PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE, TIEMPO, RECURSOS HUMANOS Y RIESGOS PARA EL MÓDULO DE DEVOLUCIÓN DE CUOTAS DEL SISTEMA
INSTITUCIONAL PARA LA GESTIÓN DE INSPECCIÓN
Manuel Umaña Aguilar
PROYECTO FINAL DE GRADUACION PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN ADMINISTRACIÓN
DE PROYECTOS (MAP).
San José, Costa Rica
Noviembre, 2010
ii
Requisito parcial para optar al grado de Máster en Administración de Proyectos
__________________________
Ing. Juan Carlos Navarro, MAP PROFESOR TUTOR
_________________________
Ing. Xavier Salas, MAP, PMP LECTOR No.1
__________________________
Ing. Yorlen Solís, MAP LECTOR No.2
________________________
Manuel Umaña Aguilar SUSTENTANTE
iii incondicional.
A mis compañeros de la CCSS que me brindaron su apoyo en todo momento.
iv
A Marielos y Hugo mi grupo de trabajo que luchamos en conjunto a lo largo de la MAP.
A mis compañeros de la MAP 74, por todo el apoyo y cariño recibido durante esta etapa de mi vida.
A los profesores de la MAP, gracias por compartir con nosotros su conocimiento y experiencias profesionales y de vida.
Al Máster Juan Carlos Navarro por todo el apoyo brindado durante este proceso, gracias por su dedicación, recomendaciones, consejo y tiempo brindado.
v
DEDICATORIA iii
AGRADECIMIENTO iv
INDICE v
INDICE ILUSTRACIONES viii INDICE CUADROS ix INDICE DE ABREVIATURAS x RESUMEN EJECUTIVO xi 1 INTRODUCCION ... 1
1.1 Antecedentes ... 1
1.2 Problemática ... 2
1.3 Justificación del problema ... 2
1.4 Objetivo general ... 3
1.5 Objetivos específicos. ... 3
2 MARCO TEÓRICO ... 5
2.1 Marco referencial o institucional ... 5
2.1.1 Antecedentes de la Institución ... 5
2.1.2 Misión y visión ... 7
2.1.3 Estructura organizativa ... 8
2.1.4 Productos que ofrece ... 10
2.2 Teoría de Administración de Proyectos ... 11
2.2.1 Proyecto ... 11
2.2.2 Administración de Proyectos ... 12
2.2.3 Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos ... 12
2.2.4 Ciclo de vida de un proyecto ... 14
2.2.5 Procesos en la Administración de Proyectos ... 15
2.3 Teoría del desarrollo de aplicaciones Web ... 15
2.3.1 Arquitectura ... 16
2.3.2 Cliente-Servidor ... 16
2.3.3 Página Web... 17
2.3.4 Aplicación Web ... 17
2.3.5 Navegadores Web ... 18
2.3.6 Intranet ... 18
2.3.7 Internet ... 18
2.3.8 Servidor de aplicaciones ... 18
2.3.9 Web Services ... 19
3 MARCO METODOLÓGICO ... 20
3.1 Supuestos y Restricciones ... 20
3.2 Fuentes de información ... 21
3.2.1 Fuentes Primeras ... 22
3.2.2 Fuentes Secundaria ... 23
vi
3.4 Método de Investigación ... 28
3.4.1 Método analítico-sintético ... 28
4 DESARROLLO ... 37
4.1 Plan de Gestión del Alcance ... 37
4.1.1 Generalidades del proyecto ... 37
4.1.2 Requerimientos ... 37
4.1.3 Beneficios esperados ... 38
4.1.4 Objetivo del proyecto ... 39
4.1.5 Objetivos específicos ... 39
4.1.6 Fases del proyecto ... 39
4.1.7 Entregables ... 40
4.1.8 Estrategia ... 44
4.1.9 Clasificación de los involucrados ... 44
4.1.10 Organigrama ... 47
4.1.11 Roles y Responsabilidades ... 47
4.1.12 Estructura detallada de trabajo ... 49
4.1.13 Supuestos... 51
4.1.14 Restricciones ... 51
4.1.15 Riesgos... 51
4.2 Plan de Gestión de Tiempo ... 52
4.2.1 Definición de las actividades ... 52
4.2.2 Secuencia de las actividades ... 52
4.2.3 Estimación de los recursos de las actividades ... 56
4.2.4 Estimación de la duración de las actividades ... 57
4.2.5 Desarrollo del cronograma ... 58
4.3 Plan de Gestión de Recursos Humanos ... 59
4.3.1 Matriz de asignación de responsabilidades ... 59
4.3.2 Desarrollo del equipo del proyecto ... 64
4.4 Plan de Gestión de Riesgos ... 65
4.4.1 Identificación de los riesgos ... 65
4.4.2 Análisis de los riesgos ... 67
4.4.3 Análisis Cualitativo de los riesgos ... 69
4.4.4 Planificación de la respuesta a los riesgos ... 70
5 CONCLUSIONES ... 74
6 RECOMENDACIONES ... 76
7 BIBLIOGRAFIA ... 78
8 ANEXOS ... 80
8.1 Anexo 1: ACTA DEL PROYECTO DEL PFG ... 80
8.2 Anexo 2: EDT DEL PFG ... 82
8.3 Anexo 3: CRONOGRAMA DEL PFG ... 83
vii
8.6 Anexo 6: REQUERIMIENTOS DEL MÓDULO DE DEVOLUCIÓN DE
CUOTAS PARA EL SICERE ... 89
8.7 Anexo 7: EDT DEL MÓDULO DE DEVOLUCIÓN DE CUOTAS ... 91
8.8 Anexo 8: CRONOGRAMA DEL MÓDULO DE DEVOLUCIÓN DE CUOTAS... 92
8.9 Anexo 9: PLANTILLA DE GESTIÓN DE RECURSO HUMANO... 96
8.10 Anexo 10: USO DE RECURSOS... 99
8.11 Anexo 11: PLANTILLA DE DOCUMENTACIÓN DE RIESGOS... 102
8.12 Anexo 12: PLANTILLA DE INFORME DE AVANCE ... 103
viii
Figura 4. Proceso del SIGI ... 31
Figura 5. Prototipo ... 32
Figura 6. Matriz de probabilidad e impacto ... 34
Figura 7. Organigrama ... 47
Figura 8. Estructura de Detallada de Trabajo ... 50
Figura 9. Actividades de la fase de conceptualización ... 53
Figura 10. Actividades de la fase de elaboración ... 54
Figura 11. Actividades de la fase de construcción ... 55
Figura 12. Actividades de la fase de transición ... 56
ix
Cuadro 4. Entregables ... 40
Cuadro 5. Involucrados ... 45
Cuadro 6. Recursos ... 57
Cuadro 7. Matriz de asignación de responsabilidades - Fase Conceptualización ... 61
Cuadro 8. Matriz de asignación de responsabilidades - Fase de Elaboración. 62 Cuadro 9. Matriz de asignación de responsabilidades - Fase de Construcción63 Cuadro 10. Matriz de asignación de responsabilidades - Fase de Transición . 64 Cuadro 11. Riesgos del Módulo de Devolución de Cuotas ... 66
Cuadro 12. Matriz Probabilidad Impacto ... 68
Cuadro 13. Evaluación del Impacto de un Riesgo ... 68
Cuadro 14. Riesgos priorizados ... 69
Cuadro 15. Respuesta a los riesgos ... 71
x
AV Asegurado Voluntario
BCCR Banco Central de Costa Rica
CCSS Caja Costarricense de Seguro Social
EDT Estructura de Desglose de Trabajo
HTTP HyperText Transfer Protocol
IVM Régimen de Invalidez, Vejez y Muerte
LPT Ley de Protección al Trabajador
PEAS Planilla Electrónica del Agente de Servicios PMBOK Project Management Body of Knowledge
PMI Project Management Institute
RBS Estructura de Desglose de Riesgo
SEM Seguro de Enfermedad y Maternidad
SFA Subárea de Sistemas Financiero Administrativos SICERE Sistema Centralizado de Recaudación
SIGI Sistema Institucional para la Gestión de Inspección SINPE Sistema Nacional de Pagos Electrónicos
STIC Subgerencia de Tecnologías de Información y
Comunicaciones
TI Trabajador Independiente
TIC Tecnologías de Información y Comunicaciones
UML Lenguaje Unificado de Modelado
WWW World Wide Web
xi
Seguro Social (CCSS), específicamente en la Dirección de Inspección y en la Subárea de Sistemas Financiero-Administrativos (SFA). Este proyecto surge como una necesidad por parte de los inspectores de la Dirección de Inspección, de contar con un sistema automatizado que les permita llevar a cabo el proceso de devolución de cuotas. Este proceso se requiere cuando por algún motivo la CCSS realiza el cobro de los seguros utilizando un salario mayor al salario real del trabajador, dando como resultado un monto mayor por concepto de las cuotas obrero patronales. Actualmente este proceso se realiza de forma manual, requiriendo la participación de funcionarios de la dirección de inspección, de la dirección administrativa de pensiones, funcionarios de la SFA y funcionarios de cajas.
