i ÁREA DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA
ii
1.1. OBJETO ... 6
1.2. ALCANCE DEL CONTRATO ... 6
1.3. REQUISITOS PARA PARTICIPAR ... 6
1.4. REUNIÓN ACLARATORIA OBLIGATORIA Y VISITA A LAS INSTALACIONES OPCIONAL ... 9
1.5. VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA ... 10
1.6. INFORMACIÓN GENERAL ... 11
1.6.1. NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE ... 11
1.6.2. PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO RESPONSABLE EN LA CONTRATACIÓN ... 11
1.6.3. TRANSPARENCIA ... 12
1.6.4. INSCRIPCIÓN ... 12
1.6.5. RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO ... 13
1.6.6. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES ... 13
1.7. PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN ... 14
1.7.1. APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS ... 14
1.7.2. SOLUCIÓN DE CONSULTAS, MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LA SOLICITUD DE OFERTAS. ... 14
1.8. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS ... 15
1.9. CONDICIONES DE LA OFERTA ... 15
1.9.1. IDIOMA DE LA OFERTA ... 15
1.9.2. VIGENCIA DE LA OFERTA ... 16
1.9.3. DOCUMENTOS DE LA OFERTA ... 16
1.9.4. VERIFICACIÓN Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN ... 20
1.9.5. CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES ... 20
1.9.6. PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADO DE LA OFERTA ... 20
1.9.7. PRECIO ... 21
1.9.8. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA ... 22
1.9.9. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL ... 23
1.9.10. RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN ... 24
1.9.11. OTRAS CONDICIONES ... 24
1.10. APERTURA DE LAS OFERTAS Y ANÁLISIS DE LAS OFERTAS ... 24
1.10.1. ACLARACIÓN DE LAS OFERTAS ... 25
1.10.2. ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS ... 25
1.10.3. DECLARATORIA DE FALLIDO DE LA SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS ... 26
iii
1.10.6. ACEPTACIÓN DE LA OFERTA ... 32
1.10.6.1.1. NEGOCIACIÓN DIRECTA ... 32
1.10.6.1.2. AJUSTE ECONÓMICO ... 32
1.11. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO ... 33
1.11.1. PLAZO PARA LA FIRMA DEL CONTRATO Y PERFECCIONAMIENTO ... 33
1.11.2. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO ... 34
1.11.3. RENOVACIÓN ... 34
1.11.4. DOMICILIO CONTRACTUAL ... 34
1.11.5. FONDOS ... 34
1.11.6. VALOR DEL CONTRATO ... 34
1.11.7. FORMA DE PAGO ... 35
1.11.8. RETENCIÓN DE PAGOS ... 35
1.12. GARANTÍAS DEL CONTRATO ... 36
1.13. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA ... 37
1.14. CESIÓN DEL CONTRATO Y SUBCONTRATACIÓN ... 38
1.15. IMPUESTOS, RETENCIONES Y GASTOS ... 38
1.16. DEDUCCIONES POR INCUMPLIMIENTO ... 40
1.17. DESCUENTOS OPERATIVOS ... 42
1.18. FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO ... 42
1.19. RESERVA DE LA INFORMACIÓN ... 43
1.20. REQUISITOS DE LA FACTURA ... 43
1.21. COMUNICACIONES CON EL CONTRATISTA ... 44
1.22. COMPENSACIÓN... 44
1.23. INTERVENTORÍA ... 44
1.24. EXCLUSIÓN DE RELACIÓN LABORAL ... 44
iv 1.29. CONTROL DE REGISTROS ... 51 1.30. REVALUACIÓN DE PROVEEDORES ... 51 1.31. TERMINACIÓN ... 51
2.
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS ... 52
2.1. VIGILANTE ... 52 2.2. SUPERVISOR ... 532.3. PERFIL EXIGIDO CHEC PARA EL PERSONAL DE VIGILANCIA ... 54
2.4. ACTIVIDADES DE SUPERVISIÓN ... 55
2.5. SUPERVISOR DE VIGILANCIA ... 55
2.6. CAPACITACIÓN ... 56
2.7. ATRIBUCIONES DEL INTERVENTOR DEL CONTRATO ... 56
2.8. OTRAS CONSIDERACIONES A TENER EN CUENTA ... 57
2.9. VERIFICACIÓN, EVALUACIÓN Y CONTROL DE LOS SERVICIOS ... 58
2.10. ENLACE DE SERVICIOS COORDINADOR O REPRESENTANTE DEL CONTRATISTA ... 60
2.11. FUNCIONES DEL ENLACE, COORDINADOR O REPRESENTANTE DEL CONTRATISTA ... 60
2.12. EQUIPOS Y DOTACIÓN EN GENERAL ... 61
2.12.1. UNIFORMES ... 61 2.12.2. DOTACIÓN PERSONAL ... 61 2.12.3. ARMAMENTO Y MUNICIÓN ... 62 2.12.4. EQUIPOS DE COMUNICACIONES ... 62 2.12.5. ELEMENTOS DE ASEO ... 62 2.12.6. VEHÍCULOS Y MOTOS ... 62
2.12.7. EQUIPOS DE DETECCIÓN PARA LA REQUISA DE PERSONAS ... 63
2.12.8. ESPEJOS PARA LA REQUISA DE VEHÍCULOS ... 63
2.12.9. EQUIPO DE INVIERNO ... 63
2.12.10. LINTERNAS ... 63
v
3.
CARTA DE PRESENTACIÓN ... 66
4.
INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS ... 69
5.
CANTIDADES Y PRECIOS ... 70
1.1. OBJETO
Prestación de los servicios de vigilancia y seguridad privada. 1.2. ALCANCE DEL CONTRATO
En virtud de la ejecución del objeto contractual, el contratista deberá prestar los servicios de vigilancia y seguridad privada para proteger las instalaciones constituidas como bienes muebles e inmuebles que sean ocupados y/o utilizados por CHEC, ubicados en los departamentos de Caldas, Risaralda y Quindío y dentro del territorio colombiano cuando se requiera y realizar actividades propias enmarcadas en los parámetros establecidos en la normatividad de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, entre otras, estipuladas además en el Manual del vigilante para CHEC, como:
1. Coordinación 2. Supervisión
3. Control de accesos 4. Rondas perimetrales
5. Elaboración de mapas de riesgo 6. Elaboración de estudios de seguridad 7. Control de tránsito
8. Elaboración de informes de vigilancia 9. Monitoreo de alarmas
10. Cumplimiento de las reglas de negocio de CHEC en materia de seguridad física.
1.3. REQUISITOS PARA PARTICIPAR
Podrán presentar ofertas las personas jurídicas que cumplan los siguientes requisitos:
Tener sede principal o sucursal en la ciudad de Manizales; en caso tal de no tener la principal ni sucursal en esta ciudad, el oferente que resulte seleccionado y que por tanto se le acepte la oferta, debe hacer apertura de sucursal en la ciudad de Manizales en un plazo no mayor a tres (3) meses contados a partir de
7 la fecha de la aceptación de la oferta. En caso tal de no dar cumplimiento a lo estipulado se dará por terminado el contrato y se harán efectivas las garantías correspondientes y la cláusula penal. El cumplimiento de este requisito se verificará mediante la licencia de funcionamiento expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada
Acreditar la licencia de funcionamiento expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada para operar en el territorio colombiano y que se encuentre vigente al momento del cierre de este proceso de contratación. El oferente a quien se le acepte la oferta debe mantener vigente la licencia de funcionamiento durante la ejecución del contrato. En el evento en que esta licencia se venza durante el período de ejecución del contrato, el contratista estará obligado a renovarla con la suficiente antelación.
