La gestión de inventarios en la cadena de abastecimiento
y su impacto en la toma de decisiones financieras de
las empresas que realizan actividades de restaurante
– pollería, en el distrito de Barranco, en el año 2017
Item Type info:eu-repo/semantics/bachelorThesisAuthors Atahuamán Lozano, Elvira Elizabeth; Falen Llontop, Mari Carmen Citation Atahuamán Lozano, E. E., & Falen Llontop, M. C. (2018). La
gestión de inventarios en la cadena de abastecimiento y su impacto en la toma de decisiones financieras de las empresas que realizan actividades de restaurante – pollería, en el
distrito de Barranco, en el año 2017. Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas (UPC), Lima, Perú. https://doi.org/10.19083/ tesis/625826
DOI 10.19083/tesis/625826
Publisher Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas (UPC) Rights info:eu-repo/semantics/openAccess;
Attribution-NonCommercial-ShareAlike 3.0 United States Download date 11/02/2021 22:36:58
Item License http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/us/
UNIVERSIDAD PERUANA DE CIENCIAS APLICADAS
FACULTAD DE NEGOCIOS
PROGRAMA ACADÉMICO DE CONTABILIDAD
La gestión de inventarios en la cadena de abastecimiento y su impacto en la
toma de decisiones financieras de las empresas que realizan actividades de
restaurante – pollería, en el distrito de Barranco, en el año 2017
TESIS
Para optar el título profesional de Licenciado en Contabilidad
AUTOR(ES)
Atahuamán Lozano, Elvira Elizabeth (0000-0001-9861-1683)
Falen Llontop, Mari Carmen (0000-0002-1572-6643)
ASESOR
Barrantes Santos, Fanny Elcira (0000-003-2478-6557)
I
DEDICATORIA
Dedicamos este trabajo de suficiencia profesional a nuestra familia quienes nos motivaron constantemente para lograr nuestros objetivos profesionales.
A nuestra asesora de tesis por su orientación, exigencia y consejos en cada una de las sesiones de asesoría que fortalecieron nuestras competencias y deseos de superación.
II
AGRADECIMIENTOS
En principio, agradecer a nuestros familiares porque comprendieron lo importante que fue cumplir con nuestro sueño de ser contadoras, por apoyarnos en la decisión y alentarnos a salir día a día adelante.
Asimismo, agradecer a nuestra asesora de tesis quien desde el inicio creyó en nosotras y nos orientó para el mejor desarrollo de la investigación, brindándonos las herramientas que necesitábamos y fortaleciendo nuestro espíritu emprendedor profesional.
Por su parte, queremos agradecer a la universidad y profesores por incentivarnos a crecer como líderes íntegros e innovadores.
Finalmente, un agradecimiento especial a todos aquellos que nos brindaron su tiempo para la realización de los cuestionarios y entrevistas, puesto que su aporte fue valioso para desarrollo del presente trabajo de investigación.
III RESUMEN
La presente investigación tiene como objetivo identificar los indicadores o los factores que intervienen directa o indirectamente en la gestión de inventarios, y analizar su impacto en la toma de decisiones financieras de las empresas que realizan actividades de restaurantes – pollerías. Al respecto, en el Capítulo I se ha efectuado la recopilación de las definiciones relevantes para el presente estudio, como la gestión de inventarios, la cadena de abastecimiento, la toma de decisiones financieras y el sector materia de análisis: empresas que realizan la actividad de restaurante. Asimismo, en el Capítulo II se ha detallado la información correspondiente al problema, hipótesis y objetivo, a fin de mostrar los aspectos generales y secundarios considerados para la investigación. Por su parte, el Capítulo III contiene el diseño de la investigación, los instrumentos implementados, la población considerada para la aplicación de la entrevista en profundidad y encuestas. Adicionalmente, en el Capítulo IV se ha desarrollado el análisis de los resultados obtenidos al aplicar los instrumentos de investigación, para lo cual se entrevistó a dos (2) expertos en el tema y se realizó una encuesta a veintiún (21) trabajadores de diversas empresas que realizan actividades de restaurantes – pollerías, en el distrito de Barranco, asimismo, se presenta el desarrollo de un caso práctico respecto al tema materia de investigación. Finalmente, en el Capítulo V se muestra el análisis de la información teórico – práctica recopilada, señalando las conclusiones y recomendaciones del estudio, con lo cual se demostró que los indicadores y/o los factores identificados impactan en la gestión de inventarios.
Palabras clave: gestión de inventarios; toma de decisiones; administración óptima y gestión financiera.
IV The inventory management in supply chain and the impact on financial decision of the
chicken restaurant, in Barranco district, in 2017 ABSTRACT
The objective of this research is to identify the indicators or factors that directly or indirectly intervene in inventory management, and analyze their impact on the financial decision making of companies that carry out restaurant activities. In this regard, Chapter I has compiled the relevant definitions for this study, such as inventory management, the supply chain, financial decision-making and the subject matter of analysis: companies that carry out the activity of restaurant. Likewise, in Chapter II the information corresponding to the problem, hypothesis and objective has been detailed, in order to show the general and secondary aspects considered for the investigation. For its part, Chapter III contains the design of the research, the instruments implemented, the population considered for the application of the in-depth interview and surveys. Additionally, Chapter IV has developed the analysis of the results obtained by applying the research instruments, for which two (2) experts in the subject were interviewed and a survey was conducted to twenty-one (21) workers of various companies that they carry out activities of restaurants - chicken shops, in the district of Barranco, also, the development of a practical case is presented with respect to the subject matter of investigation. Finally, Chapter V shows the analysis of the theoretical-practical information collected, indicating the conclusions and recommendations of the study, which showed that the indicators and / or the factors identified impact on the management of inventories.
Keywords: inventory management, decision making, optimal administration and financial management.
