Tema 6 Los Documentos en La Administracion

1.

1.

LO

LOS

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REPARTO.

REPARTO.

1.

1.1.

1. IINT

NTRO

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ON..

Para a la la ReaReal l AAcadcadememia ia EspEspañoañola la docdocumeumentantar r sisini!ini!ica ca "pr"probaobar r docdocumeumentosntos"# "# alal mismo tiempo de!ine como documentos "un escrito o cual$uier otra cosa $ue pruebe o mismo tiempo de!ine como documentos "un escrito o cual$uier otra cosa $ue pruebe o acredita alo". Este entendemos# seria el concepto eneral de documento.

acredita alo". Este entendemos# seria el concepto eneral de documento.

Por su parte# la %e& 1'(1)*+ de ,+ de -unio# de Patrimonio ist/rico Español de!ine Por su parte# la %e& 1'(1)*+ de ,+ de -unio# de Patrimonio ist/rico Español de!ine el documento como "

el documento como "toda expresi! e! "e!#$a%e !at$ra" o &o!'e!&io!a" ( &$a")$ier toda expresi! e! "e!#$a%e !at$ra" o &o!'e!&io!a" ( &$a")$ier  otra expresi! #r*+i&a, so!ora o e! i-a#e!, re&o#idas por &$a")$ier soporte -ateria", otra expresi! #r*+i&a, so!ora o e! i-a#e!, re&o#idas por &$a")$ier soporte -ateria", i!&"$so "os soportes i!+or-*ti&os

i!&"$so "os soportes i!+or-*ti&os..

%a acti0idad administrati0a se distinue por su carcter documental# es decir# por  %a acti0idad administrati0a se distinue por su carcter documental# es decir# por  re!le2arse en documentos $ue constitu&en el testimonio de la mencionada acti0idad. %os re!le2arse en documentos $ue constitu&en el testimonio de la mencionada acti0idad. %os documentos administrati0os son por tanto# el soporte en el $ue se materiali3an los distintos documentos administrati0os son por tanto# el soporte en el $ue se materiali3an los distintos actos de la Administraci

actos de la Administraci/n P4blica# la /n P4blica# la !orma e5terna de !orma e5terna de dic6os actos.dic6os actos.

Desde el punto de 0ista administrati0o# documento seria toda in!ormaci/n o 6ec6o Desde el punto de 0ista administrati0o# documento seria toda in!ormaci/n o 6ec6o !i2ado o reistrado en cual$uier tipo de soporte material $ue sir0an para comprobar o !i2ado o reistrado en cual$uier tipo de soporte material $ue sir0an para comprobar o acreditar alo.

acreditar alo. Se

Se pupuededen en apaprereciciar ar ununa a seseririe e de de cacararactcterer7s7stiticacas s $u$ue e dedetetermrmininan an el el $u$ue e unun documento pueda ser cali!icado como documento administrati0o8

documento pueda ser cali!icado como documento administrati0o8 •

• Prod$&e! e+e&tos: No cabe cali!icar de documento administrati0o a a$uellosProd$&e! e+e&tos: No cabe cali!icar de documento administrati0o a a$uellos documentos $ue no estn destinados a la producci/n de e!ecto aluno como documentos $ue no estn destinados a la producci/n de e!ecto aluno como son# por e2emplo# los res4menes# e5tractos...%os documentos administrati0os son# por e2emplo# los res4menes# e5tractos...%os documentos administrati0os si

siememprpre e prprododucucen en e!ee!ectoctos s !re!rente nte a a tetercrcereros os o o en en la la prpropopia ia ororaanini3a3acici/n/n administrati0a.

administrati0a. •

• SonSon  e-itidos por $! r#a!o ad-i!istrati'o:  e-itidos por $! r#a!o ad-i!istrati'o:  El emisor de un documento  El emisor de un documento administrati0o 9 a$u:l $ue lo produce 9 es siempre uno de los /ranos $ue administrati0o 9 a$u:l $ue lo produce 9 es siempre uno de los /ranos $ue interan la orani3aci/n de

interan la orani3aci/n de una Admiuna Administraci/n P4blica.nistraci/n P4blica. •

• Un doUn docucumementntoo es es '*"'*"idoido cucuanando do su su ememisisi/i/n n cucumpmple le cocon n ununa a seseririe e dede re$

re$uisuisitoitos s !or!ormalmales es & & sussustantanti0ti0os# os# e5ie5iididos os por por lalas s nornormas mas $ue $ue rereulaulan n lala acti0idad administrati0a.

acti0idad administrati0a. El

El documdocumento ento admiadministranistrati0o re4ne# ti0o re4ne# en en enereneral# al# las mismas caracterlas mismas caracter7stica7sticas s $ue $ue loslos dems documentos aun$ue con unas !unciones primordiales claramente identi!icables8 dems documentos aun$ue con unas !unciones primordiales claramente identi!icables8

•

• /$!/$!&i&i! ! de de &o!s&o!sta!&ta!&ia:ia: El El dodocucumementnto o asaseeurura a la la peper0r0i0i0enencicia a de de lalass ac

actutuacacioionenes s adadmimininiststraratiti0a0as s al al coconsnstititutuirirse se en en su su sosopoporte rte mamateteririalal. . SeSe aranti3a as7 la conser0aci/n de los actos & la posibilidad de demostrar su aranti3a as7 la conser0aci/n de los actos & la posibilidad de demostrar su e5istencia# sus e!ectos & sus posibles errores o 0icios# as7 como el derec6o de e5istencia# sus e!ectos & sus posibles errores o 0icios# as7 como el derec6o de los ciudadanos a acceder a los mismos.

los ciudadanos a acceder a los mismos. •

• /$!&i/$!&i! ! de de &o-$!&o-$!i&a&i!:i&a&i!: %os %os documdocumentos administentos administrati0orati0os s sir0sir0en en comocomo medio de comunicaci/n de los actos de la Administraci/n. Dic6a comunicaci/n medio de comunicaci/n de los actos de la Administraci/n. Dic6a comunicaci/n es

es tatantnto o ininteternrna a 9 9 enentrtre e lalas s ununididadades es $u$ue e cocompmpononen en la la ororaanini3a3acici/n/n administrati0a 9 como e5terna 9 de la Administraci/n con los ciudadanos & con administrati0a 9 como e5terna 9 de la Administraci/n con los ciudadanos & con otras orani3aciones.

otras orani3aciones.

En relaci/n con la incorporaci/n de medios t:cnicos el art.;+.1 %.R.-.A.P. & P.A.C. En relaci/n con la incorporaci/n de medios t:cnicos el art.;+.1 %.R.-.A.P. & P.A.C. señ

señala ala $ue $ue la la AdAdminminististracracioniones es P4bP4bliclicas as imimpulpulsarsarn n el el empempleo leo & & aplaplicaicaciociones nes de de lalass

T.<. 9 ' T.<. 9 '

t:c

t:cnicnicas as & & medmedios ios eleelectr/ctr/nicnicos# os# in!in!ormormtiticos cos & & teltelememticticos# os# parpara a el el desdesarrarrolollo lo de de susu acti0idad & el e2ercicio de sus competencias# con las limitaciones $ue a la utili3aci/n de acti0idad & el e2ercicio de sus competencias# con las limitaciones $ue a la utili3aci/n de estos medios establecen la C.E. & las le&es.

estos medios establecen la C.E. & las le&es.

Como se desprende de lo 0isto 6asta a6ora# el soporte material puede ser mu& Como se desprende de lo 0isto 6asta a6ora# el soporte material puede ser mu& 0ariado & cada 0e3 con ms !recuencia se utili3an los soportes audio0isuales# r!icos# 0ariado & cada 0e3 con ms !recuencia se utili3an los soportes audio0isuales# r!icos# in!ormticos# nos centraremos en el documento escrito $ue siue siendo el ms utili3ado & in!ormticos# nos centraremos en el documento escrito $ue siue siendo el ms utili3ado & el $ue con ms !

el $ue con ms !recuencia 0amos a mane2ar.recuencia 0amos a mane2ar.

El documento# al mismo tiempo $ue !uente de in!ormaci/n# se reconoce lealmente El documento# al mismo tiempo $ue !uente de in!ormaci/n# se reconoce lealmente como prueba de $ue un acto 6a sido o no e2ecutado# aun$ue no todos los documentos se como prueba de $ue un acto 6a sido o no e2ecutado# aun$ue no todos los documentos se encuentran reulados adecuadamente.

encuentran reulados adecuadamente. Te

Tendrn la ndrn la consiconsideracderaci/n i/n de de documdocumento ento p4blip4blico co admiadministranistrati0o ti0o los los documdocumentosentos 0

0lilidadamementnte e ememititididos os popor r lolos s /r/raanonos s de de lalas s AAdmdmininisistrtracacioionenes s P4P4blblicicasas. . CaCadada  Administraci/n P4blica

 Administraci/n P4blica determinar relamentariamente determinar relamentariamente los /ranos los /ranos $ue $ue tenan tenan atribuidasatribuidas las competencias de e5pedici/n de copias autenticas de documentos p4blicos o pri0ados. las competencias de e5pedici/n de copias autenticas de documentos p4blicos o pri0ados.

