INFORME SISTEMA DE CONTROL INTERNO AÑO 2019

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INFORME SISTEMA DE CONTROL INTERNO AÑO 2019

La empresa de servicios públicos de el Municipio de Cucunubá SAS ESP en cumplimiento con lo establecido en la ley 142 ha continuado con el trabajo de implementación del sistema de control interno en aras de lograr un mejoramiento continuo enfocado a la prestación de servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo en el Municipio de Cucunubá

Desde el área administrativa se ha venido liderando el proceso y desde allí mismo se adelantan las acciones enfocadas al cumplimiento del sistema de control interno, se ha iniciado la verificación de cómo estamos con respecto al modelo integrado de planeación y gestión.

Es de anotar que no se cuenta con una persona que efectué labores exclusivas de control únicamente ya que los recursos de la entidad son insuficientes.

Hemos continuado con el modelo anterior, de igual forma realizamos la consulta si deberíamos aplicar el modelo MIPG, recibiendo respuesta negativa, la cual adjunto a este informe

El avance de este modelo durante el año 2019 se describe a continuación:

MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

 COMPONENTE TALENTO HUMANO

 Acuerdos, compromisos y protocolos éticos, este componente ha sido de gran importancia y relevancia dentro del proceso de control interno en la empresa de servicios públicos. Actualmente contamos con personal comprometido con su labor y con la entidad en general, conocedores de los elementos básicos como son misión, visión, objetivos, valores y compromisos éticos, se ha cumplido con el proceso de inducción de personal nuevo con el fin de darles a conocer la entidad y lograr contar con personal comprometido y con alto sentido de pertenencia con la entidad.

Durante el año 2019 se realizaron jornadas y mesas de trabajo enfocadas a reforzar el sentido de compromiso y de mayor conocimiento de las aspectos organizacionales básicos.

 Desarrollo del Talento Humano la entidad cuenta con el Plan Institucional de Formación y Capacitación (Anual) y Programa de Bienestar (Anual) La empresa de forma anual previa concertación y participación de los empleados establece para cada año el programa de capacitación y bienestar, el cual está enfocado al crecimiento personal de cada uno de los colaboradores y el fortalecimiento de sus lazos familiares lo que garantiza personal más comprometido y con mejor sentido de pertenencia a la entidad, durante el año 2019 se adelantaron procesos de capacitación del personal operativo de los tres servicios acueducto, alcantarillado y

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aseo. Adicionalmente se adelantó la fase uno y dos del programa de seguridad y salud en el trabajo la cual incluyo la creación de comités, la formulación de políticas, así como talleres y jornadas de capacitación en diversos temas relacionados con este programa

Aspectos Relevantes

 La empresa cuanta con todo el personal afiliado al sistema de seguridad social y realiza los pagos dentro de los términos establecidos, siendo de estricto cumplimiento.

 Los empleados conocen y dan cumplimiento al reglamento interno de trabajo el cual fue concertado y socializado

 Se realizan reuniones periódicas con todo el personal para realizar ajustes, escuchar sugerencias de mejoramiento continuo y tomar determinaciones

 Se presentan informes de gestión ante la asamblea general a fin de dar a conocer los resultados el avance y estado de la empresa.

 El sentido de compromiso y de pertenencia del personal a la empresa es uno de los principales avances, lo que nos permite garantizar la efectiva prestación de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo a nuestros usuarios de la mejor forma, solucionando los inconvenientes presentados tanto en área operativa como administrativa.

 Se implementó la fase uno y dos del sistema de gestión de seguridad y salud laboral

 Todo el personal auxiliar y operativo recibe sus respectivas dotaciones y elementos de protección personal, se mejoraron las dotaciones entregadas a los empleados ya que se incluyeron algunos elementos que en años anteriores no era posible adquirir.

