UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)

(1)

PLAN DE GESTIÓN DE PROYECTO PARA LA ELABORACIÓN DE OFERTAS EN PROCESOS LICITATORIOS EN LA CONSTRUCTORA SANTA FE, LTDA.

GUSTAVO MORERA FALLAS

PROYECTO FINAL DE GRADUACION PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN ADMINISTRACIÓN

DE PROYECTOS

San José, Costa Rica

JUNIO, 2012

(2)

UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)

Este Proyecto Final de Graduación fue aprobado por la Universidad como Requisito parcial para optar al grado de Máster en Administración de Proyectos

____________________________

LUIS DIEGO VILLALOBOS YOCK PROFESOR TUTOR

____________________________

YORLEN SOLÍS LECTOR No.1

____________________________

MARLON VELÁZQUEZ GONZÁLEZ LECTOR No.2

____________________________

GUSTAVO MORERA FALLAS SUSTENTANTE

(3)

DEDICATORIA

A Dios por su presencia día a día en mi vida con la cual he logrado y alcanzado cada una de mis metas.

A mi familia por el apoyo que me han brindado durante toda la vida, en especial a mi madre por el esfuerzo ante mi educación.

A las personas cercanas que con su tiempo y consejos me han dado el valor de continuar con mis logros y éxitos.

(4)

AGRADECIMIENTOS

A mis compañeros de trabajo y estudio, los cuales estuvimos en constante apoyo durante todo la maestría, para lograr un éxito más en nuestras vidas.

A los Profesores de la Universidad quienes han compartido su conocimiento y experiencia para lograr formarnos como Profesionales en la Administración de Proyectos y al profesor Luis Diego Villalobos por guiarme durante el proyecto.

(5)

INDICE

HOJA DE APROBACION ii

DEDICATORIA iii

AGRADECIMIENTO iv

INDICE v

INDICE ILUSTRACIONES vii

INDICE CUADROS viii

RESUMEN EJECUTIVO ix

1. INTRODUCCION... 12

1.1 Antecedentes... 12

1.2 Problemática... 13

1.3 Justificación del Problema ... 13

1.4 Supuestos... 15

1.5 Restricciones ... 15

1.6 Objetivo General... 15

1.7 Objetivos Específicos. ... 15

2. MARCO TEORICO... 17

2.1 Marco Referencial o Institucional... 17

2.1.1 Antecedentes de la Institución ... 17

2.1.2 Misión ... 18

2.1.3 Visión... 18

2.1.4 Principios Corporativos... 18

2.1.5 Estructura Organizativa ... 19

2.1.6 Productos que Ofrece... 20

2.2 Teoría de Administración de Proyecto... 23

2.2.1 Proyecto ... 23

2.2.2 Administración de Proyectos ... 23

2.2.3 Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos... 24

2.2.4 Ciclo de Vida de un Proyecto ... 32

2.2.5 Procesos en la Administración de Proyectos... 33

2.3 Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa ... 37

(6)

2.3.1 Proceso de Iniciación... 37

2.3.2 Proceso de Planificación. ... 38

2.3.3 Proceso de Ejecución. ... 38

2.3.4 Proceso de Seguimiento y Control. ... 39

2.3.5 Proceso de Cierre... 40

3. MARCO METODOLÓGICO ... 41

3.1 Fuentes de Información ... 41

3.1.1 Fuentes Primarias... 41

3.1.2 Fuentes Secundarias... 42

3.2 Métodos de Investigación ... 43

3.2.1 Método Analítico-Sintético ... 43

3.2.2 Método Observación:... 43

3.3 Herramientas ... 44

3.4 Entregables ... 46

4. DESARROLLO... 47

4.1 Situación Actual de la Elaboración y Presentación de Ofertas ... 47

4.1.1 Gestión del Alcance... 52

4.1.2 Gestión del Tiempo... 54

4.1.3 Administración de los Costos ... 58

4.1.4 Gestión de las Adquisiciones... 60

4.2 Desarrollar las Áreas del Conocimiento Alcance, Tiempo, Costo y Adquisiciones para el Proyecto de Estandarización de los Procesos de Licitación... 66

4.2.1 Plan de Gestión del Alcance para la Elaboración de Ofertas Durante el Proceso Licitatorio ... 66

4.2.2 Plan de Gestión del Tiempo para la Elaboración de Ofertas Durante el Proceso Licitatorio ... 85

4.2.3 Plan de Gestión del Costo para la Elaboración de Ofertas Durante el Proceso Licitatorio ... 93

4.2.4 Plan de Gestión de Adquisición para la Elaboración de Ofertas Durante el Proceso Licitatorio ... 98

5. CONCLUSIONES... 107

(7)

6. RECOMENDACIONES ... 109

7. BIBLIOGRAFIA... 110

8. ANEXOS ... 111

Anexo 1: ACTA DEL PROYECTO... 111

Anexo 2: EDT ... 112

Anexo 3: CRONOGRAMA... 113

Anexo 4: FORMULARIOS ... 114

Anexo 5: CONTRATO ... 132

(8)

ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1. Estructura organizacional de Constructora Santa Fe, Ltda.,…...9 Figura 2. Costo y recurso humano del proyecto durante el ciclo de vida del proyecto ………... 24 Figura 3. Influencia de los interesados riesgo - incertidumbre durante el ciclo de

vida del proyecto durante el ciclo de vida de un

proyecto... 24 Figura 4. Interacción de los Grupos de procesos en el ciclo de vida del proyecto.28

(9)

ÍNDICE DE CUADROS

Cuadro N° 1: Fuentes de Información Utilizadas……… 42

Cuadro N° 2: Métodos de Investigación Utilizadas………...44

Cuadro N° 3: Herramientas Utilizadas………..…….46

Cuadro N° 4: Entregables………....46

Cuadro N° 5: Cuestionario de diagnóstico situacional……….49

Cuadro N° 6: Entregables, Sub entregables, Descripción y Criterios de Aceptación para el Proyecto……….73

Cuadro N° 7: Estructura de Desglose de Trabajo………77

Cuadro N° 8: Diccionario del EDT………..78

Cuadro N° 9: Verificación del Alcance………...82

Cuadro N° 10: Plantilla de Solicitud de Cambio………83

Cuadro N° 11: Plantilla de Aprobación de Cambio………..84

Cuadro N° 12: Definición, Estimación de Recursos y Duración de las Actividades……….……….87

Cuadro N° 13: Cronograma y secuencia de actividades en Project……….89

Cuadro N° 15: Plantilla de Aprobación de Cambio………..92

Cuadro N° 16: Presupuesto……….94

Cuadro N° 18: Plantilla de Aprobación de Cambio………..…97

Cuadro N° 19: Adquisición de la Garantía de Participación………...…99

Cuadro N° 20: Adquisición de Recursos Financieros………100

Cuadro N° 21: Adquisición de Certificaciones………101

Cuadro N° 22: Programa de Adquisiciones……….103

Cuadro N° 23: Control y Seguimiento de Adquisiciones………...104

Cuadro N° 24: Cierre de Adquisiciones………...106

(10)

RESUMEN EJECUTIVO

Constructora Santa Fe, Ltda., es una empresa conformada por un grupo de profesionales en el campo de la Ingeniería Civil en diferentes especialidades como en Obra Vial (Construcción de Carreteras) y Movimiento de Tierras (Minería) y cuenta con gran diversidad de activos de (Equipos y Maquinaria). Cada una de las Ofertas que la empresa ha presentado incluye diferentes áreas, entre ellas la Técnica: la cual consta de requerimientos de experiencias en ejecución de proyectos similares a al objetivo de lo concurso, suministros de (equipo, mano de obra y materiales), Financiera: con estados financieros, recursos económicos compromisos contractuales y por último el área Legal: con la presentación de garantías, pago de impuestos y no afectación para al contrato, certificaciones legales y otros.

