Unidad 1. Introduccion a La Administracion

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Administración Activa

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Unidad 1. Introducción a la administración

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Gestión y Administración de Pequeñas y Medianas Empresas (PyMES)

Gestión y Administración de Pequeñas y Medianas Empresas (PyMES)

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Clave:

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080920413

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Unidad 1. Introducción a la administración

Índice

Unidad 1. Introducción a la Administración ... 3

Presentación de la unidad ... 3

Propósito ... 3

Competencia específica ... 3

1.1. Conceptos, características e importancia ... 4

1.1.1. El proceso administrativo ... 6

1.1.2. Principales aportaciones al estudio de la administración ... 7

 Actividad 1. Recordando la administración ... 9

1.2. Empresa, concepto y clasificación ... 10

1.2.1. Áreas básicas funcionales de la empresa ... 12

 Actividad 2. La empresa ... 14

1.2.2. Organigramas ... 15

1.2.3. Recursos de la empresa ... 16

 Autoevaluación ... 17

 Autorreflexión ... 17

Evidencia de Aprendizaje. Análisis del proceso administrativo a la empresa seleccionada ... 18

Cierre de la unidad ... 19

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Unidad 1. Introducción a la administración

Unidad 1. Introducción a la Administración

Presentación de la unidad

En esta Unidad retomarás los fundamentos de la administración, y de la empresa, su concepto y clasificación. Además analizarás el proceso administrativo de una empresa real (abarcando sus áreas básicas funcionales, el organigrama y los recursos con los que cuenta).

Propósito

El propósito de esta Unidad es recordar los conceptos básicos de la administración,

sirviendo como base para que conozcas y desarrolles la planeación y la organización en una empresa con el fin de adquirir la competencia para aplicarla en tu vida laboral.

Competencia específica

 Analizar las principales características del proceso administrativo para el logro de objetivos dentro de la empresa mediante la apropiación de los conceptos básicos de la  Administración Activa.

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1.1. Conceptos, características e importancia

¿Qué es la administración y cuál es su importancia?

Dentro de las actividades que realizan todos los seres humanos, una que es de suma importancia y que en repetidas ocasiones se lleva a cabo inconscientemente, es la administración, ya que desde que se forman grupos para realizar actividades que no se pueden llevar a cabo de forma individual, la administración se vuelve parte medular para poder coordinar los esfuerzos individuales. Cuando la sociedad empezó a depender del trabajo en grupo y para los organizadores o administradores aumentaron las

responsabilidades y funciones, fue cuando la administración aumentó su relevancia dentro de las organizaciones.

La administración es un proceso en el que se diseñan y mantienen entornos de trabajo en grupo, donde los integrantes de éste realicen sus funciones de manera eficaz y

eficiente, cumpliendo con objetivos y metas específicas. (Koontz y Weihrich, 2004) La definición de la administración abarca los siguientes puntos:

 Los gerentes, directores, subdirectores, jefes de área, jefes de departamento, coordinadores, supervisores, los presidentes y presidentes ejecutivos de compañías, presidentes de naciones, gobernadores, cabezas de las mayores organizaciones globales, y toda aquella persona que por sus funciones lideré o coordine y supervise las actividades de otros, en general, se pueden llamar  administradores, ya que todos ellos llevan a cabo actividades administrativas y realizan importantes contribuciones a las metas de las organizaciones en forma eficaz y eficiente.

 La administración se aplica a todo tipo de organizaciones.

 La administración persigue la productividad, lo que implica eficiencia y eficacia. .

Sin embargo, esto no significa que ellos puedan hacer lo que quieran en cualquier momento, en cualquier lugar o de cualquier forma, se deben apegar a las leyes, normas y procedimientos aplicables en su organización o entorno.

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Características de la administración:

La administración posee ciertas características por medio de las cuales es posible cumplir  con el proceso administrativo, éstas son:

 Universalidad: la administración existe en cualquier entidad social ya que siempre debe hallarse una coordinación para lograr los objetivos.

 Especificidad: la administración tiene singularidad a pesar de que tiene relación estrecha con otras ciencias no pertenece a ninguna de ellas.

 Unidad temporal: cada etapa del ciclo administrativo tiene su propio tiempo y siempre se están ejecutando ya sea en primer o segundo plano.

