Resumen ... 1
PARTE I.DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA... 1
Capitulo 1..Alex Internacional srl... 2
1.1. Reseña Histórica...3
1.2. Estructura Orgánica...4
1.3. Control de Inventario y Comercialización ...5
1.3.1. El Proceso de Compra. ...5
1.3.1.1. Cuentas por Pagar y Cobrar ...5
1.3.2. El Proceso de Ventas...6
1.3.3. Manejo de Almacenes y Control de la Mercadería ...7
1.3.3.1. Los Productos...7
1.3.3.2. Los Almacenes. ...7
Capitulo 2.Objetivos y Justificación... 9
2.1. Descripción del Problema ...10
2.2. Situación Problemática...11 2.3. Situación Deseada ...11 2.4. Objetivos ...12 2.4.1. Objetivo General ...12 2.4.2. Objetivos Específicos...12 2.5. Alcance...12 2.5.1. Modulo de Inventario ...13 2.5.2. Modulo de Comercialización ...15 2.5.3. Gestión de Usuarios. ...16 2.6. Metodología ...16
PARTE II.FUNDAMENTO TEORICO... 17
Capitulo 3.Inventarios... 18
3.1 Importancia del Inventario. ...19
3.2. Planificación De Las Políticas De Inventario ...20
3.3. Las Funciones Que Efectúa El Inventario...21
3.4. Decisiones sobre inventario ...21
3.5. Método De Valuación De Inventarios...22
3.5.1. Base de Costo para la valuación de los inventarios: ...22
3.5.2. Métodos para la valuación de Inventarios...23
3.5.2.1. Método Costo Identificado...23
3.5.2.2. Costo Promedio...23
3.5.2.3. Método Primero en Entrar, Primero en Salir...24
4.1. Definición de la Micro comercialización ...28
4.2. Definición de Macro comercialización ...28
4.3. El Proceso de Compras en las Organizaciones ...29
4.3.1. Fases del proceso de compras ...29
4.4. El Proceso de Ventas...29
4.4.1. Ubicación del departamento de ventas en el Marketing ...30
4.4.2. Tipos de Venta ...30
4.4.3. Etapas de la venta...31
4.5. Cuentas Por Pagar y cobrar ...31
PARTE III.DESARROLLO DEL SISTEMA. ... 33
Capitulo 5.Captura de Requisitos ... 34
5.1. Análisis Preliminar...35
5.1.2. Modelo de Negocio ...35
5.2. Encontrar actores y casos de uso...36
5.3. Priorizar casos de Uso ...38
5.4. Detallar Actores y casos de Uso...39
5.4.1. Actores ...39
5.4.2. Casos de Uso Inventario...40
5.4.3. Casos de Uso Comercialización...47
5.5. Prototipar la interfase de usuario...56
5.6. Estructurar el modelo de casos de Uso...62
5.6.1. Comercialización...63
5.6.2. Inventario ...64
Capitulo 6.Análisis... 65
6.1. Análisis de la arquitectura ...66
6.2. Analizar Casos de Uso ...71
6.3. Análisis de clases ...95 6.3.1 Clases de control ...96 6.3.2. Clases de entidad...98 6.4. Análisis Paquetes...100
Capitulo 7.Diseño ... 101
7.1. Modelo de Despliegue...1027.2. Diseño de casos de Uso...103
7.3. Diseño Lógico de la base de Datos. ...120
7.3.1. Modelo de Inventario ...121
7.3.2. Modelo de Comercialización ...122
7.3.3. Modelo de Seguridad ...123
8.1. Implementación de la Arquitectura ...145
8.2. Implementación del Modelo de Despliegue...152
Capitulo 9.Pruebas ... 153
9.1. Prueba con el método caja Blanca...154
9.2. Prueba Con El Método Caja Negra ...168
CONCLUSIONES ...170
RECOMENDACIONES ...171
BIBLIOGRAFIA...172
ANEXOS ... 174
[ANEXO-1] MANUAL DE FUNCIONES...175
[ANEXO-2] COMPROBANTES ...185
[ANEXO-3] ENTREVISTAS ...186
Fig. 5.2 Prot. Interfase Ingreso de Mercadería... 56
Fig. 5.3 Prot. Interfase Traspaso de Mercadería ... 57
Fig. 5.4 Prot. Interfase Egreso de Mercadería... 58
Fig. 5.5 Prot. Interfase Registro de Articulo ... 59
Fig. 5.6 Prot. Interfase Nota de Entrega “Venta”... 60
Fig. 5.7 Prot. Interfase Registrar Organización... 61
Fig. 5.8 Prot. Interfase Préstamo de Mercadería ... 62
Fig. 5.9 Modelo Casos de Uso Comercialización ... 63
Fig. 5.10 Modelo Casos de Uso Inventario... 64
Fig. 6.1 Paquetes de análisis... 66
Fig. 6.2 Paquete Mov. Stock ... 67
Fig. 6.3 Paquete Gestión de Inventario ... 67
Fig. 6.4 Paquete Artículo... 68
Fig. 6.5 Paquete Comercial ... 68
Fig. 6.4 Paquete Organización ... 69
Fig. 6.5 Paquete Gestión Comercial... 69
Fig. 6.6 Paquete Compras ... 70
Fig. 6.7 Paquete Seguridad del sistema... 71
Fig. 6.8 ANALISIS CASO DE USO - Ingreso de Mercadería ... 72
Fig. 6.9 ANALISIS CASO DE USO - Egreso de Mercadería... 73
Fig. 6.10 ANALISIS CASO DE USO - Traspaso de Mercadería... 74
Fig. 6.11 ANALISIS CASO DE USO - Ajuste de Mercadería... 75
Fig. 6.12 ANALISIS CASO DE USO - Gestión de Almacén ... 76
Fig. 6.13 ANALISIS CASO DE USO - Gestión de Lotes... 77
Fig. 6.14 ANALISIS CASO DE USO - Gestión de Series ... 78
Fig. 6.15 ANALISIS CASO DE USO - Gestión de Plantillas... 79
Fig. 6.16 ANALISIS CASO DE USO - Crear Articulo... 79
Fig. 6.17 ANALISIS CASO DE USO - Crear Estructura... 80
Fig. 6.18 ANALISIS CASO DE USO - Crear Composición... 80
Fig. 6.19 ANALISIS CASO DE USO - Crear Categoría... 81
Fig. 6.20 ANALISIS CASO DE USO - Crear Series ... 82
Fig. 6.21 ANALISIS CASO DE USO - Realizar Prestamos ... 82
Fig. 6.22 ANALISIS CASO DE USO - Realizar Pedidos ... 83
Fig. 6.23 ANALISIS CASO DE USO - Realizar Nota de Entrega “Venta”... 83
Fig. 6.24 ANALISIS CASO DE USO - Crear Cotización de Venta ... 84
Fig. 6.25 ANALISIS CASO DE USO - Realizar devolución Comercial ... 85
Fig. 6.26 ANALISIS CASO DE USO - Crear Organización... 85
Fig. 6.27 ANALISIS CASO DE USO - Crear Cliente... 86
Fig. 6.28 ANALISIS CASO DE USO - Crear Proveedor... 86
Fig. 6.29 ANALISIS CASO DE USO - Crear Banco... 87
Fig. 6.30 ANALISIS CASO DE USO - Crear Transportadora... 88
Fig. 6.31 ANALISIS CASO DE USO - Gestionar Pedido ... 88
Fig. 6.32 ANALISIS CASO DE USO - Realizar Imputaciones ... 89
Fig. 6.41 Análisis de paquetes - interfases ... 100
Fig. 7.1 Modelo de despliegue ... 102
Fig. 7.2 DISEÑO CASO DE USO -. Egreso de Mercadería ... 103
Fig. 7.3 DISEÑO CASO DE USO -. Ingreso de Mercadería... 104
Fig. 7.4 DISEÑO CASO DE USO -. Traspaso de Mercadería ... 105
Fig. 7.5 DISEÑO CASO DE USO -. Ajuste de Mercadería ... 106
Fig. 7.6 DISEÑO CASO DE USO -. Gestionar Almacén... 107
Fig. 7.7 DISEÑO CASO DE USO -. Gestionar Series ... 108