 El talento humano es de suma relevancia para la entidad y por consiguiente este aspecto es uno de los prioritarios dentro de las políticas que ha establecido la empresa

 COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

 Planes, Programas y Proyectos. La empresa de servicios públicos ha establecido los programas, proyectos de acuerdo a los servicios que presta y a su objeto social. Es de anotar que estos planes están articulados con el plan de desarrollo del Municipio de Cucunubá ya que los servicios públicos que se prestan benefician a la población de Cucunubá

La entidad estableció el respectivo plan de acción y realizo la evaluación correspondiente.

 Modelo de Operación por Procesos, A través de la gerencia y mediante el desarrollo de diversas mesas de trabajo se finalizó la elaboración del manual de procedimientos, el cual cuenta con sus respectivos diagramas de flujo, este manual fue adoptado y socializado con el personal y es de obligatorio cumplimiento para todas las personas que laboran en la empresa,

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en este documento se hallan todas las actividades que desarrollamos en el área operativa para cada uno de los servicios ofrecidos, como en el área administrativa y contable

 Estructura Organizacional. La estructura es acorde a las necesidades y operaciones actuales que desarrolla la ESP. Contamos con dos personas en área administrativa y siete en área operativa, existe comunicación diaria y permanente a fin conocer las dificultades e ir dando solución acorde a las necesidades, este tema de comunicación es de suma importancia ya que favorece la operación y respuesta oportuna a los suscriptores

 Indicadores de Gestión La empresa ha establecido algunos indicadores de gestión que permiten visualizar y evaluar la gestión de la misma, sin embargo, este proceso se viene ajustando de forma constante ya que se requiere actualización y se van implementando nuevas políticas que deben ser medidas. Los indicadores han permitido que el personal conozca cifras y porcentajes de la prestación del cada uno de los servicios y se comprometa con su trabajo para contribuir a mejorar los índices que presentamos actualmente.

Aspectos Relevantes

 Se reciben y tramitan todas las peticiones quejas y reclamos que presentan los usuarios en el menor tiempo posible, durante el año 20198 se incrementaron las quejas debido a la implementación de nuevo marco tarifario para servicio de acueducto y alcantarillado

 Se realizan permanentemente campañas para la generación de cultura de pago oportuna

 Se ha dado cumplimiento a la normatividad en lo relacionado con nuevo marco tarifario, según metodología establecida en resolución CRA 825 de 2017

 Se ha generado la política de trabajo en equipo

 Se socializa con el personal las estadísticas de los resultados de la entidad para lograr que ellos comprendan la situación de la empresa y se comprometan para lograr mejores resultados aportando cada uno mejoras en su trabajo ha vinculado el personal en las estadísticas para que ellos conozcan el resultado de la labor que adelantan

 La junta directiva permanece atenta y contribuye en la toma de decisiones de la entidad para contribuir a que los planes sean acordes y la entidad cumpla con su objeto social

 COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

Identificación del Riesgo La ESP realizo los ajustes al plan de PLAN DE EMERGENCIA Y CONTINGENCIA PARA EL MANEJO DE DESASTRES Y EMERGENCIAS ASOCIADOS A LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS PUBLICOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DEL MUNICIPIO DE CUCUNUBA – CUNDINAMARCA de acuerdo a la resolución 154 de 2014, así

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mismo se dio cumplimiento a lo establecido en la resolución 527 de 2018, efectuando la socialización del mismo ante el comité de gestión del riesgo de la entidad territorial.

Políticas de Administración del Riesgo, se cuenta con el documento plan anticorrupción y de atención al ciudadano, así como el plan de contingencia de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo.

Análisis y Valoración del Riesgo se continuó con la elaboración de matrices que permiten visualizar los riesgos y se han establecido las medidas tendientes a reducción y eliminación del riesgo.

Se realizó también el mapa de riesgos general de la entidad, siendo esta una herramienta de manejo diario por parte del personal administrativo y operativo.