 Unidad jerárquica: es importante saber que en una organización cada uno de los elementos tienen participación en la empresa y forman parte del cuerpo

administrativo. Por lo tanto, es necesario respetar todos los niveles administrativos señalados.

 Valor instrumental: por medio de la administración se logra un resultado, ya que se maneja en las organizaciones para obtener sus metas.

 Flexibilidad: se adecua a las necesidades específicas de la organización.

 Amplitud de ejercicio: se obtiene en todos los niveles jerárquicos desde el nivel superior hasta el nivel inferior.

 Interdisciplinariedad: La administración se apoya en otras ciencias que se enfocan en la eficacia y eficiencia de las actividades laborales.

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1.1.1. El proceso administrativo

Desde épocas pasadas el proceso administrativo se ha llevado a cabo de forma inconsciente, con la evolución de la forma de vida y las actividades diarias se fueron formando grupos de trabajo para cubrir necesidades, esto trajo como consecuencia la creación de lo que ahora son los principios de la administración.

Los principios de la administración, dentro de una empresa, son llamados procesos administrativos y surgen en 1986 cuando Henry Fayol crea el primer modelo del proceso y lo presenta de la siguiente manera: prever, organizar, dirigir y coordinar, fueron llamados

“principios básicos de la administración”. En base en ello, los estudiosos de la

administración han desarrollado los procesos existentes.

Urwick define el proceso administrativo en siete elementos: investigación, planificación, coordinación, control, previsión, organización y comando. Autores como Harold Koontz y Heinz Weihrick, en su obra Administración, una perspectiva global , lo definen como:

planificación, organización, dirección y control. Por lo tanto, el proceso administrativo es de suma importancia en una empresa, ya que marca la diferencia entre el éxito y el fracaso de la misma. (Chiavenato, 2001, págs. 104 y 105).

La gráfica muestra el proceso administrativo:

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1.1.2. Principales aportaciones al estudio de la administración

En la actualidad los conceptos de la administración son el resultado de un proceso de recopilación de conocimientos, teorías y principios que se han ido perfeccionando durante varios años y por diferentes autores.

Tabla. Aportaciones al estudio de la administración. (Chiavenato, 2001, pp. 36-27).

Años Autores Aportaciones

4000 a.C. Egipcios Reconocimiento de la necesidad de planear, organizar y controlar. 2600 a.C. Egipcios Descentralización de la organización.

2000 a.C. Egipcios Reconocimiento de la necesidad de órdenes escritas. Uso de consultoría destaff (conjunto de personas que realizan actividades bajo el mando del

director). 1800 a.C. Hammurabi

(Babilonia) Empleo del control escrito y testimonial, establecimiento del salario mínimo,reconocimiento de que la responsabilidad no puede transferirse. 1491 a.C. Hebreos Conceptos de organización, principio escalar, principio de la excepción. 600 a.C. Nabucodonosor 

(Babilonia) Control de la producción e incentivos salariales. 500 a.C. Menicius

(China)

Reconocimiento de la necesidad de sistemas y estándares. 400 a.C. Sócrates

(Grecia) Enunciado de la universalidad de la administración.

Ciro (Persia) Reconocimiento de las necesidades de las relaciones humanas, empleo del estudio de movimientos, arreglo físico y manejo de materiales.

Platón (Grecia) Enunciado de la especialización.

175 a.C. Catón (Roma) Uso de las descripciones de funciones.

20 Jesús (Judea) Unidad de mando, reglamentos, relaciones humanas.

284 Diocleciano

(Roma) Delegación de la autoridad.

1436  Arsenal de

Venecia

Contabilidad de costos, verificaciones y balances de control, numeración de inventarios, intercambio de partes, utilización de la técnica de línea de

montaje, implementación de la administración personal, estandarización de las partes, control de inventario y costos.

1525 Nicolás

Maquiavelo (Italia)

Confianza en el principio de consenso de grupo, reconocimiento de las necesidades de cohesión de la organización, enunciado de las cualidades de liderazgo, descripción de tácticas políticas.

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1767 Sir James Stuart

(Inglaterra) Teoría de la fuente de autoridad. Impacto de la automatización,diferenciación entre gerentes y trabajadores basada en las ventajas de especialización.

