CONTROL INTERNO DE IRIZAR
CONTABILIDAD DE GESTIÓN Y CONTROL INTERNO
Grado en Administración y Dirección de empresas
Curso 3º 2020/2021
PROFESOR:
Eduardo Malles
COMPONENTES DEL GRUPO:
Sheila Alcaide
Edurne Badillo
Eneko Cidoncha
Izaskun Etxezarreta
Irene Rodríguez
PORTAVOZ:
Sheila Alcaide
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN 2 DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA 2 Misión: 2 Visión: 2 Valores: 3 ORGANIGRAMA 3 GUÍA DE PROCEDIMIENTOS 4 COMPRAS 4 ALMACÉN 5 PRODUCTOS DAÑADOS 6 MANTENIMIENTO 7 FLUJOGRAMAS 7 CUESTIONARIO 11OTRAS GUÍAS DE PROCEDIMIENTO 14
TESORERÍA EN EL SUPERMERCADO LIDL 14
ÁREA DE EXISTENCIAS EN MERCADONA 15
ALMACENAMIENTO Y VENTAS DE UNA TIENDA DE ROPA 15 SEGUROS DE UNA EMPRESA DEL SECTOR DE LA CONSTRUCCIÓN 15 ÁREA DE VENTAS/CLIENTES DE UNA EMPRESA FINANCIERA DE CRÉDITOS AL CONSUMO 16
CONCLUSIÓN 16
1.
INTRODUCCIÓN
El objetivo de este trabajo es elaborar un Plan de Control Interno para el área de almacén y compras de la empresa líder en el sector de autobuses y autocares: Irizar. Para ello, se realizará un informe en el que se detallan con precisión las acciones y procedimientos que se deben cumplir en la empresa para cumplir con los objetivos establecidos.
En primer lugar, se describe la actividad de la empresa al igual que su misión, visión y valores, facilitando así la comprensión y entendimiento del trabajo. En segundo lugar, se muestra un organigrama posible de la estructura de la empresa, posteriormente se realizarán las guías de procedimientos representándose en forma de flujograma o diagrama de flujo para facilitar su entendimiento, y se confeccionará un cuestionario para comprobar si el sistema de Control Interno implantado cumple con la función para la que ha sido establecido.
Por último, se elaborará un resumen y una conclusión de otras guías de procedimientos estudiadas por los compañeros de clase en sus respectivos trabajos.
2.
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
La empresa que vamos a estudiar es la empresa matriz de un grupo empresarial líder en el sector de autobuses y autocares y referencia en los sectores como el ferroviario, la electrónica, las comunicaciones (conectividad), la maquinaria rotativa y la electromovilidad.
Fue fundada en el año 1889 por José Francisco Irizar Catarain y en 1963 se convirtió en cooperativa. En 1995 comenzó la expansión internacional y a partir de ahí ha continuado su crecimiento imparable hasta hoy, que cuenta con 13 plantas de producción, distribuidas en España, Marruecos, Brasil, México y Sudáfrica, un centro propio de I+D y 8 empresas de distribución y postventa.
Alrededor del 39% de la producción de autobuses y autocares se lleva a cabo en la planta de Ormaiztegi, su sede central, donde también se encuentra Creatio, el Centro de Investigación y Desarrollo del Grupo Irizar donde a largo plazo pretende desarrollar productos y sistemas propios.
Actualmente es un Grupo sólido, que apuesta por la diversificación geográfica e industrial y que está en continuo crecimiento, apostando por la marca, la tecnología y la sostenibilidad.
●
Misión:La misión de Irizar es reforzar su proyecto empresarial y su marca para generar riqueza, conseguir un alto grado de satisfacción de los clientes a través de una relación cercana y ofreciendo un proyecto sólido.
●
Visión:En cuanto a la visión es ser una referencia en servicio, diseño, innovación, tecnología y sostenibilidad en los autobuses y autocares que ofrecen.
En el resto de actividades del grupo también quieren ser un referente en la aportación de valor a los clientes.
●
Valores:○ La satisfacción y motivación de las personas es importante, ya que fomenta la eficiencia, comunicación, participación y liderazgo.
○ Personas comprometidas con su proyecto, misión y visión para lograr los retos propuestos.
