DISTRITO FEDERAL
Órgano de Difusión del Gobierno del Distrito FederalDÉCIMA SÉPTIMA ÉPOCA 28 DE OCTUBRE DE 2013 No. 1721
Í N D I C E
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERAL
Secretaría de Finanzas
i Reglas de Carácter General para la Integración de los Anteproyectos de Presupuesto de las Dependencias, Órganos Desconcentrados, Delegaciones y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal 4
i Aviso por el que se dan a conocer las Tasas de Recargos Vigentes en Noviembre de 2013 15
Secretaria de Transportes y Vialidad
i Aviso mediante el que se informa el Establecimiento de un Período Extraordinario de Registro al Programa Integral para la Regularización y Mejoramiento del Transporte Público Colectivo de Pasajeros Metropolitano, de Unidades Matriculadas en el Distrito Federal, publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal número 1661, de
fecha 2 de agosto de 2013 16
i Aviso mediante el que se informa el Establecimiento de un Período Extraordinario de Registro al Programa Integral para la Regularización y Mejoramiento del Servicio de Transporte Público Colectivo de Pasajeros en el Distrito Federal, publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal número 1661, de fecha 2 de agosto de 2013 17
Heroico Cuerpo de Bomberos del Distrito Federal
i Aviso por el que se da a conocer el Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de
Administración de Documentos (Coteciad) 19
CONVOCATORIAS DE LICITACIÓN Y FALLOS
i Secretaría del Medio Ambiente.- Licitación Pública Nacional Número LPN-30-2013.- Convocatoria 025.-
Adquisición de bienes 28
i Delegación Iztacalco.- Licitaciones Públicas Nacionales Números 30001123-022-13 y 30001123-023-13.-
Convocatoria 004-13.- Construcción de Cendi y Reconstrucción de Banquetas 29 Continúa en la Pág. 2
HEROICO CUERPO DE BOMBEROS DEL DISTRITO FEDERAL
Primer Superintendente Raúl Esquivel Carbajal, Director General del Heroico Cuerpo de Bomberos del Distrito Federal, con fundamento en los artículos 40, 48, 53, 70, fracción VIII y 71, fracciones III, IV y IX de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal; 19 y Noveno Transitorio del Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal, 14, fracciones I y II de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal; 11 de la Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal; en el oficio CG/CGMA/1625/2013 del 19 de septiembre de 2013, mediante el cual se otorga el registro con número ME-34DHB-01/13; tengo a bien dar a conocer el siguiente:
AVISO POR EL QUE SE DA A CONOCER EL MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS (COTECIAD).
ÍNDICE 1. Presentación
2. Antecedentes 3. Objetivo General
4. Marco Jurídico-Administrativo 5. Abreviaturas, siglas y definiciones 6. Integración del COTECIAD 7. Atribuciones del COTECIAD
8. Funciones de los integrantes del COTECIAD 8.1 De la Presidencia 8.2 De la Secretaría Ejecutiva 8.3 De la Secretaría Técnica 8.4 De los Vocales 8.5 De los Representantes 8.6 De los Invitados 9. Políticas de Operación
9.1 De los Tipos de Sesión 9.2 De las Convocatorias
9.3 De la documentación para la sesión 9.4 De la Presentación de asuntos para acuerdo 9.5 De la calidad de los integrantes del COTECIAD 9.6 De los mecanismos de suplencia
9.7 Procedimiento: Desarrollo de las Sesiones 10. Anexos
10.1 Formato de Lista de Asistencia 10.2 Formato de Acuerdo
10.3 Formato de Seguimiento de Acuerdos
1. PRESENTACIÓN
La Oficialía Mayor, en ejercicio de sus atribuciones como dependencia reguladora en materia de administración de recursos, mantiene actualizada la Circular Uno “Normatividad en Materia de Administración de Recursos”, en la que se encuentra incluida, entre otras, las disposiciones específicas sobre administración de documentos y archivística.
