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DESARROLLO DEL MODULO DE REPORTES CONTABLES PARA INTEGRAR AL SISTEMA CONTABLE Y FINANCIERO DEL AREA ADMINISTRATIVA DE
DIMEL INGENIERIA
JUAN DAVID ZAMORA RENDON
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE FACULTAD DE INGENIERÍA
DEPARTAMENTO DE OPERACIONES Y SISTEMA PROGRAMA INGENIERÍA INFORMATICA
SANTIAGO DE CALI 2015
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DIMEL INGENIERIA
JUAN DAVID ZAMORA RENDON
PASANTÍA PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE INGENIERO INFORMÁTICO
DIRECTOR
MIGUEL JOSE NAVAS JAIME
Ingeniero de sistemas Maestría en ingeniería telemática
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE FACULTAD DE INGENIERÍA
DEPARTAMENTO DE OPERACIONES Y SISTEMA PROGRAMA INGENIERÍA INFORMATICA
SANTIAGO DE CALI 2015
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Nota de aceptación:
Aprobado por el Comité de Grado en cumplimiento de los requisitos exigidos por la Universidad Autónoma de Occidente para optar al título de Ingeniero Informático
JESÚS ANTONIO LEMOS Jurado
MIGUEL JOSÉ NAVAS JAIME Director
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Doy gracias a Dios por permitirme realizar este sueño y ofrecerme tantas bendiciones en la vida.
El agradecimiento más especial es toda mi familia, gracias a mis padres por todos los esfuerzos y sacrificios realizados en este tiempo que me permitieron poder llegar y culminar con este gran sueño de ser un profesional.
Muchas gracias a la Universidad Autónoma de Occidente y todos los docentes que me brindaron sus conocimientos para formarme como profesional.
Muchas gracias a mi director de proyecto de grado por el tiempo y paciencia que tuvo en todo este proceso.
Muchas gracias a DIMEL Ingeniería por darme la confianza de desarrollar y demostrar mis capacidades en un proyecto tan importante para la empresa.
Muchas gracias a todas las personas que hicieron parte de este proceso y aportaron un granito de arena que me permitió cumplir mi objetivo de ser un profesional.
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CONTENIDO
RESUMEN 14
INTRODUCCIÓN 15
1.PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 16
2.MARCO TEÓRICO 17
2.1 REPORTES CONTABLES 17
2.2 CUENTAS POR PAGAR 17
2.3 CUENTAS POR COBRAR 17
2.4 PLUG-IN 17
2.5 SIIGO INFORMÁTICA Y GESTIÓN S.A 18
2.6 SIIGO ADD-IN 18
2.7 DIMEL INGENIERÍA 18
3. ANTECEDENTES 19
3.1 SISTEMA WEB DE GESTIÓN Y CONTROL DE PROCESOS PARA LA DIRECCIÓN PROVINCIAL DEL IESS DE IMBABURA (MÓDULO DE
GESTIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS DE SUMINISTROS) 19
3.2 REPORTES EN .NET CON CRYSTALREPORTS 19
3.3 SAP CRYSTALREPORTS 20
6
4.2OBJETIVOS ESPECÍFICOS 21
5.JUSTIFICACIÓN 22
6.METODOLOGÍA 23
6.1 ETAPA DE INICIO O CONCEPTUALIZACIÓN 23
6.2 ETAPA DE ELABORACIÓN 23
6.3 ETAPA DE CONSTRUCCIÓN 24
7.DESARROLLO DEL PROYECTO 25
7.1ETAPA DE INICIO O CONCEPTUALIZACIÓN 25
7.1.1 Realizar la documentación pertinente con el fin de tener aprobación
sobre el plan de gestión del proyecto. 25
7.1.2 Especificación de las necesidades tanto del sistema actual como de
posibles ideas según el planteamiento del problema. 25 7.1.3 Identificar los procesos actuales y realizar la verificación de los datos. 26
7.1.3.1 Proceso actual. 26
7.1.3.2 Verificación de datos. 27
7.1.4 Determinar las posibles alternativas, estructurar los datos necesarios para el diseño del módulo y el diseño del programa. 27
7.1.4.1 Estructura de datos. 29
7
7.1.4.3 Módulos del sistema - MRC01 - módulo de reportes contables 31
7.2ETAPA DE ELABORACIÓN 33
7.2.1 Realizar el plan para el desarrollo y funcionamiento del sistema. 33
7.2.1.1 Responsables del proyecto. 33
7.2.1.2 Participantes claves del proyecto (Interesados) 35
7.2.1.3 Descripción de roles del sistema 35
7.2.1.4 Usuarios del sistema 36
7.2.2 Análisis de requerimientos 37
7.2.2.1 Especificación de los requerimientos funcionales 37 7.2.2.2 Especificación de los requerimientos no funcionales 43
7.2.2.3 Drivers de arquitectura 44
7.2.3 Modelo casos de uso. 44
7.2.3.1 Listado de casos de uso 45
7.2.3.2 Diagramas casos de uso. 45
7.2.3.3 Guiones casos de uso 46
7.2.4 Diagrama de actividades. 51
7.2.5 Diagrama de clases 53
7.2.6 Diagrama de secuencias 56
8
7.2.7.2 Modelo relacional de datos 61
7.2.8 Diagrama de componentes 62
7.2.9 Diagrama de despliegue 63
7.3ETAPA DE CONSTRUCCIÓN 64
7.3.1 Realizar el desarrollo del módulo según el plan previsto 64
7.3.1.1 Pantalla gestión cliente 64
7.3.1.2 Pantalla crear cliente. 65
7.3.1.3 Pantalla gestión cuentas por cobrar 65
7.3.1.4 Pantalla crear cuenta por cobrar 66
7.3.1.5 Pantalla detalle cuenta por cobrar 66
7.3.1.6 Pantalla importar archivos 67
7.3.2 Verificar posibles requerimientos o nuevas necesidades, teniendo en
cuenta posibles cambios o mejoras al módulo 67
7.3.3 Someter el módulo a evaluación por el usuario mediante las pruebas de
aceptación y pruebas funcionales 68
7.3.3.1 Pruebas de aceptación 68
7.3.3.2 Pruebas funcionales 71
9 9.RECOMENDACIONES 76 10. CONCLUSIONES 77 BIBLIOGRAFÍA 78 ANEXOS 80
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Tabla 1. Estructura de datos 30
Tabla 2. Responsables del proyecto 35
Tabla 3. Participantes claves del proyecto 35
Tabla 4. Usuarios del sistema 36
Tabla 5. Requerimientos funcionales 37
Tabla 6. Requerimientos no funcionales 43
Tabla 7. Drivers de arquitectura - Agilidad en la generación de reportes 44
Tabla 8. Guion 01 - Crear cliente 47
Tabla 9. Guion 08 - Crear cuenta por cobrar 48
Tabla 10. Guion 19 – Importar archivo 50
Tabla 11. Entidad mrc_cliente 61
Tabla 12. Entidad mrc_cuenta_cobrar 61
Tabla 13. Entidad mrc_temp_cuenta_cobrar 62
Tabla 14. Requerimientos sometidos a pruebas 69
Tabla 15. Campos de entrada y validación 72
Tabla 16. Casos de pruebas y reglas de validación 72
Tabla 17. Campos de entrada y validación 72
Tabla 18. Casos de pruebas y reglas de validación 73
Tabla 19. Campos de entrada y validación 73
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LISTA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1. Alternativa 1 28
Ilustración 2. Alternativa 2 29
Ilustración 3. Diagrama casos de uso coordinador contable 46 Ilustración 4. Diagrama casos de uso asistente gerencia 46 Ilustración 5. Diagrama de actividades - Gestión de cliente 51 Ilustración 6. Diagrama de actividades - Gestión de cuentas por cobrar 52 Ilustración 7. Diagrama de actividades - Importar archivo 52 Ilustración 8. Diagrama de clases para el módulo de reportes contables 53
Ilustración 9. Diagrama de clases - Crear cliente 54
Ilustración 10. Diagrama de clases - Crear cuenta cobrar 55 Ilustración 11. Diagrama de clases - Reporte cuentas por cobrar 56 Ilustración 12. Diagrama de secuencia - Crear cliente 57 Ilustración 13. Diagrama de secuencia - Crear cuenta por cobrar 58 Ilustración 14. Diagrama de secuencia - Reporte cuentas por cobrar 59
Ilustración 15. Modelo entidad relación 60
Ilustración 16. Diagrama de componentes MRC 63
Ilustración 17. Diagrama de despliegue MRC 63
Ilustración 18. Pantalla - Gestión Cliente 64
Ilustración 19. Pantalla - Crear Cliente 65
Ilustración 20. Pantalla - Gestión Cuentas por Cobrar 65
Ilustración 21. Pantalla - Crear Cuenta Cobrar 66
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LISTADO DE ANEXOS
Anexo A. Formato de entrevista 80
Anexo B. Prototipos para la obtención requerimientos 83 Anexo C. Reporte cuentas por cobrar generado en siigo 86 Anexo D. Reporte cuentas por pagar generado en siigo 88
Anexo E. Plantilla de cuentas por cobrar 90
Anexo F. Plantilla de cuentas por pagar 91
Anexo G. Descripción campos de las cuentas por pagar 92 Anexo H. Descripción campos de las cuentas por cobrar 94
Anexo I. Diagramas casos de uso 96
Anexo J. Guiones casos de uso 98
Anexo K. Diagramas de actividades 123
Anexo L. Diagramas de clases 125
Anexo M. Diagramas de secuencia 129
Anexo N. Tabla relacional de datos 133
Anexo O. Pantallas y reportes utilizados para el desarrollo del módulo 138
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El siguiente documento nos muestra como darle solución a la generación de reportes contables para la empresa DIMEL Ingeniería, involucrando todos los parámetros necesarios para una buena gestión de las cuentas contables y estableciendo diferentes procesos dentro de cada área involucrada.
