I
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
ESCUELA DE FINANZAS
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UNA ESTRUCTURA CONTABLE
EN LA EMPRESA
“PROVEEDORA BENALCAZAR”
EN EL CANTÓN QUITO PROVINCIA DE PICHINCHA
TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO EN INGENIERÍA
EN FINANZAS-AUDITORIA - CPA
ELABORADO POR:
BYRON MOLINEROS
DIRECTOR DE TESIS
INGENIERO GUSTAVO BEJARANO
II
DEDICATORIA
III
AGRADECIMIENTO
IV
ÍNDICE GENERAL
CONTENIDO Pág
Portada I
Dedicatoria II
Agradecimiento III
Índice IV
CAPITULO I
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UNA ESTRUCTURA CONTABLE
EN LA EMPRESA PROVEEDORA BENALCAZAR
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA………...………...1 - 2
1.1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA………...2
1.2. OBJETIVO GENERAL………..………2
1.3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS………...2
1.4. JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA………...3
1.5 MARCO TEÓRICO………..……...3
1.6 APOYO A LA TEORÍA………..…...4 - 6 1.7 MARCO CONCEPTUAL………...…………6 - 9 1.7.1 MARCO LEGAL………...……….9
1.7.2 NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD……….……….9
V
1.8 HIPÓTESIS………..……….….10
1.9 VARIABLE INDEPENDIENTE………..……….…..10
1.10 VARIABLES DEPENDIENTES………..………....…10
1.11 METODOLOGÍA………..………..…...10
1.11.1 DISEÑO O TIPO DE INVESTIGACIÓN……….……..…10
1.12 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN………...11
1.13 TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN………....………...11
1.14 ANÁLISIS DE LOS DATOS……….………...11
1.15 TABULACIÓN GRAFICA DE LA INFORMACIÓN………...11
1.16 DIFUSIÓN DE RESULTADOS………...12
CAPÍTULO II
DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA "PROVEEDORA BENALCÁZAR”
2.1 ANTECEDENTES……….…………...132.2 ANÁLISIS FODA………..………...14 - 17 2.3 ENTREVISTAS Y ANÁLISIS DE RESULTADOS………..18
2.3.1 ENTREVISTAS……….…………....18 - 20 2.3.2 ANÁLISIS DE RESULTADOS………..………..……20
VI
2.7 VOLUMEN DE COMPRAS………..……….36
2.8 ROTACIÓN DEL PRODUCTO………...36
2.9 PROVEEDORES………...37
2.10 UTILIDAD………...37
CAPÍTULO III
DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE PARA LA EMPRESA
“PROVEEDORA BENALCÁZAR”
3.1 LEGISLACIÓN QUE REGULA A LA EMPRESA "PROVEEDORA BENALCÁZAR”………...38 - 41 3.2 ASPECTOS CONCEPTUALES BÁSICOS DE CONTABILIDAD………..…41 - 43 3.2.1 PROPÓSITOS FUNDAMENTALES DE LA CONTABILIDAD………..……..43VII
3.8.1 REGISTROS CONTABLES……….……….…96 3.8.1.1 LIBRO DIARIO GENERAL………..….…96 - 98 3.8.1.2 LIBRO MAYOR GENERAL………..……96 , 97 3.8.1.3 BALANCE DE COMPROBACIÓN………..……... 97 3.8.1.4 HOJA DE TRABAJO………..………...98 3.9 ESTADOS FINANCIEROS DE ACUERDO A LAS NEC……… …………..……….98 , 99 3.9.1 IMPORTANCIA………..…...99, 100 3.9.2 CLASES DE ESTADOS FINANCIEROS SEGÚN LAS NEC……...100, 106 3.9.2.1 BALANCE DE SITUACION FINANCIERA O BALANCE GENERAL…………..…….100 3.9.2.2 ESTADO DE RESULTADOS……….100 3.9.2.3 ESTADO DE SUPERÁVIT O GANANCIAS RETENIDAS………..100, 101 3.9.2.4 ESTADO FLUJO DE EFECTIVO………...…102 - 104 3.9.2.4.1 CLASIFICACIÓN DEL FLUJO POR ACTIVIDADES.……...102 - 104 3.9.2.5 ESTADO DE CAMBIO EN EL PATRIMONIO………...103 3.10 POLÍTICAS CONTABLES………...104 - 106
CAPÍTULO IV
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA CONTABLE
4.1 INTRODUCCIÓN………...………...107 4.2 NECESIDADES DE LA EMPRESA PROVEEDORA BENALCÁZAR……….107,108 4.3 PRESUPUESTO PARA LA ADQUISICIÓN DE UN SOFTWARE
VIII
4.6 CAPACITACIÓN AL PERSONAL……….112, 113 4.7 SEGUIMIENTO DEL SISTEMA………...113 - 115 4.8 EVALUACIÓN DEL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA………116, 117
CAPITULO V
SOFTWARE CONTABLE PARA LA EMPRESA PROVEEDORA
BENALCÁZAR
5.1 SOFTWARE LIBRE………...118 - 120 5.1.1. CONCEPTO DE SOFTWARE LIBRE………....118, 119 5.1.2. HISTORIA DEL SOFTWARE LIBRE………....119, 120 5.2. SOFTWARE QUE SE COMERCIALIZAN EN ECUADOR……….…………120, 121 5.3 SOFTWARE LIBRE CONTASOL Y FACTUSOL……….……..121 - 134 5.3.1 CARACTERÍSTICAS DEL SOFTWARE CONTASOL Y FACTUSOL …………...121,122 5.3.2 REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA………...122 5.3.3. COSTO DE SERVICIOS………..122, 123 5.3.4 PANTALLAS DE LOS SISTEMAS CONSATOL Y FACTUSOL……….. 124 - 134
CAPITULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
IX
ANEXOS
CAPITULO I
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UNA ESTRUCTURA
CONTABLE EN LA EMPRESA PROVEEDORA
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1.- PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.
La empresa “PROVEEDORA BENALCÁZAR”, se constituye en la ciudad de Quito, el 17 de mayo del 2000 compareciendo:
El Señor “Jaime” como vamos a llamar al actual propietario de la empresa, debido a que se solicita mantener estricta reserva sobre datos que puedan comprometer el funcionamiento de la empresa, mayor de edad y de nacionalidad ecuatoriana, domiciliado en la ciudad de Quito constituye la empresa de hecho con el nombre comercial de “PROVEEDORA BENALCÁZAR”.
La empresa actualmente se encuentra ubicada en el sector Norte del Cantón Quito, Provincia de Pichincha.
La empresa "PROVEEDORA BENALCÁZAR”, tiene como objetivo la compra y venta al por mayor y menor de bebidas alcohólicas y no alcohólicas.
La venta y dotación de dichos productos se los realiza a todos los sectores que se encuentran dentro del Distrito Metropolitano de la ciudad de Quito, para lo cual la empresa realizó una estrategia de zonificación de Quito y la dividió en tres zonas: Norte, Centro y Sur.
Siendo la empresa "PROVEEDORA BENALCÁZAR”, parte de las empresas comerciales y en un mundo tan cambiante, competitivo, con los adelantos tecnológicos, hacen que las empresas especialmente las comerciales formulen, creen y adopten políticas y técnicas contables, administrativas y financieras eficientes, para continuar operando en el mercado de negocios, ofreciendo bienes y servicios de calidad para el consumidor y, a la vez mejorando la situación económica del país.
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provoca la poca disponibilidad de contar con información oportuna, veraz, adecuada, ágil, las mismas que constituyen herramientas apropiadas y necesarias para la toma de decisiones.
Esta situación ha hecho que la empresa no se desarrolle en términos óptimos y que no cumpla con los objetivos y metas previstas, así como tampoco cumple con las disposiciones emanadas por la Ley de Régimen Tributario Interno en la cual en su Art. 20 señala: que están obligadas a llevar contabilidad todas las sociedades sean éstas de hecho o de derecho.7
1.1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
La empresa actualmente no tiene ningún control sobre los movimientos contables que realiza, lo cual dificulta poder determinar la situación contable y financiera real de la empresa.
