N~ VIVIENDA-SG

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N~ 014

-2016-VIVIENDA-SG Lima,

1 7 JUN. 2.016

VISTOS:· Los Informes N°s. 005-2016-VIVIENDA-SG/OGDA y 010- 2016-VIVIENDA-SG/OGDA de la Oficina de Gestión Documentaria y Archivo de la Secretaría General, los Memoranda N°s. 1066-2016-VIVIENDA-OGPP y 1380-2016- VIVIENDAlOGPP, de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto, y el Informe N° 54-2016-VIVIENDAlOGPP-OPM de la Oficina de Planeamiento y Modernización de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto; y,

CONSIDERANDO:

Que, mediante Ley N° 30156, Ley de Organización y Funciones del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento, se define la naturaleza jurídica y se regula el ámbito de competencia, la rectoría, las funciones y la estructura orgánica básica del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento;

Que, por la Ley N° 25323, se crea el Sistema Nacional de Archivos, con la finalidad de integrar estructural, normativa y funcionalmente los· archivos de las entidades públicas existentes en el ámbito nacional, a través de la aplicación de principios, normas, técnicas y métodos de archivo, garantizando con ello la defensa, conservación,organización y servicio del Patrimonio Documental de la Nación;

Que, en el Reglamento de la Ley N° 25323, que crea el Sistema Nacional de Archivos, aprobado por Decreto Supremo N° 008-92-JUS, se establece que el Sistema Nacional de Archivos está integrado por el Archivo General de la Nación, los Archivos Regionales, los Archivos Públicos, y los Archivos comprendidos en el artículo "2 del Decreto Ley W 19414, "Es de utilidad pública la defensa, conservación e incremento del patrimonio documental"; asimismo, que los Archivos Públicos están integrados por los archivos pertenecientes, entre otros, a los Ministerios;

Que, en las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos, aprobadas por Resolución Jefatural N° 073-85/AGN-J, se dispone que el Sistema de Archivos en los organismos y reparticiones del Sector Público Nacional está constituido por dos niveles, Central y Desconcentrado; encontrándose el Nivel Central conformado por el Órgano de Administración de Archivos, los Archivos Periféricos y los Archivos de Gestión;

Que, de conformidad con lo dispuesto por el Reglamento de Infracciones y Aplicación de Sanciones del Sistema Nacional de Archivos, aprobado

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Sanciones del Sistema Nacional de Archivos indica que, se incurre en infracción leve, entre otros, al no establecer el Sistema Institucional de Archivos, de acuerdo con las directivas emitidas por el Archivo General de la Nación;

Que, según los literales a) y g) del artículo 22 del Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento, aprobado por Decreto Supremo W 010-2014-VIVIENDA, modificado por Decreto Supremo W 006-2015-VIVIENDA, la Oficina de Gestión Documentaria y Archivo tiene, entre otras funciones, el organizar, conducir, ejecutar y evaluar el proceso de administración documentaria, archivo, servicios documentales e informativos, en el marco de la normatividad vigente; y el conducir la administración y proponer normas, directivas y otros referente al archivo central, los archivos periféricos y archivos de gestión de todos los órganos, programas y proyectos del Ministerio, de conformidad con las normas y directivas del Sistema Nacional de Archivos;

Que, por los Informes N°s. 005-2016-VIVIENDA-SG/OGDA y 010-2016- VIVIENDA-SG/OGDA, la Oficina de Gestión Documentaria y Archivo, presenta y sustenta el proyecto de Directiva General "Normas y Lineamientos del Sistema Institucional de Archivos del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento", con el objetivo de establecer las normas y los lineamientos para la administración y el funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos del MVCS, que comprende el Archivo Central, los Archivos Periféricos y los Archivos de Gestión, a efectos de garantizar la defensa,' conservación, organización y servicio del Patrimonio Documental del Ministerio;

Que, con los Memoranda N°s. 1066-2016-VIVIENDA-OGPP Y 1380- 2016-VIVIENDA-OGPP, la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto, en mérito a lo señalado en el Informe N° 54-2016-VIVIENDAlOGPP-OPM de la Oficina de Planeamiento y Modernización, que hace suyo, opina favorablemente por la citada propuesta de Directiva General, por considerar importante que el Ministerio cuente con una directiva relativa al Sistema Institucional de Archivos en el MVCS, que integre normativa, técnica y funcionalmente a los diferentes niveles de archivo existentes en la entidad (Archivo Central, Archivos Periféricos y Archivos de Gestión), regulando su administración y líneas de coordinación, con lo cual se mejorará los procesos técnicos de gestión archivística en el Ministerio; considerando pertinente su aprobación y recomendando que el establecimiento del Sistema Institucional de Archivos se realice a través de un acto resolutivo;