○ Su máxima prioridad es la satisfacción de los clientes al ser su garantía de futuro, al igual que el fortalecimiento de la marca.
○ La Responsabilidad Social Corporativa de Irizar está orientada a mejorar el entorno social y el medio ambiente y basan su desempeño en la seguridad y salud, la competitividad y la conciliación.
3.
ORGANIGRAMA
Se ha propuesto un organigrama, es decir, una representación gráfica de la estructura de la empresa Irizar donde se pueden ver las diferentes jerarquías de la empresa. Explicaremos brevemente en qué consisten los puestos más importantes:
● Director general: se encarga de coordinar todas las actividades de la empresa, supervisa el correcto funcionamiento de los diferentes departamentos, establece los objetivos generales, supervisa el cumplimiento del plan estratégico y asegura que todas las actividades se realicen de manera segura, eficiente y rentable.
● Controller: es la figura que se encarga del control de gestión de la empresa. Su función principal es conseguir el equilibrio y seguridad de la organización, para lo que ha implantado un proceso de control interno adecuado a la empresa que permite alcanzar el objetivo de eficiencia e imagen fiel. Es independiente del resto de departamentos de la empresa, sólo responde ante el Director General y tiene plena potestad para recabar toda la información necesaria para llevar a cabo su trabajo.
Los departamentos son áreas en las que está dividida la empresa según las actividades a realizar y cada uno de ellos tiene su director correspondiente.
● Departamento de exportación: es un área que lleva a cabo todas las actividades relacionadas con la internacionalización de la empresa.
● Departamento industrial: sus principales actividades son la integración, control, diseño, desarrollo e innovación de procesos y sistemas.
● Departamento de producción: es el área de la empresa que tiene como función principal la transformación de materias primas en productos finales. ● Departamento comercial: área de gran relevancia para Irizar; es una
organización orientada al cliente y es objetivo fundamental lograr su satisfacción plena, para así elevar la rentabilidad de la empresa.
● Departamento financiero: Lleva a cabo la planificación de la tesorería para que la organización pueda gestionar los pagos y cobros en los plazos establecidos; se ocupa de los procesos contables y de negociar las condiciones de financiación con las entidades financieras.
4.
GUÍA DE PROCEDIMIENTOS
En ellas se establecen los pasos a seguir en las diferentes áreas, de forma que permiten a los empleados conocer las pautas marcadas por la dirección y que son fundamentales para lograr un correcto funcionamiento general de la empresa.
COMPRAS
1. El responsable del departamento de compras recibirá la documentación del contrato de compra del nuevo cliente donde constarán las especificaciones técnicas y acabados exigidos para la construcción del vehículo.
2. El personal de compras elaborará un listado con el material necesario para el citado vehículo, distinguiendo aquellos materiales que se adquieren exclusivamente bajo pedido.
3. El personal de compras comprobará en el sistema las disponibilidades de material habitual en almacén, para evaluar las necesidades de compra.
4. El personal de compras contactará con los proveedores habituales para realizar el pedido de material necesario.
5. El responsable del departamento de compras evaluará la necesidad de buscar nuevos proveedores para garantizar el suministro de los materiales necesarios para la construcción del vehículo.
6. A los proveedores se les solicitará un presupuesto de los materiales, formas de pago, las garantías que ofrecen y una fecha de entrega prevista. Estos datos deben recogerse en un documento.
7. El encargado de compras evaluará las ofertas de los diferentes proveedores y dará la orden de realizar el pedido.
8. En el albarán quedarán reflejados todos los materiales pedidos, con el detalle de unidades solicitadas y el precio acordado.
9. Se solicitará una factura con todo lo que se ha entregado a la empresa, la cual tendrá que corresponder con el albarán.
10. Si la factura coincide con el pedido, el responsable de compras dará el visto bueno para que el departamento de contabilidad proceda al abono en función de la las condiciones de pago acordadas, las cuales estarán anteriormente reflejadas en un documento.
11. El jefe de departamento comprobará que las tareas realizadas por los empleados que están bajo su responsabilidad, se realizan correctamente.
ALMACÉN
12. El área de recepción deberá permanecer libre antes de cada recepción. 13. En la entrega del pedido, se procederá a descargar los camiones de la empresa
de transportes elegida por el proveedor y a depositar la mercancía en el área de recepción del almacén.
