Sistema Automatizado para la
Entrega y Recepción
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN OBJETIVO REQUERIMIENTOS ACCESO AL SISTEMA NORMATIVIDAD MANUAL SISTEMA AUTOMATIZADO I. ESTADISTICAS DE CUMPLIMIENTOII. CONSULTA POR UNIDAD ADMINISTRATIVA
INTRODUCCIÓN
El Plan de Desarrollo del Estado de México 2011 – 2017, tiene como Visión “Los mexiquenses accederán a un elevado nivel de vida y a una mayor igualdad de oportunidades gracias a una economía competitiva que generará empleos bien remunerados dentro de un entorno de seguridad y Estado de Derecho”; así mismo en tres pilares fundamentales: Pilar 1 Gobierno Solidario; Pilar 2 Estado Progresista y Pilar 3 Sociedad Protegida, mismos que se encuentran vinculados a tres ejes transversales: Gobierno Municipalista, Gestión de Resultados y Financiamiento para el Desarrollo, que serán condición del comportamiento de la actual Administración Pública Estatal; siendo así que en su numeral 9 “Ejes Transversales” Administración Pública Eficiente: Gobierno de Resultados, cuyo objetivo 2. “Establecer una Gestión Gubernamental que genere resultados”, señala que una ejecución adecuada debe basarse en principios de eficacia. Reducir los trámites administrativos y hacer uso de las más novedosas tecnologías de la información son medidas que contribuirían a hacer más eficiente la Administración Pública Estatal. Estableciendo como Líneas de Acción:
•Fortalecer los mecanismos y herramientas de seguimiento y evaluación de los planes y programas estatales y municipales, a través del uso de nuevas tecnologías. •Impulsar un programa integral de simplificación de la Administración Pública Estatal, a fin de lograr un gobierno más eficiente.
•Adecuar el marco normativo que requiere una simplificación administrativa, incluyendo la elaboración y mejora de manuales de procesos.
•Fomentar el uso de las tecnologías de información en los procesos internos, así como en los trámites y servicios ciudadanos.
•Impulsar el cambio cultural en la gestión administrativa, que fortalezca la confianza en las instituciones públicas
•Coadyuvar en la formación de un gobierno que asegure un marco de legalidad y justicia, en el que la transparencia y la rendición de cuantas sean la base de su gestión.
En este contexto, para contribuir al cumplimiento de los objetivos de la administración pública estatal y a fin de garantizar la continuidad del quehacer institucional, el 10 de mayo de 2010 se expidió el Acuerdo del Ejecutivo del Estado por el que se reforman, adicionan y derogan diversas disposiciones del Reglamento para la Entrega y Recepción de las Unidades Administrativas de la Administración Pública del Estado de México, , el cual busca regular los procesos de entrega y de recepción de las unidades administrativas que por nivel o por sus funciones, deben llevar a cabo los servidores públicos al iniciar y al concluir un empleo, comisión o cargo público, independientemente de la causa que motive el relevo; esto con el propósito de generar información suficiente y oportuna que permita al servidor público que suceda al cargo darle continuidad a los servicios públicos, para así atender las necesidades de la ciudadanía mexiquense.
En este mismo sentido, se emite el presente Manual de usuario del Sistema Automatizado para la Entrega y Recepción (SISER-WEB), el cual tiene como propósito fundamental establecer en forma sencilla y clara la descripción de la forma de operar el sistema, desde los pasos a seguir para registrar, modificar, imprimir o en su caso eliminar la información correspondiente a cada formato hasta la obtención de reportes de avance.
Por lo tanto, el proceso de entrega y recepción no debe representar una actividad adicional a los servidores públicos obligados, sino que en estricto sentido la información de la gestión del cargo que desempeñan deberá estar debidamente documentada, actualizada y validada por las instancias competentes, además, de contar con informes de avance y cumplimiento de sus funciones sustantivas conforme a las atribuciones encomendadas a cada ramo administrativo, por lo que la entrega y recepción únicamente significa depurar y, en su caso, actualizar aquello que se encuentre rezagado, así como formular un informe pormenorizado de los logros alcanzados y de aquello que esté pendiente por realizar.
