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REGLAMENTO DE COMPENSACIONES POR RAZÓN DE SERVICIO: DIETAS Y GASTOS DE DESPLAZAMIENTO. Contenido Introducción 2. Artículo 1. Ámbito de aplicación 2

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1 REGLAMENTO DE COMPENSACIONES POR RAZÓN DE SERVICIO:

DIETAS Y GASTOS DE DESPLAZAMIENTO

Contenido

Introducción 2

Artículo 1. Ámbito de aplicación 2

Artículo 2. Definición de comisiones de servicio con derecho a compensación 3

Artículo 3.- Conceptos compensables 3

Artículo 4. Compensación por hospedaje 3

Artículo 5.- Compensación por restauración 4

Artículo 6. Compensación por transporte y desplazamiento 4

Artículo 7.- Compensación por dieta 5

Artículo 8. Comisiones de servicio del personal con minusvalía 6 Artículo 9.- Procedimiento General de tramitación administrativa. 6

De la autorización de la Comisión del Servicio 6

Del reembolso de los gastos de la Comisión del Servicio 6

Artículo 10. Anticipos a cuenta de gastos 7

Artículo 11. Pago de estas compensaciones 7

Artículo 12. Estancias de profesores e investigadores invitados por la Fundación 8 Artículo 13. Asistencias por actos organizados por otras entidades 8 Artículo 14. Aplicación, desarrollo e interpretación de esta normativa 8

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Introducción

La presente normativa tiene por objeto regular las compensaciones a abonar por la Fundación de Investigación del Hospital Clínico de la Comunidad Valenciana como como consecuencia de los gastos derivados de viajes y similares realizados por su personal, investigadores y colaboradores, así como por las personas que se desplacen a nuestra entidad, ya sea como consecuencia de la realización de actividades fuera de su lugar habitual de trabajo, asistencia a órganos de representación, actividades docentes y de investigación, etc. Por otra parte, con la aprobación de esta normativa también se pretende además transmitir mayor claridad y transparencia en los criterios, condiciones y límites a los que se debe sujetar la gestión económica de estos gastos. Las normas nacen con el objetivo de la mejora continua de la eficacia de esta gestión y con el compromiso de implementar determinados procesos que aumenten también la eficiencia y economía de los recursos, dado el esfuerzo muy significativo en la tramitación que conlleva la gestión de estas compensaciones.

En este sentido, se dará la máxima difusión de la normativa en todo el ámbito de la Fundación, dado que afecta directa e indirectamente a un colectivo muy amplio.

Artículo 1. Ámbito de aplicación

Las compensaciones por comisiones de servicio reguladas en esta normativa van dirigidas a resarcir los costes incurridos en los cometidos que se autorizan y ordenan al personal de la Fundación y demás colaboradores incluidos en el ámbito de esta normativa. Concretamente la presente normativa será de aplicación a:

a. El personal al servicio de la Fundación, cualquiera que sea la naturaleza jurídica de su relación de empleo con la misma.

b. El personal al servicio de otras entidades que intervenga en proyectos, procesos y cursos, seminarios, congresos o conferencias o similares promovidos por la Fundación, ya sea personal al servicio de administraciones públicas o no. c. Los becarios, alumnos y asimilados de la Fundación que, excepcional, motivada

y justificadamente, realicen desplazamientos u otros actos indemnizables. d. En el caso de desplazamientos financiables con cargo a la partida de “Viajes y

dietas” de proyectos finalistas, estos sólo podrán ser realizados por miembros del equipo (IP, colaboradores y becarios o contratados con cargo al proyecto), y que aparezcan en el proyecto como tales.

No obstante, en el caso de gastos subvencionados con cargo a una ayuda pública o privada, siempre que las bases reguladoras de la convocatoria y/o su resolución establezcan o se remitan a una normativa específica, la ejecución de los gastos tendrán como límite lo establecido en la misma.

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3 Artículo 2. Definición de comisiones de servicio con derecho a compensación

Son comisiones de servicio con derecho a compensación las que se autoricen u ordenen de forma expresa, en los modelos preestablecidos a estos efectos, al personal de la Fundación, de duración inferior a un mes y que deba desempeñar fuera del término municipal donde radique su puesto de trabajo habitual. Dicho puesto de trabajo habitual será tomado como el lugar de inicio y finalización de las comisiones de servicio. La compensación de las comisiones de servicio superiores a un mes se acordará por la Dirección a través del Departamento de Recursos Humanos.