La detallada investigación de los procesos actuales, del software contable existente en la empresa y experiencias de los trabajadores, se logró identificar una serie de dificultades que conllevan al mal uso de la información, demoras en los proceso por falta de comunicación y por falta de una buena gestión que permitiera generar reportes en cualquier momento según sea la necesidad del usuario para la toma de decisiones.
El modulo es desarrollado con una herramienta denominado Tuga la cual está conectada a una base de datos PostgresSQL y funciona con un servidor web denominado apache tomcat 6.0, esta herramienta fue adquirida por la empresa para el desarrollo de proyectos de software.
El proyecto finalmente logro darle solución a los problemas encontrados en DIMEL Ingeniería, mediante un módulo que permite realizar la gestión completa para las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar, además permitirá generar reportes eficientes ya que estarán configurados según las necesidades de cada usuario.
Palabras claves: (Gestión de terceros, Gestión de cuentas, Importación de Archivos, Generación de reportes)
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INTRODUCCIÓN
En este proyecto encontraremos la planeación de un sistema de información enfocado al flujo de información entre los procesos de la empresa DIMEL INGENIERIA S.A y no a la distribución organizacional que la empresa dispone. Para esto, se iniciará el DESARROLLO DEL MODULO DE REPORTES CONTABLES PARA INTEGRAR AL SISTEMA CONTABLE Y FINANCIERO DEL AREA ADMINISTRATIVA, donde se verán involucradas diferentes áreas de la empresa tales como; El área de contabilidad, el área administrativa y el área de gerencia, de tal forma que se creará un módulo de reportes que contendrá la información que maneja el área administrativa y financiera brindando la posibilidad de generar reportes definidos por los usuario según las necesidades pertinentes, identificando la información necesaria y oportuna para las respectivas áreas que lo necesiten, con el fin de poder analizar y tomar decisiones rápidas y acertadas. Teniendo en cuenta el plan estratégico de la empresa y su capacidad de aumentar su producción en corto plazo es de vital importancia el manejo de todas las cuentas financieras y sus respectivos estados, para esto el Módulo contable y financiero permitirá la generación de reportes los cuales contendrá toda la información contable de la empresa donde se dispondrán de reportes relacionados con las cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
El Sistema contable y financiero deberá permitirnos crear una herramienta que sea capaz de manipular la información que es generada por un software diseñado por terceros y muestra limitación en la presentación de la información, esta herramienta desarrollada como el Modulo de Reportes Contables nos brindara la facilidad de capturar y mostrar de una manera más precisa la información a nivel de reportes contables, suprimiendo datos que no son relevantes para la toma de decisiones y mostrando la información en reportes con formato tipo(.xlsx) Excel previamente definidos por el usuario.
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Actualmente la empresa Dimel Ingeniería trabaja su información financiera y contable mediante un software diseñado por un tercero, el cual tiene el nombre de “SIIGO” - “Siigo add-in”, esta información es vital para la empresa ya que con esta se toman grandes decisiones por parte del área administrativa y la gerencia. El sistema actual presenta restricciones en la presentación de la información ya que es generada en reportes pocos entendibles y que no pueden ser manipulados por el usuario, debido a esto, los reportes contienen información innecesaria y se hacen muy complejo su interpretación, de tal forma que deben ser manipulados de forma manual por el usuario para así poder presentar estos informes a las áreas pertinentes. Además, es un software empaquetado que no permite la integración con los demás sistemas de información existentes, lo que obliga a los demás departamentos esperar respuestas de las áreas de contabilidad y financiera retrasando la operación e incrementando costos en los procesos.
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2. MARCO TEÓRICO 2.1 REPORTES CONTABLES
Los reportes contables representan la situación financiera en la cual se encuentra la empresa DIMEL ingeniería, permiten identificar cuáles deben ser las prioridades referentes a los pagos. Estos reportes son generados por el departamento de contabilidad, con el fin de presentarlos a la gerencia de la empresa, en donde se toman decisiones con la información contenida en estos reportes. Estos reportes son divididos en dos tipos los cuales son: (Cuentas por pagar – Cuentas por cobrar).
2.2 CUENTAS POR PAGAR
Los reportes de las cuentas por pagar representan los valores o facturas referentes a las compras relacionadas con servicios, insumos y materiales que se realizaron por parte de la empresa DIMEL ingeniería, se denominan estos reportes como las cuentas que se deben a los proveedores.
2.3 CUENTAS POR COBRAR
Los reportes de las cuentas por cobrar representan los valores o facturas referentes a las ventas tanto de productos como de servicios que la empresa DIMEL ingeniería realiza, se denominan estos reportes como las cuentas que los clientes le deben a la empresa.
2.4 PLUG-IN
Programa que puede anexarse a otro para aumentar sus funcionalidades generalmente sin afectar otras funciones ni afectar la aplicación principal. No se trata de un parche ni de una actualización, es un módulo aparte que se incluye opcionalmente en una aplicación.1
1 Diccionario de informática y tecnología, Definición de plugin. [en línea]. [Consultado 17 de
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Siigo Inteligente es una herramienta administrativa desarrollada para que las empresas puedan manejar su contabilidad. Para DIMEL ingeniería esta herramienta le permite realizar sus análisis de sus estados financieros y generar una serie de reportes que ya se encuentran definidos mediante plantillas, las cuales no pueden ser modificadas por sus clientes. Siigo permite la gestión de contabilidad, documentos, cartera, recaudo, cuentas por pagar, activos fijos, inventarios, presupuesto, pedidos, compras, ventas.2
2.6 SIIGO ADD-IN
Siigo add-in es un módulo que se le incorpora a la herramienta Siigo Inteligente, la cual permite realizar una serie de reportes mediante plantillas que ya se encuentran definidas en la herramienta.
