Diseño e implementación de un sistema administrativo gerencial básico

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(1)DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO GERENCIAL BÁSICO.. Realizado por: Luis A. Daboin C. Profesor Guía: Milagros Van Grieken.. Proyecto de grado presentado ante la ilustre Universidad de los. www.bdigital.ula.ve Andes como requisito final para optar al título de Ingeniero de Sistemas.. UNIVERSIDAD DE LOS ANDES FACULTAD DE INGENIERIA ESCUELA DE INGENIERIA DE SISTEMAS. Julio 2000.. CC-Reconocimiento.

(2) AGRADECIMIENTOS.. www.bdigital.ula.ve Un profundo agradecimiento a mi esposa por todos sus aportes y contribuciones técnicas, y a la Gerencia de la empresa INVERFICA por la asesoría y recursos brindados durante el desarrollo de éste proyecto.. ii. CC-Reconocimiento.

(3) RESUMEN.. Este Proyecto de Grado consiste en el Diseño e Implementación de un sistema. www.bdigital.ula.ve Administrativo que maneje conceptos básicos y comunes de la administración. Esta orientado a la pequeña empresa Venezolana.. En su diseño se tomó en cuenta una interfaz gráfica y operacional de fácil comprensión para usuarios principiantes. El sistema posee la generación de estadísticas o reportes y la maniobrabilidad de los datos que una empresa debe tener para la toma de decisiones.. iii. CC-Reconocimiento.

(4) TABLA DE CONTENIDO. Pág.. INTRODUCCIÓN I. CAPÍTULO I. ..……………………...…..…………………………..…. .………….….…..…………………………………….…….. 1 6. Sistemas Administrativos Automatizados y Fundamentos teóricos utilizados. I.1. Sistemas Administrativos Automatizados ……………………... 6. I.1.1. Definición ……………………………………………………………. 6. I.1.2. Desarrollo de un Sistema Administrativo Automatizado ……….. 9. www.bdigital.ula.ve I.1.3. Aplicación ……………….. ………………………………………… 14. I.2. Fundamentos Teóricos Utilizados ……………………………….. 17 I.2.1. Conceptos Administrativos ……………………………………….. 17 I.2.2. Conceptos Técnicos ………………………………………………. 21. II. CAPÍTULO II. ……………………………………………………………... 26. Sistematización del proceso en estudio. II.1. Diagrama General …………………………………………………… 26 II.1.1. Transacciones ……………………………………………………. 27 II.1.2. Base de Datos ………………………….…………………………. 29 II.1.3. Estadísticas y Reportes ……..…………………………………… 29 iv. CC-Reconocimiento.

(5) II.2. Sistematización del Proceso …………………..………………… 31 II.2.1. Transacciones ………………..…………………………………. 31 II.2.2. Base de Datos ……….…………………..………………………. 32 II.2.3. Estadísticas ..……………………..……………………………… 34. III. CAPITULO III. ………………….....…….……………………………….. 35. Conclusiones y Recomendaciones. III.1. Conclusiones y Recomendaciones según los componentes utilizados para el desarrollo ……………….. 36. www.bdigital.ula.ve III.2. Conclusiones y Recomendaciones según los. objetivos propuestos ……………………………………………. 38. IV. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS.. V. ANEXOS. …..…..………..……..… 40. ………………………..………….……...………........………… 42. V.1. Relación de las Tablas Utilizadas en la Base de Datos …. 43 V.2. Sistematización Final del Proceso …………..…….…………… 44 V.2.1. Módulo de Datos ………….……………….……………………. 45 V.2.2. Módulo de Ventas …………………………...…..……………… 46 V.2.3. Módulo de Compras ………………….……….……………...… 52. v. CC-Reconocimiento.

(6) V.2.4. Módulo de Reportes ………………..………….………………… 56. VI. APENDICE. ………………….…………………..………………..……… 63. VI.1. Manual del Usuario (Requerimientos del Sistema) ..…..... 64 VI.2. Requerimientos del Sistema … …………..…………...……... 64 VI.3. Instalando el SAGB ………………………..……………...……... 65 VI.4. Lo Primero que se debe hacer en el SAGB …………..…... 67 VI.5. Archivo de Clientes ……………..………….………………...…... 70. www.bdigital.ula.ve VI.6. Archivo de Proveedores …………..………………………..…... 73 VI.7. Archivo de Vendedores ………………….…..……………..…... 76. VI.8. Departamento de Productos …………..….….….………..…... 78. VI.9. Productos Inventario ……………….……….……….……....…... 81 VI.10. Ajuste de Inventarios …………………………..…………..…... 86 VI.11. Facturas de Ventas ………………....………….…………..…... 89 VI.12. Emisión de Presupuestos …………..…..………………..…... 94 VI.13. Devolución de Facturas de Ventas ……..……………..…... 98 VI.14. Abonos a Facturas de Ventas ……….…….…………..…... 103 VI.15. Reintegros a Clientes ……….…………….……….……..…... 106 VI.16. Recepción de Compras …….…………….……………..…... 109. vi. CC-Reconocimiento.

(7) VI.17. Devolución de Facturas de Compras …….……..…..…... 114 VI.18. Abonos a Facturas de Compras ….…………………..…... 119 VI.19. Reportes ……………………………..……………..………..…... 122 VI.20. Reportes de Ventas ………………………………..………..…... 123 VI.21. Reportes de Compras …………………..…..……..………..…... 125 VI.22. Reportes sobre Clientes …………………….…………..…..…... 126 VI.23. Reportes sobre Proveedores ……………….…………..…..…... 128 VI.24. Reportes sobre Vendedores …………………...……....…..…... 130. www.bdigital.ula.ve VI.25. Reportes sobre Productos ………..……...……………..…..…... 131 VI.26. Herramientas ……………………………….……..………..…... 132. vii. CC-Reconocimiento.

(8) INDICE DE FIGURAS, CUADROS,TABLAS Y LÁMINAS. Pág. •. CAPÍTULO I. Figura I.1. Esquema Funcional de una Empresa ………………... 8. Figura I.2. Análisis del Perfil de Actividades ……………...……... 12. Figura I.3. Plan de Trabajo ………………………………..…………... 16. www.bdigital.ula.ve •. CAPÍTULO II.. Figura II.1. Estructuración General del Proceso ………………… 27 Figura II.2. Proceso de Transacción ………………………...……… 32 Figura II.3. Proceso Base de Datos ……….………………...……… 33 Figura II.4. Proceso Estadísticas ……….………….………...……… 34. •. ANEXOS. Figura V.1.1. Tablas Relacionales ……………………...…………… 43 Figura V.2.1. Sistematización del Proceso ………......…………… 44 Figura V.2.2. Consultas Bases de Datos ……….........…………… 45 Figura V.2.3. Proceso de Ventas …………………….....…………… 46 viii. CC-Reconocimiento.

(9) Figura V.2.4. Facturación de Ventas ….…………….....…………… 47 Figura V.2.5. Presupuestos ……………...…………….....…………… 48 Figura V.2.6. Devolución de Ventas …………..…........…………… 49 Figura V.2.7. Abonos a Ventas ….……...……………....…………… 50 Figura V.2.8. Reintegros a Clientes ….…..…………….…………… 51 Figura V.2.9. Compras …………………..…..………….....…………… 52 Figura V.2.10. Recepción de Compras ………………..…..….…… 53 Figura V.2.11. Devolución de Compras ……...………..…..….…… 54. www.bdigital.ula.ve Figura V.2.12. Abonos a Compras …………….………..…..….…… 55. Figura V.2.13. Reportes ………………….……….………..…..….…… 56 Figura V.2.14. Ventas ………………….……….…………..…..….…… 57. Figura V2.15. Compras ………………….…….…………..…...….…… 58 Figura V.2.16. Clientes …………..……….……….………..…..….…… 59 Figura V.2.17. Proveedores …………..…...….…………..…..….…… 60 Figura V.2.18. Vendedores …….……..…...…….………..…..….…… 61 Figura V.2.19. Productos …….………..…...…….………..…..….…… 62. •. APENDICE. Figura VI.3.1. Configuración ……………………….….…….………… 65. ix. CC-Reconocimiento.