1.2. OBJETIVO GENERAL
Diseñar e Implementar un sistema contable que registre en forma eficiente y adecuada las transacciones y operaciones que realiza la empresa “PROVEEDORA BENALCÁZAR”, con miras a potenciar sus estructuras técnicas-administrativas, lo que contribuirá en forma sostenida al desarrollo de la empresa.
1.3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Efectuar un diagnóstico integral de la actividad de la empresa “PROVEEDORA BENALCÁZAR” y de su sistema organizacional que permita diseñar un sistema acorde con sus necesidades.
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Identificar los fundamentos y principios contables, con el fin de valorar la importancia de la contabilidad y su aplicación en el sector comercial-empresarial.
Aplicar normas y procedimientos legales y técnicos vigentes, para el registro y presentación, contable, financiera y tributaria, bajo criterios de eficiencia y eficacia.
1.4. JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA
Desde su creación hasta la presente fecha, la empresa “PROVEEDORA BENALCÁZAR“, se ha caracterizado por la ausencia de una infraestructura contable, políticas de control interno administrativo y financiero, procedimientos necesarios para el desenvolvimiento de la misma. Por lo que viene desarrollándose sobre la base de una administración empírica, carente de conocimiento técnico, económico y contable que exige la actividad comercial a ese nivel.
La ausencia de un sistema contable, administrativo y financiero constituye un problema trascendental para la empresa “PROVEEDORA BENALCÁZAR” por su desconocimiento, tanto de su rentabilidad operacional, así como aplicar políticas, estrategias y posibles soluciones. De ahí que su nivel de competitividad es incierto, tanto a nivel interno como externo, no permite establecer Estados Financieros que proporcione la información para la toma de decisiones.
1.5 MARCO TEÓRICO
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1.6 APOYO A LA TEORÍA
Para fundamentar el proceso del conocimiento, vamos a referirnos al marco teórico de Bernard Hargadon en su obra Principios de Contabilidad, Pedro Zapata Sánchez y su obra Contabilidad General, Mercedes Bravo Valdivieso y su obra Contabilidad General para principiantes, James C. Van Horne y su obra Administración Financiera por lo que luego de una exhaustiva revisión de libros y planteamientos teóricos de varios autores, consideramos como Sistema Contable para una empresa comercializadora de bebidas alcohólicas y no alcohólicas, al conjunto de procedimientos, políticas, métodos y técnicas, que se ordenan y clasifican de acuerdo con los requerimientos de los bienes de comercialización y con la necesidad indispensable de presupuestarlas, controlarlas, administrarlas e informar sobre la marcha de las mismas al final del período contable, es decir al final del año.8
De la misma manera el Manual Contable y de procedimientos requerido para la empresa es un documento que debe permitir la consulta y aplicación de métodos y procedimientos, que posibiliten el registro adecuado de las transacciones y operaciones en la empresa “PROVEEDORA BENALCÁZAR”, que facilite la información financiera en forma objetiva, sencilla; y, el control, en forma oportuna, útil, resumida y documentada, en forma narrativa y gráfica, el tipo de formularios, documentos y registros, tiempos y movimientos dentro del proceso de registro, clasificación, codificación, control y archivo contable, todo lo cual permitirá que la empresa tome decisiones exitosas y obtenga los estados financieros en períodos anuales o cuando la necesidad lo exija, acorde a los principios contables generalmente aceptados.
Resulta por lo tanto imperioso y necesario que la empresa “PROVEEDORA BENALCÁZAR”, conozca a través del presente trabajo de investigación, las normas y
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procedimientos de carácter legal y técnico que deben ser aplicados en el Diseño e Implementación de una Estructura Contable, para el cumplimiento de las obligaciones tributarias relacionadas con el sector privado empresarial en la que se encuentra ubicada esta empresa comercial.
Por lo tanto es importante incursionar en las Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC), en la Ley de Régimen Tributario Interno, Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, los mismos que se refieren al registro, manejo, preparación y presentación de los Estados Financieros y su regularización respectivamente.
Se trabajará en la empresa PROVEEDORA BENALCÁZAR la cual es una empresa comercial con más de 10 años en nuestro país, que cuenta con las instalaciones de: un edificio administrativo, una bodega, un camión. La empresa cuenta con alrededor de unos 12 trabajadores.
La misión de la empresa es la de una empresa comercializadora en donde: la calidad del producto que se comercializa siempre es primero, es un compromiso y responsabilidad de todos.
La razón de ser de la empresa es el cliente, y su satisfacción total es la medida de la calidad de nuestro trabajo.
El respeto por los demás, por las instituciones los principios éticos, la integridad, la cortesía y las comunicaciones, son condiciones inherentes a la gestión administrativa centrada en las personas.
La visión de esta empresa es de tener la imagen de calidad de empresa como la que se le reconoce hoy a nuestros productos, mejorar la participación en el mercado nacional.
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Garantizar el mejoramiento continuo del nivel de vida de los trabajadores.
La administración se caracteriza por ser efectiva y eficiente en la dirección y desarrollo de su personal y en el manejo de sus recursos técnicos y de capital.
Los objetivos de la empresa son:
Incrementar su nicho de mercado en un 20%.
Incrementar la rentabilidad en un 10%.
1.7 MARCO CONCEPTUAL
A fin de ubicar conceptualmente en que área se va a desarrollar este trabajo, es necesario conocer los siguientes conceptos básicos:
Contabilidad Comercial-Financiera: La contabilidad recopila las transacciones y operaciones de la compañía y los registra en una forma cronológica; el análisis de la información financiera se realiza de forma inversa, es decir, enfrenta resultados y analiza e interpreta las causas y efectos sobre los que se originaron determinados resultados.
Contabilidad Financiera: Es un sistema de información que expresa en términos cuantitativos y monetarios, las transacciones que realiza una entidad económica, así como ciertos acontecimientos económicos que le afectan, con el fin de proporcionar información útil y segura a usuarios externos a la organización para la toma de decisiones
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El Análisis Financiero: El análisis financiero demuestra en forma objetiva y clara la situación económica y financiera de la empresa a una fecha determinada, es quizás, el mayor reto del profesional que está a cargo del manejo de la información.
El análisis financiero constituye una herramienta de mucha utilidad analítica, permite hacer comparaciones relativas de distintos negocios y facilita la toma de decisiones de inversión, financiación, planes de acción, control de operaciones, reparto de dividendos, etc.
Balance General: Es un esquema contable, numérico de carácter financiero, que permite visualizar la situación o posición que tiene la empresa a una fecha o momento determinado, es decir, es la relación existente entre las cuentas de activo, pasivo y patrimonio.
Estado de Resultados: Indica el resultado (utilidad o pérdida) de las operaciones de la compañía en un período determinado. Para saber cuan eficientes son en obtener beneficios, es decir es la relación existente entre cuentas de ingreso, costo y gasto.
Estado de Flujo de Efectivo: El objetivo de este estado es indicar el efectivo neto utilizado en o provenientes de actividades de operación, financiamiento e inversión.
Apalancamiento Financiero: “El apalancamiento financiero es la relación entre los fondos ajenos y los fondos propios. El riesgo económico es la variabilidad del resultado esperado de las actividades productivas y comerciales de la empresa”9
Con lo citado se hace referencia al efecto de los costos fijos financiero, intereses y demás costos de las deudas de una empresa sobre rentabilidad disponible para los accionistas de la misma.
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Cuando la rentabilidad de los activos de la empresa es superior al interés de sus deudas, éstas aumentan la rentabilidad de las acciones. Ratio que relaciona el pasivo exigible y los fondos propios o neto patrimonial de una empresa.
Coeficiente de Endeudamiento: Es el coeficiente que mide en la empresa la parte de cada dólar de los recursos de la misma, que es obtenida vía préstamos.