No se considerarán comisiones de servicio con derecho a compensación de acuerdo con la presente normativa:

a) Aquellos servicios que estén indemnizados, cualquiera que sea la Administración, Servicio u organismo nacional o internacional, público o privado, que retribuya o indemnice el servicio.

b) Las becas de formación o cualquier otro servicio que haya sido satisfechos por la Fundación INCLIVA a través de otro procedimiento.

c) Las comisiones que tengan lugar por iniciativa propia, salvo que se deriven de decisiones obligadas por el propio desempeño del cargo y así se reconozca por la Dirección.

d) Los servicios prestados por el personal al servicio de la Fundación en el término municipal en que reside.

e) El desplazamiento habitual desde el lugar donde se resida hasta el del centro de trabajo, aunque éstos se encuentren en términos municipales distintos.

Las Comisiones de Servicio deberán tramitarse según el procedimiento administrativo establecido.

Artículo 3.- Conceptos compensables

Los conceptos compensables de la Comisión de Servicio son los establecidos en el presente documento. Excepcionalmente el Investigador Principal/Supervisor podrá solicitar a Dirección la liquidación de otros conceptos.

Artículo 4. Compensación por hospedaje

En este artículo se incluyen los gastos de alojamiento. Estos gastos se justificarán con las facturas de los establecimientos hoteleros y el importe a abonar será el efectivamente justificado. El hotel se reservará, salvo circunstancias excepcionales, antes del inicio del viaje por el procedimiento establecido por la Unidad de Gestión Económica de la Fundación.

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Los establecimientos hoteleros tendrán preferentemente categoría de 3 o 4 estrellas. Las categorías hoteleras superiores a 4 estrellas están excluidas de la compensación hotelera salvo fuerza mayor autorizada por Dirección.

En el caso de Congresos, Jornadas o similares, si la Secretaria Técnica o entidad organizadora establece hoteles, se podrá elegir uno de los propuestos, respetando la categoría entre 3 y 4 estrellas.

En el caso de que las bases de los proyectos finalistas establezcan límites al hospedaje, se aplicarán estos límites como máximo.

Artículo 5.- Compensación por restauración

Los gastos de restauración se devengarán contra factura y su justificación se deducirá automáticamente del día y hora en que comenzó y finalizó la comisión de servicio. En ningún caso se percibirán gastos de restauración en aquellas comisiones en que la hora de salida y la hora de regreso se produzcan antes de las 15.00 horas

La compensación por restauración será incompatible con la compensación por dieta establecida en el artículo 7.

Asimismo se compensarán los gastos ocasionados por invitaciones a terceras personas ajenas a la Fundación cuando sean necesarias por razón del trabajo a desarrollar, debiéndose detallarse los nombres de las mismas, las entidades a las que pertenecen y el cargo o puesto de trabajo que desempeñan. Las invitaciones a terceras personas deberán ser aprobadas con carácter previo por Dirección.

Las invitaciones no son gastos subvencionables de los programas de fondos finalistas.

Artículo 6. Compensación por transporte y desplazamiento

Toda comisión de servicio dará derecho a viajar por cuenta de la Fundación desde el lugar del inicio hasta el de destino aprobado, y su regreso, procurándose que el desplazamiento se efectúe por líneas regulares.

Se indemnizará por el importe del billete o pasaje utilizado, dentro de las tarifas correspondientes a las clases que se señalan a continuación:

a) Avión: clase turista o similar. Si la duración del vuelo fuera superior a 6 horas, sin trasbordo, se podrá solicitar autorización para realizarlo en clase “ejecutivo”, “business” o inmediatamente superior a la de turista.

b) Trenes de alta velocidad y velocidad alta: clase turista. c) Trenes nocturnos: cama preferente o primera.

d) Trenes convencionales y otros medios de transporte: clase primera o preferente.

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5 Los billetes asociados a proyectos de investigación finalistas no podrán ser más que en clase turista por no ser subvencionables el resto de categorías.

No obstante lo anterior, por motivos de urgencia, cuando no hubiera billete o pasaje de la clase que corresponda, o por motivos de representación o duración de los viajes, se podrá autorizar una clase superior.

Serán indemnizables los gastos de desplazamientos en taxi o en transporte colectivo, hasta o desde las estaciones de ferrocarril, autobuses, puertos y aeropuertos, así como los realizados en las ciudades específicamente relacionados con el servicio, siempre que se presenten como justificantes los tickets o facturas correspondientes.