Fig. 7.8 DISEÑO CASO DE USO -. Gestionar Plantillas ... 108
Fig. 7.9 DISEÑO CASO DE USO -. Gestionar Lotes ... 109
Fig. 7.10 DISEÑO CASO DE USO -. Crear Artículo ... 109
Fig. 7.11 DISEÑO CASO DE USO -. Crear Estructura de Articulo ... 110
Fig. 7.12 DISEÑO CASO DE USO -. Crear Categoría de Articulo ... 110
Fig. 7.13 DISEÑO CASO DE USO -. Crear Composición de Articulo ... 111
Fig. 7.14 DISEÑO CASO DE USO -. Crear Series de Articulo... 111
Fig. 7.15 DISEÑO CASO DE USO -. Realizar Préstamo ... 112
Fig. 7.16 DISEÑO CASO DE USO -. Realizar Pedido ... 112
Fig. 7.17 DISEÑO CASO DE USO -. Realizar Nota de Entrega “Venta” ... 113
Fig. 7.18 DISEÑO CASO DE USO -. Realizar Cotización “Venta”... 113
Fig. 7.19 DISEÑO CASO DE USO -. Realizar Devolución de “Venta” y “Préstamo” ... 114
Fig. 7.20 DISEÑO CASO DE USO -. Registrar Organización ... 115
Fig. 7.21 DISEÑO CASO DE USO -. Registrar Transportadora ... 115
Fig. 7.22 DISEÑO CASO DE USO -. Registrar Cliente ... 115
Fig. 7.23 DISEÑO CASO DE USO -. Registrar Proveedor ... 116
Fig. 7.24 DISEÑO CASO DE USO -. Registrar Compra Local... 116
Fig. 7.25 DISEÑO CASO DE USO -. Registrar Devolución de Compra... 117
Fig. 7.26 DISEÑO CASO DE USO -. Registrar Banco... 117
Fig. 7.27 DISEÑO CASO DE USO -. Gestionar Pedido... 118
Fig. 7.28 DISEÑO CASO DE USO -. Realizar Imputación ... 118
Fig. 7.29 DISEÑO CASO DE USO -. Seguimiento Bancario... 119
Fig. 7.30 DISEÑO CASO DE USO -. Gestionar Privilegios... 119
Fig. 7.31 DISEÑO CASO DE USO -. Crear Usuario... 120
Fig. 7.32 Diseño Lógico Modelo de Inventario ... 121
Fig. 7.33 Diseño Lógico Modelo de Comercialización ... 122
Fig. 7.34 Diseño Lógico Modelo de Seguridad ... 123
Fig. 7.35 Tabla Física– Tbl_Ajuste... 124
Fig. 7.35 Tabla Física – Tbl_AjusteTipo ... 124
Fig. 7.36 Tabla Física – Tbl_AjusteTipoGrupo ... 125
Fig. 7.37 Tabla Física – Tbl_Almacén... 125
Fig. 7.38 Tabla Física – Tbl_Articulo ... 126
Fig. 7.39 Tabla Física – Tbl_ArticuloCategoria ... 126
Fig. 7.40 Tabla Física – Tbl_ArticuloIndividual... 126
Fig. 7.41 Tabla Física – Tbl_Banco ... 126
Fig. 7.42 Tabla Física – Tbl_Bitacora... 126
Fig. 7.46 Tabla Física – Tbl_Cheque_Emitido ... 127
Fig. 7.47 Tabla Física – Tbl_Cheque_Recibido... 128
Fig. 7.48 Tabla Física – Tbl_Marca ... 128
Fig. 7.49 Tabla Física – Tbl_Linea ... 128
Fig. 7.50 Tabla Física – Tbl_UnidadMedida ... 128
Fig. 7.51 Tabla Física – Tbl_Idioma ... 128
Fig. 7.52 Tabla Física – Tbl_Ingreso ... 129
Fig. 7.53 Tabla Física – Tbl_Pais... 129
Fig. 7.54 Tabla Física – Tbl_Proveedor... 129
Fig. 7.55 Tabla Física – TbR_ArticuloIndividualTraspaso... 130
Fig. 7.56 Tabla Física – Tbl_Lote ... 130
Fig. 7.57 Tabla Física – Tbl_Establecimiento... 130
Fig. 7.58 Tabla Física Tbl_Ciudad... 130
Fig. 7.59 Tabla Física - Tbl_Egreso... 131
Fig. 7.60 Tabla Física - Tbl_Entidad... 131
Fig. 7.61 Tabla Física - Tbl_Traspaso... 132
Fig. 7.62 Tabla Física - Tbl_Banco... 132
Fig. 7.63 Tabla Física - Tbl_Cliente ... 132
Fig. 7.64 Tabla Física - Tbl_Cuenta... 132
Fig. 7.65 Tabla Física - Tbl_ComprobanteIngreso ... 133
Fig. 7.66 Tabla Física - Tbl_Cheque_Recibido ... 133
Fig. 7.67 Tabla Física - Tbl_TipoMovimiento... 133
Fig. 7.68 Tabla Física - Tbl_Moneda... 134
Fig. 7.69 Tabla Física - Tbl_Pedido... 134
Fig. 7.77 Tabla Física - Tbl_Prestamo ... 134
Fig. 7.77 Tabla Física - Tbl_PlanillaCobranza ... 135
Fig. 7.78 Tabla Física - Tbl_OrdenCompra ... 135
Fig. 7.79 Tabla Física - Tbl_CompraLocal ... 135
Fig. 7.79 Tabla Física - Tbl_CompraImportacion... 136
Fig. 7.80 Tabla Física - Tbr_Detalle_Orden_Compra ... 136
Fig. 7.81 Tabla Física - Tbl_NotaEntrega... 137
Fig. 7.82 Tabla Física - Tbl_ListaPrecios ... 137
Fig. 7.83 Tabla Física - Tbl_Compra_Devolucion ... 137
Fig. 7.84 Tabla Física - Tbl_CompraImportacion_Estado... 138
Fig. 7.85 Tabla Física - Tbl_Contacto... 138
Fig. 7.86 Diseño Interfases ToolBar ... 139
Fig. 7.89 Diseño Interfases Registro de datos Sencillo - Proceso... 141
Fig. 7.90 Diseño Interfases Lista desplegable... 142
Fig. 7.91 Diseño Interfases SsTab con etiquetas claras y definidas... 143
Fig. 8.1. Diagrama de Componentes Inventario - Registrar Ingresos ... 145
Fig. 8.2. Diagrama de Componentes Inventario - Registrar Egresos... 146
Fig. 8.3. Diagrama de Componentes Inventario - Registrar Ajustes... 146
Fig. 8.4. Diagrama de Componentes Inventario - Registrar Traspasos... 146
Fig. 8.5. Diagrama de Componentes Inventario - Gestión de Artículos ... 147
Fig. 8.10. Diagrama de Componentes Comercialización - Registrar Devolución de Ventas /
Prestamos ... 149
Fig. 8.11. Diagrama de Componentes Comercialización - Registrar Comprobantes: Préstamo , Devolución a Proveedor, Cotización de Vta., Pedidos. ... 149
Fig. 8.12. Diagrama de Componentes Comercialización - Seguimiento Cuentas por Pagar y sus Respectivos Pagos ... 150
Fig. 8.13. Diagrama de Componentes Comercialización - Seguimiento de Cuentas por Cobrar con sus Respectivas Cobranzas... 150
Fig. 8.14. Diagrama de componentes del Módulo de Seguridad ... 151
Fig. 8.15. Diagrama de Componentes Comercialización -Registrar Compras ... 151
Fig. 8.16 Modelo de Despliegue ... 152
Fig. 9.1 Pruebas DF- Guardar Cuenta ... 154
Fig. 9.2 Pruebas Grafo - Guardar Cuenta... 155
Fig. 9.3 Pruebas Diag.Flujo- Guardar Comprobante ... 157
Fig. 9.4 Pruebas Grafo - Guardar Comprobante ... 158
Fig. 9.4 Pruebas Grafo - Guardar Comprobante ... 161
Fig. 9.5 Pruebas Grafo – Ingreso deMercaderia... 161
Fig. 9.6 Pruebas Diag. Flujo – Nota de Entrega... 164
Fig. 9.7 Pruebas Grafo – Nota de Entrega... 164
Fig. 9.8 Pruebas Diag. Flujo – Egreso de Mercadería... 167
Resumen
El crecimiento sistemático que hoy en día tienen las empresas, trae consigo la necesidad de contar con un software de gestión, capaz de administrar la información que a diario se genera. Éste es el caso de la empresa Alex internacional SRL que comercializa productos que brindan autonomía eléctrica a computadoras.
