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Manual de entrega de mercancía en el CD Tijuana

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Este es un documento controlado, se prohíbe su reproducción sin la previa autorización de la Coordinación de Sistemas de Calidad

Manual de entrega de

mercancía en el CD Tijuana

Elaboró Revisó Aprobó

Coordinador de Sistemas de Calidad

Representante de la Dirección Director de Logística y Distribución

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CONTROL DE CAMBIOS

Rev. Descripción del cambio Autoriza Fecha

0 N/A C. Ramos 31-10-08

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CONTENIDO

SECCIÓN TÍTULO

I POLÍTICA DE CALIDAD

II CODIGO DE ÉTICA

III MODELOS DE OPERACIÓN

VÍA 1

A) Características B) Origen del pedido C) Facturación D) Conformación E) Tarimas F) Recibo G) Vigencia H) Devoluciones

VÍA 2

A) Características B) Origen del pedido C) Facturación D) Conformación E) Tarimas F) Recibo G) Vigencia H) Devoluciones

IV CITAS PARA ENTREGA AL CD

V ACCESO AL CD

VI REOPORTE DE RECIBO

VII BASE DE DATOS

VIII PROCESO DE INCORPORACIÓN AL CD

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I. POLÍTICA DE CALIDAD

Ofrecer un servicio de distribución de alta calidad que satisfaga los requisitos de las sucursales, clientes internos y proveedores; a través del logro de nuestros objetivos de calidad y apoyados en un equipo de trabajo calificado y comprometido, y mejorando continuamente la eficacia de nuestro sistema de gestión de calidad.

II. CÓDIGO DE ÉTICA

El comportamiento del proveedor o de cualquiera de sus representantes o subcontratados debe adecuarse en todo momento al código de ética de Comercial Mexicana. Dicho código se encuentra en el portal de Provecomer en la ruta: Denuncias - Más información - Código de Ética. Igualmente debe apegarse a este Código el comportamiento de todos los empleados de Comercial Mexicana. En caso de no ser así ponemos a su disposición el módulo 1 de denuncias en el nuevo portal de Provecomer, para reportar comportamientos inadecuados o poco éticos por parte de nuestro personal.

Esta opción se encuentra dentro del apartado Principal de-> Provecomer-> Denuncias.

Así también cuenta con los siguientes teléfonos y correo electrónico para levantar su reporte:

Del DF. y área metropolitana Teléfono: 5270 9990 Del interior de la república Teléfono: 01 800 52 36 701

Correo electrónico:

auditor@comerci.com.mx Para mayor información favor de consultar nuestro Código de Ética.

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III. MODELOS DE OPERACIÓN

Existen tres vías, o formas de operar. Cada una de ellas maneja de forma diferente la mercancía.

El proveedor tiene una vía asignada como vía dominante, sin embargo cada artículo se analiza individualmente y se le asigna la vía que va mas de acuerdo a su volumetría y desplazamiento específico.

La vía se asignará por artículo, buscando el abasto y el servicio oportuno a las sucursales. El proveedor debe entregar cada código de acuerdo a la vía que le ha sido asignada. La vía que le corresponde al código aparece en Provecomer en el momento en que se genera el pedido.

VÍA 1

DISTRIBUCIÓN CON INVENTARIO DE SEGURIDAD A) Características

En Vía 1, el Centro de Distribución almacena la mercancía y surte los pedidos de las tiendas con la mercancía que tiene en stock.

La Vía 1 es para artículos básicos. No corresponden a la Vía 1 los artículos de baja rotación, moda, temporada o aquellos cuyo almacenaje resulta excesivamente costoso.

B) Origen del pedido

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El pedido al proveedor que origina el sistema, se hace automáticamente mediante modelos estadísticos. El proveedor puede ver su pedido en www.provecomer.com.mx. La ruta puede ser a) Pedido / consulta por sucursal / escoger botón del 367-Centro de Distribución Tijuana, o b) Pedidos / Consulta por día.

En la pantalla se muestra el detalle de cada pedido, donde se encuentra la información referente al número de pedido y vigencia del mismo, y en la pantalla 2 se muestra número de piezas por caja (cap.emp.), Vía y conformación (cajas por cama y camas por pallet).

