Resolución de Secretaría General NºO'\'o EFA/SG

Resolución de Secretaría General

NºO'\'o-2016-0EFA/SG

Lima,

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VISTOS: El Memorando Nº 959-2015-0EFA/OTI, el Informe Nº 247-2015-0EFA/OPP y los Informes Números 01 O y 065-2016-0EFA/OAJ, y;

CONSIDERANDO:

Que, la Ley Nº 27658 - Ley-.,-Marco de Modernización de la Gestión del Estado tiene como finalidad fundamental la obtención de mayores niveles de eficiencia del aparato estatal, de manera que se logre una mejor atención a la ciudadanía, priorizando y optimizando el uso de los recursos públicos;

Que, de acuerdo a lo dispuesto por el Artículo 16º y el Literal h) del Artículo 17° del Reglamento de Organización y Funciones del Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 022-2009-. r

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MINAM, la Secretaría General es la máxima autoridad administrativa del OEFA y tiene

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entre sus funciones expedir directivas sobre asuntos administrativos para el adecuado

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funcionamiento de las unidades orgánicas que se encuentran bajo su supervisión; \ .,.."'I ~

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· · Que, de los documentos de vistos se desprende que contar con lineamientos para realizar el inventario de:;-software y hardware en el OEFA permitirá contar con información actualizada de los recursos informáticos de la Entidad, lo cual a . >.,,,:.,·.i: r i-/c,:-,,_ su vez c?adyuvará a una. ~ficiente administración de los mismos por la Oficina de 1 ·.," '7"' Tecnolog1as de la lnformac1on;

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Que, contando con la opinión favorable de la Oficina de Planeamiento

y

\'._{~ 0} -, -:;':·' Presupuesto y de la Oficina de Asesoría Jurídica, resulta necesario emitir el acto de

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administración que apruebe la Directiva sobre los lineamientos para realizar el inventario

de software y hardware en el OEFA;

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Con el visado de la Oficina de Tecnologías de la Información, de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, así como de la Oficina de Asesoría Jurídica;

De conformidad con lo dispuesto en los Literales d) y h) del Artículo 17° del Reglamento de Organización y Funciones del Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 022-2009-MINAM;

SE RESUELVE:

Artículo 1º.- Aprobar la Directiva Nº 003-2016-0EFA/SG denominada

"Lineamientos para realizar el inventario de software

y

hardware en el Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA", la misma que forma parte integrante de la presente Resolución.

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Artículo 2º.- Disponer la publicación de la presente Resolución y la

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(\;2jrectiva aprobada en su Artículo 1 º en el Portal Institucional del Organismo de

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y

Fiscalización Ambiental - OEFA (www.oefa.gob.pe).

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Regístrese y comuníquese.

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DIRECTIVA Nº 003-2016-0EFA/SG

LINEAMIENTOS PARA REALIZAR EL INVENTARIO DE SOFTWARE Y HARDWARE EN EL ORGANISMO DE EVALUACIÓN Y FISCALIZACIÓN

AMBIENTAL -OEFA

l. OBJETO

Establecer los lineamientos para realizar el inventario de software y hardware en el Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA.

11. FINALIDAD

La finalidad de la presente Directiva es uniformizar los criterios para realizar el inventario de software y hardware en el OEFA, lo cual permitirá la administración de los recursos informáticos de manera eficiente.

111. ALCANCE

Las disposiciones establecidas en la presente Directiva son de aplicación y de cumplimiento obligatorio de todos los colaboradores del OEFA,

independientemente de su condición contractual.

IV. BASE LEGAL

4.1 Ley Nº 28612 - Ley que norma el uso, adquisición y adecuación del software en la Administración Pública.

4.2 Decreto Legislativo Nº 1013 - Decreto Legislativo que aprueba la Ley de Creación, Organización y Funciones del Ministerio del Ambiente.

4.3 Decreto Supremo Nº 013-2003-PCM - Dictan medidas para garantizar la legalidad de la adquisición de programas de software en entidades y dependencias del Sector Público.

