UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL SISTEMA DE EDUCACION A DISTANCIA
Campus Quito
Tesis de grado previa la obtención del título de
LICENCIADO EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA, CPA.
TEMA:
ESTRUCTURA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL BUEN FUNCIONAMIENTO ADMINISTRATIVO, CONTABLE Y FINANCIERO DE LA
DISTRIBUIDORA Y ESTACION DE SERVICIOS MACHADO OÑATE S.A.
AUTOR:
Hilda Johanna Argüello Argüello
Director de tesis
Msc. José Ibarra P.
Quito – Ecuador
DISTRIBUIDORA Y ESTACION DE SERVICIOS MACHADO OÑATE S.A”.
Msc. José Ibarra P.
DIRECTORA DE TESIS ________________________
APROBADO
PRESIDENTE DEL TRIBUNAL ________________________
MIEMBRO DEL TRIBUNAL ________________________
MIEMBRO DEL TRIBUNAL ________________________
III AUTORÍA
Del contenido del presente trabajo se responsabiliza la autora:
Campus Quito
INFORME DEL DIRECTOR DEL TESIS
Santo Domingo,……de………..……... del 2012.
Ingeniero
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL CAMPUS SANTO DOMINGO
Presente.-
Mediante la presente informo a Ud. que la señorita ARGÜELLO ARGÜELLO HILDA JOHANNA, ha culminado su trabajo de investigación necesario para la obtención del título de Licenciada en Contabilidad, CPA, bajo el tema:
“ESTRUCTURA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL BUEN FUNCIONAMIENTO ADMINISTRATIVO, CONTABLE Y FINANCIERO DE LA DISTRIBUIDORA Y ESTACION DE SERVICIOS MACHADO OÑATE S.A.”, el mismo que se efectuó bajo mi responsabilidad como Director de Tesis designado por la Institución y autorizo su respectiva presentación.
Particular que informo para fines pertinentes.
Atentamente,
Msc. José Ibarra P
V DEDICATORIA
Mi tesis la dedico con todo mi amor y cariño a ti Dios que me diste la oportunidad de vivir y regalarme una familia maravillosa.
Con todo mi amor a mis padres Heriberto y Rosa que me dieron la vida y han estado conmigo en todo momento brindándome su apoyo incondicional, gracias a sus consejos sabios que me han dado he llegado
hasta donde estoy.
Ustedes son el pilar del hogar demostrando que hemos pasado momentos difíciles siempre hemos salido adelante brindando amor y
cariño.
Este trabajo se los dedico a ustedes que son lo más valioso que tengo en la vida, los amo mucho.
A mis hermanas Vilma, Mayra, Jenny y Rosa a mi hermano Bolívar que me han brindado su amor y sus consejos, ustedes son para mi un ejemplo a
seguir, los quiero mucho.
AGRADECIMIENTO
A Dios por acompañarme y derramarme bendiciones cada día.
Mamá, por ser mi mejor amiga, mi aliada, mi ejemplo, gracias por tu apoyo incondicional en esta tesis y en mi vida.
Papá, por ser mi gran amigo, por saberme entender y brindarme tus consejos que cada día los pongo en práctica, eres un ejemplo de hombre, amigo y
padre, gracias por compartir en vida y en mis logros.
Hermanas gracias por cada día brindarme animo y apoyo incondicional, son muy valiosas en mi vida las amo.
Hermano mi único hermano te doy las gracias por tus consejos, eres el mejor hermano que todos quisieran tener, te quiero mucho.
También agradezco a mi tutor de tesis Máster José Ibarra que ha estado dándome ánimo y ha sabido tenerme paciencia.
VII Pág.
Portada I
Hoja de Sustentación y Aprobación de los Integrantes del Tribunal II
Hoja de Responsabilidad del Autor III
Informe de Aprobación de Director de Tesis IV
Dedicatoria V
Agradecimiento VI
Tabla de Contenidos VII
Índice de Anexos X
Resumen Ejecutivo XI
Executive Summary XII
CAPITULO I
PAG
1. Antecedentes 1
1.1. Problema 2
1.1.1 Diagnostico 2
1.1.2 Pronostico 3
1.1.3 Control de Pronostico 3
1.1.4 Formulación del Problema 3
1.1.5 Sistematización 4
1.2. Objetivos 4
1.2.1 Objetivo General 4
1.4. Hipótesis 5
1.5. Variables 5
CAPITULO II
2. Marco Referencial 6
2.1. Marco teórico 6
2.1.1. Control Interno 6
2.1.2. Objetivos del Control Interno 7
2.1.3. Importancia del análisis financieros 8
2.1.4.
Control interno de la aplicación
inversiones e ingresos de inversiones 8
2.1.5. Evaluación del control interno 9
2.1.6. Sistemas de control 12
2.1.7. Control interno sobre los inventarios 12
2.1.8. Control interno 13
2.1.9.
Inversiones financieras temporales, caja
y bancos 14
2.1.10. Control interno 14
2.2. Marco conceptual 16
2.3. Marco legal 19
2.3.1. Ley de régimen tributario 19
2.3.2. Retenciones en la fuente 22
2.3.3. NIIF`s 25
2.3.4. Ley de Hidrocarburos 26
2.3.5. Ministerio de medio ambiente 26
IX
3. Metodología 27
3.1. Situación de la empresa 27
3.2. Métodos de Investigación 27
3.3. Análisis y tabulación 29
3.3.1 Entrevista dirigida al Sr. Gerente 29
3.3.2.
