PROCESO DE VENTA DE EQUIPOS, PARTES, SUMINISTROS Y ACCESORIOS DE TECNOLOGÍA INFORMÁTICA

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1. INFORMACIÓN GENERAL DEL DOCUMENTO

RESPONSABLE Asesor de Ventas Nacionales y Administrador Local

OBJETIVO DEL PROCESO Ofrecer productos que cumplan con los requisitos planteados por el cliente, con el propósito de _{satisfacer sus necesidades de acuerdo a las directrices planteadas por la organización.} OBJETIVOS DEL SISTEMA DE

GESTIÓN - Garantizar la calidad y entrega oportuna de los productos que comercializa la organización.

RECURSOS Recursos Informáticos (acceso a Internet, Hardware: PC, impresoras), Recursos Físicos (papelería impresa), Instalaciones Físicas MÉTODOS DE MEJORA Acciones Correctivas. Acciones Preventivas. Indicadores de Gestión. REQUISITOS ISO 9001: 2008 4.1, 4.2.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.5.1, 5.5.3, 8.2.3, 8.4 TABLA DE INDICADORES Nombre

Eficacia en la venta de equipos, partes, suministros y accesorios de

tecnología informática

Índice: No. de ventas

conformes No. Total de ventas

x 100 Meta: ≥ 90% Frecuencia: Bimensual Nombre

Eficacia en la entrega de productos – venta nacional Índice: No. de entregas conformes No. Total de entregas x 100 Meta: ≥ 90% Frecuencia: Bimensual DOCUMENTOS ASOCIADOS Lista de precios Cotización Comercial Formato de Cotización

Documento “Requisitos para la venta de Productos a nivel Nacional”

Correo electrónico enviado por el cliente (datos de compra y soporte de pago) Remisión del producto

Proceso de Compras Factura del producto Formato “Remite clientes” Formato “Registro de Envíos” Proceso de Garantías Solicitud de traslado

Guía de envío (transportadora)

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No _{DE ENTRADA}ELEMENTOS ACTIVIDAD ELEMENTOS _{DE SALIDA} RESPONSABLE

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Información de ventas

1. Identificación de las herramientas de venta:

Imagen World SAS, define las siguientes herramientas para la venta de los equipos de cómputo, partes, suministros y accesorios de tecnología informática:

1. Lista de precios

Diariamente, el Asesor de Ventas Nacionales asignado, realiza la actualización de la lista de precios, la cual imprime y entrega a los Asesores Comerciales para la venta en el local. Así mismo actualiza la lista de precios en el sitio Web de Imagen World SAS, para la venta a través de Call Center.

2. Cotización Comercial

En los casos en que el cliente lo solicite, se genera cotización para la atención de sus requisitos. Las cotizaciones son elaboradas a través del formato de cotización.

Herramientas de venta

definidas Asesor de Ventas _Nacionales

2 Herramientas de venta definidas

2. Identificación de las modalidades de venta:

Imagen World SAS, identifica las siguientes modalidades para la comercialización de los equipos, partes, suministros y accesorios de tecnología informática:

1. Venta por Call Center

2. Venta en el Local de Imagen World SAS.

Modalidades de venta definidas Asesor de Ventas Nacionales Asesor Comercial 3 Modalidades de venta definidas

3. Descripción de la modalidad de venta por Call Center:

El cliente se comunica con el Asesor de Ventas Nacionales y le indica los productos a adquirir. El Asesor de Ventas Nacionales a su vez informa al cliente la metodología para la compra, la cual consiste:

1. El Asesor de Ventas Nacionales indaga con el cliente si la compra la realizará una persona natural o una persona jurídica y de acuerdo a su respuesta le indicará los pasos a seguir.

2. El asesor de ventas nacionales informa al cliente el procedimiento para la aceptación de los requisitos de venta de productos a nivel nacional el cual consiste en ingresar a la página web www.imagenworld.com y descargar el documento “Requisitos para la venta de Productos a nivel Nacional” el cual debe ser aprobado por el cliente vía correo electrónico.

Nota: En los casos en que los clientes no manifiesten su

Modalidad de Venta por Call Center Definida

Asesor de Ventas Nacionales Supernumerario

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2. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

aceptación directa de los requisitos de venta nacional por medio de la firma del documento, Imagen World SAS, da por aceptados dichos requisitos por parte del cliente, a través del envío de las instrucciones de compra.

3. El cliente realiza la consignación o transferencia del valor total de la compra a la cuenta corriente de Imagen World SAS.

Nota: El valor total de la compra corresponde al valor neto del producto, más el 4*1000 del valor neto del producto. En los casos en que la compra se realice desde una ciudad diferente a Bogotá, el cliente debe cancelar adicionalmente el valor de la consignación nacional.

