PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD)

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PROGRAMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL (PGD)

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Programa de Gestión Documental (PGD) Página 2

Tabla de contenido

1 EL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL ... 5

1.1 CARATULA ... 5

1.2 INTRODUCCIÓN ... 6

1.3 LA CAMARA DE COMERCIO DEL CHOCÓ Y LA GESTION DOCUMENTAL ... 7

1.3.1 Reseña histórica de la Cámara de Comercio del Chocó ... 7

1.3.2 Organigrama ... 9

1.3.3 Objeto de la Cámara de Comercio del Chocó ... 1

1.3.4 Funciones de la Cámara de Comercio del Chocó... 1

1.3.5 Misión ... 1

1.3.6 Visión ... 1

1.3.7 Los documentos en la Cámara de Comercio del Chocó ... 1

1.4 OBLIGATORIEDAD DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL... 2

1.4.1 ¿Qué es el programa de gestión documental? ... 2

1.4.1.1 Objetivo generales del PGD ... 2

1.4.1.1.1 Objetivos específicos del PGD ... 2

1.4.1.2 Beneficios del PGD para la Cámara de Comercio del Chocó ... 3

1.4.1.3 Alcance del Programa de Gestión Documental ... 4

1.4.1.4 Público a quien va dirigido el Programa de Gestión Documental... 4

1.4.1.4.1 De tipo Geográfico ... 4

1.4.1.4.2 Usuarios Internos ... 5

1.4.1.4.3 Usuarios externos ... 5

1.5 PRE - REQUISITOS PARA LA ELABORACIÓN DEL PGD ... 5

1.6 DIAGNÓSTICO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ... 6

1.6.1 LA PROBLEMÁTICA... 6

1.6.2 MATRIZ DE DIAGNÓSTICO GENERAL... 6

1.6.3 MATRIZ DOFA ... 7

1.6.4 RIESGOS DE LA GESTION DOCUMENTAL ... 7

1.7 REQUISITOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PGD ... 7

1.7.1 Requisitos Normativos ... 7

1.7.2 Requisitos económicos ... 7

1.7.3 Requisitos administrativos ... 7

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1.7.4 Requisitos tecnológicos ... 8

1.7.5 Requisitos de la Gestión de Cambio ... 8

1.8 LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ... 9

1.8.1 PLANEACIÓN ESTRATEGICA DE LA GESTION DOCUMENTAL: ... 9

1.8.1.1 Definición ... 9

1.8.1.2 Alcance ... 9

1.8.1.3 Actividades ... 9

1.8.2 PLANEACIÓN DOCUMENTAL ... 10

1.8.2.2 Alcance ... 10

1.8.3 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL ... 11

1.8.3.2 Alcance ... 11

1.8.4 GESTIÓN Y TRÁMITE ... 11

1.8.4.2 Alcance ... 12

1.8.5 ORGANIZACIÓN ... 12

1.8.5.2 Alcance: ... 12

1.8.5.3 Actividades: ... 12

1.8.6 TRANSFERENCIAS: ... 13

1.8.6.1 Definición: ... 13

1.8.6.2 Alcance ... 13

1.8.7 DISPOSICIÓN A LOS DOCUMENTOS ... 13

1.8.7.2 Alcance ... 13

1.8.8 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO ... 14

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1.8.8.2 Alcance ... 14

1.8.9 VALORACIÓN ... 14

1.8.9.2 Alcance ... 14

1.9 FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD ... 15

1.9.1 FASE DE PLANEACION ... 15

1.9.2 FASE DE EJECUCIÓN Y PUESTA EN MARCHA ... 15

1.9.3 FASE DE SEGUIMIENTO ... 15

1.9.4 FASE DE MEJORA ... 16

1.9.5 FASE DE PUBLICACION ... 16

1.10 PROGRAMAS ESPECIFICOS DE LAS GESTION DOCUMENTAL ... 16

1.10.1 Programa de normalización de formas y formularios electrónicos ... 16

1.10.2 Programa de digitalización ... 17

1.10.3 Programa de documentos vitales ... 17

1.10.4 Programa de capacitación ... 17

Anexos ... 19

Anexo No. 1 Glosario de términos ... 19

ANEXO No. 2 Diagnóstico documental ... 20

ANEXO No 2 Diagnóstico documental ... 20

Anexo No. 3 Matriz Dofa ... 24

Anexo No. 4 Riesgos de la gestión documental ... 25

Anexo No. 5 Mapa de Procesos de la Cámara de Comercio del Chocó ... 26

Anexo No. 6 Cronograma ... 29

Bibliografía ... 32

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1 EL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 1.1 CARATULA

NOMBRE DE LA ENTIDAD

CAMARA DE COMERCIO DEL CHOCO

FECHA DE APROBACION

28 de octubre de 2015

FECHA DE VIGENCIA

TRES (3) AÑOS

INSTANCIA DE APROBACION

COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO

DENOMINACION DE LA AUTORIDAD ARCHIVISTICA INSTITUCIONAL

COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO

VERSION

Versión 1.0

RESPONSABLES DE LA ELABORACION DEL DOCUMENTAL

EQUIPO INTERDISCIPLINARIO

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1.2 INTRODUCCIÓN

El Programa de Gestión Documental (P.G.D.), es un término nuevo pero, a la vez antiguo, ya que está unido al concepto de documentos o records management (disciplina que estudia el tratamiento adecuado en las organizaciones a ciertos activos de información denominados Records), estos contienen datos e información en cualquier formato, y en ellos podemos encontrar evidencias del desempeño y desarrollo de las actividades de una institución u organización, este proceso de gestión surge como una alternativa para evitar futuras pérdidas, permitiendo la posibilidad de encontrarlos en el momento que se precisan.

El P.G.D., establecido como un requerimiento normativo indicado por la Ley 594 de 2000 y Decreto 2609 de 2012, es fundamental para una organización que formula estrategias y que permite a corto, mediano y largo plazo, la implementación y el mejoramiento de la prestación de servicios en la Entidad.

La Gestión Documental como conjunto de tecnologías, normas y técnicas, permitirá a la Cámara de Comercio del Chocó, administrar su flujo documental a lo largo del ciclo vital de los mismos, ya sea, mediante técnicas manuales o tecnológicas que permite alcanzar los niveles de más alto rendimiento, funcionalidad y eficiencia.

La misión principal de un sistema de gestión documental, es el rastreo, almacenamiento y organización de los documentos electrónicos y físicos. Estos documentos a diferencia de la información almacenada en otro tipo de sistema, puede no tener una organización clara de contenido, es lo que técnicamente se denomina como información desestructurada.

Mediante el Sistema de Gestión Documental, se han de ofrecer medios de almacenamiento, seguridad, capacidad de recuperación e indexación, y los documentos han de estar siempre disponibles en el momento que se necesiten de manera rápida y sencilla.