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Cada pedido debe entregarse de acuerdo a esta información y entregar con una conformación incorrecta es causa de rechazo. Los pedidos se originan en compras o automáticamente en el CD.

Los pedidos automáticos, en Provecomer aparecen con la leyenda “Conc”. Cualquier otra leyenda (U. Comp, Centralizado, Resurtido, Oferta...) significa que el pedido está hecho por la gerencia de compras.

C) Facturación

1) La facturación deberá ser por Unidad de transporte (no tiene que estar separada por tienda, ni por tarima, ni por pedido).

2) La factura deberá salir a nombre de TIENDAS COMERCIAL MEXICANA SA DE CV. (para mas detalle ver Cáp. V. Facturación).

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3) Si en la misma unidad de transporte se entrega la mercancía correspondiente a diferentes números de proveedor. Se debe de facturar la mercancía de cada número de proveedor por separado.

4) Si el mismo código se entrega en mas de una unidad de transporte hay que hacer una factura por unidad de transporte.

5) Si en la misma unidad de transporte se entregan varios pedidos hay que facturar por unidad de transporte.

6) Si en la misma unidad de transporte se entrega vía I y vía II hay que hacer una factura por unidad de transporte.

7) En caso de mercancía gravada con IEPS en la misma unidad de transporte, cada tasa se factura por separado.

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D) Conformación

La entrega de los productos deberá ser de un solo código por tarima y la altura total de la tarima deberá ser en función de la clasificación de los productos:

Tipo de producto

Altura máxima de la mercancía

Altura final con tarima

A 170 cm 185 cm

B 75 cm 90 cm

La tarima mide 15 cm de alto.

La clasificación de un producto como A o B la establece Comercial Mexicana de acuerdo a su rotación. A cada clasificación corresponde un número de tendidos. En Provecomer se muestra el número de tendidos que tiene la tarima de ese código, tal como está cargado en el sistema de Comercial Mexicana. El número de tendidos está directamente relacionado con la altura asignada. El proveedor debe de entregar la mercancía de acuerdo a esas especificaciones (si se observa alguna diferencia hay que comunicarse con el comprador).

Cuando se solicita a compras el alta de un artículo nuevo, el número de tendidos que presenta el proveedor es un número sugerido. Comercial Mexicana puede ajustar dicho número de tendidos en función de la venta estimada. El número de tendidos definitivo aparece en Provecomer cuando caiga el pedido.

En cualquier caso el número de tendidos siempre debe respetar el límite de peso por tarima (975

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Kg. de mercancía) y el límite de altura de la mercancía es de 170 cm.

En el caso de variaciones importantes en el volumen de ventas, Comercial Mexicana reclasificará la altura del artículo correspondiente.

El pedido de Artículos de Vía 1 será emitido siempre con cantidades múltiplos de la conformación de cajas por tarima ( A excepción de pequeñas unidades )

El recibo de artículos de Vía 1 Stock se hará de acuerdo a la conformación publicada.

Bajo ningún concepto se puede entregar con un armado o conformación diferente al autorizado y que se muestra en Provecomer. Presentar la mercancía con una conformación incorrecta es causa de rechazo.

Si necesita hacer cambio de empaque o de medidas logísticas debe informar a compras antes de hacerlo.

En caso de ofertas armadas o promociones, estas se manejan siempre vía 2 y el código de barras del artículo promocional debe ser diferente al del artículo base.

Las cajas deben colocarse en la tarima con la abertura hacia arriba y respetando el sentido de las flechas (en caso de haberlas) que estén impresas en el corrugado. Presentar las cajas mal colocadas es causa de rechazo.

La tarima debe entregarse de manera que la mercancía no sobresalga de la misma, bien centrada sobre la tarima y asegurada con las vueltas de playo que sea necesario, sujetándose desde la base de la tarima; las vueltas de playo mínimas son: tres vueltas abajo, cuatro en medio y tres arriba. El proveedor debe presentar el número de vueltas de playo necesarias para asegurar que la mercancía llegará en buenas condiciones al CD. Entregar mercancía con menos playo del necesario o colocado de manera inadecuada, generará un cargo por maniobra y puede llegar a generar rechazo de la mercancía. (Ver. Cáp. VII. Reporte de recibo).