Asimismo, con la finalidad de actualizar de manera ordenada, coordinada y eficaz la forma en que se administraban los archivos en las dependencias, órganos desconcentrados, órganos político-administrativos y entidades, la Oficialía Mayor incluyó la normatividad para la administración de los archivos en la Circular Uno 2007, al incorporar el numeral 7, denominado “Administración de Documentos y Archivística”.
Específicamente el numeral 7.3.4 establece la existencia, en cada dependencia, órgano desconcentrado, delegación y entidad, de un Órgano Colegiado, integrado por los funcionarios responsables de las unidades administrativas que las componen, cuya finalidad es, entre otras, diseñar, proponer, desarrollar, instrumentar y evaluar los planes, programas y proyectos de desarrollo archivístico.
En el numeral 7.3.5 se define la obligación de instrumentar, a través de las Direcciones Generales de Administración o sus equivalentes, como parte integrante de la Administración Pública del Distrito Federal, sistemas de archivos institucionales que contemplen y resuelvan las necesidades particulares de cada una de ellas.
Conforme a lo anterior, el 30 de enero de 2008, en su primera sesión ordinaria, se aprobó la integración del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD) del Heroico Cuerpo de Bomberos del Distrito Federal, de conformidad con las disposiciones de la Circular Uno 2007; es así como el Comité dentro de sus funciones que en el mes de marzo de 2010 aprueba el Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Heroico Cuerpo de Bomberos del Distrito Federal, mismo que fue registrado por CGMA en octubre de 2011.
Así, en materia de archivos el Distrito Federal cuenta con la Ley de Archivos del Distrito Federal, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 8 de octubre de 2008, por lo que se hizo necesario adecuar tanto las estructuras y la normatividad con que se contaba, para dar exacto cumplimiento a la ley.
Se puntualiza que en la Ley de Archivos del Distrito Federal se dispone que los Comités Técnicos Internos de Administración de Documentos, como el que se constituyó en el Heroico Cuerpo de Bomberos del Distrito Federal, deben contar con disposiciones normativas que regulen su organización y operación. En dicha Ley, en el artículo 21 fracción V, se le denomina Reglamento; sin embargo, en la Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal y su Reglamento Interior se les denomina Manuales Administrativos, entre los que se encuentra los Manuales Específicos de Operación como el presente, mismo que se emitió en cumplimiento del artículo antes señalado y en congruencia con criterios de la Suprema Corte de Justicia de la Nación que han reservado, en exclusiva, la figura del Reglamento para los titulares de los poderes ejecutivos Federal o locales, por lo que el presente manual es el instrumento normativo que regula la organización y operación del COTECIAD del Heroico Cuerpo de Bomberos del Distrito Federal.
La presente actualización se deriva de las adecuaciones que deben efectuarse en los integrantes del comité, la distribución de actividades, de la operación misma del órgano colegiado, y en congruencia con las necesidades del Heroico Cuerpo de Bomberos del Distrito Federal.
2. ANTECEDENTES
Un primer antecedente en materia de archivo lo encontramos en la Ley del Régimen Patrimonial y del Servicio Público, que señala en su artículo 16 que son bienes del dominio público, “IX. Los muebles propiedad del Distrito Federal que por su naturaleza no sean normalmente substituibles, como los documentos y expedientes de las oficinas, los manuscritos, incunables, ediciones, libros, documentos, publicaciones periódicas, mapas, planos, folletos y grabados importantes o raros, así como las colecciones de esos bienes, los especímenes tipo de la flora y la fauna, las colecciones científicas y filatélicas, los archivos, fono grabaciones, películas, archivos fotográficos, cintas magnetofónicas y cualquier objeto que contenga imágenes y sonidos, …”
Por otro lado, la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 8 de Mayo de 2003, señala dentro de sus objetivos, mejorar la organización y manejo de los documentos; asimismo, dispone que los archivos con datos personales en poder de los entes públicos, deben ser actualizados de manera permanente y utilizados exclusivamente para los fines legales y legítimos para los que fueron creados.
