UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES ¨UNIANDES¨
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD FINANZAS, AUDITORÍA CPA.
TEMA:
AUDITORÍA DE GESTIÓN Y SU INCIDENCIA EN EL CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS PARA EL DEPARTAMENTO DE VENTAS EN LA EMPRESA
AGROXVEN S.A.
AUTORA: VITE SANCHEZ ANGELA NATALI
TUTOR: ING. PAREDES CRUZ RENATO ESTUARDO, Mg.
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Quien suscribe, legalmente CERTIFICA QUE: El presente Trabajo de Titulación realizado por la Señorita: Ángela Natali Vite Sánchez, egresada de la Carrera de Contabilidad Superior y Auditoría, CPA, Facultad de Sistemas Mercantiles,
con el tema “AUDITORÍA DE GESTIÓN Y SU INCIDENCIA EN EL
CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS PARA EL DEPARTAMENTO DE VENTAS EN LA EMPRESA AGROXVEN S.A ”, ha sido prolijamente revisado, y cumple con todos los requisitos establecidos en la normativa pertinente de la Universidad Regional Autónoma de los Andes -UNIANDES-, por lo que apruebo su presentación.
Ambato, Febrero de 2019
_______________________________ Ing. Renato Estuardo Paredes Cruz, Mg.
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD
Yo, Ángela Natali Vite Sánchez, egresada de la Carrera de Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas, CPA, Facultad de Sistemas Mercantiles, declaro que todos los resultados obtenidos en el presente trabajo de investigación, previo a la obtención del título de INGENIERO EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS, CPA., son absolutamente originales, auténticos y personales; a excepción de las citas, por lo que son de mi exclusiva responsabilidad.
Ambato, Febrero de 2019
_______________________________
Sra. Ángela Natali Vite Sánchez CI. 1205907114
DERECHOS DE LA AUTORA
Yo, Ángela Natali Vite Sánchez, declaro que conozco y acepto la disposición constante en el literal d) del Art. 85 del Estatuto de la Universidad Regional Autónoma de Los Andes, que en su parte pertinente textualmente dice: El Patrimonio de la UNIANDES, está constituido por: La propiedad intelectual sobre las Investigaciones, trabajos científicos o técnicos, proyectos profesionales y consultaría que se realicen en la Universidad o por cuenta de ella;
Ambato, Febrero de 2019
_______________________________ Ángela Natali Vite Sánchez
CI. 1205907114
AGRADECIMIENTO
Mi principal agradecimiento a Dios por darme la oportunidad de culminar este proyecto y aprender de él.
A mis padres ya que han sido uno de mis mayores apoyo económico e incondicional en mis estudios.
Mis hijos, mis abuelitos, mis hermanos, mis tíos, mis suegros, mi esposo ya que sin su apoyo moral nunca me falto un concejo en mis tiempos difíciles para que yo no decaiga y me animen a seguir adelante.
Gracias a mis queridos docentes, a la tutora de mi tesis y un agradecimiento total a la Universidad Regional Autónoma UNIANDES.
Ya que todos ellos en conjunto han permitido que este proyecto salga adelante.
DEDICATORIA
Quiero dedicar esta tesis a mis padres Luciano Y Benedicta por querer siempre lo mejor para mí, siendo su mayor inversión y su mejor herencia los estudio.
RESUMEN
La Auditoría de Gestión aplicada al Departamento de Ventas de la empresa Agroxven S.A. fue desarrollada con la intención de complementar importe al procedimiento, constituir la calidad de seguridad y eficacia con que se han manejado los recursos materiales y financieros y optimizar los procesos operacionales y agrandar la rentabilidad con fines provechosos y de apoyo a las necesidades del sistema. Para ello se investigó y estudió las definiciones sobre la Auditoría de Gestión y sus aplicaciones dentro de una empresa que comprende todo el proceso para el desarrollo de la Auditoría como: Planificación Preliminar y Específica, Ejecución, La Comunicación de Resultados y Seguimiento y monitoreo, se aplicó también la línea de investigación de Auditoria, en su desarrollo se aplicó diferentes técnicas y métodos investigativos referentes al tema, a su análisis y síntesis; además, de la utilización de encuesta dirigida a los clientes y principales funcionarios de la empresa, los resultados obtenidos son múltiples y recaen en la falta de aplicación de una Auditoria de Gestión para el control interno dentro de la empresa. Al mismo tiempo se encontrará la aplicación práctica con todo su proceso, Evaluación del Control Interno y el Informe de Auditoría con sus respectivos Comentarios, Conclusiones y Recomendaciones que contribuirá a mejorar la eficiencia y eficacia de las operaciones del Sistema de Ventas.
ABSTRACT
The Managment Audit applied to the Sales Department of the Company called Agroxven S.A was developed with the intention to supplement cost to the procedure as well as to constitute security and effectiveness quality which is used to manage material and financial resources, optimize the operational process and increase the profitability with beneficial endings that support the needs of the system.
For this reason, it was necessary to investigate and study the definitions related to Managment Audit and its applications inside a Company that understands all the process for the development of the Audit such as: Specific and Preliminary Planification, Implementation, and the communication of Results. Also, the line of investigation related to Audit was applied. There was the application of different investigative techniques and methods related to the topic, its analysis and synthesis; furthermore, there was the use of a survey conducted to clients and main staff members of the Company. The results obtained are multiple and relapse in the lack of application of a Managment Audit for the internal control inside the Company. At the same time, there will be the practical application with all its process, Internal Control Evaluation and the and the Audit Report with its respective Comments, Conclusions and Recommendations which will contribute to improve the efficiency and effectiveness of the Sales System operations.
