1. Objetivo
Establecer las directrices y las
de planta y liquidación de emolumentos
2. Alcance
Inicia con las novedades de per
3. Definiciones
EMOLUMENTOS: Prestaciones pendientes por liquidar y pagar HOMINIS: Software utilizado para la liquidación de
LIPS: Licencias, incapacidades, permisos y sanciones PILA: Planilla Integrada de Liquidación de Aportes 4. Generalidades del procedimiento
Las novedades de personal se reciben dentro de los diez (10) primeros días calendario de cada mes e incluyen, entre otras, ingresos, retiros, licencias no remuneradas, licencias por enfermedad, reubicaciones, encargos, coordinaciones, primas técnicas, vacaciones, horas extras, cambios de cuenta bancaria, traslados de EPS o Fondos de Pensiones. Además
aportes cooperativas, libranzas, medicina prepagada, seguros de vida, embargos, aportes voluntarios a pensión-AVP, aportes fomento a la
El cierre de nómina se realizará e
5. Descripción de las actividades
Nro. Actividad
1 Recibir novedades de personal
2 Descargar y entregar al responsable de la
actividad
3 Clasificar y codificar novedades en el
aplicativo de nómina, bas
administrativos que las soportan, oficios y/o
Establecer las directrices y las actividades a desarrollar, para la elaboración de la nómina del personal emolumentos de los exfuncionarios del Ministerio del Trabajo.
Inicia con las novedades de personal, hasta la entrega de la nómina al Grupo de
Prestaciones pendientes por liquidar y pagar. Software utilizado para la liquidación de nómina. Licencias, incapacidades, permisos y sanciones. Planilla Integrada de Liquidación de Aportes
Generalidades del procedimiento
Las novedades de personal se reciben dentro de los diez (10) primeros días calendario de cada mes e ingresos, retiros, licencias no remuneradas, licencias por enfermedad, reubicaciones, encargos, coordinaciones, primas técnicas, vacaciones, horas extras, cambios de cuenta bancaria, traslados de EPS o Fondos de Pensiones. Además, novedades de deducciones (aportes sindicales, , medicina prepagada, seguros de vida, embargos, aportes voluntarios a a la construcción-AFC, etc)
El cierre de nómina se realizará entre los días 20 y 22 de cada mes.
Descripción de las actividades
Actividad Responsable
Recibir novedades de personal Auxiliar Administrativo
Descargar y entregar al responsable de la Auxiliar Administrativo Clasificar y codificar novedades en el
asado en los actos administrativos que las soportan, oficios y/o
Profesional Universitario, Técnico Administrativo y Auxiliar Administrativo.
actividades a desarrollar, para la elaboración de la nómina del personal Ministerio del Trabajo.
mina al Grupo de Tesorería.
Las novedades de personal se reciben dentro de los diez (10) primeros días calendario de cada mes e ingresos, retiros, licencias no remuneradas, licencias por enfermedad, reubicaciones, encargos, coordinaciones, primas técnicas, vacaciones, horas extras, cambios de cuenta bancaria, novedades de deducciones (aportes sindicales, , medicina prepagada, seguros de vida, embargos, aportes voluntarios a
planillas.
4 Clasificadas las novedades si corresponden a
horas extras y vacaciones se ingresan al aplicativo de nomina
5 Ingresar novedades de deducciones en el
aplicativo de nómina: aportes sindicales, aportes cooperativas, créditos, medicina prepagada, seguros de vida, AFC. y continúa con la actividad 7
6 Ingresar novedades de retiros, ingresos,
encargos, sanciones, licencias,
coordinaciones, primas técnicas, embargos, seguridad social en el aplicativo de nómina
7 Ejecutar pre-proceso de novedades en
Hominis para revisar su liquidación
8 Preliquidar nomina.
9 Revisar prenómina.
10 Solicitar CDP
11 Generar e imprimir reporte de retiros del
período
12 Generar proyectos de resolución de
vacaciones y horas extras en el nómina.
Clasificadas las novedades si corresponden a horas extras y vacaciones se ingresan al
Auxiliar Administrativo
Ingresar novedades de deducciones en el : aportes sindicales, aportes cooperativas, créditos, medicina os de vida, AFC. y continúa con la actividad 7
Técnico Administrativo
Ingresar novedades de retiros, ingresos,
encargos, sanciones, licencias,
coordinaciones, primas técnicas, embargos, aplicativo de nómina,
Profesional Universitario
de novedades en Hominis para revisar su liquidación
Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Especializado Profesional Especializado
e imprimir reporte de retiros del Profesional Universitario
Generar proyectos de resolución de
vacaciones y horas extras en el aplicativo de
Auxiliar Administrativo
situaciones administrativas.
