Estudio de factibilidad para la creación de una empresa de digitalización y administración de documentos para empresas del sector público y privado en la ciudad de Quito

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UNIVERSIDAD INTERNACIONAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

Trabajo de titulación previa a la obtención del título de Ingeniera

Comercial.

Estudio de factibilidad para la creación de una empresa de digitalización y

administración de documentos para empresas del sector público y privado

en la ciudad de Quito.

Autora: María José Escandón Esparza

Director: MSc. Christian Dávila

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APROBACIÓN DEL TUTOR

Yo, Master Christian Dávila, tutor designado por la Universidad Internacional del Ecuador UIDE para revisar el Proyecto de Investigación con el tema: “ESTUDIO DE FACTIBILIDAD PARA LA CREACIÓN DE UNA EMPRESA DE DIGITALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS PARA EMPRESAS DEL SECTOR PUBLICO Y PRIVADO EN LA CIUDAD DE QUITO” del estudiante

María José Escandón Esparza, alumna de la Facultad de Ciencias

Administrativas, considero que dicho informe investigativo reúne los requisitos de fondo y los méritos suficientes para ser sometido a la evaluación del Comité Examinador designado por la Universidad.

Quito, julio del 2016

EL TUTOR

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CERTIFICADO DE AUTORÍA

Yo, María José Escandón Esparza, declaro bajo juramento, que el trabajo aquí

descrito es de mi autoría; que no ha sido presentado anteriormente para ningún grado o calificación profesional y que se ha consultado la bibliografía detallada.

Cedo mis derechos de propiedad intelectual a la Universidad Internacional del Ecuador, para que sea publicado y divulgado en internet, según lo establecido en la Ley de Propiedad Intelectual, reglamento y leyes.

_________________________ María José Escandón Esparza

Yo, Christian Dávila certifico que conozco al autor del presente trabajo siendo ella responsable exclusiva tanto de su originalidad y autenticidad, como de su contenido.

_______________________ Director de la Tesis

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Dedicatoria.

Este trabajo de titulación es dedicado para la persona que me ha brindado incondicionalmente su tiempo, conocimiento, comprensión y amor para que este proyecto se cristalice y pueda culminarlo con éxito a ti mi compañero de vida Alfredo Salazar gracias por creer en mí.

A mis hijos Estephy y Alex que con su ternura y alegría han sabido apoyarme y darme fuerzas para seguir adelante.

Al ser supremo creador de mi vida quien me ha dado la capacidad y las fuerzas para culminar con éxito esta etapa de mi vida.

“No existe falta de tiempo, existe falta de interés.

porque cuando la gente realmente quiere, la madrugada se vuelve día,

el martes se vuelve sábado

y un momento se vuelve oportunidad….”

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Agradecimiento.

Agradezco de manera especial a mi Tutor de Tesis el MSc. Christian Dávila por brindarme su apoyo, tiempo, directrices y motivación en el proceso de investigación y completar con éxito mi trabajo final de titulación.

A cada uno de los Docentes de la Universidad Internacional del Ecuador que con dedicación y compromiso han impartido sus conocimientos y experiencia.

Al MSc. Geovanny Reyes Coordinador de la Carrera de Ciencias Administrativas de la Universidad Internacional del Ecuador centro de apoyo Eloy Alfaro quien siempre ha mostrado predisposición para solventar las inquietudes y dar solución a los inconvenientes presentadas a lo largo de la carrera.

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Índice de Contenidos.

APROBACIÓN DEL TUTOR ... ii

CERTIFICADO DE AUTORÍA ... iii

Dedicatoria. ... iv

Agradecimiento. ... v

Índice de Contenidos. ... vi

Índice de Gráficos. ... x

Índices de Tablas. ... xii

Resumen... xv

Abstract ... xvi

INTRODUCCIÓN ... 1

CAPÍTULO I ... 2

1. PLAN DE INVESTIGACIÓN. ... 2

1.1 EL PROBLEMA. ... 2

1.2 EL OBJETO DE LA INVESTIGACION. ... 2

1.3 PLANTEAMIENTO Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA. ... 2

1.3.1 Planteamiento del Problema. ... 2

1.3.2 Formulación del Problema. ... 3

1.4 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION... 3

1.4.1 Objetivo General. ... 3

1.4.2 Objetivos Específicos. ... 3

1.5 JUSTIFICACIÓN: ... 3

1.5.1 Justificación Teórica: ... 3

1.5.2 Justificación Práctica. ... 5

1.5.3 Justificación Relevancia Social. ... 6

1.6 IDEA A DEFENDER... 6

1.6.1 Variable Independiente:... 6

1.6.2 Variable Dependiente: ... 6

CAPÍTULO II ... 7

2. MARCO REFERENCIAL. ... 7

2.1 MARCO TEORICO. ... 7

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2.3 ANALISIS PEST. ... 11

2.3.1 Análisis del Macroentorno ... 11

2.4 FUERZAS DE PORTER. ... 21

2.4.1 Rivalidad entre competidores existentes. ... 21

2.4.2 Amenaza de productos y servicios sustitutos ... 22

2.4.3 Amenaza de los nuevos competidores ... 22

2.4.4 Poder de negociación de los proveedores ... 22

2.4.5 Poder de negociación de los clientes ... 22

2.4.6 Matriz de evaluación Externa. ... 23

2.4.7 Matriz de evaluación Interna. ... 24

2.4.8 Diagrama Causa y Efecto... 27

CAPÍTULO III ... 28

3 ESTUDIO DE MERCADO ... 28

3.1 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION DE MERCADO. ... 28

3.1.1 Objetivo General ... 28

3.1.2 Objetivos Específicos: ... 28

3.2 TIPOS DE INVESTIGACION REALIZADA. ... 28

3.2.1 Investigación Exploratoria. ... 28

3.2.2 Investigación Descriptiva. ... 28

3.2.3 Investigación de Campo. ... 29

3.3 FUENTES DE INVESTIGACIÓN. ... 29

3.3.1 Fuentes Secundarias: ... 29

3.3.2 Fuentes Primarias: ... 29

3.4 IDENTIFICACIÓN Y SELECCIÓN DEL MERCADO. ... 30

3.4.1 Segmentación del Mercado ... 30

3.5 MERCADO OBJETIVO Y MERCADO META. ... 32

3.5.1 Mercado Objetivo ... 32

3.5.2 Mercado Meta ... 33

3.6 ANÁLISIS DE LA DEMANDA. ... 33

3.6.1 Proyección de la demanda. ... 34

3.6.2 Cálculo de la Demanda para la Capacidad Instalada ... 34

3.7 DETERMINACION DEL UNIVERSO. ... 35

3.7.1 Población Y Muestra ... 35

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3.8.1 Formato de la Encuesta. ... 36

3.8.2 Procesamiento de Datos ... 37

3.9 MARKETING MIX ... 48

3.9.1 Producto ... 48

3.9.2 Precio ... 51

3.9.3 Plaza ... 55

3.9.4 Promoción ... 56

3.9.4.1 Ventas Personales: ... 58

3.9.4.2 Marketing Directo: ... 58

3.9.4.3 Promoción de Ventas ... 58

3.9.4.4 Publicidad: ... 58

3.10 PRINCIPALES HALLAZGOS DE LA INVESTIGACION... 62

3.11 ANÁLISIS FODA. ... 63

CAPITULO IV ... 65

4. ESTUDIO ECONÓMICO. ... 65

4.1 INVERSIÓN. ... 65

4.1.1 Inversión en Activos Fijos. ... 65

4.1.2 Inversión Diferida. ... 67

4.1.3 Capital de Trabajo ... 68

4.2 FINANCIAMIENTO. ... 69

4.3 COSTOS E INGRESOS DEL PROYECTO. ... 70

4.3.1 Costos de Producción ... 70

4.3.2 Presupuestos Gastos de Administración ... 73

4.3.3 Presupuestos de los Gastos de Venta ... 76

4.3.4 Presupuestos de los Gastos Financieros ... 78

4.4 PROYECCIÓN DE LOS COSTOS Y GASTOS DEL PROYECTO. ... 78

4.5 INGRESOS. ... 79

4.6 ESTADOS FINANCIEROS. ... 80

4.6.1 Balance de Situación Inicial ... 80

4.6.2 Estado de Pérdidas y Ganancias ... 81

4.6.3 Estado de Flujo de Efectivo ... 82

4.7 EVALUACION FINANCIERA. ... 82

4.7.1 Tasa de Descuento ... 82

4.7.2 Determinación del Valor Actual Neto (VAN) ... 83

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4.8 RECUPERACION DE LA INVERSIÓN. ... 83

