Santiago, 18 de Diciembre de 2008 INFORME Nº 13
AUDITORIA OPERATIVA AL SUBPROCESO DE PAGO NORMAL DE PENSIONES
I. OBJETIVO GENERAL
Dar cumplimiento al Plan Anual de Auditoría, aprobado por el Director de Previsión, en el que se especifica que el objetivo general de esta Auditoria es “Obtener evidencia sobre la correcta determinación del monto a pagar de pensiones normales”.
II. OBJETIVOS ESPECIFICOS
Debido a que los objetivos específicos definidos deben guardar relación con los objetivos generales y el nivel y tipo de riesgo detectado, se han determinado los siguientes objetivos específicos para esta auditoría:
• Obtener evidencia sobre el correcto pago de pensión, dado la aplicación de los descuentos digitados por Dipreca, y que se solicitan efectuar a esta Institución, a través de un documento.
• Obtener evidencia sobre el procedimiento formal del Departamento de Pensiones, en adelante “el Departamento”, respecto al pago normal de estas.
• Analizar la definición de éste subproceso , en el Proceso de Gestión de Riesgo 2008, a fin de obtener evidencia suficiente para sugerir recomendaciones a la matriz , si se estima necesario.
• Obtener evidencia sobre el control interno establecido para el alcance de esta auditoría.
III. ALCANCE DE LA AUDITORIA
El alcance general indicado en el Plan Anual es, “Revisar una muestra sobre la determinación del monto a pagar de las pensiones normales del proceso de un mes determinado (La muestra será cuantificada, una vez que se conozca el universo de lo procesado en dicho mes).
Considerando que los procesos tienen su cierre mensual, y están en su mayoría automatizadas las cargas del proceso de pago de pensiones, además de que el mismo, según informó la Jefatura del Departamento, son ejecutados en la noche, para evitar problemas de interrupción en el
sistema, se determinó tomar una muestra sobre los descuentos solicitados efectuar a través de documento, a pensionados de esta Dirección de Previsión, a fin de establecer la correcta aplicación de estos descuentos y su incidencia sobre el riesgo de que el cálculo no sea el correcto, afectando el pago de esas pensiones.
Se hace presente que esta Dirección de Previsión solo digita aquellos descuentos que se solicita se apliquen a pensionados, a través de oficio u otro documento formal, para posteriormente ser procesado junto a otros archivos en el cierre del proceso mensual que determina el pago de los pensionados.
Por lo anteriormente expuesto, se tomó una muestra aleatoria de los descuentos digitados por Dipreca en Enero y Febrero del presente año, la que equivale en promedio al 20% y a su vez a 40 documentos.
Por último, es importante dejar constancia que, el alcance estuvo limitado por la disponibilidad de las h/h que tuvo la Auditora que suscribe, principalmente por la responsabilidad de la ejecución de la etapa IV del PMG de Auditoria del año 2008, y por la participación en la Auditoria de seguimiento a la de aseguramiento, entre otros puntos que son mencionados en las limitaciones de esta auditoría..
IV. OPORTUNIDAD DE LA REALIZACIÓN DE LA AUDITORIA
Debido a los motivos que se exponen en las limitaciones de esta auditoria, ésta se vio retrasada y postergada. Se debe indicar que, durante el período de paro de los funcionarios, algunos auditores que no participaron de éste, se abocaron a comenzar el seguimiento a la auditoria de Aseguramiento en el Hospital Dipreca, encontrándose la suscrita entre ellos, y cuy a preparación del informe, programa y otros documentos respectivos, fueron entregado a fines de Octubre al Consejo de Auditoria General de Gobierno, dando cumplimiento a la segunda parte del objetivo gubernamental Nº 2 del presente año, para lo que participó la suscrita activamente en la elaboración de estos documentos.
