Gestión de
gastos de viaje
y
notas de gastos
establecer mecanismos
de gestión de los
gastos de viaje
Barómetro 2015
· 1
erestudio realizado en España
Introducción
Las notas de gastos son una herramienta de gestión muy necesaria en las organizaciones, para controlar los costes en los que incurren los empleados en el desarrollo de su trabajo, tanto en el ámbito nacional como internacional. Con ellas, se pretende justificar de forma adecuada los gastos en los que in-curren los empleados con objeto de mejorar su gestión.
Los resultados para las empresas, no son solo una cuestión de gestión, sino que inciden tanto en la contabilidad como en la tributación de los gastos que la empresa realiza.
Por tanto, es necesario establecer mecanismos de gestión de los gastos de viaje, que faciliten a la organización el control sobre los mismos.
Gestión de
gastos de
Objetivo y características
El presente estudio se ha realizado entre un universo de 580 empresas con más de 100 empleados y con una facturación superior a los 50 millones de euros, multisectoriales y en todo el ámbito español.
Tiene como objetivo realizar una radiografía de la gestión y el control de gas-tos de viaje en las empresas españolas.
¿Qué son las notas de gastos?
Son documentos donde se integran los datos necesarios para gestionar y justificar de manera adecuada todos los gastos en los que inciden los traba-jadores, en concepto de dietas y desplazamientos.
Algunas empresas establecen campos adicionales con el objetivo de mejorar la gestión de este. Todos los datos que contienen las notas de gastos forman parte de la contabilidad de la organización y de sus liquidaciones tributarias. Controlar los gastos de viajes es una tarea ardua que requiere la elaboración de un plan adecuado a cada organización. Definir los distintos perfiles que tenemos en la organización y adecuar las herramientas para facilitar la coor-dinación de tareas minimiza el esfuerzo y maximiza el resultado.
Todas las empresas necesitan disponer de un plan para administrar los costes ocasionados por los desplazamientos de sus trabajadores, evitando así gastos innecesarios en la gestión.
Un proceso claro y bien definido permite reducir errores y costes en la ges-tión, elevando el control sobre los gastos.
Barómetro 2015 Gestión de gastos de viaje y notas de gastos
Valoraciones y Conclusiones
Control de gastos
El control de gastos en una empresa debe hacerse no solo en tiempos de recesión, sino que se trata de una estrategia financiera para lograr el mayor beneficio posible.
Una empresa debe tener analizados todos sus gastos de forma detallada, también en lo que se refiere a los gastos de viajes. El 80% de las empresas tiene una percepción positiva sobre el control de sus gastos en gestión de viajes y notas de gastos, frente a un 20% que reconoce solo tenerlos más o menos controlados. Este dato, pone de manifiesto que, en su mayor parte, las empresas creen tener un buen control sobre sus gastos en gestión de viajes y notas de gastos, aunque más adelante podemos verificar que es claramente mejorable, y a su vez un porcentaje elevado reconoce no tener un control exhaustivo sobre los mismos. Ambas conclusiones nos ofrecen una realidad de mejora evidente en este campo, tal y
como pone de manifiesto que el 60% de las empresas establecen que su sistema de control es claramente mejorable, lo que verifica la necesidad de elevar di-cho control sobre los gastos.
Este dato, viene a confirmar que poco más de la mitad de las empresas tiene alguna solución para el control de
gas-tos en viajes y notas de gasgas-tos. En este sentido, las empresas optan por so-luciones estándar para abordar la complejidad de su organización o sector y cubrir sus necesidades de gestión. Un aspecto importante a destacar es que solo el 33,5% de las herramientas utilizadas están adaptadas a dispositivos móviles, lo que ralentiza y dificulta la gestión en tiempo real para una gran mayoría.
El control de
gastos forma
parte de la
estrategia
financiera
Soluciones de gestión
Todos los procesos relacionados con la gestión de los gastos de viaje pueden modificarse y simplificarse mediante la implantación de herramientas espe-cializadas, permitiendo obtener márgenes de mejora.
Estas herramientas mejoran el proceso de reporte y supervisión de los gas-tos, automatizando partes del proceso que hasta entonces eran manuales y ofreciendo un mayor control y visibilidad sobre los resultados. Por tanto, el empleado puede automatizar la creación de las notas de gastos, reduciendo el tiempo para esta tarea, al tiempo que permite un control sobre la política de viajes de la compañía, reduciendo no solo los errores sino el fraude en los gastos de viaje de empresa.
