GESTIÓN DE ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

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Texto completo

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inservibles, para destrucción) y el traslado exterior de los mismos por garantía.

2. ALCANCE

Desde la solicitud de traspaso o traslado hasta la descarga o baja de los elementos de las diferentes dependencias

3. RESPONSABLE

Almacenista. Es la responsable de cumplir y hacer cumplir este procedimiento, realiza la baja, presenta levanta actas y elabora comprobantes.

Vicerrector(a) Administrativo. Elabora informes e informa a la aseguradora. Auxiliar de Inventarios: Entrega y archiva la documentación.

Vigilante. Autoriza la salida.

Jefe de la dependencia. Informa perdidas, levanta actas, envía copia de denuncias y se integra el bien

Profesional Universitario de almacén e inventarios: Coordina traslado, entrega reporta, genera actas y envía documentos

4. DEFINICIONES

4.1 Actualizar. Poner al día, adaptar al momento presente aquello que se ha quedado desfasado o anticuado.

4.2 Ajuste. Confrontación de la información en libros con las existencias físicas en inventarios.

4.3 Aseguramiento. Es la base sobre la que se construye la toma de decisiones de una organización.

4.4 Baja. En inventario son las mercaderías, productos, artículos, etc. Que posee

una empresa en sus almacenes y no son actas para su utilización, por lo tanto no serán tenidas en cuenta para su uso de la actividad económica.

4.5 Bienes. Son aquellos que se adquieren en el mercado pero pagando por ellos

un precio. Es decir, son bienes materiales e inmateriales que poseen un valor económico y que, por ende, son susceptibles de ser valuados en términos monetarios

4.6 Caso fortuito. Existe cuando el suceso que impide el cumplimiento de la

obligación, no era previsible usando de una diligencia normal.

4.7 Cesar. Dejar de hacer, trasladar la responsabilidad de algo a otra persona o entidad.

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4.8 Clasificar. Ordenar o poner por clases o conjuntos de elementos con características comunes.

4.9 Control. Examen periódico que se hace a los bienes en las organizaciones con la finalidad de que se estén cumpliendo con los parámetros establecidos en el proceso de planeación.

4.10 Dependencia. Área que hace parte funcional de una empresa 4.11 Definitivo. Lo que se decide, resuelve o concluye.

4.12 Faltante. Carencia de algo.

4.13 Fuerza mayor. Es un hecho que no se puede evitar y tampoco se puede prever. 4.14 Funcionario.Es aquel trabajador que desempeña funciones en una empresa u organismo del Estado.

4.15 Hurto. Perdidas de elementos de manera fraudulenta. 4.16 Inservible. Que no está en condiciones para ser usado.

4.17 Institución. Mecanismos de índole social y cooperativa, que procura ordenar y normalizar el comportamiento de un grupo de individuos.

4.18 Obsoleto: Elemento logístico que deja de tener vigencia.

4.19 Patrimonio. El conjunto de bienes, derechos y obligaciones, pertenecientes a una empresa —como persona jurídica— y que constituyen los medios económicos y financieros a través de los cuales ésta puede cumplir sus objetivos.

4.20 Practicas Externas. Son una actividad de naturaleza formativa realizada por los estudiantes y supervisada por un tutor de la empresa o institución en donde se desarrolla la actividad.

4.21 Responsabilidad. Es un valor que está en la conciencia de la persona, que le

permite reflexionar, administrar, orientar y valorar las consecuencias de sus actos, siempre en el plano de lo moral.

4.22 Retiro de bienes. Proceso por el cual se da salida del inventario a un elemento con la finalidad de brindar apoyo a una actividad.

4.23 Retiro definitivo. Desechar de manera permanente un bien.

4.24 Sistema de Inventarios. Registros necesarios para contabilizar las compras de mercancías para la venta, o consumo de la organización.

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4.26 Unidad de almacén. Unidad que almacena, custodia o despacha los bienes de consumo y devolutivos.

5. CONTENIDO

TRASLADO DE BIENES ENTRE DEPENDENCIAS

ÍTEM DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE

DOCUMENTO Y/O REGISTRO

1.