El Sistema de Gestión Documental garantizará la integridad de los documentos, evitando pérdidas o deterioros de los mismos; y restringir el acceso a la documentación, solamente podrán tener acceso a la misma las personas autorizadas.

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1.3 LA CAMARA DE COMERCIO DEL CHOCÓ Y LA GESTION DOCUMENTAL 1.3.1 Reseña histórica de la Cámara de Comercio del Chocó

RESUMEN RESEÑA HISTÓRICA CAMARA DE COMERCIO DEL CHOCÓ

FECHA DESCRIPCIÓN

1935 Creada el 8 de abril de 1935, con el nombre Cámara de Comercio de Quibdó, mediante Decreto No. 662 de igual fecha, de la mano de los empresarios más destacados de la región.

1993 Mediante la ley 80 de 1993, el gobierno nacional, delegó a las Cámaras de Comercio, la administración del Registro Único de Proponente, RUP.

1995 Mediante Decreto No. 2150 de 1995, el Gobierno Nacional delegó a las Cámaras de Comercio, la administración de las Entidades sin Ánimo de Lucro, ESALES.

2000 Construcción de la Sede principal de la Cámara de Comercio, en la ciudad de Quibdó.

2004 Inauguración de la Sede de la Cámara de Comercio, en la Provincia del San Juan municipio de Istmina.

2005 Inicio de operación del Registro Único Empresarial RUE.

2006 Implementación del Centro de Conciliación y Arbitraje, como escenario propicio para resolución de conflictos.

2006

Se implementa el sistema de digitalización de imágenes, en convenio con la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia, pasando del Kardex manual a la sistematización de los servicios registrales de la Cámara de Comercio del Chocó.

Se implementa la virtualización de productos y servicios registrales, como: registro mercantil, entidades sin ánimo de lucro, sociedades comerciales, registro único de proponentes, entre otros servicios; en aras de optimizar los procesos internos, con todas las condiciones de seguridad, validez jurídica y probatoria, así como brindar un mejor servicio a nuestros grupos de interés y a la comunidad en general.

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Programa de Gestión Documental (PGD) Página 8 RESUMEN RESEÑA HISTÓRICA CAMARA DE COMERCIO DEL CHOCÓ

2007

Mediante Decreto 0708 de diciembre 24 de 2007, se creó la Comisión Regional de Competitividad e Innovación del Chocó, y se reconoció a través del acuerdo de voluntades, firmado el 18 de abril de 2008; bajo el liderazgo de la Cámara de Comercio, se logró viabilizar la ejecución de iniciativas productivas y de gestión, como:

 Desarrollo organizacional para la comercialización de los productos de la cadena de pesca artesanal en la región del Medio Atrato Chocoano y Antioqueño, proyecto ejecutado en convenio con la Corporación y Desarrollo Empresarial del Chocó, CORFEMCHOCO.

 Diagnostico sector Tenderos de la ciudad de Quibdó, ejecutado en convenio con la universidad Tecnológica del Chocó Diego Luis Córdoba.

 Fortalecimiento de la capacidad productiva y competitiva de ebanisterías de la ciudad de Quibdó, convenio realizado con la cofinanciación de FOMIPYME.

 Proyecto Cimientos I y II convenio ejecutado con la cofinanciación de la USAID – Programa Cimientos.

 Plan Regional de Competitividad del Chocó

2009

Mediante Ley 1150 de 2007 y Decreto 4881 de diciembre de 2008, el Gobierno Nacional, define y comunica a las Cámaras de Comercio, la operación del nuevo Registro Único de Proponentes, implementando a su vez, un nuevo aplicativo virtual, que facilita la operación y administración del RUP.

2012

Mediante la ley 1429 de 2010, o ley de Formalización y Generación de Empleo, el Gobierno Nacional en articulación con las líneas de acción misional de las Cámaras de Comercio, se presentó una amnistía para renovar la matricula mercantil y, a su vez, brindar beneficios tributarios para nuevas y pequeñas empresas matriculadas, estrategia, que genero un alto impacto, en cuanto a la generación de nuevos empleos, dinamización del tejido empresarial de las diferentes regiones del país, así como el fortalecimiento de los canales electrónicos en la simplificación de trámites.

Mediante Decreto Ley 019 de 2012 – Antitrámite, el Gobierno Nacional, otorgó a las Cámaras de Comercio, la administración de nuevos registros públicos y se amplió el alcance de otros, como: el Registro Nacional de Turismo RNT.

Inclusión de las operaciones del Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro, al Registro Único Empresarial (RUE) como RUES, Registro Único Empresarial y Social, el cual facilita que nuestros empresarios, desde cualquier Cámara de Comercio del país, puedan realizar la radicación de trámites, generación de certificados, consulta de homonimia, consulta de nombre de representantes legales de personas jurídicas, facultades y limitaciones.

2012 De conformidad con el Decreto 2450 de diciembre 3 de 2012, expedido por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, se otorgó el cambio de nombre de Cámara de Comercio de Quibdó por el de Cámara de Comercio del Chocó.

2013 Cambio del Logo Institucional

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Programa de Gestión Documental (PGD) Página 9 RESUMEN RESEÑA HISTÓRICA CAMARA DE COMERCIO DEL CHOCÓ

2013

Implementación del programa de Simplificación de Trámites, que dio lugar al primer Centro de Atención Empresarial - CAE, programa que facilita, la gestión e interacción permanente con nuestros aliados estratégicos como: Superintendencia de Industria y Comercio, Alcaldía de Quibdó, Dian, gobernación del Chocó, garantizando a su vez, la simplificación de trámites, mediante la implementación de procesos y sistemas de información articulados.

2014

Creación de la Agencia de Promoción de Inversión para Quibdó y el Chocó - API –

“INVEST IN CHOCO”, en convenio con la Alcaldía Municipal de Quibdó y la Gobernación del Chocó, como una estrategia de gestión priorizada, a fin de atraer inversión nacional e internacional y fortalecer el tejido empresarial de nuestra región.

2015 El Instituto Colombiano de Normas Técnicas - ICONTEC, otorgó certificación a los procesos misionales: Sistema de Gestión Registral y Conciliaciones, bajo la norma ISO 9001:2008.

2015 Diseño y lanzamiento de la nueva aplicación para dispositivos móviles “Cámara Chocó APP”, como una estrategia de comunicación, con la cual los empresarios y comunidad en general podrán estar al día con la actualidad y hechos relevantes de la Entidad.

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Organigrama

Directivo Coordinador Asesor Profesional Asistencial Operativo PRESIDENCIA EJECUTIVA

JUNTA DIRECTIVA

REVISOR FISCAL

COORD. CENTRO DE

CONCILIACION COORD. ADTIVA Y FINANCIERA

COORD. PLANEACION Y GESTION EMPRESARIAL

COORD. DE OPERACION Y SISTEMAS

ASESORIA JURIDICA

COMUNICACIÓN Y RELACIONES CORPORATIVAS

PROMOCION Y DESARROLLO

ASESORIA EMPRESARIAL

OF. RECEPTORA DEL SAN JUAN

ORIENTACION PUERTO SCANER

TESORERIA

TAQUILLAS CONTABILIDAD

SERVICIOS GENERALES SECRETARIA

C.A.E OF. CONTROL INTERNO

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1.3.2 Objeto de la Cámara de Comercio del Chocó

 Jalonar los procesos de desarrollo regional.