1776  Adam Smith

(Inglaterra)  Aplicación del principio de especialización a los trabajadoresmanufactureros, concepto de control.

1799 Eli Whitney

(Estados Unidos)

Método científico, empleo de la contabilidad de costos y del control de calidad, aplicación del concepto de intercambio de las partes,

reconocimiento de la amplitud administrativa.

1800 James Watt,

Mathew Boulton ( Inglaterra)

Procedimientos estandarizados de operación, especificación, métodos de trabajo, planeación, incentivo salarial, tiempos estándares, datos

estandarizados, seguros mutuos a empleados, bonificaciones de Navidad, utilización de la auditoría.

1810 Robert Owen

(Inglaterra) Reconocimiento y aplicación de prácticas de personal, responsabilidad deentrenamiento de los obreros e introducción de planes de vivienda para estos.

1832 Charles

Babbage (Inglaterra)

Énfasis en el método científico, énfasis en la especialización, división del trabajo, estudio de tiempos y movimientos, contabilidad de costos, efectos del color en la eficiencia del obrero.

1856 Daniel C.

McCallum (Estados Unidos)

Empleo de organigramas, para mostrar la estructura organizacional, aplicación de la administración sistémica en los ferrocarriles.

1886 (Henry MetCalfe

(Estados Unidos)

 Arte de la administración, ciencia de la administración.

1900 Federick W.

Taylor (Estados Unidos)

 Administración científica, aplicación de sistemas, administración de personal, necesidad de cooperación entre el trabajo y la gerencia, incrementos salariales, división equitativa entre el trabajo y la gerencia, organización funcional, principio de excepción aplicado al sistema de costos, estudio de métodos, estudio de tiempos, definición de

administración científica, énfasis en la tarea administrativa, en la investigación, planeación, control y cooperación.

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Actividad 1. Recordando la administración

En esta actividad repasarás los conceptos estudiados en esta asignatura. Para ello: 1. Investiga en fuentes confiables impresas o de Internet, las etapas del proceso

administrativo para fortalecer tus conocimientos del tema de esta Unidad.

2. Analiza la información investigada para intercambiar opiniones, entra al foro de discusión y responde la siguiente pregunta, justificando tu aportación:

De las diferentes etapas del proceso administrativo ¿A cuál le darías más importancia? y ¿por qué?

3. Revisa las aportaciones de tus compañeros(as), compara sus opiniones con las tuyas e intercambia comentarios a fin de establecer un diálogo fructífero y de cercanía.

*Consulta la rúbrica de foro que se encuentra en la pestaña “Material de Apoyo” .

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1.2. Empresa, concepto y clasificación

¿Qué es una empresa?

Es importante saber que una empresa es una organización o institución que brinda bienes o servicios con un fin económico o social. Según Zoilo Pallares, Diego Romero y Manuel Herrera, autores del libro "Hacer Empresa: Un Reto", a la empresa se le puede

considerar como "un sistema dentro del cual una persona o grupo de personas

desarrollan un conjunto de actividades encaminadas a la producción y/o distribución de bienes y/o servicios, enmarcados en un objeto social determinado" (Pallares, 2005, pág. 41).

Entonces, se considera de gran importancia que conozcas y entiendas este concepto ya que toda persona está relacionada con una empresa en pequeña o gran medida.

¿Cómo se clasifican las empresas?

Los criterios de clasificación de las empresas varían por los diversos organismos que los establecen en México: como Nacional Financiera, Secretaría de Economía e incluso el sector privado.

Una clasificación de empresas más difundida que te puede servir de punto de partida es la siguiente:

a) Por su tamaño, número de empleados y ventas netas anuales.

Tamaño Número de empleados Ventas netas anuales

Micro 1 a 15 empleados Hasta $900 000.00

Pequeña 16 a 100 empleados Hasta $9 000 000.00

Mediana 101 a 250 empleados Hasta $20 000 000.00

Grande Más de 250 empleados Más de $20 000 000.00

b) Por su giro.

Otro criterio de clasificación de las empresas, según la teoría económica, es por su giro, que puede ser industrial, comercial o de servicios.

