PROPUESTA DE INDICADORES DE GESTION EN LA LINEA DE NEGOCIOS DE PROYECTOS INMOBILIARIOS DE LA EMPRESA ARQUITECTOS E
INGENIEROS ASOCIADOS S.A
Julián Zapata Pérez
Proyecto de grado para optar al titulo de Administrador de Empresas
Asesora
Clara Hilda Ramírez Agudelo Magister en Administración
FUNDACION UNIVERSITARIA LUÍS AMIGÓ
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONOMICAS Y CONTABLES ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
MEDELLÍN
2016
AGRADECIMIENTOS
Expreso mi total agradecimiento:
A la Profesora Clara Hilda Ramírez por haber aportado a mi formación profesional, por su ayuda brindada y recomendaciones durante el desarrollo de este trabajo de grado.
DEDICATORIA
A Dios por haberme dado la constancia y perseverancia para lograr mis metas.
A mi familia; en especial a mi Madre, por ser mi mayor apoyo durante todo el ciclo profesional.
TABLA DE CONTENIDO
RESUMEN ... 8
ABSTRACT ... 9
INTRODUCCION ... 10
GLOSARIO ... 11
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ... 12
1.2 PROBLEMA: ... 12
2. OBJETIVOS ... 13
2.1OBJETIVOGENERAL ... 13
2.2OBJETIVOSESPECÍFICOS ... 13
3. JUSTIFICACION ... 14
4. ANTECEDENTES ... 16
5. HISTORIA DE LA EMPRESA ... 18
6. MARCO TEORICO: ... 21
6.1INDICADORESDEGESTION ... 21
6.2CARACTERISTICASDELOSINDICADORESDEGESTION ... 22
6.3BENEFICIOSDELOSINDICADORESDEGESTION ... 23
6.4TIPOLOGIADELOSINDICADORESDEGESTION ... 23
6.5IMPLEMENTACIONDEUNSISTEMADEINDICADORESDEGESTION ... 25
6.6ESTRUCTURABASICADEUNINDICADOR ... 26
6.7HOJAMETODOLOGICADELINDICADOR ... 26
7. DISEÑO METODOLOGICO ... 29
7.1TIPO DE INVESTIGACIÓN ... 29
7.2MÉTODO DE INVESTIGACIÓN ... 30
7.3FUENTES DE INFORMACIÓN ... 30
FUENTES PRIMARIAS ... 30
FUENTES SECUNDARIAS ... 31
7.4TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN ... 31
7.5POBLACIÓN Y MUESTRA ... 32
7.6ALCANCE ... 35
8. HALLAZGOS Y RESULTADOS ... 36
9. CONCLUSIONES ... 40
10.RECOMENDACIONES ... 41
11. BIBLIOGRAFIA Y CIBERGRAFIA ... 42
LISTA DE DIAGRAMAS
Diagrama 1: Unidades de Negocia A.I.A S.A ………... 14
LISTA DE TABLAS
Tabla 1: Ficha Técnica de Indicadores ………..27 Tabla 2: Ventas Mes a Mes ………..36
LISTA DE IMÁGENES
Imagen 1: Fachada Apartamentos 360º ………..32 Imagen 2: Twins Apartamentos ……… 33 Imagen 3: Hacienda Valle Real ……….34
RESUMEN
La investigación presenta la construcción de indicadores de gestión para la línea de negocio de Proyectos Inmobiliarios de la Empresa Arquitectos e Ingenieros Asociados S.A, dedicada al diseño y construcción de obras de edificaciones e infraestructura. Esto debido a que en el área no existen mecanismos de medición que le permitan evaluar su gestión.
A través, de la recolección de información y partiendo de una base de datos, sobre el comportamiento de cada uno de los proyectos inmobiliarios, se pretende elaborar una propuesta de indicadores, con el fin de analizar cada una de las variables que intervienen dentro del proceso, de manera que se puedan identificar los puntos clave y facilitar la toma de decisiones en la gestión de proyectos inmobiliarios.
Considerando los aspectos fundamentales que deben conocerse en el diseño y construcción de indicadores de gestión, se analiza la situación actual de los proyectos con respecto a los últimos tres años.
Para construir los indicadores de gestión, se tiene en cuenta cada uno de los requisitos establecidos para la elaboración e implementación de un sistema de medición.
Todo el desarrollo del sistema, conlleva al análisis de los resultados obtenidos en cada medición de los indicadores, que servirán para la toma de decisiones de la empresa, la mejora continua del área y las acciones preventivas a corto y mediano plazo.
Palabras Clave: Mejora continua, Proceso, Gestión, Indicador, Variables, base de datos.
ABSTRACT
The research presents the construction of performance indicators for the line of business of real estate projects of enterprise architects and engineers Associates S.A., dedicated to the design and construction of buildings and infrastructure. This is because that in the area there are no measurement mechanisms that would enable it to assess their management.
Through the collection of information and based on a database, on the behavior of each of the real estate projects, intends to develop a proposal of indicators, in order to analyze each of the variables involved in the process, so that they can identify the key points and facilitate decision-making in the management of real estate projects.
Considering the fundamental aspects that should be known in the design and construction of indicators, analysed the current situation of the projects with regard to the last three years.