V TABLA DE CONTENIDOS
INTRODUCCIÓN ... 1
CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO ... 2
2.1 LA GESTIÓN DE INVENTARIOS ... 2
Definiciones ... 2
Principios de los inventarios ... 4
Clasificación de los inventarios ... 5
Objetivo de la gestión de inventarios ... 6
Importancia de la gestión de inventarios ... 7
Implicancia de la gestión de inventarios ... 7
2.1.6.1 Ventajas y desventajas ... 7
2.1.6.2 Costos de los inventarios ... 8
2.1.6.3 Rotación de inventarios ... 10
2.1.6.4 Política de inventarios ... 11
2.1.6.4.1 Política de inventarios materiales directos ... 11
Factores de la gestión de inventarios ... 12
2.1.7.1 Factores internos ... 12
2.1.7.1.1 Gestión de compras ... 12
2.1.7.1.2 Gestión de la demanda ... 12
2.1.7.1.3 Gestión de almacén ... 13
2.1.7.1.4 Gestión de la información... 14
2.1.7.1.5 Gestión de recursos financieros ... 14
2.1.7.1.6 Control de gestión ... 15 2.1.7.2 Factores externos ... 16 2.1.7.2.1 Control de divisas ... 16 2.1.7.2.2 Regulación de precios ... 16 2.1.7.2.3 Restricción de abastecimiento ... 16 2.2 LA CADENA DE ABASTECIMIENTO ... 17 Definición ... 17 Importancia ... 19 Principios ... 19
VI
Clasificación ... 20
2.3 TOMA DE DECISIONES FINANCIERAS ... 22
Toma de decisiones ... 22
2.3.1.1 Definición ... 22
2.3.1.2 Clasificación ... 22
2.3.1.3 Metodología para la toma de decisiones ... 23
Decisiones financieras ... 25
Estados financieros ... 28
2.3.3.1 Finalidad de los estados financieros ... 28
2.3.3.2 Componentes de los estados financieros ... 29
Ratios financieros ... 29
2.3.4.1 Índice de gestión ... 30
2.3.4.2 Índice de rentabilidad ... 31
2.4 LA GESTIÓN DE INVENTARIOS EN LA CADENA DE ABASTECIMIENTO Y SU IMPACTO EN LA TOMA DE DECISIONES FINANCIERAS ... 33
2.5 EMPRESAS QUE REALIZAN ACTIVIDADES DE RESTAURANTES ... 34
Origen ... 34
Características importantes ... 37
Limitaciones ... 45
Principales factores ... 46
La gastronomía peruana ... 48
2.5.5.1 El rol de los restaurantes peruanos ... 48
2.5.5.2 Los pequeños negocios ... 49
CAPÍTULO II. PLAN DE INVESTIGACIÓN ... 52
3.1 EL PROBLEMA ... 52 Problema principal ... 53 Problemas específicos ... 53 3.2 HIPÓTESIS ... 53 Hipótesis general ... 53 Hipótesis específica ... 53 3.3 OBJETIVOS ... 54 Objetivo general ... 54 Objetivos específicos ... 54
VII
3.4 DELIMITACIÓN DEL ESPACIO – TEMPORAL ... 54
CAPÍTULO III. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ... 55
4.1 OBJETIVO Y NIVEL DE INVESTIGACIÓN ... 55
4.2 DISEÑO DE INVESTIGACIÓN ... 56
4.3 INVESTIGACIÓN CUALITATIVA ... 57
4.4 INVESTIGACIÓN CUANTITATIVA ... 58
4.5 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS ... 58
Descripción de los instrumentos de recolección de datos ... 58
Población ... 59
Tamaño de muestra ... 60
4.5.3.1 Investigación cualitativa ... 60
4.5.3.2 Investigación cuantitativa ... 61
4.6 CONFIABILIDAD DE LOS INSTRUMENTOS ... 62
4.7 RECOLECCIÓN Y TABULACIÓN DE DATOS ... 62
Recolección de información ... 62
CAPÍTULO V. DESARROLLO ... 63
5.1 APLICACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS ... 63
Entrevista en profundidad ... 63
5.1.1.1 Entrevista Nº 1 ... 63
5.1.1.2 Entrevista Nº 2 ... 68
Encuestas ... 71
5.2 APLICACIÓN DE CASO PRÁCTICO ... 85
Descripción general de la empresa ... 85
Escenario Nº 1: Problemática de la empresa ... 89
5.2.2.1 Respecto a la “gestión de compras” ... 89
5.2.2.2 Respecto a la “gestión de la demanda” ... 90
5.2.2.3 Respecto a la “gestión de almacén” ... 90
5.2.2.4 Respecto a la “gestión de la información” ... 90
5.2.2.5 Respecto a la “gestión de recursos financieros” ... 91
5.2.2.6 Respecto al “control de gestión” ... 92
5.2.2.7 Respecto a los “factores externos” ... 92
Situación financiera ... 93
VIII
5.2.3.2 Costo de ventas ... 95
5.2.3.3 Gasto de ventas ... 100
Escenario Nº 2: Propuesta de mejora ... 101
5.2.4.1 Análisis de los Estados de Resultados del año 2017 ... 101
5.2.4.1.1 Estado de resultados: Escenario N° 1 ... 102
5.2.4.1.2 Determinación del impuesto a la renta: Escenario N° 1 ... 103
5.2.4.1.3 Estado de resultados: Escenario N° 2 ... 104
5.2.4.1.4 Análisis de Estado de Situación Financiera ... 106
Indicadores financieros ... 109 5.2.5.1 Ratios de liquidez ... 109 5.2.5.1.1 Liquidez general ... 109 5.2.5.1.2 Capital de trabajo ... 110 5.2.5.1.3 Prueba ácida ... 110 5.2.5.1.4 Prueba defensiva ... 110 5.2.5.2 Ratios de apalancamiento ... 111
5.2.5.2.1 Estructura del capital (deuda patrimonio) ... 111
5.2.5.2.2 Ratio de endeudamiento ... 111
5.2.5.2.3 Ratio de cobertura de intereses ... 111
5.2.5.3 Ratios de gestión ... 112
5.2.5.3.1 Rotación de inventarios ... 112
5.2.5.4 Ratios de rentabilidad ... 112
5.2.5.4.1 Rendimiento sobre la inversión ... 112
5.2.5.4.2 Margen bruto ... 112
5.2.5.5 Margen neto ... 113
Cadena de abastecimiento ... 113
5.2.6.1 Provisión ... 113
5.2.6.2 Producción ... 116
5.2.6.2.1 Proceso de preparación de pollo a la brasa ... 116
5.2.6.2.2 Proceso de preparación de papas fritas ... 117
5.2.6.2.3 Proceso de preparación de ensalada de verdura ... 117
5.2.6.2.4 Proceso de preparación de salsas y aliños ... 118
5.2.6.3 Distribución ... 118
IX
5.2.7.1 Detalle de costo de materiales ... 121
5.2.7.2 Detalle de costo de los principales productos ... 121
5.2.7.2.1 Producto Nº 1: Pollo a la brasa ... 122
5.2.7.2.2 Producto Nº 2: Papas fritas ... 122
5.2.7.2.3 Producto Nº 3: Ensalada fresca ... 123
5.2.7.2.4 Producto Nº 4: Ají de pollería ... 124
5.2.7.3 Costo total de insumos – materias primas ... 124
5.2.7.4 Costo total de mano de obra directa ... 125
5.2.7.5 Costo total indirecto de fabricación ... 125
Presupuesto de ventas mensual ... 127
Análisis precio – costo ... 127
CAPÍTULO 5. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS ... 129
6.1 ANÁLISIS DEL RESULTADO DE LAS ENTREVISTAS EN PROFUNDIDAD ... 129
6.2 ANÁLISIS DEL RESULTADO DE LAS ENCUESTAS ... 133
Análisis del resultado del caso práctico ... 138
6.2.1.1 Respecto a la implicancia de los factores externos en la gestión de inventarios y toma de decisiones financieras ... 138
6.2.1.2 Respecto a la implicancia de la gestión de inventarios en las decisiones financieras ... 138
6.2.1.3 Validación estadística ... 139
6.2.1.3.1 Análisis del coeficiente de Alfa de Cronbach ... 139
6.2.1.3.2 Análisis de la prueba Chi Cuadrado ... 141
CONCLUSIONES ... 147
RECOMENDACIONES ... 149
REFERENCIAS ... 150
ANEXO ... 153
10.1 ANEXO A:ÁRBOL DEL PROBLEMA ... 153
10.2 ANEXO B:MATRIZ DE CONSISTENCIA ... 154
10.3 ANEXO C:ENTREVISTA EN PROFUNDIDAD ... 156
X ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1 Tipos de inventarios por característica física ... 5
Tabla 2 Clasificación de costos para mantener inventarios ... 8
Tabla 3 Etapas de la cadena de abastecimiento ... 20
Tabla 4 Los cinco (5) pasos para tomar una decisión ... 23
Tabla 5 Áreas principales para la toma de decisiones de la administración financiera ... 26
Tabla 6 Características principales de las empresas de servicio... 38
Tabla 7 Herramientas para la fidelización de clientes, aplicación en restaurantes ... 44
Tabla 8 Especialistas que participaron en la entrevista en profundidad ... 60
Tabla 9 Resultado de la muestra de investigación cuantitativa ... 61
Tabla 10 Entrevista a Jorge Carlos Badani Elguera ... 63
Tabla 11 Entrevista a José Miguel Pazos ... 68
Tabla 12 Estructura organizacional de la empresa ... 86
Tabla 13 Módulos del sistema de información ERP que implementa la empresa ... 90
Tabla 14 Ventas de restaurante – pollería, años 2016 y 2017 ... 93
Tabla 15 Ventas por local – Año 2017 ... 94
Tabla 16 Costo de ventas de restaurante – pollería ... 95
Tabla 17 Detalle de motivos de ajuste de inventarios, restaurante - pollería ... 96
Tabla 18 Ajuste de inventario por tiendas, restaurante – pollerías ... 97
Tabla 19 Porcentaje de merma por producto ... 98
Tabla 20 Detalle de gasto de ventas ... 100
Tabla 21 Resultado de Estados Financieros ... 106