Las empresas industriales se dedican tanto a la extracción y transformación de recursos naturales, renovables o no, como a la actividad agropecuaria y a la producción de artículos de consumo final.

Las empresas comerciales se dedican a la compra-venta de productos terminados, y sus canales de distribución son los mercados mayoristas, minoristas o detallistas, así

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Las empresas de servicios ofrecen productos intangibles a la sociedad, y sus fines pueden ser o no lucrativos.

c) Por el origen y propiedad de sus recursos las empresas se clasifican en públicas, privadas, transnacionales o mixtas.

Las empresas públicas son aquellas cuyo capital proviene del Estado y su propósito es satisfacer las necesidades que no cubre la iniciativa privada.

Las empresas privadas se distinguen porque su capital proviene de inversionistas particulares.

Las transnacionales son las empresas cuyo capital proviene del extranjero y tienen presencia en muchos países, sean privadas o públicas.

Las empresas mixtas trabajan con capital del Estado y de la iniciativa privada. d) Por sectores económicos

La economía clasifica el campo de las empresas por sectores económicos. Silvestre Méndez, destacado autor de temas económico-administrativos, divide los sectores en las ramas que se muestran en la figura siguiente:

Sector  agropecuario  Agricultura Ganadería Silvicultura Pesca Sector industrial Extractivo Transformación Comercio Restaurantes Transportes Comunicaciones Sector servicios  Alquiler  Profesionales Educación Médicos

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1.2.1. Áreas básicas funcionales de la empresa

Las áreas funcionales son claves para una empresa por la actividad que realizan. De manera conjunta, son la división departamental por gerencias encargadas de realizar  trabajos especializados; la más común es por su función, pues esto denota una actividad relacionada, aunque también se utilizan otros criterios, como producto, cliente, geografía o proceso. Las funciones se relacionan con las profesiones; por ejemplo: finanzas con los contadores públicos, producción con ingenieros, mercadotecnia y recursos humanos con administradores, etcétera.

Las áreas funcionales de las organizaciones, como se estudian actualmente,

corresponden a las de las grandes empresas del sector privado. Las denominaciones cambian según la rama comercial, industrial o de servicios en que opera la empresa, por  ejemplo: en el sector hotelero, en las grandes comercializadoras, centros comerciales y en los bancos, a la producción le llaman operaciones. En los gobiernos, federal, estatal y municipal tienen sus propias estructuras (áreas funcionales) con departamentos divididos en secretarías o ministerios, de las que dependen las subsecretarías, direcciones,

 jefaturas, etc., con denominaciones diferentes, según la rama.

Fayol se basó en un consorcio minero inmenso que requería de áreas que hoy ya no se utilizan; por ejemplo, la seguridad en una mina es vital y por eso estableció un área funcional de seguridad.

Por tanto, la clasificación de Fayol que aparece en el cuadro siguiente, junto con la clasificación más común de áreas funcionales por empresas en el siglo XXI sólo sirve como referencia histórica para conocer su origen. Lo importante es que conozcas de manera general estas áreas y, por lo tanto, a continuación se describen según el criterio moderno.

 Áreas funcionales de Fayol

 Áreas funcionales básicas de las grandes empresas del siglo XXI  Administrativa Técnica Comercial Financiera Contable De seguridad Dirección general Producción Finanzas Ventas, mercadotecnia y distribución

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 Dirección general:

La función principal de la dirección general es elaborar el programa de acción a largo, mediano y corto plazos, verificar que se cumpla, así como coordinar  permanentemente las actividades de las otras áreas: ventas-mercadotecnia,

producción, finanzas y personal o recursos humanos, conforme al plan rector, y las estrategias que impulsen el desarrollo de la empresa.

 Producción:

 Aunque su nombre es de origen industrial, esta área es la encargada de producir  los bienes y/o servicios (productos) que comercializa la empresa; se hace cargo del diseño, la calidad, la programación de producción continua en productos de línea, estacional—con artículos de temporada— o por pedido (por lotes). A

menudo, el diseño o distribución de planta (lay out) tiene la función de logística

(operaciones de suministro de proveedores o de almacenes a líneas de

producción) y abastecimiento, incluso las compras. Muchas compañías tienen un área funcional especializada en compras que, junto con el área financiera,

determina los costos de producción; asimismo, se encarga de la aplicación del proceso administrativo de su área.