 Contribuir de manera efectiva al desarrollo productivo y mercantil del departamento del Chocó.

 Obtener la estabilidad financiera necesaria, para asegurar el crecimiento permanente de la Cámara.

 Alcanzar una cultura de mejoramiento continuo que permita ser competitivos.

 Lograr una cobertura total de los servicios de la Cámara, en su jurisdicción.

1.3.3 Funciones de la Cámara de Comercio del Chocó

a. Servir de órgano de los intereses generales del comercio ante el gobierno y los comerciantes mismos.

b. Adelantar investigaciones económicas sobre aspectos o ramos específicos del comercio interior y exterior y formular recomendaciones a los organismos estatales y semioficiales encargados de la ejecución de los planes respectivos.

c. Llevar el registro mercantil y certificar sobre los actos y documentos en él inscritos, como se prevé en este código.

d. Dar noticia en sus boletines u órganos de publicidad de las inscripciones hechas en el registro mercantil y de toda modificación, cancelación o alteración que se haga de dichas inscripciones.

e. Recopilar las costumbres mercantiles de los lugares correspondientes a su jurisdicción y certificar sobre la existencia de las recopiladas

f. Designar el árbitro o los árbitros o los amigables componedores cuando los particulares se lo soliciten.

g. Servir de tribunales de arbitramento para resolver las diferencias que les defieran los contratantes, en cuyo caso el tribunal se integrará por todos los miembros de la junta.

h. Prestar sus buenos oficios a los comerciantes para hacer arreglos entre acreedores y deudores, como amigables componedores.

i. Organizar exposiciones y conferencias, editar o imprimir estudios o informes relacionados con sus objetivos.

j. Dictar su reglamento interno que deberá ser aprobado por el Superintendente de Industria y Comercio.

k. Rendir en el mes de enero de cada año un informe o memoria al Superintendente de Industria y Comercio acerca de las labores realizadas en el año anterior y su concepto sobre la situación económica de sus respectivas zonas, así como el detalle de sus ingresos y egresos.

l. Las demás que les atribuyan las leyes y el Gobierno Nacional.

1.3.4 Misión

Somos una institución de carácter privado y gremial, jalonadores del desarrollo socioeconómico del Chocó, dedicados a la administración de los registros públicos, facilitadores en la solución de conflictos, orientada hacia el mejoramiento continuo y la satisfacción de sus clientes.

1.3.5 Visión

La Cámara de Comercio del Chocó, será una organización líder en la gestión de proyectos productivos que dinamicen y den respuesta a las necesidades de una región dispuesta a emprender y a competir en un ambiente glocalizado.

1.3.6 Los documentos en la Cámara de Comercio del Chocó

Como persona jurídica de derecho privado cumplimos con algunas funciones públicas como es el caso de los registros públicos: mercantil, proponentes y entidades sin ánimo de lucro, carácter privado que no pierden por el hecho de que

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Programa de Gestión Documental (PGD) Página 2 hayan recibido el encargo de cumplirlas. Estas funciones son expresamente señaladas en la Ley; y han de cumplirse en forma precisa señalada en los ordenamientos que las consagran y las regulan, en consecuencia, sus funciones reglamentadas en las Cámaras actúan conforme a esa normatividad, igualmente el sistema de gestión documental está basado en normas y se debe cumplir con las funciones asignadas por el Gobierno Nacional para los entes privados que cumplen funciones públicas.

1.4 OBLIGATORIEDAD DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

La construcción del Programa de Gestión Documental se presenta en el marco del cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 – Ley de Transparencia y Derecho de Acceso a la información Pública y demás normas que regulan la función archivística, tales como:

 Ley General de Archivos 594 del 2000 en su artículo 21, Programa de Gestión Documental.

 Decreto 2609 que reglamenta el título V de la Ley 594 del 2000 en su capítulo II, Programa de Gestión Documental. Incorporado en el decreto 1080 de 2015.

 Resolución 8934 de 2014 por la cual se establecen las directrices en materia de gestión documental y organización de archivos de los vigilados por la Superintendencia de Industria y Comercio. Artículo 3 numeral A, Programa de Gestión documental.

1.4.1 ¿Qué es el programa de gestión documental?

Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación, en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como Planeación, Producción, Gestión/Trámite, Organización, Transferencia, Disposición de documentos, Preservación a largo plazo y Valoración de la documentación en todas las etapas de su ciclo vital.

1.4.1.1 Objetivo generales del PGD

Definir, elaborar y aplicar de forma óptima y rigurosa un instrumento archivístico que formule y documente a corto, mediano y largo plazo el desarrollo ordenado de los procesos archivísticos contemplados en el proceso de gestión documental, abarcando la totalidad de los documentos de archivos en sus diferentes soportes y etapas del ciclo vital, con el objeto de servir como testimonio y apoyo a las actividades de la Cámara de Comercio del Chocó.

1.4.1.1.1 Objetivos específicos del PGD

 Normalizar y estandarizar a través de las fases del Programa de Gestión Documental – PGD, la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación disposición final durante el ciclo vital del documento.

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 Estructurar el Programa de Gestión Documental, metodología y los procedimientos que orienten armónicamente su desarrollo en la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres (UNGRD).

 Dotar a la Cámara de Comercio de instrumentos técnicos y tecnológicos que permitan que el proceso de gestión documental sea llevado en forma adecuada, cumpliendo con la normatividad.

 Estructurar el Programa de Gestión Documental, metodología y los procedimientos que orienten armónicamente su desarrollo en la institución.

 Señalar la normatividad vigente, las orientaciones metodológicas impartidas por el Archivo General de la Nación y demás normas aplicables a la gestión documental.

 Adoptar una política de Gestión Documental a corto, mediano y largo plazo, de un instrumento archivístico donde se pueda administrar y organizar toda la documentación de una forma apropiada, contemplando todo el ciclo vital de los documentos desde su momento de creación hasta su disposición final

1.4.1.2 Beneficios del PGD para la Cámara de Comercio del Chocó

Con el diseño y adopción del Programa de Gestión Documental en la Cámara de Comercio del Chocó se pretende:

 Identificar la situación actual de la gestión documental de la Cámara de Comercio del Chocó por medio del diagnóstico documental, el cual permitirá destinar los recursos administrativos, técnicos y económicos necesarios.

 Efectuar la planeación de las actividades a desarrollar por la Entidad e los aspectos relacionados con los procesos de la gestión Documental por medio de la creación y actualización de procesos y procedimientos de gestión documental.

 Integrar la gestión de documental con los procesos de planeación, calidad y gestión del conocimiento adelantados por la Entidad.

