PLAN ANUAL DE ACCION
NOEL CAICEDO GALEANO
EMPRESA DE SERVICIOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO LIBANO TOLIMA
Enero 2018
EMSER E.S.P.
TITULO: PLAN DE ACCION 2018 – OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO
FECHA DE
ELABORACION:
2018 - 01 - 30
CONTENIDO: El Plan de Acción Establece el conjunto de tareas que deben realizarse en un plazo específico, utilizando diversos recursos con el fin de lograr un objetivo determinado.
Los Planes de Acción se concretan cuando se formulan los objetivos y se ha seleccionado la estrategia a seguir.
INSTITUCION: EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DEL LIBANO TOLIMA “EMSER E.S.P.
ELABORO:
NOEL CAICEDO GALEANO Jefe de Oficina Asesora de
Control interno
REVISO:
NOEL CAICEDO GALEANO Jefe de Oficina Asesora de
Control interno
APROBO:
COMITÉ DE COORDINACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
MEDIANTE ACTA N°001 DE ENERO 10 2018
PRESENTACION
La Oficina Asesora de Control Interno de la Empresa de Servicios Públicos de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Libano Tolima “EMSER E.S.P.”, es un área Asesora, que viene cumpliendo sus funciones en virtud de la Constitución Nacional, Ley 87 de 1993, sus decretos reglamentarios y en el ámbito de la Ley 1474 de 2011, el denominado “ESTATUTO ANTICORRUPCION”.
Con fundamento en el marco legal descrito con anterioridad, la Oficina Asesora de Control Interno elabora el Plan de Acción para la vigencia 2018,
documento que se constituye en la Carta de Navegación para la ejecución de sus actividades durante dicha vigencia.
MARCO LEGAL
En cumplimiento del mandato Constitucional y en relación directa con la Oficina Asesora de Control Interno, el siguiente es el Marco Legal que determinara el accionar y roles de la misma:
Ley 87 de 1993. Los artículos 9, 10, 11, 12 y 14 tratan sobre la definición del Jefe de la Oficina de Control Interno, la designación de la Oficina de Control Interno, las Funciones de los Auditores y el informe de los funcionarios de Control Interno.
Directiva Presidencial 01 de 1997. Proporciona las directrices y se precisa el Desarrollo del Sistema de Control Interno, señalando que le compete a la Oficina Asesora de Control Interno, apoyar a los directivos en el desarrollo del sistema, revaluar los planes, fomentar la cultura del autocontrol de tal forma que contribuya al mejoramiento continuo, además de participar en la implementación de adecuados instrumentos de gestión y gerencia.
Decreto 2145 de 1999. Dicta normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las entidades y organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial.
Decreto 1537 de 2001. Reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993, en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema de Control Interno de las entidades y organismos del estado y se precisa el rol que deben desempeñar las oficinas de control interno dentro de las entidades públicas, enmarcado en cinco tópicos:
Valoración de Riesgos, Acompañamiento y Asesoría, Evaluación y Seguimiento, Fomento de la Cultura del Control y Relación con entes Externos.
Ley 872 de 2003. Crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la rama ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadoras de servicios.
Resolución 048 de 2004. Contaduría General de la Nación, dicta disposiciones relacionadas con el control interno contable y establece las funciones de la Oficina de Control Interno relacionadas con la materia
Decreto 1599 de 2005. Adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, estableciendo en el numeral 5.5 los roles y responsabilidades de la Oficina de Control Interno en tanto señala que el responsables por realizar la evaluación independiente al Sistema de Control Interno y la gestión de la entidad pública, así como el seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional, generando las recomendaciones correspondientes y asesorando a la Alta Dirección para su puesta en marcha.
Circular 03 de 2005. El Concejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno, señalo “la Oficina de Control Interno, asumiendo su rol de evaluador independiente, deberá realizar evaluaciones, seguimiento y monitoreo permanente al grado de avance y desarrollo en la implementación del Sistema de gestión de la Calidad, conforme al Plan de Acción establecido previamente por la misma”.
LEY 1474 DE 2011. El denominado Estatuto Anticorrupción por la cual se dictaron normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad d la gestión pública.
Decreto 943 de 2014. Presenta las orientaciones y los componentes que conforman el nuevo ajuste al Modelo Estándar de Control Interno “MECI” 1000:2005, que son de obligatorio cumplimiento para las entidades a que se les aplica la Ley.