 Finanzas:

Su objetivo es el uso óptimo del capital. Comprende la búsqueda de recursos en las fuentes: bancos, financieras, proveedores, acreedores y programación de pagos. La función financiera abarca la contabilidad (registro y clasificación de las operaciones para la generación de estados financieros principales: balance

general, estado de resultados y analíticos, costo de producción y otros). Esta área también se encarga de resguardar los valores principales de la empresa y realiza la función de auditoría y/o control. Hoy en día, también debe cumplir con las

obligaciones fiscales y, en las pequeñas empresas, con las obligaciones laborales.  Ventas, mercadotecnia y distribución:

Ventas —conocida hoy en las grandes empresas como mercadotecnia; también

denominada en menor medida como distribución— se encarga de vender o

distribuir (surtir) a comercializadores independientes, así como del control de vendedores (fuerza de ventas) desde su selección hasta su control. Establece cuotas y pronósticos de ventas en coordinación con el área de producción. Mercadotecnia realiza estudios de mercado para conocer a las poblaciones y segmentos —o clases económicas— que las forman. Comprende la publicidad, la

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incluyendo la nómina semanal, salarial o quincenal en el caso de sueldos, junto con el área de finanzas. Asimismo negocia los contratos colectivos de trabajo, los cuales implican las relaciones con los sindicatos.

 Además de la capacitación y el desarrollo del personal así como de establecer la cultura laboral con los hábitos, principios y valores que favorecen el crecimiento individual del personal y de la empresa. El titular del área tiene autoridad en línea para decidir en su área además de en asuntos que atañen a toda la empresa en materia de personal; también es asesor de los jefes de otras áreas en materia de motivación, disciplina, etc. (Hernández y Rodríguez, 2006. Págs.78 - 84).

Actividad 2. La empresa

Esta actividad tiene como propósito que entres en contacto con una empresa real y

conozcas cómo se lleva a cabo el proceso administrativo en el día a día. Podrás reforzar  tu capacidad de aplicar los conocimientos en la práctica.

1. Selecciona una empresa de cualquier área (social, económica, industrial, servicios, entre otras).

2. investiga cuál es su misión, visión, estrategias y objetivos, así como su organigrama.

3. Analiza y presenta la información recopilada, de una manera clara pero útil, para poder realizar propuestas de mejora. Genera un reporte en un documento en donde plasmes la información que investigaste.

4. El documento deberá de cumplir con lo siguiente:

 Nombre, giro y ubicación de la empresa que seleccionaste.  Misión de la empresa.

 Visión de la empresa.  Objetivos de la empresa.

 Estrategias que utiliza para que la empresa funcione y se supere.  El organigrama de la empresa.

5. Guárdalo con la nomenclatura ADM_A2_ U1_XXYZ.

6. Envía la actividad a tu Facilitador(a) a través de la sección de Tareas y espera su retroalimentación.

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1.2.2. Organigramas

Un recurso muy importante para una empresa es el organigrama, ya que esta

representación gráfica simboliza la estructura, la jerarquía y la relación que existe entre las áreas que la integran.

Según Ferrel, Hirt, Adriaenséns, Flores y Ramos, autores del libro "Introducción a los Negocios en un Mundo Cambiante" , el organigrama es una "representación visual de la

estructura organizacional, líneas de autoridad, (cadena de mando), relaciones de

personal, comités permanentes y líneas de comunicación"(Ferrel, O. Hirt, G. Ramoa, L.  Adriaensés, M. & Flores, M., 2004, pág. 243).

Por lo tanto, un organigrama es de gran importancia y utilidad en una empresa u

organización, porque permite observar de manera general la organización de la empresa. En forma sencilla el organigrama cumple con un rol informativo.

Existen tres tipos de organigramas:

Los organigramas generales: como su nombre lo indica, en ellos se da una visión general de la empresa u organización, mostrándose únicamente los datos importantes. Los organigramas analíticos: expresan los datos de una manera más detallada que en los generales y los organigramas suplementarios son su complemento.

