Nueva Aplicación de Gestión de Contratos Mercado Público

(1)

Nueva

Aplicación

de

Gestión

de

(2)

¿Qué es gestionar un contrato?

• Definir bien las “reglas del juego” entre un

organismo comprador y los proveedores –

minimizando los riesgos del proceso – y manejando

eficaz y eficientemente su cumplimiento

(3)

¿Para qué gestionar los contratos?

• Registro detallado y actualizado

• Seguimiento y control

(4)

Principales Elementos

Levantados en Diagnóstico año 2010

Deficiente

Gestión de

Contratos en

el Mercado

Público

Inexistencia de

modelo general

de contratos para

el sector público.

Roles para gestión

de contratos no

están claramente

definidos

No se cuenta con

alarmas ni

definiciones para

monitoreo

Evaluación de

proveedores

limitada y no

difundida

No hay gestión

del conocimiento

Existencia de

diversos sistemas o

formas de registro

asociados a la Gestión

de Contratos

(5)

Deficiente

gestión de

contratos en el

abastecimiento

de bienes y

servicios por

parte de los

SSPP.

Incapacidad de contar

con información

actualizada de la cartera

de contratos

Inadecuado control de

condiciones de entrega

de bienes / servicios

Incapacidad para

controlar garantías y

aplicar sanciones.

Extensiones y

ampliaciones de

contratos sin control.

Compromiso

de recursos

fiscales

Riesgo para el

Estado

Procesos manuales para

generar algún nivel de

información

No hay registro ni

Transparencia

afectada

Ineficiencia

en la gestión

¿Qué sucede si no hacemos gestión

de contratos?

(6)

Nueva Aplicación de

Gestión de Contratos

(7)

Objetivo de la Nueva Aplicación

de Gestión de Contratos

Proveer a los organismos públicos, a los proveedores y la

ciudadanía en general de una herramienta para gestionar

y controlar los contratos en línea, fortaleciendo la

transparencia y favoreciendo el ahorro

(8)

¿Qué se puede hacer con la

Aplicación de Gestión de

Contratos?

• Generar una Ficha de Contrato, que tendrá toda

la información asociada al contrato.

• Contar con un sistema que le enviará alertas para

recordar plazos de contratos vencidos, realizar

renovaciones de éstos, entre otras.

• Llevar un registro organizado de las garantías

entregadas por cada uno de sus proveedores.

• Saber oportunamente si es necesario imponer

(9)

¿Qué busca ofrecer la

Aplicación?

Información

• Repositorio único de información

• Acceso simple a información de contratos

• Trazabilidad completa de adquisiciones

Gestión

• Registro de cumplimiento de hitos y pagos

• Registro de Modificaciones al contrato

Monitoreo

• Alertas tempranas de hitos de cumplimiento

(10)

Ventajas de la Gestión de

Contratos

• Verificar las fechas de cumplimiento

de sus proveedores.

• Verificar si las condiciones del

contrato se cumplen cabalmente.

• Consultar aspectos específicos de

cada uno de los contratos que se

encuentra gestionando.

• Pagar oportunamente a sus

(11)

Beneficios y Beneficiarios

Estado y S

S

PP

Garantizar

cumplimiento de

condiciones

pactadas

Mejorar visibilidad

y costo de

información

Mayor eficiencia

Asegura

transparencia y

reduce riesgo

Usuarios

Pro

veedores

Definición de

alarmas (pagos,

garantías y

vencimiento de

contrato)

Visibilidad del

proceso (estado

del contrato)

Reducción de

riesgo

Ciudadanía

Transparencia

Acceso a

información

Control

ciudadano

Mejora acceso

a información.

Reduce su

riesgo y

responsabilidad

.

Permite

centrarse en la

gestión y no en

actividades de

bajo valor

(12)

Características de la Nueva

Gestión de Contratos:

Ambientes

La generación y publicación

de la Ficha de Contrato se

realiza en el sitio web

www.mercadopublico.cl

La gestión de la Ficha de

Contrato se realiza en el

computador del usuario.

(13)

Características de la Nueva

Gestión de Contratos: Roles

Se definen dos Nuevos roles:

• Crea la ficha de contrato

• Gestiona la información contenida en la

Ficha de Contrato.

1. Administrador de Contrato

• Valida las modificaciones realizadas por el

administrador de contrato

• Publica la ficha de contrato actualizada en

(14)

Ciclo de la Aplicación de

Gestión de Contratos

1. Crear/Buscar

Ficha de Contrato en

Mercado Público

(Administrador)

2. Descargar Ficha

en Computador

(Administrador)

3. Completar

Información

en Computador

(Administrador)

4. Subir Ficha a

Mercado Público

(Administrador)

5. Validar

Información

(Supervisor)

6. Publicar Ficha en

Mercado Público

(Supervisor)

(15)

¿Cuándo se crea una Ficha de

Contrato?

• Las fichas se crean sólo cuando se haya firmado el contrato

y cuando se haya firmado la resolución o decreto que lo

aprueba. NO ANTES.