4.9 ANÁLISIS DE SENSIBILIDAD. ... 84

CAPITULO V ... 86

5. LA EMPRESA Y SU ORGANIZACIÓN ... 86

5.1 Base legal y Constitución ... 86

5.1.1 Requisitos técnicos ... 86

5.1.2 Pasos para la constitución. ... 87

5.2 BASE FILOSÓFICA. ... 88

5.2.1 Nombre o razón Social ... 88

5.2.2 Misión. ... 88

5.2.3 Visión... 88

5.2.4 Principios. ... 89

5.2.5 Valores. ... 89

5.3 ESTUDIO ADMINISTRATIVO. ... 90

5.3.1 Organigrama: ... 90

5.3.2 Perfiles Profesionales ... 91

5.3.3 Salarios y Compensaciones ... 100

5.4 ESTUDIO TÉCNICO. ... 100

5.4.1 Localización del Proyecto. ... 100

5.4.2 Tamaño del Proyecto. ... 102

5.4.3 Distribución. ... 103

5.4.4 Capacidad. ... 103

5.4.5 Factibilidad Técnica ... 105

5.4.6 Requerimientos del proyecto ... 105

5.4.7 Digitalización de documentos. ... 107

5.4.8 Gestor Documental. ... 113

5.4.9 Comercialización de equipos de digitalización. ... 121

CAPÍTULO VI ... 123

6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ... 123

6.1 CONCLUSIONES. ... 123

6.2 RECOMENDACIONES. ... 124

6.3 ANEXOS. ... 126

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Índice de Gráficos.

Gráfico 1 Inflación anual del Ecuador ... 14

Gráfico 2 Tasa de interés activa en el Ecuador. ... 16

Gráfico 3 Tasa de interés en el Ecuador. ... 17

Gráfico 4 Uso de internet en la población del Ecuador. ... 20

Gráfico 5 Matriz de evaluación interna y externa ... 25

Gráfico 6 Resultados matriz de evaluación. ... 25

Gráfico 7 Cuadrantes de matriz de evaluación. ... 26

Gráfico 8 Diagrama Causa Efecto ... 27

Gráfico 9 Sectorización de la encuesta realizada. ... 38

Gráfico 10 Encuesta pregunta 1 ... 39

Gráfico 19 Memoria Flash ... 48

Gráfico 20 DocuWare ... 49

Gráfico 21 Escaner KODAK ... 50

Gráfico 22 Ubicación de la empresa. ... 56

Gráfico 23 Tarjeta de presentación. ... 59

Gráfico 24 Hoja membretada. ... 59

Gráfico 25 Carpeta empresarial. ... 60

Gráfico 26 Material Publicitario ... 60

Gráfico 27 Material Publicitario Memory Flash ... 61

Gráfico 28 Material Publicitario Disco Duro... 61

Gráfico 29 Análisis FODA ... 63

Gráfico 30 Análisis FODA ... 64

Gráfico 31 Pasos para realizar la constitución. ... 87

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xi

Gráfico 33 Organigrama ... 90

Gráfico 34 Densidad de las empresas en el DMQ. ... 101

Gráfico 35 Distribución física de la empresa. ... 103

Gráfico 36 Diagrama de flujo comercialización digitalización de documentos. .. 107

Gráfico 37 Diagrama de flujo proceso de digitalización de documentos. ... 111

Gráfico 38 Escáner de alta producción. ... 112

Gráfico 39 Estación de trabajo remota o local. ... 112

Gráfico 40 Impresora de etiquetas. ... 113

Gráfico 41 Arquitectura sistema DocuWare. ... 114

Gráfico 42 Arquitectura esquemática DocuWare. ... 117

Gráfico 43 Diagrama de flujo comercialización de software DocuWare. ... 118

Gráfico 44 Servidor de datos y web ... 119

Gráfico 45 Estación de trabajo local y remota... 120

Gráfico 46 Diagrama de flujo comercialización escáner. ... 121

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Índices de Tablas.

Tabla 1 Inflación anual de Ecuador. ... 13

Tabla 2 Tasa de interés activa en el Ecuador. ... 15

Tabla 3 Tasa de interés en el Ecuador. ... 16

Tabla 4 Tasa de Interés. ... 18

Tabla 5 Consumo de internet en la población del Ecuador. ... 19

Tabla 6 Matriz de evaluación Externa. ... 23

Tabla 7 Matriz de evaluación interna. ... 24

Tabla 8 Matriz de evaluación interna y externa. ... 25

Tabla 9 Número de empresas a nivel Nacional. ... 31

Tabla 10 Estratificación de ventas anuales ... 33

Tabla 11 Porcentaje de empresas en Pichincha de acuerdo a su tamaño. ... 33

Tabla 12 Demanda de producto. ... 34

Tabla 13 Sectorización de la encuesta realizada. ... 38

Tabla 14 Encuesta pregunta 1 ... 39

Tabla 19 Encuesta pregunta 6. ... 44

Tabla 20 Encuesta pregunta 7. ... 45

Tabla 23 Costos para servicio de digitalización. ... 52

Tabla 24 Precios de software de gestión documental. ... 53

Tabla 25 Costo para software de gestión documental Business. ... 53

Tabla 26 Costos para software de gestión documental profesional. ... 54

Tabla 27 Precios de software de gestión documental. ... 54

Tabla 28 Costos para venta de escáner. ... 55

Tabla 29 Inversión Total ... 65

Tabla 30 Activos fijos equipos de computación. ... 66

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Tabla 32 Suministros de oficina. ... 67

Tabla 33 Activo diferido... 68

Tabla 34 Capital de trabajo. ... 68

Tabla 35 Estado de fuentes y de usos. ... 69

Tabla 36 Tabla de amortización del préstamo. ... 69

Tabla 37 Costos de producción. ... 70

Tabla 38 Materia Prima ... 70

Tabla 39 Materiales directos. ... 71

Tabla 40 Mano de obra directa. ... 71

Tabla 41 Mano de obra indirecta. ... 71

Tabla 42 Servicios básicos. ... 72

Tabla 43 Mantenimiento de activos fijos. ... 72

Tabla 44 Depreciaciones. ... 72

Tabla 45 Gastos administrativos. ... 73

Tabla 46 Mano de Obra. ... 73

Tabla 48 Suministro de aseo. ... 74

Tabla 49 Limpieza ... 75

Tabla 50 Depreciación y Amortización. ... 75

Tabla 52 Gastos de Ventas... 76

Tabla 53 Mano de Obra. ... 76

Tabla 55 Material Publicitario. ... 77

Tabla 56 Depreciaciones. ... 77

Tabla 58 Intereses generados por el préstamo. ... 78

Tabla 59 Proyección de costos y gastos. ... 79

Tabla 60 Ingresos ... 80

Tabla 61 Estado de situación inicial. ... 81

Tabla 62 Estado de pérdidas y ganancias. ... 81

Tabla 63 Estado de flujo de efectivo. ... 82

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Tabla 65 Periodo de recuperación. ... 84

Tabla 66 Análisis de sensibilidad. ... 85

Tabla 67 Requerimiento de activos fijos. ... 105

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Resumen

El presente proyecto comprendió el estudio y análisis del mercado de la ciudad de Quito sobre la necesidad de implementar un sistema tecnológico en las organizaciones que les permita administrar, agilizar los flujos de información documental y mejorar la productividad de sus colaboradores con la finalidad de considerar la factibilidad de creación de una empresa que pueda cubrir las necesidades existentes del mercado potencial.