Tabla 22 Análisis del Estado de Resultado ... 108
Tabla 23 Detalle de los costos de materiales ... 121
Tabla 24 Receta de pollo a la brasa ... 122
Tabla 25 Receta de papas fritas ... 123
Tabla 26 Receta de preparación de ensalada fresca ... 123
Tabla 27 Receta de preparación de ají de pollería ... 124
Tabla 28 Resumen de costo de materiales unitarios y totales por mes ... 125
Tabla 29 Detalle de planilla mensual personal operativo ... 125
XI
Tabla 31 Ventas mensual corporativo ... 127
Tabla 32 Resumen de costos de producción del mes ... 127
Tabla 33 Análisis de la entrevista en profundidad ... 129
Tabla 34 Análisis de las encuentas ... 133
XII ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1. Los inventarios se sitúan en cada nivel de la cadena de suministros. ... 3
Figura 2. Porcentaje relativos de elementos de los costos de mantener inventarios. ... 10
Figura 3. Cadena de suministro integrada. ... 20
Figura 4. Clasificación de la toma de decisiones... 23
Figura 5. Objetivo de la Gerencia Financiera. ... 26
Figura 6. Clasificación de los ratios financieros... 30
Figura 7. La gestión del inventario en la cadena de abastecimiento y su impacto financiero y tributario. ... 34
Figura 8. Organización de hoy. ... 35
Figura 9. Gestión de la cocina interior. ... 36
Figura 10. Gestión de la cocina interior. ... 37
Figura 11. Factores importantes para el éxito de los restaurantes. ... 46
Figura 12. Motivos para estar orgullosos. ... 48
Figura 13. El poder de la gastronomía. ... 49
Figura 14. Evolución Mensual de la Actividad de Restaurantes: 2016-2018. ... 51
Figura 15. Subsector Restaurantes (Servicios de comidas y bebidas). ... 51
Figura 16. Diseño de la investigación científica. ... 57
Figura 17. Determinación de la población. ... 60
Figura 18. Población de la investigación. ... 61
Figura 19. Encuesta Pregunta Nº 1. ... 71
Figura 20. Encuesta Pregunta Nº 2. ... 72
Figura 21. Encuesta Pregunta Nº 3. ... 73
Figura 22. Encuesta Pregunta Nº 4. ... 74
Figura 23. Encuesta Pregunta Nº 5. ... 75
Figura 24. Encuesta Pregunta Nº 6. ... 76
Figura 25. Encuesta Pregunta Nº 7. ... 77
Figura 26. Encuesta Pregunta Nº 8. ... 78
Figura 27. Encuesta Pregunta Nº 9. ... 78
Figura 28. Encuesta Pregunta Nº 10. ... 79
XIII
Figura 30. Encuesta Pregunta Nº 12. ... 81
Figura 31. Encuesta Pregunta Nº 13. ... 81
Figura 32. Encuesta Pregunta Nº 14. ... 82
Figura 33. Encuesta Pregunta Nº 15. ... 83
Figura 34. Encuesta Pregunta Nº 16. ... 83
Figura 35. Encuesta Pregunta Nº 17. ... 84
Figura 36. Locales de la pollería “Don Pepito”. ... 86
Figura 37. Estructura organizacional de Pollos a la brasa “Don Pepito”. ... 89
Figura 38. Ingresos por ventas, año 2017. ... 93
Figura 39. Porcentaje de participación de costo de ventas, año 2017. ... 96
Figura 40. Formato de merma implementado por la empresa. ... 99
Figura 41. Asiento contable por el registro de las mermas. ... 99
Figura 42. Detalle de una deficiente gestión de inventarios. ... 101
Figura 43. Estado de resultados integrales, año 2017... 102
Figura 44. Determinación del impuesto a la renta 2017. ... 103
Figura 45. Estado de resultados modificado. ... 104
Figura 46. Determinación del impuesto a la renta modificado... 105
Figura 47. Estado de Situación Financiera 2017 – 2016. ... 106
Figura 48. Estado de Resultados comparados (Escenario N° 1 y N° 2). ... 107
Figura 49. Estado de Resultados comparados 2017 - 2016. ... 108
Figura 50. Proceso de compras. ... 114
Figura 51. Flujograma del proceso de compra de materia prima e insumos. ... 1
Figura 52. Proceso productivo del pollo a la brasa. ... 116
Figura 53. Proceso de preparación de las papas fritas. ... 117
Figura 54. Proceso de preparación de ensalada de verdura. ... 117
Figura 55. Proceso de preparación de salsas y aliños. ... 118
Figura 56. Flujograma del proceso de atención al cliente. ... 120
Figura 57. Resumen de producción mensual. ... 126
Figura 58. Varianza de 21 encuentas. SPSS v.22 ... 140
Figura 59. Grado de fiabilidad del instrumento cuantitativo. Elaboración propia. ... 140
Figura 60. Valores de distribución de “Chi Cuadrado”. ... 142
Figura 61. Resultado de la prueba “Chi cuadrado” para la hipótesis general. ... 143
XIV Figura 63. Resultado de la prueba “Chi cuadrado” para la hipótesis específica 2. ... 145
1 INTRODUCCIÓN
La administración de inventarios es un punto neurálgico en las organizaciones que comercializan bienes y servicios, así por ejemplo las empresas que desarrollan actividades de restaurantes deben contar con productos o insumos frescos pues requieren de un buen planeamiento logístico, de lo contrario la atención al cliente se verá afectado.
Una buena gestión de inventarios requiere un trabajo planificado con políticas de compras que aseguren el abastecimiento oportuno, en el tiempo adecuado y con la cantidad exacta, sin que se genere costos de almacenamiento por sobre stock, por ello que es indispensable no sólo contar con un equipo humano sino también con algún software adecuado que sea el soporte dentro de la logística de la empresa, y así se pueda abastecer de inventarios a todas las áreas correspondientes.
En la actualidad, si bien las empresas que realizan actividades de restaurantes enfocan la mejora continua de sus procedimientos para la satisfacer al cliente a través de un buen servicio, no se han percatado la relevancia que pueden implicar un adecuado control de inventario dirigido a reducir costes, rotación de inventarios, y mejorar niveles de servicio a los clientes.
Es así que, las empresas deben tener en cuenta que en la adecuada gestión de inventarios puede estar la clave del éxito y de los resultados económicos, toda vez que ello beneficiaría para tener una información clara y precisa sobre la oferta que tenemos y a quien nos dirigimos, conocer las especificaciones de calidad que queremos exigir a las materias primas o productos que se adquiere, disponer de información sobre proveedores y sus ofertas/productos, realizar un control de las mercancías, a fin de cautelar la cantidad y calidad, realizar el almacenaje y distribución de forma conveniente para su conservación, efectuar un mayor control de los productos con fecha de caducidad inmediata, utilizar un método de inventario eficiente, desarrollar programación reales del uso de la materia prima, y determinar la rotación de inventarios es fundamental, de lo contrario los stocks representarán un coste que grava la operación. (Causado, 2015).
En el presente trabajo analizaremos el impacto de la gestión de inventarios desde el punto de vista financiero, puesto que el objetivo de una gestión de inventario es mantener el equilibrio entre la cantidad, tiempo y costo de reposición que se requiere para cubrir la demanda de los clientes, sin afectar con ello la liquidez de la empresa.
2 CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO
2.1 La gestión de inventarios Definiciones
La Real Academia Española (RAE), define la palabra “gestionar” como la acción de llevar adelante una iniciativa o un proyecto; ocuparse de la administración, organización y funcionamiento de una empresa, actividad económica y organismo; y manejar o conducir una situación problemática. Asimismo, la RAE define la palabra “inventario” como el asiento de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o comunicad, hecho con orden y precisión; papel o documento en que consta el inventario.
Por su parte, de acuerdo a lo mencionado por Pérez y Bastos (2006), el inventario es un recurso almacenado al que se recurre para satisfacer una necesidad actual o futura, el cual tiene las siguientes funciones:
Permitir que las operaciones continúen sin que se produzcan patrones por falta de productos o materias primas.
Obtener ventajas por volumen de compra, toda vez que si la adquisición de artículos se produce en grandes cantidades, el coste de cada unidad suele disminuir.
