UNIVERSIDAD NACIONAL PROVEEDURÍA INSTITUCIONAL
CONTRATACION DIRECTA 2016CD-000203-SCA
“SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE CROMATOGRAFO” 1. INVITACIÓN A COTIZAR
La Proveeduría Institucional recibirá ofertas hasta las 14:00 horas del día 09 de Noviembre del 2016, para contratar Servicio de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de cromatógrafo de iones con supresión electrolítica, ubicado en el OVSICORI de la Universidad Nacional. El OVSICORI-UNA solicita un convenio abierto de mantenimiento preventivo y correctivo para cromatógrafo de iones propiedad de la Universidad Nacional Marca Dionex modelo ICS-3000, número de activo 101516. El convenio debe cubrir 24 meses con 4 visitas fijas programadas para el mantenimiento preventivo y correctivo, así como de diagnóstico de problemas, y la atención de llamadas de emergencia ante desperfectos del cromatógrafo.
Favor cotizar a nombre de la Universidad Nacional de acuerdo a las siguientes características: SECCION I: REQUERIMIENTOS MINIMOS DE LA OFERTA:
1. La fecha límite para la recepción de ofertas es hasta las 14:00 horas del día 09 de Noviembre del 2016.
2. Presentar las ofertas a la Proveeduría Institucional de la UNA, ubicada en San Pablo de Heredia del colegio de la localidad 300 metros al norte y 75 oeste (antiguas bodegas de la MABE).
3. La Universidad Nacional está exenta del pago de impuestos de acuerdo a la ley 7293 del 31 de marzo de 1992, por lo que los precios deben de cotizarse libres de todo impuesto. 4. La cotización debe de presentarse en forma nítida, escrita a máquina o computadora sin
tachaduras ni borrones.
5. La cotización debe de venir debidamente firmada, con el nombre completo y el número de cédula de la persona física o jurídica que cotiza. La falta de firma en la cotización hace que la misma no sea válida por lo que se deberá de tener cuidado de este punto.
6. El oferente debe presentar 1 copia fiel a la oferta original. 7. La vigencia de la oferta debe ser de 30 días hábiles.
8. La forma de pago de la Universidad es de treinta días hábiles mediante transferencia bancaria, una vez recibida la factura en la Proveeduría Institucional, previa firma y sello de la unidad solicitante, esto por mes de servicio vencido.
9. Las ofertas deberán de ser acompañadas por una declaración jurada en las que se indique que la empresa o persona cotizante se encuentra al día en todo tipo de impuestos
nacionales, y que no les alcanza las prohibiciones que se ubican en el artículo 22 y 22 bis del Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa.
10. Declarar que se encuentra al día en el pago de todo tipo de impuestos nacionales. (Artículo 65, inciso a) del Reglamento a la Ley de Contratación Administraría).
11. Indicar que no se encuentra inhabilitado para contratar con la Administración Pública, por alguna de las causales que establece los artículos 100 y 100 bis de la Ley de Contratación Administrativa.
12. Indicar que no se encuentran inhabilitados para el ejercicio del comercio o se encuentre declarada en estado de insolvencia o quiebra
13. Declaración jurada de estar el día en las obligaciones laborales con la CCSS. Además deberá de presentar la certificación de estar al día con la CCSS (patrono al día o trabajador independiente, según sea el caso).
14. La vigencia de esta contratación es de 12 meses con posibilidad de ser prorrogada por un plazo de 12 meses adicionales.
El OVSICORI-UNA solicita un convenio abierto de mantenimiento preventivo y correctivo para cromatógrafo de iones propiedad de la Universidad Nacional Marca Dionex modelo ICS-3000, número de activo 101516.
