MECANISMOS DE SEGUIMIENTO. CONTROL Y GESTION DE INVENTARIOS, ENMARCADOS EN LA LEY SAFCO (SABS), CASO COSSMIL-La Paz

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MECANISMOS DE SEGUIMIENTO. CONTROL Y GESTION DE INVENTARIOS, ENMARCADOS EN LA LEY SAFCO (SABS) , CASO COSSMIL-La Paz

3.7 MODELO DEL LOTE ECONÓMICO (EOQ)

El Modelo de Lote Económico constituye un método determinístico, se aplica

a los artículos del inventario que se reabastecen en lotes u ordenes y que no

se producen o entregan continuamente; sirve de base para la toma de

decisiones

respecto a cuanto comprar o reabastecer los

almacenes. Dentro

de este modelo solo se consideran dos costos, el costo de mantener y el

costo de ordenar.

3.7.1 Propuesta del Modelo de Lote Económico

Por no contar con instrumentos operacionales en la División de Control de

inventarios, se pretende implementar el Modelo de Lote Económico como un

instrumento que permita participar a Control de Inventarios proporcionando

información en las distintas decisiones que se deben tomar para la

adquisición, control y planificación dentro la Corporación.

El modelo considera la cantidad fija de reorden; hay que determinar la

cantidad fija que se debe ordenar cada vez al proveedor y un punto de

reorden que indique cuándo se debe hacer el pedido. Para simplificar el

análisis se harán las siguientes suposiciones:

1. La Demanda se conoce:

2. El abastecimiento 'se recibe todo junto y cuando su nivel esta

exactamente en cero, no en partes (global).

3. El tiempo de entrega es constante.

4. No se permiten faltantes.

5. Los costos que se consideran son el de conservación y de ordenar.

6. El precio unitario, costo de ordenar y los costos unitarios de

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El Modelo del Lote Económico Óptimo (EOQ) se desarrolló en particular para

esta situación por no ser tan complejo pudiendo ser aplicado por los distintos

miembros de Control de inventarios y con cualquier tipo de producto del

almacén, lo que ayudara a decidir para obtener cantidad económica de

pedido, así como también cuándo de debe pedir; apartir del análisis A B C se

seleccionó un solo producto por ser de tipo A y ser uno de los más

representativos dentro el inventario de los almacenes:

CUADRO No. 14

PRODUCTO SELECCIONADO

PARA EL MODELO DEL LOTE ECONÓMICO ÓPTIMO

CANTIDAD

INVENTARIO

INICIAL

(Frascos)

VALOR

INVENTARIO

INICIAL

Bs.

PRECIO

UNITARIO

Bs.

VALOR

DEMANDA.

Bs.

PRODUCTO

CANTIDAD

DEMANDADA

Amoxicilina 500

MG/5ML, Susp.

7.667

80.444.64

10.50

7.407

77.714.24

Fuente: División Control de Inventarias

Seleccionado el producto, con datos proporcionados por la División Control

de Inventarios de COSSMIL y las cantidades obtenidas a través de los

pronósticos, se reemplazará en las formulas del modelo que presentamos en

el Marco Conceptual para hallar los costos, el Lote Económico Óptimo,

tiempo entre pedidos y puntos de reorden.

El pronóstico realizado para el producto seleccionado, Amoxicilina 500

MG/5ML.(frascos), para los años 2004, 2005, 2006. Servirá a Control de

inventarios para que proporcione y emplee la información a través de la

adecuación del Modelo de Lote Óptimo de Pedido.

Para mantener una presentación simple del Modelo de Lote Económico, se

define la siguiente notación:

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MECANISMOS DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y GES PON DE IN TARIOS. ENMARCADOS EN LA LEY SAFCO (SABS) CASO COSSMIL-La Paz

D = Demanda por año en unidades.

N = número de Ordenes al Año

Co = costo de ordenar por orden en bolivianos.

Ch = costo de conservación por unidad por año en bolivianos

Q = cantidad a ordenar en unidades

Para determinar el costo anual del inventario del producto seleccionado se

necesita hallar los costos de ordenar y de conservación.

Costo anual de inventario = costo anual de ordenar + costo de anual

conservación

3.7.1.1

Costo Anual de Ordenar.-

El costo monetario de ordenar esta asociado con el abastecimiento externo,

materiales o productos terminados.

Costo anual de ordenar = número de ordenes x costo de una sola orden

Costo de una sola Orden:

Se determina el costo de ordenar mediante el calculó de Co (ver anexo

No.8), que es el costo de colocar una orden:

Resultado de las operaciones realizadas tenemos el costo de una sola orden:

Co = 869.33 lBs./Pedidol

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Número de Ordenes por Año

Se halla el número de órdenes que se colocan al año, para 2004, 2005 y

2006, utilizando las cantidades pronosticadas de cantidad demandada e

inventario inicial del producto seleccionado (ver cuadros Nos.12 y No.13),

Amoxiciiina 500 MG/5ML.(frascos), para hallar el número de ordenes por

periodo.

Se tiene:

Número ordenes por Año = Cantidad Demandada

Cantidad Inventario inicial

CUADRO No. 15

NÚMERO ORDENES POR AÑO !pedido/ Años

(FRASCOS)

AÑOS

2002

2003

2004

1

2005

2006

CANTIDAD

DEMANDADA

7,407

8,477

9,149

9,821

10,493

CANTIDAD

INV. INICIAL

7,667

8,653

9,346

10,039

10,732

No. ORDENES

AÑO

'pedido/

Año'

0.9661 1

0.9797

0.9789

0.9783

0.9777

LENTE: Eiaboracion propia en base a datos proporcionados por COSSMiL.

Con los datos obtenidos se reemplaza en la fórmula :

Costo anual de ordenar = D x Co

Q

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CUADRO No. 16

COSTO ANUAL DE ORDENAR lBs. f Añol

2002

2003

2004

2005

2006

COSTO UNA

SOLA ORDEN

¡Bs./ Pedido'

869.33

869.33

869.33

869.33

869.33

No. ORDENES

AÑO

0.9661

0.9797

0.9789

0.9783

0.9777

COSTO

ANUAL DE

ORDENAR 1 Bs.

/ AMI

839.85

851.65

851.01

850.45

849.97

FUENTE: Elaboración propia en base a datos proporcionados por COSSMIL

El cuadro No. 16, muestra los costos anuales de ordenar en bolivianos por

año, para los años 2004, 2005 y 2006 respectivamente.

3.7.1.2 Costo Anual de Conservación.-

Los costos monetarios de almacenamiento o conservación incluyen el interés

sobre el dinero invertido en el inventario y en el terreno, edificios y equipo

necesario para tener y mantener el inventario, energía, iluminación, salarios

del personal de vigilancia, costos de mano de obra que maneja el inventario

etc.

El costo anual de conservación, se determina:

Costo anual

= Inventario Promedio x Costo de Conservación

de conservación

(unidad por año)

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el

Costo de conservación

Mediante la combinación de los costos de almacenamiento, obsolescencia y

capital invertido obtenidos de las reparticiones de la Corporación (ver anexo

No.9), se llega a un solo costo de conservación Ch :

Costo de conservación = costo de almacenamiento + costo de

obsolescencia + capital invertido

Mediante las operaciones realizadas en el anexo No. 9, se obtiene el

siguiente costo de conservación (Ch), por unidad de producto en bolivianos

año:

Ch = 0.710 1 Bs. Año 1

a

Inventario Promedio:

Se halla el inventario promedio de las cantidades pronosticadas, para luego

reemplazar en la formula de costo anual de conservación:

CUADRO No. 17

INVENTARIO PROMEDIO AMOXICILINA 500 MG/5ML..(frascos)

AÑOS

2002

2003

2004

2005

2006

CANTIDAD

1NV. INICIAL

7,667

8,653

9,346

10,039

10,732

My.