To build indicators of management indicators, you consider each of the requirements established for the elaboration and implementation of a measurement system.
Throughout the development of the system, leads to the analysis of the results obtained in each measurement indicators, which will serve for the decision making of the company, the continuous improvement of the area and the preventive actions in the short and medium term.
Keywords: Improved continuous, process, management, indicator, variable, database.
INTRODUCCION
Ante la necesidad de hacer empresas más eficientes y eficaces y de mantener el control de la organización, los Indicadores de Gestión, permiten medir, conocer y analizar los resultados de esta labor, convirtiéndose en el mecanismo más eficaz y menos costoso para saber hacía dónde va una empresa.
Los directivos de la organización, son las personas que deben determinar qué áreas, actividades y funciones merecen ser medidas y qué indicadores se tendrán en cuenta en esta medición. El análisis y las posteriores correcciones, también están bajo su mando.
Estos parámetros según Andrés Sánchez Prieto, Coordinador de Mercadeo VISION de la Universidad de La Sabana, se pueden definir como “los procesos integrales que facilitan la medición de los logros y el cumplimiento de la misión y objetivos de la organización en sus diferentes áreas”.
La aplicación de los indicadores a nivel organizacional es la de disponer de información corporativa con la cual se establecen prioridades.
Andrés Sánchez asegura que “en el campo de la administración moderna, la administración de la organización está fundamentada en los procesos que se manejan al interior de la misma”, razón por la cual son las directivas o el responsable de cada área quienes determinan qué se debe medir de acuerdo a una labor previa en la que se definen los objetivos de esta medición, teniendo en cuenta que ellos deben estar acordes con los lineamientos a nivel organizacional y/o empresarial
GLOSARIO
INDICADOR: Es la expresión cualitativa o cuantitativa observable, que permite describir características, comportamientos o fenómenos de la realidad a través de la evolución de una variable o el establecimiento de una relación entre variables”.
La que comparada con periodos anteriores o bien frente a una meta, permite evaluar el desempeño y su evolución en el tiempo.
GESTION: Es la acción y el efecto de gestionar y administrar. De una forma más específica, una gestión es una diligencia, entendida como un trámite necesario para conseguir algo o resolver un asunto, habitualmente de carácter administrativo o que conlleva documentación.
PROYECTO INMOBILIARIO: Es cualquier proyecto que involucre una obra de construcción sobre un bien raíz, destinado a usos civiles que no sean de infraestructura.
BASE DE DATOS: Una base de datos es el conjunto de datos informativos organizados en un mismo contexto para su uso y vinculación. Se le llama base de datos a los bancos de información que contienen datos relativos a diversas temáticas y categorizados de distinta manera, pero que comparten entre sí algún tipo de vínculo o relación que busca ordenarlos y clasificarlos en conjunto.
LINEA DE NEGOCIO: Consiste en un sistema, método o forma de obtener dinero, a cambio de productos o servicios.
EFICACIA: Del latín efficacĭa, es la capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea tras la realización de una acción
.
DESISTIMIENTOS: Terminación de un proceso por el que el actor, en este caso el comprador, manifiesta su voluntad de abandonar el Proyecto.
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1 TEMA: Construcción de indicadores en la línea negocio de proyectos inmobiliarios en la empresa Arquitectos e Ingenieros Asociados S.A
1.2 PROBLEMA:
A.I.A S.A. es una reconocida organización dedicada al diseño y construcción de obras de edificaciones e infraestructura, con más de 65 años de trayectoria empresarial. Tiempo durante el cual, ha cumplido estrictamente con todos sus compromisos, logrando así reconocimiento de marca, clientes potenciales, confiabilidad y sostenibilidad en el tiempo. Dentro de su estrategia corporativa, además de Proyectos Inmobiliarios, AIA S.A cuenta con otras tres líneas de negocio: Maquinaria y Equipos, Construcción y Diseño Arquitectónico.
En su trayecto empresarial se ha destacado por ser la mejor en lo que hace, comprometida en satisfacer de manera eficiente las expectativas de sus clientes y en alcanzar la visión de la empresa, por ello, desde la alta gerencia ha venido fijando sus esfuerzos en mejorar el área de proyectos inmobiliarios; el cual se inicio hace 8 años y no tiene mecanismos para medir su gestión.
Al no tener mecanismos que le permitan medir su gestión, surge la necesidad de construir una herramienta que le permita medir la gestión de los proyectos inmobiliarios, como los indicadores de gestión.
2. OBJETIVOS
2.1 OBJETIVO GENERAL
• Construir indicadores de gestión para la línea de negocios de Proyectos Inmobiliarios en la empresa Arquitectos e Ingenieros Asociados de tal manera que le permita medir la eficacia de su gestión.
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Elaborar una base de datos teniendo en cuenta el comportamiento de la gestión de los Proyectos Inmobiliarios en los últimos 3 años.
• Analizar la información para definir las variables que permitan medir la eficacia de la gestión.
• Diseñar indicadores para facilitar la toma de decisiones, en la gestión de Proyectos Inmobiliarios.