4.4 Decreto Supremo Nº 022-2009-MINAM - Aprueban el Reglamento de Organización y Funciones del Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA.

4.5 Resolución Ministerial Nº 073-2004-PCM - Aprueban Guía para la Administración Eficiente del Software Legal en la Administración Pública.

4.6 Resolución Ministerial Nº 246-2007-PCM - Aprueban el uso obligatorio de la Norma Técnica Peruana "NTP-ISO/IEC 17799:2007 EDI. Tecnología de la Información. Código de buenas prácticas para la gestión de la seguridad de la información. 2ª Edición" en todas las entidades integrantes del Sistema Nacional de Informática.

v.

4.7 Resolución Ministerial Nº 004-2016-PCM - Aprueban el uso obligatorio de la Norma Técnica Peruana "NTP-ISO/IEC 27001 :2014 Tecnología de la Información. Técnicas de Seguridad. Sistemas de Gestión de

Seguridad de la Información. Requisitos. 2ª Edición" en todas las

entidades integrantes del Sistema Nacional de Informática.

4.8 Resolución de Presidencia del Consejo Directivo Nº

018-2011-0EFA/PCD - Aprueban la Directiva Nº 001-2011-0EFA/OTI "Directiva

para la Administración de Software en el Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA".

Las referidas normas incluyen sus respectivas disposiciones ampliatorias,

modificatorias y conexas, de ser el caso.

VIGENCIA

La presente Directiva entrará en vigencia a partir del día siguiente de su publicación en el Portal Institucional del OEFA (www.oefa.gob.pe).

DEFINICIONES

Para efectos de la presente directiva se denomina:

6.1 Encargado de infraestructura y comunicaciones: Es el colaborador

designado por el Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información para actualizar el inventario de software y hardware de los servidores

y equipos de comunicaciones.

6.2 Encargado de soporte técnico: Es el colaborador designado por el

Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información para actualizar el

inventario de software y hardware de los equipos informáticos.

6.3 Equipo de comunicaciones: Son los dispositivos de datos de red y/o

similares, como los switches, los routers, los patch panels, entre otros.

6.4 Equipo informático: Dispositivos de tecnología de la información,

tales como el computador personal, el computador personal portátil, las impresoras, los escáneres, los proyectores, las tabletas.

6.5 Hardware (HW): Incluye los equipos informáticos, servidores y

equipos de comunicaciones, así como todas las partes físicas de estos, como cables, gabinetes, periféricos de todo tipo {lectoras externas, discos duros externos, entre otros) y cualquier otro elemento físico involucrado.

6.6 Inventario de software y hardware (Inventario de SW y HW):

Registro general de la información sobre características, condiciones y ubicación del software y hardware en el OEFA, cuya actualización y administración estará a cargo de la Oficina de Tecnologías de la Información de acuerdo a las disposiciones de la presente Directiva.

6. 7 Licencia de software: Derecho de uso del software adquirido por el

OEFA, que establece las reglas básicas para su utilización, así como sus limitaciones.

6.8 Plataforma informática: Infraestructura de redes, comunicaciones y

demás elementos de tecnologías de la información implementados por el OEFA para brindar servicios y soporte en el ejercicio de las

funciones institucionales, destinados al uso del personal según los

roles y responsabilidades que le sean asignados.

6.9 Software (SW): Conjunto de programas, instrucciones y reglas informáticas para ejecutar ciertas tareas en un hardware, -tales como

aplicativos, sistemas operativos, bases de datos, ofimática,

diagramación, gestión de proyectos, diseño y edición gráfica, edición de videos, sistemas de información geográfica, análisis estadístico,

etc.

6.1 O Servidor: Es un computador que conectado a una red provee servicios

a otros computadores o dispositivos. Entre ellos se encuentran el

servidor web, el servidor de archivos, el servidor de correo, el servidor

de base de datos, entre otros.

6.11 Usuario: Todo colaborador del OEFA que hace uso de un hardware, software o plataforma informática asignado por el OEFA.