Preguntados acerca de las principales ventajas que ofrece la utilización de una solución de gestión de viajes y notas de gastos, destacan por encima del resto: la gestión sencilla de las notas de gastos 48%, la autorización de viajes, un 37%, Por detrás, con un 11% destaca la contabilidad analítica por proyec-tos o clientes, y con un 4% la liquidación de las notas de gasproyec-tos.
4%
48% GESTIÓN SENCILLA DE NOTAS DE GASTOS 37% LA AUTORIZACIÓN DE VIAJES
11% CONTABILIDAD ANALÍTICA POR PROYECTOS O CLIENTES 4% LIQUIDACIÓN DE NOTAS DE GASTOS
11%
37%
48%
Pese a contar con una aplicación del control de notas de gastos, a la hora de autorizar gastos extra se sigue haciendo de forma indi-vidualizada en la mayor parte de los casos, cerca del 79%.
De igual modo, para la liquida-ción de los gastos se utiliza de forma mayoritaria la transferencia bancaria, 87%, frente a un 10% que prefiere realizarlo a través de la nómina y un escaso 3% que realiza la liquidación por caja.
Barómetro 2015 Gestión de gastos de viaje y notas de gastos
Reducción de costes
Identificar y reducir costes de forma eficaz y sostenible es objetivo de cual-quier empresa para ser más rentables, sin poner en compromiso la competi-tividad futura.
Una manera simple de reducir costes es optimizar los procesos de gestión. Las soluciones para la gestión de los viajes y notas de gastos sin duda lo son, no solo porque nos permiten un ahorro de costes sino porque también nos permiten un menor tiempo empleado, lo que redunda en un menor coste. Y así lo pone de manifiesto un 77% de las empresas encuestadas, señalando como factor clave para el uso de aplicaciones el ahorro significativo de costes.
87% TRANSFERENCIA BANCARIA 10% NÓMINA 3% CAJA
87%
10% 3%
Para un 83% de las empresas es de vital importancia el control y la ges-tión de gastos de viajes y notas de gastos, debido al sector en el que de-sarrollan su actividad económica. Por tanto, existe una relación causal entre el uso de herramientas que permitan la gestión de los gastos de viaje y el sector en el que se desenvuelve la empresa.
Liquidación de gastos
En este sentido, cabe destacar que el 56% opina que la utilización de solucio-nes facilita la autorización de los viajes.
En cuanto a la gestión y el control de anticipos, el 69% de las empresas mani-fiesta no realizarla de forma automática, sino estudiar caso por caso.
Sin embargo, existe un 78% de las empresas encuestadas que manifiesta, como principal razón para escoger una solución, la gestión sencilla de las no-tas de gastos. Esta sencillez implica un menor coste de gestión de los gastos y un menor tiempo empleado en la misma.
Cerca del 50% considera como po-sitivo o muy popo-sitivo la capacidad de reporting y contabilidad analítica sobre los proyectos al utilizar este tipo de soluciones.
También y para el mismo porcenta-je, es importante el cálculo del IVA recuperable y no recuperable según la normativa vigente, lo que facilita a nivel contable obtener la informa-ción de forma sencilla y segura.
Un 63% emplean las tarjetas de pago para la gestión de las transacciones y un 62% registra los gastos de forma directa en la contabilidad general, lo que supone menor número de errores, menor tiempo empleado y gestión en tiempo real.
Para un 78% trabajar con soluciones de gestión de gastos de viaje permite controlar el techo de gastos de una forma fehaciente y exacta y permitiendo, hasta en el 74% de los casos, la liquidación automática de las notas de gastos por el procedimiento que la organización tenga estipulado, en su mayoría por transferencia bancaria.
La gestión
sencilla de
las notas de
gastos es lo más
relevante para
el 78% de las
empresas
Barómetro 2015 Gestión de gastos de viaje y notas de gastos
Por otra parte, una gran mayoría de las empresas, el 90%, dedican esfuerzos a que sus empleados tengan claras las reglas del travel policy, frente a solo un 10% que no lo hace.
El 54% de las empresas encuestadas considera necesaria la utilización de soluciones especializadas que permitan la gestión y control de las notas de gastos y de los gastos de viaje.