PROMEDIO

3,834

4,327

4,673

5,020

5,366

FUENTE: Elaboracion propia en base a datos proporcionados por COSSMIL

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CUADRO No. 20

CANTIDAD ÓPTIMA DE PEDIDO

AMOXICILINA 500 MG/5ML.(frascos)

2004

2005

AÑOS

2006

FORMULA

NUEVA

CANTIDAD

Q*

2 x 9,149 x 869.33

0.710

4,733

¡Unid. /Pedido,

2 x 9,821 x 869.33

0.710

4,904

¡Unid. /Pedido'

2 x 10,493 x 869.33

0.710

5,069

¡Unid. /Pedido! MECANISMOS DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y GESTION DE INVENTARIOS, ENMARCADOS EN LA LEY SAFCO (SABS) ; CASO COSSMIL-La Paz

3.7.1.4 Cantidad Óptima de Pedido.-

Es el tamaño del lote que minimiza el costo anual de gestión de inventarios y

pedidos y responde a la pregunta cuanto ordenar.

Mediante la fórmula de cantidad óptima de pedido las cantidades

pronosticadas y los costos obtenidos, reemplazaremos en:

2 xDxCo

Q

Ch

FUENTE: Elaboración propia en base a datos proporcionados por COSSM1L

Para el año 2004 reemplazando la demanda pronosticada, se obtiene la

nueva cantidad (Q*) será de 4,733 frascos por pedido, esta es la cantidad

óptima que se debe pedir a los proveedores.

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Para el año 2005 reemplazamos la cantidad pronosticada 9,821 (frascos)

en la fórmula y obtenemos 4,904 unidades que es la nueva cantidad

óptima por pedido.

5-- Para el año 2006 reemplazamos la cantidad pronosticada 10,493

(frascos), se obtiene 5,069 unidades por pedido para contar con una

cantidad óptima dentro el almacén y no existan faltantes.

Las cantidades obtenidas, son las que se deberían pedir para los años 2004,

2005 y 2006, la aplicación de esta fórmula en Control de Inventarios permitirá

proporcionar información para la adecuada administración el uso de los

recursos de la Corporación para la toma de decisiones.

3.7.1.5 Tiempo Entre Pedidos.-

Denominado también tiempo de ciclo del inventario, es el nivel de inventario

en el cual se debe colocar un pedido.

Se obtiene el tiempo entre pedidos (T) o denominado tiempo de ciclo,

tenemos:

T = (Unidades /pedido) ÷ (Unidades laño)

T = Cantidad Inventario Inicial

Cantidad Demandada

Se halla el tiempo entre pedidos para los periodos de 2004, 2005 y 2006 que

deberían ser:

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SAFCO (SABS) , CASO COSSMIL-La Paz

CUADRO No. 21

TIEMPO ENTRE PEDIDOS (Ped. / año)

AÑOS

2004

2005

2006

NUEVA CANTIDAD

INV. INICIAL

4,733

4,904

5,069

CANTIDAD

DEMANDADA

9,149

9,821

10,493

TIEMPO ENTRE

PEDIDO

pedido/año{

0.517

0.499

(Pedido/año{

0.483

1Pedido/añol

rUENTE: Elaboración propia en base a datos proporcionados por COSSMIL

• Para el año 2004 cada pedido debería de realizarse cada 5 meses y 20

días aproximadamente.

• Para el año 2005 tenemos el tiempo entre pedido que es igual a 5 meses y

14 días aproximadamente.

• Para el año 2006 obtenemos el tiempo entre pedido de 0.483 por año

suponiendo un año de 365 días tenemos 176 días o 5 meses y 9 días

aproximadamente por pedido.

Con el Lote económico de pedido (Q*) se responde a la pregunta de cuánto

se debe pedir y hallando el tiempo entre pedidos (T) que tan frecuente deben

ser dichos pedidos.

3.8 PUNTOS DE REORDEN

Es una cantidad de existencias de un producto o material que ha bajado a un

limite prefijado como mínimo, que es la condición que indica que se debe

formular una orden de compra con un proveedor para que no exista faltantes

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en los almacenes. Los puntos de reorden se basan en el concepto de lote

económico óptimo para el nivel de reorden e intervalos de revisión.

Con el punto de reorden (R) llegaremos a determinar el nivel de inventarios

en el cual se debe colocar un pedido, (cuando pedir).

o Puntos de Reorden Propuestos.-

Con las cantidades que se encontraron a través de los pronósticos y el tiempo

de entrega en días que tarda el producto en llegar al almacén, hallamos el

punto de reorden para los periodos 2004, 2005 y 2006, tendrá la siguiente

notación:

L = tiempo de entrega en días

D = demanda anual

R = punto de reorden

El tiempo de entrega de los productos es de 45 días aproximadamente 27.

F- La demanda anual es la Pronosticada para los años 2004, 2005 y 2006.

Para hallar el punto de reorden aplicamos la fórmula:

R= DxL unidades

365

Para el año 2004 hallamos el punto de reorden:

27

Almacén Central de Fármacos, Corporación del Seguro Social Militar.

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R = 9,149 x 45

365

R = 1,128 'unidades'

El punto de reorden para Amoxicilina 500MG/5ML (frascos) es de 1,128

unidades, esta cantidad es el punto donde se debe ordenar un nuevo pedido

para que no exista faltantes dentro el almacén.

Para el año 2005 utilizamos la demanda pronosticada tenemos:

R = 9,821 x 45

365

R = 1,211 'unidades!

El punto de reorden para el año 2005 es de 1,211 unidades, cuando el

inventario llegue a este punto entonces se debe realizar un nuevo pedido,

esta cantidad es la adecuada para abastecer al almacén hasta la entrega del

nuevo lote, el ciclo se repite hasta que se agote el stock.

r Calculamos el punto de reorden para el 2006:

R = 10,493 x 45

365

R = 1,294 'unidades'

Para el año 2006 cuando el inventario del producto seleccionado, Amoxicilina

500 Mg/5Ml (frascos), llegue a 1,294 unidades, entonces se debe realizar un

nuevo pedido para evitar faltantes o quedarse sin existencias, durante el

tiempo de espera esta cantidad será la cual se distribuya al almacén.

(12)

Punto

de

Reorden

1,211

Unid.

Punto

de

Reorden

1,294

Unid.

...

...

Punto

de

Reorden

1,128

Unid.

MECANISMOS DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y GESTION DE INVENTARIOS, ENMARCADOS EN LA LEY SAFCO (SABS) ; CASO

COSSMIt-GRAFICO No. 8

MODELO DE LOTE ECONÓMICO ÓPTIMO

PARA AMOXICILINA 500 Mg/5MI (frascos)

AÑOS 2004 - 2005 - 2008

Cantidad

AÑO 2004

Cantidad

óptima

4,733 Unid.

AÑO 2005

Cantidad

óptima

4,904 Unid.

AÑO 2006

Cantidad

óptima

5,069 Unid.

Nivel

Optimo de

pedido

Punto de Reorden

....

... ... ...