El estudio de este proyecto permitió conocer de manera detallada y clara los requerimientos de hardware, software, mano de obra, equipamiento y demás rubros y recursos necesarios para su implementación, así como fuentes de financiamiento necesario para llevar a cabo dicha propuesta y su futura operación considerando flujos de efectivo para el análisis financiero.

Palabras clave: Implementación, administración, información, factibilidad,

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Abstract

This project included the study and analysis of the market of the city of Quito on the need to implement a technological system in organizations that will allow them to manage, speed up the flow of documentary information and improve the productivity of its contributors with the purpose of considering the feasibility of creating a company that can cover existing needs of the potential market.

The study of this project allowed to know in detail and clearly the requirements of hardware, software, labor, equipment and other items and resources required for their implementation, as well as sources of funding needed to carry out the proposal and its future operation considering cash flows for the financial review.

Keywords: Implementation, administration or management, information,

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1

INTRODUCCIÓN

La presente tesis tiene por objeto conocer la factibilidad de la creación de una empresa que se dedique a la digitalización y administración de documentos en la ciudad de Quito.

La tesis se desarrolla en seis capítulos que tratan sobre cada uno de los temas investigados:

Capítulo I, se realiza un análisis de la situación actual del manejo de la documentación en las organizaciones es decir se realiza el planteamiento del problema, contiene objetivos generales y específicos de la investigación.

Capítulo II, Contiene los antecedentes de la digitalización y terminología utilizada, desarrolla el estudio del entorno externo e interno del proyecto para poder determinar fortalezas y debilidades.

Capítulo III, dedicado al estudio de mercado, definición de mercado objetivo, mercado meta, análisis e interpretación de resultados de la encuesta y principales hallazgos de la investigación.

Capítulo IV, estudio económico y financiero del proyecto. Determinación de Costos y Gastos por departamentos, proyecciones de gastos e ingresos, estados financieros

Capítulo V, aborda temas sobre el estudio técnico, tamaño y localización que tendrá el proyecto, describe el requerimiento de activos y personal para su ejecución, así como la descripción de los procesos de los productos y servicios. La empresa y su organización, constitución, misión, visión, organigrama funcional y perfiles del talento humano con el que se debe contar. Marketing Mix y fijación de precios de los productos y servicios a comercializar.

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CAPÍTULO I

1. PLAN DE INVESTIGACIÓN.

1.1 EL PROBLEMA.

En la actualidad el manejo de la información física se ha convertido en un dolor de cabeza para toda organización, y debido a la necesidad de las empresas en aumentar su competitividad, estas requieren la máxima optimización de sus tiempos para la ejecución de los procesos de producción y control; es en esta instancia que los documentos físicos en todas sus etapas se han convertido en un gran problema para todo tipo de empresa, esta problemática es independiente al tamaño y tipo de servicio o producto que brinda la misma.

Paralelamente desde hace unos años atrás el estado ecuatoriano ha establecido varias políticas fiscales para las empresas privadas y públicas, obligando a la digitalización de documentación y al uso de formatos electrónicos, esto con el fin de mejorar el control y tiempos de respuesta en la ejecución de procesos y servicios, por tal razón las empresas privadas y diversas instituciones del estado están tratando de buscar soluciones completas e integrales para cumplir con este fin.

1.2 EL OBJETO DE LA INVESTIGACION.

Realizar el estudio de factibilidad para la creación de una empresa de digitalización y administración de documentos para empresas del sector público y privado en la ciudad de Quito.

1.3 PLANTEAMIENTO Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA.

1.3.1 Planteamiento del Problema.

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1.3.2 Formulación del Problema.

¿Qué efecto tiene la digitalización y administración de los documentos así como la generación de formatos electrónicos en la productividad de las empresas?

1.4 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION.

1.4.1 Objetivo General.

Dar a conocer de manera concreta los diversos servicios que se ofertan de las soluciones de Digitalización y Administración de documentos para empresas del sector público y privado en la ciudad de Quito a través de la creación de una empresa de digitalización.

1.4.2 Objetivos Específicos.

a) Dar a conocer en qué consiste el proceso de digitalización documental y su beneficio en el ámbito empresarial.

b) Realizar una investigación de mercado para determinar el grado de aceptación que tendría la prestación de servicios de digitalización para empresas públicas o privadas en la ciudad de Quito.

c) Establecer un mercado objetivo para la comercialización de los productos en la ciudad de Quito.

d) Desarrollar estrategias de comercialización de los productos y servicios de digitalización.

e) Elaborar la imagen corporativa de la empresa en estudio para su posicionamiento en el mercado.

f) Realizar un estudio técnico que permita conocer de manera precisa y objetiva los recursos necesarios para la implementación del proyecto. g) Analizar las fuentes de inversión, ingresos y gastos del proyecto.

h) Realizar la evaluación financiera del proyecto para determinar su viabilidad.

1.5 JUSTIFICACIÓN:

1.5.1 Justificación Teórica:

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vuelve caótico con tanta documentación, obtener una respuesta a un requerimiento dado por un cliente interno o externo puede tomar varias horas o inclusive días hasta conseguir el documento físicamente, esto se reflejará negativamente en el desempeño y productividad de los colaboradores de una organización así como en sus índices de calidad de satisfacción al cliente.

El gestor documental es una herramienta tecnológica que brinda una solución a este problema ya que permite estructurar la misma con documentos de diferentes formatos digitales colocándolos en una sola base de datos documental o en un solo repositorio virtual, de manera que se pueda recurrir a su contenido de una manera más fácil y oportuna con una reducción considerable de tiempos.

La digitalización de documentos es el proceso de convertir una imagen, texto, grafos impresos en papel a una imagen que puede ser reconocida en su totalidad por un computador, preservar la memoria física del documento, para ser consultado a la mayor brevedad posible.

El papel digital da la posibilidad de acceder a los documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar, elimina el continuo deterioro del papel, genera mayor seguridad sobre los documentos originales evitando pérdidas involuntarias, pueden ser utilizados por varios usuarios simultáneamente con el acceso de un sencillo clic.

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En la ciudad de Quito existen grandes grupos empresariales del sector privado como Arca, Farcomed, Banco del Pichincha que manejan con éxito gestores documentales, reflejándose en la satisfacción del cliente interno y externo por sus bajos tiempos de respuesta a solicitudes realizadas.

En el sector público de igual manera toda Secretaría, Subsecretaría o Ministerio utilizan el Quipux como gestor documental.

A través de este estudio lo que se pretende es conocer y evaluar las probabilidades de éxito al generar la empresa de Digitalización de documentos dirigiéndome a un potencial mercado de la ciudad de Quito con servicios de calidad y a precios competitivos.

1.5.2 Justificación Práctica.

Por medio del uso de la digitalización de documentos y el manejo del papel digital se puede optimizar los procesos mediante los siguientes beneficios:

 Evita el deterioro o rotura de documentos originales.  No hay riesgo de robo o destrucción de documentos.

 Los documentos originales pueden encontrarse bajo resguardo.  Se pueden consultar desde diferentes puntos geográficos.