Es para suplir esta necesidad que se ha desarrollado un software de gestión de control de inventario y comercialización que satisface las necesidades inmediatas de la empresa, asegurando un seguimiento minucioso del inventario, las compras y ventas que realiza la misma.
Parte I
DESCRIPCIÓN DEL
PROBLEMA
El propósito de los siguientes capítulos (1 y 2), es brindar una introducción al punto central o lugar de estudios.
Capitulo 1
Alex Internacional SRL.
En este capítulo conoceremos la empresa desde sus comienzos, su progreso y sus procesos, que son el objetivo para el desarrollo de éste proyecto, conoceremos cuáles son los pasos que sigue la empresa para el control de sus almacenes, mercaderías, compras locales, importaciones y la posterior venta de los artículos que comercializa.
1.1. Reseña Histórica
Alex Internacional nace en septiembre de 1996 como una división de aparatos eléctricos y electrónicos de PyR. Un emprendimiento de sus socios fundadores con la visión de comercializar productos eléctricos y electrónicos de alta calidad brindando garantía, soporte posventa y un asesoramiento técnico de excelencia. Los estándares de excelencia y calidad fueron premisas que estuvieron firmemente implantadas en el espíritu de la empresa desde sus inicios.
En 1996 se consiguió las representaciones de Atomlux, empresa Argentina líder en el rubro de UPS, Estabilizadores de Tensión y Luces de Emergencia. Y de Steck pionera en Argentina en el desarrollo del cablecanal y de otros materiales eléctricos industriales construidos en derivados del PVC.
Alex Internacional SRL implanta una estrategia pionera en el rubro de UPS, luces de emergencia y estabilizadores que encara su comercialización de una forma seria y que acompaña al cliente desde antes de la compra asesorando en proyectos, instalación, garantía real y servicio técnico. Esta estrategia derivada de la visión, rápidamente posiciona positivamente a la empresa en el rubro, posicionando a la marca Atomlux entre los líderes en todo el país con presencia en importantes empresas.
En junio de 1998 se inscribe Alex Internacional SRL como empresa independiente y adquiere personería jurídica.
En el período 1999 al 2005 Alex Internacional SRL incursiona con éxito construyendo obras de redes de UPS, alumbrado de emergencia, redes de datos e instalaciones eléctricas residenciales e industriales. Se cuenta entre las principales obras a:
Alumbrado de Emergencia Torres CAINCO Edificio Alcides
Banco Económico, Banco Santa Cruz Red de Datos BASF Bolivia
Instalación eléctrica Surtidores Shell en las estaciones de trenes Guaracahi y Tres Cruces, Instalación eléctrica CONTEC y muchas otras.
1.2.
Estructura Orgánica
Alex Internacional, dispone de una estructura adecuada, adaptada y congruente con sus objetivos, a continuación mostramos el organigrama actual de la empresa.
Fig. 1.1 Estructura orgánica Alex Internacional SRL.
En esta organización se tiene un grupo de socios que son los dueños de la empresa, en el siguiente nivel se encuentra el gerente general, que es el responsable directo del buen funcionamiento y organización de la empresa.
El gerente general tiene a su cargo dos gerencias, gerencia comercial y la gerencia técnica administrativa, las mismas que continuamente elevan informes del estado de la empresa para la toma de decisiones.
La gerencia comercial, está encargada del área de ventas en cada una de las sucursales establecidas en puntos estratégicos del país, el personal que está a cargo de ésta gerencia son: encargado de ventas (sucursal La Paz), administrador de ventas y el encargado de ventas masivo, el mismo que es responsable de las empresas distribuidoras de los productos Atomlux.
La gerencia técnica administrativa, tiene a su cargo los siguientes cargos o departamentos: jefe de contabilidad que a su vez cuenta con un auxiliar contable, el Dpto., de servicio técnico encargado del mantenimiento y reparación de los productos que comercializa la empresa, por ultimo está el Dpto., de sistemas encargado del desarrollo, mantenimiento y actualización del software con el que cuenta la empresa.
1.3. Control de Inventario y Comercialización
A continuación explicamos la manera en que, Alex Internacional lleva a cabo las actividades de control tanto de la mercadería como las actividades que se realizan en el proceso de las, compras locales e importaciones.
1.3.1. El Proceso de Compra.
La empresa inicia el proceso de compras solicitando cotizaciones de productos a los proveedores respectivos que comercializan o fabrican los mismos. Una vez que se han negociados los precios de compra conjuntamente con el proveedor, es una empresa de transporte la encargada de hacer llegar la mercadería hasta los almacenes de la aduana correspondiente según especificaciones estipuladas en el contrato de transporte. Después de realizar los trámites correspondientes para sacar la mercadería legalmente desde la aduana, ésta llega a los almacenes de la empresa.
Una vez descargada la mercadería en instalaciones de la empresa, el personal encargado de los almacenes hace una inspección del buen estado de toda la mercadería además de verificar que las cantidades solicitadas sean las correctas.
1.3.1.1. Cuentas por Pagar y Cobrar
Tanto las cuentas por cobrar como las cuentas por pagar, en la practica para la empresa le representa un reporte que indica las deudas que tiene, y los deudores de la misma.
Las cuentas por pagar se generan después de realizada las compras locales o importaciones. Las cuentas por cobrar se obtienen de todas las ventas no cobradas o no canceladas por parte del cliente.
1.3.2. El Proceso de Ventas.
Los clientes realizan pedidos a la empresa o en su defecto llegan a la misma para realizar una compra directa. En otros casos antes de realizarse una venta, previamente la empresa envía cotizaciones a los clientes que lo solicitan.
La empresa emite una nota de entrega en la cual se detallan las cantidades y los precios unitarios de cada uno de los productos, la misma es una orden de egreso para el encargado de los almacenes, las tareas de los almacenes las expondremos mas adelante.
El cobro por ventas las realizan los vendedores emitiendo un comprobante de ingreso, esto es en caso de que se haya realizado una venta a más de una cuota, posteriormente la empresa emite la respectiva factura por dicha venta. Una vez que los vendedores tienen sus comprobantes de ingreso crean o arman una planilla de cobranza en la cual especifican la recepción de dinero, es decir, un resumen de: cuanto se recibió en cheques, en dólares, en pesos bolivianos, esto es con el encargado de la recepción de dinero.
Los prestamos de productos por parte de la empresa a los clientes, también son una orden de egreso para los almacenes. Los prestamos pueden en algún momento convertirse en ventas porque los clientes deciden comprar los productos adquiridos en calidad de préstamo, en estos casos se emite el correspondiente comprobante de ingreso de dinero y se imputa el mismo con el préstamo en cuestión.