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El máximo peso permitido por tarima es de 1000 Kg incluyendo el peso de la tarima. Peso de la mercancía 975 Kg, peso de la tarima 25 Kg. El peso total de la tarima no podrá rebasar, en ningún caso, el máximo de 1000 Kg por tarima.

E) Tarimas

Las únicas tarimas autorizadas para esta vía son tarima Chep, sapsa. Las medidas son 1m X 1.20 m con cuatro entradas. Las entradas no deben tener forma de media luna. La tarima debe estar en buenas condiciones.

El proveedor establece relación directa con el proveedor de tarimas. Comercial Mexicana no interviene en la negociación.

En caso de presentar una tarima inadecuada o en malas condiciones, no podrá recibirse la mercancía y nos veremos obligados a rechazarla (ver Cáp. VII. Reporte de recibo)

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F) Recibo

La unidad de transporte debe contener únicamente mercancía para entregar en el CD de Comercial Mexicana, no puede venir enrutada ni con equipo o mercancía destinada a otro uso o cliente.

La descarga en el CD la realiza personal de Comercial Mexicana. Una vez enrampada la unidad, el transportista deberá ir a módulo 1 a entregar documentación. Deberá permanecer en el módulo 1 hasta que se le llamé para recoger el Acuse de Recibo. En caso de presentarse alguna diferencia, si el transportista no responde a la llamada para su validación, el acuse de recibo se emitirá tal como lo reporte el área de recibo.

El recibo inicia cuando se han bajado todos los pallets del camión y se empieza a escanear la mercancía. (En ese momento el personal del proveedor debe retirarse al “módulo 1”, donde se le llamará para que recoja su acuse de recibo). Se extrae una pieza de una de las cajas para escanear el código de barras y confirmar el código que se está recibiendo. El sistema asigna la mercancía al número de pedido que está entregando el proveedor. (El proveedor al hacer la cita informa de los pedidos que va a entregar.)

Cuando termina el recibo se entrega al transportista el “acuse de recibo”. En el acuse de recibo aparece el nombre y número del proveedor, código, descripción, cantidad de cajas recibidas de cada código y a qué número de pedido o pedidos se está aplicando dicho recibo (Formato 1).

Ejemplo de acuse de recibo Vía 1. Formato 1

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En Provecomer, en la pestaña de “Recibo”- consulta por sucursal - Centro de Distribución – Folio – Detalle, se muestra a que pedido se aplicó la mercancía recibida en determinada fecha.

En caso de producto o embalaje dañado y producto con caducidad inferior a tres meses, se rechazará la mercancía. Se entregará al transportista una “carta sobrante”. En ella va la copia de la identificación del transportista o responsable de llevarse la mercancía, así como el nombre y firma de dicho responsable, personal de seguridad, mesa de control y el supervisor. La carta sobrante es sellada por seguridad.

G) Vigencia

La entrega al CD debe hacerse únicamente durante la vigencia del pedido. Es aconsejable entregar unos días antes de que concluya la vigencia. En Provecomer cada pedido aparece con el periodo de vigencia.

Se pueden realizar entregas parciales de un pedido siempre y cuando siga vigente, pero no es conveniente.

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Si no se entrega el 100% del pedido en la vigencia estipulada se considera incumplimiento y no se podrá recibir la mercancía faltante posteriormente.

H) Devoluciones

En caso de que, por cualquier causa, la sucursal devuelva la mercancía, este proceso será responsabilidad del proveedor.

El CD no maneja devoluciones. La tienda hace llegar la mercancía al proveedor si este no pasó a recogerla a la sucursal.

El aviso de devolución aparece en Provecomer en la pestaña “Devoluciones”.

VÍA 2

CRUCE DE ANDÉN CON CLASIFICACIÓN A) Características

En este modelo de operación la mercancía pasa del andén de recibo a ubicaciones de sucursales, donde se selecciona el número de cajas que solicita cada sucursal y se coloca en la tarima de la sucursal correspondiente. Posteriormente dicha tarima se coloca en el pulmón de salida.

La vía 2 es adecuada para artículos de mediana rotación, moda o temporada y para ofertas y compras únicas.