3. JUSTIFICACION
A.I.A S.A cuenta con amplia experiencia en el diseño y construcción de obras de edificaciones e infraestructura, basada en los sólidos principios de calidad, cumplimiento y rectitud constituyéndose en una solida organización, preparada para enfrentar en cualquier situación complejos desafíos.
Como se evidencia en el diagrama , dentro de sus unidades de negocio, AIA S.A cuenta con Infraestructura, diseño, proyectos inmobiliarios y alquiler de maquinaria y equipo.
Diagrama 1:Unidades de Negocio de la empresa A.I.A S.A
Fuente: Elaboración propia a partir de información interna de la empresa A.I.A S.A
Desde la alta Gerencia se ha venido trabajando en la descripción de procesos en el área de Proyectos Inmobiliarios, con el fin de repotenciar esta línea de negocio,
Infraestructura -‐ Agua potable y saneamiento básico.
-‐Transporte ( Vías, túneles y puentes ) -‐ Generación de Energía -‐ Aeropuertos -‐Industria -‐ Muelles
Diseño -‐ Proyectos institucionale s
-‐ Clinicas y Hospitales -‐ Sedes Corporativas -‐ Hoteles -‐ Aeropuertos -‐ Planes Maestros
Edi]icaciones -‐ Deporte y recreacion -‐ Sedes corporativas -‐ Penitenciarias -‐ Vivienda -‐ Comercio -‐ Turismo -‐Salud
Proyectos -‐ Desarrollo de Proyectos Inmobiliarios
Alquiler de Maquinaria y Equipo
en conjunto con el grupo de trabajo se han definido tareas y procedimientos que le permitan ser mas eficaz en la gestión de los mismos. Por ello aquí nace la oportunidad de elaborar estos mecanismos de gestión que faciliten la toma de decisiones en el momento de definir el negocio.
Este proyecto de grado es una oportunidad de crecer tanto personal como profesionalmente, ya que se busca, elaborar mecanismos de gestión que permitan analizar las variables que intervienen en la venta de Proyectos Inmobiliarios, de manera que se puedan aplicar conceptos vistos dentro del proceso de formación, buscando enriquecer los procesos dentro de la organización.
4. ANTECEDENTES
Rincón (1998) afirma:
El concepto de Indicadores de Gestión, aparentemente nuevo en nuestro medio, remonta su origen al desarrollo de la filosofía de Calidad Total, creada en los Estados Unidos y aplicada acertadamente en Japón. Se consideraban los indicadores de calidad como instrumentos de evaluación de la gestión de las compañías en función del impacto de sus productos y servicios.
Sin embargo, su principal limitante era su utilización mas como herramientas de control de los procesos productivos que como instrumentos de gestión que apoyaran la toma de decisiones. En consecuencia, establecer un sistema de indicadores debe involucrar tanto los procesos productivos como los administrativos en una organización y deben derivarse de acuerdos de desempeño basados en la misión y objetivos estratégicos
En primer lugar, para trabajar con los indicadores debe establecerse todo un sistema que vaya desde la correcta comprensión del hecho o de las características hasta la de toma de decisiones acertadas para mantener, mejorar e innovar cualquier proceso.( p.48).
Partiendo del principio, lo que no se puede medir, no se puede controlar y lo que no se puede controlar, no se puede gerenciar. Aparece el cuadro de mando integral (CMI) desarrollado por los economistas norteamericanos Robert Kaplan y David Norton. Donde se plantea, como una herramienta de gestión permite evaluar la evolución de la compañía a través de cuatro ejes o perspectivas fundamentales; Desarrollo y aprendizaje, aspectos internos, relación con el cliente y aspectos financieros.
El CMI es actualmente una poderosa herramienta de gestión para todas las organizaciones, que han conseguido adaptarlo a sus necesidades especificas,
logrando adherir la información necesaria para la gestión, al permitir evaluar la evolución de la compañía e ilustrar para la toma de decisiones.
5. HISTORIA DE LA EMPRESA
En 1949, el arquitecto Humberto Wills Isaza, el ingeniero civil Julio Omar Córdoba Eraso y el delineante Fernando Jaramillo, tuvieron la iniciativa de fundar en Medellín, Colombia, una compañía de diseño y construcción, aprovechando el acelerado crecimiento y desarrollo de la ciudad de los años 50´s.
Basada en los sólidos principios de calidad, cumplimiento y rectitud que habían recibido desde sus estudios en la Escuela de Minas de Antioquia, la empresa fue creciendo en su actividad edificadora, constituyéndose hoy en una solida organización, preparada para enfrentar complejos desafíos de ingeniería y arquitectura de muy variada naturaleza en los sectores de la edificación e infraestructura.
El prestigio y posicionamiento que AIA ha logrado a través del tiempo, se debe a la experiencia y conocimiento para encontrar soluciones innovadoras y sostenibles dentro de un ambiente de cercanía y confianza con nuestros clientes y proveedores, y a una cultura empresarial orientada hacia el cumplimiento, la calidad, la seguridad industrial y el respeto por el medio ambiente.
Varios de nuestros proyectos han sido distinguidos con premios y reconocimientos gracias la excelencia de su diseño y construcción.