Las ventas y obviamente los prestamos son devueltos por los clientes en algunos porque desisten de la compra o el tiempo de préstamo finaliza, cualquiera sea el motivo de la devolución la empresa recibe la mercadería, realiza una inspección del buen estado del producto y se ingresan nuevamente a los almacenes, el comprobante de devolución es imputado con el comprobante de venta o préstamo según sea el caso.
Además a la empresa le es de mucha utilidad tener un control de todas sus cuentas bancarias por ello lleva un control de cada uno de los movimientos que realiza como ser: la emisión, recepción y posterior depósito de los cheques que se reciben como parte de pago, además los movimientos de depósito, retiro y transferencias entre cuentas.
1.3.3. Manejo de Almacenes y Control de la Mercadería
Es importante para toda empresa tener una buena administración de sus almacenes y por ende contar en todo momento con el total de las existencias de la mercadería para realizar entregas inmediatas al cliente.
1.3.3.1. Los Productos.
Entre los productos que comercializa la empresa tenemos: luces de emergencias, UPS, estabilizadores de tensión, cable canal, y los repuestos de los mismos para cubrir los servicios de garantía y mantenimiento de los mismos.
En el caso de los UPS y estabilizadores de tensión, para tener un control estricto de la garantía de dichos productos, éstos son tratados de manera individual, es decir, se le asigna un número de serie el cual es único para cada producto.
En el caso de los demás productos solo se manejan de manera conceptual, es decir, no se lleva un control individual los mismos.
1.3.3.2. Los Almacenes.
Cada uno de los almacenes realiza su propio control de ingresos, egresos, traspasos, control de inventario y ajustes que se realizan en los mismos. Cada uno de los almacenes tiene asignado un responsable.
Cuando al almacén llegan ordenes de egreso (Nota de venta, prestamos, devolución a proveedor) rápidamente se preparan los productos y se emite el remito (egreso) correspondiente se verifica
que cada uno de los artículos tenga su numero de serie, y se especifica o anota en el remito para que el cliente verifique que los números de serie son los correctos y luego puede solicitar el cubrimiento de su garantía por cualquier malfuncionamiento o daño del equipo.
El control de inventario, se realiza periódicamente para tener actualizados los reportes de existencias de cada uno de los productos, dichos controles en algunos casos pueden originar un ajuste de inventario en el almacén. Los ajustes son previamente autorizados por personal con jerarquía.
El departamento contable lleva consigo un kardex de movimientos de cada uno de los productos existentes en los almacenes, esto con fines de cálculos de ganancias o perdidas.
Capitulo 2
Objetivos y Justificación
En este aparatado hacemos un reconocimiento de la situación problemática en la que se encuentra la empresa, el mismo que nos dará un punto de partida para definir los objetivos de éste proyecto, además del alcance del mismo conjuntamente con la metodología que se usará para el logro de los objetivos trazados.
2.1. Descripción del Problema
El crecimiento que ha venido experimentando la empresa “Alex Internacional SRL.”, ha traído consigo la acumulación de gran cantidad de datos, dichos datos no son capaces de ser procesados a su debido tiempo y en muchos casos de forma optima gracias al sistema con el cual se desenvuelve hasta la fecha la institución, siendo éste un sistema mono usuario, el cual centraliza el trabajo informático en una sola persona, disminuyendo así el rendimiento del operario y la empresa. Para dar solución a éste problema nace como una herramienta esencial para el tratamiento sistemático de la información junto a las Bases de Datos, los sistemas multiusuario, diseñados específicamente para suplir la necesidad de información precisa en el momento oportuno, de fácil acceso y de fácil manejo.
La ventaja principal, es el cumplimiento del manual de funciones de la empresa, además de la estructura de la información, esto significa el almacenamiento de información homogénea y fiable, en una estructura basada en la consulta y tratamiento jerarquizado de la misma, los sistemas multiusuario se caracterizan por el acceso de muchos usuario a un mismo recurso con diferentes niveles de permisos, brindando así mayor seguridad sobre los datos manejados en el sistema.
Al manejar eficientemente la información de cada área de la institución, se pueden tomar mejores decisiones y así efectuar acciones apropiadas y finalmente conseguir un mejor control de la institución.
La empresa “Alex Internacional SRL.” al ser representante de ATOMLUX debe importar los productos que comercializa, al igual que toda la materia prima que se necesita la fábrica montada hace poco, esto conlleva la necesidad de hacer un seguimiento a la mercadería en los diferentes estados por los cuales pasa dicha mercadería hasta ingresar a los almacenes de la empresa, los estados van desde la fecha de salida de los almacenes del Proveedor, Transito, aduana y nacionalización de los productos.
Debido a las características especiales de los productos comercializados la empresa se ve en la necesidad de agrupar los artículos por lotes, ya que cada importación posee características diferentes de las demás, también es necesario diferenciar un articulo de otro, para tal efecto cada uno posee un numero de serie que lo hace único.
Como la empresa brinda servicio técnico especializado, requiere de muchos repuestos como ser diodos, transistores, etc. a los cuales también se les debe controlar.
Por todas las razones expuestas anteriormente y otras más, la empresa tiene la imperiosa necesidad de implementar diferentes tipos de ingresos como ser: por compras y/o por devoluciones. De igual manera es necesario implementar diferentes formas de egresos como ser: Egreso por Ventas, por préstamos, muestra y consignaciones. El sistema debe arrojar un Kardex por artículo.
Por último la información que la empresa necesita es: saber en todo momento cuales son sus productos más vendidos, proyecciones de ventas y proyecciones para el siguiente mes, cuando se podrá contar con “x” mercadería que se encuentra en tránsito, pedidos pendientes de entrega, etc.
2.2. Situación Problemática
El sistema con el que cuenta la empresa ya no cumple con los requisitos de la misma, obligando a realizar muchas tareas manuales, impidiendo así dar mejor cobertura y ampliar el servicio.
2.3. Situación Deseada
Información de primera mano acerca de donde está y cuando la empresa puede contar con la mercadería de importaciones, cuanto se recibió y cuanto se le vendió aun cliente, que equipos se tienen en calidad de préstamo, control de lotes por artículo, además de una herramienta que pueda ser usada por cada persona, de acuerdo al puesto que ocupa y brindar un rápido y mejorado servicio a los clientes.
2.4. Objetivos
Los objetivos indican las metas trazadas en el desarrollo del software, las cuales van desde la comprensión del problema hasta la implementación y puesta en marcha del mismo.
2.4.1. Objetivo General
Desarrollar un Sistema de Información para el manejo comercial, y control de inventario para la “Alex Internacional SRL.”.
2.4.2. Objetivos Específicos
Especificar los requerimientos de control de la Institución “Alex Internacional SRL.” Definir las políticas y requerimientos en el proceso de compras locales e importaciones. Definir los procesos utilizados para el control de almacenes y stock.
Definir las políticas o pasos a seguir para realizar el control de inventario. Identificar el patrón de creación de números de serie para los productos
Definir todos y cada uno de los pasos que se siguen en el área comercial, ventas, prestamos, pedidos, cotizaciones, devoluciones a proveedor, etc.
Definir las formas de pago por ventas de la empresa de igual manera las cuentas por pagar que se generan en el interior de la empresa.
Analizar los requerimientos y procesos que ayuden al control de la organización. implementar las especificaciones del Diseño (obtenido en base al análisis previo). Realizar pruebas de validación y verificación del software
Verificar la Consistencia de la Información.
2.5. Alcance
Describimos cuáles serán los procesos de la empresa que serán automatizados para cada una de las áreas que abarcará el presente proyecto.
2.5.1. Modulo de Inventario
Es el encargado cada uno de los procesos que se dan en los almacenes como también mantener consistente el estado de las existencias de los artículos de la empresa.
Ingresos.- Todos los ingresos de artículos al almacén obedecen a algún tipo de comprobante donde se especifican los mismos. Están definidos los siguientes tipos de Ingresos.