...

...

5 meses y 20 días,

Tiempo entre Pedido

5 meses y 14 días,

Tiempo entre Pedido

5

meses

y

9 elida

Tiempo

entre Pedido

99

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La gráfica No. 8, muestra la evolución del Modelo de Lote Económico Óptimo

para los años 2005 y 2006.

A través del Modelo realizado para la División Control de Inventarios se llega a

determinar que existe un ahorro por parte de la Corporación del Seguro Social

Militar en la compra de Fármacos para el aprovisionamiento de cada año, a la

vez se minimizaran los costos de mantener y ordenar a través del Modelo

propuesto.

CUADRO No. 22

COMPARACIÓN DE VALORES PRONOSTICADOS Y VALORES

MODELO DE LOTE ECONÓMICO ÓPTIMO

PRODUCTO: AMOXICILINA 500 MGi 5ML (FRASCOS)

(en Bolivianos)

AÑOS

P.P.0 Bs.

VALOR Q

PRONOSTICADA

VALOR TOTAL

Q* x 2 PEDIDOS

DIFERENCIA

VALOR Q1

VALOR Q*

2005

10.49

105,309.11

102,887.24

2,421.87

2006

10.49

112,578.68

106,349,02

6,229.66

FUENTE: Elaboración propia en base a datos proporcionados por COSSMIL

El cuadro No. 22, muestra la diferencia en Valor monetario que se ahorra con la

aplicación del Modelo del Lote Económico Óptimo, se toma el precio unitario

constante por que es el precio promedio del producto, Amoxicilina 500 Mg./ 5 mi.

(frascos) de los cinco años. Para el año 2005 el valor total Q* (nueva cantidad de

pedido), es 102,887.24 Bs., con relación al Valor Pronosticado 105,309.11 Bs. existe

una diferencia de 2,421.87 Bs.; para el 2006 el valor de la cantidad pronosticada

haciende a 112,578.68 comparando con la cantidad óptima de pedido 106,349.02

Bs., existe una diferencia de 6,229.66 Bs.

Por no existir un método adecuado y realizar los pedidos de forma empírica, la

propuesta de Modelo de Lote Económico, ayudará al personal de Control de

Inventarios a proporcionar información adecuada para el manejo de los recursos

en términos de eficiencia y eficacia.

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CAPITULO IV

CONSIDERACIONES FINALES

La Corporación del Seguro Social Militar como una entidad encargada de

cuidar el capital humano y lograr el bienestar a su población asegurada,

siendo una de las Instituciones más grandes en el País y brindando múltiples

servicios a sus asegurados, está enmarcada en las políticas de salud que

debe afrontar toda entidad de seguridad social cumpliendo así las Políticas

del Estado.

4.1 EVALUACION POR CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS

p Se desarrollo una Gestión de Inventarios para la División de Control

de Inventarios, enmarcada en la Ley "SAFCO" (SABS), relacionada

con los Objetivos de Administración y Control de los Recursos del

Estado.

p. Se estableció, a través del análisis FODA, factores como ser, falta

de manuales de organización, funciones, procedimientos, que

impiden cumplimiento satisfactorio de los objetivos que debe cumplir

la División de Control de Inventarios.

), Se estableció interacción dentro las reparticiones que tienen la

responsabilidad de proteger la salud de los miembros de las Fuerzas

Armadas de la Nación y toda la población asegurada.

p- En función a que el presente trabajo sea implementado por la

Corporación del Seguro Social Militar, se busca mostrar la relevancia

de Control de Inventarios para la Corporación dentro sus distintas

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reparticiones, asi como poder planificar a Mediano y Largo Plazo los

objetivos, estrategias y políticas institucionales, que debe afrontar

como entidad de Seguridad Social en el cumplimiento con las

Políticas de Estado.

4.2 VALIDACION POR CUMPLIMIENTO DE HIPOTESIS

La hipótesis planteada en el presente trabajo, se valida en función a la

investigación efectuada, la información proporcionada y los análisis

realizados dentro la Corporación del Seguro Social Militar, en la cual existe

una mala planificación y organización además de existir una inadecuada

aplicación de Procesos Administrativos, manuales e instrumentos operativos

enmarcados en la Ley SAFCO (Sistema de Administración de Bienes y

Servicios).

La implementación del presente trabajo espera obtener resultados en el

proceso de gestión (planificación, organización, dirección y control) de una

manera más eficaz y económica posible enmarcados en la Ley SAFCO

(SABS), este proceso comprende determinadas funciones y actividades para

lograr objetivos concretos que beneficien tanto a la División de Control de

Inventarios, Departamento de Bienes y Servicios, Gerencia de Finanzas y la

Corporación de Seguro Social Militar en su conjunto, y en cumplimiento con

las Políticas de Estado que afronta como entidad de Seguridad Social.

Asegurando una óptima y eficaz utilización de los recursos, brindando los

servicios de una manera eficiente a todos sus asegurados, velando así por la

integridad de los recursos humanos y sus familias.

Para la Institución el asegurado y el entorno familiar son la razón de su

existencia, por lo que debe consolidar lo logrado y proyectar objetivos claros,

metas para el futuro de COSSMIL. Buscando la excelencia en las

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prestaciones a través de un trabajo coordinado, eficiente y eficaz de todas las

reparticiones para el beneficio de los asegurados.

La parte operativa es un Instrumento de la Teoría de Inventarios, que se

proporciona a la División para que está pueda cumplir con el rol con la que

fue creada, la cual ayudará a brindar información para la toma de decisiones a

los niveles Jerárquicos que deben realizar en términos de objetivos y planes

individuales para el beneficio Institucional enmarcado en la Ley SAFCO

(SABS).

4.3 CONCLUSIONES

A partir del análisis FODA que se realizó a la División se desarrollarán las

siguientes conclusiones:

• A través del seguimiento del Sistema de Administración de Bienes y

Servicios (SABS) y su ámbito de aplicación en COSSMIL (División Control

de Inventados); verificamos el incumplimiento de la Ley

1178, la

implementación ayudará a enmarcar a la División de Control de Inventarios

dentro la Ley SAFCO.

• A partir de la planificación se reconoció la Misión de la División de Control

de Inventarios, las Metas para establecer el fin con la que fue creada, que

es un elemento fundamental de la organización, los objetivos, que son los

fines a hacia los cuales se dirige cada una de las actividades que deben

desempeñar dentro la División de Control de Inventarios, Estrategias que se

deben determinar como objetivos básicos a Largo Plazo, así también

adopción de cursos de acción y asignación de recursos para la realización

de las mismas y Políticas que guían el pensamiento para la toma de

decisiones dentro la División.

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MECANISMOS DE SEGUIMIENTO. CONTROL Y GESTION DE INVENTARIOS, ENMARCADOS EN LA LEY SAFCO (SABS) CASO COSSMIL-La Paz

• Se formuló un manual de organizaciones para el adecuado funcionamiento

de la División delegando responsabilidades y tareas a los encargados de

Control de Inventarios.

• La Dirección conjunciónara esfuerzos del personal, en base a la supervisión,

evaluación, motivación. Integrando la División con las distintas unidades

para la mejor comunicación, coordinación, fluidez de información y apoyo a

la labor administrativa de la Corporación; con el propósito de lograr

indicadores de eficiencia, eficacia y productividad institucional.

• Se clasifica el inventario a través del análisis A B C, a partir del valor

monetario que representan estos para la Corporación, ayudando reducir el

tiempo, el esfuerzo y el costo monetario en el control de inventarios.