 Disminuir volúmenes documentales innecesarios, más allá del soporte en el que se encuentren.

 Disminución de costos asociados a los procesos del PGD: Planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición, preservación a largo plazo y valoración.

 Administrar la información registrada en los documentos, dando valor agregado a la gestión del conocimiento de la Cámara de Comercio del Chocó.

 Apoyar la transparencia, la eficacia, la eficiencia y el modelo integrado de gestión.

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 Proponer estándares en materia de gestión documental para la planeación, diseño y operación de los sistemas de información de las de la Cámara de Comercio del Chocó, mediante la articulación con los procesos de gestión documental.

 Favorecer un mayor aprovechamiento de las tecnologías de la información de la Cámara de Comercio.

 Cumplir con los requisitos legales y reglamentarios definidos por el Archivo General de la Nación, así como de los procesos de auditoría, seguimiento y control.

 Evitar la pérdida de documentos, especialmente de los denominados como sustantivos, producidos o recibidos con relación a las funciones propias de las Cámaras de Comercio.

 Facilitar el acceso a la información y disposición de la misma a los interesados dentro de los términos establecidos en la Ley de Transparencia y al Derecho del Acceso a la Información Pública, a través de diferentes medios físicos y electrónicos.

 Generar la prestación de servicios de archivo, más eficientes, acordes con las necesidades de usuarios cada vez más especializados.

 Salvaguardar la memoria documental de la Cámara de Comercio garantizando su conservación a largo plazo utilizando de forma óptima las tecnologías de la información.

1.4.1.3 Alcance del Programa de Gestión Documental

El programa de gestión documental debe ser cumplido por todos los funcionarios y contratistas de la Cámara de Comercio del Chocó, así como los terceros autorizados para el acceso a la información institucional. Los Lineamientos aquí definidos se aplicarán al manejo de toda la documentación producida y recibida por la Entidad, que incluyen documentos en papel y electrónicos, disponibles en diferentes medios como discos, video, DVD, contenidos del sitio web institucional, mensajes electrónicos, entre otros.

1.4.1.4 Público a quien va dirigido el Programa de Gestión Documental 1.4.1.4.1 De tipo Geográfico

La jurisdicción de la Cámara de Comercio del Chocó, es el departamento del Chocó, ubicado al noroccidente de la República de Colombia y atiende los siguientes municipios:

 Acandí  Alto Baudó  Atrato

 Bagadó  Bahía Solano  Bajo Baudó

 Belén de Bajirá  Bojayá  Cantón de San Pablo

 Carmen del Darién  Cértegui  Condoto

 Istmina  Juradó  Litoral del San Juan

 Lloró  Medio Atrato  Medio Baudó

 Novita  Nuquí  Quibdó

 Río Iró  Río Quito  Riosucio

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 Sipí  Tadó  Unguía

 Unión Panamericana

1.4.1.4.2 Usuarios Internos

Corresponde a las personas que están vinculada de una u otra forma a la Entidad como: Miembros de Junta Directiva, Presidenta Ejecutiva, Revisor Fiscal, Coordinadores, Jefes de Áreas, Contratistas, Profesionales, personal Asistencial y Operativos, entre otros.

1.4.1.4.3 Usuarios externos

Corresponde a la principal y mayor cantidad de usuarios de la Cámara de Comercio del Chocó como: Empresarios, ciudadanía en general, entidades u organizaciones particulares, autoridades judiciales, órgano de control y otras entidades oficiales.

1.5 PRE - REQUISITOS PARA LA ELABORACIÓN DEL PGD

Para la elaboración del Programa de Gestión Documental la Cámara de Comercio del Chocó establecerá los documentos, procesos, manuales y/o procedimientos necesarios, entre ellos deberá:

1 Contar con un área en la Entidad designada para la administración y gestión de las actividades y procesos relacionados con la Gestión documental.

2 Tener un responsable que posea los conocimientos y la idoneidad necesaria para el desarrollo de las actividades.

3 Conformar un grupo interdisciplinario integrado por profesionales de las áreas de tecnología, calidad, jurídica, control interno, administrativa y financiera, entre otras, con el fin de lograr la armonización del Programa de Gestión Documental con los demás programas y actividades de la Entidad. Este grupo podrá asumir las funciones del Comité de Archivo y ser la instancia asesora para la dirección en temas de gestión documental.

4 Contar con un Documento de Política de Gestión Documental con base en los lineamientos establecidos en el Decreto 2609 de 2012, artículo 06 (Incorporado en el Decreto 1080 de 2015). Esta Política deberá estar aprobada por la Presidenta de la Cámara de Comercio del Chocó, e informada a todos sus integrantes del Comité de Archivó.

5 Contar con un documento de diagnóstico integral de la función archivística que permita identificar y evaluar los aspectos positivos y críticos de la Gestión Documental de la entidad.

6 Contar con los instrumentos archivísticos de Cuadro de Clasificación – CCD y Tablas de Retención Documental – TRD, debidamente elaborados y aprobados.

7 Establecer una metodología para la planeación e implementación del Programa de Gestión Documental que defina alcance, objetivos e indicadores.

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1.6 DIAGNÓSTICO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

1.6.1 LA PROBLEMÁTICA

Existe un gran interés por parte de la Presidenta Ejecutiva y funcionarios de la Cámara de Comercio del Chocó, por mejorar la gestión y organización documental, y una preocupación por responder a las exigencias legales exigidas por la Superintendencia de Industria y Comercio mediante la Resolución 8934 de 2014. Actualmente se está capacitando a la persona encargada del manejo de Gestión Documental en la Entidad.

Sin embargo, hasta ahora lo actuado no responde a un plan global que priorice acciones, responsables y tiempos de implementación, no existe un Programa de Gestión Documental en la entidad y es necesario establecer algunas rutas, controles, procesos de normalización y políticas sobre producción documental que eviten la duplicación exagerada dentro de la estructura administrativa.

En el organigrama de la Entidad no está creada la oficina de archivo. Es necesario fortalecer esta área, encargada de administrar y gestionar uno de los bienes más importantes de toda administración, como lo es su documentación e información.

Como estamos en proceso aplicar las tablas de retención y valoración documental, todavía no cumplimos con los requisitos de organización establecidos por la Normatividad Archivística expedida por el Congreso y el Archivo General de la Nación, y por eso no se están haciendo las transferencias primarias ni secundarias de documentos de manera permanente ni correcta, esto obedece a la no implementación de las Tablas de Retención Documental y tiene como consecuencia la acumulación de documentación en las oficinas.