VII. DISPOSICIONES GENERALES

7.1 El Inventario de SW y HW será administrado por el Jefe de la Oficina

de Tecnologías de la Información (OTI) y actualizado constantemente de forma manual o utilizando herramientas de software especializadas por el Encargado de soporte técnico y el Encargado de

infraestructura y comunicaciones de la OTI.

7.2 La información mínima que contendrá el Inventario de SW y HW es

la detallada en el Anexo Nº 1 - "Inventario de software y hardware

en el OEFA" que forma parte de la presente Directiva.

7.3 La actualización del Inventario.de SW y HW puede ser total o parcial;

cuando sea total se realizará con una frecuencia anual, que deberá culminar dentro de los primeros veinte (20) días calendarios de cada año fiscal; y cuando sea parcial se realizará con una frecuencia

trimestral atendiendo a la incorporación, adquisición, movimientos y

bajas de SW o HW, de ser el caso.

7.4 El Inventario de SW y HW será actualizado en atención a la

información recopilada en el Registro de SW y el Registro de HW,

. los cuales comprenden los Equipos informáticos, Servidores y

Equipos de Comunicaciones en uso y aquellos que no estando en

uso se encuentren en un área o en los almacenes administrados por

la OTI. El Jefe de la OTI deberá conservar la información del

7.5 El Inventario de SW

y

HW es un instrumento que debe ser empleado para la elaboración

y

evaluación del Plan Operativo Informático - POI.

VIII. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

8.1 Registro de HW

8.1.1. Para actualizar el Registro de HW se deberá registrar como mínimo para cada Equipo informático, Servidor o Equipo de comunicaciones los siguientes datos: tipo, marca, modelo, número de serie, código de control patrimonial, número de orden de compra, año de adquisición, área, ubicación, estado

y

Usuario de ser el caso.

8.1.2 Dependiendo del tipo de Equipo informático, Servidor o

Equipo de Comunicaciones también se deberá registrar, de corresponder, los siguientes datos: procesador, número de procesadores, capacidad de memoria, capacidad de disco, tamaño de pantalla, denominación del bien y observaciones (cualquier hardware adicional instalado, como: tarjetas de red adicionales, tarjetas de propósito específico, etc.).

8.1.3 Para tal efecto, se utilizará el Anexo Nº 2 - "Registro de Hardware" que forma parte de la presente Directiva, que deberá ser suscrito por el colaborador de la OTI que lo elabora, el Encargado de soporte técnico si se trata de equipos informáticos o el Encargado de infraestructura

y

comunicaciones si se trata de servidores o equipos de comunicaciones,

y

el Usuario.

8.2 Registro de SW

8.2.1 La actualización del Registro de SW comprende al SW instalado

y

a las Licencias de software.

8.2.1.1 Registro de SW instalado

i) Para realizar el Registro del SW instalado se deberá registrar los siguientes datos: información del Equipo informático, Servidor o Equipo de Comunicaciones

(tipo, marca, modelo, número de serie, código de control patrimonial); nombre del SW, versión, código de instalación o de licencia (si se puede determinar en el momento del inventario) y estado.

ii) Para tal efecto, se utilizará el Anexo Nº 3 - "Registro de Software instalado" que forma parte de la presente Directiva, que deberá ser suscrito por el colaborador de la OTI que lo elabora, el Encargado de soporte técnico si se trata de equipos informáticos o el

Encargado de infraestructura

y

comunicaciones si se trata de servidores o equipos de comunicaciones,

y

el Usuario.

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8.2.1.2 Registro de Licencias de software

i) Para realizar el Registro de Licencias de software se

deberá registrar los siguientes datos: nombre del SW,

versión, tipo de licencia, cantidad, número de orden de

compra, código de instalación de licencia, ubicación de

la licencia, estado y observaciones; de conformidad con

la documentación de las Licencias de software (física

o virtual) que posea la entidad u otra documentación

que sustente fehacientemente la adquisición de la

licencia.

ii) Para tal efecto, se utilizará el Anexo Nº 4 - "Registro

de Licencias de software" que forma parte de la presente Directiva, que deberá ser suscrito por el colaborador de la OTI que lo elabora y el Encargado de soporte técnico si se trata de equipos informáticos o el Encargado de infraestructura y comunicaciones

si se trata de servidores o equipos de comunicaciones.

iii) El Jefe de la OTI debe garantizar el archivo y/o custodia

de las Licencias de software y la documentación del SW adquirido.