ÍNDICE GENERAL
PORTADA
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD
DERECHOS DE LA AUTORA AGRADECIMIENTO
DEDICATORIA RESUMEN ABSTRACT
INTRODUCCION ... 1
Antecedentes de la investigación ... 1
Actualidad e importancia del tema. ... 3
Formulación del problema ... 4
Problema científico ... 4
Delimitación del problema ... 4
Objeto de investigación ... 5
Campo de acción ... 5
Línea de investigación ... 5
Objetivo General ... 5
Hipótesis ... 6
Idea a defender ... 6
Justificación del tema ... 6
Variables de la Investigación... 7
CAPÍTULO I. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA... 8
1.1. Origen y evolución de la auditoria ... 8
1.2. Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre el objeto de investigación. ... 9
1.2.1. Definiciones sobre Auditoría ... 9
1.2.1.1. Características de la auditoría ... 9
1.2.1.2. Importancia de la Auditoría ... 11
1.2.1.3. Clases de Auditoría ... 11
1.2.2. Auditoría de Gestión ... 13
1.2.2.1. Características de la Auditoria de Gestión ... 14
1.2.2.2. Objetivos de la auditoria de gestión. ... 15
1.2.2.3. Alcance de la Auditoría de Gestión ... 16
1.2.2.4. Importancia Auditoría de Gestión. ... 16
1.3. Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones teóricas sobre auditoría financiera. ... 17
1.4. Conclusiones parciales del capitulo ... 23
CAPÍTULO II. DISEÑO METODOLÓGICO Y DIAGNÓSTICO... 25
2.1. Paradigmas y tipos de investigación. ... 25
2.1.1. Paradigma Asumido. ... 25
2.1.2. Modalidad y tipos de investigación. ... 25
2.2. Procedimiento para la búsqueda y procesamiento de los datos ... 26
2.2.1. Plan de recolección de la información. ... 26
2.2.1.1. Métodos de investigación ... 26
2.2.1.2. Las técnicas de investigación ... 26
2.2.2. Población y Muestra ... 27
2.2.2.1. Población ... 27
2.2.2.2. Muestra ... 27
2.2.3. Interpretación de los resultados de la encuesta y entrevista realizadas.. 28
2.2.4. Interpretación de la encuesta aplicada a los funcionarios y directivos de la empresa Agroxven S.A. ... 30
2.3. Resultados de la encuesta ... 38
CAPÍTULO III: PROPUESTA DE SOLUCIÓN AL PROBLEMA ... 39
3.1. Propuesta de solución al problema. ... 39
3.1.1. Nombre de la propuesta ... 39
3.1.2. Objetivos ... 39
3.1.3. Elementos que la Conforman ... 39
3.1.4. Explicación de cómo la propuesta contribuye a solucionar el problema. 40 3.2. Proceso para una auditoria de gestión ... 42
3.2.1. Fase I: Estudio y Planificacion ... 42
3.2.1.1. Orden de trabajo ... 43
3.2.1.2. Planificación Preliminar ... 44
Conclusiones Generales ... 84 Recomendaciones ... 85 BIBLIOGRAFÍA
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla No. 1... 27
Tabla No. 2... 30
Tabla No. 3... 31
Tabla No. 4... 32
Tabla No. 5... 33
Tabla No. 6... 34
Tabla No. 7... 35
Tabla No. 8... 36
Tabla No. 9... 37
ÍNDICE DE GRÁFICOS Gráfico No. 1 Estructura organizativa de la empresa ... 30
Gráfico No. 2 Normas y Procedimientos establecidos ... 31
Grafico No. 3 Funciones dentro de la Empresa ... 32
Gráfico No. 4 Normas y procedimientos establecidos por la empresa ... 33
Gráfico No. 5 Normas y procedimientos establecidos por la empresa ... 34
Gráfico No. 6 Ventajas y Desventajas de la Auditoria de Gestión... 35
Gráfico No. 7 Procedimientos Internos ... 36
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INTRODUCCIÓN
Antecedentes de la investigación
Toda empresa debe realizar una valoración de las operaciones que realiza diariamente, la que será de forma analítica, objetiva y sistemática, para determinar si se lleva a cabo políticas y procedimientos aceptables, si los recursos son utilizados de forma eficaz y si los objetivos de la organización se alcanzan con niveles óptimos de calidad. Al realizar una visita a la empresa Agroxven S.A se puede constatar que la misma no cuenta con una Auditoría de Gestión en el departamento de ventas lo que con lleva a la necesidad de contar con este documento de trascendental importancia dentro de una organización.
Actualmente las sociedades, compañías, empresas, negocios, y magnas establecimientos requieren de ayuda profesional, técnica y entendida en la dirección, programación, estructura, trayectoria, intervención interna y uso de sus recursos, con eficiencia, eficacia y economía, así como también para la toma de decisiones oportunas y acertadas, con el fin de maximizar sus utilidades y posesionarse en el mercado y poder competir con las demás entidades, por lo que la Auditoría de Gestión es una herramienta primordial para esta necesidad, permitiéndole a la entidad ser más competitiva en el mercado.
La Auditoría de Gestión por medio de la práctica de exámenes permite formular y presentar informes sobre los aspectos administrativos, gerenciales y operativos, con el ánimo de ayudar a tomar decisiones y medidas correctivas para un mejor funcionamiento de la entidad, poniendo énfasis en el grado de efectividad y eficiencia con que se han utilizado los recursos humanos, materiales y financieros, en el cumplimiento de los objetivos y metas planteados, en los periodos establecidos, maximizando así el valor del negocio.
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debilidades, a través de las recomendaciones que hacen posible la toma oportuna de decisiones para mejorar el rendimiento de la empresa.
Se efectuó una indagación en los registros de tesis elaboradas en los archivos de la biblioteca de la Universidad Autónoma de los Andes, de la carrera de Ingeniería en Contabilidad y Auditoría CPA, donde se encontró el tema Auditoría Operativa para el Departamento de Servicios Bancarios Del Banco Nacional De Fomento Sucursal Vinces realizado por la estudiante (LOPEZ CASTILLO, 2015),
la misma que sirvió de guía para la realización del presente trabajo.
Estado del arte
A continuación se cita las aportaciones científicas de diferentes autores las mismas que son indagadas y comparadas con la similitud de los resultados con la presente investigación.
Así (Delgado & Chacon Delgado, 2010), en su trabajo de investigación titulado, “Auditoria de gestión aplicada al sistema de ventas de la distribuidora Modesto Casajona Cía. Ltda.” De la ciudad de Cuenca provincia del Azuay correspondiente al año 2010, establece como objetivo el confirmar que el procedimiento de Ventas se desempeñe con las metas y objetivos pronosticados por la gerencia y se elabore con seguridad, certeza, validez y economía, para que los usuarios se consideren satisfechos, optimizando así el perfil de la empresa. En esta investigación se obtienen los siguientes resultados: en la evaluación ejecutada al examen interno del sistema de ventas se hallaron las consiguientes falencias: la mayoría de las estrategias y objetivos de la organización son expresadas y las que están por escrito no se han transmitido al personal para que se rijan a ellas y las desempeñen.
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amenazas en oportunidades y destacar las debilidades mediante el manejo de los recursos humanos, materiales y financieros.
Por otra parte, (Martinez López, 2011), en su trabajo investigativo titulado Auditoria de Gestión en la rentabilidad de la Compañía ITARFETI CORPORATION S.A. precisa como objetivo efectuar el estudio de la situación funcionaria y administradora de la entidad mediante una Auditoria de gestión que le ayude en el incremento de su rentabilidad, dicha indagación muestra los siguientes resultados, mismos que son considerados como importantes por la autora; en un 86,54% se expresa que la empresa no planifica Auditorias de Gestión, al no ejecutar una estimación de la gestión administrativa de forma reiterada causa que los métodos, programaciones y metodologías utilizadas para la exposición de los productos no sean los más convenientes, los mismos que no consienten el buen progreso de los objetivos y metas trazadas en la Empresa.
Actualidad e importancia del tema.
La Auditoría de Gestión en el ámbito institucional corporativo es transcendental ya que ayuda a optimizar el trabajo de la empresa por medio de la práctica de exámenes de la gestión, de sistemas, de procesos y operaciones, para establecer el grado de eficiencia, efectividad y economía en su planificación, organización, dirección, control interno y uso de sus recursos.
Así mismo la Auditoría de Gestión permite a las empresas examinadas convertir sus fortalezas en oportunidades y mitigar las debilidades, a través de recomendaciones que ofrece el Auditor; quien debe ser una persona que posea atributos personales y profesionales especiales, además este profesional debe estar debidamente colegiado o afiliado a un organismo que prescriba normas y un código de ética profesional, todo esto para que el proceso de Auditoría de Gestión esté en buenas manos y pueda fortalecer la toma de decisiones de la empresa a ser auditada.
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fin de que ésta haya tomado en cuenta las recomendaciones propuestas por el Auditor profesional, ya que de lo contrario, la Auditoría realizada no tendría sentido.
Formulación del problema
Debido al mundo económico integrado que existe hoy en día se ha visto la necesidad de integrar metodologías y conceptos en todos los niveles de las diversas áreas administrativas y operativas con la finalidad de ser competitivos y responder a las nuevas exigencias del mercado entre comerciantes y exportadores, surge así un nuevo concepto del Control interno, donde se brinda una estructura común con el cual se puede enfocar la gestión de Auditoria.