La falta de un procedimiento de investigación, planificación, organización y control de información para garantizar una apropiada preparación de Ofertas, le impide realizar un seguimiento e integración de las diferentes áreas encargadas de confeccionar la Propuestas (Oferta).

El objetivo general de este Proyecto Final de Graduación (PFG) fue Realizar un Plan de Gestión de Proyectos para la Elaboración de las Ofertas durante el Proceso de Licitación. Los objetivos específicos fueron: realizar un estudio de la situación actual de la elaboración y presentación de Ofertas para identificar sus necesidades, desarrollar un procedimiento de ejecución de actividades que involucran la parte del Proceso Licitatorio (Oferta) para verificar la adecuada preparación, crear las plantillas del procedimiento que se utilizarán en la elaboración de la Oferta para garantizar el adecuado control y seguimiento y presentar un plan de capacitación para la integración y adaptación de los participantes con el procedimiento.

Para el PFG se utilizó los métodos analítico-sintéticos que permitió estudiar la situación actual, evaluarla y establecer la propuesta de procedimiento del proyecto.

También se utilizó el método de observación directa con la interrelación con el medio y con los involucrados. Además se recurrió a la observación por entrevista informal, en el intercambio conversacional entre dos personas, con la finalidad de obtener datos o hechos.

De las conclusiones que se obtuvieron del presente proyecto se resaltan las siguientes:

Las áreas desarrolladas de conocimiento del PMI que se abarcaron corresponden Alcance, Tiempo, Costo y Adquisición de acuerdo a las necesidades de la Empresa.

(11)

Se determinó la diferencia entre las buenas prácticas recomendadas por el PMI y la situación de trabajo del Departamento de Gestión de Negocios de Constructora Santa Fe, Ltda., en cuanto a la estructura de desglose de trabajo, definición del equipo de trabajo, seguimiento y verificación de cada entregable y la estrategia de identificación de los mismos.

La deficiencia en las buenas prácticas propuesta por el PMI en diferentes áreas del conocimiento del PMBOK, conlleva a la mejora al Departamento de Gestión de Negocios de Santa Fe, Ltda., para desarrollar algunas áreas de la Administración de Proyectos a través de los coordinadores de las Unidades Técnico, Administrativo - Financiero y Legal de dicho Departamento.

La determinación propuesta de esta investigación, determino la falta de descripción y criterios de aceptación de los entregables del Alcance, la cual se solucionó al crear una estructura de desglose de trabajo y verificación de cada entregable.

La falta de un Plan de Gestión de Tiempo ha dificultado el seguimiento y control del cronograma de tiempo para cada una de las actividades, lo que nos permitió desarrollarlo y definir la línea base del cronograma.

La Gestión de Costos, se define el marco de referencia que permite en la etapa de ejecución, tener un punto de la dedicación del personal Profesional en específico a la Elaboración de las Ofertas con el fin de sacar mayor provecho de este recurso.

Este trabajo podrá cambiar la visión de la Empresa para desarrollar futuros proyectos, basados en las buenas prácticas de la Administración de Proyectos.

Finalmente, se plantearon algunas recomendaciones como las siguientes:

Se requiere de la implementación del tema de Administración de Proyectos que pueda estar dirigido al personal encargado de promover la elaboración de las licitaciones del Departamento de Gestión de Negocios de Constructora Santa Fe, Ltda.

Es preciso continuar con la investigación en el resto de las áreas de conocimientos del PMBOK Integración, Recursos Humanos, Comunicación y Riesgos, con el fin de complementar las restantes gestiones del proyecto.

Establecer como normativa dentro de la empresa las buenas prácticas del conocimiento en Administración de Proyectos con base en el PMBOK.

Documentar las lecciones aprendidas y añadir estas a los proyecto generados desde el inicio hasta termino de los mismo.

(12)

1. INTRODUCCION

1.1 Antecedentes

Actualmente las empresas Pública y Privadas optan por la modalidad de contratación de bienes y servicios, con el fin de agilizar su producción y contar con la calificación especializada en cada uno de los campos que lo requiere.

En vista de que los Proyectos se enmarcan dentro de un ciclo de vida, con fecha de inicio y fecha final programada, permite al empleador contratar por un determinado tiempo sus necesidades, logrando mayores beneficios y control de sus Proyectos.

Los procesos de contratación se rigen de documentos que incluyen especificaciones específicas las cuales corresponden a las exigencias de cumplimiento que deben de plasmarse en todos sus términos, con el fin de seleccionar la empresa de mayor conveniencia, a raíz de la presentación de una Oferta.

Constructora Santa Fe, Ltda., se originó en el año 1974, una empresa constructora destinada a trabajar principalmente en la construcción de carreteras en Costa Rica.

Las crecientes expectativas, han llevado a la empresa a participar en obras a gran escala, no sólo en Costa Rica, sino también en los países vecinos centroamericanos, viéndose así la empresa involucrada en la construcción de complejos y desafiantes proyectos de ingeniería. La presencia internacional de Constructora Santa Fe, Ltda., se expandió en el Continente Americano.

El Departamento de Gestión de Negocios mantiene un grupo multidisciplinario con amplia experiencia en los Procesos Licitatorios, que colaboran en la elaboración de Oferta; sin embargo, por los recargos en sus labores no se lleva el control de tiempo, ni la responsabilidad y compromiso formal que debe cumplir cada uno con sus aportes durante este Proceso.

(13)

Actualmente la Empresa no cuenta con una matriz o guía que establezca los parámetros, controles y seguimiento para la elaboración de Ofertas.

1.2 Problemática.

Debido al auge y crecimientos que experimentan actualmente los mercados mundiales y la participación obtenida en Procesos Licitatorios en los últimos años por el Departamento de Gestión de Negocios de la Constructora Santa Fe, Ltda., ha obligado a la empresa a invertir tiempo y dinero sin el control y un Plan de Gestión para la elaboración y participación de estos procesos. Con base en la expectativa de negocios y con la visión de lograr obtener mayor seguridad en los Procesos de selección de las Ofertas presentadas por la Empresa, surge el Desarrollo de un Plan de Gestión para la Elaboración de Ofertas, que permita establecer un procedimiento de información para garantizar una apropiada preparación de las mismas, con la confianza de que la Propuesta de Oferta ha sido planifica, ejecuta, controla para garantizar un buen desarrollo del Proyecto Ofertado.

Constructora Santa Fe, Ltda., es una empresa que ha incursionando en el área de la Construcción de Obras Viales y Minería a través de las múltiples participaciones de licitación y actualmente no cuenta con un metodología para el Proceso de Elaboración de Ofertas que garantice la efectividad de las mismas; por lo tanto, el desarrollar este Proceso basado en los estándares del PMI, se convierte en una oportunidad para el fortalecimiento y competitividad de la empresa y su ampliación en otros mercados a nivel extranjero.

1.3 Justificación del Problema

La Gestión de Proyectos de Constructora Santa Fe, Ltda. no posee una guía para la elaboración de Ofertas; lo cual, requiere de un Proceso de investigación, seguimiento y control en la elaboración de sus Ofertas, con el objetivo de crear una oportunidad para competir y ofrecer los servicios que brinda la Empresa.