SECCION II: SERVICIOS REQUERIDOS:
Se requiere contratar un servicio de convenio abierto de inspección, mantenimiento, limpieza, calibración, reparación, y mantenimiento general preventivo y correctivo para cromatógrafo de iones Marca Dionex modelo ICS-3000 bien del OVSICORI -UNA, número de activo 101516. El convenio debe cubrir 24 meses con 4 visitas fijas programadas para el mantenimiento preventivo y atención de llamadas de emergencia ante desperfectos. El servicio debe consistir en una visita semestral al OVSICORI- UNA, durante 2 años, para hacer inspecciones, hacer diagnósticos, dar mantenimiento, hacer limpieza, hacer calibraciones, reparaciones y cambio de piezas, así como verificación de que el cromatógrafo se entrega funcionando en perfecto estado. El convenio debe incluir la atención de llamadas de emergencia ante desperfectos del cromatógrafo y diagnósticos de los problemas a resolver.
Cambio de consumibles-repuestos
El convenio debe incluir todos los consumibles básicos e indispensables (partes de repuesto, kits de mantenimiento) en cantidad suficiente para poder realizar el mantenimiento preventivo y correctivo necesarios durante las 4 visitas que se programen para así garantizar el buen funcionamiento del cromatógrafo: 1) Kit para automuestreador AS Dionex que incluya tuberìa, fittings, aguja, válvula de lavado de la jeringa e inyección inicial de la muestra, etc; 2) Kit para sistema de bombas dual para aniones y cationes ICS-3000; 3) Kit para módulo dual DC de detectores y columnas analíticas para aniones y cationes. En el convenio se debe listar en forma desglozada y detallada todos los itemes que incluye cada kit. Como el costo de estos consumibles esta contemplado dentro del
convenio, el control del reemplazo del mismo se llevará a cabo mediante reportes y ordenes de servicio y no mediante la facturación de los mismos.
Ante una llamada por mantenimiento correctivo por la falla de alguno de los componentes del cromatógrafo, el contratista deberá realizar la revisión y reparación del mismo utilizando los consumibles que incluye el convenio y sin costo adicional para la Universidad por concepto de mano de obra. Sin embargo, si el tipo de consumibles a reemplazar (partes de repuesto y kits de mantenimiento) que se requieran no son los básicos ofrecidos como parte del convenio, la compañìa debe realizar un diagnóstico e informar al observatorio sobre lo que hay que reemplazar para que la Universidad proceda a comprar y pagar por el consumible-respuesto de la manera más urgente. Una vez que el consumible-repuesto está disponible en el OVSICORI-UNA, la compañía hara la instalación y verificación dentro del convenio de mantenimiento preventivo y correctivo en cuestión sin costo alguno por concepto de mano de obra. El costo de consumibles que no son parte del convenio no está cubierto financieramente por el convenio y debe ser cubierto por la Universidad.
En caso de que el costo de la pieza o repuesto a cambiar que debe ser comprado por la Universidad porque el convenio no lo incluye sea inferior a ¢500.000,00, el contratista podrá realizar el cambio de la pieza de forma inmediata con el propósito de agilizar la reparación.
En caso de que el costo del repuesto a cambiar que debe ser comprado por la Universidad porque el convenio no lo incluye sea superior a los ¢500.000,00 el contratista deberá presentar una oferta a la persona encargada del cromatógrafo de iones del OVSICORI-UNA, si este determina que el cambio del repuesto es necesario y el precio es razonable autoriza al contratista para realizar el cambio del mismo. Si la persona encargada del cromatógrafo de iones determina que el precio ofertado para ese repuesto es excesivo la Universidad se reserva el derecho de adquirir los repuestos de forma independiente a otro proveedor y el contratista deberá realizar el cambio del mismo sin costo alguno por mano de obra.
Módulos del cromatógrafo de iones que deben recibir el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo.
La inspección, limpieza, calibración, diagnóstico, reparación, y manteniento en general debe aplicarse a los siguientes componentes del cromatógrafo de iones utilizando los consumibles de los kits mencionados anteriormente:
1) Automuestreador: Revisión de no fugas o sobrepresión, reemplazo del filtro del solvente de drenado, reemplazo del puerto de inyección, reemplazo de jeringa, limpieza de polvo y lubricación del mecanismo de la jeringa, limpieza de polvo y lubricación del brazo XYZ, verificación de la alineación del brazo XYZ, inspecciòn y limpieza de puerto de inyección y lavado de la aguja, inspección y limpieza de componentes electrónicos en el interior del automuestreador, limpieza de chasis del automuestreador (interior y exterior). Analizar una muestra estándar con el cromatógrafo bajo servicio para verificar que el desempeño está dentro de las especificaciones de funcionamiento normal.