B) Origen del pedido

En esta Vía el proveedor recibe, por medio de Provecomer, un pedido consolidado de todas las sucursales con el total de cajas de cada código que necesita entregar en el CD.

El proveedor puede ver su pedido en www.provecomer.com.mx. La ruta puede ser:

a) Pedido / consulta por sucursal / escoger botón del 367-Centro de Distribución Tijuana, o b) Pedidos /Consulta por día.

En esta página se encuentra la información referente al número de pedido, vigencia del mismo, número de piezas por caja (cap.emp.), vía y conformación (cajas por cama y camas por pallet)

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Cada pedido debe entregarse de acuerdo a esta información. Entregar con una conformación incorrecta es causa de rechazo.

C) Facturación

Para estos pedidos la facturación deberá ser por unidad de Transporte (no tiene que estar separada por tienda, ni por tarima ni por pedido ). La factura debe salir a nombre de TIENDAS COMERCIAL MEXICANA SA DE CV. Para mas detalle ver capítulo IV.

Si en la misma unidad de transporte se entrega la mercancía de diferentes números de proveedor. Se debe de facturar la mercancía de cada número de proveedor por separado.

Si el mismo código se entrega en mas de una unidad de transporte hay que hacer una factura por unidad de transporte.

Si en la misma unidad de transporte se entregan varios pedidos hay que facturar por unidad de transporte.

Si en la misma unidad de transporte se entrega vía I y vía II hay que hacer una factura por unidad de transporte.

D) Conformación

La entrega de los productos deberá ser de un solo código por tarima y la altura total de la tarima puede ser de hasta 2.40mts, y limitada a un peso de 975 kgs netos.

No hay que separar los códigos por pedido, ya que es posible consolidar cantidades de varios pedidos

En una misma entrega hay que sumar las cantidades de todos los pedidos vigentes, de un mismo código y el resultado es la cantidad de cajas a entregar. La entrega se hará en base a la definición

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de cajas por camas y numero de camas registradas para el articulo y que aparecen en Provecomer en cada pedido.

Todo resto debe de ser entregado en el esquema de “ código por tarima “

Por ejemplo: si el pedido es de 100 cajas y el número de cajas por tarima es de 30, el proveedor entregará tres tarimas de 30 cajas cada una y una tarima con el resto de 10 cajas.

Las cajas restantes deberán de entregarse colocando código por tarima, deben colocarse en la tarima, con la abertura hacia arriba y respetando el sentido de las flechas (en caso de haberlas) que estén impresas en el corrugado. Presentar las cajas mal colocadas o códigos mezclados en la tarima será causa de rechazo.

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Bajo ningún concepto se puede entregar con un armado o conformación diferente al autorizado y que se muestra en Provecomer. Presentar la mercancía con una conformación incorrecta es causa de rechazo.

La entrega de producto con empaques diferentes a la establecida en el pedido es causa de rechazo. Si necesita hacer cambio de empaque o de medidas logísticas debe informar a compras antes de hacerlo.

En caso de ofertas armadas o promociones, estas se manejan siempre vía 2 y el código de barras del artículo promocional debe ser diferente al del artículo base.

La mercancía deberá entregarse envuelta en playo incluyendo la tarima. La mercancía debe entregarse centrada sobre la tarima y asegurada con playo, de manera que la mercancía no sobresalga de la misma. Para ello habrá que envolverla con las vueltas de playo que sea necesario, sujetándose desde la base de la tarima; Las vueltas de playo mínimas son: tres vueltas abajo, cuatro en medio y tres arriba. El proveedor debe presentar el número de vueltas de playo necesarias para asegurar que la mercancía llegará en buenas condiciones al CD. Entregar mercancía con menos playo del necesario o colocado de manera inadecuada, generará un cargo por maniobra y puede llegar a generar rechazo de la mercancía. (Ver Cáp. VII. Reporte de recibo) Para optimizar el transporte de la mercancía en caso de tarimas de poca altura, es posible apilar varias tarimas, una sobre otra, siempre y cuando el producto y el corrugado no se dañen.

El máximo peso permitido por tarima es de 1000 Kg. incluyendo el peso de la tarima. Peso de la mercancía 975 Kg., peso de la tarima 25 Kg. El peso total de la tarima no podrá rebasar, en ningún caso, el máximo de 1000 Kg. por tarima.