(14)

Este Proceso ayudará a crear integración entre las diferentes áreas técnica, administrativa-financiera y legal, encargadas de confeccionar las Propuestas (Ofertas).

Los procesos considerados para el presente estudio se relacionan al Alcance, Tiempo, Costo y Adquisiciones, con el fin de dar integración a las diferentes áreas técnicas, ya que estos procesos son los que presentan mayor debilidad dentro de la Unidad de Gestión de Negocios de la Empresa Constructora Santa Fe, Ltda. dentro del proceso de elaboración de licitaciones.

El presentar un Documento de Oferta de calidad, se logrará demostrar a los potenciales clientes que podrán escoger la mejor oferta técnica y económica y creará confianza en la ejecución de sus Proyectos.

Lo que se pretende es crear un documento que muestre la metodología que puede utilizarse en la planificación y ejecución de proyectos de este tipo, para así llegar a tener grandes posibilidades de éxito en el desarrollo del proyecto y proporcionar oportunidades de venta de servicios e impulsar el crecimiento de la Empresa.

Mediante el desarrollo del Proyecto para la Elaboración de Ofertas, esta dispondrá de una metodología que le traerá los siguientes beneficios al Departamento de Gestión de Negocios de Constructora Santa Fe, Ltda.:

 Formalizar las inscripciones en los Registros de Proveedores.

 Crear plantillas para la escogencia de proyectos convenientes.

 Garantizar el adecuado seguimiento y control del Procedimiento en la participación de Licitaciones, mediante una guía para el alcance de las diferentes áreas.

 Contar con un proceso definido para la elaboración de Ofertas.

 Administración eficiente la Gestión de control de Proyectos.

(15)

1.4 Supuestos

 Compromiso de la Gerencia de Gestión de Proyectos por implementar la Propuesta del Procedimientos para la Elaboración de Ofertas.

 Se dispone de información necesaria para elaborar los Procedimientos de la Propuestas. Esta Propuesta tendrá una forma metódica que servirá de guía práctica.

 Se establece que el desarrollo del Proyecto se hará de forma continua.

 Contará con el recurso económico y humano para ejecutar la Propuesta, lo que garantiza el desarrollo exitoso del proyecto.

1.5 Restricciones

 No se incluyen todas las áreas de conocimiento de la Administración de Proyectos, debido a que solo las áreas de Alcance, Tiempo, Costo y Adquisiciones son los procesos que presentan mayor debilidad dentro de la Unidad de Gestión de Negocios de la Empresa Constructora Santa Fe, Ltda. Para la elaboración de licitaciones.

 Cada Documento de Licitación solicita requerimientos distintos como en la exigencia de años de experiencia de la Empresa y del Personal Técnico en Proyectos similares, la capacidad Financiera de la Empresa, etc.

 No existen proyectos al respecto, para partir de parámetros creados y establecer una medición o comparación.

1.6 Objetivo General

Desarrollar un Plan de Gestión de proyecto para la Elaboración de las Ofertas durante el Proceso de Licitación.

1.7 Objetivos Específicos.

Para cumplir el objetivo general se debe cumplir o lograr los siguientes objetivos específicos:

(16)

1. Realizar un estudio de la situación actual de la elaboración y presentación de Ofertas para identificar sus necesidades.

2. Desarrollar las Áreas del Conocimiento Alcance, Tiempo, Costo y Adquisiciones para el proyecto de estandarización de los procesos de licitación.

3. Proponer las plantillas del procedimiento que se utilizarán en la elaboración de la Oferta para garantizar el adecuado control y seguimiento.

(17)

2. MARCO TEORICO

2.1 Marco Referencial o Institucional

2.1.1 Antecedentes de la Institución

Constructora Santa Fe, Ltda., se originó en el año 1974, cuando Hernán Solís y su hijo, Marco A. Solís fundaron la empresa; destinada a trabajar principalmente en la construcción de carreteras en Costa Rica.

Unos años más tarde en 1976, Marco A. Solís, se convirtió en propietario único, de la constructora y actualmente se desempeña como Presidente del Grupo Santa Fe, Ltda.

Las crecientes expectativas de Marco Solís, llevaron a la empresa a ejecutar obras a gran escala, no sólo en Costa Rica, sino también en los países vecinos centroamericanos, viéndose así la empresa involucrada en la construcción de complejos y desafiantes proyectos de ingeniería.

En los años 90, la empresa continuó desempeñando un papel de liderazgo en la región de América Central, extendiendo su ámbito de actividad y consolidando su participación, sobre todo en la construcción de caminos rurales, mantenimiento vial, construcción de carreteras y movimientos de tierras (minería). En Costa Rica, se centró en todo tipo de obras civiles, y en Nicaragua en la reconstrucción de caminos rurales.

La compañía alcanzó renombre internacional a raíz de su participación en el proyecto de expansión del Canal de Panamá, las obras fueron encargadas a una empresa con un capital humano excepcional y fiabilidad financiera.

A partir de este punto, la presencia internacional de Constructora Santa Fe, Ltda., se expandió en el Continente Americano.

(18)

2.1.2 Misión

“Invertimos lo mejor en nuestros funcionarios, en las relaciones comerciales, en los sistemas productivos y en los activos para alcanzar los objetivos internos establecidos por nuestro sistema de liderazgo; y así satisfacer nuestros compromisos a plenitud”

(Grupo Santa Fe, Ltda., 2011).

2.1.3 Visión

“Seremos una organización llena de pasión, destreza y exactitud en todas las actividades que emprendemos todos los días” (Grupo Santa Fe, Ltda., 2011).

2.1.4 Principios Corporativos

Considerando los diferentes grupos de interés la organización agrupa en tres grandes valores en su actuar, los cuales encierran su razón de ser.

“Integridad: Somos una empresa que tiene el coraje que se requiere para ser íntegros.

Nuestros valores generan confianza debido a la rectitud, honradez e intachabilidad que profesamos en cada uno de nuestros compromisos adquiridos. Ponemos en cada paso que realizamos lo mejor para cumplir el compromiso adquirido” (Grupo Santa Fe, Ltda., 2011).

“Multiculturales: Respetamos todas las nacionalidades, géneros, colores, razas, pensamientos y credos. Aprendiendo a convivir en los medios en donde nos involucramos, por eso sabemos escoger los lugares en donde construimos el progreso junto con la gente del lugar” (Grupo Santa Fe, Ltda., 2011).

“Productividad: Creemos en los compromisos adquiridos realizado en los tiempos establecidos, con la calidad adecuada, sin falseamientos de ninguna especie;

(19)

promoviendo a todos los involucrados desarrollo personal y profesional” (Grupo Santa Fe, Ltda., 2011).

2.1.5 Estructura Organizativa

Constructora Santa Fe, Ltda., por el hecho de ser una empresa con amplia experiencia en el negocio de la construcción de carreteras y minas, definió una estructura orientada a proyectos, contando en la actualidad con profesionales trabajando en los diferentes proyectos. La presentación de la organización se visualiza en la figura 1.

Figura 1. Estructura organizacional de Constructora Santa Fe, Ltda.