El control interno cumple con leyes y normas aplicables en beneficio de la Empresa dando así cumplimiento con sus objetivos y metas que se proponen en el momento de crear la organización.
La empresa Agroxven S.A. no cuenta con una planificación de auditoría de gestión a aplicar, lo que ocasiona que no se cumplan con normas y procedimientos necesarios que hace a la empresa competitiva, con alta dirección empresarial y que controle la administración en el departamento de ventas lo que hace plantear el siguiente.
Problema científico
¿De qué manera incide la Auditoria de Gestión en el cumplimiento de los objetivos en el departamento de ventas de la empresa Agroxven S.A.?
Delimitación del problema
5
minucioso y efectivo de la indagación del cumplimiento de las ventas, por lo que aporta a optimizar el problema proyectado de forma total.
Objeto de investigación
Auditoria de Gestión
Campo de acción
Cumplimiento de objetivos en el departamento de ventas
Línea de investigación
Auditoría.
Objetivo General
Examen especial de auditoría de gestión para determinar la incidencia en el cumplimiento de objetivos del departamento de ventas en la empresa “Agroxven S.A”.
Objetivos específicos
Fundamentar teórica y científicamente la auditoría de gestión y el cumplimiento de objetivos.
Diagnosticar la situación actual en el departamento de ventas de la empresa Agroxven S.A.
6 Hipótesis
Al aplicar la Auditoria de Gestión permitirá medir el cumplimiento de los objetivos en el departamento de ventas de la empresa Agroxven S.A.
Idea a defender
Con el desarrollo de una Auditoria de gestión al departamento de ventas de la empresa Agroxven S.A. se detectara el cumplimiento de los objetivos y metas.
Justificación del tema
El tema propuesto tiene una trascendental importancia en la presente investigación, puesto que el desarrollo de este tipo de exámenes o auditoria de gestión aplicada permite evaluar los componentes de venta, valorando los aspectos establecidos y conexos partiendo de que la Auditoría de Gestión “nos ayuda a determinar alguna deficiencia en las políticas, procedimientos, disposiciones legales o técnicas y verificar que la entidad auditada cumpla con los objetivos de la entidad basándose en principios, con la finalidad de formular recomendaciones oportunas”.
7
Es importante mencionar que el departamento de ventas de la empresa Agroxven S.A., no ha sido objeto de auditoría, por lo tanto el resultado de este trabajo servirá de apoyo a los administradores y propietario
Variables de la Investigación
Variable independiente, Auditoria de Gestión.
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CAPÍTULO I. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
Origen y evolución de la auditoria
El origen de la auditoría nace con la aparición de la actividad productiva y comercial, por la inhabilidad de interponerse en los métodos tanto fructíferos como comerciales de una empresa. Por estas razones surge la necesidad de buscar personas capacitadas, de preferencia externas (imparciales), para que se desarrollen mecanismos de supervisión, vigilancia y control de los empleados que integran y desempeñan las funciones relativas a la actividad operacional de la empresa (Florian, 2016).
Con el transcurso del tiempo, las relaciones comerciales y operaciones de negocios empezaron a crecer rápidamente, sobre todo a partir de la Revolución Industrial, en ese momento el comerciante tuvo la necesidad de crear un nuevo sistema de supervisión mediante el cual el dueño, o en su caso, el administrador extendieran su control y vigilancia.
Este tipo de servicios era provisto por una o más personas de la misma organización a quienes se les otorgaba la facultad de revisión en relación a los procedimientos establecidos, el enfoque que se le daba a este tipo de auditorías en su inicio era de carácter contable, debido a que se basaba principalmente en el resguardo de los activos, la finalidad era verificar que los ingresos se administraban correctamente por los responsables en cuestión. Las primeras auditorías se enfocaban básicamente en la verificación de registros contables, protección de activos y por tanto, en el descubrimiento y prevención de fraudes.
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Respecto a la perspectiva económica la auditoría históricamente es denominada auditoría pública o gubernamental y se encarga de ejercer control de la hacienda pública y las cuentas de los gobiernos, mientras que en el campo macroeconómico se le denomina auditoría privada y se encarga de la detección de fraudes y errores en las cuentas de las organizaciones privadas para opinar acerca de la razonabilidad de los estados financieros.” La auditoría se origina en el hecho de que quien está directamente interesado (propietario) en el incremento de valor de la organización, no es quien la administra, ni tampoco quien contabiliza sus derechos, obligaciones, entradas y salidas de riqueza.”
Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre el objeto de investigación.
1.2.1. Definiciones sobre Auditoría
“La auditoría, en general, es un examen sistemático de los estados financieros, registros y operaciones con la finalidad de determinar si están de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, con las políticas establecidas por la dirección, y con cualquier otro tipo de exigencias legales o voluntariamente aceptadas.” (Mandarriaga , 2014)
Para (Cook, 2009), En el libro Auditoría – Filosofía y Técnica, señala que la auditoría es el proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre actividades económicas y otros acontecimientos relacionados, cuyo fin consiste en determinar el grado de correspondencia del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen citado por: (Cipriano, 2013).
1.2.1.1. Características de la auditoría
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2.- Es objetivo.- El auditor debe adoptar una madurez de juicio bajo la condición de que sea independiente de las actividades revisadas. Su opinión debe estar fundamentada en las evidencias que obtiene, alejado de toda subjetividad.
3.- Es sistemática.- Debido a que toda labor de auditoría debe estar planeada y programada, bajo una metodología claramente establecida y basada en las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGA).
4.- Es profesional.- La persona que efectúa un examen debe poseer cualidades o atributos personales y profesionales especiales; además el auditor o contador público a nivel universitario o equivalente tiene que estar debidamente colegiado o afiliado con un organismo profesional que prescriba normas y un código de ética.
5.- El ámbito.- El ámbito de aplicación cubre las operaciones o actividades financieras y/o administrativas de una empresa, ya sea en forma íntegra o en parte. No existen límites al alcance del trabajo del auditor.
6.- Trabajo posterior.- Se efectúa posteriormente al llevar a cabo las operaciones, pero su valor disminuye directamente en proporción a cualquier demora indebida entre la ejecución de las operaciones y su examen posterior.
7.- El propósito del examen.- El propósito es la evaluación y verificación de las operaciones examinadas comparándolas con normas de rendimiento, calidad o cualquier otra norma aplicable incluyendo las políticas, estrategias, planes, etc. y estableciendo su veracidad, legalidad y propiedad.
11 1.2.1.2. Importancia de la Auditoría
Las auditorías en los negocios son muy importantes, por cuanto la gerencia sin la práctica de una auditoría no tiene plena seguridad de que los datos económicos registrados realmente son verdaderos y confiables. Es la auditoría que define con bastante razonabilidad, la situación real de la empresa. Una auditoría además, evalúa el grado de eficiencia y eficacia con que se desarrollan las tareas administrativas y el grado de cumplimiento de los planes y orientaciones d la gerencia. (Mantilla , 2011), Constituye una herramienta fundamental en las organizaciones, y su importancia está dada puesto que impulsa su crecimiento toda vez que permite detectar en qué áreas se requiere un estudio más profundo, que acciones se pueden tomar para subsanar deficiencias, cómo superar obstáculos, cómo imprimir mayor cohesión al funcionamiento de dichas áreas y sobre todo, realizar un análisis causa–efecto que concilie en forma congruente los hechos de las ideas (Espin , 2013).