MARCO ESTRATEGICO
Asesorar continuamente a la Gerencia de la Empresa de Servicios Públicos de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Líbano Tolima “EMSER E.S.P”, mediante un proceso integral de auditoria, evaluando con objetividad e independencia la gestión institucional, con el ánimo de que ésta se desarrolle dentro de los principios Constitucionales y demás normas que rigen para la prestación de los servicios objeto de su razón social
VISION
La oficina de Control Interno contribuirá para que la EMSER E.S.P sea una empresa líder en el departamento del Tolima en la prestación de los servicios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo mediante mecanismos de verificación y evaluación a los procesos , que posibilite la permanente retroalimentación, enriquecimiento y fortalecimiento, con el fin de garantizar el éxito de las operaciones y de obtener un mayor beneficio económico para la empresa y un cumplimiento más eficaz de los objetivos institucionales.
- OBJETIVO GENERAL
Establecer acciones de asesoría, evaluación y control con la aplicación de las normas vigentes para la prestación de un buen servicio y contribuir a la consecución de la Misión Institucional.
- VALORES
1. TRABAJO EN EQUIPO: Participaremos armónicamente con todos los equipos de trabajo para fortalecer el Sistema de Control Interno de la Institución.
2. HUMANIZACIÓN: Seremos garantes en el cumplimiento de los derechos de los usuarios, para que en la organización se brinde un trato digno al usuario interno y externo.
3. CALIDAD: Respaldaremos y apoyaremos el fortalecimiento de todos los procesos que conlleven a lograr altos estándares de calidad.
4. EXCELENCIA OPERACIONAL: Recomendaremos los mecanismos para que la empresa goce de una excelente operacionalidad.
5. RESPONSABILIDAD SOCIAL: El Jefe de Oficina Asesora de Control Interno apoyara procesos adecuados para garantizar la atención en los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo a toda la población usuaria de estos servicios.
- OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Proteger los recursos de la EMSER E.S.P, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los puedan afectar.
2. Garantizar la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión Institucional
3. Velar porque todas las actividades y recursos de la Empresa estén dirigidas al cumplimiento de sus objetivos.
4. Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional.
6. Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros en libros.
7. Definir y aplicar medidas para prevenir riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organización y que puedan afectar el logro de los objetivos de la EMSER E.S.P.
8. Garantizar que el sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación.
9. Velar porque la EMSER E.S.P. disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo a su naturaleza y características.
- LINEAS DE ACCIÓN
Las funciones de la Oficina de Control Interno están enmarcadas dentro de un Criterio de Independencia, siendo esta una característica fundamental al no
intervenir en la ejecución de los procesos y fundamentar sus observaciones en elementos objetivos. Se convierte en una cuestión relativa al fuero interno que tiene la oficina.
La evaluación comprende la valoración y verificación objetiva de las evidencias efectuadas por parte de la Oficina Asesora de Control Interno, para proporcionar una opinión o conclusión independiente respecto de un proceso, sistema u otro asunto.
La naturaleza y el alcance del trabajo de evaluación están determinados por el Jefe de Oficina Asesora de Control Interno. Por lo general, existen tres partes en la evaluación: la persona o grupo directamente implicado en el proceso, sistema u otro asunto, es decir, el dueño del proceso; la persona o grupo que realiza la evaluación es decir, la Oficina Asesora de Control Interno; y la persona o grupo que utiliza el resultado de la evaluación es decir, el usuario de los resultados de la evaluación.
La Asesoría, por su parte, se basa en que habitualmente se dan
recomendaciones a solicitud de la Alta Dirección de la entidad. La naturaleza y el alcance del trabajo de Asesoría están sujetos al acuerdo efectuado con la Alta Dirección. Por lo general existen dos partes en la Asesoría, la persona o grupo que ofrece la recomendación, es decir, el Jefe de Oficina Asesora de Control Interno; y, la persona o grupo que solicita la recomendación, es decir, la entidad. Cuando desempeña su rol de Asesoría, el Jefe de Oficina Asesora de Control Interno debe mantener la objetividad y no asumir responsabilidades de gestión, como lo establece perentoriamente la Ley 87 de 1993.