(10) Figura VI.4.1. Menú Principal ………………..….………….………… 67 Figura VI.4.2. Iconos ……..……….………..……...………….………… 69 Figura VI.5.1. Ventana Clientes …………………...……….………… 70 Figura VI.6.1. Ventana Proveedores ……………...…..….………… 73 Figura VI.7.1. Ventana Vendedores ……………..……….………… 76 Figura VI.8.1. Ventana Dpto. de Productos …………….………… 79 Figura VI.9.1. Ventana Productos Inventario ……………..……… 81 Figura VI.9.2. Tabla Modificaciones en Inventario ……...……… 83. www.bdigital.ula.ve Figura VI.9.3. Ventana Costo-Precios Productos ……...…..…… 84. Figura VI.10.1. Ventana Ajuste de Inventario ……….…...….…… 86 Figura VI.11.1. Ventana Factura de Venta …………..…....……… 89. Figura VI.11.1. Ventana Factura de Venta ……..………....……… 89 Figura VI.11.2. Ventana Búsqueda de Productos ……………… 91 Figura VI.12.1. Ventana Presupuesto ……………..………..……… 93 Figura VI.12.2. Ventana Búsqueda de Productos ……………… 96 Figura VI.13.1. Ventana Devolución de Facturas de Ventas ... 98 Figura VI.13.2. Ventana Búsqueda de Productos .…….…….… 100 Figura VI.14.1. Ventana Abonos a Facturas de Ventas .….….… 103 Figura VI.14.2. Ventana Selección Factura .………..……...….… 104. x. CC-Reconocimiento.

(11) Figura VI.15.1. Ventana Reintegros .……………...……..…...….… 106 Figura VI.16.1. Ventana Recepción de Compras .…..…….....… 109 Figura VI.16.2. Ventana Búsqueda de Productos .……..…....… 111 Figura VI.17.1. Ventana Devolución Facturas de Compras .… 114 Figura VI.17.2. Ventana Búsqueda de Productos .…………..… 116 Figura VI.18.1. Ventana Abonos a Facturas de Compras .….. 119 Figura VI.18.2. Ventana Selección Facturas de Compras .….. 120 Figura VI.19.1. Ventana Lista Reportes .……………..…………... 122. www.bdigital.ula.ve Figura VI.20.1. Ventana Relación de Ventas .…………………... 124. Figura VI.21.1. Ventana Relación de Compras .……....………... 125 Figura VI.22.1. Ventana Listado de Clientes .……...……..……... 126 Figura VI.22.2. Ventana Estado de Cuenta Clientes .…….…... 127 Figura VI.23.1. Ventana Listado de Proveedores .……...……... 128 Figura VI.23.2. Ventana Estado de Cuenta Proveedores .…... 129 Figura VI.26.1. Ventana Configuración Empresa ………....…... 132 Figura VI.26.2. Ventana Configuración Impresión ………...….. 133. xi. CC-Reconocimiento.

(12) INTRODUCCIÓN.. Durante mucho tiempo ha existido la introducción de técnicas y métodos, bien sea administrativos o tecnológicos para el control de recursos en las empresas, los cuales no han tenido mayor relevancia, ejemplo de ello, son las metodologías que actualmente predominan en la pequeña y mediana empresa Venezolana. Fue a mediados de los ´80 cuando los sistemas administrativos computarizados empezaron a ser tomados en cuenta en el país, el más destacado de ellos fue. www.bdigital.ula.ve el SAINT Administrativo, desarrollado por Fin de Siglo Sistemas C.A. el cual domina actualmente el mercado venezolano y además es muy reconocido en. gran parte de América latina. Pero aún así, ese dominio no deja de ser inferior. ante el resto de las metodologías utilizadas y como si fuera poco sigue disminuyendo, por que aunque gran parte de la pequeña industria lo posee, pocos le dan la confianza y el interés que deberían.. Esta debilidad del Sistema Administrativo SAINT, se pudiese interpretar como un mercado potencial seguro o a la expectativa para la inclusión y desarrollo de nuevos productos de esta índole en el mercado.. En la actualidad existe en Venezuela una gran motivación por el desarrollo de la pequeña y mediana empresa, lo cual ha traído consigo la necesidad de. 1. CC-Reconocimiento.

(13) organizar y controlar las diferentes estructuras que la componen. Esto se hace cada día más evidente cuando observamos en nuestras ciudades el volcamiento a la mercadería informal de parte de la ciudadanía.. En el desarrollo de éste Proyecto de Grado, se han estudiado pequeñas empresas durante un período de tiempo aproximado de 12 meses, tomando en cuenta las metodologías usadas y el comportamiento de los posibles sistemas que componen dichas empresas. Entre éstas empresas podemos mencionar; INVERFICA C.A. dedicada a la venta de licores, fabrica de hielo y arrendamiento de inmobiliario para festejos y DMT Sistemas, empresa de. www.bdigital.ula.ve servicios de Internet, mantenimiento e instalación de equipos de computación.. Ambas empresas están ubicadas en la ciudad de Trujillo y se encuentran funcionando actualmente.. Para el caso de las empresas que poseen una versión del Saint Administrativo u otros sistemas similares, se realizó el adiestramiento necesario preparando personal, prestando asesoría a usuarios y solventando inconvenientes operativos. Y se observó que a pesar de los altos costos de un computador, licencias y la falta de información sobre las ventajas de un sistema computarizado, la mayor razón a la desmotivación del uso de estos sistemas se debe a: •. La complejidad de los conceptos del software.. 2. CC-Reconocimiento.

(14) •. La demanda de experticia en computación que se requiere.. •. Lo poco amigable de sus interfaces.. •. La deficiencia a nivel gerencial, pues a pesar de que genera una gran cantidad de datos, aportan muy poco al comerciante sobre las decisiones que debe tomar.. •. La incompatibilidad en las bases de datos entre las diferentes versiones y con las bases de datos estándares a la hora de actualizar el software o cambiar de sistema administrativo.. Tal situación es poco beneficiosa para el desarrollo de la pequeña y mediana. www.bdigital.ula.ve industria, como también es poco productiva en la fase de adiestramiento del. comerciante.. El conjunto de dificultades y deficiencias mencionadas anteriormente, han servido como principal motivación en el desarrollo de este proyecto: “Diseño e Implementación de un Sistema Administrativo Gerencial Básico”, teniendo como objetivos principales; •. El diseño e implementación de un software que maneje conceptos básicos y comunes de la administración, para disminuir la complejidad en el manejo y compresión de las tareas.. •. La elaboración de un ambiente o interfaz gráfica que disminuya el nivel de experticia en computación de sus usuarios (Interfaz Amigable).. 3. CC-Reconocimiento.

