LA GESTIÓN DE LA CONSERVACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

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Adriana Gómez Llorente

Biblioteca Nacional de México Instituto de Investigaciones Bibliográficas, UNAM

Resumen

Al igual que otras bibliotecas nacionales del mundo, la Biblioteca Nacional de México (BNM), fundada en 1867, tiene dentro de sus objetivos concentrar, preservar, custodiar y hacer accesibles los materiales editados en diversos soportes que integran el patrimonio bibliográfico de la nación. Respecto a lo anterior, se ha visto que la gestión de la conservación debe ser parte integral de la Biblioteca y cada una de las áreas que la conforman debe velar por ella de manera conjunta y organizada, puesto que la preservación impacta directamente al resto de los objetivos institucionales para dar cumplimiento a la misión de la Biblioteca.

Con base en esta preocupación y debido a la insuficiencia de recursos económicos y humanos destinado para realizar tareas específicas de conservación y restauración, en la Biblioteca instituyó en diciembre de 2010 un Comité de Conservación, Encuadernación y Restauración (CCEyR), cuerpo colegiado cuya principal intención es hacer partícipe a todas las áreas en la preservación de las colecciones que se tienen bajo custodia. Asimismo, en este Comité, se establecen las necesidades y prioridades generales y específicas del acervo, de acuerdo a las posibilidades institucionales; además de asignarse los recursos necesarios para instrumentar planes, programas y políticas de conservación y preservación.

Palabras clave:

La Biblioteca Nacional de México (BNM), al igual que otras Bibliotecas Nacionales, está encargada de salvaguardar la memoria bibliográfica del país, además de ser el repositorio más importante a nivel nacional. Dentro de sus objetivos están, el de reunir, organizar, preservar, difundir y asegurar el acceso de aquellos materiales documentales que integran su acervo y que han ingresado e ingresan diariamente a la institución, ya sea por Depósito Legal, compra o donación.

La preservación1, entendida como gestión de la conservación, debe formar parte integral del quehacer de la Biblioteca y cada una de las áreas que la conforman deben velar por ella de manera conjunta y organizada, debido a la r e p e r c u s i ó n q u e t i e n e l a preservación de las colecciones en el resto de los objetivos institucionales. Con base en ésta preocupación y debido a la i n s u f i c i e n c i a d e r e c u r s o s destinados para realizar tareas específicas de conservación y restauración, en diciembre de 2010 se instituyó un cuerpo colegiado cuya principal intención era hacer partícipe a todas las áreas de la Biblioteca en la atención y cuidado de las colecciones, para mejorar las condiciones de conservación y preservación.

Antes de la creación del Comité de Conservación, Encuadernación y Restauración (CCEyR), se había observado que la toma de decisiones referentes a la conservación, se realizaba de manera aislada y en forma personal, por lo que no tenían un impacto significativo en la preservación del acervo en general. La variedad de acciones dispersas impedían enfocar los esfuerzos en un plan conjunto y consensuado que permitiera enfrentar el problema de

conservación de una colección tan extensa con la que se cuenta. Los miembros de este Comité, están encargados de recabar y analizar las necesidades de conservación, tanto del Fondo Reservado como del Fondo Contemporáneo y sus Salas E s p e c i a l e s , p a r a e v a l u a r conjuntamente el orden de

prelación y así asignar los r e c u r s o s n e c e s a r i o s p a r a implementar las estrategias para todo el acervo a través de la elaboración de planes, programas, proyectos y políticas que tengan un mayor impacto y beneficio para las colecciones en general, tomando en consideración los recursos que se tienen.

El Comité está presidido por la Coordinación de la BNM en representación de la Directora del Instituto de Investigaciones Bibliográficas (IIB) y está integrado por las seis jefaturas de departamento que constituyen la estructura organizativa de la Biblioteca y que son: el Departamento de Adquisiciones, el de Catalogación, el de Formación de Colecciones e Inventario, el de Servicios de Información, el de Fondo Reservado y el de Conservación y Restauración; además de contar con la participación de la Secretaría Administrativa del IIB, d e q u i e n d e p e n d e e l Departamento de Servicios Generales y el de Presupuesto,

todas ellas áreas fundamentales para la revisión, organización y puesta en marcha de las propuestas.