%as copias de cuales$uiera documentos p4blicos o3arn de la misma 0alide3 & %as copias de cuales$uiera documentos p4blicos o3arn de la misma 0alide3 & e!icacia $ue estos siempre $ue e5ista constancia de $ue sean aut:nticas.

e!icacia $ue estos siempre $ue e5ista constancia de $ue sean aut:nticas. 1.1

1.1.1..1. I-I-prpreseso ( do ( do&o&$-$-e!e!toto

IImpmprereso so seserr7a 7a uun n !o!ormrmuulalaririo o en en eel l $u$ue e enencoconntrtramamos os alaluunanas s papartrtes es &&aa cumplimentadas =datos !i2os o comunes> & otras en blanco =datos 0ariables> en los $ue se cumplimentadas =datos !i2os o comunes> & otras en blanco =datos 0ariables> en los $ue se demandan datos espec7!icos a cumplimentar por el interesado.

demandan datos espec7!icos a cumplimentar por el interesado. El impre

El impreso so serser7a 7a el el sopsoporte del orte del docdocumeumento nto escescritrito. o. Una 0e3 Una 0e3 $ue $ue :st:ste e 6a 6a sidsidoo cump

cumplimelimentado# !irmado & ntado# !irmado & sellsellado ado por el por el /ran/rano o compcompetente ad$uiere la etente ad$uiere la consiconsideracderaci/n dei/n de documento.

documento.

 Aun$ue los tipos de impresos son mu& 0ariados# se4n la !inalidad

 Aun$ue los tipos de impresos son mu& 0ariados# se4n la !inalidad $ue cumplan & el$ue cumplan & el oranismo $ue los emita# :stos deben reunir unas caracter7sticas bsicas. Entre otras# las oranismo $ue los emita# :stos deben reunir unas caracter7sticas bsicas. Entre otras# las siuientes8

siuientes8 •

• omoenei3aci/n en cuanto a tamaño & contenido.omoenei3aci/n en cuanto a tamaño & contenido. •

• Debe !acilitar su cumplimentaci/n por parte del interesado. Para ello los impresosDebe !acilitar su cumplimentaci/n por parte del interesado. Para ello los impresos cu

cuenentan tan cocon n ininststruruccccioionenes s eeneneraralmlmenente te al al dodorsrso# o# $u$ue e e5e5plplicican an el el momodo do dede cumplimentarlos simpli!icando la tarea al

cumplimentarlos simpli!icando la tarea al m5imo.m5imo. •

• ?acilitar el anlisis de datos a la persona encarada# mediante la ubicaci/n de cada?acilitar el anlisis de datos a la persona encarada# mediante la ubicaci/n de cada dato concreto en el mismo luar en todos los impresos.

dato concreto en el mismo luar en todos los impresos. •

• %a calidad del papel depender de su !inalidad o destino@ as7 los impresos a los $ue%a calidad del papel depender de su !inalidad o destino@ as7 los impresos a los $ue se pre0: una 0ida lara son de una calidad superior $ue la de a$uellos cu&a 0ida se se pre0: una 0ida lara son de una calidad superior $ue la de a$uellos cu&a 0ida se pre0ea corta o sean para un solo uso.

pre0ea corta o sean para un solo uso. •

• En relaci/n con la calidad tambi:n se tendr en cuenta si estos son para usoEn relaci/n con la calidad tambi:n se tendr en cuenta si estos son para uso e5

e5terterno no o o ininteternrno@ o@ en en el el prprimimer er cacaso so rere$u$uereririrn n de de mama&o&or r cacalilidadad d & & de de ununaa presentaci/n ms est:tica.

presentaci/n ms est:tica. •

• Cuando un impreso conste de 0arias copias# :stas sern de di!erentes colores paraCuando un impreso conste de 0arias copias# :stas sern de di!erentes colores para e0itar errores en la entrea de los mismos =al interesado# a la administraci/n# etc.> & e0itar errores en la entrea de los mismos =al interesado# a la administraci/n# etc.> & !acilitar la clasi!icaci/n en su caso.

!acilitar la clasi!icaci/n en su caso. •

• El El cocontntenenidido# o# auaun$n$ue ue mumu& & didi!er!erenente te sese44n n la la !i!inanalilidadad d $u$ue e cucumpmplala# # coconsnstartar bsicamente de8

bsicamente de8

99 Parte s$perior o e!&a0ea-ie!toParte s$perior o e!&a0ea-ie!to8 !iuran los datos relati0os a la de!inici/n8 !iuran los datos relati0os a la de!inici/n de

del l imimprpreseso@ o@ un un n4n4memero ro de de rere!e!ererencncia ia cocorrrrelelatati0i0o o $u$ue e pepermrmititirir  susu identi!icaci/n@ identi!icaci/n del oranismo $ue lo emite e instrucciones

identi!icaci/n@ identi!icaci/n del oranismo $ue lo emite e instrucciones ,, $ue$ue

T.<. 9 ; T.<. 9 ;

pueden ir en el encabe3amiento & en caso de $ue san mu& e5tensas se pueden ir en el encabe3amiento & en caso de $ue san mu& e5tensas se recoern al dorso.

recoern al dorso.

99 Parte &e!tra" o Parte &e!tra" o &$erpo:&$erpo: est directamente relacionado con la !inalidad con la est directamente relacionado con la !inalidad con la $ue 6a sido elaborado el in!orme. Contienen los datos a cumplimentar por  $ue 6a sido elaborado el in!orme. Contienen los datos a cumplimentar por  ca

cada da inintetereresasado do & & rere!er!erididos os didirerectactamemente nte cocon n el el asasununto to de de $u$ue e trtrataatar r elel im

imprpreseso o =p=por or e2e2ememplplo o sosolilicicitud tud papara ra acaccecededer r a a prprueuebabas s de de opopososicici/i/n#n# declaraci/n del I.R.P.?....>

declaraci/n del I.R.P.?....>

99 Parte i!+erior o pie8 inclu&e8 la !ec6a en le $ue !ue cumplimentado@ la !irmaParte i!+erior o pie8 inclu&e8 la !ec6a en le $ue !ue cumplimentado@ la !irma del interesado@ el sello del

del interesado@ el sello del oranismo $ue recibe el impreso.oranismo $ue recibe el impreso.

%os documentos sern ob2eto de normali3aci/n# para $ue cada serie o tipo de los %os documentos sern ob2eto de normali3aci/n# para $ue cada serie o tipo de los mismos obede3can a iuales caracter7sticas o !ormato# !acilitando al mismo tiempo las mismos obede3can a iuales caracter7sticas o !ormato# !acilitando al mismo tiempo las tareas de arc6i0ar# clasi!ica

tareas de arc6i0ar# clasi!icar# e5traer datos# mecani3aci/n e in!ormati3aci/n# etr# e5traer datos# mecani3aci/n e in!ormati3aci/n# et c.c.

El n4mero de documentos o!iciales es mu& amplio# & pueden ser diriidos desde la El n4mero de documentos o!iciales es mu& amplio# & pueden ser diriidos desde la  Administraci/n

 Administraci/n a a los los particulares particulares & & al al contrario. contrario. En En el el pr/5imo pr/5imo tema tema 6ablaremos 6ablaremos && conoceremos sobre la estructura de los documentos administrati0os bsicos

conoceremos sobre la estructura de los documentos administrati0os bsicos EL SOPORTE MATERIAL DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATI2OS EL SOPORTE MATERIAL DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATI2OS

 A

 A pesar pesar de de los los a0ances a0ances t:cnicos# t:cnicos# el el papel papel siue siue siendo siendo el el soporte soporte material material msms utili3ado en la documentaci/n administrati0a.

utili3ado en la documentaci/n administrati0a.

%a %e& '(),# de ,< de no0iembre# del R:imen -ur7dico de las Administraciones %a %e& '(),# de ,< de no0iembre# del R:imen -ur7dico de las Administraciones P4b

P4bliclicas as & & del del ProProcedcedimiimiento ento AdAdminminististratirati0o 0o CoCom4nm4n# # estestablablece ece en en su su artart7cu7culo lo ;+.;+.+ + lalass si

siuuieientntes es nonormrmas as en en cucuananto to a a la la prprododucuccici/n /n & & nonormarmalili3a3acici/n /n de de dodocucumementantacici/n/n administrati0a8

administrati0a8

B%os documentos emitidos# cual$uiera $ue sea su soporte# por medios electr/nicos# B%os documentos emitidos# cual$uiera $ue sea su soporte# por medios electr/nicos# in!ormticos o telemticos# por las Administraciones P4blicas# o los $ue estos emitan como in!ormticos o telemticos# por las Administraciones P4blicas# o los $ue estos emitan como copias de los oriinales almacenados por estos mismos medios# o3arn de la 0alide3 & copias de los oriinales almacenados por estos mismos medios# o3arn de la 0alide3 & e!icacia de documento oriinal siempre $ue $uede aranti3ada su autenticidad# interidad & e!icacia de documento oriinal siempre $ue $uede aranti3ada su autenticidad# interidad & conser0aci/n &# en su caso# la recepci/n por el interesado# as7 como el cumplimiento de las conser0aci/n &# en su caso# la recepci/n por el interesado# as7 como el cumplimiento de las arant7as & re$uisitos e5iidos por :sta u otras %e&es.

