PRESENTADO POR:
ADELINA GUZMAN SALGUERO
APROBADO POR:
GERMAN RENE GARCIA GUZMAN FECHA: 13 de Agosto de 2014 FECHA: 19 de Agosto de 2014
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos generales para el proceso de afiliación, atención y desafiliación de los empresarios y comerciantes de la cámara de comercio de Girardot
2. ALCANCE
Este proceso se inicia desde la selección del potencial a ser afiliado hasta la cancelación del pago de la anualidad o la cancelación de la afiliación a la Cámara de Comercio de Girardot
3. TERMINOS Y DEFINICIONES
Afiliado. Comerciante que estando registrado en la Cámara de Comercio de Girardot desea tener los beneficios o ser miembro preferencial de la Cámara de Comercio de Girardot
Registro mercantil. El registro mercantil es una institución administrativa que tiene por objeto la publicidad oficial de las situaciones jurídicas de los empresarios en él inscritos.
Documento: Es el medio de soporte de la información del sistema de calidad, la cual puede estar en papel, disco magnético o fotografía.
4. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD CÓMO RESPONSABLE REGISTRO VARIABLE A
CONTROLAR
1. identificar mercado objetivo
Se solicita al coordinador de sistemas de la entidad Cameral una base de datos de posibles afiliados con libros registrados en la cámara (respecto de los cuales la Ley exija esa formalidad) y que la matricula se encuentre vigente. Director(a) de Prom y Dllo Coordinador de Prom y Dllo Listado de posibles afiliados 2. Sensibilización a comerciantes
Con la colaboración de Cámara Móvil se realiza visitas informando a los comerciantes sobre los beneficios al ser afiliado, explicando a los interesados que ser matriculado no es lo mismo que ser afiliado, con la finalidad de incentivar la afiliación, a su vez se entrega a los interesados el formulario de afiliación, publicidad de los eventos, los beneficios del afiliado y demás publicidad.
Director(a) de Prom y Dllo Coordinador de
3. Verificar datos de la solicitud de
afiliación
Una vez el comerciante decide hacer parte del circulo de afiliados debe diligenciar el formulario de afiliación (PD-FRT-006), este es revisado por el equipo de promoción y desarrollo en donde se verifica:
1. Si es persona natural que se encuentre matriculado y lleve contabilidad de la empresa.
2. Si es Sociedades de personas que esté inscrito en el registro mercantil el libro de registro de socios, libro de registro de actas de junta de socios. Si son sociedades de capital, el libro de registro de accionistas y libro de actas de asamblea general de accionistas.
3. Que los datos estén completamente diligenciados y que las referencias correspondan a comerciantes matriculados ante Cámara de Comercio de Girardot.
4. Si se diligencia el campo de referencia bancaria a esta se le debe anexar la certificación expedida por la entidad bancaria. Aux. I de Prom y Dllo, Aux. II de Prom y Dllo la Mesa 4. Realizar la afiliación.
Una vez se corrobora la información consignada en el formulario de afiliación este se envía al comité de afiliados para que acepte o rechace la solicitud de afiliación con previa verificación del cumplimiento de los requisitos.
Una vez se apruebe la solicitud se le informa al comerciante para que realice el pago en las cajas de la cámara de comercio de Girardot, uno de los funcionarios de promoción y desarrollo procede a registrar la afiliación en el sistema.
Nota. De acuerdo al art. 17 de la ley
1727 de 2014 La Cámara de Comercio deberá, dentro de los dos (2) meses siguientes a la presentación de la solicitud, verificar el cumplimiento de los requisitos para ser afiliado de conformidad con
Aux. I de Prom y Dllo, Aux. II de Prom y Dllo la Mesa Comité de Afiliación Solicitud de afiliación PD-FRT-006 Acta reunión Comité de Afiliación Recibo de Pago
respectivo reglamento de afiliados. Vencido el término anterior, sin que la Cámara de Comercio hubiese resuelto la solicitud de afiliación, esta se entenderá aprobada. Lo anterior sin perjuicio de la impugnación que oportunamente presente cualquier tercero con interés legítimo concreto o del ejercicio de las funciones de desafiliación atribuidas a la Cámara de Comercio.
5. Archivar
Se incluye en la carpeta de afiliaciones la hoja del nuevo afiliado. Aux. I de Prom y Dllo, Aux. II de Prom y Dllo la Mesa 6. Renovar afiliación.