Se debe tomar en cuenta que ningún organigrama puede quedar fijo siempre, ya que las empresas u organizaciones con el tiempo experimentan cambios y se deben hacer  actualizaciones constantes.

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1.2.3. Recursos de la empresa

Los recursos de la empresa se dividen en tres grandes grupos: tangibles, intangibles y humanos.

a) Los recursos tangibles son todos los que podemos ver y tocar, se pueden cuantificar en una empresa, como los activos fijos, y los recursos financieros, además de ser los más fáciles de identificar y de valorar.

b) Los recursos intangibles no son tan fáciles de cuantificar, pero le dan más valor  a la empresa, dentro de ellos pueden ser consideradas las marcas registradas, las marcas comerciales, y esto aumenta el valor de la empresa ante la percepción de la gente sobre la empresa, aumenta su reputación. Aunada a la reputación

tenemos la tecnología como recurso intangible, y este recurso le da más valor a la empresa porque es asociada con la calidad del producto o servicio ofrecido.

c) Los recursos humanos son los servicios que brinda el personal a la empresa de acuerdo a sus habilidades, capacidades y conocimientos para realizar una función productiva o administrativa dentro de la empresa, y son de los recursos más

difíciles de evaluar. Recursos de la empresa Tangibles Intangibles Humanos Activos fijos Recursos financieros Reputación Tecnología

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Autoevaluación

Una vez finalizada la Unidad 1, realiza la autoevaluación correspondiente a los temas que has revisado durante esta unidad. No olvides leer con atención las preguntas para

seleccionar la respuesta correcta.

Para realizar la autoevaluación: Entra al aula y da clic en Autoevaluación.

Autorreflexión

Recuerda

que debes hacer una Autorreflexión al terminar la autoevaluación. Para ello, ingresa al foro de Preguntas de Autorreflexión, consulta las preguntas que tu

Facilitador(a) formule y a partir de ellas elabora un archivo con tu Autorreflexión con la nomenclatura ATR_U1_XXYZ. Envía tu archivo mediante la herramienta Autorreflexiones.

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Evidencia de Aprendizaje. Análisis del proceso administrativo a la

empresa seleccionada

En la actividad 2, La empresa, recabaste información de una empresa real; es necesario

que la organices, la estudies y la analices, para usarla en esta actividad, con la finalidad de fortalecer  tu capacidad para analizar información, identificar, plantear y resolver  problemas. Para ello:

1.

Explica, de acuerdo al organigrama encontrado en la empresa que

seleccionaste y de lo que estudiaste e investigaste:

Cómo se da el flujo de autoridad-responsabilidad en esa empresa

 Cuáles son las áreas funcionales de la empresa que estás analizando 2.

Redacta

tu opinión personal de la empresa elegida, ahora que conoces los

elementos de misión, visión, estrategia y objetivos, de la empresa y lo que la teoría marcó para esos temas

3.

Guárdalo con la nomenclatura

ADM_EA_ U1_XXYZ

4.

Envía tu evidencia a tu Facilitador(a) a través de la sección de Tareas y espera su retroalimentación

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Cierre de la unidad

¡Felicidades!

Has finalizado la primera unidad de la asignatura de Administración Activa, en ella conociste conceptos y clasificaciones de la empresa, además del proceso administrativo. Esto te será útil para la siguiente unidad.

Fuentes de consulta

 Chiaavenato, I. (2001). Orígenes de la administración.Introducción a la teoría

general de la administración. Colombia. Mc Graw Hill.

 Chiavenatto, I. (2004). Teorías de la Administración. Pearson.

 Ferrel, O. C., Hirt, G., Ramos, L., Adriaensés, M. et al. (2004). Introducción a los

Negocios en un mundo cambiante. Cuarta edición. Mc Graw Hill.

 Hatzacorsian, V. (2007). Fundamentos de Contabilidad . Cengage Learning.  Hernández, S. y Rodríguez. (2006). Introducción a la administración. Cuarta

edición. McGraw Hill.

 Koontz, H. y Weihrich, H. (2004). Administración una perspectiva global . Mc Graw Hill.

 Pallares, Z., Romero, D. y Herrera, M. (2005). Hacer empresa: un reto. Cuarta edición. Fondo Editorial Nueva Empresa.

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