 El acceso a un mismo documento puede ser de manera simultánea.  Se evita el costo y el tiempo de búsqueda y traslado de documentación.  No ocupan lugar físico en las áreas de trabajo.

 Se pueden imprimir como fiel copia de la original.

 Agiliza los procesos de aprobación de documentos con el uso de sellos y firmas digitales, quedando registrado la hora, fecha y usuario que da trámite en una etapa del proceso.

 Permite cuantificar los tiempos de ejecución de los procesos.

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 Permite acceder a la documentación las 24 horas los 365 días del año  Se pueden generar varios reportes de acuerdo a la necesidad de cada usuario.

1.5.3 Justificación Relevancia Social.

La digitalización de documentos tiene su base fundamentada no solo en mejorar la eficiencia en los procesos empresariales, sino en las consecuencias directas de la misma, es decir:

 Generación de nuevos puestos de trabajo.

 Disminución de tiempos de espera para los usuarios o clientes internos o externos de un servicio.

 Disminución del uso de papel lo cual contrasta directamente con el uso de la tecnología a favor del planeta.

 Disminución del uso de: energía, agentes químicos, medios físicos, tecnológicos y espacio para el archivo, preservación y custodia de nuevos documentos.

1.6 IDEA A DEFENDER.

1.6.1 Variable Independiente:

“La factibilidad de la creación de una empresa de digitalización”.

1.6.2 Variable Dependiente:

Existen dos principalmente:  El nivel de venta y

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CAPÍTULO II

2. MARCO REFERENCIAL.

2.1 MARCO TEORICO.

En la nueva era digital el uso de herramientas y plataformas electrónicas ha ido evolucionando, es así que para el almacenamiento de la información en la década de los cincuentas existían las tarjetas perforadas, las cintas magnéticas en los sesentas, en los setentas y ochentas los disquetes, en los noventas el disco compacto o más conocido como CD y en el dos mil el uso de memorias USB (Universal Serial Bus), disco duro portátil, nubes de información.

Todas estas herramientas han permitido tener mayor agilidad y movimiento de la información, dotando a los usuarios de versatilidad para su manejo y obtención. Por estas ventajas y nuevas tecnologías existentes en nuestro país desde el año 2013 se han generado políticas que permiten normalizar el proceso de transferir los datos físicos a archivos digitales, su resguardo y administración por medio de El Director Nacional de Registro y Datos Públicos (DINARDAP) con Resolución NO. 020-NG-DINARDAP-2013.

A continuación se transcribe algunos artículos de la Norma de Digitalización que resultan aportantes para el conocimiento de la digitalización.

“ Art 1.- La presente Norma tiene por objeto la protección integral y optimización de la guarda de los datos asentados en archivos, registros y documentos físicos, los mismos que pudieran ser alterados o modificados de alguna forma; prevaleciendo la veracidad, autenticidad y debida conservación y custodia de los registros. El proceso de digitalización, no solo debe responder a la protección de los documentos físicos evitando que el documento sea falso, impreciso o incompleto, si no que deberá utilizarse medios de almacenamiento digital de la información, garantizando el resguardo de la información y su recuperación.”

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a. Garantizar el resguardo de la información digital y su recuperación

b. Prever mecanismo automáticos que permitan detectar constantemente cualquier alteración sobre el documento digital, y,

c. Definir un formato de lectura que s perdurable en el tiempo y que obedezca a un estándar abierto.”

“Art. 15.- Beneficio de digitalizar: Proporcionar accesibilidad y explotación de información, reduciendo los costos y tiempo, optimizando los recursos, reducción del traslado de papel y evitar la manipulación indebida de la documentación”.

Precauciones previa a la digitalización

“Art. 16.- Se debe identificar la posible necesidad de un tratamiento previo de los documentos originales antes de escanearlos”.

“Art. 17.- Se deberá llevar a cabo tratamientos básicos de conservación previos, usar atriles para los volúmenes encuadernados, y rutinas para controlar la luz y otras condiciones ambientales durante el escaneo”.

“Art. 18.- Cuando los riesgos de daño de los documentos originales sean altos y los documentos tengan un valor especial o estén en malas condiciones, se podrá escanear a partir de ficheros intermedios de microfilm y no a partir de los documentos originales, si se dispone de dichos microfilms”.

“Art. 19.- Finalizado el proceso de digitalización se tiene que tomar en cuenta que:

a. El hecho de que se haya creado una copia ciertamento no es suficiente para justificar la eliminación del documento original.

b. Las imágenes digitales deben tener una autenticidad garantizada.

c. Los documentos digitalizados deben formar parte de un plan de preservación”.

Categorización de documentos, previo a la digitalización

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“Art. 21.- Las tareas a realizar en la fase de identificación de la documentación a digitalizar son:

a. Elaborar un inventario de los documentos a ser digitalizados.

b. Detallar todas sus epecificaciones (número de fojas útiles, sus particularidades, estado, etc.).

c. En la digitalización de los documentos que forman parte de un libro o una serie, decidir si todos los documentos se van a digitalizar o no.

d. Finalidad de los documentos a digitalizar: copia digitaliza, copia auténtica o compulsa.

e. Identificar el soporte del docuemento a digitalizar (tipo de papel, tamaño estándar: A4, A3…).

f. Establecer la relación entre los documentos y la tipología y serie documentales del Archivo Digital.

g. Determinar cuándo y dónde se va a realizar la digitalización en base a criterios como el tipo de documentos y la necesidad de uso y acceso de los mismos.”

2.2 MARCO CONCEPTUAL.

Digitalizar: Es el proceso de convertir en digital información de origen análoga.

Información Análoga: Es la información presente en una: fotografía, imagen, rúbrica o texto escrito a máquina o a mano.

Información Digital: Es la información análoga procesada para ser entendida por un computador, es decir convertido en lenguaje de 0 y 1 la cual posteriormente puede ser editada.

Imagen Digital: Son fotografías electrónicas tomadas de una escena o

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Archivo Digital.- Consiste en una unidad de datos o información almacenada con criterios de archivo que puede ser utilizada por aplicaciones de la computadora.

Compresión: Herramienta que permite reducir el tamaño del archivo de una imagen o documento para su posterior almacenamiento y uso.

O.C.R.: Optical Character Recognition – (Reconocimiento Óptico de Caracteres)

de permite transformar escritura impresa, en texto de formato reconocible por una computadora, y por lo tanto editable y susceptible de aceptar búsquedas textuales, este proceso se realiza por software sobre el documento ya digitalizado.

I.C.R.: Intelligent Character Recognition, (Reconocimiento Inteligente de

Caracteres) permite reconocer y transformar, bajo un proceso similar a OCR, escritura manuscrita.

P.D.F. Portable Document Format – (Formato de Documento Portátil) Formato de almacenamiento para documentos digitales.

Escáner: Dispositivo electrónico que permite obtener imágenes, señales o información de una fuente física, con el propósito de convertirla a código digital y leerla y hacer uso de ella para diversos fines. Existen varios tipos de equipos dependiendo la necesidad, estos son de baja, media y alta producción

Administración de documentos: Un Sistema de Administración de

Documentos, controla el período de vida de un documento dentro de una empresa, es decir, su creación, clasificación, publicación, exportación, quien y cuando lo usa o elimina durante el periodo de vida que tiene el documento dentro de la empresa. Implica el control total de la información.

Gestión Documental Digital: Manera de sustituir los documentos en papel con

archivos digitales. Se trata de un completo sistema que convierte los documentos de una empresa (correos electrónicos, facturas, contratos, etc.) en recursos y conocimientos empresariales valiosos.

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Copia Digitalizada: Es la copia electrónica de documentos originales en papel, en la que no se garantiza su autenticidad.