Para efectuar la presente auditoria, la Auditora se abocó en forma interrumpida a dicha Auditoría entre el 8 de Septiembre y el 19 de Diciembre, contemplando la elaboración del programa, la ejecución de la auditoria y la emisión del informe y otros documentos. Por ésta razón, el cierre de esta auditoría operativa y, la entrega del respectivo informe se postergó mas de lo programado.
V. EQUIPO DE TRABAJO
Esta Auditoria fue efectuada solo por la suscrita, razón por la que no se adjuntara la información en anexo aparte, sino que detalla a continuación:
Identificación Antecedentes
Responsable Ximena Escobar San Martín
Profesión Ingeniero Comercial
Contador Público y Auditor Cargo o Función Auditor Interno
Procesos y Temas tratados
- Entrevistas al Jefe de pensiones. - Solicitud de antecedentes a la Jefatura. - Análisis de antecedentes. - Preparación de Programa, Informe y otros documentos.
VI. METODOLOGÍA APLICADA
La metodología aplicada en esta Auditoria, es ante todo, ejecutarla la misma, dado que estaba especificada en el Plan Anual de esta Unidad. Luego, se informa a las Jefaturas involucradas sobre el trabajo a llevarse a cabo, analizado el proceso definido en la Matriz de Riesgo, determinar sobre que se realizaría la muestra de la auditoria, para luego solicitar los antecedentes de respaldo, analizarlos, y plasmar las conclusiones y hallazgos en el respectivo informe. Finalmente, se realizó una reunión con la Jefatura del Departamento y la Jefatura de Área, para informar sobre el resultado de la auditoria, las recomendaciones y el plazo de implementación de estas y evaluar si existe algún impedimento o se requiere mayor plazo.
VII. LIMITACIONES OBSERVADAS
• Los funcionarios de la Institución llevaron a cabo un paro de 12 días hábiles, entre agosto y septiembre, terminando el 5 de septiembre, razón por la que, la auditoria se pudo comenzar recién el 8 de septiembre, día que se informó a la Jefatura de Área y de Departamento, sobre su inicio, en forma paralela a la de seguimiento a la de Aseguramiento.
• En septiembre, octubre y noviembre del presenta año, la Auditora que suscribe, junto a otra profesional, debió acudir al Hospital Dipreca a realizar la validación de Chile Transparente de los meses de agosto, septiembre y octubre del 2008, en los días previos al día 10 de cada mes.
• El viernes 12 de septiembre, la Auditora que suscribe debió acudir en reemplazo de la Jefatura de esta Unidad, a una reunión con la Sectorialista, en dependencias del CAIGG, a fin de aclarar una serie de consultas.
• El 15 de septiembre, la profesional que suscribe, debió asistir a una charla impartida por el Consejo de Auditoria Interna General de Gobierno (CAIGG), sobre “Hacia una Auditoria Moderna”.
• El Miércoles 23 de septiembre, en la tarde, el equipo de auditores en pleno, debió acudir a una reunión con la Sectorialista, al CAIGG, a fin de aclara dudas sobre el programa de auditoria.
• A contar del lunes 29 de septiembre y hasta el 3 del octubre, la Auditora que suscribe debió asistir a una capacitación interna, de 9 a 14.00 horas.
• En septiembre y octubre, la auditora que suscribe debió participar en la auditoria de seguimiento a la de Aseguramiento, debiendo revisar procesos del Hospital Dipreca y Sede Central, además de otorgar apoyo a los procesos de Abastecimiento y Policlínico que fueron levantados en el 2008 por el Hospital Dipreca, y acudir a las reuniones que la Dirección del Servicio dispuso, a fin de aclarar dudas y dar orientaciones a los dueños de procesos, para finalmente generar el informe junto a la Jefatura de la Unidad.
• El 30 de Octubre, a través de Oficio 866, el Director del Servicio informó sobre una capacitación de la Ley 20.285 a la que debía asistir un equipo de abogados y auditores, dentro de los que se encontraba la suscrita. Dicha capacitación fue llevada a cabo por la Comisión de Probidad y Transparencia, del Ministerio Secretaria General de la Presidencia.
