Sub Sistema de seguimiento y evaluación de la información :versión 2

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(1)Qr,.P (erporoción (oJombiano d nvézigoión fiQrcoicuorio RegloheL N 5. SUB —ZISTEMAS DESEGUIMINTO Y. EVALUACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN. + VH{Sit»42.. 24261 $antfé7. ile BngatjJiges de 1994. j,. -. 1(. 1! Í. Ji.

(2) 0'o r' ¡ / i. 4. FE. :. 2012. Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria CORPOICA. os. \. Sistema dé Planificación, Seguimiento y Evaluación de la Investigación Agropecuaria Borrador para Jiscusión. í` 111. Versión 2. Santafé de Bogotá, Julio de 1994. de Investigación de Tlbaitatá, Km 14 vta a Mosquera; Santafé de Bogotá, Colombia Tela. 267-2710 y 283-2736; Fax: 267-3013; A.Á. 151123 - El Dorado Oficina de Bogotá: Carrera 13A No. 37-68 (piso 14); TeL. 288-4880y 285-5520; Santafé de Bogotá, Colombia Sede Principal: Centro.

(3) ci Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria CORPOICA. Tabla de Contenido ri Prólogo...........................................................................................................................1 Primera Parte: Aspectos Conceptuales y Metodológicos del Seguimiento y laEvaluación.............................................................................................................5 1. Objetivos del Seguimiento y la Evaluación de la Investigación.......................6 2. Antecedentes en el Campo del Seguimiento y la Evaluación de la Investigación: Lecciones que hemos aprendido....................................................10 3. Marco Conceptual: El Enfoque Estratégico de la Administración y el Proceso de Aprendizaje Organizacional................................................................15 4. Un Enfoque Integrado del Sistema de Planificación, Seguimiento y Evaluación de la Investigación (SPSEI)................................................................19 S. Principios que Orientan la Evaluación de la Investigación ...................................22 6. Niveles Programáticos a los que se Realiza la Evaluación .....................................26 lo 7. Tipos de Evaluación................................................................................................27 7.1 Según el momento en que se realiza............................................................................28 7.2 Según el origen de los evaluadores que la realizan.....................................................29 7.3 Según el objeto de la evaluación.................................................................................30 Segunda Parte: El Sistema de Seguimiento y Evaluación de COItIOICz .............................................................................................................32 8. Principales Componentes del Sub-Sistema de Seguimiento y Evaluación de laInvestigación de CORPOICA ............................................................................ 33 8.1 Evaluación Ex-Ante: Seleccionando los Proyectos a Realizar...................................33 8.1.1 Objetivos y Criterios de Selección de Proyectos .............. . ......................................... 33.

(4) 1.. El. // W/9 A IMÍ, ws, /g. %m. Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria CORPOICA. 8.1.2 Sistema de Selección y Aprobación de Proyectos .. .......................................................... 37 a) Sistema de Selección y Aprobación de Proyectos para los Programas Nacionales............... ... ..................................... . ........ ... ............................................ 37 b) Sistema de Selección y Aprobación de Proyectos para los Programas Regionales........................................................................... ....................... ............ 38 e) Sistema de Selección y Aprobación de Proyectos para los Programas Locales..........40 8.2 Seguimiento de Programas y Proyectos ................................................................... 41 8.2.1 Objetivos y Aspectos Operativos del Seguimiento ............... . ........................... ........... 41 8.2.2 Actividades de Seguimiento y Evaluación en la Corporación ...................... .. ............. . .... 43 a) Visitas de campo....................................................................................................44 b) Informes de Progreso ............................................................ . ..... . ................. . .......... 44 c) Revisiones Internas/Externas de Programas ..........................................................46 d) Sistema de Información para el Seguimiento y Evaluación de la Investigación.........46 8.3 Evaluación Ex-Post: Evaluación del Desempeño de Programas y Estudios de Caso Sobre Innovación y Cambio Técnico .....................................47 8.3.1 Evaluación de Resultados en los Informes Finales de Proyectos de Investigación ... . ........ 47 8.3.2 Estudios de Caso y Revisiones de Programa Sobre Grado de Adopción e Impacto Socio-Económico .............. . .......... . ...................................................................... . .... . ...... 48 8 .4 Evaluación Institucional ............................................................................................. 49 8.4.1 Evaluación Institucional Continua: Calidad del Apoyo Administrativo y Logístico.......49 8.4.2 Evaluación Institucional Periódica a Nivel Global ............................................. .. ...... 51. 9.Estructura Organizacional Para el Seguimiento y Evaluación de la Investigación...........................................................................................................51 10.Sistema de Información Para el Seguimiento y Evaluación de la Investigación...........................................................................................................52 -. 10.1 Diseño del Sistema de Información ....................................................................... 53 10.2 Componentes del Sistema de Información ............................................................ 54 10.2.1 Banco de Datos de Proyectos ................................................................................ . ... 54 10.2.2 Registro de Actividades de Proyectos ...... . ...... . .... . ............ . ............................... . ........ 56 10.2.3 Información Gerencia! ................................................................................................ 56. n. 11.. Recursos que se Requieren ..................................................................................... 57. Anexo1.......................................................................................................................53.

(5) Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria CORPOICA. 0. Prólogo El seguimiento y la evaluación continua de la investigación agropecuaria, así como la evaluación de la medida en que se están alcanzando los objetivos previstos y el análisis del impacto socio-económico que se está logrando, constituyen uno de los principales instrumentos de la Gestión y Administración de la Investigación. Esta función gerencia¡ es clave para desarrollar una capacidad en cualquier organización para responder a oportunidades y cambios que se presentan en su entorno, y para alcanzar los objetivos y metas que se derivan de su misión. Por esta razón, la Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria (CORPOICA) le asigna particular importancia a las actividades de seguimiento y evaluación de la investigación. El objetivo de este documento es el de describir el Sub-Sistema de Seguimiento y Evaluación de la Investigación (SSEI) que la Corporación está actualmente creando. Esta primera versión del documento está orientada a promover la discusión interna sobre esta importante dimensión de las actividades de CORPOICA, con el fin de facilitar la participación en una serie de Seminarios Regionales a través de los cuales se va a diseñar e implementar el mencionado sistema.. a o'. Es importante resaltar el hecho que el Sub-Sistema de Seguimiento y Evaluación de la Investigación (SSEI) forma parte integrante del Sistema de Planificación, Seguimiento y Evaluación de la Investigación (SPSE1) de CORPOICA. Esto refleja el hecho que para poder sacarle provecho a los esfuerzos de evaluación y realmente utilizar sus resultados, es necesario que dicha evaluación forme parte de un proceso más amplio que involucra la planificación y la programación, incluyendo en esta última la planificación estratégica, la táctica y la operacional. Sólo de esta forma se podrá lograr que los resultados de la evaluación se conviertan en insumos útiles para la planificación y la programación, y puedan por lo tanto traducirse en ajustes o modificaciones a los programas de investigación para incrementar su efectividad o su eficiencia. Por evaluación entendemos un exámen critico, usualmente acompañado de una medición cuantitativa o cualitativa y con una metodología sistemática, de una institución o programa para medir su desempeño, y poder de esta forma confrontar los resultados. Página - 1.

