AUDITORIA INTERNA PROCESO FINANCIERO Y CONTABLE

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Texto completo

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|LIDER AUDITOR BLANCA LUCILA SANCHEZ ARIAS

EQUIPO AUDITOR

Jefe de Control Interno Municipal o quien hace sus veces : Blanca Lucila Sánchez Arias - Contratista

PROCESO Planear; Diseñar y Coordinar la aplicación de los programas presupuestales, financieros, contables y administrativos, desarrollando con eficiencia y eficacia estrategias proyectos y programas en materias de rentas, gastos municipales, gestión administrativa y funcionamiento de los procesos de acuerdo a las leyes que los rigen, enfocándolos a las políticas y objetivos de la administración, conforme a las normas y procedimientos vigentes. OBJETIVO DE LA

AUDITORIA

Realizar seguimiento sistemático, objetivo e independiente del Proceso de Apoyo y Soporte del área y todos los procedimientos que se llevan a cabo en la Secretaría de Hacienda Municipal (Areas Presupuesto, Tesorería, Contabilidad, Area de Rentas y Jurisdicción Coactiva). Revisar el Mapa de Riesgos de las áreas auditadas con el fin de determinar la efectividad de los controles establecidos.

ALCANDE DE LA AUDITORIA

Revisión y verificación del Disponible en bancos a través de las conciliaciones bancarias. Seguimiento al Mapa de Riegos Proceso Financiero y Contable. Verificación de saldos contables Recaudo a favor de terceros. Verificación del principio de causación en el Impuesto de Alumbrado Público. Verificación de actividades en la gestión de cobro relacionadas con el Impuesto Predial Unificado.

Fecha de Apertura

20 de Mayo de 2015

Fecha de Cierre 03 de junio de 2015

CONCLUSIONES DEL EQUIPO AUDITOR

Documentos Valorados y verificados en el desarrollo de la Auditoría Interna:

Consignación en entidad bancaria correspondiente al recaudo del último día hábil del mes de marzo de 2015. Conciliaciones bancarias con corte al 31 de marzo de 2015. Ejecución Presupuestal de Rentas y Gastos con corte al 31 de marzo de 2015. Formato F28 Edades de Cartera reportados a la Contraloría General de caldas, Reporte Información contable pública CGN 2005_001 Saldos y movimiento al 31 de marzo de 2015, Balance general comparativo a 31 de marzo de 2015, reportes movimientos de algunas cuentas auxiliares, Libro Mayor y Balance a 31 de marzo de 2015, Acuerdo Concejo Municipal Impuesto Alumbrado Público, Reporte informe por rubro de ingresos

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marzo 31 de 2015, Comprobantes de egreso relacionados con las observaciones del presente informe. Recibos de caja del 31 de marzo de 2015. Decreto 13 de marzo de 2010 Reglamento Interno de Cartera Municipal. Mapa de Riesgos Proceso Financiero y Contable. Estado de Cartera del Servicio de Alumbrado Público reportados por la CHEC correspondientes a los meses de enero, febrero y marzo de 2015.

Procedimientos y técnicas realizados en el desarrollo de la Auditoría Interna: la consulta, observación, inspección, revisión de comprobantes.

Se solicitó y se obtuvo la información necesaria por parte del personal de la Secretaría de Hacienda y Asuntos Administrativos, para llevar a cabo el alcance de la Auditoria Interna.

RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA – PROCESO FINANCIERO Y CONTABLE

OBSERVACION UNO: Debilidades en el proceso de conciliación de información relacionado con las Conciliaciones Bancarias con corte al 31 de marzo 2015. CONDICION: Para el proceso de evaluación y seguimiento se utilizó el Libro Mayor y Balances de enero a marzo 31 de 2015, suministrado por el área contable de la Secretaría de Hacienda y Asuntos Administrativos Municipal, así mismo la carpeta física que contiene las conciliaciones bancarias, movimiento del libro auxiliar por cuenta y los respectivos estratos bancarios, documentos que permitieron establecer las siguientes situaciones:

Las cuentas conciliadas encontradas en la carpeta física, fueron cotejadas con el Libro Mayor y Balances al 31 de marzo de 2015, encontrando que las siguiente cuentas bancarias no fueron conciliadas, así mismo no se encontró el extracto bancario:

CUENTAS BANCARIAS SIN CONCILIAR AL 31 DE MARZO DE 2015 CODIGO

CONTABLE NOMBRE DE LA CUENTA

VALOR SEGÚN LIBRO MAYOR Y BALANCE A MARZO

31 DE 2015

11100515 342-1 BANAGRARIO - CAN GUA 2.570.469,00

11100560 394-2 BANAGRARIO - FUNCIONAMIENTO 152.089.667,19 11100565 005-8 BANAGRARIO - PERSONERIA 1.024.161,26

11100566 0002-5 BANAGRARIO - CONCEJO 2.097.020,49

11100579 31046-2 BANAGRARIO - RESTAURANTES

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11100582 23-1 BANAGRARIO - SGP OTROS SECTORES

18.058.863,71 total saldo en libros sin conciliar: 208.665.505,02

Se encontraron cuentas bancarias conciliadas sin ningún soporte legal (Extracto Bancario o Certificación de la entidad financiera), según se describen a continuación: Cuenta bancaria nro. 31832000031-4 por $ 31.607.357

Cuenta bancaria nro. 31832000032-2 por $ 35.124.982,48, Cuenta bancaria nro. 004-7 por $ $ 929.02

Partidas conciliatorias correspondiente al Gravamen a los movimientos financieros y comisiones e IVA superiores a un año sin reintegrar a la cuentas bancarias del Municipio, situación identificada en las siguientes cuentas: 31832000043-9, 1832000390-0, 084769999834, 000321024333, 18320000256, 084769998323, 0032102434, 000321024325 - 31832000016-5 y cuenta 418323000837.

Se debe reclasificar las cuentas contables 11100583 112-4 Banagrario – Convenio Corpocaldas y cuenta contable 11100585 0080-2 Banagrario Educación dado que por su naturaleza se trata de cuentas de ahorros que viene generando rendimientos financieros en forma mensual. Dada su naturaleza se debe reclasificar en la cuenta contable 111006 Cuentas de Ahorro. En el desarrollo de la Auditoría Interna se lograron acciones de mejoramiento con el área contable de tal forma que las cuentas bancarias 112-4 y 0080-2 del Banco agrario fueron reclasificadas en la cuentas contables 11100603 y 11100604 dada su naturaleza. Se anexa movimientos de las cuentas auxiliares con corte al 30 de abril de 2015.

Cuentas que no generan ningún tipo de rendimiento financiero: No se realizan inversiones que garanticen seguridad y rendimiento, mientras se desarrolla el objeto de la apropiación y se crea la exigencia de ejecutar el recurso: Cuentas corrientes con saldos significativos sin generar rentabilidad:

Denominación de la cuenta corriente Saldo en cuenta corriente a 31 de marzo de 2015

Cuenta 183200395-9 Fondo de Seguridad Ciudadana $ 248.777.780.74 Cuenta 31832000033-0 Estampilla Proancianos $ 135.552.920 Cuenta 224-1 Banagrario Cuenta Regalías $ 219.795.292,10 cuenta 394-2 Banagrario Funcionamiento $ 152.089.667.69 Cuenta 32-2 Banagrario Construcción de Vivienda $ 35.124.982,48

Cuenta 0031-4 Banagrario CLOPAD Fondos Oficiales especiales

$ 31.607.357 Fuente: Libro Mayor y Balances al 31 de marzo de 2015.

Rendimientos financieros generados en las cuentas de ahorro que no han sido adicionados mediante acto administrativo al presupuesto de rentas y gastos 2015, según se observa en la Ejecución presupuestal de Rentas con corte al 31 de marzo de 2015.