Objetivo
OBJETIVO
Proporcionar a los Servidores Públicos obligados del proceso de Entrega y Recepción de las Unidades Administrativas que conforman la Administración Pública Estatal, un sistema automatizado de apoyo para la integración de la información objeto del proceso.
Así mismo que los usuarios tengan un documento que les facilite el manejo del sistema, donde se describan los diferentes módulos con que cuenta el sistema, sus interfaces gráficas y la forma de operarlo.
Requerimientos
REQUERIMIENTOS
Los requerimientos necesarios para visualizar correctamente el sistema son: • Navegador Internet Explorer versión 6.0 o superior.
• Descargar e instalar Acrobat Reader (para visualizar e imprimir los formatos). • Resolución óptima de pantalla 800 x 600.
Las condiciones de seguridad son: • El Código de la Unidad Administrativa. • Y la contraseña del usuario.
Acceso al sistema
ACCESO AL SISTEMA
Tener en cuenta que para ingresar al Sistema Automatizado para la Entrega y Recepción de Unidades Administrativas (SISER-WEB), es necesario contar con el servicio internet.
Localice en el escritorio de Windows el icono de Internet Explorer representado con la siguiente imagen:
Haga doble clic sobre este icono, para abrir la pantalla del navegador y en el campo de dirección digite la dirección electrónica: http://siser5.edomex.gob.mx/ y pulse la tecla “Enter”, para mostrar la “Pantalla principal” del sistema.
Como puede observar, dentro de esta pantalla, se encuentra un menú compuesto por tres botones:
1. Normatividad 2. Manual
Haciendo clic sobre el botón “Normatividad”, el sistema mostrará el Reglamento y Acuerdo para la entrega y recepción de las Unidades Administrativas del Estado de México.
Así mismo dentro de la pantalla principal del sistema, se encuentra el botón con la leyenda “Manual”, al hacer clic sobre éste, el sistema despliega la estructura del Manual para la Entrega y Recepción de las Unidades Administrativas de la Administración Pública del Estado de México.
Y por último se encuentra el botón con la leyenda “Sistema Automatizado”, donde al hacer clic sobre este, el sistema mostrará la opción de “Acceso al Sistema”.
En dicha opción tendrá que capturar el Código de su Unidad Administrativa y la Contraseña que le fue asignada por el administrador, y a continuación hacer clic sobre el botón “Ingresar”.
Cabe mencionar que si el Código de la Unidad Administrativa aún no está registrado o la Contraseña tiene algún error debe comunicarse con el Administrador del sistema. La siguiente pantalla será la que se muestre cuando ocurra alguna de las dos situaciones:
Y deberá hacer clic en el botón “Aceptar”, para que el sistema regrese a la opción de “Acceso al Sistema”, para que en el caso de haber digitado incorrectamente su Código y/o Contraseña, realice la corrección correspondiente y a continuación deberá hacer un clic nuevamente en el botón “Ingresar”.
Si el sistema verifica que el Código de la Unidad Administrativa y la Contraseña son los correctos, entonces éste, le permitirá el acceso al “Menú principal” del sistema automatizado, el cual está compuesto por tres módulos:
1. Estadísticas de cumplimiento.
2. Consulta por Unidad Administrativa. 3. Captura de Información.
I.
Estadísticas de
cumplimiento
I.-ESTADÍSTICAS DE CUMPLIMIENTO
Al hacer clic sobre el botón con la leyenda “Estadísticas de cumplimiento”:
El sistema muestra el porcentaje del avance de la Unidad Administrativa con la que se acceso.
Al dar clic sobre la descripción de la Unidad Administrativa.
El sistema mostrará un informe detallado con la lista de formatos faltantes y los registros de estos.
Cabe mencionar que sólo en caso de que la Unidad Administrativa con la que se accesó tenga unidades subordinadas en su estructura, se mostrará en el área central el avance de entrega para cada una de ellas, de lo contrario el sistema mostrará un mensaje indicando que No existen Unidades Administrativas.
Al dar clic sobre la información mostrada en el informe estadístico con el total de formatos faltantes por Dependencia globalizadora.
El sistema mostrará un informe detallado con la lista de formatos faltantes y los registros de estos.