• Demora de más de una semana, en la entrega de los antecedentes solicitados a la Jefatura del Departamento, para poder establecer la muestra y realizar los análisis respectivos.
• Durante el mes de Octubre y Noviembre, la Profesional que suscribe, debió abocarse a la Etapa IV del PMG de Auditoria, que contempló el seguimiento, elaboración del Plan, Conclusiones y generación de los Formatos requeridos por el Consejo de Auditoria, junto a dos profesionales más. Esto significó reiteradas reuniones a nivel de la Dirección y con las Jefaturas involucradas, además de un constante asesoramiento y apoyo al equipo de trabajo, del cual la suscrita era Responsable.
• Asistencia a capacitaciones de ISO 9001-2000. El 4 de diciembre y entre el 9 y 15 de diciembre, ambas fechas inclusive, las clases se extendieron desde las 9.00 a.m. hasta las 18.00 horas, incluido el sábado 13.
RESULTADO DETALLADO DE LA AUDITORIA
VIII. HALLAZGOS DE AUDITORIA
1. Se observó que con fecha 2 de noviembre del 2007, la Dirección del Servicio emitió la Providencia Nº 2286, dirigida al Jefe del Departamento de Pensiones, a fin de formular descuento al Sargento 1º Luis Mario Yánez Tapia por $87.000.-. Este descuento fue solicitado por el Departamento Adquisiciones y Abastecimiento L.2, de Carabineros de Chile, con fecha 26 de octubre del 2007.
Se hace presente que la fecha en que se remitió la providencia estaba muy cercana a la fecha de cierre del mes de noviembre, sin embargo tampoco en diciembre fue aplicado el descuento, recién en enero del año 2008 fue gestionado éste, no indicando razón alguna la Jefatura del Departamento para dicho retraso. Se adjuntan documentación de respaldo en el Anexo Nº 1.
2. Se observó que existen documentos a través de los cuales se solicita realizar algún descuento, que no cuentan con el timbre de recepción de Oficina de Partes. Es el caso del oficio Nº 464 de fecha 25 de noviembre del 2007, del Club de Campo de Policía de Investigaciones de Chile. Ello no permite controlar toda la documentación recepcionada por el Servicio, de acuerdo a las políticas establecidas por el mismo. Además, según la fecha del documento, debían haber sido ingresados en el proceso de Diciembre, postergándose hasta enero del 2008. Se adjunta fotocopia de algunos documentos con esta característica que fueron detectados en la muestra, como respaldo en el Anexo número 2.
3. Al analizar los antecedentes de la providencia número 1877, del 31 de diciembre del 2007 de esta Dirección de Previsión, se pudo observar que el Círculo de General de Carabineros, con fecha 20 de diciembre del 2007, remitió nómina de descuentos bajo el código 0594, por concepto de cuota socios. Dichos descuentos no fueron ejecutados por esta Dirección de Previsión de acuerdo a lo informado en nómina remitida por el Circulo antes mencionado. Se adjunta antecedentes de respaldo y planilla resumen de los descuentos no coincidentes con lo solicitado, en el Anexo número 3.
4. La nómina de Descuentos Individualizados Pago Normal, código D0593, de enero del 2008 no registra el nombre del montepío número 8-19319-0, perteneciente a doña Ana Rosa Olguín. Esto también puede apreciarse en la nómina de diciembre del mismo código. Situación similar presenta el Retiro 7-42512-0 en la nómina de descuento del código D0589, Retiro 7-27006 en la nomina de descuento del código D0597, entre otros. Se adjunta documentación de respaldo en el Anexo número 4.
5. El documento Nº 8, de fecha 30 de noviembre del 2007, del Escuadrón Tradicional de Jefes y Oficiales de Intendencia, solicita se incorpore a 9 nuevos socios, los cuales se encuentran identificados en la nómina de descuento de enero del 2008, del código D0418. En la misma nómina, se identificaron 4 descuentos en ese mes, que no están individualizado dentro de los documentos que se tuvo a la vista, para ser fuesen incorporados. Se adjunta documentación de respaldo en el Anexo Nº 5.