El personal incluido en el ámbito de aplicación de la presente normativa tiene derecho a ser resarcido de los gastos por los desplazamientos que se vea obligado a efectuar por razón del servicio dentro del término municipal donde tenga su sede el centro de destino.

En los desplazamientos podrán utilizarse vehículos particulares, en cuyo caso la compensación a percibir será la cantidad que resulte de aplicar a los kilómetros recorridos 0,28 euros por kilómetro, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen con factura o documento equivalente. No se percibirá compensación alguna por el recorrido que exceda el número de kilómetros correspondientes al itinerario adecuado para la realización del servicio. Cuando sean varias las personas las que viajen deberán de optar por la utilización de un vehículo propio u otro tipo de transporte. En estos casos podrán justificarse cantidades razonables por el uso de aparcamientos en el destino de la comisión de servicio. Las estancias de vehículo propio en garajes de aeropuerto o estación de tren no podrán superar los 5 días consecutivos.

Podrá autorizarse la utilización de vehículos de alquiler con o sin conductor siempre que quede justificada la idoneidad o la necesidad de recurrir a este medio de transporte.

Artículo 7.- Compensación por dieta

“Dieta” es la cantidad que, en algunos casos, se puede elegir para justificar diariamente para compensar los gastos de restauración y similares que origina la estancia fuera de la residencia oficial.

En caso de Comisiones de Servicios asociadas a Proyectos de Investigación finalistas cuyas bases contemplen la compensación mediante una dieta, se podrá optar por la compensación de los gastos por lo establecido en estas bases. Se deberá manifestar la opción de este sistema de liquidación en la Orden de Comisión de Servicios.

Los proyectos finalistas cuyas bases contemplen de manera genérica la liquidación conforme al RD 462/2002 de 24 de mayo, sobre indemnizaciones por razón de servicio se podrán liquidar con las siguientes cuantías:

 Investigadores principales del proyecto: Grupo I (53,34€/día) €

 Otros miembros del equipo: Grupo II (37,40€/día)

No se podrán liquidar compensaciones por comisiones de servicio a un proyecto de investigación por personas que no pertenezcan al equipo investigador.

No se podrá compatibilizar la compensación por dietas y por justificantes en la misma comisión de servicio.

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Artículo 8. Comisiones de servicio del personal con minusvalía

Los titulares de las comisiones de servicio que sufran minusvalía de tal naturaleza que les obligue necesariamente a contar con un acompañante cuidador de su persona, devengarán los gastos por manutención en cuantía doble a la establecida para el personal no minusválido, teniendo asimismo derecho a ser indemnizados del importe realmente gastado y justificado por alojamiento y gastos de viaje del citado acompañante, de acuerdo con las mismas condiciones y límites que correspondan al titular minusválido.

Artículo 9.- Procedimiento General de tramitación administrativa. De la autorización de la Comisión del Servicio

El procedimiento de autorización de la Comisión de Servicio se inicia con el formulario Orden de Comisión de Servicios en la que se justifique detalladamente la necesidad de contraer el gasto, se solicitará autorización del investigador principal de la Unidad de investigación, por el Director Económico y el Director General de la Fundación o personas con facultades delegadas por el Patronato.

Cuando se trate de asistencia a cursos, congresos, seminarios, deberán ir acompañados del folleto o información suficiente del mismo en el que consten las fechas, condiciones y actividades comprendidas.

En el caso de una comisión con cargo a un proyecto financiado, todos los gastos que se realicen deben estar recogidos en la memoria inicial del proyecto. Es la responsabilidad del Investigador principal, conocer los conceptos financiables en su proyecto y que las facturas o gastos presentados se ajusten exactamente a lo solicitado en la Memoria.

Del reembolso de los gastos de la Comisión del Servicio

Una vez realizada la comisión de servicio, y en un plazo máximo de quince días desde su finalización, el comisionado habrá de presentar los justificantes oportunos en la Unidad de Gestión Económica correspondiente. En todo caso, aquellas comisiones de servicio que finalicen antes del 31 de diciembre del ejercicio en curso habrán de justificarse obligatoriamente antes de dicha fecha.

La justificación del gasto se efectuará con formulario Documento de reembolso de gastos (disponible en la página web de la Fundación), adjuntando a la misma, todos los justificantes (tickets) generados por el viaje o reunión. Se hará una liquidación de viajes por persona, y indicando el nombre y apellidos.