MÓDULO CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

 COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL

Autoevaluación del Control y Gestión principalmente el área administrativa realiza auto revisión y autoevaluación de sus resultados de forma permanente a fin de implementar las medidas correctivas necesarias. Se ha fomentado la cultura del autocontrol en los procesos operativos y administrativos, de tal forma que cada empleado de acuerdo a sus responsabilidades y actividades realiza revisión periódica de sus acciones y sus resultados efectuado los correctivos necesarios Los indicadores de gestión han resultado de suma importancia ya que a través de ellos se toman las medidas y acciones para mejorar los resultados obtenidos,

En los servicios ofrecidos de acueducto, alcantarillado y aseo se verifica la aplicación de los formatos establecidos para el control de las actividades de la entidad.

Los resultados de los principales indicadores se socializaron con el personal para que cada uno desde su actividad establezca controles y autocontrol que favorezcan el desempeño de la empresa.

 COMPONENTE AUDITORÍA INTERNA

Auditoría Interna, aun no se han tenido resultados ni avances en este componente, se han adelantado algunas acciones a nivel interno para verificar los resultados de cada área, se han establecido estrategias como arqueo de caja, visitas de supervisión a puestos de trabajo, verificación de procedimientos efectuados en cada actividad. Es importante mencionar que la empresa no cuenta con recursos económicos para efectuar contratación externa para el desarrollo de este tipo de actividades por consiguiente se refuerzan los controles internos para garantizar los

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servicios públicos en términos de calidad y continuidad, y lograr clientes internos y externos más satisfechos

 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO

Plan de Mejoramiento actualmente la empresa cuenta con planes de mejoramiento en la operación y prestación del servicio de agua potable para los acueductos el borrachero y la chorrera, a los cuales a través de la gerencia se efectúa el seguimiento respectivo

La entidad cuenta con plan de mejoramiento resultado de auditoria efectuada por la contraloría departamental vigencia 2017, el cual se cumplió y se han presentado los informes de avance Aspectos Relevantes

 Se realizan visitas periódicas a la planta de tratamiento de agua potable

 Se realiza toma y análisis de muestras de agua de forma mensual, muestras que son analizadas en laboratorio debidamente acreditado

 Se realiza toma y análisis de muestras de agua en todos los procesos de la planta de tratamiento (mezcla rápida, floculación, sedimentación, filtración y desinfección cada dos días para verificar los resultados de cada proceso y de esta forma garantizar la calidad de agua suministrada a la población, muestras que se analizan en laboratorio de la planta

 Se programan y efectúan las acciones de mantenimiento y limpieza de todo del sistema de captación y potabilización de agua

 Se realizan visitas de seguimiento al relleno sanitario, verificando los procesos desarrollados en el mismo

 De forma permanente se desarrollan campañas de ahorro y uso eficiente de agua, protección de los recursos hídricos, clasificación de residuos sólidos, cuidados del sistema de alcantarillado y demás temas relacionados con la prestación de los servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo.

 Se desarrollan reuniones con el personal para conocer las principales falencias, oportunidades, debilidades y fortalezas de cada labor y tomar decisiones para la adecuada prestación de los servicios públicos, así como la mejora continua. El área administrativa hace autoevaluación de las actividades y está en permanente comunicación con todo el personal para conocer el estado de la prestación de los servicios en área urbana y rural del municipio.

 Se establecieron formatos sencillos que diligencian el personal operativo y que permite llevar control de las actividades y procesos

 EJE TRANSVERSAL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

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 Información y Comunicación Interna la empresa ha establecido canales de comunicación permanente entre el personal del área administrativa y el personal del área operativa de forma permanente a fin de que la información fluya adecuada y oportunamente y se tomen las medidas necesarias, de igual forma se desarrollan reuniones de forma periódica en donde todos comunicamos situaciones y tomamos decisiones consensuadas

Se participó en jornadas de capacitación y mesas de trabajo con el archivo departamental, realizando los ajustes y correcciones a las tablas de retención documental, las cuales se presentaron nuevamente para su respectiva convalidación. La entidad procedió a aplicar tablas de retención documental y organizar todos los documentos producidos y recibidos desde el inicio de operación, es decir desde el año 2012, e incluso los documentos de constitución de la entidad. Se adquirieron los muebles para el almacenamiento y custodia de los documentos, así como carpetas y cajas según ley de archivo. Se realizó el inventario documental, para el año 2020 se ha proyectado escanear todos los documentos para contar con archivo digitalizado.

