JORNADA Claves de las UNE-ISO para profesionales de la gestión de documentos

(1)

Serie de normas ISO 30300

ISO 3001, claves para su implantación

Madrid, 21 de mayo de 2012

Montserrat Garcia Alsina

JORNADA

Claves de

las UNE-ISO 30300

para

profesionales de la gestión de documentos

(2)

Sumario

1. Aclaraciones

2. ¿Por qué una familia para gestionar documentos?

3. Familia de normas y normas técnicas.

4. Contenidos 30300 y 30301.

5. ¿Para qué implementar un

sistema de gestión

para

documentos

?: Beneficios.

(3)

3

1. Aclaraciones

Significados de

documentos

y su gestión

–

Documentos

información

–

Evidencias (records)

información de los procesos

de trabajo (activos

capital intelectual)

Normas

de

sistemas de gestión

Autoridades

en normas y estándares:

– Organismos internacionales sectoriales o

multisectoriales

(4)

ISOS y UNES

Fundamentos y vocabulario Requerimientos – Sistema – Auditoría Guías – Implementación – Evaluación

UNE-EN ISO 9000 Sistemas de gestión de la calidad.

UNE-EN ISO 14000 Sistemas de gestión

ambiental

UNE-ISO/IEC 27000: 2009 Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información

UNE 166000 Gestión de la I+D+i

UNE

UNE--ISO 30300 ISO 30300 Sistemas de gestióSistemas de gestión para n para documentos

documentos

Sistemas de gestión

:

ESTRUCTURA Y TERMINOLOGIA COMUNES

UNE-ISO 26000: 2012 Guía de responsabilidad social

UNE-ISO 31000: 2010 Gestión del riesgos.

UNE-ISO 15489-1 e UNE-ISO/TR 15489-2: Gestión de documentos

Normas, guías, especificaciones técnicas, informes técnicos

(5)

5

Autoridades

International Electrotechnical Commission

UNE (España)

(Alemania)

(Francia)

European Telecommunications

Standards Institute (TIC)

Comités nacionales

…

(6)

2. ¿Por qué un sistema de gestión

para documentos?

Cambios en el entorno de la gestión documental – Surge el entorno digital

– Incremento de los documentos en papel y electrónicos – E-administración y e-business gestión de documentos

– Incremento de normas y estándares relacionados con documentos

Necesidad de hacer emerger las actividades de gestión documental como un proceso de negociomás.

Comunicar a la alta dirección como se está haciendo la gestión de documentos Conseguir el compromiso de alta dirección para obtener:

– liderazgo adecuado para la gestión de documentos

– Recursos económicos y humanos para implementar procesos de gestión documental

Obtener un marco para implementar los procesos operativos de GD, sistemas y controles.

Vincular los sistemas de gestión a las actividades operativas de los documentos.

(reconocimiento)

Sistemas de gestión ISO

(7)

7

Normas y estándares para GD

ISO 15489-1(2001) UNE-ISO 15489-1(2006): Gestión de documentos

base operativa de la GD

ISO 15489-2(2001) UNE- ISO 15489 (2006) informe técnico que desarrolla la anterior. ISO 23081-1(2006) UNE- ISO 23081 (2008). Metadatos para la gestión de documentos.

Generalidades.

ISO 23081-2 (2009) UNE- ISO/TR 23081 (2008). Metadatos para la gestión de

documentos. Aspectos conceptuales y de implementación.

UNE-ISO TR 26122: 2008 IN. Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de

documentos.

UNE-ISO 19005-1:2008. Gestión de documentos. Formato de fichero de documento

electrónico para la conservación a largo plazo. Parte 1: Uso del PDF 1.4 (PDF/A-1).

UNE-ISO/TR 18492:2008 IN. Conservación a largo plazo de la información basada en

(8)

(9)

9

3. Família de normas e informes técnicos

para GD

Familia: ¿por qué?

Soporte: ¿Cómo?

Enfoque sistemático y verificable

(UNE-ISO 30300) Publicadas En elaboración

N

iv

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N

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(10)

4. Contenido

(11)

11

Estructura del SGD

(12)

Contexto de la organización

Estructura organizativa, roles y

responsabilidades.

Políticas, objetivo y estrategias.

Capacidades, recursos y conocimientos. Sistemas de información, flujos de

información, procesos de toma de decisiones.

Cultura de la organización: relaciones, percepciones, valores, directrices, normas.

