TITULO: Importancia del manual de los sistemas contables en el sistema de control interno.
AUTOR:
Lic. Nicolás Valdés Rodríguez Grupo de Consultoría Empresarial CIGET SS
Centro de Información y Gestión Tecnológica (CIGET). Sancti Spíritus.
RESUMEN
La dirección administrativa del país en los últimos 3 años ha insistido en la necesidad de profundizar en los mecanismos de control económico –financiero de las entidades, el presente trabajo va dirigido a contribuir en alguna medida a lograr ese propósito.
El sistema contable de una Entidad forma parte indisoluble del Sistema de Control Interno de la misma, por la vinculación tan estrecha que existe entre los mismos.
El objetivo fundamental del trabajo ”Importancia del Manual de los Sistemas Contables en el Sistema de Control Interno”, es destacar la utilidad práctica, técnica y organizativa que tiene el Manual para elevar la eficiencia del trabajo contable de las Entidades y su repercusión positiva en la eficiencia el sistema de Control Interno establecido.
Los beneficios que aporta el Manual radican en que crea una base normativa contable adecuada a las características de cada entidad. Como se sabe en las transformaciones económicas realizadas en el país, la existencia de dos monedas en el trabajo económico-contable de muchas entidades, la puntualización del objeto social y la cartera de productos y servicios han complejizado el trabajo contable, requiriendo una mayor adecuación a las
características propias de cada entidad, lo cual se logra con la realización del Manual.
Palabras claves: SISTEMAS CONTABLES; SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
INTRODUCCIÓN
La Revolución Cubana, hostigada por el bloqueo económico norteamericano y su campaña de robo de cerebros en el mundo entero, no se ha cansado de trabajar por lograr elevar la eficiencia económica de las entidades, rescatando conocimientos, experiencias y habilidades en el control económico y productivo.
La existencia de un adecuado sistema de control interno garantiza la tranquilidad de saber que se cuenta con normativas que faciliten a los trabajadores conocer como deben de desarrollar las operaciones, las características del mismo etc.
El Manual de los sistemas contables, presente en un sistema de control interno efectivo, complementa este, contribuyendo al cumplimiento de metas y objetivos de la Entidad y a suplir la falta de conocimientos y experiencias, que en un momento dado pueda faltar a los trabajadores del área contable de la misma.
Organizado en dos grandes bloques contiene la información referente a la Contabilidad General y la Contabilidad de Costos, reflejando dentro de ellos la organización del registro contable y sus subdivisiones para el registro de la información primaria.
Contempla las principales características de explotación del sistema contable-financiero, soportado sobre tecnología de la información que existe, detalla el sistema utilizado para el procesamiento del registro contable de la emisión de las informaciones emanadas del mismo.
El Manual expone el Nomenclador de cuentas, donde se precisan las cuentas, subcuentas y análisis, tanto de uso general como específico, que deben utilizarse en la Entidad de acuerdo con las actividades que desarrolla y el modo de procesamiento de la información. No siempre se dispone de trabajadores en el área de contabilidad con capacidad técnica y experiencia para dar el tratamiento contable adecuado a aquellas transacciones que no son las rutinarias o tradicionales, en ese momento el Manual resulta un material de consulta de gran utilidad que contribuye a resolver esas situaciones al definir el uso y contenido de las cuentas, subcuentas y análisis, en especial las de utilización específica.
En el contenido sobre la Contabilidad de Costos el Manual adecua las normativas vigentes en esta materia, nacionales y ramales a las particularidades de las actividades que desarrolla la Entidad, al considerar los centros de costos, elementos de gastos, áreas de responsabilidad etc.
Se definen los modelos a utilizar, la organización de los archivos y el plazo de retención en ellos de los libros, registros y submayores, todos ellos, elementos muy importantes en presencia de un eficiente sistema de control interno, de ahí que resulte un complemento del mismo.
De la Contabilidad General:
La organización del registro contable no es idéntico en todas las entidades, existen muchas variables, ser productiva o no productiva, presupuestada o autofinanciada y otras. También existen diferencias sustanciales en las subdivisiones para el registro de la información primaria, ya que tendrá mucho que ver con la estructura organizativa que tenga la entidad las que no son iguales en todas las entidades, me refiero a las áreas , departamentos, divisiones etc.