En cumplimiento a lo dispuesto por ley mencionada en el párrafo que antecede, el 12 de abril de 2007, se publicó en la Gaceta Oficial del Distrito Federal, la Circular Uno 2007, que establecía la normatividad que regulaba la administración de recursos en la Administración Pública del Distrito Federal.
El Numeral 7 define de manera específica las bases normativas para la generación, operación, administración, conservación y baja documental, la correcta organización de la información, estableciendo las disposiciones generales para la integración y organización de los archivos que contienen la documentación que representa la gestión de todas las dependencias, órganos y entidades de la Administración Pública del Distrito Federal.
Con la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, publicada el 28 de marzo de 2008, se abrogó la ley del 8 de mayo de 2003.
En concordancia con los eventos históricos, el 8 de octubre de 2008 se publicó en la Gaceta Oficial del Distrito Federal la Ley de Archivos del Distrito Federal, que tiene por objeto regular el funcionamiento, la integración y administración de documentos y los archivos en posesión de la Administración Pública del Distrito Federal, así como establecer las bases para la coordinación, organización y funcionamiento de los Sistemas Institucionales de Archivos de los entes públicos obligados conforme a esta Ley, así como del Consejo General de Archivos del Distrito Federal.
3. OBJETIVO GENERAL
El Manual Específico de Operación del COTECIAD tiene por objeto establecer los lineamientos, políticas y procedimientos para regular su integración, funcionamiento y los procesos de operación.
4. MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO
• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos (Arts. 6º fracción V, 44 y 122). DOF 05-02-1917. Última Reforma DOF 26-02-2013.
• Estatuto de Gobierno del Distrito Federal (Art. 115). DOF 26-07-1994. Última Reforma DOF 07-01-2013.
• Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal. GODF 29/12/1998. Última Reforma GODF 29/01/2013.
• Ley de Archivos del Distrito Federal. GODF 08/10/2008.
• Ley de Régimen Patrimonial y del Servicio Público (Arts. 7, 9 fracción IV, 16 fracción IX, 17, 55 y 57) DOF 23/12/1996. Última Reforma GODF 27/12/2010.
• Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos (Arts. 47 fracción IV). DOF 31-12-1982. Última Reforma DOF 09-04-2012.
• Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal (Arts. 4 fracción IV, 12, 13, 23 al 28 y 51 al 56). GODF 28/03/2008. Última Reforma GODF 29/08/2011.
• Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal (Art. 44). DOF 19/12/1995 y GODF 21/12/1995. Última Reforma GODF 05/04/2012.
• Código Penal para el Distrito Federal (Art. 259 fracción III). GODF 16/07/2002. Última Reforma GODF 03/08/2014. • Código Fiscal del Distrito Federal. GODF 29-12-2009. Última reforma GODF 31/12/2012.
• Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal. GODF 28-12-2000. Última reforma GODF 15-03-2013.
• Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos para la instalación y funcionamiento de las Oficinas de Información Pública al interior de la Administración Pública del Distrito Federal. GODF 18/12/2003.
• Lineamientos que deben observar las Dependencias, Órganos Desconcentrados, Delegaciones y Entidades de la Administración Pública, para la integración y remisión electrónica de carpetas, información o documentos con relación a los Órganos Colegiados, Comisiones o Mesas de Trabajo. GODF 29/08/2002.
5. ABREVIATURAS, SIGLAS Y DEFINICIONES
APDF: Administración Pública del Distrito Federal.
COTECIAD: Comité Técnico Interno de Administración de Documentos. DA: Dirección Administrativa.
DAB: Dirección de la Academia de Bomberos. DG: Dirección General.
DGRMSG: Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales. DO: Dirección Operativa.
DT: Dirección Técnica.
GDF: Gobierno del Distrito Federal.
HCBDF: Heroico Cuerpo de Bomberos del Distrito Federal.