Para esta investigación se definió como objetivo general elaborar un plan de gestión de proyecto para el desarrollo del módulo de devolución de cuotas del Sistema Institucional para la Gestión de Inspección (SIGI). Para cumplir con este objetivo general se definieron los objetivos específicos, elaborar el plan de gestión del alcance que delimite el proyecto basándose en las necesidades de los clientes potenciales del módulo de devolución de cuotas. Elaborar el plan de gestión de tiempo que indique las actividades necesarias y el cronograma para cumplir con los entregables del proyecto del módulo de devolución de cuotas a tiempo.
Elaborar el plan de gestión de recursos humanos que ayude a definir, gestionar y conducir el equipo del proyecto. Elaborar el plan de gestión de riesgos para aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos y disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos negativos para el proyecto.
Para llevar a cabo estos objetivos se utilizó como principal fuente de información la guía del PMBOK (2008), aplicando cuatro de las nueve áreas de conocimiento que propone el PMBOK (2008). Las áreas de conocimiento que se desarrollaron son la gestión del alcance, gestión del tiempo, gestión de recursos humanos y gestión de los riesgos del proyecto. Se escogió estas áreas para llevar a cabo el proyecto ya que son parte de la metodología de administración de proyectos de la Subgerencia de Tecnologías de Información y Comunicaciones (STIC) de la CCSS, la cual junto con la metodología de desarrollo de software de la CCSS y el documento de requerimientos para el SIGI – módulo devolución de cuotas, conforman las fuentes secundarias de información utilizadas en la investigación. En lo que respecta al método de investigación se utilizó el método analítico sintético por sus similitudes a la guía metodológica que presenta el PMBOK (2008). Este método consiste en descomponer una unidad en sus elementos más simples, con el fin de examinar cada uno de ellos por separado, volviendo a agrupar las partes para considerarlas en conjunto, en donde el método
xii
Al aplicar esta metodología de investigación se obtuvo que, aunque la estructura de la CCSS es matricial débil, se cuenta con una metodología de administración de proyectos y de desarrollo de software estructurada correctamente y alineada a las mejores prácticas que indica el PMBOK.
El proyecto se organizó en cuatro fases de acuerdo a lo que recomienda la metodología de desarrollo de software de la CCSS. Esta división fue de gran ayuda al determinar las actividades que se deben llevar a cabo para completar el módulo de devolución de cuotas, ya que son el punto de partida para la realización de la EDT. A partir de esta división se obtuvo un total de 61 tareas, sin incluir las tareas resumen, y 10 hitos. La cantidad de recursos que se utilizará para la realización del proyecto es de 9, distribuidos a través de las fases del proyecto.
El principal reto que presenta el proyecto es la definición correcta del alcance, ya que al ser un proceso que actualmente se realiza de forma manual existen diferentes formas de realizarlo en las diferentes subáreas de la Dirección de Inspección y se requiere unificarlas de manera que los usuarios expertos del sistema coincidan que es la mejor forma de realizar el proceso.
Para lograr concluir el proyecto en el plazo establecido se recomienda darle atención especial al seguimiento y control del proyecto, ya que en proyectos similares este fue uno de los principales causantes de retraso.
1 INTRODUCCION 1.1 Antecedentes
La Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) es una institución autónoma destinada a la administración de los seguros sociales (salud, pensiones y prestaciones sociales), la cual cuenta con un sistema de financiamiento tripartito, respaldado por el Estado, patronos y trabajadores quienes con sus cotizaciones constituyen el fundamento económico básico, sobre el cual giran todas sus actividades.
En la actualidad la CCSS realiza la recaudación de tres diferentes cuotas obrero patronales, el Régimen de Invalidez, Vejez y Muerte (IVM), el Seguro de Enfermedad y Maternidad (SEM) y la Ley de Protección al Trabajador (LPT). Con el fin de facilitar y agilizar la facturación y recaudación de estas cuotas la CCSS desarrolló el Sistema Centralizado de Recaudación (SICERE), el cual se encuentra operando a partir de marzo del 2001.
Tomando como base el SICERE la CCSS ha desarrollado una serie de aplicaciones Web con el fin de facilitar otros procesos que están relacionados a la facturación y recaudación y que no se encuentran incluidos en el SICERE. Entre estos sistemas se encuentra el Sistema Institucional para la Gestión de Inspección (SIGI), el cual se encuentra operando a partir de junio del 2010. Este sistema apoya la gestión de la Dirección de Inspección, cuyas funciones incluyen las inscripciones y reanudaciones patronales, las planillas adicionales por omisión de trabajadores o subdeclaración de salarios, atención a denuncias de trabajadores o terceros, reconocimiento de cuotas y aplicación de responsabilidades solidarias.
Como parte de este sistema la Dirección de Inspección ha solicitado la realización de un módulo de devolución de cuotas, el cual permita devolver de manera automática los montos recaudados de más por la CCSS por las cuotas obrero patronales.
1.2 Problemática
Como parte de la gestión que la CCSS realiza, se han identificado casos en los cuales por diferentes razones procede realizar una devolución o un ajuste en los salarios, las cuotas y aportes facturados en el SICERE, ante una solicitud presentada por el patrono, asegurados voluntarios, trabajadores independientes, trabajadores asalariados o pensionados.
Actualmente al recibir una denuncia de este tipo los inspectores ingresan en el SIGI un caso de inspección en el cual solamente se registra un informe que indica cuanto es el monto que se debe devolver al trabajador y al patrono. El cálculo de este monto se realiza de forma manual por lo que las probabilidades de que se presente un error son altas. Este informe se la pasa a la Gerencia de Pensiones para que devuelva el monto correspondiente a las cuotas de IVM, a la operadora de pensiones correspondiente para que devuelva las cuotas correspondientes a la LPT y al Área Financiera para que realice la devolución de las cuotas correspondientes al SEM. El retiro de esta devolución debe realizarla el interesado en el área de cajas de la CCSS y el proceso requiere que los datos sean introducidos al SICERE de manera manual por el funcionario encargado de la devolución de cuotas del Área Financiera de la CCSS.