14. El responsable del almacén comprobará que el pedido recibido coincide con el albarán.
15. El responsable del almacén comprobará el estado de los materiales recibidos. 16. Los productos que se reciban en un estado adecuado serán codificados con la
17. Si los productos no cumplen con las condiciones acordadas o están dañados, el pedido será automáticamente rechazado.
18. La no aceptación de un pedido será registrada en el sistema indicando la razón que ha motivado su rechazo.
19. Los encargados de recoger los materiales comprobarán en el sistema si los productos son almacenables o no.
20. Los productos que no sean almacenables serán entregados al área de producción y transformación.
21. Los productos que deban almacenarse se trasladarán al lugar que tengan asignado.
22. El jefe del almacén supervisará que todos los materiales se han almacenado en el lugar correspondiente.
23. El almacén estará ordenado por sectores los cuales estarán señalizados. 24. Todos los productos se almacenarán en un lugar seco, aislado del suelo y de
la humedad.
25. La zona de almacenamiento estará protegida de rayos UV para evitar posibles deterioros de productos.
26. Todo producto o sustancia peligrosa se almacenará atendiendo a su etiquetado y a su ficha técnica.
27. Estos productos se almacenarán en una zona específica que estará rotulada de forma visible con indicación de los riesgos químicos y tóxicos.
28. Estos productos solo podrán ser utilizados por personal cualificado a quien se le haya dado autorización previa.
29. Cada producto deberá tener una codificación única e irrepetible.
30. Una persona será la responsable de asignar el código correspondiente a los productos nuevos.
31. Cuando se necesite un producto del almacén se le solicitará al encargado de salidas del almacén o al encargado del departamento que registre su salida indicando el solicitante.
32. La persona solicitante del producto necesitará un permiso firmado por su superior inmediato.
33. Cada trimestre el responsable del almacén entregará un documento al departamento administrativo en el que se reflejen todos los productos que han podido sufrir daños o que no tienen movimiento.
34. Cada producto tendrá una ficha técnica que estará disponible para todos los empleados.
35. Una persona se encargará de llevar un control de las existencias.
36. De igual manera habrá una cámara de seguridad para detectar posibles robos.
PRODUCTOS DAÑADOS
37. Una vez al mes se hará una inspección para comprobar el estado de todos los productos almacenados.
38. De igual manera, cuando un producto sufra algún tipo de daño, la persona encargada de la vigilancia lo notificará al responsable del almacén.
39. El responsable del almacén registrará en el sistema el producto dañado. 40. Por cada producto dañado se rellenará un formulario indicando el tipo de daño
y la causa.
41. Se comprobará si el producto continúa en garantía y si puede ser reparado o debe ser sustituido por uno nuevo.
42. Cuando se reciba el producto de sustitución o reparado se comprobará que su estado es correcto.
43. En caso de que no esté en garantía o no pueda ser reparado, el encargado de las salidas registrará su baja en el sistema.
44. El producto dañado se retirará del almacén para garantizar que nadie pueda utilizarlo por error.
45. Todos los materiales que deban retirarse serán, en la medida de lo posible, reciclados.
MANTENIMIENTO
46. Se harán revisiones periódicas de los productos almacenados, examinando las posibles averías.
47. Se deberá informar a la mayor brevedad al responsable de mantenimiento sobre el fallo detectado en la máquina.
48. Se rellenará un documento indicando el tipo de avería
49. Si la avería ha sido arreglada con medios propios, deberá anotarse en la ficha de mantenimiento de la máquina, señalando el tiempo empleado (cuánto tiempo ha estado parada la máquina), los materiales utilizados y el coste. 50. En caso de que la reparación la lleve a cabo una empresa externa, se anotará
en la ficha indicando el detalle de su reparación, donde constarán las horas empleadas y explicando los métodos utilizados para la reparación.
51. A la hora de contratar la reparación se solicitará presupuesto y tiempo estimado.
52. El responsable de mantenimiento analizará las reparaciones llevadas a cabo durante el ejercicio para estudiar nuevas necesidades para el ejercicio siguiente.
53. El responsable de mantenimiento tiene que examinar la información más relevante del plan de mantenimiento cuando se lleve a cabo la revisión del sistema.