Empresa: Unidad económica de producción de bienes y servicios que agrupa a los distintos factores productivos de capital y trabajo bajo la dirección de un empresario, con el fin de alcanzar los resultados y objetivos programados.
Indicador Financiero: Índice en cifras o porcentajes de comparaciones entre sectores, grupos, cuentas, subcuentas, cuyo objetivo es medir la situación financiera y/o de resultados a una fecha o períodos determinados. A los índices se los llama también indicadores, razones, ratios o simplemente relaciones financieras.
Liquidez: Mide la capacidad de las empresas para cancelar sus obligaciones de corto plazo, sirven para establecer la facilidad o dificultad que tiene una compañía para pagar sus pasivos corrientes con el propósito de convertir a efectivo sus activos circulantes. Se trata de determinar qué pasaría si a la entidad le exigieran el pago inmediato de todas sus obligaciones a menos de un año.
Rentabilidad: Es la remuneración al capital invertido. Se expresa en porcentaje sobre dicho capital. Aplicada a un activo, es su cualidad de producir un beneficio o rendimiento, habitualmente en dinero. Miden la productividad de los fondos comprometidos en un negocio. Recordemos que a largo plazo lo importante es garantizar la permanencia de la empresa en acrecentamiento de mercado y por ende su valor. Permite ver los rendimientos de la empresa en comparación con las ventas y el capital.
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Transacción Comercial: Es el intercambio de bienes y de servicios que se efectúa con el fin de satisfacer necesidades individuales y colectivas, por lo tanto en toda transacción económica siempre habrá un intercambio de algo por algo.
Mercadería: Es todo bien físico, tangible, susceptible de compra y venta
Capital: Conjunto de activos que permite producir una renta.
Cliente: Comprador de bienes y servicios.
Precio: Cantidad de dinero que se necesita para comprar un bien o servicio.
1.7.1 MARCO LEGAL
Con el fin de obtener un resultado favorable sobre la implementación de este sistema contable, la empresa tendrá que regirse por diversos principios, leyes y reglamentos sin los cuales no sería posible el correcto funcionamiento del sistema contable que se propone aplicar en la empresa.
1.7.2 NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD
Son lineamientos que toda empresa debe seguir para poder llevar de una manera sistemática y ordenada el aspecto contable de ellas, por lo que la empresa “PROVEEDORA BENALCÁZAR” tendrá que regirse por estas normas.
1.7.3 LEY DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO 2009
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presentar sus estados financieros de manera semestral o anual, según sean los requerimientos de esta entidad. La empresa “PROVEEDORA BENALCÁZAR” tendrá que regirse a estas leyes y cumplir a cabalidad los requerimientos que la entidad pública solicite.
1.8 HIPÓTESIS
El análisis, evaluación y la implementación de un Sistema Integral de Contabilidad, permitirá ofrecer a la empresa “PROVEEDORA BENALCÁZAR” una herramienta que facilitará el control de sus cuentas y determinar la situación contable de la empresa.
1.9 VARIABLE INDEPENDIENTE
Sistema Integral de Contabilidad para la empresa “PROVEEDORA BENALCÁZAR”.
1.10 VARIABLES DEPENDIENTES
Mejor control de Gastos Mejor control de Ingresos Rentabilidad positiva No evasión de Impuestos
1.11 METODOLOGÍA
1.11.1 DISEÑO O TIPO DE INVESTIGACIÓN
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1.12 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN
Esta investigación, se ha basado para su estudio, en la Ley de Régimen Tributario Interno, Las Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC), de la situación económica financiera del país y de la empresa PROVEEDORA BENALCÁZAR, de esta manera se utilizaremos el método de análisis para poder conocer la situación actual de la empresa, se utilizarán también métodos aritméticos, en la implementación del sistema contable, y el de síntesis para obtener las conclusiones sobre el sistema contable implementado en la empresa.
1.13 TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN
Revisión de literatura y archivos: Estas técnicas se las utilizarán cuando se realice un estudio de las cuentas, sub cuentas, leyes y reglamentos vigentes que deberán garantizar el buen funcionamiento del sistema contable que se aplicará en la empresa PROVEEDORA BENALCÁZAR
Revisión de Balances: Se la utilizará para observar la situación actual de la empresa PROVEEDORA BENALCÁZAR
Entrevistas: Se la utilizará para entrevistar al personal que se encuentra íntimamente relacionado con la parte financiera de la empresa PROVEEDORA BENALCÁZAR.
1.14 ANÁLISIS DE LOS DATOS
Los datos serán analizados contablemente para pasarlos a información y de aquí extraer resultados, conclusiones y recomendaciones.
1.15 TABULACIÓN GRAFICA DE LA INFORMACIÓN
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1.16 DIFUSIÓN DE RESULTADOS
Este trabajo se difundirá de tres maneras:
1.- Mediante un documento para conocimiento de los funcionarios – propietarios de la empresa.
2.- Reuniones y presentaciones de la información a los responsables de área financiera – contable de la empresa.
CAPÍTULO II
DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA "PROVEEDORA
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2.1 ANTECEDENTES
La empresa “PROVEEDORA BENALCÁZAR”, fue constituida como sociedad de hecho en el año 1978, la empresa fue vendida en 1990, manteniendo su nombre original.
La empresa fue creada con la finalidad de comercializar bebidas alcohólicas y no alcohólicas a nivel local buscando posicionarse en el mercado local como una de las mayores distribuidoras de licores.
Uno de los objetivos del presente proyecto es mejorar el nivel administrativo-contable de la empresa, puesto que la contabilidad se evidencia a través del registro cronológico de las transacciones efectuadas por un ente mercantil a partir de documentos generados o expedidos.
El empresario debe dominar las finanzas y el marketing, además conocer la contabilidad para utilizarla de manera muy conveniente en la toma decisiones.
De esta manera y por su naturaleza, las actividades y las características de la empresa, requiere de un sistema de registro que le permita crecer, día a día.
Si bien, cuenta con un registro de todas las actividades que realiza, éste no es suficiente, como gerente, propietario o empresario estarán preocupados por conservar plenamente los bienes y recursos, así como también sus obligaciones, conocer cuáles son las decisiones que deberíamos adoptar y a donde llegaremos de aquí, en unos 4 o 5 años en función de la información disponible, la realidad actual o de lo que reflejen los datos.
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2.2 ANÁLISIS FODA
El análisis FODA es una de las herramientas esenciales que provee de los insumos necesarios al proceso de planeación estratégica, proporcionando la información necesaria para la implantación de acciones y medidas correctivas y la generación de nuevos o mejores proyectos de mejora.
En el proceso de análisis de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, Análisis FODA, se consideran los factores económicos, políticos, sociales y culturales que representan las influencias del ámbito externo de la PROVEEDORA BENALCÁZAR, que inciden sobre su quehacer interno, ya que potencialmente pueden favorecer o poner en riesgo el cumplimiento de la Misión institucional. La previsión de esas oportunidades y amenazas posibilita la construcción de escenarios anticipados que permitan reorientar el rumbo de la empresa.
Las fortalezas y debilidades corresponden al ámbito interno de la institución, y dentro del proceso de planeación estratégica, se debe realizar el análisis de cuáles son esas fortalezas con las que cuenta y cuáles las debilidades que obstaculizan el cumplimiento de sus objetivos estratégicos.
Entre algunas características de este tipo de análisis se encuentra las siguientes ventajas:
• Facilitan el análisis del quehacer institucional que por atribución debe cumplir el la PROVEEDORA BENALCÁZAR en apego a su marco jurídico y a los compromisos establecidos en las políticas públicas.
• Facilitan la realización de un diagnóstico para la construcción de estrategias que permitan reorientar el rumbo institucional, al identificar la posición actual y la capacidad de respuesta de nuestra institución.
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De esta forma, el proceso de planeación estratégica se considera funcional cuando las debilidades se ven disminuidas, las fortalezas son incrementadas, el impacto de las amenazas es considerado y atendido puntualmente, y el aprovechamiento de las oportunidades es capitalizado en el alcance de los objetivos, la Misión y Visión de la empresa.