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Rubro Presupuestal Denominación del rubro Valor Rendimientos financieros a 31 de marzo de 2015

1.1.2.3.6.1.04 Rendimientos Financieros Régimen Subsidiado $ 634.551

1.1.2.3.6.2.03 Rendimientos Financieros Salud Pública colectiva $ 70.119

1.2.3.01 Rendimientos Financieros Ingresos Propios $ 826.881

1.2.3.02 Rendimientos Financieros Ingresos Educación $ 86.865.

1.2.3.03 Rendimientos Financieros Propósito General $ 2.941.220

1.2.3.04 Rendimientos Financieros Primera Infancia $ 43.072

1.2.3.05 Rendimientos Agua Potable $ 710.288

1.2.3.06 Rendimientos Financieros Alimentación Escolar $ 114.972

1.2.3.07 Rendimientos Financieros Recursos de

Cofinanciación

$ 475.107

1.3.5.01 Rendimientos Financieros FNR -

CONTRAPRESTACIONES

$ 19.201.605 Fuente: Ejecución presupuestal de Ingresos al 31 de marzo de 2015.

El manejo de los recursos de Sector Deportes y Cultura, se realiza a través de cuentas corrientes y cuentas de ahorros. Los rendimientos que viene generando las cuentas de ahorros correspondiente a los recursos del SGP Deportes y Cultura, se encontraron ingresados al rubro presupuestal 1.2.3.03 denominado rendimientos financieros Propósito General, sin que exista en el presupuesto de rentas 2015 la denominación de los rubros específicos para el manejo de los rendimientos financieros de los sectores de Deportes y Cultura del SGP, así las cosas se debe tener especial cuidado en la adición presupuestal de este rubro teniendo en cuenta que no todo el valor reflejado en la ejecución de rentas pertenece a otros sectores del propósito general.

Inconsistencias en el Ingreso presupuestal de los rendimientos financieros generados en la cuenta de ahorros 1159 denominada Restaurantes Escolares, dado que mediante recibo de caja 001431 de marzo 31 de 2015, los rendimientos financieros generados en esta cuenta por valor de $ 163.139, fueron ingresados al rubro presupuestal 1.2.3.05 Rendimientos financieros Agua Potable, pero su contabilización se realiza de manera adecuada en la cuenta contable 11100670.

CRITERIO: Resolución 357 de 2008 Por la cual se adopta el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública. Resolución 357 del 23 de julio de 2008 Por la cual se adopta el Procedimiento de Control Interno Contable: “Para un control riguroso del disponible y especialmente de los depósitos en instituciones financieras, las entidades contables públicas deberán implementar los procedimientos que sean necesarios para administrar los riesgos asociados con el manejo de las cuentas bancarias, sean éstas de ahorro o corriente. Manteniendo como principal actividad la elaboración periódica de conciliaciones bancarias, de tal forma que el proceso conciliatorio haga posible un seguimiento de las partidas generadoras de diferencias entre el extracto y los libros de contabilidad”. La conciliación bancaria se constituye en el principal instrumento de control de las dinámicas operativas del Proceso Financiero y Contable.

CAUSA: Deficiencias en los procedimientos del control interno contable. EFECTO: Falta de claridad en los valores registrados contablemente.

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OBSERVACION DOS: Ausencia de acciones de cobro para la recuperación de las rentas por cobrar relacionadas con el Impuesto Predial Unificado durante la vigencia fiscal 2014.

CONDICION. Según el Balance General Comparativo al 31 de marzo de 2015, se observa que el 84% de las Rentas Por cobrar se encuentran representadas en las Rentas por cobrar de Vigencias anteriores es decir que de $ $ 614.557.748 que se muestra en el Balance General al 31 de marzo de 2015, $ 522.240.402 corresponde a la cuenta contable 1310 rentas por cobrar de Vigencias anteriores, lo que evidencia la ausencia de acciones de cobro por parte de la Secretaría de Hacienda y Asuntos Administrativos como responsable del área de Rentas y jurisdicción Coactiva según se establece en el Manual de Requisitos, funciones y competencias Municipal ( Decreto Nro. 377 de septiembre 27 de 2010), generando un posible riesgo por detrimento patrimonial y de protección del erario público.