1.2.1.3. Clases de Auditoría
Según (Gómez, 2010, pág. 5) citado por (Amagua , 2014), Existen diferentes clasificaciones de Auditorias que son:
Auditoría Externa: Consiste en examinar y evaluar una determinada realidad por el personal externo al ente auditado, para emitir una opinión independiente sobre el resultado de las operaciones y la validez técnica del sistema de control que está operando en el área auditada.
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El objetivo final es contar con un dictamen interno sobre las actividades de toda la empresa.
Tipos de Auditoria según su área de aplicación.
Auditoría Financiera: Es el estudio de un sistema contable y los correspondientes estados financieros, con miras a emitir opinión independiente sobre la razonabilidad financiera mostrada en los estados financieros del ente auditado.
Auditoría Administrativa: Evalúa el adecuado cumplimiento de las funciones, operaciones y actividades de la empresa principalmente en el aspecto administrativo. Es la revisión sistemática y exhaustiva que se realiza en la actividad administrativa de una empresa, en cuanto a su organización, las relaciones entre sus integrantes y el cumplimiento de las funciones y actividades que regulan sus operaciones.
Auditoría Operacional: Tiene como objeto de estudio el proceso administrativo y las operaciones de las organizaciones, con miras a emitir opinión sobre la habilidad de la gerencia para manejar el proceso administrativo y el grado de economicidad, eficiencia y efectividad de las operaciones del ente auditado.
Auditoría de Gestión: Es el examen sistemático y profesional efectuado por un equipo multidisciplinario, con el propósito de evaluar la eficacia de la gestión de una entidad, programa, proyecto en relación a sus objetivos y metas; determinar el grado de economía y eficiencia en el uso de los recursos disponibles; de medir la calidad de los servicios, obras o bienes ofrecidos y el impacto socioeconómico derivado de sus actividades.
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Auditoría Gubernamental: Es la revisión exhaustiva, sistemática y concreta que se realiza a todas las actividades y operaciones de una entidad gubernamental. Esta evaluación se ejecuta con el fin de evaluar el correcto desarrollo de las funciones de todas las áreas y unidades de dichas entidades.
1.2.1.4. Hallazgo de la Auditoría
Es la descripción lógica, completa y ordenada de las desviaciones establecidas por el auditor como producto de la aplicación de pruebas selectivas con empleo de procedimientos o técnicas de auditoría.
Todo hallazgo debe contener los siguientes atributos: Condición.- Lo que es, la situación encontrada
Criterio.- Lo que debería ser, la norma, el estándar, el índice, etc.
Efecto.- Lo que representa para la empresa. Diferencia entre criterio y condición. Causa.- Por qué sucedió
La conclusión es el juicio personal de auditor sobre el hallazgo informado. La recomendación es la acción correctiva sugerida por el auditor para superar los hallazgos.
9.- En el caso del examen de los Estados Financieros el informe proporciona el Dictamen Profesional del auditor sobre la razonabilidad de su presentación. (Hurtado, 2015).
1.2.2. Auditoría de Gestión
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el impacto socioeconómico derivado de sus actividades. (Graig, 2012) en la “Auditoría Administrativa” hace referencia de que es un examen comprensivo y constructivo de una empresa, de una institución, de una rama de gobierno, o de cualquier parte de organización, como una división o departamento, respecto a sus planes y objetivos, sus métodos de control, su forma de operación y el uso de sus recursos físicos y humanos”.
Según el Art. 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (2012). La Auditoría de Gestión es la acción fiscalizadora dirigida a examinar y evaluar el control interno y la gestión, utilizando recursos humanos de carácter multidisciplinario, el desempeño de una institución, ente contable, o la ejecución de programas y proyectos, con el fin de determinar si dicho desempeño o ejecución, se está realizando, o se ha realizado, de acuerdo a principios y criterios de economía, efectividad y eficiencia.
Este tipo de auditoría examinará y evaluará los resultados originalmente esperados y medidos de acuerdo con los indicadores institucionales y de desempeño pertinentes. Constituirán objeto de la auditoría de gestión: el proceso administrativo, las actividades de apoyo, financieras y operativas; la eficiencia, efectividad y economía en el empleo de los recursos humanos, materiales, financieros, ambientales, tecnológicos y de tiempo; y, el cumplimiento de las atribuciones, objetivos y metas institucionales.
A diferencia de la auditoría financiera, el resultado de la fiscalización mediante la auditoría de Gestión no implica la emisión de una opinión profesional, sino la elaboración de un informe amplio con los comentarios, 29 conclusiones y recomendaciones pertinentes. (Contraloría General Del Estado, 2012).
1.2.2.1. Características de la Auditoria de Gestión
Suarez (2010) señala:
La Auditoria de Gestión tiene las siguientes características:
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Identifica las potencialidades de la empresa pública y privada para generar riqueza, mide la contribución económica y social de la entidad al detectar los puntos críticos de gestión.
Metodología flexible y cambiante la cual permite ajustarse a los diferentes cambios internos y externos.
Medición del grado de confiabilidad, calidad y credibilidad de la información financiera y operativa.
Promover la optimización de los niveles de eficiencia eficacia, economía, calidad e impacto de la gestión pública.
1.2.2.2. Objetivos de la auditoria de gestión.
Los principales objetivos de la Auditoría de Gestión son:
Establecer el grado de efectividad y eficiencia con que se han utilizado los recursos materiales y financieros.
Verificar si las políticas, controles operativos y de acción correctiva han sido manejadas correctamente
Determinar la razonabilidad de las políticas, procedimientos y normas que se dan en la empresa. (Delgado & Chacon Delgado, 2010)
Determinar lo adecuado de la organización de la entidad.
Verificar la existencia de objetivos y planes coherentes y realistas.
Vigilar la existencia de políticas adecuadas y el cumplimiento de las mismas.
Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles establecidos.
Verificar la existencia de métodos o procedimientos adecuados de operación y la eficiencia de los mismos.
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1.2.2.3. Alcance de la Auditoría de Gestión
La Auditoría de Gestión pueden alcanzar un sector de la economía, todas las operaciones de la entidad inclusive las financieras o puede limitarse a cualquier operación, programa, sistema o actividad específica, en un periodo determinado.” (Maldonado , 2010), citado por (Murillo , 2014), La Auditoría de Gestión examina en forma detallada cada aspecto operativo de la organización, por lo que, en la determinación del alcance debe considerarse lo siguiente:
Logro de los objetivos institucionales; nivel jerárquico de la entidad; la estructura organizativa; y, la participación individual de los integrantes de la institución.
Verificación del cumplimiento de la normatividad tanto general como específica y de procedimientos establecidos.
Evaluación de la eficiencia y economía en el uso de los recursos, entendido como rendimiento efectivo, o sea operación al costo mínimo posible sin desperdicio innecesario; así como, de la eficacia en el logro de los objetivos y metas, en relación a los recursos utilizados.
Medición del grado de confiabilidad, calidad y credibilidad de la información financiera y operativa.
Atención a la existencia de procedimientos ineficaces o más costosos; duplicación de esfuerzos de empleados u organizaciones; oportunidades de mejorar la productividad con mayor tecnificación; exceso de personal con relación al trabajo a efectuar; deficiencias importantes, en especial que ocasionen desperdicio de recursos o perjuicios económicos.