E) Tarimas

Las únicas tarimas autorizadas para esta vía son tarima Chep y Sapsa,. Las medidas son 1m X 1.20m con cuatro entradas. Las entradas no deben tener forma de media luna. La tarima debe estar en buenas condiciones.

El proveedor establece relación directa con el proveedor de tarimas. Comercial Mexicana no interviene en la negociación.

En caso de presentar una tarima inadecuada o en malas condiciones, no podrá recibirse la mercancía y nos veremos obligados a rechazarla. (Ver Cáp. VII- Reporte de recibo).

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F) Recibo

La unidad de transporte debe contener únicamente mercancía para entregar en el CD de Comercial Mexicana, no puede venir enrutada ni con equipo o mercancía destinada a otro uso o cliente.

Una vez enrampada la unidad, el transportista deberá ir a módulo 1 a entregar documentación.

Deberá permanecer en el módulo 1 hasta que se le llamé para recoger el Acuse de Recibo. En caso de presentarse alguna diferencia, si el transportista no responde a la llamada para su validación, el acuse de recibo se emitirá tal como lo reporte el área de recibo.

El sistema asigna la mercancía al número de pedido que está entregando el proveedor. El proveedor al hacer la cita informa de los pedidos que va a entregar.

Cuando termina el recibo se entrega al transportista el “acuse de recibo”. En el acuse de recibo aparece el nombre y número del proveedor, código, descripción, cantidad de cajas recibidas de cada código y a qué número de pedido o pedidos se está aplicando dicho recibo.

En Provecomer, en la pestaña de “Recibo”- consulta por sucursal - Centro de Distribución – Folio – Detalle, se muestra a que pedido se aplicó la mercancía recibida en determinada fecha.

En caso de producto o embalaje dañado y producto con caducidad inferior a tres meses, se rechaza la mercancía. Se entregará al transportista una “carta sobrante”. En ella va la copia de la identificación del transportista o responsable de llevarse la mercancía, así como el nombre y firma de dicho responsable, firma de personal de seguridad, de mesa de control y del supervisor. La carta sobrante es sellada por seguridad.

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G) Vigencia

La entrega al CD debe hacerse únicamente durante la vigencia del pedido. Es aconsejable entregar unos días entes de que concluya la vigencia.

En Provecomer cada pedido aparece con el periodo de vigencia.

Se pueden realizar entregas parciales de un pedido siempre y cuando siga vigente aún cuando no es recomendable.

Si no se entrega el 100% del pedido en la vigencia estipulada se considera incumplimiento y no se podrá recibir la mercancía faltante posteriormente.

H) Devoluciones

En caso de que, por cualquier causa, la sucursal devuelva la mercancía, este proceso será responsabilidad del proveedor.

El CD no maneja devoluciones. La tienda hace llegar la mercancía al proveedor si este no pasó a recogerla a la sucursal. El aviso de devolución aparece en Provecomer en la pestaña

“Devoluciones”

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IV. CITAS PARA ENTREGA AL CD

IMPORTANTE: Cada camión a entregar debe estar correspondido por una sola cita, por lo tanto:

Si su entrega consta de varias unidades, asegúrese de realizar solicitud de cita por cada una de ellas.

Si consolida en un solo camión diferentes pedidos y / o numero de proveedor, asegúrese de solicitar una solo cita.

Desde tu PC ingresa a Internet Explorer e introduce la dirección www.provecomer.com.mx.

El sistema muestra la pantalla de acceso al módulo de citas. Introduce nombre de usuario, proveedor y contraseña. Una vez ingresados los datos da clic en el botón Enviar.

Ingresa Usuario, Contraseña.

Da Clic

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Este es un documento controlado, se prohíbe su reproducción sin la previa autorización de la Coordinación de Sistemas de Calidad Da Clic

Te despliega el Menú de Citas. Dar clic en la opción Solicitud Cita, para iniciar la captura de la nueva cita.

Menú de citas

Da Clic

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Selecciona el centro de distribución correspondiente a la entrega.