Encuesta dirigida al personal
administrativo 31
3.3.3. Encuesta realizada a clientes 41
3.4. Análisis de las Encuestas 44
3.4.1
Encuesta dirigida al personal
administrativo 44
3.4.2 Encuesta realizada a clientes 44
CAPITULO IV
4. Propuesta 45
4.1. Misión 45
4.2. Visión 45
4.3. Objetivos 45
4.3.1 General 45
4.3.2 Específicos 45
4.4. Políticas 46
4.4.1 Políticas de Compras 46
4.4.1.1 Compras 46
4.4.2. Políticas de Ventas 46
4.4.2.1 Ventas 46
4.5. Organigrama 47
4.7. Funciones del personal 48
4.8. Flujo de proceso 61
4.8.1 Procesos de compras 61
4.8.2 Procesos de ventas 62
4.9. Sistemas de registros 63
4.9.1 Factura 63
4.9.2 Vales de Combustible 65
4.9.3 Cuadre de caja 66
4.9.4 Modelos de transacciones 68
4.9.4.1. Transacciones de compra 68
4.9.4.2. Transacciones de ventas 70
4.9.4.3. Transacción de un egreso 72
CAPITULO V
5. Conclusiones y Recomendaciones 74
5.1. Conclusiones 74
5.2. Recomendaciones 74
BIBLIOGRAFIAS
ANEXOS
Anexo Nº 1 Población y muestra 76
Anexo Nº 2 Entrevistas y Encuestas 78
Anexo Nº 3 Entrevistas y Encuestas 80
Anexo Nº 4 Área Administrativa 81
Anexo Nº 5 Área de descargue 83
XI
INDICE DE GRAFICOS
Gráfico Nº 1 Entrevistas y Encuestas 31
Gráfico Nº 2 Entrevistas y Encuestas 32
Gráfico Nº 3 Entrevistas y Encuestas 33
Gráfico Nº 4 Entrevistas y Encuestas 34
Gráfico Nº 5 Entrevistas y Encuestas 35
Gráfico Nº 6 Entrevistas y Encuestas 36
Gráfico Nº 7 Entrevistas y Encuestas 37
Gráfico Nº 8 Entrevistas y Encuestas 38
Gráfico Nº 9 Entrevistas y Encuestas 39
Gráfico Nº 10 Entrevistas y Encuestas 40
Gráfico Nº 11 Entrevistas y Encuestas 41
Gráfico Nº 12 Entrevistas y Encuestas 42
INDICE DE TABLAS
Tabla Nº 1 Entrevistas y Encuestas 31
Tabla Nº 2 Entrevistas y Encuestas 32
Tabla Nº 3 Entrevistas y Encuestas 33
Tabla Nº 4 Entrevistas y Encuestas 34
Tabla Nº 5 Entrevistas y Encuestas 35
Tabla Nº 6 Entrevistas y Encuestas 36
Tabla Nº 7 Entrevistas y Encuestas 37
Tabla Nº 8 Entrevistas y Encuestas 38
Tabla Nº 9 Entrevistas y Encuestas 39
Tabla Nº 10 Entrevistas y Encuestas 40
Tabla Nº 11 Entrevistas y Encuestas 41
Tabla Nº 12 Entrevistas y Encuestas 42
XIII RESUMEN EJECUTIVO
La siguiente investigación tiene por objeto realizar un análisis a la empresa Distribuidora y Estación de Servicios Machado Oñate SA a efectos de mejorar el control Administrativo Financiero para lo cual se divide en los siguientes capítulos:
En el primer capítulo se describe la introducción, el problema, los objetivos y la justificación de la investigación.
El segundo capítulo contiene el marco referencial, contenido el marco teórico que aborda teorías que tienen que ver con el control Administrativo y Finanzas y con el Marco Conceptual que establece los principales conceptos relacionados con el tema.
El tercer capítulo contiene la metodología donde se detalla los métodos, técnicas y fuentes necesarias para la investigación, también se realiza el análisis y tabulación de la investigación describiendo los resultados de la misma.
El cuarto capítulo contiene la propuesta la misma que consta misión, visión, objetivos así como el detalle de los procesos y asiento tipo y finalmente,
EXECUTIVE SUMMARY
The following research is to analysis the company Distribuidora and Machado Service Station Onate SA in order to improve the Financial Administrative control for which is divided into the following chapters:
The first chapter describes the introduction, the problem, objectives and
rationale for the research.
The second chapter provides a frame of reference, content framework that addresses the theories that have to do with the Administrative and Financial Control and the Framework which sets out the main concepts related to the topic.
The third chapter contains the methodology which details the methods, techniques and resources necessary for research, also performed the analysis and tabulation of research describing the results of it.
The fourth chapter contains a proposal that has the same mission, vision, objectives and details of the processes and seat type and finally,
1 CAPITULO I
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 1.1. ANTECEDENTES
DISTRIBUIDORA Y ESTACION DE SERVICIOS MACHADO OÑATE S.A
Se creó en Santo domingo de los Tsachilas, los dueños de la Gasolinera es la Sra. Luz Elvira Castro López y el Ing. Mario Paul Machado Cevallos lo cual se conformó una sociedad con RUC 1792148243001 con fecha de actividad 21 de Julio 2008, Fecha de inscripción 13 de Agosto 2008 con la Actividad económica principal a la Venta al por menor de combustibles para automotores, y otras actividades a la venta al por menor de alimentos, bebidas y tabaco en supermercados y venta de comidas y bebidas en cafeterías para su consumo inmediato, con dirección principal en la Provincia Santo Domingo de los Tsachilas, Cantón Santo Domingo, Parroquia Santo Domingo de los Colorados, barrio Alborada Av. Los Colonos, lote B1B2A, intersección BY Pass Quinindé, Tras del terminal, sus obligaciones Tributarias desde que le declararon Contribuyente Especial según resolución Nº NAC-GCORCEC10-00041 del 19 de febrero 2010 son: Anexo de relación de dependencia, Anexo Transaccional simplificado, Declaración de impuesto a la renta sociedades, Declaraciones de retenciones en la fuente y Declaraciones mensuales de IVA.
La empresa está conformada por el Ing. Oñate López Carlos Alberto como Representante legal y Gerente General con registro de nombramientos Tomo Nº 44 inscripción Nº 416 Repertorio Nº 1287 en Santo Domingo a 25 de noviembre del 2010, el Ing. Machado Cevallos Mario Paul como Presidente con registro de nombramientos Tomo Nº 44 inscripción Nº 416 Repertorio Nº 1287 en Santo Domingo a 25 de noviembre del 2010, La Sra. Rosana Castañeda como Administradora, Sr. Polo Sánchez como Contador y 2 auxiliares contables Srta. Verónica Meneses y Srta. Johanna Arguello, también cuenta con un supervisor el Sr. Bolívar Hinojosa y los Despachadores.
1.1.1 DIAGNÒSTICO
La Distribuidora y Estación de Servicios Machado Oñate S.A, es una institución dedicada a la venta de combustible, lubricantes y servicios de un Garaje que está situado en el mismo lugar.
El desempeño económico de la empresa tiene muchas equivocaciones administrativas, contables y financieras que son primordialmente por la falta de un control interno que certifique y otorgue confianza para la realización de sus actividades y manejo administrativo, uno de los problemas que se manifiesta en la empresa es que carecen de una estructura, de un organigrama donde se representan los departamentos y, en algunos casos, las personas que las dirigen.