Legal

Junta Directiva

Presidencia

Dirección Corporativa de

Gestión

Mercadeo y Prospectación

Licitación

Relaciones Comerciales

Dirección Corportiva de

Producción

Construcción Vial y Minera

Maquinaria y Equipo

Logística

Seguros

Compras Internacionales

Dirección Corporativa de

Desarrollo Empresarial

Finanzas Corporativa

Contabilidad Corporativa

Tecnología Corporativa

RRHH Corporativa

Calidad Empresarial Corporativa

Dirección Regional de Centroamérica

Costa Rica

Panamá

Honduras

El Salvador

Nicaragua

Dirección Regional de Sur América

Bolivia

Perú Auditoría

(20)

2.1.6 Productos que Ofrece

Los servicios que ofrece Constructora Santa Fe, Ltda., surgen de una fuerte sensibilidad para comprender las necesidades que tienen las organizaciones en afrontar los retos que imponen los potenciales clientes. Para afrontar este reto y atender nuestros compromisos de los diferentes interesados, la empresa dirige la prestación de servicios en los campos: de obras viales, movimiento de tierras (minería), producción de agregados pétreos y de mezclas asfálticas y otros.

Principalmente el desarrollo de obras de infraestructura vial de gran envergadura en las que requiere una organización afinada para administrar los recursos productivos con que contamos son:

Contrato Obra Pública, Vías y Conservación Vial

 Carreteras

 Puentes

 Aeropuertos

 Caminos Rurales

División de agregados pétreos

Nuestra División de Agregados cumple dos objetivos fundamentales:

1. Abastecer a plantas de mezcla asfaltico y a los proyectos propios con los agregados que requieren para su correcto funcionamiento.

2. Apoyar a los clientes externos, a lo largo y ancho de Costa Rica, al proveerles agregados de primera calidad, contribuyendo de esta forma al desarrollo del país.

Para cumplir con ellos se cuenta con tres centros de producción, todos ellos con trituradoras equipadas con tecnología de punta y abastecidos con la mejor materia prima disponible en el mercado.

(21)

Los productos comprenden una amplia gama de arenas y piedras trituradas para diferentes usos en la industria de la construcción:

Tipo de material

 Arena corriente de tajo

 Arena lavada de río

 Arena fina de tajo

 Cuartilla de tajo y río

 Quintilla de tajo y río

 Polvo de piedra de tajo y río

 Lastre o subbase de 3” de tajo y río

 Base de 1.1/2” de tajo y río

 Piedra gavión.

También se produce de acuerdo a la cantidad y con pedido previo, materiales con granulometrías especiales, ya sean para producción de concretos rígidos o flexibles (mezcla asfáltica).

División mezcla asfáltica

La división de Asfalto es la responsable de la producción y comercialización de la mezcla asfáltica que ofrece Meco al sector público y privado.

Actualmente se cuenta con dos centros de producción de mezcla asfáltica estratégicamente ubicados. Nuestra base de operaciones principal y nuestra planta de mayor capacidad están localizadas en Guápiles, en la zona Este del país. También contamos con plantas productoras de mezcla asfáltica en La Garita al oeste de la Gran Área Metropolitana (GAM) para potenciar la gran demanda derivada del desarrollo del sector central y Pacífico Central del país

(22)

En cada planta de producción de concretos asfalticos contamos con estrictos controles de calidad para asegurarles a nuestros clientes que siempre pueden contar con los mejores productos disponibles en el mercado.

Movimiento de tierras (Minería)

Es una empresa especializada en el uso de maquinaria pesada para cualquier propósito, la minería no fue la excepción. Tenemos la capacidad de desarrollar cualquier fase de las actividades mineras, desde la perforación y voladura, a la excavación y el acarreo de minerales. Santa Fe, Ltda., ha estado trabajando esta área desde sus inicios por lo que ha adquirido mucha experiencia en términos de estructura, de recurso humano altamente calificado, y equipo de primera calidad. De acuerdo a los planes de expansión del grupo, la división de minería tiene como objetivo principal el mercado Sur y Norte Americano.

Entre los clientes potenciales de Constructora Santa Fe, Ltda., en el área de la construcción se encuentran:

 Hutchinson Holding - Panamá Port Company - Panamá

 Ministerio de Obras Públicas - Panamá

 Ministerio de Obras Públicas y Transporte - Costa Rica

 Instituto de Desarrollo Agrario - Costa Rica

 Consejo Nacional de Vialidad - Costa Rica

 Ministerio de Transporte - Nicaragua

 Cuenta Reto del Milenio - Honduras

 Cuenta Reto del Milenio - El Salvador

 Dirección General de Aviación Civil - Costa Rica

 Changuinola Civil Works - Panamá

 Comisión Nacional de Emergencias - Costa Rica

(23)

2.2 Teoría de Administración de Proyecto

2.2.1 Proyecto

“Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único” (PMI, 2008, p. 11).

“Conjunto de esfuerzos temporales, dirigidos a generar un producto o servicio único”

(Chamoun, 2002, p. 27).

2.2.2 Administración de Proyectos

El (PMI, 2008, p. 71) señala, que los Grupos de Procesos requeridos son guías para aplicar los conocimientos y habilidades apropiados relativos a la Administración de Proyectos para cumplir las exigencias del proyecto. La forma de lograrlo es aplicando e integrando los 42 procesos de forma justa, agrupados lógicamente y conforman los siguientes 5 grupos de procesos:

 Iniciación

 Planificación

 Ejecución

 Seguimiento y Control

 Cierre

Los Grupos de Procesos de la Administración de Proyectos son acontecimientos diferenciados o únicos que se vinculan entre sí a través de los resultados que producen.

La salida de un proceso normalmente se convierte en la entrada para otro proceso o es un entregable del proyecto. El Grupo del Proceso de Planificación suministra al Grupo del Proceso de Ejecución el Plan para la Dirección del Proyecto y los documentos del proyecto y, conforme el proyecto avanza, a menudo exige actualizar el plan para la

(24)

Administrar un Proyecto implica identificar los requisitos, enfocar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados de acuerdo a lo planificado y actuado en el proyecto. Además, debe equilibrar limitaciones contrapuestas del proyecto que tiene afectan entre sí, como el alcance, la calidad, el cronograma, el presupuesto, los recursos y el riesgo.

2.2.3 Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos

El (PMI 2008, p. 71) establece 9 áreas que agrupan los conocimientos de la Administración de Proyectos (AP). Seguidamente se identifican las 9 áreas de conocimiento:

 Gestión de la Integración del Proyecto (I)

 Gestión del Alcance del Proyecto (A)

 Gestión del Tiempo del Proyecto (T)

 Gestión de Costo del Proyecto (C)

 Gestión de la Calidad del Proyecto (Ca)

 Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto (RH)

 Gestión de las Comunicaciones del Proyecto (Co)

 Gestión de los Riesgos del Proyecto (R)

 Gestión de las Adquisiciones del Proyecto (Ad)

2.2.3.1 Gestión de la Integración del Proyecto.

El (PMI 2008, p. 71) indica que la Gestión de la Integración del Proyecto incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de la dirección de proyectos dentro de los grupos de procesos de dirección de proyectos. En la Gestión de la Integración del Proyecto se desenvuelven los siguientes procesos:

(25)

 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto - Es el proceso que consiste en desarrollar un documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase y documentar los requisitos iníciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados.

 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto - Es el proceso que consiste en documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios.

 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto - Es el proceso que consiste en ejecutar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto para cumplir con los objetivos del mismo.

 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto - Es el proceso que consiste en monitorear, revisar y regular el avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeño definidos en el plan para la dirección del proyecto.

 Realizar el Control Integrado de Cambios - Es el proceso que consiste en revisar todas las solicitudes de cambio, y en aprobar y gestionar los cambios en los entregables, en los activos de los procesos de la organización, en los documentos del proyecto y en el plan para la dirección del proyecto.