arant7as & re$uisitos e5iidos por :sta u otras %e&es. Pe

Pero ro el el leleiislsladador or no no popod7d7a a mamantntenenererse se al al mamarren en dedel l ususo o crcrececieientnte e de de lala in!ormtica# & de ello se percat/ la %e& '(1)), de ,< de R:imen -ur7dico de las in!ormtica# & de ello se percat/ la %e& '(1)), de ,< de R:imen -ur7dico de las  Administraciones P4blicas & del Procedimiento Admin

 Administraciones P4blicas & del Procedimiento Administrati0o Com4n =%R-AP9PAistrati0o Com4n =%R-AP9PAC># $ue enC># $ue en su primera 0ersi/n recoi/ &a en su art7culo ;+ el impulso al empleo & aplicaci/n de las su primera 0ersi/n recoi/ &a en su art7culo ;+ el impulso al empleo & aplicaci/n de las t:cnicas & medios electr/nicos# in!ormticos & telemticos# por parte de la Administraci/n al t:cnicas & medios electr/nicos# in!ormticos & telemticos# por parte de la Administraci/n al ob2eto de desarrollar su acti0idad & el e2ercicio de sus competencias & de permitir a los ob2eto de desarrollar su acti0idad & el e2ercicio de sus competencias & de permitir a los ciu

ciudaddadanoanos s relrelaciacionaonarse rse con con lalas s AdAdminminististracracioniones es cuacuando ndo !ues!uese e comcompatpatiblible e con con loslos Bmedios t:cnicos de $ue disponan.

Bmedios t:cnicos de $ue disponan.

Esa pre0isi/n# 2unto con la de la in!ormati3aci/n de reistros & arc6i0os del art7culo Esa pre0isi/n# 2unto con la de la in!ormati3aci/n de reistros & arc6i0os del art7culo '* de la misma %e& en su 0ersi/n oriinaria &# especialmente# en la redacci/n $ue le dio la '* de la misma %e& en su 0ersi/n oriinaria &# especialmente# en la redacci/n $ue le dio la %e& ,;(,1 de , de diciembre al permitir el establecimiento de reistros telemticos para %e& ,;(,1 de , de diciembre al permitir el establecimiento de reistros telemticos para la recepci/n o salida de solicitudes# escritos & comunicaciones por medios telemticos# la recepci/n o salida de solicitudes# escritos & comunicaciones por medios telemticos# abr7a el paso a la

abr7a el paso a la utili3aci/n de tales medios para utili3aci/n de tales medios para relacionarse con la Admrelacionarse con la Administraci/n.inistraci/n.

%a %e& '(1)), se limit/ a abrir la posibilidad# como se 6a dic6o# de establecer  %a %e& '(1)), se limit/ a abrir la posibilidad# como se 6a dic6o# de establecer  relaciones telemticas con las Administraci/n# pero la 6ora actual demanda otra reulaci/n relaciones telemticas con las Administraci/n# pero la 6ora actual demanda otra reulaci/n $ue arantice# pero a6ora de modo e!ecti0o# un tratamiento com4n de los ciudadanos $ue arantice# pero a6ora de modo e!ecti0o# un tratamiento com4n de los ciudadanos antes todas

antes todas las Admilas Administraciones.nistraciones.

T.<. 9 + T.<. 9 +

Para dar respuesta a esa demanda se aprob/ la %e& 11(,# de ,, de 2unio# de Para dar respuesta a esa demanda se aprob/ la %e& 11(,# de ,, de 2unio# de acceso electr/nico de los ciudadanos a los Ser0icios P4blicos# $ue reconoce el derec6o de acceso electr/nico de los ciudadanos a los Ser0icios P4blicos# $ue reconoce el derec6o de los ciudadanos a relacionarse con las Administraciones P4blicas por medios electr/nicos & los ciudadanos a relacionarse con las Administraciones P4blicas por medios electr/nicos & reula los aspectos bsicos de la utili3aci/n de las tecnolo7as de la in!ormaci/n en la reula los aspectos bsicos de la utili3aci/n de las tecnolo7as de la in!ormaci/n en la acti0idad administrati0a# en las relaciones entre las Administraciones P4blicas# as7 como en acti0idad administrati0a# en las relaciones entre las Administraciones P4blicas# as7 como en la

las s relrelaciacioneones s de de lolos s ciuciudaddadanoanos s con con lalas s mimismasmas s con con la la !in!inalialidad dad de de ararantanti3ai3ar r sussus de

dererec6c6osos# # un un trtratatamamieiento nto cocom4m4n n anante te elellalas s & & la la 0a0alilidede3 3 & & e!ie!icacacicia a de de la la acactiti0i0idadadd administrati0a en condiciones de seuridad 2ur7dica.

administrati0a en condiciones de seuridad 2ur7dica.  As7

 As7 mismo mismo de!ine de!ine el el documento documento administrati0o administrati0o electr/nico electr/nico & & dice dice en en su su art. art. ') ') $ue$ue la

las s AdAdminminististracracioniones es P4bP4bliclicas as podpodrn rn emiemitir tir 0al0alidaidamenmente te por por medmedios ios elelectectr/nr/nicoicos s loloss documentos administrati0os a los $ue se re!iere el art7culo ;< de la %e& '(1)),# de documentos administrati0os a los $ue se re!iere el art7culo ;< de la %e& '(1)),# de R:i

R:imen men -ur7d-ur7dico ico de de las Adminlas Administraistracioneciones s P4blP4blicas icas & & del del ProceProcedimidimiento ento AdmAdminisinistratitrati0o0o Com4n# siempre $ue incorporen una o 0arias !irmas electr/nicas con!orme a lo establecido Com4n# siempre $ue incorporen una o 0arias !irmas electr/nicas con!orme a lo establecido en la Secci/n '

en la Secci/n ' del Cap7tulo II de la presente del Cap7tulo II de la presente %e&.%e&.

%os documentos administrati0os incluirn re!erencia temporal# $ue se aranti3ar a %os documentos administrati0os incluirn re!erencia temporal# $ue se aranti3ar a tra0:s de medios electr/nicos cuando la naturale3a del documento as7 lo re$uiera.

tra0:s de medios electr/nicos cuando la naturale3a del documento as7 lo re$uiera.

%a Administraci/n Feneral del Estado# en su relaci/n de prestadores de ser0icios de %a Administraci/n Feneral del Estado# en su relaci/n de prestadores de ser0icios de certi!icaci/n electr/nica# especi!icar a$uellos $ue con carcter eneral est:n admitidos certi!icaci/n electr/nica# especi!icar a$uellos $ue con carcter eneral est:n admitidos para prestar ser0icios de sellado de

para prestar ser0icios de sellado de tiempo.tiempo.

LA COMISION SUPERIOR CALI/ICADORA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATI2OS LA COMISION SUPERIOR CALI/ICADORA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATI2OS

%a %e& 1<(1)*+# de ,+ de 2unio# del Patrimonio ist/rico Español# en su art7culo ;)# %a %e& 1<(1)*+# de ,+ de 2unio# del Patrimonio ist/rico Español# en su art7culo ;)# con

considsidera era paparte rte intintererantante e del del PatPatrimrimonionio o DoDocumcumentaental l a a los los docdocumeumentontos s de de cuacual$ul$uier ier  :poca enerados# conser0ados o reunidos# en el e2ercicio de su !unci/n# entre otros# por  :poca enerados# conser0ados o reunidos# en el e2ercicio de su !unci/n# entre otros# por  cual$uier oranismo o entidad de carcter p4blico.

cual$uier oranismo o entidad de carcter p4blico.  Asimismo# dic6a

 Asimismo# dic6a %e& %e& dispone# dispone# en en su su art7culo art7culo +,# +,# la la obliaci/n obliaci/n de de todo todo poseedor poseedor dede bienes del Patrimonio Documental & Giblior!ico a conser0arlos# proteerlos# destinarlos a bienes del Patrimonio Documental & Giblior!ico a conser0arlos# proteerlos# destinarlos a un uso $ue no impida su conser0aci/n & a mantenerlos en luares adecuados# disponiendo un uso $ue no impida su conser0aci/n & a mantenerlos en luares adecuados# disponiendo a continuaci/n $ue la e5clusi/n o eliminaci/n de bienes de dic6o patrimonio deber ser  a continuaci/n $ue la e5clusi/n o eliminaci/n de bienes de dic6o patrimonio deber ser  au

autotoriri3ad3ada a popor r la la AAdmdmininisistrtracaci/i/n n cocompmpetetenente# te# memedidianante te el el prprococededimimieiento nto $u$ue e sese establecer por 07a relamentaria.

establecer por 07a relamentaria.

