Introducción a la Contabilidad Agropecua

(1)

República Bolivariana de Venezuela Universidad del Zulia

Facultad de Agronomía

Departamento de Ciencias Sociales y Económicas

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD AGROPECUARIA

Trabajo de ascenso presentado para ascender al escalafón de Profesor Titular

Prof. Juan José Pérez González

Maracaibo Octubre de 2010

(2)

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD AGROPECUARIA

______________________________________ Juan José Pérez González

CI. 10.917.096

Departamento de Ciencias Sociales y Económicas, Facultad de Agronomía, Universidad del Zulia. Maracaibo – Venezuela

(3)

(4)

Dedico este esfuerzo intelectual a todos mis alumnos de Administración de Fincas, de la Facultad de Agronomía de la Universidad del Zulia, quienes tienen que navegar en el turbulento mar de la contabilidad.

(5)

Mi agradecimiento a Dios Todopoderoso por el don de la vida.

A mi esposa e hijo, por la paciencia y comprensión. Al Contador Público Jorge Armando Muñoz, por sus acertados y oportunos comentarios.

(6)

de Ascenso. Universidad del Zulia. Facultad de Agronomía. Maracaibo. Venezuela. 79 p.

RESUMEN

La utilización de un sistema contable adecuado que permita el registro de la información de las transacciones comerciales en las organizaciones, constituye una herramienta fundamental para la toma de decisiones. La contabilidad es una disciplina científica que se dedica a la clasificación y resumen, en términos monetarios, de las diferentes operaciones mercantiles de un negocio y de su interpretación, a través de la elaboración de informes financieros. Los sistemas de producción agropecuarios encuentran en la contabilidad, y en especial, en la contabilidad agropecuaria, un instrumento útil para interpretar el idioma de los negocios relacionados con la actividad agrícola. En este sentido, el objetivo de este estudio, consistió en discutir los elementos básicos de la contabilidad y su aplicación en el ámbito agropecuario. Para ello se utilizó una investigación descriptiva, con un diseño documental. Como técnica de recolección de información se utilizó la revisión documental. La investigación permitió proponer el plan único de cuentas y el análisis de los estados financieros en sistemas de producción agropecuarios, con el propósito de elevar la productividad por medio de un control adecuado y la toma de decisión sustentada en registros contables confiables y adaptados a la realidad venezolana.

Palabras clave: contabilidad agropecuaria, libros contables, estados financieros, sistemas de

producción

(7)

Ascenso. Universidad del Zulia. Facultad de Agronomía. Maracaibo. Venezuela. 79 p.

ABSTRACT

The use of a suitable countable system that allows the registry of the information of the commercial transactions in the organizations constitutes a fundamental tool for the decision making. The accounting is a scientific discipline that is dedicated to the classification and summarize, in monetary terms, of the different mercantile operations of a business and its interpretation, through the elaboration of financial information. The farming production systems find in the accounting, and especially, in the farming accounting, a useful instrument to interpret the language of the businesses related to the agricultural activity. Of this sense, the objective of this study consisted of discussing to the basic elements of the accounting and their application in the farming scope. For it a descriptive investigation was used, with a documentary design. As technical of information harvesting the documentary revision was used. The investigation allowed proposing the unique plan of accounts and the analysis of the financial statements in farming production systems, in order to elevate the productivity by means of a suitable control and the decision making sustained in reliable and adapted accounting records to the Venezuelan reality.

Key words: farming accounting, countable books, financial statements, production systems

(8)

Pág.

VEREDICTO 3

DEDICATORIA 4

AGRADECIMIENTO 5

RESUMEN 6

ABSTRACT 7

ÍNDICE DE CONTENIDO 8

INTRODUCCIÓN 10

ASPECTOS METODOLÓGICOS DE LA INVESTIGACIÓN 12

CAPÍTULO I. PRINCIPIOS Y CONCEPTOS BÁSICOS DE CONTABILIDAD 14

ASPECTOS BÁSICOS DE CONTABILIDAD 14

Definición de contabilidad 14

Usuarios de los estados financieros 17

Bases contables 19

EL CICLO CONTABLE 20

Definición de la cuenta 20

Tipos de cuentas 22

Registros contables. Aspectos legales 23

Código de cuentas 27

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS 27

Postulados o principios básicos 27

Principios generales 27

ESTADOS FINANCIEROS 31

Balance general 32

Estados de ganancias y pérdidas 36

Interpretación de los estados financieros 38

CAPÍTULO II. PRINCIPIOS Y CONCEPTOS BÁSICOS DE LA CONTABILIDAD EN

SISTEMAS DE PRODUCCIÓN AGROPECUARIOS

(9)

DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD AGROPECUARIA 42 IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD EN LOS SISTEMAS DE PRODUCCIÓN AGROPECUARIOS

44

FINALIDAD DEL PROCESO CONTABLE EN SISTEMAS DE PRODUCCIÓN AGROPECUARIOS

45

PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD AGROPECUARIO

47

Libros requeridos para el manejo contable de sistemas de producción 47 Dificultades particulares de la contabilidad en los sistemas de producción agropecuarios

49

Aplicación de las Normas Internacionales de Contabilidad para la Agricultura (NIC 41)

51

Catálogo de cuentas contables en sistemas de producción 52 ANÁLISIS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS EN SISTEMAS DE PRODUCCIÓN AGROPECUARIOS

61

Indicadores financieros más utilizados en sistemas de producción agropecuarios

62

Indicadores relacionados con la combinación de los factores productivos 64 Indicadores relacionados con la ganancia y la rentabilidad 65

CASO PRÁCTICO DE ESTUDIO 65

CAPÍTULO III. VALORACIÓN DE ACTIVOS EN SISTEMAS DE PRODUCCIÓN

AGROPECUARIO

70

LA VALORACIÓN DE ACTIVOS EN EL PROCESO CONTABLE 70

VALORACIÓN DE ACTIVOS CIRCULANTES 72

VALORACIÓN DE ACTIVOS FIJOS 72

CONSIDERACIONES FINALES 77

(10)

Juan José Pérez González INTRODUCCIÓN

El proceso de toma de decisiones en los sistemas de producción agropecuarios requiere de información suficiente, confiable, oportuna y sistematizada. El éxito de este proceso dependerá en gran medida, de la cantidad y calidad de las informaciones que el administrador tenga disponible (Guerra, 1998). Gran parte de esta información se deriva de un sistema de contabilidad adecuado a la realidad particular de cada empresa, con base a los conceptos y fundamentos de la contabilidad agropecuaria, definida como la transformación de datos, en información financiera útil.

En Venezuela, el manejo contable de los sistemas de producción agropecuarios no es aún una práctica común. Los productores registran muy poca información de sus procesos productivos de una manera rudimentaria y poco técnica. En la mayoría de los casos el registro se limita a los ingresos ordinarios y algunos costos de producción. En consecuencia, la toma de decisiones se hace de manera empírica, que si bien puede ser exitosa en algunas oportunidades, su eficiencia es cuestionable.

El desconocimiento de la importancia de los registros y de los principios contables, puede ser una de las causas que limitan la adopción de la contabilidad en los sistemas de producción venezolanos. Además, el tema no resulta de fácil comprensión, dadas las particularidades de trabajar con activos biológicos. Precisamente, el objetivo de esta investigación consistió en discutir los elementos básicos de la contabilidad y su aplicación en el ámbito agropecuario. Sin embargo, es oportuno mencionar que se trata de una introducción al tema, por lo que en el desarrollo de esta discusión, se indican algunas fuentes documentales que pueden profundizar y aclarar algunos conceptos y principios que se escapan de esta aproximación.