Metadatos: Datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo. Se puede utilizar hojas separadas que se generan por cada documento y que contiene los datos significativos del mismo, de manera visual y a su vez codificados.

Mercado: En economía, son cualquier conjunto de transacciones o acuerdos de

intercambio de bienes o servicios entre individuos o asociaciones de individuos. El mercado es, también, el ambiente social (o virtual) que propicia las condiciones para el intercambio.

Organización: Las organizaciones son estructuras sociales creadas para lograr metas o leyes por medio de los organismos humanos o de la gestión del talento humano y de otro tipo. Están compuestas por sistemas interrelaciones que cumplen funciones especializadas.

Eficiencia.- La eficiencia es lograr los objetivos o metas usando recursos sin desperdicio de los mismos.

Eficacia.- Es el grado en el que se logran o consiguen metas y objetivos.

Calidad.- Es el grado que tiene las características de un bien o servicio para la satisfacción de las necesidades y exigencias del consumidor.

Foja.- Carilla simple de una hoja de papel.

2.3 ANALISIS PEST.

Por medio del análisis PEST se realiza un estudio del Macroentorno externo es decir elementos sobre los cuales no se tiene ninguna influencia pero que son relevantes para la creación de valor de las estrategias.

2.3.1 Análisis del Macroentorno

Explora los diferentes escenarios analizando aquellos que le permitan obtener ventajas y beneficios así como los que puedan perjudicarlo en el desarrollo del proyecto ya sea en el presente o en el futuro.

(28)

12

Oportunidades “Son aquellas situaciones que se presentan en el entorno de la empresa y que podrían favorecer el logro de los objetivos organizacionales” (Rodríguez, 2005).

Amenazas “Son aquellas situaciones que se presentan en el medio ambiente de las empresas y que podrían afectar negativamente las posibilidades de logro de los objetivos organizacionales” (Rodríguez, 2005)

En el estudio del proyecto se analizará aspectos del entorno Político, Económico, Social, Tecnológico, Ambiental y Legal.

2.3.1.1 Entorno Político

El Ecuador es un país democrático conformado por cinco poderes estatales, el Poder Ejecutivo ejercido por el Economista Rafael Correa desde el año 2007, el Poder Legislativo a cargo de la Asamblea Nacional de la Republica, el Poder Judicial por medio de La Corte Nacional de Justicia, el Poder Ciudadano está conformado por El Consejo de Participación Social y Control Ciudadano y el Poder Electoral.

El país ha mantenido una estabilidad gubernamental por nueve años con el mandato de su actual presidente Economista Rafael Correa Delgado, y una gran coyuntura entre los diversos podres del estado que están manejados por el partido de gobierno Alianza País.

En la actualidad las políticas y normativas existentes en cuanto a Tasas de Importaciones, Salvaguardas de productos, Impuestos sobre la salida de capitales e incremento de impuestos, implementados por el Gobierno Nacional resultan perjudiciales para el giro del negocio, pues la gran parte de sus componentes y partes son de producción internacional siendo estas castigadas con altas tasas de impuestos, estas medidas restrictivas no

2.3.1.2 Entorno Económico

(29)

13

grados de magnitud en las provincias de Manabí y Esmeraldas ha generado que se dé prioridad a la reactivación económica de la zona afectada desviando recursos económicos para cumplir este propósito.

A consecuencia del terremoto muchas edificaciones públicas y privadas fueron destruidas, generando pérdidas no solo económica sino también de información, la cual representa una oportunidad para la generación de la empresa tema del presente estudio.

Inflación

De acuerdo a datos obtenidos del Banco Central del Ecuador la inflación anual en marzo del 2016 fue del 2.32%.

Mientras que la inflación mensual fue de 0.14%.

Tabla 1 Inflación anual de Ecuador.

Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Banco Central del Ecuador.

PERIODO %

MARZO 2010 3.35

MARZO 2011 3.57

MARZO 2012 6.12

MARZO 2013 3.01

MARZO 2014 3.11

MARZO 2015 3.76

MARZO 2016 2.32

(30)

14

Gráfico 1 Inflación anual del Ecuador

El país presenta una desaceleración de la inflación la misma que se puede atribuir a causas como la falta de liquidez ya que un el 5.7% de la población se encuentra desempleada, 17% subempleada y un 25.4% en situación de pobreza conforme lo indica el Instituto Ecuatoriano de Estadísticas y Censos lo cual disminuye la capacidad de compra y por consecuencia una menor demanda de los consumidores.

Otro factor son las restricciones de importaciones lo que ha ocasionado el encarecimiento de varios productos en el mercado.

Crecimiento del PIB

De información obtenida del Banco Mundial Entre 2006 y 2014, el crecimiento del PIB promedió un 4,6%, debido a un fuerte impulso alimentado por los altos precios del petróleo y por importantes flujos de financiamiento externo. Este impulso involucró mayor gasto social e importantes inversiones, particularmente en los sectores de energía y transporte.

(31)

15

Tasas de interés.

La tasa de interés (expresada en porcentajes) representa un balance entre el riesgo y la posible ganancia es decir la oportunidad de la utilización de una cantidad de dinero dada una situación y un tiempo establecido. El Banco Central del Ecuador es el encargado de fijar un piso y un techo para la misma.

a) Tasa de interés activa

Es que reciben los intermediarios financieros de los demandantes por los préstamos otorgados de acuerdo con las condiciones de mercado y las disposiciones del Banco Central.

b) Tasa de interés pasiva

Es el porcentaje que paga una institución financiera a los oferentes por los dineros captados.

Tabla 2 Tasa de interés activa en el Ecuador.

PERIODO %

MARZO 2010 9.21

MARZO 2011 8.65

MARZO 2012 8.17

MARZO 2013 8.17

MARZO 2014 8.17

MARZO 2015 7.31

MARZO 2016 8.89

(32)

16

Gráfico 2 Tasa de interés activa en el Ecuador.

Tabla 3 Tasa de interés en el Ecuador.

PERIODO %

MARZO 2010 4.87

MARZO 2011 4.51

MARZO 2012 4.53

MARZO 2013 4.53

MARZO 2014 4.53

MARZO 2015 5.322

MARZO 2016 5.47

(33)

17

Gráfico 3 Tasa de interés en el Ecuador.

Como se puede observar existe relativa estabilidad en la tasa de interés pasiva entre los años 2010 y 2014, existiendo un incremento en los años 2015 y el primer trimestre del 2016, esto se debe a la situación económica que atraviesa el país lo que ha ocasionado una reducción del poder adquisitivo de la población y por ende su capacidad d ahorro.

(34)

18

Tabla 4 Tasa de Interés.

c) Crédito Pyme

Este crédito está dirigido a pequeñas y medianas empresas para el financiamiento de:

 Capital de trabajo.

 Compra de Activos fijos.

2.3.1.3 Entorno Social

El dinamismo de las comunicaciones y la era digital han generado nuevas tendencias en las personas al obtener cualquier tipo de información de manera inmediata en su ámbito personal, familiar y profesional. La responsabilidad social implica el compromiso de una empresa de ocuparse de su papel en la sociedad como productora, empleadora, vendedora, cliente y miembro de la ciudadanía de manera responsable y más allá de las exigencias legales estipuladas. De ahí que las empresas deben buscar alcanzar un equilibrio entre los imperativos económicos, medioambientales y sociales a través de prácticas eficaces de responsabilidad social haciendo uso de la tecnología y sus aplicaciones para

Tasa Activa Efectiva

Referencial Tasa Activa Efectiva Máxima

para el segmento: para el segmento:

Productivo Corporativo 8.97 Productivo Corporativo 9.33

Productivo Empresarial 10.17 Productivo Empresarial 10.21

Productivo PYMES 11.63 Productivo PYMES 11.83

Comercial Ordinario 9.65 Comercial Ordinario 11.83

Comercial Prioritario

Corporativo 8.89 Comercial Prioritario Corporativo 9.33 Comercial Prioritario

Empresarial 10.09 Comercial Prioritario Empresarial 10.21 Comercial Prioritario PYMES 11.09 Comercial Prioritario PYMES 11.83

Consumo Ordinario 16.81 Consumo Ordinario* 17.3

Consumo Prioritario 16.71 Consumo Prioritario ** 17.3

Educativo 9.3 Educativo ** 9.5

Inmobiliario 10.91 Inmobiliario 11.33

Tasas Referenciales Tasas Máximas

% anual % anual

(35)

19

responder a las expectativas, reclamos e influencias de las partes implicadas y así sostener el valor de los accionistas.