Por Compras.- Se realiza el ingreso de acuerdo a los artículos especificados en la orden de compra que toda empresa realiza.
Por Devolución.- De acuerdo a las políticas de las empresas, éstas pueden recibir devoluciones de sus clientes, realizando previa inspección del o los artículos devueltos.
Préstamos.- A menudo se realizan préstamos de artículos a los clientes por
determinado tiempo. Por ello se reciben las devoluciones de éste tipo.
Ventas.- Según sea la política de la empresa, el cliente puede devolver
parcial o totalmente su compra, previa inspección de los productos.
Otros.- A manera de que el sistema sea más flexible, se permite realizar
devoluciones. Ya que la empresa puede ser representante de la marca del artículo, por ello se tiene la responsabilidad de recibir dicho producto. Otros.- éste es un caso especial, donde no es necesario tener un comprobante para
realizar el ingreso de artículos.
Traspasos.- En el momento en que se tienen más de un almacén se hacen necesarios los traspasos de artículos. Esto es mover x cantidad de artículos de un almacén “B” a un almacén “C” o viceversa.
Egresos
Ventas.- De acuerdo al comprobante de venta realiza dicho egreso, es decir, estos artículos salen del stock del almacén para entregarse al respectivo cliente. Prestamos.- Ídem a los egresos por ventas, a diferencia que los artículos no han sido pagados por el cliente. En los préstamos también se especifican los
precios de venta de cada artículo, esto es en caso de que se consolide la venta para la empresa.
Otros.- También es un caso especial, en donde se especifican los artículos que salen del almacén, con previa aclaración del porqué de dicha salida y autorización.
Gestión Lotes.- Este es un requerimiento dentro del manejo de inventarios, debido a las características que tienen los productos comercializados por la empresa en el que se llevan control a conjunto de artículos, la gestión de lotes incluye:
Creación.- Estos pueden definirse cuando se realiza un ingreso, traspaso o simplemente cuando el administrador vea conveniente crear alguno para mayor control.
Modificación y/o Seguimiento.- Es la gestión en si de los lotes, permite desglosar un lote, consolidar otros, aumentar o quitar características, etc. Características.- Estas indican propiedades que poseen para realizar acciones
y/o mantenimiento de control de los artículos que pertenecen a dicho lote. Alertas.- Son avisos que el software indica a los usuarios, según las
características o propiedades que el lote posea. Ej. Fecha Vencimiento.
Gestión Artículos.- Una vez creados los artículos en el sistema, estos tienen un tratamiento dependiendo de la categoría a la que pertenecen.
Categorías.- Es una clasificación que se le hace a los artículos, esto es de total decisión del administrador del sistema.
Plantilla de Manejo.- Estrechamente ligada a la categoría, donde se especifica que todos los artículos que pertenezcan a dicha categoría deberán tener un trato especifico. Ej. Se manejan por lotes o no.
Números de Serie.- Son para identificar de manera única al articulo, esto ayuda mucho para realizar un seguimiento por minorizado de los mismos.
Composición.- Indica que un articulo x esta compuesto de otros, permitiendo crear nuevos productos a partir de otros ó viceversa.
Estructura.- Indica la lista de artículos necesarios para que a partir de ellos se cree un nuevo articulo.
2.5.2. Modulo de Comercialización
Encarga de automatizar el área comercial de la empresa, es decir, las ventas, compra, pedidos y prestamos que realiza la empresa.
Cotizaciones.- son las publicaciones de precio que la empresa otorga a los clientes. Por otro lado publicaciones que se obtienen de los proveedores potenciales de la empresa. Pedidos.- Solicitud de mercadería realizada por un cliente y/o a un proveedor.
Ventas.- Consolidación de pedido o cotizaciones. Puede darse el caso de efectuarse una venta sin haber realizado un pedido o una cotización.
Préstamos.- Transacción realizada para cobertura de garantía a clientes cuyos equipos están en reparación, mantenimiento.
Compras.- Adquisición de nueva mercadería, estas pueden ser: Locales.- Son realizadas a proveedores locales.
Importaciones.- son realizadas a proveedores extranjeros.
Organizaciones.- Son entidades que tienen algún tipo de relación con la empresa o simplemente son clientes potenciales.
Clientes.- Persona jurídica o natural, que compra productos o artículos de la empresa.
Estado de Cuenta.- Muestra los saldos deudor o acreedor que tiene el cliente con la empresa o viceversa.
Proveedores.- Son Fabricantes u organizaciones de las cuales la empresa adquiere los artículos o productos que necesita.
Bancos.- Entidades financieras, dentro de las cuales la empresa tiene una o varías cuentas.
Otros.- Clientes, Proveedores potenciales para la empresa (target). Cobranzas.- Registro de los comprobantes de ingreso de efectivo, cheques.
Seguimiento Bancario.- Control de los movimientos (emisión de Cheques, Cheques en cartera, depósito y retiro de efectivo) realizados sobre las cuentas que la empresa tiene en dicho banco.
2.5.3. Gestión de Usuarios.
Ya que el sistema es multiusuario, surge la necesidad de restringir accesos a la información, ya que en algunos casos esto seria innecesario para determinados usuarios, además dicha seguridad, será de estricto control del administrador del sistema. El modulo consta de:
Permisos.- Control de accesos que se les asigna u otorga a los diferentes usuarios del sistema de información. Estos permisos deben ser administrados a nivel de usuario y Grupos.
2.6. Metodología
La metodología a utilizar es la propuesta por el Proceso Unificado de Desarrollo de Software (PUDS), el cual plantea su propio ciclo de vida, método y Herramientas Case.
“Los obstáculos en la vida son grandes y mas cuando uno se traza metas a largo plazo, todo esto es posible con mucho esfuerzo, ahínco y fe”
<< Joseph Murphi >>
PARTE II.
FUNDAMENTOS TEORICOS
Los Fundamentos teóricos hacen énfasis en la base que se toma para la realización del proyecto, los conocimientos que se tiene sobre el problema y la forma en la que se la encara.
Capitulo 3.
INVENTARIOS
Éste capítulo presenta un panorama general de los conceptos de inventarios, su importancia para las empresas, los tipos de inventarios existentes, planificación de políticas, las decisiones a tomar en función al inventario, los métodos de valuación, y los controles internos que deben realizar las empresas para tener información fidedigna de la mercadería con la que se cuenta.
3.1 Importancia del Inventario.
Los inventarios son un puente de unión entre la producción y las ventas. En una empresa manufacturera el inventario equilibra la línea de producción si algunas maquinas operan a diferentes volúmenes de otras, pues una forma de compensar este desequilibrio es proporcionando inventarios temporales o bancos. Los inventarios de materias primas, productos semi-terminados y productos terminados absorben la holgura cuando fluctúan las ventas o los volúmenes de producción, lo que nos da otra razón para el control de inventarios. Estos tienden a proporcionar un flujo constante de producción, facilitando su programación.
Los inventarios de materia prima dan flexibilidad al proceso de compra de la empresa. Sin ellos en la empresa existe una situación "de la mano a la boca", comparándose la materia prima estrictamente necesaria para mantener el plan de producción, es decir, comprando y consumiendo.
Tanto el inventario, como las cuentas por cobrar, deben incrementarse hasta donde el resultado de ahorro sea mayor que el costo total de mantener un inventario adicional. La eficiencia del proceso de un sistema de inventarios es el resultado de la buena coordinación entre las diferentes áreas de la empresa, teniendo como premisas sus objetivos generales.
Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización.
Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma.
Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser ésta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitarán de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios.
3.2. Planificación De Las Políticas De Inventario
En la mayoría de los negocios, los inventarios representan una inversión relativamente alta y producen efectos importantes sobre todas las funciones principales de la empresa. Cada función tiene a generar demandas de inventario diferente y a menudo incongruente:
Ventas.- Se necesitan inventarios elevados para hacer frente con rapidez a las exigencias del mercado.
