LA BITÁCORA DE OBRA. TEMARIO.
1. DEFINICIÓN.
La Bitácora se define como: el instrumento técnico que constituye el medio de comunicación entre las partes que formalizan los contratos, en el cual se registran los asuntos y eventos importantes que se presenten durante la ejecución de los trabajos.
1.1. Bitácora convencional.
Se llama así cuando la bitácora no se lleva por medios electrónicos, sino de manera física.
1.2. Bitácora electrónica.
Se llama así a la bitácora que se lleva a través de medios remotos de comunicación electrónica.
2. MARCO LEGAL.
Artículo 2, fracción VIII del Reglamento de la Ley de Obras Publicas y Servicios Relacionados con las Mismas.
Artículos 122, 123, 124, 125 y 126 del Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas.
Artículo 46 de la Ley de Obras Publicas y Servicios Relacionados con las Mismas, en el último párrafo señala que la bitácora es el instrumento que vincula a las partes en sus derechos y obligaciones.
2.1. Uso de la bitácora.
La apertura de la bitácora debe ser con intervención del superintendente y, en su caso, del supervisor, la BEOP o bien, la Bitácora por medios convencionales en los casos de excepción previstos en el Reglamento y previa autorización de la SFP.
Es recomendable que, cuando se trate de bitácora convencional, las anotaciones se realicen con letra clara y legible y que se cuide que, cuando sea bitácora electrónica, se realice la redacción de la nota de manera entendible, de ser posible relacionando con documentos o mas datos que ayuden a la interpretación. También se recomienda identificar que cada nota es de ustedes, agregando al inicio lo siguiente: “La contratista señala…”.
Las anotaciones recomendables deben ser las de eventos importantes para el desarrollo de los trabajos.
Jurídicamente los eventos que resaltamos, son de suma importancia anotar son los siguientes:
✓ Establecerá un plazo máximo para la firma de las
notas, debiendo acordar las partes que se tendrán por aceptadas una vez vencido el plazo.
EJEMPLO:
Como normalmente se efectúa:
NOTA 54. Se incrementará la fuerza de trabajo.
Como se recomienda:
NOTA 54. La contratista hace notar que se cuenta con la fuerza de trabajo de acuerdo al contrato, sin embargo se toma nota de lo solicitado, se verificará y en caso de resultar necesario se incrementará la fuerza de trabajo.
✓ R e s p u e s t a s p o r r e t e n c i o n e s o a p l i c a c i ó n d e p e n a s convencionales.
• Se recomienda reforzar nota con oficio.
✓ Solicitud de ampliación de plazo de ejecución por causas no imputables a la contratista.
* Se recomienda reforzar con oficio y agregar la solicitud del ajuste al indirecto y financiamiento en caso de que proceda.
Nota: En caso de que transcurran 30 días naturales después de efectuada
EJEMPLO: Se señala el plazo de 2 días naturales para la firma y respuesta de las notas de bitácora, en cuyo caso, la nota se tendrá por aceptada una vez vencido el plazo.
EJEMPLO: La contratista manifiesta inconformidad con la retención que dice la contratante aplicará, en virtud de que ……. por lo que se solicita se efectué el oficio correspondiente y se haga llegar a mi representada para poder estar en posibilidad de solventar los motivos de la retención ya que la misma es improcedente.
EJEMPLO: La contratista notifica que por causas no imputables a nosotros, no será posible cumplir con el plazo de ejecución convenido, solicitando desde este momento el convenio modificatorio que contemple la ampliación del plazo de ejecución en _________, entregando en este acto a la dependencia por conducto de ______, la documentación que justifica la presente solicitud.
✓ Solicitud de autorización de ejecución de cantidades adicionales, conceptos no previstos.
Excepción de emergencia.
✓ Registro de acuerdos tomados en reuniones de trabajo.
La contratista hace notar que en relación a la nota de bitácora _____ y con fundamento en el artículo 103 del RLOP, han transcurrido los 30 días que marca la ley, sin que la dependencia emitiera en dictamen correspondiente, por lo que, al no hacerlo, se tiene por aceptada la solicitud de ampliación de plazo de ejecución. (precisar si se requiere aumento de monto)
De acuerdo a las instrucciones verbales efectuadas por la dependencia con fecha _____, la contratista solicita se efectúe por escrito y vía bitácora, la autorización de la ejecución de ____________.
De acuerdo con el artículo 105 del RLOP, la contratista hace constar que se efectuaron _____ trabajos, sin autorización de al dependencia, en virtud de que se trataba de una situación de emergencia debido a _________, por lo que no fue posible esperar a su autorización.
La contratista reitera el acuerdo celebrado con fecha ______, respecto de que el concepto D.CAN.15 será modificado y sustituido por uno de la misma especie y calidad, debido a que dicho concepto ya no se encuentra a la venta en el mercado.
✓ Retraso en el pago de las estimaciones.
✓ Relación de mano de obra y personal.
Es importante resaltar que la bitácora de la obra debe ser firmada por el contratista.