Nuestro objetivo de largo plazo es que el éxito de AIA revierta en progreso para el país y el desarrollo profesional de nuestros colaboradores.
Diferencia AIA:
Con una adecuada relación costo - beneficio, ha superado las expectativas de los clientes, entregando exitosamente más de 700 proyectos de múltiples sectores en diferentes países de la región.
Gracias al equipo humano que ha desarrollado, esta en capacidad de ofrecer soluciones integradas de diseño y construcción para reducir los plazos de ejecución.
El reto a futuro es seguir creciendo de forma sostenible, respetando la normatividad ambiental, generando progreso y bienestar para la sociedad y sus colaboradores.
Reconocimientos y Certificaciones
Reconocimientos Diseño Arquitectónico
• Nueva Sede Isagen, Medellín: Primer puesto
• Instituto Neurológico de Antioquia, Medellín: Primer puesto
• Edificio Cámara de Comercio, Bogotá – Talento Corpacero
• Edificio Sede Delima, Medellín – Primer puesto
• Urbanización Carlos Lleras Restrepo, Bogotá – Primer puesto
• Parque San Antonio, Medellín – Primer puesto
• Ampliación Centro Comercial Unicentro, Bogotá – Primer puesto
• Hotel Guatapé Turantioquia, Guatapé – Primer puesto
• Sede Compañía Nacional de Chocolates – Primer puesto
Reconocimientos Edificaciones
• ISAGEN: Premio obras CEMEX
• Hotel Decápolis, Panamá: Premio obras CEMEX
• Edificio Manzana Liévano
Reconocimientos Infraestructura
• Puente Conexión Itagüi - Sabaneta: Premio obras CEMEX
• Puente sobre el Río Nare: Excelencia en construcción de obras civiles ASOCRETO
Excelencia en construcción de obras civiles ASOCRETO
Reconocimientos Empresa
• Orden Nacional al Mérito Empresarial de la Presidencia de la República
• La Resolución de Honor del Senado de la República
• El Escudo de Antioquia Categoría Oro de la Gobernación de Antioquia
• La Orden al Mérito Juan del Corral del Concejo de Medellín
• La Estatuilla El Yunquero de la Cámara de Comercio Aburrá Sur
• Premio Responsabilidad Ambiental Colombia Sostenible 2013
Certificaciones y Agremiaciones
• ICONTEC (Certificados de Calidad, Ambiental y Seguridad Ocupacional)
• CCI-Cámara Colombiana de la Infraestructura
• SAI-Sociedad Antioqueña de Ingenieros y Arquitectos
• SCA-Sociedad Colombiana de Arquitectos
• CIDICO-Centro de Investigación de la Construcción
• CAMACOL-Cámara Colombiana de la Construcción
• LA LONJA
• CCCS-Consejo Colombiano de Construcción Sostenible
6. MARCO TEORICO:
6.1 INDICADORES DE GESTION
Para explicar el concepto de indicadores de gestión es importante tener claro el concepto de gestión.
¿Que es Gestión?
Es la acción y el efecto de gestionar y administrar. De una forma más específica, una gestión es una diligencia, entendida como un trámite necesario para conseguir algo o resolver un asunto, habitualmente de carácter administrativo o que conlleva documentación. (http://www.funcionpublica.gov.co) Departamento Administrativo de Función Publica (DAFP).
¿Que es un indicador?
Expresión cualitativa o cuantitativa observable, que permite describir características, comportamientos o fenómenos de la realidad a través de la evolución de una variable o el establecimiento de una relación entre variables”. La que comparada con periodos anteriores o bien frente a una meta, permite evaluar el desempeño y su evolución en el tiempo. (http://www.funcionpublica.gov.co) Departamento Administrativo de Función Publica (DAFP).
Ahora bien, el concepto de indicadores de gestión, es un dato o un conjunto de datos que nos ayudan a medir objetivamente la evolución del sistema de gestión.
Los indicadores de gestión son medios, instrumentos o mecanismos para evaluar hasta que punto o en que medida se están logrando los objetivos estratégicos, además, representan una unidad de medida gerencial que permite evaluar el desempeño de una organización frente a sus metas, objetivos y responsabilidades con los grupos de referencia. ( http://www.aec.es) Asociación Española para la Calidad (AEC).
6.2 CARACTERISTICAS DE LOS INDICADORES DE GESTION
Los indicadores de gestión deben cumplir con unos requisitos y elementos para poder apoyar la gestión para conseguir el objetivo, las cuales pueden ser:
Simplicidad:
Se puede entender como la capacidad para definir el evento que se pretende medir de manera poco costosa en tiempo y recurso.
Validez en el tiempo:
Puede definirse como la propiedad de ser permanente en un periodo deseado.
Utilidad:
Es la posibilidad del indicador para estar siempre orientado a buscar las causas que han llevado a que alcance un valor particular y mejorarlas.
Participación de los usuarios:
Es la habilidad para estar involucrados desde el diseño, y debe proporciónaselas los recursos y formación necesarios para su ejecución.
Oportunidad:
Es la capacidad para que los datos sean recolectados a tiempo, igualmente se requiere que le información sea analizada oportunamente para poder actuar.