2) Compartimento dual de bombas: Revisión de no fugas o sobrepresión, reemplazo de sellos, limpieza de mangueras de la celda de flujo, limpieza de pistones, reemplazo de pistones (en caso de ser necesario), reemplazo de los sellos de Prime, limpieza de las válvulas "Check" (reemplazo en caso de ser necesario), limpieza de polvo y lubricación del mecanismo de las bombas, inspecciòn y limpieza de componentes electrónicos en el interior del automuestreador, limpieza de chasis del automuestreador (interior y exterior). Verificación del desempeño y presión de las bombas, analizar una muestra estándar para verificar que el desempeño de las bombas está dentro de las especificaciones de funcionamiento normal.
3) Compartimento dual de detectores y columnas analíticas: Revisión de no fugas o sobrepresión, reemplazo de fittings, limpieza de polvo y lubricación de partes del compartimento de detectores, inspección y limpieza de puertos de inyección, inspección y limpieza de componentes electrónicos en el interior del automuestreador, limpieza de chasis del automuestreador (interior y exterior) Reemplazo del sello del rotor. Revisión y verificación del desempeño de las columnas analíticas, los detectores de conductividad eléctrica, y los supresors electroquímicos mediante revisión y calibración de las celdas de conductividad y de la temperatura de los calentadores de columna. Analizar una muestra estándar para verificar que el desempeño de las columnas analíticas, los detectores y supresores electrolíticos están dentro de las especificaciones de funcionamiento normal.
El proveedor contratado debe dar soporte telefónico y vía correo electrónico durante el periodo de contratación. Debe darse una respuesta no mayor a 24 horas para la atención del servicio. El servicio debe incluir los servicios correctivos necesarios durante el periodo del contrato.
ITEM UNICO SERVICIO MANTENIMIENTO PREVENTIVO-CORRECTIVO COSTO POR VISITA SEMESTRAL COSTO TOTAL ANUAL
MONTO TOTAL DE LA
OFERTA POR
MANTENIMIENTO
PREVENTIVO-CORRECTIVO ¢ ¢
2.1. Visitas de los mantenimientos preventivos semestralmente y prestación de un programa de atención a fallas de emergencia de 8am a 5am de lunes a viernes, al equipo antes descrito.
2.2. Disponibilidad, por parte del oferente, de mano de obra, equipos, repuestos, herramientas e instrumentos de medición y calibración especializados para brindar las labores de mantenimiento requeridas.
2.3. El oferente deberá entregar un cronograma formal con las fechas estimadas en las cuales realiza el mantenimiento preventivo, después de darse la orden de inicio.
El servicio de mantenimiento correctivo incluye:
2.4 Respuesta correctiva debe cumplir con los tiempos solicitados.
2.5.Programa de atención de averías de 8:00am a 5:00pm de lunes a viernes. 2.6. Visitas de mantenimiento correctivo, se requiere un tiempo de respuesta en sitio de 4 horas.
2.7. Inclusión del costo de todos los repuestos que sean necesario reemplazar o reinstalar en los equipos para mantenerlos en perfecto estado de funcionamiento. 2.8 El oferente debe de contar con herramientas especializadas para brindar las labores descritas en este contrato, así como equipos e instrumentos de medición y calibración.
2.9. Ante una llamada por mantenimiento correctivo por la falla de alguno de los equipos aquí contratados, el contratista deberá realizar la reparación del mismo sin costo adicional para la Universidad por concepto de mano de obra.
2. 10 Cantidad de visitas al año, será de 2, servicio semestral.
SECCION III: CONDICIONES ESPECIFICAS
3.1. El oferente debe hacer constar que es distribuidor autorizado de los equipos por contratar de la marca Dionex y debe de contar con al menos cinco años de experiencia en este tipo de servicios.
3.2. El Oferente deberá presentar el currículo vitae y copia de los títulos de un técnico y un ingeniero, garantizando que posee el personal técnico y profesional especializado y capacitado para brindar las labores de mantenimiento preventivo y correctivo del equipo solicitado.