6. A través de oficio Nº 394, de fecha 3 de diciembre del 2007, del Casino Serrano de Carabineros de Chile, se solicitó aplicar descuento a la pensión 7-66736-0, de don Marco Antonio Messina Silva, por un monto de $ 33.400.-, sin embargo, según informe descuento de enero del 2008, código D0425 (Casino Serrano P.N.I.) al afectado se le descontó solo $25.424.- quedando con un sobregiro de $ 7.976.-. Vista la liquidación de pago del mes de enero del Señor Messina, esta presenta un total de haberes por $ 292.428 y un líquido por $ 40.175.- lo que evidencia que se pudo haber sido aplicado el descuento de la deuda en su total, ya que el liquido a pago excede el 10% que tiene como política esta Institución dejar como mínimo a pago. Se adjunta documentación de respaldo en el Anexo número 6.
7. Se observó que a nivel Institucional no existe total claridad sobre hasta que fechas se debe remitir la información al Departamento, a fin de que este pueda efectuar el descuento en el mes que se solicita aplicar al pensionado individualizado. Este caso puede ser observado en el documento Nº 35 de fecha 7 de enero del 2008, de la Sección de Bienestar al Departamento de Pensiones, a través del cual se solicita efectuar descuentos desde enero a marzo a la montepiada 8-367930. Se adjunta documentación de respaldo en el Anexo número 7.
8. Se observó que, a través de documento Nº 24, de fecha 11 de enero de 2008, el Balneario de Cabos y Carabineros “Llallauquen” solicita se efectúen descuentos a determinado personal en situación de retiro, el cual esta individualizado en nómina adjunta indicando código, cliente, Total del consumo y meses de descuento. Revisados estos antecedentes con las liquidaciones de pago, estas evidenciaron que para la pensión 7-640430 y 7-422600 con una deuda de $ 100.000 c/u, debía ser descontada en 3 cuotas, sin embargo, se les aplicó un descuento de 5 cuotas de $20.000.- a cada uno, no existiendo problemas de liquidez para haberles efectuado el descuento solicitado. En anexo número 8 se adjunta documentación de respaldos de la observación.
9. Analizado el documento Nº 168, de fecha 18 de diciembre del 2007, del Círculo de Suboficiales de Carabineros en Retiro, y los antecedentes sobre el descuento del código D0604, se pudo observar que se pedía incorporar en las Altas de ese Círculo a don Hernán
Frohlich Azua, pensión Nº 7-55150-0, y descontarle $1.500.-, sin embargo, en sus liquidaciones de pago desde enero a agosto del presente año, se le han efectuado 2 y 3 descuentos por el mismo monto bajo el mismo código. Se adjunta documentación de respaldo en el Anexo Nº 9.
IX. EFECTOS REALES Y/O POTENCIALES
1. Considerando que se observo el aproximadamente el 25% de la muestra, es importante mencionar el impacto que esto provoca en quienes solicitan realicemos descuentos, previa autorización de los afectados. Los errores en la aplicación de estos descuentos por parte de esta Institución afectan la imagen, y el producto que esta entrega finalmente, que es el pago de las pensiones, con los consecuentes reclamos y gestiones que deben realizar para subsanar los errores que cometemos a nivel interno. Por lo que es importante establecer controles internos que permitan mejorar la eficacia primero y luego la eficiencia en los procedimientos.
X. RECOMENDACIONES DE AUDITORIA
1. Establecer un procedimiento formal e informar por escrito a los involucrados, sobre la digitación de los descuentos que solicitan, diversos organismos, realice esta Dirección de Previsión a Pensionados de ésta Institución. Ello, de acuerdo al mes que corresponde efectivamente realizarlos, una vez que ya este ingresado por Oficina de Partes el documento, no procediendo retrasar la aplicación de descuentos mas de lo necesario en forma arbitraria, debido que afecta los ingresos de otras reparticiones y deja en evidencia una falencia en el control interno de dicho procedimiento.