Sobre el alcance de la auditoría, debe existir acuerdo entre los administradores y auditados; el mismo debe quedar bien definido en la fase de Conocimiento Preliminar, porque permite delimitar el tamaño de las pruebas o sea la selección de la muestra y el método aplicable, además medir el riego que tiene el auditor en su trabajo. (ROMERO & JIMÉNEZ, 2010).
1.2.2.4. Importancia Auditoría de Gestión.
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problemas económicos, sociales y ecológicos que a este nivel se presentan generando en la empresa un saludable dinamismo que la conduce exitosamente hacia las metas propuestas. La auditoría de gestión se relaciona con las características estructurales y funcionales del objeto de estudio, por eso para la ejecución se requiere una guía de acuerdo a las necesidades existentes, y que no limite la autenticidad y creatividad del auditor que le permita lograr el orden y control que le permita obtener los resultados deseados en la más brevedad posible. (Arriaga, 2014)
La auditoría de gestión para Consultoría Empresarial, contribuye a reflejar la realidad administrativa de la empresa; es una herramienta para asesorar a la alta gerencia y asegurar la conducción oportuna hacia los objetivos, metas, planes establecidos mediante la evaluación del desempeño de la organización a través de los enfoques principales que son economía, eficiencia, eficacia, ética y ecología.
Proceso de la Auditoría El control de gestión realizado sobre el comportamiento de una empresa asume que sus objetivos y conducta, según los criterios básicos de microeconomía, deben ser; objetivo, conducta y desempeño. Sin embargo, el comportamiento de las empresas, depende del mercado en que se desenvuelven, de las condiciones impuestas por las políticas públicas y de los factores institucionales. La metodología utilizada para realizar la Auditoría de Gestión se basa en las siguientes fases:
Fase I. Planificación Preliminar Específica. Fase II. Ejecución del Trabajo.
Fase III. Comunicación de Resultados
Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones teóricas sobre auditoría financiera.
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De acuerdo a la auditoria de gestión, se estudiaran las fases esenciales que permiten el control para evaluar y detectar el nivel de riesgo de la empresa (Maldonado Santacruz & Fernandez Ronquillo, 2014).
FASE I: CONOCIMIENTO PRELIMINAR
Consiste en obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad, dando mayor énfasis a su actividad principal; esto permitirá una adecuada planificación, ejecución e información de resultados en tiempos razonables.
Reunión con la gerencia
La planificación de esta reunión es para conocer cuál es el motivo y objetivo que persigue la empresa en la realización de la auditoria, indicar que la auditoria a efectuarse ayudará a conocer la empresa en términos de economía, eficiencia y eficacia.
Visita de observación
Se realiza una visita a la organización para observar el desarrollo de las actividades y operaciones y visualizar el funcionamiento en conjunto.
Diseñar cuestionario de visita previa
Se creará un cuestionario de visita previa para tener una visión global de la empresa, pero lo más importante es conocer mediante este cuestionario si la empresa cuenta o no con un manual PAT (manual del proceso, actividades y tareas).
Carta de Compromiso
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La carta compromiso documenta y confirma la aceptación del nombramiento por parte del auditor, el objetivo y alcance de la auditoría, el grado de las responsabilidades del auditor hacia el cliente y la forma de cualesquier informe.
FASE II: PLANIFICACIÓN
La planificación debe contener la precisión de los objetivos específicos y el alcance del trabajo; la revisión debe estar fundamentada en los procedimientos de auditoria, los responsables, y las fechas de ejecución del examen (Contraloria General del Estado, 2016).
Diseñar programa de trabajo
El auditor, formula un programa general de trabajo detallado y flexible, confeccionado específicamente de acuerdo con los objetivos trazados de cada actividad a examinarse.
El contenido de estos programas debe establecerse con base en pruebas que ayuden al auditor a asegurarse de la totalidad o integridad, exactitud, validez y mantenimiento de la información auditada.
Conocimiento del entorno financiero, administrativo y operacional
Se entrevistará a los accionistas, gerente general y jefes de área, para obtener un conocimiento de la actividad principal de la empresa, las actividades que realiza cada área y evaluar el control interno.
Si la empresa no posee un análisis de los factores internos y externos, se elaborará el análisis FODA para conocer la situación presente de la empresa.
FASE III: EJECUCIÓN
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basada en los criterios de auditoria y procedimientos definidos en cada programa, para sustentar las conclusiones y recomendaciones de los informes.
Determinar indicadores financieros y de gestión
Los indicadores constituyen puntos de referencia que permitirán compararlos con resultados reales de sus operaciones y determinar si estos resultados son superiores, similares o inferiores a las expectativas. De no disponer la entidad de indicadores de gestión, y tratándose de una primera auditoria de gestión, se utilizarán indicadores básicos.
Cuestionarios
Se emplea cuestionarios para obtener información deseada en forma homogénea. Están constituidos por una serie de preguntas escritas, por medio de ellos se evaluará el control interno del área a examinar,
Análisis de los procesos
Para el análisis y actualización de los procesos que realiza la empresa, se crearán tres técnicas: cuadro PAT, diagrama de flujo y manual PAT.
El cuadro PAT sirve como herramienta para detallar las actividades y tareas del proceso de estudio.
El diagrama de flujo se creará para tener de una manera esquemática las actividades y tareas de tal forma que se puedan entender mejor el análisis del proceso.
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Diseño de la estrategia para medir el tiempo
Se desarrollará un método de mediciones de tiempo y movimientos de las actividades implicadas en el proceso, con el objetivo de conocer cuánto tardan los trabajadores en realizar cada una de las tareas.
Se aplicará el formato de diagrama ASME, para evaluar el tiempo y movimientos de tareas de los factores de productividad e improductividad del proceso.
Descripción de hallazgos
Los procesos, actividades y tareas que se encuentren afectados en la efectividad, economía y eficacia, constituyen los denominados hallazgos.
Los hallazgos deben ser comunicados en forma verbal durante el transcurso del examen, para obtener el punto de vista de los funcionarios de la empresa.
FASE IV: COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
Se preparará un informe final, el mismo que revelará las deficiencias existentes y contendrá hallazgos positivos. En el informe de auditoría de gestión, en la parte correspondiente a las conclusiones se expondrá en forma resumida, el precio del incumplimiento con su efecto económico, y las causas y condiciones para el cumplimiento de la eficiencia, eficacia y economía en la gestión de recursos de la entidad auditada.
Carta de presentación del informe
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En estos casos la carta sirve principalmente para presentar el informe, pero debe incluirse la información básica necesaria para comprender en términos generales la naturaleza y amplitud de la auditoria efectuada.
Preparación del informe
La comunicación oficial y formal de los resultados de la auditoria de gestión, se efectúa en un informe escrito en el cual el auditor presenta debidamente documentados dichos resultados, teniendo cuidado de que las expresiones sean efectivamente convincentes al lector de la importancia de los hallazgos, la razonabilidad de las conclusiones y la conveniencia de aceptar las recomendaciones.
Fases de la auditoria de gestión según (Arriaga Ramirez, 2014)
Objeto de la auditoria. Es preciso definir el objetivo de la auditoria, ¿cuál es el fin?
Elaborar el plan de auditoria. Es la base para actuar de una manera organizada. Se establece cuáles son las entidades afectadas, orden del procedimiento, distribución de las tareas y de las fechas, orden de actuación.