(15) •. Creación de un sistema de reportes, que ayude en la toma de decisiones a nivel gerencial por medio de la interpretación de estadísticas en la historia de los datos.. •. Creación de una interfaz operacional entre el programa diseñado y una base de datos estándar que permita la migración de datos a cualquier aplicación.. En éste proyecto se canalizan todas las experiencias vividas en las diferentes empresas que sirvieron de estudio, por medio de una metodología. La cual tiene como base la metodología aplicada por William A. Bocchino, en su publicación; Sistemas de Información para la Administración. Técnicas e. www.bdigital.ula.ve Instrumentos, Septiembre 1983. En la misma, el autor menciona. “La toma de. decisiones de una organización requiere, sobre todo, del conocimiento exacto. de las partes componentes de la misma; si no existe esta información, el funcionamiento de la organización verá obstaculizado su desarrollo. Con un sistema de información bien estructurado, las. labores administrativas. funcionarán de manera satisfactoria.”. El producto final de éste trabajo, además de la culminación satisfactoria de todos los objetivos propuestos, es un objetivo planteado y alcanzado durante el desarrollo, el cual es; el estudio y análisis de una metodología, para la creación de otra metodología coherente, capaz de darle a un analista de sistemas las herramientas para la formulación de un problema y el planteamiento modular de. 4. CC-Reconocimiento.

(16) posibles soluciones. El desarrollo y aplicación de ésta teoría se exponen en la sección I.1.2, I.1.3. del Capitulo I.. Para la Implementación o elaboración de software de éste proyecto se utilizaron los programas: Microsoft Visual Basic 5.0, Crystal Report, y el manejador de base de datos ACCESS 97.. www.bdigital.ula.ve. 5. CC-Reconocimiento.

(17) I. CAPÍTULO I. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS AUTOMATIZADOS Y SUS FUNDAMENTOS TEÓRICOS.. I.1. Sistemas Administrativos Automatizados.. I.1.1. Definición. Los Sistemas Administrativos tienen su origen en las organizaciones o. www.bdigital.ula.ve empresas como una solución inmediata para el control y supervivencia de. las mismas. Las cuales a su vez, son un conjunto de elementos (hombres, materiales, máquinas y dinero) que se relacionan entre sí para cumplir un. propósito como; satisfacción de necesidades humanas y obtención de beneficios. Una característica primordial de las organizaciones es que en la mayoría de los casos nacen o se inician de la idea de un individuo, el cual reúne a otros con el mismo punto de vista (o sigue solo) e invierte recursos humanos y financieros.. Los. comienzos. se. caracterizan. siempre. por. crisis. y. confusiones, es rara la organización que desde un principio cuenta con un conjunto de objetivos, planes presupuestos, gráficas de organización, manuales de procedimientos, etc. Mayormente solo poseen planes y controles burdos para su inicio y además primitivos, sin embargo ¿cómo es. 6. CC-Reconocimiento.

(18) que sobreviven?. La respuesta es bastante simple. El empresario, se trata del ingrediente mágico que combina un sin número de horas de esfuerzo con un montón de pensamientos basados en su larga experiencia, pero surge otra pregunta ¿son equivalentes los beneficios obtenidos con los sacrificios? O socialmente ¿sigue siendo satisfactorio su nuevo estilo de vida?. Cuando la empresa sobrevive y crece, la supervisión de las actividades relacionadas con ella, se desarrollan hasta encontrarse lejos del alcance de un solo hombre. En ese momento el empresario descubre que le seria necesario estar en varios lugares a la vez para poder planear, dirigir,. www.bdigital.ula.ve coordinar, analizar y controlar las diferentes actividades de su empresa. Su tiempo se ve minimizado para solventar situaciones que resultaban simples. cuando la empresa era muy pequeña. Es en este momento donde surge la necesidad de una ayuda, una ayuda capaz de proporcionar medios para la entrada, procesamiento y salida de datos, además de una red de decisiónretroalimentación que ayude a la administración a responder a los cambios presentes y futuros en el ambiente interno y externo de la organización (Véase Figura I.1.). Y si se observa con detenimiento, este conjunto de requerimientos no es más que la completa definición de un Sistema Administrativo, el cual con la ayuda de una computadora y un conjunto de programadores que empaqueten estas necesidades en un software pasa a ser un Sistema Administrativo Automatizado capaz de disminuir la carga laboral del gerente y el peso salarial de un equipo administrador, dejando 7. CC-Reconocimiento.

(19) solo la interpretación de datos para la toma de decisiones y posible retroalimentación o modificaciones del sistema.. www.bdigital.ula.ve Figura I.1. Esquema Funcional de una Empresa.. 8. CC-Reconocimiento.

(20) I.1.2. Desarrollo de un Sistema Administrativo Automatizado. Para el desarrollo de cualquier sistema es conveniente seguir o utilizar una metodología, si es posible ya existente y probada, para evitar caer en errores iniciales de planteamiento o de captación de los datos por ejemplo. Sin embargo como se mencionó en la introducción, parte de este trabajo es originar y poner a prueba una metodología, la cual se generó a partir de experiencias vividas en el área de investigación (La pequeña empresa). No obstante se trata de dar solidez y credibilidad a dicha metodología aprendida y aplicada con el respaldo de una ya existente, tal es el caso de la propuesta por; William A. Bocchino, en Sistemas de Información para la. www.bdigital.ula.ve Administración. Y aunque durante muchas veces se haga uso de los. componentes de esta metodología, se evitara el citar o hacer referencia, ya que dichos componentes e ideas se entienden como el resultado de la mezcla de conocimientos originados de un basamento propio.. I.1.2.1. Elementos necesarios para el desarrollo. Para el planteamiento de un problema como sistema, debe haber la presencia de un conjunto de elementos que nos permitan estructurar dicho problema como un conjunto de módulos que se relacionan entre sí, para lograr los objetivos propuestos o presentar una posible solución. Según William A. Bocchino, estos elementos son: 1. Datos de entrada necesarios. 2. ¿Cuándo se requieren?. 9. CC-Reconocimiento.

(21) 3. ¿Quién o quienes los necesitan?. 4. ¿Dónde se necesitan?. 5. ¿En que forma se necesitan?. 6. ¿Cuánto cuestan?. 7. Importancia de los datos para darle un tratamiento de prioridad adecuado en el procesamiento. 8. Mecanismos de clasificación de la información para su intercalación y manipulación. dándole así una forma significativa y sintetizada en el. menor tiempo posible. 9. Circuitos de control de retroalimentación, para proporcionar las. www.bdigital.ula.ve condiciones que permitan ejercer una administración dinámica.. 10. Mecanismos para evaluar y mejorar constantemente el sistema.. Solo con una buen análisis y diseño de estos elementos, se pueden alcanzar las metas trazadas.. I.1.2.2. Componentes necesarios para el desarrollo. Existen muchas variantes en la estructura de componentes necesarios para la elaboración de un Sistema Administrativo Automatizado, los cuales están directamente ligados con la actividad y conformación del problema en estudio, pero generalmente se utilizan tres, estos son:. 10. CC-Reconocimiento.

(22) 1. La dirección o gerencia de la empresa: Esta conformada por una persona o grupo de personas que conocen el problema a estudiar durante todo su proceso. Están llenos de expectativas y son dueños de las limitantes para el desarrollo del sistema (recursos, tiempo y dinero).. 2. El analista de Sistemas, también conformado por una persona o grupo de personas (depende de las limitantes antes mencionadas), el cual es el encargado de sistematizar el problema presentado por el gerente utilizando para ello herramientas como:. www.bdigital.ula.ve 2.1. Métodos para abordar el análisis del sistema. Un método científico muy importante y usado para esto, consiste en dividir en etapas el problema para su tratamiento. Esas etapas son las siguientes: •. Definición del problema – los objetivos del sistema.. •. Reunión de datos – los datos críticos y cruciales.. •. Análisis de datos – aplicación de las técnicas pertinentes.. •. Desarrollo de alternativas – síntesis de datos y predicciones.. •. Aplicación de la solución – verificación del sistema, prueba y supervisión.. 2.2. Análisis del perfil de actividades: Organización de la planificación respecto al tiempo y estructuración de un plan. Ejemplo la utilización de la carta de GANTT o Gráfica de Henry L. Gantt desarrollada por este. 11. CC-Reconocimiento.