El afiliado debe renovar la afiliación y la Matricula Mercantil durante los primeros tres meses de cada año y cumplir con las obligaciones señaladas en el régimen de afiliados. En caso contrario, si no cumple con estas obligaciones, se procede a realizar la desafiliación, y en el caso de que el afiliado no quiera seguir, este debe diligenciar el formato de desafiliación para presentarla al Comité de Afiliación.
La decisión de desafiliación debe ser comunicada por escrito y notificada personalmente dentro de los tres (3) días siguientes a la fecha en que tomó tal determinación, en esta comunicación se debe exaltar la calidad del empresario, su importancia para la Cámara, motivar el cumplimiento de las obligaciones y resaltar la importancia de encontrarse al día, y por último, extender una invitación a que una vez saneada la situación pueda nuevamente adquirir esa calidad.
Nota: La pérdida del carácter de
afiliado a la Cámara de Comercio no implica perder el carácter de comerciante matriculado ni la cancelación de la respectiva matricula. Director(a) de Prom y Dllo Coordinador de Prom y Dllo Comité de Afiliación
Recibo de
pago
Solicitud de
desafiliación
PD-FRT-017
5. CONDICIONES GENERALES 5.1. CUOTA DE AFILIACION
El monto de la cuota anual por concepto de afiliación será fijada por la Junta Directiva mediante resolución. Los afiliados deberán pagar la cuota anual de afiliación en la forma que señale el reglamento.
5.2. REQUISITOS Y CONDICIONES PARA TENER Y MANTENER LA CALIDAD DE AFILIADO.
Para adquirir y mantener la calidad de afiliado se requiere cumplir lo dispuesto en los artículos 12 y 13 de la Ley 1727 de 2014, a saber:
a) Presentar solicitud expresa de afiliación.
b) Tener como mínimo dos (2) años consecutivos de comerciante matriculado en cualquier Cámara de Comercio y haber renovado oportunamente la matrícula mercantil en cada periodo.
c) Haber ejercido durante este plazo la actividad mercantil.
d) Haber cumplido en forma permanente las obligaciones derivadas de la calidad de comerciante establecidas en los artículos 19 y 33 del Código de Comercio, tales como:
Matricularse en el registro mercantil.
Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad.
Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales.
Conservar con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades.
Denunciar ante el juez competente la cesación en el pago corriente de sus obligaciones mercantiles. Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal.
Inscribir y renovar oportunamente los establecimientos de comercio y las sucursales.
e) No haber sido sancionados en procesos de responsabilidad disciplinaria con destitución o inhabilidad para el ejercicio de funciones públicas. Esto aplica durante el término en que esté vigente la sanción.
f) No haber sido condenados penalmente por delitos dolosos.
g) No haber sido condenados en procesos de responsabilidad fiscal. Para el efecto se debe observar lo dispuesto en al artículo 60 de la Ley 610 de 2000 y en la Ley 1474 de 2011, así como el parágrafo 1 del artículo 38 de la Ley 734 de 2002.
h) No haber sido excluidos o suspendidos del ejercicio profesional del comercio o de su actividad profesional. i) No estar incluidos en listas inhibitorias por lavado de activos o financiación del terrorismo y cualquier
actividad ilícita.
Consideramos que la interpretación de los requisitos y las condiciones para adquirir y mantener la calidad de afiliado debe hacerse de manera sistemática e integral, en el entendido de que los artículos 12 y 13 de la Ley 1727 constituyen una unidad jurídica estructurada.
El artículo 13 de la Ley señala además que las Cámaras de Comercio deberán abstenerse de afiliar o deberán cancelar la afiliación de la persona natural o jurídica cuando conozcan que no cumple o ha dejado de cumplir alguno de los requisitos establecidos.
5.3 VIGENCIA DE LA AFILIACIÓN.
A partir de la expedición de la Ley 1727 de 2014, la afiliación tiene vigencia anual, la cual coincide con el año fiscal, es decir, inicia el 1° de enero y culmina el 31 de diciembre de cada año. Por lo tanto, la renovación de la afiliación debe tramitarse dentro de los tres primeros meses del año y deja de ser automática, por lo que se deberá verificar de manera individual el cumplimiento de los requisitos para conservarla.