Como paso previo a la identificación de las FODA, se ha realizado un ejercicio de análisis de la normatividad existente, proporcionando el marco normativo en el cual la PROVEEDORA BENALCÁZAR se maneja.
Este análisis permite delinear el alcance de la empresa y soportar bajo un marco jurídico el accionar de los programas internos, así como, evaluar la conveniencia de que sea modificado de acuerdo a las nuevas necesidades sociales, económicas, políticas y culturales que demanda nuestro país, que cada día se encuentra más inmerso en los procesos de globalización y sustentabilidad.
Hay que acotar que el análisis de cada elemento es situacional, es decir, para decidir si beneficia o perjudica, se debe tener en cuenta que se posee una Misión, una Visión (aunque sea propuesta) y ciertos objetivos ya dados que se deben cubrir como institución y que en el momento de análisis se debe de dar ese sentido de temporalidad (es decir, no siempre una amenaza será una amenaza ni una oportunidad permanecerá siempre aprovechable.
A continuación se presenta una lista plana de factores FODA clasificados por función sustantiva de la empresa:
FORTALEZAS: DEBILIDADES: F1: La empresa cuenta con personal con
muchos años de experiencia en el negocio, conocimientos sobre el manejo de ciertas áreas.
16 F2: La empresa está compuesta en su mayoría por familiares de los propietarios de la empresa, lo cual da mayor confianza y seriedad al manejo de los recursos.
D3: su hardware y su software son caducos, lo cual afecta directamente al funcionamiento eficiente de la empresa.
OPORTUNIDADES: AMENAZAS: O1: Análisis de posibles nuevos nichos de
mercados en lo que se refiere a las partes periféricas de la ciudad de Quito, considerando la inversión que se tendrá que realizar en activos fijos, personal y tecnología.
A1: La situación económica mundial que afecta a todas las empresas.
O2: La comercialización de marcas conocidas de bebidas alcohólicas de producción nacional y alianzas estratégicas con sitios de expendio de mayor aceptación por el público.
A2: La situación económica interna que vive el país, en lo referente a restricción de importación de ciertos productos y el incremento de aranceles de otros productos. Las nuevas políticas tributarias que ha adoptado el nuevo régimen.
LA MATRIZ FODA
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FACTORES INTERNOS FORTALEZAS:
F1:La empresa cuenta con personal con
muchos años de experiencia en el negocio,
conocimientos sobre el manejo de ciertas
áreas.
DEBILIDADES:
D1: La empresa no cuenta con un área
contable.financiera en la cual se puedan
soportar las decisiones que la gerencia
toma.
FACTORES EXTERNOS
F2: La empresa está compuesta en su
mayoría por familiares de los propietarios de
la empresa, lo cual da mayor confianza y
seriedad al manejo de los recursos.
D2: Sus hardware y software son
cadúcos, lo cual afecta directamente al
fucionamiento eficiente de la empresa. OPORTUNIDADEES:
O1: Análisis de posibles nuevos nichos de mercados
en lo que se refiere a las partes periféricas de la
ciudad de Quito, considerando la inversión que se
tendrá que realizar en activos fijos, personal y
tecnología.
F1O1: En base a la experincia que el personal
de la empresa tiene, establecer nuevos
nichos de mercado en las zónas periféricas
de la ciudad de Quito.
F2O1: La toma de decisiones sobre la
apertura de nevos nichos de mercado será
má fácil debido a todo el personal de la
emresa, al ser familiares, es sencillo la
aplicación de cualquier cambio.
D1O1: En base a la experincia que el
personal de la empresa tiene, establecer
nuevos nichos de mercado en las zónas
periféricas de la ciudad de Quito. D2O1:El análisis de nuevos posibles
nichos de mercado podrán ser exactos y
seguros siempre y cuando se tenga el
hardware y el software necesario para los
estudios. O2: La comercialización de marcas conocidas de
bebidas alcohólicas de producción nacional y
alianzas estratégicas con sitios de expendio de
mayor aceptación por el público.
F1O2: Buscar nuevas alianzas estratégicas
con sitios de expendio de mayor volumen,
basandose en la experiencia de los
principales ejecutivos de la empresa. F2O2: La busqueda de alianzas estratégicas
es mucho más f+acil debido a que todos los
relacionados con la empresa, al ser
familiares, buscan el bienestar de la
empresa.
F1O2: Buscar nuevas alianzas estratégicas
con sitios de expendio de mayor
volumen, basandose en la experiencia de
los principales ejecutivos de la empresa. F2O2: La busqueda de alianzas
estratégicas es mucho más fácil debido a
que todos los relacionados con la
empresa, al ser familiares, buscan el
bienestar de la empresa. AMENAZAS:
A1: La situación económica mundial que afecta a
todas las empresas.
F1A1: La experiencia que tiene el personal
de la empresa servirá para tomar decisiones
correctas y necesarias frente a la situación
económica mundial actual.
F2A1: Debido a que la empresa mantiene
como empleados a familiares, el hacer
frente a la situación económica mundial es
un poco más fácil debido a que todos buscan
el bienestar de la empresa.
D1O1: En base a la experincia que el
personal de la empresa tiene, establecer
nuevos nichos de mercado en las zónas
periféricas de la ciudad de Quito. D2O1: La empresa debe realizar una
inversión en la adquisición de nuevo
software y hardware para con esas
herramientas hacer frente a los posibles
inconvenientes que pueda causar el
impacto de la situación economica
mundial en la empresa. A2: La situación económica interna que vive el país,
en lo referente a restricción de importación de
ciertos productos y el incremento de areanceles de
otros productos. Las nuevas políticas tributarias que
ha adoptado el nuevo régimen.
F1A2: Buscar nuevas opciones de
comercializar el producto y minorizar costos
en base a la experiencia que tienen los
colaboradores de la empresa y con ello
hacer frente a la situación económica y fiscal
que vive el país.
F2A2: El compromiso que mantienen los
empleados con la empresa por ser
familiares, ayudará a minimizar el impacto
de las medidas económicas y fiscales que el
nuevo régimen ha impuesto, ya que como
familiares buscsar que la empresa se
mantenga estable.
D1O1: La empresa necesita implementar
de manera inmediata un área financiera ‐
contable y así minimizar el impacto de la
sutuación económica interna que vive el
país.
D2O2: La actualización de un softaware y
hardware es emergente para con ello
llevar un mejor control sobre las
operaciones de la empresa y reducir el
impacto de la situación económica del
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2.3 ENTREVISTAS Y ANÁLISIS DE RESULTADOS
Para poder obtener un mejor entendimiento de la situación actual de la empresa se procedió a realzar varias entrevistas a varios de los miembros que laboran en la empresa, entre ellos se logró una entrevista con el propietario de la misma.
Lamentablemente no se puede contar con material de audio ni video debido a que por pedido del propietario de la empresa la empresa se la realiza de manera verbal y con anotaciones informales, tratando de salvaguardar los intereses de la empresa en cuestión.
2.3.1 ENTREVISTAS
De la entrevista lograda con el propietario de la empresa se pudo rescatar las siguientes anotaciones:
PREGUNTA: Cree que su empresa se encuentra enmarcada dentro de los lineamientos legales y tributarios actuales sin correr el riesgo de una clausura?
RESPUESTA: “Tengo claro el panorama en el cual se encuentra la empresa y si bien es cierto me causa un poco de preocupación este aspecto, mi principal limitación es el sinnúmero de trámites y papeleos que hay que realizar para poder tener una empresa en regla, además hasta el momento no me ha pasado nada, así que porque cambiar,”
PREGUNTA: Considera que el lugar en el cual se encuentra la empresa asentada actualmente es acorde a las necesidades del mismo?
RESPUESTA: “Sinceramente no me siento cómodo en el lugar que actualmente tenemos, pero era lo más barato por el sector”.
