PROCEDIMIENTO DE ACUERDO DE PAGO

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PROCEDIMIENTO DE ACUERDO DE PAGO

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Firma:

Nombre: Cristian Rene Oviedo A.

Firma:

Nombre: Esther Elena Salazar D.

Firma:

Nombre: Daniel Alejandro Pajoy B. Cargo: Contratista Cartera Cargo: Resp. Gestión de Experiencia Cargo: Gerente

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Código: EX.PR.01 Versión: 01

Proceso: GESTIÓN DE EXPERIENCIA Vigencia: 20/06/2017

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CONTROL DE MODIFICACIONES

VERSIÓN FECHA CAMBIOS REALIZADOS INCORPORÓ

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Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ... 4 2. ALCANCE... 4 3. DEFINICIONES ... 4 4. CONDICIONES GENERALES ... 6 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ... 7 6. ACCIONES CONTINGENTES ... 9 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ... 9 8. REGISTROS DE CALIDAD ... 9 9. ANEXOS ... 9

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1. OBJETIVO

El propósito de este procedimiento es permitir a los usuarios cancelar sus obligaciones pendientes con la Empresa de Telecomunicaciones de Popayán S.A. EMTEL E.S.P mediante la realización de un Acuerdo de Pago o financiación.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica los usuarios de la Empresa de Telecomunicaciones de Popayán S.A. EMTEL E.S.P que se encuentren con obligaciones pendientes.

3. DEFINICIONES

 Acuerdo de Pago o Financiación: Consiste en la conciliación de la cuenta del servicio masivo por medio del pago de una cuota inicial y el saldo dividido en cuotas iguales la cuales se cobrara mensualmente en la factura del servicio.

 Pagaré: Titulo valor mediante el cual se contrae una obligación de pagarle una cantidad de dinero en la fecha que figura en él.

 Suscriptor: Es la persona natural o jurídica quien figura como titular del servicio masivo en el sistema Open. Flexis.

 Suscripción: Es un número asignado por el sistema Open.Flexis a cada uno de los usuarios que tienen servicios con nuestra empresa.

 Casilla de Atención al Cliente: Es la oficina física donde se brinda atención personalizada a los usuarios.

 Persona Autorizada: Es aquella quién se presenta a realizar el Acuerdo de Pago solo en el caso de que el titular del servicio masivo no pueda presentarse por motivos de fuerza mayor.

 Planta Interna o Centrales: Es el lugar donde se realizan la administración, operación y mantenimiento de las centrales de conmutación.

 Plataformas: es el lugar donde se administran y controlan los servicios de internet, ADSL, cable modem, internet inalámbrico e internet dedicado por fibra óptica.

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 Cabecera de televisión. Es el lugar donde se administra la señal de televisión.

 Mediador de Servicios: El mediador de servicios es un servidor que sirve de interfaz entre el sistema de Administración Telefónica ‘Open. Flexis’ y el software de la central telefónica, permitiendo activar o desactivar los servicios básicos y suplementarios a través de un mecanismo automático, sin la intervención de los operadores de la central.

 Mnemónico: Es la manera como se identifican las formas o diferentes aplicaciones y menús en el sistema Open Flexis.

 FOES “Consulta de Servicios Suscritos”: Se tiene acceso por medio de la ruta en el árbol [Open Flexis/Facturación/Facturas/Consultas/Consulta de Servicios Suscritos FOES] o usando su mnemónico FOES.

Mediante esta forma se consulta la información de facturación de un número de servicio. Cuando el tipo de suscripción es privada el sistema no despliega el nombre del suscriptor.

 FSUS “Suscriptores”: Tiene acceso por medio de la ruta en el árbol [Open Flexis/Facturación/Facturas/Consultas/Suscriptores FSUS] o usando su mnemónico FSUS.

Por medio de esta opción es posible consultar los datos de cobros de la suscripción, permitiendo revisar la información básica de personas naturales o jurídicas que se suscriben a uno o varios servicios que presta la empresa. El usuario involucrado, con la generación de la facturación tiene acceso a la información de las suscripciones y apoya su labor; presenta datos como el valor del anticipo del suscriptor para el pago de la línea, la entidad a la que pertenece el número de telefónico, el número de sanciones del suscriptor, la clase de consumidor en que está matriculada la suscripción.