INFODF: Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal. LARCHDF: Ley de Archivos del Distrito Federal.
OIC: Órgano Interno de Control. OIP: Oficina de Información Pública. PAT: Programa Anual de Trabajo.
SIA: Sistema Institucional de Archivos. SJ: Subdirección Jurídica.
SRF: Subdirección de Recursos Financieros.
SRMSG: Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales. UCA: Unidad Coordinadora de Archivos .
UDT: Unidad de Documentación en Trámite. UAT: Unidad de Archivo de Trámite. UAC: Unidad de Archivo de Concentración. UAH: Unidad de Archivo Histórico. DEFINICIONES:
Acta: Documento en el que se reseñan los hechos relevantes de una sesión del COTECIAD, conteniendo los elementos que fundamentan y motivan los acuerdos.
Acuerdo: Documento en el que los integrantes del COTECIAD, con fundamento en la normatividad aplicable y mediante su firma toman conocimiento o aprueban un asunto.
Asunto: Cada caso específico que se somete a conocimiento o aprobación de los integrantes del COTECIAD, con los elementos necesarios de fundamentación, motivación y la documentación soporte.
Comentarios: Información y/o documentación que permita a los integrantes del COTECIAD contar con el mayor número de elementos para tomar una decisión sobre un asunto en particular.
Convocatoria: Documento por medio del cual se convoca a los integrantes del COTECIAD a la sesión en lugar, fecha y hora determinados.
Fundamento: Las disposiciones normativas específicas contenidas en el ordenamiento legal o administrativo que establecen o encuadran el asunto que se presenta a acuerdo.
Invitado: Persona invitada a una sesión del COTECIAD únicamente en el caso que se requiera que aporte información adicional sobre un asunto en particular, para que los integrantes de dicho órgano colegiado cuenten la mayor cantidad elementos de decisión.
Quórum: Número mínimo de integrantes del COTECIAD con derecho a voz y voto, presentes para realizar y dar validez a una sesión (50% más uno).
Sesión: Acto solemne de carácter ordinario o extraordinario en el que los integrantes del COTECIAD, con base en la normatividad establecida, analizan y resuelven los asuntos del orden día, para tomar conocimiento o aprobar el acuerdo correspondiente.
6. INTEGRACIÓN DEL COTECIAD
Para el debido cumplimiento de sus funciones el COTECIAD del Heroico Cuerpo de Bomberos del Distrito Federal se integra de la siguiente manera:
Cargo en el COTECIAD Servidor Público del HCBDF Presidencia Director Administrativo
Secretaría Ejecutiva Responsable de la Oficina de Información Pública
Secretaría Técnico Subdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales.
Vocales Responsable de la Unidad de Archivo de Trámite de la Dirección General.
Director Operativo, como Responsable del Archivo de Trámite. Director Técnico, como Responsable del Archivo de Trámite. Director de la Academia de Bomberos, como Responsable del Archivo de Trámite.
Subdirector Jurídico, como Responsable del Archivo de Trámite. Encargado del Archivo de Trámite de la Dirección Administrativa. JUD de Servicios Generales, como Responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos y Responsable del Archivo de Concentración del HCBDF.
Responsable de la Unidad de Archivo Histórico del HCBDF.
Representante de la Contraloría Interna Contralor Interno en el HCBDF.
Representante del Área de Informática Subdirector de Informática y Comunicaciones.
Representante del Área de Recursos Financieros
Subdirector de Recursos Financieros.
Invitados Personas a los que se invita a participar en razón de sus conocimientos y experiencia sobre los temas a tratar en una sesión.
7. ATRIBUCIONES DEL COTECIAD
Con base en lo establecido en el artículo 21 de la Ley de Archivos del Distrito Federal el COTECIAD tiene las siguientes funciones:
I. Constituirse como el Órgano Técnico Consultivo, de instrumentación y retroalimentación de la normatividad aplicable en la materia dentro de los archivos del Heroico Cuerpo de Bomberos del Distrito Federal.