1.3 Justificación del problema
Con la realización del módulo de devolución de cuotas la CCSS pretende automatizar el proceso de la devolución de cuotas obrero-patronales, permitiendo:
• El cálculo automático del monto a devolver por concepto de las cuotas obrero-patronales, disminuyendo el riesgo de errores al realizar los cálculos y la sobrecarga de funciones a los funcionarios encargados de realizar este cálculo.
• La devolución del dinero de manera automática mediante una transferencia utilizando la plataforma Sistema Nacional de Pagos Electrónicos (SINPE) ayudando a disminuir la cantidad de personas que se deben presentar en cajas de la CCSS a retirar este dinero.
• La actualización de los datos que se encuentran en el SICERE de forma automática y permitiendo el manejo de históricos. Logrando con esto contar con información más clara y completa de estos movimientos.
• La generación reportes para el manejo de la información por parte del área financiera.
Con esto la CCSS espera brindar un mejor servicio a los asegurados permitiéndoles realizar la gestión de devolución de cuotas de manera más eficiente y sin necesidad de estarse presentando a las oficinas de la CCSS.
1.4 Objetivo general
Elaborar un plan de gestión de proyecto para el desarrollo del módulo de devolución de cuotas del Sistema Institucional para la Gestión de Inspección, en un plazo de 3 meses.
1.5 Objetivos específicos.
• Elaborar el plan de gestión del alcance que delimite el proyecto basándose en las necesidades de los clientes potenciales del módulo de devolución de cuotas.
• Elaborar el plan de gestión de tiempo que indique las actividades necesarias y el cronograma para cumplir con los entregables del proyecto del módulo de devolución de cuotas a tiempo.
• Elaborar el plan de gestión de recursos humanos que ayude a definir, gestionar y conducir el equipo del proyecto.
• Elaborar el plan de gestión de riesgos para aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos y disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos negativos para el proyecto.
2 MARCO TEÓRICO 2.1 Marco referencial o institucional
La Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) es la institución pública encargada de la seguridad social en la República de Costa Rica. La función de la CCSS es la recaudación y administración de los seguros de Enfermedad y Maternidad, Invalidez, Vejez y Muerte y la Ley de Protección al Trabajador, así como brindar atención integral de la salud y promover su conservación en el individuo, la familia, la comunidad y el ambiente.
2.1.1 Antecedentes de la Institución
La CCSS fue creada con el objetivo de administrar los seguros sociales de los costarricenses, sin embargo a través de su historia este objetivo fue cambiando hasta convertirse en la institución administradora de los seguros sociales y de los centros de salud del país. De acuerdo a sitio Web de la CCSS los principales hechos históricos son:
• 01 de noviembre de 1941. Ley No. 17. Creación de la Caja Costarricense de Seguro Social para la administración del Régimen de Enfermedad y Maternidad y el Régimen de Invalidez, Vejez y Muerte.
• 22 de octubre de 1943. Se otorga a la Institución el Rango Constitucional, mediante el artículo 73 de la Constitución Política: "La administración y el gobierno de los seguros sociales estarán a cargo de una institución autónoma, denominada Caja Costarricense de Seguro Social". Se financiará mediante el sistema de contribución forzosa del Estado, patronos y trabajadores.
• 1956. Modificación del Reglamento de enfermedad y Maternidad por parte de la Junta Directiva de la Caja, a efecto de introducir la cobertura
familiar obligatoria para la esposa o compañera, los hijos menores de doce años y los padres si fueren dependientes del asegurado directo.
• 12 de mayo de 1961. Ley No. 2738. Universalización de los seguros sociales, consignado en el artículo 177 de la Constitución Política, mediante el cual se extiende en un plazo de diez años, el Régimen de Enfermedad y Maternidad a toda la población.
• 1971 a 1974. Se implementa el Plan Nacional de Salud, acción conjunta entre el Ministerio de Salud y la CCSS, para un trabajo coordinado, armónico, sinérgico, a efecto de lograr metas comunes.
• 26 de abril de 1971. Ley No. 4750. Modificación del artículo 3 de la Ley Constitutiva de la Institución, para cubrir a los trabajadores independientes, contribuir en el tratamiento de la población calificada como indigente y participar activamente en los programas de prevención de la enfermedad.
• 25 de setiembre de 1973. Ley No. 5349. Ley del traspaso de hospitales del Ministerio de Salud y las Juntas de Protección Social a la Caja Costarricense de Seguro Social.
• Octubre de 1973. Ley No. 5395. Se promulga la Ley General de Salud.
• Marzo de 1974. Ley No. 5525. Ley de Planificación, conforma el Sector Salud y mediante Decreto Ejecutivo No. 14313 de 1983, se establece en forma definitiva.
• Noviembre de 1982. Decreto Ejecutivo No. 14222. Creación de una Comisión Interinstitucional entre el Ministerio de Salud y la Caja, para articular la integración de servicios.
• Diciembre de 1984. Se suscribe entre el Ministerio de Salud y la Caja Costarricense de Seguro Social, el Convenio de Integración y la Coordinación de Servicios.
• Diciembre de 1993. Ley No. 7374. Se establece la atención de servicios integrales de salud.
• 30 de noviembre de 1998. Ley No. 7852. Ley de Desconcentración de los Hospitales y la Clínicas de la CCSS.
• 16 de febrero de 2000. Ley No. 7893. Se promulga la Ley de Protección al Trabajador.
2.1.2 Misión y visión
2.1.2.1 Visión
Seremos una Institución articulada, líder en la prestación de los servicios integrales de salud, de pensiones y prestaciones sociales en respuesta a los problemas y necesidades de la población, con servicios oportunos, de calidad y en armonía con el ambiente humano.
2.1.2.2 Misión
Proporcionar los servicios de salud en forma integral al individuo, la familia y la comunidad, y otorgar la protección económica, social y de pensiones, conforme la legislación vigente, a la población costarricense, mediante:
• El respeto a las personas y a los principios filosóficos de la CCSS:
Universalidad, Solidaridad, Unidad, Igualdad, Obligatoriedad, Equidad y Subsidiaridad.
• El fomento de los principios éticos, la mística, el compromiso y la excelencia en el trabajo en los funcionarios de la Institución.
• La orientación de los servicios a la satisfacción de los clientes.
• La capacitación continua y la motivación de los funcionarios.
• La gestión innovadora, con apertura al cambio, para lograr mayor eficiencia y calidad en la prestación de servicios.
• El aseguramiento de la sostenibilidad financiera, mediante un sistema efectivo de recaudación.
• La promoción de la investigación y el desarrollo de las ciencias de la salud y de la gestión administrativa.
2.1.3 Estructura organizativa
La estructura organizativa de la CCSS está conformada por la Junta Directiva, la Presidencia Ejecutiva, Auditoría Interna, Gerencia Médica, Gerencia Financiera, Gerencia Administrativa, Gerencia de Pensiones, Gerencia de Logística y Gerencia de Infraestructura y Tecnología, tal y como se muestra en la Figura 1.
Figura 1. Estructura Organizacional de la CCSS (CCSS, 2010)
A continuación se describe cada una de las unidades que componen la estructura organizacional de la CCSS:
• La Junta Directiva es responsable de definir políticas y la toma de decisiones estratégicas en la institución. Se elige cada cuatro años y está conformada por tres representantes del estado, tres de los patronos y tres de los trabajadores.
• La Presidencia Ejecutiva es nombrada por el consejo de gobierno y preside la Junta Directiva.