Recoger información de la empresa que se quiere auditar. El auditor debe impregnarse de la filosofía de la empresa. Con el conocimiento de la entidad es necesario conocer los fines, objetivos, metas, y recursos utilizados por la empresa, cuales son los sistemas y controles gerenciales para elaborar una estrategia. Se revisará documentación de la empresa, normas de administración financiera, las leyes y reglamentos que se aplican.
El checklist o lista de chequeo. Listado con todos los puntos que se van a revisar en la auditoria.
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acabo con la auditoria para conseguir su colaboración y la máxima objetividad. Se trata de exponer cuál es el objeto de la auditoria, y los recursos necesarios. Un auditor externo a la empresa te permite alcanzar esa objetividad buscada.
Una de las fases de la auditoria de gestión es comunicar al equipo directivo el resultado de la misma.
Auditoria previa. Antes de comenzar, se realiza una prueba en la que se tratan de corregir problemas que surgen con miras a la auditoria verdadera.
Informe final. Se relata cuál es la situación de la empresa y cuál es la que debería ser. No debe incluir ninguna acción de mejora, ya que existen profesionales para ese campo.
El resultado será una radiografía del estado de la empresa, donde se habrá elaborado un análisis de la situación del negocio, evaluación de todas las áreas y departamentos, un análisis económico y financiero, y un posicionamiento estratégico. Todo ello realizado por un auditor caracterizado por su imparcialidad, capacidad de análisis y síntesis, capacidad de comunicación y diplomacia, tolerancia, concentración y rigor.
Conclusiones parciales del capitulo
El fundamento teórico acerca del origen y evolución de la auditoria permiten establecer los trascendentales hechos que han permanecido a lo lago de la historia, conociendo cambios significativos en el transcurso de los años, en busca de mejoras.
La conceptualización teórica descrita y analizada valen de guía en la propuesta, ya que los elementos descritos forman parte del desarrollo de la auditoria de gestión aplicada al departamento de ventas de la empresa Agroxven S.A.
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CAPÍTULO II. DISEÑO METODOLÓGICO Y DIAGNÓSTICO 2.1. Paradigmas y tipos de investigación.
2.1.1. Paradigma Asumido.
Para llevar a cabo la auditoria de gestión para el adecuado control del cumplimiento de los objetivos en el departamento de ventas en la empresa Agroxven S.A., se realiza una extensa investigación para lo cual se basa en:
Enfoque Cualitativo, ya que ha sido necesario en la recolección de la mayor cantidad de información, evidencias, papeles de trabajo, y todos los datos necesarios, este enfoque se emplea en el análisis de la información obtenida con la investigación de campo para formular las respectivas conclusiones sobre la problemática investigada, con el fin de presentar una solución a los problemas que tiene la empresa “Agroxven S.A”.
2.1.2. Modalidad y tipos de investigación.
Para la realización de la presente investigación se aplicó la investigación de Campo, la investigación Descriptiva y la Investigación Bibliográfica.
Investigación de Campo.- este tipo de investigación nos permitirá analizar la información de manera sistemática y conocer la realidad de los problemas encontrados en la empresa “Agroxven S.A.” admitiendo que la investigación realizada sirva para la aplicación de los conocimientos adquiridos, y así los resultados se evidenciaran de forma organizada.
Investigación Descriptiva.- esta investigación nos permitirá describir la forma de como se establece la administración, la misma que permitirá estar al tanto de las actividades que realiza la empresa “Agroxven S.A.”
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2.2. Procedimiento para la búsqueda y procesamiento de los datos 2.2.1. Plan de recolección de la información.
2.2.1.1. Métodos de investigación
Inductivo - Deductivo permitirá lograr los objetivos diseñados y ayudará a comprobar las variables planteadas.
Inductivo, porque se inspeccionará otros mecanismos, para llevar el control procedimientos y actividades que se realizan en el departamento de ventas.
Deductivo, porque se detallará toda la estructura para el diseño de una auditoría al departamento de Ventas de la empresa Agroxven.
Analítico - Sintético, porque se hará posible la comprensión de todo hecho, fenómeno, idea, caso, etc.
Descriptivo sistémico, porque se irá describiendo cada uno de los procesos dentro del diseño de la Auditoría para tomarlos en cuenta al momento de elaborar la propuesta siguiendo un proceso.
Explicativo, se obtendrá toda la información sobre el tema y haberla analizado se expondrán las conclusiones y recomendaciones.
2.2.1.2. Las técnicas de investigación
Observación directa, que permite la consulta y el análisis de la base de datos, examen de expedientes y el análisis de los procesos que se ejecutan y que sirven como respaldo de las actividades y operaciones en el campo donde se está produciendo la problemática.
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administrativo del departamento de Ventas, también servirá, de apoyo las herramientas como: la guía de observación, en donde se llenarán los datos observados durante la investigación de campo; cuestionario, que será requerido para la respectivas entrevistas y encuestas al personal antes mencionado quienes están inmersos en esta investigación.
La técnica para el levantamiento de información de campo es la encuesta que se realizó al personal del departamento de ventas para determinar las razones por las que se sienten insatisfechos en la atención.
2.2.2. Población y Muestra 2.2.2.1. Población
La auditoría de gestión planteada en la investigación se aplicó al departamento de ventas de la empresa exportadora Agroxven S.A., la misma que cuenta con una población conformada por un grupo 13 personas entre ellos:
Tabla No. 1.
Integrantes Cantidad Herramientas
Gerente 1 Entrevista
Jefe del departamento 1 Encuesta
Personal de la empresa 12 Encuesta
Fuente: Investigación de campo. Encuesta.
Elaborado: Autora
2.2.2.2. Muestra
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2.2.3. Interpretación de los resultados de la encuesta y entrevista realizadas.
La entrevista, fue aplicada al gerente propietario, la encuesta fue realizada al personal administrativo del departamento de ventas. Los resultados obtenidos son los que se detallan a continuación:
Entrevista al gerente de la empresa Agroxven S.A.
1. ¿La empresa cuenta con una estructura organizativa?
La empresa Agroxven S.A. si cuenta con una estructura organizativa
2. ¿La empresa cuenta con normas y procedimientos establecidos para la realización de una auditoría?
La empresa no cuenta con normas y procedimientos establecidos para la realización de una auditoría.
3. ¿El personal que labora en el departamento de ventas conoce las funciones que debe realizar dentro de la empresa?
El personal que labora en el departamento de ventas si conoce las funciones que le corresponde desempeñar dentro de la institución.
4. ¿Los empleados en general ejecutan sus labores de acuerdo a normas y procedimientos establecidos por la empresa?
Si, ejecutan sus labores de acuerdo a normas y procedimientos.
5. ¿Se ha realizado Auditoría de Gestión al departamento de ventas de la empresa Agroxven S.A?
Aún no ha realizado esa clase de Auditoría.
6. ¿Considera que los procedimientos internos actuales son efectivos para el desarrollo de la empresa?
Por supuesto que son efectivos para el normal desarrollo de la empresa.
7. ¿Existen normas y procedimientos en el departamento de ventas de la empresa?
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8. ¿El personal del departamento de ventas se encuentra capacitado para el desenvolvimiento de actividades concernientes a su función?
Si se encuentra capacitado.
9. ¿Quienes laboran en el departamento de ventas conocen las ventajas y desventajas de una auditoría de Gestión?
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2.2.4. Interpretación de la encuesta aplicada a los funcionarios y directivos de la empresa Agroxven S.A.