Base de Datos
Nómina, Formato único
de novedades de
personal
Formato único relación
mensual de horas extras Base de Datos de Nómina. Formato único de novedades de personal Base de Datos de Nómina. Formato único de novedades de personal Resoluciones situaciones Administrativas del personal de planta Verificación visual al ingreso de la novedad (Hominis) Archivo plano –
generado por Hominis- Reporte prenómina -generado por Hominis Vs. Novedades del mes
Memorando Reporte
13 Imprimir proyectos de resoluciones de vacaciones y horas extras.
14 Verificar los proyectos de resolución de
vacaciones y horas extras.
15 Una vez verificadas se imprimen las
resoluciones, de lo contrarios se regresa actividad 12
16 Elaborar memorando
proyectos de resolución de vacaciones horas extras con soportes.
17 Remitir a Secretaría General la nota interna
con los proyectos de resolución de vacaciones, horas extras
exfuncionarios con soportes, para
numeración y firma.
18 Suscribir Resolución de vacaciones, Horas
extras y liquidación de exfuncionarios.
19 Recepcionar copias de resoluciones de
vacaciones, horas extras y liquidación de exfuncionarios
20 Consultar pendientes, efectuar ajustes y
verificar correcto balance de todos los ítems contables de prenómina.
21 Efectuar copia de seguridad, backup final de
prenómina
22 Ejecutar Cierre de Nómina
23 De presentarse inconsistencias se d
cierre, se sube backup final de prenómina se corrigen las inconsistencias si todo es correcto se continua con la actividad
24 Imprimir reportes de
desprendibles de pago de los funcionarios
para los Grupos de Presupuesto,
Contabilidad y Tesorería.
25 Elaborar memorando para la
reportes de nomina a Presupuesto y de Tesorería.
26 Remisión memorando
respectivos de nomina debidamente
legalizados al Grupo de Presupuesto y Grupo de Tesorería
Imprimir proyectos de resoluciones de oras extras.
Auxiliar Administrativo Verificar los proyectos de resolución de
oras extras.
Profesional Especializado Una vez verificadas se imprimen las
resoluciones, de lo contrarios se regresa a la
Profesional
Especializado Auxiliar
Administrativo con remisión de
proyectos de resolución de vacaciones, oportes.
Auxiliar Administrativo
Remitir a Secretaría General la nota interna proyectos de resolución de oras extras y liquidación de
con soportes, para
Auxiliar Administrativo
Suscribir Resolución de vacaciones, Horas extras y liquidación de exfuncionarios.
Secretaria General Recepcionar copias de resoluciones de
vacaciones, horas extras y liquidación de
Auxiliar Administrativo
Consultar pendientes, efectuar ajustes y verificar correcto balance de todos los ítems
Profesional Universitario
copia de seguridad, backup final de Profesional Universitario
Ejecutar Cierre de Nómina Profesional Universitario
De presentarse inconsistencias se deshace el backup final de prenómina y en las inconsistencias si todo es correcto se continua con la actividad 24
Profesional Especializado
Imprimir reportes de nómina y desprendibles de pago de los funcionarios
para los Grupos de Presupuesto,
Contabilidad y Tesorería.
Profesional Universitario
para la remisión de reportes de nomina a los Grupos de Presupuesto y de Tesorería.
Profesional Universitario – Técnico administrativo
Remisión memorando con reportes
respectivos de nomina debidamente
legalizados al Grupo de Presupuesto y Grupo
Subdirección de Talento Humano Proyectos resoluciones Proyectos resoluciones Resolución Memorando Memorando – Resoluciones para firma Resolución firmada Copias de resoluciones firmadas Base de Datos de Nómina Actualización Tablas
Base de Datos Nómina Base de datos nómina
Reportes de Nómina
Memorando
Memorando –
27 Generar los archivos general, conceptos y descuentos para pago nómina
28 Transmitir archivos de bancos desde
ambiente Linux a ambiente
29 Revisar consistencia cantidad de registros y
montos de pago, con respecto al resumen general de la nómina (valores netos)
30 Validar archivos general, conceptos y
descuentos en aplicativo de
31 Generar archivos XML y enviarlos al grupo de
presupuesto
32 Transmitir backup de cierre de la base de
datos de nómina
33 Elaborar comunicación de vacaciones
34 Verificar la comunicación de vacaciones, si
presentan errores realizamos nuevamente la actividad 33
35 Enviar correo electrónico avisando entrega de
comunicaciones de vacaciones
36 Incluir novedades de anuncios de traslados
de EPS, Fondos de Pensión y Cajas de Compensación para la elaboración de la planilla única de aportes
37 Verificar novedades de Planilla Integrada de
Liquidación de Aportes
38 Generar Medio magnético de la Planilla
Integrada de Aportes
39 Efectuar prueba piloto de la Planilla
de Liquidación de Aportes vía Internet por medio del aplicativo autorizado
40 Generar informe de pagos por cada EPS,
AFP, ARL, CCF y SENA, ICBF, ESAP, ESC. IND.