Da Clic

Capturar la Fecha y hora “sugeridas”, el tipo de unidad para realizar la entrega en el CD y da clic en el botón Enviar Datos, para confirmar los datos.

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Selección de Fecha Sugerida

NOTA: Sólo se podrán realizar citas para fechas posteriores o igual al día en curso.

A continuación deberás anexar el o los pedidos los cuales amparan la mercancía que va ser entregada en el CD. También tendrás que validar que el pedido que va ser anexado a la cita cuente con la vigencia suficiente hasta el día de la entrega.

NOTA: Es importante que no olvides anexar todos los pedidos ya que si por algún motivo olvidas uno, la mercancía no podrá ser recibida.

NOTA: Revisa que el numero de proveedor y pedido corresponda a la mercancía y la cita que se va a entregar.

Tipo de Unidad Hora Sugerida

Da Clic

Da clic en el pedido para anexarlo a la

cita Información

de pedidos vigentes

Pedido incluido en citas previas Numero de

veedor Pro

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La siguiente pantalla solo aparece cuando la mercancía es vía 1 o vía 2. Tendrás que ingresar el numero de cajas que vas a entregar en la cita por articulo. Luego haz clic en la opción Confirmar Detalle.

Articulo y Descripción

Confirma las cajas a

entregar

Da clic

Cajas pendientes Numero de Pedido

NOTA: En caso de ser mercancía vía 3 te envía directamente a la pantalla del siguiente punto ya que a vía 3 no se le ingresa numero de cajas.

Aparecerá el mensaje de “El pedido ha sido agregado satisfactoriamente a la solicitud de cita” , podrás visualizar los pedidos y las cantidades a entregar. Si deseas anexar otro pedido da clic en la opción Muestra Pedido y repite los pasos 6 y 7, en caso contrario da clic en la otra opción de Cierra Cita para finalizar.

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La pantalla te muestra que la cita a sido generada(con la fecha y hora solicitada y fecha y hora de captura). Deberás verificar el status de la cita en la opción Citas Programadas.

NOTA: Posteriormente el personal del CD. En un lapso no mayor a 48 hrs. Deberá confirmar la hora y fecha adecuada para la entrega.

Da clic para finalizar Da clic par

anexar otro pedido Mensaje de

confirmación Pedidos y

Cantidades

Fecha Solicitada y Fecha de captura

Confirmación de cita generada

Da clic para verifica status

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Es esta opción podrás revisar el status de tus citas(Folio de cita, citas pendientes por confirmar, pedidos anexados, numero de referencia, tipo de transporte, en caso de que la cita sea reprogramada, la fecha y la hora de confirmación de la cita por parte del CD y podrás imprimir la etiqueta para la entrega de mercancía).

Para verificar los pedidos anexados a la cita. Da clic en la celda correspondiente como lo indica el ejemplo.

Consulta para imprimir etiqueta

Indicador de cita reprogramada

Fecha confirmada de entrega Cita pendiente

de confirmar Folio

de cita Consulta para

pedidos anexados

Fecha, Hora y Cortina

Da clic en la opción de acuerdo a la cita que desees verificar

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Te despliega la siguiente pantalla en la cual podrás verificar los datos contenidos en la cita.

Para concluir deberás imprimir la etiqueta para la entrega en el CD. Da clic en la celda correspondiente a la cita a entregar como se ve en el ejemplo.

Consulta de pedidos relacionados

Artículos relacionados

Cajas a entregar por articulo Folio de cita,

fecha y hora de entrega

Da clic para imprimir la etiqueta

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Aparece la etiqueta de la cita a entregar. Que contiene los siguientes datos(Numero de proveedor, Razón social, Fecha, Hora, Puerta y un código de barras). Deberás imprimir 3 juegos de etiquetas.

Numero de Proveedor y razón social

Folio cita

NOTA: La impresión de las etiquetas será igual como si se estuviera imprimiendo una hoja.

El horario de recibo en el Centro de Distribución es : Lunes a sábado, de 6:00 h. a 19:00 h.

No se recibirán vehículos ni mercancía sin cita o fuera de ella.

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Es indispensable que el transportista llegue al CD, 30 minutos antes de su cita . El chofer de la unidad se presentará en caseta con la siguiente documentación.