Además de un mejor control sobre el inventario total que se maneja dentro

el almacén de fármacos de la Corporación pudiendo tomar decisiones que

dependen del volumen, valor y tamaño de compra para la toma de

decisiones que determinará la División.

• A partir de la teoría de Inventarios se obtuvo los costos monetarios de

mantener y ordenar que intervinieron para determinar la cantidad fija de

ordenar para los años 2004, 2005 y 2006. Los datos obtenidos servirán a la

División para tener en cuenta la cantidad y el tiempo de hacer un pedido, a

la vez proporcionar esta información a las reparticiones que participan en

este proceso generando la interacción deseada que debe existir entre la

División y las distintas reparticiones de la Corporación.

• La propuesta de Gestión de Inventarias y Modelo de Inventario tiene la

finalidad de reducir el tiempo, el esfuerzo y el costo monetario en el control

de inventarios. A partir de la determinación de cantidades mínimas

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MECANISMOS DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y GESTION DE INVENTARIOS, ENMARCADOS EN LA LEY SAFCO SABS);( CASO COSSMIL-La Paz

en existencia que debe poseer el inventario del producto seleccionado, que

es la condición que indica la formulación de una nueva orden de compra y

no tener faltantes en los almacenes para los años 2004, 2005 y 2006, esta

información favorecerá para la toma de decisiones a los niveles jerárquicos,

buscando responder forma óptima la demanda de los asegurados.

4.4 RECOMENDACIONES

• La Gestión (planificación, organización, dirección y control) se debe realizar a

corto plazo, dentro la División para evaluar los resultados que se obtendrán,

a partir de la implementación de la Ley SAFCO (SABS).

• Se debe implementar también el Sistema de Organización Administrativa

dentro la División

• Se debe compatibilizar y aprobar los reglamentos específicos, considerar las

características propias de la entidad es decir su naturaleza, misión, visión y

objetivos que persigue la Corporación del Seguro Social Militar.

• Se recomienda la jerarquización de la División de Control de Inventarios a

nivel Departamento generando así una mayor tuición sobre los almacenes

sectoriales y las regionales de la Corporación y crear una interacción, para

determinar líneas de enlace y poseer una fácil coordinación de las

unidades que participan en el proceso de adquisición de bienes y productos

para la Corporación, permitiendo tener un control mas eficiente y eficaz de

los recursos.

• Se propone crear un Comité Técnico de planificación para realizar acciones

de planificación, establecer interacción con las Gerencias, Departamentos,

Divisiones y dependencias para una planificación,

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MECANISMOS DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y GESTION DE INVENTAMOS, ENMARCADOS EN LA LEY SAFCO (SABS) ; CASO COSSMIL-La Paz

operativización y evaluación de objetivos a corto plazo de pedidos para

todos los almacenes de la Corporación.

a Se recomienda contar con seguros para los productos que se tienen dentro el

almacén, así como adecuar los almacenes para los distintos tipos de

medicamentos que se administran a los asegurados,

• Se recomienda controles Generales, Operativos y Técnicos, a través de

Directivas, las cuales coadyuvarán y enmarcarán las tareas especificas de

Control de Inventarios.

• La implementación del Modelo se puede realizar en hojas electrónicas Excel,

es adaptable para todos los productos del Almacén Central de Fármacos.

Lo que responde a la pregunta, que cantidad se debe pedir y cuando se

debe pedir, que es el fin último de Control de Inventarios para una

adecuada toma de decisiones y manejo eficiente y eficaz de los recursos de

COSSMIL.

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BIBLIOGRAFIA

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Seguro Social Militar.

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* Herbert Moskowitz y Gordon Wrigth, Investigación de Operaciones; México

1982.

• Hernández Sampieri Roberto, Metodología de la Investigación, 1998.

• Instituto de Investigaciones Económicas, Grupo ALPHA, La Paz-Bolivia.

* Ley de Administración y de Control Gubernamentales, de 20 de julio de

1990

• Ley 11901, Creación Corporación del Seguro Social Militar.

• Meredith Jack R.; Administración de Operaciones; 1995.

• Ministerio de Hacienda, Sistema de Organización Administrativa.

• Rivera Laguna Aquiles, Contabilidad de Costos, 1978.

(22)

MECANISMOS DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y GESTION DE IN VEN TARIOS, ENMARCADOS EN LA LEY SAFCO (SABS) ; CASO COSSMIL-La Paz

• Servicio Nacional de Información en Salud,

"SNS" pagina web

• Sistema de Administración de Bienes y Servicios, Resolución Suprema

No.216145, de 3 de agosto de 1995

• Storner James A. F., R. Freman Edward, Gilbert JR Daniel R.;

ADMINISTRACION; 1996.

• Tamames Ramón, Gallego Santiago; Diccionario de Economía; 1994.

• Taha Hamdy A., Investigación de Operaciones, una introducción.; México —

1998.

• Unidad de Planificación; Corporación del Seguro Social Militar

(23)
(24)

Anexo No. 1

UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRES CORPORACIÓN DEL SEGURO SOCIAL MILITAR

(25)

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

CORPORACION DEL SEGURO SOCIAL MILITAR DEPARTAMENTO DE FINANZAS

La Paz Bolivia '

ACTA DE REUNIÓN DEL PERSONAL DE LA GERENCIA DE FINANZAS No.001104

Dando cumplimiento a orden verbal de Sr. Gerente de Finanzas, en fecha 20 de Enero del 2004, a hrs.

Bienes y Servicios donde se hicieron presente las siguientes

08:30, en oficinas del Departamento de

• personas:

1. Cnl. DAEN. Ramiro Encinas Soriano

2. CN. DAEN German Silva Vásquez

3. Cni.Inf. Lic. Leoncio Camacho Arias

4. TCni.DEM. Javier Ibañez

5. CC.DEMN Pablo Cardona Álvarez

6. My.DIM. Ricardo Gómez

7. Cr.

Roberto Ramírez Manes

8. Cr.

Omar Zamorano Rodríguez

9. Cr.

Emilio Angulo

10. Cr.

José Valencia Montarlo

SUB JEFE DIR. NAL. DE PLANIFICACIÓN

JEFE DEL DPTO. DE BIENES Y SERVICIOS

JEFE DE LA. DIV. MANEJO Y DISP. BIENES

JEFE DE LA DIV. CONTROL DE INVENTARIO

JEFE DEL DPTO DE FINANZAS

JEFE DE LA DIV. DE TESORERIA

CONTADOR DE ACTIVOS FIJOS

CONTADOR DE ALMACENES

CONTADOR DE CONTROL DE INVENTARIO

CONTADOR DE ACTIVOS FIJOS

Como miembros de la Gerencia de Finanzas y de la Dirección Nacional de Planificación de la Corporación.

del Sequío Social Militar sesionamos con la finalidad de conocer en detalle la problemática que atraviesa la

Gerencia de Finanzas en cuanto al flujo y coordinación de la información, como de los mismos procesos

contables en sus organismos deplizLerjej y particularmente en las divisiones de CONTROL DE

INVENTARIOS, LA DIVISIÓN DE MANEJOS Y DISPOSICIÓN DE BIENES CON LA DIVISIÓN DE

CONTABILIDAD, motivo por el cual no se puede elaborar el Balance General de la gestión 2003 con

información útil, oportuna y confiable conforme a la Ley 1178, anotándose las declaraciones y

recomendaciones de cada uno de los participantes como sigue:

1. CnI. DAEN. Ramiro Encinas Soriano

informó que por instrucciones del Señor Gerente General y a causa del informe DF. 001/04 elevado

por el Jefe del Departamento de Finanzas de fecha 09-ENE-04 se programó la citada reunión para dar

solución definitiva a esta deficiencia.