41 Enviar información pago Planilla Integrada de
Liquidación de Aportes al Grupo de Tesorería con soporte impreso
Generar los archivos general, conceptos y para pago nómina aplicativo SIIF
Profesional Especializado Transmitir archivos de bancos desde
ambiente Windows.
Profesional Especializado Revisar consistencia cantidad de registros y
montos de pago, con respecto al resumen general de la nómina (valores netos)
Profesional
Especializado –
profesional Universitario Validar archivos general, conceptos y
descuentos en aplicativo de Minhacienda
Profesional Especializado Generar archivos XML y enviarlos al grupo de Profesional
Especializado Transmitir backup de cierre de la base de Profesional
Especializado
Elaborar comunicación de vacaciones Auxiliar Administrativo
comunicación de vacaciones, si zamos nuevamente la Profesional Especializado y Subdirector de Talento Humano
Enviar correo electrónico avisando entrega de comunicaciones de vacaciones
Secretaria Ejecutiva
Incluir novedades de anuncios de traslados de EPS, Fondos de Pensión y Cajas de Compensación para la elaboración de la
Profesional Universitario
novedades de Planilla Integrada de Profesional Especializado
Generar Medio magnético de la Planilla Profesional Universitario Efectuar prueba piloto de la Planilla Integrada
de Liquidación de Aportes vía Internet por medio del aplicativo autorizado
Profesional
Especializado y/o
Profesional Universitario de pagos por cada EPS,
, CCF y SENA, ICBF, ESAP, ESC.
Profesional Universitario
Enviar información pago Planilla Integrada de Liquidación de Aportes al Grupo de Tesorería
Profesional Especializado Archivo magnético general, conceptos y descuentos. Archivo magnético banach y bangan Archivo magnético banach y bangan vrs. general. Archivos Excel Archivos XML Copia de Archivo Proyectos de resoluciones generadas por liquidación. Especializado y Oficios Correo electrónico Registro novedades aplicativo de nómina
Archivo plano (PILA) Archivos plano Archivo Plano (PILA)
42 Generar archivo plano de las Cesantías de cada funcionario y de los ex
liquidación en el período
43 Verificar la correcta liquidación de las
cesantías de los funcionarios y ex funcionarios en el período
44 Cargar el archivo plano en la plataforma
virtual establecida por el Fondo Nacional del Ahorro.
45 Verificar la correcta validación del archivo
plano y los valores causados para el periodo en la plataforma virtual del FNA
46 Envío del reporte de los exfuncionarios del
periodo al FNA por medio de Excel
47 Validación del archivo cargado y causado a
través de soportes remitidos en PDF por el FNA al Ministerio.
48 Backup definitivo de nómina periódica
49 Transmitir backup de prenomina y del cierre
mensual base de datos nómina. Trasmitir el
directorio de resultados del proceso
(Informes) trasmisión del directorio de programas del aplicativo HOMINIS
50 Grabar copia de seguridad en medio
magnético
51 Remitir a la Oficina de Sistemas una copia
de seguridad para su custodia
6. Requerimientos Técnicos del Procedimiento
- Software de nómina actualizado de acuerdo a la normatividad vigente
- Conexión adecuada y permanente con el servidor en el cual se encuentra el aplicativo.
- Acompañamiento permanente por parte del proveedor del software.
- Documentación soporte de la nómina se encuentre
completa y debidamente revisada.
- Cumplimiento al cronograma establecido para desarrollar el proceso de nómina.
- CDP que ampara el proceso de pago de la nómina.
- Acceso a las carpetas compartidas
Generar archivo plano de las Cesantías de cada funcionario y de los ex-funcionarios con
Profesional Universitario
Verificar la correcta liquidación de las los funcionarios y ex-funcionarios en el período
Profesional Universitario
Cargar el archivo plano en la plataforma virtual establecida por el Fondo Nacional del
Profesional Universitario
Verificar la correcta validación del archivo plano y los valores causados para el periodo en la plataforma virtual del FNA
Profesional Universitario
Envío del reporte de los exfuncionarios del periodo al FNA por medio de Excel
Profesional Universitario Validación del archivo cargado y causado a
través de soportes remitidos en PDF por el
Profesional Universitario
Backup definitivo de nómina periódica Profesional
Especializado Transmitir backup de prenomina y del cierre
mensual base de datos nómina. Trasmitir el
directorio de resultados del proceso
(Informes) trasmisión del directorio de programas del aplicativo HOMINIS
Profesional Especializado
Grabar copia de seguridad en medio Profesional Especializado
Remitir a la Oficina de Sistemas una copia de seguridad para su custodia
Profesional Especializado
Requerimientos Técnicos del Procedimiento y puntos de control
de nómina actualizado de acuerdo a la normatividad vigente
Conexión adecuada y permanente con el servidor en el cual se encuentra el aplicativo. Acompañamiento permanente por parte del proveedor del software.