Producción.- se necesitan elevados inventarios de materias primas para garantizar la disponibilidad en las actividades de fabricación; y un colchón permisiblemente grande de inventarios de productos terminados facilita niveles de producción estables.
Compras.- las compras elevadas minimizan los costos por unidad y los gastos de compras en general.
Financiación.- los inventarios reducidos minimizan las necesidades de inversión (corriente de efectivo) y disminuyen los costos de mantener inventarios (almacenamiento, antigüedad, riesgos, etc.).
1.- Planificar el nivel óptimo de inversión en inventarios.
2.- A través de control, mantener los niveles óptimos tan cerca como sea posible de lo planificado.
Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre dos extremos: un nivel excesivo que causa costos de operación, riesgos e inversión insostenibles, y un nivel inadecuado que tiene como resultado la imposibilidad de hacer frente rápidamente a las demandas de ventas y producción (Alto costo por falta de existencia).
3.3. Las Funciones Que Efectúa El Inventario
En cualquier organización, los inventarios añaden una flexibilidad de operación que de otra manera no existiría. En fabricación, los inventarios de producto en proceso son una necesidad absoluta, a menos que cada parte individual se lleve de maquina a maquina y que estas se preparen para producir una sola parte.
Funciones:
• Eliminación de irregularidades en la oferta • Compra o producción en lotes o tandas
• Permitir a la organización manejar materiales perecederos • Almacenamiento de mano de obra
3.4. Decisiones sobre inventario
Hay dos decisiones básicas de inventario que los gerentes deben hacer cuando intentan llevar a cabo las funciones de inventario recién revisadas. Estas dos decisiones se hacen para cada artículo en el inventario:
• Que cantidad de un artículo ordenar cuando el inventario de ese ítem se va a reabastecer. • Cuando reabastecer el inventario de ese artículo.
3.5. Método De Valuación De Inventarios
Existen numerosas bases aceptables para la valuación de los inventarios; algunas de ellas se consideran aceptables solamente en circunstancias especiales, en tanto que otras son de aplicación general. Entre las cuestiones relativas a la valuación de los inventarios, la de principal importancia es la consistencia: La información contable debe ser obtenida mediante la aplicación de los mismos principios durante todo el periodo contable y durante diferentes periodos contables de manera que resulte factible comparar los Estados Financieros de diferentes periodos y conocer la evolución de la entidad económica; así como también comparar con Estados Financieros de otras entidades económicas.
Las Principales bases de valuación para los inventarios son las siguientes:
• Costo
• Costo o Mercado, al más bajo • Precio de Venta
3.5.1. Base de Costo para la valuación de los inventarios:
El Costo incluye cualquier costo adicional necesario para colocar los artículos en los anaqueles. Los costos incidentales comprenden el derecho de importación, fletes u otros gastos de transporte, almacenamiento, y seguros, mientras los artículos y/o materias primas son transportados o están en almacén, y los gastos ocasionales por cualquier periodo de añejamiento.
Base de Costo o Mercado, el más bajo: El precio de mercado puede determinarse sobre
cualquiera de las siguientes bases, según sea el tipo de inventario de que se trate:
Base de Costo de reposición: Se aplica a los artículos en proceso, se determina con base a los
precios del mercado para los materiales, en los costos prevalecientes de salarios y en los gastos de fabricación corrientes.
Base de realización: Para ciertas partidas de Inventario, tales como las mercancías o materias
primas des-actualizadas, o las recogidas a clientes, puede no ser determinable un valor de compra o reposición en el mercado y tal vez sea necesario aceptar, como un valor estimado de mercado el probable precio de venta, menos todos los posibles costos en que ha de incurriese para reacondicionar las mercancías o materia prima y venderlas con un margen de utilidad razonable.
3.5.2. Métodos para la valuación de Inventarios
Teniendo como premisa lo anteriormente dicho podemos decir que los principales métodos de valuación de Inventarios son los siguientes:
• Costo Identificado • Costo Promedio
• Primero en Entrar, Primero en Salir o "PEPS" • Ultimo en entrar, Primero en Salir o "UEPS" • Método Detallista.
3.5.2.1. Método Costo Identificado
Este método puede arrojar los importes más exactos debido a que las unidades en existencia si pueden identificarse como pertenecientes a determinadas adquisiciones.
3.5.2.2. Costo Promedio
Tal y como su nombre lo indica la forma de determinarse es sobre la base de dividir el importe acumulado de las erogaciones aplicables entre el número de artículos adquiridos o producidos.
El costo de los artículos disponibles para la venta se divide entre el total de las unidades disponibles también para la venta. El promedio resultante se emplea entonces para valorizar el inventario final.
Los costos determinados por el método de promedio ponderados son afectados por las compras, al principio del periodo; así como al final del mismo; por lo tanto, en un mercado que tiende al alza, el costo unitario será menor que el costo unitario calculado corriente, y en un mercado que tiende a la baja, dicho costo unitario excederá al costo corriente.
3.5.2.3. Método Primero en Entrar, Primero en Salir
Este método identificado también como "PEPS", se basa en el supuesto de que los primeros artículos y/o materias primas en entrar al almacén o a la producción son los primeros en salir de él.
Se ha considerado conveniente este método porque da lugar a una valuación del inventario concordante con la tendencia de los precios; puesto que se presume que el inventario esta integrado por las compras mas recientes y esta valorizado a los costos también mas recientes, la valorización sigue entonces la tendencia del mercado.
3.5.2.4. Método Último en Entrar, Primero en Salir o "UEPS"
Este método parte de la suposición de que las ultimas entradas en el almacén o al proceso de producción, son los primeros artículos o materias primas en salir.
El método U.E.P.S. asigna los costos a los inventarios bajo el supuesto que las mercancías que se adquieren de último son las primeras en utilizarse o venderse, por lo tanto el costo de la mercadería vendida quedara valuado a los últimos precios de compra con que fueron adquiridos los artículos; y de forma contraria, el inventario final es valorado a los precios de compra de cada articulo en el momento que se dio la misma.
Entre los benéficos que ofrece este método para efectos fiscales podemos citar los siguientes.
• El reconocimiento de los costos más recientes de los artículos vendidos. Estos implica que cuando se valúa el costo de la mercadería vendida se aplicarán los últimos precios de compra, y en economías como la nuestra, se a demostrado que los precios tienden a subir, lo que provoca que el CMV sea mayor que si es valuado a precios menos recientes, por tal motivo las utilidades tienden a disminuirse y por ende en el pago de impuestos sobre la renta será menor.
• La valuación del inventario final de cada periodo genera un monto menor al que resultaría de aplicar cualquier otro método de valuación, pues se utilizan los precios más viejos de compra según el extracto a que se refiere
Dificultades de la metodología del U.E.P.S a la hora de su aplicación:
• Laboriosidad del mismo pues exige un control minucioso para cada línea de producto. • La reducción de significativa en cantidad de algunas partida del inventario mientras que
otras similares aumentan no compensan su valoración sino por el contrario tienden a desaparecer la base U.E.P.S
• El efecto de la venta en cantidad de una partida da por resultado la liquidación parcial o total de su base U.E.P.S y su reposición al costo actual, pero se pasa por alto el efecto desusadamente grande en la cantidad de una partida similar.
3.6. Control Interno Sobre Inventarios
El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:
• Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice
• Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó descomposición • Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros
contables
• Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario • Comprar el inventario en cantidades económicas
• Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas
• No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios
Capitulo 4.
COMERCIALIZACIÓN
La comercialización provee la orientación necesaria para la producción y ayuda lograr que se fabrique el producto adecuado y que llegue a los consumidores. En éste capítulo abarcaremos conceptos como los tipos de comercialización, el proceso general de ventas, tipos de venta, cuentas por cobrar y pagar, lo cual nos dará junto con el capítulo anterior, una base sólida para comenzar el desarrollo del sistema.