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RESPUESTA: “ La verdad yo no sé mucho de esas cosas, por lo que las cuentas y el manejo de la empresa lo llevo por mi cuenta”.
PREGUNTA: Mantiene algún registro de todas las transacciones que realiza la empresa?. RESPUESTA: “Como le manifesté anteriormente soy una persona que no sabe manejar la tecnología por lo que la mayor parte de las operaciones de la empresa las manejo por mi cuenta, hay cosas como cuanto hay que pagar a los empleados que se lleva en una hoja de EXCEL, y la facturación la realizamos con el programa ACCESS, en el que se lleva un registro de todas las ventas que realizamos.”
PREGUNTA: Tiene algún sistema de control de inventarios?
RESPUESTA: “No, el inventario lo manejo por mi cuenta de manera física.”
PREGUNTA: Sus empleados mantienen beneficios sociales?
RESPUESTA: “La verdad no, es mucho trámite y pérdida de tiempo”.
A continuación se detalla una ronda de preguntas que se les realizo a algunos colaboradores de la empresa, estos fueron elegidos al azar y sin que el propietario tenga conocimiento, esto para poder obtener resultados más apegados a la realidad que vive la empresa.
PREGUNTA: Se siente seguro de trabajar en esta empresa?
RESPUESTA: “La verdad no, porque aquí no se tiene ningún beneficio social, ni bonificaciones que de acuerdo a la ley deberíamos percibir, pero como los tiempos son difíciles se tiene que trabajar aunque sea de esta forma para poder subsistir”.
PREGUNTA: Conoce actualmente la situación legal en la que se encuentra la empresa. RESPUESTA: “No conozco mucho del tema pero sé que legalmente constituida como empresa no la esta”.
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RESPUESTA: “De lo poco que puedo observar, la nómina nos hacen firmar en unas hojas impresas en EXCEL, los adelantos que solicitamos se firman en un cuaderno y creo que no llevan control de cuanto se adelanta ya que a finales de mes, al momento de recibir la paga hay personal que queda debiendo a la empresa”.
2.3.2 ANÁLISIS DE RESULTADOS
De acuerdo a la información recopilada mediante las entrevistas realizadas, se tiene un panorama claro de cómo se encuentra la empresa actualmente y podrá resumirlo en las siguientes conclusiones:
1.- La empresa no presenta una seguridad jurídica con la cual respaldar a su personal. 2.- No mantienen un control adecuado de sus inventarios.
3.- No mantienen un registro formal de los ingresos y egresos que mantiene la empresa. 4.- No existe las garantías laborales suficientes para los empleados de la empresa.
2.4 GESTIÓN EMPRESARIAL
La gestión empresarial se relaciona con “la administración” y ésta significa el proceso de usar recursos de la organización para alcanzar los objetivos de la misma, por medio de las funciones de planeación, organización e integración del personal, del liderazgo y del control.5
La finalidad que busca la empresa es convertirse en una de las mayores distribuidoras a nivel local y porqué no a nivel provincial de bebidas alcohólicas, no alcohólicas, de productos de consumo masivo perecibles y no perecibles a través de la aplicación de diferentes estrategias de marketing y mercadotecnia, con el fin de obtener réditos para la empresa y sus colaboradores asegurándose así su existencia a través del tiempo, por lo que el área más importante en su administración es el área contable, a continuación se describe las actividades que cumple el área contable dentro de la empresa:
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Adquisición de bienes
Ventas y Cobranzas
Manejo del efectivo y bancos
Control de inventarios
Registro de ingresos y egresos
Declaración de impuestos
El Capital de Trabajo, como parte de la administración de la empresa “PROVEEDORA BENALCÁZAR”, actualmente es de 6.000, oo dólares mensuales, con las que satisface todas las actividades que la empresa requiere en el corto plazo. Al ser la inversión más importante de la empresa, pues los cambios de política que atañen al capital circulante pueden producir importantes variaciones en las necesidades de la empresa.6
A la empresa se la puede analizarla en dos direcciones:
1) De acuerdo a las actividades especificas que cumplen sus funcionarios, lo cual permite identificar un sistema operativo sustentado en tres ejes: ventas, cobranzas y administración, lo que demuestra que la empresa mantiene un sistema de organización horizontal por la ausencia de niveles jerárquicos de mando: Gerente, Subgerente, Directores, etc.
2) Por los objetivos que persigue la empresa: en este caso y según su nombre lo indica las funciones que persigue son:
Incrementar las ventas en un nivel aceptable de manera constante a través del tiempo;
Lograr abastecer al mercado de la ciudad de Quito y a la provincia de Pichincha;
Mantener un nivel aceptable de recuperación de cartera vs. La cartera irrecuperable,
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Brindar una buena atención al cliente cumpliendo las expectativas de éste y así mantener el nicho de mercado establecido, y la búsqueda de nuevos nichos de mercado. La competitividad tiene como uno de los objetivos el incremento del valor agregado a través del aumento de la productividad, para estos casos se lo hará empleando la tecnología adecuada mediante el asesoramiento técnico.
2.4.1 PROPIEDAD DEL CAPITAL
El capital representa el verdadero patrimonio de la empresa, su propiedad neta: capital pagado, reservas, aportes para futuras capitalizaciones, utilidades, pérdidas etc.
La empresa inició sus actividades con un capital de $1.500, oo (Mil Quinientos 00/100 dólares americanos), divididos en:
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2.4.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La estructura organizacional de la empresa está conformada de la siguiente manera:
GRAFICO No. 1
PROVEEDORA BENALCÁZAR ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
Fuente: Empresa PROVEEDORA BENALCÁZAR
La empresa actualmente está conformada por 14 personas, las mismas que realizan las siguientes funciones:
Administrador:
Atención Clientes (oficina) Adquisiciones
Dirección del recurso humano
Jefatura:
Control de inventarios Manejo del efectivo y bancos Registro de ingresos y egresos Elaboración y pago de impuestos Sueldos
ADMINISTRACIÓN
VENTAS COBRANZAS DISTRIBUCIÓN
24 Asistente:
Elaboración de diarios de ingresos y egresos Control de asistencia a personal no Administrativo Facturación
Ventas: Vendedor 1* Vendedor 2* Vendedor 3* Vendedor 4*
*El personal de ventas trabaja dentro de la ciudad de Quito sin rutas establecidas.
Cobranzas:
Cobrador Sector Norte Cobrador Sector Centro Cobrador Sector Sur
Distribución:
Entrega a domicilio bajo pedido dentro de la ciudad de Quito.
De acuerdo a como están distribuidas las funciones y organizadas las actividades se trata de una empresa de tipo tradicional.
Los objetivos generales que persigue la gestión organizacional de la empresa son:
Mayores beneficios económicos.
Mayor satisfacción del cliente.
Mayor satisfacción del personal.
Mayor conocimiento y control de los procesos de gestión.
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Disminución de los tiempos en el servicio.
Mayor flexibilidad frente a las necesidades de los clientes
La empresa está en posición de ofrecer, y seguir ofreciendo en el futuro sus productos, con los cumplimientos de entrega que se prometen y con la atención que el cliente espera.
La globalización obliga a las empresas a que sean administradas bajo condiciones dinámicas, y altamente competitivas. Las empresas que no están en capacidad de adaptarse en forma radical y definitiva a las nuevas condiciones del entorno, difícilmente podrán competir, estarán destinadas solamente a sobrevivir.
2.4.3 CLASIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS
Los productos que ofrece la empresa “PROVEEDORA BENALCÁZAR”, son:
BEBIDAS ALCOHÓLICAS:
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Trópico Mango 750cc y 375cc. Trópico Manzana 750cc y 375cc.
Vino SOLERA TINTO (1litro) Norteño Blanco (750cc) y (375cc).