Es el complemento de Siigo el cual permite integrar de una forma natural la información contable y administrativa a Excel por medio de unas funciones las cuales pueden ser manipuladas por el usuario final para poder realizar diferentes tipos defunciones.3
2.7 DIMEL INGENIERÍA
Somos líderes en la fabricación de productos metalmecánicos para infraestructura eléctrica, telecomunicaciones y mobiliario urbano. Prestación de servicios para obras civiles y eléctricas.
Somos una empresa dedicada a satisfacer las necesidades de los sectores eléctrico, telecomunicaciones y de construcción, mediante el diseño, fabricación, suministro de productos metalmecánicos y servicios de ingeniería, con innovación y recurso humano calificado. Generando desarrollo económico y social a nuestros colaboradores, proveedores, clientes y accionistas.4
2 Siigo Pyme. [en línea]. [Consultado 17 de Octubre, 2014].Disponible en internet:
http://www.siigo.com/pyme/
3 SIIGO Informática y Gestión S.A: Manual de usuario: Siigo add-in: Que es Siigo add-in. Versión
2.5, (2006). p.4.
4 DIMEL INGENIERÍA. Quienes somos. [en línea]. [Consultado 17 de Octubre, 2014].Disponible en
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3. ANTECEDENTES
Como antecedentes para este proyecto se encuentran diversas metodologías en diferentes sistemas a la hora de realizar reportes a la medida de los usuarios, de igual forma se pueden realizar estos reportes con una variedad de herramientas o plug-in desarrolladas para la aplicación de estas funciones.
3.1 SISTEMA WEB DE GESTIÓN Y CONTROL DE PROCESOS PARA LA DIRECCIÓN PROVINCIAL DEL IESS DE IMBABURA (MÓDULO DE GESTIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS DE SUMINISTROS)
El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social es una entidad, cuya organización y funcionamiento se fundamenta en los principios de solidaridad, obligatoriedad, universalidad, equidad, eficiencia, subsidiariedad y suficiencia. Se encarga de aplicar el Sistema del Seguro General Obligatorio que forma parte del sistema nacional de Seguridad Social.5El IESS es una institución que cuenta con infraestructura propia, con bienes muebles, bodegas de almacenamiento de suministros los que no han sido controlados debidamente con un orden desde su existencia, ya que no se cuenta con un sistema que controle el patrimonio que está bajo su administración y la gestión de necesidades internas de cada uno de los departamentos.6
Existe un departamento el cual es el encargado de distribuir los diferentes suministros para que la institución funcione, estos suministros son entregados sin tener un control seguro y ordenado de todos los despachos realizados, debido a esto se involucran unos costos adicionales por la pérdida de información, perdida de suministros y además se requiere de un tiempo prolongado para la revisión de los suministros en stock. El Módulo de Gestión y Control de Inventarios de Suministros ayudara a tener un control permanente a todos los suministros de la empresa, permitirá reducir costos y tiempos de ejecución mediante el control de toda su información.
3.2 REPORTES EN .NET CON CRYSTALREPORTS
5 El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social. Quienes Somos. [en línea]. [Consultado 17 de
Octubre, 2014]. Disponible en internet: http://www.iess.gob.ec/es/web/guest/inst-quienes-somos.
6 RUBÉN LUIS GONZÁLEZ TAYO. Sistema web de gestión y control de procesos para la dirección
20
herramientas más utilizadas para este tipo de requerimientos, ya que cuenta con una aplicación diseñada exclusivamente para la creación de informes que permite el desarrollo y manejo de estos aun si son complejos y adecuarlos según las necesidades propuestas por el cliente, además permite la conexión con cualquier motor de base de datos para realizar gestión de la información permitiendo presentarla en reportes, gráficos e incluso exportar sus reportes.
3.3 SAP CRYSTALREPORTS
Una herramienta de informes de producción robusta, SAP CrystalReports convierte casi cualquier fuente de datos en información interactiva, procesable que se puede acceder fuera de línea o en línea, a partir de las aplicaciones, portales y dispositivos móviles.7
Esta herramienta es diseñada para todo tipo de empresas, ya que permite tener la información organizada y oportunamente, brindándole la posibilidad de tomar decisiones acertadas y rápidas mediante la gestión de toda la información, en donde se involucran los procesos de la empresa para la buena toma de decisiones. La presentación de reportes con esta herramienta puede ser de forma dinámica e interactiva con cualquier tipo de información.
7 SAP CrystalReports. La introducción de 2013 CrystalReport soluciones. [en línea]. [Consultado
21
4. OBJETIVOS 4.1 OBJETIVO GENERAL
Desarrollar e implantar un módulo que genere reportes contables para integrar al área administrativa y financiera de la empresa DIMEL ingeniería.
4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Identificar los usuarios que van a interactuar con el sistema haciendo uso del módulo de reportes.
Identificar las etapas y actividades necesarias para el desarrollo del módulo. Además, determinar los puntos de control y las métricas para asegurar el cumplimiento del proyecto.
Investigar y evaluar la posible alternativa de solución.
Diseñar la solución seleccionada, realizando la respectiva documentación. Implementar el diseño, documentando los ajustes y verificar su funcionamiento.
Realizar las pruebas funcionales, pruebas de aceptación y capacitación al personal.
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Este proyecto es de vital importancia para la empresa ya que nos permitirá conocer en detalle todo lo relacionado con las cuentas contables y financieras de la empresa Dimel Ingeniería, teniendo claridad de cada uno de sus respectivos reportes (cuentas por pagar y cuentas por cobrar), de igual forma se logrará identificar el estado de cada cuenta y el estado de cada proveedor, es decir, que se tendrá al detalle cuáles son las cuentas que se requieran pagar en un determinado tiempo y, a su vez, las cuentas que se deben cobrar dentro de un rango de tiempo, especificando al detalle cuáles son los clientes o proveedores que están relacionados según el tipo de cuenta.
El aspecto más importante del proyecto es permitir que la empresa Dimel Ingeniería sea más competitiva, ya que estos reportes nos brindarán la información necesaria para la toma de decisiones y ampliará el desarrollo de las funciones de las diferentes áreas involucradas tales como: el área de contabilidad, el área administrativa y el área de gerencia, además lograra unificar e integrar la información y de esta forma se mejorará la comunicación entre las mismas.
23
6. METODOLOGÍA
Este documento será evaluado y controlado según el plan de gestión de proyectos de software, se identificara una metodología el cual define cada actividad a realizar para asegurar la conclusión del proyecto.
Las actividades de trabajo se encuentran definidas dentro de cada una de las etapas del modelo de Procesos de Desarrollo Unificado (RUP), y estarán estipuladas desde el principio del proyecto, pero de acuerdo con la metodología estas actividades pueden ser modificadas al transcurso del proceso de desarrollo.
6.1 ETAPA DE INICIO O CONCEPTUALIZACIÓN
Realizar la documentación pertinente con el fin de tener aprobación sobre el plan de gestión del proyecto.
Especificación de las necesidades y posibles ideas según el planteamiento del problema.
Identificar los procesos actuales y realizar la verificación de los datos.
Determinar las posibles alternativas, estructurar los datos necesarios para el diseño del módulo y el diseño del programa.
6.2 ETAPA DE ELABORACIÓN
Realizar plan de gestión de análisis para el desarrollo y funcionamiento del sistema.
Análisis de requerimientos.