4.1. Definición de la Micro comercialización
Es la ejecución de actividades que tratan de cumplir los objetivos de una organización previendo las necesidades del cliente y estableciendo entre el productor y el cliente una corriente de bienes y servicios que satisfacen las necesidades. (Se aplica igualmente a organizaciones con o sin fines de lucro).
La ganancia es el objetivo de la mayoría de las empresas. Los clientes pueden ser consumidores particulares, firmas comerciales, organizaciones sin fines de lucro.
La comercialización debería comenzar a partir de las necesidades potenciales del cliente, no de l proceso de producción. (La comercialización no lo hace todo ella sola).
4.2. Definición de Macro comercialización
Proceso social al que se dirige el flujo de bienes y servicios de una economía, desde el productor al consumidor, de una manera que equipara verdaderamente la oferta y la demanda y logra los objetivos de la sociedad.
No obstante, el énfasis de la comercialización no recae sobre las actividades de las organizaciones individuales. Por el contrario, el acento se pone sobre como funciona todo el sistema comercial. Esto incluye la observación de como influye la comercialización en la sociedad y viceversa. (Toda sociedad necesita un sistema económico).
Todos los sistemas económicos deben elaborar algún método para decidir qué y cuánto debe producirse y distribuirse y por quién, cuándo y para quién. La manera de tomar esas decisiones puede variar de una nación a otra. Pero los macro objetivos son básicamente similares: crear bienes y servicios y ponerlos al alcance en el momento y en el lugar donde se necesiten, con el fin de mantener o mejorar el nivel de vida de cada nación.
En las economías planeadas, los planificadores estatales deciden qué y cuánto producir y distribuir, quién debe hacerlo, cuándo y para quiénes.
Los precios son fijados por planificadores oficiales y tienden a ser muy rígidos, y no a cambiar según la oferta y la demanda. El planeamiento estatal funcionara bien en tanto la economía sea sencilla, y pequeña la variedad de bienes y servicios.
En una economía de mercado, las decisiones individuales de los muchos productores y consumidores forman las macro decisiones para toda la economía. Los consumidores deciden qué se debe producir y quién lo debe hacer, a través de sus votos en dinero.
4.3. El Proceso de Compras en las Organizaciones
Estos son los procesos mas importantes de las empresas que se dedican al comercio de productos, para ello se definen los procesos de compras y ventas que realizan las mismas.
4.3.1. Fases del proceso de compras
• Reconocimiento/ Anticipación del problema: Detectar necesidad o problema • Determinación de carácter y cantidades a comprar
• Búsqueda y calificación de proveedores potenciales, que reúnan las especificaciones requeridas
• Obtención y análisis de propuestas y ofertas, de entre los proveedores potenciales válidas • Evaluación de las propuestas y selección de los PROVEEDORES
• Selección de la rutina de pedido. No siempre vamos a tener que repetir todo el proceso. Hay muchas veces que se crea la rutina, cuando haya que repetir compras cada cierto tiempo, regulares, etc.
• Evaluación constante de rendimientos y retroalimentación. El día a día va marcando cambios en la estrategia inicial (Ej.: el proveedor que habíamos tomado como principal no da la talla. etc.)
• Comportamiento de compra repetido: es la compra repetitiva: Controlar el stock y programar las estrategias
4.4. El Proceso de Ventas
Son las acciones o pasos que debe seguir las organizaciones dedicadas al comercio para poder realizar sus ventas.
4.4.1. Ubicación del departamento de ventas en el Marketing
• Publicidad => Comunicación de masas (Mass Media)
• Personal de ventas => responsables de comunicación interpersonal • Promoción de ventas => imagen de producto, temporal
• Public Relations, Relaciones Públicas => responsables de la imagen de la compañía
4.4.2. Tipos de Venta
Diferencia entre venta al DETALLE y venta INDUSTRIAL
1. Venta al detalle: La empresa trata de influir sobre el comprador final
2. Venta industrial: Tema tratado aquí, se divide en (en función del tipo de cliente):
• Venta a revendedores: venta a mayoristas, minoristas
• Venta a usuarios empresariales (Ej.: fábrica que compra materias primas para transformar) son usuarios pero organizaciones
• Venta a instituciones: de cualquier tipo (administración pública a nivel nacional, autonómico, local, ...)
• Dentro de la venta industrial: el vendedor realiza varios tipos de trabajo:
• Venta comercial: Cuando 1 producto sin complejidades técnicas (productos de consumo) es vendido por el vendedor al revendedor
• Venta técnica: Venta que tiene 1 complejidad (Ej.: venta de equipos industriales, etc.) se busca ingenieros técnicos para visitar a los clientes. Su persuasión destaca por las características técnicas del producto
• Venta misionera: un vendedor va a tratar de influir en el prescriptor de ese producto (visitas médicas)
• Venta a nuevos clientes: Hay que conseguir vender 1 producto al cliente que no tiene información ni sobre la empresa, ni sobre el producto, etc., se necesita vendedores muy cualificados, tienen que abrir un mercado
• El tomador de pedidos: Sólo tiene que mantener la relación con el cliente para establecer la compra repetitiva , fácil, pegado
4.4.3. Etapas de la venta
• Etapa de prospección: Localización del cliente potencial. "A qué clientes voy a visitar?" (ejemplo: páginas amarillas, cámaras de comercio, bases de datos, clasificados por alguna característica que más interese)
• Etapa de contacto (de precontacto): Conectar la primera entrevista con el cliente (telemarketing => Teléfono), la primera etapa de información sobre el cliente; la etapa de contacto => el vendedor se presenta al cliente, presenta su empresa y su producto, el vendedor vende el interés de la entrevista, depende de las primeras palabras que diga el vendedor para interesar, enganchar al cliente
• Etapa de presentación del producto: el vendedor va a argumentar en favor de su producto. Qué es lo que el producto puede hacer por el cliente? Cosas que le interesan. Cómo el producto satisface sus necesidades o resuelve sus problemas más eficientemente? (relación calidad-precio, resistencia, duración, etc.) Persuasión: argumentos que tratan de convencer. Para productos complejos se utilizan equipos audiovisuales, etc.; el vendedor ha de tener una comunicación muy buena
• Contestar las dudas y objeciones: El vendedor tiene que despejar las dudas del cliente, empatía: sensibilidad para darse cuenta del efecto que está produciendo con muestras palabras al cliente
4.5. Cuentas Por Pagar y cobrar
Las Cuentas por Cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto análogo. Atendiendo a su origen, se pueden formar dos grupos de Cuentas por Cobrar: A cargo de clientes, a cargo de otros deudores.
Las cuentas por pagar representan las obligaciones a cargo del ente económico originadas en bienes o en servicios requeridos. Las Cuentas por Pagar son de carácter individual, pues se expide
una para cada proveedor por cada factura que presente, o a cada persona a quien deba hacerse un pago.
“En todas las ciencias, no existen caminos fáciles y solo podrán contemplar sus cumbres luminosas quienes no se cansan, ni desisten de escalar por sus senderos pedregosos”
<< Oliver Wendell Holmes >>
PARTE III.
DESARROLLO DEL
SISTEMA
El propósito de esta parte es describir procedimientos y técnicas que se utilizaron para la implementación del proyecto de grado, y comprende los siguientes capítulos del 5 al 9. Para ello se utilizaron las siguientes herramientas: UML Estudio 5.0, Visual UML 2.7 para el desarrollo de diagramas y modelos, Microsoft Visual Basic 6.0 para la implementación del sistema.
Capitulo 5
CAPTURA DE REQUISITOS
La Captura de requisitos es el descubrimiento del problema, el proceso de averiguar lo que se debe construir.
El propósito del flujo de los requisitos es guiar el desarrollo hacia el sistema correcto. Esto se consigue mediante una descripción de los requisitos del sistema, es decir, las condiciones o capacidades que el sistema debe cumplir y llegar a un acuerdo entre el cliente, los usuarios y los diseñadores sobre qué debe y que no debe hacer el sistema.