Revisadas las edades de cartera reportadas a la Contraloría General de caldas mediante el Formato F28, al 31 de diciembre de 2014, se observó un incremento en la cartera por edades superior a cinco años, correspondiente al Impuesto Predial Unificado comparado con el valor de la cartera por edades de más de cinco años que fue reportada con corte al 31 de diciembre de 2013, lo que evidencia debilidades en las acciones de cobro que permitan la recuperación de las rentas por cobrar de vigencias anteriores, ocasionando una disminución en sus ingresos propios y la dependencia en su mayoría de los Recursos del Sistema General de Participaciones para cubrir los gastos de funcionamiento tanto del nivel central como de la Personería y Concejo Municipal, así mismo un posible detrimento patrimonial según se describe en la siguiente tabla:

Impuesto Predial Unificado – Cartera por edades al 31 de diciembre de 2014: Código Nombre Cartera x

Edades (1 año) Cartera x Edades (2 años) Cartera x Edades (3 años) Cartera x Edades (4 años) Cartera x Edades (5 años Cartera x Edades (Más de 5 años 1310 VIGENCIAS ANTERIORES 13100701 Impuesto Predial Unificado 46.013.611 40.441.327 35.290.834 31.567.788 29.610.747 222.504.547 13100801 Impuesto de Industria y Comercio 6.936.826 4.430.958 2.513.754 561.098 0 0 13102001 Impuesto Avisos, tableros y vayas 1.040.541 664.655 377.070 84.166 0 0 13105901 Sobretasa Bomberil 3.996.725 3.499.417 3.040.436 2.735.471 2.555.618 14.898.669

Fuente: Formato 201529_F28_cgdc rendido a la Contraloría General de Caldas al 31 de diciembre de 2014.

Impuesto Predial Unificado – Cartera por edades al 31 de diciembre de 2013: Código Nombre Cartera x

Edades (1 año) Cartera x Edades (2 años) Cartera x Edades (3 años) Cartera x Edades (4 años) Cartera x Edades (5 años Cartera x Edades (Más de 5 años 1310 VIGENCIAS ANTERIORES 13100701 Impuesto Predial Unificado 33.333.257 83.545.435 73.883.655 64.707.887 58.169.199 51.615.534 13100801 Impuesto de Industria y Comercio 6.466.488 6.114.192 3.935.616 918.720 0 0 13102001 Impuesto 969.996 917.136 590.340 137.808 0 0

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Avisos, tableros y vayas 13105901 Sobretasa

Bomberil

4.028.982 10.098.116 8.930.299 7.821.226 7.030.897 6.238.757

Fuente: Formato 201529_F28_cgdc rendido a la Contraloría General de Caldas al 31 de diciembre de 2013.

Al verificar con el personal de apoyo de la Secretaría de Hacienda y Asuntos Administrativos, se pudo identificar que no se adelantaron acciones de cobro o actuaciones administrativas durante la vigencia fiscal 2014 para la recuperación de las rentas por cobrar relacionadas con el Impuesto Predial Unificado, así mismo al revisar la Ejecución Presupuestal de Rentas con corte al 31 de diciembre de 2014 se observa que la meta de recaudo programada en el Debido cobrar del Impuesto Predial Unificado no se logró, dado que de $ 80.000.000 que se presupuestaron recaudar, solo se alcanzó el 70%, es decir solo se recaudó la suma de $ 56.251.947, lo que indica que durante la vigencia 2014 que se recaudó el Impuesto Predial Unificado de vigencias anteriores que voluntariamente fueron cancelados por los contribuyentes, dado que la función fiscalizadora como herramienta de gestión tributaria no se ejerció adecuadamente, que permitiera disminuir la brecha entre el recaudo potencial y el recaudo real del Impuesto Predial Unificado.

El incremento de la edad de la cartera de más de cinco años que se observa en el Impuesto Predial Unificado puede ocasionar el fenómeno de la prescripción, es decir, la pérdida de la facultad de la administración Municipal para ejercer la acción de cobro. Adicionalmente, el paso del tiempo disminuye la posibilidad de obtener el pago de las deudas a su favor.

CRITERIO: LEY 44 DE 1990 de diciembre 18, por la cual se dictan normas sobre catastro e impuestos sobre la propiedad raíz, se dictan otras disposiciones de carácter tributario, y se conceden unas facultades extraordinarias. La Ley 1066 de 2006 establece en su artículo 1º : “Gestión del recaudo de cartera pública: Conforme a los principios que regulan la Administración Pública contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política, los servidores públicos que tengan a su cargo el recaudo de obligaciones a favor del Tesorero Público deberán realizar su gestión de manera ágil, eficaz, eficiente y oportuna, con el fin de obtener liquidez para el Tesoro Público”. Mediante Decreto Nro, 13 de marzo 01 de 2010 se adoptó en el Reglamento Interno de recaudo de Cartera.