El propósito de este trabajo consiste en suministrar una revisión teórica y conceptual sobre la contabilidad agropecuaria para orientar de manera general, a estudiantes y productores que desean documentarse con un material ameno, sencillo y adaptado a Venezuela.

Objetivo general de la investigación

Discutir los elementos teóricos y conceptuales que definen la aplicación de la contabilidad en los sistemas de producción agropecuarios

(11)

Juan José Pérez González Objetivos específicos de la investigación

• Identificar los principios y conceptos básicos de la contabilidad

• Describir los principios y conceptos básicos de la contabilidad aplicables a la contabilidad agropecuaria

• Describir los elementos básicos de la valoración de bienes agrícolas con fines contables.

En cuanto a su estructura, este trabajo se ha dividido en tres capítulos. En el capítulo I se discuten los principios y conceptos básicos de la contabilidad, a saber: aspectos básicos de la contabilidad, el ciclo contable, principios de contabilidad generalmente aceptados y estados financieros.

El capítulo II recoge los principios y conceptos básicos de la contabilidad agropecuaria, tales como definición, importancia de la contabilidad agropecuaria, finalidad del proceso contable, principios fundamentales y análisis de los estados financieros en sistemas de producción agropecuarios. Finalmente, el capítulo III desarrolla de manera general, el tema de la valoración de activos en sistemas de producción agropecuarios.

(12)

Juan José Pérez González

ASPECTOS METODOLÓGICOS DE LA INVESTIGACIÓN

TIPO Y DISEÑO DE LA DE INVESTIGACIÓN

Desde el punto de vista de la aplicación inmediata de los resultados de este estudio, esta investigación se puede clasificar como aplicada, ya que se centra en el estudio y aplicación de la investigación hacia problemas concretos, en este caso, al estudio de los principios contables que deben aplicarse en la administración de sistemas de producción agropecuarios (Finol y Nava, 1996).

De acuerdo a los objetivos planteados, este estudio puede definirse como descriptivo, ya que intenta señalar las particularidades de una situación, hecho o fenómeno (Finol y Nava, 1996), es decir, describir sistemáticamente el manejo contable en sistemas de producción. En cuanto a su diseño, esta investigación puede calificarse como documental, el cual puede definirse como (Balestrini, 1987):

“...aquellos cuyos objetivos sugieren la incorporación de un esquema de investigación, donde la recolección de información se encuentra vinculada a la delimitación de un diseño bibliográfico...En este sentido, el diseño de investigación bibliográfico o documental implica un proceso de exploración cognoscitiva que determina la selección de procedimientos tecno-operacionales que deben seguirse para el manejo del dato encontrado en las fuentes documentales, que sirven de base, orientan las formulaciones y delimitan las posibilidades para el análisis creador de este tipo de estudio”

TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

La información requerida para la investigación propuesta se recolectó a través de diversas fuentes de información (documentos, textos, códigos, leyes, entre otros) por consiguiente, a fin de efectuar un análisis profundo de éstas, se emplearon las técnicas de la observación o revisión documental, análisis de contenido, presentación resumida de textos, resumen analítico y críticos.

Como técnicas operacionales para el manejo de las fuentes documentales se empleó el subrayado, fichaje, citas, notas de referencia y ampliación de textos, cuadros estadísticos, gráficos, entre otros. La revisión u observación documental, es una técnica en la cual se recurre a información escrita, ya sea bajo la forma de datos que pueden haber sido producto de

(13)

mediciones hechas por otros, o como textos que en sí mismos constituyen los eventos de estudio (Hurtado, 2000).

ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN

La investigación documental es definida como el proceso sistemático de búsqueda, selección, lectura, registro, organización, descripción, análisis e interpretación de datos extraídos de fuentes documentales existentes en torno a un problema, con el propósito de encontrar respuesta a interrogantes planteadas en cualquier área del conocimiento humano. En este tipo de investigaciones el análisis e interpretación de su contenido permitirá la comprobación de la hipótesis planteada por la vía del razonamiento deductivo, a través de la explanación coherente de los razonamientos lógicos originados del análisis del problema y de los datos obtenidos (Finol y Nava, 1996).

(14)

Juan José Pérez González CAPÍTULO I

PRINCIPIOS Y CONCEPTOS BÁSICOS DE CONTABILIDAD

ASPECTOS BÁSICOS DE CONTABILIDAD

Toda ciencia descansa sobre ciertas bases que soportan su ejercicio y que guían su práctica. En el conocimiento contable, igualmente existen ciertos aspectos básicos que deben ser de obligatorio estudio y conocimiento por todas aquellas personas que se forman o ejercen su actividad comercial en las ciencias contables y administrativas. Las personas (naturales – jurídicas) que realizan actividades reguladas por la ciencia contable, requieren tener un equilibrio de conocimientos entre lo que ha sido la evolución del pensamiento contable, la función social de la contabilidad y el conocimiento teórico y práctico. El objetivo del presente capítulo es mostrar los conocimientos básicos acerca de la ciencia de la contabilidad, los cuales sustentan todos los procesos llevados a cabo por las entidades lucrativas y no lucrativas.

Definición de Contabilidad.

La contabilidad ha sido definida por diferentes cuerpos colegiados de la profesión contable. Una referencia obligatoria en razón al aporte que ha hecho tal institución al desarrollo de la profesión contable en el mundo, es la del Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados, AICPA, (Thompson, 2008):

“La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en términos de dinero, las operaciones y los hechos que son cuando de menos de carácter financiero, así como el de interpretar sus resultados”

En efecto, la contabilidad registra, clasifica y resume las transacciones o hechos que pueden ser cuantificados en términos monetarios y que afectan a una entidad. La publicación técnica N° 3 de la Federación Nacional de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela hacía suya la posición del AICPA y del Instituto Mexicano de Contadores Públicos respecto a la contabilidad1, las cuales se citan a continuación:

1_{Esta publicación fue derogada por la DPC-0, normas básicas y principios de contabilidad de aceptación general, en} el mes de abril de 1997, sin embargo, se efectúa la cita por la importancia y relevancia que tuvo tal publicación en el periodo en el cual estuvo en vigencia.

(15)

Instituto Americano de Contadores Públicos (Thompson, 2008):

“El propósito básico de la contabilidad financiera y de los estados financieros es proveer información financiera acerca de las empresas individuales, útil para la toma de decisiones.”

Instituto Mexicano de Contadores Públicos, AC.

“La contabilidad financiera es una técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuradamente información cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con el objeto de facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relación a dicha entidad económica.” Las dos definiciones anteriormente citadas coinciden en varios aspectos básicos acerca del carácter de la contabilidad y muestran al menos los elementos que aparecen en la figura siguiente:

Figura N° 1.Definición de la Contabilidad en forma gráfica.

Más que una simple secuencia de pasos, la contabilidad permite que las decisiones en una entidad sean tomadas con una gran confiabilidad sobre la base de la aplicación de todo un cuerpo doctrinario que rige la materia. Es por ello, que la Declaración de Contabilidad N° 0,

• Transacciones.