Para regresar a la “Pantalla principal” del sistema deberá hacer clic sobre la leyenda “Inicio”.
Para regresar a la ventana anterior, es decir al “Menú principal”, deberá hacer clic sobre la leyenda “Regresar”..
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Otra manera en la que el sistema muestra el porcentaje del avance de la Unidad Administrativa con la que se acceso, es dando clic en la opción, porcentaje de avance.
II. Consulta por
Unidad Administrativa
II.-CONSULTA POR UNIDAD ADMINISTRATIVA Al hacer clic sobre el botón con la leyenda “Consulta por Unidad Administrativa”
El sistema mostrará la siguiente pantalla, en la cual deberá selecciona su Unidad Administrativa de trabajo
que le corresponda y hacer clic sobre el botón con la leyenda “Continuar”
III. Captura de
Información
III.-CAPTURA DE INFORMACIÓN Al hacer clic sobre el botón con la leyenda “Captura de Información”
El sistema mostrará la siguiente pantalla, donde de lado izquierdo se visualiza la lista de cada EJE
TEMÁTICO correspondiente al Acta de Entrega y Recepción y en la parte superior de la ventana, un
submenú compuesto por las siguientes tres opciones: • Formatos.
• Generalidades. • Salir
Al dar un clic en cualquiera de las leyendas del eje temático, en la parte izquierda de la ventana, el
sistema mostrará, el área donde se encuentra el índice de los formatos concentradores para su llenado.
Dando un clic sobre el nombre del formato, el sistema abrirá una pantalla nueva como la siguiente, la
cual contiene también un submenú superior e inferior, compuesto de las siguientes opciones: • Ayuda. • Registrar. • Buscar. • Firma. • Imprimir. • Salir.
Al dar un clic en la opción “Ayuda”, el sistema despliega el Instructivo de Llenado, indicando la forma
correcta de capturar los datos en cada uno de los formatos.
La opción “Registrar”, permite dar de alta la información en el formato correspondiente. Cabe mencionar que la selección en todos los casos se realiza con un clic del mouse sobre la opción requerida.
A continuación se explica cómo llenar un formato, donde la forma de hacerlo es igual para todos los formatos, debido a sus similitudes. Primero debe seleccionar el Eje Temático, para desplegar la relación de los formatos concentradores correspondientes.
A continuación el sistema abrirá una nueva ventana con el formato correspondiente, donde deberá seleccionar la opción “Registrar”, hecho esto, el sistema activará en la parte inferior, los campos que permiten la captura de la información correspondiente. Una vez capturados los datos, deberá hacer clic en la opción “Guardar”, para que el sistema almacene el registro en la base de datos.
Cabe mencionar que el número consecutivo, es asignado automáticamente por el sistema. Y el último número, permite consultar, el número de registros existentes en cada uno de los formatos por Unidad Administrativa de trabajo.
Cuando el registro ya existe en la base de datos del sistema, de un clic en el número, para que el sistema
active el modo de edición.
Y así pueda realizar las modificaciones correspondientes al registro, una vez realizados los cambios
Cuando requiera terminar la acción antes de que la información quede registrada en el sistema, deberá hacer clic sobre el botón con la leyenda “Cancelar” y así el sistema regresará a la ventana anterior.
Otro tipo de acciones que permite realizar el sistema para algunos formatos, es el adjuntar archivos, documento referenciado o una dirección url al formato. Para adjuntar un archivo se debe hacer un clic en la opción “ADJUNTAR ARCHIVO”, y enseguida debe dar clic en la leyenda “Registrar”.
El sistema mostrará la siguiente pantalla, donde deberá capturar el nombre del archivo que va a adjuntar
al formato. Al dar un clic sobre la leyenda “Cancelar”, el sistema cancelará la acción, regresando a la
ventana anterior.
Al dar un clic sobre el botón con la leyenda “Guardar”, el sistema mostrará la siguiente pantalla, donde
Cabe mencionar que los archivos a adjuntar deberán estar en el equipo del usuario. A continuación debe localizar donde se encuentra el archivo, seleccionarlo y posteriormente hacer clic sobre el botón “Abrir”.
Una vez seleccionado el archivo que se va a adjuntar, deberá dar un clic sobre el botón con la leyenda “Subir”.