Los objetivos del Comité de Conservación, Encuadernación y Restauración son:

1. Establecer las necesidades de conservación, generales y específicas, de todas las colecciones de los Fondos Reservado y Contemporáneo. 2. Establecer las prioridades de

conservación con base en la factibilidad, el impacto y la urgencia de atención,2 de acuerdo a las posibilidades institucionales.

3. A s i g n a r l o s r e c u r s o s económicos, materiales y humanos necesarios para

1 _{Aunque ha sido una constante preocupación para los conservadores a nivel mundial la unificación de criterios sobre los conceptos de} preservación, conservación y restauración, aún existe cierta discrepancia de dichas definiciones entre las instituciones culturales que resguardan el patrimonio documental, para la correcta lectura y comprensión de este documento, se retoman los conceptos establecidos por la International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA) en 1986.

2 _{El establecimiento de prioridades de preservación que se realiza en el CCEyR se fundamenta en los principios que la conservadora} Sherelyn Ogden menciona en el Manual de Preservación de Bibliotecas y Archivos del Northeast Document Conservation Center (Northeast Document Conservation Centrer, 2000: p. 29-30).

Dirección del Instituto de Investigaciones Bibliográficas Coordinación de la BNM Secretaría Administrativa del IIB Departamento de Adquisiciones Departamento de Formación de Colecciones e Inventario Departamento de Catalogación Departamento de Servicios de Información Departamento de Fondo Reservado Departamento de Conservación y Restauración

PRESEIDENCIA DEL CCEyR

SECRETARIA DEL CCEyR Departamento de Presupuesto Departamento de Servicios Generales

Sala Especial de Bibliografía

Sala Especial de Iconoteca Sala Especial de Fonoteca

Sala Especial de Tiflología

Sala Especial de Mapoteca

Sala Especial de Videoteca

Sala Especial de Materiales Didácticos

COMITÉ DE CONSERVACIÓN, ENCUADERNACIÓN Y RESTAURACIÓN DE LA BNM (Coordinación,

Jefaturas de Departamento de la BNM y Secretario Administrativo del IIB)

Organigrama del Comité de Conservación, Encuadernación y Restauración de la Biblioteca Nacional de México

instrumentar los planes, programas y políticas de conservación y preservación. Algunos de los aspectos más relevantes que han sido tratados en las reuniones del Comité son la insuficiencia de espacio de almacen amien to deb ido al crecimiento vertiginoso del Fondo Contemporáneo, que incrementa diariamente con el Depósito Legal. En este sentido se han revisado minuciosamente las políticas de adquisiciones, por un lado, la imperiosa necesidad de realizar una exhaustiva revisión de donaciones antes de su ingreso para evitar recibir materiales duplicados o que no correspondan a la misión de la Biblioteca y, por otro lado, la elaboración de políticas de desestimación para excedentes en la colección del Fondo Contemporáneo. Asimismo, la reorganización de colecciones y traslado del material bibliográfico de siglo XIX ubicado en el Fondo C o n t e m p o r á n e o h a c i a e l Reservado; la elaboración de un proyecto para buscar recursos económicos para la adquisición de estantería móvil para la planta baja del Fondo Reservado que permitiría el crecimiento por cinco años más, con base en el cálculo hecho de la tasa de crecimiento anual del acervo bibliográfico. Por último, se está vislumbrando la necesidad de gestionar la construcción de otro edificio anexo, o en su defecto, una sede alterna para el crecimiento del acervo para otros 15 o 20 años más. Es importante mencionar, que esta incipiente propuesta pretende resguardar aquellos ejemplares únicos, además de uno de los dos volúmenes que se reciben por Depósito Legal, para que cuenten con condiciones óptimas de almacenamiento en un edificio, tipo bóveda, enfocado principalmente a la preservación. Sin embargo, este proyecto deberá estar estrechamente vinculado con el proyecto de gran envergadura de la Biblioteca Nacional Digital de México, cuyo objetivo es brindar acceso remoto a su patrimonio documental y disminuir casi por completo su manipulación física.