Acoto diciendo que una de las mas grandes debilidades de la CorporaCión es justamente el frecuente

cambio de destino del personal de armas.

(26)

Sugirió que debería haber mas coordinación e intercambio de información entre los departamentos de

la Gerencia de Finanzas y citar al Ing. Fernando Ayaviri proveedor del sistema informático "SIGA" para.

que revise los módulos de Activos Fijos y Control de Almacenes, que según el personal de esas

reparticiones presenta deficiencias.

2. CN.DAEN. German Silva Vásquez

Opinó que esta dispuesto a proporcionar toda la información requerida por la Gerencia de Finanzas

para la regularización y actualización de control de inventarios, la actualización de datos del Estado de

la Cuenta Almacenes y actualización de datos del Estado de la Cuenta de Activos Fijos.

También informó que desde el 03-DIC-03 se tuvo la perdida de la tarjeta de red del servidor,

producto de un corte de energía eléctrica y que desde entonces hasta el 16-ENE-04 no contaron con

el servicio del Sistema Integrado "SIGA", pese a continuos reclamos verbales y telefónicos realizados

en reiteradas oportunidades a la Dirección de sistemas, pero hoy ya lo tenernos operable agregó.

Informo que en la gestión 2003 se elaboraron reglamentos específicos de cada uno de los sistemas y

para cada una de las reparticiones de la Corporación y que fueron entregados ala Dirección de

Planificación y no fueron devueltos.

3. CnI.Inf. Lic. Leoncio Camacho Arias

Opinó que si bien existe problemas en activos fijos, esto dala de gestiones anteriores y que la empresa

Delta Cónsul Ltda.. efectuó mal su trabajo de revalorización de los activos de la Corporación y que

dispone de un listado de activos que fueron propuestos por la empresa mencionada para que ser

dados de bajas del inventario.

También pidió prorroga para presentar la información requerida de acuerdo a la Directiva No. 06/03 de

fecha 21 de Noviembre del 2003 debido a la perdida de la tarjeta de la red del servidor en fecha

03-DIC-03 según informes D.M.B.D. No. 002/04 y D.M.D.B. No. 005/04

Esta Directiva impone plazos hasta el 19-ENE-04, la presentación de la información pertinente a la

Gerencia de Finanzas, para la elaboración de los Estados Financieros.

También formulo su requerimiento de personal de un contador para que coadyuve en la

inventariación de los Activos de la entidad.

(27)

4. TcnI.DEM. Javier Ibañez

Opino que al recibir su cargo como ¡efe de la División Control de Inventarios, no existían manuales de

organización y funciones, tampoco cle_procedimientos sobre Control de Inventarios. Señor Capitán

Silva le sugiero realizar reuniones lodos los días lunes a las 08:30 horas con el motivo de conocer la

problemática de cada repartición, coordinar e intercambiar información lo cual fue consensuado y

aprobado par unanimidad.

Hizo notar la insuficiencia de ersonal en su repartición para controlar 11 (once) almacenes en la

ciudad de La Paz y 21 almacenes en las regionales del interior del país, al mismo tiempo que formulo

su requerimiento de tres (03) contadores para cumplir sus funciones a cabalidad y de este modo evitar

responsabilidades a la Máxima Autoridad Ejecutiva. (MAE)

Insistió en la coordinación e intercambio de información entre las reparticiones de la Gerencia de

Finanzas y comprometió su arao o y cumplimiento de las Normas Básicas del Sistema de

Administración de Bienes y Servicios.

También hizo énfasis en la capacitación del personal tanto usuario como programadores del "SIGA"

agregó realizar talleres de capacitación del personal.

CC.DEMN Pablo Cardona Álvarez

Opino que la contabilidad que se debe llevar en la Corporación debe ser integral donde se tengan

registros presupuestarios, patrimonial y registros de tesorería, por lo que nuestro trabajo va estar

supeditado netamente a las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Gubernamental integrada.

Sin embargo en los 15 días de haber tomado mis funciones he observado deficiencias al respecto,

particularmente

n

la División de Control de Inventarios como son los resúmenes de los

movimientos de los diferentes almacenes centrales como sectoriales y regionales de las gestiones

2000, 2001, 2002 y 2003 (saldo anterior, ingresos, egresos y saldo actual) e información de materiales

y suministros de las Regionales de Santa Cruz y Cochabamba (gestión 1998, 1999, 2000, 2001, 2002

y 2003 ) Estos resúmenes no fueron conciliados con los registros contables para su incorporación en

los Estados Financieros de la gestión 2003.

En cuanto a la División de Activos Fijos no se tiene un resumen general de activos fijos de la gestión

2003, la actualización, valor actualizado, depreciación anual, depreciación acumulada, la actualización

de la depreciación acumulada, depreciación de la gestión, depreciación total, transferencias, altas,

(28)

bajas etc. Información que de acuerdo a Directiva No. 06/03, debería ser presentada al Opto. de

Finanzas hasta el 19-ENE-2004 y no la tienen, mas bien han solicitado prorroga, según informe

adjunto, los responsables argumentan que el SIGA tiene deficiendias lo que limita su trabajo.

También se ha coordinado con la Dirección de Sistemas para que revise y haga los ajustes

correspondientes en el menor tiempo posible al modulo de activos fijos y al modulo de control de

inventarios, asumiendo la responsabilidad de realizar el trabajo el Sr. Egr.Ing.Sist. Leonardo Esquías

Esquivel

Proceso recomendado para contabilizar los ingresos

1. Elaborar el talonario de recibos oficiales prenumerados correlativamente en la imprenta de la

Institución.

2. Deberá entregar el recibo oficial original al usuario.

3. Realizar los depósitos bancarios cumpliendo el articulo 18° de las Normas Básicas del Sistema de

Tesoreria. (Resolución Suprema No. 218056 del 30-JUL-97).

4. Una copia del recibo oficial archivar en su repartición.

5. Enviar a la división de contabilidad la boleta de deposito bancario para su registro contable,

previo canje con recibo oficial en tesorería.

6. My.DIM. Ricardo Gómez

Opino que la falencia principal por la que no se tiene la información requerida para el cierre de la

gestión 2003, respecto a activos fijos e inventarios es porque los módulos correspondientes a estas

áreas dentro del sistema informático "SIGA" no se encuentran desarrollados en la magnitud de las

necesidades y que es necesario programar una auditoria informática que determine técnicamente esta

deficiencia c contactar con algún funcionario que haya recibido capacitación suficiente por la empresa

proveedora que tenga acceso a las fuentes que pueda efectuar los ajustes necesarios para trabajar

directamente en el sistema.

Agrego además que el Departamento de Presupuesto, ya estableció la asignación de techos

presupuestarios por objeto del gasto: en grupos sub grupos y partidas respecto al fondo rotatorio para

un mejor seguimiento y control de la ejecución presupuestaria, a través del envió a la Gerencia de

Finanzas con reportes quincenales que agilizaran el flujo de información, asimismo, se pudiese utilizar

el mismo procedimiento para hacer llegar los reportes de adquisiciones de activos y movimientos de

almacenes para cruzar información y proceder a su contabilización.