(6) f,rç. Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria CORPOICA. obtenidos con los objetivos y las metas establecidos.' La evaluación de la investigación en 1. general alude a su relevancia, a su efectividad, a su eficiencia y a su impacto. Una de. las principales características de la evaluación es que requiere la identificación de objetivos y metas concretas y factibles para los programas y proyectos que se formulen, así como un permanente esfuerzo de comparar los resultados obtenidos con los objetivos y metas establecidos.. El presente documento se irá enriqueciendo con base en las discusiones y los aportes que se hagan en los Seminarios Regionales que CORPOICA realizará sobre este tema en las próximas semanas. Los principales puntos que se contemplan en este documento son los siguientes: 1. Objetivos de la Evaluación: ¿Qué papel desempeña la evaluación? ¿Porqué es necesario hacerla? ¿Cual es su importancia en la gestión de la investigación? 2. Experiencias recientes en este campo en América Latina y en Colombia. Lecciones y conclusiones que se pueden derivar de ellas. 3. El Enfoque Estratégico en la administración y el proceso de Aprendizaje Organizacional. 4. La evaluación en el contexto más amplio del proceso de Planificación, Seguimiento y Evaluación (PS&E). 5. Principios que orientan la evaluación de la investigación. 6. Niveles programáticos a los que se realiza la evaluación. 7. Tipos de evaluación. rb. 8. Principales componentes del Sub-Sistema de Seguimiento y Evaluación de la Investigación (SSEI) de CORPOICA. 9. Estructura Organizacional para el Seguimiento y Evaluación de la Investigación. 10. Sistema de Información para el Seguimiento y Evaluación de la Investigación.. D. 1. Esta definición es una versión modificada de la definición adoptada por el Programa de Planificación, Seguimiento y Evaluación Para la Administración de la Investigación Agropecuaria, realizado por el ISNAR y el CLAT (con apoyo del BID y del CIID).. Página - 2.

(7) Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria CORPOICA. 11. Recursos que se requieren.. 4. Para poder desarrollar un sistema efectivo de Seguimiento y Evaluación de la Investigación es necesario que tanto el diseño como la implementación del mismo se basen en mecanismos participativos, a través de los cuales el personal de la Corporación participe realmente en dicho proceso. Por este medio se busca no solamente integrar ideas innovadoras que se generen en los diversos foros que sobre este tema se realizarán, sino también asegurar que los investigadores y el personal de la Corporación en general se apropien de estas ideas con el fin de desarrollar una cultura de la evaluación, lo cual forma parte de una cultura de la calidad y de la efectividad. Cuando los ejercicios de evaluación se realizan para "cumplir con un formalismo", o para "satisfacer los requerimientos de una institución financiadora", la evaluación se convierte en un ejercicio formal que no tiene un impacto real en el funcionamiento de la institución, y por lo tanto no contribuye a incrementar su eficiencia y su efectividad. De esta forma se pierde el principal objetivo de la evaluación. Cuando las ideas que subyacen a la evaluación se interiorizen y se apropien por parte del personal de la Corporación, se dará un sólido paso hacia el desarrollo de una actitud básica que pone énfasis en lograr resultados tanto científicos como prácticos (en términos de producción o de sostenibilidad), y en desarrollar una orientación hacia el cliente. Este es uno de los principales componentes de la nueva cultura organizacional que caracteriza a CORPOICA. Tal es la razón fundamental por la cual el Sistema de Planificación, Seguimiento y Evaluación de la Investigación desempeña una función estratégica en el desarrollo y consolidación de la Corporación. Las primeras siete secciones de este documento cubren aspectos conceptuales y metodológicos del proceso de seguimiento y evaluación (Primera Parte). En las secciones 8 a 11 (Segunda Parte) se describe el Sistema de Seguimiento y Evaluación de CORPOICA. Esta segunda parte se irá enriqueciendo y ampliando en el próximo futuro, a través de los Seminarios Regionales. Así mismo, un Sistema de Seguimiento y Evaluación debe ser visto como algo dinámico, que se va ajustando y afinando a medida que se va implementando. En el diseño del Sistema de Planificación, Seguimiento y Evaluación de la Investigación se están integrando experiencias recientes de los países de América Latina y el Caribe, así como las conclusiones y recomendaciones que han salido de programas regionales desarrollados por el ISNAR, el CIAT, el CIID y el IICA. Así mismo, se estan integrando varios de los planteamientos que se han hecho en la reciente Misión de Educación, Ciencia y Desarrollo sobre la consolidación de y sobre la necesidad de desarrollar instituciones generadoras de conocimiento,. Página - 3.

(8) Corporación Colombiana de investigación Agropecuaria CORPOICA. 1. 4 ii. organizaciones con capacidad de aprendizaje y con capacidad de generar y utilizar conocimiento, con el fin de fomentar el desarrollo en el país de organizaciones dinámicas, competitivas y sostenibles. El tema de la evaluación no consiste solamente en estudios de casos, en el diseño de instrumentos y técnicas de medición de impacto, o en el desarrollo de formatos adecuados para la presentación de informes. Sin negar la importancia de lo anterior, el desafio real consiste en lograr profundos cambios en la cultura organizacional, en donde la capacidad para identificar y aprovechar las oportunidades que brinda el entorno, así como la búsqueda permanente de la relevancia, la eficiencia, la efectividad y el logro de resultados científicos y prácticos concretos, lleven a procesos de aprendizaje organizacional que conviertan a CORPOICA en una institución dinámica, ágil y competitiva. En eso consiste el concepto de las llamadas "organizaciones que aprenden" ("learning organizations"). Visto desde esta perspectiva, la Planificación, el Seguimiento y la Evaluación se convierten en el eje central de la Gestión Gerencia¡ en la Corporación. Una segunda consecuencia del desarrollo de una cultura de la calidad y de la efectividad es la de que el proceso de seguimiento y evaluación llega a percibirse como una actividad que debe desarrollarse continuamente, como parte integrante del trabajo mismo de investigación, y no como un requisito formal con el cual se "debe cumplir" (v.gr. presentar informes periódicos o llenar formatos mecánicamente). Si estas ideas y principios son apropiados por el investigador y por el administrador (por eso hablamos de cultura organizacional), el seguimiento y la evaluación se convierten en parte integrante y vital de la gestión de la investigación, y no en factor externo a ella. Esta es la única forma de asegurar el desarrollo de instituciones ágiles, dinámicas y competitivas, con capacidad para lograr consolidar procesos de aprendizaje organizacional, y por lo tanto con capacidad para responder a cambios en su entorno, aprovechar oportunidades que éste les brinda, generar conocimientos relevantes, establecer alianzas estratégicas cuando éstas sean útiles, y alcanzar los objetivos y las metas para lo cual fueron establecidas. Este es un concepto sobre el cual se regresará insistentemente en el presente documento.. 4. Fernando Chaparro Osorio Director Ejecutivo. Página - 4.

(9) Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria CORPOICA. imei Etx'te pecta % Cazicepta1e Ietadc1ógic del Segimietc la Era1irncióxi. ii. 1.. 1. Página - 5.