8.3 Inventario de SW y HW

8.3.1 El Inventario de SW

y

HW comprende la compilación de la

información del Registro de HW y el Registro de SW en el OEFA.

8.3.2 Para tal efecto, el Encargado de soporte técnico y el

Encargado de infraestructura y comunicaciones podrán contar con los colaboradores de la OTI para la elaboración del Registro de HW y el Registro de SW, así como para verificar

si coincide con la información del Inventario de SW y HW. De

no coincidir se solicitará las explicaciones al Usuario y de encontrarse debidamente sustentado se procederá a la

actualización del Inventario de SW

y

HW; de lo contrario, se

informará al Jefe de la OTI para que adopte las acciones que

correspondan.

8.3.3 El Jefe de la OTI se encargará de brindar los controles de

acceso y seguridad adecuados para garantizar la custodia de

los documentos que comprenden el Registro de HW, el

Registro de SW

y

el Inventario de SW

y

HW.

8.4 Información a ser presentada a la Oficina Nacional de Gobierno

Electrónico e Informática (ONGEI)

8.4.1 El Encargado de soporte técnico y el Encargado de

infraestructura

y

comunicaciones deberán realizar la

conciliación entre el "Registro de SW instalado" y el "Registro de Licencias de software" para dar cumplimiento

al Numeral 1.3 "Resumen del Total de Instalaciones" del

Capítulo 111 de la Guía para la Administración Eficiente del

Software Legal en la Administración Pública aprobada por Resolución Ministerial Nº 073-2004-PCM.

8.4.2 Para tal efecto, se utilizará el Anexo Nº 5 - "Resumen del

Total de Instalaciones", que deberá ser suscrito por el Jefe

de la OTI, el Encargado de soporte técnico y el Encargado

de infraestructura y comunicaciones.

8.4.3 El Jefe de la OTI remitirá copia del Anexo Nº 5 a la ONGEI

de la Presidencia del Consejo de Ministros - PCM con una periodicidad anual dentro de los primeros tres (3) meses de cada año fiscal, de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 4º del Decreto Supremo Nº 013-2003-PCM.

8.5 Obligaciones de los Usuarios

8.5.1 Los Usuarios deberán brindar las facilidades que

correspondan a los colaboradores de la OTI encargados de

elaborar los respectivos Registros de SW y HW,

proporcionando el acceso a todos los Equipos informáticos,

Servidores

y

Equipos de comunicaciones.

8.5.2 Los Usuarios deberán firmar los Registros de SW y HW al

término de los mismos, en señal de conformidad;

y

podrán

precisar las observaciones que consideren pertinentes.

RESPONSABILIDADES

9.1 El Jefe de la OTI es responsable de velar por el cumplimiento de la

presente Directiva y de administrar el Inventario de HW y SW.

9.2 El Encargado de soporte técnico es el responsable de actualizar el

Inventario de HW y SW correspondiente a los Equipos informáticos.

9.3 El Encargado de Infraestructura y Comunicaciones es el

responsable de actualizar el Inventario de HW y SW correspondiente

a los Servidores

y

Equipos de comunicaciones.

X. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS DEROGATORIAS

PRIMERA.- DEROGACIÓN PARCIAL DE LA DIRECTIVA Nº 001-2009-0EFA-SG/OTI

Déjese sin efecto las disposiciones relacionadas al Inventario de HW y SW

contenidas en el Numeral 7.1.1 de la Directiva Nº 001-2009-0EFA-SG/OTI

"Normas

y

procedimientos para el uso de los recursos informáticos del

Organismo de Evaluación

y

Fiscalización Ambiental - OEFA", aprobada por

Resolución de Secretaría General Nº 010-2009-0EFA/SG.