La licencia de funcionamiento debe ser otorgada a Empresas de Vigilancia y Seguridad Privada con armas, con ampliación a medios tecnológicos y autorizadas para prestar las modalidades en vigilancia fija y móvil.
El oferente debe acreditar experiencia, por un valor igual o superior a siete mil salarios mínimos legales vigentes (7.000 SMLMV), para lo cual deberá presentar máximo tres (3) contratos (ejecutados o en ejecución) de prestación de servicios de vigilancia y seguridad a entidades públicas o privadas; sólo se admitirá la experiencia adquirida en los últimos cinco 5 años contados hasta la fecha de cierre para la presentación de propuestas. En el valor ejecutado en cada contrato se deben incluir tanto el valor inicial del contrato como las adiciones y/o renovaciones que se hayan realizado y ejecutado.
Nota: Se admiten contratos que hayan sido celebrados hace más de cinco 5 años, pero para ser tenidos en cuenta, estos debieron ejecutarse o estarse ejecutando dentro de los últimos cinco 5 años contados hasta la fecha de cierre de este proceso, es decir, que solo se tendrán en cuenta para la evaluación de la experiencia, los valores pagados en los últimos cinco 5 años contados hasta la fecha de cierre para presentar ofertas de este proceso.
Sólo se tendrán en cuenta los valores pagados en cada uno de los contratos sin incluir el IVA.
Los valores de los servicios y/o actividades acreditadas serán evaluados de acuerdo con el salario mínimo legal mensual vigente SMLMV de la fecha de terminación del contrato, si éste se terminó antes de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Si el contrato acreditado aún se encuentra en ejecución, el valor ejecutado hasta la fecha será evaluado de acuerdo con el salario mínimo legal mensual vigente en la fecha de cierre para la presentación de ofertas de este proceso de contratación.
8 CHEC se reservará el derecho de verificar esta información y de eliminar la propuesta si dicha información es inexacta o falsa. En los contratos ejecutados en consorcio o unión temporal, sólo se considerará como experiencia el porcentaje de participación del oferente en el mismo.
Si los contratos informados fueron realizados con CHEC, no es indispensable la presentación de este certificado, pero sí deben indicarse los datos solicitados en formulario “EXPERIENCIA DEL OFERENTE”, los cuales serán verificados en los archivos de la entidad.
Disponibilidad de Armamento: El armamento mínimo requerido para la prestación del servicio en cada grupo es el que se describe en el siguiente cuadro. El oferente se compromete a suministrar las cantidades aquí descritas.
Tipo de Arma
Cantidad
Mínima Soporte Documental
Revólver o
escopetas 30
El oferente debe entregar con su oferta el listado de las armas disponibles para cubrir los servicios solicitados. Dicho listado debe ser expedido por el Departamento de Control y Comercio de Armas del Ministerio de Defensa Nacional con antelación a la fecha de cierre del proceso de contratación y no superior a 60 días. Certificado del sistema de Gestión de la Calidad. El oferente debe presentar con
la oferta el certificado del sistema de gestión de la calidad con base en la norma ISO 9001 versión 2008, otorgado por una institución debidamente acreditada como organismo certificador. El alcance del certificado debe ser aplicable al objeto de la contratación y debe estar vigente en la fecha límite de entrega de propuestas, así mismo, debe incluir como mínimo a la oficina principal del oferente. Adicionalmente, el oferente a quien se le acepte la oferta debe mantener vigente el certificado durante la ejecución del contrato.
El alcance del certificado debe ser aplicable a los servicios de vigilancia y seguridad privada en las modalidades: fija y móvil con armas de fuego y con alcance a medios tecnológicos, debe estar vigente a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas y deberá mantenerse vigente durante la ejecución del contrato. En caso tal de tratarse de arrendamiento de monitoreo, la empresa arrendadora debe tener el certificado de calidad con dicho alcance.
Certificado OHSAS-18001. El oferente debe acreditar estar certificado en la norma OHSAS-18001, expedida por la entidad certificadora autorizada, el certificado debe estar vigente al momento del cierre para la presentación de ofertas del presente proceso de contratación y su alcance debe incluir como mínimo a la oficina principal del oferente. Adicionalmente, el oferente a quien se
9 le acepte la oferta debe mantener vigente el certificado durante la ejecución del contrato.
Certificado BASC (Business Alliance for Secure Commerce). El oferente debe acreditar estar Certificado en la norma BASC, expedida por la entidad certificadora autorizada, y en su alcance debe incluir a la oficina principal del oferente. Adicionalmente, el oferente a quien se le acepte la oferta debe mantener vigente el certificado durante la ejecución del contrato.
En el evento en que alguno de los certificados antes mencionados se venzan durante el período de ejecución del contrato, EL CONTRATISTA estará obligado a renovarlo con la suficiente antelación, de lo contrario se hará acreedor a las sanciones establecidas por la no actualización de los mismos.
El objeto social del oferente debe tener relación con la naturaleza de los servicios requeridos en la presente solicitud de ofertas.
Igualmente, para participar, el interesado debe cancelar la suma establecida en el numeral 1.5. VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA.
No se admiten propuestas alternativas ni la participación de consorcios, uniones temporales o empresas de trabajo asociado.
Así mismo, no podrán participar en este proceso de contratación y por tanto, tampoco celebrar contrato con CHEC, bien sea directamente o por interpuesta persona, sus empleados ni los miembros de su Junta Directiva.
1.4. REUNIÓN ACLARATORIA OBLIGATORIA Y VISITA A LAS
INSTALACIONES OPCIONAL
Con el fin de informar a los interesados en participar en el proceso de contratación sobre los aspectos técnicos y contractuales más relevantes y recibir las inquietudes que presenten los interesados, se llevará a cabo una reunión informativa de carácter obligatorio el día lunes 18 de noviembre de 2013 a las 8:00 a.m. en el edificio inteligente de la estación Uribe salas de capacitación en Manizales Caldas. La reunión se iniciará a la hora exacta en el sitio de encuentro y no se aceptarán asistentes tardíos. La constancia de asistencia se realizará con base en la planilla que para tal fin que será elaborada al inicio de la reunión, la cual será aportada al Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios con el fin de verificar el cumplimiento del requisito de participación para la presentación de la oferta. La constancia de asistencia se expedirá únicamente a los posibles oferentes que hayan estado hasta el final de la reunión. La constancia deberá ser entregada con la oferta.
10 Tanto las personas naturales, como el representante legal de las personas jurídicas que no puedan asistir, deberán enviar comunicación escrita delegando a su representante para tal fin. En caso que no sea presentado el documento mediante el cual se autoriza la asistencia a la visita obligatoria a persona diferente al posible oferente, siendo persona natural, o al representante legal, siendo persona jurídica, será subsanable, en el término que CHEC designe, una vez sea presentada la oferta.
Se recomienda que la persona que asista en representación de cada firma participante tenga la idoneidad suficiente y necesaria para el manejo de los temas a tratar en la reunión.
Un oferente no podrá representar a otro oferente, del mismo modo, un delegado solo podrá representar a un solo oferente.
Los gastos de transporte, alimentación y cualquier otro en que incurra el oferente para la realización de la reunión, deben ser cubiertos por su cuenta y riesgo.
Los oferentes deben tener presente que en CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el oferente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite de la reunión. CHEC no se responsabiliza por demoras o retardos en el ingreso causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados.
En esta reunión se definirá la hora, el lugar de encuentro para iniciar la visita, las instalaciones que se visitarán y en general la logística requerida para dichas visitas. Las visitas se realizarán después de la reunión obligatoria y durante el siguiente día. Independiente de los lugares que se acuerden visitar en la reunión, el oferente podrá solicitar la visita para los demás sitios.