Proporcionar unas reservas de artículos para satisfacer la demanda de los clientes y que no se queden sin el deseado.
Separar los procesos de producción y distribución. Así, por ejemplo, si la demanda de un producto es elevada sólo durante el invierno, la empresa puede elaborarlo a lo largo de todo el año y almacenarlo, evitando de este modo su escasez en invierno. Salvaguardarse de la inflación y de los cambios de precio.
Protegerse de las roturas de inventario que pueden producirse por productos defectuosos, el mal tiempo, fallos de suministro de proveedores, problemas de calidad o entregas inadecuadas.
Según Ballou (2004), señala que los inventarios son acumulaciones de materias, provisiones, componentes, productos en proceso y productos terminados que posee la empresa a lo largo del canal de producción y de logística.
3
Figura 1. Los inventarios se sitúan en cada nivel de la cadena de suministros.
Adaptado de “Administración de la cadena de suministro, Quinta Edición”, por Ballou, 2004
Generalmente los inventarios se hallan en los almacenes, patios, pisos de las tiendas, equipos de transporte y en los estantes de las tiendas, señala Ballou, asimismo mantener los inventarios disponibles puede costar al año entre 20% y 40% de su valor. Por lo tanto, gestionar cuidadosamente los niveles de inventario tiene una justificación económica. Los inventarios son el conjunto de materiales y suministros que una empresa posee, con el fin de venderlos o para abastecer el proceso productivo. Para ello se crearon los almacenes para satisfacer las necesidades de la demanda en tiempo y forma. Las decisiones de inventario son muy importantes, ya que deben coordinarse de acuerdo a la cantidad óptima de inventario, con las necesidades de las diferentes áreas de la empresa (producción, marketing y finanzas). Bécares (2015).
En el entorno empresarial se conoce a la gestión de inventario como al proceso encargado de asegurar la cantidad de productos adecuados en la organización, de tal manera que se pueda asegurar la operación continua de los procesos de comercialización de productos a los clientes; es decir, asegurar que las operaciones de manufactura y distribución no se detengan, cumpliendo con las promesas de entrega de productos a los clientes.
Cabe señalar que la necesidad de gestionar los inventarios se desprende del hecho de asegurar los niveles de producto requeridos para el funcionamiento de la empresa y la
4 distribución al cliente final es un proceso complejo, en cuanto que existe variaciones en los interés de los clientes y variaciones en las promesas de entrega de materias primas por parte de los proveedores, lo que genera procesos de incertidumbre que en la eventualidad de no manejarse adecuadamente puede producir desabastecimiento para la empresa y para los clientes. (Cortes, 2014).
Según Gutiérrez y Vidal (2008), la gestión de un sistema de inventarios es una actividad transversal a la cadena de abastecimiento que constituye uno de los aspectos logísticos más complejos en cualquier sector de la economía.
Asimismo, Lópes et al. (2013) mencionan que la gestión de inventarios tiene una incidencia directa en el retorno de la inversión de recursos y la disponibilidad de productos y servicios a los clientes, siendo necesario medir la efectividad de la misma y acciones de mejoras adecuadas a implementar. Adicionalmente, los autores señalan que la gestión de inventarios es una actividad compleja, ya que para evaluarla no es posible tener en cuenta, de forma aislada, indicadores y parámetros determinados, pues solo con una integración de resultados es posible determinar el nivel en que se encuentra la empresa.
Por su parte, es preciso indicar que de acuerdo a lo señalado por Díaz y Pérez (2012), la gestión de inventarios es un tema muy estudiado por la Gestión de Operaciones y la Investigación de Operaciones para optimizar el costo de la gestión de los inventarios. Los modelos de inventario tradicionales generalmente trataban la optimización de inventarios para una organización individual. Pero recientemente ha comenzado a imponerse en la gestión empresarial el concepto de "cadena de suministro", donde la satisfacción de las necesidades del cliente final se logra mediante los flujos de material, de información y financiero, que se establecen desde los proveedores originales hasta el último consumidor, requiriendo esto de un determinado nivel de cooperación e integración entre los participantes en la cadena. En este trabajo se estudia la optimización de los inventarios conjuntos suministrador - comprador, a fin de advertir las ventajas que la simplificación eficiente de procesos logísticos brinda a los costos totales del inventario en la cadena.
Principios de los inventarios
Pérez y Bastos (2006), han definido los principios básicos de los inventarios, como las razones para mantener y utilizar dichos inventarios en una empresa:
Desacoplar demanda y producción: Es la función principal, el inventario es el colchón entre la oferta y la demanda.
5 Ser utilizados como medio para la planificación y el control de la producción: La
programación de la empresa es vital para atender la demanda.
Permitir cierta flexibilidad en la programación de la producción y la independencia de las operaciones: La línea base debe ser la demanda.
Consentir el tránsito de los ítems entre las distintas etapas del proceso: Realizar el proceso productivo, sin descuidar la atención de la demanda a través de un stock de productos.
Proporcionar un buen nivel de servicio al cliente: el cliente debe tener lo que necesita, cuando lo requiere.
Intentar mantener la producción a un ritmo regular: Las operaciones de fabricación deben ser eficientes.
Clasificación de los inventarios
Según la FIAEP (2014) los inventarios de acuerdo a las características físicas de los bienes a contar pueden ser:
Tabla 1
Tipos de inventarios por característica física
Tipo de inventario Descripción
Inventarios de materias
primas o insumos
Son todos aquellos bienes que aún no han sido utilizados en el proceso productivo de la empresa.
Inventarios de productos en proceso
Son bienes que están en proceso, pero que todavía no están listas para la comercialización.
Inventarios de productos terminados
Son todos los productos que están aptos para ser comercializados.
Inventario en tránsito Como su nombre lo indica son bienes que son traslados de un lugar a otro, con la finalidad de sostener las operaciones a lo largo de la cadena de suministros.
Inventarios de materiales
para soporte de las
operaciones
Son productos que no forman parte directa del proceso productivo, pero sirven de soporte a la operatividad de la empresa (maquinarias, repuestos, útiles de oficina, etc.).
6
Inventario en consignación Son aquellos bienes que se entregan para ser vendidos o consumidos en el proceso de manufactura, la propiedad es del proveedor hasta que se concrete la venta final.
Nota: Tomado de la Fundación Iberoamérica de Altos Estudios Profesional (FIAEP), 2014.
Por su parte, Guerrero (2009) señalaba que la clasificación general de los inventarios depende del tipo de demanda que tenga cada ítem, el cual solo puede ser de dos tipos: determinística o probabilística; en el primer punto la demanda del ítem para un futuro periodo es conocida con exactitud, generalmente solo se puede dar en empresas que trabajan bajo pedido; y en el segundo punto es probabilística cuando la demanda del bien para un futuro periodo no se conoce con exactitud, pero se puede asignar una distribución de probabilidad a su ocurrencia. De estas dos grandes categorías, también se pueden subclasificar en un determinado tipo dependiendo de otros factores como pueden ser:
Tipo de productos: pueden ser perecederos, sustitutos o durables
Cantidad de productos: pueden existir para un solo producto o para varios (multiproductos)
Modelos que permiten o no déficit
Modelos que involucran o no costos fijos Tiempos de entrega
Tipo de revisión: puede ser de revisión continua o periódica
Tipo de reposición: instantánea (cuando es comprado) y continua (cuando es producido en una planta manufacturera)
Horizonte de planeación: puede incluir un solo periodo o varios. Objetivo de la gestión de inventarios
El objetivo de la gestión por inventarios es lograr una adecuada planificación y organización de las actividades necesarias que permitan ofrecer el lugar y momento indicado el productos o servicio que los clientes solicitan; por lo que las empresas deben obtener el dinamismo y flexibilidad para adaptarse a las condiciones cambiantes del entorno, adelantándose a las necesidades y expectativas de los clientes, logrando así un alto nivel de competitividad. (Toro y Bastidas, 2011).