(29)

.Sugirió se establezcan talleres de trabajo una vez poi semana o cuando sea necesario con la

participación de los representantes de todas las áreas de la Corporación, para en función a un análisis

de las deficiencias encontradas, efectuar una estandarización de procedimientos que permita •

coordinar y facilite la comunicación. Obteniendo como resultado de si misma directivas y directrices

que garanticen la eficiencia a desarrollar, especialmente en relación a las Direcciones y Regionales,

contando con el total apoyo de la Gerencia General y estricto cumplimiento bajo el marco de la

disciplina si se quiere implementar elementos de control interno que garanticen la eficiencia en el

trabajo institucional

Cr. Roberto Ramírez !llenes

Corno responsable de la contabilización de los activos fijos de COSSMIL opino que los datos de

revalorización presentados por la empresa consultora Delta Cónsul Ltda. no son confiables porque

existía errores en la revalorización Ejemplo: un escritorio nuevo fue revalorizado en menor precio que

otro deterioradb y tenia mas valor. El personal de activos fijos realizo la revisión donde demoraron toda

la gestión 2000, demostrando realmente que el trabajo de la consultora estaba mal elaborado. Corno

ejemplo también podernos citar una mala apropiación de cuentas por decir la cuenta de "instrumental

medico menor" io iomnimn como In cuenta "my lipo medico mayor" o el "instrumental medico menor" lo

tomaban como "material fungible"

Sin embargo por orden de la Gerencia General se ha procedido..a _contabilizar todos los activos en

base a los resultados presentados por la empresa Della Cónsul Ltda. (31-DIC-2001) registrados hasta

la gestión 2002, en lo que se refiere a la actualización, valor actualizado, depreciación anual,

depreciación acumulada, depreciación de gestión y depreciación total o valor neto.

También debo hacer conocer que Únicamente se ha incorporado los activos que hacían llegar la

documentación correspondiente al departamento de contabilidad, existiendo otros que no hicieron

llegar en su debida oportunidad como por ejemplo almacenes.

En cuanto a la Bajas debo decir que nunca se procedió, sin embargo la empresa Delta Cónsul Ltda.

sugirió un listado como propuesta de los activos para dar de baja y que hasta la fecha la división de

activos fijos no ha ejecutado el proceso para concretar de acuerdo a las Normas Básicas del Sistema

de Administración de Bienes y Servicios, ocasionando un sobrevalúo del activo fijo, cuya información

no es confiable corno lo demuestra el Informe DAI- I — 007/03 de fecha 17 de diciembre del 2003.

(30)

Recomendación

Por todas las irregularidades existentes en el proceso dé contabilización de los activos fijos desde la

creación de COSSMIL y la revalorización de la empresa Delta Cónsul Ltda. no confiable, sugiero se

realice una. nueva revalorización de todos los activos fijos a nivel nacional, con la finalidad de

establecer el patrimonio real de la Corporación y evitar responsabilidades por la función publica de los

ejecutivos por la presentación de información no confiable en los Estados Financieros.

Una vez realizada la revalorización de todos los activos se recomienda a la división de activos fijos,

realizar conciliaciones semestrales con la división de contabilidad .

Se recomienda a la división de activos levantar inventarios anualmente, transferencias,

actualizaciones, depreciaciones, altas y bajas. (cumplir la Normas Básicas del Sistema de

Administración de Bienes y SeHcios ''SABS")

8. Cr. Omar Zamorano Rodríguez

informó que el año 1998 la sección de Almacenes dependiente del Dpto. de Finanzas fue

desconcentrada con el nombre de división de Control de Inventarios y paso a depender de del Dpto.

de Bienes y Servicios Generales, desde ese entonces la información referente a almacenes es

proporcionada con retraso y mucha deficiencia de control interno, como también deficiencias

considerables por los siguientes aspectos:

a. Falta de coordinación con los liquidadores de Contabilidad, Presupuesto y Cargos de Cuenta.

b. Apropiación indebida de cuentas

c. Resumen incompletos (falla de muchos ingresos de materiales)

d. No reflejan las cuentas asignadas de acuerdo a los registros contables

e. Mala valoración de algunos Productos, esto a consecuencia de que el ingreso de material esta mal

(accionado con relación a lo facturado.

f. No se realiza periódicamente la conciliación con los registros contables

Debido a estas falencias entre otras, se tiene que realizar muchas regularizaciones contables y en

otros casos devolver la información Kra su corrección, la cual significa pérdida de tiempo tanto

para-Contabilidad, como para la División de Control de Inventarios que a la fecha no presento los

resúmenes de los movimientos de las gestiones 2000, 2001, 2002 y 2003 ni información de los

Materiales y Suministros de las Regionales de Santa Cruz,y Cochabarnba._delas_gegiones_1998

1999, 2000, 2001, 2002 y 2003.

(31)

Hasta la fecha no han sido contabilizados los diferentes almacenes de las gestiones anteriores

mencionadas, causando grandes desfases en los Estados Financieros que se presenta anualmente.

Recomendación

Con el fin de lograr que la información de los álmacenes sean realizadas ,con eficiencia y eficacia e

incorporarlos a los Estados Financieros en forma confiable, oportuna y no ser objeto de Osen/aciones

por auditoria interna con por la CGR, que van en desmedro- de la- institución es que se sugiere lo

siguiente:

a. Por las deficiencias señaladas, falta de coordinación y por encontrarse distanciada de éste Dpto.

sugiero la concentración de esta División al Opto de Finanzas.

b. Los funcionarios de la División de Control de Inventarios deben ser comisionados al Dpto. de

Finanzas trimestralmente para realizar conciliaciones con los registros contables antes de

presentar cualquier información referente a almacenes y luego ser contabilizados.

Proceso recomendable para que no exista desfases en los registros contables, con la

información remitidas por las divisiones control de inventarios y activos fijos.

Proceso anterior

Adquisición de activos fijos

- Ingreso de materiales realizada por los encargados de almacenes, un original y cuatro copias

- El original es remitido al Dpto. de contabilidad para su proceso de pago debitándolos

contablemente a la cuenta de almacenes.

- Una copia pasa a la división de Activos fijos, con la misma realiza sus incorporaciones del activo.

- Otra copia pasa a la división de Control de Inventarios para la elaboración' de los resúmenes

generales del movimiento de los diferentes almacenes (Saldo anterior, ingresos, egresos y saldo

actual), anexando resúmenes detallado de los activos fijos que contablemente son dados de alta.

- La División de Control de Inventarios por demora en proporcionar información al Dpto. de

Contabilidad, ocasionan desfases para su contabilización.

- A fin de subsanar estos desfases, en reunión con los Señores Contadores del Departamento de

Contabilidad se acordó lo siguiente:

• La sección de liquidación egresos contabilicen a cuenta de activos fijos directamente para su

. alta respectiva.

• La división de activos fijos deberá estampar un sello en el ingreso de material (original y

copias) con el fin de evidenciar su conocimiento.

• Otra copia queda en el archivo del almacén para su control de almacenes.

(32)

Adjunto hoja anexa, Esquema demostrativo para su mejor comprensión.

9. Cr.

Emilio Angulo

Opino que actualmente esta realizando Control de Inventarios en el programa EXCEL porque el

programa "SIGA" presenta deficiencias, al realizar solamente control físico y no así el control valorado

que es lo necesario para contal.?iizaf.