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Cristal Tapa Roja 750cc y 375cc Cristal Limón (750cc) y (375cc)
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CBY Cristal (350cc) Sangría FIESTA BRAVA
Champagne Gran Duval Ron BACARDI 750cc y 375cc
Whisky GRANT’S 750cc y 375cc
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Mixi (300ml) Montero Limón (750cc) y (350cc)
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Coco Montero (750cc) Vodka CAMPIÑA (1.250cc)
Whisky MAC GREGOR 750cc; 375cc
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BEBIDAS NO ALCOHÓLICAS:
Energizante RED BULL
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2.5 INSTALACIONES: La empresa mantiene las siguientes instalaciones:
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Vehículos: La empresa cuenta con una unidad repartidora de la mercadería en los diferentes sectores por los cuales la empresa mantiene clientes
2.6 VOLUMEN DE VENTAS
El sistema de ventas que mantiene la empresa es una respuesta a los requerimientos de los clientes y estrategia frente a la competencia; se ha adoptado un sistema mediante el cual se entrega los productos con un crédito máximo de 30 días.
El plazo que brinda la empresa no siempre se cumple y se ha comprobado que los clientes arbitrariamente no respetan este sistema; operación que le deja un lapso a la empresa sin percibir dinero y por lo tanto; no tiene para recuperar su capital de operación, cubrir sus obligaciones para hacer frente al pago de los servicios básicos como luz, agua, teléfono, arriendo, etc., además no tienen recursos para pagar a los proveedores, empleados, etc. Por lo dicho, se presentan fluctuaciones en las ventas con períodos de auge y descenso.
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CUADRO No. 1
PROVEEDORA BENALCÁZAR
MES 2009 2010
ENERO 21.580,05 20.593,06 FEBRERO 22.694,34 14.016,16 MARZO 23.017,34 16.843,16 ABRIL 23.707,86 13.220,48 MAYO 24.720,00 22.905,82 JUNIO 17.766,43
JULIO 19.521,06 AGOSTO 22.286,13 SEPTIEMBRE 23.100,34 OCTUBRE 23.491,48 NOVIEMBRE 23.381,66 DICIEMBRE 24.929,86
TOTAL 270.196,55 87.578,68 Promedio Mensual 22.516,38 17.515,74
VENTAS 2009-2010
Elaborado por: Byron Molineros
Fuente: Información de la empresa PROVEEDORA BENALCÁZAR
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GRÁFICO No. 2
PROVEEDORA BENALCÁZAR
VENTAS 2008-2009
Elaborado por: Byron Molineros
Fuente: Información de la empresa PROVEEDORA BENALCÁZAR
Podemos observar en el gráfico No.2 la variación de las ventas, enfocado al incremento ó decremento con relación al promedio anual del año 2008 ($22.516,38) y se tiene que en relación a lo que ha transcurrido en el año 2009 registra un decremento en sus ventas de un 22%, una parte atribuido al problema mundial de liquidez que afecta también a este tipo de empresas, adicional podemos mencionar el incremento en aranceles de importación lo cual afectó indirectamente a los productos nacionales ya que los proveedores de la empresa adoptaron la política de incrementar sus precios acorde al incremento de los aranceles.
Uno de los objetivos de la empresa es incrementar, por lo menos en un 30 por ciento sus ventas.
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Como se observa en el mismo cuadro, los meses de mayor ventas son en MAYO y en Diciembre, esto atribuido a que son fechas especiales, en Mayo por día de la madre se incrementan sus ventas y en Diciembre por época navideña y fin de año.
Con este comportamiento de ventas no es fácil predecir lo que puede suceder lo que resta del año, debido a las condiciones económicas en las que se encuentra el mundo y principalmente a nivel país, debido a nuevas políticas que se puedan adoptar en el aspecto económico, principalmente en la fijación de tasas, las cuales afectan al mercado nacional.
2.7 VOLUMEN DE COMPRAS
La empresa tiene un sistema de compras relativo al nivel de ventas; es costoso mantener el stock de ciertos productos, la compra de mercaderías que no tienen mucha rotación restará liquidez y no podrá beneficiarse por aquellas ventas inesperadas; en la adquisición para satisfacer estas ventas se pueden conseguir precios muy convenientes por pagos de contado y ser más competitivos.
Aquí la empresa no mantiene datos guardados en archivos magnéticos, y los archivos físicos no se encuentran correctamente archivados por lo que la información no es accesible.
2.8 ROTACIÓN DEL PRODUCTO
Una de las ventajas que se puede mencionar en cuanto a los productos que la empresa ofrece al mercado es que no son perecibles (no se descomponen con el tiempo), pues este factor permite tener un inventario permanente tanto para el mediano y largo plazo sin que sufran un deterioro y evita a la empresa el riesgo de incurrir en pérdidas.
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2.9 PROVEEDORES
La empresa PROVEEDORA BENALCÁZAR, cuenta en la actualidad con 6 proveedores fijos y que por los requerimientos están en contacto permanente.
Los proveedores son empresas conocidas en el mercado y en su mayoría están domiciliadas en la ciudad de Quito. Entre los que citamos:
- Ilensa - Celyasa - PayPag - RedBull
- Agro industria del Valle - Pacca
2.10 UTILIDAD
CAPÍTULO III
DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE PARA LA EMPRESA
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3.1 LEGISLACIÓN QUE REGULA A LA EMPRESA "PROVEEDORA BENALCÁZAR”
“PROVEEDORA BENALCÁZAR”, se constituye en la ciudad de Quito, el 17 de mayo del 2000 como empresa de hecho con el nombre comercial “PROVEEDORA BENALCÁZAR”; según el Art. 19 de la Ley de Régimen Tributario Interno señala que este tipo de sociedades están obligadas a llevar contabilidad10.
De conformidad con la Ley de Régimen Tributario Interno y su Reglamento11.
- Inscripción por única vez en el Registro Único de Contribuyentes (RUC) el mismo que lo identificará en todas las transacciones comerciales.
- Actualización del RUC cuando se produzcan cambios ocurridos en su registro, dentro de los 30 días hábiles siguientes al hecho.
- Emisión de Comprobantes de Venta en todas las transferencias de bienes y prestación de servicios, sin importar si es a título gratuito, tarifa cero, etc.
- Presentación y pago mensual del Impuesto al Valor Agregado (IVA) de acuerdo al noveno dígito del RUC y hasta las fechas establecidas por el Servicio de Rentas Internas (SRI).
- Presentación y pago anual del Impuesto a la Renta, de acuerdo al noveno dígito del RUC y hasta las fechas establecidas por el Servicio de Rentas Internas (SRI).
Obligaciones como Agente de Retención.
10 Ley de Régimen Tributario Interno
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- Retención anticipo del Impuesto a la Renta (IR) a toda institución, sea pública o privada, persona natural o jurídica, inclusive a contribuyentes especiales, de acuerdo a los montos y porcentajes emanados por el SRI.
- Retención del Impuesto al Valor Agregado (IVA) solamente a personas naturales no obligadas a llevar Contabilidad, según disposiciones del SRI.
- Toda retención en la fuente, sea del Impuesto a la Renta (IR) o Impuesto al Valor Agregado (IVA) debe presentarse y pagarse en el mes siguiente, de acuerdo al noveno dígito del RUC.
- Como Agente de Retención, deberá presentar anualmente hasta el mes de febrero y según el noveno dígito del RUC los anexos correspondientes a la retención del anticipo del Impuesto a la Renta, en medio magnético.
- Entrega oportuna del comprobante de retención, la Ley señala como máximo 5 días.
De conformidad con la Ley del Seguro Social Obligatorio12.
Iguales obligaciones y responsabilidades tienen los patronos privados, y, solidariamente sus mandatarios y representantes, tanto por la afiliación oportuna de sus trabajadores como por la remisión, al IESS, dentro de los plazos reglamentarios, de los aportes personales, patronales, fondos de reserva, y los descuentos que ordenaren.
- Retención y pago mensual del aporte individual del trabajador (9.35%) - Pago mensual del aporte patronal (12.15%).
- Pago anual de Fondos de Reserva.
De conformidad con el Código de Comercio13.
40 - Obtener matrícula de Comercio.
