(1)(2)(3)(4)(5)(6)(7)(8)(9)(10)(11)(12)(13)(14)(15)(16)(17)(18)(19)(20)(21)(22)(23)(24)(25)(26)(27)(28)(29)(30)(31)(32)(33)(34)(35)(36)(37)(38)(39)
MECANISMOS DE SEGUIMIENTO. CONTROL Y GESTION DE INVENTARIOS, ENMARCADOS EN LA LEY SAFCO (SABS) , CASO COSSMIL-La Paz
3.7 MODELO DEL LOTE ECONÓMICO (EOQ)
El Modelo de Lote Económico constituye un método determinístico, se aplica
a los artículos del inventario que se reabastecen en lotes u ordenes y que no
se producen o entregan continuamente; sirve de base para la toma de
decisiones
respecto a cuanto comprar o reabastecer los
almacenes. Dentro
de este modelo solo se consideran dos costos, el costo de mantener y el
costo de ordenar.
3.7.1 Propuesta del Modelo de Lote Económico
Por no contar con instrumentos operacionales en la División de Control de
inventarios, se pretende implementar el Modelo de Lote Económico como un
instrumento que permita participar a Control de Inventarios proporcionando
información en las distintas decisiones que se deben tomar para la
adquisición, control y planificación dentro la Corporación.
El modelo considera la cantidad fija de reorden; hay que determinar la
cantidad fija que se debe ordenar cada vez al proveedor y un punto de
reorden que indique cuándo se debe hacer el pedido. Para simplificar el
análisis se harán las siguientes suposiciones:
1. La Demanda se conoce:
2. El abastecimiento 'se recibe todo junto y cuando su nivel esta
exactamente en cero, no en partes (global).
3. El tiempo de entrega es constante.
4. No se permiten faltantes.
5. Los costos que se consideran son el de conservación y de ordenar.
6. El precio unitario, costo de ordenar y los costos unitarios de
MECANISMOS DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y GESTION DE INVENTARIOS, ENMARCADOS EN LA LEY SAFCO (SABS) , CASO COSSMIL-La Paz
El Modelo del Lote Económico Óptimo (EOQ) se desarrolló en particular para
esta situación por no ser tan complejo pudiendo ser aplicado por los distintos
miembros de Control de inventarios y con cualquier tipo de producto del
almacén, lo que ayudara a decidir para obtener cantidad económica de
pedido, así como también cuándo de debe pedir; apartir del análisis A B C se
seleccionó un solo producto por ser de tipo A y ser uno de los más
representativos dentro el inventario de los almacenes:
CUADRO No. 14
PRODUCTO SELECCIONADO
PARA EL MODELO DEL LOTE ECONÓMICO ÓPTIMO
CANTIDAD
INVENTARIO
INICIAL
(Frascos)
VALOR
INVENTARIO
INICIAL
Bs.
PRECIO
UNITARIO
Bs.
VALOR
DEMANDA.
Bs.
PRODUCTO
CANTIDAD
DEMANDADA
Amoxicilina 500
MG/5ML, Susp.
7.667
80.444.64
10.50
7.407
77.714.24
Fuente: División Control de Inventarias
Seleccionado el producto, con datos proporcionados por la División Control
de Inventarios de COSSMIL y las cantidades obtenidas a través de los
pronósticos, se reemplazará en las formulas del modelo que presentamos en
el Marco Conceptual para hallar los costos, el Lote Económico Óptimo,
tiempo entre pedidos y puntos de reorden.
El pronóstico realizado para el producto seleccionado, Amoxicilina 500
MG/5ML.(frascos), para los años 2004, 2005, 2006. Servirá a Control de
inventarios para que proporcione y emplee la información a través de la
adecuación del Modelo de Lote Óptimo de Pedido.
Para mantener una presentación simple del Modelo de Lote Económico, se
define la siguiente notación:
MECANISMOS DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y GES PON DE IN TARIOS. ENMARCADOS EN LA LEY SAFCO (SABS) CASO COSSMIL-La Paz
D = Demanda por año en unidades.
N = número de Ordenes al Año
Co = costo de ordenar por orden en bolivianos.
Ch = costo de conservación por unidad por año en bolivianos
Q = cantidad a ordenar en unidades
Para determinar el costo anual del inventario del producto seleccionado se
necesita hallar los costos de ordenar y de conservación.
Costo anual de inventario = costo anual de ordenar + costo de anual
conservación
3.7.1.1
Costo Anual de Ordenar.-
El costo monetario de ordenar esta asociado con el abastecimiento externo,
materiales o productos terminados.
Costo anual de ordenar = número de ordenes x costo de una sola orden
Costo de una sola Orden:
Se determina el costo de ordenar mediante el calculó de Co (ver anexo
No.8), que es el costo de colocar una orden:
Resultado de las operaciones realizadas tenemos el costo de una sola orden:
Co = 869.33 lBs./Pedidol
MECANISMOS DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y GESTION DE INVENTARIOS, ENMARCADOS EN LA LEY SAFC0 (SABS) ; CASO COSSMIL-La Paz
Número de Ordenes por Año
Se halla el número de órdenes que se colocan al año, para 2004, 2005 y
2006, utilizando las cantidades pronosticadas de cantidad demandada e
inventario inicial del producto seleccionado (ver cuadros Nos.12 y No.13),
Amoxiciiina 500 MG/5ML.(frascos), para hallar el número de ordenes por
periodo.
Se tiene:
Número ordenes por Año = Cantidad Demandada
Cantidad Inventario inicial
CUADRO No. 15
NÚMERO ORDENES POR AÑO !pedido/ Años
(FRASCOS)
AÑOS
2002
2003
2004
1
2005
2006
CANTIDAD
DEMANDADA
7,407
8,477
9,149
9,821
10,493
CANTIDAD
INV. INICIAL
7,667
8,653
9,346
10,039
10,732
No. ORDENES
AÑO
'pedido/
Año'
0.9661 1
0.9797
0.9789
0.9783
0.9777
LENTE: Eiaboracion propia en base a datos proporcionados por COSSMiL.Con los datos obtenidos se reemplaza en la fórmula :
Costo anual de ordenar = D x Co
Q
MECANISMOS DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y GESTION DE INVENTARIOS, ENMARCADOS EN LA LEY SAFCO (SABS) , CASO COSSMIL-La Paz
CUADRO No. 16
COSTO ANUAL DE ORDENAR lBs. f Añol
2002
2003
2004
2005
2006
COSTO UNA
SOLA ORDEN
¡Bs./ Pedido'
869.33
869.33
869.33
869.33
869.33
No. ORDENES
AÑO
0.9661
0.9797
0.9789
0.9783
0.9777
COSTO
ANUAL DE
ORDENAR 1 Bs.
/ AMI
839.85
851.65
851.01
850.45
849.97
FUENTE: Elaboración propia en base a datos proporcionados por COSSMIL
El cuadro No. 16, muestra los costos anuales de ordenar en bolivianos por
año, para los años 2004, 2005 y 2006 respectivamente.
3.7.1.2 Costo Anual de Conservación.-
Los costos monetarios de almacenamiento o conservación incluyen el interés
sobre el dinero invertido en el inventario y en el terreno, edificios y equipo
necesario para tener y mantener el inventario, energía, iluminación, salarios
del personal de vigilancia, costos de mano de obra que maneja el inventario
etc.