II. Realizar los programas de valoración documental del Heroico Cuerpo de Bomberos del Distrito Federal.
III. Propiciar el desarrollo de medidas y acciones permanentes de coordinación y concertación entre sus miembros que favorezcan la implantación de las normas archivísticas para el mejoramiento integral de los archivos del Heroico Cuerpo de Bomberos del Distrito Federal.
IV. Participar en los eventos técnicos y académicos que en la materia se efectúen en el Heroico Cuerpo de Bomberos del Distrito Federal, en los que sean convocados por el consejo General de Archivos del Distrito Federal y los que lleven a cabo otras Instituciones nacionales o internacionales;
V. Emitir su Reglamento de operación y su programa anual de trabajo;
VI. Aprobar los instrumentos de control archivístico establecidos en el artículo 35 de la Ley de Archivos del Distrito Federal.
VII. Las demás que establezcan las disposiciones aplicables.
Y a lo que establece el numeral 7.4.14 fracción III de la Circular Uno 2012:
Emitir su Manual Específico de Operación, remitiéndolo a la DGRMSG y a la CGMA para su registro, así como su Programa Institucional de Desarrollo Archivístico, el cual deberá remitirse a la DGRMSG dentro de los primeros treinta días del mes de enero del año que corresponda para su registro y seguimiento.
8. FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES DEL COTECIAD
8.1 De la Presidencia
I. Aprobar el Orden del Día de las sesiones ordinarias y extraordinarias del COTECIAD a propuesta de la Secretaría Técnica del COTECIAD.
II. Aprobar los documentos que integran el contenido de la carpeta de cada una de las sesiones del COTECIAD a propuesta de la Secretaría Técnica del COTECIAD.
III. Aprobar los oficios de convocatoria a las sesiones con firma de la Secretaría Técnica del COTECIAD.
IV. Aprobar los oficios de convocatoria a las reuniones de trabajo a los encargados de archivo de trámite con firma de la Secretaría Técnica del COTECIAD.
V. Presidir las sesiones del COTECIAD.
VI. Declarar la existencia o inexistencia del quórum para el inicio de las sesiones. VII. Instruir a la Secretaría Técnica para el desahogo del orden del día de las sesiones. VIII. Participar con derecho a voz y voto en las sesiones del COTECIAD.
IX. Declarar los recesos necesarios durante la sesión.
XI. Invitar, cuando lo considere necesario, a otro (s) servidor (es) público (s) interno (s) o externo (s) para participar en las sesión (es), quien (es) tendrá (n) carácter de invitado (s), con derecho a voz.
XII. Levantar la sesión una vez desahogados todos los asuntos del orden del día.
XIII. Firmar la lista de asistencia, los acuerdos y las actas de las sesiones en que participe.
XIV. Presentar en la última sesión ordinaria la propuesta del calendario de sesiones ordinarias para el ejercicio siguiente, elaborada por la Secretaría Técnica.
XV. Las demás que establezcan las disposiciones aplicables.
8.2 De la Secretaría Ejecutiva
I. Apoyar a la Secretaría Técnica para que los trabajos y acuerdos tomados por el COTECIAD se realicen con apego a la normatividad aplicable.
II. Realizar las acciones necesarias para contribuir en la eficiencia de los programas de valoración documental. III. Participar con opiniones y propuestas en los asuntos que se sometan en el COTECIAD o de manera previa y por
escrito si resulta necesario.
IV. Proponer las acciones o medidas que contribuyan al cumplimiento de la normatividad en materia de archivos y transparencia.
V. Apoyar en aspectos normativos y en el ámbito de transparencia a los integrantes del COTECIAD.
VI. Participar y apoyar en aspectos normativos, a las comisiones o grupos de trabajo que establezca el propio comité. VII. Participar en las sesiones del COTECIAD con derecho a voz y voto.