INFORMAR A LA UNIDAD DE ALMACÉN E INVENTARIO

Informa a la unidad de Almacén e inventario mediante solicitud enviada por la UGAD o DATARSOFT, relación detallada de elementos a trasladar, nombre y cargo de la persona responsable de recibir el bien.

Jefe dependencia UGAD Datarsoft 2. COORDINAR EL TRASLADO DE ELEMENTOS

Coordina el traslado de los elementos y simultáneamente se elabora el comprobante correspondiente desde el sistema de inventarios. Profesional universitario de inventario Reporte De Traslado De Elementos 3.

ENTREGAR EL REPORTE DE TRASLADO DE ELEMENTOS

Entrega reporte de formato de traslado para su respectiva firma en original y dos copias.

Profesional universitario de inventario Reporte De Traslado De Elementos 4.

ENTREGAR COPIAS A JEFES DE

DEPENDENCIA Y ARCHIVAR

Entrega copia de reporte a cada uno de los

jefes de dependencia y archiva el original. Auxiliar de inventario Copia De Reporte De Traslado De Elementos Reporte De Traslado De Elementos

CONTROL DE SALIDA DE ELEMENTOS PARA REPARACIÓN O GARANTÍA

ÍTEM DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO

Y/O REGISTRO

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ÍTEM DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO Y/O REGISTRO

1.

INFORMAR A LA UNIDAD DE ALMACÉN E INVENTARIOS

Informar mediante comunicación a la unidad de almacén e inventarios sobre la reparación o garantía del bien en uso.

Jefe de unidad o

dependencia Datarsoft

2.

REVISAR EL BIEN

Ordenar la revisión del bien (bienes en uso sin garantía) por personas idóneas en el ramo según el caso y recibe el concepto técnico, “COMPROBANTE DE SALIDA DE ELEMENTOS” Auxiliar de almacén o inventario FO-GF-21 Comprobante De Salida De Elementos Concepto técnico 3.

COMUNICARSE CON EL PROVEEDOR Si los bienes están garantía el auxiliar de almacén e inventario se comunica con el proveedor y se diligencia “COMPROBANTE DE SALIDA DE ELEMENTOS” Auxiliar de almacén o inventario FO-GF-21 Comprobante De Salida De Elementos 4. ENTREGAR EL BIEN

Entregar el bien al interesado y hacer firmar el recibido de conformidad, entregando copia del “COMPROBANTE DE SALIDA DE ELEMENTOS” a vigilancia y conservando la original como documento de soporte en almacén e inventario. Auxiliar de alcance o inventario FO-GF-21 Comprobante De Salida De Elementos 5.

AUTORIZAR SALIDA DE BIENES

Portería autoriza la salida basados en el

“COMPROBANTE DE SALIDA DE ELEMENTOS” Vigilante FO-GF-21 Comprobante De Salida De Elementos

BAJA DE BIENES POR HURTO

ÍTEM DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO

Y/O REGISTRO

1.

INFORMAR AL JEFE DE LA

VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA

Dar aviso al jefe de la vicerrectoría administrativa y financiera mediante oficio y denunciar penalmente ante la autoridad competente.

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2.

ENVIAR COPIA DE DENUNCIA A

INVENTARIOS

Enviar copia de la denuncia a la unidad de inventarios.

Jefe dependencia Datarsoft

3.

ELABORAR INFORME DEL

ACONTECIMIENTO

Elaborar informe de lo sucedido, enviando copia a la compañía de seguros.

Vicerrector

administrativo Informe

4.

REALIZAR LA BAJA

Hacer la baja, recibiendo la orden por parte de vicerrectoría administrativa y financiera

Almacenista Acta De Baja

5.

REINTEGRACIÓN DEL BIEN

En caso de declararse responsabilidad tanto administrativa como fiscal por la pérdida del bien, el responsable debe reintegrar el bien por uno de iguales o mejores características, o cancelar el valor del bien o precio comercial, previo avalúo.

Almacenista Jefe dependencia Acta De Entrada De Elementos Factura De Compra 6.