Encuesta a 12 personas que laboran en el departamento de ventas de la empresa Agroxven S.A.
1. ¿La empresa cuenta con una estructura organizativa?
Tabla No. 2
Estructura organizativa de la empresa
Alternativa Frecuencia %
SI 11 92
NO 1 8
DESCONOZCO 0 0
TOTAL 12 100
Elaborado por: La Autora
Gráfico No. 1 Estructura organizativa de la empresa
Análisis
El 92% de las personas encuestadas hace conocer que la empresa Agroxven si cuenta con una estructura organizativa, mientras que el 8% afirma que no lo posee. Es menester que se haga conocer al personal que labora en la entidad, la forma como está organizada la institución.
SI 92% NO
8%
DESCONOZCO 0%
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2. ¿La empresa conoce las normas y procedimientos establecidos para la realización de una auditoría?
Tabla No. 3
Normas y Procedimientos establecidos
Alternativa Frecuencia %
SI 1 9
NO 10 83
DESCONOZCO 1 8
TOTAL 12 100
Elaborado por: La Autora
Gráfico No. 2 Normas y Procedimientos establecidos
Análisis
En la pregunta realizada la mayor parte de trabajadores afirma que la empresa no cuenta con normas y procedimientos establecidos para la realización de una auditoría. Es aconsejable que se implanten auditorias con normas y procedimientos que conlleven a resultados favorables para mejorar el desempeño tanto del personal como de la empresa.
SI 9%
NO 83% DESCONOZCO
8%
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3. ¿El personal que labora en el departamento de ventas conoce las funciones que debe realizar dentro de la empresa?
Tabla No. 4
Funciones dentro de la Empresa
Alternativa Frecuencia %
SI 12 100
NO 0 0
DESCONOZCO 0 0
TOTAL 12 100
Elaborado por: La Autora
Grafico No. 3 Funciones dentro de la Empresa
Análisis
Las personas encuestadas en su totalidad afirman conocer las funciones que les corresponde desempeñar dentro de la empresa. Es considerable tomar en cuenta el perfil de cada uno de ellos en el desempeño de sus actividades.
SI 100% NO DESCONOZCO
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4. ¿Los empleados ejecutan sus labores de acuerdo a normas y procedimientos establecidos por la empresa?
Tabla No. 5
Normas y Procedimientos Establecidos por la Empresa
Alternativa Frecuencia %
SI 10 83
NO 0 0
DESCONOZCO 2 17
TOTAL 12 100
Elaborado por: La Autora
Gráfico No. 4 Normas y procedimientos establecidos por la empresa
Análisis
Los empleados y trabajadores hacen conocer que desempeñan sus actividades de acuerdo a normas y procedimientos establecidos por la empresa. Es necesario que para el buen desempeño de actividades quienes laboran en el departamento de ventas desempeñen sus labores de acuerdo a normas y procedimientos establecidos por la entidad tal como lo han venido realizando.
SI 83% NO
0%
DESCONOZCO 17%
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5. ¿Se ha realizado Auditoria de Gestión al departamento de ventas de la empresa Agroxven S.A.?
Tabla No. 6
Auditoria de gestión al departamento de ventas
Alternativa Frecuencia %
SI 3 20
NO 0 0
DESCONOZCO 9 80
TOTAL 12 100
Elaborado por: La Autora
Gráfico No. 5 Normas y procedimientos establecidos por la empresa
Análisis
En esta interrogante la mayoría de encuestados desconoce sobre la realización de auditoría de Gestión al departamento de ventas de la empresa. Se recomienda a la empresa Agroxven hacer conocer a sus empleados y trabajadores sobre las auditorías que se realicen dentro de la empresa.
SI 20% NO
0%
DESCONOZCO 80%
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6. ¿Conocen Ud. las ventajas y desventajas de una auditoría de Gestión?
Tabla No. 7
Ventajas y desventajas de la Auditoria de Gestión
Alternativa Frecuencia %
SI 4 41
NO 3 42
DESCONOZCO 5 17
TOTAL 12 100
Elaborado por: La Autora
Gráfico No. 6 Ventajas y Desventajas de la Auditoria de Gestión
Análisis
En la encuesta realizada casi en iguales porcentajes unos dicen conocer y otros no las ventajas de una auditoría de Gestión, mientras que en menor porcentaje desconocen la interrogante realizada. Es menester que se haga conocer a empleados y trabajadores en especial del departamento de ventas la gran importancia que tiene una auditoría de Gestión.
41%
42% 17%
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7. ¿Considera que los procedimientos internos actuales son efectivos para el desarrollo de la empresa?
Tabla No. 8
Procedimientos internos
Alternativa Frecuencia %
SI 4 33
NO 8 67
DESCONOZCO 0 0
TOTAL 12 100
Elaborado por: La Autora
Gráfico No. 7 Procedimientos Internos
Análisis
El mayor porcentaje de encuestados considera que los procedimientos internos actuales no son efectivos para el desarrollo de la empresa. Es indispensable que la entidad diseñe estrategias que ayuden a su máximo desarrollo.
SI 33%
NO 67%
DESCONOZCO 0%
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8. ¿El personal del departamento de ventas se encuentra capacitado para el desarrollo de sus actividades?
Tabla No. 9
Personal del departamento de ventas capacitado
Alternativa Frecuencia %
SI 7 58
NO 5 42
DESCONOZCO 0 0
TOTAL 12 100
Elaborado por: La Autora
Gráfico No. 8 Personal del Departamento de Ventas capacitado
Análisis
En la encuesta realizada el mayor número de participantes en la misma concuerda que el personal del departamento de ventas se encuentra capacitado para el desarrollo de actividades concernientes a su función, mientras que en menor número manifiestan que no se encuentran preparados. Es recomendable que el personal que labora en la entidad reciba capacitación continua debido a los avances tecnológicos y a los cambios que se experimentan en la actualidad.
SI 58% NO
42%
DESCONOZCO 0%
38 2.3. Resultados de la encuesta
Según la encuesta realizada a la empresa Agroxven S.A. está cuenta con una estructura organizativa, pero su departamento de ventas no cuenta con normas y procedimientos establecidos para la realización de una auditoria de gestión, cada uno de los trabajadores conoce las funciones que les corresponde desempeñar, aunque la responsabilidad de cada uno de ellos no se encuentra definida, estas se las realizan de forma y manera empíricas establecidas por la empresa, se desconoce que la empresa haya realizado una auditoría de gestión y consideran que los procedimientos internos actuales no son efectivos para el desarrollo de la empresa, además los encuestados afirman que el personal del departamento de ventas se encuentra capacitado para el desarrollo de actividades.
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CAPÍTULO III: PROPUESTA DE SOLUCIÓN AL PROBLEMA 3.1. Propuesta de solución al problema.
3.1.1. Nombre de la propuesta
Auditoria de Gestión en la empresa “Agroxven S.A.” para el cumplimiento de los objetivos en el departamento de Ventas.
3.1.2. Objetivos General.
Aplicar el Proceso de Auditoria de Gestión de tal manera que oriente al cumplimiento de las actividades para el departamento de ventas de forma objetiva y ética de la Empresa Agroxven S.A. del Cantón Ventanas de la Provincia de Los Ríos.
Específicos
Ordenar el cumplimiento de los objetivos establecidos de cada colaborador y de la empresa Agroxven S.A.
Determinar si los objetivos y metas propuestas han sido logrados.
Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles establecidos.