• La Gerencia Médica de la CCSS, es la unidad responsable de administrar los servicios de salud y asesorar, emitir la regulación y normativa técnica, de evaluar a las unidades proveedoras de servicios de salud en la atención directa de las personas.
• La Gerencia Financieras de la CCSS, es la unidad encargada de garantizar el financiamiento oportuno del Sistema de Salud y de Pensiones, con el fin de otorgar servicios eficientes y de calidad a la población costarricense, asignar y determinar la efectiva utilización de los recursos financieros provenientes de las obligaciones de los trabajadores, los patronos y el Estado
• La Gerencia Administrativa de la CCSS, es la unidad responsable de establecer la orientación estratégica de la organización; planificar su actividad; dirigir y supervisar a las dependencias que la conforman;
coordinar y controlar el equipo humano que colabora, todo de acuerdo con criterios y políticas previamente establecidos; ser el enlace directo con el nivel político institucional para aplicar las políticas y directrices superiores en la gestión administrativa a su cargo. Para estos efectos formula sus planes de acción, conduce y orienta la gestión y evalúa el desarrollo e impacto de los programas y proyectos. (CCSS, 2010)
• La Gerencia de Pensiones de la CCSS es la unidad responsable de la administración de los seguro de IVM y la LPT.
• La Gerencia de Logística Tiene por objetivo la administración y regulación del sistema institucional de abastecimiento de bienes y servicios, la producción de medicamentos y soluciones parenterales que técnicamente se ha definido en función de la capacidad operativa de las plantas y a la prestación de servicios estratégicos del lavado de ropa de algunos centros médicos, fabricación de piezas de ropa hospitalaria y servicio de óptica. (CCSS, 2010)
• La Gerencia de Infraestructura y Tecnología administra los procesos de infraestructura física, de tecnologías de información y comunicaciones, el equipamiento y mantenimiento médico e industrial, entre otras acciones para responder oportunamente a la prestación integral de los servicios de salud y de pensiones que otorga la institución. (CCSS, 2010)
2.1.4 Productos que ofrece
Los principales servicios que brinda la CCSS son la prestación de servicios de salud, de pensiones y las prestaciones sociales. Los servicios de salud van desde la prevención de enfermedades, tal es el caso de campañas contra el dengue, contra el fumado, cáncer de mama, lavado de manos, entre otras, hasta servicios hospitalarios. Todo esto bajo el principio de universalización de la salud.
Las pensiones por su parte cuentan con dos modalidades la del régimen no contributivo y las del régimen contributivo. Las pensiones del régimen no contributivo son asignadas a aquellas personas que demuestren que se encuentran en estado de necesidad de amparo económico inmediato. Las prestaciones y beneficios que ofrece este régimen se asignarán a las personas que reúnan alguna de las siguientes condiciones:
• Personas adultas mayores con o sin dependientes.
• Personas inválidas.
• Viudas (os) desamparadas (os).
• Menores huérfanos.
• Indigentes.
Aquellas personas comprendidas entre los 50 y 65 años de edad, que por razones bien fundamentadas, se les imposibilite incorporarse a un trabajo remunerado y su condición económica le impidan satisfacer sus necesidades básicas de subsistencia.
2.2 Teoría de Administración de Proyectos
2.2.1 Proyecto
“Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único” (PMBOK, 2008, p.5). Para comprender mejor la definición brindada por el Project Management Institute (PMI) se describe a continuación los componentes principales:
• Temporal: todo proyecto tiene un inicio y un fin definido. El fin se logra cuando se cumplen todos los objetivos del proyecto, cuando se determina que el proyecto no va a cumplir con los objetivos para los que fue llevado a cabo, o cuando la necesidad que le dio origen no existe.
Temporal no significa que sea de corta duración.
• Producto, servicio o resultado único: en todo proyecto aunque tenga tareas repetitivas existen condiciones particulares que hacen que su resultado sea único. Por ejemplo la construcción de dos edificios con los mismos planos tienen condiciones que los hacen diferentes como la geografía de la ubicación, las condiciones climáticas y hasta los
trabajadores que participen en el proyecto hacen que cada uno de los proyectos sea único, aún cuando el producto terminado, los edificios, sean idénticos.
2.2.2 Administración de Proyectos
“La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo” (PMBOK, 2008, p.6).
2.2.3 Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos
De acuerdo a descrito por el PMI la administración de proyectos está compuesta por nueve áreas de conocimiento, las cuales se describen a continuación:
Gestión de la integración del proyecto: “incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de la dirección de proyectos dentro de los grupos de procesos de dirección de proyectos” (PMBOK, 2008, p.71). Los procesos de integración son llevados a cabo durante todo el proyecto, siendo estos los que le dan inicio al proyecto y los que lo finalizan, así como facilitar la integración entre los procesos de las distintas áreas de conocimiento.
Gestión del alcance del proyecto: “incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo (y únicamente todo) el trabajo requerido para completarlo con éxito” (PMBOK, 2008, p.103). La gestión del alcance define las necesidades de los interesados, las alinea a los objetivos del proyecto y define las actividades preliminares necesarias que se deben llevar a cabo para cumplir con los objetivos.
Gestión del tiempo del proyecto: “incluye los procesos requeridos para administrar la finalización del proyecto a tiempo” (PMBOK, 2008, p.129). La gestión del tiempo define las actividades que se deben realizar para cumplir con los objetivos del proyecto, la duración de estas y los recursos necesarios para llevarlas a cabo.
Gestión del costo del proyecto: “incluye los procesos involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado” (PMBOK, 2008, p.165)
Gestión de la calidad del proyecto: “incluye los procesos y actividades de la organización ejecutante que determinan responsabilidades, objetivos y políticas de calidad a fin de que el proyecto satisfaga las necesidades por la cuales fue emprendido” (PMBOK, 2008, p.189). La gestión de la calidad incluye tanto la calidad del producto como la calidad del proyecto.
Gestión de los recursos humanos del proyecto: “incluye los procesos que organizan, gestionan y conducen el equipo del proyecto” (PMBOK, 2008, p.215).
Estos procesos incluyen la identificación de los perfiles del recurso humano necesario, la adquisición, el desarrollo y la dirección del equipo del proyecto.
Gestión de las comunicaciones del proyecto: “incluye los procesos requeridos para garantizar que la generación, la recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos” (PMBOK, 2008, p.243). Los procesos de comunicación definen con quien se debe comunicar, que información se debe comunicar y que medio se debe utilizar para comunicarse con cada interesado y cuando se debe brindar la información.
Gestión de los riesgos del proyecto: “incluye los procesos relacionados con llevar a cabo la planificación de la gestión, la identificación, el análisis, la
planificación de respuesta a los riesgos, así como su monitoreo y control en un proyecto” (PMBOK, 2008, p.273). Una correcta planificación de los riesgos incrementa la probabilidad y el impacto de los eventos positivos y disminuye la probabilidad y el impacto de los eventos negativos.
Gestión de las adquisiciones del proyecto: “incluye los procesos de compra o adquisición de los productos, servicios o resultados que es necesario obtener fuera del equipo del proyecto” (PMBOK, 2008, p.313).
2.2.4 Ciclo de vida de un proyecto
De acuerdo a lo definido por el PMI el ciclo de vida del proyecto consiste en
“(…) un conjunto de fases del mismo, generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo nombre y número se determinan por las necesidades de gestión y control de la organización u organizaciones que participan en el proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su área de aplicación” (PMBOK, 2008, p.15).