• Hechos económicos que afectan a una entidad.

EFECTIVO BANCOS Debe Haber xxx xxx

Estados Financieros

ALTERNATIVAS A.

B. C.

RECOLECTAR INFORMACIÓN

REGISTRAR HECHOS

EMITIR ESTADOS FINANCIEROS

TOMAR DECISIONES

(16)

emitida por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de la República Bolivariana de Venezuela (s/f):

“La contabilidad debe ser considerada tanto como una actividad de servicio como un sistema de información y una disciplina descriptiva y analítica. Cualquiera de la acepciones o descripciones que se adopte de la contabilidad debe contener cuatro bases que la definen: 1) la naturaleza económica de la información 2) medida y comunicada referente a 3) entidades económicas de cualquier nivel organizativo, presentada a 4) personas interesadas en formular juicios basados en la información y tomar decisiones sirviéndose de dicha información”

Como se puede observar, la contabilidad en la DPC-0 es definida de acuerdo a las nuevas tendencias que están dándose en el mundo de los negocios las cuales permiten considerar el recurso de la información como un activo valioso para una organización. Tomando en cuenta la tendencia, el Comité Permanente de Principios de Contabilidad de la FCCPV, distinguió tres planos a ser considerados al abordar el estudio de la contabilidad:

Actividad de servicio. Sistema de información.

Disciplina descriptiva y analítica.

Al asignarle a la contabilidad el atributo de sistema de información, hace que se planteen nuevos horizontes acerca de los objetivos que debe perseguir la información financiera, la cual debe elaborarse con un mínimo de estándares de calidad (Catacora, 2000). La DPC-0, califica la contabilidad como una actividad de servicio, por cuanto la información que se genera es utilizada por usuarios que recurren a ella para tomar decisiones de diferentes tipos y alcances. Cuando se hace referencia a la contabilidad como un sistema de información, la definición es totalmente vanguardista ya que se cambia sustancialmente el enfoque tradicional del proceso contable de la simple emisión de cifras al conceptualizarlo como un sistema que emite la información de forma integral, esto implícito en el concepto de sistema. El tercer elemento de la definición relacionada con una disciplina descriptiva y analítica, representa el enfoque tradicional que ha tenido la contabilidad acerca de la práctica realizada desde sus orígenes. Los tres elementos – agrega el autor - conjugan un enfoque actual para tratar la contabilidad hacia el futuro.

(17)

Juan José Pérez González Usuarios de los estados financieros

La razón principal de preparación y emisión de los estados financieros es la de servir para la toma de decisiones llevada a cabo por dos tipos de usuarios: usuarios internos y usuarios externos.

Los usuarios internos están ligados en una forma directa a la entidad cuyos estados financieros revisan o analizan; de esta forma podemos identificar en primera instancia como usuarios internos a las siguientes personas:

Propietarios. Junta Directiva. Gerentes. Contadores.

Son variadas las formas de presentación de los propietarios, desde la única o individual hasta las formas colectivas. En este último caso existen los socios de una entidad, tales como los de una sociedad en nombre colectivo, accionistas, asociados a entidades no lucrativas y otros. Haciendo referencia a la forma de la sociedad más utilizada en las entidades mercantiles, tenemos las sociedades o compañías anónimas cuyos accionistas son los propietarios de una entidad. Los accionistas son los primeros interesados en conocer cómo va el negocio y su situación actual.

La Junta Directiva es el órgano que normalmente tiene el poder y las facultades de administración de la sociedad que les han sido delegadas por los accionistas; por tanto, la primera fuente de información utilizada por una junta directiva para tomar decisiones está constituida por los estados financieros generados por la contabilidad.

Los gerentes, son los empleados o funcionarios de jerarquía que tienen el nivel de decisión después de una junta directiva, en este sentido se debe entender como gerentes a los empleados de uno o más niveles dentro de la organización, quienes utilizan los estados financieros y otras herramientas vitales para las áreas de su competencia.

(18)

El contador, es el profesional responsable y encargado del sistema de información gerencial de las entidades y debe por consiguiente elaborar los estados financieros de una empresa particular o de una entidad pública; para ello recurre a todo un cuerpo de conocimientos organizados que le permiten aplicar las técnicas contables en forma totalmente científica.

Los usuarios externos están constituidos por todas aquellas empresas o personas que tienen algún tipo de relación con la entidad, pero que no pertenecen formalmente a la organización. Dentro de los usuarios externos, podemos identificar los siguientes:

Potenciales inversionistas. Proveedores.

Entidades financieras. Entidades reguladoras. Gobierno.

Público.

Los potenciales inversionistas, están constituidos por personas naturales o jurídicas que requieren de información financiera, ya sea para ingresar como inversionista o unir capitales para un proyecto específico con alguna entidad económica. Un inversionista requiere siempre conocer detalladamente la situación financiera y la capacidad de la entidad para generar ingresos y beneficios, por lo que en principio solicitará los estados financieros de la entidad que recibirá la inversión o en la cual piensa invertir.

Los proveedores solicitan información de los estados financieros con el objetivo de tomar decisiones acerca del otorgamiento de créditos a sus clientes y evaluar la capacidad en el corto y largo plazo para hacer frente a sus obligaciones, para lo cual deben conocer su situación financiera y ello se obtiene a través de los estados financieros.

Las entidades financieras requieren por lo general las cifras para el otorgamiento de un préstamo. Para conocer si el futuro prestatario posee o no tiene capacidad de pago, las entidades financieras recurren al análisis de las cifras financieras del posible prestatario.

(19)

En muchos países las entidades reguladoras están constituidas por organismos que se encargan de vigilar de alguna forma a las empresas que están bajo su supervisión. En Venezuela, la Comisión Nacional de Valores2, emite las normas para la elaboración de los estados financieros para las empresas sujetas a su supervisión, y en forma periódica requiere el envío de estados financieros auditados por contadores públicos independientes.

El gobierno igualmente puede requerir información de algún tipo a entidades que por ejemplo, deben participar en procesos de licitación pública.

El público como un usuario externo, también requiere la información financiera que le permita conocer el desarrollo de las entidades con símiles objetivos.

Como puede observarse, los estados financieros son utilizados por diferentes tipos de usuarios, por lo que la información plasmada en ellos requiere que sea de una alta confiabilidad.

Bases Contables

La contabilidad mide los cambios básicos de los estados financieros en los tres siguientes elementos contables:

Activos. Pasivos. Patrimonio.

Para medir los cambios que suceden en cada uno de los tres elementos anteriores, la contabilidad recurre a la ecuación contable (Catacora, 2000). Los activos de una entidad están constituidos por todos los bienes y/o derechos a una fecha determinada, los pasivos están constituidos por todas las deudas u obligaciones de la entidad a la fecha del balance general. El patrimonio o capital contable, representa la participación de los propietarios en los recursos de la entidad. Dadas esas tres definiciones iniciales, podemos establecer la ecuación contable fundamental de la contabilidad:

2_{La Comisión Nacional de Valores es un organismo adscrito al Ministerio del Poder Popular para las Finanzas, el} cual es el responsable, entre otras cosas, de emitir normas para la preparación de los estados financieros de las empresas sometidas a su control.