El costo anual de conservación, se determina:
Costo anual
= Inventario Promedio x Costo de Conservación
de conservación
(unidad por año)
MECANISMOS DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y GESTION DE INVENTARIOS, ENMARCADOS EN LA LEY SAFCO (SABS) , CASO COSSMIL-La Paz
el
Costo de conservación
Mediante la combinación de los costos de almacenamiento, obsolescencia y
capital invertido obtenidos de las reparticiones de la Corporación (ver anexo
No.9), se llega a un solo costo de conservación Ch :
Costo de conservación = costo de almacenamiento + costo de
obsolescencia + capital invertido
Mediante las operaciones realizadas en el anexo No. 9, se obtiene el
siguiente costo de conservación (Ch), por unidad de producto en bolivianos
año:
Ch = 0.710 1 Bs. Año 1
a
Inventario Promedio:
Se halla el inventario promedio de las cantidades pronosticadas, para luego
reemplazar en la formula de costo anual de conservación:
CUADRO No. 17
INVENTARIO PROMEDIO AMOXICILINA 500 MG/5ML..(frascos)
AÑOS
2002
2003
2004
2005
2006
CANTIDAD
1NV. INICIAL
7,667
8,653
9,346
10,039
10,732
My.
PROMEDIO
3,834
4,327
4,673
5,020
5,366
FUENTE: Elaboracion propia en base a datos proporcionados por COSSMIL
CUADRO No. 20
CANTIDAD ÓPTIMA DE PEDIDO
AMOXICILINA 500 MG/5ML.(frascos)
2004
2005
AÑOS
2006
FORMULA
NUEVA
CANTIDAD
Q*2 x 9,149 x 869.33
0.710
4,733
¡Unid. /Pedido,2 x 9,821 x 869.33
0.710
4,904
¡Unid. /Pedido'2 x 10,493 x 869.33
0.710
5,069
¡Unid. /Pedido! MECANISMOS DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y GESTION DE INVENTARIOS, ENMARCADOS EN LA LEY SAFCO (SABS) ; CASO COSSMIL-La Paz3.7.1.4 Cantidad Óptima de Pedido.-
Es el tamaño del lote que minimiza el costo anual de gestión de inventarios y
pedidos y responde a la pregunta cuanto ordenar.
Mediante la fórmula de cantidad óptima de pedido las cantidades
pronosticadas y los costos obtenidos, reemplazaremos en:
2 xDxCo
Q
Ch
FUENTE: Elaboración propia en base a datos proporcionados por COSSM1L
Para el año 2004 reemplazando la demanda pronosticada, se obtiene la
nueva cantidad (Q*) será de 4,733 frascos por pedido, esta es la cantidad
óptima que se debe pedir a los proveedores.
MECANISMOS DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y GESTION DE INVENTARIOS, ENMARCADOS EN LA LEY SAFCO (SA8S) , CASO COSSMIL-La Paz
Para el año 2005 reemplazamos la cantidad pronosticada 9,821 (frascos)
en la fórmula y obtenemos 4,904 unidades que es la nueva cantidad
óptima por pedido.
5-- Para el año 2006 reemplazamos la cantidad pronosticada 10,493
(frascos), se obtiene 5,069 unidades por pedido para contar con una
cantidad óptima dentro el almacén y no existan faltantes.
Las cantidades obtenidas, son las que se deberían pedir para los años 2004,
2005 y 2006, la aplicación de esta fórmula en Control de Inventarios permitirá
proporcionar información para la adecuada administración el uso de los
recursos de la Corporación para la toma de decisiones.
3.7.1.5 Tiempo Entre Pedidos.-
Denominado también tiempo de ciclo del inventario, es el nivel de inventario
en el cual se debe colocar un pedido.
Se obtiene el tiempo entre pedidos (T) o denominado tiempo de ciclo,
tenemos:
T = (Unidades /pedido) ÷ (Unidades laño)
T = Cantidad Inventario Inicial
Cantidad Demandada
Se halla el tiempo entre pedidos para los periodos de 2004, 2005 y 2006 que
deberían ser:
MECANISMOS DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y GESTION DE INVENTARIOS, ENMARCADOS EN LA LEY
SAFCO (SABS) , CASO COSSMIL-La Paz
CUADRO No. 21
TIEMPO ENTRE PEDIDOS (Ped. / año)
AÑOS
2004
2005
2006
NUEVA CANTIDAD
INV. INICIAL
4,733
4,904
5,069
CANTIDAD
DEMANDADA
9,149
9,821
10,493
TIEMPO ENTRE
PEDIDO
pedido/año{
0.517
0.499
(Pedido/año{
0.483
1Pedido/añol
rUENTE: Elaboración propia en base a datos proporcionados por COSSMIL
• Para el año 2004 cada pedido debería de realizarse cada 5 meses y 20
días aproximadamente.
• Para el año 2005 tenemos el tiempo entre pedido que es igual a 5 meses y
14 días aproximadamente.
• Para el año 2006 obtenemos el tiempo entre pedido de 0.483 por año
suponiendo un año de 365 días tenemos 176 días o 5 meses y 9 días
aproximadamente por pedido.
Con el Lote económico de pedido (Q*) se responde a la pregunta de cuánto
se debe pedir y hallando el tiempo entre pedidos (T) que tan frecuente deben
ser dichos pedidos.
3.8 PUNTOS DE REORDEN
Es una cantidad de existencias de un producto o material que ha bajado a un
limite prefijado como mínimo, que es la condición que indica que se debe
formular una orden de compra con un proveedor para que no exista faltantes
MECANISMOS DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y GESTION DE INVENTARIOS, ENMARCADOS EN LA LEY SAFCO (SABS) ; CASO COSSMIL-La Paz
en los almacenes. Los puntos de reorden se basan en el concepto de lote
económico óptimo para el nivel de reorden e intervalos de revisión.
Con el punto de reorden (R) llegaremos a determinar el nivel de inventarios
en el cual se debe colocar un pedido, (cuando pedir).
o Puntos de Reorden Propuestos.-
Con las cantidades que se encontraron a través de los pronósticos y el tiempo
de entrega en días que tarda el producto en llegar al almacén, hallamos el
punto de reorden para los periodos 2004, 2005 y 2006, tendrá la siguiente
notación:
L = tiempo de entrega en días
D = demanda anual
R = punto de reorden
El tiempo de entrega de los productos es de 45 días aproximadamente 27.
F- La demanda anual es la Pronosticada para los años 2004, 2005 y 2006.
Para hallar el punto de reorden aplicamos la fórmula:
R= DxL unidades
365
Para el año 2004 hallamos el punto de reorden:
27
Almacén Central de Fármacos, Corporación del Seguro Social Militar.
MECANISMOS DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y GESTION DE INVENTARIOS, ENMARCADOS EN LA LEY SAFCO (SABS) ; CASO COSSMIL-La Paz
R = 9,149 x 45
365
R = 1,128 'unidades'
El punto de reorden para Amoxicilina 500MG/5ML (frascos) es de 1,128
unidades, esta cantidad es el punto donde se debe ordenar un nuevo pedido
para que no exista faltantes dentro el almacén.
Para el año 2005 utilizamos la demanda pronosticada tenemos:
R = 9,821 x 45
365
R = 1,211 'unidades!