Modelo casos de uso.
Diagrama de actividades.
Diagrama de clases.
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Diagrama de componentes. Diagrama de despliegue.
6.3 ETAPA DE CONSTRUCCIÓN
Realizar el desarrollo del módulo según el plan previsto.
Verificar posibles requerimientos o nuevas necesidades, teniendo en cuenta posibles cambios o mejoras al módulo.
Someter el módulo a evaluación por el usuario mediante las pruebas de aceptación y pruebas funcionales.
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7. DESARROLLO DEL PROYECTO 7.1 ETAPA DE INICIO O CONCEPTUALIZACIÓN
7.1.1 Realizar la documentación pertinente con el fin de tener aprobación
sobre el plan de gestión del proyecto. Se llevó a cabo la documentación para
declarar el proyecto dentro de la empresa Dimel Ingeniería, dando reconocimiento formal a todos los involucrados dentro de la organización mediante el acta de proyecto. Este documento especifica los objetivos, el alcance general del proyecto, personas involucradas, principales entregables, fechas importantes y el presupuesto requerido hasta el momento.
7.1.2 Especificación de las necesidades tanto del sistema actual como de
posibles ideas según el planteamiento del problema. Para conocer las
especificaciones de las necesidades por parte de cliente se llevaron a cabo unas actividades.
Se realizaron una serie de entrevistas a los usuarios involucrado en el sistema para módulo de reportes, a continuación se encuentra un resumen de la entrevista.
- La necesidad que se tiene es organizar y completar una información en unos formatos determinados.
- El problema a resolver es generar los reportes solo con la información necesaria para la toma de decisiones.
- El proceso actualmente requiere de varios pasos, los cuales algunos son generados en el software ‘Siigo’ y otros de forma independiente según el reporte que desea realizar.
- El problema se resolvería con un nuevo software que nos permitiera convertir, organizar y completar la información de una forma más rápida y precisa.
- Los principales procesos son la creación de clientes, creación de proveedores, creación de vendedores, creación de cuentas por pagar y cuentas por cobrar. - El software se llama Siigo.
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- Estos procesos se realizan normalmente cada semana.
- Los archivos que se requieren deben cumplir con la estructura de las plantillas que fueron determinadas por el área de gerencia.
Ver el anexo 1 el detalle de la entrevista.
Se utilizó el desarrollo de prototipos como técnica para la obtención de
requerimientos, se diseñaron algunas pantallas con el fin que los usuarios del sistema en el módulo de reportes generaran dudas o compartieran sus necesidades de forma general. Estos prototipos solo indican una idea de cómo podría ser el modulo mas no una solución ya definitiva.
Ver anexo 2 los prototipos propuestos.
7.1.3 Identificar los procesos actuales y realizar la verificación de los datos.
7.1.3.1 Proceso actual. Actualmente los procesos para la generación de los
reportes contables se realizan periódicamente cada semana, tanto el reporte de las cuentas por pagar como el reporte de las cuentas por cobrar son generados mediante un software llamado SIIGO, el cual es un software contable que la empresa Dimel Ingeniería utiliza en sus procesos.
Los usuarios encargados de generar estos reportes deben ingresar a SIIGO y dirigirse a la siguiente ruta: (“Cuentas por cobrar – Edades de cartera – Actualiza a
10 columnas – Informe a 10 columnas”) para los reportes de las cuentas por
cobrar y dirigirse a la ruta (“Cuentas por pagar – Edades de proveedores –
Actualiza a 10 columnas – Informe a 10 columnas”) para los reportes de las
cuentas por pagar. Los archivos generados son de extensión (.xlsx) Excel y tienen aproximadamente 800 registros cada uno según la demanda y la oferta que haya tenido Dimel Ingeniería en la semana, estos archivos tienen el nombre de: CUENTAS X COBRAR 25 MARZO y CUENTAS X PAGAR 26 MARZO, además los usuarios deben tener permisos en el software SIIGO para poder acceder a estos tipos de archivos. Los archivos generados por el software SIIGO son los siguientes: Ver anexo 3 y anexo 4.
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Una vez generado los archivos el usuario debe modificarlos de forma manual, para esto el usuario construye los reportes de acuerdo a las plantilla solicitadas por el área administrativa y gerencia, estos reportes son alimentados con la información de los archivos previamente generados por el usuario en el software SIIGO, el proceso que realiza el usuario es: copiar, organizar, filtrar, agrupar y formular la información de los archivos y construir el reporte de acuerdo a la plantilla mencionada previamente. Las plantillas solicitadas son las siguientes: Ver anexo 5 y anexo 6.
Después de tener cada reporte el usuario debe imprimirlo y enviarlo a las personas involucradas para su posterior análisis. Este proceso lleva mucho tiempo y existe muchas probabilidades que el usuario se equivoque en las formulaciones, estos reportes son de vital importancia para Dimel Ingeniería ya que contienen toda la información contable de la empresa.
7.1.3.2 Verificación de datos. Los archivos generados por elsoftware SIIGO para
las cuentas por pagar (EDADES CUENTAS POR PAGAR: DETALLADA - ALFABETICA) contienen la siguiente información: Nit del proveedor, digito de verificación, tercero, sucursal, nombre, cuenta, cta, descripción, saldo, valor vencido, teléfono 1, teléfono 2, ciudad, comprobante, fecha, fecha vencimiento y una estructura de intervalos que va desde 0 hasta 360. Ver anexo 7 la descripción completa de todos los campos de las cuentas por pagar.
Los archivos generados por el software SIIGO para las cuentas por cobrar (EDADES DE CARTERA DETALLADO POR VENDEDOR) contienen la siguiente información: Vendedor nombre, vendedor, nombre, cuenta descripción, cuenta, descripción, tercero nombre, tercero, nombre, teléfono 1, teléfono 2, dirección, total, valor vencido, documento, fecha documento, fecha vencimiento.
Ver anexo 8 la descripción completa de todos los campos de las cuentas por cobrar.
7.1.4 Determinar las posibles alternativas, estructurar los datos necesarios
para el diseño del módulo y el diseño del programa. Se determinaron dos
alternativas para el desarrollo del módulo de reportes. La alternativa 1 fue tratar de conectar o consultar los registros necesarios ya ingresados en el software SIIGO para la generación de los reportes, para esto se solicitó una visita por parte del proveedor y darles a conocer la necesidad puntual y el requerimiento a solicitar.
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software empaquetado que no permite la conexión con otros sistemas, además de esto, el software SIIGO maneja su información mediante el lenguaje cobol (Common Business OrientedLanguage) el cual es un lenguaje muy antiguo que no permite realizar conexiones debido a su estructura de división.
Ilustración 1. Alternativa 1
Fuente: Elaboración propia
La siguiente alternativa 2 consiste en importar los archivos generados por el usuario desde el software SIIGO al módulo de reportes, esta alternativa conlleva a estructurar un modelo el cual nos permita almacenar los registros necesarios para la generación de los nuevos reportes, además debe permitir realizar una gestión completa para el manejo de la información referente a TERCEROS - (clientes, proveedores y vendedores) y una gestión completa para el manejo de las cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
Reportes Nuevo reporte s Software Siigo Modulo reportes BD m el
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Ilustración 2. Alternativa 2
Fuente: Elaboración propia
La importación de los archivos al módulo deberá ser realizada mediante la alternativa 2, permitiendo a los usuarios cada vez que requieran generar un nuevo reporte con la estructura definida, esta información será insertada en una base de datos la cual debe permitir ser consultada en cualquier momento y adaptada a nuevas funcionalidades, ya que el módulo de reportes deberá integrarse con otros módulos que se encuentran en un plan estratégico que tiene la empresa Dimel Ingeniería acorto plazo. Esta alternativa contempla que se puedan generar diversos reportes según las necesidades del usuario o según las áreas que lo soliciten.