VIII. Coadyuvar en la revisión de las carpetas de cada una de las sesiones del COTECIAD, en coordinación con la Secretaría Técnica, previa a la presentación a la Presidencia para su aprobación.
IX. Registrar las votaciones de los integrantes del Comité y dar a conocer el resultado de las mismas. X. Las demás que establezcan las disposiciones aplicables.
8.3 De la Secretaría Técnica
I. Presentar el orden del día de las sesiones con el apoyo del Responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos y elaborar las respectivas convocatorias y someterlas al Presidente del COTECIAD para su aprobación.
II. Remitir en tiempo y forma a los integrantes del COTECIAD la convocatoria, el orden del día y la carpeta de asuntos a tratar, a través del Responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos.
III. Recibir y revisar con el apoyo del Responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos las propuestas de asuntos para su integración en el orden del día de la sesión correspondiente.
IV. Programar y proveer con la participación del Responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos la logística de las sesiones del Comité.
V. Presidir las sesiones del comité en caso de ausencia del Presidente.
VI. Auxiliar al Presidente para el mejor desempeño de las funciones y responsabilidades del COTECIAD.
VII. Recabar las firmas en la Lista de Asistencia a través del Responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos a fin de que el Presidente pueda emitir la declaratoria de quórum.
VIII. Registrar los acuerdos de cada sesión y recabar las firmas correspondientes, a través del Responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos.
IX. Elaborar el acta de las sesiones con el apoyo del Responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos y someterla a la aprobación de los integrantes del COTECIAD.
X. Vigilar que la documentación que se genere de las sesiones del COTECIAD, de las comisiones y grupos de trabajo se resguarde, ordene, relacione por parte del Responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos y se tenga a disposición de los miembros del Comité y de otras instancias facultadas para ello, cuando así lo requieran; y la conserve por el tiempo establecido para tal efecto.
XI. Apoyar a través del Responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos a las comisiones o grupos de trabajo que establezca el Comité.
XII. Verificar y dar seguimiento a través del Responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos el cumplimiento de los acuerdos aprobados.
XIII. Elaborar la propuesta y sus actualizaciones, con el apoyo del Responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos y en coordinación con el Secretario Ejecutivo los siguientes documentos:
x Manual Específico de Operación del COTECIAD. x Calendario de sesiones ordinarias.
x Programa Anual de Trabajo.
x Manual Específico de Operación Archivística.
XIV. Apoyar las acciones implementadas en el Programa de valoración documental. XV. Participar en las sesiones del Comité con derecho a voz y voto.
XVI. Los demás que expresa y formalmente le asigne el Presidente, o el Pleno del Comité.
8.4 De los Vocales
I. Remitir oportunamente por escrito de manera fundada y motivada a la Secretaría Técnica, la propuesta de asuntos a incluir en el Orden del Día, con 15 días hábiles previos a la celebración de las sesiones ordinarias, acompañado de la documentación correspondiente.
II. Analizar los asuntos a tratar para en su caso exponer de manera fundada y motivada los comentarios, preferentemente de manera previa y por escrito, o bien durante el desarrollo de las sesiones.
III. Asistir puntualmente a las sesiones.
IV. Participar en las sesiones con derecho a voz y voto.
V. Firmar la lista de asistencia, los acuerdos y las actas de las sesiones en que participen.
VI. Participar a través de los encargados de la operación de los archivos de trámite en las comisiones o grupos de trabajo que establezca el propio COTECIAD.
VII. Comunicar al interior de sus respectivas unidades administrativas los acuerdos tomados por el COTECIAD y establecer con el apoyo de los encargados de la operación de los archivos de trámite las acciones para su cumplimiento.