(10) Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria CORPOICA. 1. Objetivos del Seguimiento y la Evaluación de la Investigación La evaluación no es una actividad nueva. Por el contrario, es un tipo de análisis crítico y valorativo de la investigación, que ha sido utilizado durante muchos años por los investigadores en el sector agropecuario y en múltiples otros sectores de la actividad científica. Los estudios más importantes que se han realizado sobre el particular son los que analizan las tasas de retorno de la inversión en investigación en productos específicos de la actividad agrícola o pecuaria.' Lo que es nuevo en lo referente a seguimiento y evaluación es la dimensión y las características que esta función está tomando. Entre las nuevas características que tiene vale la pena resaltar las siguientes. En primer lugar, ha dejado de ser un instrumento analítico en manos de estudiosos de la investigación y el desarrollo tecnológico, para convertirse en un instrumento básico y una dimensión estratégica de la gestión de instituciones y de programas de investigación. En segundo lugar, su uso sistemático es reciente y todavía poco generalizado. En tercer lugar, la evaluación he dejado de ser una actividad o un estudio aislado para convertirse en un eslabón estratégico de un proceso más amplio, que involucra la planificación (estratégica, táctica y operacional), la programación, el seguimiento, y la evaluación. Lo anterior implica la necesidad de asegurar una debida retroalimentación de esta última (la evaluación) a las funciones o actividades anteriores, lo que constituye un ciclo integrado de gestión. En cuarto lugar, el reciente desarrollo de metodologías, enfoques y técnicas de seguimiento y evaluación, está generando una creciente necesidad de capacitación en dichas técnicas y metodologías.. Ver por ejemplo Luís Romano: Economic Evaluation of the Colomban A gricultura¡ Research System; Stillwater, Ok., USA, Oklahoma State University, Ph.D. Thesis, 1987. Luís Romano: Evaluación Económica de la Investi gación Aaropecuaria: Teoría y Práctica; Bogotá, ICA, Boletín Técnico No. 176, 1988. En EMBRAPA (Brasil) se ha desarrollado una de las principales escuelas de evaluación en América Latina con base en este enfoque. Ver el interesante resumen que se presenta en Antonio Flavio Días Avila: «Métodos e. Indicadores de Evaluación del Impacto Socio-Económico de la Investigación Agraria: La Experiencia Brasileña con Enfasis en EMBRAPA"; en: A. R. Novoa (et): Avicultura, TecnoloEfa y Desarrollo: Cómo se Evalúa la 1nvestiación en América Latina; Bogotá, Tercer Mundo Editores en asocio con el CHD, 1989, pp. 341-373. Página - 6.

(11) W-". Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria CORPOICA. No basta el buen sentido, o el análisis puramente económico de tasas de retorno a la inversión en investigación. Los objetivos que se persiguen al establecerse un Sistema de Seguimiento y Evaluación de la Investigación se dividen en dos grandes dimensiones: la dimensión externa a la institución de investigación, y la dimensión interna a la misma. En términos de la dimensión externa, los principales objetivos que se persiguen son los siguientes: 1.. Incrementar la capacidad de identificar cambios relevantes en el entorno y de adaptarse a ellos. Las instituciones de investigación se desempeñan hoy en un entorno internacional y nacional bastante cambiante en sus aspectos sociales, económicos, políticos y tecnológicos, lo cual genera tanto oportunidades para el progreso como amenazas para la perdurabilidad o sostenibilidad institucional. La evaluación proporciona maneras de estimar estos cambios para que las instituciones los interioricen, y busquen adecuarse a los mismos. Fenómenos tales como la integración de los mercados, la internacionalización de la economía, el surgimiento del paradigma del desarrollo sostenible, la privatización del conocimiento tecnológico, las demandas de los agricultores, agroindustriales y consumidores, los cambios en la sociedad civil con el fortalecimiento de nuevos actores sociales interesados en los resultados de la investigación y también en tomar el lugar de las antiguas instituciones, constituyen aspectos de importancia cuyo análisis debe ser incorporado en las instituciones de investigación. La evaluación desempeña aquí un papel importante, al detectar tales cambios y permitir la adaptación a ellos.. 2.. Propiciar una mejor inserción en el ámbito institucional en el cual se opera. La evaluación permite determinar el papel que desempeñan actores institucionales claves en un sector, o en la producción y comercialización de un producto en otros centros de investigación, particular (v.gr. gremios, universidades, distribuidores, redes de investigación nacionales o internacionales, productores de semilla, extensionistas, JJMATAs, ONGs u organizaciones de base de la comunidad, etc.). Al comprender mejor el papel que estas instituciones desempeñan en el ámbito de acción del programa o proyecto bajo análisis, la evaluación permite identificar alianzas estratégicas que pueden ser de gran utilidad para aumentar la efectividad o la eficiencia de la investigación en un área específica.. 3.. Fortalecer la capacidad de negociación tecno-financiera. Al poder mostrar y documentar resultados concretos de la investigación que se está realizando, la Corporación estará en mejor posición para justificar la inversión que se está haciendo en esta actividad, y para negociar tanto con el gobierno como con el sector privado (gremios, productores) el aporte presupuestal que se requiere para financiar adecuadamente la investigación. Si no se muestran resultados concretos, e. '7. i. lo. Página - 7. ,. 'xl.

(12) '1. Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria 'vi—. CORPOICA. impacto medible de la investigación, no se podrá negociar con éxito los aportes presupuestales que se requieren (tanto del sector público como privado), ni se podrá convencer a estas fuentes de financiación que es necesario y rentable seguir financiando la investigación agropecuaria.. ¡ Y.. 4.. Fortalecer la legitimidad social de la institución y el reconocimiento de la importancia de la investigación. Además de los aspectos relacionados con la capacidad de negociar aportes presupuestales, el hecho de poder mostrar y documentar resultados concretos a través de la evaluación sirve de base para establecer y fortalecer la legitimidad social de la institución de investigación, y para consolidar el reconocimiento por parte de la sociedad de la importancia de la investigación y del papel que ella desempeña en el desarrollo del país. Sin esto, la institución pierde su relevancia para la sociedad y peligra la perdurabilidad o sostenibilidad misma de la propia institución. Otra forma de expresar este mismo objetivo es el de cumplir con la responsabilidad social ("accountabilily") que tiene toda institución de investigación, al mostrar que los fondos que la sociedad o el Estado le asigna están siendo bien utilizados, y están produciendo los resultados necesarios para alcanzar los objetivos de desarrollo para lo cual fue creada.. 5.. Asegurar que la investigación responda realmente a las necesidades del productor o de la comunidad. Al estar permanentemente analizando la relación entre resultados obtenidos, objetivos/metas inicialmente planteados, e impacto real en la producción o en el desarrollo de la comunidad, la evaluación contribuye a asergurar que la investigación que realiza la Corporación responda realmente a las necesidades del productor o de la comunidad para la cual se trabaja. Aquí la evaluación desempeña un papel critico en vincular oferta y demanda de tecnología, y en ir identificando las modificaciones y los ajustes que se deben introducir en los programas y proyectos de investigación, para que estos últimos alcanzen realmente los objetivos y las metas que se han planteado.. En términos de la dimensión interna de la gestión de instituciones de investigación, el seguimiento y la evaluación tienen los siguientes objetivos: Generar la información necesaria para hacer más eficiente la Toma de Decisiones. Las actividades de seguimiento y evaluación producen información relevante sobre el entorno socio-económico, sobre las necesidades de los productores, sobre qué funciona y qué no funciona, sobre la efectividad de diversas opciones o soluciones tecnológicas, sobre el estado de desarrollo de un programa o proyecto de investigación, sobre los obstáculos a los procesos de transferencia y de adopción de tecnología, y sobre múltiples otros aspectos que son vitales para el. Página - 8.