Es responsabilidad de los oferentes familiarizarse con las instalaciones, vías de acceso y las condiciones bajo las cuales será prestado el servicio, el hecho de no hacerlo no se considerará como excusa válida para posteriores reclamaciones por los oferentes.
La no asistencia a la reunión, es causal de rechazo de la oferta.
1.5. VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA
Los términos de referencia tienen un valor no reembolsable de QUINIENTOS OCHENTA Y NUEVE MIL QUINIENTOS PESOS ($589.500), los cuales deberán consignarse a nombre de CHEC S.A. E.S.P., identificada con NIT. 890.800.128-6 en la cuenta corriente número 7055010833-9 de BANCOLOMBIA estipulando el NIT de quien consigna.
11 Con la copia del recibo de consignación original deberán acercarse al Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios ubicado en la Estación Uribe, Manizales, donde se elaborará el correspondiente recibo de ingreso, el cual debe presentarse con la oferta. Igualmente se puede enviar la consignación vía fax (8899044) a nombre de Miryan Marín Mejía, indicando la siguiente información: Nombre del oferente, NIT y concepto, en cuyo caso se debe adjuntar a la oferta copia de la consignación. Así mismo podrá enviarse al correo electrónico miryan.marin@chec.com.co
El pago permite al oferente la presentación de la oferta.
1.6. INFORMACIÓN GENERAL
1.6.1. NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE
La entidad contratante es la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. sociedad anónima comercial de nacionalidad colombiana, clasificada como Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios Mixta, con autonomía administrativa, patrimonial y presupuestal, sometida al régimen aplicable a las Empresas de Servicios Públicos y a las normas especiales que rigen las Empresas del Sector Eléctrico.
1.6.2. PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO RESPONSABLE EN LA
CONTRATACIÓN
Las relaciones de CHEC con sus grupos de interés oferentes y contratistas estarán basadas en el reconocimiento y aplicación de las reglas y principios de la ética y la ley, y por tanto se desarrollarán en un ambiente de respeto y confianza mutuos que genere valor para las partes y para la sociedad en general.
Así mismo y como parte de sus políticas y propósito de sostenibilidad, CHEC promueve relaciones y acciones que contribuyan al cuidado del medio ambiente y a la creación de una sociedad más incluyente y equitativa.
El principio de comportamiento responsable implica para las partes de las relaciones contractuales que se derivan de los procesos abiertos por CHEC, los siguientes compromisos:
Mantener relaciones basadas en el respeto mutuo y el de todos los involucrados con el desarrollo de la relación contractual, incluyendo el respeto por las diferencias.
Fomentar un ambiente de confianza y abstenerse de realizar acciones malintencionadas o que atenten contra el buen nombre y la reputación de CHEC, los competidores en el proceso, el sector y el país.
12 Mostrarse dispuesto a participar de un diálogo abierto, trasparente y respetuoso de las normas vigentes y aplicables a la relación y a las actividades de cada uno.
Sostenibilidad
Entendiendo la importancia de sumar voluntades en pro de la sostenibilidad, las partes propenderán por:
El cumplimiento de las normas vigentes y aplicables en todos los ámbitos de su actuación.
El respeto de los derechos humanos y, de manera particular, el respeto a la dignidad humana.
La protección y recuperación del medio ambiente.
La actuación responsable frente a la sociedad y los grupos de interés. El rechazo de las prácticas corruptas y delictivas en general.
El desempeño de acuerdo con las reglas de competencia justa y la lealtad con los demás
1.6.3. TRANSPARENCIA
CHEC, comprometida con los programas que se impulsan para combatir la corrupción en las diferentes esferas de la Administración y en desarrollo de los principios que rigen su contratación, manifiesta su deber de garantizar la absoluta transparencia en los procedimientos que se realicen para la selección objetiva de sus contratistas.
Por lo anterior, ante el conocimiento de cualquier indicio o evidencia que vinculen o puedan vincular a sus empleados en prácticas indebidas para el favorecimiento de quienes aspiren a la aceptación de sus ofertas, solicitamos, para efectos de las investigaciones correspondientes, se informe al siguiente número telefónico: 01-8000-912432
La información obtenida será manejada con la más alta discreción y se reservará la identidad de quien la suministra.
1.6.4. INSCRIPCIÓN
El oferente debe tener inscripción vigente o estar en trámite de inscripción en la base de datos de Contratistas de CHEC, o inscripción vigente en el Registro de Proponentes de las Cámaras de Comercio o en el registro de Contratistas de EPM, para lo cual, debe manifestar si se encuentra inscrito en CHEC, o en caso contrario, adjuntar copia del certificado de inscripción en la Cámara de Comercio o en el registro de Contratistas de EPM, además de fotocopia del R.U.T.
13 Si desea inscribirse en CHEC, enviar correo a compras@chec.com.co.
1.6.5. RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO El marco legal de la presente solicitud de ofertas y del contrato que se derive de ésta, será el Derecho Privado, conforme lo establecen las Leyes 142 y 143 de 1994 y Ley 689 de 2001 y por tanto, el Manual de Contratación de CHEC y demás normas y reglamentación interna vigente al momento de aceptar la oferta o suscribir el contrato; el Código de Comercio, las Leyes 222 de 1995 y 155 de 1959 en lo que respecta a conflictos de intereses; para inhabilidades e incompatibilidades las Leyes 142 de 1994 y 617 de 2001 y de manera especial, las causales y soluciones consagradas en la Ley 80 de 1993, artículos 8° y 9° o las normas que las modifiquen o complementen, así como las consagradas en la Ley 1474 de 2011 y las demás normas generales y que en materia de servicios públicos se establezcan. En todo y cualquier caso, cuando sobrevenga un evento que pueda dar lugar a conflictos de intereses deberá aplicarse la regla según la cual debe privilegiarse el mejor interés de CHEC.
El contratista se obliga a acatar todas las disposiciones legales existentes y vigentes en materia sobre derechos de autor, confidencialidad de la información y Seguridad informática que sean aplicables conforme el objeto y alcance del contrato.
De igual manera se debe dar aplicación a lo establecido en el Decreto 356 del 11 de febrero de 1994, por medio del cual se expide el Estatuto de Vigilancia y Seguridad Privada; Decreto 4950 del 27 de diciembre de 2007, mediante el cual se fijan las tarifas mínimas para el cobro de los servicios de vigilancia y seguridad privada, la Circular Externa 015 del 14 de enero de 2013 y la Resolución 000224 expedida en la misma fecha por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, y las modificaciones que éstas tengan.
El contratista se obliga a acatar el Decreto 2368 del 22 de noviembre de 2012, emitido por el Ministerio de Defensa Nacional donde expresa: “ Las personas que al momento de la entrada en vigencia de la Ley 1539 de 2012 estén vinculadas, o aquellas que llegaren a vincularse para la prestación de servicios de vigilancia y seguridad privada (vigilantes, escoltas y supervisores) y cuyas labores impliquen el porte o tenencia de armas de fuego, deberán obtener el certificado de aptitud psicofísica para el porte y tenencia de armas de fuego, el cual debe expedirse con base en los parámetros establecidos en el literal d) del artículo 11 de la Ley 1119 de 2006, por parte de una institución especializada registrada y certificada ante la autoridad respectiva y con los estándares determinados en la ley”
14 El oferente o contratista se compromete a darle aplicación a las prácticas sobre seguridad de la información que se han adoptado al interior de CHEC, por tal razón, con la presentación de la oferta asume todas las obligaciones de orden constitucional, legal y jurisprudencial tendientes a proteger los datos personales a los que tenga acceso con ocasión de la ejecución del contrato. Por tanto, deberá adoptar todas las medidas necesarias que le permitan cumplir lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y lo que le resulte exigible de la Ley 1266 de 2008.