CAUSA: Incumplimiento de la función fiscalizadora establecida en el Manual de Funciones y las Regulaciones internas establecidas en el Reglamento Interno de Recaudo de Cartera.

EFECTO: Efectos económicos negativos para la entidad por posibles pérdidas de recursos. Pérdida de la facultad de la administración Municipal para ejercer la acción de cobro.

OBSERVACION TRES: Deficiencias en la Conciliación Periódica de Saldos entre las áreas del Proceso Financiero y Contable (Presupuesto y Contabilidad).

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financiera, económica, social y ambiental: Al revisar la Ejecución Presupuestal de Ingresos con corte al 31 diciembre de 2014 y al 31 de marzo de 2015 se observan diferencias entre el valor recaudado por concepto de Sobretasa Ambiental con corte a estas fechas y el valor registrado en el Libro Mayor y Balances a diciembre de 2014 y en el libro Mayor y Balance a marzo de 2015 en la cuenta contable 290518 Sobretasa Ambiental, según se describe en la siguiente tabla:

Libro Mayor y Balances a diciembre de 2014 Ejecución Presupuestal de Ingresos a diciembre 31 de 2014 Pagos realizados a CORPOCALDAS Diferencia entre Presupuesto y Contabilidad Cuenta contable 290518 Sobretasa Ambiental: 8.264.130 Rubro Presupuestal 1.1.2.4.07 Sobretasa Ambiental: 8.467.564 Comprobante de Egreso No

presupuestal nro. 000057 de enero 26 de 2015 por valor de $

8.467.564 correspondiente al

trimestre octubre a diciembre de 2014

$ 203.434

Libro Mayor y Balances a diciembre de 2015

Ejecución

Presupuestal de

Ingresos a marzo 31 de 2015

Pago realizado Diferencia entre

Presupuesto y Contabilidad Cuenta contable 290518 Sobretasa Ambiental: 5.386.606 Rubro Presupuestal 1.1.2.4.07 Sobretasa Ambiental: 5.563.110

Orden de pago nro. 000533 de abril de 2015 5.563.110 correspondiente al trimestre enero a marzo de 2015

$ 176.504

Los Pagos realizados con destino a Corpocaldas, por concepto de Sobretasa Ambiental se realizaron por el valor recaudado durante el trimestre octubre a diciembre de 2014 y enero a marzo de 2015 por concepto de la Sobretasa Ambiental según el rubro establecido para cada vigencia fiscal, aunque los saldos en el libro Mayor y Balances al cierre de cada trimestre difieren del valor cancelado, sin que a la fecha del informe de auditoría se haya realizado los respectivos ajustes contables al respecto.

CRITERIO: Resolución 356 del 05 de septiembre de 2007, Por la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública: “La cuenta contable 2905 Recaudos a favor de Terceros, representa el valor de las obligaciones originadas por el recaudo de ingresos de propiedad de otras entidades contables públicas, entidades privadas o personas naturales, que deben ser reintegrados a éstas, en los plazos y condiciones convenidos”.. Resolución 357 del 23 de julio de 2008 Por la cual se adopta el Procedimiento de Control Interno Contable: “Conciliaciones de Información: “Deben realizarse conciliaciones permanentes para contrastar, y ajustar si a ello hubiere lugar, la información registrada en la contabilidad de la entidad contable pública y los datos que tienen las diferentes dependencias respecto a su responsabilidad en la administración de un proceso específico”.

CAUSA: Ausencia de controles en la ejecución de actividades propias del proceso Financiero y Contable, para auditar periódicamente los sistemas de información que

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permitan verificar en tiempo real las interfases y ajustes en forma adecuada.

EFECTO: Saldos contables a favor de terceros con corte al 31 de diciembre de 2014 y al 31 de marzo de 2015 que difieren de los pagos efectivamente realizados a favor de Corpocadas.