El punto de reorden para el año 2005 es de 1,211 unidades, cuando el
inventario llegue a este punto entonces se debe realizar un nuevo pedido,
esta cantidad es la adecuada para abastecer al almacén hasta la entrega del
nuevo lote, el ciclo se repite hasta que se agote el stock.
r Calculamos el punto de reorden para el 2006:
R = 10,493 x 45
365
R = 1,294 'unidades'
Para el año 2006 cuando el inventario del producto seleccionado, Amoxicilina
500 Mg/5Ml (frascos), llegue a 1,294 unidades, entonces se debe realizar un
nuevo pedido para evitar faltantes o quedarse sin existencias, durante el
tiempo de espera esta cantidad será la cual se distribuya al almacén.
Punto
de
Reorden
1,211
Unid.
Punto
de
Reorden
1,294
Unid.
...
...
Punto
de
Reorden
1,128
Unid.
MECANISMOS DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y GESTION DE INVENTARIOS, ENMARCADOS EN LA LEY SAFCO (SABS) ; CASO
COSSMIt-GRAFICO No. 8
MODELO DE LOTE ECONÓMICO ÓPTIMO
PARA AMOXICILINA 500 Mg/5MI (frascos)
AÑOS 2004 - 2005 - 2008
Cantidad
•
AÑO 2004
Cantidad
óptima
4,733 Unid.
AÑO 2005
Cantidad
óptima
4,904 Unid.
AÑO 2006
Cantidad
óptima
5,069 Unid.
Nivel
Optimo de
pedido
Punto de Reorden
....
... ... ...
...
...
5 meses y 20 días,
Tiempo entre Pedido
5 meses y 14 días,
Tiempo entre Pedido
5
meses
y
9 elida
Tiempo
entre Pedido
99
MECANISMOS DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y GESTION DE INVENTARIOS, ENMARCADOS EN LA LEY SAFCO (SABS) , CASO COSSMIL-La Paz
La gráfica No. 8, muestra la evolución del Modelo de Lote Económico Óptimo
para los años 2005 y 2006.
A través del Modelo realizado para la División Control de Inventarios se llega a
determinar que existe un ahorro por parte de la Corporación del Seguro Social
Militar en la compra de Fármacos para el aprovisionamiento de cada año, a la
vez se minimizaran los costos de mantener y ordenar a través del Modelo
propuesto.
CUADRO No. 22
COMPARACIÓN DE VALORES PRONOSTICADOS Y VALORES
MODELO DE LOTE ECONÓMICO ÓPTIMO
PRODUCTO: AMOXICILINA 500 MGi 5ML (FRASCOS)
(en Bolivianos)
AÑOS
P.P.0 Bs.
VALOR Q
PRONOSTICADA
VALOR TOTAL
Q* x 2 PEDIDOS
DIFERENCIA
VALOR Q1
VALOR Q*
2005
10.49
105,309.11
102,887.24
2,421.87
2006
10.49
112,578.68
106,349,02
6,229.66
FUENTE: Elaboración propia en base a datos proporcionados por COSSMIL
El cuadro No. 22, muestra la diferencia en Valor monetario que se ahorra con la
aplicación del Modelo del Lote Económico Óptimo, se toma el precio unitario
constante por que es el precio promedio del producto, Amoxicilina 500 Mg./ 5 mi.
(frascos) de los cinco años. Para el año 2005 el valor total Q* (nueva cantidad de
pedido), es 102,887.24 Bs., con relación al Valor Pronosticado 105,309.11 Bs. existe
una diferencia de 2,421.87 Bs.; para el 2006 el valor de la cantidad pronosticada
haciende a 112,578.68 comparando con la cantidad óptima de pedido 106,349.02
Bs., existe una diferencia de 6,229.66 Bs.
Por no existir un método adecuado y realizar los pedidos de forma empírica, la
propuesta de Modelo de Lote Económico, ayudará al personal de Control de
Inventarios a proporcionar información adecuada para el manejo de los recursos
en términos de eficiencia y eficacia.
MECANISMOS DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y GESTION DE INVENTARIOS, ENMARCADOS EN LA LEY SAFCO (SABS) , CASO COSSMIL-La Paz
CAPITULO IV
CONSIDERACIONES FINALES
La Corporación del Seguro Social Militar como una entidad encargada de
cuidar el capital humano y lograr el bienestar a su población asegurada,
siendo una de las Instituciones más grandes en el País y brindando múltiples
servicios a sus asegurados, está enmarcada en las políticas de salud que
debe afrontar toda entidad de seguridad social cumpliendo así las Políticas
del Estado.
4.1 EVALUACION POR CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS
p Se desarrollo una Gestión de Inventarios para la División de Control
de Inventarios, enmarcada en la Ley "SAFCO" (SABS), relacionada
con los Objetivos de Administración y Control de los Recursos del
Estado.
p. Se estableció, a través del análisis FODA, factores como ser, falta
de manuales de organización, funciones, procedimientos, que
impiden cumplimiento satisfactorio de los objetivos que debe cumplir
la División de Control de Inventarios.
), Se estableció interacción dentro las reparticiones que tienen la
responsabilidad de proteger la salud de los miembros de las Fuerzas
Armadas de la Nación y toda la población asegurada.
p- En función a que el presente trabajo sea implementado por la
Corporación del Seguro Social Militar, se busca mostrar la relevancia
de Control de Inventarios para la Corporación dentro sus distintas
MECANISMOS DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y GESTION DE INVENTARIOS, ENMARCADOS EN LA LEY SAFCO (SABS) , CASO COSSMIL-La Paz
reparticiones, asi como poder planificar a Mediano y Largo Plazo los
objetivos, estrategias y políticas institucionales, que debe afrontar
como entidad de Seguridad Social en el cumplimiento con las
Políticas de Estado.
4.2 VALIDACION POR CUMPLIMIENTO DE HIPOTESIS
La hipótesis planteada en el presente trabajo, se valida en función a la
investigación efectuada, la información proporcionada y los análisis
realizados dentro la Corporación del Seguro Social Militar, en la cual existe
una mala planificación y organización además de existir una inadecuada
aplicación de Procesos Administrativos, manuales e instrumentos operativos
enmarcados en la Ley SAFCO (Sistema de Administración de Bienes y
Servicios).
La implementación del presente trabajo espera obtener resultados en el
proceso de gestión (planificación, organización, dirección y control) de una
manera más eficaz y económica posible enmarcados en la Ley SAFCO
(SABS), este proceso comprende determinadas funciones y actividades para
lograr objetivos concretos que beneficien tanto a la División de Control de
Inventarios, Departamento de Bienes y Servicios, Gerencia de Finanzas y la
Corporación de Seguro Social Militar en su conjunto, y en cumplimiento con
las Políticas de Estado que afronta como entidad de Seguridad Social.
Asegurando una óptima y eficaz utilización de los recursos, brindando los
servicios de una manera eficiente a todos sus asegurados, velando así por la
integridad de los recursos humanos y sus familias.
Para la Institución el asegurado y el entorno familiar son la razón de su
existencia, por lo que debe consolidar lo logrado y proyectar objetivos claros,
metas para el futuro de COSSMIL. Buscando la excelencia en las
MECANISMOS DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y GESTION DE 1NVENTARIOS, ENMARCADOS EN LA LEY SAFCO (SABS) ; CASO COSSMIL-La Paz
prestaciones a través de un trabajo coordinado, eficiente y eficaz de todas las
reparticiones para el beneficio de los asegurados.
La parte operativa es un Instrumento de la Teoría de Inventarios, que se
proporciona a la División para que está pueda cumplir con el rol con la que
fue creada, la cual ayudará a brindar información para la toma de decisiones a
los niveles Jerárquicos que deben realizar en términos de objetivos y planes
individuales para el beneficio Institucional enmarcado en la Ley SAFCO
(SABS).