Por 4ltimo# el art7culo +* de la %e& pre0: la creaci/n de la Comisi/n Superior  Por 4ltimo# el art7culo +* de la %e& pre0: la creaci/n de la Comisi/n Superior  Ca

Cali!li!icaicadordora a de de DoDocumcumententos os AdAdmiminisnistratrati0ti0os# os# encencararada ada del del esestuditudio o & & dicdictamtamen en de de laslas cuestiones relati0as a la cali!icaci/n & utili3aci/n de los documentos de la Administraci/n cuestiones relati0as a la cali!icaci/n & utili3aci/n de los documentos de la Administraci/n del Estado & del sector p4blico estatal# su interaci/n en los Arc6i0os & el r:imen de del Estado & del sector p4blico estatal# su interaci/n en los Arc6i0os & el r:imen de acces

acceso o e e inutiinutilidad adminilidad administratistrati0os 0os de de taletales s documdocumentos. Dic6o entos. Dic6o preceprecepto pto pre0: tambi:n lapre0: tambi:n la creaci/n de Comisiones Cali!icadoras en los Oranismos p4blicos $ue

creaci/n de Comisiones Cali!icadoras en los Oranismos p4blicos $ue as7 se determine.as7 se determine. %a mencionada Comisi/n !ue reulada por el Real Decreto 1')(,# de ; de %a mencionada Comisi/n !ue reulada por el Real Decreto 1')(,# de ; de !ebrero# por el $ue se establece su composici/n# !uncionamiento & competencias.

!ebrero# por el $ue se establece su composici/n# !uncionamiento & competencias. CLASI/ICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.

CLASI/ICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS. Ente

Entendendemos mos popor r docdocumeumentos ntos o!io!iciaciales les o o docdocumeumento nto admadminiinistrstratiati0o# 0o# a$ua$uellellos os $ue$ue relacionan a las persona !7sicas o 2ur7dicas con las distintas instituciones o centros o!iciales# relacionan a las persona !7sicas o 2ur7dicas con las distintas instituciones o centros o!iciales# as7 como los de r:imen interno de los mismos.

as7 como los de r:imen interno de los mismos. %os

%os documentos oficialesdocumentos oficiales son# por lo eneral# documentos escritos. son# por lo eneral# documentos escritos.

T.<. 9 < T.<. 9 <

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Como es l/ico# cada oranismo dentro de cada Administraci/n P4blica# enera una Como es l/ico# cada oranismo dentro de cada Administraci/n P4blica# enera una serie de documentos espec7!icos $ue dependern de la acti0idad $ue desarrolle.

serie de documentos espec7!icos $ue dependern de la acti0idad $ue desarrolle.

En base a ello# podemos 6acer una primera clasi!icacion eneral de las di0ersas En base a ello# podemos 6acer una primera clasi!icacion eneral de las di0ersas clases de documentos

clases de documentos administrati0os emitidos por las Administraciones P4blicas8administrati0os emitidos por las Administraciones P4blicas8 •

• De &o-$!i&a&i!De &o-$!i&a&i!8 Como son las noti!icaciones & comunicaciones.8 Como son las noti!icaciones & comunicaciones. •

• De &ita&i!De &ita&i!8 Por e2emplo# citaciones & empla3amientos.8 Por e2emplo# citaciones & empla3amientos. •

• De &o!-i!a&i!De &o!-i!a&i!8 Re$uerimientos8 Re$uerimientos11 •

• De &o!sta!&ia o pr$e0aDe &o!sta!&ia o pr$e0a8 Entre otros# actas & certi!icados.8 Entre otros# actas & certi!icados. •

• Peri&ia"es:Peri&ia"es: %os in!ormes. %os in!ormes. •

• De de&isi!De de&isi!8 %as resoluciones & acuerdos.8 %as resoluciones & acuerdos. Por otro lado# no podemos ol0idarnos de los

Por otro lado# no podemos ol0idarnos de los documentos de apoyo informativo.documentos de apoyo informativo. Ent

Entendendemoemos s popor r docdocumeumentos ntos de de apoapo&o &o in!in!ormormatiati0o 0o a$ua$uellellos os $ue $ue proproporporciocionannan elementos de 2uicio necesarios para $ue el /rano competente pueda dictar determinada elementos de 2uicio necesarios para $ue el /rano competente pueda dictar determinada resoluci/n

resoluci/n,,

%os documentos de apo&o in!ormati0o o de instrucci/n aparecen en la !ase del %os documentos de apo&o in!ormati0o o de instrucci/n aparecen en la !ase del mismo nombre del procedimiento administrati0o# en la $ue# como &a sabemos# !iuran8 mismo nombre del procedimiento administrati0o# en la $ue# como &a sabemos# !iuran8

•

• %as aleaciones de los interesados.%as aleaciones de los interesados. •

• %os in!ormes de /ranos distintos a $uienes compete la resoluci/n.%os in!ormes de /ranos distintos a $uienes compete la resoluci/n. •

• %a in!ormaci/n p4blica.%a in!ormaci/n p4blica. •

• %as pruebas.%as pruebas. •

• %a audiencia del interesado.%a audiencia del interesado.  Adems

 Adems de de los los documentos documentos de de instrucci/n instrucci/n e5isten e5isten otros otros $ue $ue de de !orma !orma directa directa oo indirecta enri$uecen la in!ormaci/n administrati0a# como pueden

indirecta enri$uecen la in!ormaci/n administrati0a# como pueden ser# ser# entre otros8entre otros8 •

• %os repertorios de leislaci/n.%os repertorios de leislaci/n. •

• %os te5tos %os te5tos de Derec6o Administrati0o.de Derec6o Administrati0o. •

• %as enciclopedias & %as enciclopedias & diccionarios 2ur7dicos.diccionarios 2ur7dicos. •

• %as re0istas especiali3adas.%as re0istas especiali3adas.

LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATI2OS LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATI2OS 1.

1. CLCLAASESESS

 Actualmente#

 Actualmente# es es mu& mu& e5tendida e5tendida la la clasi!icaci/n clasi!icaci/n $ue $ue se se 6ace 6ace en en base base a a lala documentaci/n $ue eneran las relaciones establecidas por la Administraci/n con los documentaci/n $ue eneran las relaciones establecidas por la Administraci/n con los ciudadanos# estos con la Administraci/n & la Administraci/n en s7 misma# se4n la cual ciudadanos# estos con la Administraci/n & la Administraci/n en s7 misma# se4n la cual distinuimos8

distinuimos8 a3

a3 Do&Do&$-e$-e!to!tos ds diriiri#id#idos os por por "a "a AAd-id-i!i!istrstra&ia&i! ! a "a "os os &i$d&i$dada!ada!os:os:

1

1_{HediHediante un ante un re$uere$uerimiento se pone rimiento se pone en conocimiento de en conocimiento de aluien el contenido de aluien el contenido de una determinada resoluci/una determinada resoluci/n#n#}

con

conminnminndoledole# # al al mismo mismo tiemtiempo# po# para $ue para $ue rearealice una lice una detdetermierminada conducnada conducta ta o o de2de2e e de realide reali3ar3arla# la# ba2ba2oo apercibimiento# en la ma&or7a de los casos# de $ue su incumplimiento podr7a oriinar una sanci/n.

apercibimiento# en la ma&or7a de los casos# de $ue su incumplimiento podr7a oriinar una sanci/n.

2

2_{Por esta ra3/n# alunos autores los denominan Bdocumentos de instrucci/n# e incluso a$uellos otros $uePor esta ra3/n# alunos autores los denominan Bdocumentos de instrucci/n# e incluso a$uellos otros $ue}

directa o indirectamente contribu&en a enri$uecer la in!ormaci/n. directa o indirectamente contribu&en a enri$uecer la in!ormaci/n.

T.<. 9  T.<. 9 

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Como principales documentos de este tipo# encontramos8 Como principales documentos de este tipo# encontramos8 •

• Noti+i&a&io!esNoti+i&a&io!es8 %a noti!icaci/n es el traslado del acto administrati0o al particular 8 %a noti!icaci/n es el traslado del acto administrati0o al particular  destinatario. mediante las cuales se pone en conocimiento de los interesados de9 destinatario. mediante las cuales se pone en conocimiento de los interesados de9 terminadas resoluciones o acuerdos administrati0os $ue les a!ectan.

terminadas resoluciones o acuerdos administrati0os $ue les a!ectan. •

• P$0"i&a&io!esP$0"i&a&io!es8 En Goletines o!iciales.8 En Goletines o!iciales. •

• Re)$eri-ie!tosRe)$eri-ie!tos8 En los $ue se insta al administrado a cumplir cierto trmite o con98 En los $ue se insta al administrado a cumplir cierto trmite o con9 ducta. Dic6o de otra !orma# los re$uerimientos son los actos de intimaci/n $ue ducta. Dic6o de otra !orma# los re$uerimientos son los actos de intimaci/n $ue imponen a los particulares una conducta distinta de la comparecencia# por e2emplo# imponen a los particulares una conducta distinta de la comparecencia# por e2emplo# derribar un edi!icio.

derribar un edi!icio. •

• Cita&io!es:Cita&io!es: Hediante las cuales se con0oca a una persona para $ue compare3caHediante las cuales se con0oca a una persona para $ue compare3ca ante un determinado /rano administrati0o en un d7a determinado# por e2emplo# el ; ante un determinado /rano administrati0o en un d7a determinado# por e2emplo# el ; de abril.

de abril. •

• E-p"aa-ie!tosE-p"aa-ie!tos8 Por los $ue se con0oca a una persona para $ue compare3ca8 Por los $ue se con0oca a una persona para $ue compare3ca ante un determinado /rano administrati0o dentro de un cierto per7odo de tiempo# ante un determinado /rano administrati0o dentro de un cierto per7odo de tiempo# por e2emplo# antes de , d7as..

por e2emplo# antes de , d7as.. •

• Certi+i&a&io!es.Certi+i&a&io!es. DDooccuummeenntotos s dde e aauutetenntiticcaaccii//n n mmeeddiiaannte te lloos s ccuuaallees s llaa  Administraci/n