La estructura genérica del ciclo de vida del proyecto se encuentra compuesta por:
• Inicio
• Organización y preparación
• Ejecución del trabajo
• Cierre
El ciclo de vida del proyecto y el ciclo de vida del producto son diferentes, normalmente el ciclo de vida del proyecto es una de las fases del ciclo de vida del producto.
2.2.5 Procesos en la Administración de Proyectos
El PMI divide los procesos de la administración de proyectos en cinco grupos de procesos los cuales se describen a continuación:
Grupo del Proceso de Iniciación. “Aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante la obtención de la autorización para comenzar dicho proyecto o fase” (PMBOK, 2008, p.44).
Grupo del Proceso de Planificación. “Aquellos procesos requeridos para establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de acción necesario para alcanzar los objetivos para cuyo logro se emprendió el proyecto.”
(PMBOK, 2008, p.46)
Grupo del Proceso de Ejecución. “Aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo.” (PMBOK, 2008, p.55)
Grupo del Proceso de Seguimiento y Control. “Aquellos procesos requeridos para dar seguimiento, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes.” (PMBOK, 2008, p.59)
Grupo del Proceso de Cierre. “Aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos, a fin de cerrar formalmente el proyecto o una fase del mismo.” (PMBOK, 2008, p.64)
2.3 Teoría del desarrollo de aplicaciones Web
La CCSS en su afán de mantenerse a la vanguardia tecnológica, con el objetivo de brindar un servicio más eficiente, ha ido cambiando los sistemas
desarrollados en una arquitectura cliente-servidor a aplicaciones Web. Tal es el caso del sistema de Planilla Electrónica del Agente de Servicios (PEAS), el cual se encontraba en la arquitectura cliente-servidor, que fue reemplazado por el SIGI, el cual se encuentra desarrollado en una arquitectura de aplicación Web.
La arquitectura de aplicación Web, por las ventajas que ofrece, ha sido adoptada como el modelo a seguir para el desarrollo de nuevas aplicaciones, tal es el caso del módulo de devolución de cuotas. En el desarrollo de este módulo se hace uso tanto de la arquitectura de aplicaciones Web orientadas a presentación, como de la arquitectura de aplicaciones Web orientadas a servicios, esto ya que uno de los principales objetivos de este módulo es poder comunicarse con la plataforma SINPE del BCCR, para lo cual hace uso de web services.
A continuación se va a explicar los principales conceptos asociados al desarrollo de aplicaciones Web, con el fin de que los temas planteados posteriormente sean comprendidos de forma correcta y evitar ambigüedades en el planteamiento del plan de proyecto para el módulo de devolución de cuotas.
2.3.1 Arquitectura
El término arquitectura enfocado al desarrollo de software se refiere al diseño de más alto nivel de la estructura de un sistema. Esta consiste en un conjunto de patrones y abstracciones que proporcionan el marco de referencia para la construcción del software.
2.3.2 Cliente-Servidor
La arquitectura cliente-servidor consiste en un cliente, una aplicación instalada en la máquina del usuario, que realiza peticiones a otro programa, el servidor, que le da respuesta. En este tipo de arquitectura la capacidad de procesamiento está repartida entre el cliente y el servidor, requiriendo que ambos tengan una buena capacidad de procesamiento para ejecutar de forma correcta las aplicaciones. Una
de las principales desventajas de esta arquitectura es que el programa cliente debe estar instalado en cada una de las máquinas de los usuarios, por lo tanto en caso de una actualización o corrección de error se requiere la reinstalación del programa cliente en cada una de las máquinas, con lo que se aumenta la probabilidad de que exista más de una versión de la aplicación siendo utilizada por los usuarios pudiendo ocasionar problemas.
2.3.3 Página Web
Las páginas Web son documentos electrónicos adaptados para poder ser transportados a través de las redes. La característica principal son los hipervínculos que permiten navegar a través del contenido de la página. Las páginas Web se encuentran programadas en un lenguaje de marcas, normalmente HTML, el cual puede ser interpretado por un navegador Web.
2.3.4 Aplicación Web
Una arquitectura de aplicación Web se basa en una aplicación que puede ser accedida desde una red. Esta aplicación normalmente se encuentra alojada en un servidor de aplicaciones. Existen dos tipos de aplicaciones Web:
• Orientadas a la presentación: estas aplicaciones generan páginas Web interactivas que contienen diferentes tipos de leguajes de marcas (HTML, XHTML, XML, entre otras) y contenido dinámico en respuesta a una solicitud. Normalmente estas aplicaciones son accedidas mediante el uso de navegadores Web. Un ejemplo de este tipo de aplicaciones son los sitios de correo electrónico.
• Orientadas a los servicios: representan el punto final de un Web Services. Las aplicaciones Web orientadas a la presentación a menudo son clientes de aplicaciones Web orientadas a los servicios.
2.3.5 Navegadores Web
Un navegador Web es un programa que permite visualizar la información que contiene una página Web. Estos programas interpretan los lenguajes de marcas y lo muestran al usuario permitiendo que este interactúe con su contenido.
2.3.6 Intranet
Una intranet es una red privada de computadoras basada en los protocolos de Internet. La función principal de la intranet es compartir información privada dentro de una organización, así como sus sistemas de información y sistemas operacionales.
2.3.7 Internet
Internet es una red de redes que permite la interconexión descentralizada de computadoras a través de un conjunto de protocolos denominado TCP/IP.
2.3.8 Servidor de aplicaciones
Un servidor de aplicaciones es un servidor conectado a una red que permite el procesamiento de datos solicitados por una aplicación cliente. El servidor web es donde se encuentran hospedadas las aplicaciones Web. Las principales ventajas que ofrece un servidor Web son:
• Integridad de datos y código fuente: al encontrarse centralizadas las aplicaciones Web en el servidor de aplicaciones se garantiza que todos los usuarios accedan la misma información y la misma versión de la aplicación.
• Configuración centralizada: si se requiere cambiar algún parámetro de configuración de la aplicación, por ejemplo la conexión con la base de
datos o la configuración regional de la aplicación, son realizados de manera centralizada.
• Seguridad: la seguridad es delegada al servidor de aplicaciones, la cual se puede configurar de acuerdo a los usuarios, de acuerdo a los protocolos de internet, entres otros, lo que permite que los datos hospedados en estos servidores se encuentren más seguros.
• Rendimiento: el rendimiento de las aplicaciones Web normalmente es delegado al servidor de aplicaciones, permitiendo con esto la utilización de computadoras clientes con menos capacidad de procesamiento, y en caso de requerir mayor capacidad de procesamiento los servidores Web pueden ser escalados utilizando un conjunto de servidores interconectados como si fueran un único servidor, a esto se le denomina Cluster.
2.3.9 Web Services
Los Web Services son aplicaciones de cliente y servidor que se comunican a través del protocolo HyperText Transfer Protocol (HTTP) de la World Wide Web (WWW). Los Web Services proporcionan un medio estándar para la interoperabilidad entre diferentes aplicaciones de software que se ejecuta en una variedad de plataformas y arquitecturas.
3 MARCO METODOLÓGICO
El plan de gestión de proyectos para el módulo de devolución de cuotas se basará en la metodología desarrollada por el PMI, la cual establece los fundamentos de la administración de proyectos en la Guía del PMBOK (2008).
Esta guía brinda un conjunto de buenas prácticas, las cuales incluyen técnicas y herramientas que aplicadas de forma correcta incrementan la probabilidad de éxito de un proyecto.