La contratista hace constar que a la fecha existe un retraso de 30 días en el pago de la estimación 2, por causas no imputables a la contratista, por lo que se solicita el diferimiento en igual plazo la fecha de terminación de los trabajos, solicitando que la formalización se lleve a cabo mediante el convenio respectivo. El retraso que pudiera generarse en la ejecución de los trabajos a causa de la falta de pago no se considerará como causa de aplicación de penas convencionales ni como incumplimiento del contrato y causa de rescisión administrativa.
La contratista hace constar que cuenta en sitio con el siguiente personal: 3 albañiles.
1 maestro de obra. 1 superintendente.
Agregar maquinaria y/o equipo
La contratista hace constar que cuenta en oficinas centrales con el siguiente personal:
Secretaria Arquitecto etc
✓ La bitácora debe siempre esta foliada y referida al contrato de que se trate.
✓ No se deberá sobreponer ni añadir texto alguno a las notas de Bitácora, ni entre renglones, márgenes o cualquier otro sitio; de ser necesario adicionar un texto, se deberá abrir otra nota haciendo referencia a la de origen.
✓ El cierre de la Bitácora se consignará en una nota que dé por terminados los trabajos.
✓ Se podrá abrir una bitácora para cada uno de los frentes y en caso de no ser posible, se sugiere referenciar cada nota al frente del que se trate.
✓ Se debe entregar copia de la bitácora a la contratista.
✓ Se sugiere ir haciendo la impresión de la bitácora, así como sus anexos.
✓ Valorar la copia certificada notarial de la bitácora. ✓ Se sugiere no utilizar abreviaturas.
✓ Se recomienda cancelar los espacios libres. 3. CRITERIOS NORMATIVOS.
Jurídicamente el único criterio emitido por la Suprema Corte de Justicia de la Nación, es el siguiente:
Época: Novena Época Registro: 164242
Instancia: Tribunales Colegiados de Circuito Tipo de Tesis: Aislada
Tomo XXXII, Julio de 2010 Materia(s): Administrativa Tesis: I.7o.A.701 A
Página: 2072
RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA DE UN RESIDENTE DE OBRA. NO LA CONSTITUYE LA OMISIÓN DE HACER CONSTAR EN LA BITÁCORA LA FECHA DE PRESENTACIÓN DE UN DOCUMENTO QUE CONTIENE TRABAJOS POR REALIZAR, ATENTO A QUE ÉSTE CARECE DE LAS CARACTERÍSTICAS PROPIAS DE LAS ESTIMACIONES, EN TÉRMINOS DE LA LEY DE OBRAS PÚBLICAS Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LAS MISMAS Y SU REGLAMENTO.
De conformidad con los artículos 53 y 54 de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, 1, fracciones II y V, 100 y 103 de su reglamento, se advierte que en los contratos de obra pública el gobierno federal a través de sus dependencias y entidades establecerá la residencia de obra con antelación al inicio de ésta, encargo que deberá recaer en un servidor público designado por aquéllas, quien fungirá como su representante ante la empresa contratista y será el responsable directo, entre otras cuestiones, de la aprobación de las estimaciones que se le presenten, debiendo asentar en la bitácora la fecha en que ello ocurra. Asimismo, de dichos preceptos se colige que la bitácora es el instrumento técnico que constituye el medio de comunicación entre las partes que formalizan los contratos, donde se registran los asuntos y eventos importantes que se susciten durante la ejecución de los trabajos; por su parte, las mencionadas estimaciones se traducen en la valuación de los trabajos ejecutados en el periodo pactado, para efectos de su pago, debiéndose anexar la documentación que acredite la procedencia de su liquidación. En ese orden de ideas, si una empresa contratista presenta ante el residente de obra un documento que contiene trabajos por realizar y aquél omite hacer constar en la bitácora la fecha de su presentación, tal conducta no implica responsabilidad administrativa alguna, atento a que ese escrito carece de las características propias de las estimaciones, en términos de la señalada normativa, en razón de que éstas sólo se reconocen por trabajos ejecutados. Lo anterior, aun cuando el servidor público conoce de esos trabajos por ejecutar, ya que es innecesario consignar una cotización de ellos, toda vez que su monto puede ser mayor o menor, lo que se traduce en un dato ficticio que no otorga certeza sobre el precio real de la obra, de donde deriva la intrascendencia de su registro en la bitácora.
Responsabilidades del Órgano Interno de Control en la Secretaría de Comunicaciones y Transportes, y en representación del Secretario de la Función Pública. 7 de abril de 2010. Unanimidad de votos. Ponente: F. Javier Mijangos Navarro. Secretario: Juan Daniel Torres Arreola.
4. ALCANCE JURÍDICO DE LAS NÓTAS DE BITÁCORA.
Es importante resaltar que en el artículo 46 de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, le da a la bitácora de la obra el mismo valor que el contrato de obra (jurídicamente hablando), esto en virtud de que se precisa en la ley que la bitácora vincula a las partes en sus derechos y obligaciones.
En juicio, el original de la bitácora de la obra o la copia certificada notarial, hace prueba plena.
NOTA: Lo expuesto en el presente curso es opinión de Gunter & Bonetti Abogados, basado en la experiencia en juicios previos, sin embargo, cada caso requiere ser tratado de manera especifica y atendiendo a las circunstancias especiales de cada caso.
Queda prohibida la reproducción total o parcial, así como la comercialización del presente curso por ser propiedad de Gunter & Bonetti Abogados, S.C.
