A. OBJETIVO
Programar los vehículos para la prestación del servicio de transporte terrestre automotor especial en la modalidad de Escolar.
B. ALCANCE
Inicia con la verificación de las condiciones establecidas en el contrato de prestación de servicio escolar (Itinerario, tipo de vehículo solicitado) y termina con la programación de los vehículos para la prestación del servicio escolar.
C. RESPONSABLE
Coordinador de parque automotor Subgerente Operativo
D. REQUISITOS
• Decreto 348 de 2015 "Por el cual se reglamenta el servicio público de transporte terrestre automotor especial y se adoptan otras disposiciones"
• Decreto 431 de 2017 Modifica artículos del Decreto 348 de 2015.
• Decreto 1079 de 2015 Decreto Único Reglamentario del sector Transporte
• Norma Técnica Sectorial NTS AV – 009 “Calidad en la prestación del servicio de transporte turístico automotor. Requisitos normativos”
• Norma ISO 9001
E. POLÍTICAS
• Este procedimiento aplica únicamente en los casos que la empresa sea la responsable de la prestación del servicio directamente con el cliente del servicio escolar (colegio, alcaldía, gobernación), en caso de ser subcontratista se acogerá a las políticas y el procedimiento establecido por el contratante.
• Se asignan los vehículos al servicio teniendo en cuenta las especificaciones para el transporte de estudiantes establecida en el contrato de prestación de servicio escolar, tipología vehicular, cumplimiento de la documentación legal vigente para cada vehículo, pólizas de seguro, las necesidades de los clientes, capacidades de los vehículos, distintivos específicos, las especificaciones técnicas de los vehículos solicitados y la experiencia de los conductores
• Se hace una ruta de prueba antes de iniciar el servicio para poder determinar horarios para recoger a los jóvenes y asegurar las condiciones de seguridad en todo momento y el radio de acción previamente establecido entre las partes.
• Para cada contrato se debe generar un documento titulado Plan integral de servicio especial
escolar, el cual debe describir las características de la prestación del servicio, los formatos que
se van a utilizar, procedimientos especiales y régimen de sanciones según lo establecido en el contrato con el cliente.
CARACTERIZACIÓN
SUBPROCESO:
PROGRAMACIÓN DE VEHÍCULOS PARA SERVICIO ESCOLAR
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 02/03/2020
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F. PROCEDIMIENTOS: El Subproceso de Programación de vehículos para servicio escolar está compuesto por los siguientes procedimientos.
PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD OBJETIVO PRODUCTO / SERVICIO /
RESULTADO CLIENTE PERIODICIDAD
Planeación estratégica y seguimiento de la gestión Ministerio de Transporte Superintendencia de puertos y transportes Contrato de prestación del servicio, Horarios y condiciones del transporte, entrega de documentación a los vehículos Políticas de programación y prestación del servicio expedidas por Gerencia General Parque Automotor Actualizado Elaboración de la programación mensual Elaborar la programación mensual de los vehículos con el fin de optimizar el parque automotor y garantizar el cumplimiento del contrato y las políticas de la empresa
Programación mensual de vehículos para ejecución del contrato Conductores Afiliados Agencia de turismo Contratante Mensual Procedimiento de Elaboración de la programación diaria Programación mensual de vehículos
Novedades del parque automotor Elaboración y control de la programación diaria Elaborar la programación diaria y controlar el cumplimiento de los despachos programados en la programación mensual de vehículos y la atención de contingencias
Control diario Contratante, Agencia de turismo Diaria
H. REGISTROS CONTROLADOS IDENTIFICACIÓN DEL REGISTRO ALMACENAMIENTO ACCESO TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
MEDIO LUGAR CLASIFICACIÓN ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
Programación mensual de
vehículos por ruta. MAGNÉTICO
Disco duro computador Departamento de
ESPECIAL
Hoja de Excel con programación por semana/por mes/por año
Subgerente operativo Director de turismo Auxiliar de TURISMO Lo correspondiente
al año vigente perpetuo perpetuo
Inspección pre operacional
de seguridad y calidad PAPEL
Archivador TALLER DE MANTENIMIENTO
Por fecha RESERVADO Lo correspondiente
al año vigente perpetuo perpetuo
Planilla de control de
estudiantes PAPEL
Archivador departamento de
especial
Por ruta / Cronológico RESERVADO Lo correspondiente
al contrato 5 años eliminar
Planilla de control de ruta PAPEL
Archivador departamento de
especial
Por ruta / Cronológico RESERVADO Lo correspondiente
CARACTERIZACIÓN
SUBPROCESO:
PROGRAMACIÓN DE VEHÍCULOS PARA SERVICIO ESCOLAR
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 02/03/2020
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I. DOCUMENTOS CONTROLADOS
CÓDIGO NOMBRE VERSIÓN FECHA ÚLTIMA REVISIÓN DISTRIBUCIÓN
N/A Programación mensual N/A N/A Subgerente Operativo
CFL.243 Ficha técnica de revisión y mantenimiento de
vehículos de pasajeros (Proforma 3) 4 01/08/2016 Ingeniero Mecánico
FS.181 Lista de chequeo - Inspección preoperacional de
J. INSTRUCCIONES ACLARATORIAS
• DEFINICIONES:
Propiedad del cliente: la propiedad del cliente es el estudiante quien deberá ser movilizado a las
diferentes rutas en cumplimiento a un contrato establecido con un cliente del sector público o privado. Incluye por otra parte los objetos que el estudiante porte consigo y finalmente incluye los datos personales del estudiante y acudiente.
Monitor y/o protección a los estudiantes: con el fin de garantizar la protección de los estudiantes,
durante todo el recorrido en la prestación del servicio de transporte, los vehículos dedicados a este servicio deberán llevar un adulto en representación de la entidad docente.
Radio de acción. - los vehículos públicos de servicio escolar podrán operar a nivel nacional. En caso
de que la residencia del escolar o la sede del establecimiento educativo estén situada en un municipio contiguo se podrá extender su operación únicamente en el recorrido entre la sede del establecimiento y la residencia del escolar.
Tipología vehicular. - el servicio escolar en vehículos particulares podrá prestarse en equipos clase
automóvil en municipios donde la población es menor a 30.000 habitantes, microbús, camioneta, bus y buseta y en ningún caso el modelo del vehículo podrá superar los quince (15) años de edad.
Capacidad del vehículo. - no se admitirán pasajeros de pie en ningún caso. Cada pasajero ocupará
un (1) puesto de acuerdo con la capacidad establecida en la ficha de homologación de la tipología del vehículo y de la tarjeta de operación.
Distintivos específicos. - en la parte posterior de la carrocería del vehículo particular escolar, deben
pintarse franjas alternas de diez (10) centímetros de ancho en colores amarillo y negro, con inclinación de 45 grados y una altura mínima de 60 centímetros. Adicionalmente en la parte superior delantera y trasera de la carrocería deberá llevar pintado en caracteres destacados, de una altura mínima de diez (10) centímetros, la leyenda escolar.
CARACTERIZACIÓN
SUBPROCESO:
PROGRAMACIÓN DE VEHÍCULOS PARA SERVICIO ESCOLAR
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 02/03/2020
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE
1 18/06/2018 Se levanta la información del proceso de acuerdo con los nuevos requisitos del sistema de gestión.
Ing. Cesar Silva 1 09/07/2019 Revisión y actualización de los documentos controlados. Ing. Fabián Rodriguez 1 02/03/2020 Revisión y actualización de los documentos controlados. Ing. Fabián Rodriguez