5.
FLUJOGRAMAS
El flujograma es una herramienta útil que muestra de un modo gráfico situaciones, movimientos, decisiones, sistemas o rutinas a partir de símbolos.
Cada símbolo tiene un significado:
Indica el inicio o fin de un proceso.
Indica la toma de una decisión importante. A partir de este símbolo el camino se bifurca.
Símbolo de documento
Símbolo de operación, que representa una actividad y breve descripción de esta.
En el siguiente flujograma se desarrolla la guía de procedimiento del proceso de compras de la empresa Irizar:
Por otro lado, se ha elaborado un flujograma donde se muestra el proceso de almacenamiento de los productos.
Nuevo contrato de compra de autobús/ autocar ¿Existencia material en almacén? Documento de solicitud de compra de material ¿Búsqueda de ofertas de proveedores ? ¿Aceptación de ofertas? Emisión orden de compra Análisis de las ofertas
NO NO SÍ SÍ SÍ NO
Recepción e inspección de los materiales ¿Están en correcto estado?
Firma del albarán por el encargado ¿Son almacenable s? NO SÍ SÍ NO Se procede a la codificación de los materiales Envío a sección de producción y transformación Registrar en el sistema el motivo Se rechaza el pedido ¿Es un producto tóxico o peligroso? NO SÍ
6.
CUESTIONARIO
CUESTIONES SI NO OBSERVACIONES
COMPRAS
1 ¿Se registran inmediatamente las facturas de los proveedores?
X
2 ¿Se suelen pedir proformas a los proveedores?
X
3 ¿Al realizar la compra se tienen en cuenta las distintas proformas?
X
4 ¿Antes de hacer una compra se tiene en cuenta la calidad de la mercancía?
X
5 ¿Antes de realizar un pago se comprueba que se han cumplido las condiciones de pago establecidas previamente?
X
6 ¿Antes de realizar un pago se suelen pedir autorizaciones?
X
7 ¿Hay algún autorizador para realizar las compras?
X
8 ¿Existe un catálogo de proveedores en la empresa?
X
9 ¿Cuántas personas tienen contacto con los proveedores?
La persona responsable de compras
10 ¿Todo tipo de actividad se comunica al personal del departamento de compras?
X
11 ¿Existen canales de comunicación para reportar quejas, sugerencias o cualquier tipo de duda?
X
12 ¿El encargado del departamento supervisa todas las actividades realizadas por el personal?
X
13 ¿Existe algún documento en el cual se dictamine qué función realiza cada trabajador?
14 ¿El personal del departamento tiene la experiencia suficiente para llevar a cabo su trabajo?
X
15 ¿En función de qué se distinguen a los diferentes proveedores?
En función del precio, calidad y/o servicio 16 ¿El responsable de compras también
realiza los pagos?
X Separación de funciones
ALMACÉN
17 Cuando llega el camión con la mercancía y antes de proceder a su descarga, ¿se comprueba la existencia de dicho pedido en el sistema?
X
18 ¿Se comprueba la carga antes de registrarla como recibida?
X
19 ¿Se comprueba el estado del embalaje? X 20 ¿Se firma el albarán antes de la
descarga?
X
21 ¿Se guarda la mercancía en el almacén?
X Una vez comprobado
que está todo en orden 22 ¿Hay diferentes secciones en el
almacén?
X
23 ¿Están debidamente señalizadas las distintas secciones?
X
24 ¿Se almacena la mercancía directamente en el suelo?
X
25 ¿Existen etiquetas que identifican la mercancía en cada punto de almacenaje?
X
26 ¿Alguien comprueba que la mercancía está ubicada donde corresponde según el etiquetado?
X
27 ¿Están disponibles las fichas técnicas de cada producto?
X
28 ¿Están señalizados los productos calificados como peligrosos?
X
codificados?
30 ¿A la hora de utilizar un producto del almacén se necesita una autorización?
X
31 ¿Alguien se encarga de vigilar las existencias?
X
32 ¿Se hacen informes periódicos de los productos almacenados?
X
33 ¿Existe control sobre el máximo y mínimo de existencias?
X
34 ¿El inventario se encuentra debidamente asegurado?