 Cerrar Proyecto o Fase - Es el proceso que consiste en finalizar todas las actividades en todos los grupos de procesos de dirección de proyectos para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo.

2.2.3.2 Gestión del Alcance del Proyecto.

Según el (PMI 2008, p. 103) la Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo (y únicamente todo) el trabajo

(26)

requerido para completarlo con éxito, así como definir lo que se incluye y lo que no se incluye en el proyecto. En la Gestión del Alcance del Proyecto se desenvuelven los siguientes procesos:

 Recopilar Requisitos - Es el proceso que consiste en definir y documentar las necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto.

 Definir el Alcance - Es el proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto.

 Crear la EDT - Es el proceso que consiste en subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar.

 Verificar el Alcance - Es el proceso que consiste en formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se han completado.

 Controlar el Alcance - Es el proceso que consiste en monitorear el estado del alcance del proyecto y del producto, y en gestionar cambios a la línea base del alcance.

2.2.3.3 Gestión del Tiempo del Proyecto.

Se describe en el (PMI 2008, p. 129) como los procesos requeridos para administrar la finalización del proyecto a tiempo. En la Gestión del Tiempo del Proyecto se desenvuelven los siguientes procesos:

 Definir las Actividades - Es el proceso que consiste en identificar las acciones específicas a ser realizadas para elaborar los entregables del proyecto.

 Secuenciar las Actividades - Es el proceso que consiste en identificar y documentar las interrelaciones entre las actividades del proyecto.

(27)

 Estimar los Recursos de las Actividades - Es el proceso que consiste en estimar el tipo y las cantidades de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada actividad.

 Estimar la Duración de las Actividades - Es el proceso que consiste en establecer aproximadamente la cantidad de períodos de trabajo necesarios para finalizar cada actividad con los recursos estimados.

 Desarrollar el Cronograma - Es el proceso que consiste en analizar la secuencia de las actividades, su duración, los requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el cronograma del proyecto.

 Controlar el Cronograma - Es el proceso por el que se da seguimiento al estado del proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar cambios a la línea base del cronograma.

2.2.3.4 Gestión de los Costos del Proyecto.

EL (PMI 2008, p. 165), nombra que la Gestión de los Costos del Proyecto incluye los procesos involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado. En la Gestión de los Costos del Proyecto se desenvuelven los siguientes procesos:

 Estimar los Costos - Es el proceso que consiste en desarrollar una aproximación de los recursos financieros necesarios para completar las actividades del proyecto.

 Determinar el Presupuesto - Es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costo autorizada.

(28)

 Controlar los Costos - Es el proceso que consiste en monitorear la situación del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo.

2.2.3.5 Gestión de la Calidad del Proyecto.

Según el (PMI 2008, p. 189) la Gestión de la Calidad del Proyecto incluye los procesos y actividades de la organización ejecutante que determinan responsabilidades, objetivos y políticas de calidad a fin de que el proyecto satisfaga las necesidades por la cuales fue emprendido. En la Gestión de la Calidad del Proyecto se desenvuelven los siguientes procesos:

 Planificar la Calidad - Es el proceso por el cual se identifican los requisitos de calidad y/o normas para el proyecto y el producto, documentando la manera en que el proyecto demostrará el cumplimiento con los mismos.

 Realizar el Aseguramiento de Calidad - Es el proceso que consiste en auditar los requisitos de calidad y los resultados de las medidas de control de calidad, para asegurar que se utilicen las normas de calidad apropiadas y las definiciones operacionales.

 Realizar el Control de Calidad - Es el proceso por el que se monitorean y registran los resultados de la ejecución de actividades de control de calidad, a fin de evaluar el desempeño y recomendar cambios necesarios.

2.2.3.6 Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto.

En el (PMI 2008, p. 215) revela, la Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto incluye los procesos que organizan, gestionan y conducen el equipo del proyecto. El equipo del proyecto está conformado por aquellas personas a las que se les han

(29)

asignado roles y responsabilidades para completar el proyecto. El tipo y la cantidad de miembros del equipo del proyecto pueden variar con frecuencia, a medida que el proyecto avanza. En la Gestión de la Calidad del Proyecto se desenvuelven los siguientes procesos:

 Desarrollar el Plan de Recursos Humanos - Es el proceso por el cual se identifican y documentan los roles dentro de un proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de comunicación, y se crea el plan para la dirección de personal.

 Adquirir el Equipo del Proyecto - Es el proceso por el cual se confirman los recursos humanos disponibles y se forma el equipo necesario para completar las asignaciones del proyecto.

 Desarrollar el Equipo del Proyecto - Es el proceso que consiste en mejorar las competencias, la interacción de los miembros del equipo y el ambiente general del equipo para lograr un mejor desempeño del proyecto.

 Dirigir el Equipo del Proyecto - Es el proceso que consiste en dar seguimiento al desempeño de los miembros del equipo, proporcionar retroalimentación, resolver problemas y gestionar cambios a fin de optimizar el desempeño del proyecto.

2.2.3.7 Gestión de las Comunicaciones del Proyecto.

El (PMI 2008, p. 243) se refiere, la Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos para garantizar que la generación, la recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos. En la Gestión de las Comunicaciones del Proyecto se desenvuelven los siguientes procesos:

(30)

 Identificar a los Interesados - Es el proceso que consiste en identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto, y documentar información relevante relativa a sus intereses, participación e impacto en el éxito del mismo.

 Planificar las Comunicaciones - Es el proceso para determinar las necesidades de información de los interesados en el proyecto y definir cómo abordar las comunicaciones con ellos.

 Distribuir la Información - Es el proceso de poner la información relevante a disposición de los interesados en el proyecto, de acuerdo con el plan establecido.

 Gestionar las Expectativas de los Interesados - Es el proceso de comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas conforme se presentan.

 Informar el Desempeño - Es el proceso de recopilación y distribución de la información sobre el desempeño, incluyendo los informes de estado, las mediciones del avance y las proyecciones.

2.2.3.8 Gestión de los Riesgos del Proyecto.

Alude EL (PMI 2008, p. 273) que la Gestión de los Riesgos del proyecto incluye los procesos relacionados con llevar a cabo la planificación de la gestión, la identificación, el análisis, la planificación de respuesta a los riesgos, así como su monitoreo y control en un proyecto. En la Gestión de las Comunicaciones del Proyecto se desenvuelven los siguientes procesos:

 Planificar la Gestión de Riesgos - Es el proceso por el cual se define cómo realizar las actividades de gestión de los riesgos para un proyecto.

(31)

 Identificar los Riesgos - Es el proceso por el cual se determinan los riesgos que pueden afectar el proyecto y se documentan sus características.

 Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos - Es el proceso que consiste en priorizar los riesgos para realizar otros análisis o acciones posteriores, evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia y el impacto de dichos riesgos.

 Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos - Es el proceso que consiste en analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados sobre los objetivos generales del proyecto.

 Planificar la Respuesta a los Riesgos - Es el proceso por el cual se desarrollan opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto.

 Monitorear y Controlar los Riesgos - Es el proceso por el cual se implementan planes de respuesta a los riesgos, se rastrean los riesgos identificados, se monitorean los riesgos residuales, se identifican nuevos riesgos y se evalúa la efectividad del proceso contra riesgos a través del proyecto.

