PROCEDIMIENTO: Elaboración de Informes Técnicos para dar respuestas a las solicitudes.

(1)

Elaborado por:

DGPLANILUZ-Departamento de Organización y Evaluación Institucional

Revisado por: Director(a) de DGPLANILUZ Aprobado por: Consejo Universitario Fecha:

PROCEDIMIENTO:

Elaboración de Informes Técnicos para dar respuestas a

las solicitudes.

(2)

Elaborado por:

Revisado por:

Director(a) de DGPLANILUZ

Aprobado por: Consejo Universitario. Fecha:

REGISTRO DE MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO

Revisión Fecha Descripción Elaborado Revisado Aprobado Fecha de

aprobación 0 Julio 2014 Emisión Original Departamento de Organización y Evaluación Institucional Director (a) de DGPLANILUZ Consejo Universitario

(3)

Elaborado por:

Revisado por:

1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Proporcionar una guía sistemática que permita establecer los lineamientos requeridos para la elaboración de Informes Técnicos para dar respuestas a las solicitudes de cambios de estructuras organizativas de las facultades, núcleos y dependencias de LUZ.

ALCANCE: Este procedimiento aplica al Departamento de Organización y Evaluación Institucional adscrito a la Dirección General de Planificación de la Universidad del Zulia

DEFINICIONES:

Informe Técnico: Documento que describe claramente el progreso o resultado del análisis realizado a una Facultad, Núcleo o Dependencias respectiva.

Taller: Programa educativo diseñado para enseñar o presentarles a los participantes habilidades, técnicas, resultados o ideas que después se podrán en prácticas en su trabajo.

Revisión Documental: búsqueda de información referida al caso de análisis desde diferentes fuentes bibliográficas: páginas web, antecedentes históricos, base legal, entre otros.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Procedimiento: Emisión de respuestas a las solicitudes

DGP-37030-DORG-P03, Procedimiento: Planificación y Dictado de Talleres DGP-37030-DORG-P04

NORMAS:

1. Los informes Técnicos deben ser:

 Comprensibles, claros, concisos y completos.

 Escritos en forma simple y gramaticalmente correcta.

 Sin puntos dudosos o ambiguos.

 Las abreviaturas deben estar definidas.

 El cuerpo del informe debe ser de lectura fácil.

2. El cuerpo del informe debe estar compuesto por los aspectos que aplique según el caso:

 Introducción: Antecedentes históricos, definición de alcances y objetivos del informe.

 Desarrollo: Exposición del estudio o investigación realizada.

 Resultados: figuras, tablas, gráficos, entre otros.

 Conclusiones: Deducciones obtenidas a partir de los resultados producidos

 Recomendaciones: Propuestas para resolver el tema expuesto.

(4)

Elaborado por:

Revisado por:

ANEXOS: Formato de Informe Técnico

2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Jefe(a) del Departamento de Organización y Evaluación Institucional-DGPLANILUZ: 1. Entrega la solicitud al Analista Coordinador(a) asignado.

Analista Coordinador(a)DGPLANILUZ de Facultad, Núcleo o Dependencia :

2. Recibe solicitud y elabora programación de las actividades a realizar necesarias para estructurar el Informe Técnico.

3. Selecciona la metodología de trabajo correspondiente.

4. Recopila la información necesaria (visitas, entrevistas, talleres, revisión documental, entre otros) de la Facultad, Núcleo o Dependencia según sea el caso.

5. Revisa y analiza la información determinando si se requiere dictar un Taller (es) a los actores involucrados

5.1.

Si requiere dictar un taller (es), informa al Jefe (a) del Departamento e inicia la planificación

para el dictado del taller (ver procedimiento: Planificación y Dictado de Talleres

DGP-37030-DORG-P04)

5.2.

Si no requiere dictar un taller (continua en el paso 6)

6. Elabora el Informe Técnico y entrega al Jefe(a) del Departamento.

Jefe(a) del Departamento:

7. Recibe y analiza el Informe Técnico verificando que contenga los elementos de análisis requeridos para el caso.

7.1. Si no está conforme, solicita al Analista Coordinador encargado de la Facultad, Núcleo, o Dependencia, las correcciones y ajustes del Informe Técnico que correspondan según sea el caso.(continúa en el punto 9).

7.2. Si esta conforme, entrega al Analista de Registro y Control Estadístico el Informe Técnico proporcionando las instrucciones necesarias para preparar la comunicación y documento de emisión a la Dirección.

(5)

Elaborado por:

Revisado por:

Analista de Registro y Control Estadístico:

8. Recibe el Informe Técnico y procede a preparar la comunicación y documento de emisión a la Dirección. (ver Procedimiento: Emisión de Respuestas a Solicitudes DGP-37030-DORG-P03). Analista Coordinador(a) DGPLANILUZ de Facultad, Núcleo, Dependencia o Fundación:

9. Recibe y realiza las correcciones al Informe Técnico.

10. Entrega el Informe Técnico corregido al Jefe (a) de Departamento para su revisión. (Regresa al punto 7).

(6)

Elaborado por:

Revisado por: Director(a) de DGPLANILUZ Aprobado por: Consejo Universitario. Fecha: 3. FLUJOGRAMA ANALISTA DE REGISTRO Y CONTROL ESTADÍSTICO JEFE (A) DEL DEPARTAMENTO

ANALISTA COORDINADOR (A) DE FACULTAD, NÚCLEO, DEPENDENCIA

O FUNDACIÓN

3. Seleccionala metodología de trabajo correspondiente. INICIO

5. Revisa y analiza la información determinando si se requiere dictar

un Taller (es) 4. Recopila la información necesaria según sea el caso.

6. Elabora el Informe Técnico y entrega al Jefe (a) del

Departamento 7. Recibe y analiza el Informe

Técnico

¿Informe Conforme?

Si No

9. Recibe y realiza las correcciones al Informe Técnico

10. Envía Informe Técnico corregido al Jefe del Departamento

¿Requiere dictar Taller?

Informa al Jefe (a) del Departamento e inicia la planificación para el

dictado del taller

Si No 2 Informe Técnico Informe Técnico 2 Informe Técnico Solicita correcciones y ajustes Entrega al Analista de Registro y Control Estadístico Informe Técnico

8. Recibe el Informe Técnico y procede a preparar la

comunicación

FIN 2. Recibe solicitud y elabora

programación de las actividades 1.Entrega la solicitud al Analista

Coordinador encargado 1 1 3 3 4 4 (Va al procedimiento: DGP-37030-DORG-P04)

(Va al Procedimiento: Emisión de Respuestas a las Solicitudes

DGP-37030-DORG-P03).