- ESTRATEGIAS ESENCIALES
Las funciones de Jefe de Oficina Asesora de Control Interno están enmarcadas dentro de cinco estrategias o roles fundamentales así:
✓ La Valoración del Riesgo: Teniendo como base el artículo 4° del decreto 1537 de 2001 se establece que todas las entidades de la Administración Pública deben contar con la Política de Administración del Riesgo, tendiente a darle un manejo adecuado a los riesgos, con el fin de lograr de la manera más eficiente el cumplimiento de sus objetivos y estar preparados para enfrentar cualquier contingencia que se pueda presentar.
✓ El Acompañamiento y Asesoría: Bajo la premisa que “Asesorar es más
que aconsejar”; con el fin de conciliar el dilema de desarrollar un rol de
Oficinas de Control Interno, pueden aportar valor agregado a la entidad, prestando servicios de Asesoría sin que se vea comprometida su objetividad e independencia, un factor clave para lograr que el acompañamiento y asesoría se realicen de optima manera, es la buena relación y comunicación entre la Oficina Asesora de Control interno y la Alta Dirección, reflejada en un trabajo conjunto, que permita identificar fácilmente las necesidades en esta materia y el planteamiento de las soluciones.
✓ Evaluación y Seguimiento: Desarrollar los elementos que conforman el Componente Evaluación Independiente del MECI, precisando la dimensión del proceso de evaluación del Sistema de Control Interno y presentar el proceso en general con el que debe hacerse la Auditoría Interna. Es necesario señalar que las funciones señaladas en la Ley 87 de 1993 y sus Decretos Reglamentarios, como el Decreto 1537 de 2001, entre otros, indican que la Evaluación y el Seguimiento son quizá uno de los roles más relevantes de la responsabilidad que le corresponde al Jefe de Oficina Asesora de Control Interno.
✓ El Fomento de la Cultura de Control: Las funciones del Jefe de Oficina Asesora de Control Interno en este sentido se enmarcan básicamente en verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad.
✓ La Relación con los Entes Externos: Facilitar los requerimientos de los organismos de Control Externo y brindar la garantía de la presentación de informes de la entidad, verificándose de esta manera el rol de facilitar al interior y al exterior el flujo de información de la Empresa.
✓ Servir como puente entre los entes externos y la Empresa, identificando previamente la información relevante y pertinente que estos requieran, así como los funcionarios idóneos para atender sus requerimientos.
✓ PRINCIPIOS DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
▪ ECONOMÍA: Optimización de los recursos físicos, económicos y financieros, como del talento humano; tanto de la Oficina como de la entidad, para el logro de los objetivos propuestos.
▪ IGUALDAD: EL Jefe de Oficina Asesora de Control Interno, brinda trato uniforme y equitativo a todos los servidores públicos, frente a las acciones de Control y Asesoría.
▪ CELERIDAD: La oportunidad, agilidad, efectividad y confianza, caracterizan las acciones y actos de los servidores públicos ante la comunidad usuaria.
▪ IMPARCIALIDAD: Las actuaciones de los Servidores de la Oficina de Control Interno, son transparentes, sin discriminación alguna y afección de los intereses individuales y /o colectivos.
▪ CONFIENCIALIDAD: En razón al desempeño de las funciones de los servidores públicos, mantendremos reserva de los aspectos y hallazgos encontrados.
▪ HERRAMIENTAS
Plan de Acción: Es la carta de navegación que permite cumplir la Misión y los objetivos del Jefe de Oficina Asesora de Control Interno dentro de una cultura del Autocontrol, Autoevaluación y Autorregulación que resulta necesaria en:
- La definición clara de objetivos, estrategias y metas.
- Desarrollo de mecanismo de planeación seguimiento y evaluación. - Establecimiento de indicadores de gestión y resultados.
Sistemas de Información: Concebidos como una red de información automatizada de procesos en línea que permitan la administración eficiente de los recursos y sean una herramienta para la toma de decisiones.
Controles Internos (Autocontroles). En el diseño y operación de los controles internos (autocontroles) y de las pruebas de evaluación a los mismos se debe tener en cuenta que éstos no deben constituirse en un fin en sí mismos y por tanto deben consultar la relación Costo- Beneficio con el propósito de garantizar que el valor de establecer el control sea inferior al de los perjuicios derivados del riesgo sobre el cual se actúa.