2.2.3.9 Gestión de las Adquisiciones del Proyecto.

El (PMI 2008, p. 313), La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de compra o adquisición de los productos, servicios o resultados que es necesario obtener fuera del equipo del proyecto. En la Gestión de las Comunicaciones del Proyecto se desenvuelven los siguientes procesos:

 Planificar las Adquisiciones - Es el proceso de documentar las decisiones de compra para el proyecto, especificando la forma de hacerlo e identificando a posibles vendedores.

(32)

 Efectuar las Adquisiciones - Es el proceso de obtener respuestas de los vendedores, seleccionar un vendedor y adjudicar un contrato.

 Administrar las Adquisiciones - Es el proceso de gestionar las relaciones de adquisiciones, monitorear la ejecución de los contratos, y efectuar cambios y correcciones según sea necesario.

 Cerrar las Adquisiciones - Es el proceso de completar cada adquisición para el proyecto.

2.2.4 Ciclo de Vida de un Proyecto

El (PMI 2008, p. 15) establece el ciclo de vida como un acumulado de fases del proyecto, por lo general en orden secuencial y sin intercalarse y de acuerdo al trabajo se le determinan los nombres y números de sus necesidades en la organización. El ciclo de vida del proyecto establece unas pautas básicas para administrar el proyecto.

2.2.4.1 Características del Ciclo de Vida del Proyecto

 Al inicio del proyecto los costos y los recursos humanos son bajos, aumenta su nivel al máximo conforme avanza el desarrollo de las actividades y emprenden su descenso de forma rápida cuando se aproxima al cierre del proyecto. Ver Figura No.2.

(33)

Figura 2. Costo y recurso humano del proyecto durante el ciclo de vida del proyecto (PMI, 2008, p. 23).

 Tanto la influencia de los interesados en las características finales del producto, sin afectar el costo es mayor al inicio del proyecto, al igual que los riesgos y la incertidumbre del proyecto y conforme avanza el mismo van disminuyendo. Ver Figura No.3.

Figura 3. Influencia de los interesados - riesgo - incertidumbre durante el ciclo de vida del proyecto (PMI, 2008, p. 24).

2.2.5 Procesos en la Administración de Proyectos.

El (PMI 2008, p. 39) establece cinco procesos para la Administración de Proyectos que presentan interrelaciones entre sí.

2.2.5.1 Grupo del Proceso de Iniciación.

Según el (PMI 2008, p. 44). Aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante la obtención de la autorización para comenzar dicho proyecto o fase.

(34)

El grupo del proceso de Iniciación contiene los siguientes procesos de administración de proyectos:

 Desarrollar el acta de constitución del proyecto (I)

 Identificar los involucrados (Co)

2.2.5.2 Grupo del Proceso de Planificación.

Según el (PMI 2008, p. 46). Aquellos procesos requeridos para establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de acción necesario para alcanzar los objetivos para cuyo logro se emprendió el proyecto.

El grupo del proceso de Planificación contiene los siguientes procesos de administración de proyectos:

 Desarrollar el Plan de Administración de Proyecto (I)

 Recolectar los requerimientos (A)

 Definir el Alcance (A)

 Crear la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) (A)

 Definir las Actividades (T)

 Definir la Secuencia de las Actividades (T)

 Estimar Recursos por Actividad (T)

 Estimar la Duración de las Actividades (T)

 Desarrollar el Cronograma (T)

 Estimar Costos (C)

 Determinar el Presupuesto (C)

 Desarrollar el Plan de Calidad (Ca)

 Desarrollar el Plan de Recursos Humanos (RH)

 Desarrollar el Plan de Comunicaciones (Co)

 Desarrollar el Plan de Administración de Riesgos (R)

 Identificar los Riesgos (R)

(35)

 Realizar análisis cualitativo de los Riesgos (R)

 Realizar análisis cuantitativo de los Riesgos (R)

 Planear respuesta a los riesgos (R)

 Planear las Adquisiciones (Ad)

2.2.5.3 Grupo del Proceso de Ejecución.

Según el (PMI 2008, p. 55). Aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo.

El grupo del proceso de Ejecución contiene los siguientes procesos de administración de proyectos:

 Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto (I)

 Realizar aseguramiento de Calidad (Ca)

 Formar el equipo del proyecto (RH)

 Desarrollar el equipo del proyecto (RH)

 Administrar el equipo de proyecto (RH)

 Distribuir la información (Co)

 Administrar las expectativas de los involucrados (Co)

 Ejecutar las adquisiciones (Ad)

2.2.5.4 Grupo del Proceso de Seguimiento y Control.

Según el (PMI 2008, p. 59). Aquellos procesos requeridos para dar seguimiento, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes.

(36)

El grupo del proceso de Seguimiento y Control incluye los siguientes procesos de administración de proyectos:

 Supervisar y controlar el trabajo de proyecto (I)

 Realizar la integración del Control de Cambios (I)

 Verificar el Alcance (A)

 Controlar el Alcance (A)

 Controlar el Cronograma (T)

 Controlar los Costos (C)

 Realizar Control de Calidad (Ca)

 Reportar el desempeño (Co)

2.2.5.5 Grupo del Proceso de Cierre.

Según el (PMI 2008, p. 64). Aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos, a fin de cerrar formalmente el proyecto o una fase del mismo.

El grupo de proceso de Cierre contiene los siguientes procesos de administración de proyectos:

 Cerrar el Proyecto o Fase (I)

 Cerrar las Adquisiciones (Ad)

Figura 4. Interacción de los Grupos de procesos en el ciclo de vida del proyecto (PMI, 2008, p. 43).

(37)

2.3 Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa

Este Reglamento normaliza la actividad de Contratación Administrativa en todos los Procesos Licitatorios, involucrando a diferentes entidades del Estado como:

 Poder Legislativo,

 Tribunal Supremo de Elecciones,

 Contraloría General de la República,

 Defensoría de los Habitantes,

 Instituciones descentralizadas,

 Municipalidades,

 Entes públicos no estatales

 Empresas públicas.

“Administración, se entenderá que se hace referencia a los sujetos que deben someter su actividad contractual a los preceptos de la Ley de Contratación Administrativa, independientemente de que en sentido estricto no formen parte de la Administración Pública” (La Gaceta No.210, 2006, Noviembre 2).

2.3.1 Proceso de Iniciación.

(La Gaceta No.210, 2006, Noviembre 2). “Artículo 8º—Decisión inicial. La decisión administrativa que da inicio al procedimiento de contratación será emitida por el Jerarca de la Unidad solicitante o por el titular subordinado competente, de conformidad con las disposiciones internas de cada institución (…).

Artículo 9º—Disponibilidad presupuestaria (…).

Artículo 10.—Trámite posterior a la decisión inicial (…).

Artículo 11.—Expediente (…).

Artículo 12.—Estimación del negocio (…).

(38)

2.3.2 Proceso de Planificación.

(La Gaceta No.210, 2006, Noviembre 2). ”Artículo 51.—Concepto. El cartel, constituye el reglamento específico de la contratación que se promueve y se entienden incorporadas a su clausulado todas las normas jurídicas y principios constitucionales aplicables al respectivo procedimiento.

Deberá constituir un cuerpo de especificaciones técnicas, claras, suficientes, concretas, objetivas y amplias en cuanto a la oportunidad de participar. Para su confección, la Administración podrá contratar o solicitar la asistencia de personas físicas o jurídicas, especializadas en la materia de que se trate, siempre que no tengan ningún interés particular directo ni indirecto en el negocio, cuando no tuviere en su organización los recursos técnicos necesarios para ello. En aquellas contrataciones de excepción a los procedimientos ordinarios de contratación, la Administración, facultativamente podrá elaborar un cartel.