 Administraci/n acredita acredita la la e5istencia e5istencia de de un un 6ec6o# 6ec6o# pudiendo pudiendo ser ser Bde Bde 2uicio2uicio ==cecertrti!i!iicacadodos s mm:d:dicicosos# # de de bubuenena a cocondnduuctctaa# # de de cconon0i0i0e0enncicia# a# eetctc.> .> o o BdBdee conoc

conocimieimiento nto =con=constatan la statan la e5ise5istencia de tencia de determdeterminadoinados s datos o datos o documdocumentos en entos en elel arc6i0o>.

arc6i0o>. En

En el el mbmbito ito de de la la adadminminististracraci/n i/n loclocal# al# las certilas certi!ic!icaciacioneones s de de todotodos s los los actactosos o!iciales# resoluciones & acuerdos de la Corporaci/n# Comisiones & Autoridades# as7 como o!iciales# resoluciones & acuerdos de la Corporaci/n# Comisiones & Autoridades# as7 como las copias &

las copias & certicerti!icados de !icados de los libros & los los libros & los documdocumentos $ue entos $ue en las en las distidistintas dependencntas dependenciasias e5istan# se e5pedirn siempre por el Secretario# sal0o precepto leal $ue dispona otra e5istan# se e5pedirn siempre por el Secretario# sal0o precepto leal $ue dispona otra cosa.

cosa.

Se4n lo estable

Se4n lo establecido en el art. .' cido en el art. .' de la %e& (1)*+# de de la %e& (1)*+# de , de abril & el , de abril & el art. , delart. , del Re

Relalamenmento to de de OrOraniani3ac3aci/ni/n# # ?un?unciocionamnamieniento to & & R:R:imeimen n -ur-ur7di7dico co de de las las EntEntidaidadesdes %o

%ocacaleles# s# totododos s lolos s ciciududadadananos os titienenen en dedererec6o c6o a a obobtetenener r cocopipias as & & cecertrti!i!icicacacioioneness acreditati0as de los acuerdos de los /ranos de obierno & administraci/n de las entidades acreditati0as de los acuerdos de los /ranos de obierno & administraci/n de las entidades locales & de sus antecedentes# as7 como a consultar los arc6i0os & reistros.

locales & de sus antecedentes# as7 como a consultar los arc6i0os & reistros.

%as certi!icaciones se e5pedirn por orden del Presidente de la Corporaci/n & con %as certi!icaciones se e5pedirn por orden del Presidente de la Corporaci/n & con su 0isto bueno. Irn rubricadas al maren# por el 2e!e de la Secci/n o del Neociado al $ue su 0isto bueno. Irn rubricadas al maren# por el 2e!e de la Secci/n o del Neociado al $ue corresponden & lle0arn el sello de

corresponden & lle0arn el sello de la Corporaci/n.la Corporaci/n.

Pueden e5pedirse certi!icaciones de los acuerdos de las Corporaciones %ocales Pueden e5pedirse certi!icaciones de los acuerdos de las Corporaciones %ocales antes de ser

antes de ser aprobaprobadas las actas $ue adas las actas $ue los contenlos contenan# siempre $ue se an# siempre $ue se 6aa la sal0edad en6aa la sal0edad en es

este te sesentntidido o & & a a rereseser0r0a a de de lolos s t:t:rmrmininos os $u$ue e reresusultlten en de de la la apaprorobabacici/n /n dedel l acactata correspondiente.

correspondiente. 03

03 Do&Do&$-e$-e!to!tos ds diriiri#id#idos os por por "os "os &i$&i$dadadada!os !os a "a a "a AAd-id-i!i!istrstra&ia&i!:!:

%os documentos $ue los ciudadanos dirien a la Administraci/n 0ar7an en !unci/n de %os documentos $ue los ciudadanos dirien a la Administraci/n 0ar7an en !unci/n de la posici/n $ue ocupan en relaci/n con el procedimiento administrati0o# en el $ue el la posici/n $ue ocupan en relaci/n con el procedimiento administrati0o# en el $ue el ciudadano ostenta una posici/n dinmica !rente a la Administraci/n# $ue se traduce en una ciudadano ostenta una posici/n dinmica !rente a la Administraci/n# $ue se traduce en una serie de inter0enciones $ue se !ormali3an documentalmente & $ue inciden en el proceso de serie de inter0enciones $ue se !ormali3an documentalmente & $ue inciden en el proceso de !ormaci/n de la 0oluntad administrati0a.

!ormaci/n de la 0oluntad administrati0a.

T.<. 9 * T.<. 9 *

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Di

Dic6c6os os dodocucumementontos s soson n !un!undadamementantalmlmenente te cucuatratro o ssololicicititududeses# # dedenununcnciaias#s# ale

aleacionaciones es & & recurrecursos# a sos# a tra0:tra0:s s de de los cuales los los cuales los ciudaciudadanos participdanos participan an en la en la actuaactuaci/nci/n administrati0a# unas 0eces promo0i:ndola# otras aportando datos & otras o impunndola. administrati0a# unas 0eces promo0i:ndola# otras aportando datos & otras o impunndola.

Son !undamentalmente los siuientes8 Son !undamentalmente los siuientes8 •

• So"i&it$desSo"i&it$des8 8 UtUtilili3i3adadas as nonormarmalmlmenente te papara ra la la ininiciciaiacici/n /n de de un un prprococededimimieientonto administrati0o =instancias>. Son documentos $ue contienen una o 0arias peticiones administrati0o =instancias>. Son documentos $ue contienen una o 0arias peticiones di

diririidaidas s a a propromo0mo0er er la la accacci/n i/n del del /r/rano ano admadminiinistrastrati0ti0o o al al $ue $ue se se didiririe e parparaa satis

satis!acer una !acer una o o 0aria0arias pretensions pretensiones con es con !undamen!undamento to en un en un derecderec6o 6o sub2sub2eti0o o eti0o o unun inter:s le7timo.

inter:s le7timo. •

• DeDe!$!$!&!&iasias . Documentos por los un ciudadano# en cumplimiento o no de una. Documentos por los un ciudadano# en cumplimiento o no de una obliaci/n leal# pone en conocimiento de un /rano administrati0o la e5istencia de obliaci/n leal# pone en conocimiento de un /rano administrati0o la e5istencia de un determinado 6ec6o $ue pudiera obliar a la iniciaci/n de un procedimiento un determinado 6ec6o $ue pudiera obliar a la iniciaci/n de un procedimiento administrati0o.

administrati0o. •

• A"e#a&io!esA"e#a&io!es8 En ellas los interesados en un procedimiento administrati0o aportan8 En ellas los interesados en un procedimiento administrati0o aportan datos o 0aloraciones de carcter !ctico o 2ur7dico para su consideraci/n por el datos o 0aloraciones de carcter !ctico o 2ur7dico para su consideraci/n por el /rano competente.

/rano competente. •

• Re&$rsosRe&$rsos8 Son documento mediante los cuales los ciudadanos impunan un acto8 Son documento mediante los cuales los ciudadanos impunan un acto administrati0o $ue a!ecta a sus derec6os o intereses# demandando su anulaci/n o administrati0o $ue a!ecta a sus derec6os o intereses# demandando su anulaci/n o mod

modi!ii!icaccaci/n i/n por por inincurcurrir en rir en alalununa a de de lalas s caucausas sas de de in0in0alialide3 de3 prepre0is0istas tas en en elel ordenamiento 2ur7dico.

ordenamiento 2ur7dico. Por

Por 4l4ltimtimo o podpodemoemos s encencuaduadrar rar en en estesta a claclasi!si!icaicaciocion n otrotro o tiptipo o de de docdocumeumentontoss di

diririidoidos s por por los los ciuciudaddadanoanos s a a la Admila Admininistrastraci/ci/n n $ue $ue esest t ad$ad$uiruirieniendo do cadcada a d7a d7a msms rele0ancia.

rele0ancia.

Nos re!erimos a las

Nos re!erimos a las Re&"a-a&io!esRe&"a-a&io!es $ue son $ue son actos del ciudadaactos del ciudadano mani!estando suno mani!estando su discordancia por una supuesta de!iciencia en el !uncionamiento de un ser0icio p4blico & discordancia por una supuesta de!iciencia en el !uncionamiento de un ser0icio p4blico & supone una colaboraci/n por parte de a$u:l en la me2ora de los ser0icios.

supone una colaboraci/n por parte de a$u:l en la me2ora de los ser0icios. &3

&3 DoDo&$&$-e-e!t!tos os adad-i-i!i!iststraratiti'o'os ds de r4e r4#i#i-e-e! i! i!t!tererioior:r:

Como su nombre indica# estos documentos no se destinan al e5terior del centro# Como su nombre indica# estos documentos no se destinan al e5terior del centro# instituci/n o!icial & oranismo# sino $ue solamente Bcirculan en el interior de los mismos o instituci/n o!icial & oranismo# sino $ue solamente Bcirculan en el interior de los mismos o sir0en de relaci/n entre ellos.

sir0en de relaci/n entre ellos.