Verificar la existencia de métodos o procedimientos adecuados de operación y la eficiencia de los mismos.
Asegurar la utilización adecuada de los recursos.
3.1.3. Elementos que la Conforman
Entidad: Auditoria de gestión aplicada al departamento de Ventas de la Empresa “Agroxven S.A.” del cantón Ventanas.
Tipo de Examen: Auditoria de Gestión.
40
Responsable: Ángela Natali Vite Sánchez
3.1.4. Explicación de cómo la propuesta contribuye a solucionar el problema.
La propuesta que se plantea permite mejorar las operaciones y actividades de comercializaciones del departamento de ventas en la empresa Agroxven S.A. del cantón Ventanas, Provincia de los Ríos, que se desarrolla a través de una auditoria de gestión basada en procesos sistemáticos en la que se encuentra integrada por tres fases principales que certifican la obtención de los resultados mediante la identificación de los hallazgos que se respaldan con evidencias suficientes y competentes.
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Grafico No. 9 Esquema de la Propuesta, Fases de la Auditoria de Gestión
Elaborado por: Natali Vite Sánchez
Conocimiento de la Empresa Preliminar Plan Global de Auditoria 1.- Planificación Riesgo Inherente
Evaluación de Control Interno Especifica Riesgo de Control
Programas de Auditoria Riesgo de Detección Riesgo de Auditoria
Técnicas de Auditoría Pruebas de Auditoría 2.- Ejecución Papeles de Auditoría Evidencia de Auditoría Hallazgos de Auditoría
3.- comunicación de Resultados 4.- Seguimiento y Monitoreo
NIA 700 Informe de Auditoria
NIA 300 NIA 315 NIA 400 NIA 200
42 3.2.Proceso para una auditoria de gestión
El método general para realizar una Auditoría de gestión es similar al que se utiliza en una auditoría financiera, se da por normas, técnicas y procedimientos que se desarrollan mediante programas de trabajo.
Todo trabajo de auditoria, cualquiera que sea el objetivo se divide en cuatro partes: estudio y planificación; ejecución del examen; informe final; el seguimiento y monitoreo
Grafico 10: Partes y fases de una Auditoria
Elaborado por: Natali Vite Sánchez
3.2.1. FASE I: ESTUDIO Y PLANIFICACION
Se realizará un estudio para la obtención de la evidencia necesaria para examinar los distintos componentes de la identidad auditada Agroxven S.A mediante el proceso de la planificación, q permite al auditor identificar las áreas más importantes y de los problemas potenciales de la empresa. El estudio y la
Planificación específica FASE I PLANIFICACION DEL AUDITOR FASE III INFORME DEL AUDITOR FASE II EJECUCION DEL AUDITOR Orden de trabajo y Carta de presentación
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planificación es la primera fase del proceso que nos permitirá determinar razonablemente los procedimientos a seguir, este proceso debe ser en forma continua:
3.2.1.1. Orden de trabajo
Para iniciar una auditoria el Auditor Externo emitirá la orden de trabajo autorizando su ejecución la cual contendrá:
Objetivo general de la Auditoría. Alcance de la Auditoría.
Nómina del personal que inicialmente integra el equipo. Tiempo estimado para la ejecución.
Instrucciones específicas para la ejecución (Determinará sí se elaboran la planificación preliminar y específica o una sola que incluya las dos fases).
En la empresa Agroxven S.A de acuerdo a la consulta previa se pudo evidenciar que no se utiliza este instrumento por políticas internas de la empresa.
44 3.2.1.2. PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017
EMPRESA AGROXVEN S.A.
Motivo de la auditoría
El área administrativa y de ventas constituye la columna vertebral dentro de la estructura organizativade la EMPRESA AGROXVEN S.A. de la provincia de la provincia de Los Ríos, Cantón Ventanas, Parroquia Ventanas cabecera cantonal, la cual con la finalidad de contar con un adecuado control dentro de la entidad, acepta la propuesta de una auditoria de gestión para medir el cumplimiento de los objetivos en los procesos de venta dentro de la entidad, que permitan determinar el cumplimiento de los objetivos dentro de la empresa y por ende la satisfacción de los accionistas y clientes, razón de existir de la empresa..
1. Objetivo de la auditoría
El objetivo de la auditoría de gestión es el de expresar una opinión sobre el grado de eficiencia y eficacia en el cumplimiento de los objetivo y metas institucionales de la Empresa Agroxven S.A., así como la calidad del servicio prestado, mediante la propuesta de un tablero de indicadores de gestión, que permita la evaluación.
2. Naturaleza y alcance de la auditoría
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como determinar el adecuado uso de los recursos que garantice la permanencia de la entidad como empresa agrícola.
3. Conocimiento General de la Organización.
3.1. Conocimiento de la entidad y su base legal
Conocimiento
La empresa Agroxven S.A en el Cantón Ventanas, exporta y comercializa productos agrícolas generando fuentes de trabajo y contribuye al dinamiza la economía del país.
Base Legal y principales disposiciones
Normas de creación:
La exportadora Agroxven, es una entidad del sector público ecuatoriano creado por ley publicada en el Registro Oficial, Suplemento No. 351 del 29 de diciembre de 2010, conforme a los siguientes términos:
Código Orgánico de la Producción, Comercio e Inversiones:
“…Art. 95.- Promoción no financiera de exportaciones.- Créase la empresa de Exportaciones de Cacao, adscrito al Ministerio rector de la política de comercio exterior, que se estructurará y funcionará según lo que se establezca en el Reglamento.”
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1. Alcanzar una adecuada promoción de la oferta exportable de bienes y servicios del Ecuador consolidando las exportaciones actuales y fomentando la desconcentración y diversificación de exportadores, productos y mercados.
2. Lograr la diversificación y empoderamiento de la oferta exportable a través de la inversión que genere encadenamiento productivo e innovación tecnológica.
3. Alcanzar una adecuada cultura exportadora, con énfasis en los nuevos actores del comercio exterior.
4. Lograr la inserción estratégica en el comercio internacional de todos los productos nacionales, con especial énfasis en los bienes y servicios ofertados por las pequeñas y medianas empresas, y los actores de la economía popular y solidaria.
3.1. Estructura Orgánica
La Empresa Agroxven S.A en el Cantón Ventanas, según el estatuto de la empresa, establece los siguientes niveles administrativos:
Nivel Superior : Gerente general Secretaria
Nivel Directivo : Gerente de Comercialización
Nivel Operativo : Departamento de Venta Departamento de Exportación Departamento de Contabilidad
3.2. Objetivos institucionales
Objetivos
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por el exigente mercado consumidor y cumplir fielmente los compromisos comerciales establecidos con nuestros clientes.
3.3. Principales actividades, operaciones e instalaciones
Las principales actividades y operaciones relacionadas con la acción de control se desarrollan en el área de:
Departamento de Ventas
El departamento de Ventas es responsable de ejercer las ventas para efectuar la recaudación de los ingresos de Agroxven S.A.
3.4. Misión, visión
Misión.
Visión.
Ser una empresa líder en la venta y exportación de cacao fino de aroma, nos caracterizamos por ser una empresa sólida, responsable y con gran experiencia, en el mercado Nacional e Internacional, dando satisfacción a nuestros clientes por el servicio de calidad y calidez.
Ser una institución con reconocimiento nacional e internacional, generadora
de beneficios al exportador y productor de cacao, comprometida con preservar
la calidad del cacao mediante una interacción positiva entre accionistas,