El oferente o contratista deberá adoptar todas las medidas de seguridad de tipo lógico, administrativo y físico que sean adecuadas de acuerdo a la naturaleza de la información personal a la que acceda, con el objeto de garantizar que este tipo de información no será usada, comercializada, cedida, transferida y no será sometida a cualquier otro tratamiento contrario a la finalidad expuesta y autorizada por los titulares de la misma.
Si con ocasión de la ejecución del contrato resulta necesario que CHEC haga entrega de información personal, se suscribirá un acta entre las partes en la cual se debe relacionar con detalle la información que se entrega, el uso permitido de esta información y las personas que pueden tener acceso a ella, acta que será parte integral del contrato.
CHEC informa al oferente o contratista que en Colombia configura delito el tratamiento no autorizado de datos personales, según lo dispuesto en la Ley 1273 de 2009.
Es obligación del oferente y/o contratista informar a CHEC cualquier sospecha de perdida, fuga o ataque contra la información personal a la que ha accedido o trata con ocasión del contrato, aviso que deberá dar una vez tenga conocimiento de tales eventualidades.
1.7. PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN
1.7.1. APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS
Los términos de referencia se publicarán en la página web de CHEC www.chec.com.co desde el día martes 12 de noviembre de 2013, así podrán presentar sus inquietudes los posibles oferentes como resultado de las visitas a la página web de CHEC.
1.7.2. SOLUCIÓN DE CONSULTAS, MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LA SOLICITUD DE OFERTAS.
Los términos de referencia podrán consultarse en el Área de Gestión Humana y Organizacional de CHEC, Estación Uribe, Manizales y aclarar todas las inquietudes
15 con el profesional en seguridad HERNAN GONZALO CANALES RODRIGUEZ en horario de oficina de 7:30 a 11:30 a.m. y de 1:30 a 5:30 p.m. o al celular 3147944751 o a través del correo electrónico hernan.canales@chec.com.co
Los oferentes podrán solicitar aclaraciones por escrito hasta tres (3) días hábiles anteriores a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Ni las consultas ni las respuestas a éstas, producirán efectos suspensivos sobre el plazo de presentación de las ofertas.
CHEC podrá hacer las aclaraciones o modificaciones que considere necesarias hasta dos (2) días hábiles antes del cierre de la solicitud de ofertas.
Toda modificación se hará mediante adendas numeradas, las cuales formarán parte integral de la solicitud de oferta. Las adendas se publicarán en la página web de CHEC, en días hábiles y horarios laborales.
1.8. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS
El cierre de la solicitud de ofertas y la apertura de las ofertas presentadas tendrá lugar en el Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de CHEC, Estación Uribe, Manizales, el día viernes 29 de noviembre de 2013 a las 3:00 p.m. en el reloj de dicha dependencia. En dicha apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados.
Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre en la URNA del Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de CHEC, en original y una (1) copia. CHEC no tendrá en cuenta las ofertas que no se encuentren en la urna a la hora mencionada, ni aquellas que sean enviadas por fax o correo electrónico.
Los oferentes deben tener presente que en CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el oferente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite para la entrega de ofertas. La Empresa no se responsabiliza por demoras o retardos en la entrega de la oferta causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados.
1.9. CONDICIONES DE LA OFERTA
1.9.1. IDIOMA DE LA OFERTA
La oferta, correspondencia y todos los documentos que la integran deberán estar escritos en idioma español.
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1.9.2. VIGENCIA DE LA OFERTA
La oferta deberá estar vigente por noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Si el cierre se llegare a prorrogar, la fecha de cierre, será esta última fecha. La vigencia de la oferta debe ser manifestada en la carta de presentación.
En caso de requerirse, la Empresa podrá solicitar la ampliación de la vigencia de la oferta y de la garantía de seriedad.
1.9.3. DOCUMENTOS DE LA OFERTA
Los documentos que se solicitan en este numeral deberán presentarse impresos o fotocopiados, según sea el caso. La falta de documentos en el original impedirá que la oferta sea tenida en cuenta para su evaluación, salvo si son subsanables.
El término “subsanable” indica que si el documento ha sido presentado pero posee algún error o inconsistencia, podrá ser corregido; igualmente, si el documento no ha sido presentado, podrá ser solicitado.
El término “subsanable siempre y cuando…”, indica que podrá corregirse el documento, siempre que se cumpla la condición estipulada en el respectivo literal. El término “no subsanable” indica que no se puede corregir ni aportar el documento con posterioridad a la presentación de la oferta y será causal de rechazo de la oferta.
La corrección o aporte de documentos debe hacerse en el tiempo que CHEC lo establezca, so pena de rechazo de la oferta.
Para facilitar la correcta integración de la oferta por parte del oferente, su estudio y evaluación por CHEC, el Oferente deberá integrar los documentos de la oferta en el mismo orden en que se relacionan a continuación:
a) Carta de presentación de la oferta, la cual debe ser diligenciada en el formato adjunto. (Subsanable siempre y cuando sea presentada, a excepción de la firma)
b) Certificado de existencia y representación legal del oferente. (Subsanable). c) Si el representante legal requiere de alguna habilitación especial para presentar
la oferta y contratar, debe adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del órgano social competente, en la cual conste que está facultado para presentar la oferta y firmar el contrato hasta por el valor de la oferta. (Subsanable).
17 d) El original de la garantía de seriedad de la oferta, acompañada del recibo de pago de la prima (recibo de caja), expedido por la entidad aseguradora. (Subsanable siempre y cuando sea presentada).
e) Constancia de inscripción vigente en la base de datos de contratistas de CHEC o en el de EPM o en el registro de proponentes de cualquier Cámara de Comercio del país o constancia de haber iniciado el proceso de inscripción. (Subsanable)
En todo caso para la aceptación de la oferta, el beneficiario debe estar inscrito al menos en uno de los registros citados.
f) Certificado de antecedentes disciplinarios, el cual podrá descargarse de la página www.procuraduria.gov.co (Subsanable)
g) Certificado de antecedentes fiscales, el cual podrá descargarse de la página www.contraloriagen.gov.co (Subsanable)
h) Paz y Salvo de aportes parafiscales, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 50 la ley 789 de 2002. En el caso de las personas naturales deberán diligenciar el formato adjunto. (Subsanable).
i) Recibo de ingreso expedido por CHEC por concepto de términos de referencia de acuerdo a lo establecido en el numeral 1.4. (Subsanable, siempre y cuando el pago se haya realizado antes de la hora de cierre de la solicitud de ofertas) j) Estados financieros (Balance General y Estado de Resultados, con las notas
respectivas) del último año, con corte a 31 de diciembre de 2012, debidamente firmados por el representante legal y el contador con tarjeta profesional, y adicionalmente por el Revisor Fiscal para las personas jurídicas obligadas, según las disposiciones del Código de Comercio. En el caso de personas naturales, los estados financieros deben estar firmados por contador público con tarjeta profesional (Subsanable).
k) Constancia de asistencia a la reunión obligatoria (Subsanable, siempre y cuando haya asistido a la visita)
l) Documento de autorización de asistencia a la reunión obligatoria, en caso tal que no se haya sido aportado el día de la reunión. (Subsanable).
m) Copias de las Licencias de funcionamiento, expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada donde certifique que está autorizado para prestar los servicios objeto de este contrato (Subsanable, siempre y cuando se encuentre vigente desde antes de la fecha de cierre del proceso de solicitud de ofertas).
