1. Objetivo 2. Alcance 3. Definiciones 4. Desarrollo y responsabilidades 5. Registros de la calidad 6. Anexos 7. Documentos relacionados Revisó
1. Objetivo
Establecer la metodología que ha implementado y mantiene Rode S.R.L. para la ejecución de tareas administrativas y contables.
2. Alcance
Este procedimiento es aplicable a todos los procesos Administrativos y Contables de Rode S.R.L.
3. Definiciones
No aplica
4. Desarrollo y Responsabilidades
CONCILIACIÓN BANCARIA
1º Ingresar en el módulo financiero del Sistema Flexware en Conciliación Bancaria 2º Iniciar una nueva conciliación
3º Cargar el saldo final del Resumen Bancario (extraer el Resumen Bancario del período que se va a conciliar vía internet o el emitido por escrito por el Banco)
4º Cotejar los movimientos registrados en el Sistema con los existentes en el Resumen Bancario
5º Inicializar los que tienen coincidencia en monto y nº de cheque o transferencia con respecto a los ingresos de fondos. Todos los movimientos no inicializados quedan pendientes en dicho período. El banco puede tener movimientos que Rode S.R.L. no tenga registrados. Verificar la certeza de dichos movimientos y registrar en el Sistema.
6º Habiendo concluido con el cotejo de los datos se realiza el cierre de la conciliación. Puede suceder que no cierre la conciliación porque existan diferencias entre el saldo de Rode S.R.L. y el saldo bancario. En este caso volver a repasar la conciliación
7º Concluida la conciliación, emitir el Libro Banco del período conciliado, el Listado de movimientos pendientes de dicha conciliación y el Resumen de la misma
8º Archivar los registros en su correspondiente bibliorato 9º NO se deben cerrar conciliaciones con diferencias 10º Emitir el informe a su superior Inmediato CONCILIACIÓN DE VALORES EN BOLSA
1º Imprimir Libro Mayor de Cuenta Dragma y cotejar con la planilla de recibos emitida por Dragma 2º Archivar los registros en su correspondiente bibliorato
3º NO se deben cerrar conciliaciones con diferencias 4º Emitir el informe a su superior Inmediato
CONCILIACIÓN CAJA EN EFECTIVO
1º Imprimir Libro Mayor de Cuenta Caja y cotejar con la planilla de caja, controlando los comprobantes que hacen al giro de la caja
2º Si encuentra diferencias, elevar según el monto:
< $200 Asistente de Tesorería <$500 Jefe de Administracon
≥ $200 $500 Gerente Administrativo-Financiero
3º Emitir el informe a su superior Inmediato
CONCILIACIÓN VALORES EN CARTERA
1º Emitir el informe del Sistema Flexware y cotejarlo con la existencia física de los mismos. Verificando el monto, nº de cheque y vencimiento
2º Si encuentra diferencias, elevar al Gerente Administrativo-Financiero
3º Emitir el informe a su superior Inmediato CONCILIACIÓN PROVEEDORES
1º Cotejar informe del Mayor Contable de la cuenta del proveedor y el informe del Sistema Flexware,
verificando la concordancia de los movimientos, de los saldos, la existenciade facturas y pagos
2º Cotejar informe del Mayor Contable de la cuenta del proveedor y el informe de cuenta corriente emitido por el proveedor, verificando la concordancia de las facturas pendientes de pago a la fecha.
3º Si existen diferencias, determinar las causas de las mismas e informar al Jefe de Administración. 4º Emitir el informe a su superior Inmediato
CONCILIACIÓN RETENCIONES REALIZADAS
Rode S.R.L. es agente de retención de: Ganancias, SUSS e Ingresos Brutos 1º El ingreso de las retenciones tiene el siguiente cronograma:
Ganancias: días 10 y 20 de cada mes
SUSS: 3º día hábil después de cerrada la quincena IB: días 10 y 25 de cada mes
2º Cotejar el informe que emite el Sistema Flexware con el Mayor Contable de la cuenta y los comprobantes de retención físicos
4º Emitir el informe al Asesor Contable
CONCILIACIÓN CLIENTES Y RETENCIONES SUFRIDAS
1º Emitir los informes del Sistema Contable y del Sistema Flexware y cotejar.
2º Verificar que se hayan emitido todos los recibos por parte de Rode S.R.L., dejando asentados los datos del cobro: nº de cheque que se recibe, y de las retenciones sufridas, nº de certificado, importe y concepto, controlando la existencia de los comprobantes de retención
3º Emitir el informe a su superior Inmediato CONCILIACIÓN SUELDOS
1º Exportar quincenalmente al módulo contable los asientos de sueldos que genera el módulo Sueldos del Flexware.