4.3 CONCLUSIONES
A partir del análisis FODA que se realizó a la División se desarrollarán las
siguientes conclusiones:
• A través del seguimiento del Sistema de Administración de Bienes y
Servicios (SABS) y su ámbito de aplicación en COSSMIL (División Control
de Inventados); verificamos el incumplimiento de la Ley
1178, la
implementación ayudará a enmarcar a la División de Control de Inventarios
dentro la Ley SAFCO.
• A partir de la planificación se reconoció la Misión de la División de Control
de Inventarios, las Metas para establecer el fin con la que fue creada, que
es un elemento fundamental de la organización, los objetivos, que son los
fines a hacia los cuales se dirige cada una de las actividades que deben
desempeñar dentro la División de Control de Inventarios, Estrategias que se
deben determinar como objetivos básicos a Largo Plazo, así también
adopción de cursos de acción y asignación de recursos para la realización
de las mismas y Políticas que guían el pensamiento para la toma de
decisiones dentro la División.
MECANISMOS DE SEGUIMIENTO. CONTROL Y GESTION DE INVENTARIOS, ENMARCADOS EN LA LEY SAFCO (SABS) CASO COSSMIL-La Paz
• Se formuló un manual de organizaciones para el adecuado funcionamiento
de la División delegando responsabilidades y tareas a los encargados de
Control de Inventarios.
• La Dirección conjunciónara esfuerzos del personal, en base a la supervisión,
evaluación, motivación. Integrando la División con las distintas unidades
para la mejor comunicación, coordinación, fluidez de información y apoyo a
la labor administrativa de la Corporación; con el propósito de lograr
indicadores de eficiencia, eficacia y productividad institucional.
• Se clasifica el inventario a través del análisis A B C, a partir del valor
monetario que representan estos para la Corporación, ayudando reducir el
tiempo, el esfuerzo y el costo monetario en el control de inventarios.
Además de un mejor control sobre el inventario total que se maneja dentro
el almacén de fármacos de la Corporación pudiendo tomar decisiones que
dependen del volumen, valor y tamaño de compra para la toma de
decisiones que determinará la División.
• A partir de la teoría de Inventarios se obtuvo los costos monetarios de
mantener y ordenar que intervinieron para determinar la cantidad fija de
ordenar para los años 2004, 2005 y 2006. Los datos obtenidos servirán a la
División para tener en cuenta la cantidad y el tiempo de hacer un pedido, a
la vez proporcionar esta información a las reparticiones que participan en
este proceso generando la interacción deseada que debe existir entre la
División y las distintas reparticiones de la Corporación.
• La propuesta de Gestión de Inventarias y Modelo de Inventario tiene la
finalidad de reducir el tiempo, el esfuerzo y el costo monetario en el control
de inventarios. A partir de la determinación de cantidades mínimas
MECANISMOS DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y GESTION DE INVENTARIOS, ENMARCADOS EN LA LEY SAFCO SABS);( CASO COSSMIL-La Paz
en existencia que debe poseer el inventario del producto seleccionado, que
es la condición que indica la formulación de una nueva orden de compra y
no tener faltantes en los almacenes para los años 2004, 2005 y 2006, esta
información favorecerá para la toma de decisiones a los niveles jerárquicos,
buscando responder forma óptima la demanda de los asegurados.
4.4 RECOMENDACIONES
• La Gestión (planificación, organización, dirección y control) se debe realizar a
corto plazo, dentro la División para evaluar los resultados que se obtendrán,
a partir de la implementación de la Ley SAFCO (SABS).
• Se debe implementar también el Sistema de Organización Administrativa
dentro la División
• Se debe compatibilizar y aprobar los reglamentos específicos, considerar las
características propias de la entidad es decir su naturaleza, misión, visión y
objetivos que persigue la Corporación del Seguro Social Militar.
• Se recomienda la jerarquización de la División de Control de Inventarios a
nivel Departamento generando así una mayor tuición sobre los almacenes
sectoriales y las regionales de la Corporación y crear una interacción, para
determinar líneas de enlace y poseer una fácil coordinación de las
unidades que participan en el proceso de adquisición de bienes y productos
para la Corporación, permitiendo tener un control mas eficiente y eficaz de
los recursos.
• Se propone crear un Comité Técnico de planificación para realizar acciones
de planificación, establecer interacción con las Gerencias, Departamentos,
Divisiones y dependencias para una planificación,
MECANISMOS DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y GESTION DE INVENTAMOS, ENMARCADOS EN LA LEY SAFCO (SABS) ; CASO COSSMIL-La Paz
operativización y evaluación de objetivos a corto plazo de pedidos para
todos los almacenes de la Corporación.
a Se recomienda contar con seguros para los productos que se tienen dentro el
almacén, así como adecuar los almacenes para los distintos tipos de
medicamentos que se administran a los asegurados,
• Se recomienda controles Generales, Operativos y Técnicos, a través de
Directivas, las cuales coadyuvarán y enmarcarán las tareas especificas de
Control de Inventarios.
• La implementación del Modelo se puede realizar en hojas electrónicas Excel,
es adaptable para todos los productos del Almacén Central de Fármacos.
Lo que responde a la pregunta, que cantidad se debe pedir y cuando se
debe pedir, que es el fin último de Control de Inventarios para una
adecuada toma de decisiones y manejo eficiente y eficaz de los recursos de
COSSMIL.
MECANISMOS DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y GESTION DE INVENTARIOS, ENMARCADOS EN LA LEY SAFCO (SABS) ; CASO COSSMIL-La Paz
BIBLIOGRAFIA
• Constitución Política del Estado, Editorial U.P.S. La Paz-Bolivia.
• Departamento de Administración de Bienes y Servicios, Corporación del
Seguro Social Militar.
• Derecho a la Seguridad Social ; Martí Bufill, Carlos; 1970
• Dirección Sistemas, Corporación del Seguro Social Militar.
• Ekelund Robert, Historia de la Teoría Económica y de su Método; 1992.
* Herbert Moskowitz y Gordon Wrigth, Investigación de Operaciones; México
1982.
• Hernández Sampieri Roberto, Metodología de la Investigación, 1998.
• Instituto de Investigaciones Económicas, Grupo ALPHA, La Paz-Bolivia.
* Ley de Administración y de Control Gubernamentales, de 20 de julio de
1990
• Ley 11901, Creación Corporación del Seguro Social Militar.
• Meredith Jack R.; Administración de Operaciones; 1995.
• Ministerio de Hacienda, Sistema de Organización Administrativa.
• Rivera Laguna Aquiles, Contabilidad de Costos, 1978.
MECANISMOS DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y GESTION DE IN VEN TARIOS, ENMARCADOS EN LA LEY SAFCO (SABS) ; CASO COSSMIL-La Paz
• Servicio Nacional de Información en Salud,
"SNS" pagina web
• Sistema de Administración de Bienes y Servicios, Resolución Suprema
No.216145, de 3 de agosto de 1995
• Storner James A. F., R. Freman Edward, Gilbert JR Daniel R.;
ADMINISTRACION; 1996.
• Tamames Ramón, Gallego Santiago; Diccionario de Economía; 1994.
• Taha Hamdy A., Investigación de Operaciones, una introducción.; México —
1998.