(23) analista de sistemas precursor. Y consiste en una tabla o matriz donde las columnas representan las etapas de tiempos a las que son sometidas las actividades representadas por las filas. (Figura I.2.). Actividades. Semana 2. Semana 4. Semana 8. Semana 12. del Analista Definición del. X. problema Reunión de. X. datos. www.bdigital.ula.ve Análisis de. X. X. X. X. X. X. los hechos. Desarrollo de alternativas Aplicación de. X. la solución. Figura I.2. Análisis del Perfil de Actividades.. 12. CC-Reconocimiento.

(24) 2.3. Evaluación de los puntos fuertes y las debilidades. 2.4. Planificación del Sistema de Control de Retroalimentación.. 3. Programador: Esta directamente ligado con el Analista de sistemas y su trabajo principal consiste en codificar el sistema diseñado por el analista, valiéndose para ello de la utilización de una computadora y programas de lenguajes de programación para computadoras como también software de base de datos. Pero esto no significa que se desentienda del sistema, pues en la mayoría de los casos trabaja en conjunto con el analista para modularizar o dividir el sistema en funciones y procedimientos haciendo. www.bdigital.ula.ve así más comprensible el sistema, más fácil de programar y mantener en el futuro.. El programador también debe tener un método para abordar el desarrollo de cada módulo o procedimiento, el cual se tomará igual que el del analista para su fácil comprensión. •. Definición del problema – Determinación de la salida y la entrada.. •. Reunión de datos – Diagrama de flujo del sistema.. •. Análisis de los hechos – Programación, prueba y depuración.. •. Desarrollo de alternativas – Corrida del programa.. •. Aplicación de la solución – Utilización de los resultados.. 13. CC-Reconocimiento.

(25) Es solo después de la aplicación de todas estas técnicas que podemos conseguir. como. producto. final. un. Sistema. Administrativo. Automatizado. I.1.3. Aplicación.. Este proyecto de Grado es una aplicación de un Sistema Administrativo Automatizado, y el mismo consiste en el diseño e implementación de un software que permita solventar o controlar los problemas más inmediatos que se puedan presentar en una empresa. Dentro de estos problemas se ha considerado; el manejo de inventarios,. www.bdigital.ula.ve control de clientes y proveedores, facturación, cuentas por cobrar, cuentas. por pagar, estadísticas y reportes para la toma de decisiones. Así como también la complejidad de los conceptos administrativos para ayudar a una fácil comprensión.. Es de especial cuidado en éste proyecto, el desarrollo de una interfaz gráfica y operacional que permita al usuario familiarizarse de manera muy rápida con los conceptos emitidos, disminuyendo así; el tiempo de capacitación, nivel de experticia y el porcentaje de deserción de dichos sistemas. Como toda aplicación de ingeniería en todo momento se trata de desarrollar utilizando los caminos más económicos en cuanto a recursos, dinero y tiempo se refiere. 14. CC-Reconocimiento.

(26) En el Capitulo II, se presenta la sistematización considerada para el problema en estudio. Teniendo en cuenta los elementos necesarios para su desarrollo según su estructura modular.. Este proyecto fue aplicado al conjunto de empresas INVERFICA ubicada en la ciudad de Trujillo Edo. Trujillo, la cual posee varias ramificaciones y se dedica a la venta de licores, agencia de festejos, fábrica de hielo. La parte gerencial o experta fue cubierta por cada una de las personas encargadas de los diferentes servicios y tanto la parte de analista de sistemas como la de programador por el tesista. Hubo mucha colaboración de parte gerencial. www.bdigital.ula.ve y las limitantes prácticamente se pueden considerar nulas si se comparan los recursos y medios necesarios con los disponibles.. Para abordar el análisis del sistema se utilizó el mismo método científico definido en el concepto Analista de Sistemas del punto I.1.2.2. y luego de esto se obtuvo la siguiente planificación que aunque no esta basada en la gráfica de Gantt es bastante explícita.. Plan de Trabajo. 15. CC-Reconocimiento.

(27) Semana. Semanas. Objetivos y. No.. Necesarias. Metas. Producto Final. Dominio de las 1. 4. herramientas. Programador. informáticas. 5. 4. Diseño del. Sistema. Sistema. Administrativo Sistema. 9. 8. Programa. Administrativo Computarizado. www.bdigital.ula.ve Versión Beta Sistema. 17. 3. Programa. Administrativo. Depurado. Computarizado Definitivo. 20. 2. Manuales. Documentación del Sistema. Figura I.3. Plan de Trabajo.. 16. CC-Reconocimiento.

(28) Para la parte de programación se utilizó el lenguaje Visual Basic 5.0, el paquete elaborador de reportes Cristal Report y el Gestor de base de datos Access97. Todo esto en una computadora bajo la plataforma Windows98.. I.2. Fundamentos Teóricos Utilizados.. I.2.1. Conceptos Administrativos. I.2.1.1. Sistema Administrativo: Consiste en un software o aplicación diseñada con la finalidad de controlar los procesos de facturación, control de inventarios, cuentas por cobrar, compras, cuentas por pagar, etc. En la pequeña y mediana empresa. Así mismo permite generar información. www.bdigital.ula.ve oportuna para la toma de decisiones.. I.2.1.2. Cliente: Persona natural o institución que realiza una compra.. I.2.1.3. Proveedor: Persona Jurídica (Firma personal) o empresa (Compañía Anónima) que provee de productos e insumos a la empresa para su uso, bien sea como materia prima o para la comercialización. I.2.1.4. Vendedor: Es la persona preparada por la empresa para la comercialización de los productos. I.2.1.5. Inventario: Se define inventario como los insumos o productos que debe poseer una empresa para su posterior funcionamiento. I.2.1.6. Depósito: Es el espacio físico de una empresa dedicado para el almacenamiento del inventario.. 17. CC-Reconocimiento.

(29) I.2.1.7. Departamento: Lógicamente sirve para clasificar los rubros o grupos de productos del inventario. Se recomienda hacer esta clasificación con productos de la misma especie o con características similares. I.2.1.8. Transacción: Se puede decir que todo el funcionamiento y desarrollo de una empresa esta inicialmente ligado a un sin número de acciones, las cuales llamamos transacciones, Ej. Una compra o una venta. Estas a su vez introducen una gran cantidad de variables como requerimientos o resultados de las mismas, es decir; para que haya una venta debe haber un producto y un cliente, y seguro esto generará una cuenta por cobrar o un movimiento de inventario. He aquí la necesidad de. www.bdigital.ula.ve un sistema administrativo capaz de controlar todas las transacciones y variantes del proceso.. I.2.1.9. Compras: Es la transacción para la adquisición de mercancía. Durante este proceso se obtiene información para la actualización de existencias, estadísticas de productos y proveedores, costos y precios. Como ya se mencionó anteriormente una transacción trae consigo la introducción de variables, en este caso podemos mencionar; devoluciones, recepción de notas de entrega, emisión y recepción de orden de compra, proveedores y cuentas por pagar.. I.2.1.10. Ventas: Esta acción consiste en la transferencia de propiedad de los productos, la operación venta es la transacción que más produce información para la operación de un sistema administrativo. 18. CC-Reconocimiento.