18 n) Relación de personal técnico y organigrama general de la empresa oferente, tanto para la atención del servicio de vigilancia armada y el servicio de monitoreo electrónico de alarmas (subsanable).
o) Copia de la licencia vigente ante el Ministerio de Comunicaciones, bien sea de la Empresa oferente o de la Empresa que les vaya a prestar el servicio de telecomunicaciones, esto es, cuando dicho servicio sea arrendado con un tercero. (Subsanable, siempre y cuando se encuentre vigente desde antes de la fecha de cierre del proceso de solicitud de ofertas)
p) Copia del permiso para usar el espectro radioeléctrico en el Eje Cafetero, que abarque y cubra las zonas de prestación del servicio (Dicho servicio puede ser a través de sistemas arrendados) (Subsanable, siempre y cuando se encuentre vigente desde antes de la fecha de cierre del proceso de solicitud de ofertas). q) Listado de armamento disponible expedido por el departamento de control y
comercio de armas. La fecha de expedición no debe ser superior a 60 días, de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. (Subsanable).
r) Copia de la póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual vigente, exigida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada para el otorgamiento de la licencia de funcionamiento, la cual debe permanecer vigente durante el tiempo de duración del contrato (Subsanable)
s) Presentación de certificados de experiencia según lo estipulado en el numeral 1.3 de estos términos de referencia, de contratos ejecutados o en ejecución expedidos por las entidades contratantes públicas o privadas en el que se especifique el número de vigilantes, el tipo de turno y la calidad del servicio, valor del contrato y valor ejecutado a la fecha de expedición del certificado. Las certificaciones deben ser expedidas por las entidades o personas a las cuales se ha prestado el servicio. (Subsanable, siempre y cuando se acredite que la experiencia se obtuvo antes de la fecha de cierre del proceso de solicitud de ofertasen cuanto a falencias en el contenido de las certificaciones).
t) Certificado de aseguramiento o de gestión del sistema de calidad con base en la norma ISO 9001 versión 2008, otorgado por una institución debidamente acreditada como organismo certificador, de acuerdo con lo estipulado en el numeral 1.3 de los términos de referencia (Subsanable, siempre y cuando haya sido expedido antes de la fecha de presentación de la oferta).
u) Certificado OHSAS-18001 de acuerdo con lo estipulado en el numeral 1.3 de los términos de referencia (Subsanable, siempre y cuando haya sido expedido antes de la fecha de presentación de la oferta).
19 v) Certificado BASC (Business Alliance for Secure Commerce) de acuerdo con lo estipulado en el numeral 1.3 de los términos de referencia (Subsanable, siempre y cuando haya sido expedido antes de la fecha de presentación de la oferta). w) Oferta económica, para lo cual deberán diligenciar el formato CANTIDADES Y
PRECIOS.Cuando aparezcan precios diferentes para el mismo concepto, que hagan la oferta inconsistente, el comité evaluador tomará aquel que le sea más favorable y lo aplicará al valor de la oferta, si a ello hubiere lugar, siempre y cuando no estén por debajo de lo establecido por la Ley. El nuevo valor será el que se tome para la evaluación económica, la selección y la contratación (subsanable sólo para errores matemáticos).
x) Copia de la oferta en medio magnético con el contenido de la oferta y sus aspectos técnicos (subsanable).
y) Constancia de afiliación a la red de apoyo expedido por la Policía Nacional (Decreto 3222/02). En el caso de que sea escogido o seleccionado y no se haya adjuntado el documento, debe presentarse esta certificación en un término no mayor a 30 días contados a partir de la fecha de la aceptación de la oferta. (subsanable)
z) Carta de compromiso expedida por la Empresa oferente en la cual se compromete a adelantar la actualización y/o especialización de los vigilantes en forma anual, de acuerdo con lo estipulado en la Resolución 02596 del 11 de diciembre de 2006, expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada (subsanable).
aa) Certificado expedido por la Secretaría General de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada donde certifique que el Oferente no ha sido sancionado ni tiene multas pendientes durante los últimos tres (3) años por haber incurrido en una o varias de las faltas y sanciones estipuladas en la Resolución número 02595 de 2003 expedido por la Superintendencia de vigilancia y seguridad privada. Este certificado no debe tener una vigencia mayor a treinta (30) días calendario al cierre de la presente solicitud de ofertas. En el caso de retardos por parte de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada para la entrega de dicho documento, debe anexarse una certificación firmada por el representante legal donde conste que su empresa de vigilancia no ha sido sancionada en lo expresado en este documento (Ver anexo 6). La constancias de la Superintendencia debe ser entregada como mínimo dentro del mes siguiente al inicio del contrato y en caso de encontrarse que el representante legal omitió o cambio información, se dará por terminado el contrato, sin perjuicio de las sanciones a que haya lugar y sin derecho a reclamar indemnización alguna por parte del contratista. (Subsanable).
bb) Relación de incumplimientos en la ejecución de contratos, según formato adjunto. (Subsanable siempre que se evidencie que el oferente no ha sido
20 sancionado acorde con lo requerido, pues en caso de no presentación y comprobarse que si ha tenido multas y/o sanciones, la oferta será rechazada). cc) Copia del RUT actualizado para el año 2013 indicando su actividad
económica principal, de conformidad con la Resolución 139 de 2012 expedida por la DIAN. (Subsanable)
En cuanto a requisitos subsanables deberán ser presentados en el término que CHEC le señale al oferente, so pena de rechazo de la oferta.
1.9.4. VERIFICACIÓN Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN
CHEC se reserva el derecho de verificar la información aportada por el oferente y en caso de encontrar alguna inconsistencia, la oferta podrá ser eliminada
En todo caso, CHEC se reserva el derecho de sanear las informalidades u omisiones no sustantivas de las ofertas y de pedir aclaraciones o informaciones adicionales sin que ello implique el derecho de los oferentes a modificarlas. Así mismo, será un criterio de interpretación la prevalencia de la verdad sustancial y material, sobre lo simplemente procedimental o documental.
1.9.5. CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES
Cuando se soliciten cuadros, análisis, detalles, especificaciones, el oferente deberá incluirlos en su oferta.
Los formatos establecidos para ser diligenciados no podrán ser modificados y en caso tal de hacerlo se solicitará al oferente correspondiente que consigne la misma información que aportó en su oferta en los formatos que fueron suministrados por CHEC para tal fin, so pena de rechazo de la oferta, con excepción de la oferta económica, la cual no podrá ser modificada toda vez que sólo tiene posibilidad de ser subsanada para errores aritméticos y errores de forma que no afecten el monto de la oferta económica; en cualquier otro caso se generará el rechazo de la oferta.
1.9.6. PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADO DE LA OFERTA
Los oferentes deberán asumir todos los gastos y costos resultantes de la preparación y presentación de la oferta y en ningún caso serán reembolsables, cualquiera que sea el resultado del proceso de contratación.
Los oferentes presentarán la oferta en sobres cerrados, en original y una (1) copia, indicando claramente en cada sobre el tipo de oferta que contiene y marcado:
21 “OFERTA PARA PARA LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE VIGILANCIA Y
SEGURIDAD PRIVADA”
Se requiere que las copias posean los mismos documentos que el original.
Si se presenta alguna discrepancia documental, textual y/o de contenido o de número de folios entre el original de la oferta y la copia, prevalecerá el de la oferta original.
El oferente deberá elaborar la oferta de acuerdo con lo establecido en la presente solicitud de ofertas, y debe incluir sus anexos en caso que los hubiese y adjuntar la totalidad de la documentación exigida.