7.1.4.1 Estructura de datos. La estructura de datos que se muestra a
continuación define todos los campos necesarios para el buen funcionamiento del sistema de reportes contables.
Modulo reportes BD Reporte s Software Siigo Aplicación manual Nueva BD Datos Nuevos reportes
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Tabla Campos
Clientes Código cliente, nombre razón social, código tipo identificación, número identificación, teléfono, celular, correo electrónico, código estado, dirección, observaciones, usuario creación, fecha creación, usuario modificación, fecha modificación, fecha cumpleaños, código ciudad, código tipo persona.
Proveedores Código proveedores, número razón social, código tipo identificación, número identificación, dirección, teléfono, teléfono alterno, celular, numero fax, código ciudad, correo electrónico, código tipo proveedor, nombre representante, registro cámara comercio, observaciones, usuario creación, usuario modificación, fecha modificación, código estado. Vendedores Código vendedor, nombres, apellidos, número identificación,
código Siigo, usuario creación, fecha creación, correo electrónico, cargo, código ciudad, celular, dirección, teléfono, observaciones.
Cuentas cobrar Código cuentas cobrar, código vendedor, código cliente, numero comprobante, fecha creación, fecha vencimiento, valor cobrar, valor vencido, usuario creación, fecha modificación, usuario modificación, observaciones, código estado cuenta.
Cuentas pagar Código cuentas pagar, fecha creación, numero comprobante, fecha creación, fecha vencimiento, valor pagar, valor vencido, usuario creación, fecha modificación, usuario modificación, observaciones, código estado cuenta, código proveedores. País Código país, nombre país, código postal.
Departamento Código departamento, nombre departamento, código país, código zona.
Ciudad Código ciudad, código departamento, nombre ciudad, descripción.
Zona Código zona, nombre zona, descripción zona. Tipo
identificación Código tipo identificación, nombre tipo, descripción. Tipo persona Código tipo persona, nombre tipo persona, descripción.
Tipo proveedor Código tipo proveedor, descripción tipo proveedor, nombre proveedor.
Estado cuentas Código estado cuenta, nombre estado, descripción. Estado terceros Código estado, nombre estado, descripción.
Vendedores
31 01 - PARAMETRIZACION - Parámetro 1 - Parámetro 2 - Parámetro 3
7.1.4.2 Diseño del módulo y diseño del programa. A continuación se describen
cada uno de los procesos o módulos que están involucrados en el sistema de reportes contables.
Parametrización: Indica la posibilidad al usuario/Administrador para ingresar
los datos básicos de parametrización que permita el buen funcionamiento del MODULO DE REPORTES CONTABLES.
Importar archivos: Indica la posibilidad al usuario para la búsqueda de los
archivos que fueron generados desde el software SIIGO, mediante la opción estándar del sistema operativo Windows 7 (Examinar archivos), se debe seleccionar el tipo de cuenta a importar, después cargar el archivo en donde tenemos las opciones para Importar y para Generar informe según el archivo o tipo de cuenta establecido.
Gestión terceros: Indica la posibilidad al usuario para la gestión
individualizada de los terceros, es decir, nos brinda todas las posibles acciones que puede tener un (Cliente – Proveedor - Vendedor), de esta forma el usuario podrá realizar la consulta, creación, modificación y eliminación de los registros.
Gestión cuentas: Indica la posibilidad al usuario para la gestión
individualizada de las cuentas, es decir, nos brinda todas las posibles acciones que puede tener una (Cuenta por pagar – Cuenta por cobrar), de esta forma el usuario podrá realizar la consulta, creación, modificación y eliminación de los registros.
7.1.4.3 Módulos del sistema - MRC01 - módulo de reportes contables. A
continuación se muestra la estructura de cada uno de los módulos del sistema de reportes contables.
32 MRC01-03 Gestión de clientes MRC01-04 Gestión de proveedores MRC01-05 Gestión de vendedores 04 – GESTION DE PROVEEDORES - Consultar - Crear - Modificar - Eliminar 05 – GESTION DE VENDEDORES - Consultar - Crear - Modificar - Eliminar - Importar 02 – IMPORTACION DE ARCHIVOS - Examinar archivos - Cuentas por cobrar - Cuentas por pagar
- Importar 03 – GESTION DE CLIENTES - Consultar - Crear - Modificar - Eliminar
33
MRC01-06 Gestión de cuentas (Cobrar/Pagar)
7.2 ETAPA DE ELABORACIÓN
7.2.1 Realizar el plan para el desarrollo y funcionamiento del sistema.
El propósito del plan de gestión de análisis es el de estudiar a fondo toda la información que se presentó en el proceso de conceptualización. De esta manera entender correctamente las características del sistema contable y financiero. Finalmente de llegar a un diseño en el cual podamos basarnos con total seguridad a la hora de desarrollar el módulo de reportes contables.
Tiene como alcance realizar el diseño y prototipo funcional del módulo de reportes para la gestión de los procesos contables de la empresa Dimel Ingeniería. El modulo no realizará la contabilidad, gestión de activos ni recursos humanos.
7.2.1.1 Responsables del proyecto. Sponsor:
Facilitar los recursos financieros requeridos para la ejecución del proyecto.
Resolver situaciones relacionadas con el presupuesto y los recursos que superen los niveles de autoridad del Gerente del proyecto.
Facilitar la solución de conflictos que excedan la posibilidad de gestión por parte del Gerente del proyecto.
Apoyar el proceso de toma de decisiones de alto impacto para la empresa. 06 – GESTION DE CUENTAS
- Consultar - Crear
- Modificar - Eliminar
34
Gerente del proyecto:
Planificar las actividades y los recursos requeridos para la ejecución, evaluación, control, comunicación y aseguramiento de calidad del proyecto.
Administrar los recursos disponibles durante la ejecución del proyecto, solucionando inconvenientes que se puedan presentar durante el desarrollo del mismo.
Definir y ejecutar las estrategias que permitan realizar una adecuada comunicación a todos los interesados del proyecto.
Identificar los riesgos antes y durante la ejecución del proyecto y generar alternativas que permitan cumplir con la línea base del mismo (Costo, presupuesto y tiempo).
Coordinar las actividades con las áreas funcionales relacionadas con el levantamiento de la información, definición de los procesos funcionales, pruebas y capacitación.
Analista y desarrollador:
Identificar las necesidades puntuales de cada área de trabajo.
Realizar las especificaciones necesarias en donde se identifiquen los requisitos funcionales y no funcionales.
Llevar el control de las actividades correspondientes para el desarrollo del proyecto.
Realizar las pruebas pertinentes para una incorporación exitosa del proyecto.
Realizar los documentos pertinentes de actividades, dejando claro los procesos que se llevaran a cabo.
35
Tabla 2. Responsables del proyecto
Nombre Cargo Rol
Luis Javier Salcedo Director Financiero y
Administrativo Sponsor
Claudia Ayora Directora Planeación Gerente del proyecto
Juan David Zamora Analista T.I Analista
Desarrollador
7.2.1.2 Participantes claves del proyecto (Interesados) Tabla 3. Participantes claves del proyecto
Nombre Área Cargo
Ing. Luis Fernando
Gutiérrez Gerencia Gerente Comercial
Luis Javier Salcedo Administrativa Director Financiero y Administrativo Alejandra Ramírez Gerencial Asistente de Gerencia
Viviana Calderón Contabilidad Coordinadora Contable Marcela Pino Contabilidad Asistente Contable
Daniela Orozco Proyectos Administrador
7.2.1.3 Descripción de roles del sistema
Asistente de Gerencia: Persona encargada de importar “Convertir” los
archivos al módulo y posteriormente generar los reportes de las cuentas por pagar y los reportes de las cuentas por cobrar.