Entre las empresas encuestadas, un porcentaje significativo tienen un volu-men anual de más de 500 notas de gastos, lo que muestra que este tipo de soluciones son eficientes para la gestión en empresas con una operativa compleja.
En definitiva, y como conclusión, las empresas españolas consideran positivo el uso de soluciones y sistemas de gestión que permitan controlar y gestionar sus gastos de viajes y notas de gastos, siendo las aliadas perfectas en su ca-mino hacia la competitividad y la rentabilidad de sus organizaciones.
Una solución 360º para gestionar el Business Travel
Con un amplio expertise acumulado en su larga trayectoria en el mercado in-ternacional, SARCE es uno de los principales desarrolladores de software para la gestión de todo el proceso de Business Travel en empresas de todos los sectores y ámbitos de actividad. La compañía, que pone el foco en la innovación y en el desarrollo de soluciones orientadas a mejorar la eficiencia de las organizaciones, es una de las empresas italianas con más activos en el campo de la Tecnología de la Información.
De su portfolio de soluciones destaca TNSJ, una suite de aplicaciones web para la gestión de todo el proceso de Business Travel. En realidad hablamos del software de Travel & Expense Management más completo del mercado, gracias a su estructura compuesta por módulos dedicados a cada una de las fases del viaje, que facilitan la gestión eficiente de todas las actividades implicadas.
Componente JTrip. Optimiza la planificación y gestión del viaje, desde la pe-tición y tramitación de la solicitud hasta la integración con las aplicaciones de las agencias de viaje. El sistema permite gestionar viajes individuales y grupales, automatizar el proceso de aprobación o autorización, gestionar los anticipos que pueden solicitarse y/o reembolsarse en diferentes divisas, tramitar solicitudes a las agencias de viaje por correo electrónico o mediante web service, o directa-mente al departamento interno correspondiente, simplifica la autorización de los gastos extraordinarios –algunos pueden estar sujetos a autorizaciones preven-tivas-, facilita la administración y el control de todos los documentos necesarios para viajar al extranjero y su función de reporting planifica y analiza costes por persona, desplazamiento, centro de coste, proyecto, etc.
Componente JExpenses. Permite al viajero rellenar la hoja de gastos a través de interfaces sencillas e intuitivas y simplifica la gestión administrativa y fiscal de los gastos asociados al viaje. Con esta aplicación el empleado gana en productividad pudiendo realizar el seguimiento del estado de sus notas de gastos en tiempo real y recibiendo lo gastado con mayor rapidez. Además, el sistema proporciona un workflow de validación automatizado mediante el cual, el superior jerárquico aprueba la nota de gastos en tiempo record, El departamento de contabilidad dispone de una herramienta de control fiable. La solución automatiza la gestión de las notas de gastos y administra la información que aportan las tarjetas de una forma precisa y fiable. Y además, facilita la elaboración rigurosa de las no-tas de gastos, proporciona un proceso de control, aprobación y contabilización perfectamente orquestado, permite la digitalización de los comprobantes y, en definitiva, mejora la rentabilidad de la empresa
Componente JReport. Facilita la creación de análisis interactivos, gráficas e informes. JReport permite crear listas para el control analítico de los datos y dise-ñar reportes personalizados por ejemplo, resultados, estados financieros o patri-moniales, etc., crear tablas para la comparación de datos o crear históricos con múltiples versiones de un mismo informe. Con este aplicativo, la empresa puede personalizar sus analíticas por ejemplo, en función de las actividades del perso-nal, de los gastos de viaje por cliente, proveedor, trabajo, etc., por kilometraje, por comprobantes de los gastos, etc.
En definitiva, con Travel & Expense Management las organizaciones pueden ofrecer servicios de mayor calidad y optimizar el modo de procesar las transac-ciones, garantizar el cumplimiento de la Política de Viajes y mejorar la seguri-dad. Pero, además, trabajan con mayor claridad y eficiencia, gestionan con más facilidad las relaciones con sus proveedores preferentes, optimizan los contratos, pueden establecer protocolos de seguimiento y validación y medir el rendimien-to. Y todo ello, ahorrando costes.
José Manuel Villaseñor Email: villasenor@sarce.eu Joaquín Lasheras Girón
Servicio de