Plazo de ejecución: A contar del 30 de Enero del 2009
2. La Jefatura del Departamento deberá establecer, en el Procedimiento, que el responsable de digitar los descuentos respectivos corrobore que la documentación recepcionada cuente con el respectivo timbre de Oficina de Partes antes de ingresar el descuento solicitado en el documento. Si este último no cuenta con el timbre de ingreso por oficina de partes, deberá realizar las gestiones a fin de ingresar o que ingresen este documento a través de la oficina de partes. Esto a fin de resguardar que la documentación que la persona digita, sea validada por la institución.
Plazo de ejecución: A contar del 30 de Enero de 2009
3. Realizar las gestiones necesarias con el Círculo de Generales, a fin de realizar los ajustes necesarios que permitan corregir los errores de
digitación en la aplicación de la cuota socio a través del código 0594, y adoptar medidas de control formales, a fin de evitar que ocurran estos errores que son ejecutados por esta Dirección de Previsión.
Plazo de ejecución: 30 de Enero del 2009
4. Deberá analizar la causa de porque no se registra el nombre de los afectados, y corregir o gestionar con quien corresponda, se complete los antecedentes que aparecen de forma incompleta en dichas nóminas de descuentos, para los casos indicados como ejemplo en el hallazgo 4.
Plazo de ejecución: 30 de Enero del 2009
5. Establecer la causa de la incorporación de estos 4 registros, a fin de determinar si corresponde se aplique el descuento y no se encontraba la documentación dentro de la documentación entregada, o fue producto de algún tipo de error. Esto deberá ser informado a esta Asesoria.
Plazo de ejecución: 30 de Enero de 2009
6. Establecer el motivo o causa de porque el sistema no aplicó el monto completo del descuento indicado, cuando existió liquidez para descontar totalmente la deuda del imponente con el Casino Serrano, en el caso del señor Messina, a fin de determinar si existe una posible falla que podría estar presentando el sistema de pensiones. Informar sobre el resultado de esto a Auditoria Interna.
Plazo de ejecución : 30 de Enero del 2009
7. Instruir por escrito o reiterar si ya esta establecido, a quienes corresponda, sobre la fecha limite de recepción de la documentación a través de la cual se solicita aplicar descuentos a ese Departamento, e informar que todo aquello que sobrepase esa fecha será incorporado en el proceso del mes siguiente. Esto, con la finalidad de que se puedan aplicar los descuentos dentro del mes que se requiera.
Plazo de ejecución: 30 de Enero de 2009
8. Establecer un control sobre la documentación digitada, individualizando al responsable o cargo de este, a fin de verificar que la información ingresada sea coincidente con lo solicitado vía documento.
Plazo de ejecución: 30 de Enero del 2009
9. Deberá oficiar al Circulo de Suboficiales de Carabineros en Retiro de Osorno, sobre el descuento aplicado al Señor Hernán Frohlich Azua,
pensión 7-55150, desde enero a la fecha y que fue pagado a ese Círculo, el cual fue efectuado en forma doble y triple todos los meses desde su incorporación a la fecha de cierre de esta auditoria, debiendo establecer ellos, si corresponde que efectúen el reintegro al afectado. Además deberá solicitar confirmación sobre la cuota a descontar. Plazo de ejecución: 30 de enero del 2009
XI. ACCIONES TOMADAS PREVIAS AL INFORME
En esta auditoria, no existieron medidas tomadas por la administración frente a los hallazgos, antes de la emisión del informe, debido a que este fue elaborado en la fecha de cierre del año, y los recursos estaban dirigidos a la carga de trabajo mayor que hay en el mes de noviembre y diciembre de cada año.
XIMENA ESCOBAR S/M AUDITOR INTERNO
PAULINA SESNIC AUDITORIA INTERNA JEFE