Claros:
Ser comprensible, tanto para quienes lo desarrollen como para quienes lo estudien o lo tomen como referencia. Por tanto, un indicador complejo o de difícil interpretación que solo lo entienden quienes lo construyen debe ser replanteado.
6.3 BENEFICIOS DE LOS INDICADORES DE GESTION
Entre los beneficios que puede generar a un Proyecto, la implementación de un sistema de indicadores de gestión, esta:
Satisfacción del Cliente:
En la medida en que la satisfacción del cliente sea una prioridad para la empresa, así́ lo comunicará a su personal y enlazará las estrategias con los indicadores de gestión de manera que el personal se dirija en dicho sentido.
Seguimiento del proceso:
El mejoramiento continuo solo es posible si se hace un seguimiento exhaustivo a cada eslabón de la cadena que conforma el proceso. Las mediciones son las herramientas básicas no solo para detectar las oportunidades de mejora, sino además para implementar las acciones.
Benchmarking:
Mediante el Benchmarking se pueden evaluar los procesos, los productos, las actividades y compararlos con los de otros proyectos con la finalidad de mejorar su proceso traspasando fronteras y conociendo el entorno.
Gerencia del cambio:
Un adecuado sistema de medición les permite a las personas conocer su aporte en las metas organizacionales y cuáles son los resultados que soportan la afirmación de que lo está realizando bien.
6.4 TIPOLOGIA DE LOS INDICADORES DE GESTION INDICADORES DE EFICACIA
Cuando, se busca establecer el cumplimiento de planes y programas de la
oportunidad (cumplimiento de la meta en el plazo estipulado), al igual que la cantidad (volumen de bienes y servicios generados en el tiempo).
Los Indicadores de Eficacia, llevan de forma inherente la definición previa de objetivos y el seguimiento de estos a través de un sistema mínimo de información que permita informar sobre aspectos básicos del programa o la gestión a ser evaluada.
INDICADORES DE EFICIENCIA
Se enfocan en el control de los recursos o las entradas del proceso; evalúan la relación entre los recursos y su grado de aprovechamiento por parte de los mismos.
Este tipo de indicadores miden la forma de cómo se utilizaron los recursos durante el proceso de generación del producto y/o servicio.
El análisis de la eficiencia se refiere a la adquisición y el aprovechamiento de los insumos (entradas del proceso), que deben ser adquiridos en tiempo oportuno, al mejor costo posible, en la cantidad adecuada y con una buena calidad. Por lo que incluye medios humanos, materiales y financieros.
INDICADORES DE EFECTIVIDAD
Para el análisis de este tipo de indicadores es necesario involucrar la eficiencia y la eficacia, es decir, el logro de los resultados programados en el tiempo y con los costos más razonables posibles. (DANE)
Estos Indicadores se relaciona con la medición del nivel de satisfacción del usuario que aspira a recibir un producto o servicio en condiciones favorables de costo y oportunidad, y con el establecimiento de la cobertura del servicio prestado.
INDICADORES DE ECONOMÍA
La capacidad de una institución para generar y movilizar adecuadamente los recursos financieros en pos del cumplimiento de sus objetivos. Todo organismo que administre fondos, es responsable del manejo eficiente de sus recursos de caja, de ejecución de su presupuesto y de la administración adecuada de su patrimonio.
6.5 IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE INDICADORES DE GESTION - Crear un grupo de trabajo de indicadores: Para implementar un sistema de
indicadores de gestión, es importante conformar un equipo de trabajo, con el fin de identificar puntos críticos que intervienen en el proceso y tener distintos puntos de vista que ayuden fácilmente a la construcción de estos.
- Identificar las variables a medir: Es el segundo paso dentro de la implementación de un sistema de indicadores de gestión, se deben definir cada una de las variables que intervienen dentro del proceso a medir.
- Establecer un procedimiento de medición: dentro de este paso a seguir es importante establecer los objetivos y la asignación de responsabilidades para la preparación de la administración del sistema.
- Ejecución del proceso: se empieza con la implementación del sistema en cada uno de los procesos a medir.
- Seguimiento al sistema a medir y puesta en marcha de las acciones correctivas: una vez implementado el sistema de indicadores de gestión, se deben tomar acciones correctivas en caso de ser necesario de acuerdo a los resultados arrojados y en la meta propuesta.
- Ampliar razonablemente el número de indicadores: si es del caso, se evalúa por parte del grupo de trabajo la posibilidad de construir nuevos indicadores que permitan medir la gestión del proceso.
Cualquier metodología que permita implementar un sistema de indicadores de gestión debe tener en cuenta los elementos asociados con un indicador, para permitir una adecuada retroalimentación, y además presentar información clara y
complementarse con otras herramientas de gestión que ayuden a analizar causas y a establecer puntos de mejora para sustentar así́ la decisión a tomar. Si es posible, debe mostrarse la relación que presenta con otros indicadores.
Es importante, conocer la estructura básica de un indicador, por lo que, veremos como es su estructura y cuales son los elementos básicos para definir un indicador de gestión.
6.6 ESTRUCTURA BASICA DE UN INDICADOR
Objetivo: Señalar el para qué se establece el indicador y qué mide.