5.1. Análisis Preliminar
Con éste tipo de análisis buscamos la comprensión del contexto del sistema.
5.1.2.
Modelo de Negocio
Describimos los procesos existentes u observados con el objetivo de comprenderlos.
Fig. 5.1 Modelo de Negocios
El modelo de negocios está centrado en el cliente, es decir, los procesos que se muestran son aquellos en los que el cliente es el actor que inicia los procesos, esto por pedido de la empresa que desea hacer énfasis en los procesos que interviene el cliente.
Con la solicitud de cotización el cliente da inicio a todo un proceso de gestión y movimientos dentro de la empresa, dado el paso inicial, la empresa verifica el estado del cliente en función al crédito o deudas que tiene el cliente con la empresa, una vez validado se establecen o acuerdan las formas de pago, posteriormente se procede al registro de la nota de venta y por ende la salida de mercadería de
Los pedidos normalmente son realizados por entidades registradas como clientes, eventualmente son realizados por entidades que no son considerados aún como clientes, a partir de ello el se sigue el mismo proceso de las cotizaciones, ventas, y prestamos.
El cliente tiene la posibilidad de desistir de las compras, o simplemente devolver la mercadería comprada, para ello se hace una revisión de la mercadería devuelta, una vez realizada la revisión y dado el visto bueno por personal técnico de la empresa se procede al ingreso de la mercadería a los almacenes y posterior devolución comercial o comprobante de devolución de mercadería.
5.2. Encontrar actores y casos de uso
Se tiene como objetivo, delimitar el sistema de su entorno, determinar los actores que usan o interactúan con el sistema y que funcionalidad espera del sistema.
ACTORES CASOS DE USO
Administrador
- Crear Usuarios - Crear grupos
- Crear Copias de Seguridad - Administrar Permisos - Ajuste de mercadería - Validar cliente Responsable Almacén - Realizar ingreso - Generara series - Crear lotes - Ajuste de mercadería
- Registrar Egreso de mercadería - Registrar Traspaso de mercadería - Gestionar almacén
- Gestionar series - Gestionar Lotes - Gestionar Articulo
Responsable Compras
- Realizar compras locales
- Realizar compras Importaciones - Crear proveedor
- Gestionar compras - Crear cuentas por pagar
Vendedor
- registrar nota de entrega - Registrar Cliente
- Crear formas de pago - Realizar Prestamos - Realizar Pedidos
- Registrar devolución comercial - Cotización de venta
Contabilidad
- Crear cuentas por pagar - Crear cuentas por cobrar - Seguimiento Bancario
Cliente
- Registrar nota de entrega - Crear formas de pago - Realizar prestamos - Realizar Pedido - Cotización de venta - Registrar devoluciones
5.3. Priorizar casos de Uso
Determinamos cuales son los casos de uso necesarios para el desarrollo, y cuales pueden dejarse para más tarde.
ACTORES CASOS DE USO
Administrador
- Gestionar Usuarios
- Gestionar Copias de Seguridad - Administrar Permisos
- Ajuste de mercadería
Responsable Almacén
- Realizar Ingreso de Mercadería - Ajuste de mercadería
- Registrar Egreso de mercadería - Registrar Traspaso de mercadería - Registrar Articulo
Responsable Compras
- Realizar compras locales
- Realizar compras Importaciones - Crear proveedor
- Crear cuentas por pagar
Vendedor
- registrar nota de entrega - Registrar Cliente
- Realizar Prestamos - Realizar Pedidos
- Registrar devolución comercial - Cotización de venta
Contabilidad
- Crear cuentas por pagar - Crear cuentas por cobrar - Seguimiento Bancario
Cliente
- Registrar nota de entrega - Realizar prestamos - Realizar Pedido - Cotización de venta - Registrar devoluciones
5.4.
Detallar Actores y casos de Uso
Determinamos los procesos que cada actor realiza con el sistema, en cuanto a los casos de uso, describimos el flujo de suceso en detalle, incluyendo cómo comienza, cómo termina y cómo interactúan con los usuarios,
5.4.1. Actores
Los actores identificados son los siguientes:
Administrador : Es el encargado de especificar los parámetros del sistema, crear
usuarios del sistema, especificar los permisos a cada uno de los usuarios del sistema, realizar las copias de seguridad, los cambios de políticas, en resumen, el administrador es el encargado de llevar el seguimiento de la información manejada por el sistema.
Cliente: Es toda aquella persona natural, persona jurídica, que realiza transacciones con la empresa, mediante compras (venta), pedidos, prestamos, cotizaciones de venta.
Contabilidad: Es un sistema adicional con el que el sistema de comercialización deberá interactuar.
Gerencia: Es uno de los dos gerentes que hay en la empresa.
Proveedor: Es toda aquella entidad que provee a la empresa ya sea de materia prima para la fabricación de UPS, Estabilizadores como también materia del escritorio para todos los departamentos de la empresa.
Responsable Compras: Es el encargado de recibir los requerimientos de
mercadería de los departamentos de la empresa, para posteriormente realizar las compras correspondientes.
Vendedor: Es el encargado de la venta de los artículos que fabrica o comercializa
la empresa, éste recibe los pedidos de los clientes, realiza cotizaciones, realiza las cobranzas y opcionalmente hace entrega de artículos a los clientes.
5.4.2. Casos de Uso Inventario
Los siguientes son los casos de uso definidos para el área de inventarios.
Nombre Administración de seguridad
Propósito
Administrar los accesos de los usuarios
dependiendo de su jerarquía, es decir, un usuario solo puede accederá a determinadas áreas según el cargo que ocupa en la empresa
Participantes
Administrador Punto de Inicio AdministradorProcesos
Recibir Usuario
mostrar Permisos para habilitar recibir selecciones
validar selecciones Guardar Permisos
Procesos alternativos
Nombre Ajuste de mercadería
Propósito
Ajustar el Stock, para que concuerde con el stock físico, que debido a artículos en mal estado que se desecharon, hacen que dichas cantidades sean diferentes. Por ende el sistema puede dar información no confiable.
Participantes
Administrador
Responsable Almacén Punto de inicio Responsable Almacén
Proceso
recibir almacén recibir artículos por cada articulo recibir lotes
por cada lote seleccionado
if cantLote > stock Físico
cantLote = cantLote - CantAjuste else
cantLote = cantLote + CantAjuste guardar Ajuste
Mostrar Comprobante Ajuste
Proceso alternativo
Nombre Egreso de mercadería
Propósito
Registrar un egreso de Mercadería, según el tipo de comprobante previamente seleccionado. Los tipos de Egreso establecidos o contemplados son: Egreso Por Préstamo, por nota entrega; donde cada uno de estos tipos es posible realizar egresos parciales.
Participantes
Responsable Almacén Responsable Entrega Punto de inicio Responsable Almacén
Proceso
Seleccionar Comprobante de Egreso Cargar Datos Egreso
Por cada Detalle
Manejo = ObtenerManejo (Articulo) If manejo = Lote
Seleccionar Lotes else
Cargar Lote Virtual if manejo = Serie recibir datos series generar series
Guardar Egreso Guardar Series
Actualizar Stock del Detalle Mostrar Comprobante de Egreso
Procesos Alternativo
Egreso ParcialNombre Gestionar Almacén
Propósito
Administrar el Establecimiento con sus respectivos Almacenes nombres, propósito del almacén, Código de cada uno, clasificaciones: Almacén para venta,
muestra, etc.
Administrar cada almacén en secciones (división organizada del almacén), además del espacio físico de cada sección.
Participantes Administrador
Responsable Almacén Punto de Inicio Administrador
Proceso
Recibir datos Almacén crear Sección 0 por defecto crean N secciones if almacén Nuevo guardar else Modificar datos if secciones Nuevas Guardar else Modificar datos Procesos Alternativos
Nombre Gestionar Artículos