(13) Corporación Colombiana de investigación Agropecuaria CORPOICA. Ir. proceso de Toma de Decisiones en lo referente a programas y a asignación de recursos. De lo anterior se deriva la importancia que tiene el Sistema de Información que se genera a partir de las actividades de seguimiento y evaluación. Esto lleva a considerar los diversos aspectos relacionados con la captación y registro de la información (bases de datos), con el procesamiento y análisis de la información, con la recuperación de la misma, y con la interacción entre información disponible y procesos de toma de decisiones.. 2.. Identificar y solucionar cuellos de botella o ineficiencias en los mecanismos administrativos y operativos de la Corporación. La evaluación de programas y proyectos de investigación, así como la del funcionamiento de Centros de Investigación y otras unidades organizacionales, suministra información muy útil para identificar las ineficiencias o limitantes existentes en el funcionamiento de dichos programas, o en la calidad del apoyo logístico y administrativo que se le está brindando a la investigación y a los procesos de transferencia y comercialización de tecnología. Desde este punto de vista la evaluación desempeña un papel crítico en la gestión de recursos, de la infraestructura y del apoyo logístico necesario para realizar investigación.. 3.. Incrementar la eficiencia en el uso y distribución de los recursos, buscando racionalizar el gasto. Mientras varios de los objetivos mencionados en la dimensión externa tienen que ver con la efectividad y la relevancia de una institución o de un programa de investigación, la eficiencia en el uso de los recursos tiene que ver con la relación entre efectividad y costo de una actividad. El seguimiento y la evaluación constituyen un instrumento básico de gestión y de administración.. 4.. Facilitar la evaluación de personal y la orientación del sistema de incentivos de la Corporación. Un objetivo importante de la evaluación de la investigación en su dimensión interna es el de facilitar la evaluación de personal, con base en la información sobre los logros obtenidos en los programas de investigación. Así mismo, la evaluación en términos de los diversos aspectos que se han cubierto en los puntos anteriores jugará un papel importante en la orientación del sistema de incentivos y de promoción de CORPOICA. Este es uno de los principales mecanismos para asegurar un uso efectivo de los resultados de la evaluación, y para buscar que estos últimos tengan una incidencia directa en el funcionamiento de la Corporación.. 4. Los nueve objetivos descritos en esta sección, tanto en la dimensión interna como en la dimensión externa, muestran claramente la gran importancia que la Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria le asigna al proceso de seguimiento y evaluación. No se trata de una actividad aislada. Por el contrario, ubicado este proceso. Página - 9.

(14) Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria CORPOICA. 1. ni. dentro del contexto más amplio de la Planificación, el Seguimiento y la Evaluación (PS&E) se trata del eje central de la Gestión Gerencia¡ en la Corporación. Como veremos posteriormente, el seguimiento y la evaluación se llevan a cabo a varios niveles: a nivel institucional (de la Corporación en su conjunto), a nivel de Regiones, al nivel de Centros de Investigación o de otras unidades organizacionales, al nivel de Programas, y al nivel de Proyectos. Por lo tanto, corta a través de varios niveles de la gestión y la administración. Debe también indicarse que, si bien el Banco de Datos Sobre Programas y Proyectos en Ejecución es un instrumento de trabajo importante en este proceso, el seguimiento y la evaluación tienen un alcance mucho mayor que el de un simple Banco de Datos o registro de proyectos, convirtiéndose esta función en una de las principales dimensiones de la gestión en la Corporación. La efectividad y la eficiencia de la institución descansan en gran medida sobre el buen funcionamiento de este proceso.. 2. Antecedentes en el Campo del Seguimiento y la Evaluación de la Investigación: Lecciones que hemos aprendido Al diseñar el Sistema de Seguimiento y Evaluación de la Investigación en CORPOICA se han tomado en consideración diversas experiencias tanto colombianas como latinoamericanas en este campo, así como el material analítico y metodológico que ha sido generado por estudios comparativos recientes, y por programas de entrenamiento sobre este tema. En esta sección se hará una muy rápida referencia a las principales experiencias y estudios que se han tomado en consideración. La mayor parte de las instituciones de investigación agropecuaria de América Latina han practicado el seguimiento y la evaluación de la investigación, bajo una u otra forma. Uno de los primeros intentos que se hicieron en la región para analizar dichas experiencias, y para identificar sus fortalezas y debilidades, fue el Seminario Regional organizado por el CIID y PROCADI en Paipa, Colombia, en 1988. En este seminario. Los diversos estudios de caso y artículos que sobre este tema se presentaron se encuentran en las memorias de este seminario. Ver Andrés Novoa (cd.): Avicultura, TecnoloEía y Página - 10.

(15) /. Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria CORPOICA. se analizaron las principales experiencias nacionales hasta la fecha, entre las que se pueden, destacar el análisis de la experiencia del ICA (artículo de Enrique Alarcón y Hernán Chaverra), el análisis de la experiencia de EMBRAPA, con especial énfasis en estudios de tasas de retorno a la inversión en investigación (artículo de Antonio Flavio Días Avila), y la experiencia mexicana con el análisis del impacto socio-económico logrado por el Proyecto Puebla (artículo de Leobardo Jimenez Sánchez).'. 4. a. De los estudios de caso presentados en este Seminario Regional se desprenden las siguientes conclusiones. Por un lado, hay una serie de desarrollos conceptuales y metodológicos interesantes, sobretodo en lo referente al análisis económico del impacto de la investigación (estudios de tasas de retorno). Pero al mismo tiempo se confrontan una serie de limitaciones en dichas experiencias que limitan el alcance y la utilidad real de estos esfuerzos de seguimiento y evaluación de la investigación agropecuaria. Entre estas vale la pena mencionar las siguientes: El principal esfuerzo de evaluación de la investigación se ha orientado hacia el impacto económico de la misma, medido en términos de tasas de retorno a la inversión realizada. Los desarrollos metodológicos sobre otras dimensiones de la evaluación son bastante limitados, dejando por fuera muchos aspectos importantes de la evaluación de la investigación.. La evaluación, cuando se hace, se aborda generalmente como una acción aislada, con poca interacción con las otras funciones gerenciales relacionadas con la planificación y la programación. No hay una visión integrada del proceso de Planificación, Seguimiento y Evaluación (PS&E), tal como éste se esboza en las dos siguientes secciones del presente documento (secciones 3 y 4). Una de las consecuencias de lo anterior es el bajo uso efectivo de los resultados de la / evaluación: ellos no inciden en decisiones de planificación y programación, ni se traducen en modificaciones o ajustes concretos en los programas o proyectos de investigación para responder a los problemas y oportunidades identificados. No se da realmente un proceso de aprendizaje organizacional. . 1. Además del anterior factor, la evaluación sufre de un segundo tipo de aislamiento. Los estudios de evaluación tienden a ser estudios sofisticados o instrumentos analíticos en manos de estudiosos de la investigación y del desarrollo tecnológico, o. Desarrollo: Cómo se Evalúa la 1nvestiación A graria en América Latina; Bogotá, Tercer Mundo Editores en asocio con el CIID, 1989, 470 pp. 4. Ver artículos de las mencionadas personas en la publicación referenciada en el pié de página anterior. Página - 11.