Auditoría Interna: Elemento de control, que permite realizar un examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de la gestión de la Empresa. Así mismo, permite emitir juicios basados
en evidencias sobre los aspectos más importantes de la gestión, los resultados obtenidos y la satisfacción de los diferentes grupos de interés.
TECNICAS DE VERIFICACION DE INFORMACION
Verificación Ocular: Es la observación de los procedimientos empleados en la ejecución de las operaciones.
Verificación verbal: es la indagación, entrevista e investigación en las diferentes dependencias de la entidad y tiene por objeto conocer fortalezas y debilidades en las operaciones realizadas. Se realiza una entrevista, indagación e investigación con los diferentes jefes de áreas y en general a todos los funcionarios tanto del área administrativa como la parte técnica.
Verificación Escrita: Consiste en el análisis de informes, observando las evidencias de cada área, confirmaciones y cotizaciones con el objeto de determinar desviaciones o irregularidades en las actividades y operaciones realizadas.
Verificación Documentos: Es la revisión de todos documentos que emite la entidad con el objeto de conocer la situación de la entidad en un momento determinado.
Verificación Física: Consiste en la constatación de la existencia física de fondos y bienes y de los documentos que acreditan la propiedad sobre determinados activos. (Arqueos, Inventarios etc.)
Verificación de Legalidad: Se realiza una evaluación donde se determina el cumplimiento de Leyes, Decretos, Ordenanzas, Resoluciones, Directivas y procedimientos establecidos para tramitar las solicitudes ante la EMSER E.S.P.
Verificación de informes de gestión e indicadores: Se realiza una evaluación de indicadores e informes de gestión que elaboran las diferentes áreas que intervienen en el trámite de solicitudes de servicios ante la EMSER E.S.P, y se formulan las respectivas recomendaciones.
Informes de Gestión: Es una herramienta que permite conocer y medir en un momento determinado la eficiencia, la eficacia, las metas y los objetivos en cumplimiento de la misión institucional para tomar decisiones oportunas.
PLAN ANUAL DE ACCION 2018
ACTIVIDADES META INDICADORES CUMPLIMI
ENTO DEL INDICADOR
RESPONSABLE RECURSOS TIEMPOS
Elaboración y
Documentación del Plan de Acción de la Oficina de Control Interno.
Alcanzar una ejecución del
100 % del Plan. Actividades cumplidas/Actividades
Programadas. 100% Jefe de Oficina Asesora de Control Interno Humanos: Oficina Asesora de Control
Interno y las Áreas
involucradas.
Anual
Ejecutar las Auditorias
establecidas en el
Programa Anual de
Auditorias del 2018.
Realizar todas las auditorias establecidas en el Programa Anual de Auditorías del 2018 Auditorías realizadas / Auditorias programadas * 100 100% Jefe de Oficina Asesora de Control Interno Técnicos, Metodologías de Auditoria. Humano: líderes de los Procesos Auditados.
Oficina Asesora de
Control Interno.
Mensual
Realizar el seguimiento a los Planes, Programas y Proyectos de conformidad con el Plan de Desarrollo municipal.
Evaluar las metas
establecidas en el Plan de Desarrollo para la EMSER E.S.P.
% de Verificación= Planes
Evaluados / Planes Elaborados*100.
100% Jefe de Oficina Asesora de Control Interno
Técnicos: Indicadores de Gestión, Cumplimiento, y de Eficiencia.
Humanos: Personal de la dependencia y líder del proceso.
Anual
Elaboración y Presentación
de los Informes
Pormenorizados de Control Interno según Ley 1474 de 2011.
Realizar Tres informes y publicarlos en la Página Web
Informes realizados y publicados en la Página Web 100% Jefe de Oficina Asesora de Control Interno
Directivos MECI y grupo Operativo MECI: Todos los servidores públicos.
Humanos: Oficina
Asesora de Control Interno.
Cuatrimestral
Elaboración y Presentación del Informe Ejecutivo Anual del Sistema de Control Interno, al Departamento
Administrativo de la
Función Pública.
Un (1) Informe Informe
presentado 100% Jefe de Oficina Asesora de
Control Interno
Directivos MECI y grupo Operativo MECI: Todos los servidores públicos. Humanos Oficina Asesora de Control Interno
Anual
Elaboración y Presentación
Interno
Contable a la Contaduría General de la Nación.
presentado Asesora de
Control Interno contable. Oficina Asesora . Humanos: de Control Interno.