La suscripción puede o no estar asociada a un cliente, una suscripción puede unificar los cobros por los diferentes servicios que ésta haya suscrito. Esta forma tiene dos finalidades: describir los datos más relevantes sobre una suscripción que estén directamente relacionados con los procesos de facturación y que brinde la posibilidad de consultar. La otra finalidad es la de consultar los datos de la suscripción que estén relacionados con el número de servicio, las facturas que se hayan generado para esa suscripción y la información sobre los pagos.

 FDIF “Consulta de Diferidos”: Esta forma es de consulta, no es posible modificar ningún dato. Permite observar la información de los diferidos registrados por Mantenimiento de diferidos FMDI, Financiación Deuda por Concepto FFDC o si han sido cargados por un proceso masivo de migración. La consulta puede ser personalizada o individual, si el usuario lo desea, o en forma masiva.

 FFDC “Financiación Deuda por Concepto”: Se tiene acceso por medio de la ruta en el árbol [Open Flexis/Facturación/Diferidos/Financiación Deuda por Concepto FFDC] o usando su mnemónico FFDC.

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Esta opción permite registrar la financiación de la deuda por el o los concepto(s) que se adeudan. Una vez aprobada la financiación, se establecen sus condiciones de pago de común acuerdo entre la empresa y el suscriptor. Además de las condiciones generales en la creación del diferido (porcentaje cuota inicial, número de cuotas), se establecen otras condiciones como, el porcentaje a financiar de los conceptos, si se financia un concepto específico o todos los conceptos (que la empresa de servicios defina como financiables) y en caso de financiar el impuesto, que sea posible hacerlo a una sola cuota.  FODC “Orden de Conexión / Desconexión Servicio” : Se tiene acceso por medio de la ruta en el árbol [Open Flexis/Facturación/Conexión Desconexión Servicio/Procesos/Orden Conexión Desconexión Servicio FODC] o usando su mnemónico FODC.

Esta opción permite generar ordenes de conexión / desconexión de un servicio a los usuarios que cumplan con las condiciones requeridas ya sea para conexión o desconexión que se encuentran relacionadas en los prerrequisitos.

 FACX “ Atención Conexión / Desconexión Servicio”

Se tiene acceso por medio de la ruta en el árbol [Open Flexis/Facturación/Conexión Desconexión Servicio/Procesos/Atención Conexión Desconexión Servicio FACX] o usando su mnemónico FACX. A través de esta forma se generan eventos de atención de conexión / desconexión de uno o varios servicios suscritos. Adicionalmente, si se registra en la configuración de corte de servicio se generará un reporte, según el evento ejecutado.

 FTDC “ Traslado Diferido a Corriente”

Se tiene acceso por medio de la ruta en el árbol [Open Flexis/Facturación/Diferidos/Traslado Diferido a Corriente FTDC] o usando su mnemónico FTDC.

Por medio de esta opción se realiza el traslado de deuda a corriente, este traslado puede realizarse por el valor total del diferido adquirido por el cliente o por una parte del valor del diferido. Es decir que el cliente puede cancelar un valor parcial o total del diferido.

4. CONDICIONES GENERALES

Dar a los usuarios que tienen obligaciones pendientes, la posibilidad de ponerse al día con las mismas, concediéndose de acuerdo a cada caso en particular, el pago de la mora en cuotas, soportado por un pagaré o/y titulo valor, el cual debe contener el valor de la deuda, el número de cuotas y el valor de cada una de ellas, plazo y especialmente datos del usuario y la firma.

El acuerdo de pago debe quedar registrado en el sistema, para que se emitan los cobros o facturas y se determine la continuidad o no de los servicios, de acuerdo a cada caso específico.

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Para que se pueda realizar financiación de una obligación de un servicio, es necesario cumplir a cabalidad los siguientes requisitos:

 Debe presentarse a firmar el Acuerdo de Pago el titular del servicio masivo con su respectivo documento de identidad.

 En el caso de que el titular del servicio masivo no pueda presentarse, debe enviar una carta de autorización y fotocopia de su documento de identidad, la persona autorizada también debe presentar su respectivo documento de identidad.