VIII. Solicitar de manera fundada y motivada a la Secretaría Técnica la realización de sesiones extraordinarias.
IX. Las demás que le establezcan las disposiciones aplicables y las que le sean encomendadas por el pleno del COTECIAD.
8.5 De los Representantes
I. Asistir puntualmente a las sesiones.
II. Participar en las sesiones con derecho a voz.
III. Firmar la lista de asistencia y las actas de las sesiones en que participen.
IV. Participar en las comisiones o grupos de trabajo que establezca el propio COTECIAD.
V. Participar de acuerdo con su respectiva competencia y sus especialidades profesionales o capacidades técnicas, en la discusión de los asuntos y casos que se presenten en cada una de las sesiones del Comité, o de manera previa y por escrito, si resulta necesario.
VI. Proporcionar, según su competencia, asesoría legal, técnica, operativa y administrativa que se le requiera para sustentar y dar forma a las resoluciones y acciones del Comité, así como a los equipos de trabajo.
VII. Las demás que le establezcan las disposiciones aplicables y las que le sean encomendadas por el pleno del COTECIAD.
8.6 De los Invitados
I. Aportar información adicional o hacer aclaraciones que corresponda a los asuntos por los cuales fueron invitados a participar;
II. Participar en las sesiones con derecho a voz.
9. DE LAS POLÍTICAS DE OPERACIÓN
9.1 De los tipos de sesión
I. Las sesiones del COTECIAD podrán ser ordinarias o extraordinarias.
II. Las sesiones ordinarias serán aquellas que se realicen de conformidad con el Programa Anual de Trabajo (PAT) del COTECIAD. El PAT deberá ser aprobado en la última sesión ordinaria de cada ejercicio, indicando las Sesiones Ordinarias programadas y las fechas de celebración.
III. Las sesiones extraordinarias serán todas aquellas que se realicen fuera de las fechas programas en el PAT, convocadas por el Presidente a través de la Secretaría Técnica cuando lo estime necesario o a solicitud por escrito de alguno o de los integrantes con derecho a voz y voto, para tratar asuntos que por su urgencia deban ser desahogados a la brevedad.
IV. Las reuniones de trabajo serán aquellas en que se convoque a los encargados de la operación de los archivos de trámite designados con el propósito de concretar los avances de las disposiciones en materia de registro, control, transferencias y bajas documentales.
9.2. De las Convocatorias
I. La convocatoria para la realización de las sesiones ordinarias se emitirá por la Secretaría Técnica con la aprobación del Presidente del COTECIAD, mediante oficio, con por lo menos cinco días hábiles anteriores a la fecha de realización de la sesión.
II. La convocatoria para la realización de las sesiones extraordinarias se emitirá por la Secretaría Técnica con la aprobación del Presidente del COTECIAD, mediante oficio, con por lo menos dos días hábiles anteriores a la fecha de la sesión.
III. La convocatoria deberá contener la fecha, hora y lugar en que la sesión se realizará, el tipo de sesión (ordinaria o extraordinaria) y el orden del día para ser desahogado. A dicha convocatoria se acompañarán los documentos y anexos necesarios en formato digital o electrónico para la discusión de los asuntos contenidos en la misma. Si por causas de fuerza mayor o circunstancias no previstas, la fecha de las sesiones ordinarias podrá ser modificada por el Presidente, conservando su número de sesión y sin ser considerada como sesión extraordinaria. El aviso de diferimiento se realizará por la Secretaría Técnica antes de la fecha programada; y el aviso de la nueva fecha se realizará de igual manera.
IV. Las sesiones ordinarias podrán ser canceladas cuando no existan asuntos a tratar, debiendo notificarlo a los miembros titulares antes de la fecha programada, mediante oficio firmado por la Secretaría Técnica, previa aprobación del presidente.
V. Las convocatorias a las reuniones de trabajo serán mediante oficio emitido por la Secretaría Técnica, previa aprobación del presidente. con por lo menos cinco días hábiles previos a la celebración de las reuniones.