• Unidad de Planificación; Corporación del Seguro Social Militar
Anexo No. 1
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRES CORPORACIÓN DEL SEGURO SOCIAL MILITAR
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
CORPORACION DEL SEGURO SOCIAL MILITAR DEPARTAMENTO DE FINANZAS
La Paz Bolivia '
ACTA DE REUNIÓN DEL PERSONAL DE LA GERENCIA DE FINANZAS No.001104
Dando cumplimiento a orden verbal de Sr. Gerente de Finanzas, en fecha 20 de Enero del 2004, a hrs.
Bienes y Servicios donde se hicieron presente las siguientes
08:30, en oficinas del Departamento de
• personas:
1. Cnl. DAEN. Ramiro Encinas Soriano
2. CN. DAEN German Silva Vásquez
3. Cni.Inf. Lic. Leoncio Camacho Arias
4. TCni.DEM. Javier Ibañez
5. CC.DEMN Pablo Cardona Álvarez
6. My.DIM. Ricardo Gómez
7. Cr.
Roberto Ramírez Manes
8. Cr.
Omar Zamorano Rodríguez
9. Cr.
Emilio Angulo
10. Cr.
José Valencia Montarlo
SUB JEFE DIR. NAL. DE PLANIFICACIÓN
JEFE DEL DPTO. DE BIENES Y SERVICIOS
JEFE DE LA. DIV. MANEJO Y DISP. BIENES
JEFE DE LA DIV. CONTROL DE INVENTARIO
JEFE DEL DPTO DE FINANZAS
JEFE DE LA DIV. DE TESORERIA
CONTADOR DE ACTIVOS FIJOS
CONTADOR DE ALMACENES
CONTADOR DE CONTROL DE INVENTARIO
CONTADOR DE ACTIVOS FIJOS
Como miembros de la Gerencia de Finanzas y de la Dirección Nacional de Planificación de la Corporación.
del Sequío Social Militar sesionamos con la finalidad de conocer en detalle la problemática que atraviesa la
Gerencia de Finanzas en cuanto al flujo y coordinación de la información, como de los mismos procesos
contables en sus organismos deplizLerjej y particularmente en las divisiones de CONTROL DE
INVENTARIOS, LA DIVISIÓN DE MANEJOS Y DISPOSICIÓN DE BIENES CON LA DIVISIÓN DE
CONTABILIDAD, motivo por el cual no se puede elaborar el Balance General de la gestión 2003 con
información útil, oportuna y confiable conforme a la Ley 1178, anotándose las declaraciones y
recomendaciones de cada uno de los participantes como sigue:
1. CnI. DAEN. Ramiro Encinas Soriano
informó que por instrucciones del Señor Gerente General y a causa del informe DF. 001/04 elevado
por el Jefe del Departamento de Finanzas de fecha 09-ENE-04 se programó la citada reunión para dar
solución definitiva a esta deficiencia.
Acoto diciendo que una de las mas grandes debilidades de la CorporaCión es justamente el frecuente
cambio de destino del personal de armas.
Sugirió que debería haber mas coordinación e intercambio de información entre los departamentos de
la Gerencia de Finanzas y citar al Ing. Fernando Ayaviri proveedor del sistema informático "SIGA" para.
que revise los módulos de Activos Fijos y Control de Almacenes, que según el personal de esas
reparticiones presenta deficiencias.
2. CN.DAEN. German Silva Vásquez
Opinó que esta dispuesto a proporcionar toda la información requerida por la Gerencia de Finanzas
para la regularización y actualización de control de inventarios, la actualización de datos del Estado de
la Cuenta Almacenes y actualización de datos del Estado de la Cuenta de Activos Fijos.
También informó que desde el 03-DIC-03 se tuvo la perdida de la tarjeta de red del servidor,
producto de un corte de energía eléctrica y que desde entonces hasta el 16-ENE-04 no contaron con
el servicio del Sistema Integrado "SIGA", pese a continuos reclamos verbales y telefónicos realizados
en reiteradas oportunidades a la Dirección de sistemas, pero hoy ya lo tenernos operable agregó.
Informo que en la gestión 2003 se elaboraron reglamentos específicos de cada uno de los sistemas y
para cada una de las reparticiones de la Corporación y que fueron entregados ala Dirección de
Planificación y no fueron devueltos.
3. CnI.Inf. Lic. Leoncio Camacho Arias
Opinó que si bien existe problemas en activos fijos, esto dala de gestiones anteriores y que la empresa
Delta Cónsul Ltda.. efectuó mal su trabajo de revalorización de los activos de la Corporación y que
dispone de un listado de activos que fueron propuestos por la empresa mencionada para que ser
dados de bajas del inventario.
También pidió prorroga para presentar la información requerida de acuerdo a la Directiva No. 06/03 de
fecha 21 de Noviembre del 2003 debido a la perdida de la tarjeta de la red del servidor en fecha
03-DIC-03 según informes D.M.B.D. No. 002/04 y D.M.D.B. No. 005/04
Esta Directiva impone plazos hasta el 19-ENE-04, la presentación de la información pertinente a la
Gerencia de Finanzas, para la elaboración de los Estados Financieros.
También formulo su requerimiento de personal de un contador para que coadyuve en la
inventariación de los Activos de la entidad.
4. TcnI.DEM. Javier Ibañez
Opino que al recibir su cargo como ¡efe de la División Control de Inventarios, no existían manuales de
organización y funciones, tampoco cle_procedimientos sobre Control de Inventarios. Señor Capitán
Silva le sugiero realizar reuniones lodos los días lunes a las 08:30 horas con el motivo de conocer la
problemática de cada repartición, coordinar e intercambiar información lo cual fue consensuado y
aprobado par unanimidad.
Hizo notar la insuficiencia de ersonal en su repartición para controlar 11 (once) almacenes en la
ciudad de La Paz y 21 almacenes en las regionales del interior del país, al mismo tiempo que formulo
su requerimiento de tres (03) contadores para cumplir sus funciones a cabalidad y de este modo evitar
responsabilidades a la Máxima Autoridad Ejecutiva. (MAE)
Insistió en la coordinación e intercambio de información entre las reparticiones de la Gerencia de
Finanzas y comprometió su arao o y cumplimiento de las Normas Básicas del Sistema de
Administración de Bienes y Servicios.
También hizo énfasis en la capacitación del personal tanto usuario como programadores del "SIGA"
agregó realizar talleres de capacitación del personal.
CC.DEMN Pablo Cardona Álvarez
Opino que la contabilidad que se debe llevar en la Corporación debe ser integral donde se tengan
registros presupuestarios, patrimonial y registros de tesorería, por lo que nuestro trabajo va estar
supeditado netamente a las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Gubernamental integrada.
Sin embargo en los 15 días de haber tomado mis funciones he observado deficiencias al respecto,
particularmente
n
la División de Control de Inventarios como son los resúmenes de los
movimientos de los diferentes almacenes centrales como sectoriales y regionales de las gestiones
2000, 2001, 2002 y 2003 (saldo anterior, ingresos, egresos y saldo actual) e información de materiales
y suministros de las Regionales de Santa Cruz y Cochabamba (gestión 1998, 1999, 2000, 2001, 2002
y 2003 ) Estos resúmenes no fueron conciliados con los registros contables para su incorporación en
los Estados Financieros de la gestión 2003.
En cuanto a la División de Activos Fijos no se tiene un resumen general de activos fijos de la gestión
2003, la actualización, valor actualizado, depreciación anual, depreciación acumulada, la actualización
de la depreciación acumulada, depreciación de la gestión, depreciación total, transferencias, altas,
bajas etc. Información que de acuerdo a Directiva No. 06/03, debería ser presentada al Opto. de
Finanzas hasta el 19-ENE-2004 y no la tienen, mas bien han solicitado prorroga, según informe
adjunto, los responsables argumentan que el SIGA tiene deficiendias lo que limita su trabajo.