Es el caso# por e2emplo# de los in!ormes solicitados a otro /rano administrati0o# as7 Es el caso# por e2emplo# de los in!ormes solicitados a otro /rano administrati0o# as7 como de las actas# de las propuestas de resoluci/n & de los documentos contables.

como de las actas# de las propuestas de resoluci/n & de los documentos contables. •

• Tras"adoTras"ado8 Es la comunicaci/n de un acto cual$uiera reali3ada entre /ranos o8 Es la comunicaci/n de un acto cual$uiera reali3ada entre /ranos o uni

unidaddades es admadminiinistrstratiati0as 0as $ue $ue conconllelle0a 0a el el en0en07o 7o de de un un docdocumeumento nto o o e5pe5pediedienteente administrati0o.

administrati0o. •

• I!+or-eI!+or-e8 8 A A e!ee!ectoctos s de de la la reresosolulucici/n /n dedel l prprococededimimieiento nto se se sosolilicicitatarrn n a$a$ueuellllosos in!

in!ormormes es $ue $ue seasean n preprecepcepti0ti0os os por por didisposposicsicioniones es lelealeales s & & los los $ue $ue se se 2u32u3ueuenn necesarios para resol0er# citndose el precepto $ue los e5i2a# o !undamentando# en necesarios para resol0er# citndose el precepto $ue los e5i2a# o !undamentando# en su caso# la con0eniencia de reclamarlos. =Art. *,.1 de la %e& '(),>.

su caso# la con0eniencia de reclamarlos. =Art. *,.1 de la %e& '(),>. •

• Di&t*-e!esDi&t*-e!es8 Son di!erentes las maneras & modos $ue los asuntos tienen de llear 8 Son di!erentes las maneras & modos $ue los asuntos tienen de llear  a

a ccononocociimimieentnto o o o reressoolulucici/n /n de de lla a CCororpoporaracici/n/n# # pprere0i0ia a iinnclclususi/i/n n en en elel co

corrrresespopondndieiente nte orordeden n dedel l d7d7a. a. El El prprococededimimieiento nto nonormrmal al lo lo coconsnstittitu&u&en en loloss di

dictctmemenenes s de de lalas s CoComimisisionones es InIn!o!ormrmatati0i0as as & & lolos s inin!or!ormemes s de de lalas s didististintantass dependencias municipales &

dependencias municipales & pro0inciales.pro0inciales. •

• Prop$eProp$esta sta de de Reso"$Reso"$&io!&io!8 8 Es Es el el trtrasaslalado do al al /r/raano no adadmimininiststrarati0ti0o o $u$ue e 6a 6a dede res

resol0ol0erer# # de de un un in!in!ormorme e en en el el $ue $ue conconsteste8 8 enuenumermeraciaci/n /n claclara ra & & sucsucintinta a de de loloss

T.<. 9 ) T.<. 9 )

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6ec

6ec6os6os# # disdisposposiciicioneones s lelealeales s aplaplicaicablebles s & & alealeacaci/n i/n ra3ra3onaonada da de de la la docdoctritrina#na# pronunciamientos $ue 6a&a de contener la parte dispositi0a.

pronunciamientos $ue 6a&a de contener la parte dispositi0a. •

• Reso"$&i!Reso"$&i!8 %a resoluci/n puede producirse por un acto e5preso o por aplicaci/n8 %a resoluci/n puede producirse por un acto e5preso o por aplicaci/n del

del silsilencencio io admadminiinistrstratiati0o. 0o. %a %a resresololuciuci/n /n e5pe5presresa a decdecidiidir r todatodas s las las cuecuestistioneoness planteadas por los interesados & a$uellas otras deri0adas del e5pediente.

planteadas por los interesados & a$uellas otras deri0adas del e5pediente. •

• Mi!$taMi!$ta8 %a copia $ue se inclu&e en el e5pediente o $ue se conser0a arc6i0ada para8 %a copia $ue se inclu&e en el e5pediente o $ue se conser0a arc6i0ada para otros !ines# recibe el nombre de minuta $ue# en de!initi0a# se trata de una simple otros !ines# recibe el nombre de minuta $ue# en de!initi0a# se trata de una simple copia literal del escrito o documento

copia literal del escrito o documento reproducido.reproducido. •

• Notas i!terioresNotas i!teriores8 Es un documento de e!icacia interna para el propio oranismo#8 Es un documento de e!icacia interna para el propio oranismo# relati0o a la orani3aci/n & !uncionamiento del mismo.

relati0o a la orani3aci/n & !uncionamiento del mismo. •

• Asie!toAsie!to8 Constancia o toma de ra3/n $ue se reali3a en un libro o documento con el8 Constancia o toma de ra3/n $ue se reali3a en un libro o documento con el !in de re!le2ar la e5istencia de cual$uier 6ec6o.

!in de re!le2ar la e5istencia de cual$uier 6ec6o. 53 RE6UISITOS /ORMALES DE CARACTER GENERAL 53 RE6UISITOS /ORMALES DE CARACTER GENERAL 1.

1. CoCo!t!te!e!ididoo

Con!orme a lo pre0isto en el art.  de la %R-AP9PAC# las solicitudes $ue !ormulen Con!orme a lo pre0isto en el art.  de la %R-AP9PAC# las solicitudes $ue !ormulen los ciudadanos debern contener8

los ciudadanos debern contener8 •

• NoNombmbre re & & apapelellilidodos s dedel l ininterteresesadado o &&# # en en su su cacasoso# # de de la la pepersrsonona a $u$ue e lolo represente# as7 como la identi!icaci/n del medio pre!erente o del luar $ue se represente# as7 como la identi!icaci/n del medio pre!erente o del luar $ue se señale a e!ectos de noti!icaciones.

señale a e!ectos de noti!icaciones. •

• ec6os# ra3ones & petici/n en $ue se concrete# con toda claridad# la solicitud.ec6os# ra3ones & petici/n en $ue se concrete# con toda claridad# la solicitud. •

• %uar & !ec6a.%uar & !ec6a. •

• ?i?irmrma a dedel l sosolilicicitantante te o o acacrerediditatacici/n /n de de la la auautententicticididad ad de de su su 0o0oluluntntadad e5presada por cual$uier medio.

e5presada por cual$uier medio. •

• Orano# centro o unidad administrati0a a la $ue se dirie.Orano# centro o unidad administrati0a a la $ue se dirie. 5. Soporte

5. Soporte  Aun$ue

 Aun$ue lo lo normal normal es es $ue $ue los los documentos documentos se se presenten presenten en en papel papel normal# normal# tambi:ntambi:n pueden plasmarse en cual$uier otro soporte papel !otor!ico# cd# d0d# etc..

pueden plasmarse en cual$uier otro soporte papel !otor!ico# cd# d0d# etc..

Si se presentan en papel com4n es aconse2able presentar el oriinal & una copia o Si se presentan en papel com4n es aconse2able presentar el oriinal & una copia o !otocopia. De esta !orma la primera $uedar en poder de la Administraci/n & la copia o !otocopia. De esta !orma la primera $uedar en poder de la Administraci/n & la copia o !otocopia# debidamente sellada# se de0ol0er al depositante.

!otocopia# debidamente sellada# se de0ol0er al depositante. 7. L$#ar de prese!ta&i!

7. L$#ar de prese!ta&i! Se

Se4n 4n lo dispulo dispuesto en esto en el el artart. . '* '* de de la la %R%R-AP-AP9P9PAAC# C# las solilas solicitcitudeudes# s# escescritritos os && comunicaciones $ue los ciudadanos diri2an a los /ranos de las Administraciones P4blicas comunicaciones $ue los ciudadanos diri2an a los /ranos de las Administraciones P4blicas podrn presentarse8

podrn presentarse8 •

• En los reistros de los En los reistros de los /ranos administrati0os a $ue se /ranos administrati0os a $ue se diri2an.diri2an. •

• En En lolos s rereiiststroros s de de cucualal$u$uieier r /r/raano no adadmimininiststraratiti0o0o# # $u$ue e pepertrtenene3e3ca ca a a lala  Administraci/n

 Administraci/n Feneral Feneral del del Estado# Estado# a a la la de de cual$uier cual$uier AdminAdministraci/n istraci/n de de laslas Co

Comumuninidadadedes s AAutut/n/nomomasas# # o o a a la la de de alaluuna na de de lalas s EnEntitidadadedes s $u$ue e ininteteran ran lala  Administraci/n

 Administraci/n %ocal %ocal si# si# en en este este 4ltimo 4ltimo caso# caso# se se 6ubiese 6ubiese suscrito suscrito el el oportunooportuno Con0enio.

Con0enio. •

• En las o!icinas de Correos# en la !orma $ue relamentariamente se estable3ca.En las o!icinas de Correos# en la !orma $ue relamentariamente se estable3ca. •

• En En lalas s reprepresresentaentaciociones nes dipdiplomlomtiticas cas u u o!ico!icinainas s conconsulsulareares s de de EspEspaña aña en en elel e5tran2ero.

e5tran2ero.

T.<. 9 1 T.<. 9 1

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•

• En cual$uier otro $ue estable3can las disposiciones 0ientes.En cual$uier otro $ue estable3can las disposiciones 0ientes. 73 REDACCION

73 REDACCION

Si bien los documentos $ue los ciudadanos dirien a la Administraci/n o3an de Si bien los documentos $ue los ciudadanos dirien a la Administraci/n o3an de enorme !le5ibilidad# tanto en la !orma como en su contenido# deben distinuirse en ellos enorme !le5ibilidad# tanto en la !orma como en su contenido# deben distinuirse en ellos cinco partes claramente di!erenciadas8

cinco partes claramente di!erenciadas8 1.