(30) I.2.1.11. Traslado de Inventario: Es el traslado o cambio físico de los productos de un depósito a otro. I.2.1.12. Ajuste de Inventario (Cargos o Descargos): Estas operaciones de inventario pueden ser para uso interno o para sacar o ajustar inventario de productos en obsolescencia. I.2.1.13. Nota de Débito: Se trata de una constancia o pro forma, que indica un saldo o monto pendiente de la empresa con los proveedores. Esta directamente ligado con las cuentas por pagar. I.2.1.14. Nota de Crédito: Se trata de una constancia o pro forma, que indica un saldo o monto pendiente por parte del cliente. Esta directamente. www.bdigital.ula.ve ligado con las cuentas por cobrar.. I.2.1.15. Pago o Abono: Se refiere a la cancelación total o parcial de una factura, o deuda contraída con la empresa. I.2.1.16. Giros o Cuotas: Componente parcial del total de una deuda.. I.2.1.17. Estado de Cuenta: Muestra con detalle todas las transacciones realizadas por un cliente al igual que la salvedad financiera con la empresa. I.2.1.18. Intereses de Mora: Es la deuda o el débito del cliente para con la empresa o la empresa para con el proveedor, por concepto de facturas vencidas. Tomando en cuenta que el porcentaje de interés y el plazo para el pago de la deuda, siempre son estipulados a mutuo acuerdo de ambos o por políticas del acreedor. I.2.1.19. Reporte: Los reportes son uno de los componentes más importantes en el desarrollo de una empresa o un sistema administrativo, 19. CC-Reconocimiento.

(31) de ellos se espera extraer la conclusión o resultado de las estrategias aplicadas durante un período, para luego modificarlas o afinarlas, es decir; que son el objeto de control de una empresa. Los Gerentes dependen casi totalmente de los reportes para la toma de decisiones, al igual que para la realimentación del sistema administrativo. Entre tantas cosas los reportes o también llamados resúmenes nos permiten ver desde la información total sobre el movimiento de un cliente, movimientos de inventario, estadísticas de compras y ventas, y hasta resultado de políticas durante periodos de tiempos. I.2.1.20. Resumen Gerencial: Esta directamente ligado al concepto. www.bdigital.ula.ve reporte, pero en la cotidianidad es usado para saber la situación de lo acontecido en la empresa durante un mes: Ventas al contado o a crédito,. costos de ventas, descargos de inventario, costos fijos aproximados, utilidad o pérdida aproximada. Permite tomar decisiones que corrijan errores o que coadyuven a que continúen en una situación buena. También ayuda a determinar cuando se ha obtenido el punto de equilibrio del mes (puntos cuando se han cubierto los gastos fijos de operación).. 20. CC-Reconocimiento.

(32) I.2.2. Conceptos Técnicos.. I.2.2.1. Programa: Es un conjunto de módulos, procedimientos o funciones que tienen como finalidad la solución, presentación o realización de una tarea o situación especifica. Actualmente los programas son aglomerados entre sí en paquetes, para la solución de tareas específicas. I.2.2.2. Sistema Operativo: Consiste en un conjunto de programas que prepara y administra los recursos de la computadora para su uso; memoria, unidades de almacenamiento, al igual que permite la comunicación entre el usuario y los periféricos de entrada y salida de la unidad de computo.. www.bdigital.ula.ve Entre los Sistemas operativos más comunes se tiene: MSDOS, Windows, UNIX, OS2, LINUX.. I.2.2.3. Lenguaje de Programación: Conjunto de reglas para comunicar información, forma original en la que se prepara un programa antes de ser procesado por la máquina. Debe incluir un conjunto de instrucciones que definan y dirijan las operaciones de un ordenador, así como la información que deba registrarse o sobre la que deberán efectuarse ciertas operaciones. I.2.2.4. Datos: Es la unidad fundamental de información y esta representado por un valor directamente ligado con la característica cualitativa de un ente.. 21. CC-Reconocimiento.

(33) I.2.2.5. Parámetros: Son los datos de entrada que necesita un programa para realizar un proceso. I.2.2.6. Tablas: Es un conjunto de filas y columnas, donde las filas representan los registros y las columnas los campos que contiene este registro, los cuales conforman la unidad elemental de información con identidad propia dentro de una tabla. Debe entenderse como un campo un elemento del registro que contiene un dato asociada a este y a registro como el conjunto de campos que recoge toda la información concerniente a un ente, los cuales pueden contener diferentes valores. I.2.2.7. Base de Datos: Es un grupo de tablas que contiene toda la. www.bdigital.ula.ve información necesaria para la operación de una aplicación informática. Esta constituida por un Gestor y una estructura de datos.. I.2.2.8. Bases de Datos Relacionales: Existen diferentes tipos de bases de datos, una base de datos relacional indica que entre dos o más documentos controlados (Tablas) desde el propio programa se puede establecer una asociación de datos en base a determinados criterios, atributos lógicos o, más habitualmente, el contenido de un campo común a ambos de carácter exclusivo y único para cada registro. I.2.2.9. Gestor de Base de Datos: Aplicación informática destinada a crear, modificar y controlar mediante diferentes procedimientos el contenido de una base de datos. Entre las tareas más importantes de un Gestor de Base de Datos se encuentra el manejo de concurrencia o la simultaneidad en la ejecución de una instrucción sobre un registro. 22. CC-Reconocimiento.

(34) Para el desarrollo de este sistema se utiliza ACCESS 97 como gestor de Base de Datos. I.2.2.10. Interfase: Se define en el campo del Software como todo medio de comunicación entre programa y usuario, especialmente el aspecto y componentes que integra la pantalla con la que el operador se deberá familiarizar para su uso. Uno de los aspectos principales de las pantallas son los Menús los cuales permiten que el usuario acceda a las diferentes opciones del programa mediante el despliegue de persianas en la parte superior de la pantalla. I.2.2.11. Formulario: Es un objeto en el que se pueden colocar controles. www.bdigital.ula.ve para realizar acciones o para introducir, mostrar y modificar los datos de los campos de una Base de Datos.. I.2.2.12. Consulta: Una pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o una petición para realizar una acción sobre los datos. Una consulta puede recopilar datos de múltiples tablas para usarlos como origen de datos en un formulario o informe. En Microsoft Access, se pueden crear y ejecutar los siguientes tipos de consultas: · Consultas de selección (incluyendo consultas de parámetros y consultas de totales). · Consultas de acciones. · Consultas de tablas de referencias cruzadas. · Consultas específicas de SQL (Select Query Lenguage).. 23. CC-Reconocimiento.

(35) I.2.2.13. Sistema Experto: Es un capítulo de la inteligencia artificial que ejecuta, a partir de una base de reglas, algunas tareas que normalmente requieren cierto nivel de experiencia por parte del humano. Estos programas usualmente logran satisfacer inferencias usando dicho conjunto de reglas para interpretar entradas y generar salidas que puedan considerarse inteligentes. La inteligencia artificial es la tecnología y la ciencia del diseño de máquinas que realizan tareas que normalmente se asocian con la inteligencia humana (o de los animales reconocidos como "inteligentes"). Las técnicas de la IA incluyen brazos robotizados con varios grados de libertad, demostración de teoremas y sistemas expertos que. www.bdigital.ula.ve diagnostican enfermedades y prescriben remedios, así como la simulación. de la inteligencia natural a través de dos vertientes: la computación. conexionista (redes neuronales) y la computación simbólica (aplicación de las reglas lógicas). I.2.2.14. Redes: Es el conjunto de máquinas o computadoras que se conectan entre sí para compartir tanto los recursos; Discos, impresoras, unidades, programas, como también la información. Existen muchos tipos de redes y topologías o manera de conectarlas, entre las más comunes se tiene: Redes LAN, WAN. I.2.2.15. Servidor: Es un ordenador con ciertas características de Hardware y Software, que se considera como principal en una conexión de red. En la mayoría de los casos el servidor se encarga de administrar los accesos y. 24. CC-Reconocimiento.