3.1 Supuestos y Restricciones
Los supuestos y las restricciones son parte de las entradas de la definición del alcance del proyecto. De acuerdo al PMBOK (2008), “los supuestos son factores que, para los propósitos de la planificación, se consideran verdaderos, reales o ciertos, sin necesidad de contar con evidencia o demostración” (p. 452). El PMBOK (2008) define las restricciones como “el estado, la calidad o la sensación de ser restringido a un curso de acción o inacción determinado. Una restricción o limitación aplicable, ya sea interna o externa a un proyecto, que afectará el desempeño del proyecto o de un proceso” (p. 449).
En el Cuadro 1 se muestran los supuestos y las restricciones que afectan cada uno de los objetivos del proyecto:
Cuadro 1. Supuestos y Restricciones
OBJETIVOS SUPUESTOS RESTRICCIONES Elaborar el plan de gestión del
alcance que delimite el proyecto basándose en las necesidades de los clientes potenciales del módulo de devolución de cuotas.
El Banco Central de Costa Rica cuenta con la plataforma SINPE disponible para poder realizar depósitos a cuentas cliente de manera automatizada desde un sistema de información.
Cantidad de personal que
puede ser
asignado al proyecto por parte de la CCSS.
Elaborar el plan de gestión de tiempo que indique las actividades necesarias y el cronograma para cumplir con los entregables del proyecto del módulo de devolución de cuotas a tiempo.
Elaborar el plan de gestión de recursos humanos que ayude a definir, gestionar y conducir el equipo del proyecto.
Elaborar el plan de gestión de riesgos para aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos y disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos negativos para el proyecto.
3.2 Fuentes de información
La fuente de información es el lugar donde se encuentran los datos requeridos, que posteriormente se pueden convertir en información útil para el investigador.
Los datos son todos aquellos fundamentos o antecedentes que se requieren para llegar al conocimiento exacto de un objeto de estudio. Estos datos, que se deben
recopilar de las fuentes, tendrán que ser suficientes para poder sustentar y defender un trabajo (Eyssautier, 2002).
Las fuentes de información de acuerdo a su origen y naturaleza se pueden clasificar en fuentes primarias y fuentes secundarias. A continuación se describirá cada uno de estos tipos de fuentes de información y su correspondiente uso en el contexto del presente trabajo.
3.2.1 Fuentes Primeras
Se refieren a aquellos portadores originales de la información que no han retransmitido o grabado en cualquier medio o documento la información de interés.
Esta información de fuentes primarias la tiene la población misma. Para extraer los datos de esta fuente se utiliza el método de encuesta, de entrevista, experimental o por observación (Eyssautier, 2002).
Las fuentes de información primarias son fundamentales en el desarrollo de sistemas informáticos a la medida, ya que la mayoría de la información se debe obtener de usuarios, expertos del negocio y técnicos de tecnologías de información. Para el plan de gestión del proyecto para el módulo de devolución de cuotas se han identificado las siguientes fuentes de información primaria:
• Inspectores de la CCSS. Son los usuarios expertos en los procesos relacionados con el área de inspección. Mediante su juicio experto serán los encargados de definir las funcionalidades con las que debe contar el módulo de devolución de cuotas. Se les realizarán entrevistas para obtener la información requerida, así como la observación de las labores relacionadas al módulo de devolución de cuotas.
• Analistas de Sistemas de la SFA. El juicio experto de estos técnicos, en conjunto con el alcance del módulo de devolución de cuotas, será la
base para la estimación de la duración del proyecto, ya que son estos los que conocen la forma como debe de ser desarrollado este módulo.
• Director del proyecto. Mediante el juicio experto aportará el conocimiento en administración de proyectos para llevar a cabo los objetivos de este proyecto.
3.2.2 Fuentes Secundaria
Se refieren a todos aquellos portadores de datos e información que han sido previamente retransmitidos o grabados en cualquier documento, y que utilizan el medio que sea. Esta información se encuentra a disposición de todo investigador que la necesite (Eyssautier, 2002).
La principal fuente de información secundaria que se utilizará en el desarrollo del plan de gestión del proyecto es el PMBOK (2008), y para complementarla se han identificado las siguientes fuentes de información secundaria:
• Metodología de Administración de Proyectos, TIC-APR-0001, CCSS.
Esta metodología fue desarrollada por la STIC con el fin de estandarizar el desarrollo de los proyectos en materia de Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC). Está basada en los estándares del PMI y en las prácticas definidas en el modelo CMMI-DEV 1.2. Esta metodología se describe en la Figura 2.
Figura 2. Metodología de Administración de Proyectos TIC-APR-0001 (CCSS, 2008)
• Metodología de Desarrollo de Software, TIC-DES-0001, CCSS. Esta metodología fue desarrollada por la STIC como un instrumento técnico que guíe al personal relacionado con el desarrollo de sistemas de tecnologías de información. Define las fases estándar en que deben de dividirse los proyectos de la STIC, estas fases se muestran en la Figura 3.
o Conceptualización, la fase de conceptualización se refiere a la fase de planeación, en esta fase de desarrollan todos los planes para la administración del proyecto.
o Elaboración, en esta fase se realiza el diseño del sistema, se elaboran los casos de uso, diseño del prototipo, análisis y diseño de la arquitectura.
o Construcción, en esta fase se configuran los equipos, se construyen los componentes, se ejecutan las pruebas.
o Transición, en esta fase se crean los manuales, se brinda la capacitación, se implanta en producción, se ejecuta el plan piloto, y se implanta a nivel nacional.
Figura 3. Fases Metodología de Desarrollo de Software TIC-DES-0001 (CCSS, 2008)
• Requerimientos para el SIGI – Módulo devolución de cuotas. Este documento fue desarrollado por los funcionarios de la Dirección de Inspección como resultado del estudio de factibilidad y formulación del proyecto.
En el Cuadro 2 se resume el uso de las fuentes de información de acuerdo a cada uno de los objetivos del proyecto.
Cuadro 2. Fuentes de información
OBJETIVOS FUENTES DE INFORMACIÓN Primarias Secundarias Elaborar el plan de gestión
del alcance que delimite el proyecto basandose en las necesidades de los clientes potenciales del módulo de devolución de cuotas.
Inspectores de la CCSS Analistas de sistemas de la SFA
Director del proyecto
PMBOK 2008
Metodología de Administración de Proyectos, TIC-APR- 0001, CCSS
Metodología de Desarrollo de Software, TIC-DES- 0001, CCSS
Requerimientos para el SIGI – Módulo devolución de cuotas Elaborar el plan de gestión
de tiempo que indique las actividades necesarias y el cronograma para cumplir con los entregables del proyecto del módulo de devolución de cuotas a tiempo.
Analistas de sistemas de la SFA
Director del proyecto
Elaborar el plan de gestión de recursos humanos que ayude a definir, gestionar y conducir el equipo del proyecto.
Director del proyecto
Elaborar el plan de gestión de riesgos para aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos y disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos negativos para el proyecto.
Analistas de sistemas de la SFA
Director del proyecto
3.3 Técnicas de Investigación
Las técnicas de investigación integran la estructura mediante la cual se llevará a cabo la investigación. De acuerdo con las fuentes de datos la investigación puede ser documental, de campo o mixta. En esta sección se describirán las distintas técnicas y herramientas que se emplearán en el desarrollo del proyecto.
3.3.1 Investigación documental
Trabajos cuyo método de investigación se centra exclusivamente en la recopilación de datos existentes en forma documental, ya sea de libros, textos o cualquier otro tipo de documentos. Su único propósito es obtener antecedentes para profundizar en las teorías y aportaciones, ya emitidas sobre el tema en particular que es objeto de estudio, y complementarlas, refutarlas o derivar, en su caso, conocimientos nuevos. En concreto, son aquellas investigaciones en cuya recopilación de datos únicamente se utilizan documentos que aportan antecedentes sobre el tópico en estudio (Muñoz, 1998).