OBSERVACION CUATRO: Hechos económicos realizados que no han sido vinculados al proceso contable relacionado con el impuesto de alumbrado público.

CONDICION: Desde la perspectiva contable, el párrafo 117 del Plan General de Contabilidad Pública-PGCP del Régimen de Contabilidad Pública, define el principio de Devengo o Causación en los siguientes términos: “Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan, con independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de estos. El reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el hecho incida en los resultados del período.

Según el Acuerdo Nro. 063 del 19 de octubre de 2010 expedido por el Concejo Municipal, “ Por el cual se establece, regula y se fijan tarifas sobre el impuesto de alumbrado público en el Municipio de Marmato y se dictan otras disposiciones”, se estableció en su artículo cuarto: “ Las tarifas del impuesto de alumbrado público que se han fijado serán facturas y recaudadas mensualmente en primer lugar conjuntamente con el servicio de energía eléctrica por parte de los generadores, distribuidores o comercializadores de energía que operan en el Municipio, y …..”

En el proceso de Auditoría Interna, se evidenció que el contrato de prestación de servicios para la facturación y recaudo conjunto del Impuesto de Alumbrado público, se encuentra en proceso de formalización para la vigencia fiscal 2015, sin embargo la CHEC, viene prestando el servicio para el recaudo del impuesto de alumbrado público y reportando el Estado de cartera correspondiente a la facturación y recaudo de este impuesto, sin embargo tanto en la ejecución presupuestal de Ingresos como de gastos, así mismo como en los libros contables la información que viene reportando la CHEC frente a los ingresos y egresos relacionados con el Impuesto de Alumbrado Público, no han sido debidamente registrados o reconocidos por la entidad contable pública, al 31 de marzo de 2015.,

Según se describe en la siguiente tabla, la CHEC, ha reportado mediante comunicaciones el estado de cartera por concepto de facturación y recaudo del Impuesto de Alumbrado Público de enero a marzo de 2015:

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CONCEPTOS ENERO FEBRERO MARZO

Recaudo del Impuesto 3.920.014 4.250.933 3.484.723

Valor de la comisión por facturar y recaudar el impuesto

1.913.102 438.238 1.938.779

Valor de la Energía 11.003.610 11.044.636 10.986.762

Recaudo correspondiente al ciclo 81 14.174.718

Deuda Anterior 9.290.098 18.286.796 11.344.019

Déficit del Mes 18.286.796 11.344.019 20.784.837

Fuente: Comunicaciones enviadas por la CHEC con fecha 20 de febrero, 07 de abril y 24 de abril de 2015.

Al revisar la ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos, se puede observar el siguiente movimiento presupuestal de acuerdo a la programación vigencia 2015:

Rubro Presupuestal Ingresos Presupuesto Definitivo

Valor Recaudado

1.1.2.4.08 Sobretasa de Alumbrado Público S.S.F. 134.297.050 -0-

Fuente: Ejecución Presupuestal de Ingresos 2015

Rubro Presupuestal Gastos Presupuesto Definitivo

Valor Certificado de Disponibilidad Presupuestal

2.08.1.05.01 Costo del Alumbrado Público 134.297.050 18.217.890 Fuente: Ejecución Presupuestal de Gastos 2015

El objetivo de expedir el certificado presupuestal no es otro que proteger los recursos públicos para facilitar la realización de los fines de entidad y se constituye en una garantía para que los recursos incorporados en los presupuestos sean suficientes para atender los gastos y obligaciones contraídas por la entidad territorial. Según el artículo 71 del Decreto 111 de 1996, Los actos administrativos que afectan las apropiaciones presupuestales deberán contar con certificado de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para cubrir dichos gastos.

Al verificar el Certificado de Disponibilidad presupuestal nro. 000072 Expedido en enero 02 de 2015, por valor de $ 18.217.890, se puede determinar que el mismo ha sido expedido para amparar el compromiso del contrato de prestación de servicios para la facturación y recaudo conjunto del Impuesto de Alumbrado Público que se encuentra en proceso de formalización con la CHEC.