Información Documentación

•Nombre de chofer •Identificación del chofer

(licencia de manejo o

credencial de elector)

•Placas de la unidad de transporte •Impresión del código de barras de la cita.

(Si llega con mucha anticipación en ese momento se le entrega un chaleco numerado y se le informa a que hora debe acercarse nuevamente a la caseta.)

Una vez enrampada la unidad, el transportista se esperará en módulo 1 hasta que se le llame por el número de mica para recibir su acuse de recibo.

El chofer debe estar localizable en todo momento, observar un comportamiento adecuado y abstenerse de tirar basura en cualquier lugar del CD.

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VI. REPORTE DE RECIBO

La entrega en el CD debe realizarse de acuerdo a los lineamientos de este manual. Cuando el proveedor entregue de manera inadecuada se levantará un “Reporte de Recibo”. El Reporte de recibo puede dar lugar a:

A) Rechazo de Mercancía 1. Calidad

2. Tarima

3. Armado y conformación 4. Repetición de Incidencia B) Incidencia

1. Playo Insuficiente 2. Mercancía no pedida 3. Impuntualidad

4. Entrega orden de compra sin cita Son causas de Rechazo de Mercancía:

1. Calidad Inadecuada.

a. Que el producto esté dañado o sí el empaque está dañado, maltratado o abierto.

b. La caducidad esté fuera de políticas. La caducidad de los artículos nunca puede ser inferior a los tres meses en el momento del recibo.

2. Tarima Inadecuada.

a. Presenta la mercancía en tarima inadecuada es causa de rechazo de la mercancía.

Para vía 1 y 2 la tarima debe ser Chep o Sapsa.

Si la tarima está rota, mojada, apolillada, con falta de tablas o desclavadas, no presenta el número ni tipo de entradas requeridas etc., es causa de rechazo.

3. Armado y Conformación Incorrecta a. Unidad de empaque incorrecta.

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La unidad de empaque, es decir, el número de piezas de venta al público que lleva la caja, debe ser la que está cargada en el sistema. Esta información se muestra en Provecomer cada vez que sale un pedido.

b. Conformación incorrecta.

La Conformación en vía 1 y 2 hace referencia al número de cajas por tendido y al número de tendidos que lleva la tarima. La conformación debe ser la que se muestra Provecomer.

c. Datos logísticos erróneos.

Los datos logísticos deben estar completos, correctos y coherentes d. Flechas en corrugado.

Si en el corrugado hay una flecha que indica la posición que debe guardar la caja, la tarima debe armarse de acuerdo al sentido indicado por la flecha.

e. Peso o medidas excedidas.

El máximo peso permitido por tarima, sumando mercancía y tarima es de 1,000 Kg.

La mercancía no debe exceder en ningún caso las medidas de la tarima y debe estar dentro del perímetro de la misma.

Debe respetarse la altura de la conformación de la tarima. Para todos los casos, Vía 1, 2 y 3 la máxima altura permitida es de 1.85 m, incluyendo los 15 cm de la tarima.

4. Repetición de incidencia

Una incidencia es un aviso de entrega incorrecta. El proveedor debe tomar las medidas oportunas para que no se vuelva a repetir la situación. Si hay mas de un reporte de recibo señalando incidencia, esto es causa de rechazo.

Se marca como Incidencia:

1. Si el playo no es suficiente para el manejo adecuado de la mercancía. Playo suficiente es aquel que permita mover la tarima sin que se desplace la mercancía dentro de la tarima o sobresalga de la misma. El playo debe aplicarse desde la base de la tarima y siguiendo las especificaciones de este manual.

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2. Mercancía no pedida. No puede recibirse aquella mercancía para la cual no hay pedido en el momento de la entrega.

3. No presentarse a la cita o presentarse tarde

4. Entrega orden de compra sin cita. En el momento de hacer la cita hay que indicar la orden de compra que se va a entregar.

5. En el reporte de Recibo se señalará cualquier otra inconformidad que dificulte el recibo y que no esté contemplado en los puntos anteriores.

El proveedor recibirá el Reporte de recibo por correo electrónico y debe responder dicho correo como acuse de recibo, además de indicar las medidas que va a tomar para evitar entregar de forma incorrecta en el futuro.