Por otra parte, en el 2013 se adquirió por primera vez un sistema que permite monitorizar3 de manera continua, es decir, las 24 horas del día, los 365 días del año, 19 depósitos, elegidos estratégicamente que brindan información sobre el comportamiento real de las condiciones ambientales de humedad relativa y temperatura en diversas áreas de almacenamiento, de cada uno de los edificios que se tienen, en los diferentes pisos y ubicación dentro de los inmuebles, con la intención de corroborar cómo estas condiciones están acelerando los mecanismos de deterioro y que efectos están provocando.

Cabe mencionar, que desde la instauración del Comité, una de sus tareas prioritarias ha sido administrar la partida presupuestal para Encuadernación asignada a la Biblioteca. Anteriormente, esta partida se ejercía de manera sistemática sin analizar de forma integral las necesidades de la Colección General, el uso y características que de los materiales documentales que la integran y sin priorizar el rescate de las encuadernaciones originales en la medida de lo posible. Actualmente, se han encontrado mecanismos para justificar diversas posibilidades de actuación para la atención de esta colección perteneciente al Fondo Contemporáneo, por un lado al supervisar la reencuadernación de material bibliográfico de siglo XX y XXI dañado y que por su consulta amerite este tratamiento. Por otro lado, con la elaboración de intervenciones menores a libros de siglo XIX para el rescate de sus encuadernaciones y, por último, a través de la adquisición de guardas, fundas y cajas conservativas para los materiales no encuadernados de las Salas Especiales y los Archivos del Fondo Reservado.

Para planificar el trabajo del Departamento de Conservación y Restauración, las jefaturas presentan sus necesidades en las reuniones del Comité y es ahí

donde se decide que solicitudes pueden ser atendidos durante el año, con los recursos económicos y humanos con los que cuenta el Departamento. Se ha visto que organizar el quehacer del Departamento a través de proyectos con plazos y metas específicas, favorece los flujos de trabajo y evita la acumulación de libros en proceso de intervención en el área. La mayoría de las actividades que desarrollan en este programa anual están enfocadas a la atención de proyectos de estabilización, aunque también se atienden demandas particulares de intervención menor y/o restauración de los Departamentos, con base en los acuerdos a los que se lleguen durante las reuniones del Comité. Reflexiones finales El trabajo multidisciplinario e interdepartamental que se ha realizado en el Comité de Conservación, Encuadernación y Restauración de la Biblioteca Nacional de México, ha permitido tener una visión holística de la situación para delimitar una ruta estratégica con metas a corto, mediano y largo plazo. Asimismo, se han establecido mecanismos efectivos para la elaboración de políticas que todo el personal y usuarios deben seguir, con la intención de trabajar de manera conjunta y colaborativa en el fin último, que es la preservación de las colecciones que se resguardan en la Biblioteca Nacional. Es importante mencionar, que este modelo de gestión lleva casi cuatro años de implementarse y r e f l e j a l a s n e c e s i d a d e s , prioridades y posibilidades institucionales que se tienen en la actualidad; y que forma parte de un plan estratégico institucional en el cual se ha puesto particular interés en la regulación de procedimientos, en la institución de cuerpos colegiados para la toma de decisiones y en el establecimiento de políticas de los aspectos más relevantes que involucran el cumplimiento de la misión, visión y objetivos de la Institución.

3 _{El sistema de monitorización que se eligió fue desarrollado por el Image Permanence Institute del Rochester Institute of Technology con los} equipos PEM2 Datalogger y el software para el análisis e interpretación Climate Notebook.

Título del artículo: La Gestión de la Conservación del Patrimonio Documental en la Biblioteca Nacional de

México

Autor: Adriana Gómez Llorente

Profesión: Licenciada en Restauración de Bienes Muebles, Máster en Bibliotecas y Patrimonio Documental y pasante de la Maestría en Museología.