Artículo 52.—Contenido (…).

Artículo 53.—Audiencias previas al cartel (…).

Artículo 54.—Condiciones invariables (…).

Artículo 55.—Sistema de evaluación (…).

Artículo 56.—Experiencia (…).

Artículo 57.—Muestras (…).

Artículo 58.—Plazo de recepción de ofertas (…).

Artículo 59.—Publicación y contenido de la invitación al concurso (…).

Artículo 60.—Modificaciones, prórrogas y aclaraciones (…)”.

2.3.3 Proceso de Ejecución.

(La Gaceta No.210, 2006, Noviembre 2). “Artículo 61.—Concepto. La oferta es la manifestación de voluntad del participante, dirigida a la Administración, a fin de celebrar un contrato con ella, conforme a las estipulaciones cartelarias.

(39)

Artículo 25.—Precio (…).

Artículo 26.—Desglose del precio (…).

Artículo 27.—Precios unitarios y totales (…).

Artículo 28.—Descuentos (…).

Artículo 29.—Incentivos para la producción nacional (…).

Artículo 30.—Precio inaceptable (…).

Artículo 37.—Garantía de participación (…).

Artículo 38.—Garantía de participación insuficiente (…).

Artículo 62.—Generalidades (…).

Artículo 63.—Presentación (…).

Artículo 64.—Jurisdicción (…).

Artículo 65.—Documentos a aportar (…).

Artículo 66.—Integridad (…).

Artículo 67.—Vigencia (…).

Artículo 68.—Entrega inmediata (…).

Artículo 69.—Subcontratación (…).

Artículo 70.—Ofertas base y alternativas (…).

Artículo 71.—Ofertas en conjunto (…).

Artículo 72.—Ofertas en consorcio (…).

Artículo 73.—Experiencia en consorcios (…).

Artículo 74.—Responsabilidad en consorcios (…).

Artículo 75.—Acuerdo consorcial (…).

Artículo 76.—Constitución de sociedad en consorcios (…).

Artículo 77.—Cambios de participación en el consorcio (…)”.

2.3.4 Proceso de Seguimiento y Control.

(La Gaceta No.210, 2006, Noviembre 2). “Artículo 78.—Apertura de ofertas. Se tendrá por cerrado el plazo de recepción de ofertas a la hora y fecha señaladas en el cartel. De inmediato, el funcionario encargado procederá a abrir las propuestas en presencia de los

(40)

asistentes y levantará un acta haciendo constar sus datos generales, así como cualquier incidencia relevante del acto (…).

Artículo 79.—Presentación de aclaraciones (…).

Artículo 80.—Corrección de aspectos subsanables o insustanciales (…).

Artículo 81.—Aspectos subsanables (…).

Artículo 82.—Consecuencias de no atender la prevención (…).

Artículo 83.—Estudio de admisibilidad de ofertas (…).

Artículo 84.—Calificación de ofertas (…).

Artículo 85.—Alcances de las mejoras (…)”.

2.3.5 Proceso de Cierre.

(La Gaceta No.210, 2006, Noviembre 2). “Artículo 86.—Acto final. Una vez hechos los estudios y valoraciones señalados en los artículos anteriores, la Administración, deberá dictar el acto de selección del adjudicatario. Cuando se soliciten precios unitarios y la Administración se haya reservado la posibilidad de adjudicar parcialmente una misma línea o mismo objeto, así lo indicará. (…)

Artículo 87.—Plazo para dictar el acto final (…).

Artículo 88.—Plazo para comunicar el acto final (…).

Artículo 89.—Revocación del acto no firme (…).

Artículo 90.—Plazo para dictar un nuevo acto (…)”.

(41)

3. MARCO METODOLÓGICO

En el Marco Metodológico se definieron las fuentes primarias y secundarias, se determinaron, describieron y analizaron los métodos, técnicas, procedimientos y demás herramientas que permitieron la elaboración del proyecto denominado: “Plan de Gestión de Proyectos para la Elaboración de Ofertas en Procesos Licitatorios en la Constructora Santa Fe, Ltda.”, así mismo, se especificó cómo fueron aplicados dichos instrumentos y finalmente se documentaron los mismos.

3.1 Fuentes de Información

Las fuentes de información empleadas en el Proyecto Final de Graduación (PFG) corresponden principalmente a primaria y secundaria. De acuerdo con las fuentes primarias se contó con el juicio de experto del Grupo de Profesionales interdisciplinarios de la Dirección de Gestión de Proyectos, por medio de entrevistas personales y correo electrónico; las cuales, se constituyeron en herramientas valiosas para la creación del Plan de Gestión de Proyectos para la elaboración de Ofertas realizadas por Constructora Santa Fe, Ltda.

Las fuentes de información secundarias utilizadas la dispusieron, trabajos documentados de proyectos anteriores, libros de Administración de Proyectos como el (PMI 2008) y direcciones electrónicas.

3.1.1 Fuentes Primarias

Las fuentes primarias son las “originales”, cuya información no ha sido retransmitida o grabada en otro medio o documento. Es accesible a través de la misma población y para extraerla se utiliza el método experimental o de observación, entrevista, encuesta (Eyssautier, 2002).

(42)

Las fuentes primarias de información las constituyeron los Colaboradores de la Dirección de Gestión de Proyectos de Constructora Santa Fe, Ltda., los cuales facilitan información importante para el desarrollo del Plan de Gestión para la elaboración de las Ofertas.

3.1.2 Fuentes Secundarias

Las fuentes secundarias se describen a todos los portadores de datos e información que han sido transmitidos o grabados en cualquier otro documento y que utilizan otro medio.

Corresponden a estudios realizados sobre temas que se quiere investigar y existen en informes, medios electrónicos, libros y otros documentos (Eyssautier, 2002).

Para la elaboración del proyecto se ocupó de información del Manual (PMI 2008), libros de Administración de Proyectos, información archivada de la empresa y direcciones electrónicas relacionadas con el PFG.

En el siguiente cuadro se muestran el detalle de cada objetivo y sus respectivas fuentes de información

Cuadro N° 1: Fuentes de Información Utilizadas

Objetivos Fuentes de información

Primarias Secundarias

Realizar un estudio de la situación actual de la elaboración y presentación de Ofertas para identificar sus necesidades.

Información de procedimientos en elaboración de Ofertas suministrados por la Dirección de Gestión de Proyectos.

Análisis de la información suministrada por los Profesionales y Técnicos de la Dirección de Gestión de Proyectos.

Bibliografía extraída de Libros, direcciones electrónicas y otros documentos.

Desarrollar las Áreas del Conocimiento Alcance, Tiempo, Costo y Adquisiciones para el proyecto de estandarización de los procesos de licitación.

Bibliografía extraída de libros y direcciones electrónicas.

Proponer las plantillas del procedimiento que se utilizarán en la elaboración de la Oferta para garantizar el adecuado control y seguimiento.

Bibliografía extraída de libros y direcciones electrónicas.

(43)

3.2 Métodos de Investigación

Los métodos de investigación son procedimientos ordenados que se siguen para establecer el significado de los hechos y fenómenos hacia los que se dirigen los esfuerzos, esto para encontrar, demostrar, refutar, descubrir y aportar algún conocimiento válido (Muñoz, 1998).