5.4. PÉRDIDA DE LA CALIDAD DE AFILIADO
Se pierde la calidad de afiliado en cualquiera de los siguientes casos:
a) Por voluntad propia del afiliado expresada por escrito.
b) Por no pagar oportunamente la cuota de afiliación o su renovación. La cuota de afiliación debe ser cancelada de acuerdo con lo dispuesto en el reglamento de afiliados, sin sobrepasar el límite del 31 de diciembre y, en ausencia de estipulación, se deberá pagar en los tres primeros meses del año.
c) Por la pérdida de la calidad de comerciante. Ésta se pierde por cancelación de la matrícula mercantil, extinción de la personería jurídica de la sociedad y orden de autoridad competente.
d) Por incumplimiento de cualquiera de los requisitos y deberes establecidos para conservar la calidad de afiliado, establecidos en los artículos 12, 13 y 16 de la Ley 1727 de 2014.
e) Por encontrarse en proceso de liquidación. Para este efecto debe haberse inscrito en el registro mercantil el acto por medio del cual se declara la disolución y se ordena la liquidación.
f) Por cambio de domicilio principal a otra jurisdicción. A este respecto, la Confederación procederá a establecer un proceso estándar para las Cámaras.
g) Por encontrarse con anotación en los certificados expedidos por la procuraduría general de la nación, la Contraloría general de la república y antecedentes policivos.
h) Por encontrarse con anotación en el Certificado respectivo de su carrera profesional. i) Por orden de autoridad competente.
El comerciante afiliado que no renueve su matrícula mercantil antes del 31 de marzo de cada año, perderá su calidad de afiliado, pero una vez renueve y pague las cuotas de afiliación, adquirirá nuevamente su calidad de afiliado sin que se requiera de nueva solicitud de afiliación aprobada por Comité de Afiliación.
Con el fin de garantizar el debido proceso y el derecho de defensa, el afiliado puede solicitar la revisión de la decisión de desafiliación dentro de los tres (3) días siguientes a la fecha de la comunicación por la cual ésta se da a conocer. Asimismo, vencido el termino anterior el comerciante desafiliado tiene el derecho a solicitar ante la Superintendencia de Industria y Comercio impugnación de la decisión dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de la decisión de desafiliación.
5.5. IMPUGNACIÓN DE LA DECISIÓN DE AFILIACIÓN O DESAFILIACIÓN
Contra la decisión que resuelva la solicitud de afiliación o desafiliación procede impugnación ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
La impugnación deberá presentarse ante la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la notificación de la decisión correspondiente.
La decisión de desafiliación solo podrá ser impugnada por el desafiliado. La impugnación se tramitará en el efecto devolutivo y en única instancia. La Superintendencia deberá resolver dentro del término establecido en el artículo 86 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, para decidir los recursos, so pena de que se produzca el efecto allí previsto. Contra la decisión de la Superintendencia no procede recurso alguno.
5.6. TRASLADO DE LA AFILIACIÓN
El comerciante que cambie su domicilio principal a otra jurisdicción, podrá solicitar su afiliación a la Cámara de Comercio de la jurisdicción de su nuevo domicilio, caso en el cual conservará su antigüedad, los derechos y obligaciones que le otorga esta calidad. La solicitud deberá presentarse dentro de los tres (3) meses siguientes a la inscripción del cambio de domicilio.
El comité de afiliación de Cámara de Comercio, verificará el cumplimiento de los requisitos. Aceptado el traslado de la afiliación, deberá el solicitante pagar la cuota de afiliación a la que hubiera lugar.
5.7. BENEFICIOS DEL AFILIADO:
Los afiliados a la CCG tienen participación preferencial en rueda de negocios, acompañamiento en procesos de planeación y gestión estratégica, gestión financiera, dirección y administración de recursos humanos y buenas prácticas de manufactura.
Conferencias y seminarios gratuitos en temas de interés empresarial.
Descuento en capacitación empresarial a través de seminarios, diplomados y programas especializados. 15% de descuento en bases de datos a la medida de sus necesidades, con más de $10.000 registros
empresariales con información identificación, ubicación contacto y financiera a su disposición. 20% de descuento en la participación con la publicidad en el Periódico Institucional.
20% de descuento en todas las tarifas de audiencias de conciliación en derecho, a través de nuestro Centro de Arbitraje y Conciliación de la CCG.
Descuento en alquiler de salones para reuniones con capacidad para 50, 100 y 120 personas.
Turno de atención preferencial en todas las sedes de la CCG. No aplica para asesorías jurídicas, ni Registro Único de Proponentes.