La oferta se presentará cumpliendo además con los siguientes aspectos de forma: a) Elaborar tabla de contenido y ordenar los documentos conforme se incluye
en el numeral 1.9.3. Documentos de la Oferta.
b) Foliar todos los documentos, certificados, tablas y análisis requeridos y presentados, los cuales deberán estar enlistados en la tabla de contenido. Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre, en la URNA del Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de CHEC.
La presentación de la oferta se considerará como una manifestación expresa por parte del oferente, de que conoce y acata el Manual de Contratación de CHEC y acata las condiciones del presente documento, que ha examinado el mismo en sus condiciones y especificaciones y que acepta que los documentos están completos, son compatibles y adecuados para determinar el objeto y las demás estipulaciones del contrato, y que por lo mismo, ha formulado su oferta en forma seria, cierta, precisa y coherente. En consecuencia, CHEC no será responsable por descuidos o indebida interpretación que del documento de condiciones y demás documentos u otros hechos haga el oferente que puedan incidir en la elaboración de la oferta. El oferente deberá examinar cuidadosamente todos los documentos que se acompañen e informarse completamente sobre todas las circunstancias que puedan influir, en alguna forma, sobre el contrato a ejecutar y sus costos.
No se aceptarán ofertas enviadas por correo electrónico, telefax o similares.
1.9.7. PRECIO
El oferente debe indicar en los formatos anexos a este capítulo, las tarifas unitarias a precios vigentes a la fecha del cierre del proceso, de acuerdo con las cantidades estimadas.
22 Para la cotización de las tarifas, el oferente debe tener presente el Decreto 4950 del 27 de diciembre de 2007 mediante el cual se fijan las tarifas mínimas para el cobro de los servicios de vigilancia y seguridad privada, la Circular Externa 015 del 14 de enero de 2013, expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada y demás normas posteriores y concordantes que éstas tengan antes de la fecha de cierre del proceso. Las propuestas que no cumplan con esta normatividad serán descalificadas.
Los precios unitarios deben presentarse en números enteros, no se admiten decimales. Se debe aproximar los decimales al número entero más cercano de la siguiente forma, si la cifra decimal es cinco (5) o superior se debe aproximar al número inmediatamente siguiente, pero si está por debajo de cinco (5) al número inmediatamente anterior.
En caso de existir discrepancias entre el valor unitario y el valor total, CHEC tomará, para efectos de evaluación de la oferta, el valor unitario. Igualmente, si existen diferencias entre la oferta marcada como original y la copia, prevalecerá la información suministrada en el original.
Los oferentes deben cotizar la totalidad de los ítems contenidos en la oferta económica. En el evento de omitir la cotización de uno o más de los ítems consignados en el formato, la oferta será rechazada.
Los precios unitarios se reajustarán en enero de cada año, en un porcentaje igual al que decrete el Gobierno Nacional para el incremento del salario mínimo legal mensual en la República de Colombia para la respectiva vigencia.
Las tarifas cotizadas en el Formato CANTIDADES Y PRECIOS de estos términos de referencia, incluyen el servicio de vigilancia y seguridad, las prestaciones sociales (legales y extralegales) de todo el personal empleado por el Contratista para la ejecución del contrato, lo mismo que el equipo, la dotación de uniformes, transporte y en general todos los costos directos e indirectos que afecten la prestación del servicio.
1.9.8. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA
El oferente deberá presentar el original de la póliza de seriedad de la oferta firmada por el oferente, tomada a favor de particulares, expedida por una entidad Bancaria o una compañía de Seguros legalmente establecida en el país, preferiblemente con sucursal en Manizales, así mismo podrá presentar la PÓLIZA PARA GRANDES BENEFICIARIOS CHEC, la cual puede ser solicitada en un punto de la compañía de SEGUROS DEL ESTADO S.A. que se encuentra ubicado en el Edificio 1, piso 1 de CHEC Estación Uribe, teléfono 8899000, Ext. 2448.
23 El oferente deberá presentar el correspondiente recibo de caja en el cual conste el pago de la prima, expedido por la entidad aseguradora a cargo del oferente. No se aceptan constancias de pago o certificados similares, tampoco recibos de intermediarios o corredores de seguros.
El valor asegurado será del DIEZ POR CIENTO (10%) del valor total de la oferta (incluido IVA), de acuerdo con el grupo o grupos ofertados. La póliza debe ser expedida a favor de la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P., NIT 890.800.128-6.
La vigencia de la garantía será mínimo de 90 días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas.
Mediante este amparo el oferente garantiza a CHEC el cubrimiento de los perjuicios derivados del incumplimiento del ofrecimiento realizado por el oferente y que se materializa, entre otros, en los siguientes casos:
- No suscribir, sin justa causa para ello, el contrato o el convenio, para el cual el oferente Garantizado, presentó la oferta.
- No mantener las condiciones de la oferta, por parte del oferente Garantizado.
- El retiro de la oferta del oferente Garantizado, luego de vencido el término fijado para la presentación de las propuestas, sin la autorización o aprobación escrita de CHEC. - La no realización por el oferente Garantizado, de todos los trámites necesarios para suscribir o perfeccionar el contrato o convenio, para el cual se ofertó.
- Cualquier otro evento, que pueda demostrar en forma inequívoca, a CHEC, referente a la falta de seriedad del oferente Garantizado, respecto de la oferta presentada por este último.
En todo caso, la vigencia del amparo de seriedad del ofrecimiento, se extenderá desde el momento de presentación de la oferta o propuesta al Asegurado, por el Garantizado, hasta la fecha de expedición de la póliza de seguro de cumplimiento que ampare los riesgos propios del contrato garantizado.
La citada garantía de seriedad debe entregarse firmada por el oferente.
1.9.9. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
Los oferentes deberán acreditar su existencia y representación legal mediante el certificado que para el efecto expida la Cámara de Comercio correspondiente. El documento debe tener una antigüedad no superior a treinta (30) días de la fecha de cierre del presente proceso de contratación.
24 Las personas jurídicas deberán acreditar que su duración no será inferior a la del plazo contractual y tres (3) años más.
Si el representante legal que firma la oferta requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta y/o suscribir el contrato, deberá adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del organismo social competente.
1.9.10. RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN
Las interpretaciones o deducciones que el oferente haga sobre este documento serán de su exclusiva responsabilidad.
1.9.11. OTRAS CONDICIONES
El oferente deberá examinar en detalle la presente solicitud de ofertas, allegar toda la información adicional que considere necesaria; aclarar con CHEC todos los puntos inciertos e informarse de todas las condiciones y circunstancias que puedan afectar en alguna forma la ejecución del contrato y sus plazos.
En todo caso el oferente está obligado a investigar toda la información posible, aparezca o no en la presente solicitud de ofertas y complementarla de acuerdo con el criterio y la experiencia de la firma.
La oferta puede invalidarse por la comprobación de falsedad en la información suministrada; por la no presentación de la cotización conforme a lo especificado o por la omisión en la presentación de los documentos e información requerida.
Por el solo hecho de presentar la oferta, el oferente hace constar expresamente que estudió cuidadosamente las condiciones de ejecución del contrato, el tipo de servicio a ejecutar o bien a suministrar, su naturaleza y calidad; así mismo, el contratista hace constar que conoce todos los requisitos e impuestos exigidos por las leyes colombianas; que conoce cada una de las estipulaciones del documento de condiciones y especificaciones y ha hecho todos los estudios necesarios para entender completamente el propósito de todas las partes del contrato y su naturaleza. Todos estos factores, favorables o desfavorables, que puedan influir en la ejecución del contrato y todas las demás condiciones que puedan afectar el costo o el plazo para ejecutarlos fueron tenidos en cuenta por el contratista al formular la oferta y su influencia no será alegada por él como causal que justifique reclamación alguna o el incumplimiento del presente contrato.