Definición: Debe ser simple y clara, e incluir además solo una característica.
Responsabilidad: Indica el proceso dueño del indicador y, por lo tanto, los responsables de las acciones que se deriven del mismo.
Recursos: De personal, instrumentos, informáticos, entre otros.
Periodicidad: Debe ser la suficiente para informar sobre la gestión.
Nivel de referencia: Pueden ser metas, datos históricos, un estándar establecido, un requerimiento del cliente o de la competencia, o una cifra acordada por consenso en el grupo de trabajo.
Puntos de lectura: Debe tenerse claro en qué punto se llevará a cabo la medición, al inicio, en una etapa intermedia o al final del proceso.
6.7 HOJA METODOLOGICA DEL INDICADOR
La siguiente Hoja Metodológica, se constituye en un instrumento que permite identificar los factores importantes al documentar un indicador. Tales como entidad, proceso, objetivo, fórmula, variables, unidad de medida, meta, entre otros aspectos. A continuación se muestra en la tabla 1, la ficha metodológica para la
construcción de indicadores, se toma como ejemplo dando claridad de que esta puede ser ajustada a las necesidades de cada organización.
Tabla 1:Ficha Técnica Indicadores
Fuente: Guía para la construcción de indicadores.
Para el diligenciamiento se tienen en cuenta los siguientes aspectos:
Identificación ficha técnica (código, versión, fecha): Permite asignar un código, fecha de creación y versión de la ficha, en caso de posteriores ajustes a la misma.
Corresponderá o se asignarán de acuerdo al sistema de gestión documental o del sistema de gestión de la calidad de la entidad.
Nombre del proceso: Identifica el nombre del proceso al cual corresponde el indicador.
Tipo de proceso: Se establece si se trata de un proceso Estratégico, Misional, de Apoyo o de Medición y Análisis.
Objetivo del proceso: Identifica el objetivo del proceso al cual corresponde el
indicador.
Procesos que suministran información y datos al indicador: Se debe establecer la fuente de los datos, con el fin de que el responsable conozca de dónde se alimenta el indicador, señala la(s) fuente(s) de las cuales se obtiene la información para el cálculo del indicador. Por ejemplo: Sistemas de información, resultados encuestas del cliente externo, interno, verificación del servicio y control de visitantes.
Responsable de calcular: Identifica el responsable de alimentar los datos necesarios para el análisis posterior de la información.
Responsable de analizar: Identifica el responsable de realizar el análisis de la información (si aplica, ya que el responsable de calcular podría se
Usuarios de la información recolectada y analizada: Se determina si existe más de un usuario que requiera hacer uso de la información del indicador.
Objetivo del indicador: Señala el para qué se establece el indicador y qué mide.
Tipo de Indicador: De acuerdo a la tipología de los indicadores: Eficacia, Eficiencia, Efectividad, Economía.
Fórmula del Indicador: Fórmula matemática utilizada para el cálculo del indicador.
Frecuencia de la recolección: Se determina cada cuánto tiempo se debe hacer recolección de los datos para alimentar el indicador.
7. DISEÑO METODOLOGICO
7.1 Tipo de Investigación
Este estudio se basa en la investigación descriptiva – exploratoria. Debido a la siguiente definición dada por la UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA (2005):
“En la investigación de carácter exploratorio el investigador intenta, en una primera aproximación, detectar variables, relaciones y condiciones en las que se da el fenómeno en el que está interesado. En otros términos, trata de encontrar indicadores que puedan servir para definir con mayor certeza un fenómeno o evento, desconocido o poco estudiado. Esta clase de investigación, que se lleva a cabo en relación con objetos de estudio para los cuales se cuenta con muy poca o nula información, no puede aportar, desde luego, conclusiones definitivas ni generalizables, pero sí permite definir más concretamente el problema de investigación, derivar hipótesis, conocer las variables relevantes. En suma, proporcionará la información necesaria para aproximarse al fenómeno con mayor conocimiento en un estudio posterior, en la investigación propiamente dicha. Idealmente toda investigación debería incluir una fase exploratoria.
En la investigación descriptiva, por otra parte, se trata de describir las características más importantes de un determinado objeto de estudio con respecto a su aparición y comportamiento, o simplemente el investigador buscará describir las maneras o formas en que éste se parece o diferencia de él mismo en otra situación o contexto dado”.
De acuerdo con lo citado anteriormente, el estudio que se ha realizado es una investigación exploratoria – descriptiva, por que se parte de la identificación del
problema dentro de la gestión de Proyectos Inmobiliarios, a través, de una metodología de observación.
7.2 Método de Investigación
Este estudio se llevo a cabo a través del método deductivo, según la definición de Gómez López, R. (2004). Evolución científica y metodológica de la economía.
“Se trata de un procedimiento que consiste en desarrollar una teoría empezando por formular sus puntos de partida o hipótesis básicas y deduciendo luego sus consecuencias con la ayuda de las subyacentes teorías formales. Sus partidarios señalan que toda explicación verdaderamente científica tendrá la misma estructura lógica, estará basada en una ley universal, junto a ésta, aparecen una serie de condicionantes iniciales o premisas, de las cuales se deducen las afirmaciones sobre el fenómeno que se quiere explicar”.