También se ha coordinado con la Dirección de Sistemas para que revise y haga los ajustes
correspondientes en el menor tiempo posible al modulo de activos fijos y al modulo de control de
inventarios, asumiendo la responsabilidad de realizar el trabajo el Sr. Egr.Ing.Sist. Leonardo Esquías
Esquivel
Proceso recomendado para contabilizar los ingresos
1. Elaborar el talonario de recibos oficiales prenumerados correlativamente en la imprenta de la
Institución.
2. Deberá entregar el recibo oficial original al usuario.
3. Realizar los depósitos bancarios cumpliendo el articulo 18° de las Normas Básicas del Sistema de
Tesoreria. (Resolución Suprema No. 218056 del 30-JUL-97).
4. Una copia del recibo oficial archivar en su repartición.
5. Enviar a la división de contabilidad la boleta de deposito bancario para su registro contable,
previo canje con recibo oficial en tesorería.
6. My.DIM. Ricardo Gómez
Opino que la falencia principal por la que no se tiene la información requerida para el cierre de la
gestión 2003, respecto a activos fijos e inventarios es porque los módulos correspondientes a estas
áreas dentro del sistema informático "SIGA" no se encuentran desarrollados en la magnitud de las
necesidades y que es necesario programar una auditoria informática que determine técnicamente esta
deficiencia c contactar con algún funcionario que haya recibido capacitación suficiente por la empresa
proveedora que tenga acceso a las fuentes que pueda efectuar los ajustes necesarios para trabajar
directamente en el sistema.
Agrego además que el Departamento de Presupuesto, ya estableció la asignación de techos
presupuestarios por objeto del gasto: en grupos sub grupos y partidas respecto al fondo rotatorio para
un mejor seguimiento y control de la ejecución presupuestaria, a través del envió a la Gerencia de
Finanzas con reportes quincenales que agilizaran el flujo de información, asimismo, se pudiese utilizar
el mismo procedimiento para hacer llegar los reportes de adquisiciones de activos y movimientos de
almacenes para cruzar información y proceder a su contabilización.
.Sugirió se establezcan talleres de trabajo una vez poi semana o cuando sea necesario con la
participación de los representantes de todas las áreas de la Corporación, para en función a un análisis
de las deficiencias encontradas, efectuar una estandarización de procedimientos que permita •
coordinar y facilite la comunicación. Obteniendo como resultado de si misma directivas y directrices
que garanticen la eficiencia a desarrollar, especialmente en relación a las Direcciones y Regionales,
contando con el total apoyo de la Gerencia General y estricto cumplimiento bajo el marco de la
disciplina si se quiere implementar elementos de control interno que garanticen la eficiencia en el
trabajo institucional
Cr. Roberto Ramírez !llenes
Corno responsable de la contabilización de los activos fijos de COSSMIL opino que los datos de
revalorización presentados por la empresa consultora Delta Cónsul Ltda. no son confiables porque
existía errores en la revalorización Ejemplo: un escritorio nuevo fue revalorizado en menor precio que
otro deterioradb y tenia mas valor. El personal de activos fijos realizo la revisión donde demoraron toda
la gestión 2000, demostrando realmente que el trabajo de la consultora estaba mal elaborado. Corno
ejemplo también podernos citar una mala apropiación de cuentas por decir la cuenta de "instrumental
medico menor" io iomnimn como In cuenta "my lipo medico mayor" o el "instrumental medico menor" lo
tomaban como "material fungible"
Sin embargo por orden de la Gerencia General se ha procedido..a _contabilizar todos los activos en
base a los resultados presentados por la empresa Della Cónsul Ltda. (31-DIC-2001) registrados hasta
la gestión 2002, en lo que se refiere a la actualización, valor actualizado, depreciación anual,
depreciación acumulada, depreciación de gestión y depreciación total o valor neto.
También debo hacer conocer que Únicamente se ha incorporado los activos que hacían llegar la
documentación correspondiente al departamento de contabilidad, existiendo otros que no hicieron
llegar en su debida oportunidad como por ejemplo almacenes.
En cuanto a la Bajas debo decir que nunca se procedió, sin embargo la empresa Delta Cónsul Ltda.
sugirió un listado como propuesta de los activos para dar de baja y que hasta la fecha la división de
activos fijos no ha ejecutado el proceso para concretar de acuerdo a las Normas Básicas del Sistema
de Administración de Bienes y Servicios, ocasionando un sobrevalúo del activo fijo, cuya información
no es confiable corno lo demuestra el Informe DAI- I — 007/03 de fecha 17 de diciembre del 2003.
Recomendación
Por todas las irregularidades existentes en el proceso dé contabilización de los activos fijos desde la
creación de COSSMIL y la revalorización de la empresa Delta Cónsul Ltda. no confiable, sugiero se
realice una. nueva revalorización de todos los activos fijos a nivel nacional, con la finalidad de
establecer el patrimonio real de la Corporación y evitar responsabilidades por la función publica de los
ejecutivos por la presentación de información no confiable en los Estados Financieros.
Una vez realizada la revalorización de todos los activos se recomienda a la división de activos fijos,
realizar conciliaciones semestrales con la división de contabilidad .
Se recomienda a la división de activos levantar inventarios anualmente, transferencias,
actualizaciones, depreciaciones, altas y bajas. (cumplir la Normas Básicas del Sistema de
Administración de Bienes y SeHcios ''SABS")
8. Cr. Omar Zamorano Rodríguez
informó que el año 1998 la sección de Almacenes dependiente del Dpto. de Finanzas fue
desconcentrada con el nombre de división de Control de Inventarios y paso a depender de del Dpto.
de Bienes y Servicios Generales, desde ese entonces la información referente a almacenes es
proporcionada con retraso y mucha deficiencia de control interno, como también deficiencias
considerables por los siguientes aspectos:
a. Falta de coordinación con los liquidadores de Contabilidad, Presupuesto y Cargos de Cuenta.
b. Apropiación indebida de cuentas
c. Resumen incompletos (falla de muchos ingresos de materiales)
d. No reflejan las cuentas asignadas de acuerdo a los registros contables
e. Mala valoración de algunos Productos, esto a consecuencia de que el ingreso de material esta mal
(accionado con relación a lo facturado.
f. No se realiza periódicamente la conciliación con los registros contables
Debido a estas falencias entre otras, se tiene que realizar muchas regularizaciones contables y en
otros casos devolver la información Kra su corrección, la cual significa pérdida de tiempo tanto
para-Contabilidad, como para la División de Control de Inventarios que a la fecha no presento los
resúmenes de los movimientos de las gestiones 2000, 2001, 2002 y 2003 ni información de los
Materiales y Suministros de las Regionales de Santa Cruz,y Cochabarnba._delas_gegiones_1998
1999, 2000, 2001, 2002 y 2003.
Hasta la fecha no han sido contabilizados los diferentes almacenes de las gestiones anteriores
mencionadas, causando grandes desfases en los Estados Financieros que se presenta anualmente.