- Inscribirlo en el Registro Mercantil. - Llevar la Contabilidad Mercantil. - Llevar el control de la correspondencia.
- Afiliarse a la Cámara de Comercio, según cada región.
De conformidad con el Código de Trabajo14.
Los preceptos de este Código regulan las relaciones entre empleadores y trabajadores y se aplican a las diversas modalidades y condiciones de trabajo. Las normas relativas al trabajo contenidas en leyes especiales o en convenios internacionales ratificados por el Ecuador, serán aplicadas en los casos específicos a los que ellos se refieren.
El trabajo es obligatorio, en la forma y con las limitaciones prescritas en la constitución y las leyes.
El trabajador es libre para dedicar su esfuerzo a la labor lícita que a bien tenga. A nadie se le puede exigir servicios gratuitos, ni remunerados que no sean impuestos por la Ley, salvo los casos de urgencia extraordinaria o de necesidad de inmediato auxilio. Fuera de esos casos, nadie estará obligado a trabajar sino mediante un contrato y la remuneración correspondiente. En general, todo trabajo debe ser remunerado.
De conformidad con la Ley de Régimen Municipal15.
Toda persona natural o jurídica que realiza actividades comercial e industrial está obligada a obtener Patente Municipal, dentro de los 30 días siguientes al día final del mes en que se iniciaron las actividades.
14 Código Laboral.
41 De conformidad con la Ley de Cámaras de Comercio16.
La afiliación a la Cámara de Comercio de toda persona dedicada al comercio de una manera habitual y permanente es obligatoria, y siendo socio de ésta tiene derechos y obligaciones.
3.2 ASPECTOS CONCEPTUALES BÁSICOS DE CONTABILIDAD
“Contabilidad es un elemento del sistema de información de un ente, que proporciona datos sobre su patrimonio y la evolución del mismo, destinados a facilitar las decisiones de sus administradores y de los terceros que interactúan con él en cuanto se refiere a su relación actual o potencial con el mismo”.141
“Contabilidad es un conjunto de elementos interdependientes, ínter actuante e interrelacionados, a través de los cuales se resume la información contable, desde el primer conocimiento de la transacción hasta la obtención de los Estados Financieros.18
“Todo sistema contable incluye las cuentas que sus diseñadores pensaron que eran necesarias para satisfacer las necesidades de información de la administración, y para permitir la elaboración de informes requeridos por terceros, incluyendo las autoridades fiscales y gubernamentales. Es por ello necesario al establecer un sistema contable, anticiparse a todo tipo de información que pueda necesitarse. Cabe hacer notar sin embargo, que los sistemas contables son sumamente flexibles y adaptables, no representando problema alguno al añadir cuentas cuando se necesite información adicional, o se desee
16 Ley de Cámaras de Comercio.
17 PADILLA Ramírez David Noel, “Contabilidad Administrativa”, Quinta edición, Mc Graw- Hill Interamericana S.A. Pág. 16
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tener mayores detalles, siendo sumamente fácil el eliminar o descontinuar cuentas que ya no tengan uso alguno”.19
Los sistemas contables pueden ser centralizados y descentralizados.
Es centralizado cuando el proceso contable se restringe a un solo departamento, es decir, cuando contabilidad es la única área que interviene directamente en el proceso contable.
Es descentralizado, cuando el proceso contable no se circunscribe ni se reduce a un solo departamento, sino que mediante la coordinación y el asesoramiento del contador se realiza en varias áreas de la empresa en donde se disemina el registro de las operaciones.
Se considera a la contabilidad general como un tubo o matriz principal para la empresa, ya que a través de ésta, determinaremos las utilidades o ganancias y las pérdidas; el fin que persigue la actividad comercial “PROVEEDORA BENALCÁZAR”, es proporcionar bienes y servicios, para satisfacer las necesidades de los ganaderos, luego recibir el incentivo de la ganancia, que en éste caso estarían destinados tanto a las personas que laboran, como a su propietario.
Para registrar las transacciones y operaciones que realiza la empresa comercializadora de maquinaría, repuestos e insumos para equipos de ordeño “PROVEEDORA BENALCÁZAR”, utilizaremos las siguientes cuentas: Cuentas de balance conformadas por Cuentas de Activo, Cuentas de Pasivo y Cuentas de Patrimonio, así como, Cuentas de Resultados constituidas por Cuentas de Ingresos, Cuentas de Costos y Cuentas de Gastos.
En consecuencia la contabilidad de la empresa “PROVEEDORA BENALCÁZAR”, permitirá:
Registrar todos los hechos que acontecen en la misma.
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Clasificar las operaciones por su naturaleza o concepto.
Resúmenes en determinados momentos para informar cuál es su situación financiara y cuáles son los resultados obtenidos.
3.2.1 PROPÓSITOS FUNDAMENTALES DE LA CONTABILIDAD
Los propósitos fundamentales de la contabilidad son:
Ser fuente de información.
Facilitar la custodia de los recursos de la empresa.
Establecer el control óptimo de las obligaciones con terceros.
Proporcionar la información para el análisis financiero.
3.3 NORMAS Y PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS
Los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados son conceptos básicos que establecen la delimitación e identificación del ente económico, las bases de cuantificación de las operaciones y la presentación de la información económica y financiera de la empresa a través de los Estados Financieros.
Los principios de contabilidad vigentes en el Ecuador están divididos en tres grupos.
Principios Básicos.
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Principios esenciales.
Tienen relación con la contabilidad financiera en general y proporcionan las bases para la formulación de otros principios.
Principios generales de operación.
Son los que determinan el registro, medición y presentación de la información financiera.
Uno de los principios básicos fundamentales de la contabilidad, constituye el principio de la Partida Doble, el mismo que señala que debe existir una igualdad en términos monetarios entre los valores recibidos y los valores entregados de una misma naturaleza; por lo tanto no hay deudor sin acreedor ni acreedor sin deudor.
Lo manifestado significa que toda transacción que se realiza en la empresa será registrada en cuentas deudoras, las mismas que reciben valores y en cuentas acreedoras, las mismas que entregan valores, cumpliendo siempre con el principio de la Partida Doble.
Los principios de contabilidad tienen las siguientes funciones básicas:
Guían en la contabilización correcta de las transacciones para la preparación de Estados Financieros de la empresa.
Establecen un grado de uniformidad y comparabilidad de los datos recibidos.
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CONCEPTOS BÁSICOS:
1. Ente contable.
El Ente contable lo constituye la empresa como entidad que desarrolla la actividad económica. El campo de acción de la contabilidad financiera, es la actividad económica de la empresa.
2. Equidad
La contabilidad y su información deben basarse en el principio de equidad, de tal manera que el registro de los hechos económicos y su información se basen en la igualdad para todos los sectores sin preferencia para ninguno en particular.
3. Medición de Recursos
La contabilidad y la información financiera se fundamentan en los bienes materiales e inmateriales que poseen valor económico y por tanto susceptible de ser valuados en términos monetarios. La contabilidad financiera se ocupa por tanto, en forma especial, de la medición de recursos y obligaciones económicas y los cambios operados en ellos.
4. Período de tiempo
La contabilidad financiera provee información acerca de las actividades económicas de una empresa por períodos específicos, los que en comparación con la vida misma de la empresa, son cortos. Normalmente los períodos de tiempo de un ejercicio y otros son iguales, con la finalidad de poder establecer comparaciones y realizar análisis que permitan una adecuada toma de decisiones.
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5. Esencia sobre la forma
La contabilidad y la información financiera se basan en la realidad económica de las transacciones. La contabilidad financiera enfatiza la sustancia o esencia económica del evento, aún cuando la forma legal pueda diferir de la sustancia económica y sugiera diferentes tratamientos.
Generalmente la sustancia de los eventos a ser contabilizados está de acuerdo con la norma legal. No obstante, en ocasiones la esencia y la forma pueden diferir y los profesionales contables hacen énfasis más en la esencia que en la forma, con la finalidad de que la información proporcionada refleje de mejor manera la actividad económica expuesta.