3.2.1 Método Analítico-Sintético

En conjunto, estos procesos permiten conocer la realidad. El análisis inicia su proceso de conocimiento por la identificación de las partes que caracterizan una realidad con el fin de establecer las relaciones de causa y efecto entre los elementos que componen su objeto de investigación. La síntesis implica que cada uno de los elementos que identifican el objeto de la investigación, puedan relacionarse con el conjunto. En consecuencia, la utilización de estos procesos implica que el orden de aplicación debe ser análisis-síntesis. (Méndez, 2001).

3.2.2 Método Observación:

La observación de un fenómeno ayuda a estudiar sus características dentro de su medio, permite realizar el planteamiento adecuado de la problemática a estudiar y se realiza una formulación global de la investigación.

La observación adopta variadas formas dependiendo de las necesidades de la propia investigación. Así encontramos observación directa, indirecta y oculta; también se tiene observación participativa y no participativa. Otras clasificaciones son la introspección y extraversión, la observación controlada y la natural; así como la observación histórica, entre otras. (Muñoz, 1998).

En el cuadro N° 2 se puede apreciar los métodos de investigación que se van a emplear para el desarrollo de los objetivos definidos para este proyecto.

(44)

Cuadro N°2: Métodos de Investigación Utilizadas

Objetivos

Métodos de investigación Método Analítico-

Sintético Método Observación Realizar un estudio de la situación actual de

la elaboración y presentación de Ofertas

para identificar sus necesidades. X X

X X

3.3 Herramientas

“Algo tangible, como una plantilla o un programa de software, utilizado al realizar una actividad para producir un producto o resultado.” (PMI, 2008)

Acerca de la información sobre las necesidades del proyecto y la obtención de un buen entregable, se utilizó un conjunto de instrumentos, herramientas y técnicas contempladas en el PMBOK (PMI, 2008):

Software Microsoft Project: este software ayuda al administrador del proyecto para velar por el desarrollo de los planes, las asignaciones de los recursos, seguimiento y análisis de la carga de trabajo.

Software WSD Chart Pro: este software se basó en Windows y ayudo a la gestión del proyecto.

Estructura de Desglose del Trabajo (EDT): “Una descomposición jerárquica orientada al entregable relativa al trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos. Organiza y define el

(45)

alcance total del proyecto. También conocido como: Desglose de la Estructura del Trabajo; (…).” (PMI, 2008, pág. 116).

Encuestas: “Los cuestionarios y las encuestas son conjuntos de preguntas escritas, diseñadas para acumular información rápidamente, proveniente de un amplio número de encuestados. Los cuestionarios y/o las encuestas son apropiados sobre todo en caso de un público numeroso, cuando se requiere una respuesta más rápida y cuando es conveniente realizar análisis estadísticos.” (PMI, 2008, pág. 109).

Entrevistas: “Las técnicas de entrevistas se basan en la experiencia y en datos históricos para cuantificar la probabilidad y el impacto de los riesgos sobre los objetivos del proyecto. La información necesaria depende del tipo de distribuciones de probabilidad que se vayan a utilizar.” (PMI, 2008, pág. 296).

Plantillas: “Una lista de actividades estándar o una parte de una lista de un proyecto previo, puede utilizarse a menudo como plantilla para un nuevo proyecto. La información relacionada con los atributos de las actividades de las plantillas también puede incluir otra información descriptiva útil para la definición de las actividades. Las plantillas también pueden utilizarse para identificar hitos típicos del cronograma.” (PMI, 2008, pág.

135).

Juicio de expertos: “Los miembros del equipo del proyecto u otros expertos con experiencia y habilidad en el desarrollo de declaraciones de alcance del proyecto detalladas, la EDT y los cronogramas del proyecto, pueden aportar su experiencia para definir las actividades.” (PMI, 2008, pág. 135).

En el cuadro N° 3 se definen las herramientas a utilizar para cada objetivo propuesto.

(46)

Cuadro N°3: Herramientas Utilizadas

3.4 Entregables

“Cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio único y verificable que debe producirse para terminar un proceso, una fase o un proyecto.” (PMI, 2008, pág. 87).

A menudo se utiliza más concretamente en relación con un entregable externo, el cual está sujeto a aprobación por parte del patrocinador del proyecto o del cliente. También conocido como: Producto Entregable.

En el cuadro N° 4 se definen los entregables para cada objetivo propuesto.

Cuadro N°4: Entregables

Objetivos Herramientas

Juicio experto. Encuesta. Entrevistas. Uso de plantillas.

Juicio experto. Uso de Plantillas. EDT. MS Project.

WSD Chart Pro.

Juicio de expertos. Uso de Plantillas

Objetivos Entregables

Análisis situacional de necesidades o de pertinencia.

Metodología de desarrollo del procedimiento.

Plantillas de ejecución y control del procedimiento.

(47)

4. DESARROLLO

4.1 Situación Actual de la Elaboración y Presentación de Ofertas

Actualmente las Entidades Públicas y Privadas realizan diferentes modalidades de contrataciones para obtener servicios y productos, estas se ven sometidas a contratar proveedores que le brinden los servicios por medio de los procesos licitatorios, los cuales están ligados a una serie de requerimientos mínimos que el Proveedor debe cumplir para ser elegible.

Las Entidades Públicas tanto del Poder Ejecutivo, Poder Judicial, el Poder Legislativo, el Tribunal Supremo de Elecciones, la Contraloría General de la República, la Defensoría de los Habitantes, el sector descentralizado territorial e institucional, los entes públicos no estatales y las empresas públicas se someten a un Reglamento de Ley de Contratación de Administración (RLCA), para sus procesos licitatorios con los siguientes principios:

 Eficiencia donde todo proceso tiende a la selección de la oferta más conveniente para el interés público, a partir de un correcto uso de los recursos públicos.

 Eficacia se sitúa en el cumplimiento de los fines, metas y objetivos de la institución, en procura de una sana administración.

 Publicidad se hace a conocer por los medios correspondientes a su naturaleza. Se debe garantizar el libre y oportuno acceso al expediente, informes, resoluciones u otras actuaciones.

 Libre competencia no existe restricciones cartelarías técnicas, legales o económicas que injustificadamente limita la participación de potenciales oferentes.

 Igualdad en todo concurso para los participantes donde son tratados y examinados bajo reglas similares.

(48)

 Buena fe en todas las actuaciones tanto de la entidad contratante como los participantes son entendidas en todo momento de buena fe, admitiendo prueba en contrario.

 Intangibilidad patrimonial donde las partes están obligadas a mantener el equilibrio financiero del contrato.

Entre las Instituciones Públicas a las cuales la empresa Santa Fe, Ltda., constantemente participa de Procesos Licitatorios están:

 Ministerio de Obras Públicas y Transportes (MOPT)

 Consejo Nacional de Vialidad (CONAVI)

 Consejo de Concesiones

 Consejo de Aviación Civil

 Consejo Marítimo Portuario

 Comisión Nacional de Emergencias

 Municipalidades de Alajuela

 Municipalidades de San José

 Municipalidades de Heredia

 Municipalidades de Cartago

 Municipalidades de Guanacaste

 Municipalidades de Puntarenas

 Municipalidades de Limón

 Instituto Costarricense de Electricidad (ICE)

 Refinería Costarricense de Petróleo (RECOPE)

 Entre otras

De igual manea la empresa Constructora Santa Fe, Ltda., participa de Proceso de Contratación con Empresas Privadas, mismas que se someten a ciertos requerimientos legales del Estado y criterios propios de selección que sean convenientes a sus intereses.