3.3. Antes de iniciar el mantenimiento el oferente deberá presentarse, con su respectivo gafete de identificación. Por aspectos de seguridad institucional, el personal técnico del adjudicado debe portar su documentación de identificación visible, utilizar la vestimenta o uniforme correspondiente, que lo acredite como funcionario de la empresa adjudicada. 3.4. El oferente debe contar con infraestructura adecuada para albergar un taller de servicio especializado en donde cuente con las herramientas e instrumentos de medición y calibración necesarios para llevar a cabo de manera completa y eficiente, los mantenimientos de los equipos que se están contratando. Debe de aportar un certificado de
fábrica que cuenta con el taller de servicio autorizado para brindar servicio a los equipos marca de la marca Dionex.
3.5. El Oferente llevará un registro de llamadas por mantenimiento correctivo donde se anotará: Descripción del equipo y la falla reportada, la ubicación del equipo, el nombre de la persona que reportó la falla, fecha y hora del reporte.
SECCION IV: METODOLOGIA DE EVALUACION.
Con las ofertas admisibles según los criterios formales y técnicos antes señalados, se procederá a adjudicar a aquella oferta que proponga el precio más bajo por línea, bajo la metodología de evaluación de 100% precio.
i. Precio
Para determinar el puntaje correspondiente en el factor precio se aplicará la siguiente fórmula: FP= {1-[(Px-Pmin)/Pmin]} x 100
Donde:
FP= Puntaje obtenido por la empresa para el Factor Precio. Px= Precio Total ofrecido por la oferta en evaluación. Pmin= Precio total de la oferta con el monto total más bajo.
El precio se deberá cotizar y se entenderá para todos los efectos, libre de los impuestos de venta y consumo.
La supervisión de la ejecución de los servicios solicitados y brindados se encuentra a cargo del OVSICORI de la UNA, en la persona de la funcionaria María Martínez Cruz. Favor cotizar el precio que corresponda en forma anual.
SECCION V: OTRAS ESPECIFICACIONES
5.1. La Universidad Nacional se reserva para su aplicación al momento de la adjudicación las facultades contenidas en los artículos 27,52 del Reglamento General de la Contratación Administrativa.
5.2. En la oferta debe indicarse claramente la persona física o razón social de la persona jurídica del oferente y número de documento de identidad o cédula jurídica, según corresponda, además deberá de indicar la persona responsable a quién notificar así como número de teléfono y número de fax para notificaciones. Las notificaciones que realiza la Universidad Nacional las realizará únicamente a través de la vía fax. Por lo que de no indicar fax para notificaciones, se entenderá como notificado 2 días hábiles después de emitir cualquier resolución o notificación.
5.3. La Proveeduría Institucional admitirá dentro del presente concurso, todas las ofertas presentadas, incluso las de aquellos oferentes no invitados, de conformidad con lo establecido en el artículo 98 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
SECCION VI: DEL ADJUDICATARIO CONTRATISTA
6.1. El contratista se sujetará a las disposiciones contempladas en los artículos 10, 11, 12, 13, 14, 17, 18, 20, 21, siguientes y concordantes de la Ley de la Contratación Administrativa, y en los artículos 188, 189, 190, 192, 193 y 210 del R.L.C.A., y demás normativas que rige la materia de Contratación Administrativa.
6.2. El contratista, al momento de suscribir el contrato ó retirar la orden de compra, deberá cancelar un monto correspondiente a un 0.025% sobre el monto del contrato u orden de compra, por concepto de especies fiscales ya que la Universidad Nacional se encuentra exenta del pago por este concepto. Además, se incluye la suma de ¢312.50 por concepto especies fiscales y ¢12.50 en timbres fiscales por cada pliego de papel que se utilice en la confección del contrato u orden(s) de compra.
6.3. La notificación de la orden de compra vía fax, se entenderá como la orden de inicio de la ejecución del contrato, de conformidad con lo que establece el artículo 192 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
Heredia, 02 de Noviembre del 2016
MAP. Nelson Valerio Aguilar Director