36 creación, modificación).
Coordinadora contable: Persona encargada de supervisar toda la gestión de
terceros y gestiones de cuentas. Además podrá consultar todo tipo de reporte referente a las cuentas.
Director Administrativo: Persona encargada de validar toda la información
de los reportes contables, además podrá tener acceso a todas las gestiones realizadas en el módulo.
Gerencia: Persona que toma decisiones con la información de los reportes,
debe tener acceso a todas las gestiones realizadas en el módulo, además permitir exportar los reportes a con extensión (.xlsx) Excel.
Administrador: Persona encargada de ingresar todos los registros básicos
para el buen funcionamiento del módulo, como los registros parámetros y los registros definidos para el modulo.
7.2.1.4 Usuarios del sistema Tabla 4. Usuarios del sistema
Nombre Rol
Alejandra Ramírez Asistente de Gerencia
Marcela Pino Asistente contable
Viviana Calderón Contabilidad
Luis Javier Salcedo Director administrativo Ing. Luis Fernando Gutiérrez Gerencia
37
7.2.2 Análisis de requerimientos
7.2.2.1 Especificación de los requerimientos funcionales Tabla 5. Requerimientos funcionales
N° Descripción
1 El sistema en el módulo de reportes debe permitirle al usuario examinar archivos dentro de su ordenador para luego ser cargado al módulo.
2 El sistema en el módulo de reportes debe ofrecerle al usuario una opción que le permita importar los archivos de las cuentas por pagar a la base de datos la cual se encuentra conectada con el sistema.
3 El sistema en el módulo de reportes debe ofrecerle al usuario una opción que le permita importar los archivos de las cuentas por cobrar a la base de datos la cual se encuentra conectada con el sistema.
4 El sistema en el módulo de reportes deberá ofrecer una opción mediante la cual el usuario pueda generar los reportescon la estructura definidapara las cuentas por pagar.
5 El sistema en el módulo de reportes deberá ofrecer una opción mediante la cual el usuario pueda generar los reportescon la estructura definidapara las cuentas por cobrar.
6
El sistema deberá validar que los archivos para las cuentas por pagar y los archivos para las cuentas por cobrar contengan la información necesaria y estructura establecida para ser registrada en la base de datos, si los archivos no cumplen con estas condiciones, el sistema deberá mostrarle al usuario una alerta indicándole que hay una inconsistencia en el archivo, por favor verifique el archivo que desea importar.
7
Cuando el archivo cargado de las cuentas por pagar se importe al módulo, el sistema deberá mostrarle al usuario un resumen relacionado con la cantidad de registros ingresados a la base de datos el cual debe contener la siguiente información:
- Cuentas por pagar correctas - Cuentas por pagar repetidas - Proveedores correctos - Proveedores repetidos 8
Cuando el archivo cargado de las cuentas por pagar se importe al módulo, el sistema deberá mostrarle al usuario un resumen relacionado con la cantidad de registros ingresados a la base de datos el cual debe contener la siguiente información:
38 - Cuentas por cobrar repetidas - Clientes correctos
- Clientes repetidos
9
El sistema en el módulo de reportes deberá permitir crear una cuenta por cobrar para lo cual el sistema debe solicitar al usuario que ingrese la siguiente información:
Cliente (*) (El sistema deberá mostrar una lista de todos los clientes existentes en el sistema y el campo debe tener la opción de autocompletar)
- Número comprobante (*) - Fecha vencimiento (*) - Valor a cobrar (*) - Observaciones
10 El sistema en el módulo de reportes deberá validar que la fecha de vencimiento ingresada por el usuario para la creación de la cuenta por cobrar no sea menor a la fecha actual del sistema.
11 El sistema en el módulo de reportes deberá validar que el valor a cobrar ingresado por el usuario para la creación de una cuenta por cobrar sea mayor a cero (0).
12
El sistema en el módulo de reportes deberá permitir consultar una cuenta por cobrar, cuando se ingrese al módulo de cuentas por cobrar el sistema deberá mostrar todos los clientes que tengan una cuenta por cobrar relacionada, con el acumulado del total de la cuentas y el total del valor vencido que tenga cada cliente.
13 El sistema en el módulo de reportes deberá realizar la sumatoria de los valores a cobrar de todas las cuentas por cobrar relacionadas a cada cliente.
14 El sistema en el módulo de reportes deberá organizar alfabéticamente por nombre todos los clientes que tengan una cuenta por cobrar relacionada.
15
El sistema en el módulo de reportes deberá contar con la opción de realizar filtros para la consulta de un cliente específico que tenga relacionado al menos una cuenta por cobrar, el sistema debe ofrecer los siguientes filtros.
- Vendedor
- Cliente (Nombre Razón Social) - Nit
16 El sistema en el módulo de reportes deberá permitir ver en detalle todas las cuentas por cobrar que tenga cada cliente, mostrando solo las cuentas por cobrar relacionadas al cliente específico consultado en el requerimiento anterior y organizando los registros de forma descendente según la fecha de vencimiento.
39 17
Tabla 5. (Continuación)
El sistema en el módulo de reportes deberá contar con la opción de realizar filtros para la consulta de una cuenta por cobrar en específico, el sistema debe ofrecer los siguientes filtros.
- Número comprobante - Fecha creación
- Rango de fechas de vencimiento: Fecha inicial – Fecha final
18 El sistema en el módulo de reportes deberá validar que la fecha inicial seleccionada por el usuario para realizar una consulta de la cuenta por cobrar no sea mayor a la fecha final.
19 El sistema en el módulo de reportes deberá permitir modificar la información de una cuenta por cobrar. 20 El sistema en el módulo de reportes deberá permitir inactivar/eliminar una cuenta por cobrar. 21 El sistema en el módulo de reportes deberá permitir ingresar un valor a cancelar para cada cuenta por cobrar, este valor a cancelar puede ser
parcial o total al valor a cobrar de cada cuenta.
22 El sistema en el módulo de reportes deberá actualizar el valor a cobrar de cada cuenta cada vez que se ingrese un valor a cancelar. 23 El sistema en el módulo de reportes deberá mostrar el valor vencido y los días vencidos de cada cuenta por cobrar si la fecha de vencimiento
de la cuenta es mayor a la fecha actual del sistema. 24
El sistema en el módulo de reportes deberá permitir generar un reporte que contenga la siguiente información: Nombre del cliente, teléfono, valor total a cobrar, valor total vencido, nombre del vendedor y cantidad de cuentas por cobrar.
25
El sistema en el módulo de reportes deberá permitir generar un reporte individual por cliente que contenga la siguiente información: Nombre del cliente, número del comprobante, valor a cobrar, valor vencido, fecha de creación, fecha de vencimiento, días vencidos.
26
El sistema en el módulo de reportes deberá permitir crear una cuenta por pagar para lo cual el sistema debe solicitar al usuario que ingrese la siguiente información:
Proveedor (*) (El sistema deberá mostrar una lista de todos los proveedores existentes en el sistema y el campo debe tener la opción de autocompletar)
- Número de comprobante (*) - Fecha vencimiento (*) - Valor apagar (*) - Observaciones
27 El sistema en el módulo de reportes deberá validar que la fecha de vencimiento ingresada por el usuario para la creación de la cuenta por pagar no sea menor a la fecha actual del sistema.
40
28 El sistema en el módulo de reportes deberá validar que el valor apagar ingresado por el usuario para la creación de una cuenta por pagar sea mayor a cero (0).