1. Datos Datos &o-p"e&o-p"etos detos de" so"i" so"i&ita!&ita!te, de!$te, de!$!&ia!te, re&$!&ia!te, re&$rre!te o de )rre!te o de )$ie! a"$ie! a"e#ae#a El documento comen3ar indicando el nombre & los dos apellidos del interesado# El documento comen3ar indicando el nombre & los dos apellidos del interesado#  2unto

 2unto con con su su n4mero n4mero del del DNI DNI o o el el n4mero n4mero de de identi!icaci/n identi!icaci/n !iscal !iscal NI?# NI?# si si eses persona 2ur7dica.

persona 2ur7dica. De

Debeberrn n rere!le!le2a2arsrse e ototroros s dadatotos s esespepec7c7!i!icocos s si si soson n e5e5iiididos os popor r la la nonormrmatati0i0aa reuladora aplicable a cada caso.

reuladora aplicable a cada caso.  Asimismo#

 Asimismo# sabido sabido es es $ue $ue la la %R-AP9PA%R-AP9PAC C permite permite $ue $ue las las noti!icaciones noti!icaciones sese practi$uen por di!erentes medios & en luares di0ersos# pero con pre!erencia a practi$uen por di!erentes medios & en luares di0ersos# pero con pre!erencia a a$uellos $ue e5presamente indi$uen los interesados en sus actuaciones@ por ello# a$uellos $ue e5presamente indi$uen los interesados en sus actuaciones@ por ello# los interesados debern indicar el medio pre!erente de noti!icaci/n por tel:!ono# los interesados debern indicar el medio pre!erente de noti!icaci/n por tel:!ono# !a5

!a5# # 07a modem07a modem# # etcetc. . o o el el luluar ar eleeleidido o a a taltales es e!ece!ectos tos dodomicmiciliilio o parparticticulaular#r# seunda residencia# centro de traba2o# etc..

seunda residencia# centro de traba2o# etc.. 5.

5. ExpExposiosi&i&i! de "os 8e! de "os 8e&8os ( ra&8os ( rao!eo!es )$e a'a"s )$e a'a"a! "a peta! "a peti&ii&i!!

Esta es la parte e5positi0a del documento# la ms importante &# a su 0e3# la de Esta es la parte e5positi0a del documento# la ms importante &# a su 0e3# la de red

redaccacci/n ms i/n ms liblibre# re# dondonde de se se detdetallallan an de de !orm!orma a ordordenaenada da todtodos os los 6ec6olos 6ec6os s && ra3onamientos en los $ue se basa la petici/n.

ra3onamientos en los $ue se basa la petici/n. Tr

Tratatndondose se de de alealeacacioniones es o o recrecursursos os se se indindicaicarnrn# # si si se se conconoceocen# n# otrotros os datdatosos com

compleplemenmentaritarios os $ue $ue !aci!acililiten ten su su ideidentinti!ica!icaci/ci/n# n# comcomo o puepuede de ser ser el el n4mn4mero ero dede e5pediente# el asunto o procedimiento de $ue se trata# tipo de acto administrati0o e5pediente# el asunto o procedimiento de $ue se trata# tipo de acto administrati0o $ue se recurre  resoluci/n# acuerdo# acto de trmite# etc..

$ue se recurre  resoluci/n# acuerdo# acto de trmite# etc.. Dic

Dic6a 6a parte se parte se iniciniciar con iar con la palabra BEJPONE# BDENUNla palabra BEJPONE# BDENUNCIACIA# # BA%EFABA%EFA# # etc.etc.''_##

para en la siuiente l7nea redactar de !orma concisa los repetidos 6ec6os & ra3ones. para en la siuiente l7nea redactar de !orma concisa los repetidos 6ec6os & ra3ones. El contenido de esta parte con0iene di0idirlo en apartados numerados comprensi0os El contenido de esta parte con0iene di0idirlo en apartados numerados comprensi0os de los di!erentes aspectos de la arumentaci/n# pues de esta !orma se consiue de los di!erentes aspectos de la arumentaci/n# pues de esta !orma se consiue ma&or claridad e5positi0a.

ma&or claridad e5positi0a. Es

Es tamtambi:bi:n n recrecomeomendandable ble $ue $ue la la redredaccacci/n i/n sisia a una una estestrucructura tura simsimplipli!ic!icada ada && si

siststememtticica# a# rerespspetetanando do el el orordeden n l/l/iico co dedel l tete5t5to o & & la la crcrononololoo7a 7a de de loloss acontecimientos

acontecimientos;;_..

77.. PPeettii&&ii!! Es

Este te es es el el BpBpetetititumum  lla a BsBs4p4plilicaca# # sese44n n la la tetermrmininololoo7a 7a de de la la 0i0ie2e2a a %e%e& & dede Pro

Procedcedimiimientento o AdAdminminististratrati0oi0o# # dondonde de debdeber er ponponerserse e espespeciecial al esmesmero ero en en susu redacci/n# toda 0e3 $ue ni la Administraci/n otorar lo no pedido ni tampoco ser redacci/n# toda 0e3 $ue ni la Administraci/n otorar lo no pedido ni tampoco ser de!endible una pretensi/n en tal sentido ante los Tribunales de 2usticia.

de!endible una pretensi/n en tal sentido ante los Tribunales de 2usticia.

%a petici/n comen3ar con las palabras BPor lo cual# SO%ICITA... o BEn su 0irtud# %a petici/n comen3ar con las palabras BPor lo cual# SO%ICITA... o BEn su 0irtud# SO%ICITA...# empleando para ello dos l7neas & e0itando# como en otro momento se SO%ICITA...# empleando para ello dos l7neas & e0itando# como en otro momento se di

di2o# 2o# e5e5prepresiosiones nes o o palpalabrabras as $ue $ue impimpli$li$uen uen sumsumisiisi/n /n o o desdesiuiualdaldad ad resrespecpecto to alal

3

3 _{Aun$ue puede utili3arse la  Aun$ue puede utili3arse la primera primera persona del sinular persona del sinular =EJPONFO# DENUNCIO# etc.># =EJPONFO# DENUNCIO# etc.># lo ms lo ms normal normal es $uees $ue}

se 6able en tercera persona =EJPONE# DENUNCIA# etc.> se 6able en tercera persona =EJPONE# DENUNCIA# etc.>

4

4_{En el caso de $ue los 6ec6os !ueran ob2eto de una e5tensa arumentaci/n 2ur7dica puede utili3arse al !ormatoEn el caso de $ue los 6ec6os !ueran ob2eto de una e5tensa arumentaci/n 2ur7dica puede utili3arse al !ormato}

de BANTECEDENTES =donde se e5ponen los 6ec6os> & BCONSIDERACIONES =!undamentos 2ur7dicos># de BANTECEDENTES =donde se e5ponen los 6ec6os> & BCONSIDERACIONES =!undamentos 2ur7dicos># aun$ue esta !orma de proceder es propia de los pro!esionales del Derec6o & no de los ciudadanos de a pie. aun$ue esta !orma de proceder es propia de los pro!esionales del Derec6o & no de los ciudadanos de a pie.

T.<. 9 11 T.<. 9 11

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/rano administrati0o al $ue 0a diriido el escrito. Por tanto# no se consinarn /rano administrati0o al $ue 0a diriido el escrito. Por tanto# no se consinarn e5p

e5presresioniones es obsobsoleoletastas# # taltales es comcomo o BSuBSupliplicaca# # BRBRueuea# a# BDBDios ios uauarde rde a a KK. . E.E. Bcu&a 0ida uarde Dios muc6os años# BEs racia $ue espera obtener de K. E. BA Bcu&a 0ida uarde Dios muc6os años# BEs racia $ue espera obtener de K. E. BA su Ilma. con el debido respeto

su Ilma. con el debido respeto & otras similares.& otras similares. 9.

9. L$L$#a#arr, +, +e&e&8a ( +8a ( +irir-a-a

El interesado consinar a continuaci/n el luar# la !ec6a & su !irma. Si no sabe o no El interesado consinar a continuaci/n el luar# la !ec6a & su !irma. Si no sabe o no puede !irmar# acreditar la autenticidad de su 0oluntad por cual$uier otro medio puede !irmar# acreditar la autenticidad de su 0oluntad por cual$uier otro medio admitido en Derec6o.

admitido en Derec6o. .