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La información presupuestal es un insumo básico de la etapa de reconocimiento en el proceso contable. Dado los documentos fuentes citados se determina la ocurrencia de hechos, transacciones y operaciones que afectan la estructura financiera, económica, social y ambiental, pero que no han sido objeto de reconocimiento y revelación por los responsables del proceso Financiero y Contable, al no registrar tanto en la Ejecución Presupuestal de Ingresos como en los Estados Financieros del Municipio, el ingreso sin situación de fondos por concepto de alumbrado público, que se ha causado al 31 de marzo de 2015. Según la información descrita anteriormente se concluye que existen debilidades frente al control del Impuesto de Alumbrado Público, dadas las siguientes situaciones encontradas:

Contrato de prestación de servicios para la facturación y recaudo conjunto del Impuesto de Alumbrado Público sin formalizar con la CHEC.

El Contrato de prestación de servicios para la facturación y recaudo conjunto del Impuesto de Alumbrado Público sin formalizar con la CHEC, se viene ejecutando sin el Registro Presupuestal correspondiente, incumplimiento un requisito de perfeccionamiento de los actos administrativos. (Decreto 111 de 1996 artículo9 71).

Ausencia de Registros presupuestales o Reconocimiento contables tanto en la ejecución presupuestal de Ingresos 2015, como en los libros contables a 31 de marzo de 2015, referente a la información que viene reportando la CHEC frente a los ingresos y egresos relacionados con el Impuesto de Alumbrado Público. Ausencia de gestiones de cobro para la recuperación de la cartera que viene

presentando los usuarios del servicio de Alumbrado Público, de acuerdo al reporte entregado por la CHEC.

Ausencia del registro del debido cobrar por concepto de impuesto de Alumbrado Público situación que dificulta el control de los recursos por dicho concepto. Materialización de Riesgos de índole contable: El Riesgo de índole contable se

materializa cuando los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales no se incluyan en el proceso contable. (Resolución 357 de julio de 2008 Contaduría General de la Nación)

CRITERIO: El Decreto 2424 del 18 de julio de 2006, Artículo 2°. Definición Servicio de Alumbrado Público. Es el servicio público no domiciliario que se presta con el objeto de proporcionar exclusivamente la iluminación de los bienes de uso público y demás espacios de libre circulación con tránsito vehicular o peatonal, dentro del perímetro urbano y rural de un municipio o Distrito. El servicio de alumbrado público comprende las actividades de suministro de energía al sistema de alumbrado público, la administración, la operación, el mantenimiento, la modernización, la reposición y la expansión del sistema de alumbrado público”.

Decreto 2424 del 18 de julio de 2006, Artículo 4 Parágrafo. Los municipios tienen la obligación de incluir en sus presupuestos los costos de la prestación del servicio de alumbrado público y los ingresos por impuesto de alumbrado público en caso de que se

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establezca como mecanismo de financiación. Decreto 111 de 1996 artículo 71. Acuerdo Nro. 14 de noviembre de 2008 Estatuto Orgánico del Presupuesto Municipal.

CAUSA: Debilidades en el desarrollo de los procedimientos propios del control interno contable. Ausencia de control de las rentas del Municipio por concepto del Impuesto de Alumbrado Público.

EFECTO: Hechos económicos ocurridos no registrados en la Contabilidad Municipal. Debilidades en el flujo de información entre el proceso contable y los demás procesos generadores de información Contable pública. Pérdida de recursos relacionado con los deudores del Impuesto de Alumbrado Público.

OBSERVACION CINCO: Pagos realizados sin afectación presupuestal.

CONDICION: En el presupuesto de gastos de la vigencia fiscal 2015, se presupuestó el rubro 2.13.01 denominado IVA Arrendamientos por valor de $ 4.200.000, cuya destinación es la cancelación a favor de la DIAN de las retenciones practicadas por concepto del Impuesto a las ventas por la venta de servicios. Al verificar el pago realizado a la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, en marzo 13 de 2015 correspondiente al primer bimestre enero-febrero de 2015, se encontró que dicho pago se realizó bajo la figura de Comprobante de Egreso NO Presupuestal Nro. 000412 por valor de $ 43.000, aunque dicho valor fue ingresado al Presupuesto de ingresos mediante recibo oficial de caja al rubro presupuestal 1.6.01 IVA Arrendamientos, sin que se haya afectado el Presupuesto de Gastos aprobado para la presente vigencia fiscal en el rubro 2.13.012 IVA Arrendamientos, creado y presupuestado para tal fin.