Excepto en caso de fuerza mayor autorizada por la Dirección, sólo se liquidarán los gastos debidamente justificados.

En el caso que un justificante cubra el gasto de varios miembros del equipo u otros asistentes, habrá que detallar sus nombres en el justificante o documento separado (Por ejemplo, en gastos de comida hay que detallar el nombre y apellidos de todos los asistentes).

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7 No serán resarcidos los gastos que no sean estrictamente necesarios o que no estén directamente relacionados con la realización de la comisión de servicio, en concreto los de minibar, utilización de televisión de pago, gastos del acompañante, gastos de teléfono no relacionado con el servicio y otros de esta índole.

La primera vez que un trabajador presente liquidaciones de gastos, incluirá también fotocopia del DNI y el nº de cuenta bancaria para poder realizarle la transferencia.

En los viajes en avión se deberá conservar la tarjeta de embarque y presentarla en la Fundación para adjuntarla con la factura del viaje.

Los gastos de viaje derivados de la asistencia a un congreso deberán adjuntar certificado de asistencia al mismo.

Los gastos de viaje derivados de una reunión de coordinación deberán adjuntar documentación acreditativa (emails, actas de dicha reunión firmada por el IP y por el asistente a dicha reunión,…).

Artículo 10. Anticipos a cuenta de gastos

El personal a quien se encomiende una comisión de servicio podrá solicitar el adelanto del 70% del importe estimado de las compensaciones que pudieran corresponderle por los conceptos de dietas, residencia eventual, gastos de transporte y otros gastos, regulados en esta normativa. Para ello se utilizará el modelo de documento correspondiente.

Los anticipos deberán ser autorizados por el responsable del centro de gasto correspondiente y Dirección Económica. Se deberán solicitar con una antelación mínima de 7 días hábiles antes del inicio de la comisión de servicio. No se concederán peticiones de anticipos que no respeten ese plazo, salvo excepciones justificadas.

Los anticipos se realizarán mediante transferencia bancaria a la cuenta corriente del comisionado. No se concederán anticipos en moneda extranjera, ni se autorizarán anticipos de fondos por un importe menor a 100 euros.

No se concederán nuevos anticipos al personal que tenga pendientes de justificar anticipos por comisiones de servicio anteriores.

Artículo 11. Pago de estas compensaciones

El pago de las compensaciones por comisiones de servicio por asistencias previstas en esta normativa se procurará realizar con prioridad y celeridad, para lo que se establecerán los mecanismos de control necesarios encaminados a conseguir que el plazo de pago no supere los 20 días desde la presentación de la liquidación.

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Artículo 12. Estancias de profesores e investigadores invitados por la Fundación

En las colaboraciones de profesores e investigadores invitados por la Fundación que se produzcan al margen de convocatorias específicas de ayudas para este tipo de estancias, el importe de las compensaciones por hospedaje, restauración y otros gastos a percibir por estos colaboradores se ajustará a lo dispuesto en esta normativa para las comisiones de servicio.

Artículo 13. Asistencias por actos organizados por otras entidades

Cuando el personal de la Fundación acuda a impartir cursos, conferencias o actos similares organizados por otras entidades, se entiende que, salvo acuerdo en contrario, los gastos de asistencias, viaje y dietas que comporten dichos actos correrán a cargo de la entidad organizadora. Se deberá de confirmar la invitación con carácter previo al viaje.

Si esta entidad no se hace cargo de los gastos de viaje y dietas, el personal podrá ser resarcido de los mismos con cargo al presupuesto del centro de gasto que corresponda, si lo autoriza su responsable, siempre y cuando:

 no se reciba importe alguno en concepto de honorarios u otra compensación por asistencia por parte de la entidad organizadora.

 presente una declaración responsable en la que certifique ambos extremos.

Artículo 14. Aplicación, desarrollo e interpretación de esta normativa

La Dirección establecerá los principios y criterios para la implementación, desarrollo e interpretación de esta normativa, en los casos en que se precise, ajustándose en todo caso a los principios de legalidad y control que rigen la gestión de estas compensaciones.

Artículo 15. Entrada en vigor

La presente normativa entrará en vigor el día siguiente al de su aprobación por La Junta de Gobierno para las Comisiones de servicio que se inicien desde esa fecha.

Aprobado en Junta de Gobierno de 9 de noviembre de 2015 y ratificado por Junta de Patronos de 21 de diciembre de 2015

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