GENERAR ACTA DE BAJA

Una vez hecho el pago o reintegro del elemento se efectúa el descargo, de la cuenta responsabilidades en proceso, con cargo a baja de bienes.

Genera el acta de baja en original y copia

Profesional universitario de

inventario

Acta De Baja

7.

ENVIAR DOCUMENTOS PARA FIRMA Enviar acta de baja y resolución de baja a rectoría para firma.

Profesional universitario de inventario Acta De Baja Resolución De Baja 8. RECIBIR DOCUMENTOS

Recibir acta de baja y resolución de baja

firmadas por parte de rectoría Rectoría

Acta De Baja Resolución De

Baja

9.

ENVIAR COPIA A CONTABILIDAD Y ARCHIVAR

Enviar copia a la unidad de contabilidad y Archivar la documentación de acuerdo con el consecutivo

Nota: En caso de que la compañía de

seguros indemnice la perdida (por restitución del bien seguirá el proceso de reposición de bienes) Auxiliar de inventario Acta De Baja Resolución De Baja

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BAJA DE BIENES POR CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR

ÍTEM DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO

Y/O REGISTRO

1.

AVISAR AL JEFE ADMINISTRATIVO Dar aviso al jefe administrativo, mediante memorando para que designe los funcionarios que adelantaran la inspección ocular y el levantamiento inmediato del acta en original y copia

Jefe dependencia Oficio

2.

LEVANTAR ACTA

Levantar el acta en la que debe relacionarse la fecha en la que el hecho tuvo lugar y el día en que se realiza la inspección ocular, enumerando los detalles y las circunstancias del caso y complementando con una relación de lo sucedido o de la información obtenida; lista de los bienes cuya pérdida se establezca con los datos de inventario, la cantidad y el valor. Todas las personas actuantes firman el acta.

Almacenista

Jefe dependencia Acta

3.

PRESENTAR EL ACTA

Presentar el acta al jefe administrativo, para que autorice efectuar los registros correspondientes.

Almacenista Acta

4.

INFORMAR A LA ASEGURADORA

Informar a la compañía aseguradora para los trámites del caso.

Vicerrector

administrativo Oficio

5.

RECIBIR AUTORIZACIÓN PARA

DESCARGO

Recibir de la Vicerrectoría administrativa autorización escrita para descargar el registro soportado con la copia del acta a fin de descargar de los inventarios los elementos devolutivos en servicio.

Almacenista Profesional universitario de inventarios UGAD Datarsoft 6.

GENERAR ACTA DE BAJA

Genera comprobante acta de bajas en original y copia. Profesional universitario de inventario Acta De Baja 7.

ENVIAR COPIA A CONTABILIDAD Enviar copia a la unidad de contabilidad.

Profesional universitario de

inventario

Copia Acta De Baja

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8.

ELABORAR COMPROBANTE DE SALIDA ELEMENTOS

Si se trata de elementos en depósito, el almacenista elabora el comprobante de salida elementos devolutivos o elementos de consumo por este concepto.

“COMPROBANTE DE SALIDA DE ELEMENTOS” Almacenista FO-GF-21 Comprobante De Salida De Elementos 9. ARCHIVAR

Archivar al documento de acuerdo a su consecutivo “COMPROBANTE DE

SALIDA DE ELEMENTOS” Auxiliar inventario

FO-GF-21 Comprobante

De Salida De Elementos

BAJA DE BIENES INSERVIBLES EN USO

ÍTEM DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO

Y/O REGISTRO

1.

ENVIAR COMUNICACIÓN

Enviar comunicación a la unidad de almacén e inventario en la que se relaciona los objetos que por su obsolescencia o deterioro no prestan ningún servicio y mediante concepto técnico.

Jefe dependencia

UGAD DATARSOFT

2.

LEVANTAR ACTA DE INSPECCIÓN Levantar acta de inspección ocular detallando los elementos con sus especificaciones. Profesional universitario de inventarios Acta De Verificación 3. RETIRAR ELEMENTOS DE LA DEPENDENCIA

Retirar los elementos de la dependencia.