(36) recursos que deben estar disponible para los usuarios y demás equipos de la red. I.2.2.16.. Estación. de. Trabajo:. También. llamadas. clientes,. son. computadoras que accesan a un servidor con la finalidad de obtener ciertos beneficios. En la actualidad muchas de las estaciones de trabajo que se utilizan están configuradas de manera independiente con las demás estaciones en lo que respecta a hardware y software. I.2.2.17. Licencia de un Programa: Permiso que otorga una casa de software para el uso de sus programas, guardándose para sí, las limitaciones en cuanto al número de módulos permitidos y número de nodos. www.bdigital.ula.ve o máquinas que pueden usarlo.. 25. CC-Reconocimiento.

(37) II. CAPÍTULO II. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO EN ESTUDIO.. II.1. Diagrama General. En este capitulo se da una breve descripción de la sistematización del problema (La Automatización Administrativa), proporcionando así una herramienta para el planteamiento de posibles soluciones. Luego en los anexos se muestra la estructuración o sistematización exacta que se tomó para la elaboración del software y la relación entre las tablas definidas en la base de datos (Ver. www.bdigital.ula.ve Anexos).. El diagrama de la Figura II.1. representa la estructura modular de los componentes necesarios para el procesamiento de toda la información y funcionamiento del Sistema Administrativo Gerencial Básico ó Software Administrativo. Recordemos que las principales funciones en una empresa son: El manejo de inventarios, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de clientes, proveedores, vendedores, facturación, etc. Lo cual por medio de estadísticas o reportes puede servir luego para la toma de decisiones.. Dicha estructura se compone inicialmente por tres bloques que interactuan entre sí. Transacciones, Base de Datos y Estadísticas o Reportes.. 26. CC-Reconocimiento.

(38) Sistema (Programa Transacciones. Compras Movimiento de Inv. (Depósitos. Base de Datos. Clientes, Proveedores. Estadísticas Reportes Ventas (Cuentas por Compras (Cuentas por. Ventas. Productos. Inventario Físico (Max, Min). Pagos. Depósitos. Precios, Clientes Proveedores. www.bdigital.ula.ve Figura II.1. Estructuración General del Proceso.. II.1.1. Transacciones: Se refiere al proceso u operaciones a las cuales son sometidos todos los datos para obtener información coherente sobre el sistema. En una empresa las transacciones pueden representar tanto los servicios que ésta presta, como el medio que se requiere para el control o movimiento de la estructura interna. Por ejemplo; en un banco el depósito o retiro de dinero, pueden representar servicios que una entidad o sucursal prestan para el movimiento de una cuenta de ahorros, o en el caso de una tienda es. 27. CC-Reconocimiento.

(39) necesario que halla una venta o compra (transacciones) para que se realice un movimiento en el inventario (estructura interna).. En el Sistema Administrativo las transacciones permiten la inclusión de nuevos productos en el inventario al realizar una Compra, o la disminución de. estos. por. medio. de. una. Venta,. obsolescencia. o. deterioro.. Produciéndose un Movimiento de Inventario en los depósitos. También permiten actualizar los estados de cuenta (Cuentas por pagar o cuentas por cobrar) de los clientes y proveedores cuando se realizan Cobros y Pagos.. www.bdigital.ula.ve Para cada una de éstas operaciones, en el software desarrollado para éste. Sistema Administrativo, se presentan ventanas que nos permiten ingresar la información necesaria para realizar cualquier tipo de transacción. Se. procesa la información por medio de algoritmos previamente diseñados y validados, y se actualiza la Base de Datos. Si se quiere se puede obtener un reporte inmediato sobre dicha transacción por medio de la impresión de un formato de factura. Cada uno de estos procesos es explicado a fondo en el manual del usuario del software elaborado (Ver Apéndice).. 28. CC-Reconocimiento.

(40) II.1.2. Base de Datos. En la figura II.1. el bloque Base de Datos, se refiere a la estructura de datos almacenada y disponible, para que tanto el bloque transacciones y estadísticas puedan ejecutarse. También sirve de puente o medio de comunicación entre éstos dos bloques, por ejemplo; para la generación de estadísticas en muchos casos es necesario un historial de datos y esto no es más que la repetición de un tipo de transacción un número de veces en el tiempo, lo cual seria imposible sin la Base de Datos. En éste proyecto la base de datos es una estructura de almacenamiento que relaciona los datos entre sí y permite; Crear, almacenar, eliminar y. www.bdigital.ula.ve modificar los datos referentes a todos los entes que componen el sistema (Clientes, Vendedores, proveedores, productos y depósitos) por medio. de casillas o ventanas previamente diseñadas y validadas. Véase el manual del usuario en el Apéndice.. II.1.3. Estadísticas y Reportes. Las Estadísticas y Reportes son cruciales en un sistema, ya que con una buena interpretación de ellas y la ayuda de una realimentación, podemos observar el estado de dicho sistema y reacondicionarlo para la obtención de nuevos resultados. En éste Sistema Administrativo Automatizado, las Estadísticas y Reportes son módulos de código programados, que utilizando los datos almacenados en la Base de Datos nos permitirán mostrar información final o histórica 29. CC-Reconocimiento.

(41) tanto de las transacciones (Ventas, Compras, Movimiento de Inventario, Cobros y Pagos) como de los entes que componen el sistema (Clientes, Proveedores, Productos y Depósitos). Información que puede servir para ayudar a la gerencia a tomar decisiones sobre políticas aplicadas.. Los reportes se generan en formatos que luego pueden ser impresos por el usuario.. www.bdigital.ula.ve. 30. CC-Reconocimiento.

(42) II.2. Sistematización del Proceso.. En ésta parte del Capitulo, veremos una explicación sistemática tanto del funcionamiento de cada bloque (Transacciones, Base de Datos, Estadísticas y Reportes) del Sistema Administrativo Automatizado como de la interrelación entre los mismos. Para ello se utiliza un diagrama de flujo y los debidos componentes.. II.2.1. Transacciones.. www.bdigital.ula.ve Para realizar un tipo de transacción es necesario un ente; por ejemplo un. Cliente o el Gerente de la empresa, estos proveen información detallada sobre los productos que se van a Vender o a Comprar. Luego se alimenta el sistema con ésta información por un empleado o vendedor de la empresa que maneja el programa. Se procesa la transacción, se realiza un cobro o un pago y un movimiento de inventario para actualizarlo. Obteniendo como salida una factura de venta o una factura de compra. Los pasos de Cobro y Movimiento de Inventario son accesos a la Base de Datos que producen información para la Generación de Estadísticas. Véase la Figura II.2.. 31. CC-Reconocimiento.

(43) Gerente (Compras). Cliente (Venta). Transacción (Empleado). Venta. Compra. Cobro, Pago. Generación de Estadísticas. www.bdigital.ula.ve Movimiento de Inventario. Factura. Figura II.2. Proceso de Transacción.. II.2.2. Base de Datos. En la Figura II.3. se puede ver que la Base de Datos es accesada para consultar o modificar información sobre los entes que componen el sistema (Cliente, Proveedores, Productos, Depósitos).. 32. CC-Reconocimiento.

(44) Cada acceso a la Base de Datos puede dar como resultado una Base de Datos Modificada y un historial de datos para la generación de estadísticas.. Cliente. Proveedor. Producto. Depósito. Generación De Estadísticas. www.bdigital.ula.ve Base de Datos. • • • •. Creación Actualización Modificación Eliminación. Base de Datos Modificada. Figura II.3. Proceso Base de Datos. 33. CC-Reconocimiento.

(45) II.2.3. Estadísticas.. El bloque de Estadística y Reportes posee la estructura más sencilla de los tres (Figura II.4.). Todo comienza con la solicitud de información histórica de la parte interesada (Gerente) que pueda revelar los movimientos o resultados de políticas aplicadas, ello lleva a la ejecución de módulos de programas que con accesos a la Base de Datos permitan obtener las Estadísticas que luego serán presentadas al usuario en un reporte impreso.. www.bdigital.ula.ve Gerente. Estadísticas. Reporte. Figura II.4. Proceso Estadísticas.. 34. CC-Reconocimiento.