No existe control en los reportes diarios de ventas que realiza la empresa ya que al momento de cuadrar los turnos de los despachadores no existe una persona indicada para que lo haga y además se lo realiza de una forma desorganizada.
No existe control al momento de tomar las medidas de combustible ya que cuando un turno se termina, toca tomar las medidas de cada isleta para establecer el inventario de cada combustible y para presentar los reportes cuando viene la Agencia de Regulación y Control de Hidrocarburífero (ARCH) hacer sus controles como también PETROECUADOR.
No existe control en el inventario de lubricantes ya que al terminar cada turno, los despachadores no entregan las llaves de las vitrinas de las isletas al siguiente turno.
3
Funcionamiento y Permiso de Salud. Y en la parte Financiera no se demuestra cada mes un Estado de Resultados, ni de Situación Financiera para ver cómo va evolucionando la empresa y tomar decisiones que sean favorables para la Gasolinera.
1.1.2 PRONÓSTICO
La empresa tiene problemas que conducen a conflictos contables y administrativos ya que si no se resuelven se tendrá resultados perjudiciales en el ámbito económico financiero.
1.1.3 CONTROL DE PRONÓSTICO
Al realizarse el estudio de los problemas de la empresa se descubre opciones de medidas adecuadas para solucionar los problemas antes mencionados, favorecerá el desenvolvimiento administrativo y ayudará a la toma de decisiones de los directivos de la empresa para encaminarla a un mayor rendimiento económico.
1.1.4 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
La Distribuidora y Estación de Servicios Machado Oñate S.A, es una institución dedicada a la venta de combustible, lubricantes y servicios de un Garaje que está situado en el mismo lugar.
un Estado de Situación Financiera para ver cómo va evolucionando la empresa y tomar decisiones que sean favorables para la Gasolinera.
¿Será necesario diseñar un control interno para determinar el buen funcionamiento de la Gasolinera “Distribuidora y Estación de Servicios Machado Oñate S.A.?
CAUSA: Control interno
EFECTO: óptimo funcionamiento contable financiero y administrativo.
1.1.5 SISTEMATIZACIÓN
¿Cómo mejorar el control?
¿Por qué será indispensable que la Gasolinera “Distribuidora y Estación de Servicios Machado Oñate S.A. cuente con una estructura de un control interno?
¿De qué manera demostrar la eficacia del control interno?
¿Cómo mejorar el rendimiento de la administración de la empresa?
1.2 OBJETIVOS
1.2.1 OBJETIVO GENERAL
Desarrollar un sistema de control interno apropiado a las actividades que realiza la Gasolinera “Distribuidora y Estación de Servicios Machado Oñate S.A. para ayudar a la toma de decisiones de la directiva, optimizar la productividad y el crecimiento de la empresa.
1.2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
5
- Plantear métodos de trabajo para accionistas y administrador para un mejor crecimiento de la empresa.
- Realizar una investigación de las actividades que ejecutan para posteriormente diseñar el control interno.
- plantear soluciones de los problemas que presenta la empresa para una mejor organización.
- Diseñar el Sistema de Control Interno.
1.3 JUSTIFICACIÓN
Esta investigación que se realiza evidencia la falta de un control interno de labores que realiza la Gasolinera “Distribuidora y Estación de Servicios Machado Oñate S.A., que al ser implementado ayudará a la parte administrativa a llevar sin dificultades un mejor trabajo y a determinar en cada periodo contable las ganancias o pérdidas reales y a los accionistas un mayor conocimiento para tomar decisiones de progreso institucional.
1.4. IDEA A DEFENDER
Con la propuesta de una estructura de sistema de control interno permitiendo el buen funcionamiento administrativo, contable y financiero de Gasolinera “Distribuidora y Estación de Servicios Machado Oñate S.A., permitirá un mejor desempeño económico de la empresa otorgando confianza en la parte contable y administrativa.
1.5. VARIABLES
Variable Independiente 1: Control Interno
Variable Dependiente 1: Funcionamiento administrativo, contable y financiero.
Variable Dependiente 2: Eficiencia, Efectividad y Eficacia
CAPITULO II MARCO REFERENCIAL 2.1 MARCO TEÒRICO:
2.1.1. Control Interno
El control interno es “son los pasos que toma una compañía para prevenir el fraude, tanto la malversación de activos como los informes financieros fraudulentos. Otros admiten su importancia en la prevención del fraude, pero creen que contribuyen además a garantizar el control de la manufactura y de proceso”1
“El sistema de control interno de una compañía se puede comparar con el sistema nervioso de una persona. Abarca toda la organización, sirve como un sistema de comunicación de dos vías, y está diseñado únicamente para hacer frente a las necesidades de la compañía especifica.”2
“Normalmente, al referirse al control interno, se lo describe como en sistema, pero, en la concepción más pura, no existe en forma separada de la propia organización, de las políticas, de las normas y de los procedimientos adoptados por una entidad o empresa, pues, en la realidad el control interno se halla inmerso en todo el proceso financiero y administrativo, formando parte de los sistemas inherentes a cada una de aquellas áreas, aun cuando existen ciertos principios y fundamentos que deben observarse para un adecuado control interno, siendo uno de los más importantes la asignación de personal idóneo para llevar a cabo los objetivos de una entidad, pues el factor humano es el cimiento de todo sistema”3
1
Whittington, Principios de auditoría, Decimocuarta edición, Pág. 212
2
John W. Cook, Gary M. Winkle, Auditoria 3era Edición, McGraw-HILL, Pág. 208
3
7
“Todo método de control, dentro de una entidad comprende una comparación
del desempeño real contra el desempeño pretendido,”4 por aquello destacamos
que al tener controles oportunos dentro de la empresa un ambiente de confianza”5
“El control interno lo realizan las personas responsables de una empresa. En primera instancia el máximo ejecutivo es el responsable de toda la administración y por ende del control interno. Pero el control interno es inherente a todo el personal de la entidad desde el mas alto nivel hasta las personas del área operativa”6
“Un sistema de control interno comprende los procedimientos por los cuales la administración de una empresa controla sus recursos y que no hubiere fraude ninguno”7
2.1.2. “Objetivos del control interno
Proteger los activos de la organización evitando perdidas por fraudes o
negligencias.
Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y
extracontables, los cuales son utilizados por la empresa para la toma de decisiones.
Promover la eficiencia de la explotación.