6. Continuidad del ente contable.
Los principios contables parten del supuesto de la continuidad de las operaciones del ente contable, empresa en marcha, a menos que se indique lo contrario, en cuyo caso se aplicarán técnicas contables de reconocido valor, en atención a las particulares circunstancias del momento.
Obviamente, si la liquidación de una empresa es inminente, no puede ser considerada como empresa en marcha.
7. Medición en términos monetarios
La contabilidad financiera cuantifica en términos monetarios los recursos, las obligaciones y los cambios que se producen en ellos.
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8. Juicio o Criterio
Las estimaciones, imprescindiblemente usadas en la contabilidad, involucran una importante participación del juicio o criterio del profesional contable.
9. Uniformidad
Los principios de contabilidad deben ser aplicados uniformemente de un periodo a otro. Cuando por circunstancias especiales se presenten cambios en los principios técnicos y en sus métodos de aplicación deberá dejarse constancia expresa de tal situación, a la vez que informar sobre los efectos que causen en la información contable.
No hay que olvidar que el concepto de la uniformidad permite una mejor utilización de la información y de la presentación de los estados financieros
CONCEPTOS ESENCIALES:
1. Determinación de los resultados
En contabilidad financiera, la determinación de los resultados, es el proceso de identificar, medir y relacionar los ingresos, costos y gastos de una empresa por un periodo contable determinado. Los ingresos de un ejercicio generalmente se determinan en forma independiente, mediante la aplicación del principio de realización.
Los costos y gastos se determinan mediante la aplicación de los principios del reconocimiento de ellos, en base a la relación que existe entre el costo histórico y el correspondiente ingreso determinado independientemente.
2. Ingresos y realización
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contabilidad, como resultado de las actividades de un ente contable que causan cambios en el patrimonio de sus propietarios.
3. Registro inicial
El principio para el registro inicial de los activos y pasivos es fundamental en la contabilidad financiera porque determina:
La información que debe registrarse en el proceso contable
El momento de registro
Las cantidades a las cuales se registran los activos, pasivos y cuentas de resultados.
4. Registro inicial de activos y pasivos
Los activos y pasivos, generalmente se registran inicialmente sobre la base de hechos a través de los cuales la empresa adquiere recursos e incurre en obligaciones en su relación con otras entidades.
Los activos y pasivos son registrados por el precio de intercambio.
5. Realización
El ingreso es reconocido usualmente cuando los activos son vendidos o los servicios son prestados, siendo esta la base de medición del principio de realización.
El ingreso reconocido bajo el principio de realización es registrado por la cantidad recibida o que se espera recibir.
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relativamente asegurado. El precio asegurado, la dificultad de ciertas situaciones de determinar los costos de los artículos en existencia y las características de unidad de intercambio, son razones que sostienen esta excepción al principio de realización.
6. Reconocimiento de costos y gastos
Los costos y gastos constituyen disminuciones brutas en activos o brutos en pasivos, reconocidos y medidos de acuerdo a principios de contabilidad, que resultan de las actividades de un ente contable y pueden cambiar el patrimonio de sus propietarios.
Los tipos más importantes de costos y gastos son:
Costos de activos usados para producir ingresos, por ejemplo, costos de artículos vendidos.
Gastos de ventas, administrativos y financieros.
Gastos de transferencias no recíprocas y casos fortuitos, por ejemplo: impuestos, incendios y robos.
Costos de los activos diferentes a los del giro normal del negocio por ejemplo, maquinaria y equipo o inversiones en otras compañías vendidos o dispuestos de otra forma.
Costos incurridos en investigaciones infructuosas y bajas en el mercado de los inventarios mantenidos para la venta. Los costos y gastos no incluyen cancelaciones de préstamos, desembolsos para adquirir activos, distribuciones a los propietarios del ente contable, incluyendo compra de acciones para tesorería.
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Los costos y gastos que se asocian con ingresos futuros o que de otra manera se asocian con futuros períodos contables se difieren como activos.
Los costos y gastos de un período contable están constituidos por:
Costos y gastos asociados directamente con los ingresos del período, como en el caso del costo de mercaderías vendidas.
Costos y gastos asociados indirectamente con los ingresos del período, como en el caso de sueldos administrativos.
Costos y gastos que prácticamente no pueden asociarse con algún otro periodo, aún cuando no se identifiquen con la producción de ingresos por el periodo corriente, como en el caso de pérdidas por hechos fortuitos y de costos y gastos que no garanticen beneficios futuros.
7. Reconocimiento inmediato
Algunos costos se asocian como gastos en el período contable corriente cuando:
Los costos incurridos durante el período no proporcionan beneficios futuros discernibles.
Los costos registrados como activos en períodos anteriores ya no proporcionarán beneficios futuros.
La distribución de los costos, sobre la base de asociación con ingresos corrientes, o sobre varios períodos contables no sirven para ningún propósito útil.
La aplicación de este principio de reconocimiento inmediato de costos y gastos ocasiona el cargo a resultados de muchos costos incurridos en el periodo en el que fueron pagados o cuando los pasivos para pagarlos fueron acumulados.
Algunos ejemplos de estos costos y gastos constituyen:
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Gastos de venta
Valores pagados por demandas legales
Costos de recursos usados en esfuerzos infructuosos
El principio de reconocimiento inmediato también requiere que paradas mantenidas como activos en períodos anteriores y que a la luz las circunstancias, se pueda establecer que no proporcionan futuros, sean cargadas a gastos, por ejemplo, una patente que ha su valor.
En el Ecuador se han emitido 27 Normas Ecuatorianas de Contabilidad que conjuntamente con las demás leyes, principios y reglamentos, regularán el registro y control contable, la elaboración y presentación de Estados Financieros, los mismos que permitirán presentar libros y reportes que sean reconocidos por la Superintendencia de Compañías.
A continuación se presenta un breve análisis de la aplicación de estas normas que permitirán determinar en forma óptima los Estados Financieros:
Establecer las bases de presentación de los Estados Financieros, para asegurar la comparabilidad de períodos anteriores de la misma empresa.
Proporcionar a los usuarios de Estados Financieros, una base para evaluar la habilidad de la empresa para generar efectivo y sus equivalentes, y las necesidades de la empresa en las que fueron utilizados dichos flujos de efectivo.
Señalar la clasificación, revelación y tramitación contable de ciertas partidas del Estado de Pérdidas y Ganancias que se modifican por ajustes derivados de errores en el registro o cambio de políticas, de modo que la empresa presente sus resultados sobre una base consistente.
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comercializa, y de las diferentes áreas geográficas en las que opera para ayudar a los usuarios de los Estados Financieros.
Señalar el tratamiento contable para los costos de financiamiento. Esta norma generalmente requiere la consideración inmediata como gastos de los costos de financiamiento. Sin embargo la capitalización de los costos de financiamiento en los que se incurre durante la adquisición, construcción o producción de un activo calificable es aceptada como un tratamiento alternativo permitido.
Señalar el tratamiento contable para inventarios bajo el sistema de costo histórico, guías y prácticas sobre la determinación del costo y su subsiguiente reconocimiento como un gasto, incluida cualquier disminución de su valor neto de realización.
Señalar el tratamiento contable para la propiedad, planta y equipo, los temas principales son el momento indicado de reconocimiento de los activos, la determinación de sus valores en libros y los cargos por depreciación que deben ser reconocidos en relación a ellos, y la determinación y tratamiento contable de otras disminuciones en los valores en libros.
Los activos depreciables comprenden una parte integrante del activo de muchas empresas. Por consiguiente la depreciación puede tener un efecto significativo al determinar y presentar la situación financiera y los resultados de las operaciones de las empresas.
Elaborar y presentar los Estados Financieros consolidados para hacer comparaciones con un grupo de empresas que comercialicen el mismo producto, a fin de satisfacer la necesidad financiera y los cambios operativos que la empresa necesita.