• La Aplicación de gestión de contratos sólo permite la

gestión de contratos generados a través de la plataforma

Mercado Público, incluidos los de trato directo o convenio

marco en donde se emite una orden de compra.

• Se puede usar la aplicación para crear fichas de contrato

para licitaciones adjudicadas u órdenes de compra

aceptadas por el proveedor. Si se firma un contrato,

entonces se elabora una ficha.

(16)

¿Cuándo se crea una Ficha de

Contrato?

• El uso de la aplicación se hace obligatorio para las compras

superiores a las 1000 UTM, pero para las que son inferiores a

dicho monto, su uso puede ser optativo dependiendo de cada

caso.

• Si al momento de crear en el portal las bases para una

licitación entre 100 y 1000 UTM se elige la opción de crear un

contrato, entonces se deberá crear una ficha para ese

contrato.

• Si en una licitación entre 100 y 1000 UTM se elige la opción de

dejar la Orden de Compra, entonces el uso de la aplicación se

vuelve optativo, al igual que en las compras inferiores a 100

UTM.

• En caso de que haya más de una oferta adjudicada en una

licitación, se generarán tantas fichas de contratos como

contratos se hayan firmado asociados a esta licitación (por lo

general es un contrato por proveedor).

(17)

¿Qué información contiene la

Ficha de Contrato?

• Unidad de Compra

• Objeto del Contrato

• Datos del Proveedor

• Productos o Servicios adjudicados

• Fechas de Vigencia

• Monto del Contrato

• Renovación de Contrato

• Pagos realizados

• Garantías entregadas por el proveedor

• Sanciones

(18)

Ejemplo de Ficha de Contrato

Publicada

(19)

¿Qué hacemos en el

ambiente Online?

• Se crea la ficha de contratos desde una licitación adjudicada o

desde una orden de compra.

• Se busca la ficha para consultar sus contenidos y sus alarmas, y

también para poder descargarla o subirla.

• Se ingresa información básica, como por ejemplo:

–

Nº de Resolución

–

Fechas de Vigencia y Duración del Contrato

–

Monto total del Contrato y Moneda

–

Número de Cuotas de Pago

–

Número de Garantías

–

Cláusulas de Renovación, Término Anticipado y/o Modificación del Contrato

• Se adjuntan archivos anexos tales como el Contrato o las

Resoluciones o Decretos correspondientes.

• Se crean contratos conexos que se adjuntan a las Fichas de

(20)

¿Qué hacemos en el

ambiente Online?

• Una vez que se usó el Editor de Fichas de Contrato para

completar la Ficha, se ingresa a Mercado Público para subir

la ficha y almacenarla ahí.

• Cuando la Ficha de Contratos ha sido subida a Mercado

Público, el usuario Supervisor puede consultarla para

revisar y validar los datos que ingresó el Administrador.

• También el supervisor puede publicar la Ficha para que

pueda ser consultada por cualquier usuario de Mercado

Público.

• El usuario que tenga el rol de usuario Administrador o

Supervisor también puede configurar las alarmas

estableciendo una configuración estándar para todas las

fichas que gestiona, que puede ser modificada en cualquier

instante y que es individual para cada usuario.

(21)

Ventana para crear Fichas de

Contrato

(22)

Ventana para Buscar Fichas

de Contrato

(23)

¿Qué hacemos en el

ambiente Offline?

• Se carga la Ficha en el Editor que el usuario

tiene instalado en su computador.

• Con el Editor, el usuario completa la Ficha

ingresando los siguientes datos y adjuntando la

documentación correspondiente:

–

Información de Contacto del Proveedor

–

Registros Contables

–

Renovación del Contrato

–

Término Anticipado

–

Pagos

–

Información de las Garantías

–

Sanciones

(24)

Ventana del Editor de Fichas

de Contrato

(25)

¿En qué está hoy la

Aplicación?

• La aplicación actualmente está restringida sólo a 21

organismos públicos, y ChileCompra se encuentra en

fase de liberación de la aplicación a todos los

organismos.

• A fines de Mayo se podrá ejercitar en el sitio de

capacitación, donde podrán generar fichas de

contrato.

• A partir de Junio se dispondrá de un curso de

e-learning de Gestión de contratos, al cual se pondrán

inscribir desde el sitio de Formación ChileCompra.

• El manual lo podrán descargar también desde el sitio

web:

http://foros.chilecompra.cl/mail/Manual_contrat

(26)

Resumiendo…

• La Aplicación de Gestión de Contratos permite crear

una ficha digital que cubre toda la información de lo

que ocurre desde la firma de un contrato en adelante.

• Las fichas son de acceso público, y quedan disponibles

al ser publicadas en la página de Mercado Público.

• Para trabajar con la aplicación se usa tanto el Portal a

través de la cuenta de usuario y un software para

editar las fichas de contrato.

• Para usar la Aplicación en su ambiente Online (Portal)

se requiere tener los perfiles de usuario Administrador

o Supervisor de Contratos.

• La aplicación se usa para todos los contratos que se

(27)

En conclusión…

• Eficiencia en el uso de tiempo y

recursos

• Eficacia en la gestión

• Transparencia en los procesos de

compra

• Confianza en el funcionamiento del

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