Los documentos del archivo central no están debidamente ordenados por la falta de espacio, y se encuentran cajas con expedientes en varias oficinas y en el pasillo, haciéndose la búsqueda más compleja y poniendo en riesgo la integridad y conservación de los documentos, se requiere la adecuación del archivo central y un espacio (local) organizado para que se puedan cumplir con las indicaciones técnicas establecidas por A.G.N., así mismo se deben dotar de extintor, botiquín y demás elementos indispensables para la seguridad, la iluminación no es la más adecuada, lo mismo que la temperatura es muy alta, es necesario utilizar aire acondicionado en este espacio. La recomendación a largo plazo es que toda la documentación este centralizada en un solo lugar, es la más adecuada para son las más indicadas para la conservación de los mismos.

1.6.2 MATRIZ DE DIAGNÓSTICO GENERAL

En la Cámara de Comercio del Chocó, no cuenta con un sistema de Gestión Documental que permita estandarizar la información que se genera en la Entidad, no tiene formulado ni documentado el desarrollo ordenado de los procesos archivísticos, tampoco cuenta con la documentación ordenada, clasificada y organizada de acuerdo a la normatividad vigente; existe un Fondo Acumulado que requiere de su organización con urgencia, lo cual implicará la elaboración de los cuadros de clasificación y de las tablas de valoración documental, clasificando la documentación de acuerdo a su ciclo vital y diferenciando los archivos de gestión, central e histórico. (La Matriz General del Diagnóstico se presenta en el Anexo No 2.)

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1.6.3 MATRIZ DOFA

Anexo No 3.

1.6.4 RIESGOS DE LA GESTION DOCUMENTAL

Anexo No 4

1.7 REQUISITOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PGD

1.7.1 Requisitos Normativos

Anexo Nro. 5

1.7.2 Requisitos Económicos

Los recursos económicos para la elaboración, implementación, difusión, publicación, ejecución y actualización del Programa de Gestión Documental de la Cámara de Comercio del Chocó, a corto, mediano y largo plazo, se realizará anualmente en el proceso de planeación del presupuesto para la correspondiente vigencia, la cual estará a cargo de la Coordinación Administrativa y Financiera.

1.7.3 Requisitos Administrativos

El Área de Gestión Documental, será la encargada de la administración y gestión de las actividades y procesos relacionados con la gestión documental, así mismo cuenta con un equipo interdisciplinario conformado por las siguientes dependencias:

EQUIPO INTERDISCIPLINARIO

INTEGRANTE DEPENDENCIA

Yebrail Yurgaky Victoria Coordinación Administrativa y Financiera Carlos Enrique Rivas Asprilla Coordinación de Operaciones y Sistemas

Harold Antonio Vergara Murillo Coordinación de Planeación y Gestión Empresarial

Dayro Palacios Lizarda Oficina Jurídica

Christian Martínez Valencia Oficina de Control Interno

Norma Londoño Tello Oficina de Comunicaciones y Relaciones Corporativas

Ana Virginia Córdoba Ríos Asistencia de Presidencia Ejecutiva

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Programa de Gestión Documental (PGD) Página 8 MATRIZ RACI – RESPONSABILIDADES EN LA ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE

GESTIÓN DOCUMENTAL ASIGNACIÓN DE ROLES

ACTIVIDADES GESTIÓN

DOCUMENTAL COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA Y

FINANACIERA

PRESIDENCIA

EJECUTIVA CONTROL INTERNO

Elaborar el PGD R A-R C I

Elaborar

Cronograma para la

elaboración del PGD R-A C I I

Realizar Diagnostico

Documental I C I I

Realizar el

Presupuesto I R-A C I

Aprobar el

Presupuesto I A R I

Implementar R A C I

Hacer Seguimiento a

las actividades I C I R-A

CONVENCIONES R: Responsible (Encargado de hacer)

A: Accountable (Responsable que la tarea se cumpla)

C: Consulted (Consultado para la realización de la tarea)

I: Informed (Informado que se va a realizar la tarea)

1.7.4 Requisitos Tecnológicos

La alta gerencia proporcionará toda la infraestructura tecnológica necesaria para que la administración documental producida y recibida por la Entidad, desde su origen hasta su destino final, con el fin de facilitar su producción, gestión, trámite, consulta y conservación final.

Observación: Una vez aprobado el Acuerdo por el Archivo General de la Nación con Confecamaras, se procederá a hacer un estudio de la tecnología a utilizar.

1.7.5 Requisitos de la Gestión de Cambio

Para la fase de implementación del Programa de Gestión Documental, la Cámara de Comercio del Chocó realizará las siguientes actividades:

 Capacitar a cada una de las áreas de la Entidad.

 Desarrollar conjuntamente con las áreas de Comunicaciones y Coordinación Administrativa y Financiera, actividades orientadas a la creación de una cultura de información, por medio de la aplicación de mejores prácticas e implementación de tecnologías de información.

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 Diseñar mecanismos que mitiguen las percepciones negativas frente a los cambios que la Cámara de Comercio del Chocó afrontará durante la implementación de Programa de Gestión Documental.

 Implementar un sistema de comunicaciones que le permita mostrar los avances y victorias tempranas que la Cámara de Comercio del Chocó está obteniendo frente a la implementación de Programa de Gestión Documental.

1.8 LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Con base en lo establecido en el Decreto 2609 de 2012, articulo 9, (Incorporado en el Decreto 1080 de 2015) la Gestión Documental está compuesta por una serie de procesos de carácter archivístico que determinan las necesidades de tipo normativo, funcional, administrativo y/o tecnológico de la Cámara de Comercio del Chocó, cada uno de estos procesos está acompañado por una serie de actividades, procesos y procedimientos, los cuales deben ser adelantados para el aseguramiento de la Gestión Documental.

Los procesos de la Gestión Documental con los cuales se desarrollará el Programa de Gestión Documental son:

1. Planeación.

1. Planeación estratégica de la gestión documental.

2. Planeación documental.

2. Producción Documental.

3. Gestión y trámite documental.

4. Organización documental.

5. Transferencia documental.

6. Disposición de documentos.

7. Preservación a largo plazo documental.

8. Valoración documental.

1.8.1 PLANEACIÓN ESTRATEGICA DE LA GESTION DOCUMENTAL

:

1.8.1.1

Definición

Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.

1.8.1.2 Alcance

Elaboración, formulación y aprobación de los documentos de archivo que muestran la planeación estratégica de la gestión documental en la Cámara de Comercio del Chocó.

1.8.1.3 Actividades

(20)

Programa de Gestión Documental (PGD) Página 10 A continuación se establecen algunas de las actividades que la Cámara de Comercio del Chocó debe

contemplar en el desarrollar de este proceso:

 Elaboración y publicación del Programa de Gestión Documental.

 Elaboración del seguimiento al Programa de Gestión Documental PGD en su ejecución y actualización cuando se considere necesario.

 Desarrollo de los programas establecidos en el Programa de Gestión Documental

 Definición del plan de trabajo para la implementación de los Instrumentos archivísticos.

 Elaboración y publicación del Plan Institucional de Archivos PINAR.

 Seguimiento al Plan Institucional de Archivos PINAR en su ejecución y actualización cuando se considere necesario.