7.3 Fuentes de Información
En este estudio se utilizaron fuentes primarias y secundarias, como medio para la recolección de información:
Fuentes Primarias
Bounocore (1980), define a las fuentes primarias de información como:
Las que contienen información original no abreviada ni traducida: tesis, libros, nomografías, artículos de revista, manuscritos. Se les llama también fuentes de información de primera mano.
• Una fuente primaria no es, por defecto, más precisa o fiable que una fuente secundaria
• Proveen un testimonio o evidencia directa sobre el tema de investigación
• Son escritas durante el tiempo que se está estudiando o por la persona directamente envuelta en el evento. Ofrecen un punto de vista desde adentro del evento en particular o periodo de tiempo que se está estudiando.
Como fuente primaria se entrevistaron a la Directora Comercial y el Gerente de Proyectos Inmobiliarios como lideres del proceso. Se reunió información de cada uno de los proyectos ( Twins Apartamentos, 360º Apartamentos y Hacienda Valle Real).
Fuentes Secundarias
Bounocore (1980), las define como aquellas que contienen datos o informaciones reelaborados o sintetizados.
Las fuentes secundarias son textos basados en fuentes primarias e implican generalización, análisis, síntesis, interpretación o evaluación.
Se identificaron algunas variables como Fuentes secundarias:
• Informes de Ventas, Tramitación y cartera
• Información de procesos y procedimientos en el área de Proyectos Inmobiliarios.
• El Sistema de Gestión y Calidad.
7.4 Técnicas de Recolección de la información
Para este estudio, se utilizaron al momento de la recolección de información, entrevistas y consulta de la base de datos.
7.5 Población y Muestra
En este estudio, se tomo como muestra el 100% de los proyectos inmobiliarios que actualmente tiene la empresa AIA S.A, para su comercialización:
APARTAMENTOS 360º
Este proyecto cosiste en la construcción de 2 torres de apartamentos de 17 pisos cada torre y 6 apartamentos por piso. Con excelente ubicación dentro de la ciudad de Armenia debido a que se encuentra cerca de hospitales, colegios y centros comerciales.
A continuación como se puede observar en la imagen 1, se encuentra la fachada de este proyecto.
Imagen 1: Fachada Apartamentos 360º
Fuente: www.aia.com.co
TWINS APARTAMENTOS
Este proyecto consiste en la construcción de dos torres, cada una con 17 pisos y 4 apartamentos por piso, ubicado en la ciudad de Santa Marta, en la avenida libertador con carrera 21, cerca de centros comerciales, colegios, supermercados, sector de san francisco un sitio totalmente residencial.
A continuación, se puede observar en la imagen 2, el Proyecto Twins.
Imagen 2: Twins Apartamentos
Fuente: www.aia.com.co
HACIENDA VALLE REAL
Este proyecto consiste en la construcción de una unidad cerrada compuesta por 138 casas campestres de 2 y 3 alcobas, en un lote completamente plano de 88000 m². Sus casas son de arquitectura moderna, con excelente distribución, todas con posibilidad de ampliación y construidas en lotes independientes. El proyecto consta de 3 etapas, cada una de ellas con generosas y atractivas zonas de recreación y áreas verdes. Ubicado en el Municipio de Santa fe de Antioquia.
Se puede observar en la Imagen 3, la fachada correspondiente al Proyecto Hacienda Valle Real.
Imagen 3: Hacienda Valle Real
Fuente: www.aia.com.co
7.6 Alcance
Este estudio, esta enfocado en el proceso de la gestión comercial de los Proyectos Inmobiliarios en la empresa Arquitectos e Ingenieros Asociados S.A
8. HALLAZGOS Y RESULTADOS
• Elaborar una base de datos teniendo en cuenta el comportamiento de la gestión de los Proyectos Inmobiliarios en los últimos 3 años.
En este estudio, se elaboro una base de datos, donde se pudo recoger información, acerca de la gestión de los proyectos inmobiliarios en la empresa Arquitectos e Ingenieros Asociados S.A.
En la Imagen 4 se muestra informe ventas mes a mes, de cada un de los proyectos antes mencionados.
Tabla 2:Ventas Mes a Mes
Fuente: www.aiadigital.com.co
En esta base de datos se puede encontrar toda la información acerca de cada uno de los proyectos en relación a estado en que se encuentran a la fecha con un comportamiento mes a mes de la ventas, además encontrar una columna que hace referencia al numero de desistimientos totales que ocurrieron durante
determinado tiempo. Por otro lado, refleja el estado del inventario en tanto en numero de unidades como el valor total de estas. Lo que sin duda nos permite analizar cada una de las variables al momento de vender un proyecto inmobiliario.
• Analizar la información para definir las variables que permitan medir la eficacia de la gestión.
Mas adelante, después de recolectar la información, es momento de definir aquellas variables que le permitirán a la empresa medir la eficacia en la gestión de los proyectos inmobiliarios antes mencionados.
El Nivel de Satisfacción de los clientes, gestión de tramites, recaudo de cartera, nivel de desistimientos y administración eficiente de los activos.
• Diseñar indicadores para facilitar la toma de decisiones, en la gestión de Proyectos Inmobiliarios.