 Para la firma del Acuerdo de Pago, es necesario cancelar una cuota inicial que se definirá de acuerdo al estudio de la deuda.

 Siempre que se realice un Acuerdo de Pago, debe incluirse la obligación del último periodo facturado, es decir que en los primeros días de cada mes, no es posible realizar financiaciones por cuanto la facturación se encuentra en proceso.

 Es necesario esperar a que las cuentas del nuevo periodo se encuentren generadas para reiniciar con la elaboración de Acuerdos de Pago.

5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No. Actividad / Descripción Responsable Registro/

Documento

1

REVISAR EL ESTADO ACTUAL DE LA DEUDA DEL SERVICIO QUE SE VA A FINANCIAR

El asesor de casillas a través de la forma FOES y FSUS, identifican el estado actual de la obligación del servicio masivo, si no tiene diferido pendiente pasa a la actividad 2, de lo contrario pasa a la actividad 5.

Asesor casillas

N/A

2

REALIZAR LA LIQUIDACIÓN DE LA CUOTA INICIAL Y LA DIVISIÓN DEL SALDO EN CUOTAS IGUALES.

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correspondiente de la obligación pendiente, entregando al usuario la respectiva liquidación por el valor que debe cancelar en caja.

Asesor casillas Recibo de pago

3

ELABORAR ACUERDO DE PAGO SEGÚN EL FORMATO PREESTABLECIDO.

Luego de que se compruebe que el usuario realizó el pago de la cuota inicial, se procede a elaborar el acuerdo de pago teniendo en cuenta que el saldo se puede diferir en un número máximo de 12 cuotas.

Asesor casillas

Acuerdo de pago

4

INGRESAR EL ACUERDO DE PAGO AL OPEN

El asesor de casillas ingresa por la forma FFDC los datos del acuerdo, tales como suscripción, numero del servicio masivo, número de acuerdo, plan de diferido 1 y el número de cuotas, luego se selecciona financiar deuda y aceptar. Asesor casillas Acuerdo de pago y consecutivo de diferido en el Open Flexis 5

REFINANCIACION ACUERDO DE PAGO

Para los casos en que ya existía una financiación pendiente de pago, se ingresa el acuerdo de pago primero al open para que este rebote el valor de la financiación vencida (valor que debe cancelar el cliente) y financie el saldo. Asesor casillas Acuerdo de pago y consecutivo de diferido en el Open Flexis 6

REALIZAR LA ACTIVACIÓN DEL SERVICIO EN EL OPEN. El asesor a través del programa EFLEX coloca el servicio masivo en estado de cartera, luego por la forma FODC del Open Flexis le genera la orden de servicio el cual debe digitar el código de servicio 25 el evento a aplicar (16 orden medio servicio, 20 orden conexión total, 22 orden desconexión) y se ejecutan. Después de haber obtenido los números de ordenes aplican a través de la forma FACX en donde se ingresa el código de servicio 25, el evento a aplicar (17 activación medio servicio, 21 activación cartera conexión total, 23 cartera sin servicio, 24 cartera sin servicio para retiro) y se ejecuta.

Asesor casillas Número de orden en el Open Flexis

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6. ACCIONES CONTINGENTES

Para el caso en los que el sistema el Open Flexis no se encuentre disponible se realizara el ingreso del acuerdo de pago en el momento que se encuentre disponible.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA N/A

8. REGISTROS DE CALIDAD

Los registros que se generan por la aplicación de este documento son:  Acuerdo de pago  Pagaré  consecutivo de diferido 9. ANEXOS  ANEXO A: N/A  ANEXO B: N/A 7

REVISAR LOS SERVICIOS MASIVOS QUE TERMINAN ACUERDO DE PAGO PARA ACTUALIZACIÓN DE ESTADOS DE SERVICIO.

El asesor de casillas expide un listado de los servicios masivos que se encuentran con estado de cartera 17 activación de medio servicio, 21 cartera conexión total, 24 cartera sin servicio para retiro, 25 cartera sin servicio, con el fin de verificar si ya terminaron el acuerdo de pago y si se ha cancelado.

Fin de Procedimiento.