3.3.2 Investigación de campo
Corresponde a las investigaciones en las que la recopilación de información se realiza enmarcada por el ambiente específico en el que se presenta el fenómeno de estudio. En la realización de estos trabajos se utiliza un método exclusivo de investigación, y se diseñan ciertas herramientas para recabar información, que sólo se aplican en el medio en el que actúa el fenómeno de estudio. Para la tabulación y análisis de la información obtenida, se utilizan métodos y técnicas estadísticas y matemáticas que ayudan a obtener conclusiones formales, científicamente comprobadas. Las herramientas de apoyo pueden ser:
observación histórica, observación controlada, experimentación, acopio de antecedentes por medio de cuestionarios, entrevistas y encuestas, aplicación de métodos estadísticos y diseños experimentales, etc. (Muñoz, 1998).
3.3.3 Investigación mixta
Corresponde a trabajos de investigación en cuyo método de recopilación y tratamiento de datos se conjuntan la investigación documental con la de campo, con el propósito de profundizar en el estudio del tema propuesto para tratar de
cubrir todos los posibles ángulos de exploración. Al aplicar ambos métodos se pretende consolidar los resultados obtenidos (Muñoz, 1998).
En el desarrollo del proyecto se va a emplear la técnica de investigación mixta.
Para esto se va a hacer uso de la información documental descrita en las fuentes de información secundaria. Esta información va a ser la base para el desarrollo del proyecto ya que brinda la información teórica en administración de proyectos en los documentos PMBOK (2008) y Metodología de Administración de Proyectos de STIC y la información básica de los requerimientos del módulo de devolución de cuotas.
Mediante la investigación de campo se va a profundizar en los temas identificados mediante la investigación documental, haciendo uso de la observación, entrevistas a los inspectores de la CCSS, así como el juicio experto de los inspectores de la CCSS, de los analistas de sistemas del SFA y del director del proyecto.
3.4 Método de Investigación
El método es la ruta que se sigue en las ciencias para alcanzar un fin propuesto; y la metodología, el cuerpo de conocimiento que describe y analiza los métodos para el desarrollo de una investigación. Ambos se han particularizado, y son objeto de un tratamiento especial de acuerdo con cada ciencia particular (Eyssautier, 2002).
El método analítico-sintético será el utilizado para el desarrollo del proyecto, a continuación se describe este método y como se aplicará en el proyecto.
3.4.1 Método analítico-sintético
Descompone una unidad en sus elementos más simples, examina cada uno de ellos por separado, volviendo a agrupar las partes para considerarlas en conjunto.
El método analítico es la observación y examen de hechos. Este método distingue los elementos de un fenómeno y permite revisar ordenadamente cada uno de ellos por separado, para luego establecer leyes universales. Para llevar a cabo una investigación analítica, el especialista tiene que cubrir sistemáticamente varias fases de manera continua:
1) observación;
2) descripción;
3) examen crítico;
4) descomposición del fenómeno;
5) enumeración de sus partes;
6) ordenación; y 7) clasificación.
Realizados estos pasos, se puede seguir adelante y explicar el fenómeno, hacer comparaciones y establecer relaciones (Jurado, 2002).
La descomposición de una unidad en elementos más simples es una metodología muy utilizada en el desarrollo de software, ya que permite conocer las características del producto que se desea obtener a un nivel muy detallado, facilitando la definición del alcance del proyecto. El PMBOK (2008) propone procesos similares para la gestión de proyectos, tal es el caso de la determinación del alcance donde se inicia del concepto del proyecto y los entregables de este, y se va descomponiendo hasta obtener los paquetes de trabajo.
La utilización de este método se realizará mediante el análisis de la documentación con la que se cuenta actualmente, principalmente el documento Requerimientos para el SIGI – Módulo devolución de cuotas, y haciendo uso de las técnicas de observación y entrevistas a los inspectores, se irá descomponiendo cada uno de los requerimientos, hasta obtener los paquetes de
trabajo que describan correctamente que es lo que se espera de este módulo y permita determinar la duración del desarrollo de cada requerimiento. En la se muestra el proceso que actualmente sigue una investigación en el SIGI.
Una vez obtenidos los paquetes de trabajo y la descripción detallada de cada uno de estos se procederá a realizar los planes de gestión de acuerdo a la guía del PMBOK cuarta edición, y a las metodologías de administración de proyectos y desarrollo de software de CCSS.
La integración de los planes de gestión obtenidos será llevada a cabo por el director del proyecto de acuerdo a su juicio experto, así como las conclusiones y recomendaciones del proyecto.
A continuación de describen las herramientas que se utilizarán para cumplir los objetivos del proyecto.
Observación
Se va a analizar el proceso que actualmente utiliza el SIGI para llevar a cabo las investigaciones de inspección, el cual se describe en la Figura 4, y el proceso que se lleva a cabo para realizar el proceso de devolución de cuotas. Para integrarlos y definir los cambios requeridos en el SIGI.
Figura 4. Proceso del SIGI (Elaboración propia)
Entrevistas
Se aplicarán entrevistas a los funcionarios de la Dirección de Inspección, para las cuales se tomará como base el proceso del SIGI descrito en la Figura 4. Esto con el fin de lograr integrar el proceso del Módulo de Devolución de Cuotas y el proceso actual del SIGI.
Juicio experto
Se aprovechará la experiencia en proyectos previos realizados por la SFA, principalmente la experiencia de los participantes en el proyecto SICERE y en el SIGI.
Descomposición
Se realizará una descomposición del proyecto en fases de acuerdo a la metodología de desarrollo de software de la CCSS. Las fases que indica esta metodología se muestran en la Figura 3.
Prototipo
El prototipo es una herramienta muy utilizada en el desarrollo de software ya que permite mostrar de manera gráfica las posibles pantallas que se deben desarrollar, mostrando los datos que se deben ingresar, las funcionalidades que deben realizar y los datos que deben devolver. En la Figura 5 se muestra un ejemplo de una pantalla del prototipo.
Figura 5. Prototipo (Elaboración propia)
Estimación por tres valores
Esta técnica se utiliza para estimar el tiempo de una tarea utilizando tres valores:
• El estimado de tiempo más probable.
• El estimado de tiempo más optimista.
• El estimado de tiempo más pesimista.
Microsoft Project 2007
Es un Software para administración de proyectos desarrollado y vendido por Microsoft el cual esta creado para asistir a los administradores de proyectos en el diseño de planes, asignación de recursos a tareas, rastreo de progresos y análisis de cargas de trabajo.
Organigramas y descripción de puestos
Al ser este proyecto un desarrollo interno llevado a cabo por SFA, y que involucra funcionarios de la Dirección de Inspección, Gerencia de Pensiones y del Área Financiera, se requiere contar con los organigramas de cada una de estas áreas o gerencias para identificar a los miembros del equipo del proyecto.
Matriz de probabilidad de impacto
Esta matriz especifica las combinaciones de probabilidad e impacto que llevan a calificar los riesgos con una prioridad baja, moderada o alta. En la Figura 6 se muestra un ejemplo de matriz de probabilidad e impacto. (PMBOK, 2008)
Figura 6. Matriz de probabilidad e impacto (PMBOK, 2008, p. 292)
Categorización de riesgos
Los riesgos del proyecto pueden categorizarse por fuentes de riesgo (p.ej., utilizando la RBS), por área del proyecto afectada (p.ej., utilizando la EDT) u otra categoría útil (p.ej., fase del proyecto) para determinar qué áreas del proyecto están más expuestas a los efectos de la incertidumbre. La agrupación de los riesgos en función de sus causas comunes puede llevar al desarrollo de respuestas efectivas a los riesgos. (PMBOK, 2008, p. 293).