También dijo que se pide a las regionales reportes mensuales y que no cumplen por diversos motivos

corno ser retraso en el transporte, vacación del personal, etc.

10. Sr.

José Valencia Montaña

Esta de acuerdo con todos

RECOMENDACIONES

1. Reunión de todos jefes de departamehtos y divisiones los días lunes a horas 08:30 a fin de coordinar

actividades, intercambiar información y definir políticas de acción.

2. Presentar informes con recomendaciones de todas las reparticiones hasta el día Jueves 22-ENE-04

sobre las deficiencias del "SIGY y la empresa Delta Cónsul Ltda.. con la documentación respalclatoria.

3. Continuar con el método de PROMEDIO PONDERADO para la contabilización, debido a la enorme

cantidad de fármacos e insumos (5000) que se administra en COSSMIL al igual que en otras

Organizaciones Sociales como la Caja Nacional de Salud, la Caja Petrolera y otras,

4. Hacer nuevamente un revalúo de todos los activos de la Corporación por consultores externos pero

bajo la supervisión de un comité de vigilancia integrados por peritos de COSSMIL

5. Que la Dirección Nacional de Planificación elabore los reglamentos específicos de cada uno de los

Sistemas para su implantación en la Corporación y deslindar responsabilidad ejecutiva a la MAE,

además de la elaboración del manual de Políticas de la Corporación.

6. Capacitar al personal en la Operación del "SIGA" en los diferentes módulos para una efectiva y

eficiente explotación del mismo.

7. Cumplir las recomendaciones de la Dirección de Auditoria Interna a fin de enmendar deficiencias.

8. Que la Dirección de informática revise y haga ajustes a la brevedad de los Módulos de Control de

Inventarios y del Modulo de Activos Fijos.

9. Promocionar de nivel 9 a nivel 7 al señor Egre. Ing. Sist. Leonardo Esquias Esquivel funcionario de la

Dirección de informática como incentivo para que modifique .y ajuste el Sofware del "SIGA"

(33)

particularmente en los módulos de Activos Fijos y Control de Inventarios, puesto que en

conversaciones previas afirmo estar en capacidad de hacerlo y plasmarlo en un contrato convenio que

garantice el resultado de la implantación de los módulos requeridos.

10. El personal de Control de Inventarios y Activos fijos trimestralmente deberán realizar conciliaciones de

ingresos de materiales con los registros contables y su respectiva contabilización en el departamento

de Contabilidad.

En conformidad firmamos el presento acta para que las recomendaciones sean puestas en ejecución

inmediata a través de directivas y sirvan como base para la reglamentación especifica que elaborará la

1Fectror"--1171aWa

de Planificación.

,

---

My.

DI

Ricardo-Gómez

CC. DEMN Lic. PablgCarclona Atyarez

JEFE DE LA IV. DE TESORERIA

JEFE DEL DPTO DÉFINANZ !

:

1cnÍ DM.

//

Jayier Ibáñez

/

CnI.Inf, Lic. Leoncio Camacl)o,F

JEFE MY.

CONTROL

VEN'141.210 JEFE DE LA

DIV.

MANEJO Y DIBP BIENES

(2

-)

CN. DAEN

Germ

ilva

-

Vásquez

Cnl. DAEN. /Ramiro Encina)

JEFE DEL DPTO. D

-

TIENES Y SERVICIOS • SUB JEFE

-

131R. NAL. DE PLANIFICACIÓN

AEN. (SP) Mario Guillén Piñeiro

G

,

E ENTE DE FINANZAS "COSSMIL"

Gr,-‘1

.7

1

1

al nora Mbntaño

CONTADOR DE ACTIVOS FIJOS

(..77

/Cr.

ar Zamorano Rodríguez

v CONTADOR- E ALMACENES

Cr..E l'Ang rl. Aramayo

C N ADOR E CONTROL DE INVENTARIO

1

e

L —

Cr. Roberto Ramírez Illanes

CONTADOR DE ACTIVOS FIJOS

1

.

la Bonilla

GERENT EN AL D "COSSMIL"

(34)

UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRES CORPORACIÓN DEL SEGURO SOCIAL MILITAR

CARRERA ECONOWA "COSSMIL

(35)

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

CORPORACION DEL SEGURO SOCIAL MILITAR

LA PAZ - BOLIVIA E-mail: cossmil@koila.net

CAJON POSTAL: 4298

R24.

Se recomienda a Gerencia General, instruir a la

Dirección Jurídi,2J que en coordinación con las Agencias

Regionales, revie la relación contractual de los

anticretícos sucritos, JJon el objeto de contar con

documentos confiables y suficientes que garanticen el

derecho de cobro de la entidad.

R25. Se recomienda a Gerencia General, instruir a la

Dirección Jurídica inicie las acciones legales

correspondientes

para

la

recuperación . de

los

anticréticos de inmuebles que no satisfagan las

necesidad de las agencias regionales.

2.15 Activo Realizable - Almacenes

Las

cuenta

_

de

Alma ,..:9, n e.:--3

y

Farmacia

que

exponen

Bs35.530.231.1 YBs.97.77.

1 58 respectivamente,

se

encuentran sobrevaluadas debido a que la División de Control

de Inventarios, slp_procesó la información de las salidas de

materiales, suministros

y

“:71L.aCQ.5,

correspondientes

a las

gestiones 2001 y 2002,

sobrevaluandples resultados de la

(Testión y de las qest:iones anteriores. Al respecto, no

hemos

podido aplicar procedimientos alternativos que nos permitan

establecer el impacto en el resultado del ejercicio.

,s

Para el registro físico valorado del movimiento de los

almacenes y farmacias, se creó a principios de la _gestión•

1999, la División de Control de Inventarios, dependiente. del

Departamento de Bienes

_y

Servicios, cuyos resultados al

31/ 12/2002, no fueron eficaces en el procesamiento de la

información, con incidencia en la emisión de

los InventarioS

de Existencias de las gestiones 1999 al 2002, distorsionando

los estados financieros.

R26.

Se recomienda a Gerencia. General, instruir a. la

Gerencia de Finanzas que la División de Control de

Inventarios dependiente del Departamento de Bienes y

Servicios, emita los inventarios de Existencias de

Almacenes y Farmacias a nivel nacional, que muestren a

nivel de cuenta y detalle de itemes, los distintos

componentes de las existencias en almacenes al final de

cada ejercicio, para su regularización ,:..ontable.

(36)

II4

r

ic

e0

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

CORPORACION DEL SEGURO SOCIAL MILITAR

LA PAZ - BOLIVIA

E-mail: cossmi:@kolla.nel CAJON POSTAL: 4298

R27.

Se recomienda a Gerencia General, instruir a la

Dirección de Planificación efectuar un análisis de la

situación, estructura y funciones de la Unidad de

Control de Inventaries, determinando los ajustes

necesarios para. que 1a información del movimiento

físico-valorado de las existencias de almacenes y

farmacias de la entidad, se presente en forma oportuna

y confiable.

2.1.6 Préstamos efectuados al Ministerio de Defensa Nacional

La cuenta 1221.06.00 "Inversiones Préstamos

Varios",

expone Bs17.145.000.00 equivalentes a $us2.286.000.00,

correspondientes a desembolsos efectuados por la entidad

entre las gestiones 1985 y 1986 en favor del Ministerio de

Defensa Nacional para la conclusión de obras civiles en el

Hospital Militar Central, autorizados con la Resolución de

la Honorable Junta Superior de Decisiones de CWSMIL N°

388

del 25/09/85, permaneciendo sin regularización al

31/12/2002.