X
35 ¿Hay horario para la recepción de mercancía?
X Se acuerda una hora con el proveedor
PRODUCTOS DAÑADOS
36 ¿Se hacen inspecciones de los productos almacenados regularmente?
X
37 ¿Quién se encarga de avisar sobre los productos dañados?
La persona encargada de la vigilancia
38 ¿Se hace un estudio del porqué ha podido sufrir daños?
X
39 ¿Qué se hace con el producto dañado? Hay que retirarlo del almacén
40 ¿Quién se encarga de registrar la salida?
El encargado de las salidas
41 ¿Los productos se reciclan? X
MANTENIMIENTO
42 ¿Se elaboran documentos con las causas por las que se han estropeado?
X
43 ¿Quién se encarga de reparar las averías?
Con medios propios, o según el caso se contrata la restauración
44 ¿Se hacen revisiones periódicas? X 45 ¿Dónde se registran los datos de las
reparaciones?
En la ficha de
máquina
correspondiente. 46 ¿Disponen de las herramientas
necesarias para las reparaciones?
X
47 ¿El personal recibe formación de mantenimiento?
X
48 ¿Hay suficiente stock para realizar las reparaciones necesarias?
X
49 ¿Se comprueba el material al recibirlo? X 50 ¿Se hace un seguimiento del
departamento?
X
7.
OTRAS GUÍAS DE PROCEDIMIENTO
TESORERÍA EN EL SUPERMERCADO LIDL
1. A las cuentas bancarias solo tendrá acceso el personal del departamento de contabilidad.
2. Los pagos a partir de una cantidad determinada necesitarán doble firma. 3. En el inicio de cada turno el trabajador abrirá su caja con el efectivo
determinado como necesario para cubrir la necesidad de monedas y billetes para llevar a cabo su tarea.
4. El trabajador será responsable de comprobar que el efectivo que se le ha suministrado corresponde con el importe determinado.
5. El personal de caja realizará el arqueo correspondiente cuando termine su turno.
6. Ningún trabajador podrá usar una caja sin que el anterior trabajador haya realizado el cierre.
7. La recaudación de cada caja se le entregará al encargado de tesorería junto con un documento donde constará el total del cierre de caja, el desglose de efectivo y lo cobrado mediante pagos con tarjeta.
8. El efectivo recaudado se guardará en una caja fuerte a la que solo tendrán acceso el encargado de tesorería y el jefe de contabilidad.
9. Todos los clientes podrán solicitar una factura detallada en el mismo momento en que realicen la compra.
10. Todos los clientes podrán optar por el pago en efectivo o con tarjeta.
11. En caso de discrepancia con el cliente en cuanto a la devolución del cambio, el trabajador deberá llevar a cabo el arqueo de caja para dirimir la situación. 12. La moneda funcional con la que se trabajará será el euro.
ÁREA DE EXISTENCIAS EN MERCADONA
1. Las existencias se almacenarán en diferentes zonas en función del tipo de producto.
2. En cada zona habrá un responsable que llevará un control de las existencias. 3. Las existencias se guardarán en lugar seco y con la temperatura adecuada
para cada tipo de producto.
4. Solo el personal autorizado tendrá acceso a las existencias. 5. La acreditación será obligatoria para todo el personal.
6. Una persona será la encargada de anotar todas las salidas de existencias que se realizan y se asegurará de que se hace por personal autorizado.
7. Cualquier pérdida de cualquier existencia se notificará al responsable. 8. Se realizarán inventarios físicos periódicamente.
ALMACENAMIENTO Y VENTAS DE UNA TIENDA DE ROPA
1. Una persona será la encargada de realizar el pedido al fabricante una vez por semana. Para ello, habrá realizado un estudio de los productos que mayor salida tienen.
2. Los productos estarán colocados ordenados y en el sitio que corresponde. 3. Todos los productos colocados en la tienda llevarán un sistema de alarma para
evitar robos.
4. El personal de caja se registrará con su propia cuenta para que quede registrado las ventas realizadas por cada uno.
5. Toda salida de productos se registra automáticamente a la hora de realizar la venta.
6. El cliente que realice una compra online podrá realizar el seguimiento de su pedido en todo momento.
7. Se admitirán devoluciones de clientes hasta 30 días naturales posterior a la fecha de compra. El producto tendrá que estar en perfectas condiciones y con su etiqueta correspondiente.