Documentación soporte de la nómina se encuentre disponible dentro de las fechas establecidas, completa y debidamente revisada.
Cumplimiento al cronograma establecido para desarrollar el proceso de nómina. CDP que ampara el proceso de pago de la nómina.
Acceso a las carpetas compartidas
Archivo Plano
Dkfnaaamm.txt
Archivo plano de
cesantías y archivos de
las nóminas del
período
Archivo Plano
FNAmmaa.txt
Plantilla de reportes a
entidades en el
modulo virtual FNA Exfmesfna.exl Exfmesfna.pdf
Medio magnético con copia a sistemas Archivos generales
Archivos comprimidos
denominados de
acuerdo al mes que corresponda
Memorando
Conexión adecuada y permanente con el servidor en el cual se encuentra el aplicativo.
En este numeral se debe incluir aquellos requisitos o especificaciones que sean necesarias para la aplicación eficiente y eficaz del procedimiento y que serian la fuente para la identificación de Servicios no Conformes o No conformidades en Procesos.
La Nómina se debe liquidar de acuerdo a
la circular 35 del 30 de agosto, lo que permite dar cumplimiento al cronograma establecido para liquidación y pago de la misma.
Los puntos de control del procedimiento son los siguientes
Actividad No.9. - El profesional especializado revisa la prenómina con base en el reporte de prenómina
generado por el aplicativo Hominis Vs. Novedades del mes.
Actividad No.14 - El profesional especializado verifica
extras.
Actividad No.20 - El profesional universitario consulta los pendientes, efectua ajustes y verifica el correcto
balance de todos los ítems contables de prenómina.
Actividad No.29. - El profesional e
cantidad de registros y montos de pago, con respecto al resumen general de la nómina (valores netos)
Actividad No.34. – El profesional especializado
errores se realiza nuevamente la actividad 33
Actividad No.37. – El profesional especializado
de Liquidación de Aportes en el archivo plano PILA.
Actividad No.43 - El profesional universitario
funcionarios y ex-funcionarios en el período
Actividad No.45 - El profesional universitario
para el periodo en la plataforma virtual del FNA
Actividad No.47 - El profesional universitario
remitidos en PDF por el FNA al Ministerio.
7. Anexos:
- Formato único de novedades de personal
- Formato único de relación
- Historias laborales
al se debe incluir aquellos requisitos o especificaciones que sean necesarias para la aplicación eficiente y eficaz del procedimiento y que serian la fuente para la identificación de Servicios no Conformes o No conformidades en Procesos.
liquidar de acuerdo a lo establecido en la resolución 1742 del 29 de agosto de 2012 la circular 35 del 30 de agosto, lo que permite dar cumplimiento al cronograma establecido para liquidación
del procedimiento son los siguientes:
El profesional especializado revisa la prenómina con base en el reporte de prenómina generado por el aplicativo Hominis Vs. Novedades del mes.
El profesional especializado verifica los proyectos de resolución de vacaciones y horas El profesional universitario consulta los pendientes, efectua ajustes y verifica el correcto balance de todos los ítems contables de prenómina.
El profesional especializado y el profesional universitario, revisa
cantidad de registros y montos de pago, con respecto al resumen general de la nómina (valores netos) profesional especializado verifica la comunicación de vacaciones, si presentan realiza nuevamente la actividad 33.
profesional especializado verifica las Verifica las novedades de en el archivo plano PILA.
rofesional universitario verifica la correcta liquidación de las cesantías de los funcionarios en el período.
El profesional universitario verifica la validación del archivo plano y los valores causados en la plataforma virtual del FNA.
El profesional universitario valida el archivo cargado y causado a través de soportes remitidos en PDF por el FNA al Ministerio.
Formato único de novedades de personal
Formato único de relación y liquidación mensual de horas extras
al se debe incluir aquellos requisitos o especificaciones que sean necesarias para la aplicación eficiente y eficaz del procedimiento y que serian la fuente para la identificación de Servicios no
o establecido en la resolución 1742 del 29 de agosto de 2012 y la circular 35 del 30 de agosto, lo que permite dar cumplimiento al cronograma establecido para liquidación
El profesional especializado revisa la prenómina con base en el reporte de prenómina los proyectos de resolución de vacaciones y horas El profesional universitario consulta los pendientes, efectua ajustes y verifica el correcto evisa la consistencia en la cantidad de registros y montos de pago, con respecto al resumen general de la nómina (valores netos).