Institución y cargo: Jefa del Departamento de Conservación y Restauración de la Biblioteca Nacional de México, Instituto Nacional de Investigaciones Bibliográficas de la Universidad Nacional Autónoma de México

Correo electrónico: temak_04@hotmail.com

Teléfono oficina: +521(55) 56 22 68 53 Teléfono casa: +521(55) 52 08 48 31

Resumen curricular

Licenciada en Restauración de Bienes Muebles (1998–2002) por la Escuela Nacional de Conservación, Restauración y Museografía “Manuel del Castillo Negrete”; pasante de la Maestría en Museología (2010–2011) por la misma ENCRyM; cuenta con un Máster en Bibliotecas y Patrimonio Documental (2012-2013) por la Universidad Carlos III de Madrid y la Biblioteca Nacional de España.

Adscrita a la Biblioteca Nacional de México, Instituto de Investigaciones Bibliográficas de la UNAM desde octubre de 2006, tiene el nivel de Técnico Académico Asociado “C” definitiva de T.C. Desde 2011 es Jefa del Departamento de Conservación y Restauración de la Biblioteca Nacional de México, donde organiza y coordina las actividades y proyectos de conservación y restauración para la preservación de las colecciones documentales de los Fondos Contemporáneo y Reservado. Es secretaria en el Comité de Conservación, Encuadernación y Restauración de la Biblioteca Nacional de México y miembro de este mismo Comité en la Hemeroteca Nacional, ambos cuerpos colegiados multidisciplinarios instituidos para la gestión de la conservación de los acervos de estas instituciones.

Ha participado como ponente en diversos actos académicos sobre conservación y restauración de patrimonio documental, además de asistir a cursos especializados a nivel nacional e internación. Asimismo, ha organizado diversas exposiciones y actividades académicas en el Instituto de Investigaciones Bibliográficas para la difusión y preservación de los acervos de la Biblioteca y Hemeroteca Nacionales.

Es también Profesora de Asignatura interina en el Colegio de Bibliotecología de la Facultad de Filosofía y Letras de la UNAM, donde imparte la materia optativa de Conservación de documentos. Coordina y supervisa las actividades de los prestadores de servicio social del programa de Conservación Preventiva: Diagnóstico y estabilización de material bibliográfico antiguo, inscrito en el Instituto de Investigaciones Bibliográficas de la UNAM.

Bibliografía consultada

ALLO MANERO, MA. ADELAID. Teoría e historia de la conservación y restauración de documentos, Revista Ge-neral de Información y Documentación Vol. 7, No. 1. Servicio de Publicaciones, Universidad Complutense. Ma-drid, 1997, pág. 253-295. Disponible en: http://revistas.ucm.es/index.php/RGID/article/viewFile/

RGID9797120253A/11042 [Fecha de consulta 25/03/2014]

IFLA. IFLA Principios para el cuidado y manejo de material de biblioteca [en línea]. Santiago de Chile, Traduc-ción del Centro Nacional de ConservaTraduc-ción y RestauraTraduc-ción de la DirecTraduc-ción de Bibliotecas, Archivos y Museos de Chile (DIBAM), 2000. Disponible en: http://www.informacionpublicapgr.gob.sv/descargables/sia/academia-de-archivo/Principios%20para%20el%20cuidado%20y%20manejo%20de%20material%20de%20bibliotecas%20 (IFLA).pdf [Fecha de consulta 25/03/2014]

NORTHEAST Document Conservation Centrer. El Manual de preservación de bibliotecas y archivos del Nort-heast Document Conservation Center [en línea]. Santiago de Chile, traducción DIBAM, Centro Nacional de Con-servación y Restauración, 2000. Disponible en:

http://www.arxiversvalencians.org/doc/Manual%20de%20Preservaci%F3n%20de%20Archivos%20y% 20Bibliotecas.pdf [Fecha de consulta 25/03/2014]

Anexo: Cuadro de mando para la gestión de la conservación en el Comité de Conservación,

Encuadernación y Restauración de la Biblioteca Nacional de México.

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