(46) III. CAPITULO III. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES. Si consideramos el concepto sobre Sistema Experto dado en la sección I.2.2.13 del Capitulo I, se hace muy evidente la similitud entre un Sistema Automatizado y un Sistema experto. Un programa que basado en un conjunto de reglas puede llegar a realizar tareas que normalmente requieren de cierto nivel de experiencia por parte del humano. Entonces, se puede concluir diciendo que un Sistema Administrativo Automatizado es la sistematización o solución sistemática que se la da a un problema administrativo-lógico.. www.bdigital.ula.ve Esta sistematización se realiza con el fin de automatizar un conjunto de tareas. que pueden llegar a ser tediosas y repetitivas en la administración de empresas, como también se puede llevar a cabo para minimizar los costos (Personal Operativo, Gastos de oficina), agilizar procesos, evitar errores humanos o simplemente eliminar la dependencia hacia personal experto.. Para el desarrollo de un Sistema Administrativo Automatizado eficaz, es de primordial importancia la utilización de una buena metodología que sirva para estudiar el problema desde que se inicia hasta que se soluciona. Dicha metodología, debe ayudar en la definición del problema y en la búsqueda de posibles soluciones sin dejar a un lado la mejor planificación para el proceso. Entre los puntos más importantes de una metodología están los componentes necesarios para el desarrollo del sistema (Sección I.1.2.2, Capitulo I), ya que. 35. CC-Reconocimiento.

(47) con la omisión o mala definición de uno de ellos, se pueden dejar por fuera actividades necesarias a estudiar dentro del sistema o se puede realizar una mala interpretación del problema por falta de experiencia en el tema a cubrir.. Solo con una buena interpretación y utilización de todos los puntos anteriormente mencionados se puede alcanzar el éxito en todos los objetivos propuestos.. III.1. Conclusiones y Recomendaciones según los componentes utilizados para el desarrollo.. www.bdigital.ula.ve Para el desarrollo de este proyecto los componentes utilizados fueron: 1. La dirección o Gerencia de la empresa. 2. El analista de Sistemas. 3. El programador. Aunque en la sección I.1.2.2, Capitulo I se dio una breve definición de cada uno de ellos, a continuación se mencionará el papel que representan en éste proyecto. III.1.1. La Dirección o Gerencia de la Empresa. Esta representada por cada gerente de operaciones de la empresa INVERFICA según el área que desempeña (Licorera, Agencia de Festejos, Fábrica de Hielo). Su función fue facilitar la información y experticia que se tiene sobre el proceso y características de cada producto, así como también planteó las expectativas y resultados que se quieren sobre el sistema.. 36. CC-Reconocimiento.

(48) III.1.2. El Analista de Sistemas. Esta representado por el tesista. Utilizando métodos para abordar el análisis de sistemas sistematiza el problema en estudio y realizando un perfil de actividades desarrolla dicho sistema. Evaluando los puntos débiles y fuertes del sistema desarrolla las expectativas y resultados que el gerente de área tiene sobre el sistema. Y por último planifica y propone un control de realimentación por medio de la idea de generar reportes para la futura toma de decisiones.. www.bdigital.ula.ve Para éste proyecto el analista de sistemas diseña algoritmos y estructuras. de datos para solucionar los problemas planteados, diseña una interfaz gráfica amigable y depura el programa.. III.1.3. El Programador. Es también representado por el tesista y se encarga de llevar el sistema elaborado durante la etapa del Análisis del Sistema al computador, obteniendo así el producto final; Sistema Administrativo Automatizado. Se vale para ello de la codificación de los algoritmos y base de datos, implementa la interfaz gráfica del software, y por último de la depuración y puesta en funcionamiento del programa.. III.2. Conclusiones y Recomendaciones según los objetivos propuestos.. 37. CC-Reconocimiento.

(49) 1. La única manera de eliminar la complejidad en los conceptos y comprensión de un software, es realizando un buen análisis del sistema, de manera de tratar de cubrir todas las tareas necesarias con conceptos básicos sobre el tema que se estudia. 2. Es necesario tener domino sobre el tema y tener contacto directo y constante con el usuario, de manera de no caer en bases o principios ficticios. 3. Se debe tener buen manejo de las herramientas de software de programación o codificación que se utilizan, así como también, contacto constante con el usuario durante la fase de pruebas y depuración del. www.bdigital.ula.ve software creado. Para que con el diseño (Interfaz Gráfica, por ejemplo) se pueda disminuir el nivel de experticia necesario en los usuarios para manejar el sistema. 4. Es muy importante que un Sistema Administrativo Automatizado, posea un modulo de reportes capaz de brindarle al usuario información sobre los resultados en las políticas tomadas durante un período cualquiera en la empresa sobre determinado producto y esto solo se puede lograr por medio de una buena presentación de los datos, dejando a un lado los términos e nomenclaturas científicas hasta donde sea posible. No se debe olvidar que en la mayoría de los casos el pequeño empresario puede no estar capacitado científicamente. 5. Un punto muy importante en la actualidad tiene que ver con las bases de datos y sus manejadores. 38. CC-Reconocimiento.

(50) Debido a la gran inestabilidad para estandarizar productos de computación, bien sea de Software o de Hardware, es indispensable contar con bases de datos compatibles que nos permitan migrar datos de un software a otro sin tener que incurrir en grandes costos tanto económicos como de tiempo. Pues la falta de ésta compatibilidad podría generar la pérdida o daño en grandes bases de datos y por ende el desinterés hacia éste tipo de aplicaciones o software.. www.bdigital.ula.ve. 39. CC-Reconocimiento.

(51) IV. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS.. 1. JUAN MANUEL LÓPEZ., (Ed), 1994. Windows primeros pasos. España: F&G Editores S.A. 152 p.. 2. JUAN MANUEL LÓPEZ., (Ed), 1994. Paradox para Dos. España: F&G Editores S.A. 152 p.. 3. MICROSOFT®., 1997. Manuales de Ayuda Automatizada Access 97.. www.bdigital.ula.ve México: Disponibles con Office 97.. 4. MICROSOFT®., 1997. Manuales de Ayuda Automatizada Visual Basic 5.0. México: Disponibles con Visual Basic 5.0.. 5. PATRICK RIVETT., (Ed), 1971. La Investigación Operacional. España: Editorial Labor, S.A. Calabria, 235-239 Barcelona. 198 p.. 6. RALPH S. POLIMENI., FRANK J. FABOZZI., ARTHUR H. ADELBERG., (Ed), 1994. Contabilidad de Costos. Conceptos y Aplicaciones para la Toma de. Decisiones. Gerenciales.. 3ra.. ed.. Colombia:. McGRAW-HILL. Interamericana S.A. Transversal 42B 19-77, Santafé de Bogotá. 879 p.. 40. CC-Reconocimiento.

(52) 7. SEAGATE SOFTWARE®., 1997. Manuales de Ayuda Automatizada Crystal report for Visual Basic 4.6.1.0. Disponible con Visual Basic 5.0.. 8. WILLIAM A. BOCCINO.,. (Ed.), 1983. Sistemas de Información para la. Administración Técnicas e Instrumentos. 3ra. ed. México: Editorial Trillas, S.A. de C.V. 403 p.. 9. World Wide Web., Ayuda On Line. http://www.microsoft.com/latam/ http://www.saintnet.com. www.bdigital.ula.ve http://www.valery.com. 41. CC-Reconocimiento.

(53) www.bdigital.ula.ve V. ANEXOS.. CC-Reconocimiento.