Recomendación
Con el fin de lograr que la información de los álmacenes sean realizadas ,con eficiencia y eficacia e
incorporarlos a los Estados Financieros en forma confiable, oportuna y no ser objeto de Osen/aciones
por auditoria interna con por la CGR, que van en desmedro- de la- institución es que se sugiere lo
siguiente:
a. Por las deficiencias señaladas, falta de coordinación y por encontrarse distanciada de éste Dpto.
sugiero la concentración de esta División al Opto de Finanzas.
b. Los funcionarios de la División de Control de Inventarios deben ser comisionados al Dpto. de
Finanzas trimestralmente para realizar conciliaciones con los registros contables antes de
presentar cualquier información referente a almacenes y luego ser contabilizados.
Proceso recomendable para que no exista desfases en los registros contables, con la
información remitidas por las divisiones control de inventarios y activos fijos.
Proceso anterior
Adquisición de activos fijos
- Ingreso de materiales realizada por los encargados de almacenes, un original y cuatro copias
- El original es remitido al Dpto. de contabilidad para su proceso de pago debitándolos
contablemente a la cuenta de almacenes.
- Una copia pasa a la división de Activos fijos, con la misma realiza sus incorporaciones del activo.
- Otra copia pasa a la división de Control de Inventarios para la elaboración' de los resúmenes
generales del movimiento de los diferentes almacenes (Saldo anterior, ingresos, egresos y saldo
actual), anexando resúmenes detallado de los activos fijos que contablemente son dados de alta.
- La División de Control de Inventarios por demora en proporcionar información al Dpto. de
Contabilidad, ocasionan desfases para su contabilización.
- A fin de subsanar estos desfases, en reunión con los Señores Contadores del Departamento de
Contabilidad se acordó lo siguiente:
• La sección de liquidación egresos contabilicen a cuenta de activos fijos directamente para su
. alta respectiva.
• La división de activos fijos deberá estampar un sello en el ingreso de material (original y
copias) con el fin de evidenciar su conocimiento.
• Otra copia queda en el archivo del almacén para su control de almacenes.
Adjunto hoja anexa, Esquema demostrativo para su mejor comprensión.
9. Cr.
Emilio Angulo
Opino que actualmente esta realizando Control de Inventarios en el programa EXCEL porque el
programa "SIGA" presenta deficiencias, al realizar solamente control físico y no así el control valorado
que es lo necesario para contal.?iizaf.
También dijo que se pide a las regionales reportes mensuales y que no cumplen por diversos motivos
corno ser retraso en el transporte, vacación del personal, etc.
10. Sr.
José Valencia Montaña
Esta de acuerdo con todos
RECOMENDACIONES
1. Reunión de todos jefes de departamehtos y divisiones los días lunes a horas 08:30 a fin de coordinar
actividades, intercambiar información y definir políticas de acción.
2. Presentar informes con recomendaciones de todas las reparticiones hasta el día Jueves 22-ENE-04
sobre las deficiencias del "SIGY y la empresa Delta Cónsul Ltda.. con la documentación respalclatoria.
3. Continuar con el método de PROMEDIO PONDERADO para la contabilización, debido a la enorme
cantidad de fármacos e insumos (5000) que se administra en COSSMIL al igual que en otras
Organizaciones Sociales como la Caja Nacional de Salud, la Caja Petrolera y otras,
4. Hacer nuevamente un revalúo de todos los activos de la Corporación por consultores externos pero
bajo la supervisión de un comité de vigilancia integrados por peritos de COSSMIL
5. Que la Dirección Nacional de Planificación elabore los reglamentos específicos de cada uno de los
Sistemas para su implantación en la Corporación y deslindar responsabilidad ejecutiva a la MAE,
además de la elaboración del manual de Políticas de la Corporación.
6. Capacitar al personal en la Operación del "SIGA" en los diferentes módulos para una efectiva y
eficiente explotación del mismo.
7. Cumplir las recomendaciones de la Dirección de Auditoria Interna a fin de enmendar deficiencias.
8. Que la Dirección de informática revise y haga ajustes a la brevedad de los Módulos de Control de
Inventarios y del Modulo de Activos Fijos.
9. Promocionar de nivel 9 a nivel 7 al señor Egre. Ing. Sist. Leonardo Esquias Esquivel funcionario de la
Dirección de informática como incentivo para que modifique .y ajuste el Sofware del "SIGA"
particularmente en los módulos de Activos Fijos y Control de Inventarios, puesto que en
conversaciones previas afirmo estar en capacidad de hacerlo y plasmarlo en un contrato convenio que
garantice el resultado de la implantación de los módulos requeridos.
10. El personal de Control de Inventarios y Activos fijos trimestralmente deberán realizar conciliaciones de
ingresos de materiales con los registros contables y su respectiva contabilización en el departamento
de Contabilidad.
En conformidad firmamos el presento acta para que las recomendaciones sean puestas en ejecución
inmediata a través de directivas y sirvan como base para la reglamentación especifica que elaborará la
1Fectror"--1171aWa
de Planificación.
,
---
My.
DI
Ricardo-Gómez
CC. DEMN Lic. PablgCarclona Atyarez
JEFE DE LA IV. DE TESORERIA
JEFE DEL DPTO DÉFINANZ !
:
1cnÍ DM.
//
Jayier Ibáñez
/
CnI.Inf, Lic. Leoncio Camacl)o,F
JEFE MY.
CONTROL
VEN'141.210 JEFE DE LA
DIV.
MANEJO Y DIBP BIENES
(2
-)
CN. DAEN
Germ
ilva
-
Vásquez
Cnl. DAEN. /Ramiro Encina)
JEFE DEL DPTO. D
-
TIENES Y SERVICIOS • SUB JEFE
-
131R. NAL. DE PLANIFICACIÓN
AEN. (SP) Mario Guillén Piñeiro
G
,
E ENTE DE FINANZAS "COSSMIL"
Gr,-‘1
.7
1
1
al nora Mbntaño
CONTADOR DE ACTIVOS FIJOS
(..77
/Cr.
ar Zamorano Rodríguez
v CONTADOR- E ALMACENES
Cr..E l'Ang rl. Aramayo
C N ADOR E CONTROL DE INVENTARIO
1
e
L —
Cr. Roberto Ramírez Illanes
CONTADOR DE ACTIVOS FIJOS
1
.
la Bonilla
GERENT EN AL D "COSSMIL"
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRES CORPORACIÓN DEL SEGURO SOCIAL MILITAR
CARRERA ECONOWA "COSSMIL
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
CORPORACION DEL SEGURO SOCIAL MILITAR
LA PAZ - BOLIVIA E-mail: cossmil@koila.net
CAJON POSTAL: 4298
R24.
Se recomienda a Gerencia General, instruir a la
Dirección Jurídi,2J que en coordinación con las Agencias
Regionales, revie la relación contractual de los
anticretícos sucritos, JJon el objeto de contar con
documentos confiables y suficientes que garanticen el
derecho de cobro de la entidad.
R25. Se recomienda a Gerencia General, instruir a la
Dirección Jurídica inicie las acciones legales
correspondientes
para
la
recuperación . de
los
anticréticos de inmuebles que no satisfagan las
necesidad de las agencias regionales.
2.15 Activo Realizable - Almacenes
Las
cuenta
_
de
Alma ,..:9, n e.:--3y
Farmacia
que
exponen
Bs35.530.231.1 YBs.97.77.
1 58 respectivamente,
se
encuentran sobrevaluadas debido a que la División de Control
de Inventarios, slp_procesó la información de las salidas de
materiales, suministros
y
“:71L.aCQ.5,correspondientes
a las
gestiones 2001 y 2002,
sobrevaluandples resultados de la
(Testión y de las qest:iones anteriores. Al respecto, no
hemos
podido aplicar procedimientos alternativos que nos permitan
establecer el impacto en el resultado del ejercicio.