(20)

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO Primera Forma

PATRIMONIO = ACTIVO - PASIVO Segunda Forma

PASIVO= ACTIVO - PATRIMONIO Tercera Forma

De las tres formas anteriormente presentadas para la ecuación fundamental, la primera, ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO, es conocida en las teorías de las participaciones como la pertinente para la teoría de la entidad, la cual plantea que los recursos de la entidad son independientes de los recursos de los dueños o propietarios y por ello se presenta la ecuación en los términos de la dualidad económica: recursos = fuentes.

La segunda de las formas: PATRIMONIO = ACTIVO – PASIVO, corresponde a la teoría de la participación propietaria, en la cual es importante destacar la participación de los dueños o el total de los activos netos de la entidad. La tercera, es sólo una posibilidad desde el punto de vista matemático que puede ser útil para analizar las operaciones.

EL CICLO CONTABLE

Todas las empresas realizan actividades más o menos similares, es decir; cumplen con las funciones de producir, facturar, cobrar, comprar bienes o adquirir servicios, pagar a proveedores y otras más. Cada una de las operaciones derivadas de estos ciclos afecta a una entidad desde el punto de vista financiero. Para llevar a cabo o cumplir con este ciclo contable, una empresa recurre a diferentes medios y técnicas que suministra la ciencia y el conocimiento contable, una de estas herramientas es la cuenta.

Definición de la cuenta

La cuenta se define como la mínima unidad de registro de la cual dispone una entidad para reflejar los cambios en su situación financieras o de resultados. La cuenta para la contabilidad representa el medio con el cual se controlan todas las transacciones que genera una operación (Catacora, 2000). En la gráfica siguiente se muestran las partes que componen una cuenta:

(21)

NOMBRE DE LA CUENTA

Debe Haber

xxx xxx xxx

xxx Xxx

Figura N° 2. Partes de una Cuenta T3.

De la figura antes mostrada, se distinguen las siguientes partes de una cuenta:

Nombre o título de la cuenta. Columna de débitos.

Columna de créditos. Saldo de la cuenta.

Toda cuenta debe tener un nombre o título de la cuenta el cual refleja las transacciones que en ella se registran. Existen diferentes denominaciones estándar de cuentas para las operaciones que realizan todas las empresas, de esta forma tendremos por ejemplo: cuentas con algunas de las siguientes denominaciones:

3_{Se denomina cuenta T, debido a que el diseño de la misma, es similar a la letra T y tal convención es aceptada en la} terminología contable.

Saldo Deudor Saldo Acreedor

Columna de los débitos

Columna de los créditos

(22)

Cuadro 1. Cuentas contables básicas

ACTIVO PASIVO

Caja. Caja chica. Bancos.

Efectos por cobrar. Cuentas por cobrar.

Seguros pagados por anticipados. Alquileres pagados por anticipados. Terrenos.

Edificios. Maquinarias. Vehículos. Mobiliario. Patentes. Inversiones.

Préstamos bancarios.

Cuentas por pagar proveedores. Efectos por pagar.

Hipotecas por pagar. Impuestos por pagar. Otras cuentas por pagar.

PATRIMONIO

Capital social. Reserva legal.

Utilidades no distribuidas.

GANANCIAS Y PÉRDIDAS

Ingresos por ventas.

Descuentos y devoluciones en ventas. Compras.

Fletes sobre compras. Gastos administrativos. Gastos por ventas.

Los nombres de cuentas anteriores representan un ejemplo parcial de títulos que pueden ser utilizados dentro del activo, pasivo, patrimonio, ingresos, costos y gastos.

Tipos de cuentas

Para registrar las operaciones, existen varios tipos de cuentas bajo las cuales se ordenan y clasifican las transacciones. Las cuentas podemos clasificarlas en cuatro tipos:

(23)

Cuentas reales.

Cuentas nominales o temporales. Cuentas mixtas.

Cuentas de orden.

Las cuentas reales son aquellas que se utilizan para el registro de todas las transacciones que afectan directamente a las partidas del balance general como por ejemplo el efectivo, las cuentas por pagar, el capital social, plantas y equipos, el capital social y los rubros del superávit. Las cuentas reales no sufren el proceso de cierre periódico que tienen las cuentas nominales.

Las cuentas nominales o temporales, son aquellas cuentas que registran los incrementos del patrimonio mediante los ingresos, o disminuciones por los costos o gastos, ocurridos en un periodo determinado.

Las cuentas mixtas, son aquellas cuentas cuyo saldo en una fecha determinada está formado por una parte real y otra parte nominal, sin embargo, al cierre de un ejercicio económico todo su saldo debe ser de naturaleza real como por ejemplo, algunos prepagados o diferidos.

Las cuentas de orden son aquellas cuentas que controlan ciertas operaciones o transacciones que no afectan al activo, el pasivo, el patrimonio o las operaciones del periodo, pero que de una u otra forma, las transacciones que las generaron implican alguna responsabilidad para la empresa y en consecuencia, es necesario establecer cierto tipo de control sobre ellas. Las cuentas de orden son presentadas al pie del balance general, las deudoras debajo del total del activo y las acreedoras debajo del total pasivo y patrimonio.

Registros contables. Aspectos legales

En todos los países, existen ciertos requerimientos legales que exigen el cumplimiento de obligaciones a los comerciantes para el control y registro de las operaciones y transacciones mercantiles. En Venezuela, las principales disposiciones relacionadas con la obligatoriedad de llevar registros contables, se encuentran establecidas en el Código de Comercio. El artículo 32 del Código de Comercio establece lo siguiente (Congreso de la República de Venezuela, 1955):

(24)

“Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá obligatoriamente, el libro diario, libro mayor y el de inventarios. Podrá llevar además, todos los libros auxiliares que estimare conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones”.

En efecto, el primer libro de registros que debe llevarse como control de las operaciones o transacciones mercantiles, es el libro diario o diario general, el cual puede ser llevado en forma resumida según lo establece el artículo 34 eiusdem. El libro diario, es el principal libro de registro del cual se vale la contabilidad con el objetivo de reflejar las operaciones o transacciones financieras.

Un libro diario, es aquel libro de registro en el cual se van anotando en forma cronológica, todas las operaciones que se generan de las transacciones de un negocio. Todo registro contable, debe poseer al menos los siguientes campos:

Fecha de las operaciones: en esta columna debe empezarse con la inclusión de los datos

de año, mes y día del registro contable.

Código de la cuenta afectada: en la columna de cuenta, se debe especificar el código de

la cuenta asignada en el mayor y que se esté debitando o acreditando.

Nombre de la cuenta y descripción de los conceptos: cada registro contable, debe ser

diferenciado mediante la identificación del nombre de la cuenta y la explicación del registro que se está efectuando.

Número de asiento: se debe indicar el número de registro que se le asigne a las

anotaciones contables.

Número de folio en el mayor: esta columna se relaciona al número de página o folio del

libro mayor en el cual se contabiliza el movimiento de cada asiento.

Columnas de débitos y créditos: estas columnas se utilizan para registrar los dos tipos

de movimientos que puede tener toda operación contable.

Número de folio del diario: este número corresponde al consecutivo que tiene cada hoja

(25)

Número de línea: a manera referencial, el libro diario puede tener numeradas todas las

líneas de cada folio u hoja.