(54) V.1. Relación de las Tablas Utilizadas en la Base de Datos.. www.bdigital.ula.ve Figura V.1.1. Tablas Relacionales.. 43. CC-Reconocimiento.

(55) V.2. Sistematización Final del Proceso.. Figura V.2.1. Sistematización del Proceso.. www.bdigital.ula.ve. 44. CC-Reconocimiento.

(56) V.2.1. Módulo de Datos.. Figura V.2.2. Consultas Bases de Datos.. www.bdigital.ula.ve. 45. CC-Reconocimiento.

(57) V.2.2. Módulo de Ventas.. Figura V.2.3. Proceso de Ventas.. www.bdigital.ula.ve. 46. CC-Reconocimiento.

(58) Figura V.2.4. Facturación de Ventas.. www.bdigital.ula.ve. 47. CC-Reconocimiento.

(59) Figura V.2.5. Presupuestos.. www.bdigital.ula.ve. 48. CC-Reconocimiento.

(60) Figura V.2.6. Devolución de Ventas.. www.bdigital.ula.ve. 49. CC-Reconocimiento.

(61) Figura V.2.7. Abonos a Ventas.. www.bdigital.ula.ve. 50. CC-Reconocimiento.

(62) Figura V.2.8. Reintegros a Clientes.. www.bdigital.ula.ve. 51. CC-Reconocimiento.

(63) V.2.3. Módulo de Compras.. Figura V.2.9. Compras.. www.bdigital.ula.ve. 52. CC-Reconocimiento.

(64) Figura V.2.10. Recepción de Compras.. www.bdigital.ula.ve. 53. CC-Reconocimiento.

(65) Figura V.2.11. Devolución de Compras.. www.bdigital.ula.ve. 54. CC-Reconocimiento.

(66) Figura V.2.12. Abonos a Compras.. www.bdigital.ula.ve. 55. CC-Reconocimiento.

(67) V.2.4. Módulo de Reportes.. Figura V.2.13. Reportes.. www.bdigital.ula.ve. 56. CC-Reconocimiento.

(68) Figura V.2.14. Ventas.. www.bdigital.ula.ve. 57. CC-Reconocimiento.

(69) Figura V.2.15. Compras.. www.bdigital.ula.ve. 58. CC-Reconocimiento.

(70) Figura V.2.16. Clientes.. www.bdigital.ula.ve. 59. CC-Reconocimiento.

(71) Figura V.2.17. Proveedores.. www.bdigital.ula.ve. 60. CC-Reconocimiento.

(72) Figura V.2.18. Vendedores.. www.bdigital.ula.ve. 61. CC-Reconocimiento.

(73) Figura V.2.19. Productos.. www.bdigital.ula.ve. 62. CC-Reconocimiento.

(74) www.bdigital.ula.ve VI. APENDICE.. CC-Reconocimiento.

(75) VI.1. Manual del usuario del SAGB. El SAGB, es el software administrativo diseñado para satisfacer de manera rápida y fácil las necesidades básicas de la pequeña y mediana empresa. Su Funcionamiento exclusivo en ambientes WINDOWS® 95,98 y NT le permite cautivar instantáneamente a sus usuarios y utilizar el sistema de redes incorporado en Windows®. La idea fundamental del SAGB, es facilitar las tareas rutinarias de facturación, compras, cuentas por cobrar y pagar para que usted, con ayuda de los reportes que imprima se concentre en la administración de su empresa.. www.bdigital.ula.ve VI.2. Requerimientos del sistema. El SAGB requiere como mínimo. los siguientes elementos básicos para. funcionar: •. Procesador Intel PENTIUM o Superior.. •. 32 Mb RAM.. •. Ratón compatible Microsoft.. •. Al menos 50Mb. de espacio libre en el Disco duro.. •. Microsoft - WINDOWS® 95/98 o NT.. •. Unidad de CD-ROM (para ejecutar la instalación desde CD).. 64. CC-Reconocimiento.

(76) VI.3. Instalando el SAGB. •. Configuración del Panel de Control.. www.bdigital.ula.ve Figura VI.3.1. Configuración.. Para ingresar al Panel de Control desde Windows 98, haga click sobre el botón inicio de la barra de tareas, seleccione Configuración - Panel de Control. Luego haga doble click sobre Configuración regional y realice los siguientes cambios: - En la ficha Número; -. Símbolo decimal = .. -. Símbolo de separación de miles = ,. -. Separador de listas = ;. - En la ficha Moneda; 65. CC-Reconocimiento.

(77) -. Símbolo decimal = .. -. Símbolo de separación de miles = ,. Haga click en Aplicar y Acepte los cambios.. •. Para instalar el Software, inserte el CD y siga los pasos de instalación. Debe seleccionar la carpeta C:\SAGB para instalar.. •. Si al insertar el CD no se ejecuta el programa Setup, ejecútelo manualmente desde la opción ejecutar del menú inicio.. www.bdigital.ula.ve X:\instaladores\Disk1\Setup.exe. •. (X: Unidad de CD). Para ejecutar el programa haga click en la secuencia; Inicio \ Programas \. Sistema Administrativo ó SAGB.. 66. CC-Reconocimiento.

(78) VI.4. Lo primero que se debe hacer en el SAGB. A través de la opción Archivos del Menú Principal encontrará un submenú con las siguientes ventanas: · Clientes. · Proveedores. · Vendedores. · Departamentos. · Productos (Inventario, Ajuste de Inventario).. www.bdigital.ula.ve · Salir.. Figura VI.4.1. Menú Principal.. Estas ventanas permiten ingresar la información necesaria para poder generar o procesar Facturas de Ventas, Facturas de Compras, Presupuestos, Pedidos, Movimientos de inventario, etc.. 67. CC-Reconocimiento.

(79) Existe un conjunto de combinación de teclas que permiten al usuario accesar de manera más rápida a los módulos o formularios más frecuentes del programa, éstas son:. [Crtl+L] es utilizada para abrir el formulario Clientes, el cual permite ingresar toda la información referente a un cliente de la empresa. [Ctrl+R] es utilizada para abrir el formulario Proveedores, el cual permite ingresar toda la información referente a un proveedor de la empresa. [Crtl+V] es utilizada para abrir el formulario Vendedores, el cual permite ingresar toda la información referente a un Vendedor de la empresa.. www.bdigital.ula.ve [Crtl+D] es utilizada para abrir el formulario Departamentos, el cual permite ingresar toda la información referente a un departamento de productos.. [Crtl+I] es utilizada para abrir el formulario Inventario, el cual permite ingresar. toda la información referente a un producto (Nombre, precio, departamento, etc.). [Crtl+F] es utilizada para abrir el formulario Facturación, éste formulario permite generar la factura de una venta. [Crtl+E] es utilizada para abrir el formulario Presupuesto, éste formulario permite generar la facturación de un presupuesto. [Crtl+C] es utilizada para abrir el formulario Compras, éste formulario permite generar la factura de una adquisición de mercancía a un proveedor. [Crtl+X] permite salirse del programa. 68. CC-Reconocimiento.

(80) También existen iconos en el menú principal que cumplen las mismas funciones de estas combinaciones.. Figura VI.4.2. Iconos.. www.bdigital.ula.ve. 69. CC-Reconocimiento.

(81) VI.5. Clientes. Esta ficha permite ver, registrar, modificar o eliminar información acerca de los clientes que el sistema necesita para registrar operaciones de facturación y controlar cuentas por cobrar. Para activar el formato de Clientes, haga click sobre el submenú Archivos y luego en Clientes. Otra manera es presionando la combinación de teclas Ctrl+L.. www.bdigital.ula.ve. Figura VI.5.1. Ventana Clientes.. 70. CC-Reconocimiento.