Hacer que los empleados respeten las leyes y los reglamentos internos y
externos.
Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua.”8
4
Willian P. Leronard: Auditoria Administrativa, Pág. 87
5
Whittington, Principios de auditoría, Decimocuarta edición, Pág. 214
6
MALDONADO E, Milton K. Auditoría de gestión, 1era edición 2003, Quito – Ecuador, Pág. 43
7
Robert L. Grinaker y Ben Barr: Auditoria, Pág. 82.
8
2.1.3. Importancia del análisis financiero.
“Con el análisis financiero se evalúa la realidad de la situación y comportamiento de una entidad, más allá de lo netamente contable y de las leyes financieras, esto tiene carácter relativo, pues no existen dos empresas iguales ni en actividades, ni en tamaño, cada una tiene las características que la distinguen y lo positivo en unas puede ser perjudicial para otras. Por lo que el uso de la información contable para fines de control y planificación es un procedimiento sumamente necesario para los ejecutivos. Esta información por lo general muestra los puntos fuertes y débiles deben ser reconocidos para adoptar acciones correctivas y los fuertes deben ser atendidos para utilizarlos como fuerzas facilitadoras en la actividad de dirección.
Aunque los estados financieros representan un registro del pasado, su estudio permite definir guías para acciones futuras. Es innegable que la toma de decisiones depende en alto grado de la posibilidad de que ocurran ciertos hechos futuros los cuales pueden revelarse mediante una correcta interpretación de los estados que ofrecen la contabilidad.”9
2.1.4. Control interno de la aplicación inversión e ingresos de inversiones
“Es importante destacar que la estandarización de procedimientos no significa necesariamente que la “aplicación” bajo estudio involucre un bajo riesgo, lo que hace determinar dicho grado es el hecho de que se aplican procedimientos no rutinarios.
Los procedimientos no rutinarios involucran la aplicación de diversos cálculos dependiendo de la inversión de que se trate, esta consideración representa una justificación para evaluarla como área crítica, desde un punto de vista del control interno contable, pero para el control interno administrativo es la actividad decisoria que conlleva y para ello es necesario evaluarla en términos de gestión empresarial.”10
9 2.1.5. Evaluación del control interno
“Es necesario evaluar o verificar los siguientes aspectos del control interno de la compañía:
La autorización de invertir en determinados documentos.- Si bien es cierto, que las decisiones de inversión en la práctica son tomadas en función de las condiciones económicas y prácticas imperantes en un determinado momento, es deseable la existencia de políticas de inversión que definan aspectos tales como: riesgo, diversificación, plazos, montos por instrumentos, rentabilidad, entre otros.
Para cerciorarse de que el sistema de autorizaciones esté funcionando como está establecido, se debe efectuar un análisis de la documentación que respaldan las inversiones, tales como: actas de directorio, memorándum, formularios y comprobantes contables, los cuales deben contar con la firma de la persona autorizada para decidir sobre determinada inversión en función del tipo y monto de ésta.
El registro oportuno, total y exacto de las inversiones ejecutadas en los registros contables.- Consistirá en verificar la existencia de manuales de procedimientos para el registro contable de las operaciones de inversión, debiendo dichos procedimientos estar conforme a lo establecido en los PCGA y Normas de la Superintendencia de Valores y Seguros.
Haciendo uso de técnicas tales como, cuestionarios de control interno, entrevistas observaciones oculares y análisis de la documentación, se debe verificar que el personal conozca y aplique, correctamente los procedimientos contables. Así como que el registro se efectúe oportunamente, considerando el total de las inversiones y con la veracidad que corresponda.
documento hasta que sale de la compañía. Estableciéndose los objetivos documentos de control de entrada y salida, (dependiendo del método utilizado), las personas responsables de la custodia de los documentos y él o los lugares físicos donde serán guardados.
Una vez determinado el procedimiento vigente se debe evaluar su aplicación mediante la observación ocular de él o los lugares físicos donde son custodiadas las inversiones, evaluando conjuntamente las medidas de seguridad con que cuentan dichos recintos.
Segregación de funciones en la valorización, control y custodia de las inversiones.- Los procedimientos establecidos por la compañía para el ciclo de inversiones, debe tender al control mediante una separación de responsabilidades, debiendo existir una subdivisión de labores entre los empleados encargados de las siguientes funciones:
a) Adquisición y Venta de Inversiones.
b) Registro en libros de las Inversiones y de sus correspondientes productos.
c) Custodia de los títulos o documentos representativos de las inversiones.
d) Cobro de los productos provenientes de las inversiones.
A través de la aplicación de técnicas tale como: la observación, entrevistas, cuestionarios, flujo gramas, se deben verificar que existan una adecuada segregación de funciones.
11
Su no adecuado cumplimiento puede inducir a manipulación de datos, lo que podría afectar ya sea desde el punto de vista contable o desde un punto de vista de imagen.
Para tal efecto se debe examinar el funcionamiento y cumplimiento de los siguientes controles:
a) Controles de entrada al sistema.- Orientados a verificar que la información enviada a proceso cumpla con todos los requisitos básicos, tales como fecha de envío, código, hora, totales de control, VºBº de confección y otros, que la información digitada esté sujeta a determinar controles (validación).
b) Controles de movimiento ingresados al sistema.- Después de la verificación del proceso, se debe examinar si los totales de cuadratura se llevan a cabo, ya sea por totales de montos, registros leídos, registros o rechazados.
c) Controles de actualización.- Que la información procesada esté actualizada, vale decir, esté limpia de errores, incluya los cambios efectuados, ya sea por venta de inversiones o adquisición de nuevas inversiones y que, los parámetros como tasa de impuesto, rentabilidad y otros estén actualizados.
d) Controles de cálculos.- Se trata de comprobar si los cálculos u operaciones aritméticas son efectuadas correctamente y cerciorarse si determinados parámetros han sido utilizados en las operaciones que corresponda.
e) Controles de salidas.- Conviene cerciorarse de que se cuenta con respaldos de información por la ocurrencia de un eventual siniestro que interrumpiría el proceso normal de la compañía.
f) Controles de parámetro s externos o tablas.- Que los parámetros utilizados o ingresados al sistema para la realización de determinados cálculos, sean los correctos y actuales.”11
11
2.1.6. Sistemas de control: “Los sistemas de control de la cuenta mercaderías son:
1. Sistema de Cuenta Múltiple o de inventario periódico.
2. Sistema de inventario permanente o Inventario perpetuo.
Estos sistemas de control se aplican de conformidad con las disposiciones de la Ley de Régimen Tributario Interno.”12
2.1.7. Control Interno sobre los Inventarios. Según Horngren y Harrison “el control interno sobre los inventarios es importante porque las mercaderías son el alma de un comercializador. Las compañías exitosas cuidan mucho de proteger sus inventarios. Entre los elementos de buen control interno sobre los inventarios se incluyen:
1. Contar los inventarios físicamente por lo menos una vez cada año cualquiera que sea el sistema que se use.
2. Mantener procedimientos eficientes de compras, recepción y
embarques.