Que, mediante el literal c) del artículo 4 de la Resolución Ministerial N°

048-2015-VIVIENDA, modificada por Resolución Ministerial N° 133-2015-VIVIENDA,

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se delega en el/la Secretario/a General del MVCS, la facultad de aprobar las Directivas cuya aplicación corresponda a más de un órgano, programa y/o proyecto del Ministerio, a excepción de aquellas que correspondan a la Oficina General de Administración y a la Oficina General de Gestión de Recursos Humanos;

Que, en consecuencia, es necesario establecer el Sistema Institucional de Archivos del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento, y aprobar la Directiva General que establezca las normas y los lineamientos del Sistema Institucional de Archivos del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento;

De conformidad con lo establecido en la Ley N° 25323, Crean el Sistema Nacional de Archivos; su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N° 008- 92-JUS; la Ley W 30156, Ley de Organización y Funciones del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento; su Reglamento de Organización y Funciones, aprobado por Decreto Supremo N° 010-2014-VIVIENDA, modificado por Decreto Supremo N°

006-2015-VIVIENDA;

SE RESUELVE:

Artículo 1.- Establecer el Sistema Institucional de Archivos del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento - MVCS, cuya administración y funcionamiento se encuentra regulado mediante la Directiva General que se aprueba mediante el artículo 2 de la presente Resolución.

Artículo 2.- Aprobar la Directiva General N° 001-2016-VIVIENDA-SG

"Normas y Lineamientos del Sistema Institucional de Archivos del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento", la misma que como Anexo forma parte integrante de la presente Resolución de Secretaría General.

Artículo 3.- Encargar a la Oficina General de Estadística e Informática la publicación de la presente Resolución y su Anexo en el Portal Institucional del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento (www.vivienda.gob.pe).

Regístrese y comuníquese

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DIRECTIVA GENERAL N° 001-2016-VIVIENDA-SG

NORMAS Y LINEAMIENTOS DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DEL MINISTERIO DE VIVIENDA, CONSTRUCCiÓN Y SANEAMIENTO

Formulada por: Oficina de Gestión Documentaria y Archivo - Secretaría General

1. OBJETIVO

Establecer normas y lineamientos para la administración y el funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento-MVCS, qu.e comprende el Archivo Central, los Archivos Periféricos y los Archivos de Gestión.

11. FINALIDAD

Contribuir al fortalecimiento de una cultura archivística en el MVCS, optimizando los procesos técnicos archivísticos, en el marco de los principios de unidad, racionalidad y eficiencia, en concordancia con la normativa establecida por el Archivo General de la Nación.

111. ALCANCE

Las disposiciones de la presente Directiva General son de obligatorio cumplimiento por todos los órganos, unidades orgánicas y programas del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento.

IV. BASE LEGAL

4.1 Constitución Política del Perú, artículo 21.

4.2 Ley N° 25323, Crean el Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo N° 008-92-JUS.

4.3 Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, y sus modificatorias.

4.4 Ley N° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, y sus modificatorias.

4.5 Ley N° 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación y sus modificatorias.

4.6 Ley N° 30156, Ley de Organización y Funciones del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento.

4.7 Decreto Ley N° 19414, Es de utilidad pública la defensa, conservación e incremento del patrimonio documental y su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo N° 022-75-ED.

4.8 Decreto Supremo N° 043-2003-PCM, Aprueban Texto Único Ordenado de la Ley N° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

4.9 Decreto Supremo N° 010-2014-VIVIENDA, Aprueban Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento, modificado por Decreto Supremo N" 006-2015-VIVIENDA 4.10 Resolución Ministerial N° 398-2014-VIVIENDA, Aprueba el Reglamento

Interno de los Servidores. Civiles del Ministerio de Vivienda, Construcción y

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"NORMAS y LINEAMIENTOS DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DEL MINISTERIO DE VIVIENDA, CONSTRUCCiÓN Y SANEAMIENTO"

Saneamiento, modificado por Resolución Ministerial N° 356-2015- VIVIENDA.

4.11 Resolución Jefatural N° 073-85/AGN-J, Aprueba las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos para el Sector Público Nacional.

4.12 Resolución Jefatural N° 133-85-AGN-J, Precisa que la Resolución Jefatural N° 073-85/AGN-J, es de aplicación para la documentación con menos de 30 años de antigüedad.

4.13 Resolución Jefatural N° 173-86-AGN-J, Aprueban las siguientes directivas:

N° 004/86-AGN-DGAI "Normas para la formulación del Programa de Control de Documentos en los archivos administrativos del Sector Público Nacional";

N° 005/86-AGN-DGAI "Normas para la transferencia de documentos en los archivos administrativos del Sector Público Nacional"; N° 006/86-AGN-DGAI

"Normas para la eliminación de documentos en los archivos administrativos

·del Sector Público Nacional"; N° 007/86-AGN-DGAI "Normas para la conservación de documentos en los archivos administrativos del Sector Público Nacional".

4.14 Resolución Jefatural N° 442-2014-AGN/J, Aprueba el Reglamento de Infracciones y Aplicación de Sanciones del Sistema Nacional de Archivos.

4.15 Resolución de Secretaría General N° 034-2014-VIVIENDA-SG, Aprueba la Directiva General N° 001-2014-VIVIENDA-SG "Lineamientos para la formulación, aprobación y modificación de Directivas en el Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento".

V. DISPOSICIONES GENERALES 5.1. Definiciones.

Para la aplicación de .Ia presente Directiva General, se deben tener en cuenta las siguientes definiciones:

5.1.1 Administración de Archivos:

Conjunto de principios, métodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente organización y funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos.

5.1.2 Archivo:

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad, en el transcurso de su gestión, conservados para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos.

5.1.3 Archivo Central:

Unidad administrativa de ejecución y custodia del Patrimonio Documental, en la cual se centraliza y conserva el acervo documentario del MVCS, que ha sido transferido por los Archivos Periféricos o por los Archivos de Gestión, al vencimiento de los plazos de retención de documentos establecidos en el Programa de Control de Documentos. Asimismo, interviene en la transferencia y eliminación de documentos en coordinación con el Órgano de Administración de Archivos del Ministerio y el Archivo General de la Nación.

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5.1.4 Archivo de Gestión:

Nivel de archivo responsable de la organización, custodia, conservación y uso de la documentación recibida o producida por un órgano, unidad orgánica o programa del MVCS en el ejercicio de sus funciones, desde su recepción y/o tramitación hasta su transferencia al Archivo Periférico o al Archivo Central.

5.1.5 Archivo Periférico:

Nivel de archivo responsable del mantenimiento y uso de la documentación proveniente de los Archivos de Gestión y de transferirlos al Archivo Central. Se constituye de acuerdo a la complejidad de funciones, nivel de especialización y ubicación física, del órgano, unidad orgánica o programa del MVCS, según corresponda.

5.1.6 Cuadro de Clasificación de Documentos:

Instrumento que representa estructuralmente las series documentales de cada área o unidad orgánica que conforman las secciones de un fondo documental.

5.1.7 Documento Archivístico:

Toda información testimonial en cualquier forma o soporte (escrita, textual o gráfica, sonora en lenguaje natural o codificado, en imagen electrónica), producto de las funciones o actividades de una persona y/o entidad pública o privada, conservados como prueba, información y/o continuidad de la gestión.

5.1.8 Expediente:

Unidad documental formada por un conjunto de documentos archivísticos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor, que se forma con el objetivo de consolidar información respecto a un mismo asunto. Debe estar ordenado y foliado siguiendo la cronología de los hechos, y se tramita a pedido o ante cualquiera de los órganos, unidades orgánicas y programas del MVCS; y al cual se le va adicionando, progresivamente, documentos vinculados al asunto, durante el transcurso de su trámite.

5.1.9 Foliación:

Acción y efecto de foliar. Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en enumerar correlativamente todos los folios de una pieza documental recibida y/o generada.

5.1.10 Fondo Documental:

Conjunto de documentos archivísticos reunidos por la institución en el ejercicio de sus funciones.

5.1.11 Programa de Control de Documentos:

Instrumento que establece los plazos de retención para la transferencia y eliminación de las series documentales de la institución.

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5.1.12 Sección:

Subdivisión del fondo documental, consistente en un conjunto de documentos relacionados entre sí, que se corresponden con las subdivisiones administrativas de la entidad que la origina, y cuando este no es posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación.

5.1.13 Serie Documental:

Conjunto de documentos que poseen características comunes, el mismo tipo documental o el mismo asunto y que, por consiguiente, son archivados, usados, conservados, transferidos o eliminados como unidad.

5.1.14 Soporte Documental:

Medio que contiene información según los materiales empleados;

además de los archivos en papel, entre otros, existen los archivos audiovisuales, 'digitales, analógicos.

5.1.15 Transferencia de documentos:

Procedimiento archivístico que consiste en el traslado de los documentos de un nivel de archivo a otro, luego del vencimiento de los períodos de retención establecidos en el Programa de Control de Documentos.

5.1.16 Unidad Documental:

Parte menor de una serie documental, llamada también pieza documental, que puede estar constituida por un solo documento (documento simple) o por varios que formen un expediente (documento compuesto).

5.2. Sistema Nacional de Archivos.

El Sistema Nacional de Archivos, creada mediante Ley N° 25323, tiene por finalidad integrar estructural, normativa y funcionalmente los archivos de las entidades públicas existentes en el ámbito nacional, mediante la aplicación de principios, normas, técnicas y métodos de archivo, garantizando con ello la defensa, conservación, organización y servicio del "Patrimonio Documental de la Nación".

5.3. Sistema Institucional de Archivos del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento (SIA-MVCS).

El Sistema Institucional de Archivo del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento (SIA-MVCS), es el encargado de regular e integrar normativa, técnica y funcionalmente a los diferentes niveles de archivos existentes en el Ministerio, con la finalidad de garantizar la integridad, organización, conservación y servicio de su patrimonio documental.

El SIA-MVCS, se establece mediante la presente Directiva General, en concordancia con la legislación vigente en materia de archivos, así como la necesidad de la entidad.

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5.3.1. Funciones del Sistema Institucional de Archivos del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento (SIA-MVCS).

a) Formular e implementar la política institucional en materia archivística, para la eficiente gestión y administración de los documentos recibidos o producidos en el MVCS.

b) Establecer la conformación o estructura del Sistema Institucional de Archivos del Ministerio (SIA-MVCS).

c) Establecer normas, directivas, lineamientos u otros para la administración y funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos del Ministerio (SIA-MVCS), en concordancia con la normatividad vigente.

d) Coordinar y supervisar el desarrollo de las actividades archivísticas en los diferentes niveles de archivo existentes en el MVCS.

e) Realizar y promover la defensa, conservación y servicio del patrimonio documental del Ministerio.

f) Contribuir a la gestión institucional para la toma de decisiones, sustentadas en la información contenida en los documentos producidos o recibidos por los órganos, unidades orgánicas y programas del Ministerio, en el ejercicio de sus funciones.

g) Optimizar los procesos de gestión archivística en el MVCS.

VI. DISPOSICIONES ESPECíFICAS

6.1. Conformación del Sistema Institucional de Archivos del MVCS.

El SIA-MVCS, está conformado por:

- Órgano de Administración de Archivos (OM) del MVCS.

- Archivo Central.

- Archivos Periféricos.

- Archivos de Gestión.

- Órganos Consultivos (AGN y el Comité Evaluador de Documentos - CEO).

6.1.1. Órgano de Administración de Archivos (OAA) del MVCS.

La Oficina de Gestión Documentaria y Archivo - OGDA, es la unidad orgánica de la Secretaría General, encargada de organizar, conducir, ejecutar .y evaluar el proceso de administración documentaria, archivo, servicios documentales e informativos; así como proponer y administrar normas, directivas y otros referente al Archivo Central, los Archivos Periféricos y Archivos de Gestión de los órganos, unidades orgánicas y programas del Ministerio.

En este marco, la Oficina de Gestión Documentaria y Archivo se constituye en el Órgano de Administración de Archivos del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento (OM-MVCS), encargado de la conducción del SIA-MVCS, responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar y controlar las actividades archivísticas a nivel institucional, según lo establecido en las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos para el Sector Público.

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Son funciones del Órgano de Administración de Archivos del MVCS:

a) Planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar y controlar las actividades archivísticas del SIA-MVCS.

b) Formular y proponer el Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos, en coordinación con los diferentes niveles de archivo y la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto. .

c) Asesorar y evaluar el funcionamiento de los archivos integrantes del SIA-MVCS .

. d) Formular, actualizar y proponer los documentos de gestión archivística institucional, de acuerdo a las directivas y orientaciones técnicas del Archivo General de la Nación.

e) Elaborar los documentos auxiliares e instrumentos descriptivos, que permitan uniformizar los procesos técnicos archivísticos en los diferentes niveles de archivo del MVCS.

f) Brindar asistencia técnica y capacitación en materia archivística a los responsables de los diferentes niveles de archivo del MVCS.

g) Monitorear y supervisar los archivos integrantes del Sistema Institucional de Archivos del MVCS, en el marco de la mejora continua.

h) Coordinar con los órganos, unidades orgánicas y programas del MVCS, la creación de archivos periféricos según corresponda, además de apoyar en la elaboración de las especificaciones técnicas para su implementación.

i) Normar la prestación de los servicios archivísticos del MVCS, de conformidad con las directivas expedidas por el Archivo General de la Nación.

j) . Aprobar el Cronograma Anual de Transferencia de Documentos al Archivo Central.

k) Coordinar con el Comité Evaluador de Documentos del MVCS, la aprobación del Programa de Control de Documentos y la autorización de eliminación de documentos.

1) Aprobar el Cronograma Anual de Eliminación de Documentos, remitiendo al Archivo General de la Nación para su autorización.

m) Solicitar a los Titulares de los diferentes órganos, unidades orgánicas y programas del Ministerio, la designación o ratificación de designación de los Responsables de los Archivos Periféricos y de los Archivos de Gestión.

n) Formular normas específicas sobre disposición de ambientes,.

sistemas de protección, equipos y materiales de archivos de conformidad con las directivas que emita el Archivo General de la Nación.

o) Otras funciones de conformidad con la normatividad del Archivo General de la Nación.

6.1.2. Archivo Central del MVCS.

Nivel de archivo que garantiza la organización y custodia del patrimonio documental del Ministerio y coordina en materia de archivos con los órganos, unidades orgánicas y programas del

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Ministerio, a fin de facilitarles y brindarles un servicio de calidad a los usuarios internos y externos.

El Archivo Central del MVCS tiene las siguientes funciones:

a) Elaborar la propuesta del Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos del MVCS, el cual será presentado a la Oficina de Gestión Documentaria y Archivo del MVCS, para su revisión y remisión a la Alta Dirección del Ministerio, para su posterior aprobación mediante Resolución Ministerial y su remisión al Archivo General de la Nación en el mes de febrero de cada año.

b) Elaborar la propuesta de Informe de Evaluación Anual del Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos del MVCS, el cual será presentado a la Oficina de Gestión Documentaria y Archivo del MVCS, para su aprobación y remisión al Archivo General de la Nación, en la primera quincena de enero de cada año.

c) Administrar la documentación proveniente de los Archivos Periféricos y Archivos de Gestión del MVCS, acopiados a través del procedimiento de transferencia de documentos al Archivo Central.

d) Organizar los documentos de archivo de acuerdo a las directivas que emita el Archivo General de la Nación.

e) Proponer documentos de gestión, así como los auxiliares e instrumentos descriptivos que permitan el control, ubicación y localización de los fondos documentales del MVCS.

f) Elaborar el Cronograma Anual de Transferencia de Documentos al Archivo Central.

g) Elaborar el Cronograma Anual de Eliminación de Documentos y posterior remisión al Archivo General de la Nación, de acuerdo a los plazos de retención establecidos en el Programa de Control de Documentos (PCD).

h) Elaborar la propuesta de eliminación de documento~, la cual será presentada al Comité Evaluador de Documentos para su aprobación y posterior presentación al Archivo General de la Nación.

i) Brindar el servicio archivístico a través de las modalidades de lectura, consulta, búsqueda, préstamo, expedición de copias, entre otros, de los documentos que custodia, gestionando dentro de los plazos administrativos, el préstamo o consulta de la documentación solicitada.

j) Mantener actualizado el inventario general de la documentación que custodia, clasificados según Fondo Documental.

k) Mantener actualizada la base de datos del servicio archivístico, a fin de controlar el préstamo y devolución de los documentos que custodia el Archivo Central del MVCS.

1) Controlar que los documentos prestados sean devueltos en su integridad y en el plazo fijado, teniendo en cuenta el estado de conservación del mismo.

m) Velar por la integridad, conservación y custodia de los documentos que constituyen el patrimonio documental del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento.

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n) Otras funciones de conformidad con la normatividad del Archivo General de la Nación.

6.1.3. Archivo Periférico.

Nivel de archivo responsable del mantenimiento y uso de la documentación proveniente de los Archivos de Gestión para su transferencia al Archivo Central del MVCS, en base a los lineamientos establecidos por la Oficina de Gestión Documentaria y Archivo, en su calidad de Órgano de Administración de Archivos del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento (OM-MVCS).

Se caracteriza por tener en sus repositorios un acervo documental eminentemente técnico o especializado.

Debe contar con ambientes apropiados, equipos, mobiliario y materiales necesarios para la protección y conservación de los documentos.

Los Archivos Periféricos del MVCS, son identificados por el OM- MVCS. En el Anexo N° 01 de la presente Directiva General, se señala la relación de Archivos Periféricos del MVCS.

El Archivo Periférico del MVCS tiene las siguientes funciones:

a) Acopiar y administrar los documentos que se producen en sus respectivos Archivos de Gestión.

b) Archivar la documentación de acuerdo al principio de procedencia administrativa, aplicando las normas establecidas por el SIA-MVCS.

c) . Coordinar con el Archivo Central del MVCS y sus respectivos Archivos de Gestión, sobre las políticas archivísticas y metodológicas para el debido funcionamiento y control de los documentos que se encuentran en este nivel de archivo.

d) Realizar la organización de documentos de archivo, es decir, identificación, clasificación, ordenamiento, signatura, así como la foliación de los documentos a ser transferidos al Archivo Central.

e) Clasificar los documentos de los Archivos Periféricos se regirá por el principio de procedencia administrativa y el principio de orden original. De acuerdo a dichos principios, la clasificación se hará respetando el órgano, la unidad orgánica o programa de origen de los documentos, manteniendo el orden que se les dio en ella.

f) Identificar los caracteres internos y externos de los documentos, a fin de elaborar el Inventario-Registro del acervo documental a transferir al Archivo Central.

g) Transferir la documentación de acuerdo a las fechas establecidas en el Cronograma Anual de Transferencia de Documentos, elaborado por el Órgano de Administración de Archivos.

h) Adecuar y optimizar la prestación de sus servicios archivísticos, teniendo en cuenta las normas establecidas por el Órgano de Administración de Archivos del MVCS.

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i) Contar con un registro detallado de la ubicación y préstamo de los documentos, para un eficiente y eficaz control de la misma.

j) Controlar que los documentos entregados en calidad de préstamo sean devueltos al Archivo Periférico, manteniendo su integridad y dentro del plazo establecido, teniendo en cuenta el estado de conservación del mismo.

k) Otras funciones de conformidad con la normatividad del Archivo General de la Nación.

6.1.4. Archivos de Gestión.

Nivel de archivo responsable de la organización, custodia, conservación y uso de la documentación recibida o producida por un órgano, unidad orgánica o programa del MVCS, desde su recepción y/o tramitación hasta su transferencia al Archivo Periférico o al Archivo Central; en base a los lineamientos establecidos por el OAA- MVCS. Mantiene coordinación permanente con el Archivo Periférico y el Archivo Central, según corresponda.

El Anexo N° 02 de la presente Directiva General, señala los Archivos de Gestión del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento.

El Archivo de Gestión tiene las siguientes funciones:

a) Acopiar y administrar los documentos que recibe o se generen en sus respectivas áreas o programas, de conformidad con las disposiciones establecidas por el Órgano de Administración de Archivos del MVCS.

b) Organizar los documentos según los principios de Archivística, como el Principio de Procedencia y Orden Original; así como aplicar los procesos técnicos archivísticos normados por el ente rector del Sistema Nacional de Archivos.

c) Proponer instrumentos descriptivos para el mejor control de los documentos recibidos y/o producidos.

d) Identificar y clasificar las series documentales producidas por cada órgano, unidad orgánica o programa.

e) Transferir la documentación de acuerdo a las fechas establecidas en el Cronograma Anual de Transferencia de Documentos, elaborado por el Órgano de Administración de Archivos.

f) Aplicar las medidas de conservación preventiva en la documentación que administra, para optimizar la preservación del soporte de los documentos archivísticos.

g) Controlar que los documentos entregados en la modalidad de préstamo sean devueltos al Archivo de Gestión, manteniendo su integridad y dentro del plazo establecido, teniendo en cuenta el estado de conservación del mismo.

h) Otras funciones de conformidad con la normatividad del Archivo General de la Nación.

6.1.5. Órganos Consultivos.

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Los órganos consultivos son niveles de consulta y coordinación que permiten el desarrollo del Sistema Institucional de Archivos del MVCS, brindando asesoramiento y apoyo en materia de archivos.

Se cuenta con dos (02) órganos consultivos: interno y externo.

6.1.5.1 Nivel Interno.

Conformado por el Comité Evaluador de Documentos del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento (CED- MVCS), encargado de conducir el proceso de formulación del Programa de Control de Documentos (PCD), y emite opinión sobre las propuestas de eliminación de documentos.

El Comité Evaluador de Documentos del MVCS, de acuerdo a lo dispuesto por la Resolución Ministerial N° 140-2015- VIVIENDA, está conformado por:

- El (La) Secretario(a) General o su repres~ntante, quien lo presidirá.

- El (La) Director(a) de la Oficina de Gestión Documentaria y Archivo, quien actuará como Secretario(a) Técnico(a) del Comité.

- El (La) Director(a) General de la Oficina General de Asesoría Jurídica o su representante.

- Los (Las) Titulares de los órganos, las unidades orgánicas y/o programas, cuya documentación será evaluada.

Son funciones del Comité Evaluador de Documentos del Ministerio: de Vivienda, Construcción y Saneamiento:

a) Conducir el proceso de formulación (o reformulación) y aprobación del Programa de Control de Documentos.

b) Identificar, analizar, evaluar y aprobar la valoración de las series documentales para determinar sus períodos de retención.

c) Llevar a cabo reuniones en forma ordinaria o excepcional cuando lo determine el Presidente o el 50% de sus miembros, como mínimo.

d) Emitir opinión, mediante Acta, sobre las propuestas de eliminación de documentos de los órganos, unidades orgánicas y programas del MVCS, a ser presentadas al Archivo General de la Nación.

e) Velar porque la eliminación de documentos se efectúe de acuerdo a la normatividad vigente.

6.1.5.2 Nivel Externo.

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Conformado por el Archivo General de la Nación, ente rector del Sistema Nacional de Archivos.

6.2. Líneas de autoridad y coordinación.

6.2.1 Línea de autoridad y coordinación del Órgano de Administración de Archivos del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento (OAA-MVCS).

a) El Órgano de Administración de Archivos del MVCS tiene autoridad técnico-normativa sobre los tres niveles de archivo identificados en el Ministerio.

b) Para el desarrollo de sus funciones, el OAA-MVCS coordina con los archivos integrantes del SIA-MVCS, el Comité Evaluador de Documentos del MVCS y con el Archivo General de la Nación.

6.2.2 Línea de autoridad y coordinación del Archivo Central del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento.

a) El Archivo Central del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento se sujeta a los lineamientos y normas que emita del OAA-MVCS; depende funcionalmente de la Oficina de Gestión Documentaria y Archivo, unidad orgánica de la Secretaría General del MVCS.

b) Para el desarrollo de sus funciones, el Archivo Central del Ministerio coordina con el OAA-MVCS y los archivos integrantes del SIA-MVCS.

6.2.3 Línea de autoridad y coordinación de los Archivos Periféricos y de los Archivos de Gestión.

a) Los Archivos Periféricos y los Archivos de Gestión se sujetan a los lineamientos y normas del OAA-MVCS; dependen de sus respectivos órganos, unidades orgánicas o programas del Ministerio.

b) Para el desarrollo de sus funciones, los Archivos Periféricos y los Archivos de Gestión coordinan con el OAA-MVCS, con los archivos integrantes del nivel al que corresponden y con el Comité Evaluador de Documentos del MVCS.

6.2.4 Línea de autoridad y coordinación del Comité Evaluador de Documentos del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento.

Para el cumplimiento de sus funciones, el Comité Evaluador de Documentos del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento coordina con el OAA-MVC.S, con los archivos integrantes del SIA- MVCS y con el Archivo General de la Nación.

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6.3. Obligaciones que establece el Sistema Institucional de Archivos del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento.

6.3.1 Los archivos integrantes del SIA-MVCS están obligados a cumplir las normas, directivas y demás disposiciones expedidas por el Archivo General de la Nación, ente rector del Sistema Nacional de Archivos.

6.3.2 Las normas, directivas u otros que expida el Sistema Institucional de Archivos del Ministerio, serán concordantes con la legislación vigente expedida por el Sistema Nacional de Archivos.

6.4. Procesos Técnicos Archivísticos.

Los Procesos Técnicos Archivísticos realizados por los archivos integrantes del Sistema Institucional de Archivos del MVCS son los siguientes:

6.4.1. Organización de Documentos.

Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar, signar y foliar los documentos del MVCS.

6.4.2. Descripción Documental.

Proceso archivístico que consiste en ide'ntificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos, con la finalidad elaborar los formatos de los instrumentos y auxiliares descriptivos, así como realizar la descripción de las unidades de archivamiento.

6.4.3. Selección Documental.

Proceso archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar las series documentales del MVCS para establecer su valoración y períodos de retención en el Programa de Control de Documentos, instrumento que contiene los plazos de retención para la transferencia y eliminación de las series documentales del MVCS.

6.4.4. Conservación de Documentos.

Proceso archivístico que consiste en mantener la integridad física del soporte y del texto de los documentos del MVCS, a través de la implementación de medidas de preservación y restauración.

6.4.5. Servicios Archivísticos.

Proceso archivístico que 'consiste en poner a disposición de los usuarios la documentación e información solicitada, la cual debe realizase con las medidas de control y seguridad de la información, en concordancia con lo establecido por la Ley N° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, así como por la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

Uso de Tecnología de la Información y Comunicación en materia de archivo.

6.5.1 Los archivos integrantes del SIA-MVCS pueden hacer uso de la Tecnología de la Información y Comunicación en materia archivística, en coordinación y con el asesoramiento del OAA-MVCS y la Oficina

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General de Estadística e Informática (OGEI), como respaldo de la información en soporte digital, más no como medio sustitutivo del soporte papel.

6.5.2 Las áreas o programas del MVCS que, por cuestiones informativas y en salvaguarda de su documentación, digitalicen sus documentos sin valor legal, serán responsables de su generación, administración, uso y almacenamiento.

6.5.3 La OGEI proporciona la descripción de las características de los equipos y tipos de medios físicos de almacenamiento de la información y datos a utilizar, así como la descripción del sistema y componentes de la tecnología de la información a utilizar, con arreglo a las Normas Técnicas expedidas por el Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual (INDECOPI).

6.6. Accesibilidad a la Información.

6.6.1 Se entiende por "accesibilidad a la información", a la disponibilidad de los documentos para la consulta mediante el proceso técnico archivístico denominado "Servicios Archivísticos", el cual se realiza en todos los niveles de archivo que conforman el Sistema Institucional de Archivos del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento.

6.6.2 Los documentos que custodian los archivos integrantes del SIA- MVCS son accesibles al público en general, de acuerdo a las normas vigentes que regulan la materia, a excepción de aquellos que puedan atentar contra los intereses y la seguridad nacional y a la privacidad o intimidad personal.

6.6.3 En caso de existir un vacío o duda respecto al acceso a la información, prevalecerá lo dispuesto en la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General y en la Ley N° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, modificatorias y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N° 072-2003-PCM:

VII. RESPONSABILIDAD

7.1 Los órganos, unidades orgánicas y programas del MVCS son responsables de conservar y administrar sus archivos hasta su transferencia al Archivo Central del Ministerio, de acuerdo con lo establecido en el Cronograma Anual de Transferencia de Documentos.

7.2 Los titulares de los órganos, unidades orgánicas y programas del MVCS, son responsables de la aplicación de las disposiciones contenidas en la

7.3

presente Directiva General. .

La Oficina de Gestión Documentaria y Archivo, en su calidad de Órgano de Administración de Archivos del MVCS, supervisa y verifica el cumplimiento de lo establecido en la presente Directiva General.