 Elaboración y publicación del documento de Política de Gestión Documental acorde con las necesidades de la Cámara.

 Formalización del seguimiento al documento de Política de Gestión Documental en su cumplimiento y actualización cuando se considere necesario.

 Elaboración o actualización de plan de administración de riesgo de la Cámara y específicamente de los procesos de Gestión Documental.

 Elaboración o actualización de los procedimientos de Gestión Documental.

 Diseño de los indicadores del proceso de Gestión Documental de la Cámara.

 Diseño del plan de Capacitación en Gestión Documental.

 Diseño de un Plan de auditoría y control del cumplimiento de los procesos archivísticos en la Cámara.

1.8.2 PLANEACIÓN DOCUMENTAL

1.8.2.1

Definición

Implementar la planeación de la Gestión Documental de la Cámara partiendo de la creación, diseño, actualización de documentos, formatos y formularios teniendo en cuenta el contexto administrativo, legal, funcional y tecnológico de los mismos en concordancia con lo establecido con la Ley de Transparencia 1712 de 2014

1.8.2.2

Alcance

Este procedimiento es aplicable a todos los documentos internos y de origen externo, asociado al sistema integrado de gestión.

1.8.2.3 Actividades

 Diseño del procedimiento de “Planeación Documental”

 Identificación de los registros de Activos de información.

 Elaboración del índice de información clasificada y reservada.

 Diseño del documento de Política de seguridad de la información para la Cámara.

 Elaboración del Manual de Política de seguridad de la información para la Cámara.

 Diseño y adopción del esquema de publicación a utilizarse con base en las políticas del Gobierno Nacional.

 Programas de gestión documental

 Programa de Normalización de formas y formularios electrónicos

 Programa de digitalización

 Programa de documentos vitales o esenciales

(21)

 Programa de capacitación

1.8.3 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

1.8.3.1

Definición

Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.

1.8.3.2

Alcance

Identificar las actividades relacionadas con la producción de documentos desde el inicio hasta el final del proceso, partiendo de la producción, ingreso, formato, estructura, soporte de los documentos generados por la Cámara.

1.8.3.3

Actividades

 Diseño de procedimiento de “Producción Documental” tales como Actas, Resoluciones, Correos electrónicos, comunicaciones enviadas a terceros; comunicaciones internas, tarjetas entre otras.

 Definición de Políticas de producción Gestión Documenta que contenga:

 Producción de documentos análogos, digitales y electrónicos

 Preservación a largo plazo.

 Diseño y normalización de la producción de documentos, formas, formatos y formularios producidos por la Cámara.

 Definición de tamaños , cantidad, soportes, gramaje y tintas

 Instructivo de diligenciamiento de los formatos y formularios

 Control de la producción, número de copias.

 Diplomática de los documentos

 Constitución de los lineamientos para el diseño, creación, mantenimiento, difusión y administración de los documentos teniendo en cuenta:

 Estructura

 Forma de producción e ingreso de los documentos

 Descripción a través de metadatos

 Mecanismos de autenticación y control de acceso

 Requisitos para la preservación de documentos electrónicos

 Seguridad de la información

 Implementación de la Política de uso, administración y gestión de Correo Electrónico en la Cámara.

 Diseño e implementar el Programa de reprografía de la CÁMARA

1.8.4 GESTIÓN Y TRÁMITE

1.8.4.1

Definición

Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.

(22)

Programa de Gestión Documental (PGD) Página 12 1.8.4.2

Alcance

Actividades relacionadas con la gestión, distribución, trámite, recuperación, acceso para consulta, control y seguimiento de los documentos desde el inicio hasta el fin del proceso.

1.8.4.3

Actividades

 Diseño de procedimiento de “Gestión y Trámite” teniendo en cuenta las siguientes acciones:

 Registro y trámite y distribución de documentos

 Producción de documentos análogos, digitales y electrónicos

 Consulta de documentos, canales de acceso y recuperación

 Preservación a largo plazo

 Diseño de herramientas de control y seguimiento la atención de trámites, tiempos de respuesta.

 Constitución de Políticas de Consulta de documentos

 Establecimiento de Políticas de atención de Derechos de petición, quejas y reclamos

 Diseño de la Tabla de Control de acceso a la información de la CÁMARA

1.8.5 ORGANIZACIÓN

1.8.5.1

Definición

Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.

1.8.5.2 Alcance:

Actividades relacionadas con el proceso de clasificación, ordenación y descripción documental de los documentos tanto en el Archivo de Gestión como en el Archivo Central de la Cámara.

1.8.5.3 Actividades:

 Diseño de procedimiento de “Organización documental” teniendo en cuenta los procesos de ordenación, descripción y organización de documentos.

 Elaboración de Manual de Archivo de la CÁMARA.

 Diseño de políticas de descripción documental (Inventario documental)

 Esquema de metadatos

 Nivel de descripción

 Fases de la descripción documental

 Elaboración de instrumentos de recuperación de información: Guías, inventarios, catálogos e índices.

 Divulgación de los instrumentos archivísticos que participan directamente en el procedo de organización

 Cuadro de Clasificación Documental CCD.

 Tabla de Retención Documental TRD

 Procesos de capacitación a funcionarios sobre el proceso de organización documental y aplicación de los instrumentos archivísticos

(23)

1.8.6 TRANSFERENCIAS:

1.8.6.1 Definición:

Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos..

1.8.6.2

Alcance

Actividades relacionadas con el Proceso de Transferencias primarias y secundarias de documentos en cada una de las fases de archivo, teniendo en cuenta las actividades de validación de la siguiente información: Estructura, metadatos y formato de generación de documentos.

1.8.6.3 Actividades

 Diseño de procedimiento de “Transferencia documental” tanto primaria como secundaria para cada uno de los formatos: documento, datos, audio, video y demás.

 Diseño del procedimiento de verificación de:

 Clasificación, ordenación y descripción de los expedientes transferidos.

 Condiciones de empaque y traslado

 Diseño del Procedimiento de consulta de documentos en el Archivo Central

 Nivel de acceso

 Tiempo de respuesta

 Medio de consulta (físico, electrónico, telefónico)

 Tiempo de préstamo

1.8.7 DISPOSICIÓN A LOS DOCUMENTOS

1.8.7.1 Definición

Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.

1.8.7.2

Alcance

Actividades relacionadas con el Proceso de Disposición de documentos en cualquier etapa del archivo siendo esta su eliminación, selección o conservación permanente con base en lo establecido en la Tabla de Retención Documental.

1.8.7.3 Actividades

 Diseño de procedimiento de “Disposición final de documentos” tanto para los documentos físicos como electrónicos teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

 Aplicación de técnicas de muestreo.

 Identificación de técnicas de eliminación de documentos.

 Conservación de los metadatos de la documentación eliminada.

(24)

 Conservación de los metadatos de procedimiento

 Publicación en sitio web de los inventarios y actas de los documentos eliminados.