1.10. APERTURA DE LAS OFERTAS Y ANÁLISIS DE LAS OFERTAS En la apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados.
25 El día de la apertura se leerá el nombre de los oferentes y el valor final de la oferta incluyendo el IVA.
La citada información se incluirá en el acta de apertura de ofertas y será conocida por los oferentes en la sesión de apertura.
El estudio pormenorizado de la documentación se llevará a cabo por parte de las personas que designe CHEC para tal efecto.
CHEC realizará la evaluación de las ofertas procurando la selección de la mejor oferta para la Empresa, para lo cual verificará y evaluará los aspectos legales, contractuales, financieros, técnicos y económicos de las ofertas.
1.10.1. ACLARACIÓN DE LAS OFERTAS
En caso de que CHEC lo considere necesario, podrá solicitar a los oferentes en el período de evaluación de las ofertas, aclaraciones, informaciones o certificaciones adicionales y condicionar la evaluación de la oferta a la presentación de dichas aclaraciones, informaciones o certificaciones. Las aclaraciones que solicite CHEC y las que presenten los oferentes, no podrán modificar la oferta o los precios de la misma, ni violar el principio de igualdad entre los oferentes.
Igualmente, la oferta podrá ser eliminada si las respuestas no llegan dentro del plazo fijado por CHEC.
1.10.2. ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS
Una oferta será admisible cuando haya sido presentada oportunamente y esté ajustada a la solicitud de oferta. Se considera ajustada a la solicitud de oferta, la que cumpla con todos y cada uno de los requisitos establecidos en los diferentes ítems de los mismos y además no se encuentre comprendida en uno de los siguientes casos:
a. Cuando la oferta no cumpla con el objeto de la presente solicitud pública de ofertas.
b. Cuando existan varias ofertas presentadas por el mismo oferente para esta solicitud de ofertas.
c. Cuando la oferta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para obligarse o que no cumplan todas las calidades y condiciones de participación indicadas dentro de esta solicitud de ofertas.
26 d. Cuando la oferta esté incompleta por no incluir alguno de los documentos requeridos en la solicitud de ofertas que permitan la comparación de las ofertas, o cuando contengan defectos no subsanables, o cuando siendo subsanables no fueron presentados dentro del término señalado por CHEC. e. Cuando definitivamente no se suscriba y se firme la carta de presentación de
la oferta por el oferente o el representante legal de la firma, en las condiciones establecidas en la presente solicitud de ofertas o cuando éste no se encuentre debidamente autorizado para presentar la oferta de acuerdo con los estatutos sociales.
f. Cuando el oferente intente indebidamente enterarse de las evaluaciones o influir en el proceso de evaluación de las ofertas o en la decisión sobre la aceptación de oferta.
g. Cuando CHEC al verificar la información presentada, encuentre que no corresponde a la realidad.
h. Cuando el oferente presente precios reajustables.
CHEC considerará inconvenientes las ofertas que no cumplan con las exigencias jurídicas, financieras y técnicas exigidas en la solicitud de ofertas, y por consiguiente se abstendrá de calificarlas según el caso y procederá a su rechazo.
1.10.3. DECLARATORIA DE FALLIDO DE LA SOLICITUD PÚBLICA DE
OFERTAS
CHEC podrá declarar fallido el proceso de contratación cuando:
a. Del análisis de las ofertas se determine que ninguna de ellas es admisible o favorable de acuerdo con lo establecido por la Empresa.
b. En la fecha y hora de cierre de solicitud de ofertas y apertura no se presente ninguna oferta.
1.10.4. CLÁUSULA DE RESERVA
CHEC se reserva el derecho de aceptar o no alguna oferta o de aceptarla total o parcialmente; así mismo y en cualquier momento, podrá suspender o terminar el presente proceso de solicitud de ofertas, sin que por ello se genere ningún tipo de responsabilidad o indemnización a favor de los oferentes.
Operará la devolución de los dineros pagados por concepto de los términos de referencia si el proceso termina por razones imputables a CHEC, mas no por la
27 presentación de ofertas que no cumplan con los requisitos o no se ajusten a las necesidades de CHEC.
Con todo, si se presenta una única oferta o sólo resulta una elegible, CHEC podrá aceptarla al oferente que la presentó, siempre y cuando reúna todos los requisitos establecidos en esta solicitud de ofertas y se ajuste a los intereses de CHEC.
1.10.5. EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE OFERTAS
1.10.5.1. PRESELECCIÓN
El análisis de las ofertas en la etapa de preselección es habilitador y no genera puntaje alguno.
En esta etapa se evaluará el cumplimiento de todos los aspectos contemplados en la presente solicitud de ofertas. Aquellas ofertas que no cumplan con lo establecido serán eliminadas.
La oferta debe superar los análisis que a continuación se describen para permitirse la evaluación económica final.
1.10.5.2. PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN
La evaluación de las propuestas se fundamenta en los siguientes aspectos: Análisis Contractual y legal.
Análisis financiero
Verificación cumplimiento de requisitos para participar. Análisis Técnico
CHEC se reserva el derecho de sanear las informalidades u omisiones no sustantivas de las ofertas y de pedir aclaraciones o informaciones adicionales sin que ello implique el derecho del oferente a modificarla. En todo caso será un criterio de interpretación la prevalencia de la verdad sustancial y material, sobre la simplemente procedimental o documental.
a) Análisis contractual y legal:
Este análisis no tiene ponderación alguna, se trata del estudio que realizará el Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de CHEC, para determinar si la oferta se ajusta a los requerimientos de los presentes términos y se efectuará sobre los documentos de contenido legal y/o contractual. Las ofertas que no cumplan con los requisitos no subsanables exigidos, serán rechazadas y por tanto, no continuarán el proceso de evaluación.
28 b) Análisis financiero
Se trata de un análisis habilitador, para continuar el proceso de selección.
En éste se evaluará y calificará la capacidad del oferente para cumplir con el objeto de la presente solicitud de ofertas en caso de resultar favorecido, los que aprueben la solidez financiera, puntaje mayor o igual a 14 puntos, continúan con la evaluación. El puntaje por solidez financiera del oferente se calculará teniendo en cuenta los estados financieros desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre del año 2012 que el oferente presente, para lo cual se aplicarán los siguientes cuatro (4) indicadores, cuyos puntajes se distribuyen de acuerdo con su importancia, tal como se muestra en el siguiente cuadro:
Ítem Nombre del indicador Fórmula Aplicada
Puntaje si cumple la condición. Condición 1 EBITDA Ingresos operacionales - Costos de venta efectivos -
Gastos de administración efectivos 8 No puede ser menor de $190.000.000 2 Capital de Trabajo Neto Operativo
Cuentas por Cobrar del Negocio + Inventarios – Cuentas por Pagar a proveedores de bienes y servicios 6 No puede ser menor de $130.000.000. 3 Índice de
Endeudamiento Pasivo Total / Activo total 3
No puede ser mayor a 0,6 4 Cubrimiento Carga Financiera EBITDA/Gastos Financieros del Periodo. 3 No puede ser menor que 1,5 veces Para efectos de calcular el EBITDA
• En las ventas o ingresos del periodo, sólo se tendrán en cuenta los ingresos correspondientes a la operación del negocio. No se tendrán en cuenta los otros ingresos que no sean operacionales.
• En los costos de venta efectivos se tendrán en cuenta los costos de operación, excluyendo las cuentas no efectivas.
• En los gastos de administración efectivos, se tendrán en cuenta los gastos operacionales y se excluirán las cuentas no efectivas.