(16) Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria CORPOICA. f. 4. 4. en manos de los técnicos de la Oficina de Planeación y Evaluación del respectivo instituto de investigación. Las evaluaciones que se realizan no involucran a los investigadores de los programas evaluados, con el fin de que ellos mismos identifiquen los cuellos de botella y las deficiencias de sus programas, para que éstos sean corregidos o modificados. Es decir, no se dan mecanismos de participación que involucren a los interesados, y los comprometan con los cambios que hay que introducir. Tampoco se dan vínculos estrechos con los gerentes o directores, para que los resultados de la evaluación se traduzcan en decisiones gerenciales. Es decir, no se producen los ciclos integrados de gestión mencionados en la sección anterior. Uno de los obstáculos que se confrontan para que la evaluación se traduzca en aprendizaje organizacional efectivo y en decisiones relacionadas con la gestión de programas o de centros de investigación, es la ausencia de una cultura de la evaluación, o de una cultura de la calidad y de la efectividad, relacionada con una orientación al cliente. La consecuencia de esto es que, el investigador, o el gerente de programas de investigación, no percibe el seguimiento y la evaluación como una actividad que él debe estar desarrollando continuamente, como parte integrante de su trabajo de investigación, y que debe ayudarle a ir corrigieno el rumbo u orientación de sus actividades. Pero no solo en función de objetivos y de consideraciones científicas, sino tambien de producción y de necesidades reales del productor o del cliente. Así mismo se encontró que el investigador o el gerente de investigación pocas veces percibe la importancia que tienen las relaciones estratégicas con otras instituciones de su entorno, que pueden jugar un papel importante ya sea en el proceso de investigación, o en el proceso de difusión y transferencia de tecnología.. / el. Ll. Otro de los problemas que se encontraron es que muy a menudo los ejercicios de seguimiento y evaluación se realizaban basicamente para satisfacer los requerimientos de una institución financiadora, ya sea en términos de informes periódicos de avance, o en términos de estudios de caso para demostrar impacto (v.gr. Banco Mundial, BID, CIII), COLCIENCIAS, etc.). Si bien los informes a las instituciones financiadoras son un requisito necesario, y bien manejados pueden ser útiles, el Sistema de Seguimiento y Evaluación de una institución de investigación no puede basarse solamente o primordialmente en tales informes. Esto lleva a percibir la evaluación como un requisito necesario para cumplir con un formalismo externo, en lugar de ser algo que es parte integrante y vital de la gestión de la investigación, que debe basarse en una dinámica interna y participativa para realmente ser efectiva. Es interesante ver que este mismo aspecto. Página - 12. Q-. c c5 _..1. (_) LJ VA C:I.

(17) a /. Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria CORPOICA. surgió claramente en un Seminario similar que el CID realizó en Singapore, en forma complementaria al Seminario de Paipa.5. 4. Uno de los obstáculos que se encontró en casi todos los países es el de la debilidad de los Sistemas de Información para la toma de decisiones, siendo estos inexistentes o teniendo poca capacidad para recolectar y sistematizar los datos que se requieren en el proceso de seguimiento y evaluación de la investigación (incluyendo un Banco de Datos de Proyectos). Los casos analizados tienden a caer en uno de dos extremos. Por un lado, en muchos casos no existe un sistema de información con capacidad para suministrar información actualizada a la gerencia o al director del programa sobre el estado de desarrollo del mismo, o sobre el grado de adopción de la tecnología generada y el impacto que se está teniendo. Otros casos se iban al otro extremo, al tratar de establecer un sistema de información tan detallado que es casi imposible montarlo y mantenerlo al día. El desafio consiste en diseñar un Sistema de Información (Banco de Datos Sobre Programas y Proyectos en Ejecución) que contenga la información necesaria, pero que sea manejable en forma ágil y que se pueda actualizar permanentemente. Por último, otro de los limitantes que se identificó es de naturaleza metodológica. Un buen número de los estudios de evaluación consistían en análisis que requieren mucha información de base, o que utilizan metodologías muy complicadas que llevan a estudios largos y costosos. Además de los problemas metodológicos y de interpretación de los datos que se confrontan (ver por ejemplo el artículo de Leobardo Jimenez sobre la evaluación del Proyecto Puebla en las memorias del Seminario de Paipa), la utilidad y uso real de estos estudios es limitada. En contraste con estos estudios, se identificó una gran necesidad de desarrollar metodologías y técnicas de seguimiento y evaluación que sean simples y prácticas, muchas de ellas basadas en interacción directa con los productores o con otros tipos. -1. el. Ver Douglas Daniels (cd.): Evaluation in National Aricultural Research; Ottawa, Canada, IDRC, 1987. Con base en este análisis, las principales organizaciones donantes a nivel internacional cambiaron de política, pasando a poner énfasis en la necesidad de fomentar y apoyar la creación o fortalecimiento de Sistemas de Evaluación internos en las instituciones que apoyan, en lugar de limitarse a supervisar los proyectos que financian meramente a través de informes (externos) que les presentan los institutos de investigación. Obviamente esto no remplaza los informes periódicos; pero el énfasis pasa del seguimiento externo directo, a buscar que esto se reahze a través de sistemas internos de seguimiento y evaluación para asegurarse que la evaluación se integre a la gestión de la investigación, y surta los efectos deseados. Sobre el particular ver Douglas Daniels y A. Young: "Approaches to Research Donors Evaluation: A Review of the Issues"; Ottawa, Canada, IDRC, Discussion Paper, 1987. Página - 13.

(18) fl!. Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria CORPOICA. de usuarios y clientes, y que puedan integrarse a la práctica de la gestión de la investigación que se realiza en forma continua y dinámica. Un ejemplo de esto lo constituyen las llamadas técnicas délficas, como instrumento práctico para recolectar información sobre la forma como el productor percibe los resultados de la investigación, sobre cómo esto último se relaciona con sus necesidades reales, y sobre el impacto que dichos resultados están teniendo.'. 4. Los siete problemas o limitantes arriba mencionados definen algunos de los principales aspectos que deben tomarse en consideración al diseñarse el Sistema de Seguimiento y Evaluación de la Investigación en CORPOICA. Así mismo, estas consideraciones ponen en evidencia que el desafio no consiste meramente en el diseño de instrumentos y técnicas de medición de logros o de impacto, o en el desarrollo de formatos para la presentación de informes. Sin negar la importancia de lo anterior, el desafio real consiste en lograr cambios profundos en la cultura organizacional, en donde la capacidad para identificar y aprovechar las oportunidades que brinda el entorno, así como la búsqueda permanente de la relevancia, la eficiencia, la efectividad y el logro de resultados científicos y prácticos concretos, lleven a procesos de aprendizaje institucional que conviertan a CORPOICA en una institución dinámica, ágil y competitiva. En esto consiste el concepto de las llamadas "organizaciones que aprenden" ("learning organizations"), que es uno de los conceptos básicos propuestos por la Misión de Ciencia, Educación y Desarrollo patrocinada por la Presidencia de la República y COLCIENCIAS.7 Un segundo programa regional más reciente que ha generado ideas, conceptos y material didáctico muy útil en este campo, es el Programa Sobre Capacitación en Planificación, Seguimiento y Evaluación Para la Administración de la Investigación Agropecuaria, adelantado por el Servicio Internacional Para la Investigación Agrícola Nacional (ISNAR), y por el Centro Internacional de Agricultura Tropical (dAT), con el apoyo del BID y del CIID. A diferencia del Seminario de Paipa que basicamente tubo. 6. Sobre la naturaleza y la utilidad de las técnicas délficas, ver J. Wright: "A Técnica Delphi: Urna Ferramenta Wi Para o Plane]amento no Brasil"; en: III Encontro Brasileiro de Planejamento Em p resarial; Sao Paulo, Brasil, Sociedade Brasileira de Planejamento Empresarial, 1985. Sobre este concepto ha surgido una creciente literatura en los últimos años. Ver por ejemplo David A. Garvin: "Building a Learning Organization"; en: Harvard Business Review; Julio-Agosto de 1993, pp. 78-91. Así mismo ver Presidencia de la República y COLCIENCIAS: Colombia: Al Filo de la Oportunidad - Informe Conjunto de la Misión de Ciencia, Educación y Desarrollo; Bogotá, COLCIENCIAS, 1994. Página - 14.