A partir, de la elaboración de una Base de Datos y de seguir con el análisis e identificar las posibles variables que afectan los procesos de gestión de proyectos inmobiliarios. Se realizaron 4 fichas metodológicas, las cuales se construyeron a partir de las variables definidas y por consiguiente, permite medir la gestión en los proyectos Inmobiliarios en la empresa Arquitectos e Ingenieros asociados S.A.
A continuación, se observa la construcción de los Indicadores de Gestión con su respectiva Ficha Técnica:
Satisfacción del Cliente FICHA TECNICA INDICADORES
Código: 6116701 Versión: 001 Fecha: 30/04/2015 Nombre del Tipo de Proceso: Medición y Proceso: Enfoque al Cliente Análisis Fuente de
Datos: Encuesta
Responsable: Departamento Comercial
Objetivo del
Indicador: Conocer el nivel de satisfacción de los clientes Formula: Total clientes insatisfechos -‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐ x 100 Total clientes atendidos
Frecuencia Frecuencia
Recolección: Trimestral Revisión: Trimestral Meta: 95% Escala: %
Tipo de Indicador: Eficacia
Rotación de Cartera
FICHA TECNICA INDICADORES
Código: 6116702 Versión: 002 Fecha: 30/04/2015 Nombre del Tipo de Proceso: Medición y Proceso: Cobro de Cartera Análisis Fuente de
Datos: Informe de Cartera
Responsable: Departamento de Tramitación y Cartera Objetivo del
Indicador: Velar por que el proyecto cuente con los recursos suficientes para su ejecución.
Formula: Cartera por cobrar
-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐
Ventas Netas
Frecuencia Frecuencia
Recolección: Mensual Revisión: Mensual Escala: %
Meta: 90% Tipo de indicador: Eficiencia
Desistimientos
FICHA TECNICA INDICADORES
Código: 6107501 Versión: 003 Fecha: 30/04/2015 Nombre del Tipo de Proceso: Medición y Proceso: Ventas Análisis Fuente de
Datos: Informe de Ventas Mes a Mes Responsable: Departamento Comercial Objetivo del
Indicador: Identificar nivel de desistimientos
Formula: Total desistimientos
-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐ x 100 Total Ventas
Frecuencia Frecuencia
Recolección: Trimestral Revisión: Trimestral
Meta: 80% Escala: %
Tipo de Indicador: Eficacia
Tramitación
FICHA TECNICA INDICADORES
Código: 6122602 Versión:004 Fecha: 30/04/2015 Nombre del Tipo de Proceso: Medición y Proceso: Gestión de Tramites Análisis Fuente de
Datos: Informe de Tramitación
Responsable: Departamento Tramitación y Cartera Objetivo del
Indicador: Conocer el porcentaje de inmuebles tramitados Formula: Unidades. Escrituradas -‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐
Unidades Entregadas
Frecuencia Frecuencia
Recolección: Trimestral Revisión: Trimestral Meta: 100% Escala: %
Tipo de Indicador: Eficacia
Administración Eficiente FICHA TECNICA INDICADORES
Código: 005 Versión: P.I Fecha: 30/04/2015 Nombre del Tipo de Proceso: Medición y Proceso: Estado de Activos Análisis Fuente de
Datos: Informe Administración Eficiente Responsable: Departamento Comercial Objetivo del
Indicador: Garantizar por que los activos se encuentren disponibles para la venta Formula: No de activos a Paz y Salvo
-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐
No de activos
Frecuencia Frecuencia
Recolección: Trimestral Revisión: Trimestral Meta: 100% Escala: %
Tipo de Indicador: Eficiencia
9. CONCLUSIONES
Los Indicadores son una herramienta importante para medir la gestión de un Proyecto Inmobiliario. “Lo que no se puede medir, no se pude controlar y lo que no se puede controlar, no se puede gerenciar.”
El definir una Ficha técnica, permite que quienes están participando en el proceso tengan mayor información y sepan para que sirve.
Una base de datos se vuelve un elemento fundamental en el suministro de información para la construcción de un indicador.
El determinar las variables permite que la gestión mire los puntos clave de un proceso y como se esta desempeñando.
10.RECOMENDACIONES
• La empresa debe mantener una base de datos actualizada, de manera que se pueda obtener información detallada y real de cada proyecto.
• Adaptar cada uno de los indicadores propuestos en esta investigación, de tal forma que se puedan mejorar los procesos dentro de la línea de negocios de Proyectos Inmobiliarios.
• Realizar un seguimiento y mejora continua a cada uno de los procesos, a través de estos mecanismos de medición.
11. BIBLIOGRAFIA Y CIBERGRAFIA
• Bounocore, Domingo. (1976). Diccionario de Bibliotecología.
• Kaplan, Roberto y Norton, David. (2000). Cuadro de Mando Integral (CMI).
• Rincón, R. D. (1998). Los Indicadores de Gestión Organizacional. Articulo, una guía para su definición.
• www.psicol.unam.mx
• www.eumed.com
• www.portal.dafp.gov.co. Guía para la Construcción de Indicadores.
• www.aec.es. Asociación Española de la Calidad.