 Definición de Proceso de presentación de documentación a ser eliminada para su aprobación al Comité de Archivos de la CÁMARA, teniendo en cuenta:

 Actas de aprobación de eliminación por el Comité de Archivo.

1.8.8

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

1.8.8.1

Definición

Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.

1.8.8.2 Alcance

Actividades relacionadas con el proceso de Preservación de los documentos sin diferencia de su soporte, forma o medio de almacenamiento.

1.8.8.3 Actividades

 Diseño de procedimiento de “Preservación a largo plazo” para los documentos físicos y “Preservación digital a largo plazo” para soportes electrónicos.

 Desarrollo de la Política de Preservación a largo plazo de documentos.

 Elaboración e implementación del Sistema Integrado de conservación de documentos orientado a las diferentes etapas de archivo.

 Elaboración e implementación del Plan de Conservación Documental

 Elaboración e implementación del Programa de Conservación Preventiva documental y digital.

1.8.9 VALORACIÓN 1.8.9.1 Definición

Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).

1.8.9.2 Alcance

Actividades relacionadas con el Proceso de valoración documental teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios, estableciendo su tiempo de conservación en las etapas del archivo, determinando su destino final sea este su conservación temporal o permanente o la respectiva eliminación.

1.8.9.3 Actividades

 Diseño del procedimiento de “Valoración documental” para la información producida y recibida por la Cámara.

(25)

 Elaboración de fichas de valoración documental para cada agrupación documental (serie documental)

 Definición de los criterios de valoración de los documentos teniendo en cuenta los criterios de integridad, autenticidad, inalterabilidad, fiabilidad y disponibilidad.

 Definición del procedimiento de evaluación y actualización de las Tablas de Retención documental de la Cámara.

 Diseño y actualización de un procedimiento conjunto con el Sistema de Gestión de Calidad que permita la interacción entre estos dos sistemas.

1.9 FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD

Para el cumplimiento del Programa de Gestión Documental en la Cámara de Comercio del Chocó se establecen las siguientes fases de implementación:

1.9.1 FASE DE PLANEACION

Para la elaboración del instrumento de Programa de Gestión Documental la Cámara de Comercio del Chocó establece a corto, mediano y largo plazo diferentes metodologías para la revisión, actualización, seguimiento y aprobación que están bajo la responsabilidad de la Coordinación Administrativa y Financiera.

1.9.2 FASE DE EJECUCIÓN Y PUESTA EN MARCHA

Comprende el desarrollo de las actividades específicas de construcción y desarrollo del Programa de Gestión Documental.

 Definir el proceso de sensibilización y capacitación para los colaboradores de la Cámara de la Comercio, con el fin de dar a conocer el Programa de Gestión Documental y los cambios que su implementación acarree en su interior.

 Establecer un mecanismo de retroalimentación de apoyo a los usuarios internos sobre los procesos de adopción del Programa de Gestión Documental al interior de la Cámara de Comercio.

 Ejecutar cada una de las actividades descritas en el Plan de Trabajo propuesto para el desarrollo y construcción del Programa de Gestión Documental de la Cámara de Comercio.

 Desarrollar estrategias que mitiguen la resistencia al cambio por la adopción de nuevas prácticas.

1.9.3 FASE DE SEGUIMIENTO

Comprende el control y análisis constante del Programa de Gestión Documental por lo que estará acompañado de las siguientes actividades.

 Definir un instrumento que permita efectuar el control y seguimiento a cada una de las actividades y metas trazadas en el Plan de Trabajo establecido por la Cámara de Comercio.

 Establecer indicadores de gestión necesarios sobre las actividades de mayor importancia en el desarrollo de la elaboración y ejecución del Programa de Gestión Documental para la Cámara de Comercio.

(26)

 Desarrollar una metodología de seguimiento a los procesos y documentos generados en el desarrollo del Programa de Gestión Documental, con el fin de verificar su funcionalidad y estar prestos a posibles actualizaciones.

1.9.4 FASE DE MEJORA

Busca garantizar los procesos y actividades de la Gestión Documental de la Cámara de Comercio por medio de la continua evaluación, actualización e innovación de los procesos, para ello se propone:

 Garantizar la continuidad del trabajo del grupo interdisciplinario que acompaña a la dirección de la Cámara de Comercio en los aspectos relacionados con la gestión Documental.

 Dar continuidad a la metodología de seguimiento a los procesos y documentos generados en el desarrollo del Programa de Gestión Documental establecido en la fase de seguimiento, con el fin de buscar el perfeccionamiento de los procesos y procedimientos establecidos.

1.9.5 FASE DE PUBLICACION

Con base en lo establecido en el Decreto 2609 de 2012, artículo 12 el Programa de Gestión Documental - PGD, debe ser publicado en la página web de la Cámara de Comercio del Chocó, una vez se ha efectuado su revisión y aprobación por parte de la alta dirección de la entidad.

Al interior del Ente Cameral, se desarrollara una metodología de socialización para los usuarios internos, con el fin de dar a conocer su alcance, objetivos y beneficios.

1.10 PROGRAMAS ESPECIFICOS DE LAS GESTION DOCUMENTAL

Con el fin de apoyar los procesos de Gestión Documental se llevará a cabo la formulación de programas específicos para el tratamiento adecuado de diferentes tipos de información y documentos físicos, estos serán elaborados como aliados estratégicos que complementarán el Programa de Gestión Documental; para ello la Cámara de Comercio del Chocó, desarrollará subprogramas, tales como:

 Programa de Normalización de formas y formularios electrónicos

 Programa de digitalización

 Programa de documentos vitales

 Plan institucional de capacitación

1.10.1 Programa de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos

Propósito Busca efectuar un análisis detallado de la producción de documentos de la Cámara de Comercio, con el fin de crear formas, formatos y formularios en medio electrónico de una forma controlada y normalizada garantizando la identificación, clasificación, ordenación y recuperación de los mismos.

Descripción Directrices necesarias en el Programa de Normalización de formas y formularios electrónicos:

 Crear formas, formatos y formularios de forma controlada y uniforme.

 Identificar las características de contenido estable, forma documental fija, vínculo archivístico y equivalencia funcional.

(27)

 Garantizar la interoperabilidad con otros sistemas de información.

 Cumplir con los requisitos establecidos en el Decreto 2609 de 2012.

 Construcción del banco terminológico para la Cámara de Comercio normalizando los términos de la Gestión Documental

 Establecer esquema de metadatos para la descripción de los documentos de archivo.

 Contar con los instrumentos archivísticos de Cuadro de Clasificación Documental y Tabla de Retención Documental.

1.10.2 Programa de digitalización

Propósito Busca la evaluación de las necesidades de la Cámara de Comercio en lo relacionado con la aplicación de técnicas de digitalización, reprografía, captura de información que sean aplicables y beneficiosas para los procesos de Gestión Documental.

Descripción  Identificar el estado de los procesos de reprografía, impresión y digitalización con los que cuenta la Cámara de Comercio con el fin de identificar las necesidades del servicio.