Con la implementación del servicio que la empresa ofrecería se puede satisfacer esta necesidad de la población en cuanto a eficiencia y versatilidad al acceso de la información.

2.3.1.4 Entorno Tecnológico

Las tecnologías de la información y comunicación están transformando el mundo físico con un mundo virtual. Lo cual implica cambios en todos los ámbitos de la actividad humana, en la competitividad, el empleo, en los procesos administrativos y en general en la vida cotidiana. El tiempo y las distancias se ven reducidos y no existen fronteras.

El internet se relaciona de manera directa al manejar el espacio en donde la tecnología se desenvuelve. El internet nos ofrece una nueva economía que se fundamenta en lo digital. Los productores y proveedores de bienes y servicios logran tener una nueva dinámica de conexión con el consumidor/usuario, de acceso fácil y rápido. La apertura de nuevos mercados crea un rápido crecimiento sobre el uso de herramientas informáticas, por lo cual resulta indiscutible la intervención de empresas en mercados digitales como nuevos canales de ventas.

Tabla 5 Consumo de internet en la población del Ecuador.

Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Superintendencia de Telecomunicaciones

Año 2010 2011 2012 2013 2014 2015

Internet Fijo 24.77% 27.60% 38.33% 43.62% 49.44% 67.74%

Internet Movil 2.35% 10.48% 22.15% 26.66% 30.79% 34.97%

CONSUMO DE INTERNET EN LA POBLACION

(36)

20

Gráfico 4 Uso de internet en la población del Ecuador.

Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Superintendencia de Telecomunicaciones

2.3.1.5 Entorno Medioambiental

El papel es un material cotidiano que de una u otra manera todos utilizamos. Pero para producirlo se necesitan grandes cantidades de celulosa por lo que se deben talar millones de árboles para poder empezar a fabricar el papel materia indispensable en nuestra labor diaria.

La industria papelera por lo general es altamente contaminante y provoca muchos impactos negativos en el medio ambiente y en la salud de la población cercana a las mismas, como consecuencia de la contaminación del aire con cloro, compuestos de azufres, dioxinas, entre otros.

Datos de interés:

 Un oficinista promedio imprime unas 10 mil hojas al año, siendo que un árbol sirve para producir 16 resmas de papel.

 115 mil millones de hojas de papel utilizan anualmente en oficinas a nivel mundial.

 El consumo anual promedio de papel es de 48kg por persona, a nivel mundial.

(37)

21 2.3.1.6 Entorno Legal

En el Ecuador la digitalización de documentos y la automatización de procesos por medio del uso de las tecnologías de la información y comunicación se ven legalmente establecidos mediante decreto ejecutivo número 1014. En el decreto ejecutivo antes mencionado establece la disposición de acoplar al gobierno y sus dependencias el uso de las tecnologías de la información y comunicación, el día 10 de abril del 2008. Como considerando se establece la creación de la subsecretaria de tecnologías de la información, la cual es dependiente directamente de la secretaria general de la administración. En este decreto - ley se establecen normas legales que permiten la implementación de la tecnología en sus funciones estatales como una política pública la cual responde a la redistribución y utilización de software libre dentro de toda la administración pública.

Referente a la interconectividad la ley de registro del sistema nacional de datos públicos establece: “Art. 24.- Interconexión.- Para la debida aplicación del sistema de control cruzado nacional, los registros y bases de datos deberán obligatoriamente interconectarse buscando la simplificación de procesos y el debido control de la información de las instituciones competentes.

El sistema de control cruzado implica un conjunto de elementos técnicos e informáticos, integrados e interdependientes, que interactúan y se retroalimentan.”

2.4 FUERZAS DE PORTER.

El modelo de las Cinco Fuerzas de Michael Porter es una herramienta de análisis del microentorno se refieren a las fuerzas cercanas a la empresa que afectan a su capacidad para ofertar a sus clientes y obtener un beneficio.

2.4.1 Rivalidad entre competidores existentes.

(38)

22

herramienta por medio de la prestación de un servicio por el cual se considera que la creación de una empresa que administre y gestione la información digital resultaría innovadora y con un gran mercado potencial por trabajar.

2.4.2 Amenaza de productos y servicios sustitutos

Dentro del mercado tecnológico un producto sustituto vendría hacer los CRM (Customer Relationship Management / Gestión de Relación con los Clientes) que desarrollan software de acuerdo a los requerimientos de los clientes considerando que para la ejecución de los mismos se debe pasar por un largo proceso de desarrollo, pruebas e implementación con costos muy altos en tiempo, inversión y recurso humano.

2.4.3 Amenaza de los nuevos competidores

Analizando esta fuerza se puede determinar que una barrera existente es en cierto modo la inversión de capital que debe realizarse para poder establecer un lugar de acción.

2.4.4 Poder de negociación de los proveedores

Al ser el presente proyecto de implementación una empresa de servicio tecnológico el principal producto es el software de gestión el mismo que se obtiene a través de un Partner directo de la marca que cuenta con representación en la Ciudad de Quito y Guayaquil logrando beneficiarse de ventajas como mejor precio, soporte técnico de fábrica y garantía local del producto.

2.4.5 Poder de negociación de los clientes

(39)

23

2.4.6 Matriz de evaluación Externa.

Tabla 6 Matriz de evaluación Externa.

MEFE

Producto:

Servicio de digitalización de documentos.

Factores críticos para el éxito Peso Calificación Total Ponderado

OPORTUNIDADES

Crecimiento del consumo del producto. 0.2 3 0.6 Crecimiento constante de la industria. 0.2 2 0.4

Nuevas tecnologías. 0.1 3 0.3

Desarrollo de tecnología de alta producción 0.1 3 0.3

AMENAZAS

Competidores con años de servicio. 0.2 2 0.4 Recesión económica en el país. 0.1 2 0.2 Aumento de compañías internacionales. 0.1 1 0.1

TOTAL 1 2.3

MEFE

Producto:

Software de Gestión Documental.

OPORTUNIDADES

AMENAZAS

TOTAL 1 2.6

MEFE

Producto:

Venta de equipos - Scanner.

OPORTUNIDADES

Nuevas tecnologías. 0.2 3 0.6

AMENAZAS

TOTAL 1 2.6

(40)

24

2.4.7 Matriz de evaluación Interna.

Tabla 7 Matriz de evaluación interna.