2º Cotejar el devengamiento de sueldos con los pagos posteriores realizados. 3º Emitir el informe a su superior Inmediato
CONCILIACIÓN OBLIGACIONES SOCIALES
Comprende: cargas sociales, obra social, ART, sindicato, fondo de desempleo, IERIC 1º Verificar el cumplimiento de los pagos y coincidencia de importes y su registración 2º Emitir el informe a su superior Inmediato
CONCILIACIÓN IMPUESTOS
Comprende: tasa municipal de comercio e industria, IVA, IB y moratorias (en caso de existir) 1º Verificar el cumplimiento de los pagos y coincidencia de importes y su registración 2º Emitir el informe a su superior Inmediato
CONCILIACIÓN SERVICIOS
Comprende: luz, gas, agua, teléfono, impuesto inmobiliario provincial y municipal de todos los inmuebles, infraestructura vehículos, seguros, autónomos del socio gerente y monotributos
2º Emitir el informe a su superior Inmediato
La ejecución de dichas tareas es controlada mediante el Plan de Auditoría Administrativa-Contable que se muestra en el anexo 1.
5. Registros de la Calidad Código
Registro Responsable Periodo de
almacenamiento Almacenado en: Disposición N/A Recibos Asistente Administrativo Junior 10 años
caja rotulada destrucción
Facturas
Ordenes de Pago 2 años
6. Documentos Relacionados
No posee.
7. Anexos
ANEXOS Plan de Auditoria Administrativa Contable
PLAN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA-CONTABLE
Asistente de Tesorería Jefe Admin. Admin. de pagos a proveed. 1 BANCOS x (1) x x 1 x 7 7 2 OPERACIONES EN BOLSA x 0,5 x 2 1 3 CAJA EN EFECTIVO x (2) 0,5 x 2 1 4 VALORES EN CARTERA x (2) 0,5 x 2 1 5 PROVEEDORES x 6 x 1 6 6 RETENCIONES REALIZADAS x 1 x 2 2 7 CLIENTES x 1 x 1 1 8 RETENCIONES SUFRIDAS x 1 x 2 2 9 SUELDOS x 3 x 1 3 10 OBLIGACIONES SOCIALES x 2 x 1 2 11 IMPUESTOS x 2 x 1 2 12 SERVICIOS x 2 x 2 4 7 10 6 32 1
INFORME RETENCIONES SUSS A DEPOSITAR: 2 DIAS ANTES DE SU VENCIMIENTO (3º DIA HABIL DE CERRADA LA QUINCENA)
x x
2
INFORME DE RETENCIONES IB A DEPOSITAR: 2 DIAS ANTES DE SU VENCIMIENTO (10 Y 25 DE C/MES)
x x
3
INFORME DE RETENCION DE IVA Y GANANCIAS A DEPOSITAR: 1 DIA ANTES DE SU VENCIMIENTO (10 Y 20 DE C/MES)
x x
4 INFORME DE VENTAS: DIA 8 DE CADA MES x x
5
INFORME DE COMPRAS: 3 DIAS ANTES DEL VENCIMIENTO (APROXIMADAMENTE DIA 18/19 DE C/MES)
x x
6
AGENTE DE INFORMACIÓN DE RENTAS PARA LA ACTIVIDAD DE LA CONSTRUCCIÓN RESOL. 49/2006: 3 DIAS ANTES DEL VENCIMIENTO
(APROXIMADAMENTE DIA 27 DEL MES POSTERIOR AL TRIMESTRE CALENDARIO A INFORMAR)
x x
EL CIERRE DEL MES DEBIDAMENTE AUDITADO DEBE OCURRIR EL DIA 20 DE CADA MES POSTERIOR AL CIERRE
*(1)
*(2) El arqueo de la caja y de los valores en cartera se realiza simultaneamente.
TRIMESTRAL
El Banco Macro debe ser conciliado semanalmente, el Banco Galicia debe ser conciliado quincenalmente y el Banco Córdoba mensualmente, debido al volúmen de transacciones de cada banco.
FRECUENCIA MENSUAL TOTAL HORAS AL MES INFORMES
LOS INFORMES DE NOVEDADES DEBEN SER ELEVADOS AL RESPONSABLE DEL AREA ADMINISTRACION PARA QUE EL MISMO AUTORIZE LA ACCION A REALIZAR.
RUBRO A AUDITAR/CONCILIACIÓN
RESPONSABLES
