos de inves-tigación, grupos estudiantiles, etc.). Solicitudes de envío de correo masivo realizadas desde cuentas de correo personales, no serán tenidas en cuenta.
Toda solicitud de envío masivo, debe especificar los miembros de la Facultad a
quien va dirigida, siendo estos agrupados en una o varias de las siguientes categorías:
Estudiantes plan (pregrado, especialización, maestría o doctorado), o por plan de estudios ofer-Pueden especificarse por nivel de estudios (pregrado o posgrado), Por nivel del tado por la Facultad.
Docentes grupo de docentes que no cumpla esta condición, la dependencia solicitante debe Solamente incluye docentes de planta. En caso de requerir envío de correo a un facilitar la lista de docentes a quién va dirigido el mensaje.
Empleados miembro de planta y a los correos de dependencia asociados.Se enviará el mensaje a las listas de correo institucional personales de cada
Dependencias de la Facultad. No incluye grupos de investigación u otros correo de organizaciones Se enviará el correo a todos los correos institucionales adscritos a dependencias
personales creados con el sufijo “fibog”.
Contratistas solicitante hacer el envío de la lista de los destinatarios del mensaje junto a la soli-Debido a la facilidad con que varía este listado, se recomienda a la dependencia citud de envío masivo.
Otros se encuentren identificados en los anteriores mencionados, la dependencia soliciEn caso de requerirse el envío de correos masivos a grupos particulares, que no -tante debe enviar la lista de destinatarios del mensaje.
Toda solicitud de envío de correo masivo, debe adjuntar el contenido del co-rreo, el cual debe incluir como mínimo, un párrafo, dirigido al grupo de destina-tarios. Este párrafo puede encontrarse en una imagen u otro medio de difusión
visual, siempre y cuando sea legible dentro de la solicitud. Con el fin de evitar
confusiones a los destinatarios, no se enviará el mensaje de correo electrónico si este no incluye el párrafo mencionado.
El cuerpo del correo, debe estar claramente separado del contenido de la
so-licitud de envío masivo, con el fin de evitar el envío de datos en el correo que no sean pertinentes. Esta separación debe realizarse mediante el caracter “guión bajo” (“_”) u otros similares, como se muestra a continuación:
<Mensaje de solicitud>
_________________________________________________
<Cuerpo del correo electrónico>
<datos de contacto y firma> (opcional)
_________________________________________________
02. Contenido de
correos masivos
El contenido del cuerpo del correo, debe limitarse únicamente, a la difusión de temas de carácter académico, investigativo, administrativo o de eventos organi-zados por la Dirección de Bienestar Universitario.
El cuerpo del correo no debe contener errores ortográficos; en caso de con -tenerlos, la Unidad de TIC de la Facultad de Ingeniería, procederá a su correc-ción, sólo si el contenido del mismo es editable, en caso contrario, se procederá
a devolver la solicitud, al correo remitente, notificando el problema.
El mensaje de correo electrónico, puede incluir archivos adjuntos, siempre y cuando estos no excedan los 10 en total y su peso no sea mayor a 10
Se recomienda adicionar dentro del contenido del correo a enviar, los datos
de contacto del encargado de la publicación, con el fin de resolver dudas rela -cionadas al mensaje difundido.
Adicionalmente, se recomienda firmar los correos electrónicos de envío masi
-vo solicitados. En caso de no ser firmados por el solicitante, el Administrador de Correo de Facultad procederá a firmarlos, únicamente con el pié de página es -tándar de la plantilla de correos masivos.
03. Respuestas a
correos masivos
Toda respuesta de correo, enviada por los destinatarios con preguntas referen-tes a un mensaje difundido por correo masivo, que se dirijan al correo institucio-nal [email protected], serán reenviadas a la dependencia solicitante del envío masivo si la información suministrada es considerada de carácter urgente a juicio y discreción de los miembros de la Unidad de TIC de la Facultad de Inge-niería, o si el asunto del correo, involucra información relacionada a la actualiza-ción de la informaactualiza-ción registrada en alguno de los sistemas de informaactualiza-ción admi-nistrados por los miembros de la Unidad de TIC de la Facultad de Ingeniería.
04. Solicitudes de
inclusión en listas de
Toda solicitud de inclusión a las listas de envío de correo masivo, deben realizarse desde cuentas de correo institucionales.
El solicitante, debe especificar a qué grupo de usuarios desea ser adicionado
(Estudiantes, Docentes, Empleados de planta, Dependencias y Contratistas).
Los miembros de la Unidad de TIC, realizarán la verificación ante el sis -tema de autenticación institucional del rol desempeñado por el solicitan-te, el cual, en caso de no poder ser comparado con el de la solicitud, se le
notificará al interesado, y éste deberá realizar su solicitud mediante la de -pendencia a la que se encuentra adscrito, o que sea afín al rol al cual desea asociarse.