3. Almacenar los inventarios para protegerlos de robos, daños o deterioro.
4. Limitar el acceso a los inventarios al personal que no tenga acceso a los registros contables.
5. Mantener registros de inventarios perpetuos para mercancías con alto costo unitario.
6. Comprar inventarios en cantidades económicos.
7. Mantener en existencia el inventario suficiente para evitar situaciones de falta de productos, que conducen a la perdida de ventas.
13
El conteo físico anual de los inventarios es necesario porque la única forma de estar seguros de la cantidad de mercaderías en existencia es contarlas. En los mejores sistemas contables de contabilidad se producen errores y se necesita del conteo para establecer el valor correcto del inventario. Cuando se detecta un error se ajustan los registros para que estén de acuerdo con el conteo físico.
El mantener alejados de los registros contables a quienes manejan los inventarios es una separación de tareas fundamental. Un empleado que tenga acceso a los inventarios y a los registros contables puede robar mercancías y hacer un asiento para esconder el robo. Por ejemplo, pudiera aumentar el importe de una rebaja en el valor cuando realidad fueron robadas.”13
2.1.8. Control Interno
En el control interno se debe haber una revisión, un estudio y evaluación en el área de cuentas por cobrar dirigiéndose a los siguientes aspectos:
“Correcta segregación de funciones, entre contabilización de los derechos
por cuentas por cobrar y su custodia.
La contabilización en los mayores o auxiliares de cuentas debe realizarse
una vez recibido aviso de cobro, o en caso, una vez enviadas las remesas al banco para su descuento.
Periódicamente deben realizarse conciliaciones entre el mayor de las
cuentas y sus auxiliares.
Las anotaciones contables, ajenas a operaciones de tesorería, realizadas
en los auxiliares de las cuentas por cobrar, deben ser realizadas por personas ajenas al mantenimiento de las cuentas a cobrar o manejo de efectivo.
La documentación que soporta las transacciones por ventas y cuentas
por cobrar debe estar pre numerada.
Elaboración de un detalle individualizado de las cuentas por cobrar clasificado por la antigüedad de la deuda, de forma que proporcione información detallada de la situación de cada deuda y posibilite poder tomar medidas rápidas encaminadas a su cobro.
Los pagos de los importes acreedores en las cuentas a cobrar deben ser
autorizados por la persona responsable de esta área.”14
2.1.9. Inversiones financieras temporales, caja y bancos
El control interno en el estudio de calidad de esta área “es muy importante a la hora de definir el alcance y momento de realización de las pruebas de auditoría, y permite reducir el examen de aquellas transacciones en las que el control sobre ellas haya sido efectivo, así como permite aumentar el trabajo en aquellas en que el control haya manifestado debilidades.
La compresión, revisión y evaluación de la efectividad de los controles internos en esta área deberá estar dirigido a los siguientes aspectos de control:
Adecuada segregación de funciones:
Los empleados que manejen efectivo deben tener una supervisión
continua por una persona responsable.
Los empleados que manejan efectivo no deben tener acceso a los registros contables.”15
2.1.10. Control Interno
El control interno en el área de Auditoria debe tener una revisión, un estudio y evolución y considerar principalmente los siguientes aspectos:
“Los movimientos están aprobados por la junta general de accionistas u
órgano competente.
14 D.JuanM. Aguirre CULTURAL SA, EDICION MMVI, Pág. 81
15
Las propuestas de distribución de beneficios se revisan para asegurarse
el máximo aprovechamiento de cualquier ventaja de tipo fiscal.
Existencia de un registro de accionistas, así como de un control
apropiado de las acciones nominativas y al portador.
Control de las reservas restringidas, así como vigilancia de las distintas restricciones aplicables a algún tipo de acciones.·16
El control interno en esta área de cuentas por pagar debe haber revisión, estudio y evaluación donde así “debe partir del conocimiento previo del sistema que la entidad tiene definido para el área de compras-pagos. En la mayoría de las entidades en que su negocio se base en la adquisición de mercaderías o servicios para su posterior venta (con o sin transformación previa), el sistema de compras-pagos ha de ser uno de los más importantes en la empresa. Este sistema, junto con de ventas-cobros generalmente, es uno de los sistemas que sostienen el negocio de la sociedad, porque permiten, en mejor o peor medida, proporcionar un conocimiento sobre la situación de dos de las áreas mas importantes en estados financieros por el volumen de transacciones en ellas recogidas (el área de cuentas a pagar del balance y el área de compras de la cuenta de pérdidas y ganancias).”17
2.2. MARCO CONCEPTUAL
Control
Se puede definir como la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.
Control Interno
El control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización.
Auditoria de Control
Se define como Auditoria de control toda aquella actividad sistemática, estructurada, objetiva y de carácter preventivo, orientada a fortalecer el control interno, con el propósito de asegurar de manera razonable el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales.
Organización Interna
Es un conjunto de elementos, compuestos principalmente por personas, que actúan e interactúan entre sí bajo una estructura pensada y diseñada para que los recursos humanos, financieros, físicos, de información y otros, de forma coordinada, ordenada y regulada por un conjunto de normas, logren determinados fines, los cuales pueden ser de lucro o no.
Funcionamiento administrativo:
Pone énfasis en el ente que realiza la función. Según esta teoría, la función administrativa abarca la actividad del Poder ejecutivo y la de los órganos descentralizados que de él dependan.
Eficiencia
17
Eficacia
En la eficacia es la capacidad de la causa eficiente para producir su efecto. Se puede decir también que es el valor agregado que se pone en las actividades o tareas diarias.
Efectividad
Es el proceso de dirección, organización óptima entre cinco elementos, producción, eficiencia, satisfacción, adaptación y desarrollo1.
Plan de cuentas
Es el ordenamiento metódico incodificado de todas las cuentas que van a ser utilizadas en el proceso contable de una empresa.