CRITERIO: El presupuesto de rentas, se constituye en una estimación de los ingresos corrientes y los recursos de capital, para la vigencia respectiva, y el presupuesto de gastos o Ley de Apropiaciones es la autorización de los gastos de funcionamiento, el servicio de la deuda y los gastos de inversión.Decreto 111 de 1996, Acuerdo Municipal Nro., 14 de 2008 Estatuto Orgánico del Presupuesto Municipal.

CAUSA: Ausencia de autocontroles en los procedimientos de la Ejecución Presupuestal de Rentas y Gastos.

EFECTO: Pagos a terceros no reflejados en el Presupuesto de Gastos vigencia fiscal 2015 (rubro presupuestal 2.13.01)-

Seguimiento al Mapa de Riesgos del Proceso Financiero y Contable: Para el proceso Financiero y Contable se identificaron los eventos de riesgos así como se establecieron los controles que deben implementar los responsables del área financiera y contable para evitar su materialización, sin embargo en el desarrollo de la Auditoría interna, se identificaron situaciones que indican que los controles que se establecieron, han sido insuficientes e infectivos, así como es necesario que cada responsable de procedimientos o actividades implemente sus propios controles de acuerdo a las labores

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desarrolladas en dichas áreas. Las situaciones identificadas en el área financiera y contable indican que los riesgos han evolucionado y que las acciones propuestas han sido insuficientes, según se describe en la siguiente tabla:

Riesgos materializados Situación identificada

Expedición de certificados de disponibilidad presupuestal y registros presupuestales para legalizar hechos cumplidos

Ejecución de Contrato de Prestación de servicios para la facturación y recaudo conjunto del Impuesto de Alumbrado Público sin formalizar con la CHEC, para el cual solo existe un Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Prescripciones de deuda - Incremento en las edades de cartera

Incremento en las edades de cartera de más de cinco años en el Impuesto Predial Unificado. Ausencia de la Función fiscalizadora durante la vigencia fiscal 2014.

Desconocimiento de flujos de efectivo reales y disponibles en las cuentas bancarias - Antigüedad en las partidas conciliatorias - Rendimientos Financieros no ingresados al Presupuesto municipal

Conciliación de Cuentas sin extracto o certificación bancaria. Cuentas que no generan ningún tipo de rendimiento. Partidas conciliatorias antiguas superior a un año.

Hechos económicos no vinculados al procesos financiero y contable durante el período fiscal

Facturación y recaudo del Impuesto de Alumbrado Público realizado por la CHE y reportado al Municipio de enero a marzo de 2015 no reflejados en la ejecución presupuestal de Ingresos así mismo en los libros contables con corte al 31 de marzo de 2015.

Desde el Punto del Control no basta identificar los riesgos, sino que se debe realizar seguimiento periódico a los mismos, para que la gestión del riesgo sea efectiva, evitando consecuencias negativas con su materialización. La responsabilidad de la administración de los riesgos se encuentra a cargo del líder del proceso y su respectivo equipo de trabajo.

Las debilidades e inconsistencia encontradas en la evaluación y seguimiento al Proceso Financiero y Contable, indican que se debe implementar acciones de mejoramiento en tiempo real y en el corto plazo, que permitan corregir las situaciones identificadas en cada observación formuladas por la Oficina de Control Interno municipal.

El presente informe se comunica al Representante Legal del Municipio de Marmato, a la Secretaría de Hacienda y Asuntos Administrativos Municipal responsable del Proceso Financiero y Contable y al personal de apoyo de dicha Secretaría, para que en conjunto se implementen las acciones correctivas que permitan mejorar las situaciones encontradas.

Se debe formalizar el plan de mejoramiento por procesos, herramienta que a su vez permitirá determinar y programar las acciones necesarias para corregir o mejorar procesos, procedimientos y trámites, así como definir responsables y fechas de ejecución.

NOMBRE COMPLETO RESPONSABILIDAD FIRMA

BLANCA LUCILA SANCHEZ ARIAS

Asesora del Sistema de Control Interno Municipal

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