Según Parada (2009), la gestión de inventarios se deriva de la importancia que tienen las existencias para la empresa y, por lo tanto, la necesidad de administrarlas y controlarlas. Su objetivo consiste fundamentalmente en mantener un nivel de inventario que permita, a un
7 mínimo de costo, un máximo de servicio a los clientes. Los motivos básicos para crear inventarios son: protegerse contra incertidumbres, permitir la producción y compra bajo condiciones económicamente ventajosas, cubrir cambios anticipados en la demanda y la oferta y mantener el tránsito entre los puntos de producción o almacenamiento.
Importancia de la gestión de inventarios
Considerando los procedimientos álgidos que concentra la gestión por inventarios, es importante ser conscientes que su implementación es uno de los temas más complejos en la logística de toda empresa. Siendo así, uno de sus principales problemas es su administración, puesto que siempre hay demasiado de lo que no se vende o consume, y muchos productos agotados de lo que sí se vende, lo cual se debe a la falta de información precisa y oportuna sobre la demanda en el punto de consumo.
Por ello, se plantea que la aplicación de un sistema de gestión de inventarios es una de las alternativas más influyentes en el esfuerzo por reducir los costos y mejorar la eficiencia económica, ya que incrementa los niveles de servicio al cliente, aumenta la liquidez y permite a las organizaciones estar prevenidas frente a las fluctuaciones de la demanda; manteniendo un óptimo nivel de seguridad y logrando mantener los inventarios necesarios del producto. (Pérez et al., 2013).
Un sistema de control de inventario eficiente no trata por igual a todos los renglones en existencia, sino que aplica métodos de control y análisis en correspondencia con la importancia económica relativa de cada producto. (Parada, 2009).
Implicancia de la gestión de inventarios 2.1.6.1 Ventajas y desventajas
Según Ballou (2004) existen diversos motivos por los cuales la empresa debe poseer inventarios de materias primas y/o productos terminados, dentro de las principales ventajas tenemos:
Mejoramiento del tiempo de respuesta y servicio al cliente; la disponibilidad de inventario en lugares claves y cuando el cliente lo requiera no solo mantendrá la venta sino que la incrementará, logrando con ello un servicio eficiente.
Reducción de costos; si bien mantener inventarios genera un costo asociado, su uso puede disminuir los costos operativos de otras actividades de la cadena de suministros, que podrían más que suplir el costo de manejo de inventario. Es decir, comprar en lotes muchos más grandes y homogéneos permitirá obtener descuentos por precio y cantidad. Por ello el costo de mantener este inventario se equilibra con
8 la rebaja del precio que puede lograrse. En este punto también, se debe analizar las compras adelantadas, es decir adquirir a precios actuales más bajos, en lugar de comprar a precios futuros de pronósticos más caros.
Reducción de costos de operación; la variabilidad en el tiempo, que se necesita para producir y transportar bienes por todo el canal de suministros puede causar incertidumbre que impacten en los costos de operación, así también en los niveles de atención al cliente. En este sentido, los inventarios ayudan a amortiguar estos efectos de variabilidad.
Finalmente, una de las ventajas de mantener un inventario, también ayudará a hacerle frente a causas externas o internas inesperados como por ejemplo; huelgas, derrumbes en carreteras, desastre naturales o algún otro hecho fortuito que pueden surgir durante el envío (transporte los inventarios).
De otro lado Ballou (2004), también nos explica algunas desventajas de mantener inventarios:
Incremento del costo de almacenamiento; definir los niveles adecuados de inventario de manera tal que no se comprometa demasiado el capital, y en paralelo se atienda al cliente con calidad que se merece.
Puede enmascarar problemas de calidad; cuando ocurren estos problemas, reducir los inventarios existentes para proteger la inversión de capital.
Promueve una actitud aislada de la gestión del canal de suministro como un todo. 2.1.6.2 Costos de los inventarios
Los inventarios ocasionan gastos desde el momento en que inicia la preparación de un pedido y durante su estancia en el almacén. La falta de bienes que se supone en inventario genera un costo adicional llamado costo de quiebre. Este costo implica que no tener un producto disponible en el momento requerido es un problema grave de puede causar pérdidas para la empresa, según lo manifestado por Voysest y Vreca (2009).
Asimismo, Ballou (2004) menciona que los costos de mantener inventarios resultan de guardar, o poseer bienes durante un periodo y son proporcionales a la cantidad promedio de bienes disponibles. Estos costos pueden ser considerados en cuatro clases:
Tabla 2
Clasificación de costos para mantener inventarios
9
Costos de espacio Son cargos realizados por el uso de volumen dentro de un espacio físico (edificio de almacenamiento). Cuando este espacio es rentado, la tarifa de almacenamiento se carga normalmente por peso durante un periodo. Pero si el espacio se posee de manera privada o por contrato, estos costos de espacios serán determinados mediante la distribución de costos de operación relacionados sobre la base de volumen almacenado. Los costos de espacio son irrelevantes cuando se trata de manejo de inventarios en tránsito.
Costos de capital Llamado también costo de oportunidad. Estos costos pueden representar más de 80% del costo total de inventario. Es el costo más tangible y subjetivo de todos los elementos de los costos de manejo. Esta consideración se debe a dos motivos. Primero, el inventario constituye, una mezcla de activos de corto y largo plazo, pues algunas existencias pueden atender necesidades estacionales y otras para satisfacer patrones de demanda de plazos prolongados. Segundo, el costo de capital puede variar desde la tasa de interés preferencial hasta el costo de oportunidad del capital.
Costos de servicio de inventario
Los seguros y los impuestos también forman parte de los costos de mantener inventarios. La cobertura del seguro se da como una protección frente a riesgos de pérdidas por incendios, tormentas o robo. Asimismo, manifiesta que los impuestos son cargados a los inventarios hallados el día del cálculo. Estos impuestos representan una pequeña fracción del costo total de manejo.
Costos de riesgos de inventario
Los costos relacionados con deterioro, perdida (robo) daño u obsolescencia conformar la categoría final de los costos de mantener inventarios. Este tipo de costos abarca a aquellos productos que mientras se almacenan pueden dañarse, contaminarse, deteriorarse, o ser robadas quedando así imposibilitadas para ser comercializadas o utilizados dentro del proceso productivo.
10
Figura 2. Porcentaje relativos de elementos de los costos de mantener inventarios.
Adaptado de “Administración de la cadena de suministro, Quinta Edición”, por Ballou, 2004
2.1.6.3 Rotación de inventarios
Un inventario sin movimiento es un capital estancado, por ello es importante asegurar la rotación de los inventarios, de acuerdo a lo señalado por Voysest y Vreca (2009).
Asimismo el citado autor menciona, que la rotación es el número de veces que se consume y se renueva los inventarios durante un año o durante un periodo de doce (12) meses cualquiera. Este se calcula dividendo la venta o el consumo total durante el periodo analizado, entre el valor promedio de los inventarios durante el mismo periodo de tiempo.
Rotación = Valor del consumo total durante 12 meses Inventario promedio
Para el caso de los productos terminados, en lugar del valor del consumo, se utiliza el costo de ventas para un periodo de 12 meses divididos entre el inventario promedio.
Del mismo, aluden que la cantidad de veces que rota el inventario dependerá del tipo de industria o negocio y de clase de materiales o productos terminados. La rotación es mucho mayor en negocios al por menor y en aquellos que venden artículos perecibles.
Otro factor importante en la rotación de materiales directos es los Lead Times que pueden ser mínimos (justo a tiempo) hasta el número de días o semanas necesarias para recibir un nuevo lote cuando el proveedor se encuentra en un lugar distinto. El efecto de los Lead Times es que al aumentar el inventario se reduce la rotación.
Finalmente la fórmula de rotación de inventario nos indica que velocidad rota el inventario, pero no logra identificar los ítems de movimiento lento o sin movimientos.
11 2.1.6.4 Política de inventarios
Según Gutiérrez y Vidal (2008), una política de inventarios debe dar respuesta a las preguntas de cada cuánto debe revisarse el inventario, cuándo ordenar y cuánto ordenar, bien sea ítems de demanda independiente o dependiente. Sin embargo, la metodología de estimación de políticas para darle respuesta a estas preguntas puede variar significativamente debido a dos aspectos:
El tipo de producto (terminado o materia prima) y El ambiente de producción.