MEFI

Producto:

Factores críticos para el éxito Peso Calificación Total Ponderado

FORTALEZAS

Excelente servicio al cliente. 0.1 3 0.3 Conocimiento del producto. 0.2 3 0.6 Bajo porcentaje de rechazo. 0.1 2 0.2 Uso de tecnología eficiente. 0.1 1 0.1 Bajo costo de producción. 0.15 3 0.45

Alta calidad de producto. 0.1 2 0.2

DEBILIDADES

Falta de control de asesores comerciales. 0.1 1 0.1 No se actualiza los sistemas de información. 0.1 1 0.1

Empresa nueva. 0.05 1 0.05

TOTAL 1 2.1

MEFI

Producto:

FORTALEZAS

Excelente servicio al cliente. 0.1 3 0.3 Conocimiento del producto. 0.3 4 1.2 Bajo porcentaje de rechazo. 0.1 2 0.2

DEBILIDADES

Altos tiempos de configuración. 0.2 3 0.6 Falta retroalimentación de información 0.1 1 0.1

TOTAL 1 2.8

MEFI

Producto:

FORTALEZAS

Excelente servicio al cliente. 0.1 3 0.3 Conocimiento del producto. 0.2 3 0.6 Bajo porcentaje de rechazo. 0.1 1 0.1 Uso de tecnología eficiente. 0.2 2 0.4

Alta calidad de producto. 0.1 3 0.3

DEBILIDADES

Falta de control de asesores comerciales. 0.1 2 0.2 No se actualiza los sistemas de información. 0.1 2 0.2

TOTAL 1 2.2

(41)

25

Cuadro de resultados Matriz de Evaluación Interna y Externa.

Tabla 8 Matriz de evaluación interna y externa.

MEFI MEFE

Servicio de digitalización de documentos. 2.1 2.3

Software de Gestión Documental. 2.8 2.6

Venta de equipos - Scanner. 2.2 2.6

Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación.

Gráfico 5 Matriz de evaluación interna y externa

Elaborado por: María José Escandón. Fuente: Investigación.

Gráfico 6 Resultados matriz de evaluación.

Elaborado por: María José Escandón.

Fuente: http://es.slideshare.net/marypol/matriz-interna-externa.

2.1, 2.3 2.8, 2.6 2.2, 2.6

1 2 3 4 1 2 3 4 Ev al u ac io n E xte rn a Evaluacion Interna

(42)

26

Gráfico 7 Cuadrantes de matriz de evaluación.

Elaborado por: María José Escandón.

(43)

27

2.4.8 Diagrama Causa y Efecto.

Gráfico 8 Diagrama Causa Efecto

(44)

28

CAPÍTULO III

3 ESTUDIO DE MERCADO

3.1 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION DE MERCADO.

3.1.1 Objetivo General

Conocer los requerimientos del mercado respecto al uso de plataformas informáticas para el manejo de la documentación física en el Distrito Metropolitano de Quito, con la aplicación de una encuesta que permita recolectar información relevante del mercado, demanda, oferta y demanda insatisfecha, para determinar la viabilidad de ejecución del proyecto.

3.1.2 Objetivos Específicos:

 Ejecutar una investigación de campo, con la aplicación de técnicas que permitan un levantamiento de datos ágiles y reales, como la encuesta y entrevista.

 Investigar a los posibles clientes y competidores, para conocer si existe demanda insatisfecha en la comercialización del producto.

 Determinar el mercado meta para la ejecución del presente proyecto.

 Identificar y analizar a la competencia existente en el mercado.

 Conocer las necesidades de los consumidores para establecer los productos y servicios del proyecto en estudio.

3.2 TIPOS DE INVESTIGACION REALIZADA.

3.2.1 Investigación Exploratoria.

Tomada como el primer acercamiento sobre un tema o problema poco estudiado, en el presente caso servirá como fuente exploratoria para poder conocer el actual manejo de la documentación e información de las compañías públicas y privadas de la ciudad de Quito.

3.2.2 Investigación Descriptiva.

(45)

29

Recoge los datos sobre la base de una hipótesis o teoría, exponen y resumen la información de manera cuidadosa y luego analiza minuciosamente los resultados, a fin de extraer generalizaciones significativas que contribuyan al conocimiento. Por medio de esta investigación se quiere examinar las características del problema planteado además de servir como apoyo para la selección y elaboración de técnicas necesarias para recolectar los datos para la consecución del proyecto.

3.2.3 Investigación de Campo.

Este tipo de investigación es también conocida como investigación in situ ya que se realiza en el propio sitio donde se encuentra el objeto de estudio. Ello permite el conocimiento más a fondo del investigador, puede manejar los datos con más seguridad y podrá soportarse en diseños exploratorios.

3.3 FUENTES DE INVESTIGACIÓN.

3.3.1 Fuentes Secundarias:

Son aquellas que ya existen, están elaboradas y publicadas. Para el presente estudio se ha tomado en cuenta las siguientes fuentes investigativas:

 Superintendencia de Compañías  Servicio de Rentas Internas

 Instituto Nacional de Estadísticas y Censos  Municipio de Quito

 Ecuador en Cifras  Internet

 Secretaria de Territorio Municipio de Quito  Textos.

 Tesis

 Monografías

3.3.2 Fuentes Primarias:

(46)

30

En el caso del estudio de factibilidad se obtendrá la información por medio de la aplicación de una encuesta con la finalidad de obtener datos sobre el manejo actual de la documentación física en las empresas y el manejo de la misma, que percepción puede tener sobre el servicio que se desea ofertar, así como la aplicación de la entrevista para las personas encargadas del área administrativa, contable y de sistemas para poder valorar sus requerimientos y necesidades.

3.4 IDENTIFICACIÓN Y SELECCIÓN DEL MERCADO.

Para iniciar este capítulo se presenta una definición básica y sencilla sobre el mercado el cual se puede definir como lo indica Kotler&Amstrong (2008):

“Un mercado es el conjunto de todos los compradores reales y potenciales de un producto. Estos compradores comparten una necesidad o deseo determinados que se pueden satisfacer mediante relaciones de intercambio” (p.42).

En consideración a lo anteriormente indicado, el capítulo del presente estudio está enfocado en determinar esas necesidades y requerimientos del mercado, con la finalidad de poder adaptar el servicio o producto para beneficio mutuo, cliente-proveedor.

3.4.1 Segmentación del Mercado

La segmentación del mercado se ha realizado de acuerdo a las siguientes fuentes de información proporcionadas por El Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC), conjuntamente con la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo (SENPLADES) en el Directorio de Empresas y Establecimientos (DIEE). Este Directorio toma como fuente las empresas que durante el año 2012 no cerraron formalmente sus puertas, registraron ventas en el Servicio de Rentas Internas (SRI) y/o mantuvieron uno o más trabajadores afiliados en el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS). Se incluye en el universo a las microempresas pertenecientes al Régimen Impositivo Simplificado Ecuatoriano (RISE).

(47)

31 3.4.1.1 Segmentación Geográfica

Permite tener una visión global sobre el número de empresas existentes en cada una de las provincias del Ecuador, con la finalidad de obtener datos claros y precisos que sirvan de sustento para la toma de decisiones con respecto al segmento de mercado al que se pretende brindar el servicio.

Del portal de información del Instituto Ecuatoriano de Estadísticas y Censos INEC del Directorio de Empresas y Establecimientos 2014 que es la versión más actualizada se han extraído los siguientes datos referentes al número de empresas constituidas y activas dentro del territorio nacional.

Tabla 9 Número de empresas a nivel Nacional.