También existen grandes diferencias en la tecnología de la información utilizada y sus principales características de explotación del sistema contable-financiero, por ejemplo hay entidades que usan el Zeus, otras el Cóndor, el
CONEC, el Rodas, el Ciscón, etc., etc. o sea hay infinidad de tecnologías aplicadas en las Empresas. De ahí la importancia de adecuar, partiendo de las Normas Cubanas de la Contabilidad, que son de utilización común para todas las Empresas, una base normativa contable propia de cada entidad.
Los detalles del sistema utilizado para el procesamiento del registro contable y de la emisión de las informaciones surgidas del mismo, también presentan enormes diferencias entre las entidades, desde las que procesan la información total o parcialmente manual, hasta las que tienen sistemas totalmente integrados.
En el contenido del Manual aparece el Nomenclador de Cuentas, que precisa estas, las subcuentas y análisis, en especial, las de utilización específica y además el contenido y uso de las mismas, atendiendo a las particularidades y actividades de la Entidad. Se considera el diseño de los Estados Financieros y el conjunto de modelos y documentos que se necesitan utilizar en la entidad y las instrucciones para su confección.
Contabilidad de Costos.
También, de acuerdo a las normativas vigentes en esta materia, nacionales y ramales, el Manual contempla la redacción de un sistema de contabilidad de costos condicionado a las particularidades de las actividades que desarrolla la Entidad y en correspondencia con la organización de su proceso productivo o de prestación de servicios. En el se deberán relacionar los centros de costos por partidas, los gastos y sus elementos, áreas de responsabilidad u otras estructuras existentes. Se expondrá la distribución y aplicación de los gastos indirectos, especificando las bases distributivas a utilizar en dichos gastos.Tambien se deben determinar los métodos de costeos de subproductos, desechos, producciones defectuosas recuperables, o no, entre otras. También para la Contabilidad de Costos se considerará el diseño del conjunto de modelos y documentos específicos para la planificación, determinación y análisis del costo de la Entidad. Al momento de diseñar el formato de los modelos y documentos de uso común se deberán tener en cuenta los datos
obligatorios establecidos en cada uno de los subsistemas del Manual de Control Interno.
Para estar acorde con los principios de control interno, al elaborar el Manual se definirá la organización de los archivos y el flujo documental de los dispositivos u oficinas de contabilidad, especificando entre otros aspectos, el cuadro de clasificación, las áreas productoras, el destino de las copias (si procede), los plazos de retención y la ubicación para la conservación de los documentos, hasta el vencimiento de la vigencia administrativa dispuesta en esta Resolución.
El Manual considera también el plazo de retención en los archivos de gestión de los libros, registros y submayores relacionados con la contabilidad y demás documentos que amparan los asientos en los referidos libros, registros y submayores, así como los modelos del sistema informativo de la Entidad, el cual será por un término de 5 años a partir del cierre del ejercicio contable.
Cuando se utilicen sistemas contables-financieros soportados sobre las tecnologías de la información, los soportes de respaldo de la información y los programas respectivos, se deberán mantener en condiciones de operatividad por el término de 3 años a partir del cierre del ejercicio contable I (Resol 54/05 MFP).
CONCLUSIONES
Resulta conveniente elaborar el Manual de los Sistemas Contables de cada Entidad, porque el mismo ofrece tres ventajas fundamentales:
1ro: Establece un ordenamiento de la Base normativa contable de la organización, regula su funcionamiento, limita la improvisación y la falta de documentación.
2do. Resulta un valioso material de consulta que facilita dar un tratamiento contable correcto a las operaciones no tradicionales o desconocidas.
3ro: Es un complemento valioso del sistema de Control Interno de la Entidad ya que tiende a elevar la eficiencia y el control.
BIBLIOGRAFÍA
1. Meigs and Meings. Contabilidad: La base parea decisiones gerenciales.
2. Ch, Horneen. Contabilidad de Costos; Un enfoque de gerencia.
3. C Vacas Herrero. Curso de Contabilidad Financiera.
4. Molero de Latouche R. Maldonado. Estudios de Contabilidad General.
Datos del Autor
Lic. Nicolás Valdés Rodríguez CI- 3712 16 12323 Dirección Particular Egusquiza 1415 Florida Camaguey.