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SEGUNDA.- DEROGACIÓN PARCIAL DE LA DIRECTIVA Nº 001-2011-0EFA/OTI

Déjese sin efecto las disposiciones relacionadas al Inventario de SW

contenidas en el Numeral 7.1.1 de la Directiva Nº 001-2011-0EFA/OTI

"Directiva para la Administración de Software en el Organismo de Evaluación

y

Fiscalización Ambiental - OEFA", aprobada por Resolución de Presidencia

del Consejo Directivo Nº 018-2011-0EFA/PCD.

XI. ANEXOS

Anexo Nº 1: Inventario de software

y

hardware en el OEFA

Anexo Nº 2: Registro de hardware

Anexo Nº 3: Registro de software instalado Anexo Nº 4: Registro de Licencias de software Anexo Nº 5: Resumen del Total de Instalaciones

Anexo Nº 1

Inventario de software y hardware en el OEFA

Hardware

Código

Año Número de

N Tipo111 Marca Modelo N' Serie Control 0/C Usuario Are a Ubicación Estado 1'1 Procesador Memoria Disco Pantalla Observaciones Denominación

Patrimonial adquisición procesadores

Software Instalado

Código

Código de instalación

N Tipo111 Marca Modelo N' Serie Control Usuario Are a Ubicación Nombre del software Versión

o de Licencia 121 Estado 1

'1 Observaciones Patrimonial

Licencia de Software

Tipo de Código de Ubicación de documentación N Nombre del software Versión

Licencia (ll Cantidad 0/C instalación o de Observaciones Estado ¡z¡

Licencia de licencia a nombre del OEFA

Código

N Tipo111 Marca Modelo N° Serie Control

Patrimonial Año 0/C Usuario adquisición Anexo Nº 2 Registro de hardware

Area Ubicación Estado 1' 1

Nota.- 1: ComputadorJLaptop!Tablet¡ ... ; 2: Operativo!Malogrado!Obsoleto

Número de

Procesador Memoria

procesadores Disco Pantalla Observaciones

Elaboración propia, basada en Directiva Nº 003-2013-0EFA/SG de inventario aprobada por Resolución de la Secretaría General Nº 007-2013-0EFA/SG

Lima,

Colaborador

Oficina de Tecnologías de la Información

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Encargado de Soporte Técnico/

Encargado de Infraestructura y Comunicaciones

9 de 12

Usuario

Anexo Nº 3

Registro de software instalado

Código

Código de instalación

N Tipo!'I Marca Modelo N° Serie Control Usuario Are a Ubicación Nombre del software Versión

o de Licencia ¡i¡

Patrimonial

Nota.- 1: ComputadorlLaptoplTabletl ... ; 2: Si se puede determinar en el momento del inventario; 3: En usolNo se usalNo funciona

Elaboración propia, basado en requerimientos de la Resolución Ministerial Nº 073-2004-PCM

Estado (ll

Colaborador Encargado de Soporte Técnico/

Encargado de Infraestructura y Comunicaciones

Usuario

Lima,

Oficina de Tecnologías de la Información

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--, . . . . I_ ,V• • f-"",. , . ~, \ '_:'\ 10 de 12 Observaciones

Anexo Nº 4

Registro de Licencias de software

Tipode Código de Ubicación de documentación

N Nombre del software Versión

Licencia (ll

Cantidad 0/C instalación o de

de licencia a nombre del OEFA Observaciones

Licencia

Nota.- 1: RetaillOpenlOpen GovernmentlPor Volumen¡ ... ; 2: VigentelObsoleta

Uaboración propia, basado en los requerimientos de la Resolución Ministerial Nº 073-2004-PCM

Colaborador

Oficina de Tecnologías de la Información

Encargado de Soporte Técnico/

Encargado de Infraestructura y Comunicaciones

Lima, ... .

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Fuente: Resolución Ministerial N° 073-2004-PCM

Encargado de Soporte Técnico

Anexo Nº 5

Resumen del Total de Instalaciones

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Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información

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Encargado de Infraestructura y Comunicaciones