De esta forma el sistema irá almacenando los archivos en la base de datos.
Se recomienda que los documentos digitalizados tengan formato jpg, jpeg, gif, pdf, .rar o .zip de lo contrario el sistema mostrará un mensaje indicando que el archivo no está grabado con las condiciones necesarias.
Para guardar un documento referenciado, debe hacer clic en la opción “DOCUMENTO REFERENCIADO” y después deberá hacer clic en la opción “Registrar”.
A continuación el sistema mostrará la siguiente pantalla, donde deberá capturar el nombre del documento que requiera adjuntar al formato. Si hace clic en la leyenda “Cancelar”, el sistema cancela la acción, regresando a la ventana anterior.
Para guardar una dirección url, debe hacer clic en la opción “DIRECCIÓN URL” y después deberá hacer
clic en la opción “Registrar”.
A continuación el sistema mostrará la siguiente pantalla, donde deberá capturar el nombre del documento y la dirección url, que requiera adjuntar al formato. Si hace clic en la leyenda “Cancelar”, el sistema cancela la acción, regresando a la ventana anterior.
Al dar un clic en la leyenda “Guardar”, el sistema mostrará una pantalla similar a la siguiente, donde podrá visualizar las direcciones url almacenadas en la base de datos para el formato y así mismo tendrá disponible la opción para registrar otras direcciones url. Para salir de esta opción y regresar al menú de EJE TEMÁTICO, deberá hacer clic sobre la leyenda “Salir”.
Para consultar los archivos o direcciones adjuntos al formato, solo necesita hacer clic sobre la opción correspondiente: “ADJUNTAR ARCHIVO”, “DOCUMENTO REFERENCIADO” ó “DIRECCIÓN URL”
Continuando con las opciones del submenú, de la ventana donde se muestra el formato, al dar un clic en la opción con la leyenda “Buscar”.
En la parte superior de la ventana se despliega una lista, donde deberá seleccionar una de las opciones de búsqueda que muestra el sistema.
Después deberá capturar el dato con el cual desea realizar la búsqueda del registro. Y en seguida deberá hacer clic en la opción con la leyenda “Buscar”, que se encuentra ubicado a la derecha del dato.
Si el sistema localiza la información, esta se despliega en modo de edición. En la parte derecha de la
información del registro, se activan los siguientes botones:
• “Guardar”: este botón permite guardar los cambios realizados en la información. • “Borrar”: permite eliminar la información. Cabe mencionar que el consecutivo no se pierde, únicamente lo ajusta.
• “Cancelar”: sirve para cancelar la acción.
Otra de las opciones es “Firma”; al dar un clic sobre esta opción, el sistema mostrará la siguiente ventana:.
Al hacer clic en el número que se encuentra a la izquierda de la ventana, el sistema activa dos campos, donde permite capturar el nombre del responsable de la elaboración del formato, el cual se imprime en la parte de la firma. Y una vez guardado el nombre, si nuevamente hace clic sobre el número, el sistema le permitirá actualizar o modificar el nombre del responsable.
Una vez que la información ha sido capturada en el formato correspondiente y ha sido guardada en el
sistema, deberá hacer clic en la opción “Imprimir”
A continuación el sistema mostrará una vista preliminar del formato. Cabe mencionar que para poder
realizar esta acción, deberá tener instalado en su computadora el Acrobat Reader. Esta sección indica la página que
se está visualizando y el total de páginas del reporte.
En esta parte se amplía o disminuye la visión del reporte y lo muestra dependiendo del porcentaje seleccionado
Esta opción permite guardar el reporte en un archivo con el formato que muestra (.pdf).
Esta opción envía la pantalla de impresión, que se muestra a continuación:
En la ventana de impresión, deberá hacer clic sobre el botón con la leyenda “Aceptar”, cuando decida enviar el reporte a impresión. Haga clic sobre el botón con la leyenda “Cancelar” para regresar a la ventana de la vista preliminar del reporte.
Y por último al hacer clic sobre la opción con la leyenda “Salir”, el sistema cerrará la ventana actual sólo quedará la ventana de EJE TEMÁTICO, teniendo la oportunidad de seleccionar otro formato concentrador para llenar.