,s
Para el registro físico valorado del movimiento de los
almacenes y farmacias, se creó a principios de la _gestión•
1999, la División de Control de Inventarios, dependiente. del
Departamento de Bienes
_yServicios, cuyos resultados al
31/ 12/2002, no fueron eficaces en el procesamiento de la
información, con incidencia en la emisión de
los InventarioS
de Existencias de las gestiones 1999 al 2002, distorsionando
los estados financieros.
R26.
Se recomienda a Gerencia. General, instruir a. la
Gerencia de Finanzas que la División de Control de
Inventarios dependiente del Departamento de Bienes y
Servicios, emita los inventarios de Existencias de
Almacenes y Farmacias a nivel nacional, que muestren a
nivel de cuenta y detalle de itemes, los distintos
componentes de las existencias en almacenes al final de
cada ejercicio, para su regularización ,:..ontable.
II4
r
ic
e0
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
CORPORACION DEL SEGURO SOCIAL MILITAR
LA PAZ - BOLIVIAE-mail: cossmi:@kolla.nel CAJON POSTAL: 4298
R27.
Se recomienda a Gerencia General, instruir a la
Dirección de Planificación efectuar un análisis de la
situación, estructura y funciones de la Unidad de
Control de Inventaries, determinando los ajustes
necesarios para. que 1a información del movimiento
físico-valorado de las existencias de almacenes y
farmacias de la entidad, se presente en forma oportuna
y confiable.
2.1.6 Préstamos efectuados al Ministerio de Defensa Nacional
La cuenta 1221.06.00 "Inversiones Préstamos
Varios",
expone Bs17.145.000.00 equivalentes a $us2.286.000.00,
correspondientes a desembolsos efectuados por la entidad
entre las gestiones 1985 y 1986 en favor del Ministerio de
Defensa Nacional para la conclusión de obras civiles en el
Hospital Militar Central, autorizados con la Resolución de
la Honorable Junta Superior de Decisiones de CWSMIL N°
388
del 25/09/85, permaneciendo sin regularización al
31/12/2002.
R28.
Se recomienda a Gerencia General, instruir a la
Dirección Jurídica que en coordinación con la Gerencia
de Finanzas, ejecute las acciones pertinentes ante el
Ministerio de Defensa Nacional para la regularización
tanto
de •
los
desembolsos
efectuados
por
$us2.286.000.00, como de la • transferencia del derecho
propietario del Hospital Militar Central.
•
2.17 Saldos sin movimiento contable
Las cuentas del rubro de Inversiones 1222..01.00
"Adjudicatarios de Vivienda" y 1222.02.00 "Adjudicatarios,de.
Terrenos", exponen saldos sin movimiento desde la gestión
1987, no regularizados a la fecha, según el siguiente
detalle:
Plan 30 Emerg. Pres. Rep.
Plan 12 Bologriia
Plan 90 Bolognia
A Particulares
6.195,62
743,39
16.739,43
8.249,63
31.928,57
21
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
CORPORACION DEL SEGURO SOCIAL MILITAR
LA PAZ - SOLIVIAE-mail: cossmil@kolla.net CAJON POSTAL: 4298
R44. Se recomienda al Gerente General, instruir a la
Gerencia de Finanzas, que previa revisión y análisis
documental de los resultados de los servicios
contratados para la reconstrucción y conciliación de
los cargos de cuentas de gestiones anteriores, proceda
a identificar los cargos de-cuenta con documentación de
respaldo suficiente, derivando la relación nominal de
los cuentadantes para las acciones correspondientes.
R45. Se recomienda al Gerente General, que con apoyo de la
Dirección jurídica, solicite la participación de los
miembros de la Honorable Junta Superior de Decisiones
de COSSMIL (Comandantes de las FFAA y Representante de
la Unión del Servicio Pasivo), para convocar a los
cuentadantes
del servicio activo y pasivo, a
regularizar los cargos de cuenta pendientes de descargo
que mantienen con la
entidad desde gestiones.
anteriores.
La Dirección de Auditoria Interna, en forma posterior a las
acciones de recuperación sugeridas, emitirá los informes de
responsabilidad pertinentes de aquellos casos que pnr falta
de.. rendición de cuentas contravengnn el inciso e) del Art.
27 dc-,
la Lev 1178.
2.26 Cuentas Corrientes Internas
Al 31/12/2002, la cuenta contable del activo transitorio
"Cuentas corrientes internas" (Suministros, Materiales en
General y Fármacos] expone_ Bs6.528.953.56 acumulados desde
1993, emergentes de la diferencia entre el inventario físico
al cierre del ejercicio .y los registros contables así como
por la falta de información del movimiento de almacenes a
cargo de la División de Inventarios, 'situación • que
sobrevalúa el activo transitorio y subvalúa los gastos de
años anteriores, con incidencia en el rubro de Patrimonio.
Entre los componentes del saldo de 8s6.528.953.56, se
encuentran partidas con importes significativos generados en
gestiones anteriores, lue no son objeto de regularizsción,
así se ti n.
por ejempl.:
s E 01,4 o
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
CORPORACION DEL SEGURO SOCIAL MILITAR
LA PAZ - BOLIVIA
E-moil: cossnnil@kollo.net CAJON POSTAI: 4298
Código Descripción importe Es
Código Descripción Importe Els 1247.01.01 511ffii./21/91_1Lfiktglisiie.JALE.ii 1247.02.01 Eilm~v_nfri
Zútliga Cortés Nelson Hernán 1,297,990.61 Roca Montaño José Luis
651,111.52 Condori Magna Galo 920:122.00 Condori Magna Galo
411,232.35 Valencia Montarlo José Hernán 739,387.02 De la Barra V. Ernesto 327,273.75 Saenz Valdivia Guillermo 261,043.54
Orozco Merizalde Daniel 255.490.30 Rodriguez Angulo Esther 46.981.70 Maceres de la Vega Narda 98.717.69 Hurnerezt-luanca Ernesto 42,775.70
De la revisin selectiva de la cuenta, se evidencia que no
existe documentación suficiente que respalde el derecho de
cobro o reposición de los valores emergentes de las
diferencias físicas de inventarios, generando incertidumbre
en su - recuperación.
R46.
Se recomienda al Gerente General, instruir a la
Gerencia de Finanzas, que el Departamento de Finanzas
elabore estados de cuenta individuales, con información
en detalle de los conceptos que dieron origen al
registro
contable
en
las
cuentas
1247.01.01
"Suministros y Materiales en General" y 1247.02.01
"Fármacos y Otros", con el objeto de exigir a los
servidores y ex servidores públicos de la entidad, que
figuran con saldos deudores, la presentación . de la
documentación de descargo o la suscripción de un
compromiso de pago, para su regularización
correspondiente.
R47.
Se recomienda a Gerencia General, instruir a la
Gerencia de Finanzas que el Departamento de Finanzas
implante procedimientos para el tratamiento Contable.
de las diferencias de inventarios, adoptando
mecanismos adecuados para que los responsables de las
diferencias,
procedan a su • reposición,
pago o
suscripción oportuna de un compromiso de pago a corto
plazo, con el obJeto de evitar la acumulación de saldos.
,en "cuentas corrientes internas", que distorsionan la
información financiera.
a o wrIN
cluvo,
E-moil: cossmil@kollo.net
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL.
CORPORACION DEL SEGURO SOCIAL MILITAR
LA PAZ - BOLIVIA
CAJON POSTAL: 4298