Un libro mayor clasifica y resume todas las operaciones que son registradas en el libro diario mediante segregación de los movimientos de cada cuenta en forma individual. El proceso de traspaso de los movimientos de un libro diario a un libro mayor, recibe el nombre de mayorización, es decir; cada registro débito crédito asentado en el libro diario, es traspasado a un folio del libro mayor. El proceso de traspasar los movimientos al libro mayor se efectúa mediante referencias denominadas referencias cruzadas.

Las partes de un libro mayor son las siguientes:

Fecha de las operaciones: en este primer campo se anota la fecha en la cual se registró

la operación en el libro diario.

Líneas de detalle: debe anotarse en cada línea la explicación de la operación con el

objetivo de conocer la razón del débito o crédito a la cuenta.

Referencia al diario: en este campo se anota el número del folio en el cual se relaciona el

registro en el libro diario.

Columna de débito y créditos: según sea el caso, se deberá anotar la cantidad en la

columna que corresponda.

Saldo: corresponde a la diferencia entre los débitos y los créditos acumulados que tenga

una cuenta o al saldo inicial más o menos los movimientos al debe y al haber y tomando en cuenta las reglas de las cuentas a cómo incrementan o disminuyen.

Número de folio: indican el número de la página del libro mayor en el cual se están

efectuando los registros.

Número de línea: indica el número de la línea del folio respectivo.

Un libro de inventarios y balances, refleja la situación financiera de la empresa por medio del registro y detalle de todos los activos, pasivos y patrimonio. Con relación al libro de

(26)

inventarios, el Código de Comercio establece en su artículo 35 lo siguiente (Congreso de la República de Venezuela, 1955):

“Todo comerciante al comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el libro de inventarios una descripción estimada de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio. El inventario debe cerrarse con el balance general y la cuenta de ganancias y pérdidas; ésta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas. Se hará mención expresa de las fianzas otorgadas, así como de cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo condición suspensiva con anotación de la respectiva contrapartida.

Los inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento de comercio que hallen presentes en su formación”

Código de cuentas

Las operaciones de un libro diario o mayor se registran mediante cuentas que sirven para codificar todas las operaciones que genera una empresa. Un código de cuentas representa una herramienta sumamente útil para el registro de las operaciones, por cuanto los registros se realizan por medio de sistemas mecanizados que sustituyen a los libros manuales, los cuales son la primera experiencia de todo contador con los registros contables. El primer paso a seguir para tener un sistema contable organizado consiste en elaborar el código de cuentas, plan de cuentas o catálogo de cuentas que son los nombres comúnmente utilizados para denominar el código contable, base para el registro de las operaciones.

El código contable debe ser diseñado bajo ciertos parámetros que permitan cumplir con los requerimientos básicos de información que solicitan los usuarios. Debe estar diseñado de tal forma que cumpla con los distintos objetivos de la contabilidad y se ajuste siempre a las necesidades específicas de la empresa.

Un código de cuenta debe ser flexible, entiendo por esto que, un código contable debe estar diseñado de tal forma que permita posteriormente, agregar nuevas clasificaciones o detalles que se requieran bajo las condiciones existentes.

(27)

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS

Según la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela (s/f) en su declaración de principios de contabilidad N° 0, son principios de contabilidad generalmente aceptados, los siguientes:

Postulados o principios básicos.

Los postulados o principios básicos son equidad y pertinencia:

La equidad: Está vinculada con el objetivo final de los estados contables. Los interesados

en los estados financieros son muchos y muy variados y en ocasiones sus intereses son encontrados .La información debe ser lo más justa posible y los intereses de todas las partes tomarse en cuenta en el apropiado equilibrio. Por consiguiente, los estados financieros deben estar libres de influencia o sesgo indebido y no deben prepararse para satisfacer a personas o grupo determinado alguno con detrimento de otros.

La pertinencia: Exige que la información contable tenga que referirse o estar útilmente

asociada a las decisiones, ya que tiene como propósito facilitar los resultados que desea producir.

En consecuencia es necesario concretar el tipo específico de información requerido en los procesos de toma de decisiones por parte de los usuarios de los estados financieros, en función a los intereses específicos de dichos usuarios y a la actividad económica de la entidad (comercial, industrial, agrícola, de servicios, financiera, aseguradora, sin fines de lucro, etc.).

Principios generales.

Los principios generales comprenden, en sustancia, tres categorías distintas:

Supuestos derivados del ambiente económico: entidad, énfasis en el aspecto

(28)

Principios que establecen la base para cuantificar las operaciones de la entidad y los

eventos económicos que la afectan: valor histórico original, dualidad económica, negocio en

marcha, realización contable y periodo contable.

Principios generales que debe reunir la información: objetividad, importancia relativa,

comparabilidad, revelación suficiente y prudencia.

Entidad. Es una unidad identificable que realiza actividades económicas, constituida por

combinaciones de recursos humanos, recursos naturales y capital, coordinados por una autoridad que toma decisiones encaminadas a la consecución de los fines para los cuales fue creada. La entidad puede ser una persona natural o una persona jurídica, o una parte o combinación de ellas.

Énfasis en el aspecto económico. La contabilidad financiera enfatiza el aspecto

económico de las transacciones y eventos, aun cuando la forma legal pueda discrepar y sugerir tratamiento diferente. En consecuencia, las transacciones y eventos deben ser considerados, registrados y revelados en concordancia con su realidad y sentido financiero y no meramente en su forma legal.

Cuantificación. Los datos cuantificados proporcionan una fuerte ayuda para comunicar

información económica y para tomar decisiones racionales.

Unidad de Medida. El dinero es el común denominador de la actividad económica y la

unidad monetaria constituye una base adecuada para la medición y el análisis. En consecuencia, sin prescindir de otras unidades de medida, la moneda es el medio más efectivo para expresar, ante las partes, los intercambios de bienes y servicios y los efectos económicos de los eventos que afectan a la entidad.

Valor Histórico Original. Las transacciones y eventos económicos que la contabilidad

cuantifica se registran según las cantidades de efectivo que se afecten o su equivalente o la estimación razonable que de ellos se haga al momento en que se consideren realizados contablemente. Estas cifras deberán ser modificadas en el caso de ocurrir eventos posteriores que las hagan perder su significado, aplicando los métodos de ajustes aceptados por los principios de contabilidad que en forma de contabilidad que en firma sistemática preserven la equidad y la objetividad de la información contable. Si se ajustan las cifras pos cambios en el

(29)

nivel general de precios (método NGP) y se aplican a todos los conceptos que integran los estados financieros, susceptibles de ser modificados, se considerara que no ha habido violación de este principio; si se ajustan las cifras de acuerdo con el método que combina los cambios en el nivel general de precios con los cambios en el nivel específico de precios (método mixto), los resultados netos del periodo deben coincidir con los del método NGP y sólo en este caso se considerará que no ha habido violación al principio del valor histórico original. Independientemente de la aplicación de uno u otro método, la situación debe quedar debidamente aclarada en la información que se produzca.

Dualidad Económica. Para una adecuada comprensión de la estructura de la entidad y de

sus relaciones con otras entidades, es fundamental la presentación contable de:

Los recursos económicos de los cuales dispone para la realización de sus fines. Las fuentes de dichos recursos.

Negocio en Marcha o Continuidad. La entidad normalmente es considerada como un

negocio en marcha, es decir, como una operación que continuará en el futuro previsible. Se supone que la entidad no tiene intención ni necesidad de liquidarse o de reducir sustancialmente la escala de sus operaciones. Si existiesen fundados indicios que hagan presumir razonablemente dicha intención o necesidad, tal situación deberá ser revelada.