29 • Se entenderá como cuentas por cobrar del negocio la cartera y los anticipos entregados distintos a impuestos. En las cuentas por cobrar no se consideran para efectos de calcular el capital de trabajo neto operativo, los saldos de deudores varios, los saldos de préstamos a socios, los saldos de préstamos a particulares, los anticipos de impuestos, ni los préstamos otorgados a empleados.
• Solo se tendrán en cuenta las cuentas por cobrar del negocio, netas, después de las provisiones de cartera.
• En las cuentas por pagar se tendrán en cuenta todas las cuentas del pasivo corriente, menos las obligaciones financieras de corto plazo, y algunas cuentas que pueden aparecer ocasionalmente como dividendos por pagar e intereses por pagar.
• En las cuentas por pagar se tendrán en cuenta las cuentas por pagar a socios y si se tienen clasificadas en el largo plazo, serán reclasificadas para efectos de análisis de la solidez, en el corto plazo.
• Se realizarán los cálculos para cada uno de los indicadores teniendo en cuenta las fórmulas descritas en el cuadro anterior, cuyos puntajes obtenidos se indican en la tercera columna.
Datos para el cálculo de los indicadores financieros
• Los datos para el cálculo de los indicadores financieros se extractan únicamente del balance, estado de resultados y notas oficiales de aclaración de los mismos que estén debidamente suscritos por el representante legal, el contador y el revisor fiscal, si da lugar.
Aquellas ofertas que no cumplan con lo establecido en el análisis financiero serán descartadas.
c) Experiencia del oferente y requisitos de participación:
Se verificará el cabal cumplimiento dado a los contratos que anexa para validar la experiencia específica así como el cumplimiento de los requisitos de participación, lo cual habilitará al oferente para continuar con el análisis de su oferta.
d) Análisis técnico:
Se verificará el cumplimiento de las especificaciones técnicas mínimas exigidas en el presente documento, mediante la comprobación de ajuste con los requisitos. Así mismo, no serán objeto de evaluación las ofertas que no cumplan con los requerimientos técnicos exigidos.
30 La oferta que no permita por error u omisión facilitar la comprobación cabal del cumplimiento a los citados requisitos será eliminada.
1.10.5.3. SELECCIÓN Y ORDEN DE ELEGIBILIDAD
Se hará selección y orden de elegibilidad para aquellas ofertas que hayan cumplido con todos los criterios habilitadores.
Las propuestas se evaluarán y calificarán teniendo en cuenta el factor que se indica a continuación, con el fin de seleccionar la propuesta más favorable para CHEC.
Factores Puntaje Máximo
Precio (P) 100 puntos
Precio (P)
El precio tendrá una asignación máxima de cien (100) puntos.
A cada oferta se le asignará el puntaje de la siguiente manera: A la oferta de menor valor se le asignará el puntaje de cien (100) puntos. A las demás ofertas se les aplicará un demérito inversamente proporcional, de acuerdo con la siguiente fórmula:
V(c)
100
x
V
P
Donde: P: Puntaje de ponderación. V: Valor de la oferta más bajaV(c): Valor oferta que se está ponderando.
NOTA: No se evaluarán las ofertas que coticen por debajo de $48.000 ni por encima de $80.000 el precio del monitoreo de un sistema de alarmas.
En caso de empate de dos o más propuestas en el primer puesto en el orden de elegibilidad, CHEC fijará fecha y hora para realizar un sorteo con balotas en presencia de todos los oferentes que hayan quedado empatados, con el fin de dirimir el empate.
31
1.10.5.4. INCUMPLIMIENTO EN CONTRATOS EJECUTADOS
Al proponente que no tenga relacionada ninguna sanción, multa o incumplimiento en los últimos tres (3) años hasta la fecha límite para la presentación de las ofertas, no se le disminuirá el puntaje obtenido y a quienes tengan algún evento de los mencionados, se le disminuirá, por cada uno de ellos, dos (2) puntos en el puntaje obtenido.
El demérito o disminución en el puntaje se aplicará a los casos en los que el proponente haya sido objeto de “multas”.
Por “multa” deben entenderse tanto los eventos explícitamente calificados como tales como los que, bajo cualquier otra denominación, hayan dado lugar a sanciones, penalizaciones, deducciones al contratista o a su obligación de resarcir perjuicios causados a la entidad contratante.
En los casos señalados el demérito se aplicará sólo cuando el acto respectivo se encuentre en firme o ejecutoriado, o haya sido efectivamente aplicado por la entidad pública o privada correspondiente dentro de los tres (3) últimos años contados hasta la fecha límite para la presentación de las ofertas.
El demérito en puntaje que se aplicará al oferente por concepto de cada multa cuando el acto respectivo se encuentre en firme o ejecutoriado, o haya sido efectivamente aplicado será de dos (2) puntos, sin considerar si el contrato se encuentra terminado o en ejecución
En el caso de las multas o incumplimientos en que haya incurrido un contratista durante la ejecución de un contrato con CHEC, se entiende por firme o aplicado el correspondiente acto en la fecha de la comunicación mediante la cual CHEC le informa al contratista que se ratifica la declaratoria de la multa o incumplimiento con base en la causal respectiva, bien sea mediante suscripción de acta o envío de comunicación y siempre que el contratista haya hecho uso del derecho que le otorgan las reglas de contratación aplicables en cada caso, de exponer los argumentos con los cuales pretende justificar el incumplimiento.
Para la aplicación de los deméritos en puntaje que aquí se establecen, no se requiere que las multas o incumplimientos se encuentren registrados o reportados ante las cámaras de comercio correspondientes.
Los oferentes deberán indicar en la oferta, en el formato que se adjunta para tal fin, la información respectiva para verificar dicha situación; la omisión o el ocultar información dará como resultado la no evaluación de la oferta y en caso tal que ya se haya aceptado la oferta, la imposición de una deducción por un valor correspondiente a 15 SMLMV.
32 La anterior información debe ser consignada en el formato INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS.
1.10.5.5. INFORME DE EVALUACIÓN A LOS OFERENTES
El informe de evaluación se pondrá a disposición de los oferentes que presentaron ofertas, por un término de tres (3) días hábiles, para que presenten observaciones sobre las mismas en el plazo mencionado.
El informe de evaluación se enviará al correo electrónico de cada uno de los oferentes, así mismo, estará disponible para tales efectos en el Proceso Adquisición de Bienes y Servicios, en ningún caso se permitirá la toma de fotocopias, fotografías y similares de documentos; así mismo, en ejercicio de esta facultad, los proponentes no podrán completar, adicionar, mejorar, retirar o modificar las ofertas propias o ajenas. Cualquier actuación encaminada a tal sentido conllevará el rechazo de la oferta del proponente responsable de tal conducta.
Por el hecho de presentación de las ofertas y de acuerdo con lo contenido en la carta de presentación, los oferentes autorizan a CHEC para que durante el lapso de los tres días sus ofertas puedan ser enseñadas a los demás oferentes.
1.10.6. ACEPTACIÓN DE LA OFERTA
CHEC aceptará la propuesta al oferente que obtenga la mayor puntuación, siempre y cuando cumpla con todos los requerimientos descritos en la solicitud de ofertas. Si es del caso CHEC podrá proceder a una negociación directa o a un ajuste económico.
Si ninguna de las ofertas se ajusta a los intereses económicos de CHEC las ofertas podrán ser rechazadas sin necesidad de dar explicación o contraprestación a los oferentes.
1.10.6.1.1. NEGOCIACIÓN DIRECTA
Se podrá realizar negociación directa cuando existiendo una sola oferta elegible el jefe de la dependencia responsable de la contratación considere que se pueden obtener mejores condiciones comerciales. En este evento no podrá haber cambios sustanciales de las condiciones técnicas.