(19) K I/Í - —. Corporación Colombiana de investigación Agropecuaria CORPOICA. fines analíticos y de documentación preliminar de casos, este programa regional está orientado a dsesarrollar conceptos, enfoques, metodologías y propuestas prácticas de acción, así como a preparar material didáctico para fines de capacitación sobre estos temas, con base en estudios comparativos sobre 13 casos recientes en América Latina y el Caribe. El material que se ha generado en este programa es bastante útil, y está siendo utilizado en el diseño del Sistema de Planificación, Seguimiento y Evaluación de la Investigación en CORPOICA (SPSEI).8 Además del material didáctico que está saliendo, los estudios de caso que se realizaron en diversos países de América Latina dieron lugar a una publicación reciente sobre el particular.' Quizá las principales conclusiones del análisis de las experiencias reseñadas sean el hincapié en que la planificación, el seguimiento y la evaluación deben considerarse como componentes de un sistema integrado de gestión, y como un proceso permanente de aprendizaje no sólo para mejorar el desempeño interno de las instituciones, sino para incrementar su sostenibilidad en relación con las amenazas y oportunidades del ambiente que las rodea.. 3. Marco Conceptual: El Enfoque Estratégico de la Administración y el Proceso de Aprendizaje Organizacional Los principios de gerencia y administración de las instituciones generadoras de conocimiento han evolucionado desde las primeras elaboraciones hechas para las organizaciones de investigación agropecuaria creadas en América Latina a comienzos de. Uno de los principales productos que se elaboraron en este programa es el material didáctico para fines de capacitación sobre estos temas. Ver ISNAR/CIAT: Ca pacitación en Planificación, Seauimiento y Evaluación Para la Administración de la Investigación Aaropecuaria; Cali, CLATIISNAR, 1994. Este material consiste en cuatro fascículos. Fascículo 1: "El Enfoque Estratégico"; Fascículo 2: "Planificación Estratégica"; Fascículo 3: "Seguimiento"; y Fascículo 4: "Evaluación". Ver Andrés Novoa y Douglas Horton (eds.): Administración de la Investigación Agropecuaria: Experiencias en las Américas; Bogotá, Tercer Mundo Editores en asocio con ISNAR y PROCADI, 1994. Página - 15.

(20) Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria CORPOICA. los años sesenta. Las ciencias de la administración han hecho aportes fundamentales a estos temas, derivadas de la experiencia en las grandes empresas y corporaciones del sector empresarial privado. En esta sección se resumen algunas de las ideas básicas de dos escuelas de pensamiento contemporáneas que han hecho una importante contribución a los temas que se están analizando. Se trata, en primer lugar, del Enfoque Estratégico de la administración. Una segunda perspectiva teórica que pone énfasis en aspectos complementarios a la anterior, es la que toma como eje central de análisis los procesos de Aprendizaje Organizacional. Estos dos enfoques constituyen el marco de referencia dentro del cual se están formulando las actividades de planeación,, seguimiento y evaluación de la Corporación. Uno de los enfoques más innovativos y recientes es el que hace referencia al Enfoque Estratégico de la administración y, dentro de éste, al papel que cumplen en las instituciones los procesos de planificación, seguimiento y evaluación. 10 La Administración Estratégica es una combinación de fundamentos filosóficos y de comportamiento, tanto personales como profesionales, que tienen profundas y significativas implicaciones para la cultura organizacional y la posición futura de la institución. Lo más importante de la administración estratégica no son sus herramientas, sino lo que José de Souza llama la "intención estratégica" de quienes la practican." Por lo tanto, se trata de un enfoque y de una forma diferente de entender y practicar la administración, que reconoce o privilegia aspectos críticos de esta, tales como los siguientes: a) La importancia del entorno, con sus oportunidades y amenazas.. El. '°. Sobre este particular ver la reciente publicación del ISNAR y del CIAT: Gálvez, Silvia; Novoa, Andrés; Souza Silva, José de; y Villegas, Marta: El Enfoque Estraté gico en la Adminisración de la Investi gación A2roqecuaria; Fascículo 1 de la Serie Capacitación en. Plan jflcación, Seguimiento y Evaluación para la Administración de la Investigación Agropecuaria; Cali, Colombia, CIAT/ISNAR, 1994. A la vez, este documento se basa en. o. los trabajos ya clásicos de H. Igor Ansoff (Universidad de San Diego), Henry Mintzberg (Universidad de McGill) y Phillippe de Woot (Universidad de Lovaina), quienes contribuyeron a desarrollar esta teoría. " Ver José de Souza Silva: "Strategic Management of Agricultura! Research: The EMBRAPA Experience"; en: Public Administration and Develo pment; vol. 13, No. 3, 1993, pp. 249259. Ver tambien José de Souza Silva: "Instituiçoes Públicas Sustentáveis, Estudos Prospectivos e Estrategistas Para a Consfruçao do Futuro"; en: Revista Telabras, 17, 1993, pp. 57-71. Página - 16.

(21) II. cid. La importancia de un sistema de acción centrado en los clientes, en los usuarios y en los socios de la organización.. c). El compromiso con la visión prospectiva, con el largo plazo y con la sostenibilidad institucional.. d). La importancia que se le asigna a la investigación estratégica, reflejándose la creciente importancia que tienen ciertas áreas y técnicas de investigación en términos de generar nuevos enfoques para la investigación agropecuaria.. e). Las "inversiones inteligentes", centradas en factores de cambio y transformación; un ejemplo de esto es la capacitación estratégica para el desarrollo del talento humano de la organización.. f). El compromiso con los principios de calidad total en todos los niveles de la organización.. g). La importancia de los competidores para el desempeño de la organización, y las alianzas estratégicas entre ésta y dichos competidores.. h). El desafio de la complejidad de la realidad y de las turbulencias sociales, políticas y económicas para la competitividad y la posición futura de la organización.. i). La movilización de la inteligencia y de la creatividad internas para permitir avances institucionales innovativos, oportunos y continuos.. 4. e. CORPOICA. b) El. El. Corporación Colombiana de investigación Agropecuaria. Entre los aspectos mencionados hay algunos que tienen particular importancia cuando se hace referencia al enfoque estratégico en la administración de la investigación agropecuaria. Por ejemplo, los clientes, los beneficiarios, los socios y los usuarios de las organizaciones de investigación y transferencia de tecnología constituyen un sector de especial interés, dado el énfasis del enfoque estratégico en los sistemas de acción centrados en los clientes. Este factor reviste especial importancia si se toma en consideración el papel que desempeñan los mecanismos participativos en el modelo organizacional adoptado por CORPOICA, como es el caso de las Juntas Regionales, así como el énfasis que se está poniendo en la orientación al cliente.". 12. Sobre este particular ver CORPOICA: "Política de Cooperación con Socios Empresariales, con Universidades y con Organismos de Desarrollo Rural"; Bogotá, COEPOICA, Febrero de 1994. Página - 17.