Estrategias para riesgos negativos o amenazas
Las estrategias a utilizar para afrontar los riesgos negativos o amenazas son:
Evitar. Evitar el riesgo implica cambiar el plan para la dirección del proyecto, a fin de eliminar por completo la amenaza. (PMBOK, 2008, p. 303)
Transferir. Transferir el riesgo requiere trasladar a un tercero todo o parte del impacto negativo de una amenaza, junto con la propiedad de la respuesta.
(PMBOK, 2008, p. 303).
Mitigar. Mitigar el riesgo implica reducir a un umbral aceptable la probabilidad y/o el impacto de un evento adverso. (PMBOK, 2008, p. 303).
Aceptar. Esta estrategia se adopta debido a que rara vez es posible eliminar todas las amenazas de un proyecto. Esta estrategia indica que el equipo del proyecto ha decidido no cambiar el plan para la dirección del proyecto para hacer frente a un riesgo, o no ha podido identificar ninguna otra estrategia de respuesta adecuada. (PMBOK, 2008, p. 303)
Estrategias para riesgos positivos u oportunidades
Las estrategias a utilizar para aprovechar los riesgos positivos u oportunidades son:
Explotar. Esta estrategia busca eliminar la incertidumbre asociada con un riesgo positivo particular, asegurando que la oportunidad definitivamente se concrete. (PMBOK, 2008, p. 304)
Compartir. Compartir un riesgo positivo implica asignar todo o parte de la propiedad de la oportunidad a un tercero mejor capacitado para capturar la oportunidad en beneficio del proyecto. (PMBOK, 2008, p. 304)
Mejorar. Esta estrategia se utiliza para aumentar la probabilidad y/o los impactos positivos de una oportunidad. La identificación y maximización de las fuerzas impulsoras clave de estos riesgos de impacto positivo pueden incrementar su probabilidad de ocurrencia. (PMBOK, 2008, p. 304)
Aceptar. Aceptar una oportunidad consiste en tener la voluntad de tomar ventaja de ella si se presenta, pero sin buscarla de manera activa. (PMBOK, 2008, p. 304)
En el Cuadro 3 se describen los métodos de investigación y las herramientas que se utilizarán para llevar a cabo cada uno de los objetivos del proyecto, así como los entregables que se obtendrán.
Cuadro 3. Métodos de investigación, herramientas y entregables.
OBJETIVOS MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN
HERRAMIENTAS ENTREGABLES Elaborar el plan de
gestión del alcance que delimite el proyecto con base en las necesidades de
los clientes
potenciales del módulo de devolución de cuotas.
Analítico-sintético Observación Entrevistas Juicio experto Descomposición Prototipo
Plan de Gestión del Alcance
Elaborar el plan de gestión de tiempo que indique las actividades
necesarias y el cronograma para cumplir con los entregables del proyecto a tiempo
Juicio experto Descomposición Estimación por tres valores
Microsoft Project 2007
Plan de Gestión del Tiempo
Elaborar el plan de gestión de recursos humanos que ayude a definir, gestionar y conducir el equipo del proyecto.
Juicio experto Organigramas y descripción de puestos
Microsoft Project 2007
Plan de Gestión de Recursos Humanos
Elaborar el plan de gestión de riesgos para aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos y
disminuir la
probabilidad y el impacto de los eventos negativos para el proyecto.
Juicio experto
Matriz de
probabilidad de impacto
Categorización de riesgos
Estrategias para riesgos negativos o amenazas
Plan de Gestión de Riesgos
4 DESARROLLO 4.1 Plan de Gestión del Alcance
4.1.1 Generalidades del proyecto
Actualmente el proceso de devolución de cuotas obrero patronales se realiza de forma manual por los funcionarios de la Dirección de Inspección, Gerencia de Pensiones y el Área Financiera de la CCSS, los cuales mediante el uso de hojas de cálculo y un informe de inspección generado por el SIGI, calculan cuanto es el monto a devolver al patrono, trabajador independiente o asegurado. Estos se deben presentar en la sucursal de la CCSS correspondiente a realizar el retiro del dinero de la devolución.
Con el Módulo de Devolución de Cuotas se automatizará este proceso de manera tal que los inspectores de la CCSS generen un caso de inspección, y sea este módulo el que se encargue de realizar los cálculos correspondientes a cada una de las cuotas obrero patronales que se deben devolver, se actualicen de manera automática los datos en el SICERE y si los interesados así lo desean la devolución del dinero se realice mediante la plataforma SINPE del Banco Central de Costa Rica (BCCR).
En los siguientes apartados se describirá el alcance del proyecto Módulo de Devolución de Cuotas.
4.1.2 Requerimientos
Al realizarse el proceso de devolución de cuotas de forma manual existe una alta probabilidad de que se presenten errores de cálculo del monto a devolver y un sobre trabajo ya que se debe registrar de forma manual todos los datos requeridos por este proceso en el SICERE. Con este proyecto se solventarán los siguientes requerimientos:
• Automatizar el proceso de cálculo del monto de la devolución.
• Automatizar la actualización de los datos en el SICERE.
• Permitir el manejo de datos históricos que permitan obtener la información que se tenía en el sistema antes de realizar el proceso de devolución de cuotas.
• Automatizar la devolución del dinero correspondiente al monto de la devolución de cuotas mediante la red bancaria nacional.
4.1.3 Beneficios esperados
Al realizarse todo el proceso de forma manual se requiere realizar un sobre trabajo para realizar el cálculo y el registro de datos. Con la realización de este proyecto se espera obtener los siguientes beneficios:
• Disminuir el tiempo requerido por los inspectores para realizar el proceso de devolución de cuotas.
• Disminuir la probabilidad de error al realizar el cálculo del monto de la devolución de cuotas.
• Mantener los datos de la devolución de cuotas actualizados en tiempo real en el SICERE.
• Mantener datos históricos en el SICERE que permitan revisar la información que se encontraba antes de realizar la devolución de cuotas.
• Descentralizar el proceso de la devolución del dinero correspondiente a la devolución de cuotas mediante la red bancaria nacional.
4.1.4 Objetivo del proyecto
Implementar en el plazo de 21 meses un módulo integrado al Sistema Institucional para la Gestión de Inspección que permita realizar el proceso de devolución de cuotas obrero patronales de forma automatizada e integrada al SICERE, con un costo de 6459,33 horas.
4.1.5 Objetivos específicos
• Realizar la conceptualización del Módulo de Devolución de Cuotas
• Modificar los servicios actuales del SIGI para agregar las funcionalidades requeridas para el módulo de devolución de cuotas.
• Crear los servicios requeridos por el módulo de devolución de cuotas que no existan en el SIGI.
• Integración del proceso de devolución de cuotas con el SICERE.
• Creación de un web services para la devolución del monto correspondiente a la devolución de cuotas mediante la plataforma SINPE.
• Realizar la transición del Módulo de Devolución de Cuotas
4.1.6 Fases del proyecto
De acuerdo a la Metodología de Desarrollo de Software de la STIC los proyectos de desarrollo de software deben contar con las siguientes fases:
• Fase de conceptualización, se refiere a la planeación, en esta fase se desarrollan los planes para la administración del proyecto.
• Fase de elaboración, en esta fase se realiza el diseño del sistema, se elaboran los casos de uso, diseño del prototipo, análisis y diseño de la arquitectura.