Fuente: INEC - Directorio de Empresas y Establecimientos 2014

PROVINCIA NRO. EMPRESAS % TOTAL

TOTAL 843,644 100.0%

PICHINCHA 201,629 23.9%

GUAYAS 159,937 19.0%

MANABÍ 69,611 8.3%

AZUAY 49,026 5.8%

TUNGURAHUA 43,036 5.1%

EL ORO 41,643 4.9%

LOS RÍOS 29,291 3.5%

LOJA 28,629 3.4%

CHIMBORAZO 28,471 3.4%

IMBABURA 27,288 3.2%

COTOPAXI 25,798 3.1%

SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS 22,545 2.7%

ESMERALDAS 18,173 2.2%

CAÑAR 15,579 1.8%

BOLÍVAR 11,763 1.4%

SANTA ELENA 11,298 1.3%

CARCHI 10,649 1.3%

SUCUMBÍOS 9,659 1.1%

ORELLANA 7,910 0.9%

ZAMORA CHINCHIPE 7,821 0.9%

NAPO 7,480 0.9%

MORONA SANTIAGO 6,963 0.8%

PASTAZA 6,572 0.8%

GALÁPAGOS 2,872 0.3%

ZONA NO DELIMITADA 1 0.0%

NÚMERO DE EMPRESAS POR PROVINCIA Y PARTICIPACIÓN NACIONAL, AÑO 2014

(48)

32

En la Provincia de Pichincha de acuerdo a la información obtenida por el Instituto Nacional de Estadísticas y Censos se incluye en el número total de empresas las siguientes clasificaciones con su respectivo porcentaje de aportación al total general:

 Régimen Simplificado RISE 16.4 %

 Personas Naturales no obligadas a llevar contabilidad 29.7%  Persona Natural Obligada a Llevar Contabilidad 24.8 %  Sociedad con fines de lucro 37.7 %

 Sociedad sin fines de lucro 32.9%  Empresa Pública 16.5%

En el caso del proyecto analizado se excluirá a las personas de Régimen Simplificado RISE y las personas naturales no obligadas a llevar contabilidad pues estas clasificaciones dadas por el Servicio de Rentas Internas están dadas para personas que manejan negocios con un valor mínimo de facturación anual de USD 60.000 dólares en el caso del RISE es decir negocios pequeños.

Excluyendo los valores antes indicados se pude contar con una población de empresas en el mercado de la Provincia de Pichincha de 120.977 empresas con un 19% de participación del total nacional lo que convierte a Quito en una ciudad económicamente atractiva.

3.5 MERCADO OBJETIVO Y MERCADO META.

3.5.1 Mercado Objetivo

(49)

33

Tabla 10 Estratificación de ventas anuales

Tabla 11 Porcentaje de empresas en Pichincha de acuerdo a su tamaño.

3.5.2 Mercado Meta

El mercado meta para el presente proyecto serán la empresas, organizaciones, fundaciones, entidades educativas, financieras o cualquier tipo de sociedad que maneje un flujo de documentación dentro de sus estructuras tanto a nivel público como privado.

De acuerdo a la encuesta realizada las fuentes indicaron que podrían requerir del servicio de digitalización con una periodicidad promedio de dos veces por año.

3.6 ANÁLISIS DE LA DEMANDA.

Para lograr determinar la demanda del presente proyecto se ha evaluado los resultados de la encuesta empleada en donde se puede palpar el deseo de la

Clasificación de las empresas Volúmenes de ventas anuales Personal ocupado

Micro empresa Menor a 100.000 1 A 9

Pequeña empresa De 100.001 a 1´000.000 10 A 49 Mediana empresa "A" De 1´000.001 a 2´000.000 50 A 99 Mediana empresa "B" De 2´000.001 a 5´000.000 100 A 199 Grande empresa De 5´000.001 en adelante 200 en adelante

PROVINCIA MICRO

EMPRESA

PEQUEÑA EMPRESA

MEDIANA EMPRESA "A"

MEDIANA EMPRESA "B"

GRANDE EMPRESA

TOTAL 100.0% 100.0% 100.0% 100.0% 100.0%

PICHINCHA 23.1% 30.2% 32.1% 33.4% 37.7%

(50)

34

población por tener acceso al servicio de digitalización y gestión documental. Adicional de acuerdo a la información proporcionada el Instituto Ecuatoriano Nacional de Estadísticas y Censos existían en pichincha 120.977 empresas activas al año 2014 que podrían ser futuros clientes tanto a nivel público como privado.

3.6.1 Proyección de la demanda.

Para realizar la proyección de la demanda se tomará en cuenta el 3.99% del crecimiento de las empresas dato investigado en los años 2013 y 2014 de acuerdo a la fuente del Directorio Empresarial del Instituto Ecuatoriano de Estadísticas y Censos.

Se ha considerado el 75% del total de empresas públicas y privadas como posibles clientes dado el grado de aceptación de la encuesta ejecutada.

Tabla 12 Demanda de producto.

3.6.2 Cálculo de la Demanda para la Capacidad Instalada

El análisis de la capacidad instalada y productiva se lo realiza en base al servicio de digitalización de documentos ya que la venta de software de gestión documental y escáner son bienes que no requieren de un espacio físico de embodegaje o recursos adicionales que impliquen gastos para el proyecto. Con los datos obtenidos de la investigación se puede determinar que 90.732 empresas públicas y privadas serían los posibles clientes con un número promedio mensual de 996’165.048 documentos procesados.

Año No. de Empresas en Quito Posibles clientes Demanda Actual

2016 120,977.00 90,732.75 181,465.50 2017 125,803.98 94,352.99 188,705.97 2018 130,823.56 98,117.67 196,235.34 2019 136,043.42 102,032.57 204,065.13 2020 141,471.55 106,103.67 212,207.33 2021 147,116.27 110,337.20 220,674.40

(51)

35

La capacidad instalada del proyecto permite digitalizar 600.000 hojas al mes como se puede verificar en el capítulo cinco de este estudio, esto corresponde a un 0.06% de la demanda insatisfecha.

3.7 DETERMINACION DEL UNIVERSO.

El universo abarca todas las empresas públicas y privadas que se encuentran registradas dentro de la Ciudad de Quito Distrito Metropolitano en donde se comercializará su portafolio de productos y servicios.

3.7.1 Población Y Muestra

Para obtener la muestra representativa, sobre la cual se basará la investigación, será el método aleatorio simple que consiste en que cada elemento de la población tiene la misma probabilidad de ser seleccionado para integrar dicha muestra.

Para determinar el número de encuestas a realizar, se utiliza la siguiente fórmula:

N*σ2*Z2 η=

---(N-1)*e2+ σ2*Z2

Dónde:

η = el tamaño de la muestra. Ν = tamaño de la población.

σ = Desviación estándar de la población que, generalmente cuando no se tiene su valor, suele utilizarse un valor constante de 0,5.

Z = Valor obtenido mediante niveles de confianza. Es un valor constante que, si no se tiene su valor, se lo toma en relación al 95% de confianza

Equivale a 1,96 o en relación al 99% de confianza.

e = Límite aceptable de error muestral que para este caso se usará un 0.05 para el 5% de error.

(52)

36 σ = 0,5

Z = 1,96

e = 0,05

η = 383 empresas a encuestar.

Total de empresas públicas y privadas a encuestar 383

3.8 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE LA

INFORMACIÓN UTILIZAD A.

La técnica utilizada para la investigación fue la cuantitativa que busca la generalización de los resultados del universo a través de la muestra establecida dentro de unos márgenes de confianza y error, las herramientas de apoyo utilizadas fueron la encuesta, la observación directa y la entrevista.

Las preguntas utilizadas en la encuesta fueron de tipo cerradas.

Con la finalidad de conocer la percepción que tendrá la población frente a la presentación de sus productos de Digitalización y Administración de Documentos, se aplicó la siguiente encuesta.

3.8.1 Formato de la Encuesta.

ENCUESTA PARA MEDIR EL PORCENTAJE DE ACEPTACIÓN QUE TENDRÍA LA CREACIÓN DE UNA EMPRESA DE DIGITALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS PARA EMPRESAS PÚBLICAS Y

PRIVADAS EN LA CIUDAD DE QUITO.

Fecha: _______________________

Nombre: _______________________ Cargo: __________________ Empresa: _______________________

Sector de la Empresa: _________________________

PREGUNTAS:

1. Actualmente su empresa como maneja la documentación existente?

ARCHIVADORES FISICOS ARCHIVO DIGITAL

2. Conoce qué es la documentación digital?

SI NO