(22) Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria CORPOICA. Los diversos elementos que caracterizan la administración estratégica se han venido incorporando al marco estratégico y las políticas de la Corporación. Por la naturaleza de los procesos de generación de tecnología y de cambio tecnológico que promueve, la Corporación le asigna una gran importancia a la visión de largo plazo, así como a la necesidad de invertir en el desarrollo del talento humano. Uno de los aspectos privilegiados por el enfoque estratégico de la administración es el de la movilización de la inteligencia y la creatividad internas como medio para desarrollar organizaciones dinámicas y competitivas. Este es precisamente el punto de partida del segundo enfoque conceptual mencionado anteriormente, cuya principal preocupación es la de cómo promover comportamiento innovador y procesos de aprendizaje organizacional, basados en los conocimientos y experiencias de su propio personal y de los socios y otros actores institucionales con los cuales la institución interactúa. Este último aspecto es una de las características esenciales de organizaciones Una dinámicas con capacidad de aprender ("Learning Organizations").' 3 organización con "capacidad de aprendizaje" es aquella que logra desarrollar mecanismos y procesos organizacionales adecuados para generar conocimiento sobre su entorno y sobre la materia relacionada con su mandato, para procesarlo y transmitirlo, y para modificar su comportamiento con base en dicho conocimiento con el fin de poder responder a cambios en su entorno y poder aprovechar las oportunidades que ese entorno le brinda." Este proceso de aprendizaje normalmente se hace a partir de los conocimientos y experiencias de su propio personal, y de la interacción que la organización sostiene con otras instituciones y actores sociales de su entorno. Las actividades relacionadas con el seguimiento y la evaluación de la investigación son una de las principales fuentes de "aprendizaje organizacional", cuando los resultados. obtenidos en dicha evaluación se interiorizan en la organización y dan lugar a cambios efectivos en los respectivos programas para responder a los limitantes u obstáculos identificados, o para aprovechar las oportunidades que brinda el entorno. Así mismo, la evaluación también permite establecer la mejor forma de hacer las cosas (el llamado. 13. Sobre este concepto ver David A. Garvin: "Building a Leaniing Organization"; en: Harvard Business Review; Julio-Agosto, 1993, pp. 78-91. Peter M. Senge: The Fifth Discipline; • New York, Doubleday, 1990. El Informe Conjunto de la Misión de Ciencia, Educación y Desarrollo hace planteamientos muy similares. Ver Presidencia de la República y COLCIENCIAS: Colombia: Al Filo de la O portunidad - Informe Conjunto de la Misión de Ciencia, Educación y Desarrollo; Bogotá, COLCIENCIAS, 1994, pp. 43-48 y 83-86. Ver David A. Garvin: Ibid; Ver también Ikujiro Nonaka: "The Knowledge-Creating Company"; in Harvard Business Review; November-December, 1991. Página - 18.

(23) Corporación Colombiana de investigación Agropecuaria CORPOICA. r.. "best practice"), lo que incrementa la eficiencia y la efectividad de una organización.'5 La importancia de este estilo gerencial y de desarrollo organizacional radica en el hecho de que estos factores tienen una incidencia directa en la propia perdurabilidad o sostenibilidad de la Corporación, al incrementar su capacidad para ser eficiente y competitiva y para adaptarse a un medio en continuo proceso de cambio. Los diversos aspectos apenas esbozados ayudan a caracterizar el enfoque estratégico adoptado por CORPOICA en el campo de la administración. Debe indicarse que este enfoque no vuelve obsoleta la administración tradicional, sino que le da una nueva dirección a sus dimensiones táctica y operacional, al ser esta última influenciada y orientada en su práctica gerencial y administrativa por el enfoque estratégico y por el del aprendizaje organizacional que acabamos de describir. Uno de los requerimientos que este proceso conlleva es el de la necesidad de desarrollar un extenso proceso de capacitación interna orientado a desarrollar una nueva cultura organizacional, en la que los factores y criterios arriba mencionados desempeñan un papel de central importancia.. 4. Un Enfoque Integrado del Sistema de Planificación, Seguimiento y Evaluación de la Investigación (SPSEI) Es importante resaltar el hecho que el Sub-Sistema de Seguimiento y Evaluación de la Investigación (SSEI) forma parte integrante del Sistema de Planificación, Seguimiento y Evaluación de la Investigación (SPSEI) de CORPOICA. Esto refleja el hecho que para poder sacarle provecho a los esfuerzos de evaluación y realmente utilizar sus resultados, es necesario que dicha evaluación forme parte de un proceso más amplio que involucra la planificación y la programación, incluyendo en esta última la planificación estratégica, la táctica y la operacional. Los profundos cambios que se han presentado en el entorno nacional e internacional de la producción agropecuaria en los últimos años, han planteado la necesidad de llevar a cabo cambios fundamentales en la formulación y manejo de las. 15. Sobre este concepto ver Robert C. Camp: Benchmarkin: The Search for Industr y Best Practices that Lead to Superior Performance; Milwaukee, ASQC Quality Press, 1989. Página - 19.

(24) 1. PII1. Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria CORPOICA. políticas de desarrollo sectorial, y en la organización misma de la investigación y el desarrollo tecnológico agropecuario. Así mismo, dichas transformaciones del contexto en el cual operamos han llevado a profundos cambios en las estrategias y en la organización de las instituciones de investigación agropecuaria, con el fin de ajustarse al nuevo entorno y asegurar su sostenibilidad.1' Este nuevo entorno requiere que las instituciones de inverstigación agropecuaria planifiquen sus actividades y se evalúen permanentemente con respecto a los resultados que están obteniendo a través de la investigación. De esta manera la planificación, el seguimiento y la evaluación pueden promover los cambios necesarios para ajustarse a un entorno cambiante. La Corporación, como otros institutos de investigación, es también una entidad de producción - en este caso, de conocimientos y tecnología - cuyos resultados deben ser competitivos, y deben orientarse a quienes los necesitan. Deben ser, por tanto, resultados socialmente útiles. No obstante que en el país hay subinversión en investigación agropecuaria, en relación con el Producto Interno Bruto (P18) y con el P18 agropecuario, la sociedad civil y el Estado están haciendo importantes inversiones en investigación y desarrollo tecnológico. La institución debe retribuir con beneficios a la sociedad tales inversiones. La planificación, el seguimiento y la evaluación de la investigación, pueden contribuir de manera muy significativa a que se logren dichos beneficios. Lo anterior se manifiesta en una mayor eficiencia en el uso de los recursos de todo tipo, en el incremento de la calidad institucional global, en el potencial que tienen las instituciones de investigación para mejorar su competitividad en la búsqueda de los recursos, y en la mejora de las relaciones internas de las instituciones y de éstas con su entorno. Así mismo, esto implica promover y realizar cooperación interinstitucional en términos más innovativos y productivos, y mejorar de manera muy significativa la calidad de sus servicios y de los resultados que obtiene. La planificación, el seguimiento y la evaluación, como elementos de un proceso integrado y continuo, deben estar estrechamente ligadas entre sí. La planificación basada en evaluaciones previas permite establecer necesidades de investigación con mayor conocimiento de causa, lo cual suministra una base más sólida. 16. Sobre este particular ver CORPOICA: La Investi gación Agropecuaria en un Mundo en Transformación; Marco Estratégico de la Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria; Bogotá, CORPOICA, Junio de 1994. Página - 20.