R28.

Se recomienda a Gerencia General, instruir a la

Dirección Jurídica que en coordinación con la Gerencia

de Finanzas, ejecute las acciones pertinentes ante el

Ministerio de Defensa Nacional para la regularización

tanto

de •

los

desembolsos

efectuados

por

$us2.286.000.00, como de la • transferencia del derecho

propietario del Hospital Militar Central.

2.17 Saldos sin movimiento contable

Las cuentas del rubro de Inversiones 1222..01.00

"Adjudicatarios de Vivienda" y 1222.02.00 "Adjudicatarios,de.

Terrenos", exponen saldos sin movimiento desde la gestión

1987, no regularizados a la fecha, según el siguiente

detalle:

Plan 30 Emerg. Pres. Rep.

Plan 12 Bologriia

Plan 90 Bolognia

A Particulares

6.195,62

743,39

16.739,43

8.249,63

31.928,57

21

(37)

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

CORPORACION DEL SEGURO SOCIAL MILITAR

LA PAZ - SOLIVIA

E-mail: cossmil@kolla.net CAJON POSTAL: 4298

R44. Se recomienda al Gerente General, instruir a la

Gerencia de Finanzas, que previa revisión y análisis

documental de los resultados de los servicios

contratados para la reconstrucción y conciliación de

los cargos de cuentas de gestiones anteriores, proceda

a identificar los cargos de-cuenta con documentación de

respaldo suficiente, derivando la relación nominal de

los cuentadantes para las acciones correspondientes.

R45. Se recomienda al Gerente General, que con apoyo de la

Dirección jurídica, solicite la participación de los

miembros de la Honorable Junta Superior de Decisiones

de COSSMIL (Comandantes de las FFAA y Representante de

la Unión del Servicio Pasivo), para convocar a los

cuentadantes

del servicio activo y pasivo, a

regularizar los cargos de cuenta pendientes de descargo

que mantienen con la

entidad desde gestiones.

anteriores.

La Dirección de Auditoria Interna, en forma posterior a las

acciones de recuperación sugeridas, emitirá los informes de

responsabilidad pertinentes de aquellos casos que pnr falta

de.. rendición de cuentas contravengnn el inciso e) del Art.

27 dc-,

la Lev 1178.

2.26 Cuentas Corrientes Internas

Al 31/12/2002, la cuenta contable del activo transitorio

"Cuentas corrientes internas" (Suministros, Materiales en

General y Fármacos] expone_ Bs6.528.953.56 acumulados desde

1993, emergentes de la diferencia entre el inventario físico

al cierre del ejercicio .y los registros contables así como

por la falta de información del movimiento de almacenes a

cargo de la División de Inventarios, 'situación • que

sobrevalúa el activo transitorio y subvalúa los gastos de

años anteriores, con incidencia en el rubro de Patrimonio.

Entre los componentes del saldo de 8s6.528.953.56, se

encuentran partidas con importes significativos generados en

gestiones anteriores, lue no son objeto de regularizsción,

así se ti n.

por ejempl.:

(38)

s E 01,4 o

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

CORPORACION DEL SEGURO SOCIAL MILITAR

LA PAZ - BOLIVIA

E-moil: cossnnil@kollo.net CAJON POSTAI: 4298

Código Descripción importe Es

Código Descripción Importe Els 1247.01.01 511ffii./21/91_1Lfiktglisiie.JALE.ii 1247.02.01 Eilm~v_nfri

Zútliga Cortés Nelson Hernán 1,297,990.61 Roca Montaño José Luis

651,111.52 Condori Magna Galo 920:122.00 Condori Magna Galo

411,232.35 Valencia Montarlo José Hernán 739,387.02 De la Barra V. Ernesto 327,273.75 Saenz Valdivia Guillermo 261,043.54

Orozco Merizalde Daniel 255.490.30 Rodriguez Angulo Esther 46.981.70 Maceres de la Vega Narda 98.717.69 Hurnerezt-luanca Ernesto 42,775.70

De la revisin selectiva de la cuenta, se evidencia que no

existe documentación suficiente que respalde el derecho de

cobro o reposición de los valores emergentes de las

diferencias físicas de inventarios, generando incertidumbre

en su - recuperación.

R46.

Se recomienda al Gerente General, instruir a la

Gerencia de Finanzas, que el Departamento de Finanzas

elabore estados de cuenta individuales, con información

en detalle de los conceptos que dieron origen al

registro

contable

en

las

cuentas

1247.01.01

"Suministros y Materiales en General" y 1247.02.01

"Fármacos y Otros", con el objeto de exigir a los

servidores y ex servidores públicos de la entidad, que

figuran con saldos deudores, la presentación . de la

documentación de descargo o la suscripción de un

compromiso de pago, para su regularización

correspondiente.

R47.

Se recomienda a Gerencia General, instruir a la

Gerencia de Finanzas que el Departamento de Finanzas

implante procedimientos para el tratamiento Contable.

de las diferencias de inventarios, adoptando

mecanismos adecuados para que los responsables de las

diferencias,

procedan a su • reposición,

pago o

suscripción oportuna de un compromiso de pago a corto

plazo, con el obJeto de evitar la acumulación de saldos.

,en "cuentas corrientes internas", que distorsionan la

información financiera.

a o wrIN

(39)

cluvo,

E-moil: cossmil@kollo.net

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL.

CORPORACION DEL SEGURO SOCIAL MILITAR

LA PAZ - BOLIVIA

CAJON POSTAL: 4298

2.28 Cuentas por Pagar por Desgravamen Hipotecario

En la cuenta 2211.08.00 "Cuentas por Pagar - Acreedores

Varios", se incluyen importes por concepto de Desgravaren.

Hipotecario

por

un

total

de

Bs721.812.53

(Bs45.795.31,

B:,.460.58.5.46

y

Bs215.431.76)

que

no

constituyen a obligaciones de pago de COSSMIL.

Estas operaciones, corresponden a recuperaciones mensuales

de adjudicatarios y prestatarios de vivienda del. seguro

contratado por la entidad, contabilizados como cuentas por

. pagar en lugar de regularizar los pagos efectuados por la

entidad. Así se tiene por ejemplo:

Gestión

Comprobante

Diario

Concepto

Be

2000 CD-1735/00

Recuperación del seguro do desgravamen por

préstamos de vivienda

314,267 46

2001 CD-1700/01

Recuperación del seguro de desgravamen por

préstamos de vivienda

Adjudicatarios

86,345.39

Préstamos PSV, PTV Rentas

4,96426

Préstamos PSV , PTV

231,248.63

R50. Se recomienda al Gerente. General, instruir a. la

Gerencia de Finanzas, que el Departamento de Finanzas

previa revisión y verificación, regularice y ajuste las

operaciones del seguro de. Desgravaren Hipotecario

expuestas como obligaciones de pago de la entidad.

2.29 Cuentas Corrientes Internas

La cuenta "Cuentas corrientes internas" del pasivo

transitorio, está conformada poi saldos que provienen de

.operaciones relacionadas con préstamos, incorporaciones de

activos fijos, primas devengadas, inversiones, cargos de

cuenta, diferencias de almacenes y otros, por .un total que

alcanza. a Bs15.778.434.70, que no son objeto de un análisis

para su regularización o reclasificación de acuerdo á su

naturaleza.

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