Realización Contable. La contabilidad cuantifica, preferentemente en términos

monetarios, las operaciones que una entidad efectuaron otros participantes en la actividad económica y ciertos eventos económicos que la afectan. Dichas operaciones y eventos económicos deben reconocerse oportunamente en el momento en que ocurran y registrarse en la contabilidad. A tal efecto se consideran realizadas para fines contables:

a) Las transacciones de la entidad con otros entes económicos, b) las transformaciones internas que modifiquen la estructura de los recursos o las fuentes, c) los eventos económicos externos a la entidad o derivados de las operaciones de ésta, cuyo efecto puede cuantificarse razonablemente en términos monetarios.

Periodo Contable. La necesidad de tomar decisiones en relación con una entidad

(30)

convencionales. La contabilidad financiera presenta información acerca de la actividad económica de una entidad en esos periodos convencionales. Las operaciones y eventos así como sus efectos derivados, susceptibles de ser cuantificados, se identifican con el periodo en que ocurren; por lo tanto, cualquiera información contable debe indicar claramente el periodo al cual se refiere.

Objetividad. Las partidas o elementos incorporados en los estados financieros deben

poseer un costo o valor que pueda ser medido con confiabilidad. En muchos casos el costo o valor deberá ser estimado; el uso de estimaciones razonables es una parte esencial en la preparación y presentación de estados financieros y no determina su confiabilidad. Sin embargo, cuando una estimación no pueda realizarse sobre las bases razonables, tal partida no debe reconocerse en la contabilidad y por ende en los estados financieros.

Importancia relativa. La información financiera únicamente concierne a la que es, en

atención a su monto o naturaleza, suficientemente significativa como para afectar las evaluaciones y decisiones económicas. Una partida tiene importancia relativa cuando un cambio en ella, en su presentación, valuación, descripción o cualquiera de sus elementos, pudiera modificar la decisión de algunos de los usuarios de los estados financieros.

Comparabilidad. Las decisiones económicas basadas en la información financiera

requiere en la mayoría de los casos, la posibilidad de comparar la situación financiera y resultados en operación de una entidad en periodos diferentes de su vida y con otras entidades, por consiguiente, es necesario que las políticas contables sean aplicadas consistente y uniformemente. La necesidad de comparabilidad no debe convertirse en un impedimento para la introducción de mejores políticas contables, consecuentemente cuando existan opciones más relevantes y confiables, la entidad debe cambiar la política usada y advertirlo claramente en la información que se presenta, indicando, debidamente cuantificado, el efecto que dicho cambio produce en la información financiera. Lo mismo se aplica a la agrupación y presentación de la información.

Revelación Suficiente. La información contable presentada en los estados financieros

debe contener en forma clara y comprensible todo lo necesario para juzgar los resultados de operación y la situación financiera de la entidad; por lo mismo, es importante que la información suministrada contenga suficientes elementos de juicio y material para que las decisiones de los interesados estén suficientemente fundadas.

(31)

Prudencia. Las incertidumbres inevitablemente circundan muchas de las transacciones y

eventos económicos, lo cual obliga a reconocerlos mediante el ejercicio de la prudencia en la preparación de los estados financieros. Cuando se vaya a aplicar el juicio profesional para decidir en aquellos casos en que no haya bases para elegir entre alternativas propuestas, deberá optarse por la que menos optimismo refleje; pero observando en todo momento que la decisión sea equitativa para los usuarios de la información contable. Sin embargo, el ejercicio de la prudencia no justifica la creación de reservas secretas u ocultas o provisiones en exceso, ni realizar deliberadamente, subvaluación de activos o ingresos o sobreestimación de pasivos o gastos.

ESTADOS FINANCIEROS

Los estados financieros son definidos como cuadros sinópticos extractados de los registros de Contabilidad y que muestran la situación económica – financiera de la empresa, en términos monetarios, para una fecha precisa y/o su evolución durante dos fechas (Vivas, 2005). Estos cuadros se preparan periódicamente, para presentar un informe referente al progreso y situación de las inversiones del negocio y de los resultados logrados en el tiempo.

Los estados financieros deben contener hechos registrados, como por ejemplo compras, ventas, pagos, entre otros, aplicando los principios y convencionalismos propios de la contabilidad, como determinación de depreciaciones, amortizaciones, agotamientos. Además deben incluir apreciaciones y juicios personales en lo referente a cuentas incobrables, valoración de inventarios, clasificación de gastos, vida útil de activos fijos, así como otros aspectos de interés (Vivas, 2005). Sin embargo, los estados financieros aun cuando muestran la apariencia de la exactitud numérica, presentan algunas limitaciones, que deben ser tomadas en consideración:

(32)

a) Su validez es transitoria y relativa, debido al hecho ya mencionado de que los resultados que muestran no son definitivamente exactos; puesto que tal exactitud sólo se conoce al momento de fundarse, o liquidarse la empresa, en determinadas condiciones. Además, ya mencionamos el hecho de que incluyen apreciaciones personales…

b) No se ajustan al valor real monetario, por no contemplar el poder adquisitivo de la moneda, ni los costos de reposición de los Activos. De allí que, por ejemplo, un aumento notable en las “Ventas”, puede deberse a un alza de los precios de venta; lo cual pudo haber sido inclusive causa de una disminución del número de unidades vendidas. En tales casos, las comparaciones darán resultados distorsionados. c) No pueden reflejar aquellos aspectos financieros de los negocios, que no sean factibles de ponderarse con la vara de medir del dinero; tales como: la reputación, prestigio y aceptación pública de la empresa; la eficiencia, idoneidad y lealtad de su personal; riesgos, contingencias, situaciones de ventajas, problemas tecnológicos, contratos pendientes, tendencias del mercado, garantías, experiencia en el ramo, etc.

Estas limitaciones, de acuerdo al autor, pueden ser subsanadas, en parte, mediante las notas a pie de los Estados Financieros; las cuales serán reveladoras de todos aquellos factores y circunstancias, que el Contador crea necesarias para una mejor apreciación del contenido de dichos estados, de acuerdo a los principios contables aceptados.

De lo anterior se puede desprender que el objetivo que se persigue a través de la utilización de los estados financieros es la generación de información confiable, que permite analizar algunos aspectos básicos de la organización, tales como capacidad para honrar obligaciones, solvencia y situación crediticia, situación financiera general, grado de dependencia, calidad y grado de las inversiones, rentabilidad del capital invertido, equilibrio económico general, entre otros.

Balance general

El balance general es un documento contable que permite conocer la situación financiera de la empresa, ya que permite visualizar el valor de las propiedades y de las obligaciones, así como también el importe del capital y de las utilidades o pérdidas acumuladas (Guerra, 1998). También suele decírsele un “Estado de Situación” donde detalla todas las cuentas reales, clasificadas y agrupadas en un orden preestablecido, permitiendo ver claramente la situación económica y financiera del negocio, en un momento determinado (Vivas, 2005). El Balance General debe mostrar los tres grandes grupos de cuentas: activos, pasivos y capital.