Expectativas internas, reglamentaciones, estatutos, ... Conocer el entorno Social y cultural Legal Reglamentario Financiero Tecnológico Económico Competencia Natural

Ámbito: Nacional / regional / local Expectativas de las partes

interesadas

Requisitos de negocio, legales, buenas prácticas, conducta, ética

INTERNO

EXTERNO

SGD compatible con la dirección estratégica

Determinar riesgos y oportunidades

(13)

13

Integración de los sistemas de

información

CRM

(Customer Relationship management)

ERP

(Enteprise Resource Planning)

Datawarehouse

Explotación y análisis de los datos

EDRMS

(14)

Integración de los sistemas de

información

CRM

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Customer

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(15)

15

Liderazgo

Alta dirección:

- implicación

- compromiso

Asegurar compatibilidad del

SGD con la dirección estratégica

de la organización

Dirigir y apoyar la mejora

continua

Provisión de recursos

Divulgación de la importancia

de un SGD

Lograr los resultados

esperados

(16)

Liderazgo

- Creación y control de

documentos auténticos, fiables y usables

.

- Estrategias para

apoyar las funciones y las actividades

de la organización.

- Protección de la

integridad

de los documentos durante el

tiempo

que sea preciso.

Políticas de GD

Roles organizativos, responsabilidades y competencias

- Se asignan y se comunican a toda la organización

- Responsabilidades de la dirección

- Responsabilidades operativas:

rol específico con

especial

formación y competencia

(17)

17

Planificación

Identificar

riesgos y oportunidades

para:

– Asegurar que el SGD

logra los resultados

esperados.

– Prever

los efectos no deseados.

– Percibir los

oportunidades de mejora

.

– Asegurar que la

información

estará

disponible

.

Fijar

objetivos

de SGD y

planes

para lograrlos.

Determinar:

– Responsables

– Recursos

– Qué se hará

– Quando

– Cómo se evaluará

(18)

Soporte

Asignacióny mantenimiento de recursos

Capacitación / formación:

– Procesos

– Aplicaciones de GD

Concienciación

– Relevancia e importancia de las actividades de GD

– Conformidad conla política y procedimientos del SGD y con los requisitos del SG

– Impactosreales o potenciales

– Beneficiosde la mejora

– Roles y responsabilidades

– Potenciales consecuencias del abandono de los procedimientos específicos

Comunicación – Procedimientos operacionales – Responsabilidades – Acceso a la información Documentación – Documentar • Política y objetivos

• Interdependencia y relaciones entre el SGD y otros sistemas de gestión • Procedimientos

• Planificación, operación y control de sus procesos

– Controlar la documentación: aprobar, actualizar asegurar versiones pertinentes, evitar documentación

(19)

19

Operación

Planificar y controlar operaciones para tratar

riesgos y

oportunidades

.

Diseñar

procesos

de GD:

– Análisis de procesos GD (15489 y

anexo A

– normativo)

– Evaluar riesgos de fallos en el control de documentos

– Evaluar procesos para crear y controlar documentos

Implementar

aplicaciones

de GD

– Implementar procesos en las aplicaciones.

– Establecer una supervisión periódica del funcionamiento de las

aplicaciones.

(20)

(21)

21

Procesos y controles (normativo)

(22)

Evaluación

Supervisar, medir, analizar y evaluar para:

– Determinar:

• Qué se precisa medir y supervisar

• Métodos para supervisar, medir, analizar y evaluar • Cuando supervisar y medir

• Cuando analizar y evaluar resultados de la supervisión y de la medición – Evaluar:

• El funcionamiento de los procesos y aplicaciones • La efectividad del SGD

Evaluar la efectividad:

– Política – Objectivos

Sistema de auditoria interna

(23)

23

Mejora

Control de las no conformidades

– Identificar

– Reaccionar

acciones correctivas

revisar su efectividad

Mejora continua

(24)

Vinculación con otros sistemas de gestión

(UNE-ISO 30301)

(25)

25

5. ¿Para qué?: beneficios

Capturar y controlar documentos

- fiables (contenido)

- auténticos (autoria y datación)

- íntegros (completos e inalterables)

- conformes (con la política y objetivos del SGD)

Control de la información sobre las actividades de la organización Facilitar la eficiencia en la GD:

eliminación de duplicados

facilitar el acceso a información

Suportar la toma de decisiones Rendir cuentas

responsabilidad social

cumplimiento de la legalidad vigente

Gestionar riesgos

(26)

6. Conclusiones

Situación de la GD al nivel estratégico de la organización

Impulso / reconocimiento del valor de las actividades de GD

Fortalecimiento del valor que aportan los profesionales

Nuevos perfiles: AUDITORES, CONSULTORES 30300

Adopción de prácticas sistemáticas.

Definición de un SGD:

– POLÍTICAS

– OBJETIVOS

– PROCESOS para un SGD

– EVALUACIÓN y MEJORA continua

Formación continua en GD

Diseño e implementación de proyectos de GD

Auditores

(27)

27 Montserrat Garcia Alsina ([email protected])

Directora académica de:

Postgrado en Implementación de proyectos de gestión de documentos

electrónicos (EDRMS)

Cursos de especialización:

- Experto en análisis y diseño de sistemas de gestión documental

- Experto en herramientas tecnológicas de gestión documental