Profesional universitario de

inventarios

4.

SE REÚNE ALMACÉN CON PERSONAL IDÓNEO

Se reúne almacén con el personal idóneo y se mira si es posible la recuperación o reparación del elemento para ser entregado a otra dependencia que lo esté solicitando o de lo contrario se da de baja después del diagnóstico realizado.

Almacenista Concepto Técnico

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ÍTEM DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO Y/O REGISTRO

5.

ENVIAR ACTA AL ORDENADOR DE GASTO

Enviar original del acta junto con el concepto técnico al ordenador del gasto.

Almacenista

Acta De Baja Concepto

Técnico

6.

ELABORAR ACTO ADMINISTRATIVO

Elaborar acto administrativo por medio de la cual ordena el destino de los bienes a dar de baja teniendo en cuenta el acta de baja y concepto técnico, remitiendo posteriormente el acto administrativo a la unidad de inventarios.

Rector Acto

Administrativo

7.

RECIBIR ACTO ADMINISTRATIVO Y

DESCARGAR ELEMENTOS DEL

SISTEMA

Recibir acto administrativo y Descargar los elementos del inventario del sistema de información. Profesional universitario de inventarios Acto Administrativo Acta De Baja 8.

COORDINAR EL TRÁMITE DE DESTINO DE BAJA

De acuerdo con las especificaciones dadas en el acto administrativo. Proceder a coordinar el trámite de destino de baja.

Almacenista Acto Administrativo

9.

ENVIAR DOCUMENTOS A

CONTABILIDAD

Enviar copia del acto administrativo y acta de baja a la unidad de contabilidad para su respectivo procedimiento contable.

Almacenista Copia Acto Administrativo Copia Acta De Baja 10. ENVIAR A LA UGAD

Enviar original del acto administrativo y acta de bajas a UGAD para respectivo archivo de acuerdo con el consecutivo.

Profesional universitario de inventarios Acto Administrativo Acta De Baja

BAJA DE BIENES INSERVIBLES EN DEPOSITO PARA DESTRUCCION

ÍTEM DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO

Y/O REGISTRO

1.

VERIFICAR EL ESTADO DE

OBSOLENCIA

Verificar el estado de obsolescencia o total deterioro de los bienes en depósito.

Profesional universitario de

inventario

Listado De Elementos

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2.

ENVIAR LISTA DE BIENES INSERVIBLES Enviar el listado de los bienes inservibles al vicerrector administrativo, relacionándolos con el código, descripción, cantidad, valor unitario y valor total por grupos de inventarios.

Almacenista Listado De Elementos

3.

RECIBIR, REVISAR Y EMITIR ACTO DE APROBACIÓN

Recibir, revisar y emitir acto de aprobación para que el jefe de almacén e inventarios realice la baja correspondiente.

Vicerrector administrativo Acto De Aprobación 4. RECIBIR AUTORIZACIÓN

Recibir autorización para la destrucción de bienes inservibles. Almacenista Delegado administrativo Autorización 5. DESTRUCCIÓN DE BIENES INSERVIBLES

Junto con un delegado de la dependencia administrativa proceden a la destrucción de los bienes inservibles tomando fotografías de estos antes, durante y después de su destrucción. Levantan y firman acta donde queda consignado tal hecho.

Almacenista Delegado administrativo Acta De Destrucción 6.

DESCARGAR ELEMENTOS DEL

SISTEMA

Con la copia del acta procede a descargar los elementos del sistema de inventario

“COMPROBANTE DE SALIDA DE ELEMENTOS” Almacenista FO-GF-21 Comprobante De Salida De Elementos 7.

RETIRAR BIENES DESTRUIDOS

Asignar un funcionario para que retire los bienes (objeto de destrucción) de los depósitos de la entidad para clasificarlos de acuerdo al tipo de material y colocar a disposición los desechos.

Almacenista Profesional universitario

Acta

8.

GENERAR ACTA DE BAJA

En el sistema se genera el acta de baja.