29
El sistema en el módulo de reportes deberá permitir consultar una cuenta por pagar, cuando se ingrese al módulo de cuentas por pagar el sistema deberá mostrar todos los proveedores que tengan una cuenta por pagar relacionada, con el acumulado del total que se debe pagar a cada proveedor y el total del valor vencido a pagar.
30 El sistema en el módulo de reportes deberá realizar la sumatoria de los valores a pagar de todas las cuentas por pagar relacionadas a cada proveedor.
31 El sistema en el módulo de reportes deberá organizar alfabéticamente por nombre todos los proveedores que tengan una cuenta por pagar relacionada.
32
El sistema en el módulo de reportes deberá contar con la opción de realizar filtros para la consulta de un proveedor específico que tenga relacionado al menos una cuenta por pagar, el sistema debe ofrecer los siguientes filtros.
- Proveedor / Nombre razón social - Nit
- Tipo de proveedor 33
El sistema en el módulo de reportes deberá permitir ver en detalle todas las cuentas por pagar que tenga cada proveedor, mostrando solo las cuentas por pagar relacionadas al proveedor específico consultado en el requerimiento anterior y organizando los registros de forma descendente según la fecha de vencimiento.
34
El sistema en el módulo de reportes deberá contar con la opción de realizar filtros para la consulta de una cuenta por pagar en específico, el sistema debe ofrecer los siguientes filtros.
- Número comprobante - Fecha creación
- Rango de fechas vencimiento: Fecha inicial – Fecha final
35 El sistema en el módulo de reportes deberá validar que la fecha inicial seleccionada por el usuario para realizar una consulta de la cuenta por pagar no sea mayor a la fecha final.
36 El sistema en el módulo de reportes deberá permitir modificar la información de una cuenta por pagar. 37 El sistema en el módulo de reportes deberá permitir inactivar/eliminar una cuenta por pagar. 38 El sistema en el módulo de reportes deberá permitir ingresar un valor a pagar para cada cuenta por pagar, este valor a pagar puede ser parcial
41 39
Tabla 5. (Continuación)
El sistema en el módulo de reportes deberá actualizar el valor a pagar de cada cuenta cada vez que se ingrese un valor a pagar.
40 El sistema en el módulo de reportes deberá mostrar el valor vencido y los días vencidos de cada cuenta por pagar, si la fecha de vencimiento de la cuenta es mayor a la fecha actual del sistema.
41
El sistema en el módulo de reportes deberá permitir generar un reporte que contenga la siguiente información: Nombre del proveedor, teléfono, valor total a pagar, valor total vencido a pagar y cantidad de cuentas por pagar.
42
El sistema en el módulo de reportes deberá permitir generar un reporte individual por proveedor que contenga la siguiente información: Nombre del proveedor, número del comprobante, valor a pagar, valor vencido a pagar, fecha de creación, fecha de vencimiento y días vencidos.
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El sistema en el módulo de reportes deberá permitir crear un cliente, para lo cual el sistema debe solicitar al usuario que ingrese la siguiente información:
- Nombre razón social (*)
- Tipo identificación (*) (El sistema deberá mostrar una lista de los tipo de identificación existentes en el sistema)
- Número identificación (Nit) (*) - País (*)
- Departamento (*) - Ciudad (*)
- Vendedor (*) (El sistema deberá mostrar una lista de todos los vendedores existentes en el sistema)
- Teléfono (*) - Celular
- Correo electrónico (*) - Dirección
- Tipo persona (*) (El sistema deberá mostrar una lista de los tipo de persona existente en el sistema)
- Fecha cumpleaños - Observaciones
44 El sistema en el módulo de reportes deberá validar que el correo electrónico ingresado por el usuario para la creación del cliente cumpla con la estructura definida para los correos.
45
El sistema en el módulo de reportes deberá permitir consultar un cliente en específico, cuando se ingrese al módulo de gestión de clientes el sistema deberá mostrar todos los clientes registrados en el sistema con las siguientes opciones para realizar un filtro.
42 - Nit
- Vendedor - Estado
46 El sistema en el módulo de reportes deberá permitir modificar la información de un cliente. 47 El sistema en el módulo de reportes deberá permitir inactivar un cliente. 48
El sistema en el módulo de reportes deberá permitir generar un reporte de todos los clientes registrados en el sistema que contenga la siguiente información: Nombre del cliente, Nit, Teléfono, Ciudad, Vendedor, Estado.
49
El sistema en el módulo de reportes deberá permitir crear un proveedor, para lo cual el sistema debe solicitar al usuario que ingrese la siguiente información:
- Nombre razón social (*)
- Tipo identificación (*) (El sistema deberá mostrar una lista de los tipo de identificación existentes en el sistema)
- Número identificación (*) - País (*) - Departamento (*) - Ciudad (*) - Teléfono (*) - Correo electrónico (*) - Nombre representante (*) - Dirección (*) - Teléfono alterno - Celular - Número fax
- Tipo proveedor (*) (El sistema deberá mostrar una lista de los tipo de proveedor existentes en el sistema)
- Registro cámara comercio - Observaciones
50 El sistema en el módulo de reportes deberá validar que el correo electrónico ingresado por el usuario para la creación de un proveedor cumpla con la estructura definida para los correos.
51
El sistema en el módulo de reportes deberá permitir consultar un proveedor en específico, cuando se ingrese al módulo de gestión de proveedores el sistema deberá mostrar todos los proveedores registrados en el sistema con las siguientes opciones para realizar un filtro.
- Nombre razón social - Nit
43
Tabla 5. (Continuación)
- Estado
52 El sistema en el módulo de reportes deberá permitir modificar la información de un proveedor. 53 El sistema en el módulo de reportes deberá permitir inactivar un proveedor. 54
El sistema en el módulo de reportes deberá permitir generar un reporte de todos los proveedores registrados en el sistema que contenga la siguiente información: Nombre del proveedor, Nit, Teléfono, Ciudad, Tipo de proveedor, Estado.
55 El sistema en el módulo de reportes deberá mostrarle al usuario un mensaje “El proceso se realizó satisfactoriamente”, cuando algún proceso se realice correctamente.
56 El sistema en el módulo de reportes deberá validar que todos los campos obligatorios (*) contengan información.
7.2.2.2 Especificación de los requerimientos no funcionales Tabla 6. Requerimientos no funcionales
N° Descripción
1 Los archivos a importar en el módulo de reportes deben estar con una extensión (.xlsx). 2 El sistema debe estar en capacidad de importar el archivo al módulo de reportes en un tiempo mínimo de 3 minutos. 3 El sistema en el módulo de reportes deberá tener una conexión establecida con el motor de base de datos Postgres. 4 El sistema en el módulo de reportes debe permitirle a los usuarios ingresar al sistema según los roles y permisos estipulados por la
configuración del sistema.
5 El sistema debe permitir conexiones con otros sistemas o motores de base de datos. 6 El sistema debe guardar toda la información ingresada en mayúscula 7 El sistema debe permitir que los reportes generados en el módulo se puedan exportar con una extensión, (.xlsx) – Excel. 8 El sistema en el módulo de reportes debe funcionar con el navegador web Google Chrome.
44
7.2.2.3 Drivers de arquitectura
Tabla 7. Drivers de arquitectura - Agilidad en la generación de reportes Nombre del
Motivador
de Negocio Descripción del Motivador de Negocio
Agilizar el proceso de
generación de reportes Reducir el tiempo del proceso para la generación de reportes en un tiempo inferior a 2 minutos.
Estrategias a Seguir
Realizar una interfaz clara que permita tener filtros o rangos de fechas para la generación de los reportes, en donde la configuración del sistema consultara de forma específica.
Medida
Tiempo de duración del proceso para la generación de los reportes contables.