Las incidencias tienen dos consecuencias:

1- cargo para el proveedor

2- la segunda incidencia da lugar a rechazo de la mercancía.

Debido a que las incidencias requieren maniobras, tiempo y mano de obra adicional y generan un gasto extra no contemplado, toda incidencia generará un cargo para el proveedor.

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VII. BASE DE DATOS

Cada proveedor será responsable de mantener actualizados los datos logísticos de sus productos. Todos los datos se actualizan con el comprador.

a) Código de barras: Se refiere al código EAN de cada artículo. En cualquier formato hay que colocarlo sin guiones y sin espacios intermedios.

b) Descripción: Es lo que define al producto en sí, ejemplo: Puré de tomate.

c) Contenido: Es el número de piezas de venta al público que cabe en una caja de empaque. En Provecomer se la denomina “capacidad de empaque” (Cap. Emp.) En caso de una modificación hay que comunicarla al comprador. Es necesario tener en cuenta que, en ocasiones, cambiar la capacidad de empaque afecta a las medidas de la caja (alto, ancho, largo, peso) y también el número de cajas por tendido y el número de cajas por tarima.

Cualquier cambio en unidades logísticas hay que comunicarlo al comprador.

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d) Tendido: (o cama) nivel de mercancía colocada sobre una tarima.

e) Cajas por tendido: (o cajas por cama) Es el número de cajas que cabe en un solo nivel de la tarima, tal como se van a colocar para la entrega. (Por Ej.: los costales de comida para perro, en la tarima van acostados ) En caso de cambio hay que comunicarlo al comprador. En ningún caso el producto podrá sobresalir de la tarima. El cálculo de cajas por tendido hay que hacerlo considerando que las cajas no deben sobresalir de la tarima.

f) Tendidos por tarima: (o cama) niveles de mercancía colocada sobre una tarima.

El número de tendidos es el número de niveles que hay en una tarima. El número de tendidos debe tener en cuenta el límite de peso de una tonelada por tarima en todos los casos y el límite de altura por vía. Otra limitante es la fragilidad del producto. En caso de artículos de vía 1, el proveedor sugiere el número de tendidos, sin embargo debe confirmar en Provecomer el número final cargado en el sistema.

g) Cajas por tarima: Se refiere al número de cajas que cabe en una tarima. Se obtiene multiplicando el número de cajas por tendido por el número de tendidos. En caso de cambio hay que comunicarlo al comprador.

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h) Largo de caja: Es el largo de la caja tal como se va a colocar en la tarima. En caso de cambio hay que comunicarlo al comprador.

i) Ancho de caja: Es el ancho de la caja tal como se coloca en la tarima. En caso de cambio hay que comunicarlo al comprador.

j) Alto de caja: Altura de la caja tal como se coloca el producto en la tarima. Si el producto va “acostado”, el alto de la caja es el alto del producto tal como se presenta en la tarima. En caso de cambio hay que comunicarlo al comprador.

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Peso de la caja: es el peso en Kg de la caja que se entrega en el CD.

Peso de la tarima: Es el peso total en Kg. de una tarima llena de cajas con producto. Se obtiene multiplicando el peso de la caja por el número total de cajas que lleva la tarima. A esta cantidad hay que sumarle los 25 Kg que pesa la tarima. Máximo peso permitido, 975 Kg de mercancía, a lo que se suman los 25 Kg de la tarima

En cada pedido que aparece en Provecomer se señala la vía , número de cajas por tendido y número de tendidos para cada código.

FAVOR de entregar de acuerdo a las especificaciones de cada pedido de Provecomer

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VIII. PROCESO DE INCORPORACIÓN AL CD 1. Asistir al curso de integración de proveedores

2. Llenar el formato de Alta de proveedor completo y enviarlo al comprador correspondiente. El comprador a su vez debe enviarlo a Logística con su visto bueno. El proveedor debe

asegurarse que logística ya cuenta con el formato antes de hacer cita

.

3. Hacer una cita con logística para el cálculo del porcentaje, firma del contrato y programar fecha de ingreso.

4. Presencia del Director de logística en la primera entrega para la elaboración del ”Reporte de Primera Entrega” por parte de logística Comercial Mexicana.

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