Asimismo, Voysest y Vreca (2009) mencionan que un factor de éxito en los negocios es lograr un alto nivel de servicio al cliente con un bajo nivel del inventario. Este es el objetivo de una eficiente gestión de los inventarios. Toda empresa necesita definir una política de inventario como parte importante de la estrategia empresarial, integrada con el planeamiento de ventas, producción, suministros, compras, almacenes y finanzas. Las políticas son normas que se establecen y sirven de guía para las decisiones que se toman respecto a ello.
Del mismo modo, manifiestan que la política de inventarios se complemente con el sistema. El sistema que se utilice por más pequeño o complejo como un ERP que sea, debe facilitar la parte operativa y táctica, y como requisito imprescindible debe permitir la visibilidad de todos los interesados. Con márgenes de tiempo muy ajustados y niveles de inventarios bajos, es fundamental monitorear la cadena de suministro permanentemente para que no se detenga en ningún momento. Esto requiere visibilidad, es decir conocer la posición exacta del inventario en tiempo real:
2.1.6.4.1 Política de inventarios materiales directos
Voysest y Vreca (2009) mencionan que los materiales representan alrededor 50% del costo de producción. Asimismo también manifiestan, que cualquier economía en el suministro de materiales incluyendo reducción de inventarios, pasa en su totalidad a mejorar el flujo de caja, sin embargo, un quiebre de inventario puede tener efectos devastadores en la producción y en las ventas. No es sencillo conciliar estos extremos, pero una buena política de inventario ayuda muchísimo. La política de inventario establece las reglas para determinar la cantidad óptima en cada posición de inventario. No obstante a su complejidad, el proceso de reposición de inventarios se puede reducir a un modelo compuesto por tres etapas básicas: pedido, tránsito y disponibilidad.
12 Factores de la gestión de inventarios
2.1.7.1 Factores internos
Lópes et al. (2013), afirma que a nivel interno de la organización, existen elementos claves en donde interactúan procesos, áreas y personas; que dan como resultado factores que inciden en las decisiones relativas a la gestión de sistemas de inventarios. Los factores internos considerados incidentes sobre esta gestión son:
2.1.7.1.1 Gestión de compras
Corresponde al conjunto de actividades que deben desarrollarse a fin de adquirir los bienes necesarios para el negocio al mínimo costo, con la calidad deseada y en el momento oportuno, esto involucra la búsqueda de nuevas fuentes de compra y las relaciones productivas con dichas fuentes. Actualmente, se plantea que la relación con los proveedores debe fundamentarse en la lealtad, la confianza y la cooperación mutua, por tal motivo debe existir una integración con las fuentes de compra que permita negociaciones de ganar - ganar entre los actores de este proceso, según Ortiz (2004) y Aguilar (2009).
La gestión de compras involucra recibir las solicitudes de los materiales necesarios, buscar los proveedores adecuados, analizar y realizar las gestiones oportunas para que lleguen los inventarios de la empresa, por tal motivo, la gestión de compras se considera un factor que incide de forma directa en la consecución de los objetivos de la gestión de los sistemas de inventarios, especialmente de materias primas, suministros y repuestos necesarios para la continuidad de las operaciones.
2.1.7.1.2 Gestión de la demanda
Busca desarrollar actividades que permitan coordinar y controlar las fuentes de demanda. Esta gestión debe constituir el módulo de acceso o enlace entre la organización con el mercado, según Vollmann et al. (1995). Asimismo, debe involucrar el análisis de la demanda a fin de identificar el nivel de dependencia de cada uno de los artículos del inventario, considerando que los artículos con demanda dependiente son aquellos cuya demanda está sujeta a la demanda de otro artículo o a un programa de producción o mantenimiento, tal es el caso de partes componentes, ensambles y materiales para mantenimiento programado, mientras que la demanda independiente la gobierna el mercado y posee un comportamiento aleatorio como el caso de los productos terminados y las partes de repuesto para mantenimiento de emergencia, según Leal y Oliva (2012) y Schroeder (2005).
Un segundo aspecto a considerar en el análisis de la demanda es verificar el grado de conocimiento que se tiene respecto a la misma, en donde cabe lugar a dos situaciones,
13 demanda determinística que puede conocerse con cierta certeza propia de los artículos con demanda dependiente, y la demanda probabilística o aleatoria propia de los artículos con demanda independiente que no puede conocerse con certeza, sino por medio de estimaciones a través de métodos de pronóstico, según Gutiérrez y Rodríguez (2008).
Como tercer elemento dentro del análisis de la demanda, se destaca el estudio del patrón de comportamiento de los datos, en cuyo caso se pueden tener patrones de comportamiento estable, patrones con tendencia creciente o decreciente y patrones de estacionalidad o temporalidad, según Ortiz (2004).
Además del análisis de la demanda, la gestión de la misma involucra su proyección, para proyectar la demanda se puede recurrir a diversos métodos, los cuales pueden subdividirse en dos grupos, los métodos cualitativos y los métodos cuantitativos. Los métodos cualitativos más conocidos son el método Delphi, el Juicio Informado y el Análisis del ciclo de vida de los productos que se basan en opiniones de expertos respecto al comportamiento de la demanda del producto, por su parte, los métodos cuantitativos mayormente empleados son los análisis de series temporales, y dentro de estos el suavizamiento exponencial, los cuales se fundamentan en predecir el comportamiento de la demanda con base en data histórica, según Ortiz (2004) y Schroeder (2005).
La gestión de la demanda es imperante, ya que permite realizar una clasificación de los productos de acuerdo a la naturaleza de su demanda con el objeto de asociar los modelos de pronósticos y las políticas de administración de inventarios más pertinentes según sea el caso, de allí que esta gestión y análisis de la demanda sea considerada como otro factor interno que incide de forma directa sobre la adecuada gestión de inventarios, especialmente de productos terminados y de materias primas, partes y ensambles.
2.1.7.1.3 Gestión de almacén
Los almacenes constituyen los lugares físicos en los cuales se disponen los inventarios. La gestión de almacenes controla y mantiene todos los artículos inventariados, debe establecer resguardo físico adecuado para proteger los artículos de robos y de cualquier daño por obsolescencia, caducidad y manipulación.
La gestión de almacenes debe considerar el mantenimiento de registros, lo cual facilita la localización inmediata de los artículos, según Brent y Travis (2008). La gestión de almacenes se considera como un factor interno que incide sobre la adecuada gestión de los inventarios, ya que a partir de esta se realizan funciones de recepción, manipulación, protección y
14 posterior expedición de productos que garantizan la disponibilidad de los mismos en el momento en el que se requieran, según Reyes (2009) y Gómez (2013).
2.1.7.1.4 Gestión de la información
Para dar respuesta con lo que tiene que ver con la gestión de inventarios, las organizaciones requieren de sistemas de información que les permitan conocer con exactitud el estado de los inventarios en cualquier momento, información vital para planificar las compras, la manufactura y la distribución, según Zuluaga, et al. (2014).
En correspondencia, Chase et al. (2004), expresan que cuando los sistemas se aplican correctamente; el área de manufactura se entera de los nuevos pedidos tan pronto como se registran en el sistema. El área de ventas conoce la situación exacta del pedido de un cliente. Y el área de compras sabe al minuto lo que necesita manufactura y el sistema contable se actualiza a medida que ocurren todas las operaciones pertinentes.
En la actualidad, las organizaciones que se han percatado de la importancia de la gestión de la información se apoyan en sistemas integrados que cuentan con algunos modelos de gestión de inventarios, según Romero y Escalona (2010). Entre los distintos software de sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) conocidos y empleados por organizaciones reconocidas a nivel nacional e internacional se tienen el Sistema, Aplicaciones y Procesos (SAP), Peoplesoft, JD Edwards y Oracle.