Rangos Cota Mínima Cota Máxima
Ninguno 4:01 Mayor Bajo 3:30 4:30 Moderado 2:30 3:30 Fuerte 1:30 2:30 Muy Fuerte 0:30 1:30 Asociación del Motivador con el Negocio
Definido Por: Gerente de proyectos Ejecutado Por: Asistente de Gerencia /
Coordinadora Contable
7.2.3 Modelo casos de uso. Los diagramas de casos de uso nos permitirán
45
7.2.3.1 Listado de casos de uso
CU01: Crear cliente CU02: Crear proveedor CU03: Crear vendedor CU04: Modificar cliente CU05: Modificar proveedor CU06: Modificar vendedor CU07: Crear cuenta por pagar CU08: Crear cuenta por cobrar CU09: Modificar cuenta pagar CU10: Modificar cuenta cobrar CU11: Inactivar cliente
CU12: Inactivar proveedor
CU13: Generar reportes
CU14: Reporte cuentas por pagar CU15: Reporte cuentas por cobrar CU16: Reporte clientes
CU17: Reporte proveedores CU18: Reporte vendedores CU19: Importar archivo CU20: Inicio sesión CU21: Crear parámetro CU22: Modificar parámetro CU23: Eliminar parámetro
7.2.3.2 Diagramas casos de uso. Los siguientes diagramas nos muestran los
46
Ilustración 4. Diagrama casos de uso asistente gerencia
Ver el anexo 9 para continuar con los casos de uso.
7.2.3.3 Guiones casos de uso
Las siguientes tablas nos muestran al detalle los casos de uso más importantes del proyecto, identificando los casos de uso según la gestión correspondiente.
47
Tabla 8. Guion 01 - Crear cliente
Caso de Uso No. 01
Nombre Crear cliente
Descripción Permite al usuario ingresar la información de un cliente
Actores Asistente contable - Coordinador contable
Guion Principal
Actor Sistema
1. Ingresa a la opción <Gestión Cliente>
2. Despliega los campos de consulta: - Nombre razón social - Nit - Vendedor - Estado
3. Selecciona <Crear Cliente>
4. Muestra los campos a ingresar: Nombre razón social, Tipo
identificación, Número identificación, Teléfono, Celular, Correo electrónico, Estado, Dirección, Observaciones, Fecha cumpleaños, País,
Departamento, Ciudad, Tipo persona, Vendedor
5. Ingresa la información del cliente
6. Selecciona <Adicionar>
7. Valida que el campo <Correo
electrónico> cumpla con la estructura EXC1
8. Valida los campos obligatorios para crear el cliente EXC2
9. Crea el cliente en el sistema
10. Termina caso de uso
Excepciones
48 EXC1 Asistente contable Coordinador contable
Despliega mensaje de error.
(Dirección de correo no valida)
Retorna a la acción 5.
EXC2 Asistente contable Coordinador
contable
Despliega mensaje de error. (Escriba un valor para el campo <Nombre del campo>)
Retorna a la acción 5.
CU relacionados N/A
Precondición El vendedor que se le relacione al cliente debe estar activo en el sistema
Post Condición N/A
Tabla 9. Guion 08 - Crear cuenta por cobrar
Caso de Uso No. 08
Nombre Crear cuenta por cobrar
Descripción Permite al usuario ingresar la información de una cuenta por cobrar
Actores Asistente contable - Coordinador contable
Guion Principal
Actor Sistema
1. Ingresa a la opción <Gestión Cuentas
por Cobrar>
2. Despliega los campos de consulta: Nombre razón social - Nit - Vendedor
3. Selecciona <Crear cuenta por cobrar
4. Muestra los campos a ingresar: Vendedor, Cliente (Nombre Razón Social), Número comprobante, Fecha vencimiento, Valor a cobrar,
Observaciones
5. Ingresa la información de la cuenta por
49
Tabla 9. (Continuación)
6. Selecciona el cliente a relacionar a la cuenta por cobrar <Buscar Cliente>. Si el cliente no existe debe crearlo <Crear Cliente>CU01
7. Muestra los clientes registrados en el sistema. Si el cliente no está
registrado debe retornar a la
acción6.
8. Selecciona <Seleccionar>
8. Debe cargar la información del cliente seleccionado. Nombre del proveedor y Nit
9. Selecciona <Adicionar>
10. Valida que el campo <Fecha de vencimiento> sea mayor a la fecha actual EXC1
11. Valida que el campo <Valor a cobrar> sea mayor a cero (0) EXC2
12. Valida los campos obligatorios para crear la cuenta por cobrar EXC3
13. Crea la cuenta por cobrar en el sistema
14. Termina caso de uso
Excepciones
Nombre Actor Sistema
EXC1
Asistente contable - Coordinador
contable
Despliega mensaje de error. (La fecha de vencimiento no puede ser menor a la fecha actual)
Retorna a la acción 5. EXC2 Asistente contable Coordinador contable
Despliega mensaje de error. (El Valor a cobrar debe ser mayor a cero (0))
Retorna a la acción 5. EXC3 Asistente contable Coordinador contable
Despliega mensaje de error. (Escriba un valor para el campo <Nombre del campo>)
50
CU relacionados CU01
Precondición La cuenta por cobrar debe relacionarla un cliente que se encuentre en el sistema y El vendedor que se le
relacione a la cuenta debe estar activo en el sistema
Post Condición N/A
Tabla 10. Guion 19 – Importar archivo
Caso de Uso No. 19
Nombre Importar archivo
Descripción Permite al usuario importar archivos al modulo
Actores Asistente de gerencia
Guion Principal
Actor Sistema
1. Ingresa a la opción <Importar Archivo>.
2. Despliega una lista con el nombre
<Tipo de archivo> que contiene los
paramentos de:
- Cuentas por cobrar - Cuentas por pagar.
3. Selecciona la opción según el archivo que desea importar al módulo.
4. Muestra un <Botón> para examinar el archivo.
5. Selecciona el botón <Seleccionar
archivo>
6. Despliega la ventana estándar para examinar 'Buscar' archivos en el ordenador.
7. Selecciona el archivo que desea cargar
al módulo.
8. Selecciona el botón <Importar>
9. Valida que la estructura del archivo cargado cumpla con los campos requeridos. EXC1
51
Tabla 10. (Continuación)
10. Termina caso de uso.
Excepciones
Nombre Actor Sistema
EXC1 Asistente gerencia
Despliega mensaje de error. (El archivo cargado no cumple con los parámetros necesarios)
Retorna a la acción 5.
CU relacionados N/A
Precondición N/A
Post Condición Se ingresan registros al modulo
Ver el anexo 10 para continuar con los guiones casos de uso.
7.2.4 Diagrama de actividades. Los diagramas de actividades nos permitirán
representar el proceso dinámico que tiene cada gestión dentro del sistema mostrando el flujo de acciones más significativas de cada proceso.
52
Ilustración 7. Diagrama de actividades - Importar archivo
53
7.2.5 Diagrama de clases. Los diagramas de clases nos permitirán identificar la
distribución con la cual funciona el módulo de reportes contables dentro del sistema ya que se especifican los atributos y funciones necesarias para el funcionamiento del módulo.
54
55
56
Ver el anexo 12 para continuar con los diagramas de clases.
7.2.6 Diagrama de secuencias. Los diagramas de secuencia nos permitirán
identificar como es la comunicación entre el usuario y el sistema a la hora de ejecutar un proceso.
57
58
59
Ver el anexo 13 para continuar con los diagramas de secuencia.
7.2.7 Modelo de base de datos. El modelo de base de datos nos permitirá
conocer cómo es el comportamiento de la base de datos, representando todas las entidades involucradas para el buen comportamiento del módulo.
60