9. 3 De la documentación para la sesión
Para el buen desarrollo de cada sesión ordinaria se entregará, en el momento de la convocatoria, vía correo electrónico, excepcionalmente en Disco Compacto (CD), a cada uno los integrantes del COTECIAD una carpeta electrónica con los archivos de los documentos contenidos, estructurada de la forma siguiente:
I. Orden del Día II. Lista de Asistencia
III. Acta (s) de la sesión (es) anterior (es) IV. Presentación de Asuntos para Acuerdo V. Seguimiento de Acuerdos
VI. Asuntos Generales
Para el caso de las sesiones extraordinarias se procederá de la misma forma, sin considerar lo correspondiente al Seguimiento de Acuerdos ni a los Asuntos Generales.
Para el caso de las reuniones de trabajo se remitirá la convocatoria por escrito conforme a lo ya establecido y el orden del día de los asuntos a tratar.
9.4. De la presentación de asuntos para acuerdo
I. Los asuntos que requieran del conocimiento o aprobación del COTECIAD, se remitirán mediante oficio al Presidente, con por lo menos quince días hábiles de anticipación a la fecha en que se tenga programada la celebración de la sesión.
II. Cada uno de los asuntos que se presente al COTECIAD, deberá hacerse en el formato de acuerdo establecido, mismo que deberá contener: Número de Sesión; Tipo de sesión (ordinaria o extraordinaria); Fecha de sesión; Asunto, fundado y motivado; Comentarios; los recuadros para el registro de la votación (A favor, En contra, Abstenciones); el recuadro con la propuesta del acuerdo, en el que se fundamente la toma de decisión del Órgano colegiado; los recuadros para los nombres y las firmas de los integrantes con derecho a voz y voto.
9.5 De la calidad de los integrantes del COTECIAD
I. Los integrantes del Comité, Presidente, Secretario Ejecutivo, Secretario Técnico y Vocales tendrán derecho a voz y voto.
II. Los representantes en el Comité, así como los invitados que asistan, tendrán derecho a voz pero no a voto.
9.6 De los mecanismos de suplencia
I. En ausencia del Presidente, el (la) titular de la Secretaria Técnica tendrá la facultad de presidir las sesiones como Presidente Suplente. En caso de ausencia de ambos, se tendrá por suspendida la sesión, difiriéndose la fecha de su celebración.
II. En ausencia del (la) titular de la Secretaria Técnica, el (la) titular de la Secretaría Ejecutiva se desempeñará como Secretario Técnico Suplente en la sesión que corresponda.
III. Cada uno de los Vocales titulares del COTECIAD podrán nombrar, mediante oficio dirigido al Presidente al inicio de cada ejercicio (durante los primeros 15 días hábiles del mes de enero), al servidor público que fungirá como su suplente. El nombramiento de los suplentes deberá recaer en servidores públicos de estructura con nivel mínimo de Jefe de Unidad Departamental, salvo el caso de que el área no cuente con ese nivel.
IV. Los suplentes asumirán las facultades y responsabilidades que competen a los titulares, siendo coparticipes y corresponsables en las decisiones y acciones tomadas por el COTECIAD y plasmados en los acuerdos correspondientes.
V. Cuando asista el vocal titular y el suplente, éste último tendrá el carácter de invitado. VI. A la sesión sólo podrá acceder el titular y/o el suplente debidamente acreditados.
VII. Para las reuniones de trabajo, los titulares de las áreas adscritas al Heroico Cuerpo de Bomberos del Distrito Federal deberán designar al encargado de la operación del archivo de trámite.
9.7 Procedimiento: Desarrollo de las Sesiones.
10. ANEXOS
10.1 Formato de Lista de Asistencia. 10.2 Formato de Acuerdo.
10.3 Formato de Seguimiento de Acuerdos.
Transitorio
Único.- Publíquese en la Gaceta Oficial del Distrito Federal.
México D.F., 22 de octubre de 2013.
(Firma)
__________________________________________________________ PRIMER SUPERINTENDENTE RAÚL ESQUIVEL CARBAJAL