Activo
Está representado por todos los valores positivos, es decir, lo que la empresa posee y tiene derecho a recibir de cualquier persona o entidad con excepción de su dueño.
Activo Corriente
Comprende los bienes y derechos que razonablemente puede ser convertible en efectivo o que por su naturaleza pueden estar disponibles en un período no superior a un año.
Activo Fijo
Bajo esta denominación se agrupan todos los bienes de carácter permanente de propiedad de la Nación, utilizados en el cumplimiento de las funciones propias de la administración nacional.
Activo Fijo Tangible
(Propiedades, planta y equipo). Lo integran los bienes adquiridos, construidos o en tránsito de importación, construcción y montaje, con la intención de
emplearlos en forma permanente, para la producción o suministro de otros bienes y servicios, arrendarlos o de utilizarlos en la administración del ente público, y que no están destinados para la venta, siempre que su vida útil probable exceda de un año.
Activo Financiero
Cualquier título de contenido patrimonial, crediticio o representativo de mercancías
Activo Intangible
Los activos intangibles, tales como patentes, marcas, procesos secretos, licencias y franquicias, se deben registrar al costo, del cual forman parte los gastos inherentes como honorarios, costo de cesión y demás gastos identificables con la adquisición..
Pasivo
Conjunto de deudas con terceras personas que tiene una empresa en un momento dado.
Patrimonio
Es el valor líquido del total de los bienes de una persona o una empresa. Contablemente es la diferencia entre los activos de una persona, sea natural o jurídica. Y los pasivos contraídos con terceros. Equivale a la riqueza neta de la sociedad.
Los estados contables
19
Créditos:
Son los derechos que la sociedad tiene contra terceros para recibir sumas de dineros u otros bienes o servicios, excluyendo disponibilidades e inversiones. (Ej.: Todos los deudores menos los incobrables)
Balance
Balance general también conocido como el Estado de Situación Financiera es el documento en el que refleja la situación financiera de un negocio o empresa en UNA FECHA DETERMINADA.
Ajustes Diferidos
Son aquellos asientos que se han registrado en los asientos pero que no se han disfrutado. O bien, aquellos gastos que han sido registrados pero que pertenecen a periodos contables futuros.
Ajustes Acumulados
Aquellos ingresos o Gastos que se tiene pero que no han sido cobrados o pagados.
Ajustes Estimados
En algunos casos las operaciones comerciales no dicen la realidad exacta del valor de las cuentas, y por tanto, es necesario realizar algunas estimaciones.
Inventarios
Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.
2.3 MARCO LEGAL
2.3.1 Ley de régimen tributario interno
Título I
DEL IMPUESTO A LA RENTA
Capítulo I
NORMAS GENERALES
Art. 1.- Cuantificación de los ingresos.- Para efectos de la aplicación de la ley, los ingresos obtenidos a título gratuito o a título oneroso, tanto de fuente ecuatoriana como los obtenidos en el exterior por personas naturales residentes en el país o por sociedades, se registrarán por el precio del bien transferido o del servicio prestado o por el valor bruto de los ingresos generados por rendimientos financieros o inversiones en sociedades. En el caso de ingresos en especie o servicios, su valor se determinará sobre la base del valor de mercado del bien o del servicio recibido.
La Administración Tributaria podrá establecer ajustes como resultado de la aplicación de los principios del sistema de precios de transferencia establecidos en la ley, este reglamento y las resoluciones que se dicten para el efecto.
Art. 2.- Sujetos pasivos.- Son sujetos pasivos del impuesto a la renta en calidad de contribuyentes: las personas naturales, las sucesiones indivisas, las sociedades definidas como tales por la Ley de Régimen Tributario Interno y sucursales o establecimientos permanentes de sociedades extranjeras, que obtengan ingresos gravados.
Son sujetos pasivos del impuesto a la renta en calidad de agentes de retención: las personas naturales y las sucesiones indivisas obligadas a llevar contabilidad, las sociedades definidas como tales por la Ley de Régimen Tributario Interno, las instituciones del Estado y las empresas públicas reguladas por la Ley Orgánica de Empresas Públicas y las sucursales o establecimientos permanentes de sociedades extranjeras, que realicen pagos o acrediten en cuenta valores que constituyan ingresos gravados para quienes lo reciban.
21
considerados sociedades, y por tanto, sujetos pasivos del impuesto a la renta, por lo que deben cumplir con sus obligaciones tributarias y deberes formales, entre los que están los de declarar y pagar dicho impuesto.
En el caso de que un consorcio cese o concluya actividades antes de la terminación del ejercicio impositivo, presentará su declaración anticipada de impuesto a la renta, de acuerdo a lo establecido en el presente Reglamento.
En todos los casos, los miembros del consorcio serán solidariamente responsables, por los tributos que genere la actividad para la cual se constituyó el consorcio.
Los beneficios que distribuya el consorcio, luego del pago del respectivo impuesto, se constituirán en ingresos exentos para los miembros del consorcio, siempre y cuando éstas sean sociedades nacionales o extranjeras, no domiciliadas en paraísos fiscales o jurisdicciones de menor imposición.
Art. 4.- Partes relacionadas.- Con el objeto de establecer partes relacionadas, a más de las referidas en la Ley, la Administración Tributaria con el fin de establecer algún tipo de vinculación por porcentaje de capital o proporción de transacciones, tomará en cuenta, entre otros, los siguientes casos:
1. Cuando una persona natural o sociedad sea titular directa o indirectamente del 25% o más del capital social o de fondos propios en otra sociedad.
2. Las sociedades en las cuales los mismos socios, accionistas o sus cónyuges, o sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad, participen directa o indirectamente en al menos el 25% del capital social o de los fondos propios o mantengan transacciones comerciales, presten servicios o estén en relación de dependencia.
3. Cuando una persona natural o sociedad sea titular directa o indirectamente del 25% o más del capital social o de los fondos propios en dos o más sociedades.
de operaciones, con una persona natural o sociedad, domiciliada o no en el país.
Los contribuyentes que cumplan con los preceptos establecidos en esta norma estarán sujetos al régimen de precios de transferencia y deberán presentar los anexos, informes y demás documentación relativa a los precios de transferencia, en la forma establecida en este reglamento, sin necesidad de ser notificados por la Administración Tributaria.
Para establecer partes relacionadas cuando las transacciones realizadas entre éstas, no se ajusten al principio de plena competencia la Administración aplicará los métodos descritos en este reglamento.