Profesional universitario de

inventario

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ÍTEM DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO Y/O REGISTRO 9. ENVIAR DOCUMENTOS A CONTABILIDAD Y SECRETARIA GENERAL

Enviar copia de acta de baja y del acta de destrucción a la unidad de contabilidad y secretaria general. Profesional universitario de inventario Copia De Acta De Baja Copia Del Acta De Destrucción

10.

ARCHIVAR

Archivar la documentación de acuerdo a su consecutivo Acta de baja, acta de destrucción y “COMPROBANTE DE SALIDA DE ELEMENTOS” Auxiliar inventario Acta de baja Acta de destrucción FO-GF-21 Comprobante De Salida De Elementos

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CONTROL DE SALIDA DE ELEMENTOS PARA REPARACIÓN O GARANTÍA INICIO

1. Informar a la unidad de almacén e inventario

2. Coordinar el traslado de elementos

3. Entregar el reporte de formato de traslado

4. Entregar copias a jefes de dependencia y archivar

FIN

INICIO

1. Informar a la unidad de almacén e inventario

2. Revisar el bien

3. Comunicarse con el proveedor

4. Entregar el bien

FIN

5. Actualización salida de bienes

FO-GF-21 “Comprobante de salida de elementos”

FO-GF-21 “Comprobante de salida de elementos”

FO-GF-21 “Comprobante de salida de elementos”

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BAJA DE BIENES POR HURTO

BAJA DE BIENES POR CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR INICIO

1. Informar al jefe de la vicerrectoría administrativa

2. Enviar copia de denuncia a inventarios

3. Elaborar informe del acontecimiento

4. Realizar la baja

5. Reintegro del bien

6. Generar acta de baja

7. Enviar documentos para firma

8. Recibir documentos

9. Enviar copia a contabilidad y archivar

FIN

INICIO

1. Avisar al jefe administrativo

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BAJA DE BIENES INSERVIBLES EN USO

INICIO

1. Enviar comunicación

2. Levantar acta de inspección

3. Retirar elementos de la dependencia A 2. Levantar el acta 3. Presentar el acta 4. Informar a la aseguradora

5. Recibir autorización para descargo

6. Generar comprobante de bajas

7. Enviar copia a contabilidad

8. Elaborar comprobante de salida de elementos

9. Archivar

FIN

FO-GF-21 “Comprobante de salida de elementos”

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A

4. Se reúne almacén con personal idóneo

5. Enviar acta al ordenador de gasto

6. Elaborar acto administrativo

7. Recibir acto administrativo y descargar elementos del sistema

8. Coordinar el trámite de destino de baja

9. Enviar documentos a contabilidad

10. Enviar a la UGAD

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1. Verificar el estado de obsolencia

2. Enviar lista de bienes inservibles

3. Recibir, revisar y emitir acto de aprobación

6. Descargar elementos del

sistema FO-GF-21 “Comprobante de salida de elementos”

10. Archivar

FIN

FO-GF-21 “Comprobante de salida de elementos” INICIO

4. Recibir autorización

5. Destrucción de bienes inservibles

7. Retirar bienes destruidos

8. Generar actas de baja

9. Enviar documentos a contabilidad y secretaría general

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7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

TIPO CÓDIGO NOMBRE

INTERNO

Libre

Acta

Acta de baja

Acta de entrada de elementos Acta de destrucción

Acta de verificación Acto administrativo Acto de aprobación Autorización

FO-GF-21 Comprobante de salida de elementos

Libre

Concepto técnico DATARSOFT

Listado de elementos Oficio

Reporte de traslado de elementos Resolución de baja

UGAD

EXTERNO Libre Factura de compra Informe

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APROBACIÓN 01 Se modificó por cambio de encabezado y ajuste

de contenido teniendo en cuenta los requisitos de la NTC GP 1000:2009 y MECI 1000:2014

12/12/2016 Líder de Calidad

02

Se modificó por cambio de encabezado teniendo en cuenta el acuerdo 014 del 24 de Febrero del 2017 que ajusta lo referido a la imagen corporativa de la Universidad como requisito a lo exigido en la resolución 12220 del 20 de Junio del 2016 emitida por el Ministerio de Educación Nacional.

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Referencias

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