. Or#a!o, Or#a!o, &e!tro &e!tro o $!o $!idad idad ad-i!ad-i!istraistrati'a ti'a a "a a "a )$e se )$e se diri#ediri#e

No e5iste total unanimidad en cuanto a la parte del documento donde !iura el No e5iste total unanimidad en cuanto a la parte del documento donde !iura el destinatario. Se4n lo pre0isto en la Orden Hinisterial de  de 2ulio de 1)*<# deber destinatario. Se4n lo pre0isto en la Orden Hinisterial de  de 2ulio de 1)*<# deber consinarse al principio del documento# pero 6a& cierta tradici/n de 6acerlo en consinarse al principio del documento# pero 6a& cierta tradici/n de 6acerlo en ma&4sculas & al !inal del escrito. Ello es as7 por$ue el art.  de la %R-AP9PAC# al ma&4sculas & al !inal del escrito. Ello es as7 por$ue el art.  de la %R-AP9PAC# al iual $ue la 0ie2a %e& de Procedimiento Administrati0o# incorpora el B/rano# centro iual $ue la 0ie2a %e& de Procedimiento Administrati0o# incorpora el B/rano# centro o unidad administrati0a a la $ue se dirie como el 4ltimo de los re$uisitos $ue debe o unidad administrati0a a la $ue se dirie como el 4ltimo de los re$uisitos $ue debe reunir toda solicitud de iniciaci/n del procedimiento

reunir toda solicitud de iniciaci/n del procedimiento administrati0o.administrati0o. E;EMPLO PRACTICO

E;EMPLO PRACTICO

Con el !in de e5tractar todo lo anterior nada me2or $ue e5poner a continuaci/n un Con el !in de e5tractar todo lo anterior nada me2or $ue e5poner a continuaci/n un e2emplo de denuncia presentada ante el E5celentisimo A&untamiento de Franada contra el e2emplo de denuncia presentada ante el E5celentisimo A&untamiento de Franada contra el dueño de un pub9 discoteca.

dueño de un pub9 discoteca. Do

Don n -u-uan an CuCuesesta ta ?e?ernrnanandede3 3 cocon n DNDNI I nL nL 1111.1.11111.1.11111. . J# J# dodomimicicililiadado o a a e!ee!ectoctos s dede noti!icaciones en la calle Desenaño nL ,1# piso 'L# de Franada# en su nombre & en noti!icaciones en la calle Desenaño nL ,1# piso 'L# de Franada# en su nombre & en representaci/n de la Comunidad de Propietarios de dic6a !inca urbana# de la $ue es representaci/n de la Comunidad de Propietarios de dic6a !inca urbana# de la $ue es Presidente# se4n se acredita en el documento nL 1 $ue aporta#

Presidente# se4n se acredita en el documento nL 1 $ue aporta# E<PONE:

E<PONE: 1.

1. Mue en Mue en la Disla Discotcoteca BEl Ruieca BEl Ruidildillolo# # sitsituaduada a en esta ciuden esta ciudad# en ad# en la calla calle Paseo delle Paseo del Percebe nL 11# semies$uina con Desenaño nL ,1# & de la $ue es propietario don Percebe nL 11# semies$uina con Desenaño nL ,1# & de la $ue es propietario don  Andr:s

 Andr:s Fuerra Fuerra Hartine3 Hartine3 # # se se lle0an lle0an a a cabo cabo diariamente# diariamente# & & 6asta 6asta altas altas 6oras 6oras de de lala madruada# sesiones de conciertos & bailes en las $ue se superan con creces los madruada# sesiones de conciertos & bailes en las $ue se superan con creces los ni0eles de ruido permitidos por la normati0a 0iente# en especial por el art7culo  de la ni0eles de ruido permitidos por la normati0a 0iente# en especial por el art7culo  de la Ordenan3a Hunicipal de proteccion del ambiente acustico de Franada de < de !ebrero Ordenan3a Hunicipal de proteccion del ambiente acustico de Franada de < de !ebrero de ,1.

de ,1.

Tal proceder moti0a $ue no puedan conciliar el sueño la ma&or parte de los 0ecinos de Tal proceder moti0a $ue no puedan conciliar el sueño la ma&or parte de los 0ecinos de las !incas colindantes con la re!erida Discoteca.

las !incas colindantes con la re!erida Discoteca. ,.

,. AdemAdems# se toles# se tolera la 0enra la 0enta & consta & consumo de droumo de droas por paas por parte de mucrte de muc6os cli6os clientesentes# tanto# tanto en

en el el ininteteririor or cocomo mo en en la la pupuererta ta & & alalededañaños os dedel l esestabtablelecicimimienento# to# a a pepesasar r de de lalass reiteradas $ue2as $ue los 0ecinos 6emos presentado ante el propietario & encarado reiteradas $ue2as $ue los 0ecinos 6emos presentado ante el propietario & encarado de la misma# sin $ue :stos 6a&an adoptado medida aluna al respecto.

de la misma# sin $ue :stos 6a&an adoptado medida aluna al respecto. '.

'. Asimismo# Asimismo# el coel consumo de nsumo de droas & droas & la cantidad la cantidad de bebidas de bebidas alco6/licas ialco6/licas ineridas en neridas en elel local moti0an $ue !recuentemente se produ3can peleas entre los clientes a la salida del local moti0an $ue !recuentemente se produ3can peleas entre los clientes a la salida del mismo# e incluso desper!ectos claramente intencionados en los 0e67culos aparcados mismo# e incluso desper!ectos claramente intencionados en los 0e67culos aparcados en la 07a p4blica.

en la 07a p4blica. ;.

;. Por 4ltimoPor 4ltimo# el # el local inlocal incumple por cumple por norma# & norma# & de manera de manera e5aerada# los e5aerada# los 6orarios de 6orarios de cierrecierre !i2ados por el A&untamiento para todos locales situados

!i2ados por el A&untamiento para todos locales situados en el Garrio del Percebe.en el Garrio del Percebe.

T.<. 9 1, T.<. 9 1,

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En concreto# se

En concreto# se incuincumplen sistemmplen sistemticaticamente los mente los art7cart7culos $ue ulos $ue !i2an como tope !i2an como tope para elpara el cierre las seis de la madruada =para los d7as !esti0os & sus 07speras> & las tres =para cierre las seis de la madruada =para los d7as !esti0os & sus 07speras> & las tres =para los restantes d7as># &a $ue si bien la re!erida Discoteca cierra sus puertas a esas 6oras los restantes d7as># &a $ue si bien la re!erida Discoteca cierra sus puertas a esas 6oras no es menos cierto $ue sus clientes siuen dentro cantando & bailando con la m4sica a no es menos cierto $ue sus clientes siuen dentro cantando & bailando con la m4sica a tope# sin $ue nunca abandonen el local ms pronto de las cinco de la madruada.

tope# sin $ue nunca abandonen el local ms pronto de las cinco de la madruada.  A

 A esta denuncia se acompañan los siuientes documentos8esta denuncia se acompañan los siuientes documentos8 NL

NL 1. Act1. Acta a de de la la CoComumuninidadad d de de PrPropopieietartarioios s de de la la !in!inca ca ururbabana na sisituatuada da en en la la cacallllee De

Desesennañaño o nL nL ,1,1# # de de FrFrananadada a popor r la la $u$ue e se se nonombmbra ra prpresesididenente te a a D# D# -u-uan an CuCuesestata otorandole poder de representaci/n.

otorandole poder de representaci/n. NL

NL ,. ,. PlPlieieo o cocon n ';';  !ir!irmamas s de de 0e0ecicinonos s dedel l PaPaseseo o dedel l PePercrcebebe# e# cacalllle e DeDesesennañaño o && colindantes.

colindantes.

NL '. Keintisiete 2usti!icantes de la presencia de la Polic7a Hunicipal en el mencionado local NL '. Keintisiete 2usti!icantes de la presencia de la Polic7a Hunicipal en el mencionado local en los 4ltimos seis meses# al ser re$uerida tele!/nicamente por 0ecinos de la 3ona# en en los 4ltimos seis meses# al ser re$uerida tele!/nicamente por 0ecinos de la 3ona# en especial por el Sr. Cuesta# pero sin $ue se 6a&a tomado medida aluna por los ediles especial por el Sr. Cuesta# pero sin $ue se 6a&a tomado medida aluna por los ediles municipales.

municipales.

NL ;. Keinte !otora!7as & seis d0ds $ue muestran a clientes de la Discoteca 0endiendo & NL ;. Keinte !otora!7as & seis d0ds $ue muestran a clientes de la Discoteca 0endiendo & consumiendo droa en la puerta del establecimiento & cometiendo todo tipo de actos consumiendo droa en la puerta del establecimiento & cometiendo todo tipo de actos 0andalicos.

0andalicos.

Es por ello por lo $ue Es por ello por lo $ue SOLICITA

SOLICITA

Mue se tena por !ormulada la presente denuncia a los e!ectos de la apertura de un Mue se tena por !ormulada la presente denuncia a los e!ectos de la apertura de un proce

procedimidimiento ento sancisancionador por onador por incuincumplimmplimiento reiterado de iento reiterado de la la OrdenOrdenan3a an3a HunHunicipicipal al dede proteccion del ambiente acustico de Franada de < de !ebrero de ,1.

proteccion del ambiente acustico de Franada de < de !ebrero de ,1.

Franada , de ma&o de ,. Franada , de ma&o de ,.

?irmado8 -uan Cuesta ?ernande3 ?irmado8 -uan Cuesta ?ernande3

EJCHO. SR. A%CA%DE9PRESIDENTE DE% EJCHO. AUNTAHIENTO DE FRANADA EJCHO. SR. A%CA%DE9PRESIDENTE DE% EJCHO. AUNTAHIENTO DE FRANADA

1.5.

1.5.

RECOGIDA

RECOGIDA Y

Y REPA

REPARTO

RTO DE

DE DOCUMENTOS.

DOCUMENTOS.

T.<. 9 1' T.<. 9 1'

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