(33)

Los activos (A) constituyen la totalidad de los bienes y derechos que posee la empresa u organización. De éstos, una parte deberá la empresa a terceros, es decir, son pasivos (P) y lo restante será el capital (C). Esto se expresa matemáticamente a través de la ecuación fundamental de la contabilidad:

= +

Se trata entonces de mantener un equilibrio o balance entre los activos que posee la empresa, y los pasivos o deudas y lo que es realmente del propietario. Esta relación puede ser visualizada a través de unos sencillos ejemplos:

Supóngase que un empresario decide montar su propia empresa y aporta Bs. 75.000 en efectivo.

En este caso los 75.000 Bs en efectivo están en un Banco o en la Caja, y el empresario no debe nada, puesto que todo lo aportó de su patrimonio; entonces la ecuación quedaría de la siguiente manera:

Activo = Pasivo + Capital

Bs. 75.000 (en caja o banco) = 0 + Bs. 75.000

Ahora el empresario compró mercancías de contado por un valor de Bs. 12.500.

La mercancía comprada por el empresario se canceló con el dinero del banco o de la caja, es decir, no se solicitó ningún crédito. La cuenta del activo varió, pero no en cuantía sino en categoría:

Bs. 12.500 (Mercancías) Bs. 62.500 (en caja o banco)

= 0 + Bs. 75.000

Posteriormente, el empresario compra un local valorado en Bs. 100.000, pero paga Bs. 40.000 de contado y el resto a crédito, firmando una hipoteca.

(34)

La cuenta del activo se incrementó, ya que el negocio posee ahora un local que tiene un valor de Bs. 100.000, pero se pagó un adelanto de Bs. 40.000, es decir, hubo una disminución de lo que había en el banco o en la caja. Adicionalmente, la cuenta del pasivo se incrementó, puesto que el empresario adquirió una hipoteca por un monto de Bs. 60.000. Ahora la ecuación quedó de la siguiente manera:

22.500 (en caja o banco) 12.500 (Mercancías) 100.000 (local) Total: 135.000

= 60.000 + 75.000

Como puede observarse, el monto del capital permaneció igual, ya que la adquisición del local se realizó a través de un crédito, por tanto, lo que es realmente del empresario es el capital aportado al inicio, es decir, Bs. 750.000. Los componentes de la ecuación fundamental de la contabilidad pueden subdividirse para facilitar el análisis de la información y tener así una visión mucho más detallada de la situación financiera de la empresa. Esta subdivisión puede ir desde una sencilla clasificación hasta una clasificación muy compleja. Los criterios para tal división estarán determinados por la naturaleza de la empresa y el nivel de detalle al que se desee llegar. No obstante, en la figura 2 se muestra un esquema sencillo y fácil de comprender y manejar.

Activo circulante (AC): está constituido por el dinero efectivo y todos aquellos activos que

puedan convertirse en efectivo, en un periodo de un año aproximadamente. Son cuentas del AC el efectivo, caja, banco, cuentas por cobrar, efectos por cobrar, inventario, entre otros.

Activo Fijo (AF): son todos aquellos bienes propiedad de la empresa, adquiridos para ser

utilizados durante un periodo de tiempo relativamente largo, como por ejemplo tierra, edificaciones, construcciones, maquinarias y equipos, semovientes, vehículos.

Activo diferido (AD): está formado por gastos que benefician a la empresa por un periodo

mayor a un ejercicio económico, incluyendo además los pagos realizados por anticipado. Suelen incluirse en la categoría “otros activos”.

(35)

Circulante (de poca permanencia en la empresa)

Fijos (para uso y no para vender)

Diferidos (gatos pre-operativos, pagos adelantados)

Otros activos

Circulante o Corto plazo (deudas a menos de un año)

Largo plazo (deudas a más de un año)

Diferidos (cobros realizados por adelantado)

Otros pasivos

Capital social (patrimonio de los accionistas o propietarios)

Ganancias o pérdidas (derivadas de ejercicios económicos)

Figura 2. Clasificación de las cuentas de la ecuación fundamental de la contabilidad

Otros activos (OA): incluye inversiones, amortizaciones, entre otros. También puede

incluir los activos diferidos.

Pasivo circulante o corto plazo (PC): son deudas y obligaciones que deben ser

canceladas a corto plazo, es decir, en un lapso no mayor a un año, como por ejemplo efectos por pagar, cuentas por pagar, impuestos por pagar, entre otros.

Pasivo a largo plazo (PL): obligaciones que deben pagarse en un plazo mayor de un año,

como las hipotecas.

Pasivo diferido (PD): está constituido por aquellas cuentas cobradas anticipadamente por

la empresa, como alquileres cobrados por anticipado, intereses cobrados por anticipado, depósitos recibidos en garantía, cuentas por pagar a los accionistas. Puede denominarse “otros pasivos”

ACTIVOS

(A)

PASIVOS

(P)

CAPITAL

(36)

Capital social (CS): comprende los aportes del propietario o propietarios.

Ganancias o pérdidas: constituyen los resultados del ejercicio económico considerado y

de ejercicios anteriores.

Estado de ganancias y pérdidas

El estado de ganancias y pérdidas sirve para determinar los resultados netos (utilidades o pérdidas) de la empresa en determinado periodo. Se diferencia del balance general en que muestra lo ocurrido durante un periodo determinado y no la situación de la empresa a una fecha determinada (Guerra, 1998). Este documento puede ser definido de la siguiente manera (Vivas, 2005):

“…un cuadro numérico que muestra los ingresos y gastos, al igual que la Ganancia (o Pérdida) habida en el ejercicio económico que cubre. Nos dice cuánto se gastó y dio, cuánto costó lo que se vendió, cuánto ingresó, cuánto se gastó y la diferencia entre estos dos montos; la cual es la utilidad, cuando resulte positiva, o la pérdida, si es negativa.”

El estado de ganancias y pérdidas es conocido también como estado de resultado o estado gerencial y constituye un informe que presenta los resultados económicos de una empresa en un periodo determinado, indicando el monto de los ingresos, gastos y de las ganancias o pérdidas en un periodo considerado. En el estado de ganancias y pérdidas se pueden considerar varias partes, las cuales son los ingresos, gastos y la ganancia o la pérdida (Montiel, 2004). No existen estándares de formas para la elaboración del estado de ganancias y pérdidas, sin embargo, éste debe ser confeccionado observando los mismos principios generales, de modo tal que puedan ser objeto de análisis y que puedan desprenderse conclusiones válidas (Vivas, 2005).

De manera general, un modelo de estado de ganancias y pérdidas se muestra en la figura 3.

(37)

Juan José Pérez González Ingresos:

Ordinarios o principales Extraordinarios o eventuales Total de ingresos

Egresos:

Costos de producción o explotación Gasto generales y administrativos Total egresos

Utilidad antes del impuesto Impuesto sobre la renta Utilidad neta

Figura 3. Modelo de un estado de ganancias y pérdidas

Los componentes del modelo se detallan a continuación:

Ingresos:

Ordinarios: los ingresos ordinarios o principales están representados por las ventas en las

empresas mercantiles e industriales; o los ingresos por concepto de prestación de servicios en empresas de este ramo y sin fines de lucro y los intereses ganados en las empresas financieras derivados de la aplicación de las tasas de interés activa. En estos ingresos ordinarios solamente deben incluirse las cuentas nominales, que registran las compensaciones que percibe la empresa, por las mercancías, productos terminados o servicios que vende específicamente.