Ahora bien, estos sistemas requieren de parámetros como puntos de reorden, tamaños de lote, niveles de inventarios máximos y mínimos, inventarios de seguridad y niveles de servicio que la mayoría de las veces se definen empíricamente. Adicionalmente, estos sistemas no cuentan con herramientas que apoyen la toma de decisiones que ayuden a los decisores en materia de gestión de inventarios a identificar si los parámetros definidos son correctos y qué mejoras podrían realizarse, esta problemática planteada por Gutiérrez y Jaramillo (2009), pone de manifiesto la importancia de la gestión de la información como un factor interno clave que incide directamente en la gestión adecuada de los sistemas de inventarios.
2.1.7.1.5 Gestión de recursos financieros
La gestión de recursos financieros tiene por objeto la obtención de recursos, ya sea por aportaciones de capital u obtención de créditos, su correcto manejo y aplicación, así como la coordinación eficiente del capital de trabajo, inversiones y resultados, mediante la presentación e interpretación para tomar decisiones acertadas, según Robles (2012). En este sentido, esta gestión es de gran importancia, ya que sirve de apoyo a la gestión de los
15 sistemas de inventario en lo que tiene que ver con la búsqueda de los recursos financieros para la compra o adquisición de los bienes necesarios.
Una inadecuada gestión de recursos financieros impactaría de forma negativa sobre la gestión de los sistemas de inventarios, ya que no se tendrían los recursos necesarios en el momento oportuno para realizar las compras requeridas.
2.1.7.1.6 Control de gestión
Consiste en la retroalimentación efectiva para el buen funcionamiento del sistema, por lo tanto es necesario diseñar sistemas de control que permitan detectar deficiencias y así responder rápidamente ante ellas. Las organizaciones deben estar en la capacidad de medir sus propios procesos internos a fin de definir acciones cuya implementación contribuya a mejorar la eficiencia.
Todo esto implica un proceso de medición continua que permita comparar la gestión actual con estándares predefinidos. Este análisis debe contemplar todos los elementos o factores internos anteriormente desarrollados a fin detectar fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de cada una de estas funciones, según Peña y Silva (2016).
El sistema de control de gestión debe contemplar la medición del desempeño por medio de indicadores que reflejen en conjunto toda la operación del sistema, tales como la proporción de demanda satisfecha, porcentaje de precisión del inventario físico, rotación de inventarios, grado de obsolescencia, caducidad y pérdidas, retorno sobre la inversión en inventarios, entre otros.
De igual modo, este sistema tendrá que considerar la evaluación de la gestión de compra desde el punto de vista de selección y evaluación de proveedores, la gestión de la demanda en lo relacionado al análisis de datos de demanda y el seguimiento de los pronósticos, las políticas de inventario seleccionadas para cada artículo y la gestión de información en cuanto a la disponibilidad y confiabilidad de los datos, la gestión de almacenes en lo asociado con las mermas y la gestión de la información en lo que respecta a la confiabilidad de la misma, según Gutiérrez y Vidal (2008).
El control de gestión también constituye un factor interno clave que incide de forma directa sobre la gestión de los inventarios, ya que una organización que sea capaz de medir sus procesos internos, podrá, con base en estos resultados, tomar las medidas necesarias en el caso de presentarse deficiencias que luego conlleven a no alcanzar los objetivos.
16 2.1.7.2 Factores externos
Los componentes externos constituyen, en su mayoría, a un conjunto de parámetros económicos y regulaciones legislativas que rigen las actividades productivas y comerciales del contexto, Lópes y otros (2013). De acuerdo a Ponsot (2008), los riesgos en la gestión de inventarios varían de acuerdo a la cultura económica, financiera y de capitales que se gestione en el entorno, razón por la cual en países subdesarrollados, los principales factores que afectan la gestión de los sistemas de inventario en las distintas organizaciones son: 2.1.7.2.1 Control de divisas
El control de cambio es un instrumento de política cambiaria que consiste en regular oficialmente la compra y venta de divisas en un país. De esta manera, el Gobierno interviene directamente en el mercado de moneda extranjera, controlando las entradas o salidas de capital, según Centro Nacional de Comercio Exterior (2014).
Desde el punto de vista de la gestión de sistemas de inventarios, el control cambiario incide en las decisiones organizacionales, ya que no se otorga las suficientes divisas para adquirir los recursos necesarios para sus operaciones productivas o comerciales; por lo tanto las empresas deben recurrir a un mercado no autorizado que termina por distorsionar toda la cadena de suministro, lo cual afecta drásticamente el precio de los artículos que se producen y/o comercializan. Igualmente, se presentan inconvenientes para las organizaciones en la compra y venta de materias primas importadas, ya que el control de cambio restringe las operaciones financieras que se realicen con cualquier entidad internacional, según Ponsot (2008).
2.1.7.2.2 Regulación de precios
Se centra en la restricción o control del precio máximo de un bien o servicio, con la intención de generar igualdad económica en el poder adquisitivo de la población. Esta acción es propiciada por parte de gobiernos o estados de una nación con el fin de colocar un límite de actuación en los agentes estableciendo sanciones para sus operaciones.
2.1.7.2.3 Restricción de abastecimiento
Las organizaciones, cada día presentan inconvenientes para suministrar de manera adecuada a la población los bienes y servicios producidos, por lo que se genera poca disponibilidad de los mismos en sus establecimientos, lo cual es ocasionado por el conjunto de factores externos ya mencionados, Padrón (1998).
El almacenamiento de stocks en las empresas se ve afectado por la existencia de la regulación de precios, por la incidencia de un control de compra de divisas para las operaciones
17 productivas y las restricciones en cuanto a los trámites aduanales para los procesos de importación. Todo esto limita la gestión de inventarios en lo que tiene que ver con la adquisición de recursos e insumos para generar productos y de bienes terminados, en el caso del sector manufacturero y del sector comercial, según Ponsot (2008).
Aunado a esto, también se presenta otra distorsión asociada al acaparamiento por parte de algunas personas jurídicas y naturales para evitar que sus productos sean vendidos a un mínimo costo sin obtener ganancias puntuales, y el agente especulativo para encarecer los precios de los bienes al momento de su adquisición, además de mantener inventarios de productos por la incertidumbre que representa conseguirlos en el futuro.
El análisis teórico de gestión de inventarios permite deducir que, la poca disponibilidad de productos en el mercado tiene una importante relación con la gestión de los sistemas de inventarios, ya que al momento de tener pocos artículos, su precio se incrementa notablemente y el nivel de servicio en las organizaciones tiende a disminuir, lo cual conlleva al incremento de costos por faltantes y pérdida de clientes en las empresas.
La poca disponibilidad de productos conlleva, además a restricciones de abastecimiento por parte de los proveedores, la cual se refiere a la falta de capacidad y/o compromiso de los mismos de cumplir con los pedidos requeridos por parte de las organizaciones para poder llevar a cabo sus operaciones productivas o comercializadoras.
Por otro lado, Lópes et al. (2013) añaden que las importaciones corresponden un factor fundamental para la adquisición de recursos e insumos siempre y cuando los trámites relacionados a su gestión contribuyan de manera eficiente a las organizaciones. Si se tienen procedimientos complejos, costos administrativos elevados y entregas tardías de mercancía en las aduanas, se genera a corto plazo pérdidas en las empresas, ya que los proveedores no logran satisfacer correctamente la orden de compra trayendo como consecuencia costos en función de las devoluciones, escasez en los materiales o productos requeridos y en extremos casos, deterioro de las relaciones comerciales entre el proveedor y la organización, todo esto incide negativamente en la gestión de sistemas de inventario.
2.2 La cadena de abastecimiento Definición
La cadena de abastecimiento se entiende como la red y estructura, física, virtual y relacional, en la que se desarrollan todas las prácticas comerciales, entre proveedores, productores, distribuidores y consumidores (Jhonson et al, 1999). Tiene por objeto, generar valor en cada
18 transacción e integrar los distintos actores, los cuales, sólo mediante sistemas logísticos diseñados intencionalmente logran los objetivos competitivos de tiempo, valor, modo y lugar, tanto para las organizaciones como para los individuos. También es necesario hacer referencia al significado de administración de la cadena de abastecimiento, a tal punto que se afirma que en la actualidad no compiten las empresas individuales sino las cadenas de abastecimiento (Giannakis y Croom, 2004).