4. El cliente envía el soporte de pago al Asesor de Ventas Nacionales a través de correo electrónico informando los requisitos de compra (producto a adquirir, cantidad, valor, referencia y dirección de envío).

5. En el momento en que el Asesor de Ventas Nacionales verifica el pago realizado por el cliente, realiza la remisión del producto en el Programa Informático Administra, la cual imprime doble vez para la solicitud interna del producto a la bodega 2 (local) y para la entrega al cliente.

6. En el caso de que el producto solicitado no se encuentre disponible en ninguna de las bodegas, se realiza la compra del producto al proveedor escogido por la organización. La metodología dispuesta para la compra de productos a proveedores se encuentra dispuesta en el proceso de compras. 7. El Asesor de Ventas Nacionales o el Supernumerario procede al

alistamiento y embalaje de la mercancía para su entrega a la compañía transportadora escogida por el cliente. Paralelamente a esta actividad el Asesor de Ventas Nacionales elabora la factura del producto y a través del formato “Remite Clientes” elabora el documento que incluye los datos del destinatario para ser adjuntado a la mercancía.

8. Se envía el producto al cliente, adjuntando la factura de venta y la declaración de importación del producto. El cliente cancela el valor del envío contra entrega.

El plazo de entrega de los productos a nivel nacional es de 2 días, teniendo en cuenta:

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DE ENTRADA DE SALIDA Recepción del pedido antes de las 6pm: se entrega el producto

a la transportadora, quien se encarga de trasladar el producto en máximo 2 días. Como evidencia de esta actividad, se genera una guía de envío.

Recepción del pedido después de las 6pm: se entrega el producto a la transportadora al día siguiente de haber recibido el pedido, la cual se encarga de trasladar el producto en máximo 2 días. (Tiempo total de la operación tres días). Como evidencia de esta actividad, se genera una guía de envío.

9. Posterior al envío del producto, se alimenta el formato Registro de Envíos, a fin de hacer seguimiento a las ventas hechas a nivel nacional.

Nota: Las condiciones de garantía del producto se estipulan en la factura del producto. La metodología definida por la organización para la atención de garantías se encuentra dispuesta en el proceso de garantías.

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Modalidad de Venta a través

del sitio Web definida

5. Descripción de la modalidad de venta en el local de Imagen World SAS:

1. El cliente se acerca al local de Imagen World SAS e informa los artículos a adquirir al Asesor Comercial.

2. El Asesor Comercial determina si los requisitos manifestados por el cliente pueden ser cumplidos o si la organización no dispone de los productos solicitados.

3. Si se determina que se pueden atender los requisitos del cliente, el Asesor Comercial realiza la búsqueda del producto en el local o en la bodega 1 de la organización.

Cuando el producto se encuentra en la bodega 1, el Administrador del Local solicita el traslado de la mercancía a través del Sistema Administra.

En caso de no tener existencias se compra el producto al proveedor asignado por la organización. La metodología dispuesta para la compra de productos a proveedores se encuentra dispuesta en el proceso de compras.

4. El Asesor Comercial elabora la factura del producto al cliente a través del Sistema Administra y el cajero recibe el pago por parte

Modalidad de Venta en el local definida Asesor Comercial Administrador Local Cajero

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2. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

del cliente.

5. Se entrega el producto al cliente junto con la factura de la mercancía vendida y la declaración de importación.

Nota: Las condiciones de garantía del producto se estipulan en la factura del producto. La metodología definida por la organización para la atención de garantías se encuentra dispuesta en el proceso de garantías. 4 Percepción del cliente acerca de los productos y servicios ofrecidos por la empresa

Con el propósito de asegurar la comunicación con el cliente en cuanto a sus quejas y reclamos, en el procedimiento de no conformes se definen los lineamientos para su identificación, trazabilidad y respuesta. El registro de las quejas y reclamos se realiza en el formato de “Peticiones, Quejas y Reclamos –PQR” Gestión de Quejas y Reclamos realizada Asesor de Ventas Nacionales. Asesor Comercial 3. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Modificación Fecha

01 Creación del documento 12 de agosto de ₂₀₁₃

02 Se crea el documento “Requisitos para la venta de Productos a nivel Nacional”, el cual se incluye en las actividades de venta por call center y por Internet. Se crea el indicador de eficacia en la entrega de productos – venta nacional.

29 de octubre de 2013 03 Se formalizan los lineamientos para la gestión de las quejas y reclamos de la organización. 01 de julio de ₂₀₁₄

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Nombre y Cargo