2.3.2. Retenciones en la fuente
Art. 43.- Retenciones en la fuente de ingresos del trabajo con relación de dependencia.- (Reformado por el Art. 98 de la
Ley s/n, R.O. 242-3S, 29-XII-2007).- Los pagos que hagan los empleadores, personas naturales o sociedades, a los contribuyentes que trabajan con relación de dependencia, originados en dicha relación, se sujetan a retención en la fuente con base en las tarifas establecidas en el artículo 36 de esta Ley de conformidad con el procedimiento que se indique en el reglamento.
Art. 44.- Retenciones en la fuente sobre rendimientos financieros.- Las instituciones, entidades bancarias, financieras, de intermediación financiera y, en general las sociedades que paguen o acrediten en cuentas intereses o cualquier tipo de rendimientos financieros, actuarán como agentes de retención del impuesto a la renta sobre los mismos.
23
pagado o acreditado en cuenta. Los intereses y rendimientos financieros pagados a instituciones bancarias o compañías financieras y otras entidades sometidas a la vigilancia de la Superintendencia de Bancos y Seguros no están sujetos a la retención prevista en los incisos anteriores.
Art. 45.- Otras retenciones en la fuente.- Toda persona jurídica, pública o privada, las sociedades y las empresas o personas naturales obligadas a llevar contabilidad que paguen o acrediten en cuenta cualquier otro tipo de ingresos que constituyan rentas gravadas para quien los reciba, actuará como agente de retención del impuesto a la renta.
El Servicio de Rentas Internas señalará periódicamente los porcentajes de retención, que no podrán ser superiores al 10% del pago o crédito realizado. No procederá retención en la fuente en los pagos realizados ni al patrimonio de propósito exclusivo utilizados para desarrollar procesos de titularización, realizados al amparo de la Ley de Mercado de Valores.
Los intereses y comisiones que se causen en las operaciones de crédito entre las instituciones del sistema financiero, están sujetos a la retención en la fuente del uno por ciento (1%). El banco que pague o acredite los rendimientos financieros, actuará como agente de retención y depositará mensualmente los valores recaudados.
Art. 46.- Crédito tributario.- (Sustituido por el Art. 99 de la Ley s/n, R.O. 242-3S, 29-XII-2007).- Los valores retenidos de acuerdo con los artículos anteriores constituirán crédito tributario para la determinación del impuesto a la renta del contribuyente cuyo ingreso hubiere sido objeto de retención, quien podrá disminuirlo del total del impuesto causado en su declaración anual.
contribuyente respecto al uso del saldo del crédito tributario a su favor, deberá ser informada oportunamente a la administración tributaria, en la forma que ésta establezca.
La Administración Tributaria en uso de su facultad determinadora realizará la verificación de lo declarado. Si como resultado de la verificación realizada se determina un crédito tributario menor al declarado o inexistente, el contribuyente deberá pagar los valores utilizados como crédito tributario o que le hayan sido devueltos, con los intereses correspondientes más un recargo del 100% del impuesto con el que se pretendió perjudicar al Estado.
Art. 50.- Obligaciones de los agentes de retención.- (Reformado por el Art. 103, nums. 1, 2, 3 y 6, de la Ley s/n, R.O. 242-
3S, 29-XII-2007).- La retención en la fuente deberá realizarse al momento del pago o crédito en cuenta, lo que suceda primero. Los agentes de retención están obligados a entregar el respectivo comprobante de retención, dentro del término no mayor de cinco días de recibido el comprobante de venta, a las personas a quienes deben efectuar la retención. En el caso de las retenciones por ingresos del trabajo en relación de dependencia, el comprobante de retención será entregado dentro del mes de enero de cada año en relación con las rentas del año precedente. Así mismo, están obligados a declarar y depositar mensualmente los valores retenidos en las entidades legalmente autorizadas para recaudar tributos, en las fechas y en la forma que determine el reglamento.
El incumplimiento de las obligaciones de efectuar la retención, presentar la declaración de retenciones y entregar los comprobantes en favor del retenido, será sancionado con las siguientes penas:
1.- (Sustituido por el Art. 103, num. 4, de la Ley s/n, R.O. 242-3S, 29-XII-2007).- De no efectuarse la retención o de hacerla en forma parcial, el agente de retención será sancionado con multa equivalente al valor total de las retenciones que debiendo hacérselas no se efectuaron, más el valor que correspondería a los intereses de mora. Esta sanción no exime la obligación solidaria del agente de retención definida en el Código Tributario.
25
3.- La falta de entrega del comprobante de retención al contribuyente será sancionada con una multa equivalente al cinco por ciento (5%) del monto de la retención, y en caso de reincidencia se considerará como defraudación de acuerdo con lo previsto en el Código Tributario.
En caso de concurrencia de infracciones, se aplicarán las sanciones que procedan según lo previsto por el Libro Cuarto del Código Tributario.
El retraso en la entrega o falta de entrega de los tributos retenidos conlleva la obligación de entregarlos con los intereses de mora respectivos y será sancionado de conformidad con lo previsto en el Código Tributario.
2.3.3. NIIF`S
Un análisis cualitativo del impacto de la aplicación de las NIIF en los estados financieros de la compañía, considerando estructura de presentación de la información financiera y técnica, notas e información anexa a los estados financieros requerido, y otros aspectos que pudieran ser relevantes.
Una evaluación cuantitativa del impacto en los estados financieros de la compañía al adoptar las NIIF, esta evaluación estará basada en la información desarrollada y proporcionada por la compañía. El impacto deberá medirse en términos de monto y porcentaje de variación estimado, incluyendo además una evaluación detallada de la forma en que se efectuó la estimación y de las causas que justifican el nivel de impacto determinado. La evaluación deberá considerar al menos los siguientes aspectos: Cambios en el valor de los actuales activos y pasivos, diferenciando el impacto
para cada una de las principales partidas del balance. Cambios en el reconocimiento de pérdidas y ganancias de la compañía y de otras partidas del balance que sean relevantes.
NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACION FINANCIERA:
NIIF 4. CONTRATOS DE SEGUROS
Tiene como objetivos establecer mejoras limitadas para la contabilización de
los contratos de seguros (asegurador), es decir revelar información sobre
aquellos contratos de seguros.