Seguimiento y Evaluación a los Planes de Acción de cada área de la EMSER.
Realizar reuniones con las áreas
Seguimientos realizados
100% Oficina de Control Interno y las áreas
involucradas
Oficina Asesora de Control Interno y Líderes de los procesos. Semestral Realizar el seguimiento a los Convenios Inter Administrativos entre la empresa y otras
Entidades del Estado.
Realizar el seguimiento a los
Convenios Inter
Administrativos entre la
entidad y otros entes
estatales. Convenios evaluados. 100% Dir. Administrativa, Financiera y Comercial y Dir. Técnica y de planeacion. Técnicos: Convenios Suscritos. Humanos: Oficina Asesora de Control Interno. Anual Efectuar el Seguimiento a la Implementación del MECI Realizar el seguimiento a la implementación de los diferentes elementos y componentes del MECI de acuerdo a lo establecido por los Organismos de Control Acciones de seguimiento. 100% Todas las Áreas de la Institución.
Directivos MECI y grupo
Operativo MECI: Administrativos: Decreto 943 de 2014. Humanos: Oficina Asesora de Control Interno. Semestral Efectuar el Seguimiento a las Política de Calidad. Seguimiento, a la implementación de la Política de Calidad de acuerdo a la Normatividad vigente
Seguimiento realizado. 100% Dirección Adm.
Fianc. Y Adm. Y la Dirección Tec. Y de Planeacion Técnicos: NTCGP 1000:2004 1000: 2009. Humanos: Planeación y Calidad. Oficina Asesora de Control Interno. Semestral
Presentar los informes de Auditoría a la alta Gerencia
Suministrar a Gerencia
Informes periódicos sobre los procesos de Evaluación y Auditoria realizados con el fin de dar a conocer
inconsistencias e irregularidades. % de Seguimiento= Evaluaciones Verificadas/ Evaluaciones Programadas *100 100% Oficina de Control Interno
Resultado final tanto de las Auditorías como de
las Evaluaciones
realizadas
Permanente
Seguimiento y Evaluación a los Planes de Mejoramiento Suscritos con Entidades de Control externas.
Reuniones con los
responsables de dichos planes. N° de reuniones realizadas. 100% Oficina de Control Interno y las áreas involucradas en el Oficina Asesora de Control Interno y las áreas Administrativos involucradas
proceso Fomento de la Cultura del
Autocontrol. Asistencia personalizada y/o a través de la página Web, sobre las áreas de la empresa. Asistencias realizadas y/o correos institucionales enviados 100% Oficina Asesora de Control Interno y las áreas involucradas en el proceso Oficina Asesora de
Control Interno y las áreas Administrativos involucradas
Permanente
Seguimiento a la Política
de Gestión del Riesgo. Visitas de seguimiento a las diferentes áreas Visitas realizadas 100%
Oficina de Control Interno y las áreas involucradas en el proceso Oficina Asesora de Control Interno y las áreas involucradas
Permanente
Seguimiento al Plan
Anticorrupción y
Atención al Ciudadano. Realizar Tres Informes y publicarlos en la página Web Informes presentados 100%
Oficina de
Control Interno y todas las áreas de la Empresa.
Oficina Asesora de
Control Interno y todas las áreas de la Empresa. Cuatrimestral . Seguimiento a los diferentes Comités Institucionales.
Realizar un seguimiento Presentar el informe a la Gerencia sobre la operatividad de los Comités
100% Oficina de
Control Interno y todas las áreas de la Empresa
Oficina Asesora de
Control Interno y todos los Comités
Anual
Evaluación semestral del
cumplimiento en las
publicaciones de ley que corresponden a cada una de las áreas.
Verificar el cumplimiento de las publicaciones de Ley, sobre información de interés general
Aplica a todos los
procesos de la
Institución que de
acuerdo a la Ley deban ser publicados para el interés general
100% Oficina Control Interno y de todas las áreas de la Empresa.
Oficina Asesora de
Control Interno Semestral
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
NOEL CAICEDO GALENO Jefe Oficina de Control Interno
NOEL CAICEDO GALEANO Jefe Oficina de Control Interno
COMITÉ DE COORDINACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