Convocatoria preferencial para eventos comerciales nacionales
Elegir y ser elegidos miembros de la Junta Directiva de la Cámara de Comercio de Girardot, bajo las condiciones y requisitos que determine la ley y las normas reglamentarias.
Los certificados de Registro Mercantil y Constitución y Gerencia de la empresa y/o persona natural afiliada se expiden sin costo alguno hasta cubrir el valor de la cuota de afiliación.
Envío anual de los formularios de renovación de registros completamente gratis.
Participación en charlas, eventos, capacitaciones, ferias, exposiciones, asesorías empresariales y otras actividades de interés empresarial como invitado preferencial.
Tramites de certificados y consultas con otras cámaras de comercio del país.
Participación en eventos de otras cámaras de comercio del país con tarifas de atención preferencial Descuentos en algunos establecimientos comerciales.
5.7. DEBERES DE LOS AFILIADOS
Los afiliados a las Cámaras de Comercio deberán:
1. Cumplir con todos los deberes establecidos en la ley para mantener la calidad de afiliado 2. Pagar oportunamente la cuota de afiliación o su renovación;
3. Cumplir con la renovación anual de la matrícula a 31 de marzo del año respectivo 4. Actuar de conformidad con la moral y las buenas costumbres;
5. Participar en las elecciones de junta directiva de la Cámara la Comercio como candidato o sufragante. 6. Denunciar cualquier hecho que afecte a la Cámara de Comercio o que atente contra sus procesos electorales
5.8. COMITÉ DE AFILIACIÓN.
El comité de afiliación de las Cámaras de Comercio estará integrado por el Presidente Ejecutivo o su delegado y como mínimo, dos (2) funcionarios del nivel directivo, El comité de afiliación tendrá las siguientes funciones:
1. Decidir las solicitudes de afiliación;
2. Determinar el censo electoral y disponer su actualización y depuración, cuando a ello hubiere lugar; 3. Desafiliar a quienes incurran en cualquier causal de desafiliación.;
4. Cumplir o ejecutar las instrucciones, órdenes o decisiones de la Superintendencia de Industria y Comercio relacionadas con las funciones otorgadas al comité en los numerales anteriores.
6. DIAGRAMA DE FLUJO
DIRECTOR(A) DE PROMOCION Y DESARROLLO AUX. I DE PROMOCION Y DESARROLLO PROMOTORES DECÁMARA MOVIL COMITÉ DE AFILIACION
Identificar mercado objetivo Sensibilización a comerciantes Realizar afiliación Renovar afiliación INICIO Verificar datos de la solicitud deafiliación Aprobar Informar al usuario Archivar FIN SI NO
7. REFERENCIAS
Norma NTC-ISO 9001:2000. Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos.
Norma NTC-ISO 9000:2000. Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y vocabulario. Decreto 898 de 2002. Sobre el sistema de afiliados a las Cámaras de Comercio
Artículo 10, 16, 17, 19, 20, 33, 48, 49, 55 y 92 del Código de Comercio Régimen de Afiliado
Ley 1727 de 2014 Titulo II Afiliados
8. ANEXOS
Anexo 1. PD-FRT-006 Solicitud de afiliados Anexo 2. PD-FRT-017 Solicitud de desafiliación
9. CONTROL DE MODIFICACIONES
VERSIÓN DESCRIPCION FECHA
01 Original 03 de Agosto de 2011
02
Se modifico la actividad 10 “ Renovar Afiliación”
Se incluyo en el punto 7 “Referencias” el Articulo 19 y 92 del Código de comercio
06 de Febrero de 2012
03 Se reestructura todo el procedimiento 03 de Febrero de 2014
04
Se incluye la actividad Verificar datos de la solicitud de afiliación y se modifica las actividades de identificar mercado objetivo, realizar afiliación y renovación afiliación.
Se incluyen en el punto de condiciones generales, los requisitos y condiciones para tener y mantener la calidad de afiliado, vigencia de la afiliación, pérdida de la calidad de afiliado, impugnación de la decisión de afiliación o desafiliación, traslado de la afiliación, deberes de los afiliados, comité de afiliación de acuerdo a la Ley 1727 de 2014 y se modifico los beneficios del afiliado.
Se incluye en referencias la Ley 1727 de 2014
Se incluye en la actividad No. cuatro al comité de calidad en responsable.
Se modifico el diagrama de flujo.