13

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VIII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

8.1 La Oficina de Gestión Documentaria y Archivo, como Órgano de Administración de Archivos del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento, atiende y resuelve situaciones no previstas en la presente Directiva General o que contravienen el normal desarrollo de las actividades del Sistema Institucional de Archivos del MVCS.

8.2 El incumplimiento de los lineamientos establecidos en la presente Directiva General puede generar responsabilidad administrativa a los funcionarios y servidores que hubieran incurrido en falta, de conformidad con lo establecido en el Reglamento Interno de los Servidores Civiles del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento.

Asimismo, son materia de sanción, aquellos actos que constituyen infracciones en el Reglamento de Infracciones y Aplicación de Sanciones del Sistema Nacional de Archivos, aprobado con Resolución Jefatural W 442- 2014-AGN/J, sin perjuicio de las responsabilidades administrativas, civiles o penales que pudieran corresponder.

ANEXOS

Anexo N° 01: Relación de Archivos Periféricos del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento.

Anexo N° 02: Relación de Archivos de Gestión del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento

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ANEXO N° 01

RELACiÓN DE ARCHIVOS PERIFÉRICOS DEL MINISTERIO DE VIVIENDA, CONSTRUCCiÓN Y SANEAMIENTO

ARCHIVO PERIFÉRICO 1. Procuradurra Pública

2. Órgano de Control Institucional

ARCHIVOS DE GESTiÓN (del Archivo Periférico)

Oficina de Planeamiento y Modernización

r----.--- .-

Oficina de Inversiones

3. Oficina General de Planeamiento y --.-.--.----.---.-.

Presupuesto _.9.!.i.~!~.~_.~_~~_~.~_~~.:.~to. ___ . __ .... _. __________ _

4. Oficina General de Gestión de Recursos Humanos

Oficina de Cooperación y Asuntos Internacionales

Oficina de Administración del Talento Humano

---_._._- Oficina de Compensaciones y Bienestar Dirección de Vivienda

-_.-_.---_._---_ ..

__

^.

__

^.

__

^..- . _ - _ . - 5. Dirección General de Políticas y Dirección de Urbanismo y Desarrollo Urbano

Regulación en Vivienda y Urbanismo

6. Dirección General de Programas y Proyectos en Vivienda y Urbanismo 7. ^Dirección ^General ^de Políticas y

Regulación en Construcción y Saneamiento

8. Dirección General de Programas y Proyectos en Construcción y Saneamiento

9. Dirección General de Asuntos Ambientales

10. Programa Generación de Suelo Urbano 11. Programa Mejoramiento Integral de

Barrios

12. Programa Nuestras Ciudades

13. Programa Nacional de Vivienda Rural 14. Programa Nacional Tambos

15. Programa Nacional de Saneamiento Urbano

16. Programa Nacional de Saneamiento Rural

1---_._ ... _-_ ... __ .. _--_ .. _-_. __ ._ .. __ ... _ ... --.. -... --... -.... -.-... ----.-..

Dirección de Ordenamiento e Integración de Centros Poblados

Dirección de Gestión y Coordinación en Vivienda y Urbanismo

Dirección de Ejecución de Programas y Proyectos en Vivienda y Urbanismo

Dirección de Saneamiento

._---_._---_._--

Dirección de Construcción

Dirección de Gestión y Coordinación en Construcción y Saneamiento

Dirección de Ejecución de Programas y Proyectos de Construcción y Saneamiento Dirección de Gestión Ambiental

_._-- _ ....

_

^.._-_. __ ._ ... _-_._---_._--^..._--- Dirección de Evaluación de Impacto Ambiental

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ANEXO N° 02

RELACiÓN DE ARCHIVOS DE GESTiÓN DEL MINISTERIO DE VIVIENDA, CONSTRUCCiÓN Y SANEAMIENTO

ARCHIVO DE GESTiÓN

1. Despacho Ministerial

2. Despacho Viceministerial de Vivienda y Urbanismo 3. Despacho Viceministerial de Construcción y Saneamiento 4. Gabinete de Asesores

5. Secretaría General

6. Oficina de Gestión Documentaria y Archivo·

7. Oficina de Atención al Ciudadano 8. Oficina de Diálogo y Gestión Social 9. Oficina de Seguridad y Defensa Nacional

10. Oficina de Integridad y Lucha contra la Corrupción 11. Oficina General de Administración

12. Oficina de Abastecimiento y Control Patrimonial 13. Oficina de Tesorería

14. Oficina·de Contabilidad

15. Oficina General de Estadística e Informática 16. Oficina de Estudios Estadísticos y Económicos 17. Oficina de Tecnología de la Información 18. Oficina General de Comunicaciones 19. Oficina de Prensa y Comunicaciones 20. Oficina de Imagen Institucional 21. Oficina General de Asesoría Jurídica

22. Oficina General de Monitoreo y Evaluación del Impacto 23. Oficina de Monitoreo

24. Oficina de Evaluación del Impacto

25. Dirección General de Accesibilidad y Desarrollo Tecnológico 26. Dirección de Accesibilidad