Extraordinarios: los ingresos extraordinarios o e eventuales son los originados por ventas

distintas a las actividades propias de la organización; como podrían ser la venta de algún activo descartado, de desperdicios, de embalajes, entre otros.

Total de ingresos: corresponde a la suma de los ingresos ordinarios o principales y los

ingresos extraordinarios o eventuales.

Egresos: Comprende el valor de los recursos utilizados en la producción y venta de los

(38)

Costos de producción o de explotación: En las empresas comerciales será el costo de

la mercancía en venta. En las empresas industriales o manufactureras, comprenderá el costo de la materia prima, el de la mano de obra y el de los gastos de fabricación, que se requieran para manufacturar la producción que se va a vender. En las empresas de servicios comprenderán todos los costos incurridos en el servicio que se prestará (Vivas, 2005).

Costos generales y administrativos: son aquellos asociados al sueldo del personal

administrativo, depreciaciones de las edificaciones, intereses, seguros, trabajo familiar no pagado y gastos de administración.

Total egresos: suma de los costos variables y los generales.

Utilidad antes del impuesto: diferencia entre el total de ingresos y el total de egresos.

Impuesto sobre la renta: porción de la utilidad que debe ser pagada al fisco nacional. Se

calcula multiplicando la utilidad antes del impuesto por el porcentaje de retención del ISRL.

Utilidad neta: diferencia entre la utilidad antes del impuesto y el monto del impuesto a ser

pagado. En las empresas comerciales una parte de esta utilidad es distribuida a los socios de manera proporcional a sus acciones, mientras que en las empresas cooperativas estos “excedentes” son distribuidos entre los socios de forma igualitaria.

Interpretación de los estados financieros

La correcta elaboración de los estados financieros no es suficiente para determinar la situación financiera de la empresa; es necesario interpretar los resultados arrojados por estos instrumentos o documentos. Al respecto, algunos autores como Montiel (2004) y Vivas (2005), exponen algunas orientaciones que facilitan la interpretación de los estados financieros por medio del cálculo de indicadores.

Índice de solvencia general (S): se le suele llamar también razón de trabajo, relación de

circulante o simplemente solvencia, se obtiene dividiendo el total del activo circulante (AC) entre el total del pasivo circulante (PC):

(39)

=

Este índice se e emplea tan sólo para predecir tentativamente si los recursos disponibles a corto plazo se tendrán en cantidad suficiente como para satisfacer las deudas que se van venciendo a corto plazo también. Se considera aceptable cuando el resultado es mayor de dos (2), esto se basa en el supuesto de que en casos de quiebras, activos inflados, caída de precios, etc., el valor libro de los activos no bajaría más de un 50%, en cuyo caso y nos existiendo acreedores a largo plazo, los acreedores a corto plazo cobrarían completo en caso de liquidación; salvo imprevistos y situaciones excepcionales. Una relación de circulante elevada normalmente denota un alto grado de solvencia pero también puede encubrir preponderancia de activos circulantes de muy poca liquidez y viceversa detrás de un índice bajo existe un predominio absoluto de dinero efectivo.

Índice de liquidez (L): indica la capacidad de la empresa para cumplir con sus

obligaciones a corto plazo a medida que se vencen. Constituye un índice importante de la solvencia de la organización.

=

El mínimo deseable es 2, cuando el índice mejora, por Ej.: de 2 a 2.6, significa que se incrementa la liquidez y solvencia de la empresa

Índice de liquidez inmediata o prueba del ácido (LI): indica la capacidad de la empresa para cubrir en forma inmediata su pasivo a corto plazo haciendo uso de los activos de rápida liquidación. Normalmente para hacer uso de este índice se excluyen del activo corriente o circulante los inventarios y los gastos pagados por adelantado.

= á ó

(40)

El mínimo deseable es 1, cuando el índice aumenta, por Ej. de 1 a 1.5, se incrementa la capacidad de la empresa para cubrir sus deudas a corto plazo con los activos de rápida liquidación.

Índice de propiedad (IP): se utiliza para determinar hasta qué punto una empresa está en

manos de sus dueños, es decir, que parte de los activos con que opera la organización han sido financiada con los propietarios y accionistas. Este índice se obtiene dividiendo el capital entre el total de los activos netos.

=

Cuanto supere el 0,50 mayor será el margen de garantía para los acreedores a largo plazo y más sólida la estructura financiera de la empresa. Este índice es un valioso complemento de la solvencia general porque da una idea de la perdurabilidad de la solvencia en el futuro.

Índice de estabilidad (IE): también denominado “Índice de Garantía Financiera”. Expresa

la capacidad de la empresa para garantizar sus deudas a mediano y largo plazo con el monto del Activo Fijo.

=

El mínimo deseable es igual a 2.2.

Índice de independencia financiera (IF): Sirve para determinar el porcentaje que

representa la inversión del propietario en el negocio con respecto al Activo Total. Se calcula como un porcentaje del Capital Neto con respecto al Activo. Se ha considerado que el mínimo deseable debe ser igual al 50 por ciento.

= ! 100

Índice de rentabilidad (R): Se conoce como el rendimiento del patrimonio o capital,

determina la eficiencia de la administración para generar utilidades con el capital de la

(41)

Este índice se obtendrá mediante la división del monto total de las utilidades netas, entre el

patrimonio o capital contable.

$ = % & ! 100

(42)

Juan José Pérez González CAPÍTULO II

PRINCIPIOS Y CONCEPTOS BÁSICOS DE LA CONTABILIDAD APLICADA A

SISTEMAS DE PRODUCCIÓN

DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD AGROPECUARIA

La actividad agropecuaria o la producción de especies vegetales y zootécnicas, utiliza productos orgánicos perecederos extraídos de la naturaleza, lo que le confiere características particulares y un tratamiento contable resulta diferente al resto de las actividades económicas. Los productos en proporción a su volumen, son menos costosos que otros, están influenciados por factores climáticos y los impuestos aplicados a las empresas agropecuarias por lo general, son mínimos si se comparan con otras industrias (Castañeda, 1989). Por tanto, se deben aplicar procedimientos administrativos distintos de los que se emplean en otras actividades, tomando en consideración el contexto de los sistemas de producción en el manejo contable.

La contabilidad en los sistemas de producción agropecuarios tiene su fundamentación en las bases teóricas de la contabilidad general, sus principios, conceptos, estructura y procesos; pero situada dentro de un referente específico, como es el caso agropecuario.

El concepto de contabilidad ha evolucionado a través del tiempo. En sus inicios, se afirmaba que la contabilidad no era más que la historia del negocio, dado el registro cronológico de las operaciones que tenían lugar en él. Para algunos, la contabilidad es un arte, para otros una ciencia y para los más modernos, el lenguaje de los negocios.

La contabilidad es una disciplina científica, con metodología propia, que se dedica a la clasificación y resumen, en términos monetarios, de las transacciones mercantiles y actividades industriales de un negocio u organización cualquiera, e interpretar y presentar, en informes financieros, los resultados derivados del proceso productivo (Gómez, Contabilidad Agrícola en Venezuela, 1989a).

La contabilidad es un sistema adaptado para clasificar los hechos económicos que ocurren en un negocio. Por ello se convierte en el eje central para llevar a cabo diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica construir una empresa determinada (Mendoza, Contabilidad Pecuaria y costos ganaderos, 2006). Además