La empresa cuenta con un software en el que se maneja la información del catastro de usuarios, servicios prestados, tarifas, lecturas, facturación, recaudo, suspensiones y el sistema de peticiones quejas y reclamos.

Adicionalmente se cuenta con el software en donde se halla la información presupuestal de ingresos y gastos de la entidad, así mismo allí se encuentra la información contable y financiera de la empresa.

 Información y Comunicación Externa, la entidad ha identificado las fuentes de información externa, se cuenta con el área de peticiones quejas y reclamos debidamente sistematizada y con los respectivos controles, existe el documento que permita consultar toda la documentación y/o archivos de importancia para el funcionamiento y gestión de la entidad

Los clientes externos son la base fundamental de nuestra actividad, por consiguiente se han establecido canales de comunicación con ellos principalmente a través de medio escrito en la factura enviada, así mismo se ha difundido número de celular para facilidad en la comunicación con el suscriptor a través del cual puede interponer peticiones, quejas y reclamos. Además la empresa cuenta con horario de servicio al público en oficina el cual se ha dado a conocer, y en razón al incremento de uso de redes sociales la entidad cuenta con redes sociales como Facebook, y WhatsApp a través de los cuales también existe comunicación externa. La entidad a fin de fortalecer la comunicación con los clientes estableció y puso en marcha la página web, en la cual los usuarios encuentran información básica y es posible solicitar información, documentos, facturas, etc.

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Así mismo se acude a la emisora local, la cartelera y algunos volantes y folletos informativos a la comunidad

Compromiso de la Alta Dirección. La gerencia de la empresa de servicios públicos tiene el mayor interés de la implementación del sistema de control interno y los adelantos que se han tenido se han organizado desde allí, por lo tanto espera adoptar, implementar y fortalecer esta herramienta gerencial como un mecanismo que le permita dar cumplimiento a los planes, métodos principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, se realicen acorde con las normas constitucionales y legales vigentes y principalmente que los servicios que presta la empresa conlleven a suplir las necesidades de la comunidad en estos aspectos, adicionalmente lograr unos clientes con mayor grado de satisfacción con los servicios que opera la entidad

La gerente personalmente ha involucrado la participación activa de todos los empleados para la identificación, diseño, estandarización y actualización permanente de los procesos a su cargo, la gestión de los riesgos y la verificación constante sobre la aplicación de los mecanismos de verificación y evaluación de su gestión, todo en conjunto en busca de una mejora continua. De igual forma se ha acudido al trabajo en equipo en procura de mejores resultados y optimización de los recursos (talento humano, tecnológicos, físicos, económicos, organizacionales, entre otros)

RECOMENDACIONES

La entidad independientemente de que no se encuentre obligada adelantara las acciones para la implementación y puesta en marcha del modelo integrado de planeación y gestión MIPG a fin de lograr mejores y más óptimos resultados en su campo de acción ya que esta herramienta simplifica e integra los sistemas administrativos y de gestión de calidad y los articula con control interno para hacer que los procesos dentro de la entidad sean más sencillos y eficientes. Esta actividad estará liderada por la gerencia y vinculara a todo el personal que labora para la empresa de servicios públicos de el Municipio de Cucunubá, además se plantea vincular en estos procesos a la junta directiva y asamblea general como máximos órganos de la entidad

Maria Rocio Garzon Alvarado Gerente Empresa de servicios publicos de del Municipio de Cucunuba SAS ESP