 Diseñar un modelo de servicios para los procesos de copiado, impresión y digitalización al interior de la Cámara de Comercio.

 Identificar los requerimientos técnicos para la selección de técnicas de reprografía y digitalización a ser adoptados por la Cámara de Comercio.

1.10.3 Programa de documentos vitales

Propósito Busca identificar, evaluar, preservar y recuperar aquella información de importancia para la Cámara de Comercio que en caso de emergencia deba ser protegida, salvaguardada, reservada, evitando su pérdida y adulteración, dada su importancia para la continuidad del objeto fundamental institucional.

Descripción  Identificar los documentos vitales de la Cámara de Comercio que respalden el objeto de la función que desarrolla y evidencien las obligaciones legales y financieras.

 Efectuar la valoración del nivel de riesgo de seguridad de la información en sus diferentes soportes y el impacto de su pérdida para la Cámara de Comercio.

 Identificar los procesos de back ups, protección de información y plan de contingencia desarrollados por la Cámara de Comercio frente a la información con la que cuenta.

 Establecer la Tabla de Control de Acceso a la Información producida y recibida por la Cámara de Comercio que garantiza los niveles establecidos de acceso y consulta a los documentos.

.

1.10.4 Programa de capacitación

(28)

Programa de Gestión Documental (PGD) Página 18 Propósito Busca brindar los conocimientos necesarios en Gestión Documental y administración

de archivos necesarios para el desarrollo del Programa de Gestión Documental. El Programa de capacitación está incluido en el establecido por la Cámara de Comercio para sus usuarios internos.

Descripción  Identificar las necesidades de información en cada uno de los niveles de usuarios de la Cámara de Comercio

 Crear conciencia de la importancia de la implementación de los procesos y procedimientos adelantados frente a la adopción del Programa de Gestión Documental

 Dar a conocer los requerimientos legales en los que se encuentra obligada la Cámara de Comercio en cumplimiento de sus objetivos.

 Garantizar la aplicación y continuidad de los procesos de gestión Documental al interior de la Cámara de Comercio

 Crear cultura de información.

(29)

Anexos

Anexo No. 1 Glosario de términos

 Cuadro de Clasificación Documental – CCD: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.

 Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

 Instrumentos Archivísticos: Herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la archivística y la gestión documental.

 Modelo de requisitos documentos electrónicos: Listado.

 Plan Institucional de Archivos: Instrumento archivístico que permite generar cambios planificados, articulando y dando un ordenamiento lógico a los planes y proyectos que en materia archivística formule la Entidad.

 Programa de Gestión Documental: Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.

 Reglamento de Archivo: Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos que regulan la función archivística en una entidad.

 Tablas de Retención Documental – TRD: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

 Tablas de Valoración Documental – TVD: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

(30)

Anexo No. 2 Diagnóstico documental

Formato de Diagnóstico para la elaboración de un Programa de Gestión Documental – PGD

ANEXO No 2 Diagnóstico documental

Formato de Diagnóstico para la elaboración de un Programa de Gestión Documental – PGD

DIAGNOSTICO DOCUMENTAL 1. Prerrequisitos para la elaboración del PGD

Antes de proceder a elaborar el PGD, se debe verificar que la entidad cumple con los requisitos descritos en el Artículo 6 (Componentes de la política de gestión documental) del Decreto 2609 de 2012:

Requisito Cumple

Marco conceptual para la gestión de información física. No

Marco conceptual para la gestión de información electrónica. No

Conjunto de estándares para la gestión de información en cualquier soporte. No Metodología para creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación

de información.

No

¿Existe cooperación, articulación y coordinación entre las áreas de Planeación,

Archivo y Oficinas Productoras? No

¿La responsabilidad sobre la gestión documental está asignada a un área

específica? ¿En cuál? Si, Presidencia Ejecutiva

¿Cuenta con profesionales calificados en archivística? ¿Cuántos? No

¿Están identificados los aspectos críticos de la gestión documental en la Entidad?

¿Cuáles son? Si, Infraestructura, recursos tecnológicos,

humanos.

¿Se encuentra establecido el Comité de Archivo de la Entidad? Si

¿Se tienen identificados en el mapa de riesgos lo temas inherentes a la gestión

documental? ¿Cuáles? No

¿Están elaboradas y aprobadas las tablas de retención documental – TRD? ¿Desde

cuándo? No

¿Están elaboradas y aprobadas las tablas de valoración documental – TVD? ¿Qué

periodo cubren? No

2. Aspectos generales

Requisito SI / NO

¿Los documentos tienen valor para dar soporte y continuidad de las funciones de la Entidad?

Si

¿El PGD se articula con la misión de la Entidad? Si

¿El PGD se articula con los objetivos institucionales? Si

¿El PGD se articula con las metas estratégicas de la Entidad? Si

(31)

Programa de Gestión Documental (PGD) Página 21 DIAGNOSTICO DOCUMENTAL

¿Los procedimientos de la gestión documental están estructurados respectando los principios y procedimientos de la Ley de Transparencia y acceso a la información?

No

¿Los procedimientos de la gestión documental están estructurados

respectando los lineamientos y principios de la Ley de datos personales? No 3. Información institucional

Requerimiento SI / NO

¿Se tiene identificada la historia de la Entidad? Si

¿La misión institucional se encuentra actualizada? Si

¿La visión institucional se encuentra actualizada? Si

¿Existe política de calidad? Si

¿La gestión documental está definida como un proceso transversal en el

Sistema de Gestión de Calidad? Si

¿El área responsable de la gestión documental figura dentro de la

estructura orgánica? Si

4. Alcance

Requerimiento SI / NO

¿Se tiene previsto a que público debe estar dirigido el PGD? En caso

afirmativo regístrelos en el formato. Si, grupos de interés

¿Se tiene conocimiento sobre a qué tipo de información debe ser aplicado el PGD? En caso afirmativo regístrelos en el formato.

No

¿El PGD puede ser alineado con el plan estratégico institucional? Explique Si

¿El proceso de gestión documental cuenta con recursos presupuestales para garantizar su adecuado funcionamiento? En caso afirmativo indique el

valor y las vigencias. No

En relación con requerimientos tecnológicos ¿La Entidad cuenta con un aplicativo de gestión documental? En caso afirmativo indique cual es y que

módulos tiene. No

5. Lineamientos para los procesos de gestión documental

Planeación SI / NO

¿La Entidad ha formulado disposiciones internas tales como resoluciones, circulares y procedimientos que buscan regular la gestión documental? En

caso afirmativo regístrelos en el formato. Si, Comité de archivo

¿La entidad cuenta con los instrumentos archivísticos definidos en el

Decreto 2609 de 2012? En caso afirmativo regístrelos en el formato Si

¿Existen series documentales de preservación a largo plazo? En caso

afirmativo regístrelas en el formato. No

¿Se cuenta con un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de

Archivo – SGDEA? En caso afirmativo indicar el nombre No