8. Todos los meses se hará un informe de ventas, indicando los apartados más importantes (qué días se producen más ventas, qué prendas se han vendido, en qué cantidad...).
SEGUROS DE UNA EMPRESA DEL SECTOR DE LA CONSTRUCCIÓN
2. El único empleado que se comunicará con la aseguradora será el administrador de seguros.
3. Cuando ocurra un accidente o siniestro, éste deberá ser comunicado a la compañía en un plazo máximo de tres días laborables desde que ocurrió el suceso.
4. Deberá realizarse un informe de los hechos ocurridos en un periodo máximo de tres días laborables, desde de que el área de Seguridad y Salud laboral realicen el examen técnico.
5. El administrador de seguros llevará un control del uso adecuado de las pólizas contratadas.
ÁREA DE VENTAS/CLIENTES DE UNA EMPRESA FINANCIERA DE CRÉDITOS AL CONSUMO
1. Conocer a los clientes (intereses, edad…). 2. Ofrecer ayuda al cliente con una actitud positiva. 3. Evitar malos gestos.
4. Utilizar un lenguaje natural, evitando palabras técnicas.
5. El empleado tiene que informar siendo seguro, confiado, cuidando el ritmo y tono de voz y con precisión.
6. Si desconoce la respuesta a la información requerida por el cliente, se preguntará al departamento correspondiente.
7. En el supuesto de conflicto con un cliente, se evitará la discusión y se requerirá al responsable para resolver la situación.
8. Toda consulta finalizará transmitiendo al cliente la disponibilidad de la empresa para atender cualquier duda o sugerencia...
8. CONCLUSIÓN
La realización de este trabajo nos ha servido para conocer la importancia de tener implantado un buen sistema de Control Interno en la empresa, para lo que es imprescindible conocer todas las actividades que se llevan a cabo en ella y al máximo nivel de detalle. Asimismo, concluimos que es necesario tener delimitadas las funciones de los diferentes puestos de trabajo para que exista coordinación entre los distintos departamentos y evitar o detectar posibles errores. Mediante un organigrama es fácil visualizar y entender la jerarquía de la empresa y cómo se relacionan los diferentes departamentos.
Por otra parte, resulta imprescindible establecer un buen manual de procedimientos, donde se identifica claramente cómo llevar a cabo todos los procesos en cada sección y posteriormente recogerlo mediante flujogramas, de manera que permite una visualización rápida del sistema de funcionamiento del departamento. Mediante estos
manuales de procedimientos se puede lograr una mayor eficiencia de los recursos y contribuir al cumplimiento de los objetivos establecidos por la dirección.
Así mismo, todo ello contribuye a facilitar la tarea del auditor externo, que podrá obtener evidencia suficiente y adecuada para expresar su opinión si el sistema de Control Interno implantado en la empresa es adecuado. Para ello hemos elaborado un cuestionario siguiendo un orden lógico, que permita evaluar la eficiencia del sistema establecido en la empresa.
Por último, elaborar guías de procedimientos de otras áreas elegidas por nuestros compañeros, nos permiten desarrollar más la aplicación práctica de los conocimientos adquiridos.
BIBLIOGRAFÍA
Irizar - estrategia. Puede consultarse en la siguiente web: Estrategia (irizar.com)
Facultad de ingeniería - DIMEI: división de ingeniería mecánica industrial (2016). Puede consultarse en la siguiente web: Departamento de Ingeniería Industrial (unam.mx)
Lean manufacturing 10 - departamento de producción de una empresa: estructura y funciones (2018). Se consulta en la siguiente web:
https://leanmanufacturing10.com/departamento-de-produccion-de-una-empresa-estructura-y-funciones
Montagud Rubio, N. “Los 9 departamentos de una empresa, explicados”. Psicología y mente. Puede consultarse en la siguiente web: Los 9 departamentos de una empresa, explicados (psicologiaymente.com)
GCCI (Global Chartered Controller Institute) “¿Cuáles son las funciones de los controllers?” (2016). Consultarse en la web: ¿Cuales son las funciones de los controllers? (globalcci.org)