NIIF 10. ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS
Vigente a partir del 1 de enero de 2013, esta NIIF reemplaza los requisitos de
la NIC 27 "Estados Financieros consolidados y Separados" e integra lo
planteado en la SIC No. 12 "Consolidación, Entidades para propósitos
especiales". Al evaluar los cambios en la consolidación que resultan de la
aplicación de la NIIF 10, se pone énfasis en si es apropiada la consolidación, si
refleja mejor la sustancia económica de la relación entre una entidad que
informa y una participada (entidad en la que se ha invertido).
2.3.4. LEY DE HIDROCARBUROS
La Agencia de Regulación y Control Hidrocarburífero (ARCH) nos hace cumplir con la Ley de Hidrocarburos con una supervisión mensual donde realizan las respectivas calibraciones de los surtidores para verificar si todo está en perfectas condiciones y si no se está alterando el producto, con esta vigilancia le permitirá a la ARCH, entidad adscrita al Ministerios de Recursos Naturales No Renovables establecer medidas de prevención y de corrección para un eficaz control de la actividad Hidrocarburífero.
2.3.5. MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE
Esta Ley nos exige tener el permiso de medio ambiente anual para seguir funcionando con la Estación de Servicios de lo contrario será multada y clausurada.
2.3.6. CODIGO DE TRABAJO
27 2.3.6.1 EL PATRONO
Artículo 2. Patrono es toda persona individual o jurídica que utiliza los servicios de uno o más trabajadores, en virtud de un contrato o relación de trabajo. Sin embargo, no quedan sujetas a las disposiciones de este Código, las personas jurídicas de derecho público a que se refiere el artículo 119 de la Constitución de la República.
2.3.6.2 EL TRABAJADOR
Artículo 3. Trabajador es toda persona individual que presta a un patrono sus servicios materiales, intelectuales o de ambos géneros, en virtud de un contrato o relación de trabajo.
CAPÌTULO III METODOLOGÍA 3.1. SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA
La Distribuidora y Estación de Servicios Machado Oñate S.A, está dedicada a la Actividad económica principal de Venta al por menor de combustibles para automotores, y otras actividades a la venta al por menor de alimentos, bebidas y tabaco en supermercados y venta de comidas y bebidas en cafeterías para su consumo inmediato, con dirección principal en Santo Domingo de los Tsáchilas, cantón Santo Domingo, Parroquia Santo Domingo, barrio Alborada calle Av. Los colonos, lote B1B2A, intersección BY pass Quinindé, Tras del terminal
3.2. MÉTODOS DE INVESTIGACIÒN MÉTODO SINTÉSIS
Este método se utilizó para describir de manera particularizada cada una de las etapas de gestión de la empresa y sintetizar sus operaciones.
MÉTODO ANALÍSIS
Con este método se logró analizar los componentes que tienen que ver con el control contable, sus registros y demás procesos que tiene la empresa.
MÉTODO ESTADÌSTICO
Este método estadístico se utilizo para comprobar una parte de la realidad de la empresa mediantes entrevistas y encuestas, para verificar si existe un sistema de control interno.
MÉTODO INDUCTIVO
Al realizar el estudio del método inductivo como conclusión nos dio mediante el análisis de todas las encuestas que no hay suficiente control interno en la empresa.
MÈTODO DEDUCTIVO
Este método se utilizo para descubrir que los problemas causados y son primordialmente por la falta de un Sistema de Control Interno, lo cual este permitirá un mejor desempeño económico de la empresa otorgando confianza en la parte contable y administrativa.
POBLACIÓN Y MUESTRA
La población para los empleados es finita y por tanto se toma el 100% de universo; En el caso de los clientes la población es infinita y se aplica la siguiente fórmula
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ANÁLISIS Y TABULACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
3.3. ANÁLISIS DE LA ENTREVISTA
3.3.1. Entrevista dirigida al Sr. Gerente:
1.- El Señor Gerente explica que sin embargo de tener un mecanismo de control no cuenta con un sistema adecuado.
2.- No cuenta con un control en los activos de planta y equipos en la empresa, pero si lo piensa incrementar.
3.- Explico que si obtendría un control lo haría por constancia física.
4.- No cuenta con un control en los activos de planta y equipo pero explica que lo haría trimestral.
5.- Explica que si reciben capacitaciones el personal del área de contabilidad y el administrativo.
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6.- Las capacitaciones que se realiza al área de contabilidad es anual, y para el administrativo trimestral.
7.- Los temas a tratarse en la capacitación para el área de contabilidad es:
La actualización de las NIFF`s Realizar Estados Financieros Gestión tributaria
Los temas a tratarse son el área Administrativo:
Procedimientos para preparar un presupuesto
Procedimientos para otorgar créditos a los clientes
8.- El Señor Gerente explica que si desea un sistema de control interno para su empresa.
9.- Lo prefiere Manual y Computarizada para tener mejor control.
3.3.2.
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3.4. ANALISIS DE LAS ENCUESTAS
3.4.1. Encuesta dirigida al personal administrativo
En la Distribuidora y Estación de Servicio Machado Oñate SA el 52,63% del personal dice que si existe algún tipo de control y el 47,37% que no existe ningún tipo de control.
El personal responde un 89,47% que si contribuyen los controles a obtener resultados favorables para la empresa y un 10,53% que no.
El 68,42% del personal dice que si consta las funciones que se desempeña en alguna reglamentación interna de la empresa y el 31,58% que no consta.
El 78,95% del personal dice que si cuenta con un manual de funciones en la empresa y el 21,05% dice que no.
El personal responde el 84,21% que si existe en la empresa una base de datos actualizada con información del personal administrativo y el 15,79% que no. El 84,21% responde que en la empresa no existe un plan de capacitación y el 15,79% que no existe plan de capacitación.
El personal durante el año ha recibido capacitación el 84,21% que no y el 15,79% que sí.
El personal recibe con frecuencia las capacitaciones un 66,67% semestral y el 33,33% trimestral.
Se califica la gestión administrativa que cumplen las autoridades y el personal administrativo un porcentaje de 47,37% como buena, el 36,84% como eficiente y el 15,79% como deficientes.
En las isletas el 78,95% afirman que no existe en las isletas ningún tipo de control y el 21,05% dicen que no.
3.4.2. Encuestas dirigidas a los clientes.
Los clientes califican a los despachadores con 60% de atención buena, el 30% atienden muy bien y un 10% que su atención es regular.
Los clientes califican como precio bajo el 42,71%, el 41,67% como precio medio y el 15,61% precio alto.