(25) m a,. Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria CORPOICA. para la formulación de programas y para desarrollar procesos de aprendizaje organizacional. El seguimiento basado en planes claros y metas alcanzables, contribuye a efectuar ajustes en acciones y en programas en curso. La evaluación, como proceso continuo y basada en la planificación y el seguimiento, alimenta los planes futuros y la forma como éstos se llevan a cabo. Los procesos de planificación, seguimiento y evaluación pueden además contribuir a que la Corporación esté mejor relacionada con su entorno, capte las señales y las demandas del mercado y de los nuevos rumbos y requerimientos del desarrollo, y tome por lo tanto medidas de adecuación y ajuste en su organización y en su desempeño para responder a las nuevas condiciones del entorno en que trabaja. Lo anterior lleva a una mayor capacidad para responder adecuadamente a sus socios, clientes y beneficiarios por la calidad de sus resultados, por el manejo apropiado de los recursos que le son asignados por el Estado y por sus asociados del sector privado, y para garantizar condiciones de competitividad y sostenibilidad institucional basadas en una mayor "credibilidad institucional". En el Anexo 1 se describen los principales aspectos que se están cubriendo en el Sistema de Planificación, Seguimiento y Evaluación de la Investigación (SPSEI) en CORPOICA. Debe indicarse que dicho esfuerzo toma como punto de partida la misión de la Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria. La misión de la Corporación es la de contribuir a mejorar el bienestar y la calidad de vida de la población colombiana, mediante el desarrollo de conocimientos y tecnologias que aseguren el aumento y la competitividad de la producción agropecuaria, al tiempo que garanticen el mantenimiento de la capacidad productiva de los recursos naturales en el largo plazo. El marco estratégico que se ha diseñado para llevar á cabo esta misión, lo que algunos autores llaman el "proyecto institucional" que orienta las actividades de la organización, se presenta en un reciente documento de planificación estratégica: CORPOICA: La Investigación Agropecuaria en un Mundo en Transformación: Marco Estratégico de la Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria; Santafé de Bogotá, CORPOICA, Junio de 1994.. cl. Es importante resaltar la estrecha interrelación que debe haber entre los tres procesos de planificación, seguimiento y evaluación, con el fin de dar coherencia a las acciones de la Corporación con relación a su misión y sus objetivos. En forma de resumen gráfico, en el Cuadro 1 se presentan las principales interrelaciones entre estos tres procesos.. Página - 21.

(26) Corporación Colombiana de investigación Agropecuaria. r l1,4 %m. CORPO1CA. Cuadro 1. Interrelaciones entre Planificación, Seguimiento y Evaluación en los Niveles de la Acción Institucional Nivel de acción. Seguimiento. Planificación. Evaluación. Estratégica: • En relación con el ambiente externo.. Construcción de escenarios. Indicadores de los cambios en el contexto. Indicadores del desempeño estratégico.. Diagnóstico • En relación con el ambiente interno,. • Evaluación de costos y beneficios (impactos). tt. Táctica/funcional: • Apoyo ala investigación. • Centros • Departamentos. Seguimiento del desempeño de los centros, departamentos y procesos.. • Evaluación de eficiencia en uso de recursos y apoyo logístico. Suimiento del desempeño de los programas y proyectos.. • Evaluación de los resultados de programas y proyectos.. • Procesos de apoyo Operacional: • Investigación. • Programas ' proyectos. 5. Principios que Orientan la Evaluación de la Investigación. cl. Como se indicó anteriormente, la evaluación ha dejado de ser una actividad aislada para convertirse en un eslabón estratégico de un proceso más amplio que involucra la planificación, la programación, el seguimiento y la evaluación. Pero para poder asegurar una integración entre estos diferentes procesos, y que la evaluación contribuya a procesos dinámicos de aprendizaje organizacional, es necesario tomar en consideración. Página - 22. 1. .5.

(27) 1• Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria CORPOICA. una serie de principios que orienten esta actividad. Entre estos pueden resaltarse los siguientes:'7 Principio 1 -- La evaluación comienza con el diseño del programa, del proyecto, o de cualquier otro nivel de programación. Esto, a su vez, implica la identificación de objetivos claros y de metas factibles y realizables, así como de indicadores específicos y verificables del logro de tales objetivos y metas. Esto exige especificar no solo los objetivos y metas del programa o proyecto que se está formulando, sino tambien la forma como se medirán los progresos y los logros de dicho programa. Uno de los problemas que se presentan con mayor frecuencia es que los investigadores a menudo plantean objetivos o metas demasiados ambiciosos para ser logrados en el horizonte temporal que se está considerando (v.gr. un año, tres años, etc.). Lo anterior incide negativamente en la evaluación que se realizará posteriormente sobre ese programa o proyecto, al constatarse que los objetivos o metas formulados efectivamente no se alcanzaron en el lapso de tiempo definido (simplemente no eran alcanzables en ese lapso de tiempo, con los recursos disponibles para hacerlo). Aquí se confronta un problema de cultura organizacional. Como los investigadores no estan acostumbrados a que se los confronte posteriormente con sus propias afirmaciones en lo referente a metas y resultados esperados, por la poca tradición de evaluación seria y sistemática hasta ahora existente, hay una tendencia a ser demasiado optimistas en la apreciación de los resultados que se obtendrán a través de las investigaciones. Una vez formuladas las metas, estas no se analizan permanentemente en forma crítica, para ver en que medida nos estamos acercando a ellas o nos estamos quedando cortos, y por qué. (función de seguimiento). Principio 2 -- Las evaluaciones son más eficaces si durante la vigencia del programa existen también adecuados mecanismos de seguimiento. Esto incluye un mecanismo de registro de la información pertinente, que facilite su recuperación posterior. A fin de poder comparar los resultados logrados con los esperados, para hacer una evaluación seria es imprescindible contar con datos que indiquen qué se ha logrado en. 17. Esta es una versión adaptada de los planteamientos hechos por J. Murphy: "Seguimiento y Evaluación en la Investigación Agropecuaria: Conceptos, Organización, Métodos"; Buenos Aires, Instituto Nacional de Tecnología Agropecuaria (INTA), 1985. Este material se tomó, aunque con modificaciones que se introdujeron, del Fascículo 4 del Programa de ISNAR/CIAT sobre Capacitación en Planificación, Seguimiento y Evaluación. Página - 23.

(28) Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria CORPOICA. la realidad hasta el momento, y qué ha ocurrido durante la ejecución. La obtención de esa información á posteriori es bastante dificil. En la sección 10 de este informe se harán algunos planteamientos sobre este particular. Principio3 -- Los programas de investigación forman parte de un sistema dado de investigación y desarrollo, y los resultados que ellos pueden producir están claramente condicionados por el entorno socio-económico en el que operan. Por tal razón, la evaluación tiene que situar el programa en el contexto institucional, político, social y económico en el cual se desenvuelve. Para hacer un juicio sobre la calidad del diseño y la ejecución del programa no basta con averiguar si los resultados esperados fueron alcanzados o no. Es necesario entender por qué se lograron unos resultados y no otros, diferenciando claramente entre factores internos del programa y factores externos al mismo. Así mismo, la gestión de programas de investigación incluye la necesidad de estar atentos a cambios institucionales, sociales o económicos en el entorno, para ir adecuando o re-orientando el programa para reflejar dichos cambios, o para aprovechar nuevas oportunidades que se presentan. Esto es más importante en los programas de investigación aplicada que en los programas de investigación básica, aunque este tipo de consideración es relevante para los dos. Principio 4 -- La evaluación de un programa de investigación tendrá que diferenciar claramente entre el logro de los resultados de las investigaciones, el grado de diseminación o adopción de dichos logros, y las contribuciones de dichos resultados a un objetivo de desarrollo socioeconómico más amplio (impacto). Este principio define diversos tipos de evaluación, según el objeto de análisis: (a) resultados científicos y tecnológicos; (b) grado de adopción o de difusión de dichos resultados; y (c) impacto socio-económico. Estos tres niveles son válidos y necesarios, pero implican un análisis diferente y requerimientos de información muy diferentes. Sobre este punto regresaremos en la sección 7.3 de este documento. Principio 5 -- Para que ella pueda contribuir a procesos de Aprendizaje Organizacional, la evaluación no puede limitarse a la presentación de informes, o a llenar formatos de información sobre proyectos en ejecución. Por el contrario, debe basarse en instrumentos dinámicos que involucren interacción con productores y usuarios, así como reuniones de evaluación internas para discutir y analizar los logros. Página - 24.