Según Beltrán y Burbano (2002), la cadena de abastecimiento se define como la integración de procesos claves del negocio, que van desde los proveedores hasta el usuario final y proporcionan productos, servicios e información que agrega valor a los clientes y demás implicados (comunidad, accionistas, gobierno, etc.). Asimismo, señalar que los procesos claves del negocio de la cadena de abastecimiento se identifican como:
Administración de las Relaciones con los Clientes (Customer Relationship Management CRM)
Administración del servicio al Cliente Administración de la Demanda Despacho de Pedidos
Procesos de Producción Abastecimiento
Desarrollo y Comercialización de Productos Manejo de Devoluciones (Logística Reversiva).
Por su parte, en la Décima Conferencia de Ingeniería y Tecnología de Latino América y Caribe (2012) se mencionó que, cuando se habla de gestionar la cadena de suministros hacemos referencia a palabras clave como: planificación, organización y control de las actividades que conforman la misma. Dentro de esta gestión también se encuentra la distribución de recursos financieros, de productos o servicios de información. Todo con el fin de maximizar el valor agregado del producto que llegará a manos del consumidor final, en proporción directa al disminuir los costos de la empresa.
Una cadena de suministros gestionada eficaz y eficientemente logra entregarle al cliente el producto apropiado, con el precio pactado, en el lugar pactado y con los requerimientos establecidos y en el tiempo exacto.
En tal sentido, los citados autores concluyeron que los requerimientos básicos para la gestión exitosa de la cadena de abastecimiento son: el soporte ejecutivo, el liderazgo, el compromiso con el cambio, el empoderamiento y el benchmarking.
19 Importancia
Según Velásquez y Rodríguez (2003), la cadena de abastecimiento engloba procesos del negocio, las personas, la organización, la tecnología y la infraestructura física que permite la transformación de materias primas en productos y servicios intermedios y terminados que son ofrecidos y distribuidos al consumidor para satisfacer la demanda.
El éxito de una organización que reduce los costos y que satisface las necesidades de sus clientes depende de la gestión de la cadena, de su integración y flexibilidad, de su control en tiempo real y de la fluidez de la información.
Por su parte, Martin (1994) señala que la administración de cadena de abastecimiento ha surgido como una de las herramientas más poderosas con las que contamos hoy en día para el mejoramiento de los negocios. Los proveedores, fabricantes, distribuidores, detallistas y un buen número de organizaciones de servicios han descubierto que deben transformar sus operaciones y tácticas o resultarán vencidos por competidores con redes de abastecimiento más innovadoras y agresivas.
Principios
De acuerdo a lo indicado en la Décima Conferencia de Ingeniería y Tecnología de Latino América y Caribe (2012), para que la alta dirección pueda desarrollar, gestionar y llevar a cabo de la manera más adecuada la cadena de suministro, se deben tener en cuenta los siguientes lineamientos: clasificar a los clientes por la necesidad del servicio que requiere, diseñar la red logística de acuerdo a la clasificación en necesidad y rentabilidad de los clientes, la cadena de suministros debe gestionar su cambio conforme el mercado también cambia, el producto final debe ser diferenciado lo más cerca posible del cliente, los proveedores deben ser estratégicamente seleccionados y tratados, la cadena de suministro debe estar complementada por una estructura tecnológica correctamente diseñada y se debe establecer un sistema de medición de rendimiento y desempeño en todas y cada una de las áreas de la cadena de suministro.
20
Figura 3. Cadena de suministro integrada.
Adaptado de “10th Latin American and Caribbean Conference for Engineering and Technology”, 2012
Clasificación
De acuerdo a diversos autores la cadena de abastecimiento está conformado por tres etapas y/o fases funcionales: provisión, producción y distribución, a continuación pasaremos a definir cada uno de ellos:
Tabla 3
Etapas de la cadena de abastecimiento
Etapa Descripción
Provisión o
aprovisionamiento
Esta etapa está relacionada con la función logística de compra o adquisición de materias primas, insumos, los cuales intervienen en el desarrollo de actividades de fabricación o producción. En esta etapa no solo debe tener en cuenta los costos relacionados con las compras sino también los costos de almacenamiento posterior o
21 inventario, costos de reclamación a proveedores, costos de reposición por parte del proveedor, costo de inspección, costos de comunicación con el proveedor y costo de desarrollo de proveedores, lo que concluye el costo total de compras (CTC) particular (Carranza, Sabría, 2005).
La etapa de aprovisionamiento, debe también tener en cuenta el enlace con la etapa de producción. Provisión debe responder a las necesidades de las áreas productivas suministrando confiablemente materias primas e insumos que cumplan con las necesidades del producto final y minimicen al mismo tiempo los costos de inventarios de materias primas. La utilización de filosofías justo a tiempo (JIT), permite tener una relación de proveedores con bajos niveles de inventario y altos niveles de servicio, que busca optimizar simultáneamente el desempeño de los procesos y los costos (Christopher, 2006).
Producción Más allá del proceso propio de producción que una compañía manufacturera o de servicios pueda establecer, la cadena de abastecimiento se enfoca en definir el proceso de comunicación que existe entre esta etapa de la cadena, la etapa aprovisionamiento y posteriormente las necesidades de despacho a los clientes, distribuidores, almacenes y otros. (Díaz, García y Porcell, 2008). Asimismo mencionan que tradicionalmente los costos de producción incluyen, mano de obra, materiales y costos indirectos de fabricación, teniendo en cuenta la clasificación como variables y fijos, los cuales deben ser asignados a cada uno de los productos de acuerdo con el tiempo de proceso, las necesidades de materiales y cualquier otra actividad que se lleve a cabo para el procesamiento del producto. Esta sencilla medición y su forma de aplicación acompañada de la aplicación eficiente de los estándares de proceso en cada una de las etapas de la cadena logística es la que hace que el empresario tome las decisiones correctas en su organización a menores costos.
22
Distribución Una vez finalizado el proceso de producción el producto final debe ser transportado hasta su destino final, de acuerdo con el acuerdo realizado entre el productor y el cliente, quienes determinan el lugar de entrega y el medio de transporte para su arribo, asimismo los costos inherentes a esta transacción (Díaz, García y Porcell, 2008). De igual modo aluden la importancia del proceso de distribución se centra entonces en todos los procedimientos y requerimientos necesarios para asegurarnos que el cliente reciba el producto de acuerdo con sus necesidades. Es de anotar que la empresa que se esmera en utilizar las mejores prácticas en procesos logísticos de distribución, generan aparentemente unos mayores costos en la cadena de abastecimiento que deben ser analizados cuidadosamente como parte integral del producto, pero que sus beneficios posteriores se verán recompensados en menores tiempos de entrega, mayor satisfacción de los clientes y unas devoluciones mínimas de productos defectuosos o maltrechos por su manipulación.
Nota: Tomado de 10th Latin American and Caribbean Conference for Engineering and
Technology, 2012.
2.3 Toma de decisiones financieras Toma de decisiones
2.3.1.1 Definición
Salinas y Rodríguez (2010), señalan que tomar decisiones es una actividad cotidiana; todos los días decidimos sobre diversos asuntos y temas: el vestido, la comida, los objetos y, por supuesto, sobre nuestras ideas y proyectos. En todos estos casos, el objetivo es valorar las condiciones, para tomar la decisión más acertada. Y resaltamos la expresión en todos los casos, puesto que las decisiones adecuadas en un contexto específico podrán no ser lo esperado en otro. En tal sentido, el autor manifestó que las decisiones son contextuales, depende de las situaciones, las circunstancias, las metas, los propósitos y los resultados esperados.
2.3.1.2 Clasificación
Según Mimbrero (2015), existe una clasificación por niveles de la toma de decisiones, las mismas que tienen efectos a medio y largo plazo, tal y como se advierte en la Figura 4:
